MANUAL DE PROCEDIMENTOS

PARA AS BIBLIOTECAS ESCOLARES DO

CONCELHO DE TAVIRA

Grupo de Trabalho de Bibliotecas Escolares do Concelho de TAVIRA Maio de 2010

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Sumário Introdução ................................................................................................... 3

Tipos de documentos ................................................................................... 4

A colecção da Biblioteca……………................................................................... 5

Tratamento administrativo ............................................................................ 7

Tratamento documental….............................................................................. 9

Catalogação ................................................................................................. 9

Folhas de recolha específicas para vários tipos de documentos ……………………. 10

Classificação .............................................................................................. 11

Indexação.................................................................................................. 14

Cotação …………………………………………………………………………………………………. 15

Arrumação …………………………………………………………………………………………….. 17

Anexos ………………………………………………………………………………………………….. 20

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Introdução

O presente manual de procedimentos surge no âmbito dos trabalhos desenvolvidos pelo

Grupo de Trabalho de Bibliotecas Escolares do Concelho de Tavira, tendo sido elaborado

com vista à uniformização das operações levadas a cabo no tratamento documental pelas

equipas das BE/CRE - Bibliotecas Escolares/Centros de Recursos Educativos do

concelho.

Desta forma, pretende-se disponibilizar um guião para a execução das diferentes tarefas e

também contribuir para que os métodos de trabalho adoptados nas BE/CRE sejam tão

idênticos quanto possível.

Naturalmente, cabe a cada responsável pela biblioteca da escola tomar decisões acerca da

organização da mesma, tendo sempre em atenção as necessidades dos utilizadores.

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TIPOS DE DOCUMENTOS

As BE/CRE disponibilizam aos utilizadores um conjunto diversificado de suportes de

informação, os quais podemos tipificar, segundo características comuns que possibilitam

o seu tratamento e descrição em biblioteconomia.

Grupos de documentos quanto à sua estrutura própria:

• Monografias

Obras vulgarmente designadas por livros que se caracterizam pela unidade de conteúdo, o

qual pode ser apresentado num ou vários volumes. A sua publicação pode ser feita de

uma só vez ou pode processar-se num determinado período segundo um plano

previamente estabelecido.

• Publicações Periódicas ou Publicações em Série

Publicações impressas ou não impressas, publicadas em partes sucessivas e concebidas

para serem continuadas por período indefinido. O mesmo título tem habitualmente,

designação numérica ou cronológica.

• Material não-livro ou documento não textual

Tem uma estrutura bastante variável em função da sua natureza, objecto e conteúdo.

Nesta designação incluem-se os recursos electrónicos (CD-ROM,

DVD-ROM), os documentos audiovisuais (VHS, diaporamas, DVD, ...), os documentos

visuais (cartazes, fotografias, mapas, bilhetes postais...), os documentos áudio (CD,

cassetes áudio, discos...), etc.

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A COLECÇÃO DA BIBLIOTECA Formação, desenvolvimento e actualização

A colecção ou fundo bibliográfico é o conjunto de documentos que a biblioteca põe à disposição dos utilizadores. A formação, desenvolvimento e actualização da colecção requer uma planificação rigorosa, daí a importância da Selecção. A Selecção A selecção é o processo através do qual se decide quais os documentos que devem acrescentar-se à colecção da biblioteca. O que determina a selecção? -O tipo de biblioteca -O tipo de utilizador que a frequenta e as suas necessidades informativas -O contexto onde a biblioteca está inserida. Se pertence a uma rede deve ter esse facto em consideração. -A possibilidade de dispor de livros sem necessidade de comprá-los (empréstimo interbibliotecas) -A frequência de uso dos documentos. Devem comprar-se os que mais se usam. Finalidades da selecção e importância da manutenção e actualização da mesma -Manter a pertinência da colecção, eliminando os documentos menos actualizados para os utilizadores; -Facilitar o manejo das colecções, por ex. no livre acesso; -Solucionar os problemas da falta de espaço nas bibliotecas; -Eliminar exemplares fisicamente envelhecidos, deteriorados ou duplicados:

Procedimento para abate

Depois de identificados os documentos para abate deverá, no livro de registos,

ser passada uma linha a vermelho no registo(s) correspondente(s) , no campo de

observações deverá ser indicada a data do abate.

