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PLANO DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL DA OPAS/OMS NO BRASIL 2010/2011

MANUAL DE PLANEJAMENTO, PROGRAMAÇÃO, CONTROLE E AVALIAÇÃO DE PROJETOS DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL

Gestão Corporativa Sistêmica da Representação da OPAS/OMS no Brasil

Brasília, 2010

© 2010 Organização Pan-Americana da Saúde.Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução parcial ou total dessa obra, desde que citada a fonte e que não seja para venda ou qualquer fim comercial.

Tiragem: 100 exemplaresElaboração, distribuição e informações:Organização Pan-Americana da Saúde/Organização Mundial da Saúde - OPAS/OMSRepresentação no BrasilSetor de Embaixadas Norte, Lote 19CEP: 70800-400 Brasília/DF – Brasilhttp://www.paho.org/bra RepresentanteDiego VictoriaCoordenação técnica e editorialDiego VictoriaLuciana ChagasElaboraçãoLuciana ChagasRevisão técnica e aportesCleuber FortesPaula Villas-Boas CarvalhoSabrina Baiocco SilvaWilliam RodriguesColaboraçãoEnrique GilFélix RígoliJosé MoyaLuis Codina

EditoraçãoAll Type Assessoria Editorial Ltda

Impresso no Brasil / Printed in Brazil

Ficha Catalográfica

Organização Pan-Americana da Saúde

Manual de planejamento, programação, controle e avaliação de projetos da Representação da OPAS/OMS no Brasil / Organização Pan-Americana da Saúde. Brasília : Organização Pan-Americana da Saúde, 2010.

78p.: il. 7 volumes.ISBN: 978-85-7967-011-4

1. Avaliação de Programas e Projetos de Saúde. 2. Formulação de Projetos. I. Organização Pan-Americana da Saúde. II. Título.

NLM: W 84.4

Unidade Técnica de Informação em Saúde, Gestão do Conhecimento e Comunicação da OPAS/OMS no Brasil

Sumário

LISTA DE SIGLAS 5

PREFÁCIO 7

1. Introdução 9

Objetivos do Manual de Planejamento 9

Documentos Básicos 11

Metodologia para a elaboração do Manual 11

2. O processo de planejamento 13

2.1 Aspectos conceituais 13

2.2 A metodologia do marco lógico 14

2.3 O processo de planejamento da OPAS/OMS 17

2.4 O processo de planejamento da Representação da OPAS/OMS no Brasil 24

3. Instrumentos de Planejamento 35

3.1 Instrumento orientador 35

3.2 Instrumento de elaboração 37

3.3 Instrumentos de programação 38

3.4 Instrumentos de monitoramento e avaliação 39

4. Fluxos de planejamento na Representação da OPAS/OMS no Brasil 41

4.1 Ciclo de elaboração do projeto 41

4.2 Elaboração do Plano de Trabalho Anual (PTA) 44

4.3 Elaboração do Plano de Trabalho Semestral (PTS) 47

4.4 Ajustes/atualizações mensais do PTS 50

5. Etapas de controle 53

6. Sistema de gestão dos projetos da PWR/BRA 55

ANEXOS 57

ANEXO 1: Matriz lógica para a elaboração de Projetos 57

ANEXO 2: Modelo de Plano de Trabalho Anual 58

ANEXO 3: Modelo de Plano de Trabalho Semestral 60

ANEXO 4: Modelo de Relatório de Gestão de Projetos 62

5

LISTA DE SIGLAS

1. Cooperação Técnica – CT

2. Cooperação Técnica entre Países – TCP

3. Coordenador de Unidade Técnica – CUT

4. Gabinete da Representação – GR

5. Gerente de Área de Coordenação Interprogramática – GACI

6. Gestão Baseada em Resultados – GBR

7. Grupo da Unidade de Administração – GUA

8. Grupo de Administração Desconcentrada – GAD

9. Grupo de Gerência de Área de Coordenação – GGAC

10. Grupo de Planejamento e Administração – GAP

11. Grupo de Tarefa Interprogramático – GTI

12. Grupo Interprogramático – GI

13. Grupo Interprogramático Ampliado – GIA

14. Grupos Ótimos – GO

15. Mecanismo de Coordenação e Comunicação – MCC

16. Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI

17. Plano de Trabalho Anual – PTA

18. Plano de Trabalho Bianual – PTB

19. Plano de Trabalho Semestral – PTS

20. Plenária Geral – PG

21. Rede de Relacionamento Estratégico – RRE

22. Representante – PWR

23. TechnicalCooperationBetweenCountries- TCC

24. Termo de Cooperação/Termo de Ajuste – TC/TA

25. Unidade Técnica – UT

7

PREFÁCIO

O cenário em que a Representação da OPAS/OMS no Brasil atua é bastante complexo.

Para o biênio 2010-2011, visou contribuir para o alcance dos 16 Objetivos Estratégicos

da OPAS/OMS por meio dos 54 resultados esperados de país (OSER) , dos 85 indica-

dores e de aproximadamente 193 produtos e serviços do Plano de Trabalho Bianual

10-11, sendo necessária uma organização sistêmica desconcentrada das áreas de pla-

nejamento e administração para a execução anual estimada para o biênio de USD 380

milhões por meio de 90 mil operações administrativas e financeiras, conforme normas

e procedimentos da Organização, a fim de garantir a transparência e o controle interno

da gestão. Isso requer a gestão interprogramática da cooperação técnica de forma arti-

culada entre os 44 Projetos de cooperação, sendo 33 Termos de Cooperação (TC) assi-

nados com o governo brasileiro e 13 Projetos Especiais de recursos extraorçamentários,

regionais, globais e regulares sob a responsabilidade da Representação. Estima-se para

o biênio 2010-2011 trabalhar com 7 Projetos de Cooperação Técnica entre Países (CTP).

Para lidar com essa complexidade, a Representação se estruturou de forma a reali-

zar uma gestão interprogramática e desconcentrada desse grande número de projetos

que conformam a abertura programática dos Planos de Trabalho Bianual 2010-2011,

além de desconcentrar a administração dos recursos nas gerências e unidades técnicas

devido ao alto número de operações administrativas e financeiras que sustentam a exe-

cução da cooperação técnica no Brasil.

Dessa forma, a OPAS/OMS no Brasil tem liderado a elaboração e a avaliação dos Pro-

jetos sob gestão de suas Gerências de Área e coordenação de suas Unidades Técnicas. É

incontestável que o esforço de todas as equipes tem contribuído para o avanço do pro-

cesso de planejar, acompanhar e avaliar a execução de projetos e atividades. Além disso,

a prática do planejamento tem facilitado a disseminação de informações, a socialização

de experiências internas e, mais relevante, tem garantido a transparência da gestão e da

prestação de contas da OPAS/OMS a seus parceiros.

As ações de planejamento da OPAS/OMS no Brasil permitem apoiar o Governo Bra-

sileiro e outros parceiros institucionais na racionalização do uso e da distribuição dos

recursos orçamentários na execução das atividades de cooperação técnica. Além disso,

8


possibilita adotar a prática de antecipação para a ação e de avaliação das atividades e

a identificação de possibilidades de disseminação de experiências, ações importantes

para assegurar a melhoria da saúde das populações da Região.

É importante destacar que a institucionalização do ato de planejar só é possível com

o apoio dos assessores internacionais e dos consultores técnicos e administrativos da

Representação no trabalho conjunto com os parceiros. Tornar disponível este Manual

de Planejamento representa valorizar esse processo como um instrumento fundamen-

tal no alcance de resultados consistentes em saúde pública nos níveis global, regional

e local.

Espera-se que o presente documento facilite o trabalho dos funcionários e contra-

partes na atuação em um novo ciclo de planejamento institucional. É importante lem-

brar que esse manual é um documento vivo, disponibilizado na intranet e nos arquivos

eletrônicos/file cabinet da Representação para consultas e atualizações, e que deve ser

complementado por contribuições de seus usuários a fim de possibilitar seu aperfeiço-

amento constante.

DiegoVictoria

Representante da OPAS/OMS no Brasil

9

1. Introdução

O processo de planejamento adotado pela Representação da OPAS/OMS no Brasil

baseia-se no diálogo participativo de seus funcionários e de suas contrapartes como

uma oportunidade de expressar e alinhar suas perspectivas em um cenário comum.

Assim, quanto maior for a clareza compartilhada sobre sua missão, propósito e valores,

maior será o nível de confiança entre os atores envolvidos no processo. Isso porque,

apesar das diferenças, todos terão o mesmo conhecimento sobre os compromissos e os

propósitos da Organização em relação à cooperação técnica a ser realizada conjunta-

mente com seus parceiros.

Dessa forma, o planejamento visa direcionar ações, definindo as relevantes e as de

pouco impacto baseado nos seus passos fundamentais que consistem em conhecer a

situação atual e a que se deseja alcançar. O diagnóstico torna-se, pois, uma importante

ferramenta de orientação porque revela o cenário atual e ajuda a identificar resultados

a serem perseguidos.

Assim, a Representação da OPAS/OMS no Brasil identificou a necessidade de defi-

nir os critérios para desenvolver e fortalecer o processo de planejamento como um

mecanismo articulador, orientador, descentralizador e sistematizador da gestão da coo-

peração técnica da OPAS/OMS no Brasil. Dessa forma, pretende corresponder com o

desenvolvimento de uma gerência baseada em resultados, a qual possibilita o aprimo-

ramento da gestão para que se torne mais efetiva e transparente, reforçando o papel da

Organização junto aos Estados-Membros; para que possa apoiar a Região a preparar-se

e adaptar-se aos desafios da agenda inconclusa e aos novos desafios da saúde pública;

para que possa estabelecer alianças intersetoriais que potencializem ações e reduzam a

duplicidade de esforços nos países.

Objetivos do Manual de Planejamento

1. Possibilitar monitorar e avaliar o cumprimento das prioridades, modalidades e

enfoques da Estratégia de Cooperação Técnica da OPAS/OMS com a República

Federativa do Brasil 2008-2012 e alinhar os recursos humanos, financeiros e tec-

10


nológicos da Repre sentação definidos no Plano de Desenvolvimento da Repre-

sentação para o biênio 2010-2011.

2. Permitir programar, implementar, monitorar e avaliar o Plano de Trabalho Bia-

nual 10-11 de forma a poder cumprir com os Objetivos Estratégicos Específicos

do País (OSER), os indicadores, os produtos e serviços e as tarefas com suas res-

pectivas contribuições ao Plano Estratégico da OPAS.

3. Melhorar a gestão da OPAS/OMS, visando à eficiência e à eficácia para responder

as agendas local, regional e global de saúde e avançar no aprimoramento de

ferramentas de gestão baseada em resultados.

4. Fornecer uma direção aos gerentes de área, aos coordenadores de Unidade

Técnica e demais profissionais envolvidos com os Termos de Cooperação (TC)

(assessores internacionais e consultores nacionais técnicos e administrativos).

5. Apoiar os processos de descentralização e desconcentração de recursos na

Representação, por meio da gestão baseada na eficiência e na transparência

administrativa.

6. Estabelecer esforços coordenados de programação, execução e controle.

7. Apoiar os processos de descentralização e desconcentração de recursos na

Representação, por meio da gestão baseada na eficiência e na transparência

administrativa, no contexto da gestão corporativa sistêmica.

8. Antecipar as ações administrativas de apoio à cooperação técnica.

9. Reduzir incertezas e esclarecer consequências na execução das ações planeja-

das.

10. Reduzir atividades sobrepostas ou redundantes, evitando desperdício de tempo

e recurso no desenvolvimento da cooperação técnica.

11. Estabelecer objetivos e/ou padrões que ajudem no controle dos projetos do sis-

tema AMPES, TC/TA, CTP e Projetos Especiais.

