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MANUAL DO SISTEMA GESTÃO DE DOCUMENTOS
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Este manual foi desenvolvido para orientar os usuários do
Sistema de Gestão de Documentos a realizar pesquisas e
consultas de documentos armazenados no Departamento
de Documentos - DEDOC da MGS.
MGS / COGED: Rua Joaquim José, 1175 – Fonte Grande – Contagem/MG – CEP: 32.013-390 Tel.: (31) 3198-4200
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Sumário
1 - O que é o Sistema de Gestão de Documentos ......................................................................... 3
2 - O que é solicitação de documentos ............................................................................................. 3
3 - Pesquisa de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos: passo a passo ............ 3
4 - Solicitação de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos: passo a passo ....... 14
5 - Exclusão de dados no sistema ................................................................................................... 21
6 - Edição de dados no sistema ....................................................................................................... 21
7 – Solicitação para devolução e empréstimo de documentos ................................................... 22
8 - Precaução quando houver falhas no Sistema Gestão de Documentos .............................. 22
10- Modelo de recibo de documentos devolvidos ......................................................................... 24
11 - Contatos ....................................................................................................................................... 25
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1 - O que é o Sistema de Gestão de Documentos
O Sistema de Gestão de Documentos (SGD) do Departamento de Documentos –
DEDOC é um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos arquivistico. Foi
criado exclusivamente para gerenciar toda a massa documental arquivada no
DEDOC. Ele armazena todas as informações ou dados de todos os documentos
através de terminologias que descrevem e identificam seus conteúdos, para
posteriormente localizá-los através de critérios de pesquisa. Visa dar condições de
acesso, segurança e privacidade aos documentos produzidos pelos
Órgãos/Entidades que são Clientes da Gestão de Documentos da MGS.
2 - O que é solicitação de documentos
Solicitação de documentos é o mesmo que empréstimo de documentos. É um
pedido feito pelos Clientes para ter acesso aos documentos armazenados no
arquivo do Departamento de Documentos – DEDOC da MGS. Faz parte do processo
realizado pelo DEDOC para atendimento e satisfação dos Clientes.
3 - Pesquisa de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos: passo a
passo
Os Órgãos/Entidades deverão seguir os seguintes procedimentos para fazer uma
pesquisa no Sistema de Gestão de Documentos:
1. Acessar o site da MGS: www.mgs.srv.br
2. Clicar em: “Área Cliente”
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3. Fazer o login no sistema:
a. - Login: CPF (todos os números, sem os pontos e o hífen)
b. - Senha padrão: 1111 (posteriormente poderá ser alterada)
c. - Clicar em: “OK”
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a
b
c
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4. Aparecerá a seguinte tela:
5. Caso deseje mudar a senha, clicar em Alterar Senha e aparecerá a seguinte
tela:
6. Entrar com a nova senha conforme instrução do item 4, fazendo o login no
sistema. Aparecerá tela do item 5. Clicar em Gestão de Documentos – NOVO,
aparecerá a tela abaixo:
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7. Nesta tela, posicionar o mouse em: “Movimentação”.
8. O sistema dará duas opções de escolha: “Documentos” e “Pesquisa”.
↓
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9. Posicionar o mouse em “Pesquisa”, sem precisar clicar, e aparecerão as
seguintes opções: “Pesquisa Cliente”, “Documentos (com excluídos)” e
“Documentos”.
11. Clicar em “Pesquisa Cliente”.
12. Aparecerá a seguinte tela de pesquisa:
↓
↓
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13. Para efetuar a pesquisa é necessário preencher os campos desta tela para filtrar
as informações.
14. Nela, é possível escolher os critérios de pesquisa, os quais podem ser:
Documento Id
Localização
Container
Caixa Arquivo
Conjunto
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Documento Avulso
Etiqueta
Data do Documento
Descrição do Título Documental
15. Para obter a informação desejada, a pesquisa poderá ser realizada combinando
dois ou mais destes campos, sendo obrigatório o preenchimento dos dois
códigos referentes à empresa e ao Setor/Departamento.
a) Para o preenchimento dos dois campos é necessário preencher primeiro o
código que se refere ao Órgão/Entidade. Posteriormente, preencher o código
que se refere ao Setor/Departamento deste Órgão/Entidade.
b) Para inserir os códigos, basta clicar no ícone e será aberta outra tela.
c) Para o código que se refere ao Órgão/Entidade, será aberta a tela abaixo.
Nela, clique em “Pesquisar”.
↓
Primeiro código a ser preenchido
↓
↓
Segundo código a ser preenchido
↓
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d) Serão listadas as informações necessárias para o preenchimento dos
campos, bastando apenas selecionar um item da lista, como mostrado a
seguir.
e) Para o código que se refere ao Setor/Departamento do Órgão/Entidade
selecionado anteriormente, será aberta a tela abaixo. Nela, clique em
“Pesquisar”.
