xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxMANUAL DE COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIOSFebrero de 2013TABLA DE CONTENIDO30.INTRODUCCIN

4CAPTULO I

4OBJETIVOS ESPECFICOS

4CAPTULO II

4ESTRUCTURA DEL MANUAL

5CAPITULO III

5MANTENIMIENTO DEL MANUAL

5CAPTULO IV

5POLITICAS DE COMPRAS

8CAPTULO V

8PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

12CAPTULO VI

12PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE MATERIALES, EQUIPOS Y ELEMENTOS DEL ALMACN

13CAPTULO VII

13PROCEDIMIENTO REINTEGRO DE ELEMENTOS AL ALMACN

14CAPTULO VIII

14PROCEDIMIENTO MANEJO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

15CAPTULO IX

15PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS

17CAPTULO X

17PROCEDIMIENTO INVENTARIO FSICO DE MATERIALES

19CAPTULO XI

19CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS

0. INTRODUCCIN

La Empresa de Energa del Putumayo ha decidido elaborar el Manual de Compras para definir y orientar a los empleados de la empresa sobre las polticas y controles establecidos en la empresa, as como para contar con una gua que permita informar sobre los procedimientos a seguir en la adquisicin de materiales, equipos y elementos, de tal manera que la administracin disponga de herramientas que le permita manejar con efectividad las actividades que lleva a cabo la empresa, todo en el marco del cumplimiento de los Principios Corporativos y del Sistema de Gestin de Calidad.Es importante tener en cuenta que la utilidad de este Manual se mantendr slo si se revisa peridicamente y se introducen los cambios que la dinmica funcional de la institucin requiere.CAPTULO I

OBJETIVOS ESPECFICOSLos objetivos especficos del Manual de Compras son los siguientes:

1. Establecer un mtodo estndar para ejecutar las operaciones rutinarias del rea de gestin y administracin de compras. Esto significa dotar a la empresa de una descripcin detallada de cada una de las etapas en que se descompone la tarea del manejo de las compras.2. Ofrecer al personal una gua descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso. Esa as como esta gua tambin servir de base para orientar a nuevos empleados.3. Proporcionar a los niveles de supervisin una herramienta para medir la eficiencia de las operaciones que sirva a la vez para controlar la uniformidad en la ejecucin de la labor administrativa.4. Hacer eficiente el manejo y control de compras para evitar la duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta accin con la mayor eficacia.5. Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean realizadas de manera uniforme y estndar.

CAPTULO II

ESTRUCTURA DEL MANUAL

El contenido del Manual se ha dividido en secciones tratadas mediante Captulos, donde se presenta al detalle cada uno de los temas correspondientes a polticas, procedimientos y controles.

Las polticas orientan sobre las acciones a tomar en determinadas situaciones.

El procedimiento est dedicado a ordenar, en forma lgica, todos los pasos que se deben ejecutar secuencialmente. En este esquema se realiza una descripcin narrativa donde se especifica la accin a ejecutar y el responsable de realizar dicha accin.

Finalmente se identifican puntos de controles internos que permitan asegurar transparencia en la ejecucin de las compras.CAPITULO III

MANTENIMIENTO DEL MANUAL

Se recomienda que peridicamente sea revisado el Manual para incorporarle los cambios y permanezca as actualizado logrando una adecuada utilizacin del mismo.

La edicin, actualizacin y distribucin de este Manual es responsabilidad de la Subgerencia Administrativa y Financiera, y el Jefe de Control Interno velar por el cumplimiento del procedimiento establecido. Cualquier modificacin sustancial al Manual deber ser ratificada por la Gerencia de la empresa.

CAPTULO IV

POLITICAS DE COMPRAS

1. COMPRAS DE BIENES Y ELEMENTOS

1.1. Los bienes y elementos a comprar debern estar incluidos en el presupuesto aprobado de la empresa.1.2. Las compras de bienes y elementos debern ser aprobadas por un Comit de Compras el cual estar conformado por el Gerente, quien lo presidir, los Subgerentes y el Almacenista. El Almacenista en el Comit tendr voz pero no voto. 1.2. Las compras de bienes y elementos sern realizadas previo anlisis del Almacenista con la aprobacin del Comit de Compras.

1.3. La Subgerencia Administrativa y Financiera ser responsable de determinar los renglones de material gastable, formularios y material de limpieza y de consumo que requieran reabastecimiento.