12. Apoiar no treinamento dos funcionários técnicos e administrativos da Represen-

tação da OPAS/OMS no Brasil (PWR/BRA) no processo de planejamento, progra-

mação, controle e avaliação tendo como base o plano de capacitação baseado

nessas competências.

13. Disponibilizar na intranet e no arquivo eletrônico/file cabinet a versão eletrônica

do manual para consultas.

14. Fortalecer a cultura institucional de programação, monitoramento, avaliação e

prestação de contas.

11

GESTÃO CORPORATIVA SISTÊMICA DA REPRESENTAÇÃO DA OPAS/OMS NO BRASIL

Documentos Básicos

• Agenda de Saúde para as Américas.

• Plano Estratégico da OPAS 2008-2012.

• Orçamento por programas 2010-2011.

• Planejamento operativo (Planos de Trabalho Bianuais – PTB).

• Documento “Mais Saúde: direito de todos 2008-2011”.

• Estratégia de Cooperação Técnica da OPAS/OMS com a República Federativa do

Brasil 2008-2012.

• Plano de Trabalho Bianual 2010-2011.

• Modelo de Gestão da Representação da OPAS/OMS no Brasil 2008-2012.

• Plano de Desenvolvimento Institucional da OPAS/OMS no Brasil 2010-2011.

• Diretrizes para a elaboração e gestão dos termos de cooperação.

• Enfoque lógico para lagestióndeproyectosenlaOPS, 2003.

Metodologia para a elaboração do Manual

Este manual se baseou na experiência e nas lições aprendidas durante a elaboração

e execução do Plano de Trabalho Bianual 2008-2009, que exigiu a reorientação dos ter-

mos de cooperação, a utilização dos instrumentos de planejamento e uma nova forma

de organização da Representação da OPAS/OMS no Brasil.

Isso resultou na identificação e no detalhamento das etapas necessárias ao desen-

volvimento do processo de planejamento, programação, controle e avaliação dos pro-

jetos da Representação para o cumprimento dos objetivos definidos para o biênio e na

forma como os atores envolvidos nesse processo devem atuar.

13

2. O processo de planejamento

2.1 Aspectos conceituais1

Planejamento

O ato de planejar é inerente ao homem por se situar no presente, fazer referência

ao passado e estabelecer projeções para o futuro. Por isso, faz parte de sua reali-

dade e reforça o uso da racionalidade para melhorar suas atividades e condutas.

Estratégia

A palavra estratégia tem origem grega: stratos = exército + ego = líder. Significa

conduzir, liderar para superar obstáculos e alcançar o objetivo esperado.

Planejamento Estratégico

Consiste em pensar sobre o que existe, o que se quer alcançar, com que meio agir,

que resultado se pretende alcançar, com que recursos e critérios, como se pre-

tende avaliar. Está relacionado com a tomada de decisão, com a análise de riscos,

com o seguimento do processo, com a identificação de agentes sociais e econô-

micos envolvidos.

Planejamento e gestão de projetos

Os projetos são a base de planejamento das organizações e tornam-se ferramen-

tas fundamentais para que sua missão possa ser alcançada. Permitem a apren-

dizagem mútua e o compartilhamento de conhecimento, o aprimoramento de

ações, a crítica e subsidiam a tomada de decisão.

1 Baseado em: 1. Chiavenato, Idalberto. Planejamento Estratégico – Fundamentos e Aplicações, Rio de Janeiro, Campus, 2003. 2. P. Drucker, Introdução a Administração, São Paulo, Pioneira, 1984.

14


2.2 A metodologia do marco lógico

A OPAS/OMS utiliza a metodologia do marco lógico2 para a elaboração de seus

projetos. Caracteriza-se pela gestão baseada em resultados, com a definição de

uma hierarquia de objetivos a serem alcançados, associados a indicadores, que

dá transparência na gestão e na utilização de recursos. Possibilita o trabalho em

equipe e a participação, convertendo-se em um processo contínuo de avaliação e

aprendizagem sob uma perspectiva holística e sistêmica ao considerar as realida-

des políticas, sociais e organizacionais em sua elaboração.

O ciclo de projetos

O ciclo de projetos consiste de 3 etapas básicas3, relacionadas ao seu desenho,

execução e monitoramento e avaliação.

Desenho• Etapa composta da análise de situação e do planejamento.

• Na análise de situação são identificados os problemas prioritários, que devem

ser considerados como algo a ser aprimorado no futuro para se alcançar uma

situação desejada e, por isso, deve ser visualizado de forma positiva. Nessa

fase são identificados objetivos a serem alcançados e a análise de interessa-

dos (atores externos que podem influenciar o andamento do projeto). Com a

conclusão dessa fase, são definidos os subsídios para a fase de planejamento.

• Na fase de planejamento, é realizada a hierarquia de resultados esperados, a

definição de indicadores que permitam acompanhar o andamento do pro-

jeto, as fontes de verificação e todos os elementos que influenciam o projeto.

Execução4

• Etapa operacional que se desenvolve a partir das definições da etapa anterior.

• São fatores críticos para a execução de um projeto a direção, controle e comu-

nicação. A direção deve considerar aspectos de liderança, ambiente de traba-

lho produtivo, orientação para resultados, conclusão de tarefas, delegação de

2 O marco lógico surgiu no pós-guerra para apoiar a reconstrução da Europa; foi sendo adaptado às necessidades de diferentes agências internacionais durante sua ação nesse período.

3 A descrição detalhada dessa metodologia adaptada à OPAS/OMS encontra-se no documento “Enfoque lógico para la gestión de proyectos en la OPS, 2003”.

4 Gerência de projetos AMPES. OPAS/OMS, 2005 (apresentação Power point).

15


autoridade e responsabilidades, organização, motivação. São fatores críticos

do controle o avanço do trabalho, os custos, o entorno do projeto, calendários

e datas de limites, fatores externos que influenciam o desenvolvimento do

projeto, a produtividade, a informação para a tomada de decisão e as avalia-

ções. Deve-se considerar como fatores críticos da comunicação a relação com

as contrapartes nacionais, a gerência da equipe.

• São características da fase de execução de um projeto:

– Gerenciar a equipe do projeto

– Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto.

– Comunicar-se com os envolvidos e interessados no projeto.

– Solucionar conflitos ou problemas que surgem durante a execução.

– Assegurar os recursos necessários – dinheiro, pessoal e equipamentos –

para executar o projeto aprovado.

Monitoramento e avaliação5

• Processo contínuo que deve ser realizado periodicamente a fim de apontar

desvios, necessidade de atualizações e ajustes ao projeto, identificar experi-

ências exitosas e lições aprendidas que permitam aprimorar o processo.

• São características das etapas de monitoramento e avaliação dos projetos:

– Monitorar os desvios do programado.

– Tomar ações corretivas para harmonizar o executado com o programado.

– Avaliar as solicitações de alteração do projeto que envolvam escopo, prazo

e custo.

– Quando necessário, reprogramar o projeto.

– Quando necessário, ajustar o nível de recursos.

– Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores

do projeto.

5 Helio E. Marodin; Sérgio Mylius da Silva. Gestão de Projetos Instrumento de Gerenciamento da Inovação tecnológica (apresentação Power point).

16


Figura 1:Etapas de elaboração de um projeto.

ANÁLISE

• Análise da situação e identificação de problemas

• Identificação dos objetivos

• Primeira aproximação

• Análise de interessados

PLANEJAMENTO

• Hierarquia de objetivos

• Indicadores

• Fontes de verificação

• Supostos

EXECUÇÃO

Etapas do projeto

MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO

DESENHO

Resumos e conceitos do enfoque lógico• Identificar e analisar problemas (interessados e alternativas).

• Identificar objetivos apropriados.

• Definir indicadores para medir o êxito.

• Estabelecer atividades para alcançar os resultados esperados.

• Definir os supostos que são críticos para o projeto.

• Estabelecer as fontes de verificação dos avanços.

• Definir os recursos necessários para a execução.

• Definir as responsabilidades do gerente.

• Estabelecer os procedimentos para determinar o que se alcançou concreta-

mente com o projeto.

17


2.3 O processo de planejamento da OPAS/OMS

Uma gestão eficiente da Organização potencializa o cumprimento de sua missão.

Ou seja, a melhoria de sua liderança em saúde pública para aumentar o acesso

a serviços de saúde equitativos e de qualidade e aumento das capacidades dos

Estados-Membros em garantir os alcances positivos na saúde e enfrentar novos

desafios.

Assim, a OPAS/OMS propôs realizar uma gestão baseada em resultados (GBR)

renovada, elaborar com uma ampla participação dos Estados-Membros e de seus

funcionários para a definição dos resultados e indicadores a serem trabalhados. A

partir da análise de situação em saúde nas Américas, foram definidas prioridades

estratégicas, a alocação equitativa de recursos, os responsáveis pelo alcance dos

resultados e pelo cumprimento dos indicadores definidos. Isso trouxe maior com-

prometimento com a realização das ações, seu monitoramento e avaliação. Foi a

partir da GBR que a Organização elaborou seu planejamento, realizado em dois

níveis: o estratégico e o operativo.

O planejamento estratégico possibilitou realizar o planejamento global da Orga-

nização, definindo os objetivos estratégicos e políticas a serem seguidas por todas

as áreas em resposta à política mundial “Saúde para Todos no Século XXI”, às prio-

ridades do XI Programa Geral de Trabalho da OMS 2006-2015 (que está vinculado

aos Objetivos de Desenvolvimento do Milênio e propõe uma Agenda Sanitá-

ria Mundial, a partir da qual é elaborada a Agenda de Saúde para as Américas

2008-2017) e ao Plano Estratégico de Médio Prazo da OMS 2008-2013. Compre-

ende os níveis global e regional, sendo que, no nível regional, possui como ins-

trumentos de planejamento o Plano Estratégico 2008-2012 e o Orçamento por

Programas 2008-2009.

O planejamento operativo refere-se aos planos de atividades e configura o pla-

nejamento das operações fundamentais da Organização, compreendendo o nível

nacional de planejamento. Possui como instrumento de planejamento o Plano de

Trabalho Bianual (PTB) 2008-2009; 2010-2011; 2012-2013.

Os planejamentos estratégico e operativo da OPAS/OMS e seus respectivos ins-

trumentos se relacionam por meio de resultados que correspondem a cada nível

de planejamento em forma de uma cadeia hierárquica. Todos os resultados, por

18


sua vez, estão ligados a instrumentos de medição que permitem acompanhar,

monitorar e avaliar seu estágio de avanço.

Portanto, o enfoque de gestão baseada em resultados possibilitou o alinhamento

entre objetivos globais, regionais e nacionais por meio da composição de 13 Obje-

tivos Estratégicos da OMS, 81 Resultados Esperados Globais (OWER), 16 Objetivos

Estratégicos da OPAS (SO), 88 Resultados Esperados Regionais (RER) e um número

considerável de Resultados Esperados Específicos por País (OSER).

Assim, quando é definido o planejamento operativo nacional, que corresponde

à elaboração do PTB, são definidos os OSER a serem trabalhados e sua relação

com os RER com os quais contribuem, alinhando-se aos resultados regionais e,

por consequência, aos globais. Da mesma forma, os indicadores para os OSER do

PTB estarão relacionados aos indicadores dos RER selecionados. Eles permitem

avaliar o alcance dos resultados e apontar para a necessidade de adotar medidas

corretivas e manter o referencial de excelência que se espera desses resultados.

Esses indicadores permitem realizar controle semestral e anual, por meio da iden-

tificação e análise de cumprimento de metas semestrais, e avaliar bianualmente

os resultados. Nesse processo, está refletido o custo real dos programas por SO,

alinhando os gastos nos diferentes níveis hierárquicos.

