manual de orientação para realização de assembléias e...

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Manual de Orientação paraRealização de Assembléias e

Reuniões de Cooperativas

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Palmas(TO) - 2008

SISTEMA BRASILEIRO DE COOPERATIVISMO NO ESTADO DO TOCANTINS – MANDATO2005-2009

Serviço Nacional de Aprendizagem doCooperativismo no Tocantins

SESCOOP/TO

Conselho de Administração

PresidenteRuiter Luiz Andrade Padua

Conselheiros EfetivosEvanis Roberto Lopes

Tarcisio de Souza GoiabeiraGuiomar Schmitt Flores

Cássia Lemos de Paula Oliveira

Conselheiros SuplentesNemésio Tomasella de OliveiraRegivan dos Reis Gonçalves

Jaile Jose de SouzaLuis Tadeu prudente dos Santos

Conselho Fiscal EfetivoWasignton Luis da SilvaCelso Siqueira da SilvaNatalício Slongo Junior

Conselho Fiscal SuplenteJoel Pereira da Silva

Carlos LemosJanilton Gomes Leite

SuperintendenteMaria José Andrade Leão de Oliveira

Sindicato e Organização dasCooperativas Brasileiras no Tocantins –

OCB/TO

Conselho de Administração

PresidenteRuiter Luiz Andrade Padua

Vice-presidenteRicardo Benedito Khouri

Conselho DiretorAntônio Joel Leopoldino

Elton de SouzaNemésio Tomasella de Oliveira

Gilberto Alves Moraes

Conselho FiscalEfetivos

Wasignton Luis da SilvaCelso Siqueira da SilvaNatalício Slongo Junior

SuplentesCarlos Lemos

Antonildo Alexandre de MedeirosMarcos dos Santos Miranda

SuperintendenteMaria José Andrade Leão de Oliveira



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MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO - MAPA

MINISTROReinhold Stephanes

SECRETÁRIO EXECUTIVOSilas Brasileiro

SECRETÁRIO DE DESENVOLVIMENTO AGROPECUÁRIO E COOPERATIVISMO – SDCMarcio Antônio Portocarrero

DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE COOPERATIVISMO E ASSOCIATIVISMO RURAL –DENACOOP

Paulo Roberto da Silva

SUPERINTENDENTE FEDERAL DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO NOESTADO DO TOCANTINS

João Carneiro Correia



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SUMÁRIO

Apresentação .........................................................................................ASSEMBLÉIAS GERAIS .........................................................................Roteiro para realização de Assembléia Geral em Cooperativa ........................

1. Convocação ................................................................................1.1 Deliberação quanto à realização da Assembléia .....................................

1.1.1 Assembléia Geral de Constituição ...................................................1.1.2 Assembléia Geral Ordinária ...........................................................1.1.3 Assembléia Geral Extraordinária .....................................................1.1.4 Assembléia Geral Ordinária e Extraordinária ....................................1.1.5 Assembléia Geral de Re- Ratificação ...............................................

1.2 Elaboração do Edital de Convocação ....................................................1.2.1 Prazo ........................................................................................1.2.2 Conteúdo ....................................................................................1.2.3 Divulgação do Edital de Convocação ...............................................

2. Pré-Assembléias .........................................................................2.1 Divisão da área de ação da cooperativa ................................................2.2 Convite aos associados .......................................................................2.3 Preparo da Pré-Assembléia .................................................................

2.3.1 Local ...........................................................................................2.3.2 Material .......................................................................................

2.4 Realização da Pré-Assembléia2.4.1 Assuntos ......................................................................................2.4.2 Duração ......................................................................................

3. Preparo da Assembléia Geral ......................................................3.1 Transporte dos Associados ..................................................................3.2 Local................................................................................................3.3 Alimentação.......................................................................................3.4 Condução dos trabalhos .....................................................................3.5 Equipe de Apoio ................................................................................

4. Roteiro da Assembléia Geral Ordinária ........................................4.1 Equipe de Trabalho ............................................................................4.2 Quorum ...........................................................................................4.3 Condução dos trabalhos da Assembléia propriamente dita .......................

5. Assembléia Geral Extraordinária .................................................6. Assembléia de Constituição de Cooperativa ................................7. Assembléia Geral Ordinária e Extraordinária de Cooperativa ......8. Assembléia Geral de Re-Ratificação ............................................9. Providências a serem tomadas após a realização de uma

Assembléia .................................................................................10. Procedimentos para arquivamento na Junta Comercial ..............11. Procedimentos para registro no Sindicato e Organização das

Cooperativas Brasileiras no Estado do Tocantins – OCB/TO ........Anexo 01 Modelos de Editais de Convocação ........................................Modelo de Edital de Convocação de Assembléia Geral Ordinária .....................Modelo de Edital de Convocação de Assembléia Geral Extraordinária ..............Anexo 02 – Modelo de Delegação .........................................................Modelo de Delegação ...............................................................................Anexo 03 Modelo de Relatório de Gestão .............................................



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Modelo de Relatório de Gestão com sugestões por ramo ...............................Ramo Agropecuário .................................................................................Ramo Crédito ........................................................................................Ramo Saúde ...........................................................................................Ramo Transporte ....................................................................................Ramo Trabalho .......................................................................................Ramo Produção ......................................................................................Ramo Consumo ......................................................................................Ramo Educacional ...................................................................................Ramo Habitacional .................................................................................Anexo 04 Modelos de Atas de Assembléias ..........................................Modelo de Ata de Assembléia Geral Ordinária .............................................Modelo de Ata de Assembléia Geral Extraordinária .......................................Anexo 05 Modelo de Parecer do Conselho Fiscal ...................................Modelo de Parecer do Conselho Fiscal ........................................................Anexo 06 Informações Específicas Ramo Crédito ..................................Cooperativas de Crédito (Informações específicas) ......................................REUNIÕES ............................................................................................Reunião ..............................................................................................

1. Recomendações para uma boa reunião .......................................1.1 Ações que antecedem a reunião ..........................................................1.2 Durante a organização ......................................................................1.3 Na reunião ......................................................................................1.4 Após a reunião .................................................................................

2. A participação nas reuniões ........................................................2.1Planejamento de uma reunião ........................................................

2.1.1 Análise do contexto - Onde estamos? .............................................2.1.2 Visão de futuro – Onde queremos chegar? .......................................

3. Lista de Checagem para um evento ............................................4. Estratégia para o evento ............................................................

4.1 Como chegar aos objetivos? ...............................................................4.2 Estruturação do programa ..................................................................4.3 Definição do roteiro ...........................................................................4.4 Execução do evento ..........................................................................4.5 O sistema de monitoria e avaliação .....................................................4.6 Logística para uma reunião ou assembléia ............................................4.7 A sala para a plenária .......................................................................4.8 A disposição das cadeiras ...................................................................4.9 A questão da luz ................................................................................4.10 O problema do barulho ....................................................................4.11 Cuidado com o calor ou frio ...............................................................4.12 A cafezinho e a água ........................................................................4.13 Os materiais necessários ..................................................................4.14 Equipamentos de apoio ....................................................................

5. Gestão do tempo nas reuniões/ assembléias ..............................6. Gestão de conflitos em reuniões de trabalho ..............................

6.1 Liderança ........................................................................................6.2 Profissional ......................................................................................6.3 Proposta ..........................................................................................6.4 Instituição ........................................................................................6.5 Entendimento ...................................................................................6.6 Responsabilidade ..............................................................................

7. Fases de uma reunião ................................................................



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APRESENTAÇÃO

Este Manual tem por objetivo orientar as cooperativas, quanto aoplanejamento, condução, realização e formalização do processo dasAssembléias Gerais e, como tornar as reuniões eficazes. Ambas, quandoconduzidas de forma correta, um excelente instrumento para democratizaras cooperativas.

A Assembléia Geral é o órgão superior de decisões das cooperativas, sendoobrigatória no mínimo, uma assembléia ordinária por ano. Além dasorientações gerais, constam também modelos de convocação, de relatóriosde gestão, de atas e pareceres.

No quesito reuniões, abordamos de forma simples, os cuidados necessáriospara que as mesmas se tornem produtivas e atinjam o objetivo proposto.

É importante ressaltar que este trabalho só foi possível, graças o apoiorecebido de outras instituições e co-irmãs do sistema OCB-SESCOOP.

Ruiter PaduaPresidente



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ASSEMBLÉIASGERAIS



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ROTEIRO PARA REALIZAÇÃO DE ASSEMBLÉIA GERAL EMCOOPERATIVA

1. CONVOCAÇÃOA convocação obedecerá ao estabelecido em estatuto da cooperativa, e seráfeita normalmente pelo Presidente da Cooperativa ou pelo Conselho Fiscal,se ocorrerem motivos graves ou urgentes, ou após solicitação não atendidapelo Diretor Presidente, por 1/5 (um quinto) dos associados em pleno gozodos seus direitos.

Passos a serem seguidos na Convocação da Assembléia Geral:

1.1. Deliberação quanto à realização da AssembléiaEsta fase, apesar de normalmente ocorrer em reunião do órgão deAdministração, pode ser decidida em reunião do Conselho Fiscal ou atravésde um abaixo-assinado de 1/5 (um quinto) dos associados.

Neste momento são definidos os assuntos a serem tratados, bem como, olocal de realização da Assembléia, que deve ser apropriado para facilitar aparticipação dos associados e, se possível, ser realizada dentro dasinstalações da sede da cooperativa.

A Assembléia Geral poderá ser: de Constituição; Ordinária; Extraordinária;Ordinária e Extraordinária e de Re-ratificação, dependendo do assunto atratar:

1.1.1 – ASSEMBLÉIA GERAL DE CONSTITUIÇÃOA Assembléia Geral de Constituição, será realizada por ocasião daconstituição da cooperativa, não havendo necessidade de publicar o editalde convocação.

1.1.2. ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIAA Assembléia Geral Ordinária, que se realizará, anualmente, nos 3 (três)primeiros meses após o término do exercício social, deliberará sobre osseguintes assuntos que deverão constar da ordem do dia:1—prestação de contas dos órgãos de administração, acompanhada deparecer do Conselho Fiscal, compreendendo:a) relatório da gestão;b) balanço;c) demonstrativo das sobras ou das perdasII — destinação das sobras apuradas ou rateio das perdas, deduzindo-se noprimeiro caso, as parcelas para os Fundos Obrigatórios;



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III —eleição dos componentes dos órgãos de Administração, do ConselhoFiscal e de outros, quando for o caso;IV — quando previsto, a fixação do valor dos honorários, gratificações ecédula de presença dos membros do Conselho de Administração ou daDiretoria e do Conselho Fiscal;V — quaisquer assuntos de interesse social, excluídos os de competência daAssembléia Geral Extraordinária.

1.1.3. ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIAA Assembléia Geral Extraordinária realizar-se-á sempre que necessário epoderá deliberar sobre qualquer assunto de interesse da sociedade, desdeque mencionado no edital de convocação.É da competência exclusiva da Assembléia Geral Extraordinária deliberarsobre os seguintes assuntos, para os quais são necessários os votos de 2/3(dois terços) dos associados presentes, para tornar válidas as deliberações:I— reforma do estatuto;II— fusão, Incorporação ou desmembramento;III — mudança do objeto da sociedade;IV — dissolução voluntária da sociedade e nomeação de liquidantes;V — contas do liquidante.

1.1.4. ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA E EXTRAORDINÁRIAA assembléia Geral Ordinária e a Extraordinária poderão ser,cumulativamente convocadas e realizadas no mesmo local, data e hora einstrumentadas em ata única.

A documentação a ser apresentada à Junta Comercial para arquivamento daata obedecerá à especificação determinada, próprias de cada assembléia.

Os requisitos de convocação, instalação, ordem do dia e quorum devem serobservados, de forma individualizada, em relação a cada assembléia.

A ata não precisa registrar, separadamente, as deliberações de cadaassembléia.

1.1.5. ASSEMBLÉIA GERAL DE RE-RATIFICAÇÃOA Assembléia Geral Extraordinária pode re-ratificar matéria de AssembléiaGeral de Constituição, de Assembléia Geral Ordinária, de Assembléia GeralExtraordinária ou Assembléia geral Ordinária e Extraordinária.

É necessário que conste expresso da ordem do dia do edital de convocaçãoo que pretendem re-ratificar; no caso de erro de convocação de assembléiaou de edital de convocação, deverá constar da ordem do dia da assembléiade re-ratificação, a data da assembléia que pretendem ratificar, incluindo arespectiva ordem do dia.

A fim de facilitar o arquivamento, a ata objeto de deliberação deverá estartranscrita após a aprovação da re-ratificação.

Tratando-se de ratificação, é suficiente a referência aos assuntosratificados, para sua convalidação.

No caso de retificação, é necessário dar nova redação ao texto modificado.

1.2. Elaboração do Edital de Convocação1.2.1. Prazo



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As Assembléias Gerais serão convocadas com antecedência mínima de10(dez) dias.

1.2.2. ConteúdoDos Editais de Convocação das Assembléias Gerais devem constar:- Denominação da Cooperativa, número do CNPJ, número do NIRE, seguidada expressão: “Convocação de Assembléia Geral”, Ordinária, Extraordinária,Ordinária e Extraordinária ou Re-ratificação, conforme o caso;- O dia da Assembléia e a hora de cada convocação, assim como o endereçodo local de sua realização, o qual, salvo motivo justificado, será sempre oda sede social da Cooperativa;- A Ordem do Dia dos trabalhos, com as devidas especificações;- O número de associados existentes na data de sua expedição, para efeitode cálculo do número legal (“quorum”) de instalação;- Nome por extenso e respectiva assinatura do responsável pelaconvocação.

