manual de gestÃo do sistema eletrÔnico de acesso À...
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VERSÃO EM PROCESSO DE REVISÃO (jan/2017)
MANUAL DE GESTÃO DO SISTEMA
ELETRÔNICO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Manual de Gestão do e-SIC | 2
Apresentação
A Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, conhecida como Lei de
Acesso à Informação – LAI assegurou o direito fundamental de acesso às
informações públicas e determinou a observância da publicidade como preceito
geral e do sigilo como exceção.
O Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012 - alterado pelo Decreto nº
54.779, de 22 de janeiro de 2014 e pelo Decreto nº 56.519, de 16 de outubro
de 2015 - regulamentou a matéria no âmbito do município de São Paulo,
fixando a criação do Serviço de Informações ao Cidadão – SIC em todas as
secretarias, subprefeituras, autarquias, fundações públicas, empresas públicas,
sociedades de economia mista e demais entidades diretas ou indiretas do
município.
O e-SIC – Sistema Eletrônico de Informações ao Cidadão - entrou em
funcionamento em agosto de 2012, sob a coordenação da SEMPLA (Secretaria
Municipal de Planejamento, Orçamento e Gestão). Desde janeiro de 2013, o
órgão responsável pelo monitoramento e cumprimento da Lei de Acesso à
informação passou a ser a Controladoria Geral do Município (CGM),
especialmente a Coordenadoria de Promoção da Integridade, por meio de sua
Divisão de Transparência Passiva.
O objetivo deste Manual de Gestão do Sistema Eletrônico de Acesso à
Informação é oferecer todos os subsídios legais e técnicos para o cumprimento
da Lei de Acesso à Informação no que diz respeito à Transparência Passiva,
esclarecendo dúvidas comuns dos servidores e das servidoras em relação à
operacionalização do sistema.
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1. SERVIÇO DE INFORMAÇÕES AOS CIDADÃOS (SIC)
Desde 2011, por determinação da Lei de Acesso à Informação - LAI (Lei
Federal nº 12.527/2011), todos os órgãos públicos da administração direta e
indireta dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário de todas as esferas
governamentais (Governo Federal, Estados e Municípios) devem criar um
serviço de informações aos cidadãos e cidadãs.
No município de São Paulo, conforme o Decreto Municipal nº 53.623/2012 e
suas posteriores alterações (Decreto Municipal nº 54.779/2014 e Decreto
Municipal nº 56.519/2015), a consolidação do Serviço de Informações aos
Cidadãos é responsabilidade de cada um dos órgãos e entidades
municipais, em especial, da autoridade máxima daquele órgão/entidade
juntamente com o/a chefe/chefa de gabinete, que devem ser apoiados,
orientados e monitorados pela Controladoria Geral do Município.
A boa gestão da transparência ativa e passiva traz grandes benefícios à gestão
pública e à sociedade. O modelo abaixo1 sugere como um efetivo Serviço de
Informação ao Cidadão pode trazer benefícios diretos tanto à administração
pública quanto à sociedade.
1 Fonte: BONFIM, M. V. de J. Visão accountable para o processo dos Sistemas de Informação
ao Cidadão. São Paulo: 2015.
Figura 1 - Visão accountable para o processo dos Sistemas de Informação ao Cidadão
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Em relação à sociedade, órgãos transparentes possibilitam o controle social e,
assim, tornam-se mais confiáveis e são melhores avaliados; em relação à
gestão pública, a transparência aprimora fluxos informacionais internos e
divulga amplamente os resultados das políticas públicas desenvolvidas.
Neste manual estarão todas as informações necessárias para o correto
atendimento ao cidadão que busca a Prefeitura Municipal de São Paulo para
obter qualquer tipo de informação pública do governo municipal.
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2. O SERVIÇO DE INFORMAÇÕES AOS CIDADÃOS NOS
ÓRGÃOS/ENTIDADES DA PMSP
No município de São Paulo, a consolidação do Serviço de Informações aos
Cidadãos relaciona ações ligadas à transparência ativa e à transparência
passiva. A dimensão ativa do SIC (Seção 2.1) corresponde às informações que
já são disponibilizadas nos órgãos ou nos sites dos órgãos e da PMSP. A
dimensão passiva do SIC (Seção 2.2) corresponde às acolhidas e às respostas
dadas para os pedidos de acesso à informação pública.
2.1. Dimensão ativa do SIC
Como já dito, as ações ligadas à transparência ativa estão relacionadas,
principalmente, com a alimentação das informações contidas nos sites de cada
órgão e nos portais de transparência e de informações diversas mantidas pela
Prefeitura Municipal de São Paulo (PMSP).
Os principais sites da Prefeitura que já disponibilizam informação de maneira
proativa são:
Portal da Transparência (http://transparencia.prefeitura.sp.gov.br)
Reúne os principais dados de prestação de contas da Prefeitura, tais
como salários do funcionalismo, íntegra de contratos, convênios,
despesas, informações sobre as subprefeituras e as entidades da
administração indireta.
Portal de Dados Abertos (http://dados.prefeitura.sp.gov.br)
O portal disponibiliza conjuntos de dados em formato aberto de todas as
secretarias, subprefeituras e empresas públicas municipais. Com esses
recursos, é possível construir aplicativos, visualizações de dados e
outras ferramentas.
Importante: A disponibilização ativa de informações agiliza a gestão do e-
SIC, pois pedidos de acesso à informação que se relacionam com dados
já ativamente disponíveis são mais facilmente respondidos: basta inserir
os links onde as informações estão disponibilizadas.
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Programa de Metas (http://planjeasampa.prefeitura.sp.gov.br/metas)
Desenvolvida para permitir o monitoramento da execução de cada uma
das metas da Prefeitura, a plataforma permite fazer pesquisas por
objetivos, secretaria responsável, estágio de execução e por localidade.
Observa Sampa (http://observasampa.prefeitura.sp.gov.br)
Trata-se de um sistema de indicadores sobre a cidade produzidos na
forma de séries históricas e mapas. É possível selecionar os dados
disponíveis para visualizá-los em gráficos ou para criar o seu próprio
indicador personalizado.
GeoSampa (http://geosampa.prefeitura.sp.gov.br)
Por meio de um único mapa digital, o GeoSampa permite que o cidadão
consulte, baixe e compare informações de 152 diferentes temas, como a
localização dos equipamentos públicos, zoneamento, Plano Diretor,
árvores em vias públicas e indicadores sociais.
Gestão Urbana SP (http://gestaourbana.prefeitura.sp.gov.br)
Com a proposta de articular o diálogo entre a administração e a
sociedade sobre o planejamento do município, a plataforma dispõe de
notícias sobre os projetos em andamento, ferramentas de participação e
uma biblioteca sobre o Plano Diretor e a Lei de Zoneamento.
2.2. Dimensão passiva do SIC
A dimensão passiva do SIC (Seção 2.2) corresponde às acolhidas dos pedidos
de acesso à informação pública e às respostas dadas pelos órgãos.
Quanto à acolhida, o pedido de acesso à informação pode ser feito (i) por meio
digital, preenchendo o formulário eletrônico do Sistema Eletrônico de
Informação ao Cidadão (e-SIC), (ii) presencialmente nos Postos Presenciais do
Sistema de Informação ao Cidadão, e/ou (iii) via correspondência (carta).
Quer disponibilizar informações do seu órgão ativamente em qualquer um dos canais acima? A Coordenadoria de Promoção da
Integridade da Controladoria Geral do Município pode te auxiliar.
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O Sistema Eletrônico de Acesso à Informação – e-SIC é a plataforma
central de gestão do Serviço de Informações ao Cidadão no município de São
Paulo, uma vez que é por meio do e-SIC que todos os pedidos são registrados
e respondidos, inclusive aqueles feitos nos postos de atendimentos ou
enviados à prefeitura por meio de correspondência.
O SIC Presencial são os postos de atendimento destinados aos cidadãos que
desejam obter qualquer informação pública sobre o município. Toda pessoa
que se dirigir a um órgão da Prefeitura e quiser obter alguma informação deve
conseguir registrar um pedido formal de acesso à informação, saindo do órgão
com o número do protocolo do seu pedido e o prazo para seu atendimento.
Para a implantação de um posto de atendimento que consiga registrar os
pedidos de informação no Sistema e-SIC, fornecendo ao cidadão o número de
protocolo do seu pedido e o prazo de atendimento (tal como determina a
legislação em vigor), é necessário apenas um servidor que possa orientar o
cidadão e um computador conectado à Internet. Entre em contato com a COPI-
CGM para que todo o material de treinamento e sinalização do posto de
atendimento seja enviado para seu órgão.
SERVIÇO DE INFORMAÇÕES AO CIDADÃO
SECRETARIAS
SUBPREFEITURAS
ADMINISTRAÇÃO INDIRETA C
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e-SIC
Formulário
Eletrônico
SIC
Presencial SIC Cartas
Importante: todas as secretarias, subprefeituras e demais órgãos da administração pública direta e indireta da Prefeitura Municipal de São Paulo devem oferecer uma unidade física para receber e registrar pedidos de informação, atendendo, orientando e informando o público quanto ao acesso à informação (Decreto 53.623/2012, art. 12).
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O SIC Cartas consiste no recebimento e no atendimento às correspondências
recebidas pela PMSP por meio físico, cujo conteúdo se refira a pedidos de
acesso à informação. As correspondências podem ser encaminhadas por meio
do Correios ou serem entregues nos protocolos dos órgãos e entidades da
Prefeitura. Independente da forma de encaminhamento do pedido por
correspondência, os órgãos devem garantir que tais pedidos sejam enviados
imediatamente à Divisão de Transparência Passiva da Controladoria Geral do
Município, para que sejam prontamente inseridos no Sistema e-SIC como um
pedido de acesso à informação e respondidos conforme pelos órgãos conforme
o fluxo padrão do Serviço de Informação aos Cidadãos.
* Caso um pedido de acesso à informação seja encaminhado por e-mail a
algum órgão/entidade da PMSP, o órgão deve responder indicando o canal
adequado para o cadastro dos pedidos, ou seja, o e-SIC. (ver modelo contido
na seção 4.1. deste manual).
** Todos os servidores dos órgãos que atuam com o atendimento aos cidadãos
– inclusive funcionários terceirizados - devem estar familiarizados com a Lei de
Acesso à Informação, de forma a fazer o correto encaminhamento de um
pedido. Caso o órgão precise de um treinamento específico sobre a LAI aos
funcionários que atuam com o atendimento ao público, solicite-o à COPI-CGM.
Importante: correspondências cujo conteúdo se relacione claramente com pedidos de informações sobre a gestão pública, recebidas pelos órgãos tanto por carta quanto nos setores de protocolos, deverão ser encaminhadas imediatamente à Divisão de Transparência Passiva da Coordenadoria de Promoção de Integridade da Controladoria Geral do Município ou no e-mail [email protected] ou no seguinte endereço: Rua Líbero Badaró, 293 / 23º andar – Centro – São Paulo/SP – CEP 010.009-907.
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3. SISTEMA ELETRÔNICO DE ACESSO À INFORMAÇÃO (e-SIC)
O Sistema Eletrônico de Informação ao Cidadão (e-SIC) entrou em vigor em
2012 e, desde então, é a plataforma de atendimento a todos os pedidos de
acesso à informação no município de São Paulo.
O sistema possibilita a qualquer cidadão solicitar informações de interesse
pessoal e coletivo sobre dados relacionados à gestão pública, como por
exemplo, informações sobre os contratos, licitações, orçamentos,
procedimentos internos, projetos da PMSP, dentre outros dados relacionados à
gestão.
Este capítulo trará todas as informações necessárias para a gestão do e-SIC,
desde o momento em que um pedido é registrado até o envio da resposta à
última instância recursal, ou seja, o recurso de 3ª instância endereçado a CMAI
(Comissão Municipal de Acesso a Informação).
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3.1. Acesso ao e-SIC
O sistema pode ser acessado pelo (a) cidadão que registrará e acompanhará
as respostas aos seus pedidos de acesso à informação ou pelo (b) servidor
público devidamente cadastrado que fará a gestão do sistema em seu órgão
público.
(a) Acesso pelos cidadãos (módulo usuário)
O e-SIC é acessado pelos cidadãos no Iink: http://esic.prefeitura.sp.gov.br.
Todas as informações necessárias para a orientação do cidadão em relação ao
e-SIC podem ser encontradas na seguinte página:
http://transparencia.prefeitura.sp.gov.br/acesso-a-informacao/Paginas/default.aspx.
(b) Acesso pelos servidores públicos (módulo administrativo)
A gestão do e-SIC é realizada por servidores/as previamente cadastrados,
acessando o link http://esic.prefeitura.sp.gov.br/atendimento. Existem três tipos
de acesso ao módulo administrativo do e-SIC. São eles:
Perfil Balcão: voltado aos servidores do SIC Presencial.
Perfil Carta: voltado aos servidores com a incumbência de registrar as
correspondências cujos conteúdos se relacionem com pedidos de
acesso à informação. Atualmente o SIC Cartas é registrado
exclusivamente pelos servidores da COPI-CGM.
Perfil Administrador: voltando exclusivamente aos servidores com
incumbência de inserir as respostas aos pedidos de acesso à
informação e de gerir o e-SIC.
O acesso ao perfil Administrador do módulo administrativo do e-SIC é restrito
aos servidores/as previamente cadastrados pela Divisão de Transparência
Passiva, sendo responsabilidade da Chefia de Gabinete: (a) informar os dados
de todos os/as servidores/as públicos autorizados/as a fazer a gestão do
sistema e (b) fazer as devidas atualizações sempre que houver qualquer
alteração na equipe cadastrada. Novos usuários devem ser cadastrados
somente com a autorização da Chefia de Gabinete do órgão em questão (§1º
do artigo 18 do Decreto 53.623/2012, enviando um e-mail para
[email protected], com todos os dados abaixo:
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Nome completo do/a servidor/a;
E-mail institucional do/a servidor/a;
Telefone de contato do/a servidor/a;
Cargo/função desempenhada
Com esta autorização, os servidores terão acesso ao perfil ‘Administrador’ do
e-SIC,
É importante notar que o link de acesso ao módulo administrativo é diferente
do link de acesso ao módulo usuário. Inclusive, caso algum/a servidor/a queira
fazer um pedido de acesso à informação a qualquer órgão da Prefeitura,
deverá acessar o e-SIC no link destinado aos cidadãos, não no link do módulo
administrativo do e-SIC.
Importante: O log-in e a senha são de uso pessoal e intransferível.
Portanto, cada servidor deve utilizar seu próprio e-mail e senha para
acessar o módulo administrativo do e-SIC.
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3.2. Roteiro de acesso ao módulo administrativo
Como fazer o primeiro acesso ao módulo administrativo do e-SIC?
1. Entrar no link http://esic.prefeitura.sp.gov.br/atendimento.
2. Confirmar se o e-SIC está no módulo administrativo.
3. Inserir o e-mail institucional cadastrado ([email protected]).
4. Inserir a senha de acesso inicial ao sistema: prodam.
5. Digitar os caracteres de validação do CAPTCHA, respeitando letras maiúsculas e minúsculas.
6. Clicar em ‘ENVIAR’.
7. Em seguida, é preciso providenciar a alteração da senha observando o passo-a-passo sinalizado pelo sistema.
Como resgatar ou alterar a senha de acesso ao e-SIC?
1. Entrar no link http://esic.prefeitura.sp.gov.br/atendimento.
2. Confirmar se o e-SIC está no módulo administrativo.
3. Inserir o e-mail institucional cadastrado ([email protected]).
4. Digitar os caracteres de validação do CAPTCHA, respeitando letras maiúsculas e minúsculas.
5. Clicar em ‘ESQUECI MINHA SENHA’.
6. Clicar em ‘ENVIAR’.
7. Em seguida, o servidor deve acessar seu e-mail institucional e consultar a senha que deverá ser digitada.
8. Acessar novamente o sistema, inserir o e-mail institucional, digitar a nova senha informada, digitar os caracteres de validação do CAPTCHA e clicar em ‘ENVIAR’.
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3.3. Funcionalidades contidas no perfil Administrador
O perfil Administrador do módulo administrativo do e-SIC é voltado aos
servidores públicos responsáveis pelo cadastro das respostas aos pedidos de
informação e pela gestão do e-SIC.
Após entrar no sistema pelo link http://esic.prefeitura.sp.gov.br/atendimento, o/a
servidor/a terá acesso à seguinte tela:
Nesta tela estão habilitados os ícones (a) ‘Gestão de Pedidos’ e (b)
‘Relatórios’, principais funcionalidades do perfil Administrador. Na mesma tela
ainda é possível visualizar os ‘Comunicados Importantes’ feitos pela Divisão
da Transparência Passiva e fazer o download da última versão deste ‘Manual
de Gestão do e-SIC’, no ícone ‘Cartilha e-SIC’.
A seguir, descreveremos as funcionalidades contidas nos ícones Gestão de
Pedidos e, em seguida, Relatórios.
(a) Gestão de Pedidos
Ao clicar no ícone ‘Gestão de Pedidos’, o sistema carregará uma tela com 4
(quatro) ícones:
Lista de todos os pedidos;
Consultar pedido por número;
1ª Instância;
2ª Instância.
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No ícone ‘Lista de Todos os Pedidos’ é possível visualizar todos os pedidos
já registrados para o órgão nos últimos anos, com a possibilidade de selecionar
a situação do andamento dos pedidos.
Para visualizar informações detalhadas de cada um dos pedidos protocolados
ao órgão, deve-se clicar em ‘Detalhes’. Esta função abrirá o pedido em
questão, possibilitando, caso necessário, registrar uma resposta ao pedido. Na
tela abaixo, visualiza-se os detalhes de um pedido respondido.
xxxxx
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No ícone ‘Consultar Pedido por Número’ é possível consultar um pedido a
partir do seu número de protocolo, bastando inserir o número do pedido. Ao
digitar o número do protocolo e clicar em ‘Consultar’, serão mostrados os
detalhes do pedido em questão.
Nos ícones ‘1ª Instância’ e ‘2ª Instância’ é possível visualizar os pedidos que
estão em tramitação nas instâncias recursais, quando existentes. Toda vez que
surgir um número diferente de zero nos parênteses do texto explicativo dos
ícones, indica-se que existe algum pedido nestas fases recursais. No exemplo
abaixo, o sistema indica que existem 17 pedidos em 2ª Instância para aquele
órgão:
(b) Relatórios
O ícone ‘Relatórios’ possibilita a visualização de 35 diferentes relatórios
destinados para facilitar a gestão do e-SIC internamente. Como cada um dos
relatórios oferece uma informação diferente, sugerimos que consultem todos
eles e vejam quais podem ser utilizados internamente em sua rotina de
trabalho.
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Obs.: antes de utilizar um relatório em específico, consultar a COPI-CGM pois
alguns erros foram relatados em relação às informações contidas em alguns
deles.
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3.4. Tratamento dos pedidos recebidos (fase inicial do e-SIC)
Nesta seção, será oferecido um passo-a-passo das ações a serem tomadas
assim que um pedido de acesso à informação chega a um órgão público.
Existem três procedimentos a ser imediatamente definido tão logo um pedido
chegue ao órgão: (a) o indeferimento do pedido; (b) o encaminhamento do
pedido a outro órgão da prefeitura ou (c) o atendimento do pedido.
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(a) Indeferimento do pedido
O indeferimento de um pedido por meio do e-SIC é possível somente em
alguns casos, cada um envolvendo uma motivação específica. São eles:
MOTIVO ESPECIFICAÇÃO
Ausência de elementos fundamentais
(art. 15)
Solicitações que não contenham qualquer um dos seguintes elementos: nome do requerente; número de documento de identificação válido; especificação forma clara, objetiva e precisa da informação requerida; endereço físico ou eletrônico do requerente.
Demanda de trabalho adicional
(art. 16)
Solicitações cuja resposta demanda trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados que não seja de competência do órgão.
Fora de competência da PMSP
(art. 8º)
Solicitações que não se referem a informações do Poder Executivo Municipal e, sim, a outros poderes (Legislativo ou Judiciário) ou outras esferas governamentais (Estado ou Governo Federal e demais municípios além de São Paulo).
Fora do escopo do e-SIC
(art. 5º)
Solicitações que não se referem a pedidos de acesso à informação e, sim, a outros tipos de demandas, tais como solicitações de serviços públicos, reclamações, denúncias, sugestões, elogios, dentre outros.
Informação sigilosa
(arts. 9º e 35)
Solicitações que se relacionam com informações previamente classificadas como sigilosas pela CMAI ou que se enquadrem em hipóteses de sigilo já previstas na legislação em vigor.
Outros Outras hipóteses de indeferimentos não previstas no Decreto Municipal, desde que sejam devidamente justificadas ao solicitante.
Nestes casos, o órgão deve indeferir o pedido tão logo o pedido seja
registrado, justificando adequadamente o motivo pelo indeferimento.
Como boa prática, a CGM avalia que este procedimento deve ser feito em
até cinco dias após o protocolo do pedido. Antes de concluir o processo
recomenda-se que o indeferimento e a justificativa sejam analisados pela
assessoria jurídica, pela assessoria de comunicação do órgão em questão e
pela chefia de gabinete.
No capítulo 4 é possível encontrar modelos para auxiliar o indeferimento de pedidos, que devem ser ajustados conforme o teor e as necessidades de cada solicitação e de cada órgão.
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Como fazer o indeferimento do pedido?
1. Abrir o pedido e ir para a seção ‘Resposta do pedido’. 2. No campo ‘Atualizar situação para’, selecionar a opção ‘Indeferido’. 3. No campo ‘Tipo indeferimento’, selecionar o motivo do indeferimento. 4. No campo ‘Resposta’, registrar a justificativa do indeferimento. 5. Caso haja algum arquivo a ser anexado, selecionar o arquivo e clicar
em ‘Acrescentar Anexo’. 6. Ao final, clicar em ‘Enviar’.
Abaixo, como exemplo, segue a reprodução de um pedido indeferido por ter
seu conteúdo classificado como fora de escopo do e-SIC.
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(b) Encaminhamento interno do pedido
Se o conteúdo da solicitação é um pedido de acesso à informação, mas a
informação requerida não for competência/atribuição do órgão em questão, é
preciso realizar o encaminhamento interno (via sistema) do pedido de
informação ao órgão devido. Como boa prática, a CGM avalia que este
procedimento deve ser feito em até 3 dias após o recebimento do pedido.
Quando um pedido é encaminhado a outro órgão, o solicitante tem acesso
tanto à informação de que o pedido foi encaminhado quanto ao motivo alegado
pelo órgão para proceder com tal encaminhamento.
Como fazer o encaminhamento interno do pedido?
1. Abrir o pedido e ir para a seção ‘Situação’. 2. Clicar em ‘Encaminhar’. 3. No campo ‘Encaminhar pedido para’, selecionar o órgão para o qual o
pedido deve ser encaminhado. 4. No campo ‘Motivo’, justificar o motivo pelo qual o pedido deve ser
encaminhado para aquele órgão, incluindo a assinatura do/a Chefe/a de Gabinete após a justificativa.
5. Ao final, clicar em ‘Encaminhar’.
Todo o processo é apoiado pela Divisão de Transparência Passiva,
responsável por fazer contato com o órgão para o qual o pedido foi
encaminhado e verificar sobre a procedência daquele encaminhamento. Em
alguns casos, é preciso refazer o encaminhamento para outro órgão. Para
evitar diversos encaminhamentos, é indicado que o gestor do e-SIC conheça
as atribuições dos demais órgãos da Prefeitura para a realização de
encaminhamentos corretos ou, na dúvida, entre em contato com a Divisão de
Transparência Passiva da COPI-CGM.
Importante: a funcionalidade “encaminhar” fica habilitada no sistema apenas na fase inicial, ou seja, até o 20º dia após o registro do pedido. Não é possível encaminhar pedidos para outras pastas depois que o órgão registra sua primeira resposta, ou seja, uma vez respondido o pedido, não é possível encaminhá-lo a outros órgãos nas instâncias recursais.
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(c) Atendimento do pedido
Se a solicitação se refere ao escopo do e-SIC e a informação requerida é de
competência do órgão, o pedido deve ser atendido conforme determinado pela
Lei de Acesso à Informação.
A resposta ao pedido no fluxo inicial deve ser registrada tão prontamente
quanto possível. Para cumprimento da legislação, a LAI prevê que a resposta
deve ser dada em até 20 dias a partir da data de recebimento do pedido.
Caso necessário, e devidamente justificado, a resposta pode ser prorrogável
por mais 10 dias.
Como registrar a resposta ao pedido na fase inicial?
1. Abrir o pedido e ir para a seção ‘Resposta do pedido’. 2. No campo ‘Atualizar situação para’, manter a opção ‘Atendido’. 3. No campo ‘Resposta’, digitar a resposta ao requerente. 4. Caso haja algum arquivo para ser anexado junto à resposta, clicar em
‘Selecionar arquivo’ e, em seguida, em ‘Acrescentar anexo’. 5. No corpo da resposta, especificar quais as informações constam no
arquivo anexado, referenciando o documento em questão. 6. Ao final, clicar em ‘Enviar’.
Importante: caso o pedido de informação contenha questionamentos de competência tanto do órgão de origem quanto de outro(s) órgão(s), o ideal é que a pasta que recebeu originariamente o registro responda ao pedido no campo apropriado do sistema, inserindo as informações de sua atribuição, bem como esclareça, pontualmente, quais são os itens que não lhe competem responder, instruindo que o requerente registre outro(s) pedido(s) diretamente ao(s) outro(s) órgão(s).
Antes de anexar o arquivo junto à resposta, confira se o documento selecionado está realmente correto. Após clicar em ‘Acrescentar anexo’ o sistema não permite excluir o arquivo da
resposta.
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4. FLUXO DO PEDIDO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
O pedido de acesso à informação tem um fluxo padrão legalmente
determinado, com prazos pré-estabelecidos para cada uma de suas fases. O
gráfico abaixo ilustra os prazos relacionados a cada uma dessas etapas:
A seguir se encontram as principais informações referentes às quatro fases do
fluxo do pedido de acesso à informação.
4.1. Fluxo inicial
Uma vez feito o pedido de acesso à informação pelo solicitante, o órgão tem o
prazo de até vinte dias para registrar a resposta.
A responsabilidade legal pelo conteúdo da informação dada nesta fase é da
Chefia de Gabinete. Também é de sua responsabilidade (a) a escolha e o
gerenciamento da equipe interna que lida com o e-SIC e (b) o gerenciamento
interno dos pedidos de acesso à informação (§1º do Art. 18 do Decreto
Municipal nº 53.623/2012).
Se nesta fase o órgão precisar prorrogar a resposta ao pedido de acesso à
informação, é preciso registrar no sistema a prorrogação por mais dez dias e
justificar ao requerente os motivos desta extensão de prazo.
Se o órgão não registra nenhuma resposta ou não prorroga o prazo de
atendimento dentro dos primeiros vinte dias do fluxo inicial, o pedido de acesso
à informação é encaminhado diretamente à 2ª Instância, por Recurso de Ofício,
momento em que a CGM provocará o órgão para que responda o pedido. Nas
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fases recursais não é possível o encaminhamento do pedido e nem tampouco
a sua prorrogação.
4.2. 1ª instância recursal
Caso o/a requerente compreenda que a resposta fornecida pelo órgão não
forneceu as informações pedidas, é possível abrir um recurso em até dez dias
após a resposta ser registrada. Caso isso ocorra, o órgão terá cinco dias para
indeferir ou deferir o recurso aberto, respondendo-o.
Nesta fase (e nas demais fases recursais), a responsabilidade legal pelas
informações e pela gestão do e-SIC é da autoridade máxima de cada órgão
(Art. 24 do Decreto Municipal nº 53.623/2012).
4.3. 2ª instância recursal
Se o/a requerente não se satisfizer com a resposta ao recurso de 1ª instância,
é possível abrir um novo recurso em até dez dias após o registro da resposta
da 1ª Instância.
Desta vez, o recurso é direcionado diretamente à Controladoria Geral do
Município, que julgará sua pertinência e, deferindo o recurso, provocará o
órgão para que complemente as respostas já oferecidas (Art. 25 do Decreto
Municipal nº 53.623/2012).
O Decreto 54.779/2014 que alterou o Decreto regulamentar Importante: 53.623/2012 modificou os artigos que tratavam da propositura e da apreciação do 1º recurso. Portanto, segue a transcrição do artigo 24: “Caberá pedido de revisão, no prazo de 10 (dez) dias, contados a partir do primeiro dia útil subsequente à data da ciência da decisão ou do decurso do prazo sem manifestação, à autoridade máxima do órgão ou entidade municipal que a prolatar ou se omitir, nas seguintes hipóteses: I - ausência de resposta ao seu pedido dentro do prazo regulamentar, incluindo eventual prorrogação; II - resposta incompleta, obscura, contraditória ou omissa; III - não conhecimento ou improcedência do pedido. Parágrafo único. Os pedidos de revisão de que trata este artigo serão apreciados no prazo de 5 (cinco) dias, contados a partir do primeiro dia útil subsequente à sua apresentação”
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Nesta fase recursal, todo o processo poder levar um período de até 18 dias
para ser concluído. Abaixo seguem os prazos de forma especificada:
a) Julgamento parcial do recurso pela CGM: até 5 dias.
b) Se necessário complementação de informações pelo órgão: até 5 dias
após CGM provoca-lo.
c) Decisão final do recurso pela CGM: até 3 dias.
d) Cumprimento da decisão pelo órgão: até 5 dias.
4.4. 3ª instância recursal
Se após a 2ª instância o/a requerente continua insatisfeito com o
comportamento dos órgãos envolvidos, pode-se provocar uma última instância
recursal em até dez dias após o registro da resposta da 2ª instância.
Neste caso, todo o processo será julgado na Comissão Municipal de Acesso
à Informação (CMAI), comissão intersecretarial composta por seis secretarias
municipais e uma pessoa representante do Gabinete do Prefeito (Art. 26 do
Decreto Municipal nº 53.623/2012).
A CMAI se reúne mensalmente e suas decisões são publicadas no Diário
Oficial do Município e no Portal da Transparência no link:
O Decreto 54.779/2014 que alterou o Decreto Importante: regulamentar 53.623/2012 e modificou os artigos que tratavam da propositura e da apreciação do 2º recurso. Portanto, segue a transcrição do artigo 25: “Negado provimento ou não conhecido o pedido de revisão de que trata o artigo 24 deste decreto, poderá o requerente apresentar recurso à Controladoria Geral do Município, no prazo de 10 (dez) dias, contados a partir do primeiro dia útil subsequente à ciência da decisão. § 1º A Controladoria Geral do Município deverá decidir o recurso no prazo de 5 (cinco) dias ou, caso haja a necessidade de complementação de informações, provocar a unidade de origem para que preste esclarecimentos em prazo não superior a 5 (cinco) dias. § 2º Prestados os esclarecimentos referidos no § 1º deste artigo, deverá a Controladoria decidir o recurso no prazo de 3 (três) dias. § 3º Provido o recurso, o órgão de origem cumprirá a decisão no prazo máximo de 5 (cinco) dias”.
Manual de Gestão do e-SIC | 27
http://transparencia.prodam/acesso-a-informacao/Paginas/CMAI-
Comiss%C3%A3o-Municipal-de-Acesso-%C3%A0-
Informa%C3%A7%C3%A3o.aspx
Quando a CMAI defere o recurso, o órgão é oficiado, devendo responder à
Secretaria Executiva da CMAI em um prazo preestabelecido pela própria
comissão (usualmente, entre 5 a 10 dias, conforme a complexidade da
informação demandada).
O Decreto 54.779/2014 que alterou o Decreto regulamentar Importante: 53.623/2012 modificou os artigos que tratavam da propositura e da apreciação do 3º recurso. Portanto, segue a transcrição do artigo 26: “Negado provimento ou não conhecido o recurso pela Controladoria Geral do Município, poderá o requerente apresentar novo recurso à Comissão Municipal de Acesso à Informação, no prazo de 10 (dez) dias, contados da ciência da decisão, observados os procedimentos previstos no Capítulo VI deste decreto”.
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5. SITUAÇÃO DO PEDIDO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
O e-SIC oferece diferentes situações para o pedido de acesso à informação,
que variam conforme seu fluxo. A tabela a seguir explica todas as situações
indicadas pelo sistema.
SITUAÇÃO DESCRIÇÃO
Em tramitação Pedido registrado, tramitando em fluxo inicial, sem manifestação do órgão em questão.
Prazo prorrogado Pedido em tramitação no fluxo inicial, com o prazo inicial já prorrogado e a justificativa já registrada pelo órgão.
Congelado Situação em que o pedido foi encaminhado internamente, via sistema, para outro órgão, aguardando finalização do procedimento. Nesta etapa, o pedido pode ser aceito ou recusado pelo órgão para o qual foi encaminhado.
Pedido indeferido Pedido indeferido pelo órgão, com a devida justificativa já registrada.
Atendido Pedido já respondido pelo órgão, porém ainda dentro do prazo de dez dias para requerente solicitar abertura da 1ª Instância Recursal.
Finalizado O protocolo do pedido de informação é reportado automaticamente, via sistema, para este status quando o munícipe se deu por satisfeito com a resposta veiculada pela pasta e já tendo transcorrido o prazo legal para que o requerente proponha um recurso.
Recurso de 1ª instância em tramitação
Pedido em tramitação na 1ª instância recursal, aguardando resposta do órgão.
Recurso de 1ª instância deferido
1ª instância recursal já atendida pelo órgão.
Recurso de 1ª instância indeferido
1ª instância recursal indeferida pelo órgão, com a devida justificativa já registrada.
Recurso de 2ª instância em tramitação
Pedido em tramitação na 2ª instância recursal, aguardando julgamento da CGM.
Recurso de 2ª instância encaminhada para o órgão para complemento
Pedido em tramitação na 2ª instância recursal, em processo de julgamento da CGM, no qual foi solicitado ao órgão um complemento de informações.
Recurso de 2ª instância respondida para CGM
Pedido em tramitação na 2ª instância recursal, em que o órgão respondeu complemento de informações solicitado pela CGM.
Recurso de 2ª instância encaminhada para o órgão para resposta.
Pedido em tramitação na 2ª instância, em que CGM decidiu pelo deferimento do recurso, já encaminhado ao órgão para providenciar resposta ao requerente.
Recurso de 2ª instância deferido
2ª instância recursal já atendida pelo órgão.
Recurso de 2ª instância indeferido
2ª instância recursal indeferida pela CGM, com a devida justificativa já registrada.
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Recurso de 3ª instância em tramitação
Pedido em tramitação na 3ª instância recursal, aguardando julgamento da CMAI.
Recurso de 3ª instância deferido
3ª instância recursal julgada como procedente pela CGM e já atendida pelo órgão.
Recurso de 3ª instância indeferido
3ª instância recursal julgada como improcedente pela CGM.
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7. INSTALAÇÃO DA CAIXA POSTA E-SIC
Todo órgão da prefeitura tem um e-mail próprio para receber as comunicações
do e-SIC diretamente em seu gerenciador de e-mails. Desta forma, o órgão
terá conhecimento imediato de todos os pedidos de acesso à informação e de
todos os recursos direcionados ao órgão.
O acesso à Caixa Departamental é restrito aos servidores cadastrados como
permissionados junto à Coordenadoria de Promoção da Integridade da
Controladoria Geral do Município. Para se ter acesso aos permissionados de
seu órgão, envie um e-mail para [email protected].
Uma vez permitido, o órgão deve fazer uma solicitação interna à seu
Departamento de Tecnologia e Informação para instalar a caixa de e-mails no
Outlook (ou outro gerenciador de e-mails) do servidor autorizado.
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7. MAPA DO DECRETO MUNICIPAL
Os apontamentos a seguir visam auxiliar os órgãos da Prefeitura Municipal no
manuseio da legislação municipal. Serão citados os principais artigos do
Decreto Municipal nº 53.623/2012, já com as alterações inseridas tanto pelo
Decreto Municipal nº 54.779/2014 quanto pelo Decreto Municipal nº
56.519/2015.
ARTIGO COMENTÁRIO
Art. 1º Esclarece que o objeto do Decreto é regulamentar a Lei de Acesso à informação no âmbito do município de São Paulo.
Art. 2º
Aborda a forma com que a Administração Pública deverá assegurar o direito de acesso à informação aos requerentes. Portanto, a Administração deverá se basear em procedimentos de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão, sempre se pautando nos artigos 3º e 4º deste regulamento.
Art. 3º Aponta as diretrizes a serem observadas na aplicação do decreto.
Art. 4º
Esclarece que todos os atos praticados pela municipalidade, no que concerne ao acesso à informação, deverão ter como objetivo a gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; a proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; a proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
Art. 5º Esclarece quais são os temas submetidos ao acesso à informação.
Art. 6º Conceitua alguns termos essenciais para a aplicação e entendimento adequados sobre a legislação.
Art. 7º
Menciona que as solicitações de dados são gratuitas, ou seja, a municipalidade não poderá cobrar para fornecer as informações, salvo com relação ao valor dos serviços e dos materiais utilizados, como por exemplo, a reprodução de documentos, mídias digitais e postagem.
Art. 8º Trata da abrangência do decreto, ou seja, preceitua quais são os “sujeitos” que deverão cumprir a legislação.
Art. 9º
Esclarece que o direito à informação disciplinada no Decreto não será aplicado nas hipóteses de sigilo previstas na legislação, como fiscal, bancário de operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça; e às informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
Art. 10 Trata do tema transparência ativa em que a municipalidade tem o dever (obrigação legal), de veicular pela internet os dados/informações mesmo que não tenha sido solicitada previamente.
Art. 11 O comando legal prevê, nos seus 9 (nove) incisos, quais são os requisitos que deverão estar contemplados nas páginas das pastas na internet.
Art. 12 Cita quais são os órgãos que estão submetidos à observância do decreto regulamentar atinente ao tema transparência passiva – em que a Administração Pública é “provocada” a fornecer os dados/informações.
Art. 13 Trata da necessidade quanto à realização de audiências ou consultas públicas, bem como do incentivo à participação popular e as demais formas de divulgação das ações do Poder Público.
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Art. 14 Esclarece quem são os requerentes dos pedidos de informações, ou seja, quem pode registrar/formular pedidos de informações.
Art. 15 Menciona quais as condições essenciais para que os pedidos de informações sejam conhecidos, ou seja, passíveis de respostas.
Art. 16 Elenca as hipóteses em que os pedidos não serão atendidos.
Art. 17 Salienta que não poderão ser exigidas justificativas para fornecer ou não as
informações solicitadas.
Art. 18
Determina que tão logo o pedido seja registrado e estando a informação disponível,
o acesso será imediato (esta é a regra). Caso não seja possível, o pedido poderá
ser respondido em ATÉ 20 (vinte) dias. Também prevê que a responsabilidade da
transmissão das informações das respostas para os pedidos, e do gerenciamento
das respectivas equipes de e-SIC compete aos Chefes de Gabinete de cada uma
das pastas.
Art. 19
Prevê a possibilidade de prorrogar a veiculação da resposta para o pedido de
informação por mais 10 (dez) dias antes do final do prazo inicial de até 20 (vinte)
dias, conforme fixado no § 2º do artigo 18 deste decreto.
Art. 20
Esclarece que caso os dados pleiteados pelo requerente já estejam disponíveis ao
público de forma impressa, eletrônica ou qualquer outro meio que seja de acesso
universal, a pasta terá a obrigação de esclarecer exatamente, tanto o local, como a
maneira adequada para consulta, obtenção e reprodução dos dados.
Art. 21 Aborda a questão dos encargos e/ou custas para o fornecimento de documento,
quando houver.
Art. 22
Determina que, na hipótese de negativa no fornecimento das informações, há
necessidade de informar o motivo e o fundamento legal, bem como quanto à
possibilidade e o prazo para que o requerente, caso queira, se manifeste (recurso),
dentre outras informações relevantes. Portanto se o pedido de informação for
negado ou não conhecido a pasta deverá reportar ao requerente, dentro do prazo
legal de resposta, uma comunicação com esclarecimentos pertinentes.
Art. 23
Esclarece que o acesso a documento preparatório ou aos dados nele contidos que
foram utilizados como fundamento de tomada de decisão ou de ato
administrativoserão assegurados a partir da edição do ato ou decisão.
Artigos 24-29
Disciplinam sobre os recursos, bem como dos seus respectivos prazos e
intimações.
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Artigos 30-51
Tratam da classificação de informações quanto ao grau e prazos de sigilo, bem
como dos procedimentos para a classificação/reclassificação de informações, bem
como da necessidade de publicação anual de informações em sítio da internet.
Artigos 52-60
Versam sobre a Comissão Municipal de Acesso à Informação.
Artigos 61-67
Especificam como devem ser tratadas as informações de cunho pessoal.
Artigos 68-69
Menciona as entidades privadas sem fins lucrativos que recebam para a realização
de ações de interesse públicos recursos de ordem pública.
Artigos 70-74
Elenca as condutas ilícitas que ensejam a responsabilização do agente público,
bem como os limites e consequências.
Artigos 75-83
Monitoramento da aplicação da lei, as disposições finais e transitórias.
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8. LEGISLAÇÃO RELACIONADA COM TRANSPARÊNCIA E SIC
8.1. Governo Federal
Lei Complementar 101/2000 (Lei da Responsabilidade Fiscal):
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/LCP/Lcp101.htm
Lei Complementar 131/2009 (Lei da Transparência):
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/LCP/Lcp131.htm
Lei Federal nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação):
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm
8.2. Governo Municipal
Decreto Municipal nº 53.623/2012:
http://www3.prefeitura.sp.gov.br/cadlem/secretarias/negocios_juridicos/cadlem/i
ntegra.asp?alt=13122012D%20536230000
Decreto Municipal nº 54.774/2014:
http://www3.prefeitura.sp.gov.br/cadlem/secretarias/negocios_juridicos/cadlem/i
ntegra.asp?alt=26022014D%20548730000
Decreto Municipal nº 56.519/2015:
http://www3.prefeitura.sp.gov.br/cadlem/secretarias/negocios_juridicos/cadlem/i
ntegra.asp?alt=17102015D%20565190000
Portaria Intersecretarial nº 03/2014 – CGM/SECOM/SMDHC/SEMPLA:
http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/upload/controladoria_geral/ar
quivos/Portarias/Portaria_Intersecretarial_03_2014.pdf
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9. MODELOS DE COMUNICAÇÃO
9.1. Pedidos de acesso à informação encaminhados por e-mail
Prezado(a) requerente, bom dia / boa tarde!
O conteúdo do seu e-mail é caracterizado como um pedido de acesso à informação. Esclarecemos que o canal adequado para registrar pedidos de acesso às informações públicas na Prefeitura Municipal de São Paulo é o Sistema Eletrônico de Acesso à Informação (e-SIC), que pode ser acessado por meio deste link: http://esic.prefeitura.sp.gov.br. Nele, é gerado um número de protocolo e você pode acompanhar eletronicamente sua tramitação e a resposta do órgão. Assim, o órgão terá até 20 dias, prorrogáveis por mais 10, para responder o seu pedido e, caso a resposta seja incompleta, ainda é possível apresentar recursos. Desse modo, o seu direito de acesso à informação é efetivado e a Prefeitura mantém registros dos pedidos.
Se nunca utilizou o e-SIC antes, recomendamos a leitura das informações contidas nesta página: http://transparencia.prefeitura.sp.gov.br/acesso-a-informacao/Paginas/Como-pedir-uma-informacao.aspx.
Caso prefira, seu pedido de acesso à informação também pode ser enviado por meio de carta endereçada ao Departamento de Transparência Passiva da Coordenadoria de Promoção da Integridade da Controladoria Geral do Município (Rua Líbero Badaró, 293 - 23° Andar - Centro/São Paulo – CEP 01.009-000) ou pode ser registrado presencialmente nos Postos Presenciais do SIC – Serviço de Informação ao Cidadão da Prefeitura Municipal de São Paulo.
Atenciosamente,
[assinatura do Chefe de Gabinete] [cargo] [órgão].
9.2. Indeferimento do pedido por se referir a outro tipo de demanda
Prezado(a) requerente, bom dia / boa tarde!
Recebemos a solicitação registrada no Sistema e-SIC sob o número de protocolo XXXXX e informamos que o conteúdo registrado não se caracteriza como um pedido de informação e, sim, como outro tipo de demanda à Prefeitura Municipal de São Paulo. Sendo assim, em cumprimento ao Decreto Municipal nº 53623/2012 (e suas alterações), este órgão indefere sua solicitação de acesso à informação por não se enquadrar no escopo do e-SIC.
A Prefeitura Municipal de São Paulo disponibiliza aos cidadãos vários canais de atendimento. Mais especificamente, analisando a sua solicitação, percebemos que o registro se caracteriza como sendo um(a):
( ) solicitação de serviços , devendo ser feita nas Praças de Atendimento das Subprefeituras, na Central 156 (telefone) ou por meio do SAC (Serviço de Atendimento ao Cidadão), cujo acesso pode ser feito no seguinte link: http://sac.prefeitura.sp.gov.br/
( ) reclamação ou sugestão, devendo ser registrada via telefone para a Ouvidoria Geral do Município pelo número 0800-175717; pessoalmente, das 10h às 16h, na Avenida São João, 473, 16º andar - Centro; e, se for o caso de pedido não atendidos de SAC, com o preenchimento do formulário no link http://www9.prefeitura.sp.gov.br/secretarias/ouvidoria/index.php.
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( ) denúncias sobre irregularidades cometidas por servidores municipais ou sobre a ocorrência de atos ilícitos contra a administração devem ser encaminhadas à Prefeitura por qualquer um destes canais: a) por meio do preenchimento e envio do formulário eletrônico de denúncia disponível no link http://www.prefeitura.sp.gov.br/cgm/formdenuncia/ ; (b) pelo telefone 0800-175717, de 09 às 18h, de segunda à sexta-feira; (c) pessoalmente, de 10 às 16h, de segunda à sexta-feira, na Rua Líbero Badaró, 293, 19º andar, Centro; d) por correspondência enviada para Rua Líbero Badaró, 293/19º andar – Centro – São Paulo/SP – CEP 01009-907.Atenciosamente,
[assinatura do Chefe de Gabinete] [cargo] [órgão].
9.3. Indeferimento do pedido para pedidos de informação cuja informação
requerida não esteja clara, objetiva e precisa
Prezado(a) requerente, bom dia / boa tarde!
Analisando a solicitação registrada no e-SIC sob o número de protocolo XXXXX, e em cumprimento ao Decreto Municipal nº 53.623/2012 e suas posteriores alterações, esclarecemos que os pedidos de acesso à informação devem ser feitos especificando a informação requerida de forma clara, objetiva e precisa (Inciso III, Art. 5).
Uma vez que este órgão encontrou dificuldades em detectar o real conteúdo do seu pedido, pois sua pergunta não deixou clara qual é a informação requerida, sugerimos que refaça seu pedido, deixando-o mais preciso e o direcione novamente ao órgão competente para que, assim, sua solicitação seja atendida da forma mais apropriada possível.
Para maiores informações de como solicitar informações a órgãos e entidades públicas municipais, sugerimos a leitura da Cartilha ‘Acesso à Informação na Cidade de São Paulo’, disponibilizada no seguinte link: http://cafehacker.prefeitura.sp.gov.br/wp-content/uploads/2015/12/Cartilha_Lai_Final.pdf.
Atenciosamente,
[assinatura do Chefe de Gabinete] [cargo] [órgão].
9.3. Indeferimento do pedido por se referir a outra esfera ou poder
governamental
Prezado(a) requerente, bom dia / boa tarde!
Analisando a solicitação registrada no e-SIC sob o número de protocolo XXXXX, e em cumprimento ao Decreto Municipal nº 53.623/2012 e suas posteriores alterações, esclarecemos que a Prefeitura Municipal de São Paulo não tem competência para responder pedidos que se referem às informações de outros poderes (Legislativo ou Judiciário) ou outras esferas de governo (Estado ou Governo Federal). Desta forma, indeferimos seu pedido por não se referir a informações relacionadas com o Executivo Municipal.
Atenciosamente,
[assinatura do Chefe de Gabinete]
Manual de Gestão do e-SIC | 37
[cargo] [órgão].
Manual de Gestão do e-SIC | 38
10. PERGUNTAS FREQUENTES
Classificamos as perguntas em três grupos: procedimentos padrões; operação
do sistema; natureza dos pedidos.
10.1. Procedimentos
a) Quais os deveres dos órgãos da PMSP em relação à Lei de Acesso
à Informação?
Assegurar uma gestão transparente da informação, propiciando amplo
acesso e divulgação;
Proteger informação, garantindo sua disponibilidade, autenticidade e
integridade;
Proteger informação sigilosa e informação pessoal, observando sua
disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de
acesso;
Promover a divulgação ativa de informações de interesse coletivo ou
geral;
Implantar o SIC Presencial, unidade física do Serviço de Informação ao
Cidadão, para atendimento ao público, de forma a receber e registrar
pedidos de acesso à informação e atender, informar e orientar o público
quanto à LAI.
b) Quais as responsabilidades da autoridade máxima de cada órgão
em relação à Lei de Acesso à Informação?
Garantir que seu órgão cumpra todos os deveres em relação à Lei de
Acesso à Informação;
Conscientizar toda a equipe de servidores em relação à Lei de Acesso à
Informação, principalmente os setores técnicos em relação ao
atendimento das demandas surgidas por meio dos pedidos de acesso à
informação;
Providenciar recursos material, financeiro e humano para a implantação
do SIC Presencial;
Responder à Coordenadoria de Promoção da Integridade da
Controladoria Geral do Município, quando necessário;
Manual de Gestão do e-SIC | 39
Enviar à Comissão Municipal de Acesso à Informação o Termo de
Classificação em determinado grau de sigilo, com o rol de informações
sob a responsabilidade do órgão que devem ser classificadas como
informação reservada, informação secreta e informação ultrassecreta;
Publicar, anualmente, até o dia 1º de junho, o rol das informações
classificadas e desclassificadas com algum grau de sigilo nos últimos 12
meses;
Publicar, anualmente, até o dia 1º de junho, o relatório estatístico com a
quantidade de pedidos de acesso à informação recebidos, atendidos e
indeferidos, assim como a caracterização genérica dos requerentes;
Transmitir as informações de seus órgãos aos interessados, sendo
responsável pelo atendimento dos recursos de 1ª, 2ª e 3ª Instância.
c) Quais as responsabilidades dos/das Chefes/as de Gabinete de cada
órgão (ou servidor/a em posição similar, se administração indireta)
em relação à Lei de Acesso à Informação?
Coordenar a equipe de Serviço de Informação ao Cidadão – SIC,
inclusive os/as servidores responsáveis pelo SIC Presencial;
Transmitir as informações de seus órgãos aos interessados, sendo
responsável pelo atendimento dos pedidos de acesso à informação em
relação ao fluxo inicial;
Consultar a área jurídica do seu órgão quando necessário, em especial
quando o órgão negar o provimento de alguma informação.
Enviar à Comissão Municipal de Acesso à Informação o Termo de
Classificação em determinado grau de sigilo , com o rol de informações
sob a responsabilidade do órgão que devem ser classificadas como
informação reservada.
d) Quais as responsabilidades da Coordenadoria de Promoção de
Integridade da Controladoria Geral do Município em relação à Lei
de Acesso à Informação?
Promover treinamento de agentes públicos no que se refere ao
desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência na
Administração Pública;
Monitorar a implementação da LAI;
Manual de Gestão do e-SIC | 40
Emitir anualmente, até o dia 1º de junho, o relatório consolidado com
informações estatísticas sobre os pedidos de acesso à informação;
Preparar relatório anual com informações referentes à implementação
da LAI e encaminhá-lo á Câmara Municipal;
Monitorar a aplicação do Decreto Municipal que regulamente a LAI no
município;
Captar equipes que comporão o Sistema de Acesso à informação;
Em conjunto com a Secretaria de Governo Municipal, definir diretrizes e
procedimentos necessários à implementação da LAI;
Conjuntamente com o Departamento de Produção e Análise de
Informação (DEINFO), da SMDU, implementar e manter o Catálogo
Municipal de Base de Dados (CMBD).
e) Quem é o responsável pela transmissão das informações aos
interessados?
Durante o fluxo inicial, a veiculação da resposta, a prorrogação do prazo, o
encaminhamento para outra pasta e o indeferimento do pedido são
responsabilidades das Chefias de Gabinetes. A veiculação da resposta após a
abertura do 1º recurso, isto é, na 1ª, 2ª ou 3ª Instância Recursal é de
responsabilidade da Autoridade Máxima de cada órgão.
f) Quem é o responsável pelo julgamento dos recursos nas diferentes
instâncias?
Na 1ª Instância Recursal, quem decide sobre o recurso aberto à resposta
oferecida no fluxo inicial é a autoridade máxima do órgão. Na 2ª Instância, a
Controladoria Geral do Município emite decisão, deferindo (completa ou
parcialmente) ou indeferindo o recurso. Na 3ª Instância, o órgão responsável
por tal decisão é a Comissão Municipal de Acesso à Informação.
g) Na administração direta nem sempre existe uma Chefia de
Gabinete. Nestes casos, quem é a pessoa responsável pela
transmissão das informações?
Não há explicitado na legislação quem é a pessoa responsável pela
transmissão da informação no caso de órgãos da administração indireta (tais
como nas fundações, autarquias e empresas municipais). No entanto, tomando
Manual de Gestão do e-SIC | 41
como parâmetro as determinações para a administração direta, entende-se que
a pessoa responsável pela transmissão da informação deve ocupar o cargo
hierarquicamente abaixo ao da autoridade máxima do órgão.
h) Quem escolhe os responsáveis para acessar o sistema e-SIC?
Conforme o § 1º do artigo 18 do Decreto Municipal nº 53.623/2012, o/a Chefe/a
de Gabinete é a pessoa responsável por definir toda a equipe de gestão do e-
SIC em seu órgão.
i) Qual o limite de funcionários responsáveis por órgão?
Não há limitação para o número de usuários do e-SIC, sendo esta uma decisão
a ser tomada internamente, conforme a realidade de cada órgão. Sugere-se a
indicação de pelo menos três pessoas dentro de cada órgão, além do/a
Chefe/a de Gabinete.
j) Com qual frequência devo consultar o e-SIC?
Diariamente. A consulta ao e-SIC deve ser incorporada na rotina do órgão, de
forma que o sistema seja monitorado todos os dias. Pelo menos uma vez ao
dia, o órgão deve abrir o e-SIC e verificar se há novos pedidos de acesso à
informação ou se algum requerente registrou algum recurso às respostas já
oferecidas pelo órgão. Frisamos que a pasta não deve se ater apenas ao
recebimento dos e-mails que são reportados, automaticamente, pelo sistema e-
SIC para as caixas de emails dos servidores cadastrados em cada uma das
pastas.
k) Como sei que estou visualizando todos os pedidos?
Na lista de situação, não deve estar selecionada nenhuma opção. Se o que se
vê no campo é o escrito ‘selecione’, todos os pedidos direcionados ao órgão
podem ser visualizados.
l) Se o pedido de informação enviado solicita dados de outro órgão,
existe alguma maneira de encaminhar o pedido ao órgão
responsável?
Sim, a partir da funcionalidade ‘encaminhar’ e desde que não tenha feito
nenhuma ação ainda em relação ao pedido de acesso à informação. O órgão
Manual de Gestão do e-SIC | 42
que receber um pedido cujas informações são de atribuições de outro órgão
deverá, o quanto antes, e dentro do prazo de até 20 dias, clicar no botão
‘encaminhar’ e selecionar o órgão que entende ser o competente, bem como
inserir a justificativa (motivos pelos quais está solicitando o direcionamento
para outra pasta). Feito isto, o pedido passará, automaticamente, para o status
“congelado” e permanecerá com a contagem de prazo interrompida até que a
Divisão de Transparência Passiva analise e consulte o outro órgão sobre sua
competência para atender aquele pedido. Após essa consulta, a Divisão de
Transparência Passiva poderá deferir o encaminhamento deferir
(encaminhando assim o pedido ao outro órgão) ou indeferir o encaminhamento.
Na hipótese do pedido solicitado ser parcialmente de outro órgão, a pasta que
recebeu o pedido originalmente deverá fornecer as informações de sua
atribuição no campo adequado para responder o pedido e, ao mesmo tempo,
esclarecer os pontos que são de atribuição de outra pasta, sugerindo que o
requerente registre um novo pedido ao órgão em questão.
m) Como faço para prorrogar o prazo de resposta de um pedido de
informação?
Após abrir os detalhes do pedido de informação clicar no botão ‘Prorrogar
prazo’. Feito isto, automaticamente, o sistema disponibilizará um campo para
inserir a justificativa da prorrogação. O preenchimento desse campo é
obrigatório.
n) Qual é o prazo para inserção de respostas aos pedidos de
informação?
Recebido o pedido e estando a informação disponível, a resposta deve ser
imediata. Caso não seja possível, o órgão terá um prazo de até 20 (vinte) dias
para fornecer a informação, prorrogáveis por mais 10 (dez) mediante
justificativa (e desde que a prorrogação seja feita antes do término do prazo
inicial de 20 (vinte) dias). Na 1ª Instância Recursal e na 2ª Instância Recursal, o
prazo de resposta do órgão é de cinco dias.
Atenção:
Manual de Gestão do e-SIC | 43
Os prazos fixados são contínuos, excluindo-se na sua contagem o dia
de início e incluindo-se o dia do vencimento.
O sistema não distingue dias úteis de dias não úteis. Portanto, se o
vencimento do prazo cair em dia sem expediente, o órgão deve
responder o pedido no último dia útil antes do final do prazo.
o) O nome das respectivas autoridades de cada uma das pastas
deverá constar nas respostas veiculadas no sistema?
Sim. É uma recomendação da Controladoria Geral do Município que o órgão
deixe claro ao requerente o nome dos responsáveis legais pela informação
oferecida. Desta forma, indica-se estabelecer o seguinte padrão: no fluxo
inicial, a resposta deve ser assinada pelo (a) o(a) Chefe(a) de Gabinete; nas
demais instâncias, a resposta deve ser assinada pela autoridade máxima de
cada pasta.
p) Há necessidade de espaço físico especial para atendimento do
munícipe?
Sim. Conforme o art. 12 do Decreto Municipal nº 53.623/2012, é obrigatório que
todos os órgãos da administração direta e indireta tenham uma unidade física
para atendimento ao público com a finalidade de abrigar seu próprio Serviço de
Informações ao Cidadão, denominado como SIC Presencial. A Divisão de
Transparência Passiva disponibiliza cartilhas, materiais de comunicação e
oferece treinamentos aos servidores, auxiliando no processo de implantação do
SIC Presencial. É responsabilidade da Chefia de Gabinete providenciar a
implantação desta unidade em seu órgão e garantir que os servidores saibam
operacionalizar o e-SIC quando demandados pelos munícipes.
q) Depois de providenciado o espaço físico SIC Presencial e
capacitado os servidores, como fazer essa comunicação ao
munícipe?
Todos os munícipes que se dirigirem a qualquer órgão da Prefeitura querendo
registrar um pedido de acesso à informação devem ter seus pedidos
registrados no e-SIC, já saindo do órgão com um número de protocolo e o
prazo de atendimento do pedido. É preciso orientar todos os funcionários que
trabalham com o atendimento ao público – inclusive terceirizados - sobre a
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existência do SIC Presencial em seu órgão. Além disso, a informação deve
constar nas páginas de cada órgão dentro do site da PMSP, no botão ‘Acesso
à Informação’, da mesma forma que será disponibilizada no site da
Controladoria Geral do Município e no Portal da Transparência, na página do e-
SIC.
r) Como deve ser feito o atendimento ao cidadão no SIC Presencial?
O SIC Presencial pode oferecer duas formas distintas de atendimento: o
módulo balcão e o atendimento virtual. No módulo balcão, o munícipe solicita
que o funcionário da pasta registre o pedido em seu nome, ou seja, é oferecido
atendimento pessoal ao cidadão. Nesse caso, um funcionário do órgão deve
acessar o sistema, preencher o cadastro do munícipe (se já não houver), digitar
o pedido conforme relato do interessado, ler o texto digitado e, após aprovado
pelo cidadão, confirmar o envio do pedido, fornecendo o número do protocolo e
o prazo de atendimento do pedido. No atendimento virtual, o órgão disponibiliza
um espaço físico com um computador interligado à Internet para que o
munícipe registre o seu pedido diretamente no e-SIC.
Em ambos os casos, é necessário haver algum funcionário da PMSP
preparado para orientar o munícipe sobre questões básicas referentes à Lei de
Acesso à Informação e ao Sistema de Informação ao Cidadão da PMSP, tais
como os prazos legalmente estabelecidos, os canais de transparência ativa já
existentes na prefeitura, as principais competências e atribuições de todos os
órgãos municipais e os demais canais de atendimento ao cidadão oferecidos
pela prefeitura (registro de denúncias, reclamações, solicitações de serviços
etc).
s) Se o munícipe solicitar que seu pedido seja cadastrado no e-SIC
para determinado órgão, o servidor é obrigado a cadastrá-lo,
mesmo sabendo que está errado?
O servidor não poderá alterar a destinação do pedido sem a autorização do
munícipe. O servidor da Prefeitura pode orientar o cidadão quanto ao órgão
que seria mais adequado para o atendimento de sua demanda, mas a decisão
de qual órgão registrar o pedido de acesso à informação deve ser feita pelo
próprio requerente.
Manual de Gestão do e-SIC | 45
t) Como responder ao munícipe e evitar novos questionamentos
inseridos através de recursos?
O ideal é que a resposta seja objetiva e se limite ao que foi perguntado pelo
interessado. Assim, ao responder um pedido, os órgãos devem evitar a
inclusão de informações extras, pois, na maioria das vezes, essas informações
confundem o entendimento da resposta. Deve-se também evitar concluir
respostas com finalizações que abram margens a novos questionamentos no
mesmo protocolo - tais como ‘estamos à disposição para maiores informações’
ou ‘qualquer outra dúvida, favor entrar em contato’.
u) As respostas aos pedidos de informações devem observar alguma
formatação?
Sim. A Controladoria Geral do Município entende que algumas marcas formais
devem ser incluídas no corpo das respostas, padronizando minimamente as
respostas oferecidas por todos os órgãos da Prefeitura Municipal de São Paulo.
Seguem as sugestões:
Saudação inicial: iniciar a resposta ao pedido saudando o requerente
sem, contudo, divulgar seus dados pessoais. Exemplo: ‘Prezado/a
munícipe’, ‘Caro/a requerente’, ‘Prezado/a cidadão/cidadã’.
Desenvolvimento do texto: mencionar o Decreto regulamentar da Lei
Federal de Acesso à informação e os dispositivos legais pertinentes;
utilizar uma linguagem cidadã, de fácil compreensão; fornecer as
informações de modo claro e objetivo; e, em pedidos com múltiplas
perguntas, sistematizar as perguntas em diferentes itens, deixando
sempre claro quais são as informações que estão sendo respondidas e
quais as informações não estão sendo respondidas (neste último caso,
justificar legalmente o porquê do não fornecimento das informações
solicitadas).
Incorporação de anexos: caso seja necessária a inclusão de algum
documento anexado, mencionar no corpo da resposta quais são as
informações contidas no documento. Exemplo: ‘segue em anexo a
planilha com as informações sobre [explicitar o assunto do documento],
em relação ao período de [identificar a data dos dados]’.
Manual de Gestão do e-SIC | 46
Ausência de dados pessoais na resposta: recomenda-se que se evite ao
máximo nas respostas a utilização de informações que possibilitem a
identificação do requerente.
Endereço e orientação na hipótese de consulta da informação
pessoalmente no órgão: inclusão do endereço completo, telefone, ramal
e nome do (a) servidor(a) que atenderá o requerente fornecendo horário,
dia da semana em que o atendimento poderá ser realizado, período no
qual as informações estarão disponíveis, tipo de mídia que o requerente
deverá utilizar para copiar dados, preço público a ser cobrado e
instruções para o pagamento (se for o caso), assim como a inclusão de
orientações específicas, quando necessário.
Despedida: ao final da resposta, antes da assinatura, utilizar alguma
marca de cordialidade que sinalize a finalização da resposta. Ex.:
‘Atenciosamente’; ‘Com toda a atenção’.
Assinatura: conforme a regulamentação legal, a assinatura deve ser a
da Chefia de Gabinete (ou equivalente, se órgão da administração
indireta) na primeira resposta ao pedido (fluxo inicial) e a da autoridade
máxima de cada órgão, nas demais instâncias.
v) Caso o requerente, no corpo do pedido de informação, forneça
seus contatos diretos (tais como número de telefone ou e-mail)
devo entrar em contato direto com o requerente?
Não. Todo o contato estabelecido entre o requerente e o órgão deve ser feito
diretamente pelo e-SIC. A partir do momento em que há um pedido registrado
no e-SIC, é preciso que as informações sejam veiculadas no próprio sistema, e
não por outro meio de comunicação (como, por exemplo, e-mail, ofícios,
telefone etc). Interlocuções realizadas fora do sistema não são registradas e
não oferecem garantia ao órgão de que suas respostas foram repassadas aos
solicitantes, tal como determinado pela Lei de Acesso à Informação. Por esse
motivo, as respostas passadas fora do e-SIC podem deixar os órgãos em
situação vulnerável em casos de eventuais processos de investigação de
omissão de informação realizados por diferentes órgãos de controle interno e
externo.
Manual de Gestão do e-SIC | 47
Em alguns casos excepcionais (por exemplo, se o limite de envio de dados
pelo meio digital é insuficiente) é reconhecida a possibilidade de se marcar
uma visita pessoal do solicitante ao órgão. No entanto, mesmo nestes casos, o
recomendável é que a visita seja marcada antes dos limites de prazos
oferecidos pelo sistema e que tudo o que foi repassado ao solicitante nesta
visita seja documentado em atas assinadas por ambas as partes (órgão e
requerente).
w) Como devo proceder quando o mesmo solicitante faz diferentes
pedidos com o mesmo teor, na mesma data ou em datas
diferentes?
Pedidos feitos pelos mesmos requerentes com conteúdos idênticos não devem
ser respondidos novamente com as informações requeridas, pois podem gerar
recursos desnecessários às instâncias superiores. A sugestão é que o órgão
mencione que o pedido já foi respondido no registro anterior, informando o
número do protocolo no qual o pedido foi amplamente respondido. Isto é, no
pedido registrado primeiro (o mais antigo) a resposta deve ser dada de forma
completa, clara e objetiva. Nos demais, posteriormente, deve-se informar o
pedido já foi respondido em pedido anterior, informando, inclusive, o número do
protocolo em que o pedido foi atendido.
x) Quais as condutas ilícitas em relação à Lei de Acesso à Informação
que são aplicáveis a todos os agentes públicos?
Recusar imotivadamente o fornecimento de uma informação;
Retardar deliberadamente o fornecimento de uma informação;
Fornecer informações incorretas, incompletas ou imprecisas;
Agir com dolo ou má-fé na análise dos pedidos de acesso à informação;
Divulgar, permitir a divulgação, acessar ou permitir acesso indevido a
informação classificada em grau de sigilo ou a informação pessoal;
Impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro ou,
ainda, para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem;
Ocultar da revisão de autoridade superior competente informação
classificada em grau de sigilo para beneficiar a si ou outrem, ou em
prejuízos de terceiros;
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Destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a
possíveis violações de direitos humanos por parte de agentes do
Estado.
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10.2. Operação do sistema
a) Como faço para cadastrar novos usuários do sistema ou para
excluir antigos usuários?
A responsabilidade pela solicitação de inclusão de novos usuários do sistema
ou pela solicitação de exclusão de antigos usuários é da chefia de gabinete.
Para inclusão de novos usuários, é necessário que a chefia de gabinete envie
um e-mail para [email protected], solicitando a nova
inclusão, com os seguintes dados do/a servidor/a:
Nome completo;
Órgão da prefeitura que o/a servidor/a está vinculado/a;
E-mail institucional;
Telefone de contato;
Cargo e função.
Para exclusão de novos usuários previamente cadastrado/a no e-SIC, é
necessário que a chefia de gabinete envie um e-mail para
[email protected] solicitando tal procedimento.
Semestralmente, a Controladoria Geral do Município envia um e-mail para as
chefias de gabinete de todos os órgãos da Prefeitura Municipal de São Paulo
para que se confira a relação dos usuários cadastrados no sistema.
b) Todos os órgãos tem acesso ao e-SIC pelo login da PMSP?
O acesso ao sistema e-SIC para os órgãos da administração indireta
(autarquias, sociedades de economia mista, empresas etc) é diferente do
acesso da administração direta. Havendo problemas para acessar o sistema,
os órgãos da administração indireta devem solicitar auxílio para que a Divisão
de Transparência Passiva defina a melhor solução para a questão.
c) Posso emprestar a minha senha?
Não. Você não pode emprestar sua senha, pois todos os atos realizados pelos
usuários são registrados no e-SIC. Uma vez que o sistema armazena todo o
histórico de ações realizadas por cada usuário do sistema, você pode ser
responsabilizado administrativamente por qualquer ato praticado por terceiros
que têm acesso à sua senha. Para sua própria segurança, não forneça sua
Manual de Gestão do e-SIC | 50
senha para nenhuma outra pessoa, nem deixe o sistema conectado quando
não estiver em frente ao seu computador. Além disso, recomendamos que as
senhas sejam ocasionalmente alteradas.
d) Como faço para incluir um link nas respostas aos pedidos de
informações?
É importante se atentar para que o link seja incluído sem sinais gráficos antes
ou depois do endereço da página, tais como ‘<’ ou ‘>’. Quando se inclui tais
sinais no campo da resposta, o sistema os interpreta como códigos maliciosos.
Por esse motivo, o sistema não aceita o envio da resposta, apresentando uma
tela de erro.
CERTO http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/controladoria_geral/
ERRADO <http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/controladoria_geral/>
e) O que fazer quando tenho alguma dificuldade relacionada com o
sistema ou o sistema apresenta uma tela de erro?
Quando você estiver com alguma dificuldade com o sistema ou quando o
sistema apresentar uma tela de erro, faça prints das telas e, imediatamente,
contate a Divisão de Transparência Passiva por e-mail
([email protected]), enviando as imagens coletadas.
Desta forma, a divisão analisará os problemas encontrados e oferecerá um
suporte direcionado para a questão.
f) O e-SIC tem limitação de caracteres para os campos reservados
dos pedidos de informação?
Sim, tanto no cadastro da pergunta como na resposta do pedido, o sistema
permite um texto com o tamanho máximo de 6.000 caracteres, incluindo os
espaços.
Caso a resposta a ser registrada tenha um tamanho maior do que o limite
oferecido, recomenda-se que o órgão faça um ofício digital em algum
processador de texto e responda ao munícipe anexando o documento na
resposta.
Manual de Gestão do e-SIC | 51
g) Posso colocar anexos em qualquer formato e de qualquer tamanho
na resposta?
Não, o sistema é limitado tanto em relação ao formato dos arquivos a serem
anexados quanto em relação aos seus tamanhos.
Quanto ao formato, o e-SIC é compatível com arquivos de imagem e extensões
em Word, Excel, PDF e arquivos zipados: zip ou rar. Quanto ao tamanho, os
arquivos a serem anexados na resposta podem ter, no máximo, 15MB.
Caso os arquivos a serem anexados sejam superiores a 15MB, o órgão tem a
possibilidade de fazer o upload do arquivo em algum serviço de
armazenamento na nuvem (ex.: Dropbox, Google Drive etc) e disponibilizar o
link ao requerente.
Além disso, o órgão pode, também, solicitar ao munícipe que retire
pessoalmente as informações no órgão em questão. Nestes casos, o órgão
deve oferecer na resposta as seguintes informações:
O prazo para retirada da informação;
O nome do responsável pela entrega da informação;
O endereço completo do local de retirada;
O horário de funcionamento do local;
O telefone de contato para eventuais dúvidas;
Os encargos que estará sujeito, desde que compatível com o preço
público, conforme a normatização feita em cada exercício (Art. 7ª do
Decreto Municipal nº 53.623/2012).
h) Quando cadastramos a resposta ao munícipe, fica registrado qual
servidor respondeu no sistema?
Sim. O sistema registra o log da pessoa que inseriu as respostas no sistema.
i) Existe a possibilidade de correção de qualquer status/situação, por
exemplo, “Atendido” para “Pedido Indeferido”?
Não. O sistema e-SIC não permite correção/alteração.
j) Existe a possibilidade de recuperar a informação registrada no
sistema?
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Não. O sistema e-SIC não permite correção ou alteração. Uma vez registrada a
informação não é possível alterá-la.
k) O sistema e-SIC pode ser acessado fora da rede da PMSP?
Não. Por questões de segurança e proteção de dados, o e-SIC é um sistema
intranet no qual o acesso é habilitado apenas na rede da PMSP. Neste
contexto, e até a presente data, não há possibilidades de acessos remotos, por
exemplo, via celular ou na residência do servidor.
l) O sistema e-SIC possui alguma espécie de sinalização quando os
pedidos estão próximos às datas de vencimentos?
Sim, o sistema apresenta tarjas coloridas ao lado esquerdo do grid, conforme
os itens a seguir:
Tarja amarela: para pedidos de 8 a 5 dias do prazo de atendimento;
Tarja laranja: para pedidos de 5 a 2 dias do prazo de atendimento;
Tarja vermelha: para pedidos de 2 a 0 dias do prazo de atendimento;
Pedido negritado em vermelho: para pedidos que estão no último dia do
prazo para atendimento sistêmico.
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10.3. Natureza das perguntas
a) Quando os pedidos de informação podem ser indeferidos?
A Lei de Acesso à Informação estabelece que a recursa total ou parcial de um
pedido de acesso à informação deve ser justificada com razões de fato ou de
direito. Conforme o Decreto Municipal nº 53.623/2012 e suas posteriores
alterações, um pedido pode ser indeferido nos seguintes casos:
Quando o pedido não se referir às informações de competências da
Prefeitura Municipal de São Paulo (solicitações de informações de
outros poderes e/ou esferas de governo);
Quando o pedido não se caracterizar como um pedido de acesso à
informação e, sim, como outra demanda tais como solicitações de
serviços públicos, reclamações, denúncias, sugestões, elogios etc.
Quando o pedido se referir às informações previamente classificadas
como sigilosas pela Comissão Municipal de Acesso à Informação;
Quando o pedido se referir às informações protegidas por hipóteses de
sigilo já previstas legalmente (sigilo fiscal, bancário, proteção de dados
pessoais etc);
Quando o pedido não for reconhecido por não ter pelo menos um dos
seguintes elementos: nome do requerente (pessoa física ou jurídica);
número de documento de identificação válido; especificação de forma
clara, objetiva e precisa da informação requerida; endereço físico ou
eletrônico do requerente;
b) Quando os pedidos de informação podem ser atendidos
parcialmente?
Quando a resposta ao pedido demandar trabalhos adicionais de análise,
interpretação ou consolidação de dados e informações, o pedido pode ser
atendido parcialmente, respondendo ao requerente somente com as
informações já sistematizadas pelo órgão. Contudo, nesses casos, a
informação deve ser disponibilizada ao requerente da mesma forma que se
encontrar arquivada ou registrada no órgão.
Outro caso em que o pedido pode ser atendido parcialmente se refere às
demandas em que algumas partes das informações requeridas são sigilosas.
Manual de Gestão do e-SIC | 54
Nesses casos, assegura-se o acesso à parte não sigilosa, ocultando as partes
que estão sob sigilo.
c) O que fazer quando a informação pedida tiver sido extraviada?
Nos casos em que a informação solicitada tiver sido extraviada, o pedido de
informações deve ser atendido e deve ser informado ao requerente que a
informação encontrada não foi localizada. Nesses casos, é importante que o
órgão informe ao requerente sobre seu direito de pleitear perante a Ouvidoria
Geral da União a imediata instauração de procedimentos voltados a obter os
motivos pelos quais tal extravio ocorreu.
d) O que fazer quando o munícipe demanda novas informações nos
recursos abertos à resposta do fluxo inicial?
É muito comum o requerente receber uma resposta de um órgão e abrir um
recurso pedindo informações que não constavam originalmente no pedido
inicial. Ao invés de responder o recurso, recomenda-se que os órgãos julguem
improcedente o recurso por inovação na matéria e sugiram ao requerente a
abertura de um novo pedido no e-SIC pedindo as novas informações, não
demandadas inicialmente.
e) Que tipo de questionamento deve ser direcionado à Divisão de
Transparência Passiva da Controladoria Geral do Município?
A Divisão de Transparência Passiva é o órgão da PMSP responsável por
monitorar a aplicação da Lei de Acesso à Informação no que se refere aos
pedidos de acesso à informação e por capacitar as equipes que compõem o
Sistema de Acesso à Informação dos órgãos e entidades municipais. Todas as
questões relacionadas às funcionalidades do sistema, à legislação, à
capacitação das equipes de servidores e à implantação do SIC Presencial
devem ser direcionadas à Divisão de Transparência Passiva, seja por e-mail
([email protected]), seja por telefone (3334-7409). Já
dúvidas relacionadas exclusivamente com o conteúdo das respostas devem ser
esclarecidas internamente em cada órgão, por meio de suas assessorias
técnicas, jurídica e de comunicação.
Manual de Gestão do e-SIC | 55
f) É possível ter um relatório dos pedidos de informação e das
respostas oferecidas pelos demais órgãos da PMSP?
Sim. Em iniciativa inovadora, a Controladoria Geral do Município de São Paulo
disponibiliza o acesso à base de dados contendo todos os pedidos de acesso à
informação e todas as respostas dadas pelos órgãos da administração pública
direta e indireta do município desde a implantação do Sistema e-SIC (Sistema
Eletrônico de Informação ao Cidadão), em agosto de 2012. Para ter acesso à
base geral de pedidos já registrados, acessar o link
http://transparencia.prefeitura.sp.gov.br/acesso-a-informacao/Paginas/Pedidos-
Respondidos.aspx.
g) Cabe questionar ao requerente qual a finalidade que será dada aos
dados solicitados aos órgãos?
Não. Conforme o Decreto Municipal nº 53.623/2012, são vedadas exigências
relativas aos motivos do pedido de acesso à informação. Não cabe à Prefeitura
Municipal de São Paulo questionar ao interessado o que será feito com os
dados que obter por meio do e-SIC.
h) Quando o pedido de acesso à informação demandar cópias de
documentos ou os arquivos só puderem ser disponibilizados por
meio de mídias digitais físicas (CDs, DVDs, pen-drives), o custo
pode ser repassado ao requerente?
Sim, desde que o requerente não tenha declarado que sua situação econômica
o impede de arcar com tais custos (por meio de declaração nos termos da Lei
Federal nº 7.115/1983). Quando há a necessidade de reprodução de
documentos, quando é preciso fornecer alguma mídia digital física, ou, ainda, é
preciso realizar alguma postagem de documentos, os órgãos podem cobrar o
valor necessário ao ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais
utilizados. Como opção, os órgãos podem pedir ao requerente que forneça a
sua própria mídia ou que se digitalize as imagens dos documentos
apresentados (por meio de câmeras fotográficas, scanners digitais ou
aplicativos de celular).
Anualmente, a Secretaria de Finanças (SF) publica os preços de serviços
prestados elas unidades da Prefeitura Municipal de São Paulo. Para consultar
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os valores, acessar o link
http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/financas/servicos/outrosservi
cos/index.php?p=2570.
No registro da resposta inicial, os preços que serão cobrados já devem estar
definidos e informados ao requerente, assim como todas as instruções
específicas para a realização do pagamento, que deve sempre ser feito por
meios oficiais, determinados por cada órgão da prefeitura.
i) Tem uma pergunta frequente que é sobre pedido de vistas.. Pode
ser feito pelo sistema?
j) Ainda tenho dúvidas sobre o assunto, o que devo fazer?
Todas as dúvidas podem ser esclarecidas diretamente pela Divisão de
Transparência Passiva, por meio de e-mail
([email protected]) ou telefone (3334-7409), de
segunda à sexta, de 10:00 às 17:00.
Caso seja preciso agendar um atendimento presencial individualizado ou um
treinamento para pequenos grupos, a Divisão de Transparência Passiva recebe
servidores todas as terças-feiras, de 14:00 às 17:00 horas, mediante
agendamento prévio. Também é possível agendar oficinas sobre a Lei de
Acesso à Informação e o Sistema de Informação ao Cidadão para grupos
maiores, realizados diretamente no seu próprio órgão.
Além disso, a Coordenadoria de Promoção da Integridade, da Controladoria
Geral do Município, promove encontros mensais com a Rede INFO, iniciativa
que reúne agentes públicos da Prefeitura Municipal de São Paulo para a troca
de experiências e discussões ligadas à Lei de Acesso à Informação. Para se
cadastrar nos informativos da Rede INFO, basta enviar um e-mail com seus
dados para [email protected].