manual tecnico sistema desenvolvimento organizacional

5/21/2018 Manual Tecnico Sistema Desenvolvimento Organizacional

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO

SILVAL DA CUNHA BARBOSAGovernador do Estado de Mato Grosso

BRUNO S FREIRE MARTINSSecretrio de Estado de Administrao

JOS GONALVES BOTELHO DO PRADOSecretrio de Estado de Planejamento e Coordenao Geral

EDMILSON JOS DOS SANTOSSecretrio de Estado de Fazenda

JOS ALVES PEREIRA FILHO

Secretrio Auditor Geral do Estado

DORGIVAL VERAS DE CARVALHOProcurador Geral do Estado

JOS DE JESUS NUNES CORDEIROSecretrio Adjunto de Administrao - SAD

SANDRA MARIA FONTES ALMEIDASecretrio Adjunto de Gesto de Pessoas - SAD


MEMBROS DA COMISSO CENTRAL DE IMPLANTAO DOS NCLEOS

SADSADPGESADSEPLANAGECasa CivilCEPROMATSEPLANSADSADSADSADSEPLANSEPLANSADCEPROMATAGEAGESEFAZSEPLANSADSAD

SEFAZSADSEFAZSADSADSEFAZSADSEPLANSADSEFAZSAD

SADCEPROMAT

Adriane Benedita DelamnicaAkemi Yara Kuroyanagi FariaAlexandre Apolnio Callejas

Ana Paula Poncineli Garcia RodriguesCarlos Correa Ribeiro Neto

Cristiane Laura de SouzaCristiane Picolin Sanches

Divino Silva MirandaEdson Fontana de Oliveira

Edson Monfort de AlbuquerqueGerusa Andreia Moretto

Graciele BarbieroJan Sifuentes Machado

Jocilene de Oliveira Silva PalmaJoel Martins da Rocha

Joelson Obrego MattosoJorge Luis de Oliveira Bruno

Jos Alves Pereira FilhoJos Gonalves Botelho do Prado

Josiane Ftima de AndradeJulia Satie Yokokura

Juracy Alves de OliveiraKarine Nunes Rodrigues

Luciana RosaLuiz Antnio de Carvalho

Luiz Marcos de LimaMaria Dolores F. Bergamasco

Maria Teresa de Mello VidottoMauro Nakamura Filho

Ozenira Felix Soares de SouzaRoberta Maria Amaral de Castro Pinto Penna

Sandra Maria Fontes AlmeidaSandro Coelho Eregipe

Simone Neves Tavares vila

Stella Macitelli PaulettoTelma Taques

EQUIPE TCNICA


Cleber Zamboni SartorCristiane Laura de Souza

Daniela Cristina SiutaDbora Pinheiro da Silva Lima

Edson Monfort de AlbuquerqueGerusa Andreia Moretto

Ivana Clia da Cruz LobatoJan Sifuentes MachadoJuracy Alves de OliveiraKarine Nunes RodriguesLuciana Machado GuimLucineide Alves Ferreira

Luiz Correa de Mello Neto

Luzinete Aparecida Campos CaldereiroMaria Anglica Barros Nince

Maria Jos Oliveira da Costa PissuttiMarionice do Nascimento GuiborMrcia Auxiliadora Taques Costa

Nelson Correa VianaPatrcia de Souza Atagiba Proena

Stella Macitelli PaulettoVnia Paula Rodrigues Stocco

Albert Fernandes da SilvaAna Carolina Carvalho GomesCleber Zamboni Sartor

Denise Elaine Train VieiraDouglas Henrique Ribeiro Piereti

Elizete Silva de FranaJan Sifuentes MachadoJuracy Alves de Oliveira

Luzinete Aparecida Campos CaldereiroMaria Teresa de Mello Vidotto

Mnica Camargo RochaRita Maria Weizman de Arruda

Rosanne Cssia de Figueiredo Modesto da SilvaStella Macitelli Pauletto

SADAGE

SADSEPLANSADSADSEPLANSADSADSADSEPLANSADSAD

SADSEPLANCEPROMATSADPGESADSEFAZSADSEPLAN

SADSADSADSADSADSADSADSADSADSADSADSAD

SADSAD

SUBCOMISSO DE CRIAO DO MODELO DE MANUAL

EQUIPE RESPONSVEL PELA ELABORAO DO VOLUME V

EQUIPE TCNICA


SUMRIO

INTRODUO

ApresentaoIntroduo

Objetivos

Aplicao

Gesto do Manual

CAPTULO 1 CONTEXTUALIZAO DO SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

1.1 Sistema de Desenvolvimento Organizacional 1.1.1 Estrutura e Funcionamento do Sistema 1.1.2 Finalidade do Sistema para o Estado

1.1.3 Identidade Organizacional

1.1.4 Viso Legal 1.1.5 Informatizao do Sistema

1.1.5.1 Integrao

1.1.6 Relao rgo Central com o Setorial

1.2 Conceitos 1.2.1 Organizaes 1.2.2 Desconcentrao 1.2.3 Descentralizao 1.2.4 Unidades Administrativas1.3 Reestruturao 1.3.1 Pr-requisitos para Reestruturao 1.3.2 Estrutura Hierrquica no Poder Executivo Estadual

1.3.3 Cargos em Comisso e Funes de Confiana 1.3.4 Fase de Pr-Reestruturao 1.3.5 Fase de Reestruturao

1.4 Gesto de Processos 1.4.1 Conceitos 1.4.2 Fases e Passos para Gesto de Processos 1.4.3 Instrumentos para Gesto dos ProcessosCAPTULO 2 BASE LEGAL DO SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

2.1 Legislao Federal

2.2 Legislao Estadual

2.2.1 Relao da Legislao Estadual relacionada ao Sistema Organizacional 2.2.1.1 Lei Complementar 2.2.1.2 Decreto

CAPTULO 3 PROCEDIMENTOS DO SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

3.1 Orientaes Gerais 3.1.1 Metodologia de Demonstrao dos Procedimentos de Operao dos Sistemas

3.2 Mapa de Relacionamento do Sistema de Desenvolvimento Organizacional


3.3 Macroprocesso de Gesto de Estrutura Organizacional 3.3.1 Macrofluxo de Gesto de Estrutura Organizacional

3.3.1.1 Mapa de Processo Regulamentar Estrutura Organizacional

3.3.1.2 Mapa de Processo Controlar Cargos em Comisso e Funes de Confiana

3.3.1.3 Mapa de Processo Elaborar e Atualizar Organograma

3.3.1.4 Mapa de Processo Coordenar a Elaborao e Atualizao do Regimento Interno

3.3.1.5 Mapa de Processo Gerir Unidades Administrativas

3.3.1.6 Mapa de Processo Organizar e Controlar a Legislao sobre Estrutura Organizacional

3.4 Macroprocessos de Gesto de Processos

3.4.1 Macrofluxo de Gesto de Processos

3.4.1.1 Mapa de Processo Capacitar em Anlise e Melhoria de Processos

3.4.1.2 Mapa de Processo Orientar a Aplicao da Metodologia de Gesto de Processos

3.4.1.3 Mapa de Processo Dimensionar Fora de trabalho

3.4.1.4 Mapa de Processo Orientar a Elaborao dos Indicadores de Processo

3.4.1.5 Mapa de Processo Acompanhar a Gesto de Indicadores de Processos

3.4.1.6 Mapa de Processo Orientar e Acompanhar a Aplicao da Anlise e Melhoria de ProcessosTABELAS E FORMULRIOS

GLOSSRIO

SIGLAS E ABREVIATURAS

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS


APRESENTAO

Apresentao dos Manuais Tcnicos de Normas e Procedimentos

INTRODUO

Introduo

ObjetivosAplicao

2

33

GESTO DO MANUAL

ObjetivoResponsabilidade

Elaborao e Gesto do ManualElaborao

Matriz de ResponsabilidadesEstrutura do Manual

RedaoGrficos e Imagens

Metodologia de ElaboraoContedo do Manual

Atualizao do Manual FsicoAtualizao do Manual Eletrnico

AprovaoDistribuio

Cpias Fsicas do ManualCpias Eletrnicas

Controle de RevisesManual Fsico

Controle de Atualizao de Verses - Exemplo

Formulrio de Atualizao - ExemploManual Eletrnico

Controle de Atualizao de Verses - Sistema de Desenvolvimento Organizacional

444456778891010101011111112

131415

SUMRIO INTRODUO

1


UNIDADE RESPONSVEL: SDO/SAD

MANUAL TCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS 1

N DA VERSO: 00 REVISTA EM: 15/12/2009

VOLUME V - SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

APRESENTAO

O aperfeioamento da gesto pblica tem como principal objetivo melhor atender s necessidades

e demandas da sociedade e, como ideal, aumentar a qualidade da prestao dos servios ao cidado.Entretanto, para que essa realidade se consolide, so necessrias no somente a formulao deboas polticas pblicas, mas tambm a sua correta execuo e o efetivo controle dos resultadosplanejados.

Nesse contexto, assume especial relevncia o fornecimento e fortalecimento dos serviosadministrativos, que tm por finalidade suprir os meios para a concretizao das polticas pblicas,apoiados nos sistemas de: gesto de pessoas, planejamento e oramento, finanas, contabilidade,aquisies, patrimnio e servios, controle interno, protocolo e arquivo, tecnologia da informaoe desenvolvimento organizacional.

Com o propsito de atender ao exposto, quanto prestao de servios, foram institudos, por meio

da Lei Complementar n 264, de 28/12/2006, e suas alteraes, 12 (doze) Ncleos de AdministraoSistmica, no mbito do Poder Executivo Estadual, para realizar os servios administrativos e deapoio, que at ento eram prestados por 43 (quarenta e trs) rgos e entidades.

Os pilares norteadores dessa lei baseiam-se nos seguintes princpios:

1. Integrao das atividades sistmicas em ncleos comuns, para racionalizar as despesas, otimizar osresultados e atender com qualidade s atividades ns dos rgos e das entidades;

2. Identicao e padronizao dos processos organizacionais e dos indicadores de desempenho da rea

sistmica, para viabilizar e racionalizar os mtodos de trabalho;

3. Prossionalizao dos servidores das unidades sistmicas, com o m de manter a continuidade

administrativa;

4. Integrao dos processos de planejamento, oramento, nanas, gesto de pessoas, gesto patrimonial

e controle interno.

