manual de navegação para administradores/operadores

MANUAL DE NAVEGAÇÃO

ADMINISTRADORES / OPERADORES

Secretaria de Gestão Pública

Administradores / Operadores Índice

Manual de Navegação - Recadastramento Anual 2 de 50

ÍNDICE

SISTEMA DE RECADASTRAMENTO ANUAL......................................................................................... 3 1°. ACESSO - CRIAR SENHA................................................................................................................... 6 ADMINISTRADOR DE SETORIAL DE RH.............................................................................................. 10

PRIMEIRA ABA – MEU RECADASTRAMENTO ............................................................................................. 12 Recadastrar: ..................................................................................................................................... 12

SEGUNDA ABA – FICHA CADASTRAL:....................................................................................................... 13 Emitir:................................................................................................................................................ 13 Comprovante de Entrega:................................................................................................................. 25 Recadastrar: ..................................................................................................................................... 27

TERCEIRA ABA – CONTROLE DE USUÁRIOS ............................................................................................. 31 Cadastrar Usuários:.......................................................................................................................... 31 Relação de UAs sem Administradores: ............................................................................................40

QUARTA ABA – CONFIGURAÇÃO.............................................................................................................. 43 Alterar senha: ................................................................................................................................... 43 Sair ................................................................................................................................................... 45

ADMINISTRADOR DE SUBSETORIAL DE RH ...................................................................................... 46 OPERADOR DE SETORIAL.................................................................................................................... 47 LEGISLAÇÃO .......................................................................................................................................... 48 MANUAIS................................................................................................................................................. 49 CRÉDITOS ............................................................................................................................................... 50

Administradores / Operadores Sistema de Recadastramento Anual


Sistema de Recadastramento Anual Como veremos neste manual, o Sistema de Recadastramento Anual, direciona as ações dos servidores ou empregados públicos, ativos, das Secretarias/PGE, Autarquias, inclusive as de Regime Especial, e Fundações, que são potenciais usuários, para que cumpram o processo de recadastramento, via Internet, em quatro agrupamentos de dados distintos. Os servidores ou empregados públicos categorizados neste manual, foram divididos em três níveis de acesso, segundo conceituação da Unidade Central de Recursos Humanos – UCRH, e separados nos seguintes grupos:

• Administradores de Setorial de RH • Administradores de Subsetorial de RH, e • Operadores de RH

Administradores de Setorial de RH: Estes servidores ou empregados públicos, serão cadastrados no sistema pelos Administradores UCRH. As atribuições dos Administradores de Setorial de RH abrangem todos os servidores ou empregados públicos ativos lotados no mesmo órgão para o qual foram indicados como administradores. As opções disponíveis no sistema para este Grupo, estão localizadas em menu disponível à esquerda da tela, dividido nas seguintes abas:

• Meu Recadastramento o Recadastrar o Emitir Protocolo o Consultar o Acompanhar Processo

• Ficha Cadastral

o Emitir o Comprovante de Entrega o Recadastrar

• Controle de Usuários

o Cadastrar Usuários o Relação de UAs Sem Administradores

• Configuração o Alterar Senha o Sair



Administradores de Subsetorial de RH:

Estes servidores ou empregados públicos serão cadastrados no sistema pelos Administradores de Setorial de RH, que no momento do cadastramento informarão ao sistema quais as UAs (Unidades Administrativas) estarão sob sua responsabilidade. Farão parte deste grupo, servidores ou empregados públicos ativos que estejam lotados no mesmo órgão que os Administradores de Setorial de RH que os estão cadastrando. As atribuições dos Administradores de SubSetorial de RH, abrangem todos os servidores ou empregados públicos ativos lotados nas UAs sob sua responsabilidade, informadas ao sistema pelos Administradores de Setorial de RH.

As opções disponíveis no sistema para este Grupo, estão localizadas em menu disponível à esquerda da tela, dividido nas seguintes abas:

• Meu Recadastramento

o Recadastrar o Emitir Protocolo o Consultar o Acompanhar Processo

• Ficha Cadastral



o Cadastrar Usuários


Operadores de RH:

Estes servidores ou empregados públicos serão cadastrados pelos Administradores de Setorial de RH ou Administradores de Subsetorial de RH, que no momento do cadastramento informarão ao sistema quais as UAs estarão sob responsabilidade deste Operador. Farão parte deste grupo servidores ou empregados públicos ativos que estejam lotados no mesmo órgão que os Administradores de Setorial/Subsetorial de RH que os estão cadastrando. As atribuições dos operadores abrangem todos os servidores ou empregados públicos lotados nas UAs sob sua responsabilidade, informadas ao sistema pelos Administradores de Setorial/Subsetorial de RH. As opções disponíveis no sistema para este Grupo, estão localizadas em menu disponível à esquerda da tela, dividido nas seguintes abas:



• Meu Recadastramento o Recadastrar o Emitir Protocolo o Consultar o Acompanhar Processo

• Ficha Cadastral


• Configuração

o Alterar Senha o Sair

O Recadastramento Anual se inicia com o servidor ou empregado público designado como Administrador de Setorial/Subsetorial de RH ou Operador acessando, de qualquer ponto, a tela abaixo, através do endereço eletrônico:

www.gestaopublica.sp.gov.br/recadastramentoanual O processo se inicia com a obtenção, pelo Administrador de Subsetorial/Operador (*), de sua identificação de USUÁRIO (Login) e SENHA de acesso, já na abertura da tela inicial:

Nesta tela, antes mesmo de iniciar a informação do CPF e da Senha, o Administrador de Setorial/Subsetorial de RH ou Operador poderá tomar ciência do inteiro teor do Decreto Estadual nº. 52.691/2008 e da Resolução SGP nº. 004, de 10/03/2008, que regulamentam todo o processo do Recadastramento Anual. Para isso, deve-se clicar num dos links existentes na tela, abaixo do quadro de identificação do usuário, para que as informações do Decreto e da Resolução fiquem disponíveis à sua leitura. (*) Os Administradores de Setorial seguem procedimentos específicos estabelecidos pela UCRH.



1°. Acesso - Criar Senha

Na tela do “Recadastramento Anual”, em seu primeiro acesso, o Administrador de Subsetorial/Operador posiciona o cursor no link “Criar Senha” e clica, para que o sistema mostre a tela: Somente será possível a criação de senha se não houver nenhuma outra senha cadastrada para esse usuário. Caso o usuário esqueça sua senha, devera solicitar a exclusão da senha existente. O Administrador setorial deverá solicitar ao Administrador UCRH, o Subsetorial ao Setorial e o Operador ao Setorial ou Subsetorial.

O Administrador de Subsetorial/Operador deve preencher os campos:

• CPF: Informar o número do seu CPF, em algarismos, sem pontuação e espaço entre um algarismo e outro. O dígito do CPF deve ser informado no campo imediatamente seguinte ao hífen e em algarismos;

• RS/RE/Matrícula: Informar o número do registro ou matrícula de correspondência com a folha de pagamento, em algarismos, sem dígito e sem PV;

• Digite a palavra que aparece na figura abaixo: como já diz a frase o servidor deverá digitar a palavra que aparece na tela, utilizando-se dos caracteres de “a” a “z” e sempre grafados em minúsculo.

Após o preenchimento clica no botão ”Enviar”. Se os dados forem identificados pelo sistema como válidos, recebe o retorno da tela:



A tela confirma e exibe a identificação do servidor cujos dados foram informados e mostra o quadro contendo o “Termo de Responsabilidade”; O Administrador de Subsetorial/Operador, após tomar ciência do “Termo de Responsabilidade”, responde à pergunta “Aceita o Termo?” assinalando “Sim”, para aceitar, ou “Não” para não aceitar. Se a opção assinalada for “Não”, ao clicar no botão “Enviar” o sistema retorna à Tela Inicial e não tem sua senha criada. O Administrador de Subsetorial/Operador, se ainda desejar acessar o sistema, refaz os procedimentos para a criação de senha de acesso. Se a opção assinalada no Termo de Responsabilidade for “Sim”, o servidor prossegue preenchendo os campos logo abaixo do Termo, informando:

• Senha: onde o servidor deve informar a senha de sua livre escolha, contendo de 6 a 12 caracteres, misturando letras e números, conforme enfatiza a mensagem em vermelho no início da página;

• Confirma Senha: onde o servidor deve digitar novamente a senha por ele escolhida, para confirmação pelo sistema

A seguir o Administrador de Subsetorial/Operador clica no botão “Enviar” e aguarda a exibição da tela:



Nesta tela o Sistema confirma que a senha informada foi aceita com sucesso, e exibe o número do CPF do Administrador de Subsetorial/Operador, que passa a ser a sua identificação de usuário, a ser utilizada em todos os acessos ao Recadastramento Anual. Se desejar, o Administrador de Subsetorial/Operador pode clicar no botão “Imprimir” para a impressão e guarda dos dados da tela, onde sua identificação de Usuário aparece. Ao clicar no botão “OK”, o sistema encerra a fase de identificação de usuário e criação de senha e abre a tela inicial, novamente, para permitir o acesso ao Recadastramento Anual:

O Administrador de Setorial/Subsetorial ou Operador preenche sua identificação, já obtida, informando:

• CPF (somente números fornecidos pelo sistema, na fase de criação de senha), e. • Senha,

E a seguir clica no botão “Entrar”, para que o sistema prossiga mostrando a tela de abertura do Recadastramento Anual. Se houver erro nas informações, o sistema devolverá, na própria tela, a mensagem: “Identificação Incorreta”, como abaixo:



O Administrador de Setorial/Subsetorial ou Operador deverá verificar e informar novamente os dados solicitados. Quando o sistema identificar corretamente os dados, exibirá a tela de que corresponde ao grupo de recadastramento em que está inserido o Administrador de Subsetorial/Operador, mostrando a tela correspondente, conforme o caso. Neste momento o sistema identificaria o nível de acesso atribuído ao Administrador de Setorial/Subsetorial ou Operador, e o apresenta no topo da tela. Na seqüência deste manual, veremos todas as atribuições do sistema a cada um dos grupos.

Administradores / Operadores Administrador de Setorial de RH


Administrador de Setorial de RH A tela a seguir é mostrada quando os dados de CPF e Senha forem identificados pelo sistema como sendo de um Administrador de Setorial de RH:

Ao lado esquerdo da tela o Administrador de Setorial de RH conta com um menu, divido em quatro abas:

• Meu Recadastramento o Recadastrar o Emitir Protocolo o Consultar o Acompanhar Processo o Atualizar Endereço

• Ficha Cadastral



o Cadastrar Usuários o Relação de UAs Sem Administradores




O Administrador de Setorial de RH deve selecionar a opção que deseja utilizar, para que o sistema traga a tela solicitada. Adotaremos como premissa, seguir a ordem em que as opções são apresentadas nas abas do “menu”, de forma a orientar a navegação.



Primeira Aba – Meu Recadastramento

Recadastrar: Ao selecionar a opção de Recadastrar, na aba Meu Recadastramento, o Administrador de Setorial de RH terá a sua disposição a tela que deve utilizar para o seu próprio recadastramento, na condição de servidor.

As instruções detalhadas para o uso desta aba e de suas opções, no processo de recadastramento de servidor, estão disponíveis para consulta no manual: “Recadastramento Anual - Servidores”.



Segunda Aba – Ficha Cadastral

Emitir: O uso desta opção será destinado à impressão da Ficha Cadastral, que contém os dados de cadastro e os campos para preenchimento dos servidores sob sua responsabilidade, quando for o caso. A Ficha Cadastral pode ser utilizada pelo servidor para preenchimento e entrega de recadastramento em papel, quando o servidor não tiver meios de acessar o recadastramento através da Internet. Ao selecionar a opção Emitir, na aba Ficha Cadastral, o Administrador de Setorial de RH terá à sua disposição a tela:

O Administrador de Setorial de RH deverá informar o CPF do servidor para o qual deseja que o sistema imprima a Ficha Cadastral, e a seguir clicar no botão Avançar para acessar a tela:



Onde o sistema apresenta o CPF informado e o nome do servidor solicitado. Se os dados estiverem corretos o Administrador do Setorial de RH clica no link CLIQUE AQUI PARA IMPRIMIR A FICHA CADASTRAL, para poder visualizar a ficha:



O Administrador de Setorial de RH, para imprimir a ficha, clica no botão Imprimir no início da tela, e entrega ao servidor que a solicitou, aguardando sua devolução, já preenchida pelo servidor, quando for o caso.



Comprovante de Entrega: O servidor, de posse da ficha cadastral impressa, e não tendo acesso a Internet, preenche a ficha, assina e data o Termo de Responsabilidade nela existente, entregando-a no seu Órgão Setorial de RH. O Administrador de Setorial de RH, acessa o sistema, e na aba Ficha Cadastral, seleciona a opção de Comprovante de Entrega, para acessar a tela:

Informa o CPF do servidor que está entregando a ficha, já preenchida e com o Termo de Responsabilidade assinado e datado, e clica no botão Avançar, para que o sistema mostre a tela abaixo, contendo nome e CPF para conferência, o sistema mostra o comprovante que confirma o recebimento do formulário de recadastramento do servidor.



O Administrador de Setorial de RH, após certificar-se que os dados do servidor, são os referentes ao CPF informado, clica no botão Visualizar Impressão para visualizar o Comprovante de Entrega, como abaixo:

O Administrador de Setorial de RH clica no botão Imprimir e entrega o comprovante ao servidor.



Recadastrar: Esta opção deve ser utilizada para que o Administrador de Setorial de RH possa dar entrada no recadastramento dos servidores sob sua responsabilidade, que entregaram o formulário de recadastramento (ficha cadastral) em papel, no seu Órgão Setorial de RH. O Administrador de Setorial de RH acessa o sistema, e na aba Ficha Cadastral, seleciona a opção de Recadastrar, para acessar a tela:

Informa o CPF do servidor que está entregando a ficha impressa, preenchida e com o Termo de Responsabilidade assinado e datado, e clica no botão Avançar, para que o sistema mostre a tela:



A tela permite o recadastramento dividido em cinco agrupamentos, como já visto no Manual de Recadastramento Anual – Servidores. O Administrador de Setorial de RH preenche, uma a uma, as telas de cada um dos agrupamentos, transcrevendo os dados constantes do formulário de recadastramento entregue pelo servidor. Quando todos os agrupamentos estiverem “ticados”, como na tela abaixo, indicando estarem completamente preenchidos, o botão Enviar Recadastramento, até então inibido na tela, ficará ativo.



O Administrador de Setorial de RH clica no botão Enviar Recadastramento para ter acesso à tela:



O Administrador de Setorial de RH clica na indicação Voltar para que o sistema volte à tela inicial de Recadastrar, que permite a informação do CPF para um novo recadastramento de servidor, através da Ficha Cadastral.



Terceira Aba – Controle de Usuários

Cadastrar Usuários: O sistema foi desenvolvido para que o Administrador de Setorial de RH seja o responsável pelo cadastramento dos usuários sob sua dependência hierárquica. O sistema permite o cadastramento de usuários em dois níveis :

Administradores de Subsetorial de RH, e Operadores de Setorial.

O Administrador de Setorial de RH seleciona na aba a opção Cadastrar Usuários e clica para ver a tela:



A tela permite a informação do CPF do servidor/empregado que o Administrador de Setorial de RH deseja cadastrar como usuário e, se já existirem servidores/empregados cadastrados, mostra um quadro com as colunas:

• CPF – CPF com dígito, do usuário; • Nome – Nome do servidor/empregado; • Nível – Administrador de Subsetorial ou Operador de Setorial; • Limpar Senha – Link para limpar a senha; • Alterar – Link para tela de alteração; e • Excluir – Link para a tela de exclusão.

Para incluir um novo usuário, o Administrador de Setorial de RH, informa o CPF e clica no botão Incluir, para ver a tela:

O Administrador de Setorial de RH verifica o CPF e nome do servidor/empregado informado e seleciona, no campo Nível, como acima:

• Operador de Setorial, ou • Administrador de Subsetorial.

A seguir, clica no botão Avançar para que o sistema mostre a tela:



Nesta tela o Administrador de Setorial de RH seleciona, marcando um a um, os níveis hierárquicos da UO, UD e UA aos quais o usuário que está sendo cadastrado terá acesso para a validação dos recadastramentos. Finalizada a seleção, clica no botão Avançar para o sistema passar à tela:



Esta tela indica que o cadastramento de usuário foi efetuado com sucesso. O Administrador de Setorial de RH clica no botão Concluir para que o sistema retorne à tela:



Onde o sistema já atualizou o quadro mostrado na tela, com o último usuário incluído. Para a inclusão de um novo usuário, se necessário o Administrador de Setorial de RH repete a operação. Para excluir a senha de um usuário, o Administrador de Setorial de RH clica no ícone Limpar Senha, que exibirá a mensagem:

Selecionando a opção OK, será direcionado para a tela:



Após isso, retorna a tela com a listagem de usuários. Se o Administrador de Setorial de RH desejar alterar um usuário já cadastrado, clica na coluna Alterar, a linha correspondente a este usuário, para ver a tela:



Na tela o Administrador de Setorial de RH pode alterar o nível do usuário e a seguir clicar no botão Avançar, para visualizar a tela abaixo, onde poderá modificar a seleção efetuada anteriormente.



E a seguir clica no botão Avançar, para ver a tela:



A tela indica que a alteração foi efetuada com sucesso, e o Administrador de Setorial de RH clica no botão Concluir para que o sistema retorne à tela com a listagem de usuários: Por último, nesta tela o servidor poderá excluir um usuário apresentado no quadro que os relaciona, selecionando na coluna Excluir a linha correspondente ao usuário desejado, clicando no ícone que representa a Lixeira. O sistema irá solicitar a confirmação da exclusão. Ao clicar em OK, uma mensagem na tela indica o sucesso da operação e o usuário é excluído da listagem de usuários.



Relação de UAs sem Administradores: O Administrador de Setorial de RH poderá, nesta opção, consultar as Unidades Administrativas – Uas, para os quais o sistema indica que ainda não foram cadastrados Administradores de Subsetoriais. Na aba Controle de Usuários seleciona a opção Relação de UAs sem Administradores e clica para obter a tela:

Nesta tela o sistema apresenta um quadro com os campos UO, Nome e Qtd, relativos aos níveis hierárquicos da unidade. O administrador posiciona o cursor e clica na linha da Unidade Orçamentária - UO e o sistema mostra a tela:



Na tela o sistema apresenta um quadro com os campos UD, Nome e Qtd, relativos aos níveis hierárquicos da unidade. O administrador posiciona o cursor, clica na linha da Unidade de Despesa – UD, e o sistema prossegue mostrando a tela:



Nesta tela o sistema mostra a relação de todas as Unidades Administrativas, ligadas a UD e UO selecionadas, que foram identificadas como sem Administradores de Subsetorial. O Administrador de Setorial de RH verifica a UA e retorna à opção anterior, ou seja, Cadastrar Usuários, efetuando, como já vimos, a seleção e incluindo o usuário. O sistema atualiza a lista de UAs, automaticamente após o cadastramento dos usuários.



Quarta Aba – Configuração

Alterar senha: Nesta fase do Recadastramento, como já foi visto, o Administrador de Setorial/Subsetorial de RH ou Operador, já possui a identificação de Usuário fornecida pelo Sistema e a sua respectiva Senha de acesso. Porém, se a qualquer momento, ele desejar alterar sua senha de acesso, pode clicar, no menu disponível ao lado esquerdo da tela de recadastramento, em “Alterar Senha”, e a tela abaixo será exibida:



O Administrador de Setorial/Subsetorial de RH ou Operador, preenche os campos:

• Senha Atual: digita a senha já cadastrada; • Nova Senha: digita a nova senha de sua livre escolha, contendo de 6 a 12 caracteres,

misturando letras e números; • Confirma Nova Senha: repete a nova senha informada no campo anterior.

Após o preenchimento dos campos, clica no botão ”Enviar”, e o sistema mostrará a tela:

Onde uma mensagem indica que a nova senha foi alterada com sucesso. O Administrador de Setorial/Subsetorial de RH ou Operador, então, clica em uma das opções do menu à esquerda da tela e, se assim desejar, seleciona outra funcionalidade do sistema de Recadastramento Anual:



Sair Para sair do sistema de recadastramento, o Administrador de Setorial/Subsetorial de RH ou Operador, deverá clicar no menu disponível ao lado esquerdo da tela, na opção Sair, para que o sistema retorne à tela de acesso ao recadastramento:

Administradores / Operadores Administrador de Subsetorial de RH


Administrador de Subsetorial de RH A tela a seguir é mostrada quando os dados de CPF e Senha forem identificados pelo sistema como sendo de um Administrador de Subsetorial de RH:

Na tela, o menu disponível à esquerda, não irá disponibilizar algumas opções para utilização pelo Administrador de Subsetorial de RH. O Administrador de Subsetorial de RH pode utilizar todas as opções disponíveis para o Administrador de Setorial de RH, nas quatro abas exibidas na tela, com exceção da opção Relação de UAs sem Administradores, na aba Controle de Usuários. Vale ressaltar que, apesar de o sistema permitir, na aba Controle de Usuário, o uso da opção Cadastrar Usuários, ao Administrador de Subsetorial de RH, só é permitido cadastrar o nível de Operador de Setorial. Para as demais opções do sistema, valem as instruções já demonstradas neste manual quando descreve a seqüência de ações do Administrador de Setorial de RH.

Administradores / Operadores Operador de Setorial


Operador de Setorial A tela abaixo, é apresentada quando os dados de CPF e Senha informados pelo servidor/empregado, forem identificados pelo sistema como sendo de um Operador de Setorial:

Na tela, o sistema, irá disponibilizar apenas três das quatro abas disponíveis no menu ao lado esquerdo da tela, para utilização pelo Operador de Setorial. O Operador de Setorial poderá utilizar todas as opções disponíveis nas abas: Meu Recadastramento, Ficha Cadastral e Configuração. A exceção fica por conta da aba Controle de Usuários, que concentram as atividades de recadastramento que o Operador não pode executar. Para usar estas opções o Operador de Setorial de RH deve se valer das instruções já demonstradas neste manual quando descreve a seqüência de ações do Administrador de Setorial de RH.

Administradores / Operadores Legislação / Manuais


Por último qualquer um dos grupos pode clicar nos botões à esquerda da tela para visualizar: • Legislação, e • Manuais

Legislação Ao clicar no botão Legislação, terá acesso à tela:

Onde pode, a qualquer momento, ter acesso ao conteúdo de toda a Legislação relativa ao processo de recadastramento, clicando em cada um dos links existentes na tela.

Administradores / Operadores Legislação / Manuais


Manuais Ao clicar no botão Manuais, terá acesso à tela:

Onde, após clicar nos links, Manual Navegação Servidores ou Manual Navegação Administradores, poderá acessar, em meio eletrônico, os manuais do sistema para dirimir eventuais dúvidas.

Administradores / Operadores Créditos


CRÉDITOS GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO José Serra - Governador SECRETARIA DE GESTÃO PÚBLICA Sidney Beraldo - Secretário

COORDENADORIA – UCRH – Unidade Central de Recursos Humanos Ivani Maria Bassotti - Coordenadora

EQUIPE UCRH Andréa Mônaco Janotti Marisa de Andrade Santarém Kelly Lopes Lemes Adriana do Carmo Nascimento Thiago Sanches da Fonseca

COMPANHIA DE PROCESSAMENTO DE DADOS DO ESTADO DE SÃO PAULO Leão Roberto Machado de Carvalho - Diretor-Presidente

DIRETORIA DE ATENDIMENTO A CLIENTES Marcos Tadeu Yazaki - Diretor SUPERINTENDÊNCIA DE FOLHA DE PAGAMENTO Jair Zensuke Miyashiro - Superintendente EQUIPE TÉCNICA Marta Maria Novaes de Alcantara Damaris Siqueira Victorino Freixeda Silvio Haruki Oshiro Ricardo Augusto Aires Fernando Teidi Nonaka Renata Daniele Weninger José Duarte Valverde Felipe Augusto Rodrigues da Silva Márcio Jesuino Cardoso Mario de Jesus Lopes Everton Domingues Saraiva

manual de navegação para administradores/operadores

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