MANUAL BÁSICO

PARA USO DA FERRAMENTA

MSProject 2003 (Gerência de Projetos)

Desenvolvido por Sandra T. Miorelli

FERRAMENTA MICROSOFT PROJECT 2003 PROFESSIONAL (PARTE 1) 1-Manual_Ferramenta_Project_projeto_calendario.doc

1) APRESENTAÇÃO DA TELA INICIAL

1 – Barra de Menu 2 – Barra de Ferramentas 3 – Painel de Tarefas 4 – Janela do Plano de Projeto 5 – Modo de exibição da Janela Plano de Projeto

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2) PARA CRIAR UM NOVO PROJETO

VAMOS CRIAR UM NOVO PROJETO A PARTIR DE UM MODELO O painel de tarefas New Project substitui o painel de tarefas Getting Started. No painel de tarefas New Project, em Templates clique em On My Computer

Clique na guia Project Templates onde estão os modelos de templates do Project. Escolha o template New Business.

A seguinte estrutura de projeto irá aparecer:

1) Barra de Ferramentas do Guia de Projeto: tarefas, recursos, controles e relatórios

2) Painel do Guia do Projeto: serve para visualizar facilitando a criação ou ajuste de um plano de projeto

3) Modo de exibição: existem vários modos de exibição, normalmente se trabalha de uma só vez com um ou dois modos de exibição. A través do menu View podemos mudar a forma de apresentação do modo de exibição.

3) MODO DE EXIBIÇÃO

1) Task Usage (uso da tarefa)

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2) Resource Sheet (planilha de recursos)

Tarefas

Recursos

3) Resource Usage (Uso dos recursos)

Recursoss

4) Calendar (Calendário) mostra o dia de início de cada tarefa e se ela for maior do que um dia o nome se extende por todos os dias previstos.

Tarefas

5) Network Diagram (Diagrama de rede) – A exibição enfoca os relacionamentos entre as tarefas. Cada caixa ou nó exibe os detalhes referentes a uma tarefa. Em azul estão as tarefas não críticas e em vermelho as críticas. Para verificar o tipo de tarefa, selecione a caixa e clique com o botão direito do mouse fora da caixa, selecione Box styles para verificar.

DIA Tarefa

Existem várias outras formas de exibição escolher opção: View – More Views. Por exemplo: Task Entry (entrada de tarefa)

Obs: a tarefa 17 tem como predecessora a tarefa 12 que pode ser observada pela tela de formulário de tarefa ou pelo gráfico na esquerda.

4) EXPLORANDO RELATÓRIOS

Os relatórios são formatos predefinidos com finalidade de imprimir os dados do Project. Para acessar os relatórios clique no menu View – Reports, a seguinte tela irá aparecer:

a) Opção Custom (personalizada) – nesta opção é possível acessar a todos os relatórios predefinidos do Projetc e todos os relatórios

Opção task (tarefas) é apresentado o relatório de Tarefas:

6) CRIANDO UM NOVO PLANO DE PROJETO

Esse modelo enfoca aspectos do projeto real tais como: tarefas, recursos, quadros de tempo e possivelmente seus custos associados. Para criar um novo plano: Menu File – New. No painel de tarefas será apresentado New Project (1), conforme abaixo.

Para criar um projeto sem utilizar nenhum tipo de modelo, escolha a opção Blank Project (2).

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O painel de tarefas Novo Projeto é substituído pelo painel de Tarefas do Guia de Projeto (3). O painel mostra uma lista de atividades voltadas para tarefas. Para definir um novo projeto escolher a opção: Define the Project. A tela abaixo é apresentada e é onde informamos a data estimada de início do projeto (4).

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Para salvar a data de início e passar para a próxima etapa clique na opção Save and go to Step 2 (5). Aparecerão painéis adicionais relativos ao Project Server escolher a opção NO e clicar na opção Save and Go to Step 3. Na etapa três escolha a opção Save and Finish. Assim está concluída a etapa de definição do projeto (Define de Project) Neste momento é aconselhável salvar o projeto dando um nome para ele. Sugestão: projeto_exemplo.mpp 7) TRABALHANDO COM O CALENDÁRIO DO PROJETO Este calendário é importante para definirmos o período de trabalho útil e não útil para as tarefas. Por exemplo: se a empresa tem o horário normal de trabalho, de segunda à sexta dás 08:00 às 17:00 com uma hora de almoço. Neste calendário também definimos os dias de feriados. Na guia do painel de tarefas escolha a opção: Define General Working times (Definir as horas úteis gerais do projeto).

