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Condomínio21 – Manual Técnico ....................................................................................................................

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Introdução O Sistema Condomínio21 oferece uma documentação completa de todos os seus recursos e formas de utilização. Em caso de dúvidas, o usuário deverá prosseguir da seguinte forma: 1. Analisar a configuração do equipamento / Sistema operacional e verificar se a mesma atende aos requisitos mínimos de hardware. 2. Entrar em contato com o suporte técnico da Group Software nos seguintes dias e horários: de segunda a sexta-feira das 8:30 às 12:30 e de 14:00 às 18:00h. Estabelecer contato via e-mail, Chat ou fazer a ligação de um telefone próximo ao equipamento para que o técnico que o atender possa orientá-lo. Formas de estabelecer contato com o suporte técnico: - E-mail: [email protected]. - Chat: Disponível na página de suporte do Condomínio21. - Telefone: (31) 2103-5700. 3. O usuário deverá ter em mãos o código de suporte e as mensagens de advertência que, por ventura, o sistema apresentar. 4. A equipe de Suporte também estará à disposição do usuário, caso este necessite de treinamentos detalhados do Sistema. Estes treinamentos deverão ser marcados com antecedência, pelo telefone (31) 2103-5700 ou pelo e-mail [email protected]. 5. Para ter acesso a página de suporte do Sistema Condomínio21 o usuário deverá: - Entrar no endereço http://www.groupsoftware.com.br e acessar a opção Suporte. - Selecionar o produto Condomínio21, entrar com os dados da empresa. - Entrar com a senha de acesso disponibilizada pelo departamento de suporte. Sobre este Documento O Sistema Condomínio21, desenvolvido pela Equipe de Desenvolvimento de Sistemas da Group Software, tem por objetivo possibilitar o gerenciamento e controle da administração financeira de condomínios de forma prática e objetiva. As informações e funções contidas neste manual estão sujeitas a alterações sem prévio aviso e não representa um compromisso da Group Software Ltda. Todos os direitos são reservados. Nenhuma parte deste documento poderá ser reproduzida por quaisquer meios eletrônicos ou mecânicos, para quaisquer fins que não o uso pessoal do comprador, sem a permissão por escrito da Group Software. Requisitos de Hardware Hardware Recomendado Pentium III 800 MHz com 256MB de RAM (Recomendado 512MB RAM) Espaço Hard Disk (HD) para instalação Mínimo 20GB (Recomendado 80GB) Alimentação do banco de dados 5MB a 80MB (Variável conforme a quantidade de informações) Plataforma Operacional Windows 98 SE (Second Edition) /ME/XP e NT/ Windows 2000 / Windows 2003. Dispositivo de Backup: Fita DAT, CD, DVD, etc. Placa de rede: 100 Mbps

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Apresentação Geral do Condomínio21 O Condomínio21 é um sistema para o gerenciamento de condomínios. A equipe de programação da Group Software desenvolveu esse programa com objetivo de facilitar a administração e gerenciamento das Administradoras e Condomínios. O software abrange várias funções importantes no dia-a-dia do administrador, principalmente em cadastros dos Imóveis e Condôminos, Controle de Contas a Receber e a Pagar, Rateios de Despesas, Cobranças, Fluxo de Caixa, Contabilidade Gerencial, Controle de Inadimplência, Baixas de Contas, além de diversos Relatórios Gerenciais. O Sistema foi desenvolvido, baseado nas mais modernas ferramentas da informática, para possibilitar ao gerenciador maior agilidade nas suas funções, maior compreensão do seu negócio e, o que é de mais importante, sem as exigências de grandes conhecimentos de informática. O Condomínio21 tem vários outros módulos complementares para que a prestação de serviço seja mais eficiente e esclarecedora para seus condôminos e síndicos. Os módulos opcionais estão divididos da seguinte forma: 1 – Módulo Gráficos e Estatísticas Gerenciais: Este módulo gera diversas análises sobre os dados financeiros do condomínio. Os gráficos (tipo barras, pizza, linha, etc.) tem informações como Evolução de Despesas, Inadimplência, Receitas, etc. A visão global das informações auxiliará nos processos como Corte de Custos, Redução da Inadimplência e um alto nível de qualidade nas prestações de contas aos condôminos. 2- Módulo Boleto Laser com Logotipo, Balancete e Código de Barras: Este módulo gera boleto de cobrança em papel A4 integrado com prestação de contas (balancete) e outras informações. Calcula automaticamente o código de barras dos principais bancos do mercado e permite a prestação de contas em vários padrões. Traz como vantagem a redução de custos na emissão de cobrança e maior transparência na prestação de contas. 3 – Módulo Cobrança Eletrônica (Office-Banking): Este módulo realiza a importação dos arquivos de retorno de cobrança (Padrão CNAB) enviados pelo banco, alimentando automaticamente todos os relatórios de Inadimplentes, Caixa, Balancete e Receitas do Condomínio. Traz como vantagem competitiva a redução de custos com pessoal na conciliação bancária, diminuição da margem de erro e o aumento da velocidade no processo, com informações integradas on-line com o banco. O sistema possui atualmente 28 bancos configurados. Ao adquirir este módulo você tem o direito de utilizar todos eles. Para obter a listagem atualizada dos bancos, visite nosso Web Site. 4 – Módulo Emissão de Demonstrativos por E-Mail: Este módulo realiza o envio de mala-direta com a prestação de contas do condomínio diretamente para o e-mail dos condôminos cadastrados, permitindo também a confecção de mala-direta via correio. Traz como diferencial, a eficiência e praticidade na prestação de contas aos condôminos, aliado ao baixo custo de envio. 5 – Módulo Conciliação Automática do Extrato Bancário: Este módulo realiza a importação das informações do sistema bancário, automatizando tarefas como a Baixa Automática de Contas a Pagar, Conciliação de Cheques e Verificação de Saldos. Realiza também todo o processo de apuração de inconsistências entre o trabalho do operador do sistema e as informações apresentadas pelo banco. Traz como vantagens a eliminação de erros na conciliação bancária, aumento da produtividade do pessoal operacional e aumento da velocidade no processo, com baixa automática de cheques compensados. 6 – Módulo Operacional: É um sistema adicional ao financeiro. Facilita o controle de patrimônio, seguros, pessoal, almoxarifado, manutenções, inspeções de limpeza, ocorrências e portaria. Traz como diferencial à administradora todo o controle do dia-a-dia do condomínio e seus funcionários. 7 – Módulo Condomínio21 On-Line: Toda a prestação de contas é disponibilizada para consulta via Internet, através de um mecanismo automático de publicação das informações do software Condomínio21. Algumas das informações que poderão ser visualizadas pela Internet: Balancetes, Baixas, Inadimplentes, Comunicados, Atas de Assembléia, Convenção de Condomínio. Além disso, o condomínio poderá emitir a 2ª via do boleto on-line. 8 – Módulo Integrado Contábil: É um sistema de contabilidade que trabalha diretamente integrado a todos os sistemas financeiros da Group Software. Esta integração otimiza a escrituração contábil das empresas, eliminando o retrabalho em todo o processo. O sistema possui todos os controles necessários em um software contábil, sendo ágil e de grande facilidade em sua operação. 9 – Módulo Integrado Folha: Este módulo foi desenvolvido com a finalidade de abranger de forma completa e integrada todos os assuntos que envolvem o pagamento dos funcionários e seus encargos, desde a admissão à rescisão. Possui uma interface gráfica Windows intuitiva e amigável, permitindo ao departamento pessoal maior agilidade e facilidade no processamento da folha de pagamento. Obs: no Condomínio21 Standard apenas os módulos 2,4 e 6 estão disponíveis e no Condomínio21 Corporate os módulos 1, 2, 3, 4 e 5 estão incluídos no pacote básico.


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Capítulo 1 – Instalação do Sistema Condomínio21 § Instalação Local

Para efetuar a instalação do Condomínio21, em primeiro lugar, deve-se iniciar o Windows. O usuário deverá inserir o Cd-Rom de instalação do Sistema no drive (geralmente D), e clicar em Iniciar / Executar. Será apresentada uma tela, como a exibida abaixo.

Clicar no botão Procurar e selecionar o drive do Cd-Rom ou o diretório do Sistema Condomínio21 salvo na máquina (em caso de ter realizado download da instalação pela web ou copiado o conteúdo do disco para a máquina). Localizar o conteúdo do Setup do Condomínio21. Abrir a pasta Setup e procurar o arquivo Setup.Exe.

Selecione este arquivo e clique em Abrir.


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Aparecerá a tela de início do Setup. Para começar a instalar o Sistema basta clicar em Next.

Para licenciar o software, o usuário deverá ler o Termo de Licença com atenção, concordando com o descrito. Clique em I Agree para prosseguir a instalação.


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No Servidor de Arquivos: Para instalar o Condomínio21 em uma máquina servidora de arquivos, clique no botão “Next” deixando as opções, apresentadas na tela, preenchidas (Bibliotecas Gerais do Sistema e Aplicação).

Nas Estações: Nas estações remotas instale apenas as Bibliotecas gerais do Sistema desmarcando a opção Aplicação.


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Clique em “Next” e prossiga a instalação normalmente conforme as instruções do assistente de instalação. Nesta tela será apresentado o caminho do diretório onde o Sistema será instalado. Para prosseguir a instalação clique no botão “Next”.

A seguir o instalador iniciará o processo de instalação do sistema.