1.2.3. Divulgação do Edital de ConvocaçãoOs Editais devem ser afixados em locais apropriados das dependênciascomumente mais freqüentadas pelos associados, publicação em jornal decirculação regional (área de ação da cooperativa), comunicação aosassociados por intermédio de circulares e outros meios de divulgação.

A cooperativa deverá adquirir exemplares do(s) jornal(is) onde foi publicadoo edital a fim de comprovar a sua divulgação. Deve também arquivar cópiada circular encaminhada aos associados.

2. PRÉ-ASSEMBLÉIASAs cooperativas com grande área de ação e/ou elevado número deassociados, normalmente têm dificuldades para reunir a maioria dosassociados em Assembléia Geral. Além disso, mesmo com uma presençasignificativa, torna-se difícil haver uma participação efetiva nos debates,pois, isto, faria com que as Assembléias se prolongassem por diversashoras, tornando-se cansativas.

Devido a este fato, muitas cooperativas organizam as pré-assembléias comos seguintes objetivos:- Permitir aos associados que conheçam e discutam previamente osassuntos da Assembléia Geral;- Estimular e facilitar a participação dos associados, bem como de suafamília, que passa a ter um maior conhecimento dos assuntos dacooperativa;- Criar consciência da co-responsabilidade em relação às decisões daAssembléia;- Tomar decisões mais conscientes e eficazes;- Agilizar a Assembléia Geral;- Debater assuntos de forma mais regionalizada;- Dar à diretoria da cooperativa maior visão das necessidades sentidas pelosassociados e com isso permitir a elaboração de um plano de ação maisrealista e ajustado à situação da cooperativa.Para a realização das pré-assembléias devem ser observados os seguintespassos:

2.1. Divisão da área de ação da cooperativa, observando:



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- Distâncias e número de associados por região, para definir o número depré-assembléias necessárias;- Disponibilidade de locais para a realização das pré-assembléias;- Capacidade física para a diretoria se fazer presente a todas as pré-assembléias, no período disponível.

2.2. Convite aos associadosO convite poderá ser feito através de:- Meios de comunicação disponíveis: rádio, jornal...- Líderes de Comitês Educativos;- Entrepostos da Cooperativa;- Outros.

2.3. Preparo da Pré-Assembléia2.3.1. Local:Deve ser adequado ao número de participantes.

2.3.2. Material:- Preparar audiovisuais que venham a facilitar o entendimento dosassuntos;- Produzir material escrito, quando possível, para ser distribuído aosparticipantes.

2.4. Realização da Pré-Assembléia2.4.1. AssuntosSão selecionados da pauta da Assembléia Geral.

Os associados devem ser conscientizados de que a pré-assembléia nãosubstitui a assembléia e por isso, devem participar da mesma.

2.4.2. DuraçãoVariável, mas normalmente se concentra num dos períodos do dia, evitandoassim a necessidade de ser prevista a alimentação e também permitindo arealização de mais de uma pré-assembléia durante o dia.

3. PREPARO DA ASSEMBLÉIA GERAL3.1. Transporte dos AssociadosA cooperativa, ao marcar a Assembléia Geral, deve observar o horário quemelhor se ajuste à possibilidade de deslocamento dos associados.

No caso de entrepostos distantes, podem ser organizados junto aosmesmos, caravanas para o deslocamento dos associados ao local daAssembléia.

3.2. LocalDeve ser observado:- Disponibilidade de lugares para o número previsto de participantes;- Sistema de som para o coso de ambientes maiores, sendo que o mesmodeve ser testado antecipadamente;- Disponibilidade de água no local e possibilidades de fornecimento decafezinho;- Banheiros em condições de uso;- Material de apoio (flip chart, retroprojetor, etc.) para apresentação dosassuntos;



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- Organização da mesa para abertura dos trabalhos;- Colocação de mesas para coleta de assinatura dos associados no livro oufichas de presença e fornecimento de senha aos votantes;- Preparação de urna para as Assembléias em que houver votação; preparode cédulas para votação, caso haja necessidade.

3.3. AlimentaçãoQuando a duração da Assembléia é programada para um dia inteiro, torna-se necessário prever a disponibilidade de alimentação, que pode serfornecida pela cooperativa (almoço, lanche, etc.) ou paga pelos associados.

3.4. Condução dos TrabalhosUm ponto básico da Assembléia Geral é o perfeito entendimento dosassuntos a serem tratados. Por isso, torna-se necessário que haja umpreparo de material audiovisual (lâminas para projeção, quadros, etc.) eque os apresentadores esquematizem o assunto a apresentar.

3.5. Equipe de ApoioA coordenação da Assembléia deve se reunir com o pessoal de apoio a fimde tirar dúvidas e definir responsabilidades para com a Assembléia Geral.Dependendo da duração e número provável de participantes, poderãoexistir pessoas/equipes responsáveis por:- Alimentação;- Transporte de pessoal;- Atendimento à mesa de trabalho;- Limpeza;- Transporte de material;- Livro ou fichas de presença;- Livro de atas, etc.

4. ROTEIRO DA ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA4.1. Equipe de TrabalhoO pessoal deve estar presente uma hora antes do início da AssembléiaGeral a fim de:- Testar equipamentos;- Instalar microfones, quando necessários, na mesa e na plenária;- Preparar a mesa para diretoria e autoridades, colocando uma toalha etambém caneta, edital de convocação e papel de anotações;- Instalar para o secretário da cooperativa, a(s) mesa(s) com o livro depresença ou listas rubricadas pelo presidente, controlando a assinatura dosque irão participar da Assembléia e distribuir as senhas para votação.

Em cooperativas menores deve ser colocada junto à mesa de assinaturas,uma lista nominativa dos associados, para verificar se os mesmos seencontram em dia com a cooperativa. Em cooperativas maiores érecomendável que os associados tenham uma carteira que os identifique.

No livro ou ficha de presença, deve ser colocado cabeçalho identificando aAssembléia Geral, a cooperativa, a data, o local de realização e a ordem deconvocação.

4.2. QuorumO quorum de instalação da Assembléia Geral é o seguinte:1ª Convocação - 2/3 do número de associados



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2ª Convocação - metade mais 01 dos associados3ª Convocação - mínimo de 10 associados, com exceção das assembléiasdas centrais, federações e confederações de cooperativas que se instalarãocom qualquer número.Se em 1ª convocação não houver quorum, deverá ser feito um novocabeçalho para a 2ª convocação, onde todos devem assinar inclusive os quejá o fizeram em 1ª convocação.Caso novamente não haja quorum, deverão ser recolhidas assinaturas paraa 3ª e última convocação.As autoridades e técnicos poderão assinar o livro de presença, desde queseja feita uma sinalização a fim de facilitar a contagem do número deassociados presentes. Em cooperativas maiores é preferível a existência delista de presença exclusiva, o que também facilita a identificação dasautoridades presentes.

4.3. Condução dos trabalhos da Assembléia propriamente dita* Assessoria- Verifica com o secretário o número de associados presentes e se háquorum para instalação da Assembléia;- Convida os associados para o início da Assembléia Geral;- Anuncia os avisos gerais (horários, refeições, sanitários, água...);- Convida o presidente para tomar assento à mesa.

* Presidente- Toma assento à mesa;- Solicita a presença do secretário para que informe o quorum deinstalação;- Declaram parte integrante ao Livro de presença as listas de presençasassinadas pelos associados e rubricadas pelo presidente (caso tenham sidoutilizadas).

* Secretário- Informa que estavam presentes1ª Convocação — associados;2ª Convocação — associados;3ª Convocação — associados.- Informa que este número dá quorum legal para instalação da AssembléiaGeral em 1ª, 2ª ou 3ª convocação, de acordo como artigo correspondentedo Estatuto Social.

* Presidente- Declara aberta a Assembléia Geral;- Convida para compor a mesa:

• Diretoria Executiva• Coordenador do Conselho Fiscal• Coordenador dos Comitês Educativos• Autoridades — convidam as mais expressivas

Anuncia a presença dos demais:- Saúda e agradece a presença dos associados, autoridades, órgãos deimprensa e outros;- Solicita que todos se posicionem para ouvir/cantar o Hino NacionalBrasileiro.- Convida os assessores que o auxiliarão nos trabalhos;- Solicita ao secretário que faça a leitura do Edital de Convocação.



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* Secretário- Faz a leitura do Edital de Convocação;- Informa que o Edital foi divulgado através dos órgãos de comunicação,citando os jornais, rádios, bem como, as datas e horários de divulgação;- Informa também que o Edital foi afixado em todos os entrepostos, emlocais visíveis e mais comumente freqüentado pelos associados, remetidacircular com aviso da Assembléia aos associados, além de ter sido enviadoàs autoridades presentes e outros.

* Presidente- Relata a realização das pré-assembléias, citando número, locais, númerode associados presentes, objetivos,...- Verifica com o secretário se há presentes outras autoridades paraanunciá-las;- Informa que passa ao item 01 da Ordem do Dia:

• Prestação de contas do exercício anterior compreendendo:a) Relatório da Diretoria ou Conselho de Administraçãob) Balanço Patrimonialc) Demonstrativo da Conta Sobras e Perdasd) Parecer da Auditoria Externae) Parecer do Conselho Fiscal

• Plano de atividades e previsão orçamentária para o próximo exercício- Lê o relatório da Diretoria podendo indicar outra pessoa para auxiliá-lo;- Solicita ao responsável técnico pela contabilidade que proceda àapresentação das peças contábeis.

* Contador- Faz a apresentação do:

• Balanço Patrimonial;• Demonstrativo da Conta Sobras e Perdas;• Notas Explicativas;

Nota: A apresentação deve ser objetiva, sem excesso de detalhamento eclara, inclusive utilizando recursos visuais (retroprojetor, quadros, etc.)para facilitar o entendimento.O Presidente deve administrar o tempo e os pedidos de esclarecimento dosassociados.

* Presidente- Solicita o parecer da auditoria interna ou externa. As cooperativasmaiores, normalmente, contratam os serviços de auditoria externa.

* Auditoria- Faz a leitura do parecer, dando esclarecimentos e respondendo aindagações feitas pelos associados.

* Presidente- Solicita ao Conselho Fiscal que proceda a leitura do seu parecer. (verAnexo)* Secretário do Conselho Fiscal- Lê o parecer do Conselho Fiscal, que deve ser sucinto e ao mesmo tempoexpressar a situação real da cooperativa, evitando chavões normalmenteutilizados;- Apresenta resumidamente o trabalho desenvolvido pelo Conselho Fiscaldurante o exercício (número de reuniões, dias de trabalho, número médio



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de visitas aos entrepostos, participação em reuniões da diretoria e ComitêsEducativos, fatos relevantes constatados).* Presidente- Solicita à Assembléia Geral a indicação de um associado para assumir afunção de presidente “ad hoc” para conduzir a discussão e votação do itemrelativo à prestação de contas da diretoria e coloca o(s) nome(s)sugerido(s) à apreciação e votação da Assembléia Geral;- Esclarece que a diretoria não pode votar a matéria, mas participa dosdebates, quando os esclarecimentos se fizerem necessários.

* Presidente “ad hoc”- Assume a presidência, agradecendo à plenária pela indicação de seunome;- Convida uma pessoa para secretariar os trabalhos (secretário “ad hoc”);- Abre a plenária à discussão da prestação de contas da diretoria;- Pede que o contador, o auditor e o próprio presidente fiquem à disposiçãopara esclarecimentos que forem solicitados pelos associados;- Coloca em discussão a prestação de contas da diretoria solicitando que asperguntas sejam objetivas e de interesse dos associados presentes;- Após os debates, coloca a matéria em regime de votação, esclarecendoinicialmente que só os associados podem votar e que seja utilizada a senhapara expressar o seu voto. O Conselho Fiscal e de Administração não podemparticipar da votação;- Declara que toda Prestação de Contas do exercício anterior, item 01 daOrdem do Dia, está em votação e os associados que estiverem a favor quelevantem a senha. Em seguida, pede que os contrários também levantem asenha a fim de verificar se a maioria aprova a prestação de contas.Nota: Caso não haja aprovação, há necessidade de verificar a causa e aAssembléia Geral deverá definir as providências a serem tomadas emrelação ao item, poderá, neste caso, nomear uma comissão para análise doassunto e apresentação das conclusões, em próxima Assembléia. Pode,também, a Assembléia ficar em aberto para, dentro de um prazo de algunsdias, debater e concluir o assunto.- Agradece à plenária pela participação;- Devolve a direção dos trabalhos ao Presidente da Cooperativa.

* Presidente- Declara que reassume a direção dos trabalhos, e agradece ao presidente“ad hoc”;— Apresenta a proposta do Plano de Atividades e a Previsão Orçamentáriapara o próximo exercício.O plano deve ser uma resultante das necessidades sentidas pelacooperativa, pelos associados, pelas lideranças internas, e daspossibilidades de realização da cooperativa. Deve ser simples, conciso e dofácil entendimento para todos os associados.- Coloca o plano de atividades e a previsão orçamentária em discussão eposterior votação da Assembléia.Este assunto da Ordem do Dia poderá também ser apreciado e votado deforma global dentro do item 01.

* Presidente- Passa ao item 02 da Ordem do Dia referente à destinação das sobrasapuradas ou rateio das perdas decorrentes da insuficiência das



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contribuições para cobertura das despesas da sociedade, deduzindo-se noprimeiro caso as parcelas para os Fundos Obrigatórios;- Apresenta a proposição da diretoria;- Solicita à Assembléia que apresente proposições;- Colocam em votação as proposições, observando a ordem deapresentação.