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Fazer uma listagem (autor, titulo e nº de registo) que estará anexa a uma acta

indicando a data e o motivo do abate, as pessoas envolvidas no processo. Este

documento deverá ser entregue aos serviços de contabilidade e património. Esse

nº de registo não deverá ser atribuído a outro documento.

No catálogo os registos abatidos deverão constar no campo da cota 966 ^n (nota

ao exemplar) que foi abatido na data X e no mesmo campo preencher o ^9 que

não está disponível para empréstimo procedendo-se posteriormente a uma

exportação para uma base onde constarão apenas os registos abatidos.

Aquisição

Uma biblioteca pode aumentar a sua colecção através da oferta, permuta e compra de documentos.

Oferta – recepção de doações de diferentes entidades, deve haver a preocupação de ser selectivo

Permuta – viabilizar a troca de documentos, facilitando o enriquecimento da colecção.

Compra – através do mercado normal para aquisição de documentos e de acordo com os procedimentos da instituição.

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O impacto das novas tecnologias na colecção O impacto das novas tecnologias, o desenvolvimento das telecomunicações e o

aparecimento de novos suportes documentais influencia a gestão das colecções.

Os novos suportes resolvem alguns problemas relacionados com as necessidades de

espaço.

As bibliotecas têm acesso a documentos sem necessidade de tê-los materialmente.

A distribuição de documentos electrónicos e o acesso à Internet tem muita influência nas

colecções das bibliotecas.

Nas redes de bibliotecas haverá planos de aquisição cooperativa e empréstimo

interbibliotecas.

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TRATAMENTO ADMINISTRATIVO A partir do momento que os documentos entram na instituição deverão ser registados de

forma a ficar identificada a sua pertença. As operações realizadas com esta finalidade

fazem parte do tratamento administrativo ou preliminar. São elas ou registo ou inventário

e a carimbagem.

Registo ou Inventário

O registo é o procedimento através do qual o documento se incorpora formalmente na

colecção. Registar é inventariar. É um procedimento administrativo que torna o

documento propriedade da biblioteca.

NOTA: É conveniente a existência de livros de registo diferentes para as publicações

periódicas e para as não periódicas.

Registo de Documentos não periódicos

O livro de registo deverá ser dividido em colunas às quais correspondem os seguintes

elementos necessários para identificar cada documento:

- n.º de inventário ou registo (numeração sequencial)

- data de entrada

- autor

- título

- editor

- data de edição

- tipo de documento (livro, CD, DVD, etc.)

- dados relacionados com a aquisição (preço, forma de aquisição, proveniência) -

facultativo

- observações (dados relacionados com a história do exemplar) – facultativo

NOTA: A cada exemplar ou espécie corresponde um número de registo.

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Registo de Publicações Periódicas

É feito sempre por ordem cronológica de aquisição. Dado que são obras que se adquirem

por partes, atribui-se o mesmo número de registo (que neste caso corresponde à cota

atribuída ao título), todos os fascículos dum mesmo título, terão o mesmo número, a

mesma cota e deverão ser arrumados juntos por ordem cronológica.

O registo periódico de um mesmo título deve fazer-se em ficha Kardex, ou num ficheiro

em EXCEL.

Carimbagem A carimbagem consiste na estampagem de carimbo para indicar a pertença dos

documentos. O(s) carimbo(s) deve(m) conter o nome da Instituição e o n.º de registo

atribuído pela BE (facultativo).

Precauções na carimbagem:

- O material bibliográfico carimba-se directamente no documento. Quando tal não for

possível, coloca-se etiqueta e carimba-se esta.