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OBS: Neste painel aparecerá o seguinte símbolo de uma lâmpada e ao lado a palavra hint (dica) você pode clicar nela para trazer dicas sem que saia do painel. Precisamos definir um tipo de calendário na opção: Select a calendar template (selecione um modelo de calendário). As opções que aparecem são as seguintes:

a) Standard (padrão) – padrão da ferramenta b) 24 hours (24 horas) – sem período não útil c) Night ShiftI (Turno da noite) – da noite de segunda-feira até a manhã de

sábado com uma hora de intervalo. Após selecionar o calendário Standard clicar na opção Save and go to step 2 (Salvar e ir para a etapa 2).

Nesta etapa podemos modificar o início e fim dos turnos de trabalho de um dia específico ou de todos. Para isso deve ser escolhida a opção: I Want to adjust the working hours shown for one or more days of the week (1). A tela a seguir aparece.

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Para trocar o horário de um dia específico escolho o dia conforme opção (2). Se quizermos alterar o horário para todos os dias devo clicar no botão Apply to all days (3). Caso quero voltar a configuração padrão clico no botão Reset Defaults (4). Depois de escolher/definir o calendário clique na opção Save and go to step 3 (5). Na etapa 3 são definidos os dias não úteis para o calendário do projeto.

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Clique na opção Change Working Time...( Alterar período útil ) (6). A seguinte tela de calendário será apresentada:

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Para transformar o dia 28 de janeiro em dia não útil, selecione ele e escolha a opção Nonworking time (período não útil) (7).

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Para confirmar que o dia 28 de janeiro de 2005 não é dia útil role a tela na parte gráfica do gráfico de gant, onde irá apresentar que o dia 28/01 está em cinza sinalizando que é um dia não útil (8).

Para alterar o horário de um dia específico de trabalho. Por exemplo no dia 03/01/2005 o horário de início de trabalho é às 10:00 da manhã (9).

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Depois dos ajustes de dias úteis ou não clique na opção save and goto step 4.

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Cuidado com estes parâmetros eles geram muita confusão nos usuários do Project. Como não mexemos no calendário padrão, não precisamos alterar nada aqui. Escolha a opção Save and go to step 5. Na etapa 5 nada precisa ser feito. Simplesmente clique na opção Save and Finish. 8) INSERINDO AS PROPRIEDADES DO PROJETO São informações importantes em relação as propriedades do projeto.

OBS: As informações gravadas no projeto podem ser salvas em um banco de dados, Microsoft Acess por exemplo.

FERRAMENTA MICROSOFT PROJECT 2003 PROFESSIONAL (PARTE 2) 2-Manual_Ferramenta_Project_tarefas.doc

CRIANDO UMA LISTA DE TAREFAS

Inserir as informações sobre a tarefa

Estimar e inserir a duração de cada tarefa

Criar uma etapa para controlar um evento importante

Organizar as tarefas em fases

Vincular as tarefas para criar relação entre elas

Registrar os detalhes da tarefa em anotações e inserir um hyperlink ao conteúdo da World Wide Web

Verificar a duração global de um plano de projeto 1) INSERINDO TAREFAS

As tarefas descrevem o trabalho do projeto em termos de sequência, duração e necessidades de recursos. Trabalharemos com dois tipos especiais de tarefas: tarefas de resumo (que resume ou ajusta as durações, custos, etc. das tarefas) e etapas (que indica um evento significativo na vida de um projeto). No painel de tarefas escolha a opção List the tasks in the project (Listar as tarefas do projeto). Digite algumas tarefas, conforme (1). Automaticamente a data de início das tarefas é a data de início do projeto e por default um dia de duração e inserido em cada tarefa. O Project também permite importação de lista de tarefas do excel e do outlook.

Importante definir neste ponto o que diz respeito ao escopo do produto e escopo do projeto. Escopo do produto: descreve a qualidade, recurso e funções do projeto. Escopo do projeto: descreve o trabalho necessário para executar um produto ou

serviço. 2) ESTIMANDO AS DURAÇÕES A duração da tarefa é a quantidade de tempo prevista para concluir a tarefa. O project trabalho com duração de tarefas que variam de minutos a meses, podendo ser horas, dias e semanas. Podemos alterar o padrão do calendário, no menu tools, options, calendar.

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Para alterar a duração das tarefas, digitamos o novo valor. Para apresentar características da duração ou tarefas clique com o botão direito do mouse sobre a duração da tarefa. Por exemplo clicar na tarefa Reuniões usuários de produção e colocar comentários (notes) sobre quem estava presente na reunião, principais tópicos, etc.

Na coluna informações é inserida um ícone representando informações adicionais sobre esta tarefa. 3) INSERINDO UMA ETAPA

Etapa são um conjunto de tarefas que tem um momento significativo quando do seu início ou término. Ela não define trabalho, não possui horas, somente define intervaldo de tarefas. Escolha uma tarefa e a seguir clique na opção insert (inserir) opção New Task (nova tarefa). Uma nova linha é inserida (2). Altere o número de dias para 0. Irá aparecer um losango preto.

Qualquer tarefa pode ser tranformada em etapa, para isso basta clicar duas vezes na tarefa, escolher a opção advanced e marcar mark task as milestone (marcar tarefa como etapa) (3).

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Quanto ao planejamento das tarefas. Dois enfoques são utilizados: planejamento de cima-para-baixo e de-baixo-para-cima. Planejamento de-cima-para-baixo (top-down) Identifica as fases ou produtos

principais do projeto antes de preencher as tarefas necessárias para concluir essas fases. Os projetos complexos podem ter várias camadas de fases. Esse enfoque trabalha do geral para o específico. Planejamento de-baixo-para-cima (bottom-up) Identifica a maior quantidade de tarefas de nível inferiro possível antes de organizá-las em grupos lógicos, denominados fases ou tarefas de resumo. Esse enfoque trabalha do específico para o geral.

Pode existir uma combinação de planejamento de tarefas utiliando ambos enfoques. A organização de tarefas no Project segue o seguinte modelo: Tarefas Resumo Fases Tarefas Tarefas Fases Tarefas Tarefas Tarefas Resumo Fases

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Tarefas Tarefas Fases Tarefas Tarefas Para organizar as tarefas em tarefas resumo. Clique no botão TASK (tarefas) e escolha a opção ORGANIZE TASKS (organizar tarefas). Insira uma nova linha e escreva “usuários”, depois selecione a tarefa na linha 2 e 3, por exemplo e clique no botão conforme figura (4).

Para salvar clique na opção done.

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FERRAMENTA MICROSOFT PROJECT 2003 PROFESSIONAL (PARTE 3)

3-Manual_vinculando_tarefas.doc

1) MONTAR ESTRUTURA DE FASES, ETAPAS E TAREFAS

2) VINCULANDO TAREFAS

Os projetos requerem que as tarefas sejam executadas em uma ordem específica. São os vínculos. Se a segunda tarefas precisa ocorrer após a primeira; isto é uma sequência. Se a segunda tarefas só poderá ocorrer se a primeira estiver concluída; isto é uma dependência. A tarefas anterior é denominada predecessora e a tarefa posterior sucessora. Existem vínculos: a) término-a-início, b) início-a-início, c) término-a-término, d) início-a-término. 2.1 VÍNCULO término-a-início

No painel tarefas escolha a opção schedule tasks

Selecione as tarefas de número 5 e 6.

Para criar o vínculo término-a-início desta duas tarefas escolha a opção finish to start (1). O seguinte desenho será apresentado no gráfico de Gantt (2). E a data de início da tarefa de número 6 foi modificada.

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Também podemos vincular tarefas através do menu editar. Para desvincular tarefas, selecione as tarefas e através do menu edit, Unlink Task ou clicando no botão conforme indicado no item 3. 2.1.1 Modificando tarefas predecessoras Inclua as tarefas: 16 Desenho de fluxo de dados 1d? Mon 3/1/05 Mon 3/1/05 17 Script tabelas de banco 3d Mon 3/1/05 Wed 5/1/05 18 Escolha banco de dados 5d Mon 3/1/05 Fri 7/1/05

Selecione as três tarefas e escolha a opção para vínculo término-a-início (finish to start). Depois selecione a tarefa de número 18 e clique com o botão direito do mouse e escolha a opção task information. Clique na guia predecessor e escolha a tarefa 17.

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Vincule as tarefas resumo Blueprint e Desenvolvimento com vínculo término-a-início selecionado as tarefas com o uso da tecla CTRL. Obs: Também podemos criar os vínculos entre as tarefas através do gráfico de Gantt. Colocando o ponteiro do mouse sobre a tarefa, ele se transforma e um símbolo com 4 pontas onde você pode arrastar para cima ou para baixo. 3) DOCUMENTANDO AS TAREFAS

É possível registrar detalhes das tarefas em uam anotação que fica gravada no arquivo do project. Existem três tipos de anotações: anotações de tarefas, anotações de recursos e anotações de atribuições. Para acessar as caixa de diálogo de informações sobre a tarefas, o usuário pode clicar com o botão direito do mouse sobre a tarefa e escolher a opção task information, ou através do menu Project. Além de anotações podem ser incluídos outros objetos como imagens, arquivos, etc. clicando no botão conforme indicado no item 4. A seguinte tela será apresentada: Podem ser incluídos nas anotações, endereços de sites Intranet ou Internet que são acessados quando da leitura das anotações.

Para vincular hyperlinks as anotações de tarefas: escolha a tarefa e através do menu Insert escolha a opção hiperlink. Preencha as informações conforme item 5 e 6 abaixo:

Clicando no item 7, conforme hyperlink da tarefa o site da Microsoft é acessado, sem sair da ferramenta MSProject.

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4) VERIFICANDO A DURAÇÃO DO PLANO Não informamos até aqui a data de final do projeto. O Project calcula a data de término, com base na duração das tarefas individuais e nas relações de vinculo entre elas. Para saber qual a data final prevista (clique no menu Project e em Information Project. Item 8.

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Clicando no botão statistics, mais alguns detalhes sobre a duração do projeto são apresentados.

5) VISUALIZAÇÃO DO PROJETO

Você pode visualizar melhor o projeto através do uso da opção Zoom do menu View ou utilizar as opções de mais e menos zoom na barra de ferramentas.

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FERRAMENTA MICROSOFT PROJECT 2003 PROFESSIONAL (PARTE 4) 4-Manual_definindo_recursos.doc

1) DEFININDO RECURSOS Os recursos são as pessoas, equipamentos e materiais necessários para completar as tarefas em um projeto. O project enfoca dois aspectos de recursos: disponibilidade e custos. Disponibilidade determina quando os recursos específicos poderão trabalhar em tarefas e a quantidade de trabalho que poderão realizar. Custos se referem a quantidade de dinheiro que será necessária para pagar esses recursos. O project trabalha com dois tipos de recursos: recursos de trabalho e recursos materiais. Recursos de trabalho são pessoas e equipamentos que executam o trabalho do projeto. Recursos materiais são artigos de consumo que você usa durante o andamento do projeto. 2) DEFININDO RECURSOS DE TRABALHO (pessoas e equipamentos) 2.1 Pessoas São exemplos de recursos de trabalho:

Pessoa individual identificada pelo nome

Pessoa individual indentificada pela função ou cargo

Grupo de pessoas que têm habilidades comuns (ao atribuir o recurso tu não te preocupa com

Sala de servidores Na guia de projetos clique em Resources (1). A seguinte tela irá aparcer:

Para especificar pessoas e equipamentos para o projeto clique em Specify people and equipment for the project (2). Escolha a opção Especificar recursos manualmente (3).

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Os recursos podem ser inseridos através de uma planilha excel, banco de dados, Microsoft Outlook. Para visualizar toda a tela de informações de recursos clique no menu view e Resource Sheet. Nos recursos podem ser alocados pessoas com sua capacidade máxima de trabalho ou não (4) Max.Unit e também podem ser alocados o grupo de pessoas especialistas quando não sabemos quem serão os recursos (5).

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Quando não temos os nomes de todos os recursos, podemos alocá-los com nomes fictícios a serem preenchidos futuramente. Por exemplo, se sabemos que vamos precisar de 3 analistas mas não sabemos os nomes deles, podemos colocar nos recursos analistas 1, analistas 2, analistas 3. 2.2 Equipamentos

Os equipamentos podem ter jornada de trabalho diferente dos recursos de pessoas. Por exemplo, podemos ter um equipamento que trabalhe 24 horas. Os equipamentos são inseridos da mesma forma que os recursos de pessoas. Para verificar detalhes dos recursos clique com o botão do mouse sobre o recursos ou clique duas vezes sobre o recurso. Uma tela com informações adicionais é exibida. Os recursos de equipamento de mesma especificidade podem ser cadastrados um a um (6) ou então um único recurso com mais de 100% de capacidade. Por exemplo (7), definir um leitor óptico com 300% de recurso significa que vou trabalhar com 3 leitores em 100%.

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3) DEFININDO RECURSOS MATERIAIS Recursos materiais são normalmente material de consumo que serão usados durante o andamento do projeto. Por exemplo, pode ser o uso de papel para a impressora, uso de tonner e cartucho para impressoras laser e jato de tinta. É importante definir estes recursos para controlar a taxa de consumo e os custos associados. Os recursos materiais são inseridos na mesma tela onde são definidos os recursos de trabalho, o que irá definir um tipo de recurso ou outro é o que estará definido na coluna type, onde para recursos de trabalho deve ser selecionado work e para recursos materiais deve ser selecionado materials (8).