2. COTIZACIONES2.1. El Formulario de Solicitud de Compra deber ser llenado y enviado por la Unidad de Gestin o el Departamento solicitante al Almacenista, quien en caso de no existir en el Almacn los elementos requeridos deber solicitar cotizaciones para su adquisicin.

2.2. El Formulario de Solicitud de Compra deber contener la descripcin y las especificaciones claras de los materiales y productos a ser adquiridos. 2.3. El Formulario de Solicitud de Compra deber especificar sobre qu rubro del presupuesto se har el cargo correspondiente.2.4. Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.2.5. Las Cotizaciones debern contener descripciones iguales a las especificaciones requeridas en el Formulario de Solicitud de Compra para los bienes, elementos o productos que se desean comprar.2.6. Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas de entrega.2.7. Las Cotizaciones pueden provisionalmente recibirse va fax o correo electrnico, y en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin tachaduras. 2.8. Las Cotizaciones sern objeto de estudio del Comit de Compras de la empresa.

3. ORDENES DE COMPRA3.1. Las rdenes de Compra debern estar con numeracin consecutiva pre-impresa. 3.2. Las rdenes de Compra sern preparadas por una persona diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros contables.

3.3. Las rdenes de Compra sern distribuidas de la manera siguiente: Original para el Proveedor, Copia para el Almacn, y Copia para el Cronolgico de Contabilidad para el Registro Contable.3.4. Las rdenes de Compra daadas o anuladas sern selladas como Cancelada, devolvindose el original y las copias a Contabilidad para ser archivadas.3.5. Los criterios para la adjudicacin de las rdenes de Compra, se fundamentarn principalmente en la calidad, precios, descuentos, transporte y entrega oportuna.3.6. Para seleccionar al proveedor, se utilizar un Formulario de comparacin de cotizaciones que incluya especificacin, precio y tiempo de entrega, as como otros criterios que se consideren necesarios.3.7. Si existe un proveedor exclusivo, no ser necesario efectuar cotizaciones, pero la compra deber estar amparada con una comunicacin del Almacenista al Comit de Compras quien justificar la ausencia de las mismas.3.8. Bajo ningn concepto deber destruirse una Orden de Compra.3.9. Se mantendr un registro y archivo por cada Orden de Compra emitida, que contendr todo lo relativo a la solicitud de compra.3.10. El Almacenista ser el responsable de preparar las rdenes de Compras Pre-numeradas.4. LIMITES DISCRECIONALES4.1. El Comit de Compras revisar y aprobar todas las Cotizaciones.4.2. Las Compras de valores superiores a los 100 SMMLV y hasta 1000 SMMLV debern ser sometidas a la aprobacin de la Junta Directiva.4.3. Las Compras de valores superiores a 1000 SMMLV debern ser sometidas a la aprobacin de la Asamblea General de Accionistas de la empresa, con excepcin de los contratos de compra o venta de energa.

4.4. Todas las rdenes de Compras, previa autorizacin de las Cotizaciones, segn las polticas establecidas, sern aprobadas por la Gerencia.

5. RECEPCIN DE MERCANCIAS

5.1. Las Mercancas debern ser recibidas por el Almacenista quien se asegurar de que los elementos recibidos estn de acuerdo con la Orden de Compra y sus especificaciones.5.2. El Almacenista proceder a firmar la Factura como prueba de haber recibido conforme las Mercancas. 5.3. La Mercanca recibida ser entregada bajo firma a la Unidad de Gestin o Departamento que la solicita.

6. DISPOSICIONES GENERALES.6.1. Ningn empleado de la Empresa participar en la seleccin, adjudicacin o administracin de una Orden de Compra y/o Contrato, si tiene alguna relacin, parentesco o negocios con las firmas que califiquen para la adjudicacin del Contrato y/o de la Orden de Compra.6.2. Los empleados involucrados en el proceso de Compras de bienes y/o servicios, no pueden aceptar gratificaciones, favores o cualquier otro valor monetario de los proveedores.6.3. Las Solicitudes de Compras que no estn debidamente completas y autorizadas no sern recibidas por el Almacenista. 6.4. Las violaciones a estas disposiciones, sern sancionadas con medidas disciplinarias que incluyen desde amonestaciones por escrito hasta expulsin definitiva del empleado.

