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Manual de OperaçõesManual de OperaçõesExemploExemplo

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MANUAL DE OPERAÇÕESMANUAL DE OPERAÇÕES

RevisãoRevisão 00 00 Emissão:Emissão: 01/05/02 01/05/02 Código:Código: MO 01 – 00MO 01 – 00 Pág.: Pág.: A- A- /32 /32 2

ÍNDICE ?ESTRUTURA PROCESSOS

APRESENTAÇÃO

APRESENTAÇÃOAPRESENTAÇÃO




O presente documento tem como objetivo apresentar o projeto de manualização eletrönica criado pela Parceria Parceria Consultores AssociadosConsultores Associados, empresa especializada em redesenho organizacional, contratada pela Servis para este fim.

Para a sua apresentação, criamos uma empresa fictícia, chamada Empresa Modelo S/A. O que você verá neste documento é apenas uma amostra do que representa este importante instrumento para a sua Empresa. A seguir, você terá uma visão geral de como funciona este manual e como ele pode facilitar na padronização e disseminação da arquitetura organizacional da Empresa, bem como dos seus processos, devidamente redesenhados.

Suas principais características são:

• Simplicidade de uso;• Interatividade;

Todas as instruções sobre como utilizar este Manual encontram-se neste seção.

Agradecemos imensamente o envio de sugestões de melhoria deste e de outros produtos por nós desenvolvidos. Caso haja algum comentário, favor encaminhar para [email protected].

Cordialmente

Parceria Consultores Associados

APRESENTAÇÃOAPRESENTAÇÃO

mailto:[email protected]




ÍNDICE

ÍNDICEÍNDICE




ÍNDICE GERALÍNDICE GERAL

Apresentação, Apresentação, A-2A-2

Índice, Índice, A-4A-4

Como Utilizar Este Manual, Como Utilizar Este Manual, A-7A-7

CAPÍTULO I – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, CAPÍTULO I – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, B-1B-1

Estrutura Organizacional, Estrutura Organizacional, B-2B-2

Descrição dos Órgãos que Compõem a Estrutura, Descrição dos Órgãos que Compõem a Estrutura, B-3B-3

CAPÍTULO II – PROCESSOS, CAPÍTULO II – PROCESSOS, C-1C-1

Macro Processos, Macro Processos, C-2 C-2

Processo Controlar Estoque – Comprar, Processo Controlar Estoque – Comprar, C-3 C-3

Processo Controlar Finanças – Contas a Pagar, Processo Controlar Finanças – Contas a Pagar, C-6C-6

ANEXOS, C-10ANEXOS, C-10Telas do Sistema, Telas do Sistema, C-11C-11

ÍNDICEÍNDICE




COMOUTILIZAR

ESTE MANUAL

COMO UTILIZAR ESTE MANUALCOMO UTILIZAR ESTE MANUAL




Este Manual foi elaborado segundo as mais modernas técnicas de documentação, de modo a torná-lo interativo, de fácil consulta e leitura. As orientações contidas abaixo são imprescindíveis para facilitar a sua consulta.

ARQUIVOS QUE COMPÕEM ESTE MANUALARQUIVOS QUE COMPÕEM ESTE MANUAL

• Modelo Manual de Operações.pps• Modelo Estrutura.pps• Modelo Processos.pps

COMO INSTALAR ESTE MANUALCOMO INSTALAR ESTE MANUAL

Crie o Diretório “Manual Servis”, preferencialmente em “Meus Documentos” e copie todos os arquivos citados acima para este diretório. Para consultá-lo é necessário SEMPRE dar um duplo clique no arquivo “Manual de Operações” e seguir as instruções abaixo. É necessário que tenha instalado o Power Point 97, ou superior, software gráfico que faz parte do pacote MS Office. Caso não queira instalar no micro, o manual pode ser consultado a partir do CD.

COMO CONSULTAR ESTE MANUALCOMO CONSULTAR ESTE MANUAL

Esta página que você está vendo tem o mesmo padrão visual em todo o documento. Você procederá a consulta através dos botões dispostos no cabeçalho ou dos gráficos existentes em cada capítulo.





ÍNDICE

?

