MINISTÉRIO DA DEFESAEXÉRCITO BRASILEIRO

ESTADO-MAIOR DO EXÉRCITO

2ª SUBCHEFIA

Aula Nr 2 da Capacitação do

PROJETO DE GESTÃO DE PROCESSOS (PGP)

Objetivos:• 1. Conhecer os principais conceitos acerca da

gestão de processos• 2. Relacionar a gestão de processos com a

estratégia da organização num ambiente em mudança

• 3. Entender a importância dos indicadores• 4. Entender o significado do ciclo de vida dos

processos e seu impacto nas organizações

Aula Nr 2 da Capacitação do

PROJETO DE GESTÃO DE PROCESSOS (PGP)

• Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas).

• Conjunto de atividades, funções ou tarefas identificadas, que ocorrem em um período de tempo e que produzem algum resultado.

• Grupo organizado de atividades relacionadas que, juntas, criam um resultado de valor para a organização.

• Uma série de etapas criadas para produzir um serviço ou bem.

(Maranhão, Muriti; Macieira, Maria E.B.O Processo Nosso de Cada Dia. São Paulo: Qualitymark, 2003, p.13.)

O termo processo possui várias definições, todas análogas e complementares entre si:

Pessoas e recursos executando atividades

ENTRADAS SAÍDAS

OS PROCESSOS SEGUNDO UMA VISÃO ESQUEMÁTICA: principais elementos

Fornecedor Usuário

REQUISITOS

O Exército possui muitos processos. Alguns exemplos:

• Planejamento Estratégico• Preparo da Força• Emprego da Força• Gestão Orçamentária• Gestão do Pessoal• Ciência e Tecnologia• Logística• ...

Planejamento Estratégico

O PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

-CF 88

-LC 97, 117

-PDN, PMD, EMD, DMD

- Diretriz do Cmt EB ...

- Equipe de planejamento competente

-Metodologia do SIPLEx

-Sistema de informações ...

- Objetivos estratégicos

-Diretrizes estratégicas

-Metas estratégicas ...

REQUISITOS

ENTRADAS SAÍDASPESSOAS e RECURSOS

FORNE-CEDORES

USUÁRIOS

O que significa desempenho para sua Organização ?

Desempenho é o mesmo que resultado ?

Desempenho = resultado / meta

• Desempenho Sustentável: essa é a parte difícil do negócio.

Sem dúvida, é um desafio apresentar bons resultados durante alguns anos.

Mas o verdadeiro desafio é criar uma cultura organizacional que possa apresentar

desempenho consistente ano após ano.

• O desempenho sustentável, superior, pode ser entendido como uma função de dois elementos:

• 1º Elemento: processos que gerem resultados coerentes com a missão da organização.

• 2º Elemento: processos que cuidem da saúde dos processos que geram os resultados, com ênfase

na melhoria da forma pela qual o trabalho é realizado.

ASSIM COMO AS PESSOAS, PROCESSOS POSSUEM

SINAIS VITAIS.

SÃO OS INDICADORES.

Eficiência, eficácia e efetividade

Impactos no tempo

Medida da efetividade

RecursosRecursos

Medida da eficiência

ProcessoProcesso ResultadosResultados

Medida da eficácia

Quais indicadores sua organização monitora para saber

o estado de saúde dos processos mais importantes?

Exemplos de possíveis indicadores:

- de resultado do Planejamento Estratégico no período 2003-2007:

Número de objetivos estratégicos atingidos

- de impacto desse processo:

Aumento do poder de dissuasão do Exército

ASSIM COMO AS PESSOAS, OS PROCESSOS POSSUEM

UM CICLO DE VIDA.

O ciclo de vida dos processos organizacionais

TEMPO

Gestão dos Processos

P

DC

A

DE

SE

MP

EN

HO

1

2

3

(Conceitos da disciplina Mudanças e Estruturas Organizacionais, da Profa Sandra R.R.Klosovski, da Fundação Getúlio Vargas.)

ASSIM COMO AS PESSOAS, AS ORGANIZAÇÕES

ENFRENTAM MUDANÇAS.

ALGUNS FATORES GERADORES

DE MUDANÇAS

TECNOLOGIA

MISSÃO

EQUIPES

CULTURA ORGANIZACIONAL

ORÇAMENTO

CONJUNTURA

LIDERANÇA

ESTRUTURA

O efeito das mudanças no ciclo de vida dos processos organizacionais

TEMPO

DE

SE

MP

EN

HO ?

MUDANÇAS

O efeito da gestão de processos no desempenho sustentável

DE

SE

MP

EN

HO

TEMPO

A despeito das mudanças, algumas organizações integram o novo e o diferente, criam novos métodos de ação e padrões, sobrevivem e crescem.

Gestão de Processos

PARA ENFRENTAR AS MUDANÇAS AS

ORGANIZAÇÕES TRAÇAM ESTRATÉGIAS.

ALGUNS PROCESSOS SÃO VITAIS PARA A EXECUÇÃO

DAS ESTRATÉGIAS.

Uma boa imagem vale mais que...

VEJAMOS AS PRINCIPAIS IDÉIAS DO FILME GOL

Muitas vezes as equipes e organizações não são claras

sobre suas metas e prioridades. Ou existem metas

demais, ou elas mudam freqüentemente, ou apenas

elas não existem.

Na maioria dos casos elas não são comunicadas. Só porque

os líderes sabem o que querem alcançar não significa que a linha de frente, onde a ação realmente acontece, saiba

quais são as metas.

Há várias razões que explicam por que as pessoas muitas

vezes não se sentem comprometidas com as metas

mais importantes, mas a principal é que elas não se

sentem parte do sistema. Elas não estão emocionalmente conectadas com as metas.

As pessoas podem até saber quais são as metas e maiores

prioridades, podem até se comprometer, mas não sabem

o que fazer com essas informações. Muitas pessoas não sabem o que devem fazer para ajudar a organização a

alcançar suas metas.

Resumidamente, isso é o que chamamos de lacuna na

execução.

Uma coisa é ter grandes estratégias e metas, outra é

executá-las.

“O sucesso de uma organização não é alcançado por meio de uma brilhante estratégia.

É alcançado por meio de uma brilhante execução da estratégia”.

“Na verdade, a execução da estratégia é mais importante do que a estratégia em si.”

(Conceitos extraídos da obra de Robert Kaplan & David Norton)

ALGUNS PROCESSOS SÃO VITAIS PARA A EXECUÇÃO

DAS ESTRATÉGIAS.

As equipes de sua Unidade conhecem os objetivos e as

metas estratégicas da organização?

O Sr. conhece os processos que impactam decisivamente no

desempenho de sua Organização ?

Objetivos e produtos do PGP

Objetivos e produtos

• Identificar ao macroprocessos (MP) e processos (P) essenciais do Exército

• Mapear os MP e P essenciais

• Documentá-los

• Modelo de mapeamento dos MP

• Banco de MP e de P

Impactos esperados

O impacto do projeto no desempenho sustentável

DE

SE

MP

EN

HO

TEMPO

1º CICLO DE APRENDIZADO

2º CICLO

3º CICLO

nº CICLO

Gestão de processos e melhoria transformadora

ME

TA

S

DESEMPENHO

METAS SUPERIORES = DESEMPENHO SUPERIO

R

Metas estratégicas 2007

Metas estratégicas 2011

Metas estratégicas 2015

O impacto do projeto na estratégia

CONCLUSÃO

Então, a questão é que para alcançar metas que nunca foram atingidas antes, nós

precisamos começar a fazer coisas que nunca foram

feitas antes.

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