CAPTULO VPROCEDIMIENTO DE COMPRAS1. DEFINICIONESEl ejercicio de la compra es una de las actividades ms importantes que se realiza en toda empresa, ya que cumple con la funcin de suplir las necesidades de bienes y servicios que se requieren para mantenerla funcionando y darle continuidad al trabajo que se desarrolla en la misma.

Los Bienes y Servicios incluyen la adquisicin de materiales, equipos y elementos, mobiliarios y equipos ya sea de oficina, de cmputo, audio-visuales, al igual que la confeccin del material impreso en general.En aquellas ocasiones en que se soliciten materiales y artculos especiales, los cuales requieren de una preparacin tcnica especfica para su identificacin, el Almacenista deber solicitar la ayuda del personal especializado de la Unidad de Gestin o Departamento solicitante.

El Procedimiento de Compras incluye: Solicitud de Compras, Verificacin de stocks mnimos, Solicitud de Cotizaciones, Aprobacin de Cotizaciones, Aprobacin de Compras, Orden de Compras y Registro de Compras.

2. SOLICITUD DE COMPRAS 2.1. La Unidad de Gestin o Departamento Solicitante debe preparar una Solicitud de Compra en original y copia en el Formato F1-94-61, especificando claramente fecha, rea, nombre, cargo, detalles de los artculos o servicios solicitados, cantidad y firma autorizada.2.2. La Subgerencia de la Unidad de Gestin solicitante y la Gerencia solicitante dar el Visto Bueno sobre el Formato de Solicitud de Compra en seal de autorizacin para iniciar el proceso de adquisicin en caso de ser necesario.2.3. Una vez diligenciada de manera completa se realizar la entrega del Formato de Solicitud de Compra al Almacenista.3. VERIFICACIN DE STOCKS MNIMOS3.1. El Almacenista recibe el Formato F1-94-61debidamente autorizado, y lo firma en el espacio de Firma Recibido.3.2. El Almacenista debe verificar los stocks mnimos de cada material, equipo o elemento requerido en la Solicitud de Compra, con el propsito de definir las existencias y en caso de ser necesario definir las cantidades y detalles a cotizar.4. SOLICITUD DE COTIZACIONES4.1. El Almacenista debe solicitar como mnimo tres (3) cotizaciones para la adquisicin de los materiales, elementos o equipos requeridos, cuya cuanta supere un salario mnimo mensual legal vigente (1SMMLV), en casos de no encontrarse disponibles total o de manera completa en el Almacn.

4.2. Las cotizaciones se debern efectuar con los diferentes proveedores seleccionados por la empresa.

4.3. En caso de existir solo un proveedor (exclusivo), no ser necesario efectuar cotizaciones, pero la compra deber estar amparada con una comunicacin del Almacenista que justifique la ausencia de cotizaciones, y la misma ser sometida a aprobacin del Comit de Compras.

5. APROBACIN DE COTIZACIONES5.1. El Almacenista debe analizar las cotizaciones y recomendar la mejor opcin referente a precio, calidad y responsabilidad en la entrega. Para ello entregar el Formulario de comparacin de cotizaciones debidamente diligenciado.5.2. El Almacenista debe presentar las cotizaciones al Comit de Compras para su aprobacin, junto con los documentos soporte de cada una de ellas.6. APROBACIN DE COMPRAS6.1. El Comit de Compras recibe las cotizaciones para su aprobacin.6.2. El Comit de Compras deber analizar las cotizaciones, los documentos y la recomendacin del Almacenista, y tomar las siguientes acciones:6.2.1. Si est de acuerdo con el proceso, y siguiendo el dictamen de los lmites discrecionales, procede a recomendar y aprobar el proveedor seleccionado, lo cual se suscribir en Acta del Comit.6.2.1.1 Para las Compras de valores hasta 100 SMMLV, el Presidente del Comit firma la cotizacin seleccionada en seal de aprobacin al proceso de compras, y entrega al Almacenista toda la documentacin para la realizacin de las rdenes de Compras respectivas.6.2.1.2 Las Compras de valores superiores a los 100 SMMLV y hasta 1000 SMMLV, con el Visto Bueno del Comit, debern ser sometidas a la aprobacin de la Junta Directiva, lo cual se suscribir en Acta de la Junta.6.2.1.3 Las Compras de valores superiores a 1000 SMMLV, con el Visto bueno del Comit, debern ser sometidas a la aprobacin de la Asamblea General de Accionistas, con excepcin de los contratos de compra o venta de energa, decisin que se suscribir en Acta de Asamblea.6.2.2. Si no est de acuerdo con el proceso, lo cual tambin se suscribir en Acta del Comit, lo comunica al Almacenista, entrega los documentos y vuelve a la actividad de inicio de cotizacin en caso que se tome sta decisin.6.3. El Almacenista deber informar a la Unidad de Gestin o Departamento solicitante sobre la decisin del Comit de Compras, para efectos de realizacin de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal en caso de aprobacin de la Solicitud de Compras.

7. ORDEN DE COMPRAS7.1. El Almacenista recibe todos los documentos soporte del proceso de compra, incluyendo copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, y toma las siguientes acciones:7.1.1. Si est aprobada la cotizacin realizar la Orden de Compra, original de la cual deber ser remitida al proveedor seleccionado para la adquisicin de los materiales, equipos o elementos segn cotizacin aprobada. El proveedor deber presentar a la empresa los documentos: Rut, Cmara de Comercio, antecedentes fiscales y disciplinarios, pasado judicial y cdula de ciudadana del Representante Legal.7.1.2. Si no est aprobada la cotizacin, archiva el expediente.8. REGISTRO DE COMPRAS

8.1. El Almacenista recibe del proveedor los materiales, equipos o elementos, segn corresponda.8.2. El Almacenista deber revisar la recepcin de las mercancas en cuanto a cantidad, calidad y detalles exigidos segn las normas de la Empresa de Energa del Putumayo.8.3. El Almacenista revisar la factura o remisin del proveedor al igual que los documentos exigidos en su totalidad.8.4. En caso que el proveedor no cumpla con todos los requisitos, el Almacenista debe realizar la devolucin para que se tomen las acciones pertinentes, e informa a la Gerencia y al Comit de Compras sobre dicha devolucin.8.5. En caso que el proveedor cumpla con todos los requisitos, el Almacenista debe firmar la factura o remisin en seal de aceptacin.8.6. Una vez realizado el punto anterior, el Almacenista proceder a realizar el acta de recibido de los materiales, equipos o elementos segn corresponda, en el Formato F2-94-61 ACTA DE RECIBIDO DE ALMACN, el cual se debe diligenciar de manera completa o oportuna.8.7. El Almacenista debe registrar la entrada de los materiales, equipos o elementos segn corresponda, en el Sistema. Para el caso de materiales elctricos la entrada al Almacn debe ser registrada en el Sistema Integrado NOVASOFT Empresarial 4, para su contabilizacin y control.8.8. El Almacenista remitir el expediente completo de la compra al Contador de la empresa para fines de registros contables y de pagos.

8.9. El Almacenista informar a la Unidad de Gestin o Departamento solicitante sobre la disponibilidad en el Almacn de los materiales, equipos o elementos, segn corresponda.8.10. El Contador de la empresa codifica contablemente las compras de acuerdo con la naturaleza de la misma.

CAPTULO VIPROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE MATERIALES, EQUIPOS Y ELEMENTOS DEL ALMACNEl Procedimiento de entrega de materiales, equipos y elementos del Almacn incluye: Solicitud de entrega, entrega y registro de salida del Almacn.1. SOLICITUD DE ENTREGA DE MATERIALES, EQUIPOS Y ELEMENTOS DEL ALMACN1.1. El Funcionario o Contratista de la Unidad de Gestin o Departamento Solicitante diligenciar la Solicitud Salida de Almacn Formato F1-94-62, relacionando los materiales a retirar.1.2. La Subgerencia o Gerencia solicitante dar el Visto Bueno sobre el Formato de Solicitud Salida de Almacn en seal de autorizacin para iniciar el proceso de entrega de los requerimientos.1.3. El Funcionario o Contratista de la Unidad de Gestin o Departamento Solicitante entregar el Formato de Solicitud Salida de Almacn, completamente diligenciado, al Almacenista.2. ENTREGA DE MATERIALES, EQUIPOS Y ELEMENTOS DEL ALMACN

2.1. El Almacenista, una vez recibida la Solicitud Salida de Almacn de la Unidad de Gestin o Departamento solicitante para retirar el material requerido del Almacn, deber alistar y entregar el material requerido.2.2. La Solicitud Salida de Almacn debe ser firmada tanto por el almacenista como por el funcionario o contratista que recibe el material.2.3. Cuando se trate de entrega de equipos, el Almacenista debe realizar el Acta de Entrega de Equipos Formato F2-94-62, cuyo objetivo es el de identificar la responsabilidad y tenencia del equipo.3. REGISTRO DE SALIDA DE MATERIALES, EQUIPOS Y ELEMENTOS DEL ALMACN3.1. El Almacenista debe realizar el descargue del material en el Sistema. En caso de materiales elctricos el registro se debe realizar en el Sistema Integrado NOVASOFT Empresarial 4 para su respectivo control y contabilizacin.CAPTULO VIIPROCEDIMIENTO REINTEGRO DE ELEMENTOS AL ALMACN

El Procedimiento de reintegro de elementos al Almacn incluye: Solicitud de reintegro, recepcin y registro de reintegro del Almacn1. SOLICITUD DE REINTEGRO DE ELEMENTOS AL ALMACN

1.1. El Funcionario o Contratista de la Unidad de Gestin o Departamento Solicitante de reintegro de elementos diligencia el documento Reintegro de elementos al Almacn Formato F1-94-64, de manera completa y oportuna.1.2. Una vez diligenciado el documento de Reintegro, el cual debe estar firmado por la persona que reintegra el material, se entregar al almacenista.2. RECEPCIN DE ELEMENTOS

2.1. El Almacenista recibe el documento de Reintegro el cual debe estar totalmente diligenciado.2.2. El Almacenista debe verificar el estado y las cantidades descritas de los elementos reintegrados, teniendo en cuenta las siguientes acciones:2.2.1. Si el material est usado se revisa y se verifica su estado de acuerdo con el tipo de material.2.2.2. Si el material es nuevo, el documento de Reintegro debe contener el cdigo, descripcin, cantidad del material y el nmero de consecutivo de Salida de Almacn Formato F1-94-62, con el cual se entreg el material.2.3. Una vez revisado y verificado, el Almacenista autoriza el recibo de los materiales teniendo en cuenta el documento de reintegro.2.4. El Almacenista debe firmar en seal de aceptacin y satisfaccin de recibo de las cantidades especificadas en el documento de reintegro.2.5. Cuando se trate del reintegro de elementos devolutivos se debe aplicar el procedimiento de manejo de elementos devolutivos Cdigo PR-94-66.3. REGISTRO DE REINTEGRO

3.1. El Almacenista realiza el registro de reintegro del material en el Sistema, en caso de tratarse de reintegro de materiales elctricos el registro de se realiza en el Sistema Integrado NOVASOFT Empresarial 4 para su respectiva contabilizacin.CAPTULO VIIIPROCEDIMIENTO MANEJO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

El procedimiento de manejo de elementos devolutivos solo incluye la entrega y la recepcin del elemento devolutivo.1. ENTREGA DEL ELEMENTO DEVOLUTIVO1.1. El Funcionario o Contratista entrega fsicamente el elemento devolutivo al almacn, con el documento de Reintegro de Elementos al Almacn Formato F1-94-64 debidamente diligenciando.2. RECEPCIN DEL ELEMENTO DEVOLUTIVO

2.1. El Almacenista recibe fsicamente el elemento devolutivo con el documento de Reintegro de Elementos al Almacn Formato F1-94-64 debidamente diligenciando.

2.2. El Almacenista analiza si se trata de solicitud de cambio de responsabilidad, reintegro o la creacin de activos, segn corresponda.2.2.1. Si se trata de creacin de Activos Fijos por salida del elemento devolutivo de bodega, debe asignar en el Sistema los datos inherentes al elemento devolutivo como son: descripcin, funcionario responsable, marca, serie, nmero de inventario, ubicacin y estado.2.2.2. Si se trata de cambio de responsabilidad, debe diligenciar el formato de cambio de responsabilidad de activos, documento Manejo de Bienes Devolutivos Formato F1-94-63. As mismo, debe modificar el dato maestro del elemento en el Sistema y archiva en carpeta.2.2.3. Si se trata de reintegro de elementos devolutivos al Almacn General, debe recibir el elemento reintegrado revisando previamente su estado. As mismo determinar si lo recibe o no. Si lo recibe, lo debe ubicar en un lugar apropiado para su almacenamiento y expedir el paz y salvo cuando sea necesario. Si no lo recibe, por considerar su estado como no adecuado segn el tiempo de uso, determinar si amerita que el empleado lo reponga por otro en mejor estado o por uno nuevo si es el caso.2.3. El Almacenista proceder a la realizacin de descarga de la responsabilidad del Funcionario o Contratista y actualiza la informacin en el Sistema.2.4. En caso de salida de elementos devolutivos, el Almacenista debe generar la Solicitud Salida de Almacn del elemento devolutivo, colocar la plaqueta de activos fijos y proceder a la entrega del mismo al responsable.2.5. El Almacenista debe actualizar la informacin en el Sistema.CAPTULO IXPROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS

El procedimiento de baja de activos incluye la evaluacin, valoracin y concepto, aprobacin, ejecucin y registro.1. EVALUACIN DEL ESTADO DE LOS ACTIVOS DEL ALMACN

1.1. El Almacenista debe revisar, verificar y clasificar, durante los quince das siguientes a la terminacin del semestre, los elementos existentes en el Almacn, a fin de determinar el estado, cantidades y rotacin de los mismos.1.2. De igual manera debe determinar de acuerdo con los resultados de la actividad anterior, la relacin individual de elementos inservibles o de muy baja rotacin existentes en la empresa.1.3. El Almacenista verifica y agrupa los elementos inservibles por tipo, conforme a su naturaleza y/o grupo de inventario.1.4. El Almacenista elabora relacin de los elementos inservibles por grupo de inventario.1.5. El Almacenista debe entregar a la Subgerencia Administrativa y Financiera la relacin de los elementos inservibles por grupo de inventario, a ms tardar el da 15 hbil siguiente a la terminacin del semestre.1.6. El Subgerente Administrativo y Financiero, en el trmino de tres das hbiles siguientes a la recepcin de la relacin de los elementos inservibles, analizar, evaluar y solicitar a la Gerencia concepto para el destino de los elementos de baja rotacin.2. VALORACIN Y CONCEPTO DE BAJA DE ACTIVOS

2.1. El Subgerente Administrativo y Financiero, una vez reciba del Almacenista la relacin de los elementos inservibles por grupo de inventario, identificar y determinar el (los) Funcionario(s) sobre el (los) que se encargar(n) la realizacin de la valoracin e informe tcnico de los activos a valorar. Para la designacin, deber tener en cuenta la competencia tcnica e idoneidad del Funcionario.2.2. El Funcionario designado recibe la relacin de los elementos inservibles por grupo de inventario.2.3. El Funcionario designado, en el trmino de ocho das debe valorar los activos de acuerdo con sus caractersticas.2.4. El Funcionario designado emitir el concepto de dar de baja o no dichos activos. En caso de ser necesario podr solicitar concepto de un experto para valorar un elemento especial.2.5. El Funcionario designado debe elaborar, una vez realizada la valoracin, y en el trmino de tres das, un informe tcnico sobre los elementos a dar de baja indicando precio y posible destino, y presentar dicho informe al Subgerente Administrativo y Financiero.2.6. El Subgerente Administrativo y Financiero suministrar el informe tcnico a la Gerencia para su aprobacin.3. APROBACIN DE BAJA DE ACTIVOS

3.1. La Gerencia analiza y aprueba o reprueba los elementos a dar de baja segn el informe tcnico recibido de la Subgerencia Administrativa y Financiera.3.2. En caso de aprobacin, la Gerencia emitir la Resolucin a travs de la cual se aprueba dar de baja los elementos y su destinacin (Donacin, traslado o la venta del mismo).4. EJECUCIN DE BAJA DE ACTIVOS

4.1. El Almacenista recibir de la Gerencia la aprobacin de baja de activos mediante Resolucin expedida.4.2. El Almacenista ejecuta la Resolucin acorde con las medidas de cumplimiento impartidas.4.3. El Almacenista debe informar al rea contable una vez efectuada la venta, donacin o traslado del elemento para su contabilizacin y registro.5. REGISTRO DE BAJA DE ACTIVOS