ESTRUTURA

PROCESSOS

BOTÕES GERAIS DE CONSULTABOTÕES GERAIS DE CONSULTA

Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você irá acessar o Índice Geral, cujos números das páginas são links para as suas principais seções

Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você irá acessar a Estrutura Organizacional apresentada no Capítulo I. Clicando em cada órgão apresentado na estrutura, você verá a descrição daquele órgão.

Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você irá acessar a visão geral dos Macro Processos que foram redesenhados e manualizados (Capítulo II). Clicando em cada “caixa” (que indica um macro-processo), você verá a descrição do mesmo.

Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você retrocederá à página anterior.

Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você avançará à página seguinte.

Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você acessará este capítulo de ajuda.

Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você fechará o Manual de Operações.





CONSULTANDO A ESTRUTURA ORGANIZACIONALCONSULTANDO A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Para consultar determinado órgão da Estrutura Organizacional, basta acessar o Organograma, clicando no botão “Estrutura” e clicar no órgão correspondente. Outra opção é ir passando as páginas com as setas acima.

CONSULTANDO OS PROCESSOSCONSULTANDO OS PROCESSOS

Os processos foram organizados numa visão de camadas. Assim, parte-se dos macro-processos, até a descrição dos processos propriamente ditos. Clicando num macro-processo, você acessará um gráfico detalhado, contendo o fluxo definido. Clicando em cada “caixa” (que representa uma etapa do processo) você terá a descrição da etapa. Na referida descrição, você contará com um botão para voltar ao gráfico detalhado do processo e outro com a tela correspondente do Sistema de Automação Comercial. Clicando no Botão “Processos” você voltará à Tela Macro-Processos, que, tal como o Organograma no Capítulo I – Estrutura, funciona como ponto de partida para acessar rapidamente qualquer parte deste capítulo. Os botões abaixo ajudarão na navegação, neste capítulo:

Ícones Encontrados nos Gráficos dos ProcessosÍcones Encontrados nos Gráficos dos Processos

ÁreaComercial

Sistema

Cliente

Este ícone indica a área da Empresa onde ocorre a etapa do processo. No gráfico, também é chamado de raia.

Este ícone indica a área ou entidade fora da Empresa, onde ocorre a etapa do processo. No gráfico, também é chamado de raia.

Este ícone indica a área específica do Sistema, no gráfico





Agendar visita

1

Propostas

InstalarEquipamentos

Sim

Não

OK?

Ícones Encontrados nos Gráficos dos ProcessosÍcones Encontrados nos Gráficos dos Processos

Este ícone indica uma atividade que ocorre em cada processo. Dentro da caixa está a descrição da atividade e acima o número de ordem no fluxo. Clicando neste botão, você acessará a tela contendo a descrição detalhada da atividade.

Este ícone indica uma decisão a ser tomada no processo. No centro do losango existe uma pergunta. Para cada caso (positivo ou negativo) o fluxo segue um caminho distinto.

Este ícone indica todas as funções e módulos do Sistema, no gráfico

Este ícone indica o início ou o fim de um processo, no gráfico.

Este ícone indica o início ou o fim de um processo, encaminhando para outro. Clicando no círculo azul, você acessará o Processo descrito no mesmo.

Este ícone está presente quando o gráfico ocupar mais de uma página. Clicando nele, você acessará a página seguinte, com a continuidade do fluxo.

Este ícone está presente quando o gráfico ocupar mais de uma página. Clicando nele, você acessará a página anterior do fluxo.





COMO IMPRIMIR ESTE MANUALCOMO IMPRIMIR ESTE MANUAL

Referido Manual também pode ser impresso normalmente. Para tanto, é necessário iniciar o Power Point, abrir o arquivo correspondente, cujo tipo é “Apresentação do Power Point” e imprimi-lo normalmente. Tal procedimento, no entanto, deve requerer um rigoroso controle quanto às atualizações que tornam-se muito mais difíceis de serem acompanhadas e atualizadas. Uma sugestão é adotar o modo de impressão “Puro Preto e Branco”, no menu “Imprimir”.

Ícones Encontrados na Descrição Detalhada dos ProcessosÍcones Encontrados na Descrição Detalhada dos Processos

Estando na descrição detalhada de um processo específico, clique neste botão para voltar ao gráfico correspondente.

Para cada etapa descrita do processo onde houver acesso ao Sistema, haverá este botão. Clicando nele, você acessará a tela do Sistema, correspondente à etapa descrita.

Este botão indica a existência de um Método de Trabalho (MP) específico para detalhar a etapa descrita. Clicando nele, você acessará o referido procedimento.

Ícones Encontrados nos AnexosÍcones Encontrados nos Anexos

Clicando neste ícone, você voltará a tela contendo a descrição do processo correspondente.





COMO ENTREGAR ESTE MANUAL AOS USUÁRIOSCOMO ENTREGAR ESTE MANUAL AOS USUÁRIOS

A distribuição deste Manual será controlada por profissional definido pela Gerência Executiva. Sua entrega aos usuários, portanto, deve ser protocolada. Sugerimos a distribuição sempre do formato eletrônico, em CD ou disquete.

COMO ATUALIZAR ESTE MANUALCOMO ATUALIZAR ESTE MANUAL

Todas as cópias deste Manual devem ser fornecidas em formato eletrônico, com os arquivos habilitados apenas para leitura, não permitindo que sejam alterados, a não ser por profissional responsável por tal função. Referido profissional também será responsável pela entrega de novos exemplares e versões., que devem sempre refletir a realidade do funcionamento da Servis. Sempre que alguma alteração for feita, este profissional deverá:

Atualizar o número da revisão e da emissão, constantes no cabeçalho do Manual (Slide Mestre); Atualizar a numeração das páginas, se for o caso (Slide Mestre); Atualizar o Índice, se for o caso; Distribuir novos arquivos, solicitando que substituam os antigos, sempre protocolando tal entrega; Imprimir e distribuir parte ou todo o manual àqueles que utilizam a cópia impressa, mantendo o devido registro

de entrega (procedimento adotado somente em último caso). Solicitar que tanto arquivos eletrônicos quanto manuais impressos que estejam desatualizados sejam

destruídos.





CAPÍTULO I

ESTRUTURAORGANIZACIONAL




ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

GerênciaGerênciaComercialComercial

GerênciaGerênciaTécnicaTécnica

GerênciaGerênciaAdm/FinanceiraAdm/Financeira

VendedoresVendedores FinanceiroFinanceiroAdministrativoAdministrativo

AssessoriaAssessoria

DIRETORIADIRETORIAGERALGERAL

ManutençãoManutençãoInstalaçãoInstalação

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Cliq

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DIRETORIA GERAL

ATRIBUIÇÕES:• Estabelecer, manter e fazer cumprir a Política da Qualidade, Política Comercial e de Expansão, Política Financeira,

Política de Pessoal, bem como todas aquelas julgadas necessárias ao bom desenvolvimento da Organização;• Estabelecer e fazer cumprir, através das Unidades, os objetivos da qualidade e objetivos estratégicos do Grupo;• Acompanhar o desempenho de todas as Unidades do Grupo, zelando pela elevação das taxas de crescimento, dos

níveis de rentabilidade e melhoria contínua dos níveis de qualidade;• Estabelecer contatos institucionais, em nome da Empresa;• Zelar pelo desenvolvimento de todas as estratégias de longo prazo da Empresa.

GerênciaComercialGerênciaGerência

ComercialComercialGerênciaTécnica


GerênciaAdm/Financeira

GerênciaGerênciaAdmAdm/Financeira/Financeira

VendedoresVendedoresVendedores FinanceiroFinanceiroFinanceiroAdministrativoAdministrativoAdministrativo

AssessoriaAssessoriaAssessoria


ManutençãoManutençãoManutençãoInstalaçãoInstalaçãoInstalação

FUNÇÃO:• Diretor Geral

SUPERVISÃO DIRETA:• Gerência Comercial• Gerência Técnica• Gerência Administrativa e Financeira

RELACIONAMENTO TÉCNICO:• Com todas as demais áreas da Empresa.




GERÊNCIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA

ATRIBUIÇÕES:• Controlar todas as receitas da Empresa, oriundas dos produtos e serviços vendidos;• Efetuar os pagamentos de fornecedores e profissionais da Empresa, após aprovados pela Diretoria Geral;• Supervisionar as atividades da área de pessoal, no âmbito da Empresa;• Supervisionar as atividades de controle do estoque de materiais, no Almoxarifado da Empresa, de acordo com o

procedimento “Controlar Estoque”;• Realizar as demais atividades de apoio administrativo, especificamente serviços gerais, controle do fluxo de

documentos, serviços externos (contínuo) etc.• Manter controlado e devidamente organizado todo o arquivo de documentos da Empresa.