Observações:1) No caso de haver sobras, as mesmas podem ser devolvidas aosassociados, capitalizados ou sofrer um procedimento misto (devolução ecapitalização) em percentuais a serem definidos pela assembléia.2) No caso de haver perdas, as mesmas poderão ser cobertas pelo Fundade Reservas. Se este fundo for insuficiente, deverá o saldo ser rateadoentre os associados, de acordo com o seu movimento junto à cooperativa.Poderá também, em certos casos, serem definidos outros procedimentoscomo o de ratear parte das perdas entre todos os associados (custos fixos)e no restante observar a proporcionalidade do movimento do associado.Outras decisões possíveis de serem adotadas:a) Deixar as perdas em suspenso para próximos exercícios, o que poderáagravar a situação da cooperativa, principalmente se as mesmas foremelevadas;b) Vender parte do patrimônio, exigindo com isto, que seja feita umaAssembléia Extraordinária para este fim e dentro de um prazo exíguo, paranão afetar a estabilidade da cooperativa.

* Presidente- Passa ao item 03 da Ordem do Dia:

* Eleição do Conselho de Administração/Diretoria e do Conselho Fiscal.- Informa o registro de chapa(s) inscrito(s) e concorrente aos cargos deConselheiros de Administração/Diretoria e Conselheiros Fiscais.Este procedimento é possível quando a cooperativa tem um regimentointerno, aprovado em Assembléia, ou Estatuto que trata do assunto. Emcaso contrário, as chapas poderão ser formadas na hora, o que poderádificultar o andamento dos trabalhos.A chapa poderá ser composta por associados de diferentes partes da áreade ação, o que favorece a integração do Quadro Social.Recomenda-se para as cooperativas que possuem seu quadro socialorganizado, que o mesmo seja mobilizado para a escolha dos candidatos.A cooperativa deve anualmente proporcionar um curso para os candidatos aConselheiro Fiscal e Administração, a fim de conscientizá-los e capacita-lospara a função.- Apresenta os candidatos que compõem a(s) chapa(s).- Declara que os componentes da(s) chapa(s) apresentam (ou não)condições legais.- O Presidente submete à Assembléia a forma de votação (por aclamaçãoou voto secreto) caso não haja definição em regimento ou estatuto dacooperativa.Nota: A equipe de apoio deve estar preparada para atender aos requisitosnecessários para o procedimento da eleição: cédula, urna, senha, etc.- Informa da necessidade de formação de uma mesa receptora e apuradorade votos, (caso a votação seja secreta) e pede à assembléia a indicação deassociados não candidatos para conduzir os trabalhos. A mesa receptoradeverá ser constituída por um presidente e dois mesários, fiscais indicados



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pelas chapas concorrentes e auxiliares para condução da eleição e apuraçãodos votos.A Assembléia fica suspensa pelo tempo necessário para eleição e apuraçãodos resultados.- Anuncia o resultado à Assembléia e dá posse aos eleitos, agradecendo aosque saem e desejando sucesso aos que entram.- Passa a direção dos trabalhos ao novo Presidente para dar continuidade àAssembléia.O Presidente eleito poderá solicitar ao ex-presidente para dar continuidadeao desenvolvimento da Assembléia.

* Presidente- Anuncia o 4º item da Ordem do Dia, ou seja, a fixação dos honorários pró-labores para os Conselheiros que exercem funções executivas e Cédula dePresença para os demais Conselheiros do Conselho de Administração eFiscal.- Esclarece o assunto.- Passa os trabalhos ao Presidente e Secretário “ad hoc” (anteriormenteescolhidos) e informa aos membros do Conselho de Administração e Fiscalque não podem votar a matéria (Art. 44, Lei 5764).

* Presidente “ad hoc”- Assume a direção da Assembléia e apresenta uma proposta, previamenteelaborada, que leva em conta a política salarial em vigor no País;- Acata as sugestões e submete as propostas à votação;- Anuncia o resultado e devolve a direção dos trabalhos ao Presidente,agradecendo à plenária pela participação.

* Presidente- Passa para os demais itens da Ordem do Dia, apresentando, discutindo ecolocando-os em votação;- Em Assuntos Gerais, deixa a palavra livre;- Solicita ao Secretário para ler a Ata que é colocada para apreciação evotação dos presentes.Caso não tenha sido possível elaborá-la durante a Assembléia, o Presidentepede a indicação de uma comissão de no mínimo 08 (oito) associados paraassinar a ata, e define data, local e horário para tal. Informa ainda, que aata pode ser assinada por quantos associados quiserem.- Mensagem final com agradecimentos e saudações.- Declara encerrada a Assembléia Geral Ordinária.

5. ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIAO roteiro da Assembléia Geral Extraordinária é semelhante ao daAssembléia Geral Ordinária, diferenciando-se somente os assuntosespecíficos da Ordem do Dia de cada uma delas, de acordo com a Lei 5764,artigo 46, do Estatuto Social da Cooperativa e descritivo inicial do presentetrabalho.

6. ASSEMBLÉIA DE CONSTITUIÇÃO DE COOPERATIVAPassos a serem observados na Assembléia de Constituição de Cooperativa:- O coordenador da comissão de organização da cooperativa faz a aberturada Assembléia, saúda os presentes e solicita que escolham o Presidente dostrabalhos; O Presidente agradece pela indicação e escolhe um Secretário;- 0 Secretário faz a leitura da proposta do Estatuto Social da Cooperativa;



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- Os presentes discutem e propõem sugestões de emendas ao Estatuto;- As emendas colocadas em votação e aprovadas, são incluídas na propostado Estatuto;- Votação do Estatuto pela Assembléia;- Eleição dos Cargos da Diretoria ou Conselho de Administração o ConselhoFiscal da Cooperativa, através do voto secreto. Não poderá ser eleita pessoaque esteja:

• Impedida por lei;• Condenada à pena que impeça, ainda que temporariamente, acesso a

cargos públicos;• Impedida por crime falimentar, de prevaricação, peito ou suborno,

concussão, peculato ou contra a economia popular, a fé pública oupropriedade.

Nota: Não podem fazer parte da Diretoria, Conselho de Administração eConselho Fiscal, parentes entre si até segundo grau em linha reta oucolateral.- A seguir, o Presidente dos trabalhos convida o Presidente eleito dirigir ostrabalhos;- O Presidente eleito convida os demais membros da Administração oConselho Fiscal a assumirem seus assentos à mesa e declara constituída aCooperativa, agradecendo pela escolha e conclamando a todos para a maiorunião e esforço conjunto:- O Secretário faz a leitura da Ata da Assembléia, que deverá ser assinadapor todos os associados fundadores da cooperativa;

7. ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA E EXTRAORDINÁRIA DECOOPERATIVAO roteiro da Assembléia Geral Ordinária e Extraordinária é semelhante aoda Assembléia Geral Ordinária.

8. ASSEMBLÉIA GERAL DE RE-RATIFICAÇÃOO roteiro é semelhante ao roteiro da Assembléia Geral Ordinária.

9. PROVIDÊNCIAS A SEREM TOMADAS APÓS A REALIZAÇÃO DE UMAASSEMBLÉIALogo após a realização da Assembléia, além das atividades normais definalização, é importante:- Fazer a avaliação, observando o percentual de associados quecompareceram, sua participação ativa, a data, local e tempo de duração doevento, condução dos trabalhos, atuação da equipe de apoio, etc. Estaavaliação deverá ser feita pelo Conselho de Administração, Fiscal e pelaliderança da cooperativa (Comitês Educativos, Comissões, etc.);- Analisar as conclusões, tomar as providências necessárias e encaminhá-las a quem de direito;- Observar as exigências das Organizações Estaduais de Cooperativas comrelação ao envio de documentação originada em Assembléias;- Observar as exigências das Juntas Comerciais de cada Estado, as quaisdeverão prestar as informações referentes ao arquivamento dedocumentos. De acordo com o Departamento Nacional de Registro doComércio, em seu Ofício DNRC/GDG/DJ nr. 435, de 15.05.86, oarquivamento de documentos na Junta Comercial é obrigatório no caso deatos constitutivos, alterações de estatuto e dissolução de cooperativas.



19

Admite ainda, o DNRC, o arquivamento de outros documentos desociedades já registradas, que tenham interesse em arquivá-los.

10. PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO NA JUNTA COMERCIALApós a Assembléia Geral de Constituição, Ordinária e/ou

Extraordinária e re-ratificação, é necessário fazer o arquivamento doprocesso da Cooperativa na Junta Comercial do Estado.

A Cooperativa deve apresentar à Junta Comercial os seguintesdocumentos:

CONSTITUIÇÃO1) Três vias da Ata da Assembléia Geral e do Estatuto Social daCooperativa – Uma via, pelo menos, deve ser original. As demaispodem ser autenticadas.

Obs.: A Ata e Estatuto Social (constituição) - devem ser rubricados(todas as páginas) e assinados no final (assinatura identificada ereconhecidas em cartório) por todos os eleitos e associadosfundadores e por um advogado (nome legível e nº da OAB/UE). Nocaso de alteração, apenas o Presidente e/ou secretário.

FORMULÁRIOS NECESSÁRIOSDisponibilizados no site: www.jucetins.to.gov.br

a) Requerimento à Junta Comercial - Formulário único sob a formade capa;

b) Ficha Cadastral da Cooperativa e dos eleitos - FCN 1 e 2;

c) Recolhimento de taxa pelo serviço prestado pela Junta Comercial– arquivamento e busca - formulário próprio, em quatro vias.Formulário à venda em papelarias ou retirar na home page;

d) Comprovante de pagamento do DARF Simples (cód 6621),formulário à venda em papelarias;

e) Anexar ao processo cópia autenticada dos documentos pessoaisde todos os eleitos (Diretores, Conselheiros Administrativos eFiscais Efetivos e Suplentes), CPF, RG e comprovante deendereço;

Obs.: Recomendamos verificar na ocasião do arquivamento, asinformações completas na Junta Comercial;

ERROS MAIS COMUMENTES APRESENTADOS NO PROCESSO PARAARQUIVAMENTO NA JUNTA COMERCIAL

1) Número dos documentos pessoais não conferem com os constantesna ata e lista nominativa;

2) Falta do órgão emissor, no caso de carteira de identidade;3) Nome grafado diferente dos documentos pessoais, da ata e lista

nominativa;4) Nome de casado diferente do nome de solteiro (divergência de

documentos);5) Endereço da sede não confere da ata com o estatuto;6) Falta do CEP;


http://www.jucetins.to.gov.br


20

7) Cargos constantes no estatuto não conferem com os aprovados naata, bem como o mandato;

8) Forma de integralização do capital social difere do aprovado noestatuto com a ata;

9) Valor do capital social subscrito e integralizado diferente no estatuo eata;

10) Falta de rubrica e assinatura em todas as folhas do estatuto eata de constituição;

11)Idade do associado no dia da Assembléia Geral;

12) Analfabetos e de menor idade, só podem participar comprocuração específica feita em cartório.

13) Falta do tipo de regime de união do associado casado(comunhão universal, parcial ou separação de bens).

14) Preenchimento da FCN1 – Atividade econômica de acordo como estatuto e CNAE.

15) Falta de reconhecimento de assinatura de todos os associadose eleitos, no caso de constituição;

16) Identificação do nome e nº OAB do advogado.17) Falta da relação de quem assinou ao final da ata, declaração

de que a mesma é copia fiel e a paginação no livro.

11. PROCEDIMENTOS PARA REGISTRO NO SINDICATO EORGANIZAÇÃO DAS COOPERATIVAS BRASILEIRAS NO ESTADO DOTOCANTINS -OCB/TO

De posse do CNPJ, ou das alterações de cargos e mudança estatutáriaencaminhar para a OCB/TO os seguintes documentos para registro e/oualteração de dados:

- Oficio encaminhado ao Presidente – solicitando o registro;- Cópia do CNPJ, ata, estatuto e certidão simplificada de arquivamento

da Junta Comercial;- Pagamento da taxa de registro – o equivalente a 10% do salário

mínimo vigente;- No caso de atualização de dados, só encaminhar cópia da ata e/ou

estatuto e certidão simplificada da Junta Comercial.



21

ANEXO 01 – MODELOS DE EDITAIS DE CONVOCAÇÃO

A - MODELO DE EDITAL DE CONVOCAÇÃO DE ASSEMBLÉIA GERALORDINÁRIA

COOPERATIVA ....(1)... CNPJ ......(2)..... NIRE ....(2).....SEDE: RUA ...(3)... Nº ......(3).... CIDADE .....(4)......ESTADO ....(4).....

EDITAL DE CONVOCAÇÃOASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA

O Presidente da COOPERATIVA ....(1).... usando das atribuições que lheconfere o estatuto social e de conformidade com o Conselho de Administraçãoem reunião do dia ....(5)..... de ..(5)... de ....(5).... convoca os Associados para aAssembléia Geral Ordinária, a ser realizada no dia ....(5)..... de ..(5)... de....(5).... nesta cidade de ....(4)..... Estado .....(4)..... tendo como local ....(6)....sito à Rua ....(3)..... nº ...(3).... às ....(7).... horas em primeira convocação com apresença de 2/3 (dois terços) do número de associados; em segundaconvocação, às ......(7)...... horas, com a presença de metade mais um dosassociados, ou ainda, em terceira e última convocação, às ......(7)..... horas,com a presença de, no mínimo, 10 (dez) associados, para deliberarem sobre aseguinte ordem do dia:

1. Prestação de contas do exercício de .......2. Destino de sobras/ perdas apuradas no exercício.3. Eleição dos membros do Conselho de Administração (se for o caso).4. Eleição dos membros do Conselho Fiscal.



22

5. Fixação de honorários pró-labore dos Administradores executivos e dovalor da cédula de presença dos Conselheiros de Administração eFiscal.

