Políticas de RetençãoO SharePoint permite configurar políticas de retenção para os arquivos. Essas configurações estão associadas com o conceito de não guardar “lixo” eternamente, utilizando políticas de organização e deixando mais simples o processo de manutenção dos arquivos. As políticas de retenção podem ser aplicadas com critérios como tempo ou quantidade de versões, com algumas ações avançadas podendo ser feitas também por workflow.

Revisões, versionamento e aprovação de processosUma das maiores demandas de GED é monitoramento: é importante ter um histórico completo da vida do documento. Depois que o arquivo vai para o sistema, ele pode ser modificado e revisado inúmeras vezes, criando diversas versões. Uma das facilidades do SharePoint para esse aspecto é que, ao guardar documentos versionados, atualiza só o que foi mudado (as diferenças), ocupando menos espaço em disco.

Em processos maiores, há, ainda, cadeias de aprovações, que definem se o arquivo está ou não de acordo e se será utilizado. O SharePoint auxilia esse caminho, garantindo a integridade das revisões – a partir do momento em que um documento pode sair do ar e só entrar de novo quando acabar a revisão, o que evita mudanças durante o período em que já está sendo editado - e aprovações.

Além disso, a plataforma também é perfeita para workflows. Com esses, é possível encadear os passos a serem seguidos, algo ótimo para as aprovações, por exemplo, onde monta-se essa linha cronológica com travas, não permitindo que o documento vá para a próxima pessoa no fluxo sem obrigatoriamente passar pela anterior, e ligando uma grande cadeia delas, quando os processos forem maiores. O resultado chega de maneira mais rápida e sem dificuldades.

Permissões de AcessoGeralmente, nas empresas, diferentes colaboradores podem ter acesso a arquivos distintos, protegendo informações confidenciais ou operacionalmente sensíveis. No sistema de GED, é possível controlar os níveis de acesso/permissionamento de cada um, determinando quem – ou que áreas – pode ver ou realizar que tipo de ação em relação aos documentos. São definidas categorias de usuários e depois delimitadas permissões de acesso para usos específicos dos arquivos.

Segurança da informaçãoAlém das permissões básicas de autorização e acesso ao conteúdo, o SharePoint pode trabalhar em conjunto com as soluções de IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) da Microsoft. Nesse caso, o conteúdo fica protegido contra cópias não autorizadas. Outra boa funcionalidade é que é possível ligar rotinas de auditoria nos arquivos para saber quem acessou certo conteúdo. O controle sobre o acesso ao conteúdo é garantido, não importa se dentro ou fora da empresa, dando confiabilidade ao processo.

Gestão Eletrônica de Documentos com SharePointUm sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) consiste em estratégias para criar, armazenar, gerenciar e compartilhar informações e o capital intelectual de sua empresa, além de potencializá-los. Em diretórios tradicionais, os processos e documentos acabariam ocupando muito espaço e possíveis danos gerariam uma recuperação lenta. Graças ao conjunto de tecnologias do GED, é fácil localizar e recuperar arquivos, mesmo em grande volume.

O SharePoint é um grande aliado, com recursos nativos para a área e diferenciais como interface simples e busca eficiente e rápida. O acesso aos documentos é descomplicado e há possibilidade de customização da plataforma. Os ativos informacionais digitais são agrupados por categorias, padronizados e atualizados sempre que necessário, dinamizando os processos.

Unindo conceitos de gestão eletrônica de documentos, usabilidade e tecnologia a diversas funcionalidades do SharePoint, cria-se uma solução de inúmeros benefícios. Entre eles: automatização de processos documentais; maior organização e segurança; colaboração, com os documentos podendo ficar acessíveis a todas as equipes envolvidas; rapidez na tramitação documental; e, ainda, custos reduzidos. O sucesso desse sistema, por outro lado, constrói-se sobre alguns pontos:

Classificação Esse é o segredo do GED. A classificação dos documentos com metadados possibilita que eles sejam facilmente encontrados. É preciso classificá-los, ao fazer o upload, com critérios que sejam instintivamente pensados na hora da busca, o que depende, ainda, de particularidades de sua empresa. Assim, é criada uma taxonomia, uma árvore de arquivos categorizados, seguindo também uma regra de nomenclatura.

É algo óbvio no sistema, porém nada trivial de ser implementado, necessitando experiência e cuidado. Isso porque deve ser traçado um detalhamento que impeça que o usuário se perca entre os documentos e ache o que está procurando.

PesquisaMais importante que deter todas estas informações é conseguir encontrá-las. Pela busca, é possível achar os documentos, não só por palavras-chave, mas por informações relevantes, como status do projeto/documento (se precisa de aprovação ou não), localização, formato ou até mesmo pelo cruzamento dessas variáveis.

Como um de seus destaques, a tecnologia de busca corporativa do SharePoint, líder mundial do ramo, integra-se perfeitamente ao sistema de GED. O tempo de busca e localização dos arquivos é reduzido, aumentando a produtividade e a velocidade de tomada de decisões.