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Ao terminar o processo de Instalação, o Setup emitirá a mensagem abaixo. Ela quer dizer que o Sistema foi instalado com sucesso. Clique no botão “Close” para finalizar a instalação.

§ Instalação em rede

Para instalar em rede basta seguir os procedimentos: Servidor: Ao concluir a instalação é necessário preparar o Sistema Condomínio21 para trabalhar em rede. Dessa forma siga os passos: Compartilhe o diretório do Condomínio21 que está na máquina servidora de dados. Para compartilhar o diretório: Entre no Windows Explorer do Servidor. Dê dois cliques na pasta Arquivos de Programas. Clique com o botão direito do mouse na pasta Condomínio21. Clique opção “Compartilhamento”. Clique em “Compartilhar Como” e na opção “Completo”. Clique em OK. ATENÇÃO: O nome do compartilhamento deverá possuir no máximo 8 (oito) caracteres, não sendo especiais, tais como @, $, *, nem possuindo espaços. Caso o usuário venha a compartilhar o diretório do Condomínio21, o nome pode ser “cond”. Ao compartilhar a pasta Arquivos de Programa (pasta onde normalmente fica o Sistema) colocar o nome Arquivos e assim por diante respeitando 8 letras.


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Depois de concluído o compartilhamento, crie um atalho na máquina Estação (cliente) para o arquivo Cond21.exe do micro Servidor. Para criar o atalho clique com o botão contrário no desktop e escolha a opção Novo / Atalho.


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Na tela que solicitará a linha de comando, clique em Procurar.

Abrirá então uma janela na qual possibilitará a procura do arquivo desejado. No campo Examinar, selecione a opção “Ambiente de Rede”. Dê dois cliques sobre o nome do computador servidor. Localize o diretório do Condomínio21 (geralmente c: \Arquivos de Programas\Condominio21 ou no computador servidor se ele estiver sendo instalado em rede \\<Nome do Servidor\<Nome do Compartilhamento>). Dentro do diretório do Condomínio21 selecione o arquivo Cond21.exe. Clique em Abrir. Clique em Avançar e conclua a operação de criação de atalho. Entre no Sistema, na máquina Estação (cliente ou Servidor), pelo novo atalho criado. Para as versões Standard e Flex Acesse o Sistema Condomínio21. Aparecerá uma janela para selecionar o banco de dados, selecione a opção Ambiente de Rede (mesmo estando no servidor). Localize o diretório do Condomínio21 compartilhado anteriormente e selecione o banco de dados (Cond21.MDB). Clique em Abrir. Após esta operação o sistema será encerrado. Para a versão Corporate: Entre com a informação do nome do servidor onde a base de dados está instalada. No exemplo abaixo o nome do servidor chama-se Group. Clique em Testar Conexão para verificar se a mesma foi estabelecida com sucesso. Clique no botão Confirmar para finalizar o processo.


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Registro do Sistema Ao executar o programa pela primeira vez será necessário registrar o Sistema do Condomínio21 (conforme tela abaixo) Entre em contato com o Departamento de Suporte, utilizando um dos meios citados na introdução do Manual, e forneça o ID de registro.

Ao entrar com a chave de registro disponibilizada pelo setor de suporte e clicar em registrar, o Sistema será automaticamente encerrado. Para ter acesso novamente ao Sistema basta executar o programa. Assim o registro será concluído com sucesso. Repita o procedimento de instalação para as estações sempre desmarcando a opção “Aplicação” no setup do sistema. Acessando o Sistema Depois de concluir o registro, ao acessar o Sistema será solicitada uma tela de LOGIN. Para acessar, entre com os dados: Nome: geral Senha: geral A empresa poderá cadastrar novos usuários ou mesmo alterar ou excluir o usuário padrão do Sistema clicando em Arquivos / Usuários. Em caso de dúvidas, consulte o tópico de instrução Usuários no menu Cadastro do Manual. Implantando as informações no Sistema Para iniciar a implantação das informações e conhecer melhor o funcionamento do Sistema Condomínio21, consulte o capítulo 2 no tópico “Operações Iniciais do Sistema”. Para realizar o cadastro das informações dentro do Sistema do Condomínio21, o usuário deverá sempre seguir a padronização estipulada. Para entrar com uma nova informação, deverá sempre clicar em Novo, e para gravar a mesma, clicar em Gravar.

Caso seja preciso alterar as informações, clique sobre o campo desejado e altere a informação. Assim, a opção Gravar será habilitada para registrar a alteração. Se for necessário cancelar a operação, clique em Cancelar e para sair do cadastro clique em Sair. Alterando o Condomínio Para alterar o condomínio clique no menu Cadastros / Condomínios. Acesse o binóculo que se encontra na parte superior da tela.

Mas para trabalhar constantemente com essa alternância de condomínios o usuário deverá manter-se sempre atento para não realizar nenhum cadastro ou movimentação financeira no condomínio errado.


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Capítulo 2 – Operações Iniciais do Sistema Para que o Sistema se torne apto a gerenciar as informações da empresa e que possa usufruir de todos os recursos oferecidos, o usuário deverá passar pelo período de implantação das informações que sustentará o Sistema. FASE DE IMPLANTAÇÃO DAS INFORMAÇÕES 1º passo: Cadastrar o Condomínio

- Clique em Cadastro / Condomínios. - Clique em Novo (caso seja administradora). - Entre com os dados do Condomínio e seus respectivos representantes. - Clique em Gravar. - Para detalhes do Cadastro de Condomínios consulte o capítulo 4 – Menu Cadastro no item Condomínios.

2º passo: Cadastrar os Proprietários / Inquilinos

- Clique em Cadastros, Proprietários / Inquilinos. - Clique em Novo. - Cadastre o proprietário ou condômino. - Clique em Gravar. - Repita o processo para cadastrar todos os proprietários e condôminos. - Para detalhes do Cadastro de Condomínios consulte o capítulo 4 – Menu Cadastro no item Proprietários /

Locatários. 3º passo: Cadastrar as Unidades

- Clique em Cadastros / Unidades. - Clique em Novo. - Entre com os dados da unidade e vincule seu respectivo proprietário e condômino utilizando o botão com o

ícone do binóculo para selecioná-los. - Clique em Gravar. - Repita o processo para cadastrar todas as Unidades do condomínio. - Para detalhes do Cadastro de Condomínios consulte o capítulo 4 – Menu Cadastro no item Unidades.

4º passo: Plano de Contas

- Clique em Cadastro / Plano de Contas. - O usuário poderá cadastrar um novo plano de contas ou alterar o existente caso necessite. - Se criar um novo plano de contas, deverá ir em Cadastro / Condomínios / Configurações Avançadas. - Na guia Cobrança, vincular o novo plano de contas ao condomínio desejado utilizando o botão de binóculo

no item Plano de Contas. Assim poderemos utilizar um plano de contas para cada condomínio ou compartilhar o mesmo plano de contas para vários condomínios.

- Para detalhes do Cadastro de Plano de Contas consulte o capítulo 4 – Menu Cadastro no item Plano de Contas

5º passo: Definir conta bancária para gerenciar a movimentação financeira

- Clique em Cadastros / Bancos. - Clique em Novo. - Cadastre o banco desejado. - Clique em Gravar. - Repita o processo para cadastrar todos os bancos utilizados pelos condomínios. - Para detalhes do Cadastro de Bancos consulte o capítulo 4 – Menu Cadastro no item Bancos.

6° passo: Definir as Contas Correntes utilizadas no condomínio - Clique em Cadastros / Contas Correntes. - Clique em Novo. - Cadastre a conta corrente. - Clique em Gravar. - Repita o processo para cadastrar todas as contas correntes e contas de aplicação utilizadas do

condomínio. - Para detalhes do Cadastro de Unidades consulte o capítulo 4 – Menu Cadastro no item Contas Correntes

7° passo: Cadastrar os Fornecedores dos condomínios

- Clique em Cadastros / Fornecedores - Clique em Novo. - Cadastre um fornecedor - Clique em Gravar. - Repita o processo para cadastrar todos os fornecedores dos condomínios. - Para detalhes do Cadastro de Unidades consulte o capítulo 4 – Menu Cadastro no item Fornecedores


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Obs: Os itens citados acima são os cadastros iniciais do Sistema, mas para haver um cadastramento completo das informações é necessário que, em cada item do menu cadastro, sejam preenchidas as informações necessárias. Para detalhamento maior consulte os capítulos específicos de cada tópico citado.

FASE DE LANÇAMENTOS DE CONTAS O Lançamento de Contas é o momento onde iremos gerar Contas a Receber e Contas a Pagar para os condomínios. Lançamento de Contas a Pagar 1º passo: Lançamento de Contas a Pagar

- Clique em Editar / Lançamento de Contas a Pagar. - Clique em Novo, selecione a classe de contas, fornecedor e os demais itens. - Clique em Gravar. - Caso for realizar a baixa no mesmo momento, basta clicar na opção “Ativar modo de baixa” e preencher os

dados necessários para realizar o lançamento e a baixa da conta em uma só operação. - Para detalhes do Lançamento de Contas a Pagar consulte o capítulo 5 – Menu Editar no item Contas a

Pagar. Obs: Caso os fornecedores não estejam cadastrados, clique em Cadastros / Fornecedores e cadastre-os. Lançamento de Contas a Receber 1º passo: Configurar como serão lançadas as Contas a Receber

- Clique em Editar / Configuração de Contas. - Na guia Rateio, o usuário deverá selecionar a taxa principal de rateio segundo o seu plano de contas. No

plano padrão do sistema este item refere-se à classe 01.01 Taxa de Condomínio. Caso utilize fundo de reserva ou taxa de administração configure-os também.