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4) INSERINDO TAXAS DE PAGAMENTO PARA OS RECURSOS Todo o projeto tem um aspecto financeiro e os limites de valores orientam o escopo deles. Perguntas como:

Com base nas estimativas de duração de tarefas e recursos, qual é o custo total esperado do projeto ?

Estamos usando recursos muito caros para executar tarefas que poderiam ser executadas por recursos mais baratos ?

Quanto curstará um tipo específico de recurso ou tarefa durante a realização do projeto ?

Poderemos manter este nível de despesa ao longo da duração planejada do projeto ?

Todas estas perguntas podem ser respondidas com o auxílio do MSProject. Os valores dos recursos são inseridos na coluna Std.Rate. (9). Os valores dos recursos de trabalho podem ser inseridos por hora (hr), dia (day) ou semana (wk). Nos recursos materiais os valores devem ser inseridos conforme a unidade associada a ele.

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5) AJUSTANDO O PERÍODO DE TRABALHO DOS RECURSOS INDIVIDUAIS Cada recurso de trabalho possui um calendário que tem como base o calendário padrão. Recursos materiais não possuem calendário. Para modificar o calendário de um determinado recurso dê dois cliques sobre o recurso e escolha a opção Working Times, ou no menu tools escolha a opção change working time e selecione o recurso que você deseja modificar. Importante neste calendário específico para cada recurso incluir, por exemplo, o período de férias dos recursos, ou então algumas folgas ou faltas pré-agendadas. No exemplo abaixo a Salete Souza não trabalhará nos dias 29, 30 e 31 de maio.

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Para definir uma agenda de trabalho “4 por 10”, isto é 4 dias da semana 10 horas por dia para um recurso. Selecione o recurso Cesar Augusto Henriques, acesse o calendário do recurso. Selecione as colunas de segunda à quinta no calendário (10). O Project irá selecionar todas seundas à quinta de todos os meses. Na caixa to troque 17:00 por 19:00 (11).

Depois selecione a coluna F Fryday, sexta-feira (12) e escolha a opção nonworking time. (13)

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6) DOCUMENTANDO OS RECURSOS Da mesma forma que as tarefas os recursos também podem ser documentados, com textos ou inserção de arquivos, figuras, etc.. Dê dois cliques sobre o recurso ou botão direito do mouse e escolha a opção Resource Information, Notes.

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FERRAMENTA MICROSOFT PROJECT 2003 PROFESSIONAL (PARTE 5) 5-Manual_atribuindo_recursos_as_tarefas.doc

1) ATRIBUINDO RECURSOS DE TRABALHO ÀS TAREFAS

Uma atribuição é a correspondência de um recurso a uma tarefa para realizar trabalho. Não existe a necessidade de atribuir recursos as tarefas, o MSProject pode trabalhar somente com tarefas. Atribuindo tarefas poderemos responder perguntas do tipo:

Quem deve trabalhar em que tarefas e quando ?

Você tem o número certo de recursos para executar o escopo do trabalho que seu projeto requer ?

Você alocou um recurso para trabalhar em uma tarefa durante um período em que ele não estava disponível ?

Você atribuiu um recurso a tantas tarefas qye excedeu a capacidade de trabalhar – em outras palavras, você superalocou o recurso ?

Para atribuir recursos à tarefas, clique na guia do projeto Resources, Assign Peoples and equipments to tasks. (1)

Na guia de projetos clique em Assign Resources (2).

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Para filtrar recursos, por atividade, horas de trabalho, etc. podemos clicar no botão (3).

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Para atribuir o recurso, primeiro clique na tarefa que receberá o recurso. Por exemplo, clique na tarefa “script tabelas do banco”. Depois escolha o recurso pelo nome e clique no botão assign. Podemos observar a atribuição do recurso no gráfico de Gantt (4).

Você pode definir mais de um recurso para a alocação de uma tarefa, para isso basta selecionar os recursos necessário e clicar no botão assign. Depois de selecionar recursos para todas as tarefas podemos facilitar a visualização das tarefas e seus respectivos recursos clicando em: Edit task or assignment information. (5).

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A seguinte tela com todas as informações necessárias irá aparecer.

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2) ATRIBUINDO RECURSOS MATERIAIS ÀS TAREFAS Para atribuir recursos materiais às tarefas clique no ícone (6) na barra de ferramentas.

Escolha a tarefa “script tabelas de banco”. Procure o recurso “papel A4 Impressoras” e na coluna unit digite o número 5 e clique no botão assign. O recurso estará alocado para esta tarefa com 5 unidades (unidade de medida escolhida no cadastro).

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Para verificar todos os recursos de trabalho e materiais, dê dois cliques sobre a tarefa:

FERRAMENTA MICROSOFT PROJECT 2003 PROFESSIONAL (PARTE 6) 6-Formatando_e_imprimindo_o_plano.doc

1) MODO DE EXIBIÇÃO PERSONALIZADO DO GRÁFICO DE GANTT

O gráfico de Gantt é o principal formato de apresentação do projeto com suas tarefas, recursos e prazos. Suas barras podem ser personalizadas da seguinte forma: Clicar no menu Format / Bar Styles a seguinte tela será apresentada:

Nesta tela o usuário poderá alterar a aparência das barras. 2) DESENHANDO EM UM GRÁFICO DE GANTT O MSProject permite que o usuário inclua desenhos ou textos diretamente sobre o gráfico de GANTT. Para isso vamos utilizar a ferramenta Drawing (desenho). A ferramenta pode ser ativada através do menu View / Toolbars. O usuário pode selecionar um dos desenhos e desenhar diretamente no gráfico. Escolha a opção de inserir texto e insira um texto com a mensagem “início da copa”.

Dando dois cliques sobre o desenho podemos alterar suas cores e linhas. Também podemos definir uma data “escal de tempo” em que o desenho ficará vinculado (1).

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FERRAMENTA MICROSOFT PROJECT 2003 PROFESSIONAL (PARTE 7) 7-Controlando_o_Projeto.doc

1) CONTROLANDO O ANDAMENTO DAS TAREFAS

Para controlar o projeto o gerente deve determinar o nível de detalhe desejado. Que são os seguintes:

Registrar o trabalho do projeto conforme agendado. Isso funciona melhor se tudo ocorrer exatamente como o planejado.

Registrar a porcentagem concluída de cada tarefa, em valores precisos ou em incrementos como 25, 50, 75 ou 100.

Registrar as datas de início e término reais, o trabalho real e a duração real e restante de cada tarefa ou atribuição.

Controlar o trabalho em nível de atribuição por período de tempo. Esse é o nível de controle mais detalhado. Aqui você registra os valores do trabalho real por dia, por semana ou por outro intervalo.

O plano real é denominado plano de linha de base ou apenas linha de base.

Uma linha de base é um conjunto de valores importantes, como datas de início e de término planejadas, e os custos das tarefas, recursos e atribuições. Quando você salva uma linha de base, o Project tira um “instantâneo” dos valores existentes e o salva no plano para comparação futura. Os valores específicos salvos em uma linha de base são os campos tarefa, recurso e atribuição. Você deve salvar a linha de base quando:

Desenvolveu o plano de projeto tão completamente quanto possível. (Entretanto isso não significa que você não possa adicionar tarefas, recursos ou atribuições ao projeto depois do trabalho ter começado. Normalmente isso é inevitável).

Você ainda não começou a inserir valores reais, como a porcentagem concluída de uma tarefa.

Abra o arquivo “exemplo_linha_base.mpp”. Para salvar a linha base de um plano clique na guia de projeto em track (2).

E escolha a opção Save a baseline plan to compare with later version. A seguir clique no botão SAVE BASELINE (3).

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Logo abaixo do botão SAVE BASELINE irá aparecer a data e hora em que a linha de base foi salva. Podem ser salvas até 11 linhas de base em um único plano. A primeira é denominada de linha de base e as restantes são numeradas de 1 a 10. É interessante salvar mais do que uma linha de base quando o projeto é longo e existe a necessidade de um controle mensal, semestral, etc. Para verificar onde podemos comparar o real com a linha de base. No menu View clique em More/ View e escolha a opção task sheets (4).

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A seguinte tela será apresentada com a opção view / table: entry.

Para visualizar o início e fim conforme o que foi salvo na linha de base, no menu VIEW, escolha a opção table / Variance. Aqui podemos verificar o que foi definido na linha de base e o que realmente está acontecendo.

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2) CONTROLANDO UM PROJETO CONFORME AGENDADO Vamos considerar, baseado no exemplo, que o primeiro mês do projeto de cinco meses terminou com todas as suas tarefas tendo iniciado e terminado de acordo com o agendamento. Clique no menu View / Gantt chart para mostrar o gráfico de Gantt. Depois escolha no menu tool / tracking / Update Project. O menu abaixo é apresentado. Atualize a data para 10/01/05 (5) e clique em ok.

O que muda no gráfico de Gantt é a indicação, com barras, das tarefas que foram concluídas (6).

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3) INSERINDO A PORCENTAGEM CONCLUÍDA DE UMA TAREFA Depois de iniciado o trabalho, podemos registrar seu andamento como uma porcentagem. Ao incluir uma porcentagem concluída diferente de zero, o Project altera a data de início real da tarefa para corresponder à sua data de inpicio agendada. Ele então calcula a duração real, a duração restante, os curos reais e outros valores. Por exemplo, se uma tarefa de 4 dias foi concluída em 50%, o Poject vai calcular que a duração real foi de 2 dias e faltam dois dias para concluir. Para exibir a barra de ferramentas controle tracking, clique no menu view e na opção toolbar e escolha a barra tracking. Insira qualquer valor de porcentagem desejado na caixa de diálogo Update tasks, que está no menu tools / tracking / Update tasks.

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Para melhor inserir as informações, clique a guia do projeto no botão tacking. Clique no link Prepare to track to the progress of your projec (7).

Na tela a seguir escolha a opção NO (8), pois não trabalharemos com o project server.

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Escolha a opção para passar para a etapa 2 (9). A seguir escolha a opção Always track by entering the percent of work complete ( sempre controlar inserindo a porcentagem do trabalho concluído (10). Depois clique em Save and Finish (11).

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Inserir na coluna work complete o % de trabalho concluído de algumas das próximas tarefas. Depois no painel de controle track clique no link incorporate progress information into the project (incorporar ao projeto informações sobre o progresso). Na tarefa 4 insira o percentual de 100% na coluna work complete. Verifique que a barra preta se extende pela barra azul, demonstrando quanto concluída está a tarefa (12).

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Na tarefa 5 insira o percentual de 50% na coluna work complete. Para verificar os detalhes de início, fim e % de conclusão da tarefa, mantenha o mouse sobre a barra no gráfico de Gantt (13).

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4) INSERINDO VALORES REAIS PARA AS TAREFAS Outra forma de manter o agendamento atualizado é registrar o que realmente ocorreu para cada tarefa do projeto. Podemos registra os valores reais de inpicio, término, trabalho e duração de cada tarefa. Assim o Project é quem calcula a porcentagem concluída. O Project utiliza as seguintes regras:

Quando você insere uma data de início real de uma tarefa, o Project move a data de início agendada para corresponder à data de início real.

Quando você insere uma data de término real de uma tarefa, o Project move a data de término agendada para corresponder Pa data de término real e define a tarefa como 100% concluída.

Quando você insere um valor de trabalho real para uma tarefas, o Project recalcula os valroes do trabalho restante da tarefa.

Quando você insere a duralão real de um tarefa, se ela for menor do que a duração agendada, o Project subtrai a duração real da duração agendada para determinar a duração restante.

Quando você insere a duração real de uma tarefa, se ela for igual à duração agendada, o Project define a tarefa com 100% concluída.

Quando você insere a duração real de uma tarefa, se ela for mairo que a duração agendada, o Project ajusta a duração agendada para corresponder à duração real e define a tarefa como 100% concluída.

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Um exemplo: Na guia clique no botão track e escolha a opção Prepare to track the progress of your project. (preparar o controle do progresso do projeto). No painel adicional escolha a opção NO, pois não vamos trabalhar com o project server. Agora você vai escolher a segunda opção Sempre Controlar Inserindo o Trabalho Real Concluído e o Trabalho Restante (14).

Duas novas colunas na exibição da cuia do projeto vão aparecer: Actual Work e Remaining Work (15). Podemos observar como exemplo a tarefa 5 que haviamos lançado 50% concluída. Agora vamos definir que esta tarefa ocupou mais horas do que o previsto. Ao invés de 64 horas ela ocupou 80 horas. Para isso no painel track escolha a opção incorporate progress information into the project. Na coluna Actual Work inclua o valor 80 na tarefa 5 (16). Verifique também que anteriormente eram necessários 2 dias para a execução desta tarefa, mas foram gastos 2,5 dias reais para a tarefa (17).

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Para concluir este exercício vamos inserir as datas de início reais e as durações das tarefas. Clique na tarefa 8. No menu tools / tracking / Update Tasks A seguinte tela é apresentada:

Altere a tela conforme abaixo. Começando pela data start e depois actual dur.

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Clique no botão OK. O gráfico de Gantt é atualizado:

Ainda neste exercício, vamos registrar a tarefa 9 que começou pontualmente, mas demorou mais do que o previsto para ser concluída. Selecione a tarefa 9, escolha o menu tools / Trancking / Update Tasks. A tela a seguir é apresentada:

Atualize a tela e insira na duração atual 3d.

5) VISUALIZANDO O CAMINHO CRÍTICO DE UM PROJETO O caminho crítico é a série de tarefas que empurram a data de término do projeto se as tarefas forem atrasadas. Ao longo da vida de um projeto, é provável que o caminho crítico mude ocasionalmene à medida que as tarefas são concluídas antes da data de término ou com atraso. Uma maneira de entender o caminho crítico é entender a margem de atraso (slack), também conhecida como deslocamento (float). Existem dois tipos de margem de atraso: permitida e total. Margem de atraso permitida é a quantidade de tempo que uma tarefas pode ser atrasada sem provocar o atraso de outra tarefa. Margem de atraso total é a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar a conclusão do projeto. Para exibir o caminho crítico de um projeto, se tiver. Clique no menu View / More Views e escolha a opção Detail Gantt.

No gráfico de Gantt, podemos observar as tarefas critica em vermelho (18).

As tarefas são críticas quando ela tem uma margem de atraso igual a zero dias. Podemos alterar a margem de atraso clicando no menu tools / Options e na guia Calculation altere o número de dias para o número desejado. Conforme abaixo (19).

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6) INCLUINDO UMA TAREFA RECORRENTE Tarefas recorrentes são tarefas repetitivas, por exemplo, reuniões semanais, toda as segundas-feiras, com prazo de 2horas. No menu View / volte a opção Grantt Chart. Selecione a tarefa 7. No menu insert e escolha a opção recurring task. A tela a seguir será apresentada. Você deve preencher o nome da tarefa (20), a duração (21) e deixar a opção semanalmente, segunda ativada (22). Por padrão a data da primeira ocorrência é a data de início do projeto, mas você pode alterar esta data para quanto quizer que seja iniciada. Exemplo, na caixa start coloque 14/03/05 (23). Também deve-ser definir o número de vezes (ocorrências) que devem acontecer estas tarefas, coloque 10 (24).

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Para verificar uma tarefa recorrente, observe o item 25 e 26.

20 21 22

23 24

Se você clicar no sinal de + que está na frente da tarefa recorrente Reunião de planejamento da equipe, você poderá observar todas as tarefas com seus respectivos dias agendados.

25 26

7) VERIFICANDO DADOS DO PROJETO Para verificar datas de término do projeto atual e mais informações sobre o projeto comparando com o que foi salva na linha de base, clique no menu Project / Project Information. A seguinte tela será apresentada:

Depois clique em Statistics e a seguinte tela será apresentada:

8) PERSONALIZANDO AS TABELAS

Podemos personalizar um modo de exibição de tarefas, recursos, etc. Para isso clique no menu view, more view, escolha task sheet e clique em apply. No menu view aponte para table: entry e em more table e escolha a opção Entry e clique em copy (27).

Delete campos deixando somente os seguintes:

Insira uma linha se posicionando abaixo do campo start, e inclua o que segue.

27

Depois de clicar em ok, a seguinte tela irá aparecer:

Clique em apply para salvar a tabela criada. A nova personalização está criada.

9) IMPRIMINDO INFORMAÇÕES DO PROJETO As configurações no modo de impressão irão variar conforme o modo de exibição escolhido. Por exemplo: No menu View escolha a opção gantt chart. No menu file, clique em page setup. A seguinte tela será apresentada:

Agora mude o modo de exibição (View) para calendar e veja que as configurações de page setup agora são diferentes:

10) GERANDO RELATÓRIO PARA WORD, POWERPOINT OU VISIO

No menu View na barra de ferramentas (toolbars) clique em Analysis. A barra de ferramentas será apresentada. Escolha a opção (28).

Clique em next, next, next, escolha o word, next. A seguir você pode escolhar as colunas que queres que sejam apresentadas.

28

Depois de selecionada clique em finish, close e o documento será gerando no word. Para exportar dados para o excel, gerando um gráfico. Clique em 29.

Clique em next, depixe somente o campo work, selecionado.

Clique em next e inclua as datas:

29

Clique em Next, next, export data e o gráfico é gerado. 11) VISUALIZANDO AS TAREFAS E A LINHA BASE NO GRÁFICO DE GANTT. No menu view, escolher trancking gantt. A linha (30) indica o estado em que estão agendadas hoje. E a linha 31 indica o que foi agendado na linha de base

30

31