6. Outros Assuntos de interesse social.

NOTA: Para efeito de quorum, declara-se que o número de associados é de.....(8)....(...(8)...) associados.

....(4)...., ....(5)....de ...(5)..... de .....(5).....

....(9).....Presidente

ESPECIFICAR:(1) Nome da Cooperativa.(2) Número da inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica e Número

Inscrição na Junta Comercial.(3) Endereço.(4) Cidade e Estado.(5) Data: dia, mês e ano.(6) Local: sede, salão, etc.(7) Horário.(8) Número de associados da Cooperativa, em numeral, e por extenso.(9) Assinatura do presidente.

B - MODELO DE EDITAL DE CONVOCAÇÃO DE ASSEMBLÉIA GERALEXTRAORDINÁRIA

O Presidente da Cooperativa ....(1)... usando das atribuições que lheconfere o estatuto social e de conformidade com decisão do Conselho deAdministração, convoca os Associados para Assembléia GeralExtraordinária, a ser realizada no dia ...(5)..... de ...(5).... de ....(5).... nestacidade de ...(4)... Estado ...(4).... tendo como local ...(6)...., sito à ....(3).... às....(7)..... horas, em primeira convocação com a presença de 2/3 (doisterços) do número de associados, em segunda convocação, às ...(7)....,com a presença de metade mais um dos associados, ou ainda, em terceirae última convocação, às ..(7)... horas, com a presença de no mínimo 10(dez) associados, para deliberarem sobre a seguinte ordem do dia:

1. Reforma do Estatuto Social.2. .....(8)......3. .....(8)......4. Assuntos Gerais.

Nota: Para os efeitos legais e estatutários declara-se que o número deassociados da cooperativa, nesta data, é de .....(9).... (...)

...(4)...., ...(5)... de ...(5)... de ...(5)...

Assinatura ..... (10)



23

Presidente

ESPECIFICAR:(1) Nome da Cooperativa.(2) Número da inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica e

Número Inscrição na Junta Comercial.(3) Endereço.(4) Nome da localidade e Estado.(5) Data: dia, mês e ano.(6) Local: sede, salão, etc.(7) Horário.(8) Outros assuntos para a Ordem do Dia da AGE.(9) Número de associados da Cooperativa em numeral e por extenso.(10) Assinatura do Presidente

OUTROS ASSUNTOS ESPECÍFICOS DE ASSEMBLÉIAS GERAISEXTRAORDINÁRIAS SEGUEM O MESMO ROTEIRO DESTE EDITAL DECONVOCAÇÃO, ALTERANDO-SE APENAS A ORDEM DO DIA.

ANEXO 02

MODELO DE DELEGAÇÃO

A – DELEGAÇÃO

De acordo com o Art. 42, parágrafos 2º, 3º e 4º da Lei 5764/71, e deacordo com o artigo XX do estatuto social desta sociedade cooperativa, oassociado ________________________, matrícula número____________________ foi escolhido como delegado representando osassociados residentes na (nome, local, cidade ou região, estado________________), com poderes de voz e voto na Assembléia Geral(Ordinária ou Extraordinária) a realizar-se em (data), na cidade de (nomeda cidade), estado _________________.

Cidade, dia, mês e ano

________________________________________

* Evitem ao máximo inserir “Assuntos Gerais” nos editais, e quando for ocaso, apenas discutir e jamais deliberar, pois para serem deliberados osassuntos devem sempre constar detalhadamente no Edital de Convocação,como ordem do dia.



24

(nome do associado, número de matrícula

para o grupo seccional de _____________)

ANEXO 03

MODELO DE RELATÓRIO DE GESTÃO COM SUGESTÕES POR RAMO

RELATÓRIO DE GESTÃO DA COOPERATIVA XXXXXXXXXXXXXXXCONSELHO DE ADMINISTRAÇAO – EXERCÍCIO XXXX

1. APRESENTAÇÃO:

Ø Relatório/mensagem do Presidente: Retratar a gestão administrativa

e operacional do exercício findo (descrevendo todas as atividades

desenvolvidas pela cooperativa no exercício findo; investimentos

realizados; capacitações e treinamentos desenvolvidos com o quadro

social e de colaboradores (destinação do FATES); projetos realizados;

gráficos que retratem a evolução operacional e outras informações

relevantes relacionadas ao ramo de atuação da cooperativa);



25

Ø Relatório dos diretores em suas diversas áreas de atuação quando

houver (exemplo: financeiro, comercial, marketing, produção e

outros);

2. PARECER DO CONSELHO FISCAL

Ø Transcrição do Parecer do conselho fiscal na qual houve a

recomendação à Assembléia Geral Ordinária ou Assembléia Geral

Extraordinária da aprovação ou rejeição referente ao exercício social

findo.

3. PARECER DE AUDITORIA INTERNA OU AUDITORIA EXTERNA(quando houver)

Ø Transcrição do relatório/parecer da auditoria externa.

4. DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS

Ø Apresentação do Balanço Patrimonial, Demonstrativos de Sobras ou

Perdas, Demonstração das Origens e Aplicação dos Recursos,

Demonstração das mutações do Patrimônio Líquido e notas

explicativas;

Ø Apresentação e esclarecimentos das Notas Explicativas dos

documentos contábeis acima citados;

Ø De acordo com as normas NBCT 10.21 e 10.8 e das normas da ANS,

quando operadora de planos de saúde ou do BACEN, quando

cooperativas de crédito;

Ø Indicadores e gráficos (liquidez corrente, liquidez seca, liquidez

geral, endividamento, rentabilidade);

Ø Impostos e contribuições federais (referente a questões

trabalhistas), estaduais e municipais.

5. SITUAÇÃO ORGANIZACIONAL

Ø O organograma abaixo retrata a situação atual da Cooperativa.Exemplo:



26

CONSELHOFISCAL

FATURAMENTO CONTABILIDADE

DIRETORFINANCEIRO DIRETORCOMERCIAL DIRETORADMINISTRATIVO SECRETÁRIO

PRESIDENTE FATURAMENTO CONTABILIDADE

ASSEMBLÉIAGERAL

Ø O quadro abaixo mostra a evolução do quadro social da cooperativa.Exemplo:

ANO 2005 2006 2007

Total de Associados( Homens e Mulheres)

H M H M H M

Associados que ingressaram( Homens e Mulheres)

Associados desligados( Homens e Mulheres)

Crescimento anual (%)Geração de empregos

diretosGeração de empregos

indiretosIngressos Totais

6. METAS/PLANO DE AÇÃO PARA O EXERCÍCIO SEGUINTE

Ø Descrever o plano de atividades da cooperativa, elaborado pelo

Conselho de Administração respaldado pelo Conselho Fiscal (projetos

a serem desenvolvidos; ampliação da infra-estrutura; capacitações e

treinamentos com associados e colaboradores; implementação de

tecnologias e outros).

7. PROJETOS E INVESTIMENTOS EM RESPONSABILIDADE SÓCIO-AMBIENTAL



27

Ø Descrever os projetos e investimentos da cooperativa, em

responsabilidade sócio-ambiental apresentando indicadores quando

houver.

ANEXOS POR RAMO:

INFORMAÇÕES RELEVANTES POR RAMO A SEREM INSERIDAS NORELATÓRIO:

1- RAMO AGROPECUÁRIO:

1.1-Comercialização da produção – Período: 2005-2007

PRODUTO/SUB-PRODUTO

VALOR UNITÁRIO

(Kg;Lts;Sc;Un;Cx;)

QUANTIDADE/ANO (Kg;Lts;Sc;Un;Cx;)

2005 2006 2007



28

TOTAL GERAL

1.2-Destino final do produto - Período: 2005/2007

PRODUTO/

SUB-PRODUTO

MERCADO

CONSUMIDOR

(CIDADE/UE/PAÍS)

QUANTIDADE/ANO(Kg;Lts;Sc;Un;Cx;)

2005 2006 2007

TOTAL GERAL

1.3- Recepção da produção do associado– Período: 2005-2007

PRODUTO/SUB-PRODUTO


VALOR MÉDIO REPASSADOAO ASSOCIADO POR ANO

(R$)

2005 2006 2007 2005 2006 2007

1.4- Recepção da produção do não associado– Período: 2005-2007

PRODUTO/SUB-PRODUTO

VALOR MÉDIO

REPASSADO A

TERCEIROS

QUANTIDADE/ANO (Kg;Lts;Sc;Un;Cx;)

2005 2006 2007

TOTAL GERAL

1.5- Aquisição de Insumos e implementos agrícolas – Período: 2005-2007

PRODUTO/SUB-PRODUTO/TIPO


VALOR MÉDIO ANUAL

2005 2006 2007 2005 2006 2007

TOTAL GERAL



29

1.6- Assistência técnica ao associado– Período: 2005-2007

TIPO DEASSISTÊNCIA TÉCNICA

QUANTIDADE DE

ASSOCIADOS

ATENDIDOS

FREQÜENCIA MÉDIA/ANO

2005 2006 2007

TOTAL GERAL

1.7- Capacidade instalada– Período: 2005-2007

PRODUTOS

POTENCIAL DEPRODUÇÃO TOTALPOR PRODUTO(capacidade debeneficiamento)

VOLUME TOTAL BENEFICIADO PORPRODUTO/ANO

2005 2006 2007

1.8- Capacidade armazenada – Período: 2005-2007

PRODUTOS

CAPACIDADE DEARMAZENAMENTOTOTAL POR PRODUTO

VOLUME ARMAZENADO/ANO

2005 2006 2007

1.9- Índice de satisfação - período: 2005-2007

NÍVEL DE SATISFAÇÃO PERCENTUAL MÉDIO DE SATISFAÇÃO/ANO

2005 2006 2007Cliente

Associado

TOTAL GERAL2- RAMO CRÉDITO:

2.1- Volume de depósitos realizados – Período: 2005-2007

PRODUTOS

TOTAL DE DEPÓSITOS/ANO

2005 2006 2007

Depósitos a vista (R$)Depósitos a prazo (R$)

TOTAL GERAL



30

2.2- Volume de empréstimos realizados – Período: 2005-2007

PRODUTOS

TOTAL DE EMPRÉSTIMOS/ANO

2005 2006 2007

Empréstimos (R$)

TOTAL GERAL

2.3- Volume de captação de recursos realizados – Período: 2005/2007

PRODUTOS

TOTAL DE EMPRÉSTIMOS/ANO

2005 2006 2007

Poupança (R$)Outros (R$)

TOTAL GERAL

2.4- Benefício gerado pelo crédito concedido (rural ou urbano) –Período: 2005-2007

PRODUTOS(MODALIDADE)

VALOR LIBERADO(R$)

BENEFÍCIO GERADO (R$) Nº. DE CONTRATOS

2005 2006 2007 2005 2006 2007 2005 2006 2007

TOTAL

2.5- Índice de satisfação - período: 2005-2007


2005 2006 2007

ClienteAssociado

TOTAL GERAL

3- RAMO SAÚDE:

3.1- Número de clientes – Período: 2005-2007

CLIENTES (MODALIDADE):

Ex: tipos de planos desaúde, odontológicos eoutros.

TOTAL DE CLIENTES/ANO

2005 2006 2007



31

TOTAL GERAL

3.2- Valor médio anual da consulta – Período: 2005-2007

CONSULTA (MODALIDADE) VALOR MÉDIO CONSULTA/ANO

2005 2006 2007

TOTAL GERAL

3.3- Valor da remuneração média anual por associado –Período: 2005-2007

ASSOCIADO(ESPECIALIDADE)

VALOR MÉDIO REMUNERAÇÃO/ANO

2005 2006 2007

TOTAL GERAL

3.4 - Índice de satisfação - período: 2005-2007


2005 2006 2007Cliente

Associado

TOTAL GERAL

4- RAMO TRANSPORTE:

4.1- Volume de Serviços prestados – Período: 2005-2007

SERVIÇOS PRESTADOS(MODALIDADE DE SERVIÇO)

TOTAL DE SERVIÇOS PRESTADOS (VOLUME) PORMODALIDADE/ANO



32

Ex:transporte de passageiros(turismo e escolar) e cargas

2004 2005 2006

TOTAL GERAL

4.2- Número de contratos firmados – Período: 2005-2007

CONTRATOS FIRMADOS(MODALIDADE DE SERVIÇO)Ex:transporte de passageiros(turismo e escolar) e cargas

TOTAL DE CONTRATOS FIRMADOS PORMODALIDADE/ANO

2005 2006 2007

TOTAL GERAL

4.3- Valor da remuneração média anual do associado –Período: 2005-2007

REMUNERAÇÃO DOASSOCIADO


2005 2006 2007

TOTAL GERAL

4.4- Valor da remuneração média anual do defensor –Período: 2005-2007

REMUNERAÇÃO DODEFENSOR


2005 2006 2007

TOTAL GERAL

4.5- Benefícios gerados no provimento de produtos e serviços deinteresse dos associados – Período: 2005-2007



33

BENEFÍCIOS GERADOS(PRODUTOS E/OUSERVIÇOS)

Ex:convênios com postosde combustíveis;manutenção de veículos eoutros

DIFERENCIAL NO PERCENTUAL MÉDIO DO BENEFÍCIOCONSEGUIDO EM RELAÇÃO AO MERCADO/ANO

2005 2006 2007

TOTAL GERAL

4.6 - Índice de satisfação - período: 2005/2007


2005 2006 2007

ClienteAssociado

TOTAL GERAL

5 - RAMO TRABALHO:



34

5.1- Volume de Serviços prestados por modalidade –Período: 2005-2007

SERVIÇOS PRESTADOS(MODALIDADE DE SERVIÇO)Ex:contratos fixos, serviçosesporádicos.

TOTAL DE SERVIÇOS PRESTADOS POR MODALIDADE/ANO

2005 2006 2007

TOTAL GERAL

5.2- Valor da remuneração média anual do associado –Período: 2005/2007

REMUNERAÇÃO DOASSOCIADO (Porfunção/área)


2005 2006 2007

TOTAL GERAL

5.3 - Índice de Associados com produção em relação ao quadro total deassociados - período: 2005/2007

SITUAÇÃO DO ASSOCIADO QUANTIDADE DE ASSOCIADOS

2005 2006 2007a) Ativo com produção mensalb) Ativo com produção esporádicac) Inativod) Total de AssociadosÍndice (=a/d x 100)


NÍVEL DE SATISFAÇÃO

PERCENTUAL MÉDIO DE SATISFAÇÃO/ANO

2005 2006 2007

ClienteAssociado

TOTAL GERAL



35

6 - RAMO PRODUÇÃO:

6.1- Quantidade de Produtos Produzidos e/ou Serviços Prestados e valorcomercializado por produto – Período: 2005-2007

PRODUTOSPRODUZIDOS

VALOR DEVENDA DOPRODUTO(R$)

QUANTIDADE/VALOR/ANO (pçs,unid,etc.)

2005 2006 2007

TOTAL GERAL

6.2- Valor da remuneração média anual do associado – Período: 2005-2007

REMUNERAÇÃO DOASSOCIADO

(Por função/área)


2005 2006 2007

TOTAL GERAL

6.3 - Índice de Associados com produção em relação ao quadro totalde associados - período: 2005-2007

SITUAÇÃO DO ASSOCIADO

QUANTIDADE DE ASSOCIADOS

2005 2006 2007

a) Ativo com produçãomensalb) Ativo com produçãoesporádicac) Inativod) Total de AssociadosÍndice (=a/d x 100)



2005 2006 2007

ClienteAssociado

TOTAL GERAL



36

7 - RAMO CONSUMO:

7.1- Quantidade de Convênios/Serviços Prestados aos associados –Período: 2005-2007

CONVÊNIOS/SERVIÇOSPRESTADOS AOSASSOCIADOS

QUANTIDADE/ANO (unid.)

2005 2006 2007

TOTAL GERAL

7.2- Diferencial no valor do serviço prestado pela Cooperativa emrelação ao mercado – Período: 2005-2007

SERVIÇOS PRESTADOSAOS ASSOCIADOS

(ex.: planos de saúde,celular,etc)

VALORES MÉDIOS/ANO (R$)

2005 2006 2007

Valormédiocoop.

Valormédio

mercado

Valormédiocoop.

Valormédio

mercado

Valormédiocoop.

Valormédiomercad

o

TOTAL GERAL

7.3 - Índice de satisfação - período: 2005/2007


2005 2006 2007

Associado

TOTAL GERAL



37

8 - RAMO EDUCACIONAL:

8.1- Quantidade de Alunos Matriculados e o valor médio da mensalidade– Período: 2005-2007

MODALIDADESDE ENSINO

QUANTIDADE DE ALUNOS /ANO

VALOR MÉDIO DAMENSALIDADE/CURSO(R$)

2005 2006 2007 2005 2006 2007

Educação InfantilEnsino

FundamentalEnsino Médio

Ensino TécnicoEnsino Pós-

técnicoCursos

Livres/ExtensãoOutros

TOTAL GERAL

8.2- Valor da remuneração média anual do associado (Educacionais deProfessores) – Período: 2005-2007

REMUNERAÇÃO DOASSOCIADO (Porfunção/área)


2005 2006 2007

TOTAL GERAL

8.3- Valor da remuneração média anual do professor (Educacionais dePais de Alunos) – Período: 2005-2007

REMUNERAÇÃO DOPROFESSOR (Porfunção/área)


2005 2006 2007

TOTAL GERAL



38

8.4 - Índice de Associados Ativos em relação ao quadro total deassociados - período: 2005-2007

SITUAÇÃO DO ASSOCIADO Quantidade de Associados

2005 2006 2007

a) Ativob) Inativoc) Total de Associados

Índice (=a/d x 100)


NÍVEL DE SATISFAÇÃO

PERCENTUAL MÉDIO DE SATISFAÇÃO/ANO

2005 2006 2007

ClienteAssociado

TOTAL GERAL



39

9 - RAMO HABITACIONAL:

9.1- Número de empreendimentos habitacionais construídos e/ou emconstrução e o valor médio de cada unidade –Período: 2005-2007

MODALIDADES DE

EMPREENDIMENTOS

(casa, apartamento,outros)

VALOR MÉDIO DAUNIDADE(R$)

QUANTIDADE DEEMPREENDIMENTOS/ANO

2005 2006 2007

TOTAL GERAL

9.2- Número de empreendimentos habitacionais construídos/entreguese número de associados contemplados por empreendimento - Período:2005-2007

MODALIDADES DE

EMPREENDIMENTO

QUANTIDADE DEEMPREENDIMENTOS/ANO

NÚMERO DE ASSOCIADOSCONTEMPLADOS

2005 2006 2007 2005 2006 2007

TOTAL GERAL



2005 2006 2007

Associado

TOTAL GERAL



40

ANEXO 04 - MODELOS DE ATAS DE ASSEMBLÉIAS

A - ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA (AGO)

Ata da Assembléia Geral Ordinária da Cooperativa__________________, realizada a ______de

________________de 2xxx, CNPJ/NIRE nº ___________.

Aos ________ dias do mês de _________________ do ano de

____________, nesta cidade de _______________________, Estado do

Tocantins, às _______ horas, em ____________ convocação, na Rua

__________________, nr. _______,CEP............, realizou-se a Assembléia

Geral Ordinária dos associados da Cooperativa _________________ e que

contou com a presença de __________associados, conforme assinaturas

lançadas no Livro de Presenças. Havendo quorum legal, o senhor Presidente

______(nome) ____abriu a sessão e convidou os membros do Conselho de

Administração/Diretoria e Fiscal para tomarem assento à Mesa e a mim

__________(nome) _______ para secretariar os trabalhos. Composta a

mesa pediu a mim, secretário, que procedesse à leitura do Edital de

Convocação que foi amplamente divulgado através de circulares a todos os

associados, afixado em lugar próprio na sede da Cooperativa e publicado no

jornal _____(nome do jornal)_______, edição do dia _______de

_______________de 2xxx o qual passamos a transcrever:

“______(transcrever Edital de Convocação)_____”. Terminada a leitura do

edital o senhor Presidente colocou em pauta o primeiro item da Ordem do

Dia: prestação de contas do órgão de Administração referente ao exercício

de 2002, solicitando a mim, secretário, que lesse o relatório da Gestão,

Balanço, Demonstrativo de Resultados; e Parecer do Conselho Fiscal, tendo

o Presidente comentado alguns tópicos e esclarecido algumas dúvidas

levantadas pelos associados. Em seguida, o Presidente solicitou ao plenário

que indicasse, na forma da lei, um associado para presidir a mesa durante a

discussão e votação das Contas apresentadas pela Administração, tendo



41

sido aclamado para assumir a direção dos trabalhos o

associado_______(nome)___, o qual convidou para exercer o cargo de

secretário “ad-hoc” o associado ______(nome)______. O Presidente e os

demais ocupantes de cargos sociais deixaram a Mesa, permanecendo no

recinto para os esclarecimentos necessários, assumindo a direção o senhor

___________________, que agradeceu a escolha e deu continuidade aos

trabalhos, deixando a palavra livre e solicitando que o plenário apresentasse

suas dúvidas no que diz respeito à prestação de contas do Conselho de

Administração/Diretoria referente ao exercício de 2xxx(ano anterior). A

seguir o Presidente reassumiu a direção e dando continuidade aos trabalhos

colocou em discussão o segundo item da Ordem do Dia: destinação das

sobras apuradas ou rateio das perdas do exercício de 2xxx. O Presidente

observou que durante a aprovação das contas da Administração foi

registrada uma sobra ou perda de R$ _______________e que compete ao

plenário dar-lhe uma destinação (ou rateio); desta forma o plenário

aprovou por unanimidade _______(descrever)________. Passando aos

terceiros e quarto itens do edital: eleição dos membros do Conselho de

Administração (ou Diretoria) e Fiscal o Presidente esclareceu que foi (ou

foram) apresentada (s) uma (ou) chapa (s), fornecendo nome e cargo do

componente de cada chapa. Continuando os trabalhos o Presidente

encaminhou a votação (em caso de uma chapa, por aclamação – em caso

de mais chapas, por votação secreta). Feita a apuração constatou-se que

___________________ (em caso de chapa única que a chapa foi aclamada

por unanimidade; em caso de mais chapas, o número de votos de cada

chapa). Assim, o Presidente declarou eleitos (e empossados) para o

mandato de _____(nº de anos de mandato para o Conselho de

Administração/Diretoria, conforme Estatuto Social; um ano para o Conselho

Fiscal)______. (Relaciona-se o cargo e o nome completo de todos). Nesta

data todos os eleitos declaram sob as penas da lei, de que não estão

impedidos de exercer a administração da sociedade, por lei especial, ou em

virtude de condenação criminal, ou por se encontrarem sob os efeitos dela,

a pena que vede ainda que temporariamente, o acesso a cargos públicos;

ou por crime falimentar, de prevaricação, peita ou suborno, concussão,

peculato, ou contra a economia popular, contra o sistema financeiro

nacional, contra normas de defesa da concorrência, contra as relações de



42

consumo, fé pública, ou a propriedade. (art. 1.011, § 1º, CC/2002) e que

não existe parentesco até segundo grau em linha reta ou colateral entre os

membros da Diretoria Executiva, bem como para o Conselho Fiscal.

Dando continuidade aos trabalhos, o Presidente passou ao quinto item da

Ordem do Dia: fixação de valores do pró-labore dos Administradores

executivos e do valor da cédula de presença dos Conselheiros de

Administração e Fiscais. Esclarecendo o assunto e passando os trabalhos ao

associado escolhido anteriormente para reassumir a direção dos trabalhos e

ao secretário “ad-hoc”, informou aos membros do Conselho de

Administração e Fiscal que eles não podem votar a matéria, de acordo com

o art. 44 da Lei 5764/71. O associado _______________ reassumiu a

direção da assembléia, acatou as sugestões e submeteu as propostas à

votação, tendo sido aprovada por unanimidade a proposta que fixa a partir

de agora os valores em ______________ (pró-labore mensal para cada

membro eleito como executivo- para os outros membros do Conselho de

Administração e Fiscal, informar o valor da cédula de presença por reunião

a que comparecerem). Reassumindo os trabalhos, o Presidente colocou em

pauta o sexto item da Ordem do Dia: plano de trabalho para o ano de 2xxx,

que após ter sido devidamente explicado e visto com detalhes, foi aprovado

por unanimidade pelos presentes. A seguir, o Presidente passou ao último

item do edital que trata de: Assuntos de interesse geral, deixando a palavra

livre, não sendo registrado nenhum pronunciamento e, nada mais havendo

a tratar, o Presidente solicitou ao plenário a indicação de 10 associados

para, em conjunto com o Conselho de Administração/Diretoria e Fiscal,

assinarem a presente Ata; tendo sido escolhidos os associados: (nome

completo dos associados escolhidos para assinarem a Ata)

__________________, _________________, _____________________,

informou, ainda, que a Ata pode ser assinada por quantos associados

presentes o quiserem. Assim o Presidente deu por encerrada a Assembléia,

agradecendo a todos. E para constar, eu _________(nome)____, secretário

dos trabalhos, lavrei a presente Ata que vai assinada por mim, pelos

membros do Conselho de Administração/Diretoria, bem como pelos 10

(dez) associados indicados pelo plenário. (Declaram que esta é copia fiel,

transcrita de livro próprio, de nº ... paginas.. a ...... – esta declaração é

necessária para ata que vai ser arquivada na Junta Comercial)



43

(local, dia, mês e ano)

____________________________________

nome por extenso (legível) e assinatura de todos que assinarem

Obs.: No caso de arquivamento da ata – é necessário apenas a assinatura

com firma reconhecida do Presidente e/ou Secretário da Assembléia.

B - ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA (AGE)

Ata da Assembléia Geral Extraordinária da Cooperativa________________, realizada a ______de ________________de

2xxx, CNPJ/NIRE- nº _________.

Aos ________ dias do mês de _________________ do ano de

____________, nesta cidade de ________________________, Estado do

Tocantins, às _______ horas, em ____________ convocação, na Rua

______________________________________, nº _______, CEP........,

realizou-se a Assembléia Geral Extraordinária dos associados da

Cooperativa _________________ e que contou com a presença de

__________associados, conforme assinaturas lançadas no Livro de

Presenças. Havendo quorum legal, o senhor Presidente ______(nome)

____abriu a sessão e convidou os membros do Conselho de

Administração/Diretoria e Fiscal para tomarem assento à Mesa e a mim

___________(nome) ________para secretariar os trabalhos. Composta a

mesa pediu a mim, secretário, que procedesse à leitura do Edital de

Convocação que foi amplamente divulgado através de circulares a todos os

associados, afixado em lugar próprio na sede da Cooperativa e publicado no

jornal _____(nome do jornal)_______, edição do dia _______de

_______________de 2xxx, o qual passamos a transcrever:

“______(transcrever Edital de Convocação)_____”. Terminada a leitura do

edital o senhor Presidente colocou em pauta o primeiro item da Ordem do

Dia: (*) Reforma do Estatuto, informando que as principais alterações

referem-se a ____________________(principais alterações do objeto da

assembléia)_________. Após a leitura, artigo por artigo, e tendo sido

amplamente debatidas as questões objeto de mudanças, aprovaram-se por

unanimidade as alterações que passam a ter a seguinte redação:



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________________________________________ (transcrever todos os

artigos alterados – onde lia:....., leia-se:................)______. Dando

continuidade o senhor Presidente colocou em apreciação o item segundo do

edital:_____________(item segundo, se houver, e descrever o ocorrido na

assembléia)______________. Na seqüência, o senhor Presidente deixou a

palavra livre. Como não houve manifestação de nenhum associado,

solicitou a indicação de 10 (dez) associados para assinarem a presente ata.

