Manual de Procedimentos de

Gestão de Obras e Serviços em

Edificações ou Áreas Físicas da

UFES

Versão 1 - 2016

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Manual de Procedimentos de Gestão de Obras e Serviços em

Edificações ou Áreas Físicas da Ufes

Este manual detalha os procedimentos de gestão de obras e serviços em edificações ou áreas físicas envolvendo a Gerência de Obras da Prefeitura Universitária da Universidade Federal do Espírito

Santo.

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Equipe de Gestão

Reitor

Reinaldo Centoducatte

Vice-reitora

Ethel Leonor Noia Maciel

Chefe de Gabinete

Maria Auxiliadora de Carvalho Corassa

Prefeito Universitário

Renato Carlos Schwab Alves

Assistente de Gestão

Graciliano Alves da Costa Filho

Gerente de Planejamento Físico

Letícia Nunes Barcellos

Gerente de Licitações e Contratos

Rafael Petri

Gerente de Obras

Francisco Caniçali Primo

Gerente de Manutenção Equipamentos e Edificações

Rosália Antunes Martins

Gerente de Segurança e Logística

Anival Luiz dos Santos

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Subprefeitura do campus de Maruípe

Ricardo da Silva Fanzeres

Subprefeitura do campus de São Mateus

Erivelton Toretta Braz

Subprefeitura do campus de Alegre

Erivelton Costa Souza

Divisão de Acompanhamento e Fiscalização de Obras

Jaime Vilela

Elaborado por

Diretor do Departamento de Gestão de Pessoas

Marcelo Rosa Pereira

Estagiário

Pedro Paulo Eugenio Casotti Marinot

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LISTA DE SIGLAS

ART – Anotação de Responsabilidade Técnica

CEI – Cadastro Específico do INSS

CROS – Comissão Permanente de Recebimento de Obras e Serviços

DA - Departamento de Administração

DAFO – Divisão de Acompanhamento e Fiscalização de Obras

GCC – Gerência de Compras e Contratações

GMEE – Gerência de Manutenção de Equipamentos e Edificações

GO – Gerência de Obras

GPF – Gerência de Planejamento Físico

GSL – Gerência de Segurança e Logística

INSS – Instituto Nacional de Seguro Social

NTI – Núcleo de Tecnologia da Informação

PDF – Plano Diretor Físico

PU – Prefeitura Universitária

SIARQ – Sistema de Arquivo

SIE – Sistema Informações Educacionais

SIMEC – Sistema Integrado de Monitoramento Execução e Controle

SPIUNET – Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União

UFES – Universidade Federal do Espírito Santo

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Organograma da Gerência de Obra .......................................................... 10

Figura 2 – Fluxo do Gerenciamento de Obra ............................................................ 26

Figura 3 - Fluxo do Gerenciamento de Obra ............................................................. 27

Figura 4 - Fluxo da Garantia de Obra ........................................................................ 28

Figura 5 - Fluxo de Paralisação de Obra ................................................................... 28

Figura 6 - Fluxo de Sinistro de Obra ......................................................................... 29

Figura 7 - Fluxo de Mudança na Legislação.............................................................. 30

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Sumário

1. APRESENTAÇÃO ............................................................................................ 8

2. UNIDADE ADMINISTRATIVA .......................................................................... 9

2.1. A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL................................................................ 9

2.2. O ORGANOGRAMA ....................................................................................... 10

3. O PROCESSO DE GESTÃO DE OBRAS ...................................................... 11

3.1. GERENCIAMENTO DE OBRAS ..................................................................... 11

3.1.1. Competências Essenciais da GO ................................................................ 11

3.1.2. Fluxos de Valor ............................................................................................. 11

3.1.3. Fluxos Simplificados .................................................................................... 26

ANEXO A – Modelo de e-mail para providência da matrícula CEI e ART de

execução .................................................................................................................. 31

ANEXO B – Modelo de e-mail para solicitação de reunião com a empresa ....... 32

ANEXO C – Modelo de e-mail para convocar o solicitante para reunião com a

empresa.................................................................................................................... 33

ANEXO D – Modelo de lista de funcionários ......................................................... 34

ANEXO E - Modelo de Planilha de Medição .......................................................... 35

ANEXO F - Modelo de recebimento provisório ..................................................... 36

ANEXO G - Modelo de Relatório Foto .................................................................... 37

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1. APRESENTAÇÃO

Este manual visa padronizar os procedimentos que compõem a gestão de obras e

serviços em edificações ou áreas físicas no âmbito da Universidade Federal do

Espírito Santo. Foi elaborado a partir de um diagnóstico e de uma análise de risco,

realizados pela Prefeitura Universitária, com o objetivo de apresentar a toda a

equipe da Gerência de Obras da Ufes o fluxo para a realização de seus trabalhos,

padrões e procedimentos únicos de execução de suas atividades.

