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Manual de Procedimentos

Volume 1.2 – Pós Graduação e Formação Contínua

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Direção Académica

Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12

Data: Setembro de 2012

Elaborado por: Júlia Oliveira

Verificado Página: 2

Aprovado

Índice Princípios Gerais ............................................................................................................................................... 3

Abreviaturas e Acrónimos.................................................................................................................................. 6

Legislação Aplicável .......................................................................................................................................... 7

Capítulo 1 – Doutoramentos .............................................................................................................................. 8

Processo 1 – Candidatura ........................................................................................................... 8

Processo 2 - Matrícula .............................................................................................................. 11

Processo 3 - Formalização da constituição da CAT/ Apresentação pública da proposta de tese.................................................................................................................................................. 15

Processo 4 - Alteração ao plano curricular ................................................................................ 17

Processo 5 – Equivalências / Dispensa a Unidades Curriculares .............................................. 19

Processo 6 - Orientação Científica ............................................................................................ 21

Processo 7 - Pedido de antecipação ou prorrogação da apresentação de provas académicas 23

Processo 8 – Pedido de Abandono escolar / suspensão de estudos/ anulação do processo .... 26

Processo 9 – Propinas e outros emolumentos .......................................................................... 28

Processo 10- Lançamento de Pautas........................................................................................ 31

Processo 11 – Emissão de certidões, diplomas e outros documentos ...................................... 34

Processo 12 – Provas ............................................................................................................... 36

Capítulo 2 – Cursos não conferentes de grau ................................................................................................. 43

Processo 1 - Candidatura.......................................................................................................... 43

Processo 2 - Matrícula .............................................................................................................. 46

Processo 3 – Emissão de certidões, diplomas e outros documentos ........................................ 49

Capítulo 3 - Unidades Curriculares Isoladas ................................................................................................... 51

Processo 1 – Candidatura e Matrícula ...................................................................................... 51

Processo 2 – Emissão de certidões e outros documentos ........................................................ 54

Capítulo 4 - Equivalências/Reconhecimentos de Grau (Licenciado/Mestre/Doutor) ...................................... 56

Processo 1 - Requerimento de Equivalência ao Grau de Licenciado ........................................ 56

Processo 2 – Emissão de certidões e outros documentos ........................................................ 59

Processo 3 - Requerimento de Reconhecimento ao Grau de Licenciado .................................. 61

Processo 4 - Requerimento de Equivalência/Reconhecimento ao Grau de Mestre ................... 63

Processo 5 - Requerimento de Equivalência/Reconhecimento ao Grau de Doutor ................... 66

Capítulo 5 – Agregação ................................................................................................................................... 68

Processo 1 – Pedido de Agregação .......................................................................................... 68


Capítulo 6 - Provas de Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica ....................... 78

Processo 1 – Requerimento de Provas de Habilitação .............................................................. 78





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Princípios Gerais

O Núcleo de Pós-Graduação e Formação Contínua, NPGFC, é a estrutura dos Serviços

Académicos do IST responsável pela gestão dos processos e procedimentos

administrativos no âmbito do 3º Ciclo de Estudos Superiores, procurando alicerçar os

objetivos da Escola em termos de qualidade na prestação de serviços.

O NPGFC, garante a instrução de todos os processos referentes a:

• Programas de Doutoramento;

• Provas Académicas conducentes à atribuição dos títulos de Agregado e de

Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica;

• Cursos de Mestrado (pré-Bolonha);

• Processos de equivalência e reconhecimento de graus académicos (Licenciado,

Mestre e Doutor);

• Cursos não conferentes de Grau, nomeadamente os Diplomas de Formação

Avançada e os Cursos de Especialização;

• Formação contínua de curta duração.

Compete a esta estrutura, seguir:

• A legislação em vigor;

• Os regulamentos e normas internas do IST;

• As decisões dos Órgãos da Escola.

Compete a esta estrutura, garantir que:

• São organizados e controlados os processos relativos à candidatura, matrícula,

inscrição, frequência e aproveitamento dos alunos;

• São instruídos todos os processos de propinas nomeadamente no que diz respeito à

sua cobrança;

• É efetuada a cobrança de taxas, emolumentos e demais pagamentos a efetuar por

alunos;

• São processados lançamento de classificações e arquivo de pautas;




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Data:

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Aprovado

• São efetuados todos os procedimentos legais para a realização de provas

académicas conferentes de grau e título académicos;

• São geridos os processos associados ao arquivo académico;

• São cumpridos todos os requisitos necessários à elaboração de planos de

equivalências;

• É assegurada a organização dos processos de atribuição de equivalência de graus e

títulos académicos;

• São emitidos e entregues as cartas de curso, diplomas, certidões e declarações;

• São efetuados todos os procedimentos inerentes à criação, alteração e suspensão

de cursos;

• A dinamização e apoio à Formação Contínua no IST, designadamente no que

respeita à realização de ações de formação de curta duração, destinadas a diversos

públicos-alvo;

• Que é assegurada uma constante colaboração com a equipa de suporte do Sistema

de Informação – Fénix – que suporta a gestão académica e administrativa dos

programas de ensino,

• Todo o expediente é devidamente registado e arquivado;

O NPGFC está organicamente integrado na Direção Académica do IST, apresentando a

seguinte estrutura organizativa:

• Coordenação;

• Grupo de trabalho de Atendimento;

• Grupo de trabalho de Registo Académico;

• Grupo de trabalho de Provas Académicas;

• Grupo de trabalho de Logística e Arquivo. Todos os grupos de trabalho respondem a informações diversas via RT, e-mail ou telefone.

Eventuais dúvidas podem ser endereçadas para o núcleo através do e-mail: [email protected]




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Devido à nova estrutura da Direção Académica, a parte referente à Formação Contínua, foi inserida na Assessoria Técnica para os Assuntos de Formação.




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Aprovado

Abreviaturas e Acrónimos

CC – Conselho Científico

CCCC- Comissão Coordenadora do Conselho Científico

CE – Comissão de Equivalências

CG – Conselho de Gestão

DA – Direção Académica

FCT – Fundação para a Ciência e Tecnologia

IST - Instituto Superior Técnico

NPGFC – Núcleo de Pós-Graduação e Formação Contínua

NT – Núcleo de Tesouraria

RUTL – Reitoria da Universidade Técnica de Lisboa

UC’s – Unidades Curriculares

UO – Unidade Orgânica

DSI – Direção de Serviços de Informática




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Aprovado

Legislação Aplicável

Ver Volume 1 - Direção Académica.




Capitulo 1 - Doutoramentos

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Aprovado

Capítulo 1 – Doutoramentos

Processo 1 – Candidatura

A formalização da candidatura apresenta três formatos: presencialmente no Front-Office do

NPGFC, online na versão pt através do link: https://fenix.ist.utl.pt/candidaturas/phd/ e na

versão EN através do link: https://fenix.ist.utl.pt/candidaturas/phd/?locale=en_EN) ou para o

email: [email protected].

No ato da candidatura devem ser entregues os seguintes documentos:

• Formulário de candidatura;

• Certidão discriminativa comprovativa do grau académico com média;

• Programa das disciplinas (se aplicável);

• Documento de identificação;

• Cartão de contribuinte;

• Plano de Investigação (se aplicável);

• Carta de aceitação dos orientadores científicos (se aplicável);

• Carta de Motivação;

• Cartas de referência (opcional);

• Outros documentos que o candidato considere relevantes;

A candidatura só é válida após a liquidação do respetivo emolumento.

O sistema Fénix atribui automaticamente um número ao candidato (ex: D XX/ANO).

A candidatura e respetivos documentos são submetidos (via Fénix) à Coordenação do

Curso para apreciação e elaboração de parecer, sobre a admissibilidade ou não do

candidato. Após submissão do parecer, a Coordenação do Núcleo verifica a sua

conformidade para despacho do Conselho Científico

Caso não se encontre em conformidade, a Coordenação do Núcleo devolve (via fénix) o

parecer ao Coordenador do Curso para respetiva retificação.





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Data:

Versão 00-12




Aprovado

Após a homologação, a Coordenação do Núcleo entrega o processo ao grupo de trabalho

de Registo Académico para inserir o parecer no sistema Fénix, emissão e envio de ofício ao

candidato sobre o resultado de que foi objeto a sua candidatura e disponibilizam as

unidades curriculares para posterior inscrição a realizar pelo aluno. Em caso de aceitação,

o candidato dispõe de 20 dias úteis para formalizar a matrícula.

