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MANUAL DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
CONVÊNIOS PÚBLICOS
Secretaria Municipal de Saúde
NÚCLEO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS – FMS/SMS
1° EDIÇÃO - 2011
PREFEITURA MUNICIPAL DE CAMPINAS
Secretaria Municipal de Saúde Departamento de Gerenciamento dos Recursos Financeiros - FMS
Núcleo de Prestação de Contas - FMS / SMS Av. Anchieta, 200 - 11º andar / Centro / Campinas/SP / E-mail: [email protected]
Manual de Prestação de Contas – Convênios Públicos / 01° Edição - Exercício 2011 2
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................................... 3
01 - INFORMAÇÕES IMPORTANTES ................................................................................................................... 4
02 - CONTA BANCÁRIA .......................................................................................................................................... 5
03 - DESPESAS PROIBIDAS .................................................................................................................................. 6
04 - DESPESAS PERMITIDAS ............................................................................................................................... 7
4.1 - DESPESAS COM PESSOAL .............................................................................................................................. 7 4.2 - DESPESAS COM MATERIAL DE CONSUMO ...................................................................................................... 7 4.3 - DESPESAS COM SERVIÇOS ............................................................................................................................. 8 4.4 - ENCARGOS SOCIAIS, TRABALHISTAS E BENEFÍCIOS ..................................................................................... 8
05 - PROCESSO DE COMPRA ............................................................................................................................... 9
06 - TIPOS DE DOCUMENTOS ACEITOS ......................................................................................................... 10
07 – COMPROVAÇÃO DAS DESPESAS ........................................................................................................... 11
7.1 – NOTAS FISCAIS ............................................................................................................................................. 11 7.2 – CUPOM FISCAL ......................................................................................... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. 7.3 – RECIBOS ....................................................................................................................................................... 12 7.4 – RECIBO DE PAGAMENTO DE AUTÔNOMOS – RPA ....................................................................................... 12
08 - ROTEIRO PARA ELABORAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ....................................................... 13
8.1 - PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL (MENSAL) ............................................................................... 13 8.2 - PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL ....................................................................................................... 14
09 - DEVOLUÇÃO DE SALDO ............................................................................................................................. 15
10 - PERGUNTAS MAIS FREQUENTES ............................................................................................................ 16
11 - ANEXOS ............................................................................................................................................................ 17
ANEXO 6 .............................................................................................................................................................. 17 ANEXO 17 ............................................................................................................................................................ 20
12 - LEGISLAÇÃO .................................................................................................................................................. 21
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INTRODUÇÃO Esse manual tem por finalidade orientar e esclarecer sobre os procedimentos a serem
seguidos para a elaboração da Prestação de Contas dos Convênios Públicos, seja pela
Prefeitura Municipal de Campinas - Secretaria Municipal de Saúde, na condição de
unidade convenente, seja pelas entidades conveniadas.
O Roteiro para a elaboração das Prestações de Contas dos Convênios é uma
ferramenta facilitadora para esclarecer e nortear na elaboração da Prestação de
Contas e, assim, diminuir as inconsistências frequentemente identificadas pelos Órgãos
de Controle da Secretaria Municipal de Saúde de Campinas.
Atentamos que esse manual não substitui a Legislação vigente.
Atenção: Sempre que houver dúvidas, entrar em contato com o Núcleo de Prestação
de Contas – FMS/SMS, através do e-mail [email protected], para
maiores esclarecimentos.
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01 - INFORMAÇÕES IMPORTANTES
Todas as informações contidas nesse manual, no intuito de orientar e esclarecer sobre a
elaboração da Prestação de Contas dos Convênios Públicos, deverão estar em conformidade
com o Convênio formalizado e seu respectivo Plano de Trabalho.
Lembramos que todas as despesas realizadas pelas unidades conveniadas devem estar compatíveis
com o objeto do Convênio e seu respectivo Plano de Trabalho em todos os aspectos, sob pena de serem
consideradas irregulares, podendo ser recusadas a qualquer tempo e consequentemente glosadas.
Sendo assim, esclarecemos alguns itens essenciais que devem ser considerados para a Prestação de
Contas:
1. Todas as despesas devem estar expressamente previstas no Plano de Trabalho;
2. Conta bancária única e exclusiva para cada convênio formalizado, em nome da entidade
conveniada;
3. Todas as despesas referentes ao convênio devem ser devidamente comprovadas;
4. Todos os documentos devem ser apresentados com o carimbo do convênio a que se refere;
5. Comprovantes bancários não serão aceitos como documentos comprobatórios das despesas e
devem vir acompanhados com suas respectivas notas fiscais, faturas ou recibos;
6. As cópias dos documentos apresentados devem ser legíveis, sem cortes, sem sobreposição de
cópias e identificados em folhas separadas;
7. Todos os documentos fiscais devem constar em nome da entidade conveniada;
8. Em caso de apresentação de cupom fiscal, deve constar o número do CNPJ da entidade
conveniada;
9. Caso seja necessário, as despesas deverão vir acompanhadas de justificativa, devidamente
assinadas e datadas pelo responsável pela entidade;
10. A Prestação de Contas deverá ser mensal e inclui a apresentação de todos os documentos
comprobatórios das despesas realizadas, extrato bancário do mês de referência, extrato
bancário das aplicações financeiras decorrentes, Anexo 17 (formulário padrão do Tribunal de
Contas), Anexo 07 (formulário padrão do Tribunal de Contas) e balancete do mês de referência.
Atenção: A prestação de contas parcial (mensal) deverá ser entregue no prazo de até 20 (vinte) dias do
final do mês encerrado, ou seja, até o 20º dia do mês subseqüente ao recebimento do recurso.