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2. UNIDADE ADMINISTRATIVA

2.1. A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A Gerência de Obras (GO), dentro da estrutura da Prefeitura Universitária (PU), é

uma unidade tática, segundo o modelo de estruturação da Universidade Federal do

Espírito Santo (Ufes), sendo responsável por parte do papel institucional e por parte

das atribuições da PU. Em especial, a GO é responsável pelo processo de gestão

das obras para construção e reforma de novas edificações na UFES.

A Estrutura da GO é composta pelo Gabinete do Gerente, onde se concentram as

atividades de gestão do processo de obras e a gestão administrativa da gerência.

Para cumprir com seu papel institucional, cabe à GO: o planejamento e a gestão das

obras na Universidade; o mapeamento de risco, controle de qualidade e efetividade

na execução das obras; a articulação com as demais Gerências e Prefeito

Universitário; a interface com as unidades administrativas e acadêmicas, bem como

com as empresas contratadas; e o suporte às atividades da Divisão de

Acompanhamento e Fiscalização de Obras (DAFO).

No que tange à DAFO, suas atribuições compreendem o acompanhamento, a

fiscalização e o controle das obras, por meio de sua equipe técnica, que atua como

fiscais das obras, com vistas à garantia da qualidade das obras executadas.

No processo de gestão de obras, a PU possui uma unidade de serviços: a Comissão

de Recebimento de Obras e Serviços (CROS), cujo papel institucional consiste em

acompanhar as atividades dos fiscais de obras e emitir laudos, acionando a DAFO e

outras unidades, quando necessário, visando à correção dos problemas detectados,

recebendo em definitivo as obras liberando-as para o uso, quando couber. A CROS

está diretamente ligada ao Gabinete do Prefeito Universitário e sua composição e o

detalhamento de suas atribuições estão descritas na Portaria nº. 883/2016-R.

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2.2. O ORGANOGRAMA

Figura 1 - Organograma da Gerência de Obra

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3. O PROCESSO DE GESTÃO DE OBRAS

3.1. GERENCIAMENTO DE OBRAS

3.1.1. Competências Essenciais da GO

A Gerência de Obras (GO) tem como competências essenciais a gestão das

atividades da gerência, mapeamento de risco e controle de qualidade e efetividade

na execução das obras, articulação com as demais gerências e prefeito universitário,

interface com as unidades administrativas e acadêmicas, bem como com as

empresas contratadas, suporte as atividades das coordenações subordinadas.

A Divisão de acompanhamento e Fiscalização de obras tem como competências o

acompanhamento, Fiscalização e controle das obras, mantendo interface com os

executores e fiscais, com vistas a garantia da qualidade das obras executadas.

3.1.2. Fluxos de Valor

I. Recebimento do Contrato

i. Entrada no SIE

O responsável pelo protocolo da Gerência de Obras (GO) recebe o

documento no SIE, conforme manual do Siarq

O responsável encaminha para Gerente

O Gerente toma ciência e despacha para o Diretor da Divisão de Apoio a

Fiscal

O responsável pelo Protocolo dar saída no SIE para Divisão DAFO

ii. Encaminhamento ao DAFO

Diretor da Divisão convoca reunião entre o Gestor, o Fiscal e o Diretor da

Divisão para análise do contrato

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iii. Encaminhamento ao Fiscal

Diretor da Divisão convoca reunião

iv. Registro no SIMEC

Gabinete do Gerente registra contrato no SIMEC

v. Registro no REDMINE

Gabinete do Gerente lança cronograma no REDMINE

O que disponibilizar no REDMINE:

a) Ordem de Serviço

b) Cronograma

c) Cópia do contrato/aditivos

d) Dados da empresa

e) Termo de Garantia

vi. Fiscal recebe Garantia e ART

Gabinete do Gerente confere se foi entregue; caso não, comunica o Fiscal

Fiscal envia e-mail a empresa informando possíveis sanções, conforme o

Anexo A

Obs.: O prazo de entrega da matricula CEI e da ART de execução é de

30 dias a partir da assinatura da Ordem de Serviço (OS)

