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110

Matriz de Gestão dos Riscos

o Departamento de Auditoria

Au

dit

ori

a e

Ges

tão

da

Qu

alid

ade

Risco nº Identificação do Risco NR Medidas de Prevenção

R.AGQ_1 Identificação insuficiente de situações, procedimentos e comportamentos potenciadores de fraude;

ME Avaliação contínua de processos, procedimentos e comportamentos suscetíveis de gerar Riscos;

R.AGQ_2 Normas de Controlo Interno desarticuladas com a atualidade do Município;

E Proceder à atualização periódica das Normas de Controlo Interno, sempre que se verificar essa necessidade. Realizar auditorias, com regularidade, às diversas divisões;

R.AGQ_3 Implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade em desarticulação com a realidade do Município;

E Definir, certificar e monitorizar o Sistema de Gestão da Qualidade;

R.AGQ_4 Incumprimento das disposições legais M Manter uma lista das disposições legais vigentes;

R.AGQ_5 Demora de resposta a queixas, reclamações e denúncias;

M Definição de prazos de resposta;

R.AGQ_6 Todos os riscos que afetam potencialmente esta Unidade Orgânica, nos termos do Sistema de Controlo Interno da Autarquia;

E Monitorização Contínua;

111

o Departamento de Ambiente, Equipamentos e Obras

Equ

ipam

ento

s

Risco nº Identificação do Risco NR Plano de Ação

R.EQ_1 Falta de manutenção/conservação de viaturas, edifícios e outras instalações municipais;

E Maior controlo em termos de manutenção de viaturas, edifícios e outras instalações municipais assim como a sua valorização;

R.EQ_2 Utilização dos equipamentos/bens pertencentes ao Município para fins privados

F Elaboração de um mapa com a data e hora de utilização dos equipamentos/ bens para posterior cruzamento de informação.

R.EQ_3 Não cumprimento de procedimentos em matéria de higiene e segurança no trabalho

E Criação de normas internas no âmbito da higiene e segurança no trabalho (sensibilização para aplicação das mesmas)

R.EQ_4 Falta de fiscalização de obras E Plano de fiscalização de obras

R.EQ_5 Escassez de Recursos Humanos qualificados para a tarefa

E Contratação de mão-de-obra qualificada

R.EQ_6 Desatualização do Programa Municipal de Habitação M Proceder à atualização do Programa Municipal de Habitação, anualmente

R.EQ_7 Todos os riscos que afetam potencialmente esta Unidade Orgânica, nos termos do Sistema de Controlo Interno da Autarquia

E Monitorização contínua

112

V

ias

e Tr

ânsi

to


R.VT_1 Inexistência de correspondência entre a entrega de bens e prestações de serviços e o contratado

E Controlo/Verificação entre o que foi recebido e o constante no contrato

R.VT_2 Atividades/tarefas levadas a cabo sempre pelo mesmo trabalhador (possibilitando a ocorrência de lapsos)

M Instituir a rotatividade de funções em determinado grupo de trabalhadores

R.VT_3 Não cumprimento de procedimentos em matéria de higiene e segurança no trabalho

ME Criação de normas internas no âmbito da higiene e segurança no trabalho (sensibilização para aplicação das mesmas)

R.VT_4 Todos os riscos que afetam potencialmente esta Unidade Orgânica, nos termos do Sistema de Controlo Interno da Autarquia

E Monitorização Contínua

R.VT_5 Escassez de Recursos Humanos qualificados para a tarefa

E Contratação de mão-de-obra qualificada

R.VT_6 Falta de manutenção das vias e trânsito E

Avaliação das vias e trânsito de forma a contribuir para o ordenamento da circulação e segurança rodoviária

R.VT_7 Falta de fiscalização de obras

E Plano de fiscalização em obras e manutenção de infraestruturas.

R.VT_8 Falta de elaboração/atualização de um cadastro com a sinalética municipal

F Manter um cadastro de sinalização viária municipal atualizada

R.VT_9 Má definição das cláusulas técnicas para processos de aquisição de bens e serviços.