A finalidade da criao dos Ncleos foi racionalizar a execuo dos servios sistmicos e, porconseguinte, potencializar a capacidade do Estado em promover o cumprimento de seuscompromissos junto populao, com eficincia e transparncia, sem perder o foco na eficcia,isto , na gesto voltada para os resultados.

Para contribuir na efetivao dessa reforma administrativa, foram editados Manuais Tcnicos deNormas e Procedimentos para os sistemas, conforme volumes abaixo:

Sistema de Aquisies Governamentais

Sistema de Gesto de Documentos

Sistema Contbil

Sistema de Controle Interno

Sistema de Desenvolvimento Organizacional

Sistema de Gesto Financeira

Sistema de Gesto de Pessoas

Sistema de Patrimnio e Servios

Sistema de Planejamento e Oramento

Sistema de Tecnologia da Informao

VOL. I

VOL. II

VOL. III

VOL. IV

VOL. V

VOL. VI

VOL. VII

VOL. VIIIVOL. IX

VOL. X

Apresentao






INTRODUO

A reforma administrativa criao dos Ncleos Sistmicos possui como objetivos a padronizaoda execuo dos processos sistmicos, a otimizao dos mtodos de trabalho e a profissionalizao

dos servidores para melhorar a eficincia e a qualidade dos servios prestados aos rgos e sentidades do Poder Executivo estadual.

Para que esses objetivos sejam alcanados, imprescindvel que a execuo dos processos e asatividades a eles pertinentes sejam realizadas de acordo com normas e procedimentos de trabalhopredefinidos.

Atendendo a esse pressuposto, o Manual Tcnico de Normas e Procedimentos, ora apresentado,promove e prope a sistematizao, dentro de um nico documento, de um conjunto de normas,diretrizes e procedimentos para orientar e instruir os servidores na execuo das atividades relativas administrao sistmica, no mbito do Poder Executivo estadual.

Ele contm as orientaes tcnicas e normativas acerca de determinado sistema ou matria,especificando de forma completa e detalhada as regras internas da Administrao Pblica para aadequada execuo dos procedimentos de trabalho, no fornecimento de servios e produtos pelarea administrativa.

O captulo inicial constitudo da contextualizao a respeito do sistema e seu processamentono mbito do Poder Executivo estadual. Na sequncia, ser apresentada a base legal em que osistema se fundamenta.

No captulo que trata dos procedimentos esto disponveis os macrofluxos de cada macroprocesso,com o fim de proporcionar uma viso geral do sistema e da relao entre os processos executados

pelo rgo central e pelo rgo setorial. Neste captulo tambm so encontrados os mapasdos processos, a partir dos quais possvel visualizar, de forma integrada, as diversas atividadesnecessrias adequada execuo para a obteno de um determinado produto ou servio.

Seu captulo final apresenta, na ntegra, os atos normativos regulamentares que regem o sistema eos formulrios que sero utilizados para a execuo das atividades dos processos.

Este manual tem os objetivos de orientar e instruir os servidores pblicos do Estado de MatoGrosso acerca dos processos sob sua responsabilidade. No entanto, para que tais objetivos sejamalcanados, este dever estar sempre atualizado segundo as normas e os procedimentos vigentes.

A iniciativa quanto s atualizaes partir do rgo central responsvel pelo sistema, cabendo sunidades setoriais, nos ncleos sistmicos, promoverem as adequaes necessrias.

Este manual refere-se ao sistema de Desenvolvimento Organizacional - DO, composto pelosseguintes macroprocessos:

1. Gesto de Estrutura Organizacional; e

2. Gesto de Processos.

Alm dos macroprocessos acima relacionados, existe um conjunto de processos independentes,previamente identificados pela equipe de desenvolvimento organizacional como ProcessosGerenciais que, temporariamente, no compem os macroprocessos de estrutura organizacionalou de gesto de processos, pois tratam de servios diretamente relacionados com a gesto da

Introduo






superintendncia. Parte dos servios a eles relacionados, em alguns casos, so desenvolvidos sobdemanda, por meio de solicitao da alta Administrao, em outros casos so executados por umou outro rgo, necessitando, portanto, de definies posteriores.

A equipe de desenvolvimento organizacional, tanto no rgo central quanto nos setoriais, est emfase de formao, e ainda no possvel definir, de forma clara, os limites de competncia entrecentral e setorial.

A responsabilidade pela gesto do sistema compete Secretaria de Estado de Administrao,por meio da Superintendncia de Desenvolvimento Organizacional, cuja misso : Prover a Ad-ministrao Pblica Estadual de Novas Tecnologias de Gesto Administrativa e Oportunizar aos

Gestores Pblicos o suporte necessrio ao cumprimento dos Objetivos Organizacionais.

OBJETIVOS

Os objetivos do Manual Tcnico de Normas e Procedimentos so:

1. Fixar as condies necessrias para execuo dos procedimentos, produtos e servios executados pelo

Estado;

2. Organizar as normas referentes aos sistemas e processos executados pela Administrao Pblica

estadual, facilitando a sua aplicao pelos servidores em suas atividades cotidianas;

3. Organizar e documentar os procedimentos de trabalho em mapas de processos, permitindo que o

domnio tecnolgico destes processos permanea nas mos do Estado de Mato Grosso;

4. Padronizar a forma de execuo dos procedimentos de trabalho de forma a assegurar maior ecincia

em sua execuo e sua conformidade com os padres corporativos;

5. Ampliar e facilitar o acesso dos servidores s capacitaes nas normas e nos procedimentos de trabalho,

contribuindo para a melhoria das competncias e a prossionalizao dos servidores;

6. Proporcionar a melhoria da comunicao entre os servidores do rgo central e dos rgos setoriais.

APLICAO

Este Manual Tcnico de Normas e Procedimentos da rea sistmica aplica-se ao rgo Centralresponsvel pelo sistema e aos Ncleos de Administrao Sistmica.

Este manual, especfico para o Sistema de Desenvolvimento Organizacional, se aplica a todosos setoriais de D.O, sejam estes setoriais estruturados em unidades de negcio ou atividadesvinculadas a outras unidades organizacionais/administrativas.

Os processos de Desenvolvimento Organizacional, dadas as caractersticas intrnsecas de seusservios e de seus clientes, para que possam desenvolver suas atividades de forma produtiva edirecionadas para as diretrizes prioritrias da organizao, precisam estar vinculados a atividadesde direo ou planejamento.

Introduo





VOLUME V - SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL Gesto do Manual

GESTO DO MANUAL

OBJETIVO

Estabelecer os procedimentos que descrevem o processo de elaborao, atualizao e controle

dos Manuais Tcnico de Normas e Procedimentos do Poder Executivo Estadual. A Tabela I Matrizde Responsabilidades, demonstra de forma sinttica os responsveis pelos itens que compem asesso de gesto dos manuais, apresentado a seguir.

RESPONSABILIDADE

A responsabilidade pela elaborao/atualizao, aprovao e controle dos manuais do gestor dorgo central responsvel pelo sistema.

A responsabilidade pode ser delegada, mediante designao formal a servidor(es) atuante(s) na

rea.

ELABORAO E GESTO DO MANUAL

Esta fase engloba quatro atividades principais: elaborao, aprovao, distribuio e controle dosdocumentos.

ELABORAO

A criao e atualizao dos Manuais Tcnicos de Normas e Procedimentos so de responsabilidade

do rgo ou entidade responsvel pela competncia devidamente estabelecida nas leis que lhesderam origem e demais atos normativos que as regulamentam.

Cada rgo central de sistema designar pessoa responsvel para elaborar e alterar o contedo,conforme disposio tcnica, bem como, executar a formatao e demais encaminhamentos.

Os manuais da rea sistmica foram organizados dividindo o seu contedo em parte comum eespecfica, seguindo uma estrutura padro.

A parte comum trata dos assuntos padro para todos os manuais da rea sistmica, sendo compostados seguintes tpicos:

Apresentao;

Introduo;

Objetivos;

Aplicao;

Gesto dos manuais;

Captulo 3 Procedimentos

Seo 1 Metodologia de demonstrao dos procedimentos de operao dos sistemas;

A alterao dos contedos desses tpicos ser feita por comisso especificamente designada.Aps validao, as alteraes devem ser feitas nos manuais de cada sistema, de forma padronizada.






TABELA01MATRIZDERESPONSABILIDADES

UNIDADECENTRAL

DOSISTEMA

UNIDADESETO-

RIALDO

SISTEMA

TITULARDAPASTA

DO

CENTRAL/

SAD

DO

SETORIAL

ELABORAR/

ALTERAR

CRI

AR/REDIGIR

PROPORREVISES

REVISAR

C

OMPILAR/

CO

NSOLIDAR

APROVAR

APROVAR

HO

MOLOGAR

CONTROLAR

DOCUMENTOS

ORIENTAR

ELABORAO

ORIENTARECONTROLARO

CADA

STRONOSIGP

ORIENTARECONTROLAR

REVISES

DISTRIBUIR/

DISPONIBILIZAR

CPIAFSICA

CPIAELETRNICA/SIGP

CPIA

ELETRNICA/

SITEDOGOVERNO

CPIA

ELETRNICA/

DE

MAISSITES

ATIVIDADES

RESPO

NSVEIS/REA

Gesto do Manual






A parte especfica trata de assunto do respectivo sistema, composta dos seguintes tpicos:

Captulo 1 Contextualizao do Sistema;

Captulo 2 Base Legal;

Seo 1 Federal; Seo 2 Estadual;

Capitulo 3 - Procedimentos;

Seo 2 Mapa de relacionamento do sistema;

Seo 3 Macroprocessos e Macrouxos;

Seo 4 Processos e Mapas de processos; e

Seo 5 Detalhamento de Procedimentos;

Tabelas e Formulrios;

Glossrio;

Lista de Siglas e Abreviaturas;

Referncias Bibliogrcas.

A alterao dos contedos desses tpicos ser feita pelos responsveis designados de cada sistema,conforme descrito anteriormente.

Os Mapas de Processos so paginados na sequncia de seus respectivos macroprocessos, quandofor o caso. Em outras situaes, quando o macroprocesso ou processos exigir detalhamentode mais procedimentos, os mesmos podero se utilizar de um sumrio especfico, na Seo 5 -Detalhamento de Procedimentos.

ESTRUTURA DO MANUAL

Seguindo as linhas tericas e metodolgicas mais utilizadas em manuais estudados e analisados,tanto da Administrao Pblica quanto privada, este documento ser composto por trs tiposbsicos de elementos:

Elementos preliminares ou pr-texto so aqueles que identificam o manual, introduzem seucontedo e explicam sua origem, seu desenvolvimento e a relao com outras tcnicas, outrosmanuais e outras normas;

Elementos textuais so aqueles que fixam os requisitos a serem satisfeitos, as tcnicas a seremadotadas para permitir o bom desempenho dos trabalhos com eficincia e qualidade;

Elementos suplementares ou ps-texto so aqueles que fornecem informaes adicionais paramelhor compreenso do texto ou do uso do manual.

Gesto do Manual






REDAO

Deve-se dar preferncia redao por tpicos, com frases curtas e objetivas;

Construir preferencialmente frases diretas: sujeito - verbo - complemento;

Empregar palavras de uso corrente e sentido preciso, bem como termos tcnicos definidos emterminologias pertinentes;

Deixar claro o que obrigatrio, utilizando-se de termos tais como: devem, no podem;

Utilizar pode/podemapenas para o caso de prescries facultativas;

Evitar explicaes ou justificativas, pois os documentos devem ser objetivos naquilo que padronizado;

Outros documentos tais como apostilas, textos tcnicos extrados de livros, podem ser utilizadoscomo referncia e detalhes para fins de esclarecimentos, justificativas ou treinamentos;

Nos procedimentos, devem-se destacar as atividades que tm maior influncia na qualidade doprocesso, evitando-se detalhamento excessivo. Atividades essencialmente tcnicas, que j sopr-requisitos para a ocupao do(s) cargo(s) ou com descrio de requisitos j incorporados aoconhecimento bsico do cargo no necessitam detalhamento.

GRFICOS E IMAGENS

Devem ser utilizados elementos grficos e imagens, se necessrios para facilitar o entendimento,tais como: fotos, desenhos, tabelas, fluxogramas, etc;

Em detalhes devem ser indicadas a escala e a legenda, quando necessrio;

PRELIMINARES OU PR-TEXTO CapaContra CapaSumrioApresentaoIntroduo

Objetivo AplicaoGesto do Manual

TEXTUAIS IntroduoCaptulo 1 Contextualizao sobre o SistemaCaptulo 2 Base legal Federal EstadualCaptulo 3 Procedimentos Mapa de relacionamento Macroprocessos e Macrofluxos Processos e Mapas de Processos Detalhamento de Procedimentos

SUPLEMENTARES OU PS-TEXTO Tabelas e FormulriosGlossrioLista de Siglas e AbreviaturasBibliografia

TABELA 02 CLASSIFICAO DOS ELEMENTOS

Gesto do Manual






So admitidos textos curtos e explicativos em detalhes, que possibilitem a compreenso do manual,evitando a necessidade de possvel procedimento complementar;

Toda foto, figura ou tabela deve ter um ttulo, denominao, identificao e numerao;

A numerao das fotos, figuras ou tabelas preferencialmente dever seguir uma ordem numricanica por seo.

METODOLOGIA DE ELABORAO

Os manuais foram elaborados de forma a permitir sua atualizao sem a necessidade de fazer asua edio completa. Ser atualizada somente a parte que sofrer alterao, excluso ou insero,mantendo o restante de sua estrutura.

A orientao geral para que as sees sejam elaboradas de forma independente, com cabealho,rodap e numerao de pgina especfica para a cada seo. Com este tipo de paginao permitiu-

se a atualizao do manual sem a necessidade de sua edio completa, mas, apenas das pginasrelativas seo alterada.

A paginao ser feita por seo, mesmo que o contedo seja curto e represente menos de umapgina.

No entanto, existem casos de manuais de contedos mais extensos e que, sendo assim, apresentamum nmero maior de pginas, superior a 150 (cento e cinquenta), por exemplo. Nesses casos ogestor do sistema poder fazer a opo de numerar as pginas por item. A impresso dever serde todas as pginas que se referem ao item atualizado. Tambm para este caso, orienta-se que sejafeito um sumrio especfico por seo, para facilitar a leitura e melhorar o controle da paginao.

Os Tpicos - Introduo e Captulos, entre outros, foram separados por divisrias. As mesmas estopadronizadas para todos os manuais, no que se refere quantidade forma de apresentao e aocontedo. Divisrias sem abas foram criadas para separar as sees e sua quantidade dependerdo contedo de cada manual.

CONTEDO DO MANUAL

Captulo 1 Contextualizao do sistemaEssa seo visa a dar uma viso geral do sistema, enfocando sua estrutura e seu funcionamento,a finalidade do sistema para a gesto pblica estadual, a poltica adotada no Estado, o contedoterico e doutrinrio que orienta seus executores, o tipo de informatizao utilizada e sua integraocom outros sistemas corporativos informatizados, etc.

Captulo 2 Base legalContm as citaes dos atos normativos, federal e estadual, de alcance geral sobre o sistema.Tambm deve conter referncia aos atos normativos revogados, bem como aos atos normativosque os alteram.

A ntegra das leis e demais atos normativos estaduais sero cadastradas, mantidas e controladasno sistema da imprensa oficial (IOMAT-NET) e os atos normativos federais sero localizados noendereo eletrnico disponvel no manual. Os responsveis pelo cadastramento dos atos normativos

estaduais no sistema IOMAT-NET so os rgos centrais responsveis pelos respectivos sistemas.



Gesto do Manual






Captulo 3 ProcedimentosEsta seo deve conter os procedimentos para operacionalizao do sistema. Ela composta dosmapas de relacionamento, fluxos dos macroprocessos, mapas dos processos e, quando necessrio,do procedimento operacional relativo s atividades crticas ou mais relevantes para o processo.

Tabelas e FormulriosEste tpico deve conter as tabelas e formulrios que so utilizados na execuo dos procedimentosdesenvolvidos diretamente pelo gestor central e setorial ou por algum de sua responsabilidade,mas que so executados pelos clientes.

Como dissemos, existem procedimentos executados pelo rgo central e por suas unidades setoriais.No entanto, tambm existem alguns procedimentos que so executados pelo prprio cliente, comopor exemplo, elaborao de: TR Termo de Referncia, Solicitao de fotocpias, Solicitao deDirias, entre outros. Normalmente para se executar estas atividades os clientes precisam preencheros formulrios definidos pelo rgo central do sistema, sejam eles informatizados ou no.

Os tpicos finais sero respectivamente: Glossrio, Lista de Siglas e Abreviaturas e Bibliografia, e

tm o objetivo de propiciar aos setoriais e clientes um melhor entendimento das especificidadesde cada sistema.

ATUALIZAO DO MANUAL FSICO

Como j descrito, os manuais fsicos foram editados de forma a permitir a sua atualizao, porincluso, alterao ou excluso, editando a alterao somente da parte afetada, mantendo a suaestrutura, bem como, os contedos no afetados.

A iniciativa para as alteraes dos manuais de competncia dos rgos centrais. Os setoriais,

quando houver alguma sugesto de melhoria, podem demandar alteraes que, aps anlise,homologao e aprovao dos gestores dos referidos rgos centrais, devem demandar aos D.Ossetoriais a atualizao de todos os exemplares do manual do respectivo sistema.

Os rgos centrais, responsveis pelos sistemas, so tambm responsveis pela alterao doscontedos, seguindo a formatao padro, conforme especificada abaixo:

Deve ser realizada em papel branco, no formato A4, 90 gramas;

Fonte Avenir LT, preta, tamanho 10 pt;

Margem superior: 2,5 cm, inferior 2,5 cm, esquerda 2,5 cm, e direita 2,0 cm;

Espaamento entre linhas 1,15;

Espaamento entre pargrafos 0,2 cm;

Afastamento de primeira linha 0,8 cm;

Recuo do texto para citao 1 cm;

Paginao Algarismos arbicos (1,2,3...) na parte inferior direita da folha. Inicia-se na primeira pgina

de texto com o nmero sequencial da seo;

Impresso Em uma s face;

Ttulos Primrios Colocados margem esquerda, todo maisculo, em negrito, com a numerao

crescente, dois espaos entre a letra e o nmero e com espao de 4 cm do incio do texto;

Ttulos secundrios Colocados margem esquerda, todo maisculo, em negrito, com a numerao dasubdiviso separada por dois espaos;

Gesto do Manual






Ttulos tercirio, quaternrio... Colocados margem esquerda, com a primeira letra maiscula e as

demais minsculas (exceto nomes prprios), com negrito somente na numerao sequencial.

O arquivo atualizado conforme a formatao oficial padro ser utilizado para gerar a impressodas folhas que sero includas nos manuais fsicos, bem como o manual eletrnico que serdisponibilizado na internet.

ATUALIZAO DO MANUAL ELETRNICO

Os arquivos dos manuais eletrnicos foram desenvolvidos em .pdf e devem ser atualizados pelosresponsveis dos respectivos sistemas; Aps atualizao, o arquivo dever ser encaminhado paraa equipe de Desenvolvimento Organizacional setorial para disponibilizao no Portal do Estado.

APROVAO

O manual deve ser aprovado mediante Portaria emitida pelo dirigente do rgo central responsvelpelo sistema.

Tambm, mediante Portaria, devem ser aprovados os contedos resultantes de alteraes eatualizaes. Os gestores desses rgos devero aprovar, previamente, as alteraes e consequentesatualizaes dos manuais, no que diz respeito a contextualizao, procedimentos de trabalho,tabelas e formulrios, glossrio, lista de siglas e abreviaturas.

Quanto a atualizao do captulo 2, que trata da Base Legal, no ser necessria a edio deum portaria especfica para a alterao desse assunto no manual, visto que toda base legal j previamente publicada.

Aps a aprovao, os arquivos sero encaminhados aos setoriais de Desenvolvimento Organizacionalpara dar seguimento ao processo.

DISTRIBUIO

Os rgos centrais e setoriais de cada sistema, bem como os setoriais de DesenvolvimentoOrganizacional, devem manter lista nominal de todas as unidades administrativas que possuemcpias fsicas dos manuais para facilitar as atualizaes e o controle dos mesmos.

