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Manual de procedimentos da rede de bibliotecas de AljustrelTRANSCRIPT
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
REDE DE BIBLIOTECAS DO CONCELHO DE ALJUSTREL
Índice
Introdução.........................................................................................................................................3
1. Selecção / Aquisição do Fundo Documental.................................................................................3
2. Procedimentos para o tratamento técnico...................................................................................4
2.1. Entrada do Documento..........................................................................................................4
2.2. Registo....................................................................................................................................4
2.2.1. Registo de monografias, obras de referência e materiais não livro.................................4
2.2.2. Registo de publicações periódicas...................................................................................5
2.3. Carimbagem...........................................................................................................................5
2.3.1. Documentos impressos: monografias.............................................................................6
2.3.2. Documentos impressos: publicações periódicas e outros...............................................6
2.3.3. Documentos não impressos: CD’s, CD-Roms, DVD, DVD’Roms, VHS e outros................6
2.4. Descrição Bibliográfica: Catalogação, classificação, indexação..............................................7
2.4.1. Catalogação.....................................................................................................................6
2.4.2. Encabeçamentos / Cabeçalhos......................................................................................10
2.4.3. Controle de Autoridade..................................................................................................11
2.4.4. Classificação e Indexação..............................................................................................11
2.5. Cotação............................................................................................................................13
2.6. Arrumação.......................................................................................................................14
3. Difusão da Informação...............................................................................................................15
3.1. Empréstimo.....................................................................................................................16
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Introdução
A constituição da Rede de Bibliotecas de Aljustrel, integrando a Biblioteca Municipal de
Aljustrel, as Bibliotecas Escolares (BE) do Agrupamento Vertical de Escolas do Concelho
de Aljustrel (AVECA): BE da EB23 Dr. Manuel Brito Camacho, BE da EB1/JI de Eucaliptos,
EB1/JI de Messejana, EB1/JI de Rio de Moinhos, EB1/JI de Montes Velhos e EB1/JI de
Ervidel; e a BE da Escola Secundária de Aljustrel, determinou a elaboração do presente
Manual de Procedimentos comum, facilitador da uniformização de procedimentos e
serviços, da constituição de um catálogo concelhio e da partilha de bases de dados
bibliográficos.
O Manual de Procedimentos é um instrumento norteador de funcionamento das
bibliotecas da RBA, facilitador de procedimentos que permitam uma melhor qualidade de
resposta aos utilizadores, contendo os princípios, normas, directrizes e procedimentos
operacionais a observar no tratamento técnico do fundo documental. Constitui-se, nesta
medida, como um documento em aberto e em reestruturação conforme as necessidades
de revisão ou actualização das medidas técnicas nas suas várias componentes.
O circuito documental que integra o tratamento técnico dos documentos que constituem
o acervo das bibliotecas é, no presente documento, agrupado em três itens:
1. Selecção / Aquisição do Fundo Documental
2. Procedimento para o tratamento técnico
3. Difusão da Informação
1. Selecção / Aquisição do Fundo Documental
A política de selecção e aquisição do fundo documental será contemplada num
documento conjunto de Política de Constituição e Desenvolvimento da Colecção que, no
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respeito pelas especificidades de cada biblioteca, das suas missões e objectivos,
estabelecerá um quadro referencial que defina as prioridades de desenvolvimento das
colecções numa base de complementaridade e de gestão cooperativa e uso partilhado da
documentação.
A formalização do documento deverá ocorrer subsequentemente à constituição da RBA e,
devendo ser actualizado periodicamente em função das necessidades dos utilizadores.
2. Procedimentos para o tratamento técnico
2.1. Entrada do Documento
Quando um documento dá entrada na Biblioteca – por aquisição, oferta ou doação - e
antes de se iniciar o tratamento técnico, é imperioso verificar o estado geral de
conservação: se está completo e sem danos, se todas as páginas estão correctamente
impressas, etc. No caso de documentos audiovisuais deve verificar-se a sua
operacionalidade.
2.2. Registo
O registo é uma operação administrativa que tem como objectivo a inventariação dos
documentos que constituem o fundo documental.
2.2.1. Registo de monografias, obras de referência e materiais não livro
Os procedimentos de registos, independentemente da forma como são efectuados por
cada uma das instituições (directamente no catálogo informático, em Folha Excel, e/ou
em Livro de Registo manual, …) deverão contemplar os seguintes elementos: Número de
registo; Data de entrada; Título; Autor(es); Edição; Local de edição; Editora; Data de
edição; Volume; Localização (Sigla da biblioteca); Cota; e Notas.
As Notas destinam-se a registar aspectos relevantes da situação do documento,
nomeadamente:
(i) abatido, no caso de documentos que se excluíram do fundo documental por falta
de actualidade ou inadequação ao fundo e a data do abate;
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(ii) extraviado, no caso de documentos desaparecidos, igualmente com indicação da
data de constatação desse facto;
(iii) depósito, caso estejam retirados por falta de espaço ou pela sua raridade e
valor;
(iv) requisitados permanentemente para salas de aula ou outros
espaços/departamentos;
(v) menção de material acompanhante.
Cada unidade física, mesmo que constituindo parte de um documento, deverá ter um
número de registo próprio (exemplos: numa obra em vários volumes, cada um deles tem
um número diferenciado; vários exemplares da mesma obra, têm números de registo
diferentes; o material acompanhante no mesmo formato ou diferente _ livro, CD-ROM,
Cd-áudio, DVD _ tem um número de registo autónomo).
2.2.2. Registo de publicações periódicas
Nas publicações periódicas, devido à sua estrutura e efemeridade, o registo será
simplificado em folhas Kardex adaptadas para o efeito. Não haverá um número de
registo, apenas se indicará o número/data da publicação. Cada folha corresponderá a um
título e ficará arquivada, por ordem alfabética, no Dossier de Registo dos Periódicos.
Nas BE, os manuais escolares e outros materiais de apoio facilmente desactualizáveis,
dado o seu carácter igualmente efémero, deverão ser registados num livro de registos
específico.
2.3. Carimbagem
O carimbo é a marca identificadora da instituição.
Deverão existir dois carimbos diferentes com funções distintas: carimbo de pertença e
carimbo de registo.
No carimbo de registo deve constar o nome da instituição e conter espaço para o nº de
registo e a cota do documento.
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O carimbo de pertença menciona apenas o nome da instituição.
A carimbagem deverá sempre ser feita tendo em atenção a salvaguarda da integridade
da mancha gráfica, das ilustrações e imagens.
2.3.1. Documentos impressos: monografias
São carimbadas todas as obras com o carimbo de pertença da instituição.
Esta carimbagem é efectuada na página de rosto (primeira página do livro, onde consta o
título e autor, entre outra informação), numa das páginas do meio e também na última
página impressa.
O carimbo de registo apenas se coloca na página de rosto, no canto inferior direito.
Nas obras com as folhas plastificadas, ou em material em que a tinta não adere, a
carimbagem é efectuada numa etiqueta autocolante, e colocada no local estabelecido
para carimbar.
2.3.2. Documentos impressos: publicações periódicas e outros
São carimbadas apenas com o carimbo da instituição e da seguinte forma:
1. Revistas, na capa, na página do sumário / índice e no meio.
2. Jornais, na capa junto ao título, nos suplementos, se estes existirem, no meio e na
contra-capa.
3. Fotografias, postais, mapas, gravuras, cartazes e documentos similares, no verso
da ilustração.
2.3.3. Documentos não impressos: CD’s, CD-Roms, DVD, DVD’Roms, VHS e outros
O carimbo aplica-se no próprio documento, grafando manualmente, com caneta de
acetato, o número de registo e a cota.
Na caixa e no próprio documento será também colocada uma etiqueta com o número de
registo e com a cota.
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2.4. Descrição Bibliográfica: Catalogação, classificação, indexação
Para que a localização de documentos nas bibliotecas seja célere e eficiente três tarefas
complementares devem ser cuidadosamente realizadas: a catalogação, a classificação e a
indexação.
2.4.1. Catalogação
A definição comum de uma política de catalogação entre as várias bibliotecas da rede é
imprescindível para garantir coerência e uniformização dos dados do catálogo concelhio.
A catalogação, enquanto instrumento de normalização, deve estabelecer o nível de
descrição dos dados biográficos associados aos documentos assim como a adaptação, à
BM e às BE, de um conjunto de regras e procedimentos decorrentes das normas
internacionais e nacionais.
A Catalogação implica a análise do documento no sentido de extrair os elementos formais
que o identificam (Regras Portuguesas de Catalogação, Lisboa: Instituto Português do
Património Cultural, 1984) e compreende três partes: a descrição bibliográfica, pontos de
acesso e dados de localização. Tem como missão individualizar os documentos (de forma
a que não sejam confundidos entre si) e a reunir os documentos pelas suas semelhanças,
estabelecendo relações entre si e, ainda, a permitir a localização de um documento
específico numa determinada colecção.
Em termos metodológicos aconselha-se que, em caso de dúvida, as bibliotecas aderentes
utilizem as Regras Portuguesas de Catalogação, as diferentes ISBD’S, o Manual UNIMARC
e diversa informação técnica que a Biblioteca Nacional tem publicado.
A catalogação dos Fundos Documentais das bibliotecas da Rede é efectuada em programa
informático específico e normalizado (Porbase), de forma a reflectir um nível de descrição
intermédio e onde devem constar os seguintes elementos:
Título próprio. Título próprio de outro autor : complemento de título / 1ª menção de
responsabilidade, 2ª ; outras menções de responsabilidade. – Menção de edição. – Local
de edição: editor, data de edição. – Designação específica de material e extensão:
outros pormenores físicos. – (Título próprio da colecção; nº dentro da colecção)
Notas
ISBN/ISSN
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Os elementos da descrição – corpo da entrada – são distribuídos por zonas, possuindo
cada uma determinada fonte, designadas como “fontes principais de informação”.
Qualquer elemento retirado de outra fonte, que não a considerada principal, deve ser
referenciado entre parênteses rectos [ ] ou dado em notas.
Referem-se, de seguida, algumas especificações respeitantes aos vários fundos.
1. Fundo Adultos - Monografias
(i) São referidas as autorias principais. No caso de ilustradores, editores literários,
tradutores, prefaciadores, etc. devem indicar-se sempre que essa informação for
considerada importante;
(ii) A menção de edição só deve ser usada para edições para além da primeira;
(iii) Só em casos muito raros deve ser utilizado mais do que um local de edição e
editor. Aqui devemos salvaguardar o caso do livro antigo, do fundo local e reservados em
que esta informação pode ser muito importante;
(iv) A referência à ilustração só deve ser utilizada quando assumir uma importância
relevante no conjunto do documento;
(v) A menção de colecção é obrigatória;
(vi) Em caso de dúvida devem ser consultadas as Regras Portuguesas de
Catalogação ou as diferentes ISBD.
2. Fundo Infanto-Juvenil
(i) Além das autorias principais devem ser sempre mencionados os ilustradores e
tradutores;
(ii) A menção de edição só deve ser usada para edições para além da primeira;
(iii) A referência à ilustração é obrigatória;
(iv) A menção da colecção é obrigatória.
3. Fundo Áudio
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(i) Os títulos de cada um dos volumes que compõem o documento devem, se
existentes, ser dados sempre que possível em notas;
(ii) A referência às autorias deve ser exaustiva quanto a intérpretes e autores de
trechos musicais e letras, assim como no caso da música pop a indicação dos produtores.
Outro tipo de responsabilidades pode excluir-se a não ser que essa informação se revele
essencial;
(iii) No caso da música clássica, o autor do trecho, bem como os intérpretes
(individuais ou grupos), bem assim os maestros e os solistas devem constituir autorias
principais;
(iv) A indicação geral da natureza do documento é obrigatória;
(v) A menção de edição só deve ser usada para edições para além da primeira;
(vi) A informação respeitante à colecção é obrigatória;
4. Fundo Vídeo (VHS/DVD)
(i) O título original bem como a tradução são obrigatórios, quando conhecidos;
(ii) Se um dado filme se basear numa obra literária ou outra, deve estabelecer-se a
ligação entre o registo do vídeo e o da monografia, utilizando um dos campos de ligação
do bloco 4 (entradas relacionadas) do UNIMARC;
(iii) A referência às autorias deve ser exaustiva quanto a realizadores, produtores,
guionistas, intérpretes. Devem ser consideradas como autorias principais o realizador e o
produtor. No caso dos documentários “científicos” os conselheiros técnicos devem ser
considerados autorias de segundo nível;
(iv) No caso dos documentários e outros documentos de carácter informativo, e só
nestes, a sinopse deve ser dada, sempre que possível, em notas;
(v) A menção de edição só deve ser usada para edições para além da primeira;
(vi) A informação respeitante à colecção é obrigatória;
(vii) A indicação geral da natureza do documento é obrigatória;
(viii) A menção se é legendado ou traduzido, assim como a faixa etária a que se
destina, deve ser dada em notas
5. Recursos Electrónicos (CDR/DVD (enciclopédias) e Recursos de Internet9
De acordo com a ISBD(ER) Recursos electrónicos são todos os materiais controlados por
computador, o que inclui, p. ex, CDR, DVD, … com software ou outra informação e
recursos de Internet, sendo que, a principal distinção entre estes recursos diz respeito ao
método de acesso: local ou remoto.
Dada a especificidade deste tipo de recursos refere-se, de seguida, os aspectos da ISBD
(ER), que devem ser considerados:
(i) A indicação geral da natureza do documento é obrigatória [Documento
electrónico]
(ii) A menção de responsabilidade está relacionada também com funções como as
de designer, desenvolvimento de software e/ou produtos;
(iii) No caso de recursos que são actualizados frequentemente, a referência à
edição deve ser omitida e deve ser introduzida uma nota apropriada;
(iv) Na designação e extensão de alguns tipos de materiais sugere-se, por exemplo:
multimédia interactivo; dados e programas, dados (2 ficheiros: 2 Mb) ou programas(1
ficheiro: 1 Mb);
(v) Nos recursos com acesso local utilizam-se os seguintes elementos: a designação
específica de material (obrigatório) e extensão e, também, as dimensões;
(vi) Nas notas os requisitos do sistema são obrigatórios;
(vii) O modo de acesso é obrigatório para recursos com acesso remoto. Deve
ser precedida pela designação “Modo de acesso” (Ex: Modo de acesso: World Wide Web.
URL: http://www.sapo.pt
2.4.2. Encabeçamentos / Cabeçalhos
O encabeçamento deve seguir, como base, as Regras Portuguesas de Catalogação. Para
além do que estas estipulam, deve-se ter em conta o seguinte:
(i) Nas obras onde a ilustração assume uma importância superior ao texto, o
encabeçamento deve ser feito pelo ilustrador;
(ii) No caso da música clássica, o encabeçamento é sempre o autor do trecho/obra
enquanto nos outros géneros musicais, o encabeçamento deve ser o intérprete;
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(iii) Nos documentos vídeo (filmes, documentários), o encabeçamento deve ser o
realizador;
(iv) No caso dos documentos multimédia, o encabeçamento deverá ser o produtor,
caso seja identificado, se não, será feito pelo título;
(v) No caso de sites WEB ou outros recursos de Internet, o encabeçamento deverá ser
o autor da informação se tal se encontrar explícito, até ao máximo de 5 autores.
2.4.3. Controle de Autoridade
As autoridades, na medida em que constituem pontos de acesso a qualquer catálogo,
constituem um dos aspectos mais relevantes para assegurar a qualidade do produto
catalográfico e devem ser mantidos de acordo com normas estabelecidas e feito
sistematicamente o seu controlo. Independentemente da metodologia implementada
pelo sistema de gestão biblioteconómica, deve verificar-se sistematicamente e com
cuidado se uma dada autoridade já existe no sistema e só depois decidir sobre a criação
de uma nova entrada.
Assim, estabelecem-se alguns procedimentos para a criação de autoridades/autor:
(i) Sempre que for o caso, deve copiar-se o registo de autoridade já existente (na
PORBASE);
(ii) Ao criar-se uma nova autoridade deve determinar-se com exactidão o nome,
excluindo o mais possível abreviaturas e acrónimos. Deve recolher-se o máximo de
informação possível sobre o autor, tal como datas de nascimento e morte, funções
desempenhadas quando tal se torne relevante para identificação inequívoca.
2.4.4. Classificação e Indexação
Classificação e indexação são dois procedimentos indissociáveis que derivam de uma
análise do conteúdo do documento.
1. Classificação
A classificação é fundamental no processo de gestão documental e informacional e pode
definir-se como uma tarefa que consiste em agrupar a documentação / informação em
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classes hierárquicas. Esta tarefa permite recuperar os documentos pelo seu conteúdo,
isto é, pelos principais assuntos neles versados ou pelo género literário a que pertencem.
Para os documentos impressos (Monografias, Publicações periódicas, etc.) deve utilizar-
se a Classificação Decimal Universal (CDU) procedendo-se à arrumação das espécies
documentais por áreas temáticas e possibilitando a recuperação de informação por
assunto. A CDU divide-se em 10 classes (de 0 a 9) que se subdividem segundo o princípio
dos números decimais.
O grau de desenvolvimento e especificidade das notações a utilizar deve respeitar as
exigências de cada biblioteca, tendo em conta o seu público particular, devendo para
efeitos de recuperação pela CDU, utilizar-se sempre que necessário a truncatura, de
modo a poder englobar, se pretendido, todos os registos pertencentes a determinada
classe ou sub-classe.
Os registos sonoros deverão ser classificados com base na Classificação de Registos
Sonoros – BDVP (bibliotecas e discotecas da cidade de Paris) e Tabela de Autoridades da
CDU.
Os registos audiovisuais são classificados com base na Tabela de Classificação da FIAF
(Federação Internacional de Arquivo de Filmes) e Tabela de Autoridades da CDU.
2. Indexação
A indexação é a fase do tratamento documental mais importante das bibliotecas, visando
sobretudo a recuperação da informação essencial por parte do utilizador.
Segundo a designação dada pela Norma Portuguesa - NP3715,I.P.Q., Lisboa,1989 -
“Indexação é a acção que consiste em descrever ou caracterizar um documento
relativamente ao seu conteúdo, representando esse conteúdo numa linguagem
documental.” Assim, deverão seleccionar-se os conceitos a reter e escolher-se os
descritores considerados apropriados para a recuperação da informação.
Descritor é o termo que se utiliza em indexação para representar um determinado
conceito, por vezes, também considerado termo preferencial, conforme consta da
NP4036 (1993).
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Sugere-se a utilização da Tabela abreviada da CDU para retirar os descritores ou termos
controlados necessários ao preenchimento do catálogo de assuntos. Alternativamente,
podem também ser utilizadas outras fontes de indexação, como por exemplo a “Lista de
Cabeçalhos de Assuntos para Bibliotecas”, Thesauri, Manuais, Obras de referência, etc.
Quando se indexa um documento, até que se disponha de uma Base de Autoridades
comum, deve procurar consultar-se sempre previamente o Índice de Assuntos do
Catálogo Colectivo, de modo a seguir sempre que possível a lista de cabeçalhos de
assuntos já criados.
Apesar de facilmente se poderem encontrar muitas palavras-chave para cada documento,
o mais aconselhado será extrair de cada obra apenas três conceitos.
Nos documentos não escritos (audiovisuais, visuais ou sonoros e objectos) nem sempre é
possível analisar o registo na sua totalidade pelo que a indexação é feita com base no
título ou resumo.
2.5. Cotação
Após a classificação e catalogação dos documentos estes são cotados. A cotação é a fase
do tratamento documental em que a cada documento é atribuído um código que permite
a sua arrumação nas estantes. Desta forma, a posterior localização do documento por
parte do utilizador é mais fácil.
No sentido de harmonizar procedimentos entre a BM e as BE, serão tidos em conta os
seguintes:
- as cotas são criadas a partir de um plano abreviado da CDU;
- a cota alfanumérica é formada pelos seguintes elementos: notação CDU
(numérica) + componente alfabética (3 primeiras letras);
- a cada classe da tabela CDU corresponde uma cor diferente para mais fácil
identificação e arrumação do documento;
- a cota dos documentos deverá ser constituída considerando as seguintes
opções:
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(i) Em geral: 1ª linha: sigla da biblioteca; 2ª linha: notação (CDU); 3ª linha: 3
primeiras letras do apelido do autor1;
(ii) Nas obras anónimas ou com mais de três autores: 1ª linha: sigla da biblioteca;
2ªlinha: notação (CDU); 3ª linha: 3 primeiras letras do título;
(iii) No caso das obras em colecções, em que pela temática tratada interessa agrupar os títulos de modo a que fiquem juntos na estante, a componente alfabética da cota é formada pelas três primeiras letras da colecção;
(iv) No caso do Material Não Livro (DVD, CD-Áudio, CD-Rom, VHS,…): 1ª linha:
sigla da biblioteca; 2ª linha: notação (FIAF/CDU ou BDVP/CDU); 3ª linha: 3 primeiras letras
do título e o número de registo do documento para facilitar a sua localização em
depósito;
(v) Os artigos definidos e indefinidos que aparecem no início dos títulos não são tidos em conta para o efeito de cota, usando-se as iniciais da palavra imediatamente a seguir;
(vi) A cota é devidamente impressa (ou manuscrita) em etiqueta própria para esse fim
e colada na lombada do documento, ao fundo, para permitir uma imediata visualização
sem ser necessário retirar o documento da respectiva estante, possibilitando, também,
uma mais fácil localização e arrumação.
2.6. Arrumação
Em todas as bibliotecas da rede as estantes devem ter a indicação das grandes classes da
CDU e, dentro delas, serão feitas as subdivisões que se considerem necessárias.
A sinalização das estantes/prateleiras assume, neste sistema de arrumação, particular
importância, atendendo ao facto de os documentos serem disponibilizados em livre
acesso.
A colocação do fundo documental nas estantes obedece ainda ao seguinte critério: de
cima para baixo e da esquerda para a direita.
Os documentos são arrumados com base na cota (utilizando a notação CDU e/ou a
notação FIAF/BDVP), deverão estar dispostos por assunto e, dentro deste, por ordem
1 Em obras com 2 ou 3 autores, a entrada é feita pelo primeiro autor.14
alfabética do apelido do autor. Na ausência de autor, os documentos são arrumados
alfabeticamente pelo título;
Por razões de segurança/prevenção do material não livro, e face à ausência de sistemas
anti-furto, deverá ser implementada como solução de recurso a estratégia de expor ao
público, para livre manuseamento, os invólucros desses documentos, reservando-se os
mesmos do acesso directo.
3. Difusão da Informação
Terminado o tratamento técnico documental é fundamental proceder à distribuição da
informação aos utilizadores, reais ou potenciais, dando a conhecer o Fundo Documental
e os novos documentos que o integram.
A consulta no local, a circulação dos documentos e a difusão no exterior (por
empréstimo) constituem as principais formas de difusão.
É importante dar a conhecer a existência de novos documentos através da
disponibilização permanente do Catálogo actualizado, primeira forma de difusão da
informação.
Outras formas de difusão da informação:
- Portal da RBA;
- Expositores de novidades no interior das Bibliotecas;
- Expositores informativos externos;
- Exposições bibliográficas
- Impressão de bibliografias temáticas;
- Disponibilização de informação multimédia (Blogues, Sítios WWW, Plataformas
LMS,…) ;
- ….
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3.1. Empréstimo
Todos os documentos existentes nas bibliotecas, com excepção de obras de referência,
periódicos, obras raras ou antigas, podem ser objecto de empréstimo.
O empréstimo pode revestir as seguintes modalidades:
(i) Empréstimo domiciliário de qualquer documento;
(ii) Empréstimo para apoio em sala de aula;
(iii) Empréstimo inter-bibliotecas (com regulamento próprio comum)
De todos os documentos emprestados é elaborado registo, usando para o efeito o
módulo de gestão de empréstimos do programa Porbase ou processos manuais, caso o
serviço de empréstimo ainda não esteja automatizado na biblioteca.
No empréstimo domiciliário, o utilizador poderá usufruir das seguintes condições de
empréstimo:
(i) Requisitar até 3 livros por 10 dias, renováveis até 3 vezes;
(ii) Requisitar até 3 documentos não-livro (DVD, VHS, CD, CD-ROM, DVD-
ROM), por 2 dias, não renováveis.
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