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02 - CONTA BANCÁRIA
Deverá ser única e específica para cada Convênio formalizado;
Deverá ser aberta em nome da entidade Conveniada;
Os pagamentos deverão ser feitos preferencialmente através de crédito em conta bancária, de
titularidade do fornecedor, prestador de serviço ou funcionário ou através de Cheque Nominal ao
credor;
Não é permitido o saque de recursos da conta corrente específica do convênio para pagamento
em espécie de despesas;
Deverá ser solicitado ao banco o extrato mensal da movimentação financeira dos recursos, para
compor a prestação de contas (extrato mensal da conta corrente e extrato mensal das
aplicações financeiras decorrentes);
Quando não houver compromissos de pagamentos imediatos, os recursos deverão ser aplicados
em fundo de aplicação financeira de curto prazo (aplicação menor que 30 dias) ou caderneta de
poupança (aplicação maior que 30 dias), vinculado à Conta Corrente;
Apurar mensalmente os rendimentos das aplicações financeiras, os quais deverão ser
obrigatoriamente aplicados no objeto do convênio, estando sujeitos às mesmas condições da
prestação de contas exigida para os recursos transferidos. As receitas oriundas dos rendimentos
da aplicação no mercado financeiro não poderão ser computadas como contrapartida devida
pelo convenente ou contratado;
Não é permitido realizar pagamentos e recolhimentos fora dos prazos (pagamentos antecipados
também não são permitidos, uma vez que interferem no rendimento das aplicações realizadas);
Proibida a transferência dos recursos da conta corrente do Convênio para qualquer outra conta,
mesmo que com posterior devolução;
Os saldos remanescentes, ao final do convênio, deverão ser devidamente restituídos aos cofres
públicos;
O extrato bancário deverá apresentar ao final do Convênio, saldo ZERO (considerando a
restituição dos saldos remanescentes aos cofres públicos).
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03 - DESPESAS PROIBIDAS
Quaisquer despesas não contempladas no Plano de Trabalho;
Despesas que não estiverem identificadas em nome da entidade ou que não estejam
identificadas com o CNPJ da entidade;
Não serão aceitos documentos com rasuras;
Não serão aceitas despesas com taxas bancárias, juros de cobranças de cheques devolvidos,
tarifas de processamento de cheques, multas, juros ou correção monetária, inclusive, referente a
pagamentos ou recolhimentos fora dos prazos.
Despesas com material permanente, com exceção aos previstos e autorizados pelo Plano de
Trabalho (nesse caso, devidamente registrado contabilmente e devolvido ao Município ao final
do Convênio);
Serviços de Consultorias e/ou Assessorias que contemplem o mesmo objeto pactuado no
Convênio;
Pagamento de funcionários sem registro em carteira de trabalho;
Realizar despesas a título de taxa de administração, de gerência ou similar;
Pagar, a qualquer título, servidor ou empregado público, integrante de quadro de pessoal de
órgão ou entidade pública da administração direta ou indireta, por serviços de consultoria ou
assistência técnica, salvo nas hipóteses previstas em leis específicas e na Lei de Diretrizes
Orçamentárias;
Realizar despesa em data anterior à vigência do instrumento;
Efetuar pagamento em data posterior à vigência do instrumento, salvo se expressamente
autorizada pela autoridade competente das concedente ou contratante e desde que o fato
gerador da despesa tenha ocorrido durante a vigência do instrumento pactuado;
Não é permitido realizar pagamentos e recolhimentos fora dos prazos (pagamentos antecipados
também não são permitidos, uma vez que interferem no rendimento das aplicações realizadas);
Comprovantes bancários não serão aceitos como documentos comprobatórios das despesas e
devem vir acompanhados com suas respectivas notas fiscais, faturas ou recibos.
Atenção: Sempre que houver dúvidas, entrar em contato com o Núcleo de Prestação de Contas –
FMS/SMS, através do e-mail [email protected], para maiores esclarecimentos.
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04 - DESPESAS PERMITIDAS
Relacionamos algumas despesas que poderão ser aceitas na Prestação de Contas dos Convênios.
Lembramos que para todas as despesas efetuadas devem ser considerados os princípios da
impessoalidade, moralidade e economicidade, considerando as pesquisas de mercado e o regulamento
de compras.
Atentamos mais uma vez que essas despesas somente serão aceitas se estiverem em
conformidade com o Convênio formalizado e seu respectivo Plano de Trabalho.
4.1 - Despesas com Pessoal
Salário líquido: comprovado através de Holerite, RPA – Registro de Pessoa Autônoma (com a
comprovação de recolhimento dos impostos devidos retido) ou nota fiscal, em caso de pessoa
jurídica;
Bolsa Estágio: comprovado através de recibo de bolsa incentivo a estagiário, emitido pelo
próprio, sem timbre (apresentar Termo de Compromisso de Estágio e Termo de matrícula
atualizado);
Aviso prévio (não indenizatório): incluindo termo de rescisão de contrato e aviso de férias.
4.2 - Despesas com Material de Consumo
Material de Escritório: caneta, lápis, borracha, corretivo, régua, clipes, grampeador, perfurador,
porta canetas e afins, fitas de gravadores e vídeos, CD-r, DVD-r, cartucho ou toner para
impressora ou para máquina copiadora, papel sulfite;
Alimentação: refeição, lanche, arroz, feijão, carne, hortifrutigranjeiro, marmita, refrigerantes,
sucos, leite, biscoito, pão, margarina;
Combustíveis e óleos lubrificantes;
Gás de cozinha;
Materiais didático-pedagógicos: jogos, livros, cd, cd room, filmes, brinquedos didáticos, calçados
e vestuários, papel sulfite, dobradura, crepom e afim, E.V.A., materiais para oficinas de
artesanatos e outras oficinas;
Materiais de expediente: copo descartável, guardanapo, papel toalha, filtro de café;
Materiais de limpeza: sabão, detergente, desinfetante, papel higiênico, água sanitária, limpador
multiuso, cera álcool, limpa vidros;
Produtos de higiene pessoal: sabonete, xampu, condicionador, creme dental, esponja de banho,
escova de dente, fio dental, aparelho de barbear, etc...
