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Prof. Guilherme Alexandre Monteiro Reinaldo
GED – Gestão Eletrônica de
Documentos
(Gestão da Cadeia de Suprimento)
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Contatos
Prof. Guilherme Alexandre Monteiro Reinaldo
Apelido: Alexandre Cordel
E-mail/gtalk: [email protected]
Site: http://www.alexandrecordel.com.br/fbv
Celular: (81) 9801-1878
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Gestão da Informação
Processo que consiste nas atividades de:
•Busca;
•Identificação;
•Classificação;
•Processamento;
•Armazenamento e;
•Disseminação de informações, Independente do formato ou meio em que se encontra (seja
em documentos físicos, digitais ou na cabeça das pessoas).
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Gestão da Informação
Realizar a Gestão da informação é papel de uma profissão específica
Existem profissionais com competências necessárias para tal atividade.
É comum encontrar pessoas que exercem tais atividades com formações, tais como:
•administração, •informática, •engenharias, •ciências econômicas, entre outras.
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Objetivos da Gestão da Informação
Fazer com que as informações cheguem às pessoas que necessitam delas para tomar decisões no momento certo e/ou obter resultados satisfatórios.
Tornar acessíveis grandes quantidades de informação organizacional, compartilhando as melhores práticas e tecnologias.
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Objetivos da Gestão da Informação
Permitir a identificação e mapeamento dos ativos de conhecimento e informações ligados a qualquer organização, seja ela com ou sem fins lucrativos (Memória Organizacional);
Apoiar a geração de novos conhecimentos, propiciando o estabelecimento de vantagens competitivas.
Valorizar o Capital Intelectual
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Objetivos da Gestão da Informação
Dar vida aos dados tornando-os utilizáveis e úteis, transformando-os em informação essencial ao nosso desenvolvimento pessoal e comunitário.
Organizar e acrescentar lógica aos dados de forma a torná-los compreensíveis.
Aumentar a competitividade da organização através da valorização de seus bens intangíveis.
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Títulos: Gestão da Informação
Gestão Da Informação Nas Organizações – Como Analisar E Transformar Em ConhecimentoAutor: ASSIS, WILSON MARTINS DEEditora: AUTENTICA
Sistemas De Gestão Da InformaçãoAutor: PAIVA, MAURICIO FERRAZ DEEditora: TARGET EDITORA
Tecnologia Da Informação Para GestãoAutores: TURBAN, EFRAIM / WETHERBE, JAMES C. / MCLEAN, EPHRAIMBOOKMAN COMPANHIA ED
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Títulos: Gestão da Informação
Principles of Knowledge Management: Theory, Practice and CasesAutores: Elie Geisler and Nilmini Wickramasinghe
Knowledge Management in OrganizationsAutor: Donald Hislop
Knowledge Management in Theory and PracticeAutor: Kimiz Dalkir
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Títulos: Gestão da Informação
Knowledge ManagementAutor: Carl Frappaolo
The Code Model of CommunicationAutor: BLACKBURN, Perry L.
Gestão Estratégica da Informação e Inteligência CompetitivaAutor: Starec, ClaudioEditora: Saraiva
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Títulos: Gestão da Informação
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Gestão da Informação
Já estamos em um estágio em que o valor intelectual de uma empresa é freqüentemente várias vezes maior que seus ativos materiais (Charles Handy, 1990)
¾ do valor agregado na maioria das empresas hoje são atribuíveis à posse de conhecimento específico (James Brian Quinn, The Economist, 11/11/1995)
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Trabalhadores do conhecimento
Principal tarefa: pensar, e não apenas fazer Principais habilidades: mentais, e não físicas Conhecimento: criado, e não somente
utilizado “Qual a atividade?” e não “Como deve ser
feita a atividade?” Gerencia a si mesmo Inovador Estar consciente do valor do conhecimento
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Profissional de GI
Profissional ainda novo;
Procura vem crescendo, devido a importância atual da informação.