GerênciaComercialGerênciaGerência

ComercialComercialGerênciaTécnica


GerênciaAdm/Financeira

GerênciaGerênciaAdmAdm/Financeira/Financeira

VendedoresVendedoresVendedores FinanceiroFinanceiroFinanceiroAdministrativoAdministrativoAdministrativo

AssessoriaAssessoriaAssessoria


ManutençãoManutençãoManutençãoInstalaçãoInstalaçãoInstalação

FUNÇÃO:• Gerente Administrativo e Financeiro

SUBORDINAÇÃO:• Diretoria Geral

SUPERVISÃO:• Administrativo• Financeiro

RELACIONAMENTO TÉCNICO:• Com todas as demais áreas da Empresa.




CAPÍTULO II

PROCESSOS




MACRO-PROCESSOS – VISÃO GERAL

Controlar FinançasControlar Finanças

RealizarRealizarPós-VendaPós-Venda

TPInformática

Contas a Receber

Contasa Pagar

FundoFixo

Controlar EstoqueControlar Estoque

Comprar EntregarProdutos

DevolverProdutos

TrocarProdutos

ManterManterEquipamentoEquipamento

Realizar Realizar VendaVenda EquipamentoEquipamento

InstalarInstalar

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lique A

qui !




Ordem

de Com

pra

Ordem

de Com

pra/Nota Fiscal

Informarnecessidade derepor estoque

Efetuar coleta de preços

Emitir Ordem de Compra

Estoque

Aprovar Coleta

Receber itens

ArmazenarItens

ControlarFinanças

Sistema

Almoxarifado

Ger. Adm/Fin

Financeiro

1

2 3 4

5 6

CONTROLAR ESTOQUE – COMPRAR




1. Informar Necessidade de Repor Estoque Responsável: Almoxarifado

O Almoxarifado informa para a Gerência Administrativa e Financeira a necessidade de reposição do estoque, baseado na análise do saldo atual dos itens.

CONTROLAR ESTOQUE – COMPRAR

2. Efetuar Coleta de Preços Responsável: Ger. Adm/Fin

A Gerência Administrativa e Financeira efetua a coleta dos preços, utilizando o Sistema a partir da Tela 12 – Solicitação – Cotação.

3. Aprovar Coleta de Preços Responsável: Ger. Adm/Fin

Uma vez definidas as quantidades a serem adquiridas, consultados os preços nos fornecedores e definido o vencedor, a Gerência Administrativa e Financeira aprova a Coleta, no Sistema na Tela 13 – Aprovação das Cotações, selecionando a cotação específica e clicando no botão Aprovar Selecionadas ou aprovando todas as cotações pendentes, clicando no botão Aprovar Todas.

4. Emitir Ordem de Compra Responsável: Ger. Adm/Fin

Tendo aprovada a compra, a Ger. Adm/Fin emite uma Ordem de Compra para cada Unidade solicitante, de acordo com as quantidades a serem atendidas. Para tanto, ela utiliza a Tela 14 – Compras/Ordem de Compra. Uma cópia da Ordem de Compra é encaminhada ao Fornecedor, e a Holding informa a compra às Unidades.




CONTROLAR ESTOQUE - COMPRAR

Responsável: Almoxarifado

O Almoxarifado, recebe os itens, consulta na Tela 15 – Compras – Listagem, a Ordem de Compra pendente, examina a existência física dos itens e confere as quantidades e especificações, confrontando-as com a Nota Fiscal e a Ordem de Compra. Indica o recebimento dos itens, clicando no botão Receber, na Tela 14 – Compras/Ordem de Compra.

5. Receber Itens

Responsável: Almoxarifado

O Almoxarifado indica também o recebimento dos itens no corpo da Nota Fiscal e da Ordem de Compra (através de carimbo de “recebido” assinando-o e datando-o), enviando-as ao Setor Financeiro e aguarda a necessidade de movimentação, que será descrita nos Processos Controlar Estoque – Entregar Itens, Controlar Estoque – Trocar Produtos.

6. Armazenar Itens




Financeiro

Bancos

Sistema

CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR – 1a. PARTE

Documentos

ControlarEstoqueComprar

Diretoria

1 2 3

4

Ger Adm/Fin

CP

´s e

letrô

nica

sdo

cum

ento

s

Cadastrarpagamento

Contas a Pagar

Autorizarpagamento

Estoque

Imprimir OP Encaminhar OPp/ Holding




CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR – 2a. PARTE

OP´s aprovadas/cheques/doctos.

Cai

xa e

doc

umen

tos

Pagamentoautomático

Controlarpagamentos

Emitircheque

Realizarpagamento Emitir Caixa

Contas a Pagar**

6

5

7 8

Financeiro

Bancos

Sistema

Diretoria

Ger Adm/Fin




1. Cadastrar Pagamento Responsável: Financeiro

Sempre que assumir um compromisso financeiro ou receber um comprovante para pagamentos futuros, o Setor Financeiro cadastra o pagamento no Sistema, na Tela 23 – Contas a Pagar – Contas a Pagar. Para tanto, ele analisará a validade e origem dos documentos, certificando-se de que tratam-se de contas válidas.A qualquer momento, o Setor Financeiro poderá consultar, na Tela 24 – Contas a Pagar – Consultas, as contas a pagar, de modo a subsidiar a sua programação financeira.

CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR

2. Imprimir CP Responsável: Financeiro

Diariamente, o Setor Financeiro checa as contas a pagar e, para cada uma delas, reúne a documentação comprobatória, imprime a OP, clicando no botão Imprimir OP, na Tela 23 – Contas a Pagar – Contas a Pagar.

3. Encaminhar CP para a Holding Responsável: Financeiro

Com todas as OP’s emitidas e os respectivos documentos, o Setor Financeiro gera um arquivo no Sistema, através do menu “Financeiro/Contas a Pagar/Exportar Dados”, encaminhando tudo para a Ger. Adm/Fin.

4. Autorizar Pagamento Responsável: Ger. Adm/Fin

A Gerência Adm. Financeira, recebe os documentos citados acima, analisa a probidade dos pagamentos e autoriza a realização dos mesmos, encaminhando-os para a Diretoria




5. Emitir Cheque Responsável: Diretoria Geral

CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR

6. Realizar Pagamento Responsável: Financeiro

O Setor Financeiro recebe as OP’s, os cheques, os documentos comprobatórios do pagamento e o arquivo eletrônico contendo todos os pagamentos devidamente cadastrados. Importa os dados da Diretoria para o Sistema, acessando o menu Financeiro – Contas a Pagar – Importar Dados. Realiza o pagamento, tendo o cuidado de obter o documento adequado de quitação, e efetua a baixa das contas, clicando no botão Baixar Conta, na Tela 24 – Contas a Pagar – Consultas.

7. Emitir Caixa Responsável: Financeiro

Diariamente, o Setor Financeiro reúne toda a documentação comprobatória dos pagamentos realizados no dia (OP e documento de quitação) e emite um Caixa, documento contendo o encerramento financeiro da Unidade, encaminhando-o para a Gerência Adm. Financeira.

8. Controlar Pagamentos Responsável: Financeiro

A qualquer momento, o Setor Financeiro controlará os pagamentos realizados consultando a Tela 24 – Contas a Pagar – Consultas.

A Diretoria Geral recebe os documentos citados acima, consulta os saldos bancários, emite os cheques correspondentes, encaminhando-os para o Setor Financeiro, para que o mesmo possa realizar os pagamentos.




ANEXOS




TELA 12 – Solicitação/CotaçãoTELA 12 – Solicitação/Cotação




TELA 13 – Aprovação das CotaçõesTELA 13 – Aprovação das Cotações




TELA 14 – Compras – Ordem de CompraTELA 14 – Compras – Ordem de Compra




TELA 15 – Compras – ListagemTELA 15 – Compras – Listagem




TELA 23 – Contas a Pagar - Contas a PagarTELA 23 – Contas a Pagar - Contas a Pagar




TELA 24 – Contas a Pagar - ConsultasTELA 24 – Contas a Pagar - Consultas

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Documents