Esta lista ser elaborada e atualizada por iniciativa do rgo central de cada sistema. Sempre queesta lista for atualizada, dever ser encaminhada uma cpia para suas unidades setoriais e outrapara a unidade de Desenvolvimento Organizacional.

CPIAS FSICAS DO MANUAL

As unidades administrativas que recebem cpias fsicas sero determinadas pelo rgo central dosistema, segundo a orientao geral abaixo descrita:

Unidades administrativas dos ncleos sistmicos (gabinetes de direo e chea);

Unidades administrativas dos rgos centrais responsveis pelos sistemas;

Gabinetes de direo dos rgos e das entidades clientes de cada ncleo para conhecimento e utilizao

em caso de decises ou orientaes estratgicas.

Gesto do Manual






Aos demais servidores e unidades administrativas as cpias sero disponibilizadas, na internet, viamanuais eletrnicos.

Na prtica:

O rgo central responsvel por cada sistema proceder as alteraes do contedo e o

preenchimento de ambos os formulrio de controle no arquivo original do manual;

Estando pronto o material, o rgo central envia para o setorial de D.O. o arquivo em PDF parasubstituir na internet, bem como outro arquivo com as pginas e o formulrio de alterao para

ser impresso.

D.O setorial ir publicar o PDF no portal, imprimir as cpias e distribuir o contedo acompanhadodo formulrio atualizado. Esse material ser entregue com base na lista de onde encontram-se os

manuais fsicos de cada sistema, mais precisamente, daquele que est sendo alterado.

CPIAS ELETRNICAS

As cpias dos manuais eletrnicos sero disponibilizadas de forma centralizada no Portal doEstado de Mato Grosso, em aba especfica. Todos os rgos e entidades vinculados ao PoderExecutivo Estadual podero disponibilizar os manuais em seus sites,mediante linkcom o Portal doEstado. O formato de link mais adequado pois, quando forem alterados os manuais no Portal,automaticamente sero atualizados nos sites.

CONTROLE DAS REVISES

O rgo central do sistema de Desenvolvimento Organizacional deve manter um controle dasrevises dos manuais fsicos e eletrnico.

MANUAL FSICO

Todas as pginas devem ter, no rodap, nmero da verso sequencial (00, 01, 02, ...0n), data dareviso e o nome da unidade administrativa responsvel pela reviso.

Cada manual tem um Controle de Atualizao de Verses para facilitar o conhecimento do contedo

alterado e o controle da verso atual de cada pgina. Assim, toda vez que o manual sofrer alterao,o Controle de Atualizao de Verses dever ser atualizado.

No Controle deve constar o Tpico, a Seo, o Item, a Pgina, o nmero da Verso atual, o tipode Modificao que a pgina sofreu (se foi alterada, includa ou excluda a pgina), e a Data daAtualizao da Verso, conforme exemplo abaixo.

Na verso 00 (original), a numerao das pginas, apresentada no Controle de Atualizao deVerses, ser a total daquele Tpico, Seo ou Item.

A partir da verso 01 (primeira alterao), as sees ou os itens que sofrerem modificaes (poralterao, incluso ou excluso) sero apresentados em linha separada dos demais, na linha

subsequente, conforme linha em negrito apresentada no exemplo na prxima pgina.

Gesto do Manual






TABELA 03 CONTROLE DE ATUALIZAO DE VERSES EXEMPLO

A cada nova verso, e para melhor orientao no momento de se efetuar a atualizao do manual,as pginas modificadas e reimpressas para atualizao do manual devem ser acompanhadas doFormulrio de Atualizao da Verso em que estaro especificadas as pginas modificadas equais os tipos de modificao executadas.

Este formulrio conter o Tpico, a Seo, o Item, a pgina e o tipo de modificao que a respectiva

pgina sofreu (incluir, alterar e excluir) e dever orientar e facilitar o trabalho das pessoas que faroa troca das folhas novas pelas antigas no manual fsico.

INTRODUO

Objetivos

CAPTULO 1 CONTEXTUALIZAO

CAPTULO 2 BASE LEGAL

CAPTULO 3 PROCEDIMENTOS

TABELAS E FORMULRIOS

GLOSSRIO



TPICO PGINASITEM VERSO ATUAL MODIFICAO DATA

-

-

1

2

3

-

-

-

-

1-15

2

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1-8

1-15

1-2

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1-1

1-1

00

01

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00

00

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Inclusode texto

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15/12/2009

25/12/2009

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15/12/2009

15/12/2009

Gesto do Manual






FORMULRIO DE ATUALIZAO EXEMPLO

Verso n. ......./ano

Revisada em dd/mm/ano

Esta atualizao decorre de alterao nos Captulos I e III, em funo de ajustes necessrios devido publicao do Ato Normativo n .... referente s mudanas nos procedimentos aplicveis ao macroprocesso...

TPICO SEO ITEM N PGINA INCLUIR ALTERAR EXCLUIR

CAPTULO 1

CAPTULO 1

CAPTULO 1CAPTULO 3

CAPTULO 3

CAPTULO 3

CAPTULO 3

CAPTULO 3

SUMRIO

3.3.1.2

3.3.1.2

3.4.1.3

3.4.1.3

3.4.1.3

1.3.3

1.3.4C.6.1.2

C.6.1.2

B.6

B.6

C.7

22

2333

33.A

18

18.A

30

X

X

X

X

X

X

X

X

OBS.: Aps efetuar a atualizao conforme o detalhamento acima, retornar as pginas substitudas ouexcludas, juntamente com este formulrio, ao rgo setorial de Desenvolvimento Organizacional paracontrole.

Data:

Recebido por:

Gesto do Manual






MANUAL ELETRNICO

Os manuais eletrnicos devero manter o mesmo Controle de Atualizao de Verses utilizado nosmanuais fsicos. Os manuais revisados sero republicados na ntegra, no Portal do Estado.

Uma cpia da primeira edio e das verses posteriores dos manuais eletrnicos de cada sistemaser cadastrada no Sistema Informatizado de Gesto de Processos (SIGP), no mdulo de Gesto deDocumentos para manter um histrico das alteraes dos mesmos.

Para que seja feito o controle de impresso de pginas do manual eletrnico disponvel nos sitesdoGoverno, ser inserido um mecanismo de controle demonstrando o carter no oficial desta cpiaimpressa, por exemplo: CPIA NO OFICIAL.

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO

BLAIROBORGES MAGGIGovernador do Estado de Mato Grosso

GERALDOAPARECIDODE VITTOJNIORSecretrio de Estado de Administrao

YNES JESUS DE MAGALHESSecretrio de Estado de Planejamento e Coordenao Geral

DER DE MORAES DIASSecretrio de Estado de Fazenda

JOS GONALVES BOTELHODO PRADOSecretrio Auditor-Geraldo Estado

DORGIVAL VERAS DE CARVALHOProcurador-Geraldo Estado

EDMILSONJOS DOS SANTOSSecretrio Adjunto do Tesouro Estadual SEFAZ

MARCEL SOUZA DE CURSISecretrio Adjunto da Receita Pblica SEFAZ

MAURONAKAMURA FILHOSuperintendente de Gesto Financeira Estadual SEFAZ

Gesto do Manual






INTRODUO

CAPTULO 1 CONTEXTUALIZAO

CAPTULO 2 BASE LEGAL

CAPTULO 3 PROCEDIMENTOS

TABELAS E FORMULRIOS

GLOSSRIO



TPICO PGINASITEM VERSO ATUAL MODIFICAO DATA

TABELA 04 CONTROLE DE ATUALIZAO DE VERSES SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

-

1

2

3

-

-

-

-

1-15

1-45

1-8

1-15

1-2

1-1

1-1

1-1

00

00

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00

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15/12/2009

Gesto do Manual


SUMRIO DO CAPTULO 1CONTEXTUALIZAO DO SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

1.1 Sistema de Desenvolvimento Organizacional1.1.1 Estrutura e Funcionamento do Sistema

1.1.2 Finalidade do Sistema para o Estado1.1.3 Identidade Organizacional

1.1.4 Viso Legal1.1.5 Informatizao do Sistema

1.1.6 Relao rgo Central com o Setorial

1.2 Conceitos1.2.1 Organizaes

1.2.2 Desconcentrao

1.2.3 Descentralizao1.2.4 Unidades Administrativas

1.3 Reestruturao1.3.1 Pr-requisitos para Reestruturao

1.3.2 Estrutura Hierrquica no Poder Executivo Estadual1.3.3 Cargos em Comisso e Funes de Confiana

1.3.4 Fase de Pr-Reestruturao1.3.5 Fase de Reestruturao

1.4 Gesto de Processos1.4.1 Conceitos

1.4.2 Fases e Passos para Gesto de Processos1.4.3 Instrumentos para Gesto dos Processos

1111224

455

67

79

12131416

25

253040





VOLUME V - SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL Contextualizao

CAPTULO 1CONTEXTUALIZAO SOBRE O SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

1.1 SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

1.1.1 ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL NO PODEREXECUTIVO

As atividades de Desenvolvimento Organizacional so desenvolvidas pela superintendncia dedesenvolvimento organizacional subordinada Secretaria de Estado de Administrao.

At 20/12/2000 existia a Coordenadoria de Modernizao e Desenvolvimento Organizacional e, apartir de 01 de janeiro de 2001, foi criada a superintendncia de desenvolvimento organizacional.Com isso, regulamentou-se como funo de direo da atividade na Secretaria de Estado deAdministrao e, assim, a Secretaria passa a estabelecer regulamentaes corporativas em relaos atividades de estruturao organizacional e padronizao no Poder Executivo.

A Superintendncia de Desenvolvimento Organizacional diretamente subordinada ao Secretriode Estado de Administrao.

1.1.2 FINALIDADE DO SISTEMA PARA O ESTADO

A finalidade da Superintendncia de Desenvolvimento Organizacional a de propor oaperfeioamento constante e a racionalizao das estruturas organizacionais dos rgos e dasentidades; propor tcnicas para a criao, reviso e padronizao das estruturas organizacionais,promovendo estudos sistemticos com vistas melhoria da efetividade das instituies pblicasvinculadas ao Poder Executivo.Como estabelecido na prpria finalidade, o foco da rea de Desenvolvimento Organizacional noPoder Executivo a criao, reviso e padronizao das estruturas organizacionais buscando oconstante aperfeioamento e racionalizao.