O bacharel tem encontrado trabalho em empresas privadas, órgãos públicos e em ONGs;
Há boas oportunidades como consultor em gestão da informação na área de tecnologia.
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Profissional de GI
Outros ramos absorvem profissionais, como: pesquisas com o objetivo de otimização das informações estocadas em bancos de dados.
Área acadêmica: "As regiões Sudeste e Sul absorvem mais profissionais. Há boas perspectivas de mercado em Pernambuco, onde já existe curso específico na área“.
Denise Fukumi Tsunoda, coordenadora do curso da UFPR.
Salário inicial: R$ 2.700,00
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Profissional de GI
Duração: média de 4 anos O profissional de GI pode atuar como:
•Analista de Informação- Buscar, selecionar e avaliar dados para a geração de novas
informações a fim de subsidiar ações ou inovações tecnológicas.
•Gerente de Projetos- Coordenar equipe multidisciplinar em projetos que envolvam a
coleta, o tratamento, o armazenamento e a disseminação da informação.
•Recuperação de dados- Recuperar informações perdidas e organizar dados em bases
e banco de dados.•Consultoria
- Prestar assessoria a empresas privadas ou órgãos públicos na implantação de sistemas de informação.
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Gestão de Documentos
Definição:
É o controle do ciclo de vida dos documentos, da criação ao arquivamento, incluindo atividades como garantia da consistência, controle de versão, definição e guarda de metadados, pesquisa e navegação, estrutra hierárquica,
relacionamentos, entre outras.
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Gestão de Documentos
Sistema de Gestão de Documentos é o sistema eletrônico mais elementar em ECM (Enterprise Content Management).
Sua principal funcionalidade é controlar os documentos em formato digital de maneira centralizada
Mantem a integridade dos documentos Facilita o acesso e a distribuição Geralmente utiliza formato web
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Principais Funcionalidades
Inclusão
Consulta
Alteração
Exclusão
Arquivamento
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Principais Funcionalidades: Metadados
Autor
Título
Data de Criação
Categoria
Idioma
Tags
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Principais Funcionalidades: Metadados
O esquema (conjuntos de campos) de metadados deve ser definido antecipadamente.
O preenchimento dos campos pode ser feito pelo usuário ou pelo sistema, neste último caso através de reconhecimento de caracteres ou extração de informações em documentos eletrônicos
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Principais Funcionalidades: Digitalização ou Captura
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Principais Funcionalidades: Digitalização ou Captura
Processamento de imagens de documentos físicos (em papel)
Geralmente obtidas de equipamentos como scanners e impressoras multifuncionais
Software de reconhecimento de caractere (OCR - Optical Character Recognition) são utilizados para se extrair o texto de tais imagens
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Principais Funcionalidades: Controle de Acesso
Definição de níveis de restrição de leitura, alteração, inclusão e remoção de documentos para os usuários ou
grupo de usuários do sistema.
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Principais Funcionalidades: Integração
Geralmente suítes de aplicativos de escritório (ex: Microsoft Office) e sistemas de controle de e-mails (ex:
Microsoft Outlook), a fim de que se possa editar documentos do repositório centralizado de forma
transparente para o usuário, como se o documento estivesse localizado em seu próprio computador.
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Principais Funcionalidades:Workflow (fluxo de trabalho)
É a funcionalidade que possibilita o controle do envio de documentos (digitais ou não) a determinadas pessoas ou setores em uma organização ou para outras organizações.
O fluxo pode ser:
Variável: o usuário é quem define para onde o documento deve ser encaminhado (ex: protocolo)
Fixo ou pré-determinado: o caminho do documento é pré-definido no sistema (ex: licitação)
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Principais Funcionalidades:Colaboração
Permite que vários usuários possam editar um documento ao mesmo tempo, numa sessão de colaboração.
Permite também a utilização de comentários, foruns, notas, etc.