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4.3 - Despesas com Serviços
Água, luz, telefone, aluguel (desde que não seja da sede da entidade), acesso à internet;
Serviço de postagem ou transporte de materiais;
Transporte: no que se refere a transporte coletivo, táxi, aluguel de veículo;
Serviços contábeis, serviços de assessoria, serviços de auditoria ou serviços de consultoria
desde que não seja parte integrante do objeto pactuado;
Manutenção de máquina de lavar, secar, fogão, coifa, geladeira, freezer, microondas, máquina
reprográfica, câmera de vídeo ou filmadora, mobiliários, recarga de extintores;
Cópia, plastificação, encadernação, recarga de cartuchos ou toner e impressão;
Manutenção predial para pequenos reparos de elétrica, hidráulica, pintura, telhado;
Ingressos para passeios e cinema vinculados às atividades educativas (acompanhados de
justificativa assinada pelo gestor e responsável pela entidade).
4.4 - Encargos Sociais, Trabalhistas e Benefícios
Encargos Sociais – Taxas de contribuições pagas pelo empregador para financiamento das políticas
públicas que beneficiam de forma indireta o trabalhador. Incluem:
Seguridade e Previdência Social – INSS ou Plano de Seguridade Social do Servidor Público –
PSS: comprovado o recolhimento através de guia do GPS;
FGTS: comprovado o recolhimento através de guia do GEFIP;
IRRF: comprovado o recolhimento através de guia do DARF;
PIS/PASEP: comprovado o recolhimento através de guia do DARF.
Encargos Trabalhistas – Valores pagos diretamente ao empregado, mensalmente ou no final de seu
contrato de trabalho e incluem também benefícios não expressos em valores. Incluem:
13º (décimo terceiro) salário;
Adicional de Remuneração (insalubridade, periculosidade);
Adicional de Férias (1/3 férias)
Ausência remunerada;
Férias;
Licenças;
Repouso Remunerado e Feriado;
Rescisão contratual;
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Salário Família ou Auxílio Pré-Escolar;
Vale Transporte ou Auxílio Transporte;
Indenização por Tempo de Serviço (multa FGTS);
Benefícios:
Alimentação de funcionários, vale alimentação, vale refeição, cesta básica;
Salário Família;
05 - PROCESSO DE COMPRA
A aquisição de produtos e a contratação de serviços, pelas entidades privadas sem fins lucrativos, com
os recursos públicos repassados, deverão adotar procedimentos análogos aos estabelecidos na Lei nº
8.666/93, observando os princípios da impessoalidade, moralidade e economicidade.
Nas compras cujo valor ultrapasse, no mês da competência, 2% (dois por cento) do limite previsto na
alínea “a”, do Inciso II do art. 23 da Lei Federal nº 8.666/93 ou o limite estabelecido no Termo de
Convênio, será obrigatório, no mínimo, a realização de cotação prévia de preços no mercado antes da
celebração da compra e/ou contrato. Para compras referentes a esse caso, será exigida a apresentação
de 03 (três) orçamentos, juntamente com a prestação de contas do mês a que se refere.
Esclarecemos que as entidades conveniadas devem ter um regulamento de compras nos moldes
semelhantes aos da Lei Federal n° 8.666/93, conforme orientação do Tribunal de Contas do Estado de
São Paulo.
Atenção: Sempre que houver dúvidas, entrar em contato com o Núcleo de Prestação de Contas –
FMS/SMS, através do e-mail [email protected], para maiores esclarecimentos.
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06 - TIPOS DE DOCUMENTOS ACEITOS
Documentos aceitos para a comprovação das despesas de serviços e material de consumo:
Nota fiscal completa de venda ou de serviços;
Nota fiscal de venda ao consumidor – para pequenos valores, desde que constem os dados da
entidade (razão social, endereço, CNPJ) e a descrição do material ou serviço – informando a
quantidade, valor unitário e valor total;
Cupom fiscal – identificando o CNPJ da entidade;
Fatura de serviços (telefone – com espelho das ligações, luz, água, internet, TV a cabo) – em
nome da entidade;
Recibo – em casos de transporte coletivo, aluguel (em caso de pessoa física), táxi (em caso de
pessoa física);
RPA – Recibo de profissional autônomo (com a comprovação de recolhimento dos impostos
devidos retido);
Em casos de aluguel (pessoa jurídica), deverá ser apresentada nota fiscal de serviços para a
comprovação da despesa;
Em casos de recibo de táxi (pessoa física), esse deve constar nome da entidade, discriminando
o número da placa do veículo, nome do motorista, itinerário (descrição do percurso), data, valor
e assinatura do motorista;
Em casos de empresas de táxi (pessoa jurídica), deverá ser apresentada nota fiscal de serviços
para a comprovação da despesa.
Atenção: Em alguns casos, as notas fiscais de venda ou de serviços devem ser entregues no formato da
Nota Fiscal Eletrônica, conforme legislação vigente. Nestes casos, o DANFE deverá ser apresentado na
Prestação de Contas para a comprovação da despesa, em caso de notas fiscais de consumo.
OBS: Para as despesas com aluguel, serviços de provedor de internet, TV a cabo, bolsa estágio, vale
alimentação ou vale refeição, se faz necessário a apresentação do contrato de serviços juntamente com
a apresentação da primeira prestação de contas.