M

Definição de cláusulas de acordo com o que é efetivamente necessário, referindo todos os elementos considerados cruciais para a concretização das necessidades

113

Man

ute

nçã

o


R.MAN_1

Não cumprimento de procedimentos em matéria de higiene e segurança no trabalho

ME Criação de normas internas no âmbito da higiene e segurança no trabalho (sensibilização para aplicação das mesmas)

R.MAN_2 Todos os riscos que afetam potencialmente esta Unidade Orgânica, nos termos do Sistema de Controlo Interno da Autarquia


R.MAN_3 Falta de manutenção/conservação de sistemas elétricos e eletromecânicos existentes nas infraestruturas, edifícios e equipamentos municipais;

M Maior controlo na manutenção/conservação de sistemas elétricos e eletromecânicos existentes nas infraestruturas, edifícios e equipamentos municipais;

R.MAN_4 Inexistência de medidas de controlo dos consumos energéticos F

Delinear medidas que proporcionem melhorias ao nível da eficácia energética e monitorizar os seus consumos; Recursos a energias renováveis;

R.MAN_5 Inexistência de correspondência entre as cláusulas contratuais e as estabelecidas nas peças do respetivo concurso

E Controlo nas cláusulas contratuais

R.MAN_6 Escassez de Recursos Humanos qualificados para a tarefa E Contratação de mão-de-obra qualificada.

R.MAN_7 Incumprimento das disposições legais F Manter uma lista das disposições legais vigentes;

114

Saú

de

Pú

blic

a


R.SP_1 Não cumprimento de procedimentos em matéria de higiene e segurança no trabalho;

ME Criação de normas internas no âmbito da higiene e segurança no trabalho (sensibilização para aplicação das mesmas);

R.SP_2

Todos os riscos que afetam potencialmente esta Unidade Orgânica, nos termos do Sistema de Controlo Interno da Autarquia;


R.SP_3 Inexistência de correspondência entre as cláusulas contratuais e as estabelecidas nas peças do respetivo concurso;

E Controlo nas cláusulas contratuais;

R.SP_4 Escassez de Recursos Humanos qualificados para a tarefa;

E Contratação de Mão-de-obra qualificada;

R.SP_5 Incumprimento das disposições legais; E Manter uma lista das disposições legais vigentes;

115

Am

bie

nte


R.AMB_1

Atrasos na execução/ reparação de roturas em

ramais de esgotos e água; E Estabelecer prazos para execução dos trabalhos;

R.AMB_2 Falta de Limpeza das valetas e aquedutos das vias municipais;

M Rigor na manutenção das vias municipais;

R.AMB_3 Não cumprimento de procedimentos em matéria de higiene e segurança no trabalho;


R.AMB_4

Todos os riscos que afetam potencialmente esta

Unidade Orgânica, nos termos do Sistema de

Controlo Interno da Autarquia; E Monitorização Contínua;

R.AMB_5 Inexistência de um plano de eliminação de fontes

poluidoras; F

Proceder ao levantamento de fontes poluidoras no concelho por

forma a planear, coordenar e zelar pela execução das ações

necessárias à extinção;

R.AMB_6 Falta de fiscalização ambiental e urbana; M Fiscalização no âmbito da poluição sonora, atmosférica e dos recursos hídricos;

R.AMB_7 Escassez de Recursos Humanos qualificados para a tarefa;

E Contratação de Mão-de-obra qualificada

R.AMB_8 Deficiente manutenção/conservação de parques e

jardins; M

Estabelecer programas de manutenção/conservação de

parques, jardins e espaços verdes;

R.AMB_9 Incumprimento das disposições legais M Manter uma lista das disposições legais vigentes;

116

o Departamento de Fiscalização e Urbanismo

Div

isão

de

Fisc

aliz

ação


R.FISC_1 Ausência/Deficiente planeamento prévio de vistorias ou atividades de fiscalização;

M Plano de controlo e planeamento de vistorias;

R.FISC_2 Atividades/tarefas levadas a cabo sempre pelo mesmo trabalhador (possibilitando a ocorrência de lapsos);

E Rotatividade de trabalhadores;

R.FISC_3 Conflito de Interesses; E Rotatividade aleatória de trabalhadores para efetuar uma determinada atividade ou tarefa;

R.FISC_4 Não cumprimento de procedimentos em matéria de higiene e segurança no trabalho;


R.FISC_5 Incumprimento das disposições legais Manter uma lista das disposições legais vigentes;

R.FISC_6 Burocracia e morosidade dos procedimentos; E Estabelecer prazos e tomar o processo mais metódico;

R.FISC_7

Todos os riscos que afetam potencialmente esta U.O., nos termos

do Sistema de Controlo Interno da Autarquia. E Monitorização Contínua.

