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MSProject 2007 Ferramenta de Apoio ao Gerenciamento de Projetos

Copyright 2003-2008 - Ecthos C&D, Rio de Janeiro. www.ECTHOS.com.br - Editora Cincia Moderna ciente- Julho de 2008.

Proposta e Objetivos do Treinamento de Profissionalizao na Ferramenta MSproject



ndice

CAPTULO 1 INICIAO DE PROJETOS ......................................................................................... 4 CAPTULO 2 PLANEJAMENTO DE PROJETOS .................................................................................. 5 CAPTULO 3 CONTROLE DE PROJETOS ........................................................................................ 9 CAPTULO 4 ENCERRAMENTO DE PROJETOS................................................................................ 11



Apresentao

Neste trabalho visamos apresentar as habilidades que o participante dos nossos treinamentos na ferramenta

MSProject na sua ltima verso, passo a passo pela realizao dos exerccios propostos e dividos em Iniciao

Planejamento Controle e Encerramento. Nas nossas publicaes desenvolvemos todos os recursos da ferramenta

dentro de exemplos prticos e ilustrados por vdeos.

Inicialmente por duas publicaes que incluam um DVD que no livro MSProject 2003 Ferramenta de A-

poio ao Gerenciamento de Projetos como parte integrante e, para as diferenas da nova verso 2007 nova publi-

cao, apresentamos mais que apenas os novos recursos, as tcnicas de monitoramento e controle de projetos. No

caso desse livro se colocam em dois projetos de exemplo: um projeto de TI Tecnologia da Informao, e outro de

Engenharia de construo.

Iniciamos a partir da turma F4608, a reviso e ampliao das nossas publicaes no livro a ser lanado em

2008, MSproject 2007 - Metodologia e Critrios de Qualidade para Gerenciamento de Projetos

Devemos mais uma vez lembrar que estamos tratando de uma ferramenta e os resultados obtidos na sada

de seus resultados est diretamente ligado qualidade das informaes prestadas pelas equipes de planejamen-

to/controle e de execuo.

As habilidades listadas nos exerccios no vm pela ferramenta, mas pela componente tcnica que dada

s aulas.

Ao longo desse trabalho enfocamos todo o ciclo de vida do projeto, desde o seu nascimento at o

seu trmino, com certo destaque aos aspectos de controle monitoramento dos projetos, trabalhos muitas vezes

esquecido na sua importncia e investimento.

Dessa forma levaremos todos os novos recursos dentro de uma apresentao de dois projetos de caracters-

ticas distintas em sua aplicao, mas incluindo com destaque todas as melhorias e recursos disponibilizados nesta

verso.

Nosso treinamento agora visa a certificao MCP da Microsoft, Microsoft Certified Technology Specialist

(MCTS) dos nossos alunos.

Marcus Possi



CAPTULO 1 INICIAO DE PROJETOS

E1 Objetivo: Dois objetivos esto claros nesse exerccio. 1 - Permitir iniciar um projeto, dentro das melhores prticas com a configurao do ambien-te do MSProject 2007 ferramenta a ser utilizada no trabalho de apoio e no resgate dos do-cumentos de definio do projeto. Estas configuraes realizadas evitam assim uma srie de conflitos e situaes desagradveis. 2 - Permitir iniciar um projeto dentro da ferramenta de modo a criar os primeiros passos pa-ra a definio de uma metodologia de trabalho para conduo do planejamento e do contro-le do projeto atravs da elaborao do Termo de Abertura e do Registro das especificaes do projeto que iro apoiar e definir a declarao do escopo de uma forma preliminar. Fa-zendo uso do template fornecido na sua empresa ou organizao e utilizando-se das logo-marcas e referncias usuais, estes dois documentos so insumos iniciais indispensveis na hora de iniciar o projeto na ferramenta MSProject 2003-2007. Extras:

1- Modelos para TAP e REP 2 Padres de Ajustes da Ferramenta.



CAPTULO 2 PLANEJAMENTO DE PROJETOS

E2 Objetivo: Permitir iniciar um projeto, j definido pelo termo de abertura e registro de especificaes, incluindo todos os documentos e pastas necessrios, sendo considerados os recursos da fer-ramenta. Utilizar para apoio o aplicativo WBS - Chart Pro para representar de forma grfica a EAP,incluir os Marcos (milestones) provenientes do Termo de Abertura e dos Registros das especificaes. Atravs do uso de um Dicionrio da EAP (Notes), descrever a definio dos produtos, subprodutos e pacotes de trabalho (elementos da EAP), assim como os seus crit-rios de aceitao e entrega. Essa descrio tem o objetivo de dar equipe do projeto a per-feita compreenso do que vai ser realizado ou produzido baseado na declarao formal do escopo. Definir o cdigo numrico da EAP (Cdigo WBS). Identificar dentro da organizao onde o projeto ser desenvolvido, a estrutura organizacional, a estrutura de contas e centros de custos de mente para abrigar a ORG (Estrutura Analtica da Organizao) ou EAC (Estrutu-ra Analtica do Custo) do projeto. Criar e administrar os grupos atravs do (Group By) do MS-project 2003-2007, seja atravs de campos comuns ou de campos estruturados. Dar uma vi-so do projeto sob a tica da organizao ou da estrutura de contas. Extras:

1- Macro para a seleo de todos os modos de Planejamento e Controle 2 Macros para preenchimento automtico das mascaras dos critrios e requisitos dos pacotes e trabalho e marcos campo notes 3 Page Set Up do Print Preview para apresentao e aprovao.

E3 Objetivo: Permitir identificar e listar as atividades necessrias para a realizao dos pacotes de traba-lho independentemente da estrutura a qual eles esto alocados, dentro das melhores prati-cas, incluindo dentro da lista montada todos os marcos arbitrrios e obrigatrios do projeto. O planejamento de atividades possuir as caractersticas de identificao e descrio neces-srias para as simulaes na etapa de controle. A identificao de responsabilidade anota-da nesse momento dando as estruturas de projeto mais informaes gerenciais. A forma de controle do trabalho a ser produzido assim como suas caractersticas passa a ser de conhe-cimento da documentao de projeto nesse momento, formando assim os primeiros subsdios da etapa de controle. Permitir seqenciar as atividades necessrias para a realizao dos pacotes de trabalho independentemente da estrutura a qual eles esto alocados, dentro das melhores praticas na formao da rede formada do fluxo de trabalho do projeto. O planeja-mento dessa rede de atividades possuir as caractersticas de dinamismo necessrias para as simulaes na etapa de controle. A manipulao das formas e dos campos deve permitir uma configurao adequada a cada tipo de utilizao. A rede montada deve ser til as necessida-



des de distribuio de atividades assim como o controle de andamento dos trabalhos na sua forma grfica dando assim mais subsdios da etapa de controle.

Extras:

1- Macro para a seleo de todos os modos de Planejamento e Controle 2 Macros para preenchimento automtico das mscaras dos critrios e requisitos das atividades campo notes 3 Page Set Up do Print Preview para apresentao e aprovao.

E4

Objetivo: Permitir estimar com mais ou menos preciso as duraes das atividades ou os esforos para a sua realizao, incluindo todos os atributos necessrios ao entendimento ou etapas futu-ras, desenvolvendo o conceito de atividades dirigidas ao esforo (hammocks) e a produo, objetivando sempre manter o planejamento dinmico com total ausncia de restritores de agendamento. Incluir na programao a de trabalho as atividades repetitivas de controle e monitoramento fsico e financeiro. O entendimento dos calendrios de projetos, atividades e recursos disponveis se fazem presente nesse momento, permitindo subsidiar a prxima eta-pa: construo do cronograma do projeto dentro das melhores prticas. Criar e ajustar os calendrios para o projeto e para as atividades. Criar um conjunto de atividades recorrentes no projeto. Aplicar os calendrios do projeto e das atividades, fazendo uso tambm dos ca-lendrios do exerccio. Extras:

1- Macro para a seleo de todos os modos de Planejamento e Controle 2 Page Set Up do Print Preview para apresentao e aprovao das duraes e pe-rodos de trabalho.

E5 Objetivo:

Permitir a criao de um planejamento de tempo cronograma do projeto atendendo todos os critrios de melhor prtica, levando em conta todas as entradas necessrias para sua eficincia e dinamismo; os resultados que definem as atividades do caminho critico do projeto e as folgas livres e totais individuais; tendo ao final dessa montagem o registro formal desses parmetros iniciais estabelecidos para futuro acompanhamento e controle. Ao mesmo tempo dominar por completo todos os recursos grficos da ferramenta para apresentao de dados e informaes. Desenvolver o cronograma parte 1, com todas as informaes necessrias e disponveis. Apresentar as folgas no Grfico de Gantt e salvar linha de base (Baseline) do projeto (Planejamento Fsico sem recursos). Alterar as for-mas, cores e legenda dos elementos grficos do diagrama de Gantt, de forma a explorar a potencialidade destes recursos e criar um padro de formatao prprio. Atravs das



tcnicas apresentadas, e sempre com o envolvimento da equipe que vai executar promo-ver a reduo consciente e possvel do prazo do projeto, respeitando as restries e pre-missas fornecidas. Permitir esgotar todo o conhecimento dos ajustes da ferramenta no que diz respeito a apresentao de resultados em forma de diagrama de Gantt, enquanto trabalha as tcnicas de compresso de cronograma por questes de aumento de recursos, alterao de retardos e antecipaes e paralelismo parciais de atividades gerando relat-rios de ganho em funo da flexibilidade de clculos da ferramenta.