Para apoiar o processo de planejamento e gestão baseada em resultados, a

OPAS/ OMS utiliza a ferramenta AMPES – American Region Planning and Evalua-

tionSystem – que possui como áreas conceituais a seção analítica, a articulação

do plano de trabalho e o monitoramento e avaliação, tendo como base o enfo-

que lógico. Isso facilita a definição de objetivos a partir da análise de problemas e

estabelece bases para uma programação orientada a resultados. Essa ferramenta

compreende às etapas de planejamento e programação, execução e monitora-

mento e avaliação.

Nota-se, portanto, que o processo de planejamento de programas e projetos da

OPAS/OMS permite a integração entre os níveis estratégico, conformado pelos

resultados esperados globais e regionais, e operativo, conformado por resultados

esperados nacionais, contando com a participação de atores de todos os níveis

hierárquicos na sua elaboração e execução. Por considerar a análise de situação,

orienta a atuação da cooperação técnica em áreas de maior necessidade e seu ali-

nhamento às prioridades globais, regionais e nacionais em saúde. Ainda, contem-

19


pla a avaliação dos resultados, dando maior visibilidade à execução de produtos e

serviços e à utilização de recursos.

A Figura 2 ilustra a relação entre os níveis de planejamento estratégico e opera-

tivo da OPAS/OMS e como os instrumentos de planejamento nos seus diferentes

níveis estão articulados.

Figura 2:Relação entre os níveis de planejamento estratégico e operativo da OPAS/OMS

Agenda de Saúde para as Américas (ASA) 2008-2017

Plano Estratégico2008-2012

Orçamento por Programas2008-2009 (10-11, 12-13)

Plano de Trabalho Bianual(PTB) 2008-2009 (10-11, 12-13)

PlanejamentoOperativo

PlanejamentoEstratégico

Estratégia de Cooperação com os Países

Programa Geral de Trabalho 2006-2015

Plano Estratégico de Médio Prazo 2008-2013

Orçamento por Programas 2008-2009

Fonte: PBR/OPAS/OMS

De acordo com a Figura 2, pode-se perceber que, no centro da relação entre os pla-

nejamentos estratégico e operativo está o Plano Estratégico da OPAS 2008-2012

(PE), que tem estabelecido 5 anos de vigência e foi aprovado pela Conferência

Sanitária Pan-Americana. O PE é o instrumento de mais alto nível de planejamento

da Organização e orienta e sincroniza os demais instrumentos globais, regionais

e do país.

Com o nível global, tem uma relação direta com o Plano Estratégico de Médio

Prazo da OMS 2008-2013, relacionando os Objetivos Estratégicos da OPAS aos da

OMS. Também se relaciona aos Programa Geral de Trabalho da OMS 2006-2015

20


por meio da Agenda de Saúde das Américas 2008-2017 (ASA). Isso se dá ao se

vincular às oito áreas de ação da ASA, definidas com base na Agenda Sanitária

Mundial proposta pelo Programa Geral de Trabalho da OMS e com os Objetivos

de Desenvolvimento do Milênio. O Orçamento por Programas da OMS e da OPAS

vão definir metas e orçamento por biênio.

O PE se relaciona, ainda, com a Estratégia de Cooperação com os Países, o que

o aproxima das prioridades nacionais e do próprio planejamento operativo. Isso

acontece pelo estabelecimento dos Planos de Trabalho Bianuais para onde con-

vergem os esforços de todos os níveis global, regional e de país. Todos esses ins-

trumentos se relacionam com GBR conforme mostrado na Figura 3.

21


Figura 3:Relação entre instrumentos de planejamento da OPAS/OMS e GBR

PGT/OMS (08-15) & ASA (08-17)

MTSP da OMS(08-13) CONTRIBUEM

AGREGAM ECONTRIBUEM

AGREGAM ECONTRIBUEM

Áreas de Ação

SP e PB da OPAS/OMS

OWERs

RERs

Objetivos Estratégicos

Produtos/ServiçoS

Indicadores OE

Planos de Trabalho Bianuais

OSERs

Tarefas

Indicadores OWER

Indicadores RER

Indicadores OSER

AMPES

Instrumentos de Planejamento

Cadeia de Resultados

Medição

A relação entre esses instrumentos de planejamento e GBR ocorre por meio de

uma cadeia de resultados. Ou seja, cada instrumento corresponde a resultados

definidos para seu respectivo nível hierárquico. No nível de país, ao se definir o

Plano de Trabalho Bianual (PTB), são identificados OSER e seus respectivos pro-

22


dutos/serviços e tarefas. A realização desses produtos/serviços e suas respectivas

tarefas permite o alcance do OSER, o que desencadeia uma série de contribui-

ções para o alcance dos resultados regionais e globais até chegar aos objetivos

estratégicos globais. O monitoramento e a avaliação desses resultados acontece

pela definição também hierarquizada de indicadores. Esse indicadores, da mesma

forma, vão agregar e contribuir para o alcance dos Objetivos Estratégicos propos-

tos.

Como se percebe, trata-se de um processo bastante dinâmico e transparente que

é acompanhado por meio de informes. Para isso, é utilizada uma ferramenta de

planejamento e avaliação denominada AMPES: Sistema de Planejamento e Avalia-

ção da Região das Américas.

De uma forma esquemática, pode-se notar como o AMPES é um sistema útil para

a execução do planejamento e da programação da Organização no marco de GBR

(Figura 4).

23


Figura 4:Sistema de planejamento da OPAS/OMS

Análise de SituaçãoProblemas e Intervenções (RERs)Estratégia de Implementação

Vinculação a funções básicas e habilitadoras

Vinculação a Prioridades Transversais

OSERsRER

Indicador de RER

Semestre 1 Semestre 2 Semestre 3 Semestre 4

Indicador de OSER

Marcos dos Indicadores de OSER

ENTIDADE do AMPES

PROJETO do AMPES

CUSTO $$ • PPF (% tempo alocado) • No-PPF, inclui % tempo alocado ao pessoal

CUSTO $$

CUSTO $$(Agregado de P/S)

PRODUTOS & SERVIÇOS

Tarefas (PTS)

Subtarefas (PTS)

Fonte: PBR/WDC

Na Figura 4, é observado como são definidos os elementos do PTB de uma entidade

e seu vínculo com os RER e seus indicadores. Como a execução das ações acontecem

no nível de planejamento operativo, o cumprimento dos resultados e indicadores

24


desse nível é fundamental para o alcance dos Objetivos Estratégicos propostos pelo

Plano Estratégico da OPAS e sua contribuição aos objetivos globais.

Entende-se como entidade do AMPES qualquer unidade que elabora PTB e que

possua orçamento. Nesse esquema, consideremos como entidade um país X. Para

elaborar seu PTB, esse país X deverá considerar as prioridades do país por meio de

sua Estratégia de Cooperação entre Países (CCS) e, assim, realizar uma análise de

situação, identificar problemas e intervenções e propor estratégias de implemen-

tação. Essa etapa analítica permite à entidade definir seus OSER. Cada um des-

ses OSER corresponde a um RER com o qual contribuirá. Esse é o vínculo do país

X com os níveis regional e global. Da mesma forma, os indicadores de país vão

se relacionar com indicadores regionais. O acompanhamento desses indicado-

res ocorre por meio de marcos semestrais, registrados em Informes de Progresso

Semestrais (IPS).

Dessa forma, os OSER possuem recursos que lhes permite executar produtos/ser-

viços e tarefas programadas no PTB a cada semestre, as quais estão relacionadas

ao cumprimento das metas propostas nesse mesmo período. Os recursos podem

ter três origens: regulares da OPAS pela cota dos Estados-Membros; regulares da

OMS; contribuições voluntárias de agências doadoras ou outras fontes. Somente

serão executados recursos que estejam relacionados a tarefas e produtos/servi-

ços programadas no PTB.

2.4 O processo de planejamento da Representação da OPAS/OMS no Brasil

O processo de planejamento da OPAS/OMS no Brasil é orientado a partir do que

foi estabelecido pelo Escritório Central da OPAS/OMS, mas possui adaptações à

realidade operacional da Representação da OPAS/OMS no Brasil, adquirindo uma

“identidade” própria. Assim, o planejamento acontece nos seguintes níveis: insti-

tucional, intermediário e operacional. A Figura 5 mostra a relação entre cada um

desses níveis.

25


Figura 5: Relação entre os níveis de planejamento na OPAS/OMS Brasil

Nível institucional =

ORIENTAÇÃO

Nível intermediário=

ACOMPANHAMENTO E CONTROLE

Normas e procedimentosadministrativos

Planejamento, programação e

orçamento

Nível operacional=

EXECUÇÃO E AVALIAÇÃO

Monitoramento e avaliação das

atividades/tarefas executadas

Planos de trabalho anuais e semestrais, relatórios de gestão

CCS 2008-2012 PTB

Modelo de Gestão

2008-2012

Plano de Desenvolvimento

Institucional

Retroalimentação

Nível institucional

• Responsáveis: Grupo de Administração e Planejamento (GAP), composto pelo

Representante, Oficial de Administração e de Programas, e Grupo de Gestão

Gerencial (GGG), composto pelo GAP, pelos Gerentes de Área de Coordenação

Interprogramática e pelo Coordenador da Unidade Técnica de Informação em

Saúde, Gestão do Conhecimento e Comunicação.

• Atribuições: Definir o planejamento geral da OPAS/OMS no Brasil, os objetivos

estratégicos e políticas a serem seguidas por toda a Organização. Abordar planos

de longo prazo na relação da Organização com as contrapartes nacionais e com

os níveis regional e global e definir como deverá ser seu comportamento diante

das oportunidades e ameaças da cooperação técnica. Realizar o mapeamento do

ambiente político e estratégico no qual a OPAS/OMS deverá atuar, avaliando for-

ças e limitações da Organização.

• Abrangência: Toda a OPAS/OMS no Brasil.

26


Nível intermediário

• Responsáveis: Gerentes de Área de Coordenação Interprogramática e Adminis-

tradores-Planejadores.

• Atribuições: Realizar o planejamento tático, que faz a relação entre os planos de

cada unidade técnica como os objetivos traçados no nível institucional. Trabalhar

com os objetivos e desafios definidos no planejamento geral.

• Abrangência: Administradores-Planejadores, coordenadores, técnicos e adminis-

tradores de UT.

Nível operacional

• Responsáveis: Coordenadores e Administradores de Unidade Técnica.

• Atribuições: Elaborar planos de atividades que configuram a programação das

operações fundamentais da Organização, realizar sua execução e avaliar os resul-

tados e como se inserem no planejamento geral.

• Abrangência: Técnicos e administradores da UT.

Responsabilidades e critérios para planejar

Cada categoria profissional da OPAS/OMS no Brasil tem responsabilidades específi-

cas em cada um dos níveis de planejamento da organização.

Representante

1. Conduzir o Plano de Desenvolvimento Integral da PWR 2007-2012: responsável

pela Entidade (CCS 2008-2012)/PTB 2008-2009 e condução do planejamento e a

administração estratégica (Modelo de Gestão 2008-2012).

2. Aprovar o processo de programação anual e a avaliação semestral dos TC/TA,

Projetos Especiais, CTP, Fundos Regulares para gastos operativos.

3. Conduzir e incentivar a coordenação interprogramática e interagencial da PWR.

4. Conduzir a participação da CT da PWR nos processos de integração sub-regional,

regional e global, incentivando e controlando politicamente o correto uso dos

TC/TA e CTP.

5. Conduzir política e estrategicamente a execução do PTB 10-11.

6. Conduzir o processo de gestão do conhecimento, informação e comunicação de

forma transversal à CT da OPAS/OMS.