O NPGFC arquiva uma cópia do ofício no processo do aluno e é registado no Fénix a

indicação de que o ofício foi enviado.





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Data:

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Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Candidaturas

Responsável

Identificação (processo,

subprocesso procedimento)

Quando se procede / prazo

Como se procede

Resultado/ registo

Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado

de: Expedido

para:

Grupo de Trabalho de Atendimento

1 Candidatura

Dentro dos prazos académicos da Escola

verificação de conformidade de Candidatura, criação de candidatura no sistema Fénix; cobrança do emolumento, envio da candidatura ao Coord. Curso em questão via Fénix.

Registo no Fénix

Candidato Coord. Curso.

Coord. Curso Conselho Científico

Grupo de Trabalho de Registo Académico

Após homologação (deferido ou indeferido) da candidatura

- emissão de ofício ou e-mail ao candidato - criação do Plano de Estudos

Registo no Fénix

Coordenador do Curso

Candidato Coordenadora do NPGFC

Conselho Científico





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Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 2 - Matrícula

No ato da matrícula o candidato deve:

• apresentar o boletim de vacinas (vacina antitetânica válida);

• entregar o formulário de matrícula devidamente preenchido;

• entregar 1 fotografia;

• proceder ao pagamento da propina, da taxa de secretaria e do seguro escolar (ver

tabela de emolumentos e regulamento de propinas);

Procede-se à formalização da matrícula no sistema Fénix, o qual gera automaticamente um

novo número de aluno ou assume o número de aluno caso este já tenha sido aluno do IST.

O Grupo de trabalho de Atendimento entrega ao aluno:

• Cartão do seguro escolar;

• Declaração de matrícula (caso solicitado);

• Recibo referente aos pagamentos efetuados.

E informa o seguinte:

• Para dispor do seu portal de aluno IST, deverá deslocar-se à Direção de Serviços de

Informática (DSI) para ter acesso ao sistema Fénix.

• Para adquirir o cartão de estudante deverá dirigir-se à entidade bancária (Caixa

Geral de Depósitos – agência IST).

• A inscrição nas unidades curriculares que constam do plano curricular será feita

online de acordo com a calendarização dos prazos no guia académico

O Grupo de trabalho de Atendimento preenche a ficha de aluno em suporte papel para

arquivo e procede ao registo do aluno na base de dados estatísticos.

De seguida, o processo é remetido para a Assessoria Financeira da DA que regista o

pagamento e entrega ao Grupo de trabalho de Registo Académico, para digitalização da

ficha de matrícula.





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Data:

Versão 00-12




Aprovado

Os pagamentos efetuados através de terminal POS são processados no NPGFC. Os pagamentos efetuados através de numerário ou cheque são processados no Núcleo de Tesouraria (NT). Neste caso, o NPGFC emite uma guia de pagamento com os valores a pagar, devendo o aluno deslocar-se ao NT para proceder ao respetivo pagamento. O NT carimba a guia como paga. O aluno deverá retornar ao NPGFC para levantar o recibo final.





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Data:

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Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Matrícula

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:


2 Matrícula

No prazo de 20 dias úteis após a receção do ofício de aceitação

verificação de conformidade da documentação; criação de matrícula e atribuição de n.º de aluno via Fénix; cobrança e de propinas, taxa de inscrição e seguro escolar; preenchimento de inquérito RAIDES; e dados Reitoria e GPEARI;

Registo de matrícula no Fénix

Candidato. Assuntos Financeiros Registo Académico

Atendimento. Assuntos Financeiros. Registo Académico.

N/A





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Data:

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Aprovado

preenchimento ficha de papel e arquivo da mesma; transferência do processo para Assessoria Financeira da DA; criação de pasta de arquivo.


Após a matrícula

- Inscrição em disciplinas (caso o aluno não realize a inscrição online) - Atribuição de créditos ECTS - digitalização da ficha de matrícula

Registo no Fénix Aluno Não aplicável

Registo Académico Não aplicável





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Data:

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Aprovado

Processo 3 - Formalização da constituição da CAT/ Apresentação pública da proposta de tese

Até 24 meses após a data da matrícula o aluno deve apresentar publicamente a proposta

de tese perante a Comissão de Acompanhamento de Tese (CAT).

O sistema Fénix gera alertas para todos os intervenientes no processo, reiterando a

necessidade de elaboração da constituição da CAT.

O Coordenador do Curso poderá proceder à constituição da CAT através da minuta

disponível em: http://npfc.ist.utl.pt/html/doutoramentos/. O Coordenador deverá digitalizar e

submeter o documento no sistema.

Com a submissão da proposta, o sistema gera um alerta a informar o NPGFC.

A Coordenação do Núcleo verifica se a constituição da CAT está em conformidade com o

estipulado no Regulamento Geral de Doutoramentos do IST.

O grupo de trabalho de Registo Académico procede à validação no sistema e ao envio da

cópia da constituição da CAT ao aluno através de email.

A marcação do seminário para apresentação pública da proposta de tese fica a cargo do

Coordenador de Curso. Após apresentação pública da proposta da tese, é elaborado um

relatório. Este documento é assinado pelos membros da CAT e pelo Coordenador do

Curso.

O sistema Fénix gera alerta no portal do Coordenador do Curso, a informar a necessidade

de entrega do relatório da CAT. O Coordenador deverá digitalizar o relatório e submeter ao

NPGFC (via Fénix), gerando um alerta ao Núcleo.

A Coordenação do Núcleo verifica a conformidade do relatório de CAT. O Registo

Académico insere no sistema e informa o aluno por email.

O relatório da CAT (em suporte papel) é arquivado no processo do aluno.





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Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Formalização da constituição da CAT / Apresentação pública da proposta de tese

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:


3 Formalização da constituição da CAT/ Apresentação pública da proposta de tese

Até 24 meses após a matrícula

Verificação de conformidade, Validação da CAT no sistema Fénix e envio da informação ao aluno

Registo no Fénix

Coordenador do curso

Candidato Coordenadora do NPGFC

NA





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Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 4 - Alteração ao plano curricular

O pedido de alteração do plano curricular, deve ser formalizado em formulário

disponibilizado pelo núcleo.

O aluno deve solicitar aceitação da alteração do plano junto da orientação científica e do

Coordenador do Curso pela assinatura do formulário referido anteriormente. Após a entrega

deste documento no Núcleo, o mesmo será objeto de apreciação, em primeiro lugar, pela

Coordenação do Núcleo e posteriormente pelo CC para homologação. O grupo de trabalho

de Registo Académico procede às alterações no Fénix e informa todos os intervenientes do

processo do aluno.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Alteração ao Plano Curricular

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo

Fluxo do processo Quem valida

Quem aprova Rececionado

de: Expedido

para:


1.4 Alteração do Plano Curricular

Até à conclusão do DEA

Entrega do formulário devidamente preenchido no NPGFC;

Plano Curricular Alterado

Aluno Coordenadora do NPGFC

Coordenadora do NPGFC



De acordo com as normas definidas nos prazos académicos

- alteração no Fénix (inscrição e/ou anulação das unidades curriculares - conhecimento (via e-mail) ao aluno, Coordenador do curso e orientadores - atribuição de ECTS

Registo no Fénix

Aluno

Aluno, Orientador e Coordenador do Curso







Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 5 – Equivalências / Dispensa a Unidades Curriculares

Quando os coordenadores elaboram o plano de estudos de um aluno, poderão atribuir

equivalências/dispensa, por formação anterior, de acordo com o estipulado no Regulamento

dos Diplomas IST do 3º Ciclo de Estudos Superiores com a respetiva atribuição de ECTS e

classificação.

Neste caso, os alunos devem proceder, ao pagamento das equivalências atribuídas.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Equivalências / Dispensa a Unidades Curriculares

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:


5 Equivalências/ Dispensa a Unidades Curriculares

Sempre que requerido

Entrada do requerimento e envio para despacho ao CC e posteriormente Comissão de Equivalências

Registo no Fénix das equivalências atribuídas

Aluno CC Comissão de Equivalências

CC





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Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 6 - Orientação Científica

A definição da Orientação científica é formalizada pela apresentação de uma carta de

aceitação de cada um dos seus elementos, respeitando as seguintes normas:

• A orientação científica da tese de doutoramento ficará a cargo de um professor ou de

um investigador doutorado, nacional ou estrangeiro.

• O regime de orientação conjunta é obrigatório sempre que o orientador seja externo

ao IST, sendo a coorientação exercida por um professor ou investigador doutorado

do IST.