- Na guia Gás / Outros, encontrará as configurações necessárias para trabalhar com o controle de Gás, Água, Energia e Acordos.

- Para detalhes da configuração de Contas consulte o capítulo 5 – Menu Editar no item Configurações de Contas.

2º passo: Lançamento de Contas a Receber

- Clique em Editar / Lançamento de Contas a Receber. - Determine a forma de entrada das receitas, conforme as situações apresentadas:

Guia Rateio – Quando se utiliza uma fração para realizar a divisão das despesas do condomínio. Guia Manual – Quando se desejar lançar um valor fixo a uma determinada unidade. Guia Outras Receitas – Caso seja necessário lançar registros referentes a outras receitas, ou seja, receitas que não estejam ligadas à taxa de condomínio. Ex: Aluguel Out Door. Guia Automático (Outras Receitas) – Quando as outras receitas forem realizadas regularmente, o usuário poderá cadastrar em Receitas Regulares (Cadastros / Receitas Regulares) e na guia Automático apenas resgatar esses lançamentos durante o período cadastrado no Sistema. Para detalhes do Cadastro de Receitas Regulares consulte o capítulo 4 – Menu Cadastro no item Receitas Regulares. Guia Grupos – Se esta guia não estiver aparecendo, clique em Arquivo / Configurações do Sistema. Na guia Receitas marque a opção “Inserir rateio manual para grupos”. A guia de Grupos será utilizada quando desejar lançar valores fixos para mais de uma unidade. Guia Resumo – Ao clicar em Atualizar, o Sistema irá lhe apresentar todos os lançamentos realizados. Antes de apresentar a receita, visualizará o tipo que ela pertence. Ex: G1 (isso quer dizer que foi realizado um lançamento por grupos, na cobrança 1).

- Para lançar uma receita o usuário deverá sempre clicar em Novo, definir os dados solicitados e depois

clicar em Gravar ou Gerar Contas. - Caso seja necessário excluir ou alterar algumas receitas, deverá clicar na opção Lançamentos na guia

onde o lançamento foi realizado.

Depois de lançadas as receitas do mês, o Sistema estará apto a gerar as cobranças necessárias. Para detalhes do Lançamento de Contas a Receber consulte o capítulo 5 – Menu Editar no item Lançamento de Contas a Receber.


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FASE EMISSÃO DE COBRANÇA Para iniciar a emissão das cobranças, verifique se os valores lançados estão corretos e se não faltou nenhum lançamento. Para realizar essa verificação visualize um relatório de Contas a Receber por Unidade. O Sistema lhe fornecerá 3 recursos para emissão da cobrança : 1 – Boleto Bancário Pré-Impresso (padrão do Sistema) 2 – Boleto Laser (módulo opcional) 3 – CNAB (módulo opcional) 1 – Boleto Bancário Pré-Impresso (padrão no Sistema) Para trabalhar com o Boleto Bancário Pré-Impresso, o usuário deverá primeiramente ter em mãos o formulário continuo de boletos pré-impressos e configurar o posicionamento onde as informações serão impressas. Estas configurações são destinadas somente para o boleto pré-impresso (matricial). O Sistema permite a impressão de boletos bancários simples para qualquer banco, desde que as características do boleto de cobrança sejam previamente cadastradas no Sistema. Antes do cadastro, o usuário deverá definir qual o tipo de boleto que irá trabalhar e qual o tipo de folha para realizar a impressão: Impressão Tipo Laser (Folha Solta ou A4 - impressora matricial). Impressão Tipo Matricial (Papel Contínuo - impressora matricial). - Para detalhes para emissão de boletos pré-impressos consulte o capítulo 3 – Menu Arquivo no item Configurações

de Boletos 2 – Boleto Laser (Módulo Opcional) Para emitir cobrança utilizando o Boleto Laser o Sistema deverá ser configurado conforme as normas de cadastro do banco. Para consultar as normas, veja a Nota 1 no final deste manual. Todos os bancos cadastrados na Conta Corrente serão exibidos quando o usuário selecionar a opção Boleto Laser. Marque o banco no qual serão impressos os boletos. Procedimentos para a Emissão de Cobrança (Boleto a Laser) - Informar o Condomínio a ser trabalhado. - Informar o Mês de Referência e o Nº da Cobrança. - Determinar a opção coerente às unidades para as quais a cobrança será emitida. - Determinar o tipo da cobrança “Boleto Laser” - Selecionar o local de pagamento. - Definir a mensagem de Cobrança (não é obrigatório). - Clicar em imprimir ou visualizar. - Selecionar a conta corrente para impressão do boleto. - Para detalhes da emissão dos boletos a laser consulte o capitulo 5 – Menu Baixa / Cobrança no item Recibos / Boletos. 3 – CNAB (Módulo Opcional) O módulo opcional CNAB gera um arquivo remessa com os dados da cobrança. Este arquivo é gerado pelo sistema e enviado para o banco através de um sistema fornecido pelo próprio banco. Procedimentos para Emissão da Cobrança CNAB - Para efetuar essa cobrança o Sistema deverá ser configurado conforme as normas de cadastro do banco. Para consultar as normas, veja a Nota 1 no final deste manual. - Clique em Baixas / Cobrança. - Clique na opção Cobrança CNAB. - Selecione o mês de referencia. - Assim serão expostas todas as receitas que poderão ser incluídas no arquivo CNAB. - Para gerar o arquivo, clique em Remessa. O Sistema irá processar as receitas selecionadas e criar um arquivo de remessa. O mesmo deverá ser enviado ao banco (através de um sistema fornecido pelo mesmo) para emissão da cobrança. Este arquivo pode ser encontrado no diretório do Condomínio21 na pasta Remessa após a sua geração.


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FASE BAIXA DE CONTAS Após a emissão da cobrança, o usuário deverá baixar as contas para que as mesmas possam compor o balancete final. Baixa de Contas a Pagar Para realizar a baixa das despesas o usuário terá duas opções: 1 – Baixar no momento do lançamento ativando o modo de baixa. 2 – Baixar depois de realizar todos os lançamentos. - Para detalhes do Cadastro de Unidades consulte o capítulo 7 – Menu Baixa /Cobrança no item Baixa de Contas a

Pagar Procedimentos para Baixar no momento do lançamento das despesas - Clique em Editar / Lançamento de Contas a Pagar. - Clique em Novo e marque a opção “Ativar modo de Baixa”. Assim será aberto no lado direito da tela de Lançamento de Contas a Pagar os dados que deverão ser preenchidos para realizar a baixa. - Entre com os dados do lançamento e da baixa e clique em Gravar. Procedimentos para Baixar depois de ter lançado as despesas - Clique em Baixas / Cobranças. - Clique em Baixa de Contas a Pagar. - Clique em Buscar Novos Dados. Assim será exibida a informação da conta a ser baixada. - Preencha os dados para realizar a baixa. Caso o pagamento seja realizado em dinheiro, o campo Nº Cheque deverá ser 0 (zero). Clique em Baixar Contas. - Obs: Mais de uma conta poderá ser selecionada se o pagamento for efetuado com o mesmo cheque. Baixa de Contas a Receber Depois de gerar as receitas e emitir as cobranças, o usuário deverá realizar as baixas dos títulos pagos. Os títulos que não forem pagos na data de vencimento estipulado, o Sistema automaticamente irá classificá-los como inadimplentes. O Sistema possui duas formas de baixa de contas a receber: 1 – Baixa Manual (padrão) 2 – Baixa Automática (módulo opcional) - Para detalhes do Cadastro de Unidades consulte o capítulo 7 – Menu Baixa /Cobrança no item Baixa de Contas a

Receber Baixa Manual de Contas a Receber - Clique em Editar / Baixa de Contas a Receber. - Selecione a(s) conta(s) e clique em Baixar Contas. Para realizar a Baixa com Juros - Clique na opção Baixa com Juros. - Selecione a unidade que possui as contas a serem baixadas - Selecione uma das contas ou todas as contas e determine as correções. - Entre com a data do pagamento e clique em Baixar Contas. Baixa Automática (módulo opcional) - Clique em Baixas / Cobranças. - Clique em Cobrança CNAB. - Clique em Retorno. - Selecione o arquivo no qual se deseja processar e clique em Abrir. Assim o Sistema realizará a baixa automática de todos os títulos retornados pelo banco. Obs: Para trabalhar com a baixa automática, os títulos deverão ser gerados pelo Sistema Condomínio21.


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FASE DE FECHAMENTO O Fechamento do mês é de extrema importância para o controle financeiro do Sistema. O Fechamento é a fase final das operações iniciais do Sistema. Pois com o mês fechado o Sistema não lhe permitirá nenhuma movimentação financeira protegendo qualquer alteração no balancete e no extrato de conta corrente. Procedimentos para realizar o Fechamento - Clique em Editar / Fechamento. - Verifique se o mês que se deseja realizar o fechamento é o mesmo apresentado pelo Sistema. Caso não seja selecione o mês desejado. - Clique em Incluir Fechamento. - Clique em Fechar. Agora o Sistema está apto a emitir o balancete real. - Clique em Relatórios / Contas. - Clique em Demonstrativo de Receitas e Despesas. O usuário perceberá que poderá realizar a visualização do balancete parcial. Esta opção disponibiliza o acesso ao balancete com o mês ainda em aberto. O fluxo principal do sistema é composto pela fase de lançamento das contas até a fase de fechamento. Os próximos capítulos detalham as operações presentes em cada menu.


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Capítulo 3 – Menu Arquivo § Configurações do Sistema

Permite ao usuário configurar e ajustar os recursos do Sistema conforme a necessidade da empresa. Guia Geral Dados do Condomínio Exibe os dados cadastrais do condomínio ou da administradora. Opção “Inserir razão social nos relatórios”: Caso esta alternativa seja marcada, a razão social sairá em todos os relatórios emitidos pelo Sistema. Guia Diretórios Diretório do banco de dados Exibe o caminho onde foi realizada a instalação do Sistema Condomínio21 (Condominio21 Standard e Flex) ou os dados de conexão ao banco de dados (Condominio21 Corporate). No caso do Condominio21 Standard ou Flex: Para alterar o caminho do banco de dados é necessário entrar no diretório onde o sistema está instalado e editar o arquivo INIBD.TXT. Este arquivo armazena o caminho onde o Sistema buscará a base de dados. Diretório do Massmail Permite ao usuário definir no Sistema Condomínio21 a localização do arquivo de banco de dados do módulo opcional Massmail. Essa localização é necessária para que seja realizada a exportação dos dados para o Sistema Massmail. Guia Índices Permite a criação de um novo índice monetário com o qual o Sistema não trabalhe. O índice é um valor utilizado como base para o cálculo das correções monetárias, sendo assim IGP, IGP-M, IGP-DI, DÓLAR, POUPANÇA, TR, IPCR são alguns dos índices que já estão configurados no Sistema. Se o indice cadastrado nesta guia for do tipo percentual deve-se clicar na opcao que apresenta o caracter %. O campo CPMF deverá ser preenchido com o valor percentual do CPMF para permitir que o Sistema realize o cálculo do imposto automaticamente. Guia Alertas do Sistema Compactação do Banco de Dados Permite que o usuário determine de quanto em quanto tempo o Sistema deverá avisá-lo para efetuar a compactação de banco de dados. Backup Como o procedimento acima, esta opção permite que o usuário determine de quanto em quanto tempo o Sistema deverá avisá-lo para efetuar o Backup. Se o backup for efetuado por um sistema externo, o Condominio21 financeiro continuará emitindo um alerta se o mesmo estiver configurado, pois ele não saberá que o backup foi realizado. Guia Documentos Margens Define as margens e linhas para todos os relatórios exibidos pelo Sistema. Por padrão, o Sistema trabalha com papel tamanho A4 e com ambas as margens configuradas para 0,55 cm. Opção “Inserir múltiplas linhas nos seguintes relatórios” Para inserir múltiplas linhas nos relatórios Contas a Pagar e Movimentação em Conta Corrente basta marcar a opção referente a cada uma. Estas múltiplas linhas irão mostrar o conteúdo completo do campo descrição presente no lançamento das contas. Caso estas opções estejam desmarcadas o sistema irá truncar o texto de descrição para que ele não ocupe mais de uma linha.


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Guia Boleto Matricial Esta guia é um dos procedimentos necessários para a configuração do boleto matricial. O filme tutorial “Boleto Matricial” (presente no cd de instalação) exemplifica todos os passos necessários para a conclusão desta tarefa. Selecionar Fonte Este botão permite a seleção do tipo de fonte e tamanho que será exibida na impressão do boleto matricial. Distância entre as descrições das contas É a distância em caracteres que irá separar a composição da arrecadação na impressão do boleto matricial Guia Boleto Laser / CNAB (Módulo Opcional Boleto Laser / CNAB) Possibilitará a configuração de alguns recursos para a realização de emissão de cobrança utilizando os módulos opcionais Boleto Laser e CNAB. Margens do Boleto Laser Configuração das margens superior e esquerda para a impressão de Boletos Laser. Note que estas configurações de margem são exclusivas para emissão do boleto a laser, sendo que os demais relatórios utilizarão as configurações presentes na guia Documentos. Opção “Escolher o mês do balancete” – permite que no momento da geração do boleto a laser, o usuário possa escolher o mês do balancete que será impresso (Caso o boleto esteja configurado para exibir o balancete). Opção “Utilizar numeração geral títulos” – (Apenas para os módulos de boleto a laser e CNAB) a configuração dessa opção é extremamente recomendada pelo suporte técnico. Utilizar numeração geral de títulos possibilitará ao usuário realizar processamento de arquivos de retornos unificados. Isto significa que independente do banco ou condomínio utilizado, o sistema irá gerar um identificador de boleto (Nosso Número) único. Utilizar o processamento de retorno unificado significa que o usuário poderá gravar todos os arquivos retorno (de todos os bancos e contas correntes) em um único diretório e processá-los simultaneamente. Opção “Utilizar numeração manual do arquivo de remessa” – utilizada quando o usuário faz uso do Módulo CNAB. Marcando esta alternativa a numeração do arquivo de remessa será manual, ou seja, informada pelo usuário. Opção “Utilizar boletos padrão A4 especial” – essa opção deverá ser utilizada quando os códigos de barras impressos nos boletos a laser estiverem aparecendo em outra página. Este problema é comum em impressoras da marca Xérox. Opção “Baixar títulos sem mensagem de alerta para diferenças de valores” – (Módulo CNAB) ao realizar a baixa automática de títulos o Sistema realizará a verificação dos valores. Caso o valor retornado pelo banco seja diferente do valor lançado no Sistema, o mesmo emitirá uma mensagem alertando que uma diferença será lançada como juros e multa (caso o valor de baixa seja maior) ou desconto (caso o valor de baixa seja menor que o lançado) . Se a opção estiver marcada essa mensagem não será mais apresentada e as diferenças serão criadas quando necessário. Opção “Travar campos de descontos no boleto laser” – essa opção irá inserir asteriscos no campo de desconto impresso no boleto laser, evitando o preenchimento indevido do mesmo após a emissão. Guia Receitas Opção “Visualizar resumo do rateio na geração das contas” – Essa opção, se marcada, apresentará uma mensagem no momento da geração de rateio mostrando os valores que serão lançados no Sistema após uma confirmação. Opção “Inserir outras receitas automáticas” – marcando esta opção, o Sistema habilitará o cadastro de Receitas Regulares (menu Cadastro). O usuário deve saber que estes tipos de receitas têm seu valor incluído regularmente e que normalmente são originárias de clientes do condomínio. Para maiores detalhes consulte o capitulo 4 – Menu cadastro no item Receitas Regulares. Opção “Inserir rateio manual para grupos” – permite que o Sistema crie grupos de unidades para a realização do rateio. Marcando esta opção no menu Cadastros serão habilitados as seguintes alternativas: Grupos de Rateio: permite definir dentro de um mesmo condomínio grupos que participarão de um mesmo conjunto de contas. (Cadastros / Grupos de Rateio) Guia Grupos: permite realizar o lançamento de um valor fixo para todas as unidades que compõem esse grupo. (Editar / Lançamento de Contas a Receber).


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Guia Outros Opção “Emitir Cheques pelo Sistema” – possibilita a opção de emissão de cheques pelo Sistema na tela de Baixa de Contas a Pagar. Para saber melhor sobre o procedimento de emissão de cheques pelo Sistema, o usuário deverá consultar o Capítulo 7 - Baixas de Contas / Baixa de Conta a Pagar. Opção “Utilizar impressora de Cheque” – ao marcar a opção Utilizar Cheque pelo Sistema será apresentado à opção de utilizar impressora de cheque. O sistema está configurado para trabalhar com as impressoras Bematech DP-20 e Chronos Check-Pronto. Selecione a impressora de cheque desejada e informe a porta na qual a impressora está conectada. Opção “Júdice” – possibilitará o Sistema controlar e acompanhar todo o processo de protesto de contas em atraso. Opção “Configuração de recibos personalizados“ – possibilita configurar o Sistema para preencher lacunas para recibos personalizados em formulários contínuos. Opção “Débito Automático Banco Brasil“ – possibilita o processamento do arquivo de debito automático de contas para o Banco do Brasil no Sistema Condomínio21. Opção “Controle de emissão de Cobrança“ – com essa opção definirá todas as cobranças a serem visualizadas ou impressas mais de uma vez. O sistema solicitará uma justificativa que irá controlar as emissões dessa cobrança. Opção “Travar lcto manuais meses fechados“ – o Sistema bloqueará o lançamento manual para os meses fechados. Com esta opção desmarcada o Sistema bloqueará apenas a baixa de contas em meses fechados. Opção “Cada condomínio como um bloco” – esta opção deverá ser utilizada apenas para administração de grandes condominios com vários blocos. Uma administradora de condominios não deverá marcar esta opção. Opção “Consumo geral gás, água e energia” – essa opção será utilizada para cadastrar o consumo geral para o prédio no caso do condomínio não realizar o controle de consumo por unidade. Opção “Centro de Custo” – será utilizado para realizar a apropriação das classes de contas utilizadas no Sistema, ou seja, permite que uma receita ou despesa seja descriminada dentro de uma classe de conta. Opção “Saldo na tela“ – apresentará na tela o saldo da conta bancária, podendo este ser o saldo do dia ou o saldo menos as despesas lançadas. Guia Conta Pool Permite que o usuário opte por trabalhar ou não com a Conta Pool. A utilização desta conta se fará necessária quando o usuário desejar consolidar suas contas correntes para um mesmo condomínio ou para múltiplos. Procedimento: - Menu Arquivo / Configurações do Sistema. - Clicar no botão “Novo”. - Informar um nome para a conta, a natureza, o banco, a agência, o nº da conta e a carteira (se existir). - Clicar em “Inserir Conta” e selecionar a conta desejada. - Clicar em gravar. Caso for necessário excluir a conta, basta selecionar a conta desejada e clicar em “Excluir Conta”. Para obter um relatório da conta pool entre em Relatórios / Movimentação de Conta Corrente / Movimentação. Marque a opção Contas Pool e selecione a conta criada. § Configuração de Boletos

Estas configurações são destinadas somente para o boleto pré-impresso (matricial). O Sistema permite a impressão de boletos bancários simples para qualquer banco, desde que as características do boleto de cobrança sejam previamente cadastradas no Sistema. Antes do cadastro o usuário deverá definir qual o tipo de boleto que irá trabalhar e qual o tipo de folha irá realizar a impressão: Impressão Tipo Laser (Folha Solta ou A4 - impressora matricial). Impressão Tipo Matricial (Papel Contínuo - impressora matricial).


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Procedimento de Configuração do Boleto - Clicar em Arquivo / Configurações de Boletos. - Clicar no botão Novo e informar uma descrição para o boleto. Ex.: Boleto Itaú - Informar os valores das margens superior e esquerda, em mm. Caso o usuário defina estes campos com 0 (zero), o posicionamento dos mesmos estará relacionado ao canto superior esquerdo da folha. - No campo Tipo escolher o tipo de papel a ser utilizado – laser (A4) ou matricial. - Faça as medidas dos campos e clique em Gravar. Procedimentos para Configurar as Medidas do Campo - Medir a distância em mm, da parte destacável até o campo correspondente com uma régua. - Na janela de configuração, “x” representa a distância do campo na horizontal e “y” representa esta distância na vertical. Exemplo: Campo Valor do Pagamento Na régua: 0.10 cm - Em mm: 10 mm - O mesmo acontecerá para os demais campos. - Caso não for necessário imprimir um campo basta deixá-lo com medida 0 (zero) e o Sistema irá desconsiderar esta posição. Procedimento para Configurar a Impressora Será preciso criar uma impressora exclusiva para a impressão de boletos matriciais. Para fazê-lo: No Windows: - Clicar no botão Iniciar / Configurações / Impressoras. - Clicar em “Adicionar Impressoras”. - Seguir as instruções do Assistente de Impressão quanto a localização da impressora, fabricante / impressora. - Mantenha o driver existente. - Porta da impressora (em geral LPT1). - Nome da nova impressora: Boletos. - Clique com o botão direito do mouse no ícone da nova impressora novamente. - Escolha a opção “Propriedades”. - Escolha a pasta “Papel”. - Selecione o tipo “Personalizado” ou “Customizado”. Na guia “Tamanho definido pelo usuário” configurar as medidas do boleto da seguinte forma: - No campo “Unidades” marcar opção “Milímetros”. - De acordo com o boleto informar a largura e o comprimento do papel, não se esquecendo que: 18,5 cm = 1850 (mm). - Clicar em Ok. - Clicar em Aplicar. - Clicar em Ok. Obs: Todas as vezes que for necessário imprimir boletos bancário, o usuário fará uso desta impressora. Portanto pode, neste momento, defini-la como padrão ou dentro do sistema acionar as teclas CTRL+P e alterar a impressora. Para definir uma impressora como padrão: - Entre em Iniciar / Painel de Controle / Impressoras - Clique com o botão direito do mouse no ícone da nova impressora. - Marque a opção “Definir como padrão”. § Configurações de Recibos

Esta opção permite ao usuário configurar recibo bancário do tipo laser e matricial. O recibo é uma opção para quem não deseja trabalhar com boleto laser, CNAB ou boleto pré-impresso. Para tanto, deve-se especificar as margens superior e esquerda, o posicionamento de cada campo a ser impresso e a descrição. Esta opção é um dos procedimentos necessários para a configuração completa do recibo. Há também o filme tutorial presente no cd de instalação que exemplifica todos os passos para a conclusão desta tarefa. Procedimentos para a Configuração de Recibos - No campo Descrição colocar o nome do banco para o qual será emitido o recibo. - Preencher os campos referentes à opção de configuração. - Clicar em Novo e informar a descrição para o recibo. - Informar valores para as margens.


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Obs: os valores relativos às margens superior e esquerda devem ser informados em mm, sendo que o usuário pode definir a margem superior e esquerda como 0 (Zero). Guia Posicionamento - Preencher os campos com as medidas. Obs: No preenchimento dos campos é necessário que o usuário meça a distância manualmente em mm da parte destacável até o campo correspondente, onde “x” representa a distância do campo na horizontal e “y” na vertical. O mesmo pode acontecer com os outros campos. - Clicar em gravar. Obs: Se a impressora for matricial é necessário que seja criada uma impressora para a impressão exclusiva dos recibos. Para criar uma impressora exclusiva para esta tarefa, seguir os passos abaixo: - Clicar em Iniciar / Configurações / Impressoras / Adicionar Impressora. - Selecionar a impressora mesmo que essa já esteja instalada no sistema Windows. - No decorrer da instalação o assistente de instalação da impressora apresentará uma mensagem se deseja Manter o Drive ou Substituí-lo, nesse caso clique na opção Manter o Driver. - Para essa instalação realizada colocar o nome da impressora de Recibos. - Com o botão direito do mouse clique sobre a impressora que acabou de criar. - Selecionar a opção propriedades. - Escolher a pasta papel e, ao definir o tamanho dele, selecionar a opção personalizada ou customizada. - No item Unidade, a opção selecionada deve ser em mm de acordo com o recibo escolhido. Informar a largura e comprimento do papel para saber quanto colocar no espaço indicado. Basta multiplicar a medida em cm por 100. Se no lugar estiver 0,1 mm multiplicar por 10. Guia Posicionamento (Cont.) Os procedimentos serão os mesmos anteriores, o que difere aqui neste caso, são os campos. Obs: No preenchimento dos campos é necessário que o usuário meça a distância manualmente em mm da parte destacável até o campo correspondente, onde “x” representa a distância do campo na horizontal e “y” na vertical. O mesmo pode acontecer com os outros campos. - Clicar em gravar. Guia Discriminações A Guia Discriminações separa os valores configurados. Isto é opcional e nem sempre se faz necessária a especificação deles. - Preencher os campos. Obs: No preenchimento dos campos é necessário que o usuário meça a distância manualmente em mm da parte destacável até o campo correspondente, onde “x” representa a distância do campo na horizontal e “y” na vertical. O mesmo pode acontecer com os outros campos. - Clicar em Gravar. § Ferramentas de Administração

Guia Usuários Compactar Banco de Dados A compactação do banco de dados deve ser feita periodicamente para melhorar a performance do Sistema. Sugerimos efetuá-la todas às vezes antes de realizar backup. Reparar Banco de Dados Se o banco de dados for danificado por qualquer motivo (pique de luz, travamento do micro) o usuário poderá recorrer a essa função para tentar recuperar os dados. Caso não seja possível a reparação, o banco de dados terá que ser restaurado a partir das cópias de backup.


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Atualizar o Sistema Ao acionar a opção, o Sistema possibilitará a realização de atualização automática, sendo esta realizada na máquina SERVIDOR e sem nenhum usuário utilizar o Sistema. Para Atualizar, siga os passos: - Entre no endereço http://www.groupsoftware.com.br na opção Suporte. - Selecione o produto Condomínio21, entre com os dados da empresa. - Entre com a senha de acesso fornecido pelo suporte técnico e clique em Enviar. - Acesse a opção Arquivos de Atualização. - Faça o Download dos arquivos Cond21.exe e Atualiza.exe salvando-os no diretório do Condomínio21. (geralmente em c: \Arquivos de programas\Condomínio21). Com o arquivo salvo na máquina iniciaremos o processo de atualização: - Entre no Sistema Condomínio21, clique em Arquivos / Ferramentas de Administração. - Clique em Atualizar o Sistema. - No Atualizador apresentado clique em Procurar e selecione o arquivo Cond21.exe. Clique em Atualizar. Em caso de dúvidas, na página de suporte, acesse o Chat para realizar o atendimento on-line, que irá instruí-lo nos procedimentos. Guia Manutenção A guia manutenção auxilia o usuário na alteração e exclusão de algumas informações do Sistema. Para acessar as opções será preciso digitar a senha utilizada pelo usuário para entrar no Sistema Condomínio21. Alterar Cadastro de Contas Correntes – permite realizar alterações no cadastro da conta. Alterar Excluir / Unidades – altera a nomenclatura ou efetua exclusão de qualquer unidade. Transferir Proprietário / Cliente, Cliente / Proprietário – permite transferir os registros de um proprietário para cliente ou de um cliente para proprietário. Referência Plano de Contas – realizará uma verificação no sistema para saber se algum lançamento perdeu a referência da classe de conta utilizada. Mensagens de Cobrança – localiza as mensagens de cobrança caso não sejam apresentadas no cadastro. Numeração CNAB – zera todos os números de títulos processados para o condomínio. Boleto Laser – limpa a fila de impressão dos boleto enviados anteriormente e libera o envio novamente. Arquivo Retorno – possibilita reiniciar o processo de retorno. Não é recomendado. Guia Group Esse recurso será utilizado apenas por técnicos da Group Software para acesso a base de dados do Sistema Condomínio21. § Gerar Backup