5.1. El Contador, una vez reciba del Almacenista la informacin de ejecucin de la Resolucin, debe efectuar la baja del activo en el sistema contable.CAPTULO XPROCEDIMIENTO INVENTARIO FSICO DE MATERIALESEl procedimiento de inventario fsico de materiales incluye la Planeacin, preparacin de la realizacin, realizacin y ajustes del inventario fsico.1. PLANEACIN 1.1. El Contador deber programar y planear la realizacin del inventario fsico de acuerdo con las polticas trazadas por la empresa.1.2. El Contador establecer el cronograma de las actividades a desarrollar y el personal que participar en esta labor, para su ejecucin cada seis meses durante los cinco ltimos das hbiles de los meses de junio y diciembre de cada ao.2. PREPARACIN REALIZACIN DE INVENTARIO FSICO

2.1. El Almacenista suspender la entrega de materiales en el tiempo que dure el inventario a fin de evitar movimientos que alteren el resultado del inventario.2.2. El Almacenista debe generar el documento de inventario fsico del sistema, documento que debe contener el cdigo, nombre y cantidad de los materiales sobre los que se realizar el conteo fsico.3. REALIZACIN DE INVENTARIO FSICO

3.1. El personal encargado de la realizacin de inventario fsico segn planeacin y programacin de Contabilidad efectuar el conteo fsico de cada uno de los materiales.3.2. Se deben registrar los resultados en el documento Conteo Fsico de Inventario Formato F1-94-63, el cual deber ser entregado al Almacenista.3.3. El Almacenista debe registrar el conteo en el Sistema segn resultados del inventario fsico.3.4. Se deben comparar los resultados del inventario fsico con el inventario registrado en el sistema, junto con el personal encargado de la ejecucin del inventario fsico se verificar si se presentan diferencias.3.5. En caso que no se presenten diferencias el Almacenista debe generar el listado definitivo del inventario de materiales, lo imprime y lo archiva.3.6. En caso que se presenten diferencias, el Personal encargado de la realizacin de inventario fsico segn planeacin y programacin de Contabilidad efectuar un reconteo fsico de cada uno de los materiales con diferencias y registra los resultados en el documento de conteo.3.7. El Almacenista generar el listado de diferencias y lo remitir con sus respectivas Actas de inventario al Contador para solicitar autorizacin de los ajustes de inventario que se requiera.3.8. El Contador, una vez recibido la solicitud de ajustes de inventario, debe analizar, evaluar y aprobar o reprobar por escrito los ajustes de inventarios requeridos, lo cual deber remitirse al Almacenista.4. REGISTRO DE AJUSTES DE INVENTARIO FSICO

4.1. El Almacenista debe efectuar los ajustes de a acuerdo con la aprobacin del Contador, y proceder a realizar el registro en el Sistema.4.2. El Almacenista generar el listado definitivo del inventario de materiales, lo imprime y lo archiva.CAPTULO XICONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOSSe han identificado puntos de controles internos para permitir asegurar transparencia en la ejecucin de las compras.

CONTROL No. 1 Recibir las Solicitudes de Compras a travs del formulario de requisicin de compras. OBJETIVO Mantener control de los pedidos realizados por personal autorizado de cada Unidad de Gestin o Departamento solicitante.

CONTROL No. 2 Obtener cotizaciones de tres o ms proveedores con anticipacin a la ejecucin de cada compra.

OBJETIVO Depurar adecuadamente a los proveedores para realizar compras bajo las mejores condiciones del mercado, en cuanto a precios, calidad y servicios. CONTROL No. 3 Obtener la aprobacin de la mejor cotizacin bajo las mejores condiciones para la empresaOBJETIVO Asegurar la obtencin de bienes y servicios necesitados en la empresa bajo las mejores condiciones de mercado.CONTROL No. 4 Obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.OBJETIVO Asegurar los recursos para el cumplimiento de las obligaciones econmicas derivadas de la compra de los bienes y servicios requeridos en la empresa.CONTROL No. 5 Expedir una Orden de Compra pre numerada por cada requisicin de compras procesadas.

OBJETIVOS Establecer el control numrico de los pedidos realizados por concepto de compras.Mantener control de las rdenes asignadas a los proveedores. Establecer un documento oficial de la empresa para solicitar las adquisiciones a los proveedores.

CONTROL No. 6 Segregacin de las siguientes funciones de Aprobacin de Cotizaciones, Preparacin de Ordenes de Compras, Aprobacin de Ordenes de Compras, Recepcin de Mercancas y Registro Contable de las Compras.

OBJETIVOS Establecer verificaciones cruzadas de los artculos o servicios solicitados en cuanto a cantidad y valor.Dificultar la intencin de poder realizar fraudes.21