- O material bibliográfico carimba-se na página de rosto, na última página numerada e

noutra página previamente determinada;

- No carimbo aposto na página de rosto deverá ser acrescentado o número de registo do

documento;

- O carimbo deverá ser sempre colocado com cuidado de modo a não prejudicar a leitura,

pelo que deverá colocar-se nas margens ou nos cantos;

- As páginas que contêm ilustrações, mapas e fotografias devem ser carimbadas, se

possível, sem danificar as referidas ilustrações.

- Os mapas, gravuras, cartazes, etc. carimbam-se na parte posterior

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TRATAMENTO DOCUMENTAL

O tratamento documental consiste num conjunto de operações técnicas, apoiadas em

regras preestabelecidas (ISBD, RPC, Linguagens de Classificação, Thesauri e

UNIMARC.) que se destinam à organização da colecção documental e produção de

ferramentas (meios) que facilitem a recuperação da informação.

O tratamento técnico faz-se mediante aplicação de técnicas específicas normalizadas

(ISBD, RPC, Linguagens de Classificação, Thesauri e UNIMARC.)

No tratamento documental inclui-se:

-Catalogação

-Classificação

-Indexação

-Cota (arrumação)

CATALOGAÇÃO

A catalogação é a operação documental que consiste na descrição dos elementos físicos

de um documento permitindo a sua identificação. Desta operação resulta a notícia

bibliográfica e o cabeçalho de autoridade que é a palavra de ordem, estabelecida pela

biblioteca, apresentando de forma uniforme as diferentes variantes utilizadas de um

cabeçalho, quer seja pessoa física ou colectividade.

Da catalogação, manual ou automatizada, resulta o catálogo que permite a recuperação da

informação existente na instituição.

A operação de catalogação realiza-se mediante a utilização das normas ISBD (descrição

Bibliográfica Internacional Normalizada) emanadas da IFLA, com o objectivo de

normalizar internacionalmente os procedimentos de descrição documental.

As normas ISBD aplicam-se na descrição manual. Na descrição por computador as ISBD

aplicam-se em UNIMARC (formato internacional normalizado de entrada de dados

legíveis por computador). As normas ISBD estão traduzidas e sintetizadas nas Regras

Portuguesas de Catalogação (RPC).

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Cabeçalho

Elemento da entrada ou da referência catalográfica, colocado em destaque, à cabeça da

referência e que permite a ordenação alfabética ou outra. É o ponto de acesso. Pode ser

constituído por rubricas simples ou outras (VER Regras Portuguesa de Catalogação)

Folhas de Recolha Específicas para Vários Tipos de Documentos

(tratamento técnico automatizado utilizando o software BIBLIOBASE)

� Monografias Monografias – Texto impresso (MTI)

� Publicações em Série Publicações em Série (STI)

Analíticos – Monografia (ATI)

� Analíticos

Analíticos – Publicações em Série (ATI)

Música – Registos Sonoros – Musicais

Filmes (DVD ou VHS) – Material de projecção e

vídeo

� Material não livro

Mapas, Fotografias, Cartazes, Postais – Material gráfico – Fotografias, cartazes, etc…

Conjunto que reúne jogos, CD’s e/ou DVD’s e/ou livros – Multimédia

� Recursos electrónicos (CD Rom’s ou DVD Rom’s – material lido por computador) – Recurso Electrónico.

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CLASSIFICAÇÃO

Classificação é um conjunto de normas, códigos (linguagem de classificação) para a

ordenação por assuntos.

A operação de classificar consiste em aplicar a linguagem de classificação, pré-ordenada,

escolhida pela instituição, para a descrição do conteúdo de um documento.

Partes do documento que devem ser tomadas em atenção na classificação:

-Título

-Resumo

-Índices de conteúdo

-Introdução

-Conclusões

-Diagramas

-Ilustrações e tabelas

-Palavras destacadas tipograficamente

A Classificação Decimal Universal A classificação Decimal Universal C.D.U. foi criada em 1905 por Paul Otlet

e Henri Lafontaine.