II. Início de Obra

i. Visita ao canteiro de obras

Fiscal convoca empresa por e-mail, conforme o Anexo B

Fiscal convoca o solicitante da obra para participar da reunião por e-mail,

conforme o Anexo C

Fiscal realiza reunião com Empresa e DAFO para entrega do manual de

execução de obra

Explica o manual

Após reunião, o Fiscal e empresa vão ao local para mostrar o local do

canteiro de obra

Registrar no Dário de Obras

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ii. Início da Obra

Iniciar execução da obra

Estipular prazo de 15 dias para entrega da listagem pela empresa,

conforme o Anexo D

III. Acompanhamento da Obra

i. Fiscalização da Obra

Passos da Fiscalização:

a) Verificar os serviços em execução segundo Projeto Básico e Caderno

de Encargos

b) Verificar os materiais empregados/estocados se atendem às

especificações do Projeto Básico e da Lista de Materiais da Ufes

c) Verificar o uso de EPI (Equipamento de Proteção Individual) e EPC

(Equipamento de Proteção Coletivo)

d) Verificar a regularidade trabalhista dos funcionários

e) Verificar as condições de limpeza, segurança, ergonomia e

acessibilidade no canteiro de obras

f) Fotografar a obra/serviços

g) Fazer registros no diário de obras

h) Arquivar primeira via do diário de obras e fotos

Obs.: O Fiscal deverá criar uma pasta física para o arquivamento das

folhas do diário de obra

O Fiscal elabora o relatório de fotos, conforme o Anexo G, e o arquivará

as fotos na pasta da obra na rede conforme padrão estabelecido pela

Coordenação de Gestão da Informação

ii. Houve Sinistro?

Se sim: segue para 3.3 (Sinistro, vai para fluxo de Sinistro)

Se não: segue para 3.4 (Continua execução da obra)

iii. Sinistro

Segue para o fluxo de Sinistro

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iv. Continua execução da Obra

A Obra continua sua execução

v. Medição das Obras

Fiscal elabora detalhamento da medição, conforme o Anexo E

vi. Levantamento de Dados de Serviços Executados

Período de Medição do 1º ao último dia de cada mês

Executar levantamento diário paralelo à Fiscalização

Executar levantamento a partir do cronograma Fiscal/financeiro

Seguir padrão do Caderno de Encargos e Memória de Cálculo do Projeto

Básico

Fiscal finaliza Planilha de Medição e dá ciência à Empresa até 5º dia útil

do mês subsequente ao da Medição

Empresa tem até o dia 10 do mês para entregar a Nota Fiscal (NF)

vii. Conferência de documentação

Fiscal confere toda a documentação entregue

viii. Cadastro no SICOM

Fiscal confere dados da Nota Fiscal (NF)

Fiscal registra no SICOM e atesta Nota Fiscal (NF)

ix. Última Medição?

Se sim: segue para III.x (Última Medição)

Se não: segue para III.xi (Fiscal encaminha para GO)

x. Última Medição

Segue para o fluxo de Última Medição

xi. Fiscal encaminha para GO

Fiscal encaminha via SIE o documento de pagamento para Divisão,

conforme manual do Siarq

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xii. Registro na SIMEC e REDMINE

Registrar no SIMEC, conforme manual do Ministério da Educação (MEC)

O registro no REDMINE deve ser entre o 5º e 10º dia útil de cada mês

Gabinete do Gerente lança itens do cronograma de execução no

REDMINE

Obs.: A evolução será a partir da Planilha em %

Gabinete do Gerente entra na rede e recolhe informações da planilha de

medição da obra

xiii. Fiscal encaminha para GCC

Gerência dá saída no SIE para a GCC, conforme manual do Siarq

Análise elaborada pela GCC, conforme normas estabelecidas pela

Gerência

GCC encaminha para Assessoria de Gestão

IV. Última Medição

i. Recebimento Comunicação de Término da Obra

Empresa informa ao Fiscal o término da obra e o entrega documento com

as informações de identificação da obra e as datas de término prevista e

real

Fiscal recebe e data o documento, devolve via da empresa e anexa ao

Processo

ii. Fiscal vistoria obra com empresa

Fiscal agenda com empresa vistoria na obra

Fiscal e empresa realizam vistoria na obra

Estando conforme, o Fiscal emite o Termo de Recebimento Provisório

Não estando conforme, o Fiscal elabora Lista de Serviços a serem

corrigidos

iii. Concluída?