Foram indicados os senhores: ____________________ (nome completo

dos indicados) ________. Informou ainda, o senhor Presidente, que a ata

poderá ser assinada por quantos associados quiserem. Ato contínuo, o

Presidente declarou encerrada a Assembléia e agradeceu a presença de

todos. E, para constar, eu, ______________(nome)________________,

secretário, lavrei a presente ata que vai assinada por mim, pelo Presidente,

bem como pelos dez associados indicados. (nome da cidade, Estado, dia,

mês e ano). (Declaram que esta é copia fiel, transcrita de livro próprio, de

nº ... paginas.. a ...... – esta declaração é necessária para ata que vai ser arquivada

na Junta Comercial).


____________________________________

nome por extenso (legível) e assinatura de todos que assinarem

Obs.: No caso de arquivamento da ata – é necessário apenas a assinatura

com firma reconhecida do Presidente e/ou Secretário da Assembléia.

Nas AGE’s que tratem de Fusão, Incorporação ou Desmembramento;

Mudança do Objeto da Sociedade; ou Dissolução e Liquidação da

Cooperativa e Contas do Liquidante, estas matérias constarão do

edital e a ata deve ser adaptada ao assunto deliberado.



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ANEXO 05

MODELO DE PARECER DO CONSELHO FISCAL

PARECER DO CONSELHO FISCAL

Os abaixo assinados, na condição de membros do Conselho Fiscal da

Cooperativa__________________ e em cumprimento das atribuições legais

e estatutárias, examinamos o Balanço Patrimonial, a Demonstração de

Sobras e Perdas e demais Demonstrativos Contábeis normatizados pela

legislação vigente, e o Relatório da Diretoria relativos ao exercício findo em

31 de dezembro de 2xxx. Baseado nos exames efetuados, e, quando for o

caso, no Parecer de Auditoria Interna/Externa, somos de parecer que as

contas apresentadas merecem a aprovação pelos(as) senhores(as)

associados(as).


____________________________________________

Assinaturas e nomes completos dos Conselheiros



46

ANEXO 06

COOPERATIVAS DE CRÉDITO

A – INFORMAÇÕES ESPECÍFICAS PARA COOPERATIVAS DE CRÉDITO

Ø Nos Editais de Convocação das Assembléias Gerais de Cooperativas de

Crédito deve ser acrescentado o número do NIRE, além do CNPJ/MF.

Ø As Atas a serem enviadas para o BACEN (GTBHO/DEORF), contendo as

deliberações das Assembléias, não necessitam ser assinadas pela

comissão, apenas pelo Diretor Presidente e Diretor Vice-Presidente, ou

pelos outros Diretores, conforme disposto no Estatuto Social da

Cooperativa.

Ø Em relação às assembléias gerais extraordinárias que alterarem

estatutos sociais, deverá ser encaminhado o texto completo do

estatuto, via transmissão por meio da internet, mediante utilização do

aplicativo PSTAW10, documento "ESIF - Estatuto Social",com a

utilização do padrão Rich Text Format - RTF, em arquivo nomeado com

os oito dígitos identificadores da instituição no Sistema de Informações

sobre Entidades de Interesse do Banco Central - UNICAD (código ID-

BACEN), obedecidas às informações técnicas constantes do Anexo I da

Carta-Circular 2.847, de 13 de abril de 1999.

Ø Conforme disposição da Carta Circular BACEN 3.129, foi estabelecido

que as instituições financeiras e demais instituições autorizadas a

funcionar, quando da instrução de processos que envolvam reforma



47

estatutária, que promova a consolidação do estatuto, ou que tratem de

autorização para funcionamento, devem fazer constar do requerimento

a ser encaminhado ao BACEN, declaração nos seguintes termos:

“DECLARAMOS, em atendimento a Carta Circular 3.129 de 1.4.2004,que o estatuto social consolidado na assembléia geral extraordinária,de (citar a data da assembléia), ora submetido à apreciação do BancoCentral do Brasil, confere, em seu inteiro teor, com o documentoencaminhado nos termos do art. 1º da Circular 3.215, de 12 dedezembro de 2003, via internet, conforme protocolo (citar o número doprotocolo obtido no encaminhamento via internet);”

Ø Para efeito de agilização dos processos assembleares no BACEN, as

Cooperativas de Crédito deverão adotar as seguintes medidas

preventivas:

§ Evitar a realização de AGO e AGE numa mesma data ou, se assim

ocorrendo, evitar a simultaneidade das assembléias, sendo, inclusive,

confeccionadas atas distintas.

§ Consultar SERASA, CCF e tomar as providências que se façam

necessárias objetivando que a composição da chapa dos membros a

serem eleitos esteja dentro das exigências legais, ora delineadas nos

atos administrativos exarados pelo CMN e BACEN.

Ø Os associados eleitos para comporem os órgãos estatutários da

Cooperativa deverão ser cadastrados no BACEN, via operação própria

inserida no ‘Sistema de Informações sobre Entidades de Interesse do

Banco Central – UNICAD’.

Ø A Cooperativa deverá arquivar 01 (uma) via do formulário cadastral de

cada eleito, devidamente assinado.

Ø Os membros eleitos nas Assembléias Gerais somente tomarão posse após

a aprovação de seus nomes pelo BACEN.

Posteriormente à aprovação dos nomes dos eleitos pelo BACEN, asCooperativas deverão enviar para o BACEN, inserindo no Sistema deInformações sobre Entidades de Interesse do Banco Central - UNICAD, asinformações relativas às datas de posse, renúncia e desligamento, bem



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como de afastamentos temporários superiores a quinze dias, dos dirigenteseleitos.

REUNIÕES



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Reunião

A reunião é um método de ação social que integra diversas pessoas emtorno de um objetivo, idéia, mensagem ou plano. É uma técnica decomunicação coletiva que, se planejada, pode proporcionar informações,participação e cooperação de um grupo. É um veículo para que as idéiassejam coletadas, estruturadas e realizadas.As reuniões e o trabalho em equipe são cada vez mais usados e precisamser planejados e bem dirigidos. São ferramentas de trabalho quecontribuem na exploração de idéias e proporcionam uma tomada de decisãocompartilhada. No cooperativismo, por ser um sistema democrático eparticipativo, as reuniões costumam ser mais freqüentes e necessitam detécnicas para melhorar o resultado.

1. RECOMENDAÇÕES PARA UMA BOA REUNIÃOTodos nós já participamos de muitas daquelas reuniões prolongadas, semobjetividade e pouco organizadas, que ao final não se chega aos resultadospretendidos. De um modo geral, essas reuniões apresentam algumascaracterísticas em comum:

- Os objetivos e programação nem sempre estão muito claros;- O coordenador da reunião é sempre a autoridade máxima, prevalecendo asua autoridade, porém, nem sempre com uma condução firme;- A metodologia concentra-se no debate em plenário, com poucas variantesmetodológicas, que pudessem dinamizar a reunião;- Algumas pessoas monopolizam constantemente a palavra, enquantooutros não se sentem a vontade e motivados para falar;- Cada um dos participantes tentam impor as suas opiniões e necessidades,parecendo uma disputa de espaço, geralmente ignorando os demais;- Existe a sensação que todos querem falar, mas que poucos procuramouvir e entender os demais;- O registro das idéias, propostas e decisões geralmente são deficientes enem sempre transparentes;- Raramente se chega a uma proposta concreta, que represente a vontadeda maioria, geralmente decidida por simples votação;- Ao final, não se sabe claramente quais foram os resultados.



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O desafio para o facilitador de uma reunião, além de assegurar atranqüilidade do processo, é o de orientar o grupo buscando conclusões,propostas e assegurar os seus devidos encaminhamentos. Além disso, devebuscar intensivamente o comprometimento e a cumplicidade dosparticipantes para com o resultado do processo, principalmente através deuma dinâmica participativa.

O bom desenvolvimento de um evento requer muita habilidade e umapostura do facilitador condizente com um processo participativo. Torna-senecessária também a realização de um bom planejamento, preparação eorganização, de modo que possamos assegurar a melhor estratégiametodológica possível.

Um processo participativo normalmente requer uma preparação bastantecriteriosa, tendo em vista que os objetivos, programação e os conteúdosdevem ser orientados em função das necessidades e interesses comuns dosparticipantes, considerando as suas realidades e o seu contexto.Para um bom planejamento e organização, torna-se necessário que sigamosum roteiro bastante metódico, reduzindo o nível da preparação acreditandoque a experiência e a autoconfiança são suficientes. Estes fatores devemser mobilizados para facilitar a preparação, nunca para substituí-la.

1.1 AÇÕES QUE ANTECEDEM A REUNIÃO1. Discutir com antecedência a agenda da reunião com o grupo ou aomenos no início da reunião, esclarecendo os seus objetivos.2. Seguir a programação, somente acrescentar novos temas à pauta seacordado com o grupo ou acrescentá-los ao final da agenda – lista deespera.3. Acordar com o grupo e fazer cumprir o horário de início e término dasreuniões. Os atrasos são desestimulantes.4. Organizar a reunião em um lugar/ambiente adequado. Evitar mesas comtodos de frente uns para os outros. (Procurar o formato de “meia lua”).5. Preparar metodologicamente a reunião, analisando qual o melhorcaminho, elaborando um roteiro detalhado, com a atribuição deresponsabilidades.6. Expor os temas da reunião, alternando momentos de reflexão individual,de trabalho em grupos, debate em plenária e de avaliação da mesma.7. Estabelecer um rodízio para a preparação e coordenação da reunião,envolvendo mais integrantes do grupo nessa tarefa.8. Evitar que aquele que ocupa o posto de comando no grupo coordene areunião. É mais conveniente, em muitos casos, uma pessoa neutra que nãoirá interferir em demasia nas decisões.

1.2 DURANTE A ORGANIZAÇÃO1. Formular o convite e enviá-lo com antecedência, pedindo a confirmaçãodos participantes.2. Organizar os documentos referentes ao assunto e; e quando possívelenviar por e-mail aos participantes, solicitando confirmação de recebimento.3. Compor todo o material e levá-lo ao local da reunião, com antecedência(evita surpresas e cria um clima de familiaridade).4. Visualizar com antecedência:- Objetivos e estrutura do programa;- Resultados esperados da reunião;



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- Roteiro;- Perguntas orientadoras;- “Os próximos passos”.

1.3 NA REUNIÃO1. Chegar cedo, revisar tudo e reservar tempo para concentrar-se,

repassando todos os passos a serem dados, papéis, cuidados, etc.2. Cumprir os horários, reservando passos de menos importância (boas-

vindas, apresentação dos objetivos e programação, apresentação dosparticipantes, algum vídeo, etc.) para este momento, deixando claroo cumprimento do horário estabelecido. Caso haja autoridades,estudar a possibilidade de apresentá-los mais tarde, após aintrodução.

3. Deixar claro para os participantes:- Quem são os participantes?- O que queremos com esta reunião?- Como e quando vamos trabalhar?- Acordos iniciais.

4. Respeitar as recomendações sobre a conduta da moderação/atitudes– clareza dos papéis de cada um.

5. Registrar todas as idéias, inclusive aquelas com as quais nãoconcordamos. Essa tarefa exige concentração em todo o processo.Boas idéias são geradas e, em muitos casos, simplesmente não sãoregistradas e acabam por se perderem.

6. Agir em função da pauta, procurando fechar os temas, cumprir oshorários e registrando os aspectos que ficaram em aberto.Recomenda-se deixar a pauta sempre visível aos participantes.

7. Reservar algum tempo para os próximos passos: o que, como, queme quando? Para assegurar a continuidade do processo. Deste modo, ogrupo ficará comprometido com o seu andamento e com as próximasetapas.

8. Realizar avaliação da reunião com a plenária e moderação. Reservar10 minutos ao final para colher impressões dos participantes. Poderáser verbal ou visualizada (mais recomendado) através de umflipchart.

9. Utilizar dinâmicas de relaxamento durante as sessões, deixando asreuniões mais descontraídas.

10. Valorizar o que os participantes dizem, estimulando oaprofundamento com novas perguntas.

11. Evitar julgar ou selecionar idéias ou propostas, encorajando todos aparticiparem.

12. Não dar diretamente as respostas e soluções aos problemas quesurgirem, estimulando a reflexão e a procura de alternativas entre osparticipantes.

13. Procurar alternar trabalho em grupo e debates em plenária.14. Encerrar com uma avaliação: O que mais e menos gostei? Como

avaliamos a nossa reunião? O que devemos melhorar numa próximareunião? Etc.

1.4 APÓS A REUNIÃO1. Recolher e guardar todos os materiais, equipamentos e documentos

restantes. Tomar cuidado, especialmente, com o material produzido/



52

registrado pelos grupos. Não é muito raro perder-se arquivos emcomputadores com problemas. Recomenda-se não descartar osregistros originais até se ter uma cópia impressa do arquivo.

2. Preparar e enviar um documento memória da reunião, com osacordos para todos os participantes. É comum não se elaborar adocumentação ou demorar-se muito tempo para enviá-la aosparticipantes ou quando nem sequer são enviados. Estas atitudesinfluenciam na credibilidade/ transparência do processo e na auto-estima / valorização do grupo de participantes. Uma documentaçãodescritiva com todos os resultados e decisões tomadas sãosuficientes, dispensando-se, em geral, documentações muitoelaboradas.

2. A PARTICIPAÇÃO NAS REUNIÕESA participação nas reuniões pode ser melhorada, tomando-se o cuidado emobservar algumas recomendações:

2.1 PLANEJAMENTO DE UMA REUNIÃOPara um bom planejamento e organização de uma reunião, torna-senecessário seguir um roteiro bastante detalhado; não cair na armadilha dereduzir o tempo de preparação; acreditar que a experiência e aautoconfiança são suficientes. Esses fatores devem ser mobilizados parafacilitar a preparação, nunca para substituí-la.Para uma boa preparação de um evento grupal deve-se seguir umaseqüência lógica de etapas, em especial:

a) Onde estamos? – o nosso contexto.b) Onde queremos chegar? – nossos objetivos/ resultados.c) Como chegaremos lá? – a nossa estratégia.

2.1.1 Análise do Contexto – Onde Estamos?Esse passo inicial visa assegurar eficiência e eficácia no evento que sedeseja planejar. Para isto, torna-se necessário avaliar o seu processohistórico, construindo uma visão global do mesmo, procurando avançar enão repetir análises e decisões já tomadas anteriormente. Deve-se buscarreunir todas as informações e documentos existentes em relação à temáticada reunião a ser organizada.

Elementos para uma análise de contexto:a) O que já foi realizado no contexto deste evento? (não reinventar a

roda a cada vez!)b) Quais foram os resultados obtidos até agora?c) Que definições já dispomos? (conceitos, decisões, propostas, etc.)d) Quais foram os êxitos e deficiências nos outros eventos?e) Como foi a avaliação do último evento?f) O que devemos explorar melhor?

Esse é o momento para se saber claramente do que está falando e o que seirá preparar. Deve-se ter uma boa visão da montanha, seus diferenteslados, para então poder decidir, planejar e preparar a sua escalada.

2.1.2 Visão de Futuro – Onde Queremos Chegar?



53

Esse passo proporciona uma visão do evento, com algumas definiçõesiniciais necessárias para que se possa estruturar o programa e o roteiro aser desenvolvido. Algumas definições necessárias nesse passo:

1. Quais são os objetivos e resultados esperados?- Quais são os objetivos, explicitantes?- O que se deseja ter como resultado ao final do evento?- Quais são os principais temas/ assuntos que são tratados?

2. Qual o perfil dos participantes?- Quem serão os participantes?- Deve-se convidar alguma instituição ou pessoa em especial?- O que os participantes podem esperar do encontro (expectativas)?- Há conflitos visíveis entre pessoas do grupo?- Como deverá ser o convite, confirmações e a motivação para aparticipação?

3. Qual será a metodologia que devemos adotar?- Qual a melhor estratégia metodológica a ser adotada?- Quem serão os facilitadores e qual o seu perfil?- Haverá a necessidade de especialistas?

4. Qual o tempo disponível para este evento?- Qual deverá ser a duração do evento?- Em que data deverá ocorrer?

5. A logística – onde deverá ocorrer o evento?- Qual a infra-estrutura existente no local?- Possuem materiais e equipamentos de apoio?- Como é a sala destinada à plenária?- A alimentação e hospedagem serão no mesmo local?- Todos sabem chegar lá?- Como será o transporte para o local?

6. Quais são as necessidades e tarefas a serem realizadas para apreparação?- Gerenciar uma lista de checagem para não se esquecer dos detalhes.

Nesse passo, o importante é que se faça uma boa análise para evitar osimprevistos que podem comprometer o resultado do evento (Eu não haviapensado nisso! Mas não me falaram nada!). Não adianta se justificar apósuma falha que poderia ter sido evitada. As justificativas não substituem asfalhas, no máximo, conseguem explicá-las.

Por outro lado, em muitas situações, gastam-se milhares de reais para serealizar um trabalho coletivo, porém, muitas vezes compromete-se oresultado por pequenos detalhes que poderiam ser evitados. Destacam-se:- Tempo não foi suficiente;- O espaço físico não foi adequado;- Não havia dinheiro para fazer cópias de um determinado documentoimportante para uma certa discussão;- Não havia recursos para oferecer um cafezinho que iria contribuir para orelaxamento do grupo e aumentar a sua produtividade;-Não foram encaminhadas cópias do relatório aos participantes, ficandosomente o original com a coordenação.



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3. LISTA DE CHECAGEM PARA UM EVENTOPara facilitar a tarefa de preparar um evento participativo, pode-se optarpor organizar uma lista de checagem para, em um primeiro momento,relacionar todas as tarefas a serem realizadas e, finalmente, poderacompanhar e avaliar o andamento das mesmas.

Abaixo, segue um modelo de lista de checagem que poderá servir comoponto de partida para a montagem de uma outra mais complexa ousimplificada, conforme a necessidade de cada um.

Lista de ChecagemATIVIDADES / TAREFAS

1. Planejamento doevento

Quando /até quando

Responsável Situaçãoatual

1.1 Definir os objetivos1.2 Definir a programação1.3 Definir a lista departicipantes1.4 Organizar relação deendereços1.5 Selecionar o local doevento1.6 Definir a metodologia1.7 Definir data / horário parao evento1.8 Selecionar os facilitadores1.9 Definir perfil dospalestrantes1.10 Convidar osespecialistas/ palestrantes1.11 Estabelecer asresponsabilidades2. Preparação geral2.1 Reservar e confirmar local2.2 Elaborar e enviar convitesaos participantes /palestrantes2.3 Confirmar a presença dosparticipantes/ palestrantes2.4 Elaborar e solicitarorçamento financeiro2.5 Enviar convite comprogramação2.6 Divulgação do eventointernamente2.7 Divulgação do eventoexternamente2.8 Publicidade de imprensa2.9 Convite para a imprensacobrir o evento3. Providenciar a logística3.1 Organizar o transporte do



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material3.2 Organizar o transporte daequipe3.3 Organizar o transporte dosparticipantes / Palestrantes3.4 Solicitar Conta bancáriados participantes p/ diárias3.5 Providenciar passagens ediárias aos participantes3.6 Enviar lista de endereços àagência de viagens3.7 Arrumar o local, plenário,salas e materiais3.8 Providenciar água, café elanche para intervalos3.9 Água e Café para ospalestrantes3.10 Decoração de mesa deautoridade3.11 Definir o sistema derefeições – almoço/ jantar3.12 Providenciar pastas,crachás, canetas, papel paraanotação e programação3.13 Designar pessoal deapoio (mestre de cerimônias)4. Reunir o material(quantidade)4.1 Elaborar a relação dematerial a ser utilizado4.2 Solicitar a compra domaterial necessário4.3 Providenciar materiaisMetaplan e outros4.4 Providenciar kit deprimeiros socorros eemergências5. Reservar/ instalar etestar equipamentos5.1 Televisor5.2 Vídeo5.3 Retroprojetor5.5 Computador; notebook5.6 Impressora5.7 Máquina Fotográfica5.8 Filmadora5.9 Multimídia e tela5.10 Flipchart5.11 Som6. Organizar osdocumentos necessários



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6.1 Relacionar textos,relatórios, orçamentos eavaliações para cópias deconsulta6.2 Solicitar texto daspalestras para reprodução6.3 Reproduzir os textos edocumentos para entrega aosparticipantes6.4 Fazer todas as cópiasnecessárias6.5 Enviar documentos aosparticipantes7. Integração social7.1 Organizar jantar deconfraternização7.2 Organizar atividadesesportivas, culturais e sociais7.3 Organizar atividadesespeciais previstas naprogramação – visitas eencontros, etc.

8. Gerenciamento doevento8.1 Abertura – quem faz?8.2 Organizar a documentaçãoda reunião8.3 Organizar as pastas dosparticipantes8.4 Lista para entrega dosmateriais8.5 Lista de Presença8.6 Confeccionar e entregarcertificados8.7 Controlar o estoque demateriais8.8 Verificar a limpeza eorganização da sala8.9 Elaborar o roteiro para odia seguinte8.10 Monitorar os objetivos,programação e expectativas8.11 Avaliação intermediária9. Encaminhamentos finais9.1 Recolher todo o material9.2 Concluir a documentação9.3 Reproduzir e enviar adocumentação aosparticipantes



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4. ESTRATÉGIA PARA O EVENTO4.1 COMO CHEGAR AOS OBJETIVOS?Nesse passo, deve-se estruturar o programa do evento e definir o roteiro aser seguido pela moderação do mesmo. Para eventos longos, procura-seestabelecer o roteiro para os dois ou três primeiros dias e, depois,estrutura-se os demais dias, pouco a pouco, conforme transcorre o evento.

4.2 ESTRUTURAÇÃO DO PROGRAMAO programa é um instrumento de orientação para os participantes. Deve sersimples e auto-explicativo, informando as questões de interesse geral.Serve para a orientação e planejamento de cada participanteindividualmente. Não há necessidade de um detalhamento excessivo, tantoem termos de conteúdo quanto de horário, basta informar os grandesblocos. A seguir , um exemplo de estrutura de um programa.

PROGRAMAÇÃODia 08h30 – 08h45 08h45 – 09h00 09h00 – 10h00Quinta - feira Abertura. Leitura

da pauta/programação

A real situação(onde estamos/onde queremoschegar)

Construção doplanejamentoestratégico

Como Estruturar o Programa de Um EventoUma boa dica pra estruturar um programa é partir dos objetivosestabelecidos e, em especial, dos resultados desejados. Definido onde sequer chegar, ajusta-se uma estratégia que facilite o seu alcance. Emseguida, distribui-se o tempo em função desse caminho.

Em muitas situações, os objetivos e intenções podem ser maiores que adisponibilidade de tempo para o seu alcance. Então, no caso de se ter umaforte limitação de tempo para realizar o evento, deve-se verificar e ajustar oque será possível fazer dentro dessa restrição.

A pergunta a ser respondida: como dimensionar o tempo em função dosobjetivos? Ou como dimensionar os objetivos em função do tempodisponível? O tempo e os objetivos serão as duas variáveis que deverão seranalisadas pelo facilitador.

Infelizmente, não existe uma fórmula matemática para dimensionar esseajuste. A experiência e as precauções serão os principais aliados nessecaso.

Existe a tendência de se dispor de menos tempo que o necessário para oevento e, na avaliação final, provavelmente os participantes apontarãocomo uma falha de preparação.

Portanto, muito cuidado com a dimensão do tempo e em aceitar facilitareventos com uma previsão de tempo demasiado justo. Lembre-se: oresponsável pelo processo metodológico é o facilitador e será cobrado porisso.

4.3 DEFINIÇÃO DO ROTEIROO roteiro consiste no detalhamento da programação como o mapa de umacidade está para o de um Estado no qual está inserido. Esse explicita a



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programação, passo a passo, a ser seguido pelos facilitadores durante arealização de cada momento do evento. O roteiro é um instrumentodestinado à organização da equipe de facilitadores, para o seu autocontrolee planejamento.

O roteiro deverá conter a definição dos passos, os detalhes, a seqüência decada etapa e a metodologia correspondente. O que deverá ser feito, comoserá realizado, em que momento e com que duração será desenvolvidacada etapa deve estar bem claro. Ainda no roteiro, deve-se definir asresponsabilidades dentro da equipe de facilitação, as necessidades demateriais e equipamentos, além de prever a logística necessária (grupos detrabalho, plenário, deslocamento, etc).

Horário Temas/ passosconcretos

Materiais Responsável Observações

08h30 - Abertura/ Boasvindas- Auto-apresentaçãoda equipe

Plenário Antônio Cadeiras emmeia lua, semmesas

09h05 - Apresentação dosobjetivos

1 flipchart Gabriel Falar daorigem dosobjetivos

09h35 - Apresentação doprograma

1 flipchart Gabriel AjustarHorários

09h55 - Intervalo (café) Isabela Garantir água10h20 - I Trabalho em

grupos- Onde estamos?- Onde queremoschegar?

4 salas4 painéis

Antonio Formar 4gruposaleatoriamente.

12h00 Almoço Isabela Segurarpontualidade

Quando se montar o roteiro, as perguntas orientadoras para os trabalhos degrupos, coletas de idéias e para debates estratégicos devem ficar definidas,assim como todas as orientações. Além disso, deve-se pensar nosimprevistos, antecipando possíveis alternativas caso ocorram.

4.4 EXECUÇÃO DO EVENTOCom um programa bem estruturado e um roteiro bem elaborado, o trabalhode facilitação torna-se bastante simplificado. A certeza de que tudo foi bemesclarecido dará a tranqüilidade necessária para que a equipe de facilitaçãopossa desempenhar eficientemente o seu trabalho. Pode-se dizer que, comum programa e um roteiro bem montados, tem-se a parte mais difícil doevento já vencida e o restante será resultado/conseqüência dessapreparação.

A facilitação deverá trabalhar com flexibilidade aos desejos do grupo, porémcuidado para que esse não manipule a facilitação. A eficiência metodológicacontinua sendo de responsabilidade do facilitador que deverá tomar umaposição se uma proposta é viável metodologicamente ou não. O facilitadordeve ser flexível, mas não ser ingênuo – deixar-se levar pela plenária.

4.5 O SISTEMA DE MONITORIA E AVALIAÇÃO



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O processo de avaliação de um evento grupal deve ser aplicado de maneiracontínua e progressiva. Inicia-se este processo com uma análise dosobjetivos e da programação proposta. Com essa atitude busca-se ocomprometimento do grupo em vários aspectos:- Aprovação da programação original ou acordo sobre as modificaçõesnecessárias;- O modo como será desenvolvido o trabalho, analisando a metodologia aser adotada;- As formas como os participantes deverão se inserir no processo.

Procura-se, com isso, comprometer e estabelecer uma cumplicidade decada um na obtenção do sucesso da reunião, mobilizando os potenciaisindividuais e proporcionando a aprendizagem mútua.

4.6 LOGÍSTICA PARA UMA REUNIÃO OU ASSEMBLÉIAO sucesso de um evento é diretamente proporcional à qualidade doambiente em que se irá trabalhar. Não se limita à metodologia adotada ou àdisponibilidade de um facilitador habilidoso. A logística disponível no local,onde será realizado o encontro, possui papel determinante no resultadofinal, podendo, inclusive, ter um maior impacto que a própria metodologia.

A questão não é determinar o quanto a logística é importante, mas, ao seorganizar um evento, deve-se ter presente alguns aspectos normalmentedeixados para um segundo plano.

4.7 A SALA PARA A PLENÁRIAEncontrar uma sala apropriada para um evento participativo que permitadesenvolver as dinâmicas previstas (trabalhos em grupos, visualização, etc)não é tarefa muito fácil. Os ambientes disponíveis para reuniões de grupossão geralmente adaptações de outros espaços, arquitetura que não atendeàs necessidades.

Um primeiro passo será a reflexão sobre que modelo e tamanho de salaserá necessário e, se possível, elaborar um desenho da disposição dasmesas e cadeiras e, ainda checar, com antecedência, a sua viabilidade.

Para um trabalho participativo, é importante buscar salas:- De preferência compactas. Evitar os grandes salões que dispersam o some, em alguns casos, também as pessoas.- Dar preferência para salas quadradas ou levemente retangulares, bemiluminadas e silenciosas.- Deve haver circulação de ar e janelas que possibilitam a entrada de luznatural. O ar pouco renovado pode resultar no aumento do cansaço e dosono;- Afastadas do fluxo externo de pessoas para evitar a distração dosparticipantes e aumentar a segurança dos materiais;

4.8 A DISPOSIÇÃO DAS CADEIRASEm um processo participativo, evita-se trabalhar com uma mesa diretora.

Nesse caso, deve-se dispor as cadeiras em forma de meia lua para evitar,quando possível, mais de duas filas. É importante que todos estejam namesma fila, para poderem olhar uns aos outros. Olhar nos olhos,



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acompanhar a expressão facial poderá ajudar a compreensão de umamensagem. O modelo tipo “escola” de disposição deve ser evitado.

4.9 A QUESTÃO DA LUZA prioridade de iluminação deverá ser dada à luz natural, porém, comotambém se trabalha à noite, deve-se assegurar uma boa iluminaçãoartificial. Salas escuras, com pouca iluminação devem ser evitadas, poisbaixam a motivação do grupo. Deve-se procurar salas bem iluminadas, depreferência com lâmpadas fluorescentes (luz branca). Mesmo durante o dia,caso o ambiente não tenha uma iluminação externa adequada, deve-sefazer uso da iluminação artificial. As salas de apoio também devem ser bemiluminadas.

4.10 O PROBLEMA DO BARULHODevem ser evitadas as salas de trabalho em que haja muito barulho,causados por algum problema externo (carros, máquinas, telefones,pessoas), assim como salas muito próximas ao fluxo de pessoas estranhasao evento, que desviam a atenção do grupo (escritório, refeitório, bar, etc).

Esse tipo de movimento é altamente prejudicial ao desenvolvimento dogrupo. Um televisor ligado ou pessoas conversando ao lado, pode deslocar oeixo de atenção dos participantes, tornando o processo de comunicaçãoaltamente prejudicado.

4.11 CUIDADO COM O CALOR OU FRIORealizar eventos em salas demasiadamente frias ou quentes pode tirar atranqüilidade dos participantes. Devem-se procurar salas que possuemaquecimento ou refrigeração, conforme a época do ano ou região do país.

Cuidado com aparelhos de ar condicionado barulhentos, interferindo nacomunicação.

4.12 O CAFEZINHO E A ÁGUAA posição em que será servido o cafezinho ou mesmo água deverá seravaliada. Uma mesa com café, permanentemente em plenário, poderá serum convite para a dispersão do grupo. De vez em quanto, um se levanta evai até o café, serve-se e fica, em alguns casos opinando de lá mesmo,contribuindo para desviar a atenção do grupo.

4.13 OS MATERIAIS NECESSÁRIOSOs materiais para os trabalhos deverão estar disponíveis no plenário, emuma posição de fácil acesso para todos. Em alguns casos, poderá optar-sepor deixar os materiais (painéis; flip chart; pincéis, etc.) diretamente noslocais onde serão realizados os grupos de trabalho, com isso, ganha-sealgum tempo na sua organização.

4.14 EQUIPAMENTOS DE APOIO (MULTIMÍDIA, SOM, DVD, ETC.)Certificar-se da disponibilidade dos equipamentos, de boa qualidade, comantecedência é fundamental. É comum observar-se problemas como:- Esqueceram de trazer;- Compatibilidade entre equipamentos;



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- Falta de pontos de ligação elétrica ou de uma extensão;- O modelo de tomada não é o requerido pelo equipamento (dois e trêspinos);- Não há adaptador para a tomada;- O equipamento não funciona e não há ninguém para assessorar;- O arquivo não abre;- A qualidade de imagem é ruim;- O som não funciona;- Falta um microfone móvel ou de lapela;- Quem controla a iluminação – onde ficam os interruptores?

5. GESTÃO DO TEMPO NAS REUNIÕES/ASSEMBLÉIASPara um bom desenvolvimento das reuniões, a gestão do tempo éfundamental. A seguir, algumas recomendações que poderão ser úteis nestatarefa:

a) Elaborar uma pauta para a reunião que seja exeqüível para o tempodisponível. A experiência e o bom senso serão os aliados nestatarefa. Para isso, estruturar o roteiro detalhado para a reunião edimensionar o tempo que será necessário e dedicado para cada umadas etapas. Fracionar o máximo cada etapa poderá ajudar nestepasso.

b) Estabelecer um horário para início que seja viável e possível,considerando o grupo, autoridades e costumes locais. Em muitasreuniões, marca-se o início da reunião para as 8h00 em uma segundafeira, sabendo-se que não será possível cumprir esse “feito”.

c) Marcado o horário para dar início à reunião, inicie. A credibilidadeinicia por aqui, privilegiando os que cumprem o horário e não os quenão o fazem. Em algumas reuniões, é possível iniciá-la por aspectosmenos relevantes: apresentação da programação, objetivos,metodologia, participantes e outros aspectos organizacionais. Teruma “carta a manga” para esse caso pode ser útil – iniciar por umvídeo, por exemplo.

d) Gerenciar o tempo por blocos de atividades. Em caso de atrasos ouadiantamentos, devem ser gerenciados nos blocos seguintes. Ofacilitador deve ter pleno domínio da agenda e roteiro da reunião eagir rápido em função destes.

e) A gestão do tempo deve ser atribuição do facilitador e cabe a ele oseu controle. Deve-se evitar utilizar a expressão do tipo: “Vocês tem5 minutos para discutir este tema”; ”Agora, são 45 minutos paradebater este tema”. Essas iniciativas demonstram rigidez na gestãodo tempo, demonstrando que são uma “camisa de força” para simesmo. No último caso, se o debate se esgotar antes de findar os 45minutos ou se ao chegar a esse tempo e o debate esteja muitoquente e interessante – vamos cortar pra cumprir o tempoestabelecido? Gerenciar, nesse caso, é utilizar sua sensibilidade prasuspender o debate, se ele tiver se esgotado e não estiver sendoprodutivo ou estendê-lo, caso ele esteja sendo produtivo. Nesse caso,devemos avaliar de onde vamos retirar o tempo adicional dispensado.Haverá casos, que caberá ao facilitador, cortar um debate, mesmoque interessante, para poder cumprir o tempo estimado, em geral,por fatores tidos como não passíveis de mudança: horário de



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viagens, outros compromissos. No caso, registrar os pontospendentes e jogar para os próximos passos.

f) Ao estruturar o roteiro, criar uma coluna adicional para registrar otempo consumido em cada etapa. Ao final da reunião, avaliar otempo estimado e o realizado. A experiência, bom senso e um bomplanejamento são aliados da gestão do tempo. Assim, para quem nãopossui tanta prática, estabeleça este processo contínuo de avaliaçãoe de aprendizado. A meta será, a cada reunião, reduzir a distânciaentre o tempo estimado e o realizado.

6. GESTÃO DE CONFLITOS EM REUNIÕES DE TRABALHODurante as reuniões, podemos identificar alguns conflitos clássicos, queexigirão capacidade, habilidade e atitude, que serão aprimoradas na prática,com reflexões e avaliações constantes.

6.1 LIDERANÇAEsse tipo pode ocorrer desde o início de uma reunião, colocando em chequeo papel do facilitador e o seu controle sobre o andamento dos trabalhos.

O facilitador deve estar preparado, iniciando por uma análise do conjuntode participantes, na preparação. Durante a reunião, é proibido entrar emchoque direto com participantes com esse perfil, mas ao mesmo,demonstrar o domínio metodológico, não colocando o mesmo em discussão,exercendo sua autoridade, sem autoritarismo. Procurar manter o plenocontrole sobre a reunião, evitando reagir a provocações. Nesse caso, asperguntas do tipo: qual a sua proposta, o que você sugere paramelhorar...? Podem ajudar na condução do processo.

Além de procurar dominar o próprio facilitador, alguns participantes tentamassumir o controle da reunião, não respeitando as regras estabelecidas eimpondo suas idéias e propostas sobre os demais.

6.2 PROFISSIONALAlguns participantes, buscando demonstrar superioridade de conhecimentoou experiência, procuram menosprezar as idéias e propostas dos demais.Com esse perfil de participantes, pode-se fazer uso de trabalho empequenos grupos ou coletas e idéias, procurando minimizar a sua influênciae domínio. Durante os debates, insistir com perguntas do tipo: Qual a suaproposta?, O que pode ser melhorado?.Outra alternativa é estar atento para registrar todas as propostas e, casonecessário, apontar as divergências.

6.3 PROPOSTANeste caso, a diversidade cultural, social e política podem inviabilizar aconstrução de propostas consensuais.

O facilitador deverá ter a sua sensibilidade aguçada para perceber estasituação e propor o desmembramento das diferentes propostas, procurandoatender as especificidades regionais/locais. Deve-se evitar a pré-concepçãode que, em alguns casos, existirão propostas únicas. O conflito deve serclaramente identificado, inclusive em sua origem, e discutido o seuencaminhamento/resolução.



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6.4 INSTITUIÇÃOEsse tipo de conflito surge do interesse divergente entre o técnico e opolítico. Instituições com este caráter exigem atenção especial dofacilitador.

A orientação, ao corpo técnico, é para que apresente diversas propostas, oque possibilita alternativas de negociação futura.

6.5 ENTENDIMENTOMuitos conflitos surgem do não entendimento correto de idéias e propostas.

O facilitador deve estar atento para captar, registrar e esclarecer asdiferentes idéias ou, solicitar que os proponentes os façam.

A visualização das idéias certamente irá auxiliar na redução dos conflitosdessa natureza. Em alguns casos, o apoio de um especialista poderáfacilitar a construção de uma proposta consensual. Esse profissional deveráser previsto na preparação, com perfil adequado ao processo participativo.

O facilitador deve estar preparado para entender os diversos pontos devista e interesses, com empatia, e os pontos de convergência, procurandoesclarecê-los, construindo alternativa de acordo. Chamar a atenção para ofoco da discussão, evitando a dispersão, é um dos seus principais papéis.

6.6 RESPONSABILIDADEEm muitas reuniões chega-se ao impasse pela ausência de responsáveis poratividades, encaminhamentos, continuidade do processo, etc.

Nesses casos, “fugir pela tangente” ou insistir/obrigar alguém para assumir,apenas irá postergar o problema. Caso não exista um “nome” paracoordenar um trabalho, recomenda-se deixar claro a todos, compartilhandoesta decisão, de que o mesmo não irá ocorrer. Eventualmente, faz-senecessário retirar a atividade/proposta sugerida.

O facilitador tem a tarefa de auxiliar as partes a avaliar as alternativaspropostas e escolher o melhor caminho. Afinal, os envolvidos devemratificar as decisões e os compromissos assumidos. A negociação é a melhorestratégia para a resolução produtiva dos conflitos.

7. FASES DE UMA REUNIÃO

1ª Fase – Aberturaa) Cumprimentar e identificar os participantes.b) Agradecer a presença e deixar o grupo à vontade.c) Informar o término previsto para a reunião.

2ª Fase – Apresentação da pautaa) Expor o motivo da convocação.b) Apresentar os objetivos a serem alcançados.c) Apresentar o assunto.

3ª Fase – Condução do debatea) Incentivar a participação de todos.



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b) Coordenar a troca de idéias e apresentação de experiências.c) Evitar a monopolização e a fuga do assunto.d) Manter a seqüência da pauta.e) Resumir, com freqüência, as idéias já apresentadas, buscando

consensos.f) Obedecer e fazer cumprir o horário pré-estabelecido.

4ª Fase – Conclusãoa) Fazer um resumo geral das principais idéias discutidas.b) Averiguar o grau de consenso em relação a cada assunto.c) Chegar a um resultado conclusivo com o grupo.d) Definir o plano de ação.e) Registrar em ata o ocorrido na reunião.

CONTRA CAPA



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Av. JK, 110 norte, Lote 16, Salas 1 a 6 – 1º Piso – Palmas/TOFone/fax: (63) 3215-3291

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manual de orientação para realização de assembléias e...

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