melhores práticas em gerenciamento de projetos
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Melhores Práticas em Gerenciamento de Projetos
Relevância e Impacto no Dia-a-Dia das Empresas
Maio/2007Elderclei Regis Reami, MSc
Visão Geral
Abordagem Definições Básicas Processos Considerações Finais Perguntas e Respostas
Abordagem
Porque falar em projetos? Porque falar em melhores práticas? PMI – Project Management Institute
PMBOK – Project Management Body Of Knowledge
Versã0 2004 Certificação PMP – Project Management
Professional
Definições Básicas – Projeto
É um empreendimento temporário com o intuito de entregar um produto ou serviço único
É elaborado de maneira progressiva Realizado por pessoas, sujeito a
restrições, planejado, executado e controlado
Exemplos de projetos?
Definições Básicas - Stakeholder
É toda entidade ou pessoa ativamente envolvida no projeto, ou afetada por seus resultados
Exemplos: gerente de projeto, equipe de desenvolvimento, clientes, fornecedores, patrocinadores, etc
Quem seriam os stakeholders em um projeto de construção de uma represa?
Definições Básicas - PMBoK
Project Management Body of Knowledge Definição de ciclo de vida 5 grupos de processos para
gerenciamento de projetos 9 áreas de conhecimento
Definições Básicas – Ciclo de Vida Os projetos são divididos em fases para facilitar o
gerenciamento ou marcar as entregas de subprodutos da sua execução
Exemplo: Ciclo de vida de desenvolvimento de software Análise Projeto Construção Testes Implantação
Em geral, as fases são executadas sequencialmente Gastos e consumo de recursos são baixos no início,
crescem muito nas fases intermediárias e caem rapidamente nas fases finais
Definições Básicas – Grupos de Processos
Iniciação – define ou autoriza o projeto ou fase do projeto
Planejamento – define e refina objetivos, planeja o curso de ações necessários para atingí-los
Execução – integra pessoas e outros recursos de maneira a levar adiante o plano de projeto
Monitoramento e Controle– mensura e monitora o progresso do projeto para que seja possível corrigir desvios
Fechamento – formaliza o aceite do produto, serviço ou resultado do projeto e finaliza de maneira ordenada o projeto ou uma fase deste
IntegraçãoComunicações
Definições Básicas – Áreas de Conhecimento
•Escopo•Tempo•Custo•Qualidade•Recursos Humanos•Risco•Contratações
• 9 Áreas de conhecimento
Ética
Definições Básicas – Mudanças
“Só sei, que nada sei.” “Temos o privilégio duvidoso de
viver em uma época de mudanças!” A única certeza em projetos é que
haverá mudanças O gerente de projetos deve monitorá-
las e controlá-las de maneira pró-ativa O gerente de projetos é responsável
pelo projeto e deve agir para “protegê-lo”
Definições Básicas – Tríplice Restrição
Gerentes de projeto reconhecem a existência da chamada tríplice restrição, ou seja:
Escopo
Custo Tempo
Visão Geral dos Processos
Áreas de conhecimento e seus pontos de atenção
Gerenciamento da Integração
Elaborar Project Charter Elaborar Declaração de Escopo Preliminar Elaborar Plano de Gerenciamento do Projeto Dirigir e Gerenciar a Execução do projeto Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Controle Integrado de Mudanças Fechar Projeto
Inclui os processos e atividades necessários para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de cada um dos grupos de processo.
Importante lembrar:•Esta é a área de conhecimento, por excelência, do GP •Project Charter = autorização para início do projeto•Documente premissas, restrições, marcos miliários, etc•O GP deve ser um motor propulsor para o projeto•Formalize o fechamento do projeto
Gerenciamento de Escopo
Planejamento do Escopo Definição do Escopo Criar a WBS (Work
Breakdown Structure) Verificação do Escopo Controle do Escopo
Inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclui todo trabalho obrigatório, e apenas o trabalho obrigatório, para completar o projeto com sucesso.
Importante lembrar:•Cuidado com “Jack”! (scope creep)•Cuidado com quem pensa como “Jack”! (goldplating)
Semana de Informática
Palestras e Mini-Cursos Selecionados
Infra-estrutura Coffe-Break
Divulgação Processo de Inscrição Local para Palestras e Mini-Cursos Suporte técnico
Gerenciamento do Tempo
Definição de Atividades Seqüenciamento de Atividades Estimativa de Recursos para as Atividades Estimativa de Duração das Atividades Elaboração do Cronograma Controle do Cronograma
Inclui os processos necessários para conseguir terminar o projeto no tempo adequado.
Importante lembrar:•É possível tentar acelerar a execução (crashing e fast-tracking)•“Nove mulheres não geram uma criança em um mês!”
Gerenciamento do Custo
Estimativa de Custos Orçamento de Custos Controle de Custos
Inclui os processos envolvidos no planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos, de maneira que o projeto seja completado dentro do orçamento aprovado.
Importante lembrar:•Lembrar do código de conduta e ética profissional•Não sacrificar o projeto como um todo em nome dos custos•Acompanhar a evolução do projeto de perto (Earned Value Management)
Gerenciamento da Qualidade
Planejamento da Qualidade Desempenhar a Garantia da Qualidade Desempenhar o Controle da Qualidade
Inclui os processos e atividades da organização executora que determinam as políticas, objetivos e responsabilidades da qualidade de maneira que o projeto satisfaça as necessidades originais do mesmo.
Importante lembrar:•Auditoria não significa punição, mas oportunidade de melhoria•Em termos de produto:
•Qualidade não é diferencial!•Quem define o nível de qualidade adequado é o cliente
Gerenciamento dos Recursos Humanos
Planejamento dos Recursos Humanos Aquisição da Equipe do Projeto Desenvolver a Equipe do Projeto Gerenciar a Equipe do Projeto
Inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.
Importante lembrar:•Tratar cada membro como um indivíduo (gerenciar os recursos, mas também o recurso)•Sempre que possível, envolver os membros da equipe no planejamento e na tomada de decisão•Definir, claramente, papéis e responsabilidades (matriz RACI)•Ajustar o tamanho da equipe, conforme necessário•Atenção para os profissionais que são especialistas (“moscas brancas”) – eles podem ser críticos para o sucesso do projeto
Gerenciamento das Comunicações
Planejamento das Comunicações Distribuição das Informações Relatórios de Desempenho do Projeto Gerenciar os Stakeholders
Inclui os processos necessários para garantir, de maneira apropriada e com a pontualidade adequada, a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e disposição de informações do projeto.
Importante lembrar:•Quanto mais stakeholders, mais canais de comunicação. Quanto mais canais de comunicação, mais possibilidades de ruídos, mal-entendidos e diferenças de opinião•Utilize meios formais e informais de comunicação conforme a situação•As pessoas se expressam não apenas por palavras. O corpo fala!
Gerenciamento dos Riscos
Planejamento do Gerenciamento dos Riscos Identificação dos Riscos Análise Qualitativa dos Riscos Análise Quantitativa dos Riscos Planejamento das Respostas aos Riscos Monitoração e Controle dos Riscos
Inclui os processos relacionados com a condução do planejamento do gerenciamento de riscos, identificação, análise, respostas, monitoração e controle em um projeto.
Importante lembrar:•“Prudência e canja de galinha não fazem mal a ninguém”•Cuidado com a “Lei de Murphy”, mas cuidado com a paranóia•Riscos podem ser negativos, ou positivos (oportunidades)•Trate o risco adequadamente (elimine, mitigue, aceite, compartilhe, etc)
Gerenciamento das Contratações
Planejar Compras e Aquisições Planejar Contratação Requisitar Respostas dos Fornecedores Selecionar Fornecedores Administração do Contrato Fechamento do Contrato
Inclui os processos necessários para compra e aquisição de produtos, serviços ou resultados de fora da equipe para desempenhar o trabalho do projeto.
Importante lembrar:•Em negociação, informação é poder.•Procure utilizar estratégias ganha-ganha.•Em uma licitação ou seleção de fornecedores distribua as mesmas informações para todos. Lembre-se do código de ética.•Quando possível, dê pesos adequados para os critérios de seleção, ou seja, não priorize apenas custos
Considerações Finais
Futuro do Gerenciamento de Projetos Alteração da natureza dos projetos
Prazos mais curtos Entrega de produtos intangíveis
Globalização Equipes dispersas Convivência entre culturas distintas
Maior velocidade nas mudanças Necessidade de processos mais leves
Referências úteis
A Guide to the Project Management Body Of Knowledge, 3ª. Edition
http://www.pmi.org http://www.allpm.com