Se não: segue para IV.iv

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Se sim: segue para IX.v

iv. Emissão de Relatório de Inconformidades

Fiscal elabora relatório de inconformidades e entrega a empresa

Fiscal colhe assinatura e data recebimento

Fiscal anexa ao Processo

Obs.: Empresa tem 15 dias para atender inconformidades

v. Empresa executa e emite novo comunicado de término

Empresa executa as inconformidades apontadas

Empresa informa ao Fiscal o término da obra e o entrega documento com

as informações de identificação da obra e as datas de término prevista e

real

Fiscal recebe e data o documento, devolve via da empresa e anexa ao

Processo

vi. Emissão de Ultima Medição

Fiscal executa última medição na planilha de medição e disponibiliza na

rede

vii. Emissão de Termo de Recebimento Provisório

Fiscal emite Termo de Recebimento Provisório, conforme Anexo E

viii. Fiscal encaminha documentos à GCC

Fiscal encaminha Termo de Recebimento Provisório e Última Medição

para a GO, para providências e pagamento

ix. Fiscal encaminha processo a GO

Fiscal despacha para a DAFO

DAFO dá saída para a GO, conforme manual do Siarq

Gerente toma conhecimento

V. Recebimento de Obra

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i. GO envia à CROS

GO encaminha processo à CROS, conforme manual do Siarq

ii. CROS analisa processo

CROS identifica pendências no processo

Fiscal responsabiliza pendências como de Projeto, de Execução ou de

Utilização

a) Para Execução, verifica se estava no orçamento

b) Caso seja de Projeto ou Execução, encaminhar à GPF

c) Caso seja de Utilização encaminhar à GMEE

iii. CROS vistoria obra

CROS vistoria obra

iv. Recebe?

Se não: segue para V.v

Se sim: segue para V.xi

v. CROS entrega relatório GO

CROS entrega relatório de inconformidades;

vi. Comunicação à empresa

Gerência recebe comunicado, conforme manual do SIE

Gerência despacha para DAFO

DAFO recebe no SIE e encaminha para o Fiscal

Fiscal verifica o relatório

Fiscal prepara o documento de notificação à Empresa

Gestor solicita a Empresa para vir receber a notificação

Empresa assina “recebido” na via do Gestor

Fiscal anexa via no processo

vii. Manifestação da Empresa

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Empresa se manifesta em relação às inconformidades relatadas

Fiscal acompanha a execução segundo os passos da Fiscalização

descritos no item III.i;

Fiscal encaminha processo para CROS, com relatório de inconformidades

corrigidas ou justificadas

viii. GO, Fiscal e GCC analisam

GO, Fiscal e GCC analisam manifestação da empresa

ix. Aceita justificativa da empresa?

Se não: segue para V.x

Se sim: segue para V.xi

x. Notifica empresa

Gestor notifica a empresa da não concordância da justificativa

GCC toma medidas legais para penalizar a empresa

xi. Emissão de termo de recebimento

CROS emite termo de recebimento definitivo;

xii. Emissão de certificado de conclusão pela GO

Gerência emite certificado de Capacidade Técnica da Empresa

xiii. Envia à GMEE os termos de garantia

GO encaminha à GMEE documento comunicando que a Obra foi recebida

em definitivo pela CROS, passando à gestão de manutenção

GO encaminha processo para GMEE, para registro da garantia no SGD

xiv. Registro do SIMEC

GO registra no SIMEC, conforme manual do Ministério da Educação

(MEC)

xv. Registro no REDMINE

GO registra/atualiza o REDMINE, conforme manual do mesmo

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xvi. Encaminhamento para GCC/PROAD

GO encaminha para GCC, conforme manual de gestão de contratos, para

posterior encaminhamento à PROAD

xvii. Registro no DIPAT/DA/PROAD

GO encaminha informações à DIPAT/DA/PROAD para registro do imóvel

no Sistema de Gerenciamento de Imóveis de Uso Especial da União

(SPIUNET), conforme norma do Ministério do Planejamento, Orçamento e

Gestão

xviii. Envio para Arquivo

GO mantém o processo arquivado na Gerência até o fim do prazo de

garantia

Acabado o tempo de garantia, GO encaminha processo para Siarq, para

arquivar

VI. Garantia

i. Recebimento da Solicitação de Serviço (SS)

GMEE recebe e organiza as solicitações de serviços (SS)

ii. Analise SS (GMEE)

GMEE analisa se a SS deve ser atendida via garantia quinquenal (isto é,

se é defeito ou falha de execução)

iii. Problema na Execução?