1.1.3 IDENTIDADE ORGANIZACIONAL

Misso:Prover a Administrao Pblica Estadual de Novas Tecnologias de Gesto Administrativae Oportunizar aos Gestores Pblicos o suporte necessrio ao cumprimento dos ObjetivosOrganizacionais.

Valores:

Eficincia, mediante: Proposio de metodologias de padronizao das estruturas e dos processos organizacionais; Adequao das estruturas organizacionais s caractersticas dos processos e demanda de

trabalho; Dimensionamento adequado da Fora de Trabalho.

COORDENADORIADE GESTO DE ESTRUTURA

COORDENADORIADE PADRONIZAO

SUPERINTENDNCIA DEDESENVOLVIMENTOORGANIZACIONAL






Eficcia, mediante: Orientao para a elaborao e o monitoramento dos indicadores de resultados dos produtos

e processos; Reciclagem e profissionalizao constante de seus servidores; Avaliao do desempenho de seus servidores com base nos indicadores de resultado sob sua

responsabilidade.Efetividade, mediante: Monitoramento de seus indicadores; Avaliao Institucional.Inovao, mediante: Anlise e Melhoria contnua dos Processos Organizacionais; Adequao contnua das estruturas organizacionais s necessidades organizacionais.

1.1.4 VISO LEGAL

A Secretaria de Estado de Administrao, por meio da Superintendncia de Desenvolvimento

Organizacional, o rgo competente para propor novos modelos ou tcnicas de gesto quepossibilitem o aperfeioamento e a racionalizao das estruturas e dos processos organizacionais.

As disposies legais sobre o assunto esto de acordo com o art. 29 da Lei Complementar n 14,de 16 de janeiro de 1992, acrescido e alterado pelo art.10 da Lei Complementar n 264, de 28 dedezembro de 2006, conforme disposto a seguir:

Art. 29 Compete Secretaria de Estado de Administrao - SAD, como rgo central dos sistemas

de pessoal, aquisies, material e patrimnio, desenvolvimento organizacional, imprensa oficial e gesto

de documentos do Estado, a proposio e execuo das polticas vinculadas a estas atividades. 1 Compete unidade de desenvolvimento organizacional, propor novos modelos ou tcnicas de

gesto que possibilitem o aperfeioamento e a racionalizao das estruturas organizacionais dos rgose entidades do Poder Executivo Estadual, assegurando a padronizao das estruturas organizacionais.

As competncias, acima relacionadas, so desenvolvidas em estreito relacionamento entre rgocentral, setorial e seus clientes, ou seja, os rgos e as entidades do Poder Executivo.O pressuposto bsico que cada gestor de negcio possui profundos conhecimentos e experinciasobre sua rea de atuao. Sendo assim, participa ativamente das discusses sobre os melhoresmtodos, tcnicas ou instrumentos a serem utilizados em sua atividade.Os mtodos, tcnicas e instrumentos utilizados devem ser suficientes para gerar os resultadosesperados de cada negcio. O uso excessivo de tcnicas e instrumentos burocratiza demasiadamentea Administrao Pblica, acarretando um aumento desnecessrio no custo da mquina pblica.

1.1.5 INFORMATIZAO DO SISTEMA

A superintendncia do sistema de desenvolvimento organizacional comea a implantar este ano osistema informatizado de gesto de processos SIGP, com o objetivo de, em mdio e longo prazo,reduzir a tramitao fsica de documentos, reduzir a necessidade de arquivo fsico dos documentos,dar mais celeridade ao processo de circulao destes documentos entre os rgos e as entidades,bem como propiciar mais transparncia e fortalecer o processo de comunicao.

O sistema foi adquirido com recursos do PNAFE, reservados para este fim. A soluo tcnicaescolhida foi um sistema denominado Isosystem. Compe-se do mdulo Administrador e mais5 mdulos especficos:

1. Gesto de Processos;2. Workflow (automatizao dos processos);






3. Gesto de Documentos;4. Gesto de Aes;5. Gesto de Desempenho.

Mdulo de Gesto de Processos: uma soluo para o gerenciamento eficaz dos processos organizacionais, pois automatiza todasas etapas requeridas na implementao dos processos, desde o mapeamento e a documentao,comunicao, medio e anlise, at a aplicao da melhoria contnua sobre os processos emoperao na empresa.

Benefcios Permite a fluxogramao das atividades de um processo e disponibilizao imediata;

Permite o cadastro e a anexao dos documentos, materiais e informaes relacionadosa cada processo e atividade;

Permite o detalhamento de todas as atividades em procedimentos operacionais; Permite o controle e monitoramento (gesto) das atualizaes/revises dos processos, possibili-

tando tambm a manuteno dos padres anteriores.

Recursos Disponveis Mapeamento dos processos;

Anlise e Monitoramento dos processos; Publicao dos processos.

Mdulo de Gesto de Documentos:Este mdulo automatiza os processos de indexao, armazenamento, publicao e distribuio dosdocumentos, garantindo alta produtividade e eficcia no seu gerenciamento e na sua operao.

Benefcios

Arquivo, controle e disponibilidade dos documentos; Possibilita a criao/padronizao/classificao dos documentos organizacionais;

Possibilita atualizaes/revises dos documentos de forma rpida e com disponibilidade simultnea

homologao.

Recursos Disponveis Organizao do Acervo; Publicao dos Documentos;

Gesto do Arquivo Fsico e docflow (protocolo).

Mdulo de Gesto de Aes:Este mdulo assegura o controle de no-conformidades e aes preventivas/corretivas com grande

agilidade e confiabilidade. Incorpora ferramentas de organizao, classificao e pesquisa, queproporcionam um acesso simples e imediato ao acervo de registros existentes.

Benefcios Permite a informatizao de todas as etapas da Anlise e Melhoria de Processos; Permite a instalao de sistema de atendimento a clientes internos em todos os rgos e todas

as entidades; Permite o conhecimento, pela alta Administrao, dos principais problemas que ocorrem nos

rgos e nas entidades.

Recursos Disponveis

Gesto de ocorrncias internas ao Poder Executivo: reclamaes, sugestes, elogios, dennciase monitoramento de metas; Monitoramento de aes preventivas, corretivas e de melhorias; Acompanhamento de melhorias contnuas.






Gesto de Indicadores/Desempenho:Permite o planejamento, o monitoramento, a anlise e a melhoria do desempenho estratgicocorporativo, baseado na metodologia Balanced Scorecard desenvolvida por Kaplan e Norton. Auxiliaas organizaes a maximizar os benefcios da implementao dos indicadores de desempenho.

Benefcios Permite a vinculao de indicadores a negcios, macroprocessos, processos, produtos; Anlise e Monitoramento das metas e medies dos indicadores; Permite dar publicidade simultnea de todos os indicadores aos interessados/responsveis.

Recursos Disponveis Automatiza a soluo do Balanced Scorecard; Apresenta diversos tipos de grficos de evoluo e comparativos; Utilizao do indicador em mltiplos Scorecard.

1.1.5.1 INTEGRAO DO SISTEMA INFORMATIZADO COM OUTROS SISTEMAS

O sistema foi desenvolvido em ambiente web e foram adquiridos, mediante licena, 05 mdulosoperacionais, mais o mdulo Administrador.O sistema possui condies tcnicas para integrao aos demais sistemas corporativos do PoderExecutivo.

1.1.6 RELAO RGO CENTRAL COM O SETORIAL

As competncias da rea central do sistema, subordinada Secretaria de Administrao, em suagrande maioria so executadas setorialmente, dentro dos ncleos, competindo ao rgo centralprincipalmente a coordenao geral e a definio das polticas, diretrizes e normas gerais, sempre

com a participao de seus setoriais.

Tendo em vista algumas especificidades organizacionais, nem todas as tcnicas de gesto podemser aplicadas em todos os rgos e todas as entidades do Executivo. Desta forma, importanteque o setorial estude, desenvolva e busque inovaes que possam melhor se adequar ao perfil deseus clientes e, assim, contribuam com o desenvolvimento contnuo da organizao.

1.2 CONCEITOS

O conceito de Desenvolvimento Organizacional est diretamente relacionado ao conceito de

mudana. As atividades de Desenvolvimento Organizacional, quando estruturadas dentro de umaorganizao, tm a finalidade de auxiliar o gestor na formatao de uma resposta rpida e adequadas mudanas. Em sua grande maioria, as mudanas so decorrentes da necessidade de evoluonatural das organizaes, necessidade esta que permeia a sociedade e, consequentemente, aAdministrao Pblica.

Com isso, o processo de mudanas que ocorre no ambiente externo, na sociedade, vai exigirrpidas adequaes das organizaes pblicas nova realidade. Estas adaptaes, muitas vezes,demandam alteraes na estrutura organizacional, o que impacta, de forma direta ou indireta, naspessoas que compem a organizao.

As mudanas estruturais e comportamentais, por sua vez, podero promover mudanas na cultura

organizacional. Desta forma, aos poucos, a organizao vai se adaptando cultura maior, a queenvolve a prpria sociedade. Neste contexto, a organizao vista como parte de um sistemamaior em que, de forma constante e sistemtica, impactos recprocos acontecem, formando um






ciclo de alimentao e retroalimentao num espiral, em contnuo processo de evoluo.O servidor e/ou empregado que atua em Desenvolvimento Organizacional deve desenvolver umaampla viso do contedo referente ao macroambiente onde est inserida a organizao e umprofundo conhecimento do ambiente institucional, alm dos resultados institucionais diretrizes,objetivos e metas. Com este conhecimento desenvolvido, o servidor melhora as suas competnciasprofissionais, como por exemplo, a habilidade de anlise e avaliao que essencial para a criaode mtodos, tcnicas e instrumentos de gesto adequados s necessidades organizacionais.

As premissas que orientam as atividades de Desenvolvimento Organizacional nas organizaesso as mais variadas possveis. No entanto, para orientar o trabalho no Poder Executivo estadual,optou-se por algumas premissas que refletem melhor a nossa cultura organizacional:

1. O ambiente externo se encontra em constante processo de mudana;2. As organizaes se adaptam s mudanas do ambiente externo; e3. As mudanas so feitas pelas pessoas que, por sua vez, so impactadas pelas mesmas.

1.2.1 ORGANIZAES

As organizaes emergem toda vez que houver um conjunto de crenas compartilhadasa respeito de um estado a ser adquirido que requeira os esforos e relacionamentos padronizadosde mais que umas poucas pessoas. Assim, organizaes seriam instrumentos sociais orientados paradeterminados objetivos dos quais as pessoas fazem parte e reagem que possuem continuidadeatravs do tempo - Galbraith, 1977.

Uma Organizao pode ser caracterizada por um conjunto de elementos pessoas, materiaise processos, reunidos de forma planejada para a realizao de objetivos comuns a um ou maisgrupos humanos. A interao contnua destes elementos com finalidade especifica e sistemticacaracteriza uma organizao formal.

A Administrao Pblica estadual composta por um conjunto de organizaes formais com a missode fornecer servios pblicos de interesse e necessidade real, a toda a sociedade mato-grossense.

As organizaes pblicas renem e organizam um conjunto de elementos ou recursos organizacio-nais que, adequadamente estruturados, cumprem os objetivos esperados pela sociedade. A buscado desenvolvimento nas organizaes pblicas deve ser constante e sistemtica, a estagnaodeve ser evitada para garantir sua sobrevivncia.

As competncias das organizaes pblicas so estabelecidas no prprio texto constitucional oumediante lei.

A competncia, segundo Celso Antnio Bandeira de Mello, pode ser conceituada como o crculocompreensivo de um plexo de deveres pblicos a serem satisfeitos mediante o exerccio de correlatose demarcados poderes instrumentais, legalmente conferidos para a satisfao de interesses pblicos.

1.2.2 DESCONCENTRAO

Assim como a Constituio Federal promove a repartio das competncias de seus entesfederativos com o objetivo de facilitar a organizao de nossa Repblica, os Estados brasileiros, pormeio de suas prprias constituies e de suas leis, promovem outra repartio, no nvel estadual,das competncias que lhes foram constitucionalmente atribudas.

A primeira forma de repartio se d mediante a desconcentrao distribuio de poder dentrode uma mesma pessoa jurdica, onde so distribudas algumas competncias do Poder Executivo,por lei, para rgos classificados como Administrao direta, denominados, em sua grande maioria,






no caso do Estado de Mato Grosso, de Secretarias de Estado.A desconcentrao das competncias no Poder Executivo estadual deve se orientar segundocritrios objetivos, que sigam disposies constitucionais e legislao infraconstitucional, tal comoo disposto na Lei Complementar n 13, de 16 de janeiro de 1992:

Pargrafo nico. A criao, a extino e a transformao de Secretaria de Estado sero regidas por lei,devendo ser observadas:I - a existncia de necessidade de otimizar a ao administrativa e social do Poder Executivo;II - a manuteno de integrao orgnica de setores e funes administrativas oficiais;III - a realizao de direo unificada para uma mesma poltica setorial;IV - a presena dos demais requisitos exigidos pela lei para a sua estruturao.

A distribuio das competncias entre as secretarias, costumeiramente, se faz em razo da matria(assunto), tratados constitucionalmente, tais como: segurana pblica, sade, educao, agricultura,entre outras.

No entanto, tambm podem ser criados outros rgos com prerrogativas prprias de Secretaria de

Estado, e esta criao tambm deve ser objeto de lei. No projeto de lei devem estar presentes asdisposies que justificam a criao deste rgo com status de Secretaria de Estado. Estes casosadvm de situaes especficas, tais como:

o nvel de autoridade e responsabilidade do rgo estratgico; competncias extraordinrias, decorrentes dos mais variados fatores, so impostas ao poder

pblico e a garantia da rapidez e qualidade na execuo pode depender da criao de umaestrutura diretamente subordinada ao Governador do Estado;

o rgo desempenha competncias de suporte direto ao Governador do Estado.

Nestes casos, o titular da pasta detm prerrogativas legais de um Secretrio de Estado, e as

competncias do rgo e seu grau de autonomia administrativa e financeira devem ser definidosna lei de criao.

A criao de um gabinete de Secretrio Especial ou Extraordinrio uma situao especial,normalmente temporria, que ocorre para atender situaes conjunturais e especficas.

Para auxiliar a criao de uma Secretaria Especial ou Extraordinria, o profissional dedesenvolvimento organizacional deve levantar as informaes legais, os pareceres tcnicos sobreas situaes conjunturais e especficas que possam tecnicamente justificar a criao da estrutura.Estes documentos, acompanhados de um parecer tcnico, devem demonstrar que existe umaimpossibilidade temporria destes assuntos/situaes serem tratados pelas estruturas j existentes,quer sejam rgos, entidades ou unidades organizacionais.

Nestes casos d-se a criao, por meio de lei especfica, em que devem constar as competnciasdo gabinete e sua composio. Caso necessrio, alm do cargo de Secretrio de Estado, podemser criados outros cargos em comisso ou funes de confiana. No se recomenda a criao decargo de carreira para atuar especificamente neste gabinete, os servidores de carreira podem edevem ser cedidos temporariamente por outros rgos ou entidades.

Os gabinetes de Secretrios Especiais ou Extraordinrios esto diretamente subordinados aoGovernador do Estado. No entanto, sua estrutura organizacional para fins de suporte administrativo,tcnico e operacional, geralmente vinculada Casa Civil do Governo.

1.2.3 DESCENTRALIZAO

Uma segunda forma de delegao de competncias se d quando: ora o Estado transfere o






exerccio de atividades que lhe so pertinentes para particulares, ora cria pessoas auxiliares suas,para desempenhar os cometimentos dessarte descentralizados (Bandeira de Mello 2006). Nestescasos a atuao do Estado se d de forma Indireta ou descentralizada.

Verifica-se aqui o rompimento parcial da subordinao. No entanto, o rgo central daAdministrao direta, permanece com o poder de controle sobre o descentralizado e os limitesdeste controle devem estar previstos na lei de criao da entidade, assim como o nvel de autonomiaa ser dado para a entidade.

Na descentralizao, o titular da competncia continua sendo o rgo central. No entanto, aautoridade e responsabilidade pela execuo so da instituio que foi criada para cumprir esteobjetivo.

A Lei Complementar n 13, de 16 de janeiro de 1992, estabeleceu:

Art. 15Todos os rgos do Poder Executivo ficaro sujeitos superviso do Secretrio de Estado

competente, exceto os submetidos superviso direta do Governador do Estado.

1O Secretrio de Estado responsvel perante o Governador pela superviso dos rgos enqua-drados na respectiva rea de competncia. 2 A superviso do Secretrio de Estado exercer-se-, por intermdio de orientao, coordenao econtrole das atividades dos rgos subordinados ou vinculados Secretaria.

1.2.4 UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Podem ser feitas novas distribuies internas de competncias, dentro de um mesmo rgo ou umamesma entidade. Neste caso, consistem, portanto, em meras distribuies internas de plexos decompetncias, ou seja, em desconcentraes administrativas (Bandeira de Mello 2006). No PoderExecutivo estadual as desconcentraes administrativas so denominadas unidades administrativas.

De acordo com a Lei Complementar n 266, de 29 de dezembro de 2006, unidade administrativa uma estrutura composta de recursos materiais, financeiros e humanos, com competncia paradesenvolver um ou mais agrupamentos de processos em que so elaborados os produtos ouservios dos rgos e entidades pblicas.

A distribuio de competncias em unidades administrativas possibilita ao gestor maior mobilidadee flexibilidade. Esta redistribuio de competncias pode ser necessria em razo da especificidadeda matria, da necessidade de regionalizao do servio ou mesmo de uma grande demanda deservios, necessitando assim da criao de centros menores de comando, o que facilita a gesto.Segundo Gulick, a homogeneidade na organizao obtida quando so reunidos, na mesmaunidade, todos os que estiverem executando o mesmo trabalho, pelo mesmo processo, para a

mesma clientela, no mesmo lugar.

1.3 REESTRUTURAO

Estrutura um conjunto formado, natural ou artificialmente, pela reunio de partes ou elementosem determinada ordem ou organizao (Aurlio).

Segundo Fritz (1997), o conceito de estrutura tem um significado mais profundo, descrevendo comoessas partes relacionam-se entre si e com o todo.

Sendo assim, a estrutura organizacional cria uma forma de diviso do trabalho e garante a coor-denao do mesmo, buscando atingir um objetivo determinado.






Sob a perspectiva estrutural, Fritz afirma que, se concluirmos que uma estrutura inadequada parasuas finalidades, ou seja, para o cumprimento da misso da organizao, podemos tentar projetaruma nova estrutura que permita alcanar o resultado final desejado. Estamos, portanto, falandode reestruturao.

No caso do Estado de Mato Grosso, o processo de reestruturao organizacional baseia-se, fun-damentalmente, no imperativo de readequar a estrutura organizacional do Poder Executivo perspectiva do cliente-cidado, principalmente:

Melhorando e inovando a estrutura organizacional de rgos e entidades pblicas; Ampliando a capacidade de realizao dos rgos e das entidades e, com isso, Aumentando o nvel de satisfao do cidado.

Historicamente, o objetivo das estruturas organizacionais era institucionalizar a estabilidade. Naempresa do futuro, o objetivo do desenho ser institucionalizar as mudanas. No entanto, somuitos os motivos que levaram as organizaes a se adaptarem nova realidade:

Alta velocidade das mudanas sociais, econmicas e polticas; Cliente-cidado com um nvel de exigncia cada vez mais elevado, uma vez que est consciente

de seus direitos; Fora de trabalho demandando um novo tipo de treinamento; Foco cada vez maior nos clientes; Mudanas no ambiente tecnolgico, etc.

Antigamente, como o ambiente externo era relativamente estvel, as estruturas organizacionais semantinham fixas por grandes perodos. Nos ltimos anos, o ambiente das organizaes do setorpblico tem mudado muito, como reflexo do processo de ampla transformao, em escala global,que estamos vivenciando.

Este processo engendra importantes redefinies nos papis dos tradicionais atores sociais epolticos como o Estado, o mercado e a sociedade civil. Da resulta a reforma do Estado e de seuaparelho, visando a redirecionar a sua atuao para as atividades consideradas exclusivas ou desuas prerrogativas, transferindo para as empresas e organizaes do terceiro setor outras atividadesque no so de sua competncia.

Atualmente, a instabilidade do ambiente gera a necessidade de adotar estruturas organizacionaismais flexveis, que deem respostas s demandas do ambiente.

O significado das organizaes sofreu grandes mudanas, de tal forma que tornou as mesmas atmais necessrias do que antes. Este novo significado ganha importncia no mundo atual exatamente

porque existe tanta ambiguidade, flexibilidade e variao ambiental, que os dirigentes e tomadoresde deciso necessitam de muito mais clareza tanto nas metas de longo e curto prazo, quanto nosvalores e nas estratgias organizacionais considerados no estabelecimento de um equilbrio nosresultados organizacionais esperados.

Um sistema de processamento (organizao) ou se adapta a seu ambiente, especialmente a seusistema receptor (cliente-cidado), ou deixa de existir. Uma organizao busca o equilbrio comseu ambiente externo. (Brache e Rummler, 1994).

A constante reavaliao da sua estrutura, seus processos e mecanismos de controle tornam a or-ganizao cada vez mais autocrtica e competitiva, caractersticas indispensveis para enfrentar as

crescentes complexidades ambientais.

O objetivo da organizao , na maior parte dos casos, resultado da eficincia de seus processos.






Assim sendo, o objetivo da maioria das organizaes deveria ser aperfeioar a eficcia e a eficinciada organizao horizontal. Ou seja, os processos devem guiar a estrutura da organizao.

A partir do conhecimento dos sistemas e processos que compem o rgo e a entidade possveldesenvolver estruturas organizacionais (com quadros de comando e operacionais) mais coerentescom seus objetivos, seus produtos e servios e a demanda de trabalho.

O estudo dos processos de uma organizao, de forma sistematizada, pode abrir a sua porta noapenas para a inovao e mudana, mas para modelos organizacionais mais leves e fluidos, quepossam responder pelo desenvolvimento de servios pblicos mais adequados s necessidades dasociedade.

1.3.1 PR-REQUISITOS PARA REESTRUTURAO

Visando a facilitar o processo de reestruturao, o rgo ou a entidade, preferencialmente, deverdesenvolver seu processo de Formulao Estratgica e, consequentemente, dispor da Misso,

Viso, Anlise do ambiente e os Objetivos estratgicos claramente definidos.

A Formulao Estratgica do Estado desenvolvida pela Secretaria de Estado de Planejamentoe Coordenao Geral - SEPLAN, que responde pelas polticas, diretrizes, normas e metodologiasrelativas ao planejamento e oramento no Estado, alm de coordenar o processo de elaboraodo Planejamento Plurianual (mdio e longo prazo) PPA, Lei de Diretrizes Oramentrias LDO,Planejamento Anual (curto prazo) PTA e Lei Oramentria Anual LOA, monitorar e avaliar aexecuo dos programas, dos projetos e das atividades.

O Plano Plurianual deve ser considerado como o documento que apresenta a formulao estratgicado Estado e, para garantir a execuo de seus objetivos estratgicos, necessrio que seja feitoo desdobramento destes objetivos. Portanto, para que isso possa ser feito de forma adequada,

recomenda-se desenvolver o planejamento estratgico dos rgos e das entidades.

Quando ocorre a formulao estratgica, feita uma anlise da situao atual do rgo ou daentidade frente aos objetivos, resultados que devem ser alcanados, bem como uma anlise doambiente interno e externo (pontos fracos e fortes) da instituio. Na oportunidade tambm discutida e estabelecida a viso que a alta Administrao tem para a instituio, com base naavaliao do ambiente externo ou seja, sociedade, clientes, mudanas econmicas e polticas.

A reestruturao deve ser realizada para adequar a estrutura administrativa s novas necessidadesdemandadas pelo ambiente externo e verificadas no processo de formulao estratgica.

Nos casos de revises pontuais da estrutura, nem sempre este pr-requisito se faz necessrio. No

entanto, deve ser revista ou definida a misso da unidade, trabalho que deve ser desenvolvido pelaequipe interna responsvel pela reviso da estrutura, coordenada pelos representantes do sistemade Desenvolvimento Organizacional.

A FUNDAP Fundao de Desenvolvimento Administrativo, vinculada ao governo do Estado deSo Paulo, em seu Guia de Modelagem de Estruturas Organizacionais, estabelece que:

Antes de propor uma reformulao, preciso saber que duas premissas essenciais devem ser consideradas:

Primeira premissaSeja qual for a circunstncia, ser sempre possvel melhorar o grau de racionalidade dos desenhos

organizacionais.

muito comum encontrar na Administrao Pblica uma espcie de sentimento renunciador emrelao a qualquer tentativa de conceber um desenho organizacional adequado. Isto acontece pordiversas razes. Toda alterao estrutural: (a) depende de um trmite legal; (b) desperta resistncias






internas e externas (as quais refletem os medos e a dinmica de poder nas organizaes); (c) limi-tada por padres preestabelecidos (conforme o tipo e a disponibilidade dos cargos que compem asestruturas); (d) est sujeita a formalismos (nos casos em que as estruturas reais diferem das estruturasformais). Vale tambm lembrar que muitas propostas buscam criar novas posies gerenciais apenaspara complementar salrio e suprir problemas de dimensionamento da fora de trabalho. E, no menosrelevante, h determinantes polticos decorrentes das mudanas e composies de governo. Todas

essas razes podem constituir, em alguns casos, limitaes aos projetos de reformulao organizacional. possvel, no entanto, superar tais limitaes.

Segunda premissaA discusso sobre estrutura deve estar embasada nas diretrizes sobre a organizao macrogovernamental.

Portanto, modelagem da estrutura devem preceder discusses mais abrangentes sobre o papel e asfunes do Poder Executivo e sobre os melhores modelos e arranjos institucionais para desempenharessas funes. E se o rgo (objeto de redesenho) no tiver mais que existir? Se no tiver mais nenhumafuno? Ou se sua funo puder ser mais eficientemente desempenhada fora do aparato estatal (viaprivatizao, termo de parceria, etc)?

As diretrizes macrogovernamentais que orientam os processos de reestruturao organizacionalno Poder Executivo estadual esto estabelecidas na Lei Complementar n 13, de 16 de janeiro de1992, conforme disposto a seguir:

Art. 12Os rgos e entidades que operam na mesma rea geogrfica devero atuar de forma coor-denada, para assegurar e otimizar a programao e execuo dos servios estaduais.

Estratgiagovernamental

A funo deve (precisa)ser realizada?

A funo deveser realizada diretamente

pelo Estado?

Promover areestruturao

Premissas para o arranjo IntitucionalNcleo estratgico

Atividades exclusivasAtividades no exclusivasProduo para mercado

Extingue-seo rgo

Examinar alternativas deprivatizao ou termo

de parceria

Quadro 01: Modelagem Macrogovernamental FUNDAP-SP

MODELAGEM MACROGOVERNAMENTAL

NO

NO

SIM

SIM






Pargrafo nico. Os rgos e entidades estaduais procuraro coordenar-se com organismos federaise municipais, que exeram atividades similares na mesma rea geogrfica, para minimizar os efeitos dasuperposio de esforos de investimentos.

Art. 31As diretrizes bsicas da Administrao so:

III - a racionalizao da estrutura da Administrao Estadual e dos mecanismos da tutela administrativa,especialmente, no que diz respeito:a) verificao da superposio de atividades administrativas, para efeito de fuso, transformao ou

extino de rgos estatais;b) instituio de novas espcies de rgos, dotados de autonomia administrativa e financeira, com

adequada flexibilidade de ao gerencial;c) desburocratizao e racionalizao dos servios e dos procedimentos do setor pblico;d) implantao de mecanismos eficientes de acompanhamento e controle da produtividade das empre-

sas estatais; ee) criao de critrios determinantes das lotaes nos rgos de atividade-meio e atividade-fim do

Estado.

A formao da macroestrutura do Poder Executivo estadual composta pelas instituies per-tencentes Administrao direta e indireta, so as estabelecidas nas Leis Complementares n 14e n 264, e nas leis que promoveram alteraes posteriores, bem como pelas leis que tratam dasinstituies pblicas relacionadas nos incisos IV, V e IX, do art. 45 da Constituio Estadual.

No que se refere reestruturao da macroestrutura governamental, esta competncia suplanta area de desenvolvimento organizacional bem como da prpria Secretaria de Administrao rgoresponsvel pelo sistema de desenvolvimento organizacional. Um processo de reestruturao da

macroestrutura do Poder Executivo deve ser desenvolvido por um grupo multisetorial, onde estejamrepresentados todos os rgos e todas as entidades relacionados com as competncias objeto deestudo, alm de representantes das reas instrumentais e da Casa Civil.

No caso de reestruturao da macroestrutura governamental, devem ser respeitados os dispo-sitivos constitucionais que tratam das competncias entre os Entes (Unio, Estado e Municpio) ePoderes (Executivo, Legislativo e Judicirio, alm do Ministrio Pblico) bem como, em relaoao ambiente externo sociedade. Atente-se para a existncia de instituies similares atuandodentro do prprio Estado, pois, em se tratando de setor pblico, isto pode ocorrer nas reas desade, educao, meio ambiente, agricultura e assistncia social. Tambm deve-se estar atentoa instituies vinculadas Unio e aos Municpios. As mesmas podem estar prestando serviosiguais ou equivalentes, pelo fato de possurem competncias comuns.

A criao de novas estruturas uma deciso importante e que impacta na prpria organizaopblica e em seu meio ambiente. uma atividade quase sempre complexa, que necessita deestudos e levantamentos profundos sobre a(s) competncia(s) objeto de anlise. Sendo assim, emprocessos de macrorreestruturao, sugere-se que sejam feitas reflexes sobre algumas possibi-lidades, tais como:

1. Podemos celebrar convnio com municpios, instituies filantrpicas, organizaes no governamentaispara a execuo destes servios pblicos?

2. Podemos fazer a contratao, permisso ou concesso, entre outros mecanismos de execuo de

servios, para fornecedores privados?3. O servio/a competncia a ser executada temporria, atende apenas a interesse de conjuntura atual?4. O servio/a competncia pode ser executada por estrutura j existente em alguma instituio do Poder






Executivo?5. O servio/a competncia objeto de delegao, recebido mediante convnio (temporrio) de outros

entes ou poderes, como por exemplo, a Unio?

Neste manual, o objetivo tratar de mtodos, tcnicas e instrumentos que possam orientar as reasde desenvolvimento organizacional na reestruturao ou reviso de estruturas no Poder Executivo.O objetivo principal auxiliar na concepo de novos arranjos estruturais que possam melhoraros resultados organizacionais.

1.3.2 ESTRUTURA HIERRQUICA NO PODER EXECUTIVO ESTADUAL

A Lei complementar n 266, de 29 de janeiro de 2008, estabeleceu em seu art. 3, incisos I e II, opadro de formao da estrutura hierrquica da Administrao direta, das autarquias e fundaes,conforme disposto a seguir:

Art. 3A estrutura hierrquica de cargos da Administrao Direta, Autrquica e Fundacional do PoderExecutivo fica estabelecida de acordo com o seguinte:

I - nos rgos da Administrao Direta, a estrutura hierrquica contar com, no mximo, os seguintescargos:

a) Secretrio de Estado;b) Secretrio Adjunto e Secretrio Adjunto Executivo;c) Superintendente ou Diretor de Unidades Desconcentradas;d) Coordenador;e) Gerente.

II - nas Entidades Autrquicas e Fundacionais, a estrutura hierrquica contar com, no mximo, os

seguintes cargos:a) Presidente;b) Diretor;c) Coordenador;d) Gerente.

1O posicionamento dos cargos em comisso e funes de confiana, em relao a cada nvel daorganizao bsica, nos rgos e entidades do Poder Executivo se dar de acordo com estabelecidono Anexo I desta lei complementar.

2As unidades administrativas desconcentradas, regionalizadas e/ou escritrios regionais, criados

e regulamentados mediante decreto governamental, tero, quando necessrio, a seguinte estrutura

hierrquica:I - Diretor/Diretor Regional;II - Gerente/Gerente Regional.

O objetivo deste dispositivo legal foi o de reduzir os nveis hierrquicos que existiam anteriormente,buscando horizontalizar as estruturas organizacionais, possibilitando maior flexibilidade e agilidade,e melhorando o sistema de comunicao interno nos rgos e nas entidades.

O Manual de Arranjo Institucional do Governo Federal, no que se refere a estrutura hierrquica,orienta para o princpio da agilidade, entendido como a orientao de gerar respostas rpidas eadequadas, que atendam s demandas dos usurios e dos agentes polticos e sociais, fundamenta

os desenhos organizacionais horizontalizados, com nmero reduzido de nveis hierrquicos e maioramplitude de comando e que contemplem canais de coordenao e integrao interna e externaao rgo. A resposta rpida agrega valor prestao dos servios pblicos e aos resultados doexerccio do poder de Estado.






1.3.3 CARGOS EM COMISSO E FUNES DE CONFIANA

Os cargos pblicos so as mais simples e indivisveis unidades de competncias a serem expressaspor um agente, previstas em nmero cer to, denominao prpria, retribudas por pessoas jurdicasde Direito Pblico e criadas por lei.

Quando forma de provimento, na Administrao Pblica, existem dois tipos de cargos pblicos,o cargo de provimento efetivo e o cargo de provimento em comisso.

Os primeiros, disposto no inciso II do art. 37 da Constituio Federal, cargos de provimento efetivo:1) recebem seus ocupantes em carter definitivo; 2) aps aprovao em concurso pblico de provasou de provas e ttulos; 3) so cargos estruturados segundo um conjunto de atribuies tcnicasque precisam ser desenvolvidas em carter permanente; 4) podem ser organizados em carreira ouisolados; e 5) so regidos por um estatuto, lei prpria, em razo da natureza das atribuies quelhes so afetas.

J o segundo tipo, disposto no inciso V do art. 37 da Constituio Federal, cargos em comisso:

1) so providos temporariamente; 2) so de livre nomeao e exonerao; 3) so criados paraexerccio de funes de direo, chefia e assessoramento; 4) no so organizados em carreiras;e 5) so regidos por um regime misto, de carter precrio. No mesmo inciso se orienta para quesejam estabelecidos, por meio de lei, percentuais mnimos de cargos em comisso a serem pro-vidos por servidores efetivos. A orientao se deve ao fato de que podem existir determinadoscargos de direo, chefia ou assessoramento que exigem conhecimentos tcnicos e experinciaprofissional especfica, bem como para assegurar maior participao dos servidores efetivos nasdecises tcnico-administrativas.

O inciso V do art. 37 da Constituio Federal tambm faz referncia a funes de confiana, pro-vidas necessariamente por servidores do quadro efetivo e que tambm se destinam ao exercciode atribuies de direo, chefia e assessoramento. Estas funes de confiana compem-se deatribuies de natureza permanente que se revestem de contedos de cunho tcnico altamenteespecializado para as quais no necessria a criao de cargos de carreira especficos.

Na estrutura prevista pela Lei Complementar n 266, de 29 de janeiro de 2008, podemos classificardois tipos bsicos de cargos de comando: os cargos de Direo e cargos de Chefia ou gerenciais.

Os cargos de direo so responsveis pelas atividades de deciso e pela deliberao de assun-tos que envolvem as competncias ou macroprocessos organizacionais. Para melhor esclarecer,podemos fazer um desdobramento, tambm de dois nveis, para facilitar o entendimento do tipode deciso e deliberao a serem distribudas entre os cargos que denominaramos de primeiroescalo - composto pelos titulares de pastas, principalmente os secretrios de Estado, tambm

denominados de Alta Administrao ou Estratgico e, o segundo escalo, composto pelos cargosde direo imediatamente subordinados ao primeiro escalao, e que respondem pelos encargos deDireo Intermediria, ou de nvel Ttico. Em ambos os casos, o que define de forma mais marcanteos cargos de direo so as atribuies de deciso e deliberao. Os detentores destes cargosso responsveis pelas interfaces organizacionais, ou seja, os relacionamentos entre os rgos eas entidades, bem como entre a Administrao Pblica e o ambiente externo.

Os cargos de chefia, linha gerencial, so responsveis pela gesto direta da linha operacional, bemcomo pela integrao horizontal com os demais processos (unidades) organizacionais. Sendo assim,cabe aos coordenadores e gerentes a gesto das interfaces entre sua rea e as reas-fornecedorase reas-cliente. So os responsveis, internamente, por transmitir as estratgias e diretrizes orga-

nizacionais ao nvel operacional/execuo. Dessa maneira, a forma como a equipe de execuodesenvolve os procedimentos de trabalho, o nvel de envolvimento e a motivao da equipe como trabalho, as caractersticas dos produtos ou servios desenvolvidos, em grande parte, so im-pactadas pelas aes de liderana empreendidas pelas chefias.






J os cargos de assessoria possuem atribuies relacionadas a contedos tcnicos ou altamenteespecializados, pois tm a misso de prover suporte tcnico e especializado para a tomada dedeciso. Na estrutura hierrquica estabelecida em nossa legislao as funes de assessoria sorealizadas de forma rotineira na unidade de assessoramento, pois existe previso de uma unidadeadministrativa para cada rgo e entidade. No entanto, tambm podem ser desenvolvidas porservidores titulares de cargos em comisso de assessoramento que estejam lotados em outras uni-dades que no seja a unidade de assessoramento, ou mesmo por servidores pblicos j investidosem cargos de provimento efetivo, formalmente designados ou nomeados em cargos em comisso.Cabe lembrar que tanto as unidades administrativas quanto os ocupantes dos cargos em comissode assessoramento no so responsveis por processos finalsticos, embora atuem em processossob a responsabilidade de uma autoridade pblica, ou seja, de um titular de cargo em comisso dechefia ou direo. Sua atribuio opinar, delinear, avaliar e/ou alterar o andamento do processo,para torn-lo mais eficaz- Manual de Arranjo Institucional do Governo Federal.

1.3.4 FASE DE PR-REESTRUTURAO

Esta fase caracterizada pelas etapas/aes que devem ser desenvolvidas antes do desenca-deamento da fase de reestruturao propriamente dita. Visa assegurar que o processo, uma vezdesencadeado, sofrer o mnimo de interferncias possveis, primando pela continuidade at oxito final do mesmo.

Devem ser identificadas e levantadas leis e demais atos normativos que tratam das finalidades,dos objetivos ou das competncias da(s) unidade(s) ou do sistema a ser reestruturado. Os atosnormativos so os instrumentos legais de delegao de competncias. Portanto, o que competea um rgo, a uma entidade ou empresa estatal deve estar claro na lei que o criou ou autorizousua criao, ou seja, esta lei deve deixar claro o escopo de competncias e o mbito de atuaodo rgo ou da entidade.

No caso de reestruturao de unidades administrativas, ou seja, das estruturas internas que com-pem o rgo e a entidade, deve ser verificada a existncia de decretos governamentais que tratamda institucionalizao das competncias destas unidades, tais como o decreto que institui o Regi-mento Interno, que instrumento legal que trata das competncias das unidades que compem orgo e suas unidades, bem como das atribuies comuns de seus dirigentes, suas chefias e demaisservidores. Alm do decreto de Regimento Interno, podem existir outros decretos que eventual-mente tenham sido constitudos de forma desalinhada com as estruturas j existentes. Portanto, abusca por estes instrumentos deve ser bastante ampla, podendo ser levantados e analisados osregimentos internos de outros rgos e outras entidades que tratam de assuntos convergentes.

a) Identificao dos Objetivos da Reestruturao

Para o desenvolvimento desta etapa ser necessrio o relatrio da formulao estratgica do rgoonde normalmente consta a Misso, Viso, Anlise do ambiente e Objetivos estratgicos. Casoo trabalho v ser desenvolvido em unidades administrativas isoladas e no exista a formulaoestratgica, os representantes de Desenvolvimento Organizacional, mediante o suporte tcnicoda equipe da Secretaria de Planejamento ou de suas unidades setoriais de Planejamento, poderodesenvolver a formulao estratgica da unidade. Neste caso, necessria a participao de umrepresentante do titular da pasta alm de outros representantes das unidades participantes.

Cada ponto fraco observado na estrutura atual do negcio deve ser anulado atravs da formulaode um objetivo de reestruturao. Os objetivos podem gerar indicadores de resultado de tal forma

que possa ser feito o acompanhamento de todo o processo de reestruturao. No item Tabelas eFormulrios, constante desse manual, se encontra o formulrio do quadro de objetivos que deverestar preenchido ao final desta etapa.




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manual tecnico sistema desenvolvimento organizacional

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