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07 – COMPROVAÇÕES DAS DESPESAS
Para efeito de prestação de contas e para a comprovação das despesas, cada despesa deverá conter
um documento fiscal relativo à mesma. As cópias dos documentos apresentados devem ser legíveis,
sem cortes, sem sobreposição de cópias e identificados em folhas separadas. Todos os documentos
fiscais devem constar em nome da entidade conveniada e estar com as datas e os valores legíveis,
assim como devem especificar a descrição das mercadorias ou serviços. Em caso de apresentação de
cupom fiscal, nesse deve constar o número do CNPJ da entidade conveniada. Caso seja necessário, as
despesas deverão vir acompanhadas de justificativa, devidamente assinadas e datadas pelo responsável
pela entidade.
Esclarecemos que todos os documentos devem vir carimbados com o número do convênio a que se
referem.
Atenção: Sempre que houver dúvidas, entrar em contato com o Núcleo de Prestação de Contas –
FMS/SMS, através do e-mail [email protected], para maiores esclarecimentos.
7.1 – Notas Fiscais
Nos casos previstos em lei, apresentar NOTA FISCAL ELETRÔNICA juntamente com o DANFE
(em caso de nota fiscal de consumo), para efeito da comprovação fiscal das despesas;
Em toda nota fiscal deverá constar os dados do emissor (estabelecimento comercial), como:
razão social, CNPJ, inscrição estadual e/ou municipal e endereço, assim como a data de
emissão da nota;
Considera-se nota fiscal aquela onde se lê: NOTA FISCAL DE VENDA ou NOTA FISCAL DE
SERVIÇOS;
A nota fiscal deve conter número de série e constar discriminados todas as mercadorias ou
serviços;
Em hipótese alguma pode conter rasuras;
A data do documento fiscal não poderá ser anterior ou posterior à vigência do convênio;
Guardar os documentos originais por 10 (dez) anos, conforme determina o Art. 3, § 3º, da
Portaria Interministerial nº 127/2008.
Atenção: Sempre verificar a validade das notas fiscais antes de aceitá-las, sob pena de serem recusadas
na Prestação de Contas.
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7.2 – Cupons fiscais
O cupom fiscal somente terá validade fiscal, para efeito de prestação de contas, se estiver de acordo
com as características relacionadas abaixo:
Em todo cupom fiscal deverá constar os dados do emissor (estabelecimento comercial), como:
razão social, CNPJ, inscrição estadual e/ou municipal e endereço, assim como a data de
emissão da nota;
Constar discriminados todas as mercadorias ou serviços;
Constar identificação do número do CNPJ da entidade;
Cupons parcialmente discriminados não serão considerados com validade fiscal.
7.3 – Recibos
Em alguns casos específicos os recibos podem ser aceitos, mas desde que respeitadas algumas
normas, entre elas as relacionadas abaixo:
Recibos de aluguel, em casos de pessoa física, serão aceitos, desde que preenchidos
corretamente, especificando o nome do proprietário, endereço do imóvel, valor, data de emissão
e mês de referência do pagamento.
Em casos de recibo de táxi (pessoa física), esse deve constar nome da entidade, discriminando
o número da placa do veículo, nome do motorista, itinerário (descrição do percurso), data, valor
e assinatura do motorista.
7.4 – Recibos de pagamento de autônomos – RPA
Para o pagamento de pessoas físicas por eventuais serviços prestados, o documento comprobatório das
despesas realizadas deve ser através do RPA – recibo de pagamento de autônomos, documento padrão
em conformidade com o exigido pelo Ministério da Fazenda.
Em caso de documento RPA – recibo de pagamento de autônomos, deverá ser apresentado
juntamente com a prestação de contas a retenção dos recolhimentos de ISS, INSS e IRRF
(quando for o caso);
Especificar os serviços prestados;
Especificar nome completo, documento de Identificação (CPF e RG) e Endereço do prestador;
Apresentar guia de recolhimento de pagamento do INSS (GPS);
Apresentar documento de arrecadação da Receita Federal - DARF (IRPF);
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A Convenente deverá apresentar o recolhimento do INSS e demonstrar na Guia (GPS) o
recolhimento referente a retenção dos serviços prestados, eventualmente pela Pessoa Física;
Não serão aceitos como despesas do Convênio o recolhimento ao INSS Patronal, ou seja, a
Contribuição ao INSS da Empresa/Convenente. Só serão aceitas despesas do INSS relativo aos
serviços prestados pela pessoa física ao convênio.
Apresentar recolhimento do ISS (Municipal);
08 - ROTEIRO PARA ELABORAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
8.1 - PRESTAÇÕES DE CONTAS PARCIAIS (MENSAL)
O Conveniado deverá apresentar documentos que comprovem a execução de cada parcela recebida, ou
seja, mensalmente. A prestação de contas parcial (mensal) deverá ser entregue no prazo de até 20
(vinte) dias do final do mês encerrado, ou seja, até o 20º dia do mês subseqüente ao recebimento do
recurso. São documentos obrigatórios de cada prestação de Contas Parcial:
1. Ofício em nome do Secretário Municipal de Saúde, mencionando o mês a que se refere a
prestação e relacionando os documentos enviados, assinado pelo representante legal do
convênio;
2. Cópias dos documentos fiscais referente às despesas realizadas no período, incluindo as
referentes à contrapartida da entidade;
3. Demonstrativo integral das receitas e despesas computadas por programas e fonte de recurso,
na forma do Anexo 17 das Instruções nº 02/2008 – TCESP, (modelo em anexo); Apresentar
justificativa para cada despesa realizada.
4. Demonstrativo na forma do Anexo 06, das Instruções nº 02/2008 – TCESP, (modelo em anexo);
5. Demonstrativo na forma do Anexo 07, das Instruções nº 02/2008 – TCESP, (modelo em anexo);
6. Extrato da Conta Bancária específica do convênio, com a movimentação dos recursos,
demonstrando todos os pagamentos executados a partir do crédito bancário efetuado pelo
Fundo Municipal de Saúde – FMS, até o último pagamento da última despesa do período
considerado para a prestação de contas. Apresentar o extrato integral (demonstrativo do
primeiro ao último dia do mês de referência);
7. Extrato de Aplicações Financeiras, com as movimentações e rendimentos;
8. Cópia dos demonstrativos contábeis e financeiros da instituição (balancete), demonstrando
separadamente os recursos recebidos do convênio e sua aplicação, devidamente assinados pelo
contador responsável com identificação do CRC e o responsável legal pela entidade;
9. Conciliação bancária do mês da conta corrente específica;
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10. Apresentar certidão de regularidade do INSS e FGTS, assim como a Certidão Negativa de
Débitos junto à União.
Atenção: Considerando que alguns dos documentos apresentados na Prestação de Contas Parcial
também deverão ser apresentados na Prestação de Contas Anual, por exigência do Tribunal de
Contas, sugerimos que as entidades conveniadas mantenham tais documentos arquivados e
organizados, mês a mês, para apresentação desses quando exigido.
8.2 - PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL
A prestação de contas anual deverá ser apresentada impreterivelmente até a data limite do dia 31 (trinta
e um) de janeiro do exercício seguinte à transferência dos recursos, composta pelos seguintes
documentos:
1. Demonstrativo integral das receitas e despesas computadas por programas e fonte de recurso,
na forma do Anexo 17 das Instruções nº 02/2008 – TCESP, (modelo em anexo);
2. Demonstrativo na forma do Anexo 06, das Instruções nº 02/2008 – TCESP, (modelo em anexo);
3. Demonstrativo na forma do Anexo 07, das Instruções nº 02/2008 – TCESP, (modelo em anexo);
4. Certidão contendo os nomes dos dirigentes e conselheiros da conveniada e respectivos períodos
de atuação;
5. Relatório de cumprimento do objeto (descrever as ações programadas e executadas e os
benefícios alcançados, ressaltando os dados qualitativos e quantitativos. As ações executadas
deverão estar de acordo com as programadas. Os benefícios alcançados devem guardar
coerência com os objetivos do convênio). O relatório deverá ser minucioso e conter informações
sobre:
Execução do Objeto;
Alcance dos objetivos;
Meta alcançada, população beneficiada e descrição do alcance social por meio de indicadores
comparativos com a situação anterior, durante e posterior à implantação do projeto;
Avaliação da qualidade dos serviços prestados;
Localização do projeto e montante de recursos aplicados;
Avaliação confrontando o projeto aprovado com o objeto executado;
Detalhamento das atividades que estão sendo realizadas no atendimento ao público-alvo.
6. Relatório anual da conveniada sobre as atividades desenvolvidas com os recursos próprios
(contrapartida) e as verbas públicas repassadas;
7. Extrato da Conta Bancária específica do convênio, com a movimentação dos recursos,
demonstrando todos os pagamentos executados a partir do crédito bancário efetuado pelo
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Fundo Municipal de Saúde – FMS, até o último pagamento da última despesa do período
considerado para a prestação de contas. Apresentar o extrato integral (demonstrativo do
primeiro ao último dia do mês de referência);
8. Extrato de Aplicações Financeiras, com as movimentações e rendimentos;
9. Relação dos contratos, convênios e respectivos aditamentos, firmados com a utilização de
recursos públicos administrados pela conveniada para os fins estabelecidos no convênio,
informando tipo e número do ajuste, nome do contratado ou conveniado, data, objeto, vigência,
valor e condições de pagamento;
10. Conciliação bancária, referente ao exercício em que o numerário foi recebido (modelo em
anexo);
11. Publicação do balanço patrimonial da conveniada, do exercício encerrado e do anterior;
12. Demais demonstrações contábeis e financeiras da conveniada (balanço patrimonial,
demonstração do resultado do exercício, notas explicativas, demonstração do superávit ou déficit
verificado, demonstrações das mutações do patrimônio, demonstração das origens e aplicações
de recursos);
13. Certidão expedida pelo Conselho Regional de Contabilidade - CRC, atualizada, comprovando a
habilitação profissional dos responsáveis por balanços e demonstrações contábeis da entidade
conveniada;
14. Na hipótese de aquisição de bens móveis e/ou imóveis com recursos públicos recebidos,
apresentar comprovante dos respectivos registros contábil, patrimonial e imobiliário da
circunscrição, conforme o caso;
15. Atestado da localização e do regular funcionamento da entidade conveniada, assinado pelo seu
responsável legal;
16. Demonstração de regularidade dos recolhimentos de encargos trabalhistas quando a aplicação
dos recursos envolver gastos com pessoal (INSS, FGTS, dívida ativa com a União);
17. Manifestação expressa do conselho fiscal ou órgão correspondente da instituição sobre a
exatidão do montante comprovado, atestando que os recursos públicos foram movimentados em
conta única e específica, aberta em instituição financeira oficial (modelo anexo);
18. Comprovante de devolução de saldo de recursos do convênio, em caso de encerramento do
convênio.
Conforme determina o Art. 36, inciso I, da IN/STN 02/2008 (TC-A-40.728/026/07) – Compete ao órgão
convenente:
I - estabelecer a data limite para apresentação das comprovações anuais, data esta que não poderá
ultrapassar o dia 31 (trinta e um) de janeiro do exercício seguinte à transferência dos recursos.
09 - DEVOLUÇÃO DE SALDO
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Quando da conclusão, denúncia, rescisão ou extinção do convênio, os saldos financeiros
remanescentes, inclusive os provenientes das receitas das aplicações financeiras, deverão ser
devolvidos ao convenente, no prazo improrrogável de 30 (trinta) dias do evento, sob pena de imediata
instauração de Tomada de Contas Especial do responsável.