Se não: segue para VI.iv

Se sim: segue para VI.v

iv. Programação da Manutenção

GMEE programa e executa o serviço como manutenção

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v. Encaminhamento para a GO

GMEE elabora relatório sobre o serviço a ser executado com base na SS

e envia, via protocolado, à GO

vi. Problema de Projeto?

Se sim: segue para VI.vii

Se não: segue para VI.viii

vii. Encaminhamento para a GPF

GO encaminha à GPF para avaliação

viii. Acionamento Empresa

O Fiscal notifica a empresa para corrigir as inconformidades a título de

garantia;

ix. Acompanhamento Execução

O Fiscal acompanha a execução dos serviços apontados no relatório da

GMEE

O Fiscal avalia os serviços executados e remete o protocolado da SS

comunicando a conclusão dos serviços

x. Alimentação do SGD

A GMEE analisa os serviços e alimenta o SGD

VII. Sinistro

i. Analisar ocorrências e implicações

Fiscal vai à obra imediatamente e analisa a gravidade do sinistro e a

necessidade de paralisação em vista de novos acidentes

Fiscal analisa a natureza do sinistro, causas e se terá implicação legal,

como a necessidade de perícia técnica, da polícia, dos bombeiros, da

defesa civil

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Solicitar relatório do sinistro à empresa, analisando a ocorrência, os

elementos causais e tendo conclusão

ii. Paralisar a obra?

Se sim: segue para VII.iii

Se não: segue para VII.vi

iii. Há vítimas?

Se sim: segue para VII.iv

Se não: segue para VII.v

iv. Procedimento da GSL

Fiscal comunica à GSL e segue os procedimentos do manual da GSL

Fiscal elabora relatório de ocorrência e registra no diário de obra

v. Paralisação

Segue para o fluxo de paralisação composto do item VIII;

vi. Há vítimas?

Se sim: segue para VII.vii

Se não: segue para VII.viii

vii. Procedimento da GSL

Fiscal comunica à GSL e segue os procedimentos do manual da GSL

Fiscal elabora relatório de ocorrência e registra no diário de obra

viii. Fazer Análise Técnica

Fiscal recebe o relatório do sinistro da empresa, analisa e emite parecer

Fiscal notifica a empresa e aplica eventuais sanções

Fiscal encaminha para DAFO

DAFO junto com Gerente analisa as possibilidades de encaminhar para

GSL e de abrir sindicância

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Fiscal tem competência técnica para resolver as consequências do

sinistro?

Se não: segue para VII.x

Se sim: segue para VII.xiii

ix. Encaminhar para GPF

Fiscal encaminha para GPF para análise técnica;

x. Paralisar a obra?

Se sim: segue para VII.xii

Se não: segue para VII.xiii

xi. Paralisação

Segue para o fluxo de paralisação composto do item VIII;

xii. Elaborar Plano de Contingência

Elaborar o Plano de Contingência contendo os procedimentos para

remover as condições que prejudicam o andamento da obra e dar

prosseguimento ao cronograma da obra;

Estabelecer prioridades;

Determinar estratégia de operação com os seguintes itens:

a) Proposta de solução técnica

b) Impacto econômico financeiro

c) Análise da legislação pertinente

Elaborar Cronograma de Ação

Preparar Memorial com as indicações propostas

xiii. Executar Plano de Contingência

Execução do Plano de Contingência conforme elaborado

VIII. Paralisação

i. Identificação Necessidade

O Fiscal identifica e analisa a necessidade de paralisação

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ii. Obra Paralisa?

Se não: segue para VIII.iii

Se sim: segue para VIII.iv

iii. Cronograma da Obra mantido

O cronograma da obra é mantido

iv. Que fração da Obra paralisa?

Total: segue para VIII.v

Parcial: segue para VIII.ix

v. Comunicação da Empresa

O Fiscal notifica a paralisação à empresa

vi. Obra reinicia?

Se não: segue para VIII.vii

Se sim: segue para VIII.viii

vii. Propõe rescisão

Propõe-se a rescisão contratual amigável

viii. Comunicação à Empresa

O Fiscal comunica à empresa e segue o fluxo de obra

ix. Comunicação à Empresa

O Fiscal informa, em diário de obra, qual fração da obra está paralisada

O Fiscal analisa o impacto físico e financeiro no cronograma e informa ao

gestor do contrato para tomada de providências

x. O item/fração continua?

Se não: segue para VIII.xi

Se sim: segue para VIII.xii

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xi. Análise de Impacto no Cronograma da Obra

O Fiscal analisa o impacto no cronograma da obra

O Fiscal remete as pendências técnicas à GPF para providências de

correção do projeto básico

xii. Comunicação à Empresa

O Fiscal comunica à empresa

O Fiscal remete as pendências técnicas à GPF para providências de

correção do projeto básico

xiii. Reunião com a GPF para definir ajuste no Projeto Básico

GPF, Fiscal e Gestor fazem reunião para definir as mudanças e ajustes

no Projeto Básico

xiv. Alterações demandam aditivo?

Se sim: segue para VIII.xv

Se não: segue para VIII.xvi

xv. Fiscal encaminha solicitação à GCC

O Fiscal fundamenta e justifica a necessidade do aditivo e remete-o ao

gestor para providências

xvi. Segue com a Obra

Segue o fluxo de Obra

IX. Mudança na Legislação

i. Fiscal recebe nova legislação

O Fiscal recebe as informações da nova legislação

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ii. Reunião para análise da nova legislação da GO e GPF

O Fiscal organiza reunião entre GO (Fiscal e Gestor) e GPF (autores do

projeto básico e orçamento)

iii. Altera o projeto?

Se não: segue para IX.iv

Se sim: segue para IX.v

iv. Cronograma da Obra mantido

O cronograma fiscal e financeiro é mantido

v. Obra Paralisa?

Se não: segue para IX.vi

Se sim: segue para IX.ix

vi. Cronograma da Obra mantida

O cronograma físico da obra é mantido

vii. Envia protocolado à GPF para adequações no projeto

O Fiscal remete à GPF as informações da nova legislação para

adequações de projeto;

viii. Paralisação

Segue para o fluxo de Paralisação;

ix. Envio do processo da obra para a GPF

Fiscal envia o processo à GPF para as adequações

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3.1.3. Fluxos Simplificados

Figura 2 – Fluxo do Gerenciamento de Obra

(Recebimento de Contrato, Início de Obra, Acompanhamento de Obra)

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Figura 3 – Fluxo do Gerenciamento de Obra

(Última Medição e Recebimento de Obra)

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Figura 4 – Fluxo da Garantia de Obra

Figura 5 – Fluxo de Paralisação de Obra

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29

Figura 6 – Fluxo de Sinistro de Obra

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Figura 7 – Fluxo de Mudança na Legislação

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ANEXO A – Modelo de e-mail para providência da matrícula CEI e

ART de execução

Prezado Senhor ______________________________ Representante da Empresa _____________________ Considerando a Ordem de Serviço n.º _____, recebida por esta empresa no dia __/__/____, referente ao contrato de número ___, que tem por objeto a _____________________________________________, informamos que, conforme artigo 19 da Instrução Normativa RBF 971/09, o prazo para providenciar a matrícula CEI é de 30 dias após o recebimento da Ordem de Serviço; e, conforme artigo 28 da resolução 1.025/09/CONFEA, a ART de execução da obra deve ser providenciada antes do início da atividade, ou em até 10 dias após o recebimento da Ordem de Serviço, desde que ainda não tenha sido caracterizado o início das atividades. Portanto, solicitamos a entrega da documentação acima exigida no prazo determinado. Caso contrário, a empresa estará sujeita a sanções legais. Estamos à disposição para maiores esclarecimentos que se fizerem necessários. Atenciosamente, [Nome] Fiscal do Contrato [Cargo] SIAPE nº. ____________ Celular institucional: (27) _______-______ Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) _______-______

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ANEXO B – Modelo de e-mail para solicitação de reunião com a

empresa

Assunto: Convocação para reunião. Prezado Senhor ______________________________ Representante da Empresa _____________________ Considerando o recebimento da Ordem de Serviço nº ___ no dia __/__/____, por esta empresa, referente à obra __________, solicitamos o comparecimento de um representante legal da empresa contratada à Gerência de Obras da Prefeitura Universitária, às ___ horas do dia __/__/____, para realização de uma reunião de início das atividades, tendo como pauta a entrega do manual de execução de obras da UFES e esclarecimentos, visita ao local da obra, definição do local de instalação do canteiro e demais encaminhamentos. Solicitamos que confirmem recebimento e presença na reunião. Caso não for possível o comparecimento no dia e hora marcados, favor sugerir nova data e horário.

Atenciosamente, [Nome] Fiscal do Contrato [Cargo] SIAPE nº. ____________ Celular institucional: (27) _______-______ Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) _______-______

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ANEXO C – Modelo de e-mail para convocar o solicitante para

reunião com a empresa

Assunto: Convocação para reunião. Prezado Senhor ______________________________ Representante da Empresa _____________________ Solicitamos o comparecimento de Vossa Senhoria para uma reunião de início das atividades da obra _______________, onde estarão presentes os representantes da Gerência de Obras, da empresa contratada _____________________ e do setor solicitante do serviço. A mesma será realizada na Gerência de Obras da Prefeitura Universitária às ____ horas do dia __/__/____, tendo como pauta a entrega do manual de execução de obras da Ufes e esclarecimentos, visita ao local da obra, definição do local de instalação do canteiro e demais encaminhamentos. Solicitamos que confirmem recebimento e presença na reunião.

Atenciosamente, [Nome] Fiscal do Contrato [Cargo] SIAPE nº. ____________ Celular institucional: (27) _______-______ Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) _______-______

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ANEXO D – Modelo de lista de funcionários

UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO

PREFEITURA UNIVERSITÁRIA GERÊNCIA DE OBRAS

LISTA DE FUNCIONÁRIOS

Obra:

Local: [campus e município]

Contratada: [razão social]

Referência: [mês/ano]

Número Nome Classificação

_____________________________ Representante da Contratada

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ANEXO E - Modelo de Planilha de Medição

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ANEXO F - Modelo de recebimento provisório

TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO

Termo de Recebimento Provisório da obra _________________________________, campus de ________________, município de _______________ (ES), firmado entre a Universidade Federal do Espírito Santo e a empresa _______________________, na forma em que se segue, conforme contrato nº. _____/____ e processo nº 23068. _________/______-____.

Aos ___________ dias do mês de _____________ de dois mil e ___________, o (a) fiscal do contrato, _________________________ [nome do (a) fiscal], juntamente com o(a) Sr(ª). ________________________ [nome do preposto da contratada], inscrito (a) no CPF sob nº ____.____.____-___, representante da empresa ______________________________________, reuniram-se no local da obra a fim de proceder a vistoria e exame dos serviços. Tendo sido verificado que a obra objeto deste termo foi concluída a contento pela contratada, de acordo com as cláusulas contratuais, obedecendo às normas técnicas da ABNT e especificações desta Prefeitura, e em cumprimento do art. 73, inciso 1º, alínea “a” da Lei nº. 8.666/93 procede-se ao seu recebimento provisório. E, para constar, lavrou-se o presente Termo em 2 (duas) vias de igual teor, devidamente assinadas pelo fiscal do contrato e pelo representante da empresa contratada, para que possa produzir seus efeitos legais.

__________________________

[Nome] [Cargo] [SIAPE]

[Fiscal do Contrato]

__________________________

[Nome] [Cargo]

[Nome da empresa contratada] [CNPJ]

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ANEXO G - Modelo de Relatório Foto

RELATÓRIO FOTOGRÁFICO MEDIÇÃO nº ______________ Obra: ____________________ Local: campus de ___________ Município: _________________ (ES) Contratada: _____________________________ 1. Descrição do Serviço (Duas fotos por serviço) 2. Descrição do Serviço (Duas fotos por serviço) ______________ (ES), ____ de ________________ de ______. Atenciosamente, [Nome] [Cargo] SIAPE nº. ____________ Celular institucional: (27) _______-______ Secretaria da Gerência de Obras: 4009-2032 Telefone direto: (27) _______-______ E-mail: _________________________