7. Conduzir o processo de desconcentração administrativa da PWR.

27


8. Conduzir o processo de delegação de autoridade e assinatura da PWR.

9. Elaborar e monitorar a RRE do Gabinete da PWR.

10. Convocar com agendas predefinidas os seguintes espaços de participação que

conformam o Mecanismo de Coordenação e Comunicação (MCC) da PWR: Gabi-

nete da Representação (GR), Grupo de Planejamento e Administração (GAP),

Grupo de Gestão Gerencial (GGG), Grupo Interprogramático Ampliado (GIA), Ple-

nária Geral (PG).

11. Fomentar trabalho em equipe, incentivando a conformação de Grupos Ótimos

(GO) e de Grupo de Tarefa Interprogramático (GTI).

12. Conduzir o processo de programação e avaliação dos 10 Programas do Plano de

Desenvolvimento Institucional (PDI).

13. Conduzir o apoio de diferentes áreas de gerência e UT da PWR no apoio técnico

às autoridades nacionais que participam nas diferentes instâncias dos Corpos

Diretores da OPAS e OMS.

14. Participar ativamente do Equipe de país das Nações Unidas (UNCT).

15. Supervisionar em primeiro nível o Oficial de Programas, Oficial de Administração,

Gerentes de Área de Coordenação Interprogramática, Coordenadores de Uni-

dade Técnica, Assessores Internacionais, Regionais e Sub-regionais, secretárias e

motorista do Gabinete.

16. Substituir interinamente o Gerente de Área de Coordenação Interprogramática.

Oficial de Programas

1. Assessorar e apoiar o PWR, os Gerentes de Área, Administradores-Planejadores)

ADP e Coordenadores de UT no processo integral de Gestão Baseada em Resul-

tados.

2. Cuidar da implantação do Modelo de Gestão da Representação no processo inte-

gral de planejamento, programação, controle e avaliação da cooperação técnica.

3. Assessorar a elaboração do ciclo de projetos.

4. Assessorar e apoiar o PWR e o GAP no processo de programação anual e semes-

tral dos TC/TA, Projetos Especiais, CTP, Fundos Regulares para gastos operativos.

5. Assessorar e apoiar o PWR na condução e coordenação dos processos de traba-

lho da CT de caráter interprogramático e interagencial.

6. Assessorar e apoiar o PWR na condução, programação e controle dos TC/TA e

CTP para a integração regional e global em saúde.

7. Assessorar e apoiar o PWR e o GAP na condução da programação e avaliação do

do PTB 10-11; preservar coerência técnica, administrativa e financeira do pro-

cesso.

28


8. Elaborar e monitorar sua Rede de Relacionamento Estratégico (RRE).

9. Assessorar e apoiar o PWR na convocatória com agendas predefinidas de GR,

GAP, GI, GIA, PG. Elaborar ajuda de memória do GAP, GI e GIA, especificando com-

promissos adquiridos e informar sobre seu cumprimento ao PWR.

10. Assessorar e apoiar o PWR na convocatória, seguimento e avaliação do funciona-

mento dos GO e GTI.

11. Assessorar e apoiar o PWR no processo de programação e avaliação do PDI.

12. Assessorar e apoiar o PWR no processo de transversalização da gestão do conhe-

cimento, informação e comunicação da CT da OPAS/OMS.

13. Assessorar e apoiar o PWR na condução e apoio técnico às autoridades nacionais

que participam nas diferentes instâncias dos Corpos Diretores da OPAS e OMS.

14. Assessorar e apoiar o PWR na participação do UNCT.

15. Substituir interinamente o Oficial de Administração.

Oficial de Administração

1. Supervisar e controlar o processo administrativo da Representação.

2. Cuidar da implementação do Modelo de Gestão da Representação no que cor-

responda ao processo integral de administração.

3. Controlar a coerência administrativa e financeira da execução das partidas orça-

mentárias.

4. Coordenar a execução do programa de desconcentração administrativa e de

fortalecimento dos processos de controle, supervisão e auditoria interna da Uni-

dade Administrativa.

5. Apoiar o PWR no processo de delegação de autoridade e assinatura na PWR.

6. Aprovar o pagamento de instrumentos administrativos.

7. Aprovar obrigações de para os diferentes tipos de contratos de funcionários, pre-

viamente autorizadas pelo PWR.

8. Aprovar reembolso de caixa pequeno, restituição de passagens e solicitações de

importação e exportação (DSI/DSE).

9. Elaborar e monitorar a RRE da Unidade de Administração baseada na eficiência

e na transparência da gestão.

10. Convocar com agendas predefinidas os seguintes espaços de participação do

MCC:

• Grupo da Unidade de Administração (GUA)

• Participar ativamente no GAP, GI, GIA, PG.

11. Participar de GO e incentivar os funcionários da Unidade de Administração a que

participem.

29


12. Programar, controlar e avaliar os Programas do PDI sob sua responsabilidade.

13. Supervisionar o desempenho dos funcionários da Unidade Administrativa, em

primeiro nível, e os ADP e Administradores de UT, em segundo nível.

14. Substituir interinamente o Oficial de Programas.

Gerente de Área de Coordenação Interprogramática

1. Gerenciar estratégica e tecnicamente o processo de cooperação técnica expresso

no Projeto do PTB 2010-2011 sob sua responsabilidade.

2. Gerenciar o processo de planejamento, programação, controle e administração

dos TC/TA, CTP, Projetos Especiais de sua Área de Gerência.

3. Assumir ativamente no processo de delegação de autoridade em sua Área de

Gerência para aprovar o Plano de Trabalho Semestral (PTS).

4. Mobilizar recursos e sua programação no PTB.

5. Gerenciar o processo de desconcentração administrativa em sua Gerência.

6. Supervisionar o desempenho do pessoal profissional internacional, nacional,

administrativo e de secretaria em primeiro ou segundo nível de SPAD, quando

corresponda.

7. Supervisionar tecnicamente o Coordenador de UT.

8. Elaborar e monitorar o RRE de sua gerência, responsabilizando-se por sua coor-

denação técnica e excelência da cooperação.

9. Convocar com agendas predefinidas o Grupo de Gerência de Área de Coordena-

ção (GGAC).

10. Participar ativamente em GAP, GGAC, GI, GIA e PG.

11. Participar de GO e incentivar a conformação de GO em sua Área de Gerência.

12. Programar, controlar e avaliar os Programas do PDI sob sua responsabilidade.

13. Gerenciar os processos de participação interprogramática e interagencial de sua

Área de Gerência.

14. Gerenciar a programação, controle e avaliação do Projeto do PTB 2010/2011.

15. Gerenciar o processo de integração da gestão do conhecimento, comunicação e

informação com o Projeto do PTB 2008/2009 sob sua responsabilidade.

16. Participar ativamente no apoio técnico às autoridades nacionais que participam

nas diferentes instâncias dos Órgãos Diretores da OPAS e OMS.

17. Substituir interinamente o PWR, outro Gerente de Área ou Coordenador de UT,

quando solicitado.

18. Desenvolver as competências para o desempenho do post description no que

corresponda às funções técnicas.

30


Administrador-Planejador de Área

1. Sob a supervisão do Gerente de Área, controlar o processo de GBR/PTB, PTS e IPS

do Projeto e processos administrativos descentralizados.

2. Controlar a coerência administrativa e financeira do processo de planejamento,

programação e controle de TC/TA, CTP, Projetos Especiais.

3. Controlar a coerência administrativa e financeira do processo de planejamento,

programação, controle e avaliação do PTB 10-11.

4. Responsabilizar-se pela eficácia e pela transparência do processo de desconcen-

tração administrativa em sua Área.

5. Elaborar e monitorar sua RRE.

6. Apoiar o Gerente de Área na convocatória com agendas predefinidas do GGAC

e elaborar as ajudas de memória das reuniões, especificando compromissos

adquiridos e entregar relatório de seu cumprimento ao Gerente de Área.

7. Participar ativamente no GGAC, GI, GIA e PG.

8. Participar ativamente de GO.

9. Capacitar-se nas normas de planejamento e administração em sua Área.

10. Supervisionar o desempenho funcional dos Administradores de UT que façam

parte de sua Área de Gerência para cumprimento dos procedimentos adminis-

trativos conforme normas da OPAS/OMS.

11. Substituir interinamente o ADP de outra Área de Gerência, quando solicitado.

12. Desempenhar as funções de Administrador de UT.

Coordenador de UT

1. Definir o OSER e executar as respectivas atividades de cooperação técnica da

Unidade Técnica.

2. Sob delegação, assinar os seguintes instrumentos administrativos: contratos por

produto com pessoas físicas e jurídicas, cartas-acordo, apoio financeiro para cur-

sos e seminários, ordens de compra nacionais e internacionais, autorizações de

viagens coletivas, autorizações de viagens nacionais com recursos de contribui-

ções voluntárias.

3. Coordenar o processo de planejamento, programação e controle dos TC/TA, CTP

e Projetos Especiais de sua UT.

4. Coordenar o controle e avaliação dos OSER, indicadores e metas e a programa-

ção de produtos/serviços e tarefas do PTB 2010/2011 que correspondam à UT.

31


5. Coordenar e programar os TC/TA, CTP e Projetos Especiais que apóiem todas as

iniciativas de sua UT e que contribuam para a integração regional e global em

saúde.

6. Elaborar e monitorar o RRE da Unidade Técnica, responsabilizando-se por coor-

denar seus processos de cooperação técnica.

7. Convocar o Grupo da UT com agendas predefinidas.

8. Participar ativamente do GI, GIA, GGAC e PG.

9. Participar de GO e incentivar a conformação de GO em sua UT.

10. Implementar a gestão do conhecimento, comunicação e informação na UT.


nas diferentes instâncias dos Órgãos Diretivos da OPAS e da OMS.

12. Supervisionar, em primeiro nível, os técnicos, o administrador de UT e os secretá-

rios e, em segundo nível, os assistentes administrativos.

13. Substituir interinamente outro Coordenador de UT que faça parte de sua Área

de Gerência, preferencialmente, quando solicitado.

OBS.: Especificamente, o Coordenador da UT de Gestão do Conhecimento, Infor-

mação e Comunicação deverá ainda:

Definir as políticas de implementação da gestão do conhecimento, informação

e comunicação de forma transversal à CT da OPAS/OMS; coordenar, facilitar e

acompanhar o processo de implementação.

Assessor Internacional

1. Assegurar a coerência técnica entre as atividades nacionais para que responda

aos mandatos sub-regionais, regionais e globais da cooperação técnica.

2. Identificar processos nacionais e internacionais que sirvam de exemplo à troca

de experiências e lições aprendidas entre países.

3. Planejar, programar e controlar os TC/TA, CTP, Projetos Especiais que lhe corres-

pondam.

4. Participar ativamente nos espaços de coordenação interprogramática e intera-

gencial que lhe corresponda.

5. Participar ativamente no TC/TA e CTP para apoiar os processos de integração

regional e global em saúde.

6. Elaborar, controlar e avaliar os indicadores e marcos e programação dos produ-

tos/serviços das tarefas que lhe correspondam do PTB 2010/2011.

32


7. Participar ativamente nas atividades de gestão do conhecimento, informação e

comunicação que lhe correspondam.


nas diferentes instâncias dos Órgãos Diretivos da OPAS e OMS.

9. Elaborar e monitorar seu RRE, responsabilizando-se por coordenar seus proces-

sos de cooperação técnica.

10. Participar ativamente do GIA, GUT, GGAC e PG.


12. Substituir interinamente outros assessores internacionais no que se refere à res-

ponsabilidade de assinatura de instrumentos administrativos, quando solicitado.

13. Monitorar a execução de cartas-acordo, cursos e seminários e contratos e apro-

var relatórios técnico e financeiro e produtos que lhe correspondam.

Profissional Nacional Técnico

1. Planejar, programar e controlar os TC/TA, CTP, Projetos Especiais que lhe corres-

pondam.

2. Elaborar, programar e executar os TA, no nível de ação (Plano de trabalho anual,

programação semestral e revisão mensal).