O processo de backup possibilita ao usuário do Sistema realizar uma copia de segurança das informações cadastradas. É imprescindível a geração do backup do banco de dados periodicamente. Recomendamos que o backup seja feito da seguinte forma (normalmente no final do expediente): BACKUP EM DISQUETE: Suponha que o banco de dados possa ser compactado em 2 disquetes. Então separe 8 disquetes e classifique-os da seguinte forma: 1º Grupo (2 disquetes): Segunda / Quinta 2º Grupo (2 disquetes): Terça / Sexta 3º Grupo (2 disquetes): Quarta / Sábado 4º Grupo (2 disquetes): Semanal Assim, na segunda-feira, utilize os disquetes do 1º Grupo, na terça-feira os disquetes do 2º Grupo, e assim por diante. E uma vez por semana faça o backup semanal, no 4º Grupo.

http://www.groupsoftware.com.br


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BACKUP EM FITA DAT OU ZIP DRIVE: A vantagem em se fazer backup com esses dispositivos está na velocidade de gravação dos dados e na capacidade de armazenamento. Um disquete de Zip Driver, por exemplo, pode ter capacidade de 100 Mb ou mais. A geração diária do backup pode ser feita nesse único disquete. Ao verificar que o disquete superou a capacidade de armazenamento o usuário deverá excluir os arquivos mais antigos. Obs: O Sistema compacta o banco de dados e gera um arquivo com nome configurável pelo usuário. Para isso basta escolher o padrão de nomenclatura do arquivo. Ele também controla a data de geração do backup, avisando o usuário se houver atraso de mais de 3 dias. Procedimento para geração do Backup O processo deverá ser realizado sem nenhum usuário utilizar o Sistema e após realizar a reparação e compactação da base de dados apresentados em Arquivos / Ferramentas de Administração. - Entre no Sistema Condomínio21, clique em Arquivo / Gerar Backup. - Selecione a unidade de destino e clique em Gerar Backup. - Será apresentada a tela do MSDOS com o processo de backup. Caso o backup esteja sendo realizado em disquete na tela do DOS apresentará uma mensagem solicitando o próximo volume. Coloque outro disquete e clique em YES. Ao concluir a geração do backup feche a tela do MSDOS. Procedimento para restaurar o Backup - Copie o arquivo gerado no processo de backup para a unidade C. - Entre no Sistema Condomínio21 e clique em Arquivo / Gerar Backup. - Clique em Restaurar Backup e clique em Sim para a mensagem apresentada. - Selecione o arquivo na unidade C e clique em Abrir. § Usuários

Guia Usuários Será permitido que o administrador do Sistema cadastre os usuários e defina seus grupos. O Sistema traz inicialmente um usuário com o nome ‘geral’ e senha ‘geral’. Recomenda-se que o administrador do Sistema entre com um novo usuário no grupo ‘administrador do Sistema’ e exclua o usuário ‘geral’. Existem quatro grupos pré-definidos: - Administrador do Sistema: tem acesso a todas as telas do Sistema. - Usuário do Sistema: tem acesso completo, exceto ao cadastro de usuários e ao cadastro de configuração do Sistema. - Operador de Contas a Pagar: tem acesso apenas a telas referentes ao módulo de Contas a Pagar. - Operador de Contas a Receber: tem acesso apenas a telas referentes ao módulo de Contas a Receber. Procedimentos para cadastrar um usuário Clique em Novo. Coloque o nome do usuário. Digite a senha e depois a confirme. Determine em qual grupo este usuário pertencerá. Clique em Gravar. Obs: Caso os grupos pré-definidos não satisfaçam às necessidades requeridas, clique na opção Grupos de Acesso para criar um novo grupo de permissões para controlar os acessos ao Sistema. Procedimento para criar um novo grupo Clique na opção Grupos de Acesso. Clique em Novo. Atribua um nome a este grupo. Assim o Sistema exibirá todos os menus do Sistema. Desmarque aqueles que o grupo não terá acesso. Clique em Gravar. Guia Condomínios Permitidos Será permitido determinar quais os condomínios um determinado usuário terá acesso. Opção Todos - determina que o usuário terá acesso a todos os condomínios cadastrados no Sistema. Opção Listados Abaixo - determina que o usuário terá acesso apenas aos condomínios listados.


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Procedimento para listar um condomínio Selecione a opção Listados Abaixo. Clique em Seleção de Condomínios. Assim abrirá uma janela na qual irá selecionar os condomínios, depois clique em atualizar. Clique em Gravar.

§ Limpeza do Banco de Dados

Recomendamos ao usuário realizar o backup do Sistema antes do processo de limpeza do banco de dados do Sistema Condomínio21. O processo de Limpeza do Banco de Dados deverá ser utilizado para excluir os dados de um determinado condomínio ou de todos os condomínios cadastrados no Sistema. Uma vez realizado o processo de exclusão, as informações não poderão se recuperadas novamente, a não ser através da restauração de um backup. Procedimento para a Exclusão dos Registros do Banco de Dados O usuário informará ao Sistema se excluirá todos os condomínios ou apenas aqueles que selecionar. Caso marque a opção “Selecionar da Lista” proceder da seguinte forma: Para excluir todos os registros de TODOS os condomínios Marcar a opção Todos os Condomínios. Marcar a opção Excluir Dados Cadastrais, caso deseje excluir, além dos lançamentos, os dados cadastrais como Unidades, Proprietários, Plano de Contas, etc dos condomínios. Clique em Excluir. Para excluir todos os registros de UM condomínio Marcar a opção Selecionar da lista. Clicar no botão “Binóculo”. Aparecerá uma tela com dois quadros: Condomínio Contém todos os condomínios criados no Sistema. Condomínios Selecionados Neste não deve haver nenhum condomínio, pois o usuário não selecionou nenhum. Para selecionar o condomínio desejado: No quadro Condomínio selecione o condomínio desejado. Clique no botão com sinal de >. Clique no botão Atualizar. Marcar a opção Excluir Dados Cadastrais, caso deseje excluir, além dos lançamentos, os dados cadastrais como Unidades, Proprietários, Plano de Contas, etc dos condomínios. Clique em Excluir. § Exportação de Dados Massmail (Módulo Opcional – Massmail)

A exportação de dados para o Massmail possibilitará copiar os dados cadastrais dos proprietários e locatários do Sistema Condomínio21 para o Sistema Massmail – módulo opcional do Sistema para realizar o gerenciamento de marketing direto através de mala direta como etiquetas e e-mails. Para obter maiores informações sobre o módulo ou mesmo adquiri-lo, entre em contato com o departamento comercial através do telefone 0800 30 7700. Procedimento para exportar dados do condomínio para o Massmail Configuração do Sistema – Inicialmente irá configurar o Sistema para a exportação. - Entrar no sistema Condomínio21 e clicar no menu Arquivo / Configuração do Sistema. - Na guia banco de dados verificar se o caminho do banco de dados do Massmail está correto. Se não estiver, nesta opção mesmo há uma pasta de desenho amarela. Basta clicar nesta pasta e selecionar o caminho do banco de dados que provavelmente estará no diretório do Massmail. Realizando a exportação dos dados Clique em Arquivo / Exportação de Dados para o Massmail. Selecione as informações a serem copiadas de acordo com as necessidades de exportação do usuário. Clicar em Exportar.


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Capítulo 4 – Menu Cadastros § Condomínios

Para realizar o controle financeiro, o usuário deverá primeiramente fazer o Cadastro de Condomínios. Neste cadastro deve-se informar ao Sistema, os condomínios no qual serão administrados. Guia Dados Cadastrais Campo Código – Serve apenas para realizar o controle interno dos cadastros realizados no Sistema. Campo Resumo – Utilizado para cadastrar o nome do condomínio resumidamente, visando facilitar a busca. Campos Cadastrais – Preenchidos com o nome, endereço, bairro dentre outros. Opção Possui Blocos – Essa opção deverá ser utilizada para Condomínios que tenham blocos além do número da unidade. Essa configuração apresentará no cadastro da unidade, além do campo onde identificará a unidade, o campo para cadastrar a qual bloco essa unidade pertence. Procedimento para se cadastrar um novo condomínio Clicar no botão Novo. Preencher os dados cadastrais. Na possibilidade do condomínio em questão possuir blocos, basta marcar a opção Possui Blocos. Clicar no botão Gravar. Clique em Configurações Avançadas, para configurar o Sistema com relação à forma de trabalho de: - Índices. - Cobrança. - Frações. - Balancete. - Cobrança Avançada (Módulo Opcional - CNAB). - Rateio. - Outros. Opção Configurações Avançadas Guia Índices - Campo “Forma de Cálculo de Juros” – define o cálculo dos juros simples e composto. A diferença entre ambos é que o juros composto calcula juros sobre juros. - Campo “Correções” – selecionar essa opção se o condomínio irá trabalhar com pró-rata diária para aplicação do índice de correção. Por exemplo, se tiver um atraso de 5 dias o índice de correção (juros) será aplicado apenas em 5 dias e não integral. - Campo “Incidência de Juros” – possibilidade de calcular os juros sobre valor base ou atualizado. O valor base é o valor estipulado pelo usuário e o valor atualizado é aquele valor obtido após a correção. - Campo “Correção Monetária” – define se a correção será de acordo com o mês base anterior ou atual. - Campo “Incidência de Multas” – para aplicação integral do índice de correção. Nesse caso o Sistema busca a variação do índice no período e multiplica pelo valor da conta, sem fazer a pró-rata. - Campo “Pró-rata Diária de Multa” – possibilita determinar um período para o cálculo de multa ao dia. - Campo “Índices” – define o índice a ser utilizado para o cálculo de correção monetária. Multa por Faixa – De acordo com o novo código civil para realizar o cálculo de multa será necessário utilizar a multa por faixa, onde será possível cadastrar o percentual de multa em um determinado período. - Campo “Cadastro de Desconto” – possibilita cadastrar os descontos a serem apresentados no campo de instrução no boleto laser. Exemplo prático: Valor de Lançamento: R$ 1.000,00

Data de Vencimento: 10/05/2005 Data do Pagamento: 15/06/2005


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Para realizar o cálculo do reajuste dessa cobrança, pode-se configurar o Sistema de acordo com as necessidades do Condomínio. Para exemplificar a prática do cálculo determinaremos as configurações da seguinte maneira: - Juros Compostos de 1% pró-rata diária com carência de 30 dias. - Multa de 2%. - Índice IGP. Passos realizados pelo Sistema para obtenção do valor a receber (sendo M o valor a receber): 1º Passo: (Correção pelo IGP). Para atualizar o valor de 10/05/2005 para 31/05/2005 o Sistema busca o índice do mês anterior, ou seja, de 04/2005: M = 1.000,00 x IGP (04/2005) x (21 / 31). Obs: apenas 21 dias do mês 05/2005 Para atualizar o valor acima para 15/06/2005 o Sistema busca o índice do mês anterior, ou seja, de 05/2005. M = M + M x IGP (05/2005) x (15 / 30) 2º Passo: Aplicar os juros sobre o valor corrigido sendo o atraso de 1 mês e 5 dias. Nesse caso o juros teria carência de 30 dias, mas como o período de carência venceu o Sistema irá calcular os juros sobre o total de dias que seriam 35. O Sistema não irá considerar apenas os 5 dias passados da carência. 3º Passo: Aplica a multa de 2%. Obs: Para verificar os cálculos de correção, multa e juros efetuados pelo Sistema o usuário poderá realizar simulações com datas e valores no menu Consultas - Pesquisa Multa, Juros e Correções. Poderá ser utilizado também o cálculo de multa por faixa, sendo assim a aplicação da correção percentual seria de acordo com o período de multa cadastrado no Sistema. Guia Cobrança Opção “Utilizar Filtro” – incrementará o Sistema possibilitando a localização das contas através do nosso numero, sendo manual para boletos pré-impressos e automático para boletos a laser. Campo “Mensagem Principal” – permite que o usuário associe a mensagem de cobrança (instruções ao caixa) a ser utilizada pelo Condomínio21 na emissão dos boletos. Essas mensagens são cadastradas no menu Cadastro / Mensagens de Cobrança. Campo “Plano de Contas” – campo de extrema importância. O usuário definirá sob qual plano de contas o Sistema irá basear suas contas e, por conseguinte cadastros, lançamentos e baixas. Opção Tipo de Recibo – o Sistema oferece 8 tipos diferentes de recibo podendo ser um deles customizados, ou seja, recibos pré-impressos utilizados pela empresa no qual o Sistema Condomínio21 realizará apenas o preenchimento das lacunas como no caso de um boleto pré-impresso. Opção Plano de Centro de Custo – o usuário definirá sob qual plano de contas de centro de custo o Sistema irá basear suas contas. Essa opção será apresentada no sistema apenas depois que o usuário marcar a opção “Centro de Custo” em configuração do sistema na guia Outros. Portanto, neste campo iremos associar o Plano de Contas para o controle do centro de custo a ser utilizado na apropriação das contas. Guia Frações Campo “Nomenclatura das Frações” – No cadastro de unidades serão apresentados os campos de fração onde o usuário poderá entrar no campo de fração com o valor proporcional que a unidade pagará sobre o total da despesa, sendo assim para maior identificação o usuário poderá definir o nome para o campo da fração facilitando a identificação no momento do lançamento. A nomenclatura das frações diminuirá a margem de erro na realização do cadastro das frações e no momento da geração de contas que será necessário selecionar a fração a ser utilizada para o rateio.


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Guia Balancete Opção “Tipo de Balancete” – nesta opção poderão ser determinados os modelos do balancete a serem utilizados, dentre eles o modelo “exportação”. Este último permite exportar o balancete para a Internet (HTML), Word e etc. Opção “Discriminar no Balancete” – define o que será discriminado no balancete no que diz respeito a grupos e classes. Opção “Discriminar Receitas Gerais” – permite que as Receitas Gerais sejam discriminadas apenas pelo total listando as unidades ou receitas por unidade. Opção “Percentual” – define se haverá percentual no balancete ou se o que for incluído estará relacionado a grupos e classes. Campo “Título do Relatório” – local onde o usuário definirá o título para seu balancete. Opção “Balancete das Contas Correntes” – ao marcar essa opção, após a apresentação do resumo das contas (que é a somatória de todas as contas cadastradas no Sistema para este condomínio), será exibida cada conta cadastrada no Sistema com os dados da sua movimentação de saldo, credito e débito. Opção “Juros / Multa separadamente” – discrimina juros e multa separadamente das receitas lançadas. Opção “Inserir Inadimplência” – exibe a lista inadimplente no balancete. Guia Cobrança Avançada (Módulo Opcional – CNAB) Campo “Boleto” - determina quais os formatos do boleto laser serão utilizados. Formato A - no corpo do boleto, as despesas e as receitas serão apresentadas uma a baixo da outra. Formato B - no corpo do boleto, as despesas e as receitas serão apresentadas uma ao lado da outra. Formato C - não apresentará nenhuma receita ou despesa no boleto laser. Formato D - no corpo do boleto serão apresentados os lançamentos previstos x realizados. Formato E - no corpo do boleto, será apresentado, além do resumo da contas, o balancete de conta cadastrada no Sistema e, se desejado, a listagem de acordo e inadimplentes. Formato A (Frente e Verso) - configuração do Formato A com impressão frente e verso. Formato B (Frente e Verso) - configuração do Formato B com impressão frente e verso. Formato C (Frente e Verso) - configuração do Formato C com impressão frente e verso. Formato D (Frente e Verso) - configuração do Formato D com impressão frente e verso. Formato E (Frente e Verso) - configuração do Formato E com impressão frente e verso. Campo “Fração” – possibilita apresentar o valor da fração cadastrada para as unidades no boleto laser. Campo “Código” – também chamado Código do Cedente ou Convênio. Para determinados bancos será preciso o preenchimento do campo para a geração de boleto laser. Esse código é fornecido pelo setor de cobrança do banco e nem todos utilizam esta identificação. Campo “Receitas” – discrimina receitas de acordo com grupo e classe. Campo “Despesas” – discrimina despesas de acordo com grupo e classe. Opção “Emissão” – define se a emissão dos boletos laser será realizada na empresa ou no banco. Opção “Previsão de Orçamento” – apresenta a previsão de despesas realizadas no Sistema. Essa opção será disponibilizada no modelo de Boleto A e B. Opção “Texto Livre” – possibilita cadastrar mensagem a ser impressa no boleto laser na parte do sacado. Essa opção será disponibilizada no modelo de Boleto A, B e E. Opção “Resumo das Contas Correntes” – apresenta o resumo das contas no boleto laser, exceto no modelo C. Opção “Unidades Vinculadas” – apresenta as unidades que estão compondo o boleto laser. Opção “Leitura de Consumo” – apresenta a leitura do consumo cadastrada no Sistema. Opção “Meses Inadimplentes” – apresenta todos os meses em aberto da unidade específica no boleto laser.