• Noutras situações em que se justifique o regime de orientação conjunta, podem ser

nomeados coorientadores professores ou investigadores doutorados de reconhecido

mérito.

Pedido de alteração da Orientação Científica:

O pedido de alteração de Orientação Científica, Orientador e/ou Coorientador é realizado

pelo aluno, em formulário disponibilizado pelo Núcleo. O documento deverá obter a

concordância e assinatura do antigo orientador/coorientador, do novo elemento de

orientação, bem como pelo Coordenador de Curso e entregue no NPGFC.

No caso de haver alteração ao plano de investigação, o aluno deve anexar o novo plano,

assinado pelo Orientador.

Após a entrega deste documento no Núcleo, o mesmo será objeto de apreciação, em

primeiro lugar, pela Coordenação do Núcleo e posteriormente pelo CC para homologação.

O grupo de trabalho de Registo Académico procede às alterações no Fénix e informa todos

os intervenientes do processo do aluno.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Orientação Científica

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:


6 Orientação Científica

- Inclusão de Orientadores e Plano de Trabalhos;

Até ao momento do Requerimento de Prova

Entrega do formulário no

NPGFC

Aprovação/Recusa

Aluno




- Mudança de Orientadores

Durante o Doutoramento


- Formaliza-ção /Alteração de Orientação Científica

Após o deferimento do pedido

- inserir no Fénix - conhecimento (via e-mail) ao aluno, Coordenador do curso e orientadores

Registo no Fénix

- Aluno - Coordenador do Curso





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 7 - Pedido de antecipação ou prorrogação da apresentação de provas académicas

O aluno pode requerer a entrega antecipada da tese provisória (antes de perfazer o

período de 2 anos) ou solicitar a prorrogação do prazo da mesma (quando excede o prazo

limite de 5 anos de estudos).

O requerimento deve ser devidamente justificado e acompanhado dos pareceres favoráveis

da Orientação Cientifica e do Coordenador do Curso.




os intervenientes do processo do aluno. Todos estes pedidos após homologação do CC,

são também objeto de apreciação do CG, no que concerne a propinas. O CG avalia o

pedido e redefine o valor da propina em função do prazo.

Quando o pedido de prorrogação é fundamentado por motivos de saúde devidamente

comprovados, o mesmo não carece dos pareceres referidos anteriormente.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Pedido de antecipação ou prorrogação da apresentação de provas académicas

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:

Grupo de Trabalho de atendimento

7 Antecipação

Antes de completar 2 anos de estudos

Receção de requerimento e envio para coordenação do núcleo

Verificação do requerimento

Aluno

(Coordenadora do NPGFC)




7 Prorrogação

Após 5 anos de estudos

Receção de requerimento e envio para coordenação do núcleo


Aluno






7 Antecipação



Registo no Fénix

Aluno









Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

7 Prorrogação



Registo no Fénix

Aluno









Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 8 – Pedido de Abandono escolar / suspensão de estudos/ anulação do processo

O aluno pode efetuar o pedido de abandono escolar / suspensão de estudos ou anulação

do processo no decorrer dos seus estudos.

O pedido deve ser fundamentado e dado conhecimento ao Orientador/es Científicos. No

caso da suspensão de estudos, o pedido deverá ser acompanhado de atestado médico.




os intervenientes do processo do aluno. Todos estes pedidos após homologação do CC,

são também objeto de apreciação do CG, no que concerne a propinas.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Pedido de Abandono escolar / suspensão de estudos / anulação do processo

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



de: Expedido

para:


8 Pedido de Abandono escolar / suspensão de estudos / anulação do processo

NA Receção de requerimento e envio para coordenação do núcleo


Aluno






8 Pedido de Abandono escolar / suspensão de estudos / anulação do processo



Registo no Fénix

Aluno









Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 9 – Propinas e outros emolumentos

O pagamento de propinas e outros emolumentos pode ser efetuado presencialmente no

NPGFC através de multibanco, ou por cheque ou numerário junto da tesouraria, mediante a

apresentação de uma guia emitida pelo NPGFC com informação sobre o emolumento e o

respetivo valor a pagar. Podem ainda, ser efetuados através de transferência bancária ou

referência multibanco em candidaturas online. Na tesouraria é emitida ao aluno uma venda

a dinheiro e registado no Fénix a quitação do referido montante.

Todos os pagamentos efetuados por transferência bancária devem ser precedidos do envio de um e-mail com o talão comprovativo do pagamento para o NPGFC, [email protected]

O Grupo de trabalho de atendimento do NPGFC efetua após o encerramento dos

serviços, diariamente procede à verificação dos duplicados dos recibos emitidos, talões de

multibanco e fecho diário de caixa, e procedem ao registo dos mesmos num ficheiro de

controlo.

No final de cada semana o ficheiro depois de verificado é emitido e enviado para a

tesouraria juntamente com os duplicados dos talões de multibanco e o fecho diário de

caixa.

Os duplicados dos recibos e o ficheiro de controlo mensal são arquivados.

Periodicamente a Tesouraria emite e envia ao NPGFC uma listagem com os pagamentos

efetuados referentes aos cursos de 3º ciclo: pagamentos efetuados através de

transferência bancária, dinheiro ou cheque.

O valor da propina é igual para todos os alunos. No entanto, o aluno poderá ficar abrangido

por uma isenção ou redução da propina, de acordo com o Regulamento de Propinas de

Doutoramento em vigor, em anexo ao presente Manual.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Quando o aluno procede à matrícula efetua o pagamento da inscrição, da propina, taxa de

secretaria e seguro escolar. No caso de alunos em situação de isenção ou direito a redução

de propina, a matrícula só será registada após apresentação de comprovativo que lhe

possa garantir esse benefício.

Quando os emolumentos e/ou propina devidos são pagos por entidades externas, o aluno

deve apresentar a confirmação da responsabilidade do pagamento da propina, por parte

dessa entidade para faturação.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Propinas e outros Emolumentos

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:


9 Propinas e outros emolumentos

A todo o tempo Registo no fénix Emissão de recibo

Fénix Aluno

AT para os Assuntos

Financeiros

Grupo de trabalho de atendimento

NA





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 10- Lançamento de Pautas

As pautas devem ser, submetidas no sistema Fénix.

Após emissão da pauta o Grupo de trabalho de Registo Académico notifica o Docente que

a mesma se encontra disponível para proceder à sua validação e assinatura. Depois da

pauta assinada, o grupo de trabalho de Registo Académico valida a mesma no sistema, o

que vai permitir que a classificação de cada aluno fique disponível no seu portal.

Quando o docente ultrapassa o período de lançamento de notas, especificado no guia

académico, o mesmo terá de se dirigir ao Núcleo para solicitar a emissão da pauta. O

Grupo de trabalho de Registo Académico procede ao lançamento da pauta no sistema

Fénix.

Os docentes responsáveis pelo lançamento de pautas, devem ter em atenção os prazos para efetivar o lançamento. Após ultrapassados os prazos definidos anualmente, o sistema não permite efetivar o lançamento, carecendo o mesmo de autorização superior, nomeadamente do Membro do Conselho de Gestão para os Assuntos Académicos

Após validação da pauta no sistema, o registo académico verifica se o plano curricular do

aluno poderá ser objeto de emissão de apuramento final.

Classificações atribuídas:

• 10 a 20 valores;

• Aprovado – AP;

• Reprovado – RE;

• Não avaliado – NA.

No âmbito do 3º ciclo de estudos não existem melhorias de classificação nem época especial.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Lançamento de pautas

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:

Grupo de Trabalho de registo académico

10 Lançamento de pautas

De acordo com os prazos académicos fixados na Escola

- dentro do período académico de lançamento de notas: o docente lança via Fénix, presencial ou via e-mail. - Verificação da conclusão ou não da componente curricular a fim de elaborar, ou não, o Apuramento Final

Registo no Fénix e emissão da pauta e assinatura da mesma pelo docente

Responsável da disciplina e/ou Coordenador

Registo Académico


N/A





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

- Requerimento de Lançamento de Notas Fora de Prazo

Fora do período académico de lançamento de notas

- Solicitamos o preenchimento do requerimento - envio ao docente via e-mail sobre o despacho do Conselho de Gestão sobre o requerimento

Área Logística (entrada do requerimento)



Conselho de Gestão

Conselho de Gestão

- Apuramento Final

Após verificação do lançamento de todas as notas da componente curricular em conformidade com o plano curricular definido pelo Coordenador

- emissão da Folha de Apuramento Final - Reverificação por outro elemento do Registo Académico - Fecho do apuramento final

Registo no Fénix

Registo Académico








Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 11 – Emissão de certidões, diplomas e outros documentos

Os pedidos de emissão de Certidões, diplomas e outros documentos, são solicitados no

atendimento do NPGFC, através de formulário próprio, por e-mail ou via fénix no portal do

aluno. Todos estes pedidos são precedidos do pagamento do respetivo emolumento.

Quando os pedidos são efetuados via e-mail devem os seus requerentes apresentar o

comprovativo do pagamento.

Com o pedido procede-se à verificação do processo do aluno, no que respeita aos

seguintes parâmetros:

• Conferir a inexistência de dívidas pendentes. No caso de existirem dividas, a

emissão do documento fica suspensa até regularização da situação.

• Confirmação do lançamento de todas as classificações e assegura-se que todos os

procedimentos, desde assinatura de atas e homologação de teses foram cumpridos;

• Existência de apuramento final;

• Verificação da conformidade e validade do documento de identificação.

Todos estes documentos são assinados pela Coordenação do Núcleo.

Geralmente é concedido o prazo 8 dias para emissão de certidões. Estes documentos

podem ser solicitados com caráter de urgência, sendo concedido o prazo de 48 horas, o

que implica o pagamento do dobro do emolumento.

Nos documentos em que a emissão excede os 8 dias (e.g. diplomas) os alunos são

avisados pelo Núcleo.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Emissão de certidões, diplomas e outros documentos

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:


11 Emissão de certidões, diplomas e outros documentos

Em qualquer momento

Através das seguintes formas: Fénix; Atendimento; E-mail - NPGFC

Emissão e entrega da documentação académica solicitada

Aluno/ Candidato

Aluno/ Candidato




11 - Pedido de comprovativos em português e em inglês - certidões, diplomas; - Aproveitamento nas disciplinas - Declarações diversas - Carga horária - Programas

sempre que solicitado pelo aluno / candidato

Emissão pelo Fénix e em versão Word

- Fénix: gera o n.º de identificador - em Excel (mapa de entradas de correio)

Aluno / Candidato

Aluno/ Candidato







Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 12 – Provas

São requisitos prévios para a submissão da tese:

• A conclusão do curso de doutoramento;

• A aprovação no(s) exame(s) de qualificação (se aplicável);

• O relatório da CAT sobre a avaliação da proposta de tese (se aplicável);

• O pagamento de propinas e demais emolumentos regularizados.

A entrega da tese provisória deverá ser efetuada no prazo mínimo de 2 anos e máximo de 5 anos a contar da data de matrícula.

Documentos necessários para o requerimento de provas:

• Formulário de requerimento de provas;

• Dois exemplares impressos da Tese Provisória, cuja capa deverá estar de acordo

com modelo próprio disponível no NPGFC;

• Oito exemplares da tese provisória em suporte digital, em formato pdf, contendo

ainda o resumo da tese, em Português e em Inglês, dez palavras-chave e o

curriculum vitae;

• Dois exemplares impressos do curriculum vitae;

• Dois exemplares impressos do resumo da tese provisória, em Português e em

Inglês, acompanhado da indicação de dez palavras-chave, de acordo com modelo

próprio disponível no NPGFC;

• Declaração do Orientador e Coorientador, em como têm conhecimento que a tese

(deverá constar o título da tese) vai ser entregue no NPGFC (declaração emitida em

papel timbrado do Departamento/Instituição/Empresa onde exercem atividade);

• Pagamento do respetivo emolumento.

O aluno poderá encontrar na página do Núcleo, no link:

http://npfc.ist.utl.pt/html/doutoramentos/, toda esta informação e modelos a seguir.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Após submissão do requerimento de provas, o grupo de trabalho de Atendimento insere no

Fénix toda esta documentação na área do aluno, ficando no processo em papel, um

exemplar do curriculum vitae, um exemplar da tese em suporte digital, um exemplar do

resumo português/inglês, a declaração do orientador/coorientador. Os restantes

documentos são devidamente arquivados.

De seguida o processo segue para o grupo de trabalho de Provas Académicas, para

solicitar a constituição de júri ao Coordenador do Curso.

Constituição de Júri

O júri de doutoramento é constituído:

• Pelo Reitor da UTL, que preside, ou pelo Presidente do CC do IST, por delegação do

Reitor com capacidade de subdelegação;

• Por um mínimo de três vogais doutorados;

• Pelo orientador ou orientadores, sempre que existam.

Dois dos membros do júri são designados de entre professores e investigadores doutorados

de outras instituições de ensino superior ou de investigação, nacionais ou estrangeiras,

podendo ser considerados três membros nestas condições, desde que o seu número não

exceda o número total de vogais do IST incluindo orientadores ou coorientadores, sempre

que existam.

Pode ainda fazer parte do júri, um especialista de reconhecida competência na área

científica em que se insere a tese.

O júri deve integrar pelo menos três professores e investigadores doutorados do domínio

científico em que s insere a tese.

O número máximo recomendado de vogais do júri será cinco, podendo atingir sete em

situações devidamente fundamentadas.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Sempre que as provas de doutoramento se realizem numa área científica objeto de

investigação noutras Unidades Orgânicas (UO’s) da UTL para além do IST, o júri respetivo

deverá integrar pelo menos um vogal pertencente a uma daquelas UO’s

Dois dos membros do júri, são nomeados relatores, devendo pelo menos um ser externo ao

IST, excluindo-se o orientador ou orientadores, sempre que existam.

Após ter sido nomeado o júri, a respetiva constituição deve ser dada a conhecer ao

candidato.

O Coordenador do curso, no prazo máximo de 30 dias , deverá enviar ao NPGFC a ata da

reunião da Comissão Científica do curso da qual foi constituído o júri, acompanhado por um

anexo com os contactos dos membros do júri (nome, morada, e-mail e telefone).

A ata será homologada pelo Coordenador do Curso, exceto quando o mesmo é Orientador.

Neste caso, deverá assinar e enviar ao Núcleo para ser homologada pelo Vice-Presidente

do Conselho Científico do IST. Depois da ata homologada, o grupo de trabalho de Provas

deverá proceder à verificação dos elementos enviados e respetiva conformidade com o

estipulado no regulamento elaborando uma corrigenda. De seguida, inserem todos os

dados do júri no fénix.

A constituição é enviada a todos os membros do júri, acompanhada de um exemplar da

tese, resumo, curriculum vitae (suporte papel ou informático).O envio poderá ser via correio

postal ou eletrónica. Os relatores designados nesta constituição, devem num prazo máximo

de 40 dias, enviar a este Núcleo e ao Coordenador do Curso um relatório independente de

apreciação da tese.

Após receção dos pareceres, os mesmos são enviados, via eletrónica, ao Presidente do

júri, com conhecimento ao Coordenador do Curso e Orientador Científico, sendo solicitada

a marcação da primeira reunião de júri. No prazo máximo de 20 dias após a receção dos

pareceres dos relatores, o júri deve reunir. Esta reunião pode decorrer de forma presencial

ou via eletrónica.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Caso decorra de forma presencial, o Presidente do júri informa o Núcleo sobre a data, o

local e a hora da primeira reunião de júri. Por sua vez, o grupo de trabalho de Provas

Académicas informa (via e-mail) todos os membros do júri, anexando os pareceres dos

relatores.

Na reunião o júri deverá ter em conta, os pareceres dos relatores, a opinião de cada um dos

restantes membros e, se aplicável, o relatório da CAT para deliberar sobre a aceitação da

tese para discussão pública.

Na reunião estará presente um membro do NPGFC do grupo de trabalho de provas

académicas, para secretariar a reunião e elaborar um projeto de ata.

Da ata constam os votos de cada um dos seus membros e a respetiva fundamentação, a

qual poderá ser comum a todos ou a alguns membros do júri.

Caso decorra via eletrónica, o presidente do júri deverá encaminhar toda a informação

trocada entre os membros do júri para o NPGFC – Grupo de Trabalho de Provas

Académicas, a fim de procederem à elaboração da ata.

Compete ao Presidente do júri convocar e presidir às reuniões do júri, marcar a prova

pública de defesa de tese, a qual deverá ter lugar no prazo de 60 dias contados a partir da

data da admissão do candidato, assim como comunicar todas as deliberações do júri ao

Coordenador do ciclo de estudos.

Na primeira reunião é tomada a decisão de:

• Aceitação da tese para discussão pública na versão submetida;

• Aceitação da tese para discussão pública numa versão a submeter (alterações de

detalhe recomendadas pelo júri) no prazo de 20 dias a contar da data de deliberação

do júri;

• Rejeição da tese na versão submetida, fornecendo ao candidato as recomendações

necessárias à sua reformulação e submissão, no prazo máximo de 180 dias a contar

da data de deliberação do júri;





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

• Rejeição limiar da tese e reprovação do aluno.

No caso da aceitação da tese na versão submetida ou numa versão a submeter, o júri

marca a data da prova.

O aluno recebe, por email, a informação sobre a decisão da reunião. Caso a versão da tese

seja rejeitada o aluno receberá cópia dos pareceres dos relatores. Quando o aluno entrega

a tese reformulada, o grupo de trabalho de Provas Académicas procede ao seu envio para

todos os membros do júri. O Núcleo solicita ao Presidente a marcação da segunda reunião.

Quando recebida a informação da data, do local e hora da segunda reunião, o grupo de

trabalho de Provas Académicas, envia a mesma para conhecimento a todos os membros.

Da decisão da segunda reunião pode resultar nova reformulação, aceitação ou rejeição da

tese. No caso de aceitação e reformulação é marcada a data da defesa pública.

Cabe ao Presidente do júri fazer a gestão da sequência e da distribuição dos tempos das

intervenções nas provas públicas, de acordo com os seguintes princípios:

• Os primeiros 30 minutos deverão ser ocupados pela apresentação pelo candidato de

um resumo/síntese da tese focado nas suas contribuições originais mais

significativas;

• Todos os vogais deverão participar ativamente na discussão;

• Havendo tempo disponível, o Presidente do júri poderá permitir intervenções da

assistência. No final das provas públicas, o júri reunirá em privado para decidir sobre

a aprovação do candidato e a qualificação a atribuir, comunicando então ao

candidato a deliberação tomada.

As provas públicas de defesa da tese não podem em caso algum exceder a duração de 2

horas e 30 minutos.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Provas

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:


12 - Requerimento de Provas

Por requerimento do aluno, entre 2 a 5 anos após data de matrícula

Receção e verificação de documentação;

Fénix Aluno Coordenador do curso

NA N/A

Grupo de Trabalho de

Provas Académicas

- Pedido Constituição do Júri de doutoramento

Após rececionar o requerimento de provas do aluno (prazo 30 dias para elaborar o júri)

Solicita-se a constituição de Júri, a nomeação do Presidente do Júri e a nomeação dos 2 Relatores

Júri

NA

Coordenador de curso

Coordenadora do Núcleo

NA

- 1ª Reunião de Júri

No prazo de 20 dias após receção dos pareceres

Procede-se a reunião presencial ou por via

Marcação de provas ou marcação de 2ª reunião

Presidente do júri e membros do Júri

Candidato e membros do júri

N/A

Júri





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

eletrónica - Marcação da prova doutoramento

N/A

Comunicação do resultado da reunião de Júri

Agendar dia da prova

Júri

Júri e candidato

N/A

Júri

- Organização do processo para o dia da prova

N/A Elaboração das atas das reuniões, organização do processo, marcação de sala, envio de convocatória ao júri e ao candidato

Prova (60 dias após admissão)

N/A Júri e candidato

N/A N/A

- Conclusão do processo de doutoramento

Após dia da prova

- Upload dos documentos da prova; cd com tese; Apuramento

Conclusão do processo no fénix

N/A N/A


Provas Académicas

N/A

- Registo e envio da conclusão do doutº em mapas para os Organismos previstos na legislação.

Registo em Mapas/Tabelas e envio de teses/CD

N/A

Reitoria; Biblioteca Nacional, Biblioteca do IST, Deptº, GPEARI


Provas Académicas





Capitulo 2 – Cursos não conferentes de grau

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Capítulo 2 – Cursos não conferentes de grau Diplomas de Formação Avançada/Cursos de Especialização

Processo 1 - Candidatura

A formalização da candidatura apresenta dois formatos: presencialmente no Front-Office do

NPGFC ou para o e-mail [email protected].

No ato da candidatura devem ser entregues os seguintes documentos:

• Formulário de candidatura;


• Programa das disciplinas;



• Carta de Motivação;

• Cartas de referência (opcional);

• Outros documentos que o candidato considere relevantes.

A candidatura só é válida após a liquidação do respetivo emolumento.

O sistema Fénix atribui automaticamente um número ao candidato (ex: D XX/ANO).

A candidatura e respetivos documentos são submetidos à Coordenação do Curso para

apreciação e elaboração de parecer, sobre a admissibilidade ou não do candidato. Após

submissão do parecer, a Coordenação do Núcleo verifica a sua conformidade para

despacho do Conselho Científico.

Caso não se encontre em conformidade, a Coordenação do Núcleo devolve o parecer ao

Coordenador do Curso para respetiva retificação.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Após a homologação, a Coordenação do Núcleo entrega o processo à área do Registo

académico para inserir no sistema Fénix, o resultado de que foi objeto a sua candidatura,

emissão e envio de ofício ao candidato.

Em caso de aceitação, o candidato formaliza a matrícula.

O NPGFC arquiva uma cópia do email ou ofício no processo do aluno.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Candidatura

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


Quem aprova Rececionado de:

Expedido para:


1 Candidatura


verificação de conformidade de Candidatura, criação de candidatura no sistema Fénix; cobrança do emolumento, envio da candidatura ao Coord. Curso em questão

Aceitação/ recusa da candidatura.

Candidato Coord. Curso.

Coord. Curso Conselho Científico


Após homologação (deferido ou indeferido) da candidatura

- emissão de ofício ou e-mail ao candidato

Registo no Fénix

Coordenador do Curso Candidato







Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 2 - Matrícula

No ato da matrícula o candidato deve:

• apresentar o boletim de vacinas (vacina antitetânica válida);

• entregar o formulário de matrícula devidamente preenchido;

• entregar 1 fotografia;

• proceder ao pagamento da propina, da taxa de secretaria e do seguro escolar (ver

tabela de emolumentos e regulamento de propinas);



O grupo de trabalho de Atendimento entrega ao aluno:

• Cartão do seguro escolar

• Declaração de matrícula (caso solicitado);







O grupo de trabalho de Atendimento preenche a ficha de aluno em suporte papel para



pagamento e entrega à Área de Registo Académico, para digitalização da ficha de

matrícula.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Os pagamentos efetuados através de terminal POS são processados no NPGFC. Os pagamentos efetuados através de numerário ou cheque são processados no Núcleo de Tesouraria (NT). Neste caso, o NPGFC emite uma guia de pagamento com os valores a pagar, devendo o aluno deslocar-se ao NT para proceder ao respetivo pagamento. O NT carimba a guia como paga. O aluno deverá retornar ao NPGFC para levantar o recibo final.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Matrícula

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



Expedido para:


2 Matrícula


verificação de conformidade da documentação; criação de matrícula e atribuição de n.º de aluno via Fénix; cobrança e de propinas, taxa de inscrição e seguro escolar; preenchimento ficha de papel e arquivo da mesma..

Fénix Candidato. NA Grupo de trabalho de registo académico.

N/A


Após a matrícula

- inscrição em unidades curriculares;

Registo no Fénix

Aluno AT Assuntos Financeiros

Grupo de trabalho de registo académico.

Não aplicável





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado



atendimento do NPGFC, através de formulário próprio, por e-mail ou via fénix no portal do

aluno. Todos estes pedidos são precedidos do pagamento do respetivo emolumento.


comprovativo do pagamento





• Confirmação do lançamento de todas as classificações;

• Existência de apuramento final;


• Todos estes documentos são assinados pela Coordenação do Núcleo.




Nos documentos em que a emissão excede os 8 dias (e.g. diplomas) os alunos são

avisados pelo Núcleo.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Emissão de certidões, diplomas e outros documentos

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



Expedido para:


3 Pedido de emissão de todo o tipo de documentação académica

Em qualquer momento

Através das seguintes formas: Fénix; Atendimento; E-mail - NPGFC


Aluno/ Candidato

Aluno/ Candidato



Grupo de Trabalho de Académico

3 Pedido de comprovativos em português e em inglês de: - conclusão do curso (certidões, diplomas) - Aproveitamento nas disciplinas - Declarações diversas - Carga horária - Programas

- sempre que solicitado pelo aluno / candidato

Emissão pelo Fénix e em versão Word


Aluno / Candidato

Aluno/ Candidato

Grupo de Trabalho de Académico





Capitulo 3 –Unidades Curriculares Isoladas

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Capítulo 3 - Unidades Curriculares Isoladas

Processo 1 – Candidatura e Matrícula

A formalização da candidatura apresenta dois formatos: presencialmente no Front-Office do

NPGFC ou para o e-mail [email protected]. O candidato elabora um requerimento ao CC no

qual manifesta o seu interesse em frequentar Unidades curriculares isoladas.

O NPGFC envia o requerimento ao Coordenador do Curso a que pertence(m) a(s) UC(s)

escolhidas pelo interessado, o qual é objeto de parecer pelo Coordenador. Em caso de

aceitação, o NPGFC submete ao CC o requerimento para homologação e informa o

interessado para proceder à matrícula/inscrição.

No ato de inscrição devem ser entregues os seguintes documentos:

• Formulário de matrícula, indicando as UCs em que se inscreve;




• Apresentar o boletim de vacinas (vacina antitetânica válida);

• Entregar 1 fotografia.

Proceder ao pagamento da propina, da taxa de secretaria e do seguro escolar (ver tabela

de emolumentos e regulamento de propinas);



O grupo de trabalho de Atendimento entrega ao aluno:

• Cartão do seguro escolar

• Declaração de matrícula (se solicitado);






Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado






• A inscrição nas unidades curriculares que constam do plano curricular será feita pelo

Núcleo.

O grupo de trabalho de Atendimento preenche a ficha de aluno em suporte papel para



pagamento e entrega ao Grupo de Trabalho de Registo Académico, para digitalização da

ficha de matrícula.

Os pagamentos efetuados através de terminal POS são processados no NPGFC. Os pagamentos efetuados através de numerário ou cheque são processados no Núcleo de Tesouraria (NT).

Neste caso, o NPGFC emite uma guia de pagamento com os valores a pagar, devendo o aluno deslocar-se ao NT para proceder ao respetivo pagamento. O NT carimba a guia como paga. O aluno deverá retornar ao NPGFC para levantar o recibo final.

As propinas de UC’s isoladas são calculadas com base nas fórmulas usadas para o 1º e 2º

ciclo.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Unidades Curriculares Isoladas

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



Expedido para:


1 Unidades Curriculares Isoladas

Após homologação do pedido

- notificação ao interessado do deferimento ou indeferimento do pedido - em caso de aceitação, inscrição nas disciplinas

Registo no Fénix

Aluno/candidato Coordenador do Curso







Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 2 – Emissão de certidões e outros documentos

Os pedidos de emissão de Certidões e outros documentos, são solicitados no atendimento

do NPGFC, através de formulário próprio, por e-mail ou via fénix no portal do aluno. Todos

estes pedidos são precedidos do pagamento do respetivo emolumento.







• Confirmação do lançamento de todas as classificações;



• Geralmente é concedido o prazo 8 dias para emissão de certidões. Estes

documentos podem ser solicitados com caráter de urgência, sendo concedido o

prazo de 48 horas, o que implica o pagamento do dobro do emolumento.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Emissão de certidões e outros documentos

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



Expedido para:


2 – Emissão de certidões e outros documentos - Pedido de emissão

Em qualquer momento

das seguintes formas: Fénix; Atendimento; E-mail - NPGFC

Registo da entrada do pedido e entrega do mesmo

Aluno/ Candidato

Aluno/ Candidato

NA NA


2 -Emissão de certidões e outros documentos - Emissão

sempre que solicitado pelo aluno / candidato

Emissão pelo Fénix


Aluno / Candidato

Aluno/ Candidato






Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Capítulo 4 - Equivalências/Reconhecimentos de Grau (Licenciado/Mestre/Doutor)

Processo 1 - Requerimento de Equivalência ao Grau de Licenciado

O pedido de equivalência de licenciatura é efetuado junto do o grupo de trabalho de

Atendimento do NPGFC.

O candidato deverá apresentar a seguinte documentação:

• Modelo 526 (a adquirir na Imprensa Nacional Casa da Moeda).

• Diploma comprovativo da titularidade do grau de que é requerida a equivalência;

• Documento emitido pelas entidades competentes da Universidade estrangeira, onde

constem as UC`s em que o requerente obteve aprovação e que conduziram à

obtenção do Grau ou Diploma a que se pede equivalência;

• Duração dos estudos conducentes à obtenção do mesmo grau;

• Respetiva classificação final ou, se não conferidas, as classificações parciais;

• Programas das UC`s cursadas (cada programa carimbado pela Universidade);

• Condições de admissão no ensino superior estrangeiro;

• Dois exemplares de cada dissertação considerada autonomamente no plano de

estudos (caso existam);

• Fotocópia do documento de identificação e número de contribuinte;

• Pagamento do emolumento correspondente ao pedido de equivalência.

O Atendimento procede à receção dos documentos, e caso se encontrem em

conformidade, inicia o processo atribuindo-lhe um número.

O Modelo 526 apresenta-se em triplicado, pelo que uma das cópias é entregue ao aluno

(triplicado).No seguimento do processo, a Coordenação do Núcleo elabora uma informação

à Comissão de Equivalências na qual solicita análise e parecer sobre o pedido de

equivalência.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

A Comissão de Equivalências reúne e dessa reunião é lavrada ata a ser entregue no

NPGFC, que a reencaminhará ao CC para a respetiva homologação.

Posteriormente, o requerente é informado sobre a decisão da Comissão de Equivalências

através de ofício, uma cópia da ata, dos pareceres (caso existam) e os programas das

UC`s.

O NPGFC preenche o termo de reconhecimento de habilitações, modelo 727, da Casa da

Moeda, o qual será homologado pelo CC.

O NPGFC informa o Ministério da Educação e Ciência, sobre a decisão da Comissão de

Equivalências. No caso de ter sido concedida equivalência, o aluno pode solicitar a emissão

da certidão mediante o pagamento do respetivo emolumento.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Requerimento de Equivalência ao Grau de Licenciado

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:


1 - Equivalência ao Grau de Licenciado

Sem prazo definido

Receção e verificação de documentação legalmente exigida; criação e organização de processo em papel; emissão de recibo; emissão de folha informativa e ofício a enviar à Comissão de Equivalências

Aceitação/Recusa

Requerente Comissão de Equivalências

Comissão de Equivalências

CC





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 2 – Emissão de certidões e outros documentos

Os pedidos de emissão de Certidões e outros documentos, são solicitados no atendimento

do NPGFC, através de formulário próprio ou por e-mail. Todos estes pedidos são

precedidos do pagamento do respetivo emolumento.



Com o pedido procede-se à verificação do processo do aluno.

Todos os documentos emitidos são assinados pela Coordenação do Núcleo.








Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Emissão de certidões e outros documentos

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:

Grupo de Trabalho de Atendimento 2

Pedido de certidões e outros documentos

Em qualquer momento

Através das seguintes formas: Atendimento; E-mail - NPGFC


Requerente Requerente NA Coordenadora do NPGFC


sempre que solicitado pelo requerente

Verificação dos elementos do processo

emissão

Requerente Requerente Grupo de Trabalho de Registo Académico






Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 3 - Requerimento de Reconhecimento ao Grau de Licenciado

O pedido dá entrada na Reitoria da Universidade Técnica de Lisboa. A Reitoria envia o

processo para o NPGFC, que por sua vez procede à verificação do mesmo e solicita júri à

Comissão de Equivalências.

Após a receção da constituição do júri, o grupo de trabalho de Provas verifica toda a

informação, elabora uma corrigenda e envia à Coordenação do Núcleo, a qual submeterá

para deliberação do CC. Este documento segue para publicação em Diário da República, e

em simultâneo para os membros do júri, a informar que dispõem do prazo de 60 dias a

contar da publicação da respetiva nomeação para se pronunciarem sobre a deliberação de

concessão ou denegação do Reconhecimento.

Após publicação do júri em Diário da Republica extrai-se uma cópia que fica arquivada no

processo do requerente.

Cada membro do júri recebe um ofício com cópia da publicação em Diário da República. O

Júri reúne para deliberação da concessão ou denegação do reconhecimento. Após a

decisão, elaboram uma ata e enviam para o Núcleo.

Na sequência dos procedimentos anteriores o Núcleo elabora um termo, o qual será

assinado pelo Presidente do júri.

O NPGFC preenche o termo de reconhecimento de habilitações, o qual será assinado pelo

Presidente do Júri.

Posteriormente, o fecho deste processo é realizado na Reitoria da UTL, sendo enviados os

seguintes documentos:

• Termo;

• Cópia da ata de júri;

• Cópia do parecer do júri;

• Uma tese.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Requerimento de Reconhecimento ao Grau de Licenciado

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:

Grupo de Trabalho de Logística e Arquivo

3 Reconhecimento ao grau de Licenciado

Sem prazo definido

Receção e registo da entrada da documentação enviada pela reitoria; criação e organização de processo em papel; emissão de folha informativa e ofício a enviar à Comissão de Equivalências

Aceitação/Recusa

Reitoria da UTL Comissão de Equivalências

Comissão de Equivalências

CC





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 4 - Requerimento de Equivalência/Reconhecimento ao Grau de Mestre


processo para o NPGFC, que por sua vez procede à verificação do mesmo e solicita júri ao

Presidente do respetivo Departamento



para deliberação do CC. Este documento segue para publicação em Diário da República, e

em simultâneo para os membros do júri, a informar que dispõem do prazo de 60 dias a

contar da data da publicação da respetiva nomeação para se pronunciarem sobre a

deliberação de concessão ou denegação da equivalência/reconhecimento.

Após publicação do júri em Diário da Republica extrai-se uma cópia que fica arquivada no

processo do requerente. Cada membro do júri recebe um ofício com cópia da publicação

em Diário da República. No ofício do Presidente de júri, solicita-se em simultâneo a

marcação da reunião de júri. Na reunião deverá estar presente um membro do NPGFC, o

qual elaborará a ata da reunião. Nesta mesma reunião os membros do júri elaboram um

parecer deliberativo.

Na sequência dos procedimentos anteriores o Núcleo elabora um termo, o qual será

assinado pelo Presidente do júri.



• Termo;



• Uma tese (carimbada e assinada pelo presidente de Júri).

O segundo exemplar da tese é enviado para a biblioteca do IST (carimbada e assinada

pelo presidente de Júri).





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Requerimento de Equivalência/Reconhecimento ao Grau de Mestre

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



Expedido para:


4 Requerimento de equivalências / reconhecimento ao Grau de Mestre - Instrução do processo

Sem prazo definido

Receção e registo da entrada da documentação enviada pela reitoria; criação e organização de processo em papel.

Registo no mapa de entradas

Reitoria da UTL Presidente do respetivo Departamento


NA

Grupo de Trabalho de Provas Académicas

- Equivalência/ reconhecimento ao Grau de Mestre

NA Pedido de júri ao Departamento

Proposta de Júri Grupo de Trabalho de Logística e

Arquivo

Presidente do

Departamento



- Proposta de Júri 30 dias após receção

Envio da proposta de júri para o Júri

Nomeação do Júri pelo Conselho Científico

Departamento Conselho Científico







Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

- Nomeação do júri

N/A Inserção do júri na base de dados da Imprensa Nacional/Casa da Moeda

Publicação no Diário da República


Imprensa Nacional/Casa da Moeda

N/A N/A

- Envio do processo N/A Através de ofício para Júri

Reunião de Júri N/A Júri N/A N/A

- Reunião de júri 60 dias a contar da publicação da nomeação júri

Realização de ata Concessão ou denegação da Equivalência/ Reconhecimento

Júri N/A N/A Júri

- Comunicação do resultado

Após resultado Envio de ofício para Reitoria

Conclusão do processo

N/A Reitoria e Biblioteca IST

Grupo de Trabalho de provas académicas

N/A





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Processo 5 - Requerimento de Equivalência/Reconhecimento ao Grau de Doutor


processo para o NPGFC, que por sua vez procede à verificação do mesmo e solicita júri ao

Presidente do respetivo Departamento.



para deliberação do CC.



• Júri;

• Uma tese.

Após haver resultado sobre a concessão/denegação da equivalência/reconhecimento a

Reitoria da UTL envia o resultado ao Núcleo, conjuntamente com os seguintes documentos:



• Uma tese;

A tese é enviada para a biblioteca do IST.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Requerimento de Equivalência/reconhecimento ao Grau de Doutor

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



Expedido para:


4 Requerimento de equivalências / reconhecimento ao Grau de Doutor - Instrução do processo

Sem prazo definido

Receção e registo da entrada da doc. enviada pela reitoria; criação e organização de processo em papel.


Reitoria da UTL

Presidente do respetivo Departamento


NA


- Equivalência/ reconhecimento ao grau de Doutor

Após receção do processo

Pedido de júri ao Departamento

Proposta de Júri

Reitoria Presidente do Departamento


Reitor

- Proposta de Júri 30 dias após receção

Envio da proposta de júri para Reitoria

Nomeação do Júri pelo Reitor


Reitoria Conselho Científico

Reitor

- Envio de tese Biblioteca do IST

Após receção de ofício com o resultado final

Através de ofício N/A Reitoria Biblioteca IST N/A N/A




Capitulo 5–Agregação

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Capítulo 5 – Agregação

Processo 1 – Pedido de Agregação Instrução do Processo de Submissão a Provas de Agregação:

Ação Entidades envolvidas

Prazos Instrumentos

O candidato entrega no NPGFC a documentação para submissão a provas de agregação.

Candidato e NPGFC

Não aplicável

Formulário preenchido e respetiva documentação

O NPGFC solicita, por ofício, o envio da proposta de júri ao Presidente do Departamento da área científica em que se insere a Agregação requerida. Em anexo a este ofício segue a documentação submetida pelo candidato, nomeadamente, um CD, contendo Relatório, Sumário do Seminário ou da Lição de Síntese, CV e Trabalhos mais relevantes realizados pelo candidato que constem no CV

NPGFC e respetivo Departamento.

1 dia

Ofício

O Departamento envia para o NPGFC, ou diretamente para o Conselho Científico, uma proposta de júri. Se o Júri for enviado para o NPGFC, um dos elementos do Núcleo entregará pessoalmente ao Secretariado do Conselho Científico

Departamento; NPGFC e CC

Intervalo temporal inserido nos 44 dias referidos no ponto anterior, por forma a cumprir-se os 45 dias para homologação de júri.

Ofício

A proposta de júri é sujeita a votação em reunião da Comissão Coordenadora do Conselho Científico. Se um dos elementos presentes nesta reunião considerar pertinente a adição de outro(s) elemento(s) ao quadro já proposto, poderá fazê-lo, o qual será objeto de votação. A Comissão Coordenadora do Conselho Científico aprova por maioria simples a proposta de júri.

CCCC A decisão tomada nesta reunião decorre no Intervalo temporal inserido nos 44 dias referidos no ponto anterior, por forma a cumprir-se os 45 dias para homologação de júri. subsequente à receção do

Assinatura do Presidente do Conselho Científico





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

requerimento da candidatura.

Nos ramos de conhecimento para os quais o IST não tem cometimentos, após aprovação da proposta de júri na reunião do CC, segue para a Reitoria homologar o Júri.

CC Reitor

A decisão tomada nesta reunião decorre no Intervalo temporal inserido nos 44 dias referidos no ponto anterior, por forma a cumprir-se os 45 dias para homologação de júri. subsequente à receção do requerimento da candidatura.

Assinatura do Reitor

Se a proposta for aprovada, todo o processo seguirá para o NPGFC, com um despacho onde figura quem preside às provas. O grupo de trabalho de Provas notifica, por e-mail, o candidato e membros do júri sobre o referido despacho.

CC e/ou Reitor e NPGFC

no prazo máximo de 10 dias úteis

Documento de Despacho de Nomeação de Júri

O NPGFC envia um ofício para todos os membros do júri, anexando um CD com o Relatório, Sumário do Seminário ou Lição, CV e todos os trabalhos relacionados com a agregação constantes no CV. Envia ainda a composição do Júri. Adicionalmente, envia para o Presidente do Júri o Despacho de Delegação da Presidência.

NPGFC e júri e candidato

1 dia

Ofícios para os diferentes destinatários referidos em entidades

O Presidente do júri agenda a primeira reunião (apreciação preliminar), em concordância, com os restantes membros do júri e informa o Núcleo. Esta reunião pode ser efetuada presencialmente ou por teleconferência.

Júri e NPGFC

Prazo máximo de 60 dias entre a nomeação do Júri e a apreciação preliminar

Telefone e email

O NPGFC informa por email, todos os membros do júri sobre a forma como decorrerá a reunião. Caso esta decorra presencialmente o Presidente do Júri informa o NPGFC acerca da data, hora e local onde decorrerá a mesma. Cabe ao NPGFC veicular a informação recebida pelo Presidente do Júri aos restantes membros do Júri.

NPGFC e júri Não aplicável Email

Nesta reunião, os membros do júri realizam a Júri Não aplicável Não aplicável





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

apreciação preliminar, decidindo se o candidato deve ou não ser admitido a provas. Em caso de admissão, procede-se à marcação das respetivas provas e à distribuição, das tarefas de discussão do Relatório, Curriculum Vitae e Lição/Sumário do Seminário. No final da apreciação preliminar, o Presidente do júri designa um membro do júri para elaborar um relatório, no qual é referido a admissão ou não admissão do candidato, fundamentando a decisão. Este relatório é apresentado ao Presidente do CC ou ao Reitor para emissão do despacho homologatório, conforme regime aplicável em vigor

Júri CC Reitor

10 dias Relatório Despacho homologatório

O relatório terá que ser assinado por todos os elementos do júri, Caso existam membros do júri que não aceitem a decisão, estes elaboram um parecer em que explicitam as razões de não aceitação.

Júri

Não aplicável Não aplicável

O docente responsável pela elaboração do relatório envia o mesmo ao NPGFC.

Júri e NPGFC

Não aplicável Não aplicável

O NPGFC envia um email ao candidato e a todos os elementos do júri a informar que o mesmo foi admitido para prestação de provas de agregação (data, hora e local onde decorrerão as respetivas provas).

NPGFC, Candidato e Júri

Não aplicável email

O candidato realiza as provas de agregação. Candidato, Júri e NPGFC

As provas de agregação têm lugar no prazo máximo de 40 dias após a homologação da decisão de admissão.

Não aplicável

O resultado final é expresso pelas fórmulas de Aprovado ou Reprovado e está sujeito a homologação pelo Presidente do CC/Reitor.

Júri, Candidato e NPGFC

10 dias Não aplicável

O despacho homologatório é notificado ao candidato e aos membros do júri.

Júri Candidato

5 dias email

A nomeação do júri, o resultado da apreciação preliminar e o resultado das provas públicas de agregação são divulgados no sítio da internet da Universidade e remetidos ao Gabinete de

NPGFC Não aplicável email e oficio





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior e à Fundação para a Ciência e Tecnologia para a divulgação através dos seus sítios na Internet.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Pedido de Agregação

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:


1 Pedido de Agregação

Sem prazo definido

Receção e verificação de documentação legalmente exigida; criação e organização de processo em papel; emissão de recibo.


Requerente (em áreas em que o IST tem cometimentos


NA NA


1 Pedido de Agregação - Instrução do processo

Sem prazo definido

Receção e registo da entrada da documentação enviada pela reitoria; criação e organização de processo em papel.


Reitoria da UTL (em áreas em que o IST não tem cometimentos)

Presidente do respetivo Departamento ou CC


NA





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado


1 Pedido de Agregação -Provas de Agregação

Após reqtº provas do candidato

Solicita-se constituição de Júri ao Presidente de Departamento

Júri

Grupo de Trabalho de atendimento ou Grupo de Trabalho de Logística e Arquivo

Presidente de Deptº ou CC


N/A

- Nomeação do Júri e do Presidente do Júri

30 dias

Receção da proposta de Júri / Nomeação do Presidente do Júri Verificação do Júri

Júri

Presidente de Deptº/ Conselho Científico


Coordenadora do Núcleo/

Presidente do Conselho Científico / Reitor da UTL

-Despacho nomeação júri

5 dias

-Envio de Júri e CD com Relatório, Lição e Trabalhos Relevantes ao júri -Notificação do candidato

Júri N/A

Júri Candidato

N/A

N/A

Nomeação de Relator

N/A Indicação do Vogal Relator pelo Presidente

Apreciação do CV, relatório, sumário do

Presidente Júri N/A Júri Júri





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

do Júri seminário ou lição e dos trabalhos mencionados no CV

Pedido de marcação da 1ª reunião do Júri

N/A Via eletrónica

N/A N/A Presidente Júri

N/A N/A

Marcação da Reunião de Júri

60 dias após nomeação do Júri

Via eletrónica 1ª Reunião Júri Presidente de Júri

Júri Júri Júri

1ª Reunião de Júri

60 dias após nomeação do Júri

Presencialmente ou Via eletrónica

Em caso de Admissão do Candidato, Marcação das provas.

Júri N/A N/A Júri

Homologação da admissão do candidato

10 dias Emissão de despacho homologatório

Admissão do candidato a provas

Conselho Científico/Reitor

Candidato e Júri

N/A Conselho Científico/Reitor

Marcação das provas de Agregação

5 dias Envio via e-mail do Despacho Homologatório, e indicação do dia/hora de realização das Provas.

Provas Júri Júri e candidato


N/A

Provas de Agregação

Nos dias das provas

Elaboração das actas

Atribuição do título académico

de Agregado

N/A N/A Júri Júri





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Homologação da aprovação do candidato

Após realização das Provas

Emissão de despacho homologatório

Homologação do resultado final

Conselho Científico/Reitor

Júri e candidato

N/A Conselho Científico/Reitor

Informação ao candidato e membros do Júri

5 dias após a aprovação

Envio de despacho homologatório via e-mail

Titulação Conselho Científico/Reitor

Júri e candidato

N/A N/A

Conclusão do processo de Agregação

Ofício e CD para os Organismos previstos na legislação

Conclusão do processo

N/A Reitoria, Biblioteca Nacional, Biblioteca do IST e GPEARI


N/A





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado



atendimento do NPGFC, através de formulário próprio ou por e-mail. Todos estes pedidos

são precedidos do pagamento do respetivo emolumento.











que implica o pagamento do dobro do emolumento. Nos documentos em que a emissão

excede os 8 dias (e.g. diplomas) os alunos são avisados pelo Núcleo.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO


Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:



Em qualquer momento





2 - Pedido de comprovativos em português e em inglês

Sempre que solicitado pelo requerente

Emissão

Registo no mapa de entradas de correio

Requerente Requerente

Grupo de trabalho de registo académico





Capitulo 6– Provas de Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica

Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

Capítulo 6 - Provas de Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica

Processo 1 – Requerimento de Provas de Habilitação

Para efeitos de instrução de um processo conducente à obtenção do Título de Habilitado

para o Exercício de Funções de Coordenação Científica, o candidato deve proceder à

entrega dos elementos indicados de seguida no NPGFC,

• Fotocópia do diploma (ou certidão) comprovativo do grau de doutor – alínea a) do n.º

1 do art.º 7º;

• Fotocópia do Cartão de Contribuinte;

• Fotocópia do Documento de Identificação;

• Comprovativo da categoria profissional – alínea a) do n.º 2 do art.º 7º;

• 11 CD’s contendo o Curriculum Vitae, Relatório, Sumário do Seminário / Lição e os

trabalhos mais relevantes mencionados no CV, em PDF, devidamente identificados;

• 2 CD’s contendo o CV, Relatório e Sumário do Seminário / Lição, em PDF (não

excedendo 15MB),devidamente identificados;

• 4 Curricula em suporte papel, devidamente encadernados;

• 3 Relatórios da (s) unidade (s) curricular (es) em formato papel, devidamente

encadernados;

• 3 Sumários do seminário ou da lição em formato papel, devidamente encadernados;

• 1 Conjunto dos trabalhos mais relevantes mencionados no CV em formato papel;

• Emolumentos (de acordo com a tabela de emolumentos em vigor).

• Nos termos de convénios ou acordos que assim o prevejam. Cabe ao requerente

fazer prova de que preenche os requisitos definidos em eventuais

convénios/acordos.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO

Descrição do Processo: Requerimento de Provas de Habilitação

Responsável




Como se procede

Resultado/ registo


de: Expedido

para:


1 Requerimento de Provas de Habilitação

Sem prazo definido.

Receção e verificação de documentação exigida; criação e organização de processo em papel e emissão de recibo.


Requerente Grupo de Trabalho de Provas Académicas


N/A

Processo em fase de consolidação





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado



atendimento do NPGFC, através de formulário próprio ou por e-mail. Todos estes pedidos

são precedidos do pagamento do respetivo emolumento.








Todos estes documentos são assinados pela Coordenação do Núcleo.



que implica o pagamento do dobro do emolumento. Nos documentos em que a emissão

excede os 8 dias (e.g. diplomas) os alunos são avisados pelo Núcleo.





Revisão n.º

Data:

Versão 00-12




Aprovado

MAPA DO PROCESSO


Responsável




Como se procede

Resultado/ registo



Expedido para:



Em qualquer momento





2 - Pedido de comprovativos em português e em inglês

- sempre que solicitado pelo requerente

Emissão

Registo no mapa de entradas de correio

Requerente Requerente

Grupo de trabalho de registo académico


manual de procedimentos - Área para a qualidade e...

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