3. Participar ativamente nos espaços de coordenação interprogramática e intera-

gencial que lhe corresponda.

4. Participar ativamente dos TC/TA e CTP que lhe corresponda para apoiar os pro-

cessos de integração regional e global em saúde.

5. Realizar controle e avaliação dos indicadores e marcos e programação de ativi-

dades e tarefas do PTB 2010/2011.

6. Elaborar e monitorar sau RRE responsabilizando-se por coordenar seus proces-

sos de cooperação técnica.

7. Participar ativamente do GIA, GUT, GGAC e PG.

8. Participar ativamente do GO.

9. Participar ativamente das atividades de gestão do conhecimento, informação e

comunicação que lhe corresponda.


nas diferentes instâncias dos Órgãos Diretivos da OPAS e da OMS.

11. Substituir interinamente outro profissional técnico de sua UT ou Área de Coor-

denação, quando solicitado.

12. Apoiar o monitoramento da execução de cartas-acordo, contratos e cursos e

seminários.

33


Administrador de UT

1. Sob a supervisão direta do Coordenador de UT e supervisão funcional do ADP,

executar e controlar os procedimentos administrativos das ações programadas

no PTS.

2. Elaborar a informação administrativa e financeira do processo de planejamento,

programação e controle da TC/TA, CTP, Projetos Especiais que lhe corresponda.

3. Implementar a desconcentração administrativa nas UT e supervisionar os assis-

tentes administrativos conforme procedimentos e normas aprovados:

• Analisar e revisar a prestação de contas e relatórios financeiros (cartas-acordo,

curso e seminário, contratos e grants), semanalmente.

• Monitorar o vencimento de instrumentos administrativos e pagamentos,

mensalmente.

• Controlar o arquivo de produtos e relatórios técnicos e financeiros, semanal-

mente.

• Monitorar obrigações, mensalmente.

• Monitorar a execução orçamentária, mensalmente.

• Monitorar e controlar collectivetravels, semanalmente, e solicitações de resti-

tuição de passagens e diárias.

• Realizar o reclamo e cálculo de PAHO 110.

• Controlar a presença e horário do staffda UT.

• Monitorar o vencimento de partidas e TC.

4. Apoiar os Coordenadores de UT na coordenação dos processos de programação,

controle e avaliação do PTB 2010/2011.

5. Apoiar os técnicos nos processos de programação anual e semestral e revisão

mensal.

6. Capacitar técnicos e assistentes administrativos nas normas e procedimentos

administrativos.

7. Elaborar e monitorar seu RRE, responsabilizando-se por coordenar seus proces-

sos administrativos.

8. Participar ativamente do GUT, GIA, GAD, GGAC e PG.

9. Participar ativamente do GO.

10. Substituir interinamente outros administradores de sua Área de Coordenação,

quando solicitado.

11. Supervisionar, em primeiro nível, os Assistentes Administrativos.

Assistente Administrativo

1. Participar ativamente do GUT e PG.


3. Executar os procedimentos administrativos desconcentrados nas UT de acordo

com as normas e procedimentos.

4. Substituir interinamente outros assistentes administrativos de sua UT ou Área de

Coordenação, quando solicitado.

35

3. Instrumentos de Planejamento

O processo de planejamento da OPAS/OMS no Brasil conta com instrumentos rela-

cionados à orientação do processo, à elaboração, à programação, ao monitoramento e à

avaliação das atividades desenvolvidas.

3.1 Instrumento orientador

a. Plano de Desenvolvimento Integral da cooperação técnica da OPAS/OMS no Brasil 2007-2012

O Plano tem como finalidade orientar a cooperação técnica para o cumpri-

mento das prioridades, modalidades e enfoques da Estratégia de Cooperação

2008-2012, a execução dos Objetivos Estratégicos da OPAS/OMS, dos resulta-

dos esperados de país (OSER) e o cumprimento dos indicadores, atividades e

tarefas do Plano de Trabalho Bianual. Visa também o fortalecimento dos pro-

cessos de planejamento e administração do Modelo de Gestão 2008-2012 para

o alinhamento dos recursos e à organização do trabalho de forma a permitir

maior eficiência e eficácia na execução da cooperação técnica no país.

36


Figura 6: Plano de Desenvolvimento Integral da cooperação técnica da OPAS/OMS no Brasil 2007-2012

Processo de Desenvolvimento Integral da Cooperação Técnica da OPAS/OMS no Brasil 2007-2012

Atualiza

OrientaDetermina Requer

Representação no Brasil

Estratégia de Cooperação Técnica da OPAS/OMS com a República Federativa do Brasil, 2008-2012


Plano de Trabalho Bianual 2010-2011



Modelo de Gestão da Representação da OPAS/OMS 2008-2012


Orientação da Cooperação Técnica e alinhamento dos recursos humanos, financeiros e tecnológicos



Plano de Desenvolvimento Institucional da OPAS/OMS no Brasil 2010-2011

Estratégia de Cooperação Técnica da OPAS/OMS com a República Federativa do Brasil 2008-2012

Plano de Trabalho Bianual 2010-2011

Modelo de Gestão da Representação da OPAS/OMS no Brasil 2008-2012

Plano de Desenvolvimento Institucional da OPAS/OMS no Brasil 2010-2011


A cooperação técnica da OPAS/OMS com o Brasil está orientada a partir de

quatro documentos básicos que conformam o Plano: a Estratégia de Coope-

ração Técnica da OPAS/OMS com a República Federativa do Brasil 2008-2012,

que determina e prioriza todas as atividades de cooperação que a OPAS/OMS

desenvolverá com o Brasil nesse período; o Plano de Trabalho Bianual 2018-2011,

que contribui com o cumprimento dos indicadores, metas e produtos/serviços

programados para 2010-2011, a partir dos objetivos globais da Organização

Mundial da Saúde que foram trabalhados no Brasil e os resultados esperados

regionais e locais a que a cooperação se compromete a cumprir, e que requer

um Modelo de Gestão 2008-2012, que orienta os processos de planejamento e

administração da Representação para o alcance de uma organização do traba-

lho eficiente, eficaz e baseada em resultados; e o Plano de Desenvolvimento Ins-

titucional 2008-2009, que subsidia a atualização do CCS de forma a contribuir

37


com o alinhamento dos recursos humanos, financeiros e tecnológicos da Repre-

sentação, buscando estabelecer programas, processos e mecanismos para que

a cooperação técnica aconteça de forma planejada, organizada e participativa.

3.2 Instrumento de elaboração

a. Matriz de Planejamento6

Instrumento utilizado quando da aplicação da metodologia do Marco Lógico,

utilizada pela OPAS/OMS na elaboração de projetos. Trata-se de um docu-

mento sintético usado para garantir a consistência das bases do planejamento

estratégico dos projetos da OPAS/OMS. Serve como orientador na classificação

dos projetos idealizados pelas UT, em relação à proposta global da Organiza-

ção. Possui uma hierarquia de objetivos, medidos por indicadores e fontes de

verificação e analisados sob a perspectiva da influência de fatores externos

que podem inviabilizar o projeto.

Permite definir, conjuntamente com os parceiros, o fim, propósito, resultados

esperados e suas metas, atividades a serem alcançadas durante o período de

execução do projeto. São componentes da matriz lógica:

• Fim: objetivo macro com o qual o projeto contribui e que expressa a razão

fundamental da elaboração de um projeto.

• Propósito: objetivo que expressa o impacto do projeto.

• Resultado esperado: objetivo que expressa o produto específico do projeto.

• Indicador: ferramenta para acompanhamento e avaliação do resultado

esperado; ajuda a identificar o avanço no alcance dos objetivos propostos e

o êxito do projeto. Deve ter como características:

– possuir uma base mensurável para sua avaliação;

– mostrar quantidade, qualidade e tempo em relação ao objetivo proposto.

OBS.: Indicadores são índices que permitem avaliar o progresso das metas.

• Metas: são frações dos objetivos; passos que devem ser dados para alcançar

os objetivos; representam suas ações concretas que mostram o que deve

ser feito para alcançar os resultados esperados propostos.

6 A descrição detalhada dos elementos da matriz encontra-se no documento “Enfoque lógico para la gestión de proyectos en la OPS, 2003”.

38


• Atividades: identificam o que se deve fazer para produzir os resultados defi-

nidos.

O Anexo 1 apresenta o modelo de matriz lógica para a elaboração de projetos,

de acordo com a metodologia utilizada pela Organização.

3.3 Instrumentos de programação

a. Plano de Trabalho Anual (PTA)

Instrumento elaborado conjuntamente com a contraparte das UT envolvidas

no planejamento. Define o volume de operações e recursos estimados anual-

mente para o desenvolvimento dos projetos elaborados. Esse instrumento per-

mite que sejam acompanhadas as ações a serem desenvolvidas e executadas.

São componentes do Plano de Trabalho Anual:

• Número: identificação das solicitações de execução encaminhadas pelos

parceiros e vinculadas a cada ação definida.

• Ação: detalhamento das atividades definidas na matriz lógica do projeto;

identifica ações concretas a serem executadas por período, permite o con-

trole da programação e a melhoria da eficiência na execução do projeto.

• Tarefa do AMPES: nível mais detalhado de programação dentro do sistema

de gerenciamento da OPAS/OMS; permite a vinculação das ações definidas

para o projeto ao Plano Estratégico da Organização e seu financiamento e

execução no sistema.

• Localização na Matriz Lógica: referência da Matriz Lógica relacionada ao

Resultado Esperado e atividades; permite a vinculação das ações definidas

para o projeto aos resultados esperados e atividades da matriz lógica defi-

nida.

• Elemento de despesa: rubricas utilizadas pela OPAS/OMS: passagens, diá-

rias, contrato de pessoa física, contrato de pessoa jurídica, material de con-

sumo; o detalhamento das ações deve estar quantificado e vinculado a cada

rubrica com as respectivas estimativas de recurso.

• Quantidade estimada: valores estimados para cada instrumento adminis-

trativo por período; permite estimar os recursos a serem utilizados.

• Estimativa de recurso por instrumento (R$): valor estimado de recursos a

serem utilizados por instrumento administrativo para cada ação programada.

39


• Total estimado (R$): soma dos valores estimados de recursos por instru-

mento administrativo.

• Responsável OPAS/OMS: técnico responsável pelo gerenciamento das

ações programadas por período.

O Anexo 2 apresenta o modelo de PTA utilizado para a programação das ativi-

dades dos projetos.

b. Plano de Trabalho Semestral (PTS)

É elaborado com base no PTA. Apresenta as ações a serem executadas no

semestre, detalhando-as em quantidade e data de execução. São atualizados

mensalmente a partir de reuniões técnicas. Permitem a simplificação da trami-

tação administrativa das operações quando as ações estão programadas no

PTS.

O Anexo 3 apresenta o modelo de PTS utilizado para a programação das ativi-

dades dos projetos.

3.4 Instrumentos de monitoramento e avaliação

a. Relatório de gestão dos Termos de Cooperação/Termos de Ajuste (TC/TA)Os TC/TA são o eixo da cooperação técnica da OPAS/OMS no Brasil. Correspon-

dem aos fundos extraorçamentários ou contribuições voluntárias da Repre-

sentação e são o eixo estruturante da cooperação técnica, contando com o

papel catalisador dos fundos regulares para uma execução eficiente das ativi-

dades propostas e para o sucesso no alcance dos resultados esperados defini-

dos para o país.

O relatório de gestão dos TC/TA tem como objetivo orientar o gestor e obter

simetria nos relatórios de gestão apresentados. Esse documento busca o acom-

panhamento e a avaliação da execução dos projetos de modo a que possam

contribuir com o alcance dos objetivos prioritários do país e da Organização.

O Anexo 4 apresenta o modelo de relatório de gestão dos projetos da PWR/ BRA.

40


b. Informe de Progresso Semestral (IPS)Esse documento apresenta a avaliação da execução técnica e financeira do PTB.

Possui uma primeira parte que consiste nos relatórios emitidos pelo grupo de

Gestão Executiva do Escritório Central da OPAS (EXM/OC) (02 formulários para

análise de alcance de metas e de execução financeira). Na segunda parte, é

apresentado o relatório de avaliação dos Projetos definidos para o PTB/AMPES.

Essa avaliação é elaborada sob a responsabilidade do Gerente de Área, com o

apoio de todos os Coordenadores de Unidades Técnicas e sua equipe envolvi-

dos com suas ações. É um processo participativo que permite realizar:

1. Análise de resultados: procura-se verificar se os resultados do Projeto

estão sendo alcançados, tendo em vista seus OSER, indicadores e marcos.

2. Análise de pertinência: visa analisar se o Projeto contribui efetivamente

para atingir os indicadores e graus de execução física e financeira das ativi-

dades e tarefas, bem como das demais ações que o constituem.

3. Análise de execução: verifica-se se os recursos de toda ordem previstos no

Projeto estão adequadamente alocados, se o modelo gerencial e a estrutura

organizacional incorporam a gestão baseada em resultados da OPAS/OMS,

apesar dos conflitos previsíveis decorrentes da mudança.

Dessa forma, pode-se identificar resultados e recomendações de melhorias do

Projeto AMPES e seus componentes, além de mostrar aspectos importantes de

cada Projeto, identificados por meio de uma análise qualitativa das metas/indi-

cadores e OSER.

O Anexo 5 apresenta o roteiro para a elaboração dos IPS.

c. Informe AnualCompila as informações do IPS, possibilitando uma avaliação anual de todo

o desenvolvimento da cooperação técnica. Possui a mesma estrutura do IPS.

Serve de subsídio para a elaboração do Informe Bimestral.

d. Informe Bimestral7

Compila as informações do Informe Anual, possibilitando uma avaliação

bimestral de todo o desenvolvimento da cooperação técnica.

7 O informe final sobre o Plano Estratégico da OPAS 2008-2012 será composto pelos informes quadrienais compilados de todas as entidades do AMPES e será apresentado aos Corpos Diretivos em 2014.

41

4. Fluxos de planejamento na Representação da OPAS/OMS no Brasil

4.1 Ciclo de elaboração do projeto

I) Elaboração do projeto

Entende-se por projeto de cooperação técnica:

– Termo de Cooperação/Termo de Ajuste (TC/TA): projeto firmado entre

a OPAS/OMS e a contraparte nacional para a execução de atividades de

cooperação técnica definidas a partir das prioridades do Plano Estraté-

gico da OPAS e do Programa Mais Saúde; é utilizado recurso extraorça-

mentário.

– Cooperação Técnica entre Países (CTP): projeto acordado entre as OPAS/

OMS e os Ministérios da Saúde dos países para desenvolver ações de

cooperação técnica; é utilizado recurso regular catalítico da OPAS/OMS.

– Projetos Especiais: projeto estratégico das ações de cooperação técnica;

é utilizada porcentagem de recurso do Project Support Cost (PSC) da

OPAS/OMS.

a. Definição da proposta técnica

O início do processo deverá acontecer a partir da manifestação de inte-

resse em um tema específico para início da negociação prévia em nível

técnico. Isso resultará em documento sintético e consensual contendo:

o diagnóstico de situação com relação ao tema; os avanços esperados

com a parceria proposta; a justificativa que contemple o valor agregado

da OPAS/OMS; as vantagens de se elaborar um projeto de cooperação

técnica; com qual linha prioritária da OPAS/OMS e do país contribui; a

qual RER está relacionado.

A aprovação da proposta técnica se dará por meio de análise quanto

a sua relevância técnica e quanto ao valor agregado que a OPAS/OMS

aportará ao resultado final do projeto.

b. Análise da proposta técnica

A análise e a aprovação da proposta técnica será realizada pelo Repre-

sentante da OPAS/OMS e a contraparte8, podendo contar, se necessário,

com representantes das áreas técnicas de ambas as instituições.

Após aprovação, a proposta será encaminhada às áreas técnicas da

OPAS/OMS e da contraparte para a elaboração dos projetos, cujos textos

finais desencadearão o início do processo de execução.

c. Metodologia de elaboração do projeto

A metodologia utilizada pela OPAS/OMS para a elaboração de projetos é

o marco lógico, cujas etapas estão descritas no item 2.2.

II) Aprovação do projeto

Após aprovação da proposta técnica e elaboração do projeto, os documen-

tos serão encaminhados à Sede da Organização (OC), em Washington. Apro-

vado pela Sede, serão abertos subsídio e linha orçamentária que permitirão

a execução dos projetos. No caso de TC/TA, o documento será encaminhado

ao Ministério das Relações Exteriores para seu conhecimento.

III) Execução do projeto

O projeto só será executado se estiver programado no Plano de Traba-

lho Bianual da Organização e se tiver um Plano de Trabalho Anual (PTA) e

Semestral (PTS). O PTA e o PTS permitem a programação de todas as ope-

8 No caso de o projeto ser um TC/TA, a análise do projeto será realizada pela Comissão Coordenação Gerencial, instância responsável pelas decisões institucionais no processo de cooperação, envolvendo o Ministério da Saúde e a OPAS/OMS, sob condução conjunta da Secretaria Executiva do Ministério da Saúde do Brasil e do Representante da OPAS/OMS. Participam os responsáveis pelo TC de nível técnico (diretores técnicos de projeto do Ministério da Saúde e coordenadores de unidades técnicas da OPAS/OMS) e de nível administrativo (Assessoria do Secretário Executivo do Ministério e Administrador da Representação da OPAS/OMS), conforme descrito no documento Diretrizes para a elaboração e gestão dos Termos de Cooperação.

43


rações a serem executadas nos respectivos períodos, bem como sua atua-

lização mensal. A execução dos projetos deve seguir os procedimentos e

prazos administrativos da Organização.

IV) Acompanhamento e controle dos projetos

Essa etapa é realizada por meio da elaboração de relatórios técnicos e

financeiros semestrais pelas áreas técnicas e pelo acompanhamento do

nível regional da OPAS/OMS por meio da área CountryFocusSuport(CFS) do

Escritório Central e da Gerência Técnica correspondente.

V) Processamento

O processo é iniciado no momento em que a Unidade Técnica da PWR/BRA

tem a aprovação política dada pelo Representante para a formalização de

um projeto. O oficial de projeto elabora a matriz lógica conjuntamente com

a contraparte e com o apoio do Administrador de UT. Finalizada sua elabo-

ração, a matriz deverá ser impressa, assinada pelo oficial de projeto e pelo

Coordenador da Unidade Técnica e encaminhada para análise técnica do

Gerente de Área, para parecer da Oficial de Programas e para aprovação do

Representante.

44


Fluxograma:

Áreas técnicas da OPAS/OMS e contraparte

Aprovação da proposta técnica

preliminar(Representante da OPAS/OMS e

contraparte)

Aprovação do projeto

Proposta técnica preliminar

Fase de elaboração

Fase de aprovação

Fase de execução

Fase de acompanha-mento e controle

Elaboração do projeto

Subsídio e linha orçamentária

Aprovação pela Sede da

OPAS/OMS

Áreas técnicas OPAS/OMSe contraparte

OPAS/OMS Brasil eSede em WDC

Escritório Central, CFS, Gerências Técnicas

Relatórios técnico e financeiro semestrais

4.2 Elaboração do Plano de Trabalho Anual (PTA)

I) Documento necessário

Planilha-modelo do PTA.

II) Etapas de elaboração e atualização

O PTA deverá ser elaborado no início da vigência do projeto e atualizado a

cada ano.

III) Responsabilidade

Ambas as etapas de elaboração e de atualização do PTA são de responsabi-

lidade do técnico e do Coordenador da Unidade Técnica correspondente e

devem ser realizadas conjuntamente com a contraparte.

45


IV) Aprovação

A aprovação do PTA é feita pelo Representante da OPAS/OMS no Brasil, após

o parecer da Oficial de Programas e assinaturas do técnico, coordenador e

gerente relacionados ao PTA.

V) Processamento

– Etapa 1. O PTA do projeto é elaborado conjuntamente pelo técnico ofi-

cial de projeto e a contraparte, contando com o apoio do Administrador

de UT, de acordo com a matriz lógica previamente aprovada.

– Etapas 2 e 3. A versão eletrônica padronizada do PTA é encaminhada

para análise técnica do Coordenador de UT e do Gerente de Área e para

a verificação da coerência entre atividades, recursos e normas pelo ADP.

– Etapa 4. O ADP recebe os comentários do Coordenador de UT e do

Gerente de Área e faz o intercâmbio com o técnico oficial de projetos e

Administrador de UT para realizar eventuais ajustes. O ADP encaminha a

versão ajustada em meio eletrônico para a Oficial de Programas.

– Etapa 5. A Oficial de Programas analisa o PTA e emite parecer em meio

eletrônico ao ADP.

– Etapa 6. O ADP realiza os ajustes necessários junto aos responsáveis,

imprime a versão final, coleta as assinaturas do técnico oficial responsá-

vel, do Coordenador de UT e do Gerente de Área, anexa o parecer eletrô-

nico final da Oficial de Programas e encaminha ao Representante.

– Etapa 7. Aprovação do Representante e retorno ao ADP.

– Etapa 8. O ADP informa ao técnico oficial responsável, ao Coordenador

de UT, ao Gerente de Área, à Oficial de Programas e ao Oficial de Adminis-

tração que o PTA foi aprovado. Digitaliza o documento final e disponibi-

liza no Sistema de Gestão de TC/TA. Retroalimenta a todos os envolvidos

no caso de haver grandes modificações nas atualizações anuais.

46


Fluxograma:

Técnico responsável pelo TC/TA, CTP, Projeto Especial

Coordenador de UT

Gerente de Área

Administrador-Planejador


Representante



a) Análise técnica do PTA

a) Intercâmbio com a área para ajustesb) Impressão, coleta de assinaturas, anexa mensagem de

parecer da Oficial de Programasc) Encaminhamento ao Representante

a) Análise do PTA: verificação de coerência entre atividades, recursos e normas administrativas

b) Intercâmbio com técnico e administrador de UT para ajustes

c) Encaminhamento à Oficial de Programas (eletrônico)

a) Análise do PTAb) Emissão de parecer ao ADP (eletrônico)

a) Análise e aprovaçãob) Encaminhamento ao ADP

GESTÃO DA INFORMAÇÃOa) Responsável: Administrador-Planejador b) Informa à Área, à Oficial de Programas e ao Oficial de

Administração que o PTA foi aprovado c) Disponibiliza a versão digitalizada no Sistema de Gestão

dos TC/TAd) Verifica a coerência de valores anuais e semestraise) Informa a todos sobre grandes modificações nas

atualizações anuais dos PTA

ELABORAÇÃO DO PTAa) Responsável: Técnico responsável pelo TC/TA, TCC,

Projeto Especialb) Trabalho conjunto com a contrapartec) Utilização do modelo padronizado em Exceld) Apoio do Administrador de UTe) Encaminhamento ao Coordenador de UT e Gerente de

Área para análise (eletrônico)

1

2

3

4

5

6

7

8

47


4.3 Elaboração do Plano de Trabalho Semestral (PTS)


Planilha-modelo do PTS.

II) Etapas de elaboração e atualização

O PTS deverá ser elaborado no início da vigência do projeto e atualizado a

cada semestre.


Ambas as etapas de elaboração e de atualização do PTS são de responsabi-

lidade do técnico e do Coordenador da Unidade Técnica correspondente e

devem ser realizadas conjuntamente com a contraparte.

IV) Aprovação

A aprovação do PTS é feita pelo Gerente de Área de Coordenação Interpro-

gramática, após o parecer da Oficial de Programas.

V) Processamento

– Etapa 1. O PTS do projeto é elaborado conjuntamente pelo oficial de pro-

jeto e a contraparte, contando com o apoio do Administrador de UT, de

acordo com a matriz lógica e com o PTA previamente aprovados.

– Etapa 2. Encaminhamento do PTS por meio eletrônico ao Coordenador

de UT e ao Gerente de Área para análise técnica e para verificação da

coerência entre atividades, recursos e normas pelo ADP.

– Etapa 3. O ADP faz o intercâmbio entre o técnico oficial de projeto e o

administrador de UT para ajustes e encaminha à Oficial de Programas.

– Etapa 4. A Oficial de Programas emite parecer eletrônico ao ADP.

– Etapa 5. O ADP faz o intercâmbio entre o técnico oficial de projeto e o

administrador de UT para ajustes, imprime a versão final, coleta assinatu-

ras, anexa a mensagem de parecer da Oficial de Programas e encaminha

ao Gerente de Área para aprovação.

48


– Etapa 6. O Gerente de Área analisa e encaminha a versão aprovada do

PTS ao ADP.

– Etapa 7. O ADP informa ao técnico oficial responsável, ao Coordenador de

UT, ao Gerente de Área, à Oficial de Programas e ao Oficial de Administra-

ção que o PTA foi aprovado. Digitaliza o documento final e disponibiliza

no Sistema de Gestão de TC/TA. Realiza o controle seletivo das solicita-

ções em relação à programação no PTS. Recebe dos Administradores de

UT as solicitações não programadas no PTS e as encaminha, juntamente

com a justificativa, para aprovação do Gerente de área. Retroalimenta a

todos os envolvidos no caso de haver grandes modificações nas atuali-

zações semestrais.

49


Fluxograma:

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Ger

ente

de

área

50


4.4 Ajustes/atualizações mensais do PTS


Planilha-modelo do PTS.

II) Etapas de atualização

O PTS deverá ser atualizado mensalmente.


A atualização mensal do PTS é de responsabilidade do técnico oficial de

projeto e deve ser realizada conjuntamente com a contraparte.

IV) Aprovação

A aprovação da atualização mensal do PTS é dada pelo Coordenador de UT,

após parecer do ADP.

V) Processamento

– Etapa 1. Aprovado o PTS, as atualizações deverão ser realizadas pelos téc-

nicos, com apoio dos administradores de UT.

– Etapa 2. A versão eletrônica atualizada9 pelo técnico oficial de projeto

deverá ser encaminhada ao Coordenador de UT para análise técnica e ao

ADP para parecer. São realizados intercâmbios entre o ADP e o técnico e

administrador para ajustes.

– Etapa 3. Após o parecer positivo do ADP, o Administrador de UT deverá

imprimir a versão atualizada do PTS e coletar a assinatura do técnico e

do Coordenador de UT.

– Etapas 4. A versão atualizada e assinada será digitalizada pelo Admi-

nistrador de UT, responsável por informar ao técnico oficial de projeto,

Coordenador de UT e ADP e por disponibilizar a versão digitalizada no

9 Utiliza-se o mesmo modelo do PTS para sua atualização, destacando-se a data, as atividades modificadas/substituídas/alteradas e inserindo-se comentários, se necessário.

51


sistema de gestão dos TC/TA. O Administrador de UT fará o controle das

solicitações programadas no PTS e informará ao ADP as solicitações não

programadas para providências.

Fluxograma:

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inis

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Proj

eto

Espe

cial

53

5. Etapas de controle

Os processos de planejamento, programação, monitoramento e avaliação dos proje-

tos da PWR/BRA passam por etapas de controle com o objetivo de garantir o equilíbrio

e o balanço estratégico entre a execução das operações dos processos de Planejamento

e Administração nas diferentes Gerências. Esse controle se dá no nível do Gabinete da

Representação, por meio do Oficial de Programas e da Unidade de Administração, e no

nível das três Gerências de Área, por meio dos Administradores-Planejadores (ADP).

Além disso, na OPAS/OMS Brasil, existem nove instâncias organizacionais de gestão

direta de operações para a execução dos processos de planejamento e administração.

Essas instâncias são conformadas pelas unidades10 técnicas e administrativa, que exer-

cem um papel relevante e possuem uma relação matricial com as instâncias de con-

trole mencionadas no parágrafo anterior. As instâncias de gestão direta das operações

e os mecanismos de controle interno constituem o Sistema de Controle Estratégico da

Representação (Figura 7).

10 Unidades técnicas de Informação em Saúde, Gestão do Conhecimento e Comunicação, de Políticas de Recursos Humanos em Saúde, Serviços de Saúde, de Medicamentos, Tecnologia e Pesquisa, de Doenças Transmissíveis e não Transmissíveis, de Desenvolvimento Sustentável e Saúde Ambiental, de Saúde Familiar, de Segurança Alimentar e Nutrição.

Figura 7: Sistema de controle dos processos de planejamento, programação, monitoramento e avaliação

dos projetos da PWR/BRA


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ADP

Gerência de Sistemas e

Serviços

Gerência de Prevenção e Controle de Doenças e

Des. Sustentável

Gerência de Saúde Familiar,

Segurança Alimentar e

Nutrição

55

6. Sistema de gestão dos projetos da PWR/BRA

Considerando o processo de gestão do conhecimento na PWR/BRA e o comparti-

lhamento da informação sobre a gestão de Projetos, foi criado o sistema de gestão de

Projetos da PWR/BRA como uma ferramenta de apoio ao registro histórico e acompa-

nhamento da cooperação técnica (Figura 8).

O Sistema está localizado na intranet da OPAS/OMS no Brasil e permite acesso remoto

por meio de senhas. A Web 2.0 da PWR/BRA também dá acesso à intranet e ao sistema.

Figura 8: Sistema de Gestão dos Projetos da PWR/BRA

Esse sistema permite acessar informações sobre os projetos, tais como: propósito,

RER/OSER relacionado, ponto focal, valor, matriz lógica do projeto, vigência, histórico de

atividades realizadas, dentre outras. A responsabilidade de atualização das informações

é do técnico responsável pelo Projeto.

57

ANEXOS

ANEXO 1: Matriz lógica para a elaboração de Projetos11

RESUMO NARRATIVO

DE OBJETIVOSINDICADORES

MEIOS DE VERIFICAÇÃO

SUPOSTOS

FIM

PROPÓSITO

RESULTADOS

ATIVIDADES

Lógica Vertical

Lógica Horizontal

11 A descrição detalhada dos elementos da matriz encontra-se no documento “Enfoque lógico para la gestión de proyectos en la OPS, 2003”.

58


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PF

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Mat

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l de

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Mat

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l per

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59


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Cont

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Mat

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Mat

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62


ANEXO 4: Modelo de Relatório de Gestão de Projetos

OPAS/ OMS MINISTÉRIO DA SAÚDERepresentação no Brasil Secretaria Executiva Diretoria de Programa

MANUAL PARA A ELABORAÇÃO DE RELATóRIO DE GESTÃO DE TERMOS DE COOPERAÇÃO

Brasília-DF, 2009.

63


Sumário

APRESENTAÇÃO XX

1. IDENTIFICAÇÃO DO TC XX

3. ATIVIDADES E RESULTADOS XX

4. CONTRIBUIÇÃO PARA O PROGRAMA MAIS SAÚDE XX

5. LIÇÕES APRENDIDAS/RECOMENDAÇÕES XX

6. EXECUÇÃO FINANCEIRA XX

7. AUTENTICAÇÃO XX

8. FORMATAÇÃO XX

9. CONCLUSÃO XX

ANEXOS XX

64


APRESENTAÇÃO

O “Manual para a elaboração de relatório de gestão de Termos de Cooperação (TC)”

tem como objetivo orientar o gestor e obter simetria nos relatórios de gestão apresen-

tados. Esse documento é fruto do trabalho conjunto da Diretoria de Programa da Secre-

taria Executiva do Ministério da Saúde, por meio de sua Coordenação Geral de Execução

de Projetos, com a participação das secretarias e demais áreas do ministério da saúde, e

da OPAS/OMS, Representação no Brasil.

Esperamos que este Manual facilite a elaboração do Relatório de Gestão e possibilite

o acompanhamento e avaliação da execução dos TC de modo que possam contribuir

com o alcance dos objetivos propostos no Mais Saúde do Brasil e no Plano Estratégico

da OPAS/OMS para o período 2008-2012.

Para mais esclarecimentos, favor comunicar-se com a Coordenação Geral de Execu-

ção de Projetos/SE/MS ou com a Unidade Técnica correspondente na OPAS/OMS.

65


1. IDENTIFICAÇÃO DO TC

Nesse item é necessário preencher o quadro abaixo com dados que permitam a iden-

tificação do Termo de Cooperação firmado entre o Ministério da Saúde e a Organização

Pan-Americana da Saúde / Organização Mundial da Saúde – OPAS/OMS

1.1 Área técnica responsável: - Pelo TC/TA no MS: - Pelo TC/TA na OPAS/OMS:

1.2 Título/Número do TC:

1.3 Objeto do TC:

1.4 Número do processo:

1.5 Período de vigência:

1.6 Número do SIAFI no TC:

1.7 Número de TA:

1.8 Valor total dos TA e total no TC:

Ver Anexo I – Descrição sumária e instruções para preenchimento.

66


2. INTRODUÇÃO

Nesse item é necessário preencher o quadro com uma breve descrição do Termo de

Cooperação, constando os seguintes dados: data da assinatura/vigência, propósito do

TC e comentários gerais sobre a cooperação técnica.

67


3. ATIVIDADES E RESULTADOS

Para descrição desse item, é necessário utilizar a matriz lógica proposta para cada TC

e as programações semestrais de trabalho para cada TA.

Indicar os produtos, os eventos realizados (comentando resultados e desdobramen-

tos), principais publicações e tecer comentários sobre o acompanhamento dos indica-

dores/metas descritos na matriz do TC.

FimDEFINIDO NA MATRIZ DO TC

PropósitoDEFINIDO NA MATRIZ DO TC

As atividades de cooperação a seguir apresentadas tiveram início em xxxxx, com o repasse de recursos do xxº TA.

Para cada TA, identificar qual(is) Resultado(s) Esperado(s) e atividade(s) da matriz do TC foram trabalhados no período, com base nas ações programadas para o semestre.

Exemplo: RE xx: descrição descrição descrição descrição descrição descrição descrição descrição

Atividades realizadas:

Principais produtos (definidos na programação semestral) Principais eventos realizados, comentando resultados e desdobramentos (definidos na programação semestral)Principais publicações (definidas na programação semestral)Comentários sobre o acompanhamento dos indicadores descritos na matriz do TC.

Ver Anexo II – Glossário.

68


4. CONTRIBUIÇÃO PARA O PROGRAMA MAIS SAúDE

Dentre os resultados e indicadores/metas do relatório, identificar quantas deles

encontra-se no Mais Saúde, indicando: o eixo de intervenção do Mais Saúde e com

qual(is) medidas se relaciona.

1 Qual o tipo de relação entre indicadores/metas e medidas do Mais Saúde:

1.1 Contribuição ( )

1.2 Responsabilidade ( )

2 – Comentários:

5. LIÇÕES APRENDIDAS/RECOMENDAÇÕES

Identificar oportunidades, debilidades e recomendações para a execução do TC no

semestre seguinte.

