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Gestão Eletrônica de Documentos
A Simpress
Empresa especialista em outsourcing de impressão (laser e térmica) e gestão de documentos.
Hoje é a empresa mais premiada do segmento, com mais de 18 títulos nos últimos 6 anos.
Certificação ISO 9001:2008
Bureau Veritas Certification
� Modelo de Outsourcing de impressão laser, térmicas e gestão de documentos 100% implantado e
testado em todo o Brasil, com mais de 1.000 contratos em vigor, em grandes empresas.
� Processo operacional logístico, suporte de campo e estoques de insumos com gestão pró ativa feita
por uma Central de Operações 100% automatizada.
� Mais de 1.600 funcionários, com filiais nas principais cidades do país, além de 140 revendas
autorizadas e mais de 1.000 técnicos especializados, responsáveis pelo atendimento nacional, com SLAs
adequados a sua real necessidade.
A Simpress
Foco do nosso negócio
Como especialista a Simpress oferece aos seus clientes know how para avaliar, analisar, propor,
implantar e manter sistemas de Impressão e Gestão de Documentos.
Nosso principal diferencial competitivo:
“Oferecer ferramentas de controle e gestão, gerar menor trabalho
para a área de TI, mais eficiência, produtividade e redução de custos”.
Nosso modelo de negócio
Nosso modelo de negócio baseia-se
em um ciclo composto pelas
seguintes etapas:
•Mapeamento da situação;
• Apresentação do escopo do projeto;
• Gestão do ciclo do projeto, desde a
implantação, passando pela gestão do contrato
e revigorando o projeto com propostas de
melhorias contínuas.
Ações Socioambientais
Ser uma empresa socialmente responsável é ter consciência da nossa capacidade de influenciar de forma positiva a
comunidade em que estamos inseridos e agir para minimizar os impactos de nossa atuação sobre o meio ambiente.
Esta responsabilidade, presente no DNA Simpress, a fez criar o Programa Simpress Responsável, que tem como
finalidade fomentar diversos projetos socioambientais, como:
Gestão de documentos e Workflow - Definição
“São estratégias, tecnologias, métodos e métricas utilizadas para capturar, gerenciar,
armazenar, preservar e disponibilizar conteúdos e documentos relacionados aos
processos de negócios da organizações. As ferramentas e estratégias de GED
permitem o gerenciamento das informações não estruturadas da CIA,
independentemente de onde se encontram as informações.” - AIIM
“Automação total ou parcial de processos de negócios, onde documentos,
informações ou tarefas são passadas de um participante a outro, para ações, de
acordo com um conjunto de regras.” - AIIM
Gestão Eletrônica de Documentos
Oferecer soluções integradas de Gestão
Eletrônica de Documentos, utilizando
tecnologia de ponta, reunindo
consultoria, execução de projetos,
capacitação e integração de sistemas, a
fim de proporcionar aos nossos clientes
vantagens competitivas, reduzindo
custos e assegurando maior eficiência
operacional.
Gestão Eletrônica de Documentos
A informação não estruturada
Estruturada 20%
Não estruturada 80%
Apenas uma pequena parte das informações em uma empresa é organizada de forma sistemática e estruturada.
Gestão Eletrônica de Documentos
Problemas com os papéis?
“… eu ainda digitalizo essa papelada!”
Problemas com os arquivos digitais?
“… mas em qual pasta mesmo eu guardei?”
“Diversas pesquisas, em diversos meios para localizar informações“.
@
Ilhas de Informações
O Ciclo Documental
CapturarCapturar
IndexarIndexar
ArmazenarArmazenar
CompartilharCompartilhar
AplicarAplicar
PreservarPreservar
ReutilizarReutilizar
GerenciarGerenciar
MOBILIDADE
O Mundo está em Movimento
• 5 bilhões de pessoas no mundo possuem contas ativas de
telefones celulares.
• 50% de todos os telefones celulares serão smartphones ou
tablets até 2014.
• O número de profissionais de TI que trabalham com aplicações
móveis passará de 17% para 89% nos próximos 4 anos.
• Nos EUA 63% dos empregados preferem smartphones a
laptops.
“Dispositivos móveis estão rapidamente superando os computadores como fontes primárias de acesso a internet”
GED + Mobilidade
Quais tipos de problemas as soluções móveis de Gestão de Conteúdo Corporativo podem resolver?
A Gerente da Tesouraria precisa aprovar até meio dia o pagamento de uma nota fiscal mas ela está
em um seminário e sem acesso ao seu laptop. Problema!
O Diretor Comercial não consegue se “desconectar”. Mesmo no táxi indo para o aeroporto ele quer
acessar contratos e proposta. Problema!
Cloud Computing é Mobilidade?
Acesso móvel a conteúdos empresarias por dispositivos móveis só
é possível se os documentos estiverem na nuvem?
Não! Mobilidade e GED em nuvem são tecnologias
complementares.
É necessário em alguns casos acessar conteúdo empresarial por
um dispositivo móvel através de um “firewall”.
Conteúdos “sensíveis” a empresa não serão disponibilizados e
enviados para a nuvem em um futuro próximo.
Avalie as necessidades de mobilidade de cada grupo de usuários
separadamente.
Os conteúdos capturados e acessados pelo departamento fiscal
são diferentes do departamento de marketing.
Defina quais plataformas deverão ser utilizadas.
Existem diferentes softwares de ECM com suporte a diferentes
plataformas como Android, Apple, Blackberry, entre outras.
O que deve-se considerar?
Determine se o acesso será WEB ou via aplicativos.
Aplicativos possibilitam interações nativas e geralmente
permitem utilizar todos os recursos do dispositivo e também do
software de ECM.
Avalia o uso dos tablets.
O uso dos tablets para ações como captura e edição de
documentos é mais amigável que dos smartphones.
O que deve-se considerar?
Busque reais casos de uso e não o discurso: “Precisamos utilizar
pela mobilidade”.
Não adote mobilidade por simplesmente ser móvel.
Tablets e smartphones são as novas formas de produção e
acesso a conteúdos sociais e corporativos.
Se esses dispositivos estão fora das políticas de governança de TI
de sua empresa, comece a olhar para eles.
O que deve-se considerar?
“A impressão de documentos também é produção de conteúdo. Impressão móvel também é uma realidade”
Case Simpress para Notas Fiscais
Scanner Profissional
Notas Fiscais
Gerente de Logística
WWW
Gerente de TI
Gerente ComecialTesouraria
WWW
Captura Armazenamento
Workflow
OCR
Documentos
Semi Estruturados
Case Simpress para Notas Fiscais
Case Simpress para Notas Fiscais
Case Simpress para Notas Fiscais
Benefícios
Benefícios
Sustentabilidade, GED é verde!
Confira tudo que a Simpress tem a oferecer para
a Gestão Eletrônica dos seus documentos.
Oferta da Simpress
Aplicações Serviços
ServiServiççosos
SIMPRESS CLOUD COMPUTING
DIGITALIZAÇÃO PRODUCTION CENTER
DIGITALIZAÇÃO “IN HOUSE”
RECURSOS HUMANOS
NOTAS FISCAIS
PROCESSOSJURÍDICOS
SOB MEDIDA LOGÍSTICAPRONTUÁRIO MÉDICO
APROVAÇÃO DE CRÉDITO
GESTÃO DE CONTRATOS
AplicaAplicaççõesões
Oferta da Simpress
Cenário de oportunidades para melhorias de processos
Implantação Departamental
• Planejamento
Multi-departamentalAderência aos Processos Gestão do Conhecimento
Vendas RHFinanças Produção
Logística P&D Jurídico Controladoria
• Requisição de compras
• Informação produto
• Contratos
• Contas a pagar
• Contas è receber
• Registros e transações
• Normas
• Controles
• Avaliações
• Currículos
• Prontuários de
funcionários
Compras
• Comprovante entrega
• Documentos embarque
• Documentos alfândega
• Processos
• Contratos
• Pesquisas
• Projetos
• Normas e padrões
Administração
• Contratos
• Relatórios
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• Pedidos
• Arquivos de clientes
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Felipe Chaves – Coordenador GED
Giancarlo Ghirotti – Gerente Comercial
RJ