A devolução deverá ser feita através de depósito ou transferência bancária para o Banco do Brasil (001),
agência 4203-X – conta corrente 73.338-5. O comprovante deverá ser enviado juntamente com a
prestação de contas.
10 - PERGUNTAS MAIS FREQUENTES
1. A partir de quando as despesas referentes ao convênio poderão ser realizadas?
R: A partir da publicação do convênio e o respectivo depósito do valor pactuado na conta corrente
específica do convênio. Atentamos que não é permitido realizar pagamentos e recolhimentos fora
dos prazos. Pagamentos antecipados também não são permitidos, uma vez que interferem no
rendimento das aplicações realizadas. Caso ocorra fato dessa natureza dentro da vigência do
convênio, a entidade deverá justificar o ato ao Núcleo de Prestação de Contas – FMS/SMS,
responsável pela prestação de contas, o qual poderá acatar ou não tal justificativa.
2. Em relação às aplicações bancárias exigidas, em caso de saldos mensais remanescentes,
como proceder?
R: As aplicações bancárias deverão ser realizadas através de fundos de aplicação de curto prazo
e/ou poupança, conforme Art. 42, § 1º, da Portaria Interministerial 127/2008.
Art. 42. A liberação de recursos obedecerá ao cronograma de desembolso previsto no Plano de
Trabalho e guardará consonância com as metas e fases ou etapas de execução do objeto do
instrumento.
§ 1º Os recursos serão depositados e geridos na conta bancária específica do convênio ou do
contrato de repasse exclusivamente em instituições financeiras controladas pela União e, enquanto
não empregados na sua finalidade, serão obrigatoriamente aplicados:
I - em caderneta de poupança de instituição financeira pública federal, se a previsão de seu uso
for igual ou superior a um mês; e
II - em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação de mercado aberto lastreada
em título da dívida pública, quando sua utilização estiver prevista para prazos menores.
3. Como proceder em relação à devolução dos saldos remanescentes do convênio, no
momento de seu encerramento?
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R: A devolução dos saldos remanescentes do convênio deverá ser feita através de depósito ou
transferência bancária para o Banco do Brasil (001), agência 4203-X – conta corrente 73.338-5 e o
seu respectivo comprovante deverá ser apresentado juntamente com a prestação de contas.
4. Poderá haver realização de despesas ou saque de valores da conta específica do
convênio para pagamento de despesas de outra ordem, diversas das despesas
estabelecidas e previstas no plano de trabalho?
R: Não é permitido utilizar recursos do convênio para pagamento de despesas de natureza distinta
da previamente pactuada, mesmo que o valor seja devolvido posteriormente. Portanto, todas as
despesas realizadas devem estar previstas no plano de trabalho e em conformidade com o mesmo.
A movimentação da conta convênio deverá ser unicamente para realização das despesas do
convênio. Qualquer alteração na aplicação dos recursos, mesmo sendo da mesma natureza do
elemento da despesa, tem que ser solicitada e justificada pela entidade e autorizada pelo gestor do
convênio.
5. Como proceder quando a entidade efetuar o pagamento da despesa, antes da emissão da
nota fiscal?
R: A Coveniada não poderá efetuar pagamento antecipado. Caso ocorra fato dessa natureza dentro
da vigência do convênio, a entidade deverá justificar o ato ao Núcleo de Prestação de Contas -
FMS/SMS, responsável pela prestação de contas, o qual poderá acatar ou não tal justificativa.
6. Os depósitos realizados diretamente na conta de fornecedores poderão ser aceitos como
documentos fiscais?
R: Não, conforme determina o Art. 30, da IN/STN 01/1997:
Art. 30. As despesas serão comprovadas mediante documentos originais fiscais ou equivalentes,
devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios a serem
emitidos em nome da conveniada ou do executor se for o caso, devidamente identificados com
referência ao título e número do convênio.
11 - ANEXOS
ANEXO 6
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REPASSES AO TERCEIRO SETOR DEMONSTRATIVO INTEGRAL DAS RECEITAS E DESPESAS
AUXÍLIOS / SUBVENÇÕES / CONTRIBUIÇÕES ÓRGÃO CONCESSOR: TIPO DE CONCESSÃO: LEI(S) AUTORIZADORA(S): OBJETO: EXERCÍCIO: ENTIDADE BENEFICIÁRIA: CNPJ: ENDEREÇO e CEP: RESPONSÁVEL(IS) PELA ENTIDADE:
DEMONSTRATIVO DOS REPASSES PÚBLICOS RECEBIDOS
ORIGEM VALORES DOC. DE CRÉDITO
DATA
VALORES
DOS RECURSOS(1) PREVISTOS – R$ Nº REPASSADOS – R$
RECEITA COM APLICAÇÕES FINANCEIRAS DOS REPASSES PÚBLICOS
TOTAL
RECURSOS PRÓPRIOS APLICADOS PELA ENTIDADE
(1) Verba: Federal, Estadual ou Municipal. O(s) signatário(s), na qualidade de representante(s) da entidade beneficiária:__________(nome da entidade) vem indicar, na forma abaixo detalhada, a aplicação dos recursos recebidos no exercício supra mencionado, na Importância total de R$ ______________ (por extenso).
DEMONSTRATIVO DAS DESPESAS REALIZADAS
CATEGORIA OU FINALIDADE DA DESPESA PERÍODO DE ORIGEM DO VALOR APLICADO
REALIZAÇÃO RECURSO(2) R$
TOTAL DAS DESPESAS
RECURSO PÚBLICO NÃO APLICADO
VALOR DEVOLVIDO AO ÓRGÃO CONCESSOR
VALOR AUTORIZADO PARA APLICAÇÃO NO EXERCÍCIO SEGUINTE
(2) Verba: Federal, Estadual, Municipal e Recursos Próprios. Declaramos, na qualidade de responsáveis pela entidade supra epigrafada, sob as penas da Lei, que a despesa relacionada, examinada pelo Conselho Fiscal, comprova a exata aplicação dos recursos recebidos para os fins indicados, conforme programa de trabalho aprovado, proposto ao Órgão Concessor. LOCAL e DATA: DIRIGENTE: (nome, cargo e assinatura) MEMBROS DO CONSELHO FISCAL: (nomes e assinaturas):
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ANEXO 7 REPASSES AO TERCEIRO SETOR
RELAÇÃO DOS GASTOS ÓRGÃO CONCESSOR:
TIPO DE CONCESSÃO: (*) LEI AUTORIZADORA:
OBJETO: EXERCÍCIO:
ENTIDADE BENEFICIÁRIA: CNPJ:
ENDEREÇO e CEP: RESPONSÁVEL(IS) PELA ENTIDADE:
VALOR TOTAL RECEBIDO:
DATA DO ESPECIFICAÇÃO DO
DOCUMENTO NATUREZA DA DESPESA FONTE VALOR
DOCUMENTO (NOTA FISCAL, RECIBO) RESUMIDAMENTE (**)
TOTAL
LOCAL e DATA: RESPONSÁVEL: (nome, cargo e assinatura) (*) Auxílio, subvenção ou contribuição. (**) Fonte de recursos: federal, estadual ou municipal.
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ANEXO 17
CONVÊNIOS COM O TERCEIRO SETOR DEMONSTRATIVO INTEGRAL DAS RECEITAS E DESPESAS
ÓRGÃO PÚBLICO CONVENENTE: ENTIDADE CONVENIADA: CNPJ: ENDEREÇO e CEP: RESPONSÁVEL(IS) PELA ENTIDADE: OBJETO DO CONVÊNIO: EXERCÍCIO:
DOCUMENTO DATA VIGÊNCIA VALOR - R$
Convênio nº
Aditamento nº
Aditamento nº
DEMONSTRATIVO DOS REPASSES PÚBLICOS RECEBIDOS
ORIGEM VALORES DOC. DE CRÉDITO DATA VALORES
DOS RECURSOS (1) PREVISTOS – R$ Nº REPASSADOS – R$
RECEITA COM APLICAÇÕES FINANCEIRAS DOS REPASSES PÚBLICOS
TOTAL
RECURSOS PRÓPRIOS APLICADOS PELA ENTIDADE
(1) Verba: Federal, Estadual ou Municipal. O(s) signatário(s), na qualidade de representante(s) da entidade conveniada:_________ (nome da entidade) vem indicar, na forma abaixo detalhada, a aplicação dos recursos recebidos no exercício supramencionado, na importância total de R$ ______________ (por extenso).
DEMONSTRATIVO DAS DESPESAS REALIZADAS
CATEGORIA OU FINALIDADE DA DESPESA PERÍODO DE
ORIGEM DO
VALOR APLICADO
REALIZAÇÃO RECURSO (2) R$
TOTAL DAS DESPESAS
RECURSO PÚBLICO NÃO APLICADO
VALOR DEVOLVIDO AO ÓRGÃO CONVENENTE
VALOR AUTORIZADO PARA APLICAÇÃO NO EXERCÍCIO SEGUINTE
(2) Verba: Federal, Estadual, Municipal e Recursos Próprios. Declaro(amos), na qualidade de responsável(is) pela entidade supra epigrafada, sob as penas da Lei, que a despesa relacionada comprova a exata aplicação dos recursos recebidos para os fins indicados, conforme programa de trabalho aprovado, proposto ao Órgão convenente.
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LOCAL e DATA: DIRIGENTE: (nome, cargo e assinatura) MEMBROS DO CONSELHO FISCAL: (nomes e assinaturas):
12 - LEGISLAÇÃO
Lei Complementar nº 101, de 4 de Maio de 2000 Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/CCIVIL/Leis/LCP/Lcp101.htm
Lei nº 4.320, de 17 de Março de 1964.
Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. http://www.planalto.gov.br/CCIVIL/Leis/L4320.htm
Decreto-lei nº 200, de 25 de Fevereiro de 1967.
Dispõe sobre a organização da Administração Federal, estabelece diretrizes para a Reforma Administrativa e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil/decreto-lei/Del0200.htm
Lei nº 8.036, de 11 de Maio de 1990.
Dispõe sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8036consol.htm
Decreto nº 3.788, de 11 de Abril de 2001.
Institui, no âmbito da Administração Pública Federal, o Certificado de Regularidade Previdenciária – CRP. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2001/D3788.htm
Lei nº 10.180, de 6 de Fevereiro de 2001
Organiza e disciplina os Sistemas de Planejamento e de Orçamento Federal, de Administração Financeira Federal, de Contabilidade Federal e de Controle Interno do Poder Executivo Federal, e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/MPV/Quadro/_Quadro%20Geral.htm#2112-88
Lei nº 11.768, de 14 de Agosto de 2008.
Dispõe sobre as diretrizes para a elaboração e execução da Lei Orçamentária de 2009 e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2008/Lei/L11768.htm
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Lei nº 10.522, de 19 de Julho de 2002.
Dispõe sobre o Cadastro Informativo dos créditos não quitados de órgãos e entidades federais e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/2002/L10522.htm
Lei nº 8.666, de 21 de Junho de 1993.
Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil/Leis/L8666cons.htm
Lei nº 10.520, de 17 de Julho de 2002.
Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/2002/L10520.htm
Decreto nº 3.555, de 8 de Agosto de 2000
Aprova o Regulamento para a modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Decreto/D3555.htm
Decreto nº 5.450, de 31 de Maio de 2005.
Regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns, e outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2004-2006/2005/Decreto/D5450.htm
Decreto nº 3.931, de 19 de Setembro de 2001.
Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2001/D3931htm.htm
Lei Complementar nº 123, de 14 de Dezembro de 2006.
Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte; altera os dispositivos das Leis nos 8.212 e 8.213, ambas de 24 de julho de 1991, da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, aprovada pelo Decreto-Lei no 5.452, de 1o de maio de 1943, da Lei no 10.189, de 14 de fevereiro de 2001, da Lei Complementar no 63, de 11 de janeiro de 1990; e revoga as Leis nos 9.317, de 5 de dezembro de 1996, e 9.841, de 5 de outubro de 1999. http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/LeisComplementares/2006/leicp123.htm
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Decreto nº 6.204, de 5 de Setembro de 2007
Regulamenta o tratamento favorecido, diferenciado e simplificado para as microempresas e empresas de pequeno porte nas contratações públicas de bens, serviços e obras, no âmbito da administração pública federal. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2007-2010/2007/Decreto/D6204.htm
Lei nº 11.107, de 6 de Abril de 2005
Dispõe sobre normas gerais de contratação de consórcios públicos e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2004-2006/2005/Lei/L11107.htm
Lei nº 6.938, de 31 de Agosto de 1981.
Dispõe sobre a Política Nacional do Meio Ambiente, seus fins e mecanismos de formulação e aplicação, e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L6938.htm
Resolução CONAMA nº 1, de 23 de Janeiro de 1986.
Dispõe sobre critérios básicos e diretrizes gerais para a avaliação de impacto ambiental. http://portal2.tcu.gov.br/portal/pls/portal/docs/784011.PDF
Resolução nº 237, de 19 de Dezembro de 1997.
Adota definições para execução da Política Nacional do Meio Ambiente. http://www.mma.gov.br/port/conama/res/res97/res23797.html
Instrução Normativa- TCU nº 56, de 5 de Dezembro de 2007
Dispõe sobre instauração e organização de processo de tomada de contas especial e dá outras providências. http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/InstrucoesNormativas/IN_562007.pdf
Portaria TCU Nº 96, de 26 de Janeiro de 2009.
Atualiza o valor máximo da multa a que se refere o art. 58 da Lei nº 8.443, de 16 de julho de 1992. http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/imprensa/uniao/2009/030209.pdf
Decreto nº 1.819, de 16 de Fevereiro de 1996
Disciplina as transferências de recursos da União por intermédio de instituições e agências financeiras oficiais federais e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Decreto/1996/D1819.htm
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Decreto nº 5.504, de 5 de Agosto de 2005
Estabelece a exigência de utilização do pregão, preferencialmente na forma eletrônica, para entes públicos ou privados, nas contratações de bens e serviços comuns, realizadas em decorrência de transferências voluntárias de recursos públicos da União, decorrentes de convênios ou instrumentos congêneres, ou consórcios públicos. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2004-2006/2005/Decreto/D5504.HTM
Decreto nº 6.170, de 25 de Julho de 2007.
Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse, e dá outras providências. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2007-2010/2007/Decreto/D6170.htm
Portaria Interministerial MP/MF/MCT nº 24, de 19 de Fevereiro de 2008.
Disciplina os procedimentos operacionais para o atendimento ao disposto no art. 17 do Decreto nº 6.170, de 25 de julho de 2007, e dá outras providências. https://www.convenios.gov.br/portal/arquivos/PortariaInterministerial24-008ARQUIVAMENTO.pdf
Portaria Interministerial nº 75, de 09 de Abril de 2008.
Altera o disposto pela Portaria/MP e MF nº 217, de 31.07.2006, que dispõe sobre limites, prazos e condições para a execução do Decreto nº 5.504/2005. https://www.convenios.gov.br/portal/arquivos/PORTARIAN752008PREGAOENTIDADES.pdf
Portaria Interministerial MP/MF/MCT nº 127, de 29 de Maio de 2008.
Estabelece normas para execução do disposto no Decreto nº 6.170, de 25 de julho de 2007, que dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse, e dá outras providências. https://www.convenios.gov.br/portal/arquivos/Portaria_127_com_suas_alteracoes_ultima_19jan10.pdf
Portaria Interministerial nº 165, de 20 de Junho de 2008.
Dispõe sobre a Comissão Gestora do Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse, de que trata o §1º, do art. 13, do Decreto nº 6.170, de 25 de julho de 2007, e dá outras providências. https://www.convenios.gov.br/portal/arquivos/PORTARIA_165_2008_20062008.pdf
Portaria Interministerial nº 217, de 31 de Julho de 2006.
Dispõe sobre limites, prazos e condições para a execução do Decreto nº 5.504, de 5 de agosto de 2005. https://www.convenios.gov.br/portal/arquivos/PORTARIAN2172006PREGAOENTIDADES.pdf
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Instrução Normativa STN nº 1, de 15 de Janeiro de 1997.
Disciplina a celebração de convênios de natureza financeira que tenham por objeto a execução de projetos ou realização de eventos e dá outras providências. http://www.tesouro.fazenda.gov.br/legislacao/download/contabilidade/IN1_97.pdf
Instrução Normativa STN nº 1, de 17 de Outubro de 2005.
Disciplina o cumprimento das exigências para transferências voluntárias, previstas na Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000, institui cadastro único e dá outras providências. http://www.tesouro.fazenda.gov.br/legislacao/download/contabilidade/Instn01_2005.pdf
Portaria STN nº 109, de 08 de Março de 2002.
http://www.tesouro.fazenda.gov.br/legislacao/download/contabilidade/Portaria109.pdf
Instruções nº 02/2008 – Tribunal de Contas do estado de São Paulo http://www.tce.sp.gov.br/legislacao/instrucoes/instrucoes_n_2_2008_area_municipal.pdf NÚCLEO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS