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ANEXO 1MINISTERIO “XYZ”

MATRIZ DE EVALUACION PRELIMINAR DEL RIESGO DE AUDITORIA

COMPONENTE RIESGOS ENFOQUE PRELIMINAR INSTRUCCIONES PARAINHERENTE/CONTROL DE LA AUDITORIA EL PLAN DETALLADOCORRIENTE ALTO/ALTO SUSTANTIVO

Movimientos significativos, no existen controles - Confirmación de saldos - Determinar procedimientos para transferenciasentre cuentas bancarias.

- Procedimientos analíticos- Revisión de conciliaciones - Verifique si existen fondos restringidos- Arqueos de fondos - Determinar cantidad de fondos rotativos en la

central y provinciasEXIGIBLE MODERADO/MODERADO SUSTANTIVOS

Saldos significativos - Procedimientos analíticos - Determine el origen de las cuentas a cobrar alMBS

- Circularización de saldos - Verificar origen de anticipos y fondos entregadospara proyectos.

INVENTARIOS BAJO/BAJO CUMPLIMIENTO

Registro bajo el método periódico, su saldo

representa el valor de la toma física.

Verifique que se cumplan con todos los

procedimientos específicos para la toma física.SUSTANTIVOS- Verificar que las actas de constatación físicaconcuerden con los saldos al cierre del ejercicio.- Selectivamente constate varios ítem a la fecha deactuación y en forma retrospectiva determine si lossaldos son correctos.- Examine la documentación de respaldo de lassalidas de inventarios.- Revisión del método utilizado en la determinación delos inventarios.

FIJO BAJO/MODERADO CUMPLIMIENTOMovimiento no es significativo, los bienes estáncontrolados por el departamento de Inventarios. Nose realiza reexpresión monetaria

- Verificar cumplimiento proceso de adquisición - Establecer causas por la no realización de lareexpresión monetaria

SUSTANTIVO - Determinar controles claves.- Procedimientos analíticos - Determinar incidencia sobre estados financieros

de la falta de aplicación de la reexpresión

monetaria.- Observación de la existencia y pruebas depropiedad.- Conciliación de los subsistemas con las cuentas deregistro en Contabilidad

COMPONENTE RIESGOS ENFOQUE PRELIMINAR INSTRUCCIONES PARA

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82INHERENTE/CONTROL DE LA AUDITORIA EL PLAN DETALLADO

PASIVO CORRIENTE ALTO/MODERADO SUSTANTIVOMovimiento significativo al cierre del período. - Confirmación de saldos

- Procedimientos analíticos.

PATRIMONIO BAJO/BAJO CUMPLIMIENTOSu movimiento corresponde a transacciones propiasde la cuenta

Verificar qué incrementos corresponden a conceptosdeterminados en el Manual de Contabilidad.

- Verifique incidencias de operaciones deincremento del patrimonio por transferencias porFenómeno del Niño y para desaduanización demotobombas para Cuerpo de Bomberos.

CUENTAS DE ORDEN ALTO/ALTO SUSTANTIVOSaldos y movimientos significativos - Constataciones físicas. - Determinar origen de garantías .

- Conciliaciones de saldos entre registrosContables y de Tesorería- Cruce de información con cuentas correlativas- Verificación de vencimientos.

INGRESOS BAJO/BAJO CUMPLIMIENTO INSTRUCCIONESSe transfieren bajo el sistema de líneas y sublíneasde crédito.

- Verificar que se encuentran acreditadas en lascuentas de ejecución del MBS los valores asignadospor líneas y sublíneas de crédito.

- Solicitar a la Subsecretaría del Tesoro lasasignaciones de fondo durante el período deauditoría.

GASTOS ALTO/ALTO CUMPLIMIENTOMonto de operaciones significativas - Verificar cumplimiento de controles establecidos

para autorización y registro.- Solicitar personal que ingresó y salió de la entidad.

SUSTANTIVOS - Solicitar procedimientos para efectuar- Procedimientos analíticos Gastos relacionados con Fenómeno del- Pruebas de cortes de documentación Niño y desaduanización de motobombas.

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ANEXO 2

MINISTERIO “XYZ”

MATRIZ DE EVALUACION Y CALIFICACION DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA

COMPONENTES YAFIRMACIONES

RIESGOS Y SUFUNDAMENTO

CONTROLESCLAVES

ENFOQUE DE AUDITORIAPruebas de cumplimiento Pruebas sustantivas

DISPONIBLEVeracidad

Contabilizado y acumulado

Cálculo y Valuación

RI: ALTO RC:ALTO- Las transacciones son numerosas

al cierre del ejercicio.- Ingresos y egresos representa-tivos.

- No existen arqueos a los fondos

RI: ALTO RC: ALTO- No existen mayores auxiliares para cada cuenta de mayor, por lo

que desconoce el saldo contablede las cuentas de la entidad.- No se han efectuadoConciliaciones bancarias

- No se elabora libro de bancos.

RI: BAJO RI:BAJO

Transferencias se controlan por elsistema de red bancaria.

- Contadora verifica los asientoscontables realizados en el diario

general.

- Verificar los desembolsos cumplancon procedimientos de la Red

Bancaria

- Verificar que contador apruebe elregistro contable

- Confirmar saldos con las entidades bancarias.

- Solicitar al Ministerio de Finanzasconfirmación de Líneas de Créditoemitidas para el MBS y verificar con

registros contables.- Arqueos de fondos.- Revisión de transferencias entre los bancos.

- Conciliaciones bancarias.

- Efectuar conciliación de los fondosrotativos de la Subsecretaría del Litoral y

del Azuay, revisión de documentación desoporte.

- Investigación sobre fondos restringidos

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84- El componente no tiene mayores

problemas.



CONTROLESCLAVES


EXIGIBLEVeracidad

Contabilizado y Acumulado

Cálculo y Valuado

RI: ALTO

RC: MODERADO

- Monto de transacciones alto

ocasionado por giro de cheques afavor del MBS que son anulados.

- Saldos significativos con

antigüedad de más de 5 años No se han realizado gestiones para recaudar.

RI: BAJORC: MODERADO

- No concilian los registros auxi-

liares con la cuenta del mayor.

- Se mantiene saldos por anticiposcontractuales sin liquidar, por

viáticos, fondos entregados para proyectos y bienes perdidos.

RI: BAJO

RC. BAJO

- No se ha evidenciado controles

claves.

- Conciliación de auxiliares con cuentadel mayor

- Confirmación de saldos para cruce yverificación de saldos contables.- Análisis de antigüedad de saldos y posible recuperabilidad.

- Verificar que los saldos presentados y de

tarjetas auxiliares se encuentrendebidamente respaldados con ladocumentación sustentatoria.

- Verificación de cumplimiento decontratos, determinando si anticipos se

justifican.- Solicitar liquidación de viáticos condocumentos justificativos.

- Verifique cobros realizados posteriores alcierre del ejercicio

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- El componente no tiene mayores

problemas



CONTROLESCLAVES


CUENTAS DE ORDEN DEU-DORAS Y ACREEDORAS

Veracidad


R.I.: ALTO R.C.: ALTO

- Alto número de garantíasrecibidas por concepto decumplimiento de contratos y

convenios.

- No se efectúa constatacionesfísicas periódicas.

- No existen seguridades físicasapropiadas.

- Existen garantías caducadas.

RI: ALTO RC: ALTO

- No se efectúa conciliación entreinformación de Tesorería con

registros contables.

- Tesorería no dispone de

- No se ha evidenciado controlesclave,

- Verificar que los servidores respon-sables se encuentren caucionados.

- Verificar que las garantías han sidosolicitadas oportunamente para su

renovación.

- Verificar que las garantías han sidoexigidas y devueltas a los giradores en

los casos necesarios.

- Efectuar constatación física selectiva delas garantías.

- Verificar que por los contratos yconvenios suscritos en el periodo bajo

examen y que son parte de las muestras aser analizadas, se ha recibido las garantíascontractuales y se mantienen en Tesoreríaen vigencia.

- Solicitar detalle de garantías en Tesoreríaclasificadas por su naturaleza y montos,

verificar y cruzar con saldos contables.

- Revisión de los estados financieros ycomparación de los criterios de exposición

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86registros de control para las

garantías.

utilizados con los requerimientos de los

Principios de Contabilidad

Cálculo y Valuación RI: BAJO RC: ALTO

El componente no tiene mayores

problemas

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CONTROLESCLAVES


FONDOS DE TERCEROS,CUENTAS POR PAGAR YPROVISIONES POR PAGAR .

Veracidad


Cálculo y Valuación

GASTOS

Veracidad

R.I.: BAJO R.C.: BAJO- Número de transacciones bajo, a

excepción del mes de diciembrede cada año debido a registro degastos que son cancelados ainicios del próximo año.

RI:BAJO RC:BAJO

- El componente no tiene mayores problemas

RI:BAJO RC: BAJO

R.I.:ALTO RC: MODERADO

- Egresos por remuneraciones,servicios y transferencias signifi-cativos

- Número de servidores elevado anivel nacional, sujeto a variosregímenes laborales.- Determinados comprobantes de

pago no cuentan con la documen-tación sustentatoria- El rol de pagos se elabora en elcentro de cómputo de la planta

central en un sistema independie-nte, en el que se efectúa actualiza-ciones y que según información

de la entidad provoca fallas deforma constante; estos cálculos noson supervisados por la Contadorao el Director Financiero.

El registro de tarjetas auxiliares poracreedor.

Control previo en contabilidad,determina que exista documentaciónsuficiente y competente.

Verificar el proceso para reconocer yregistrar la obligación del pago.

- Verificar los procedimientos devalidación del Departamento de

Recursos Humanos que garanticen elcumplimiento de las jornadas laboralesy la inclusión de novedades en losroles mensuales

- Verificar la firma de los beneficiariosde los pagos en los roles correspon-dientes.- Verificar el cumplimiento de los

niveles de autorización de gastos.- Verificar si los beneficiarios de losranchos, han presentado informes y loshan documentado de forma apropiada.

- Confirmación de saldos- Análisis de antigüedad de saldos,

- Análisis de la documentación de soporte,- Análisis de pagos posteriores- Revisión de los estados financieros ycomparación de los criterios de exposición

utilizados con los requerimientos de losPrincipios de Contabilidad

- Efectuar el cálculo de las remuneracionesa percibir,- Análisis de la documentación de soporte.- Pruebas de corte de documentaciónde los importes registrados

- A entidades beneficiarias de lastransferencias, solicitar certificación devalores recibidos del MBS.- Análisis de la documentación de soporte

y registros contables.

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CONTROLESCLAVES


Contabilizado y acumulado

Cálculo y valuación

RI: BAJO RC: BAJO

- Se cuenta con tarjetas auxiliaresde presupuesto por cada entidad ala que se hace las asignaciones.

RI: BAJO RC: BAJO

- El componente no tiene mayores problemas

- Revisión de los estados financieros y

comparación de los criterios de exposiciónutilizados con los requerimientos de losPrincipios de Contabilidad

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ANEXO 3

RESULTADOS OBTENIDOS DE LA APLICACIÓNDE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Tipo decondición

S

Incertidumbre

NOO

Existenciapermanente

Informe

Estándar

Párrafoexplicativoadicional

Importante y

Generalizada

Limitación alalcance

Importante yGeneralizada

Desviación

PCGE

Abstención

de

Importante yGeneralizada

Párrafo

Explicativo

Opiniónnegativa

Exceptopor

PárrafoExplicativoadicional

Enfasis

de un asunto

Condicionesameritan

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ANEXO 4

ENTIDAD PUBLICA “XYZ”MATRIZ DE VALOR AGREGADO DE LAS RECOMENDACIONES

SOBRE LA EVALUACION DE CONTROL INTERNO

RECOMENDACIONES VALOR AGREGADO RESPONSABLE Y TIEMPO A CUMPLIR

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

A la Rectora:

En conocimiento de las recomendaciones que constan en los informesemitidos por la Contraloría General del Estado o la Auditoría Interna del

Ministerio de Cultura General, dispondrá que los funcionarios responsablesde cada recomendación den cumplimiento en forma inmediata.

El cumplimiento de las recomendaciones, permitirá fortalecer elsistema de control interno y optimizar los recursos humanos,materiales y financieros, en el cumplimiento de sus objetivos.

Rectora (nombre del titular: cumplirá en 5 días

ARCHIVO DE DOCUMENTACION

A la Colectora:

Dispondrá a la Contadora que previo al registro de las operacionesfinancieras, reunirá y archivará todos los comprobantes de pago con ladocumentación de soporte, los que deberán guardar un orden lógico y

secuencial.

El mantener un archivo centralizado y ordenado, facilitará suubicación y que las operaciones se encuentren debidamentesustentadas.

Colectora (nombre del titular): cumplirá en 15 días

A la Rectora:

Dispondrá a la Colectora que cuando se presenten casos de cheques

girados y no entregados a sus beneficiarios, realice gestiones para su pagoy mantendrá en un archivo independiente bajo su custodia. Además,cuando existan cheques girados y no cobrados por más de 13 meses,procederá a su anulación e ingresará los valores a la cuenta corrientes

respectiva.

La entrega de cheques a los beneficiarios, mantener un archivo bajo

custodia de la Colectora, así como la anulación de cheques girados yno cobrados que pasen de 13 meses, permitirá posibles pérdidas ydisponer de fondos para el desarrollo de sus actividades.

Colectora (nombre del titular): cumplirá en 15 días

FONDO FIJO DE CAJA CHICA

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A la Rectora:

Dispondrá a la responsable del fondo, previa la realización de un gasto decaja chica, le solicite la autorización correspondiente, los mismos que debenseguir la secuencia numérica y tener adjunta la documentación de soporte.

La autorización de los gastos con fondos de caja chica, permitirá queestos valores sean controlados y utilizados adecuadamente.

Secretaria del Plantel (nombre del titular): cumpliráa partir del 2 de mayo del 2001

ARQUEOS DE FONDOS Y CONSTATACIONES FISICAS PERIODICAS

Al Consejo Directivo:

Dispondrá a la Comisión de Control Interno, planifique y realice periódica ysorpresivamente, arqueos a los fondos en efectivo de la entidad y

constataciones físicas a los bienes y especies valoradas, por lo menos unavez al año; de estas diligencias se levantarán las correspondientes actas, de

existir novedades se comunicarán a la máxima autoridad.

La realización de arqueos a los fondos en efectivo y constatacionesfísicas a los bienes y especies valoradas, permitirá verificar suexistencia, contar con un documento para conciliar con el saldocontable y la adopción de medidas correctivas en caso de existirnovedades.

Comisión de Control Interno: Cumplirá en laprogramación en 30 días.

ACTAS DE ENTREGA RECEPCION DE BIENES Y DOCUMENTOS

A la Colectora:

Procederá, junto con la Guardalmacén, a la formulación y legalización de lasrespectivas actas de entrega recepción de los muebles, equipos y libros

recibidos en donación.

La formulación de las actas de entrega recepción, permitirán contarcon el documento que demuestre los bienes efectivamente recibidosy el servidor que los receptó.

Colectora (nombre del titular); señorita GuadalupeSantos: cumplirán en 20 días

Exigirá a la Contadora saliente proceda de inmediato a la formulación,recepción y legalización de las actas de entrega recepción de la información

financiera a la Contadora entrante.

La entrega recepción de la documentación de la informaciónfinanciera, permitirá procesar y presentar los estados financieros delaño 2000.

Colectora ( nombre del titular) : cumplirá en 15 días

REGISTROS CONTABLES

A la Colectora:

Dispondrá a la Contadora observe toda la normatividad vigente aplicable enel desarrollo de todas las fases del sistema contable.

La aplicación de la normatividad contable, permitirá que lainformación financiera sea elaborada y presentada adecuada,oportuna y razonablemente.

Contadora ( nombre del titular): cumplirá en todo eldesarrollo del sistema contable, a partir del 2 demayo del 2001.

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