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Principais Funcionalidades:Controle de Versão
Guarda o histórico do documento
Permitindo aos usuários visualizar e até alterar versões anteriores.
Permite a recuperação de uma versão
Bloqueio de documentos para edição, a fim de manter consistẽncia
Ou realização de “merges” (o sistema junta duas versões para criar uma nova).
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Principais Funcionalidades:Pesquisa
Através de vários atributos/metadados, palavras-chaves e conteúdo dos documentos.
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SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
Conceito do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)
Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final
Segue os princípios da gestão arquivística de documentos
Apoiado em um sistema informatizado
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SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
Não é apenas um software, são todos os procedimentos e técnicas que visam a gestão dos
documentos de uma organização específica.
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SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
Deve garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos
Quando bem implementado, gerencia todos os documentos arquivísticos da organização, evitando problemas legais e perda de informações importantes
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Documentos Arquivísticos
Documento de arquivo é aquele que, produzido ou recebido por uma instituição pública ou privada no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação.
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Documentos Arquivísticos
Nascem no âmbito das relações internas e externas das organizações que o geram ou recebem
Serve a um propósito pré-estabelecido
Atende a necessidades informacionais que possam surgir, seja no âmbito legal, seja no âmbito corporativo.
Está relacionado às atividades da organização
Em inglês: Records
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SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
O SIGAD é aplicável a sistemas híbridos:
Documentos digitais Inclui o próprio documento Controla todo o ciclo de vida, tramitação, acesso, apresentação,
etc.
Documentos convencionais (não eletrônicos)
Igual aos documentos digitais, porém o acesso é feito de maneira manual.
O sistema que faz parte do SIGAD guarda a informação da localização do documento no arquivo físico.
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SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
Inclui, entre outras, atividades de: Captura de documentos Aplicação do plano de classificação (taxonomia e
metadados) Controle de versões Controle sobre os prazos de guarda e destinação (tabela
de temporalidade) Controle da tramitação (workflow) Armazenamento seguro Procedimentos que garantam o acesso e a preservação a
médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos
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SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
Ou seja, na prática, o SIGAD definido pelo Conarq é ECM sem as funcionalidades de colaboração, redes sociais e portais, focado no controle de documentos arquivísticos
(records)
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Isso tudo pra falar do...
SIGAD - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
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Modelo de Requisitos para SIGADs:
É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organizaçãoprodutora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística epelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade,assim como sua acessibilidade.
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E-ARQ Brasil
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um SIGAD, independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado.
Deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de documentos.
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E-ARQ Brasil
O e-ARQ Brasil é aplicável aos sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais e aos que compreendem documentos digitais e convencionais.
Aplicável aos setores públicos e privados de qualquer âmbito de atuação
Alinhado a normas, modelos e padrões internacionais, como isso e Moreq2
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E-ARQ Brasil
Parte I (7 capítulos) - Diretrizes para que a organização possa desenvolver um programa de gestão arquivística de documentos:
Política arquivística Planejamento e implantação do
programa de gestão arquivística de documentos
Procedimentos e controles do SIGAD Instrumentos utilizados na gestão de
documentos.
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E-ARQ Brasil
Parte II (14 capítulos) – Especificação de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivísticas de documentos:
Organização de documentos (incluindo o plano de classificação)
Produção Tramitação Captura
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E-ARQ Brasil Parte II (14 capítulos) – Especificação de requisitos para
sistemas informatizados de gestão arquivísticas de documentos:
Destinação Recuperação da informação Segurança Armazenamento Preservação, Funções administrativas e técnicas Requisitos adicionais
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E-ARQ Brasil
Esquema de Metadados:
Foi desenvolvido como uma complementação aos requisitos
Aproveitamento de elementos de metadados de esquemas similares já consagrados por organismos nacionais e internacionais, visando assegurar a interoperabilidade dos sistemas (e-PMG e e-PING)
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E-ARQ Brasil
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E a classificação? Código de
classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio
Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública