metodologia de gerenciamento de projetos (mgp): o que é e como implantar + unidade de gestão...

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MBA em Gestão Estratégica da TI (GETI) inscrições abertas* Antigo curso MBA AESI – eleito o melhor curso de gestão de TI do Brasil (Você S.A.)

Prof. Wankes Leandro – [email protected] – Twitter: wankesleandro – BlogGP: www.wankesleandro.com

METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS: O QUE É E COMO IMPLANTAR+ Unidade de Gestão Estratégica

Prof. MSc. Wankes Leandro Ribeiro

[email protected] | Twitter: @wankesleandro | 61 8401-1982

BlogGP: “Palavras simples. Argumentos fortes” www.wankesleandro.com



Programa1. Alinhamento Estratégico de TI2. Análise de Viabilidade de Projetos3. Comércio Eletrônico4. Estratégia Empresarial5. Gerenciamento de Projetos6. Gestão Contábil7. Gestão da Segurança da Informação8. Gestão de Competências Gerenciais9. Governança Corporativa de TI10. Marketing de Negócios11. Planejamento Estratégico em Tecnologia da Informação12. Gestão de Inovação e de Portfólio13. Gestão de Demandas14. Negociação e Administração de Conflitos15. Gestão da Qualidade em Tecnologia da Informação16. Gestão de Acordos de Níveis de Serviço17. Consultoria em TI18. Metodologia Científica19. FGV Business Simulation – online

Carga horária total: 504 horas/aulaPeríodo do CursoAulas Quinzenais:

Segundas: 19h00 – 23h20Terças: 19h00 – 23h20

Duração: 24 meses

Maiores informaçõesE-mail: [email protected]: 61 3799-8000

mailto:[email protected]



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Assuntos a serem abordados:- boas práticas de GP- fatores motivadores para implantação- benefícios de uma MGP- principais obstáculos- como implantar- fatores críticos de sucesso e fracasso+ implantação de uma Unidade de Gestão Estratégica (UGE)+ relação Escritório de Projetos x Escritório de Processos x Escritório de Governança Corporativa

METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS: O QUE É E COMO IMPLANTAR+ Unidade de Gestão Estratégica



Boas práticas de GP

Iniciação Planejamento Execução Encerramento

Monitoramento e controle

Fonte: PMI, 2008

Assuntos a serem abordados:- boas práticas de GP- fatores motivadores para implantação- benefícios de uma MGP- principais obstáculos- como implantar- fatores críticos de sucesso e fracasso+ implantação de uma Unidade de Gestão Estratégica (UGE)+ relação Escritório de Projetos x Escritório de Processos x Escritório



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Fonte: PMI, 2008



10 processos

Ao todo são 42 processos recomendados como boa prática de Gerência de Projetos pelo PMI






Concepção Elaboração Construção Transição

Proposta PlanejamentoConstrução/

ComercializaçãoHomo-logação

ViabilidadeLança-mento

Atividade

Atividade

Atividade

Atividade

Atividade

Atividade

Atividade

Atividade

Atividade

Atividade

Atividade

Atividade

FASE

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Fonte: RIBEIRO, Wankes L. 2011



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Fatores motivadorespara implantação de uma MGP


Lembra na faculdade, nos trabalhos em grupo, quando você era o cara eleito para consolidar as

partes?

ou Na sua empresa você teve aquele trabalhão para elaborar uma planilha para coletar informações de

diversas áreas para depois consolidar tudo?

Você se lembra do retorno que você teve dos seus colegas?





A MGP é considerada um poção mágica!!!



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Estudo mundial sobre PMO (Hobbs, 2007)

Estudo Benchmarking em GP Brasil 2010 (PMI, Chapters Brasileiros, 2010)





Padronização

Organização

Comparação

Atualização

Oração




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Fatores motivadores e benefíciospara implantação de uma MGP


Padronização

Organização

Comparação

Atualização

Oração


Garantir a análise e o controle

Garantir que o trabalho certo será feito

Garantir a qualidade

Garantir uma plataformapara o desenvolvimento

Garantir a transferência de conhecimento

Necessidades Benefícios



Fatores motivadores e benefíciospara implantação de uma MGP


• Um organização estável é fundamental para o capitalismo.

• Capitalismo é um sistema onde a propriedade privada e investimento são as bases da ação econômica, que funciona melhor em condições de estabilidade, regularidade e previsibilidade, condições essas em que os atores compreendem e confiam na s regras de investimento, compra, poupança e produção.

• A incerteza sobre as organizações, regras e transparência do mercado, ao contrário, minam a confiança de que as transações podem ocorrer de forma rentável.

• Convenções e conceitos relacionados tais como hábitos, costumes, rotinas e práticas padrão - são entendimentos, muitas vezes tácita mas também consciente, que organizam e coordenar a ação no modo previsível.

RESUMINDO = a razão central que motiva as organizações no mundo inteiro a estabelecerem padrões, MGPs etc é busca pela previsibilidade.

(2003)



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Principais obstáculospara implantação de uma MGP


• Percepção de que gera burocracia

• Argumentação de que tira a criatividade

• Resistência, principalmente, de alguns

profissionais detentores dos “buracos-negros do

poder”





• Percepção de que gera burocracia

Dizem: “Tenho que fazer tarefas desnecessárias. Semvalor agregado ao invés de trabalhar no querealmente interessa.”

Resposta: “A mesma tarefa precisa ser discutidavárias vezes porque não há um padrão de comofazê-la.”



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• Argumentação de que tira a criatividade

Dizem: “Quando eu podia fazer do meu jeito as coisasfluíam muito mais rápidas. Dávamos um jeitinho epronto!”

Resposta: “Quando um funcionário descobrirclaramente uma maneira melhor de fazer astarefas, ela deve ser comunicada e, se for mesmo,certamente todos o apoiarão. Além disso, o metro éum padrão e nunca tirou a criatividade doarquiteto. ”





• Resistência, principalmente, de alguns

profissionais detentores dos “buracos-negros do

poder”

Dizem: “Esse processo é muito simples e sobre ele éfundamental ressaltar que a atual estrutura deorganização exige precisão e definição das formasde ação e dos conceitos de participação geral”Enquanto pensam: “hehe...só eu sei e tenho acompetência para fazer esse trabalho”

Resposta: “Interessante! Outras pessoas tambémprecisam participar disso. Você será o Grão-Mestrede todos nós.”



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Como implantarpara implantação de uma MGP

1. Analisar o ambiente de GP atual• “rodar” uma pesquisa de maturidade é uma ótima pedida.• Recomendo a pesquisa do Kerzner que são somente 20 questões.

2. Mapear os projetos• Não precisa ser todos os projetos. Uma dica é começar pelos

estratégicos (reconhecidos como os mais importante).• Não são necessárias informações detalhadas. Saber o nome do projeto,

breve descrição, nome do gerente, patrocinador, cliente, mês previstopara término, qual o status atual do projeto (não iniciado, em execução,suspenso, em encerramento) já resolve.

• Interessante levantar também qual o tipo de documentação que opessoal usa no gerenciamento do projeto (há um cronograma? Há umplanejamento? Há o controle da mudança? Como é reportado oandamento?)





3. Classificar os projetos• Analisar se é o caso de ter “trilhas” diferentes para diferentes tipos de

projetos.4. Desenhar a MGP

• Não “copie-e-cole” o PMBOK®.• Visite outras empresas.• Se todos os projetos estiverem “em execução” em diante, foque a MGP a

partir daí.• Não faça com que projetos que já estão em execução tenham que fazer

documentação retro-ativa.• Metodologias com somente 3 documentos (Termo de Abertura,

Relatório de status e Termo de Encerramento) já resolvem muita coisa.• Estabeleça data para revisão da MGP.




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5. Fazer um piloto• Escolha um projeto ou projetos de uma área.• Essa escolha deve ser premeditada, isto é, com grande chance de

sucesso.6. Treinar pessoas

• Ensinar antes de cobrar.• Fazer uma palestra para todos para apresentar a MGP• Fazer treinamentos rápidos e setoriais de no máximo 40 min

7. Implantar• Cobrar e controlar a utilização.

8. Rever periodicamente a MGP• Essa é a oportunidade para detalhar algum documento ou incluir um

novo passo ou documento no processo na MGP.




Fatores críticos de fracasso para implantação de uma MGP


1. “Guerrear” com os GPs.

2. Copiar MGP de outras empresas.

3. Demandar antes de prover.



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Fatores críticos de sucessopara implantação de uma MGP


1. Mantenha a simplicidade. Seja realista.

2. Estabeleça e certifique-se de que as expectativas e metas são compartilhadas por todos os stakeholders.

3. Foque na agregação de valor.

4. Apóie os Gerentes de Projetos.

5. Escolha um excelente patrocinador.



Fatores críticos de sucessopara implantação de uma MGP


4Ps do GPPeoplePerformingPerfectProcess



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Implantação de uma UGEAssuntos a serem abordados:- boas práticas de GP- fatores motivadores para implantação- benefícios de uma MGP- principais obstáculos- como implantar- fatores críticos de sucesso e fracasso+ implantação de uma Unidade de Gestão Estratégica (UGE)+ relação Escritório de Projetos x Escritório de Processos x Escritório

Para operacionalizar isso tudo (e muito mais).

Pode-se Implantar uma UGE – Unidade de Gestão Estratégica




Uma UGE (ou OSM – Office of Strategy Management), segundo Kaplan e Norton(2008), é a unidade organizacional responsável pela execução estratégica e tem asseguintes funções:

UGE

Estruturadora

IntegradoraGarantidora

Modelar os novos processos de gestão estratégica e da operação

Assegurar e orientar a integraçãoPlanejamento integrado e do

sistema de controle

Fonte: Kaplan, Norton. A execução premium, 2008. (Adaptação)



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Uma UGE (ou OSM – Office of Strategy Management), é a resposta para adesconexão da formulação estratégica da sua execução.

Fonte: Valeriano. Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos. Makron Books, 2001.

Formulação estratégica

Execução estratégica

Avaliação




Na prática UGE pode se posicionar...

Presidência

Diretoria 1 Diretoria 2 Diretoria N

Ger A Ger X Ger A Ger X Ger A Ger X

UGE

UGE

Como uma Assessoria

Como uma Unidade Funcional

... mas sempre no nível estratégico, como recomenda Kaplan e Norton (2008).



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Na prática UGE pode ter a seguinte estrutura...

UGE

Escritório de Processos

Escritório de Qualidade

Escritório de Governança

Escritório de Projetos

Escritório de Estatística




Isso não é novo!!!



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Fonte: www.hbr.org Acesso em 29/09/2008.

Breene, Nunes e Shill no final de 2007 publicaram o artigo ao lado na Harvard Business Review falando da necessidade de criação de uma nova unidade funcional CSO – Corporate Strategic Office, muito similar a UGE.

Esse artigo em questão foca na atuação do CSO.



UGE

Gestão de Planejamento e Gerenciamento de Projetos

Escritório de Processos

Escritório de Estatística

Governança + Projeto

CNJConselho Nacional de Justiça

Fonte: www.cnj.jus.br. Acesso em 09/08/2011.


http://www.cnj.jus.br/



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Fonte: www.vagas.com.br. Acesso em 09/08/2011.



Dica WL: No site do CNJ, embaixo, veja links em “Gestão, Planejamento e Pesquisa”.




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Relação Escritório de ProjetosX Escritório de ProcessosX Escritório de Governança




Relação Escritório de ProjetosX Escritório de ProcessosX Escritório de Governança x Escritório de Qualidade

Governança Corporativa

• Construção e gestão do mapa estratégico (Planejamento Estratégico)

• Comunicação do Planejamento Estratégico

• Acompanhamento da implementação das Iniciativas

• Implantação do modelo de governança corporativa

Projetos

• Desenvolver instrumentos e padrões;

• Consultoria e coaching em GP;

• Gestão de interdependências entre unidades.

Processos

• Desenvolver instrumentos e padrões

• Prestar consultoria e coaching em:

• Criação de um novo processo;

• Mapeamento de processos existentes;

• Definição de atribuições, competências, perfis e postos de trabalho para a cadeia do processo.

Qualidade

• Criar instrumentos de mensuração da qualidade;

• Desenvolver planos de ação de melhoria de processos;

• Identificar boas práticas;

• Criar normas e padrões de qualidade;

• Obter certificação.



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AGE recebe >> filtra >> classifica>> distribui as iniciativas

Continuidade ProcessoEscritório

de Processos

Ação estratégica

Indicadores de

resultado

Escritório de

Governança

Ação de Melhoria

Plano de ação de

melhoria

Escritório de

Qualidade

Exclusividade ProjetoEscritório

de Projetos

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E GOVERNANÇA

METAS

INDICADORES

AGE comunica à organização A organização gera iniciativas

Unidade Responsável

Ad

apta

do

de

Kan

ash

iro

, 20

11

.



FIM(Ou o começo da Gestão Estratégica...)

Wankes Leandro, MSc.

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“Palavras simples. Argumentos fortes.”

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Twitter: @wankesleandro

Obrigado e

Sucesso sempre!!!

Palestra disponível emwww.wankesleandro.comclicar em Palestras




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