69


6. EXECUÇÃO FINANCEIRA

1. Recursos repassados:

2. Recursos desembolsados:

3. Saldo em definiroperíodo:

7. AUTENTICAÇÃO

Assinaturas a serem incluídas ao final do Relatório de Gestão:

1. Gestor do TC/TA e seu respectivo cargo no MS.

2. Responsável da área a que o TC está vinculado no MS.

3. Responsável técnico pelo TC/TA na OPAS/OMS.

8. FORMATAÇÃO

O desenvolvimento do relatório deverá ser na fonte 10, letra Verdana, espaço simples.

As planilhas deverão ser seguidas na forma estabelecida pelo Manual. Caso o gestor

queira transferir para outro programa como Excel, ficar atendo para que nenhuma infor-

mação solicitada seja perdida.

Deverá ter capa, sumário e ao final deverá constar a autenticação.

8.1 Capa

A capa deverá constar nome da OPAS/OMS, MS e das respectivas áreas responsáveis

pelo TC/TA de ambas as instituições na parte superior da folha. O título do relatório

deverá estar centralizado na fonte tamanho 18. Abaixo do título deverá constar o perí-

odo do relatório, identificação do TC e dos TA’s e local. Ver modelo Anexo III.

70


8.2 Sumário

O Sumário deverá conter:

1. Identificação do TC

2. Introdução

3. Atividades e Resultados

4. Execução do Objeto

5. Contribuição para o Programa Mais Saúde

6. Lições Aprendidas/Recomendações

7. Execução Financeira

8. Autenticação

9. Anexos (se houver)

9. CONCLUSÃO

O objetivo desse Manual é auxiliar os gestores na elaboração do Relatório de Ges-

tão e dar direcionamento sem, contudo, limitar as informações. Portanto, é permitida a

inclusão de novos dados, desde que se mantenha o mínimo estabelecido pelo manual.

A proposta é de que esse documento possa ser aprimorado à medida que seja utili-

zado pelos gestores. Dessa forma, as contribuições para a melhoria do modelo são bem-

vindas.

ANEXOS

ANEXO I: Identificação do TC

Descrição sumária e instruções para preenchimento.

• CAMPO 1.1 – Título do TC: É o título publicado no documento original.

• CAMPO 1.2 – Código do TC: É o número dado pela OPAS/OMS.

• CAMPO 1.3 – Número de TA: É o número de Termos Aditivos publicados.

• CAMPO 1.4 – Valor dos TA e total do TC: Corresponde à soma dos valores publica-

dos nos TA.

71


• CAMPO 1.5 – Revisão: Corresponde a última revisão do TC. Citar data da publica-

ção no DOU.

• CAMPO 1.6 – Vigência: Corresponde a data de início e encerramento do TC.

• CAMPO 1.7 – Órgão Executor: É o órgão responsável pelo TC. Identificar a pes-

soa responsável pelo TC, seu respectivo cargo, função, nome completo, endereço

físico e eletrônico (e-mail).

• CAMPO 1.8 – Número do SIAFI do TC: Independentemente do número de TAs, o

número SIAFI é único. Se existir número de TA diferente do TC deverá ser infor-

mado.

• CAMPO 1.9 – Número do Processo: Identificar o numero do processo do TC no

SIPAR/MS.

ANEXO II: Glossário 1. Termo de Cooperação (TC): instrumento firmado entre a OPAS/OMS e as ins-

tâncias governamentais brasileiras, sob a interveniência do Ministério da Saúde

(MS), que permite o desenvolvimento e a execução da cooperação técnica no

país, mediante definição de critérios e procedimentos para a condução de ações

de natureza técnica, científica, operacional e administrativa de áreas específicas

da saúde. Tem vigência média de 5 anos.

2. Termo de Ajuste (TA): dispositivo que permite a operacionalização do Termo de

Cooperação por meio da alocação de recursos financeiros para a implementação

das ações de saúde aprovadas e de alterações que prorroguem a sua vigência ou

acrescentem ações ao objeto inicial, apresentando novo plano de trabalho com

detalhamento das tarefas das atividades e prevendo os recursos financeiros cor-

respondentes. Sua vigência coincide com a do TC ao qual está vinculado.

3. Matriz lógica: instrumento utilizado quando da aplicação da metodologia do

Marco Lógico, utilizada pela OPAS/OMS na elaboração de projetos. Permite defi-

nir, conjuntamente com os parceiros, o fim, propósito, resultados esperados e

suas metas, atividades a serem alcançados durante o período de execução do TC.

São componentes da matriz lógica:

• Fim: objetivo macro com o qual o TC contribui e que expressa a razão funda-

mental da elaboração de um TC.

• Propósito: objetivo que expressa o impacto do TC.

• Resultado esperado: objetivo que expressa o produto específico do TC.

• Indicador: ferramenta para acompanhamento e avaliação do resultado espe-

rado; ajuda a identificar o avanço no alcance dos objetivos propostos e o êxito

do TC. Deve ter como características:

– possuir uma base mensurável para sua avaliação;

72


– mostrar quantidade, qualidade e tempo em relação ao objetivo proposto.

OBS.: Indicadores são índices que permitem avaliar o progresso das metas.

• Metas: são frações dos objetivos; passos que devem ser dados para alcançar

os objetivos; representam suas ações concretas que mostram o que deve

ser feito para alcançar os resultados esperados propostos.

• Atividades: identificam o que se deve fazer para produzir os resultados defi-

nidos.

4. Programação de Trabalho12: parte integrante do Termo de Ajuste, elaborado

em conjunto pelos responsáveis técnicos da OPAS/OMS e da instituição parceira,

permite estimar a programação das ações a serem executadas no período pro-

posto. Deve ser elaborado anualmente, por meio do Programação de Trabalho

Anual, ajustado e atualizado semestral e mensalmente por meio do Programa-

ção de Trabalho Semestral e ajuste mensal, respectivamente.

5. Relatório financeiro: instrumento oficial da OPAS/OMS que discrimina, semes-

tralmente, o montante de ingresso, gasto com detalhamento físico e saldo para

os seguintes instrumentos administrativos: 1) passagens; 2) diárias; 3) serviços de

pessoa física; 4) serviços de pessoa jurídica; e 6) material de consumo.

12 Foi adotado o termo “Programação de Trabalho” no lugar de “Plano de Trabalho” para evitar confusão com outras utilizações deste termo pelo MS.

73


ANEXO III: Modelo de capa

Organização Pan-Americana da Saúde – OPAS MINISTÉRIO DA SAÚDEOrganização Mundial da Saúde – OMS Secretaria ExecutivaUnidade Técnica Diretoria de Programa

(Citar área do qual o responsável do TC está vinculado)

RELATÓRIO DE GESTÃOPeríodo:....

Termo de Cooperação no X – 1º, 2º, 3º...... 5º TA.(Citar o nº. do TC, o nome do TC e relacionar todos os TA’s)

Brasília/DF

74


ANEXO IV: Roteiro para a elaboração dos Informes de Progresso Semestral

ROTEIRO PARA ANÁLISE DOS PROJETOS AMPES DA OPAS/OMS-BRA

A Programação, Controle e Avaliação do Projeto é responsabilidade do Coordena-

dor do Projeto, de todos os Coordenadores de Unidades Técnicas e equipe envolvidos

com suas ações. Deve ser um processo participativo e incluir outras percepções, além da

visão do próprio Coordenador. Entende-se que seja o resultado de consultas às equipes

do Projeto AMPES e às contrapartes.

A análise do Projeto AMPES está dividida em três grupos:

1. Análise de resultados: procura-se verificar se os resultados do Projeto estão

sendo alcançados, tendo em vista seus OSER, indicadores e metas.

2. Análise de pertinência: visa analisar se o Projeto contribui efetivamente para

atingir os indicadores e graus de execução física e financeira dos projetos/servi-

ços e tarefas, bem como das demais ações que o constituem.

3. Análise de execução: verifica-se se os recursos de toda ordem previstos no Pro-

jeto estão adequadamente alocados, se o modelo gerencial e a estrutura organi-

zacional incorporam a gestão baseada em resultados da OPAS/OMS, apesar dos

conflitos previsíveis decorrentes da mudança.

1. ANÁLISE QUANTO AOS RESULTADOS DO PROJETO AMPES

Permite analisar a situação atual do Projeto AMPES quanto aos resultados obtidos

durante o 2º semestre de 2008.

1. Analise a contribuição do Resultado Esperado Específico do País (OSER) em rela-

ção ao objetivo do Projeto AMPES com o qual se relaciona:

COMENTÁRIO: ____________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

75


2. Analise os indicadores no exercício do período atual, considerando o cumpri-

mento da meta definida para o período.

COMENTÁRIO: _____________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

3. Descreva os principais resultados obtidos no exercício atual: elaborar uma rela-

ção comentada das 3 principais realizações no período.

COMENTÁRIO: _____________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

4. Comente os principais resultados programados para o próximo período.

COMENTÁRIO: _____________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

2. ANÁLISE QUANTO À PERTINÊNCIA DO PROJETO AMPES

Analisa se o Projeto AMPES e os OSER/indicadores relacionados apresentam con-

dições de resolver, equacionar ou diminuir o problema ou atender satisfatoriamente à

demanda que o originou.

76


1. Comente sobre a continuidade da pertinência do Projeto AMPES para a resolu-

ção do problema ou atendimento à demanda que o originou, considerando a

possibilidade de atualização da situação de saúde analisada inicialmente.

COMENTÁRIO: _____________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

2. Analise os indicadores/metas atuais definidos para alcançar os produtos/servi-

ços do Projeto AMPES. Para avaliar a adequação dos indicadores/metas, consi-

dere que ele deve atender, simultaneamente, as seguintes exigências: expressar

o problema e os objetivos do OSER a que se refere, ser representativo de suas

ações e passível de apuração em tempo oportuno para a avaliação.

COMENTÁRIO: _____________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

3. Analise o alinhamento (coerência e consistência) do Projeto AMPES e seus res-

pectivos produtos/serviços com as prioridades nacionais, regionais e globais

COMENTÁRIO: _____________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

77


4. Quais aspectos podem ser considerados importantes para melhorar a execução

dos produtos/serviços programados no Projeto AMPES, se houver condições,

para período seguinte? Considerar os seguintes âmbitos:

a) da gerência:

b) da execução:

c) da capacitação da equipe:

d) da comunicação interprogramática:

e) da comunicação com a administração:

f ) da comunicação com os parceiros da rede de relacionamento:

3. ANÁLISE QUANTO À EXECUÇÃO DOS PROJETOS AMPES

Verificar a compatibilidade entre as ações e os recursos existentes e as necessidades

de execução definidas para o período.

1. Analise a aplicação das orientações institucionais registradas no CCS, modelo de

gestão e plano de desenvolvimento na execução dos produtos/serviços progra-

mados no semestre.

COMENTÁRIO: _____________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

2. Analise a disponibilidade de recursos materiais (linha telefônica, microcom-

putadores, papelaria e veículos etc) e infraestrutura (salas de reunião, logística

de transporte, comunicação e energia etc) necessários na execução do Projeto

ampes:

COMENTÁRIO: _____________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

78


3. Considerando a experiência atual, relacione, pela ordem de importância, até

cinco ações executadas pelo Projeto AMPES e seus respectivos produtos/servi-

ços que mais influenciaram na obtenção dos OSER e a sua situação em termos

de cumprimento dos indicadores/metas.

Ações: ___________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

4. Caso o Projeto AMPES com seus respectivos produtos/serviços tenham apresen-

tado dificuldades na execução, indicar as principais restrições.

Tipo de restrições: (assinale os tipos mais representativos)

• Orçamentárias

• Financeiras

• Políticas

• Institucionais

• Judiciais / Legais

• Administrativas

• Ambientais

• Tecnológicas

• Outras

5. Analise o desempenho das ações do seu Projeto AMPES envolvendo os outros

Projetos, considerando o grau de articulação existente entre Gerentes e Coorde-

nadores de Unidades Técnicas e sua equipe.

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

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