É um instrumento utilizado na classificação pois ao permitir traduzir o assunto

do documento para um código facilita a arrumação intelectual e física do mesmo.

Características:

-É universal, pois abarca todos os campos do conhecimento;

-É extensível, pois é susceptível de adaptação e ampliação, respeitando sempre a

estrutura original;

-É hierárquica, pois devido à sua disposição lógica cada categoria subdivide-se em

várias outras, apresentando-se o conhecimento em ordem decrescente;

-É internacional, pois o seu sistema de notação decimal elimina as barreiras linguísticas.

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Tabela Principal da CDU

O esquema da CDU é o de uma classificação numérica decimal, baseado numa divisão do saber em dez grandes grupos. Estabelece as seguintes dez divisões principais: 0 Generalidades:

Ciências e Conhecimento, Organização. Informação. Documentação.

Ciência e Tecnologia dos Computadores. Biblioteconomia. Instituições. Publicações

1 Filosofia. Psicologia

2 Religião. Teologia.

3 Ciências Sociais:

Estatística. Demografia. Sociologia. Política. Economia. Direito. Administração.

Assistência Social. Educação. Seguros. Comércio. Etnologia

4 (Desocupada)

5 Matemática. Ciências Naturais:

Astronomia. Física. Química. Geologia. Meteorologia. Hidrologia. Paleontologia.

Ciências Biológicas. Botânica. Zoologia.

6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia:

Engenharia. Agricultura. Criação de Animais. Ciências Domésticas.

Industria. Comércio. Transportes. Contabilidade. Gestão de Empresas.

Indústrias e Ofícios Diversos. Construção Civil.

7 Arte. Desporto

Artes em geral. Urbanismo. Arquitectura. Artes Plásticas. Desenho/Design.

Pintura. Gravura. Fotografia. Música. Espectáculos. Teatro. Jogos. Desporto.

8 Língua. Linguística. Literatura

9 Geografia. Biografia. História:

Arqueologia. Pré-História. Monografias.

O carácter hierárquico da CDU permite, mediante a adição de números, separados de três em três, realizar subdivisões que correspondem a uma subdivisão lógica dos conceitos.

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Classificação de Documentos Audiovisuais (tabela de classificação proposta pela FIAF – Federação Internacional dos Arquivos de Filmes) Ficção 732 – Comédia 733 – Drama 734 / 735 – Suspense. Terror. Fantasia 736 - Western 737 - Guerra 738 / 739 – Aventura. Natureza.Desporto. 740 / 742 – Épico. Histórico. Bibliográfico. 743 - Religião 744 / 747 – Social. Política. Relações humanas 748 / 749 – Moral. Sexo. 750 / 753 – Artes. Musicais. Adaptação 754 / 758 – Transportes. Edifícios. Países 759 – Shows Não ficção 761 / 762 – Documentários. Actualidades. Jornalismo 763 / 764 – Cientifico. Técnico. Industrial. Educacional 765 – Políticos. Manipulativos. Publicidade. Ideológicos 766 / 767 – Interesse geral 768 – Religião 769 – Desportos 770 / 771 – Artes e Humanidades. Abstracto. Experimental 772 – Filmes Animados 773 / 799 – “Expanded Cinema” Projectos Televisivos. Filmes individuais Classificação de Documentos Sonoros 0- Músicas de tradições nacionais

1- Jazz e blues

2- Rock

3- Musica clássica

4- Novas linguagens musicais

5- Musicas funcionais diversas ( Música de filmes, hinos ...)

6- Fonogramas não musicais

7- Fonogramas para crianças.

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Também os jogos e brinquedos têm uma classificação que permite saber quais são os

mais adequados para cada idade como as suas potencialidades, informação

particularmente importante para pais e educadores.