117

Ord

enam

ento

do

Te

rrit

óri

o


R.OT_1 Conflito de Interesses; E Rotatividade aleatória de trabalhadores para efetuar uma determinada atividade ou tarefa;

R.OT_2 Discricionariedade na elaboração de planos, projetos, propostas, pareceres (etc.), que poderão propiciar o favorecimento ou desfavorecimento dos interessados;

M Definir regras e normas de atuação para cada tipologia de processo, sendo obrigatório fundamentar as soluções adotadas;

R.OT_3

Acumulação de funções privadas não autorizadas, por parte dos

técnicos ou dirigentes, com intervenção nos procedimentos de

controlo prévio de operações urbanísticas que possam conflituar

com o exercício das suas funções;

F

Apresentar documento onde conste a relação dos trabalhadores em situação de acumulação de funções com as devidos despachos de autorização.

R.OT_4 Burocracia e morosidade dos procedimentos; E Estabelecer prazos e tomar o processo mais metódico;

R.OT_5 Incumprimento das disposições legais; MF Manter uma lista das disposições legais vigentes;

R.OT_6

Todos os riscos que afetam potencialmente esta U.O, nos termos

do Sistema de Controlo Interno da Autarquia; E Monitorização Contínua.

118

o Departamento de Desenvolvimento Social

Bib

liote

cas

e A

rqu

ivo

s


R.BA_1 Escassez de Recursos Humanos qualificados para a tarefa

F Contratação de Mão-de-obra qualificada

R.BA_2 Deterioração de documentos causada por erro humano;

F Cumprimento de regras de manuseamento de documentos com valor histórico e arquivístico

R.BA_3 Falta de salvaguarda de documentos municipais com valor histórico e arquivístico;

F Reconhecimento dos documentos com valor histórico e arquivístico e salvaguardá-los em lugar apropriado

R.BA_4 Todos os riscos que afetam potencialmente esta Unidade Orgânica, nos termos do Sistema de Controlo Interno da Autarquia.


119

o Departamento de Assuntos Jurídicos

Ass

un

tos

Jurí

dic

os


R.AJ_1 Transferência de bens entre os vários gabinetes sem se proceder à sua comunicação ao Serviço de Património

ME -Realização de ações regulares para verificação de bens; -Implementação da obrigatoriedade de comunicação ao Serviço de Património de todas as transferências entre gabinetes.

R.AJ_2 Extravio de bens E -Realização de ações regulares para verificação de bens; -Instituir mecanismos de controlo de entradas e saídas;

R.AJ_3 Bens abatidos indevidamente E Realização de ações regulares para verificação de bens;

R.AJ_4 Inexistência de correspondência entre as cláusulas contratuais e as estabelecidas nas peças do respetivo concurso

E Haver um maior controlo nas cláusulas contratuais

R.AJ_5 Material não etiquetado

ME

Proceder etiquetagem do material aquando a sua aquisição e proibição deste circular sem a etiqueta;

R.AJ_6 Incumprimento das disposições legais F Manter uma lista das disposições legais vigentes;

R.AJ_7 Falta de inventariação integral de todo o material do Município ME Proceder a um levantamento exaustivo de todo o material e fazer a sua respetiva inventariação;

R.AJ_8 Todos os riscos que afetam potencialmente esta U.O., nos termos do Sistema de Controlo Interno da Autarquia


120

Po

lícia

Mu

nic

ipal


R.PM_1 Conflito de interesses na análise das ocorrências E -Segregação de funções; -Definição de procedimentos

R.PM_2

Falta de rigor no planeamento prévio de atividades de

fiscalização M Maior rigor e planeamento em ações de fiscalização

R.PM_3

Divulgação, eliminação, sonegação, manipulação ou uso indevido

de informação confidencial E Haver um maior controlo e rigor aos responsáveis pela manipulação de informação de foro confidencial;

R.PM_4 Utilização excessiva do recurso a trabalho extraordinário como

forma de suprir necessidades permanentes dos serviços M Elaborar orientações no sentido de não utilização do trabalho extraordinário como forma de suprir necessidades permanentes dos serviços e reporte mensal do número de horas;

R.PM_5 Burocracia e morosidade dos procedimentos; E Estabelecer prazos e tomar o processo mais metódico;

R.PM_6

Todos os riscos que afetam potencialmente esta U.O., nos termos

do Sistema de Controlo Interno da Autarquia. E Monitorização Contínua

121

o Departamento de Administração Geral

Ad

min

istr

ativ

a e

Fin

ance

ira


R.AF_1 Uso indevido do Fundo de Maneio M -Rigor na definição do responsável pelo Fundo de Maneio; -O departamento de Auditoria fazer contagens pontuais ao cofre e sem aviso prévio;

R.AF_2 Existência de excesso de stock ou falta recorrente de determinado material

F Definição dos materiais de uso mais regular para fazer stock;

R.AF_3 Conflito de Interesses; E Rotatividade aleatória de trabalhadores para efetuar uma determinada atividade ou tarefa;

R.AF_4 Inexistência de um manual de acolhimento ME Elaboração de um manual de acolhimentos para os novos trabalhadores

R.AF_5 Extravio de bens E -Realização de ações regulares para verificação de bens; -Instituir mecanismos de controlo de entradas e saídas;

R.AF_6 Inexistência de correspondência entre as cláusulas contratuais e as estabelecidas nas peças do respetivo concurso


R.AF_7 Burocracia e morosidade dos procedimentos; E Estabelecer prazos e tornar o processo mais metódico;

R.AF_8 Extravio de processos; E Processos menos extensos e burocráticos;

R.AF_9 Incumprimento das disposições legais F Manter uma lista das disposições legais vigentes;

R.AF_10

Todos os riscos que afetam potencialmente

esta U.O., nos termos do SCI da Autarquia. E Monitorização Contínua

122

Soci

edad

e d

a In

form

ação


R.SI_1

Perda de confidencialidade da informação

sediada nos servidores do Município. E -Segregação de funções; - Definição de procedimentos de trabalho;

R.SI_2 Fragilidade na política de acessos aos sistemas de informação;

E -Segregação de funções; - Definição de procedimentos de trabalho;

R.SI_3 Conflito de Interesses; E

Rotatividade aleatória de trabalhadores para efetuar uma determinada atividade ou tarefa;

R.SI_4 Inexistência de um manual de acolhimento ME

Elaboração de um manual de acolhimentos para os novos trabalhadores

R.SI_5

Todos os riscos que afetam potencialmente

esta U.O., nos termos do Sistema de Controlo

Interno da Autarquia. E Monitorização Contínua

R.SI_6 Escassez de Recursos Humanos qualificados para a tarefa

M Contratação de Mão-de-obra qualificada

R.SI_7 Inexistência de correspondência entre as cláusulas contratuais e as estabelecidas nas peças do respetivo concurso


123

Bal

cão

Ún

ico

de

Ate

nd

ime

nto


R.DBUA_1 Demora no tempo de atendimento. M Controlo do tempo médio de espera por senha;

R.DBUA_2 Dar prioridade indevida a alguns documentos em detrimento de outros.

E -Segregação de funções; - Definição de procedimentos de trabalho;

R.DBUA_3

Utilização excessiva do recurso a trabalho extraordinário

como forma de suprir necessidades permanentes dos

serviços M

Elaborar orientações no sentido de não utilização do trabalho extraordinário como forma de suprir necessidades permanentes dos serviços e reporte mensal do número de horas;

R.DBUA_4 Todos os riscos que afetam potencialmente esta Unidade Orgânica, nos termos do Sistema de Controlo Interno da Autarquia


R.DBUA_5 Escassez de Recursos Humanos qualificados para a tarefa

M Contratação de Mão-de-obra qualificada;

R.DBUA_6 Conflito de Interesses; E Rotatividade aleatória de trabalhadores para efetuar uma determinada atividade ou tarefa;

124

Rec

urs

os

Hu

man

os


R.RH_1 Violação de deveres de imparcialidade nos procedimentos concursais.

E -Grelhas de avaliação bem definidas; -Nomeação de júri diferenciado para cada concurso.

R.RH_2 Processamento de salários indevidos a trabalhadores. M

-Segregação de funções; -Rotatividade de funcionários; -Elaboração de auditorias internas.

R.RH_3 Escassez de Recursos Humanos E Contratação de Mão-de-obra qualificada

R.RH_4 Inexistência de correspondência entre as cláusulas contratuais e as estabelecidas nas peças do respetivo concurso

E Maior controlo nas cláusulas contratuais

R.RH_5

Utilização excessiva do recurso a trabalho extraordinário

como forma de suprir necessidades permanentes dos

serviços F

Elaborar orientações no sentido de não utilização do trabalho extraordinário como forma de suprir necessidades permanentes dos serviços e reporte mensal do número de horas;

R.RH_6 Incumprimento das disposições legais M Manter uma lista das disposições legais vigentes;

R.RH_7

Acumulação de funções privadas não autorizadas, por

parte dos técnicos ou dirigentes M

Apresentar documento onde conste a relação dos trabalhadores em situação de acumulação de funções com os devidos despachos de autorização.

R.RH_8

Acesso indevido às informações e quebra de sigilo

M

-Definição de medidas de segurança nos arquivos dos processos individuais; -Acesso restrito através de palavra-passe a informações sigilosas;

R.RH_9 Conflito de Interesses; E

Rotatividade aleatória de trabalhadores para efetuar uma determinada atividade ou tarefa;

R.RH_10 Morosidade Burocrática;

E Estabelecer prazos e tornar o processo mais metódico;

R.RH_11 Extravio de Processos;

E Processos menos extensos e burocráticos;

R.RH_12

Todos os riscos que afetam potencialmente esta U.O.,

nos termos do SCI da Autarquia. E Monitorização Contínua

125

Matriz Global com Graduação dos Riscos

Probabilidade de Ocorrência

Alto Médio Baixo

Imp

acto

Pre

visí

vel

Alto

R.AGQ_1 R.FISC_6

R.VT_3 R.OT_4

R.MAN_1 R.AJ_5

R.SP_1 R.AJ_7

R.AMB_3 R.AF_4

R.SI_4 R.AJ_1

R.AGQ_2 R.VT_7 R.OT_1

R.AF_6 R.AF_7 R.AF_8

R.AGQ_3 R.MAN_2 R.OT_3

R.EQ_1 R.MAN_5 R.OT_6

R.EQ_3 R.MAN_6 R.OT_5

R.EQ_4 R.SP_2 R.AJ_3

R.VT_5 R.AMB_1 R.AJ_4

R.AMB_2 R.AMB_4 R.AF_3

R.VT_6 R.FISC_5 R.AF_5

R.RH_1 R.RH_3 R.RH_4

R.RH_12

R.MAN_3

R.AMB_6

R.AMB_8

R.AMB_9

R.PM_4

R.RH_6

R.RH_8

Médio

R.AGQ_5 R.SP_3 R.FISC_7

R.AF_10 R.SI_1 R.SI_2

R.SI_3 R.SI_5 R.SI_7

R.AGQ_6 R.SP_4 R.BA_4

R.EQ_5 R.SP_5 R.AJ_8

R.EQ_7 R.AMB_7 R.PM_1

R.VT_1 R.FISC_2 R.PM_3

R.FISC_3 R.FISC_4 R.PM_5

R.VT_4 R.AJ_2 R.PM_6

R.DBUA_2 R.DBUA_4 R.DBUA_6

R.RH_9 R.RH_10 R.RH_11

R.AGQ_4

R.FISC_1

R.OT_2

R.SI_6

R.RH_2

R.PM_2

R.RH_7

R.AMB_5

R.BA_1

R.BA_2

R.BA_3

R.AF_9

Baixo

R.EQ_2 R.DBUA_3

R.EQ_6 R.DBUA_5

R.VT_2

R.VT_9

R.AF_1

R.DBUA_1

R.VT_8 R.RH_5

R.MAN_4 R.AJ_6

R.MAN_7

R.AF_2

Elevado Muito Elevado Moderado Fraco Muito Fraco

matriz de gestão dos riscosªndice...110 matriz de gestão dos riscos o departamento de auditoria e...

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