Extras:


E6-POOL Objetivo:

Criar um conjunto de recursos em arquivo especfico, de modo a criar um banco de dados nico dos recursos da organizao. Alm disso, deve ser informado tambm, todos os dados dos recursos humanos e materiais existentes, adicionando campos personalizados, se necessrio, para melhor identific-los, recuperando no mnimo as informaes de custo, en-dereo, grupos de classificao (ex: sexo, rea), ORG e correio eletrnico. Os campos tipo cost, agora na verso 2007 do aplicativo permitem a incluso de recursos na lista de recursos do projeto sob a forma de rubrica ficando a cargo do trabalho de alocao a incluso dos valores numricos. Garantir o entendimento dos tipos de recursos existentes no projeto e sua relao com os custos variveis e fixos, assim como os registros que sero mais tarde utilizados como campos de armazenagem dos valores de averbao ou dotao orament-ria. Aps o preenchimento do cadastro com todos os recursos disponveis e a sua lista dos atributos, identificarem a possvel falta de alguns recursos imprescindveis para o projeto em exerccio. Alm disso, ajustar os calendrios dos Recursos, uma vez que, so criados automa-ticamente quando os recursos so cadastrados e verificar a disponibilidade dos mesmos para seu projeto;

E6 Objetivo: Atravs de diversas formas atribuir os recursos a todas as atividades, nas quantidades e ca-ractersticas adequadas : material, mo-de-obra, taxas e despesas. Ser capaz de apresentar os recursos do projeto sob a viso organizacional (EAR Estrutura Analtica de Recursos). Alm disso, definir uma Matriz de Responsabilidades Matriz RAM. A partir do modo do uso na atividade, produzir modos de viso que permitam analisar o volume de trabalho a ser



despendido por produto ou pacote de trabalho, dentro da estrutura do projeto EAP. A partir do modo do uso do recurso produzir modos que permitam analisar as atividades onde os recursos esto alocados, o seu volume de trabalho a ser despendido, e custos relacionados. A anlise das superalocaes dos recursos deve ser feita para garantir que as metas sero alcanadas de fato, sem a surpresa da falta de recursos do projeto, dessa forma devemos produzir um modo na forma Task Usage que apresente a viso do trabalho do recurso visu-alizando as superalocaes e a partir do conjunto composto Resource Usage e Resource Graph, produzir um modo combinado que permita analisar as quantidades de trabalho dos recursos que sero utilizados com funo e foco nas atividades. Um modo composto til nesses casos para visualizar e eliminar essas superalocaes. Permitir o desenvolvimento de tcnicas de alocao de recursos nas atividades respeitando as suas caractersticas, esforo - durao, sendo apresentados nesse momento os primeiros elementos de controle da prxima etapa. Permitir a montagem de modos para classific-los dentro da estrutura organizacional do projeto. Permitir desenvolver mtodos e meios para a anlise da alocao de recursos ao nvel de histogramas, e apresentar os ganhos ou ajustes realizados por conta dessas re-alocao e compensaes. Extras:


RIP GERENCIAMENTO DE RECURSOS PARA MLTIPLOS PROJETOS

Objetivo: Atravs de um exerccio com mltiplos projetos que utilizam recursos da mesma fonte (pool de recursos da empresa) avaliar, atravs do conjunto de arquivos disponibilizados em RiP.ZIP, o nvel de uso dos recursos e sua ociosidade em funo de constantes ajustes de quantidade mxima disponvel no pool de recursos.

E7 Objetivo: Permitir uma avaliao do planejamento geral do projeto levando em conta desta vez no s os limites de tempo como tambm dos limites de recursos apresentando os ganhos ou ajustes realizados por conta dessas re-alocao e compensaes, registrando novas referencias de agendamento, preservando as informaes anteriores. Permitir uma avaliao dos custos do projeto e dos recursos da ferramenta onde se alocam custos tipo custo fixado para compo-sio final do custeio do projeto, registrando novas referencias de custeio, preservando as informaes anteriores. Permitir uma avaliao do cronograma de desembolso previsto no



projeto em diversas escalas de tempo, previstos em valores por perodo com os previstos por valores acumulados definindo atravs de relatrios de apoios a curva S. Visualizar os custos e o oramento dentro da Estrutura Analtica da Organizao ORG. Nesse mesmo mo-mento dar condio de incluir e definir os valores de alocao de verbas ou dotao ora-mentria para o projeto. Permitir uma avaliao de todos os elementos do projeto: agenda-mento de atividades, premissas e restries de trabalho, os recursos utilizados, os custos envolvidos, e as verbas disponveis de financiamento (dotao oramentria), e eventual-mente replanejar as atividades para a sua adequao, registrando essas novas referencias, preservando as informaes anteriores. Ter condies de reduzir prazos e custos do projeto salvando nova linha de base, salvando a linha de base anterior no campo Baseline3. Emitir um relatrio explicando os nveis de reduo, as tcnicas utilizadas e as consideraes no formato MSWord. Extras:

1- Macro para a seleo de todos os modos de Planejamento e Controle 2 Page Set Up do Print Preview para apresentao e aprovao das duraes e pe-rodos de trabalho. 3 - Metodologia de criao de relatrios.

E6-POOL REVISADO

Objetivo: Classificar os recursos do pool de recursos da organizao atravs de uma classe de custeio investimento, operao e gastos elaborar meios para o gestor de recursos atuarem no siste-ma. Com esses recursos classificado temos como verificar em cada projeto o uso classificado e acompanh-los.

CAPTULO 3 CONTROLE DE PROJETOS

E8 Objetivo: Permitir a criao de um relatrio diferenciado para apresentao de um plano de trabalho multidisciplinar entrando na etapa de execuo e preparando para o controle do projeto. Permitir a criao de vrios modos de controle na ferramenta em funo dos princpios de medio como foram definidos preliminarmente no plano de gerenciamento do projeto.



Permitir a criao de vrios formulrios para preenchimento de realizao de tarefas para controle na ferramenta em funo dos princpios de medio como foram definidos prelimi-narmente no plano de gerenciamento do projeto. Extras:

1- Macro para a seleo de todos os modos de Planejamento e Controle 2 Page Set Up do Print Preview para apresentao e aprovao das duraes e pe-rodos de trabalho. 3 - Metodologia de criao de relatrios.

MIP MEDIO DO PROJETO ESTUDO DE CASO MEDIO DO PROJETO

Objetivo: Permitir a realizao do processo mecnico de preenchimento na ferramenta das informa-es colhidas das turmas de execuo, executando as atividades de controle (monitoramen-to) e prevendo os impactos futuros em conseqncia da produo informada. Em cinco me-dies possibilitar o entendimento das variaes histricas do projeto em medies indepen-dentes e registradas. Efetuar mltiplas medies simuladas de um projeto fornecido, de mo-do a praticar as rotinas necessrias para alcanar os resultados esperados em arquivos sepa-rados. Verificar o resultado do andamento fsico e financeiro do projeto: % Fsico, Valor Fi-nanceiro Realizado, Valor Financeiro Previsto, Valor Real, Indicador de Desempenho Finan-ceiro, Indicador de Desempenho Fsico. Criar um arquivo especfico que contemple as 5 me-dies fornecidas, de forma sumarizada e que permita a visualizao desses indicadores de forma simultnea para acompanhamento de tendncias.

E9 Objetivo:

Permitir com o uso dos recursos da ferramenta montar um mapa de indicadores de de-sempenho baseado no princpio do Valor Agregado. Permitir o desenvolvimento um tem-plate genrico com todos os elementos que promovam o trabalho de mltiplos projetos dentro dessa ferramenta. Permitir que seja desenvolvido um modo que permita a visua-lizao do desempenho de custo do projeto por meio de um indicador grfico sob a classi-ficao da estrutura funcional da organizao, e, com o uso dos indicadores grficos da ferramenta, da definio de campos calculados por mtodos de apropriao de valores qualitativos em analise de riscos, um modo que permita a visualizao dos riscos do pro-jeto.



PIP INTEGRAO ENTRE PROJETOS Objetivo: Atravs de um exerccio com diversos subprojetos participantes de um projeto maior, que chamamos de master, desenvolver as ligaes entre as atividades dos projetos simulando uma interdependncia entre eles. As conseqncias das condies apresentadas no exerc-cio devem levar a avaliao e soluo para os impactos causados.

CAPTULO 4 ENCERRAMENTO DE PROJETOS

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Objetivo: Permitir o entendimento dos elementos necessrios finalizao do projeto e acertos que so necessrios para a ferramenta, assim como o estabelecimento de padres e critrios de comunicao e arquivamento de registros do projeto e fechamento dos ajustes da metodolo-gia ou sua configurao a realizada de da organizao.

SIMULADO MCTS MICROSOFT CERTIFIED TECHNOLOGY SPECIALIST Objetivo: Atravs de aplicao de simulados, semelhantes aos testes que so aplicados pelos centros credenciados, habilitar o aluno ou participante a realizar o teste para certificao MCTS e ser aprovado com sucesso pelo seu entendimento e uso supervisionado da ferramenta.

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