INDEXAÇÃO

A INDEXAÇÃO é a operação que consiste em descrever e caracterizar um documento através de conceitos contidos e extraídos nesse documento. O objectivo é permitir uma recuperação exaustiva da informação contida no fundo documental. Em que consiste a operação de indexar? Consiste em seleccionar os termos que melhor representam o conteúdo dos documentos de modo a obter uma descrição fina do mesmo. O processo de indexação deve obedecer aos seguintes critérios: Exaustividade: devem ser contemplados todos os temas e conceitos de relevância informativa incluídos no documento; Selectividade: O indexador deve fazer uma selecção prévia dos conceitos relevantes, excluindo os repetidos e aqueles que carecem de utilidade informativa; Especificidade: devem utilizar-se os significados exactos (precisos) dos conceitos excluindo os demais genéricos, ambíguos, abstractos ou muito específicos, ou seja, aqueles que não reflectem com exactidão a mensagem informativa; Uniformidade: os indexadores devem orientar-se por critérios pré-definidos quanto aos termos de indexação (listas de cabeçalhos / assuntos, thesauri) Existem diferentes sistemas de indexação: Indexação por assuntos – listas de cabeçalhos de assuntos - é utilizado em muitas bibliotecas públicas. Compilação de cabeçalhos de assunto usados pela biblioteca, relacionados e apresentados por ordem alfabética. Indexação por palavras-chave – é a indexação em linguagem livre sem recurso a vocabulário controlado. Do texto de um documento escolhem-se os termos relevantes que podem ser simples ou compostos, as palavras-chave. Indexação através de descritores – o descritor é o termo extraído directamente de um thesaurus. Para Van Slype um Thesaurus é uma lista estruturada de conceitos (descritores e não descritores) destinados a representar de uma maneira unívoca o conteúdo dos documentos dentro de um sistema documental determinado.

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Os conceitos são extraídos de uma lista finita estabelecida à priori. Só os termos que figuram nesta lista podem ser utilizados para indexar os documentos.

Para realizar as operações de classificação e/ou indexação são necessárias as seguintes etapas: 1º- Análise do documento para determinar o(s) seu(s) conteúdo(s); 2º- Escolha dos conceitos principais; 3º- Selecção, dentro da linguagem documental escolhida, dos termos, ou códigos que expressem aquele conteúdo sem ambiguidade.

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COTAÇÃO

A cotação é a atribuição de um código, a cota, inscrito numa etiqueta que se coloca na lombada do livro e que permite a arrumação física do documento. A cota deve ser lógica, prática e funcional. A cota dos documentos em regime de livre acesso deve ser facilmente compreensível e atender às expectativas de pesquisa do utilizador. Elementos constitutivos da cota

• Notação numérica, alfabética ou alfanumérica que indique a área temática de arrumação (a que identifica o assunto principal do documento) – pode utilizar-se a CDU.

• As três primeiras letras do apelido do autor (ou do título na falta daquele, ou nos casos previstos nas RPC).

Alguns critérios para a cotação a partir da CDU:

• A especificidade da notação numérica da cota deverá ser menor que a da classificação, o que corresponde a uma notação na cota com menos números.

• Às obras sobre o mesmo assunto deve ser atribuída sempre a mesma notação, independentemente das possíveis ambiguidades da CDU.

• Para atribuição da notação principal, da qual sairá a cota, deve atender-se à relevância e proeminência do assunto.

• Os sinais de ligação como o de adição (+) e de relação (:) não são utilizados.

• Na literatura ficção em que as obras são classificadas por géneros, a ordenação é

feita no interior destes por ordem alfabética do apelido do autor. Dentro do mesmo

autor ordenam-se por ordem alfabética de título.

Cotação de publicações periódicas

Por conveniência da biblioteca e para facilitar o seu acesso pelo leitor, podemos optar por

critérios que satisfaçam estes princípios.