Item selecionado
↓
↓
↓
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f) Serão listadas as informações necessárias para o preenchimento dos
campos, bastando apenas selecionar um item da lista, como mostrado a
seguir.
16. Após selecionar o Órgão/Entidade e Setor/Departamento abrirá a tela de Gestão
de Documentos contendo o número dos códigos e as descrições do
Órgão/Entidade e do Setor/Departamento.
Item selecionado
↓
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17. Para continuar restringindo a pesquisa, basta inserir o símbolo percentual (%) no
início e/ou no fim do termo a ser pesquisado, nos campos apresentados
anteriormente. Este símbolo é também utilizado para fazer pesquisas com
termos imprecisos, ou seja, termos que não se tem a certeza de que foram
descritos da forma que será pesquisado.
Exemplo:
%PROCESSO%PAGAMENTO%2003/1999%
Foi descrito: PROCESSO DE PAGAMENTO DE DIÁRIA DE VIAGEM Nº
2003/1999.
18. Assim que os campos de pesquisa forem preenchidos corretamente com os
dados dos documentos, clicar em: “Pesquisar”.
↓
↓
↓
↓
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19. Serão listados os documentos com os dados informados.
20. Para fazer uma nova pesquisa, clicar no ícone “Limpar” e preencher novamente
os campos de pesquisa.
Repita a pesquisa quantas vezes forem necessárias para efetuar a busca com
sucesso.
↓
↓
↓
↓
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4 - Solicitação de Documentos no Sistema de Gestão de Documentos: passo a
passo
Para fazer uma solicitação de documentos no Sistema de Gestão de Documentos o
usuário do sistema deverá seguir os seguintes procedimentos:
1. Acessar o site da MGS: www.mgs.srv.br
2. Clicar em: “Área Cliente”
EXEMPLO DE PESQUISA
Pesquisa no campo de data do documento e/ou campo de descrição do título documental (assunto).
O resultado da busca trará todos os documentos relativos ao assunto em questão: data informada e/ou
descrição do título documental (assunto).
Utilizando, ainda, o símbolo percentual (%), tanto no início, no meio ou no fim do texto ou palavra para fazer
a pesquisa. Esta é conhecida como pesquisa por radical e consiste em pesquisar por uma parte da palavra
ou texto.
Exemplo 1: pesquisa por radical no campo descrição do título documental: folha%. O resultado da busca trará
todos os documentos que comecem com o radical “folha”: folha de pagamento, folha de presença...
.
Exemplo 2: pesquisa por radical no campo data documento: %2009%. O resultado da busca trará todos os
documentos que contenham o radical “2009”: 06/2009, 2009, 01/01/2009.
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4. Fazer o login no sistema:
d. - Login: CPF (todos os números, sem os pontos e o hífen)
e. - Senha padrão: 1111 (posteriormente poderá ser alterada)
f. - Clicar em: “OK”
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a
b
c
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3. Aparecerá a seguinte tela:
6. Clicar em “Gestão de Documentos – NOVO”, aparecerá a tela abaixo:
7. Nesta tela, posicionar o mouse em: “Solicitação”.
8. O sistema dará duas opções de escolha: “Documentos” e “SAC”.
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9. Seguir, posicionando o mouse em: “Documentos”.
10. Clicar em: “Solicitar Documentos”.
11. Aparecerá a seguinte tela a ser preenchida:
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↓
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12. Selecionar a “Empresa”
13. Selecionar a “Unidade”
14. Selecionar a “Forma de Entrega”
- Local Destinatário (o motorista da MGS fará a entrega no local de trabalho do
solicitante).
- Pesquisa Local (o solicitante irá até as instalações da COGED consultar os
documentos).
- E-mail: será encaminhada uma cópia do documento, o qual será digitalizado. Este
tipo de entrega será realizado somente se estiver no contrato de prestação de
serviço.
14.1. No campo “Complemento” preencher o prédio, andar e estação de trabalho (se
o Órgão estiver na Cidade Administrativa) e andar (se o Órgão estiver na Região
Central).
↓
↓
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15. Selecionar o “Tempo de Atendimento”:
- 3 horas (máxima urgência)
- 12 horas (média urgência)
- 24/48 horas (não demanda urgência)
16. Selecionar o “Local da Entrega”.
↓
↓
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17. Preencher o campo “Devolução Previsão”, com a data prevista para devolução,
no formato dd/mm/aaaa.
OBS: Próximo a esta data a COGED entrará em contato com o Cliente confirmando
o recolhimento do material.
18. No campo “Observação (1.000 caracteres)” digitar o texto solicitando o(s)
documento(s). O texto deverá conter dados como localização, etiqueta,
descrição do documento, data do documento ou qualquer informação que auxilie
na identificação e localização do documento.
19. Clicar em “Enviar Solicitação”.
20. Aparecerá uma caixa de mensagem com o seguinte texto: “Inclusão feita com
sucesso..., Solicitação número...” Esse número deverá ser anotado pelo
solicitante para qualquer informação que desejar obter a respeito da solicitação.
** O horário de entrega de documentos segue a medida adotada pela Administração
da Cidade Administrativa em razão do horário por ela permitido para entrega de
documentos.
Horários de entrega na Cidade Administrativa de Minas Gerais - CAMG: 09h30min
às 11h00min e 14h30min às 16h00min.
Horários de saída do transporte da MGS: 08h30min e 13h30min.
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Os pedidos de 3h (extrema urgência) deverão ser feitos até as 16h00min para serem
entregues na parte da manhã do dia seguinte e/ou até as 11h00min para serem
entregues na parte da tarde do mesmo dia.
OBS. Os pedidos de 3h (extrema urgência) são válidos para todos os Órgãos,
exceto para a Cidade Administrativa que será atendida nos tempos de 12h e 24h.
A solicitação poderá ser feita 24 horas por dia de segunda a segunda.
Para devolução deverá ser feito o mesmo procedimento de solicitação de
documentos, sendo que no campo da observação o solicitante deverá informar que
seja feito o recolhimento das caixas.
5 - Exclusão de dados no sistema
Quando se tratar de exclusão de dados no sistema, o Cliente deverá fazer uma
solicitação e informar no campo que se trata de exclusão e mencionar que as caixas
solicitadas em momento anterior não serão devolvidas ao arquivo da MGS. O
Cliente deverá listar no campo da observação as localizações das etiquetas de
contêiner e código de barras que serão excluídas.
6 - Edição de dados no sistema
A edição dos dados no sistema é feita nas seguintes situações: quando o Cliente
retira ou arquiva documento nas caixas e quando há extravio de etiquetas de código
de barras. Para estas alterações é necessário fazer a edição dos dados no sistema
e na planilha de inventário.
O Cliente deverá entrar na tela de solicitação e informar as mudanças a serem
efetuadas, relacionando as etiquetas de código de barras e as localizações de
contêineres que serão editados no sistema.
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7 – Solicitação para devolução e empréstimo de documentos
Para o empréstimo e devolução de documentos serão utilizados protocolos distintos.
No momento da entrega dos documentos ao Cliente, o funcionário da COGED
entregará um protocolo (conforme modelo na página 24) em duas vias com os dados
referentes aos documentos. O Cliente irá assinar as duas vias do protocolo, as quais
estarão com a assinatura do responsável pelo envio da remessa. Posteriormente, o
funcionário da COGED que estará fazendo a entrega irá assinar e deixar uma via
com o Cliente e encaminhar a outra para a COGED.
Para a devolução, o funcionário irá listar todos os documentos que estão sendo
devolvidos em um protocolo (conforme modelo na página 25). Ele irá solicitar ao
Cliente a conferência do protocolo e pedir para assiná-lo e fazer uma cópia do
mesmo. A cópia ficará com o Cliente e o original será encaminhado para a COGED.
8 - Precaução quando houver falhas no Sistema Gestão de Documentos
Para as ocasiões em que ocorrer falha do Sistema de Gestão de Documentos, ou o
mesmo ficar fora do ar, a comunicação entre a COGED e o Cliente será por telefone.
Para fazer a pesquisa o Cliente deverá utilizar as cópias das planilhas que foram
encaminhadas por e-mail ou os protocolos para obter a localização e os dados dos
documentos no arquivo da Gestão. Para a solicitação da coleta de documentos, o
Cliente deverá fazer o pedido via telefone. As informações repassadas por telefone
deverão ser as mesmas para a solicitação via sistema. Assim que o Sistema de
Gestão de Documentos voltar a funcionar, a COGED entrará em contato com o
Cliente para que a solicitação que foi feita via telefone seja realizada via sistema.
Isso é para que haja um controle no Sistema de Gestão de Documentos das
solicitações feitas pelo Cliente.
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9 - Modelo de protocolo utilizado para envio de documentos
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10- Modelo de recibo de documentos devolvidos
OBS: Localização descrita no recibo corresponde à etiqueta do contêiner
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11 - Contatos
SAC – Serviço de Atendimento ao Cliente
(31) 3198-4222
(31) 3198-4229
(31) 3198-4236
(31) 9198-4237
E-mail: [email protected]
Michel Lopes França
(31) 3198-4221
(31) 9884 9872
E-mail: [email protected]
Horário de expediente: de segunda a sexta-feira de 08h00min as 17h00min.
Estamos à disposição para esclarecimentos em relação aos procedimentos
abordados.