Na Era do Powerpoint*

Independentemente do que se possa pensar, o medo de fazer uma apresentação em público é extremamente comum – até mesmo os maiores oradores tiveram receio em falar em público!

Ser capaz de fazer uma boa apresentação pública pode melhorar de forma significativa a tua carreira profissional, a vender ou a persuadir sobre o teu negócio.

Abundam ocasiões para apresentações com Microsoft Powerpoint ultimamente: conferências, workshops, ateliers, relatórios e planos estratégicos são feitos à base de apresentações com Powerpoint.

Neste artigo iremos ver os principais erros cometidos pelos apresentadores nestas ocasiões e dar algumas dicas de como melhorar estas apresentações públicas.

Slides Powerpoint não efectivos

Entre os grandes erros que se verificam destacam-se os que tem a ver com os slides Powerpoint usados. A maioria pensa que o Powerpoint é um gestor de conteúdos, então, fazem slides cheios de textos para serem lidos pelo apresentador, pensando com isso estar a transmitir informação e que com isso ajuda o público a entender melhor o tema.

Quando o apresentador lê o slide linha a linha, ele está a fazer uma leitura muito mais lenta daqueles que estão a assistir e, até ele terminar, quem está a assistir já terminou e estará já a pensar em algo que muitas vezes nem tem a ver com a apresentação.

Os slides cheios de texto, também são de difícil leitura para quem está a uma distância considerável da projecção.

Uma outra dificuldade com slides, são os pontos. Se num workshop de um dia houver 8 apresentações seguidas, o público só vai ver pontinhos e texto.

Figura: slide clássico com muitos pontinhos e texto

Algumas vezes surgem slides Powerpoint com várias animações, algumas lentas demais com textos a aparecerem letra após letra, numa lentidão que cansa o público, outras vezes com animações muito rápidas, difíceis de aperceber o que passou.

Isso acontece sobretudo quando o apresentador aprendeu alguma nova animação que quando está no computador a fazer o Powerpoint pode parecer interessante, mas que quando aplicado no contexto da apresentação, é inefectivo.

È preciso perceber que os Powerpoint que recebemos nos nossos emails, reencaminhados, com as animações e música, não são adequados para apresentações profissionais e de negócios de que estamos a falar.

Dicas para melhorar a tua apresentação

1. Quem é a estrela da tua apresentação?

Durante as apresentações públicas temos pelo menos três actores: o apresentador, o público e o Powerpoint (a projecção). Muitas vezes o apresentador está equivocado sobre quem é a estrela da sua apresentação, pensando que deve ser ele mesmo ou a projecção do Powerpoint.

O público é que é a verdadeira estrela. A apresentação tem de ser pensada para o benefício de quem assiste. É o público o actor principal. Se o público gostar da apresentação, então o apresentador terá sucesso também.

O Powerpoint é apenas uma ferramenta de auxílio à apresentação. Por isso, antes de abrir o Powerpoint, senta-te, pensa com papel e lápis na mão, no dia da tua apresentação, tentando responder a estas perguntas:

- Quem vai estar na apresentação? Qual o seu background? O que já sabem sobre o tema da apresentação? Isto vai servir para conhecer o público melhor.

- Qual o propósito do evento (conferência, workshop …)? Estão à espera de informações concretas? É para convencer? É mais teórico?

- Aonde é? Tenta saber tudo sobre o local, como o público estará sentado, se vais apresentar aonde será a projecção, como vais posicionar-te, se vais precisar de um microfone.

- Quando será? O quando é importante, pois. Uma coisa é fazer uma apresentação às 9 da manhã, outra é fazer após o almoço, pelas 3 da tarde. Temos que antecipar o ânimo das pessoas.

2. A arte de contar histórias

Boas apresentações incluem histórias. Os melhores apresentadores ilustram os seus pontos contando histórias, muitas vezes pessoais. A maneira mais simples de comunicar ideias complexas é através de exemplos ou partilhando uma história que sublinhe o ponto. Histórias são simples de recordar pelo teu público. Tens que tentar encontrar histórias interessantes e curtas ou exemplos para suportar os teus pontos.

Todos nós, ou, na maioria, tivemos oportunidade de ouvir histórias: dos nossos avós ou pais, ou nos lembramos de histórias do tempo do liceu ou familiares. As histórias nos ficam na memória, e, usando histórias na tua apresentação estás a dar passos para uma comunicação mais efectiva.

3. Usa slides Powerpoint visuais

O Powerpoint é somente um suporte visual da tua apresentação, não é a estrela. A estrela é claro, é o público. Nós somos seres visuais, daí que, ao fazer slides tenta fazê-lo com fotos, imagens, vídeos por exemplo.

Os slides Powerpoint têm que ser simples, para quando a gente vir um slide possa perceber em menos de 3 segundos, do que se trata. A simplicidade do slide pode ser difícil para o apresentador, mas é altamente apreciada pelo público.

Limita o uso de pontos texto nos slides Powerpoint. Como já foi dito, a tua apresentação é para o benefício do teu público. Então “chateá-lo”, slide após slide, com pontinhos e texto não vai trazer muitos benefícios. Os melhores slides são aqueles que não têm nenhum texto. Isto pode parecer estranho pelas apresentações que vemos no dia a dia, mas, o teu slide, quando é bom, não vale nada sem a tua narração (isto é, sem ti).

Muitas pessoas dizem:”Desculpa, mas, não consegui ir ver a tua apresentação. Ouvi dizer que foi muito boa. Podes mandar-me os slides Powerpoint?”. Se forem bons slides, serão de pouco uso sem a presença do narrador. Em vez de uma cópia do Powerpoint, é melhor escrever um documento e entregar.

Limita o uso de animações e transições

Alguma animação pode ser boa se for profissional e adequada. Usa, no máximo, um tipo de animação muito simples, como aquelas que vemos nos telejornais (entrada da esquerda), mas, não as metas em todos os slides.

Quanto às transições, não as usem em todos os slides. Somente entre dois ou três slides.

Usa gráficos apropriados

Uma imagem vale mais do que mil palavras. Usa imagens gráficas como auxílio, tomando atenção aos tipos de gráfico. Por exemplo, os gráficos com a forma de torta são usados para mostrar percentagens, enquanto que as barras verticais são usadas para mostrar mudanças em quantidades ao longo do tempo.

Gráfico – forma de torta Gráfico – barras verticais

Para concluir, vimos que uma apresentação é importante para a carreira e, para ter sucesso, precisamos concentrar o foco da nossa atenção no público presente,

abandonando a ideia preconcebida que basta ter o Powerpoint e já está. O Powerpoint é somente um instrumento de auxílio (visual) à tua apresentação.

E, como somos seres visuais, e usamos com frequência, o Powerpoint como ferramenta de auxílio, vimos algumas dicas de como melhorar os slides para tirar um melhor partido, da ferramenta.

Já vi apresentações programadas com presenças de altas personalidades que não aconteceram porque faltou corrente eléctrica, tendo o apresentador cancelado porque não podia usar o Powerpoint. Se a apresentação for preparada e praticada antes, ela acontece mesmo sem o Powerpoint e com sucesso.

Engº. Nuno LevyEmail: info@nunolevy.orgWeb site: www.nunolevy.org

Este artigo inspira-se nas formações ministradas pelo autor e no manual escrito pelo mesmo e que está disponível grátis em: http://www.nunolevy.org/bap.pdf