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• Periódicos de informação geral, como jornais e revistas (diários, semanários,

quinzenários...) não levam cota. São carimbados e expostos na área de leitura

informal, em expositores, mesas ou similares, logo que chegam, sendo

constantemente substituídos pelos novos.

• As revistas cujos fascículos mantenham o interesse no tempo, podem-se colocar

em Caixa de Periódicos convenientemente sinalizadas, sendo cada número registado

no Kardex e o título registado num livro de registo de periódicos.

Exemplos:

PP + Título da revista

PP + número sequencial

Cotação de documentos audiovisuais

Nos documentos audiovisuais a cota deve ser colocada no substituto do documento

(normalmente a caixa) que se encontra na estante ou expositor de livre acesso.

Os elementos da cota são, também a notação numérica, alfabética ou alfanumérica que

indique a área temática de arrumação, seguido de uma indicação do tipo de documento,

seguido das três maiúsculas relativas ao apelido do intérprete/compositor/ (doc. áudio) ou

do título (doc. vídeo).

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ARRUMAÇÃO

O local e o modo como se procede à arrumação dos documentos depende do tipo de

documento (monografias, periódicos, audiovisuais...), do critério de classificação

adoptado, do valor do documento, do tipo de biblioteca e do público a que se destina.

Locais de arrumação

Depósitos

Salas de leitura/consulta, abertas ao público

São arrumados no Depósito • Documentos que devido ao seu mau estado, desactualização ou pouco interesse (os que não são requisitados ou consultados) já não devem estar nas salas de leitura. • Documentos duplicados cuja procura já não o justifique • Documentos reservados, obras raras como edições limitadas, livros antigos, cimélios (preciosidades bibliográficas), incunábulos (obras impressas antes do séc. XVI) • Fascículos desactualizados dos títulos de Publicações periódicas

São arrumados nas Salas de leitura/consulta Nas salas em que se disponibiliza a livre consulta deve encontrar-se a grande maioria dos

documentos, que são colocados em locais próprios de acordo com o tipo de documento

que integram.

Arrumação de Monografias em livre acesso É a área temática que determina a colocação dos documentos nas estantes.

Depois de se terem colocado as estantes no espaço considerado para o livre acesso, deve-

se proceder à sua sinalização e das respectivas prateleiras, de forma clara, de modo a que

o leitor possa facilmente encontrar os livros que tratem os assuntos do seu interesse.

Em cada estante os livros arrumam-se da esquerda para a direita, de cima para baixo. Só

o livro com cota pode ser colocado na estante no lugar que lhe é destinado. Os livros

colocam-se verticalmente.

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Num metro horizontal de estante arrumam-se aproximadamente 60 livros.

Nas salas de livre acesso devem ser colocados em locais bem visíveis explicações

esquemáticas dos critérios de arrumação que permitam ao utilizador aceder de forma

rápida e fácil ao documento pretendido.

Arrumação de Monografias em depósito

De forma a rentabilizar o espaço, e na medida que o catálogo permite a pesquisa e

localização do documento, pode ser utilizado o número de registo como elemento

identificador, permitindo a arrumação sequencial dos documentos.

Arrumação/Exposição das publicações periódicas

• Publicações Periódicas Académicas ou Cientificas que versem um assunto

específico arrumam-se nas prateleiras junto dos livros do mesmo assunto e ordenados

da mesma maneira ou em caixas para o efeito. As caixas que contêm os fascículos de

um determinado título, devem ser também sinalizadas.

• Revistas de grande informação, anuários, jornais, gazetas,... devem ser expostos

em espaços fisicamente separados das monografias. A sua arrumação nos expositores

deve ser feita por ordem alfabética de título ou por assunto. Podem ainda ser

colocados em mesas ou móveis para o efeito

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ANEXOS

• Quadro para descrição (política de descrição) em UNIMARC, para: monografias,

registo áudio e registo vídeo.

• “Política catalogação para as Bibliotecas da Rede Nacional de Bibliotecas

Públicas” versão 1 (2009.02). DGLB, 2009