Políticas de RetençãoO SharePoint permite configurar políticas de retenção para os arquivos. Essas configurações estão associadas com o conceito de não guardar “lixo” eternamente, utilizando políticas de organização e deixando mais simples o processo de manutenção dos arquivos. As políticas de retenção podem ser aplicadas com critérios como tempo ou quantidade de versões, com algumas ações avançadas podendo ser feitas também por workflow.

Revisões, versionamento e aprovação de processosUma das maiores demandas de GED é monitoramento: é importante ter um histórico completo da vida do documento. Depois que o arquivo vai para o sistema, ele pode ser modificado e revisado inúmeras vezes, criando diversas versões. Uma das facilidades do SharePoint para esse aspecto é que, ao guardar documentos versionados, atualiza só o que foi mudado (as diferenças), ocupando menos espaço em disco.

Em processos maiores, há, ainda, cadeias de aprovações, que definem se o arquivo está ou não de acordo e se será utilizado. O SharePoint auxilia esse caminho, garantindo a integridade das revisões – a partir do momento em que um documento pode sair do ar e só entrar de novo quando acabar a revisão, o que evita mudanças durante o período em que já está sendo editado - e aprovações.

Além disso, a plataforma também é perfeita para workflows. Com esses, é possível encadear os passos a serem seguidos, algo ótimo para as aprovações, por exemplo, onde monta-se essa linha cronológica com travas, não permitindo que o documento vá para a próxima pessoa no fluxo sem obrigatoriamente passar pela anterior, e ligando uma grande cadeia delas, quando os processos forem maiores. O resultado chega de maneira mais rápida e sem dificuldades.

Permissões de AcessoGeralmente, nas empresas, diferentes colaboradores podem ter acesso a arquivos distintos, protegendo informações confidenciais ou operacionalmente sensíveis. No sistema de GED, é possível controlar os níveis de acesso/permissionamento de cada um, determinando quem – ou que áreas – pode ver ou realizar que tipo de ação em relação aos documentos. São definidas categorias de usuários e depois delimitadas permissões de acesso para usos específicos dos arquivos.

Segurança da informaçãoAlém das permissões básicas de autorização e acesso ao conteúdo, o SharePoint pode trabalhar em conjunto com as soluções de IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) da Microsoft. Nesse caso, o conteúdo fica protegido contra cópias não autorizadas. Outra boa funcionalidade é que é possível ligar rotinas de auditoria nos arquivos para saber quem acessou certo conteúdo. O controle sobre o acesso ao conteúdo é garantido, não importa se dentro ou fora da empresa, dando confiabilidade ao processo.

Gestão Eletrônica de Documentos com SharePointUm sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) consiste em estratégias para criar, armazenar, gerenciar e compartilhar informações e o capital intelectual de sua empresa, além de potencializá-los. Em diretórios tradicionais, os processos e documentos acabariam ocupando muito espaço e possíveis danos gerariam uma recuperação lenta. Graças ao conjunto de tecnologias do GED, é fácil localizar e recuperar arquivos, mesmo em grande volume.

O SharePoint é um grande aliado, com recursos nativos para a área e diferenciais como interface simples e busca eficiente e rápida. O acesso aos documentos é descomplicado e há possibilidade de customização da plataforma. Os ativos informacionais digitais são agrupados por categorias, padronizados e atualizados sempre que necessário, dinamizando os processos.

Unindo conceitos de gestão eletrônica de documentos, usabilidade e tecnologia a diversas funcionalidades do SharePoint, cria-se uma solução de inúmeros benefícios. Entre eles: automatização de processos documentais; maior organização e segurança; colaboração, com os documentos podendo ficar acessíveis a todas as equipes envolvidas; rapidez na tramitação documental; e, ainda, custos reduzidos. O sucesso desse sistema, por outro lado, constrói-se sobre alguns pontos:

Classificação Esse é o segredo do GED. A classificação dos documentos com metadados possibilita que eles sejam facilmente encontrados. É preciso classificá-los, ao fazer o upload, com critérios que sejam instintivamente pensados na hora da busca, o que depende, ainda, de particularidades de sua empresa. Assim, é criada uma taxonomia, uma árvore de arquivos categorizados, seguindo também uma regra de nomenclatura.

É algo óbvio no sistema, porém nada trivial de ser implementado, necessitando experiência e cuidado. Isso porque deve ser traçado um detalhamento que impeça que o usuário se perca entre os documentos e ache o que está procurando.

PesquisaMais importante que deter todas estas informações é conseguir encontrá-las. Pela busca, é possível achar os documentos, não só por palavras-chave, mas por informações relevantes, como status do projeto/documento (se precisa de aprovação ou não), localização, formato ou até mesmo pelo cruzamento dessas variáveis.

Como um de seus destaques, a tecnologia de busca corporativa do SharePoint, líder mundial do ramo, integra-se perfeitamente ao sistema de GED. O tempo de busca e localização dos arquivos é reduzido, aumentando a produtividade e a velocidade de tomada de decisões.

www.impeto.com.br +55 (21) 3970-9900