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Opção “Valor da Inadimplência” – apresenta o valor da inadimplência da unidade específica e do Condomínio no boleto laser. Opção “Administradora na cobrança CNAB” – o Sistema emitirá a cobrança sendo a administradora como cedente da mesma. Opção “Administradora como Remetente” – caso esteja utilizando modelo de boleto laser frente e verso, essa opção será apresentada para determinar que o remetente da cobrança será a administradora. Opção “Inadimplência / Acordo Geral” – para o modelo de boleto E, será possível exibir a listagem de inadimplência e acordo. Opção “Apenas Sacado no Verso” – será apresentado apenas o sacado no verso do boleto laser. Opção “Código de Barras da CEF com Código do Cedente” – essa opção será apresentada apenas se em Cadastros / Contas Correntes, a conta cadastrada da CEF estiver marcada como principal e esta deverá ser marcada caso a conta do condomínio no banco CEF esteja utilizando o novo padrão de cobrança 870. No novo padrão de cobrança será obrigatório o preenchimento do campo Código que é o código do cedente. Opção “Data de Crédito como Data de Baixa dos Títulos” – ao processar o arquivo de retorno o Sistema baixará os títulos considerando a data de crédito como data de pagamento do mesmo, para os bancos: BCN, Bilbao (HSBC), Bradesco, Brasil. BRB, CEF, Itaú, Real, Santander. Opção “Incluir Tarifa de Cobrança na Baixa de Títulos” – ao processar o arquivo de retorno o Sistema irá incluir a tarifa de cobrança na baixa dos títulos para os bancos: Banespa, BRB, Itaú, Santander. Opção “Cobrança Registrada” – esta opção deverá ser utilizada quando o condomínio estiver emitindo cobrança com registro para os bancos: Banestado, BCN, Boa Vista, Boston, BRB, Real. Opção “Faixa Numérica Definida” – essa opção será apresentada quando os bancos: Mercantil Finasa, Meridional e Boston estiverem marcados como conta principal em Cadastros / Contas Correntes. Para estes bancos o Sistema possibilitará de acordo com o padrão exigido pelo banco a definição da faixa inferior e superior para a emissão dos boletos. Opção “Padrão 2800 para o Banco Mercantil do Brasil” – possibilita enviar arquivo de remessa ao banco Mercantil do Brasil com 16 linhas de mensagem e com balancete reduzido. Guia Rateio Campo “Resíduo do Rateio de Contas a Receber”. Opção “Transferir Resíduo para Última Unidade” – determina que o resíduo sempre irá para a última unidade. Opção “Ratear Resíduo entre as Unidades” – determina que mesmo resíduo será rateado entre as unidades. Opção “Não Inserir Resíduo no Rateio” – determina que o Sistema irá desprezar o resíduo. Opção “Transferir Resíduo para a Unidade” – seleciona apenas uma unidade. Para fazê-lo basta: - marcar esta opção Transferir Resíduo para a Unidade. - clicar no botão Binóculo. - localizar a unidade desejada. - clicar em selecionar. Obs: resíduo é um valor insignificativo que restará quando o rateio entre as unidades não for exato. As opções acima se evidenciam o bastante para não criar dúvidas, deixando neste caso, tal escolha a encargo do usuário. Guia Outros Opção “Associar Plano de Contas a Contas Correntes” – permite associar as classes de conta a uma conta bancária possibilitando definir o destino da conta ao realizar a baixa da mesma. Opção “Utilizar Contas Virtuais” – permite trabalhar com contas virtuais, ou seja, quando o condomínio encontrar a necessidade de controlar saldo financeiro de contas que não existe no banco. Exemplo: Fundo de Reserva, Fundo de Obras e etc... Opção “Utilizar Código do Cedente por Conta Corrente” – caso necessite trabalhar com dois bancos para emissão ou baixa de títulos dentre de um mesmo condomínio e estes trabalharem código do cedente.


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Opção “Retirar Fator de Vencimento do Boleto Laser” (não recomendado) – essa opção ao ser marcada retira o fator de vencimento do boleto laser. Campo “Área” – ao determinar a área o Sistema possibilitará a emissão do relatório de Previsto x Realizado baseados na área por metro quadrado. Opção “Sacado Padrão” – define o sacado padrão a ser utilizado no Sistema. (locatário ou proprietário) Campo “Taxas Adicionais” – essa opção possibilita cadastrar no Sistema três taxas adicionais definindo o seu percentual de cálculo para correção de cobranças em atraso. Essas taxas adicionais serão exibidas nos relatórios de inadimplência. Exemplo: Honorário do Advogado. Guia Representantes Nessa pasta o usuário informará dados do síndico e outros gestores do condomínio, como membros do Conselho Fiscal e Administradores. Em cada membro será apresentada a opção Incluir no Relatório. Essa opção ao ser marcada apresentará o nome do membro no relatório de Balancete, para que os mesmos possam assinar pela movimentação financeira apresentada. § Tipos de Unidades

O cadastro de unidades se faz necessário quando o Sistema não apresenta o tipo predominante de unidade que o usuário busca para o condomínio. Possível que o usuário insira um tipo novo a partir desta opção. Tipos básicos: apto, casa, garagem, loja, sala, salão. Mas poderão ser utilizados outros tipos como: Box, Lote, Quadra e etc. Procedimento para o cadastro de um novo tipo de unidade Clicar no botão Novo. No campo Descrição, informar o novo tipo de unidade. Clicar no botão Gravar. Os tipos de unidades cadastrados serão apresentados no Cadastro de Unidades no campo Tipo e no Cadastro de Condomínios no campo Unidade Predominante. § Unidades

O Cadastro de Unidades permite que o usuário relacione as unidades do condomínio aos proprietários / locatários. É importante observar que ao efetuar este cadastro o usuário já deverá anteriormente ter efetuado o Cadastro de Proprietários e Locatários no menu Cadastros / Proprietários / Locatários. Tela de Cadastro de Unidades Campo Condomínio – Apresenta o condomínio que está sendo trabalhado. Para mudá-lo basta: Clicar no binóculo. Localizar o condomínio. Clicar em selecionar. Campo “Unidade” – define o número da unidade ou a referência na qual será utilizada para identificação. Campo “Tipo” – associa o tipo da unidade a qual está sendo cadastrada, caso os tipos apresentados não forem suficientes, poderá no menu Cadastro / Tipos de unidades, cadastrar novos tipos a serem utilizados. Campo “Locatário” – determina qual o locatário que pertencerá à unidade cadastrada. Para selecionar basta: Clicar no Botão Binóculo. Localizar o locatário. Clicar em selecionar. Caso o locatário procurado não esteja cadastrado, siga os passos: Clique na pasta amarela ao lado do binóculo. Assim, será aberta a tela de Cadastros / Proprietários / Locatários. Cadastre o proprietário ou o locatário desejado e selecione-o. Campo “Imobiliária” – determina qual a imobiliária é responsável por aquela unidade. Essa associação será importante para quando o condomínio tiver a necessidade de direcionar as cobranças para a imobiliária responsável pelo imóvel.


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Campo “Fração Ideal” – neste campo deverá ser cadastrada a proporção que a unidade em questão realizará o pagamento sobre o valor total da despesa do Condomínio. Essas frações são registradas em cartório e poderão ser localizadas na documentação do Condomínio. Obs: O Sistema disponibilizará mais 5 campos para cadastro de fração, na necessidade do Condomínio realizar um segundo rateio com valores de fração específicos não podendo utilizar a mesma fração anteriormente cadastrada. Opção “Vincular Contas a Unidades” – esta opção possibilitará vincular várias ou uma unidade a outra com objetivo de gerar contas apenas para a unidade principal com o valor de todas as unidades associadas. É muito usado em casos de um proprietário pertencer a várias unidades. Procedimentos para cadastrar unidades: Clicar no botão Novo. No campo Unidade: informar o nº da unidade. No campo Locatário: clique no binóculo e selecione Locatário. No campo Proprietário: clique no binóculo e selecione Proprietário. Entre com os demais dados necessários e clique em Gravar. Observações: Caso o usuário não tenha cadastrado os proprietários ou ainda, queira acrescentar mais algum, basta clicar no botão “Pasta Amarela” e a tela de Cadastro Proprietários / Locatários será disponibilizada. Suponhamos que queria associar 3 unidades. Sendo assim, defina a unidade principal no cadastro das outras unidades clicando no binóculo do campo Vincular Contas e selecione a unidade principal. Essas alterações deverão ser realizadas antes dos lançamentos de contas para que estas sejam realizadas. Caso já tenha realizado o lançamento é preciso excluir os dados e depois lançar novamente. § Proprietários / Locatários

O Cadastro de proprietários e locatários é necessário ser realizado para que possamos associar futuramente no cadastro de unidades. Nesse momento estamos apenas entrando com os dados cadastrais sem determinar o papel no Sistema, sendo este definido apenas no cadastro de unidade. O cadastro com os dados de endereços são de extrema importância no Sistema porque serão utilizados para a emissão de cobrança. Tela de Cadastro de Proprietários / Locatários Campo “Condomínio” – apresenta o condomínio que está sendo trabalhado. Para mudá-lo basta: Clicar no Binóculo. Localizar o Condomínio. Clicar em Selecionar. Campos cadastrais – devem ser preenchidos com o nome, endereço, e-mail, dentre outros. Botão “Unidades Associadas” – demonstra a unidade na qual a pessoa está associada. Apenas informativo, caso este esteja sendo apresentado em branco é porque não foi associada a nenhuma unidade. Opção “Insere Endereço do Condomínio” – ao marcar a opção os dados de endereço do condomínio serão apresentados nos campos de endereço da pessoa a ser cadastrada evitando o transtorno de preencher os campos relativos à endereço. Para que o Sistema faça isso o condomínio precisa estar cadastrado e com o endereço devidamente preenchido. Procedimentos para o cadastro de proprietários ou locatário Clicar no botão Novo. Preencher os campos básicos. Clicar em Gravar. § Clientes

O Sistema possibilitará a geração de contas e emissão de cobrança para os clientes do Condomínio, que são as pessoas que geram receitas para o mesmo sem ser inquilino ou proprietário. Ex: Aluguel da cobertura para instalação de antena para telefonia celular, aluguel da fachada para propaganda, entre outras. No Sistema Condomínio21 estes serão considerados como Outras Receitas.


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Procedimentos para cadastrar clientes Clicar em Novo. Preencher os dados cadastrais. Clicar em Gravar. Procedimento para lançar contas para clientes Entre no Menu Editar / Lançamento de Contas a Receber. Na guia Outras Receitas clique no botão Novo. Selecione a classe de Conta e o Cliente. Defina os demais dados solicitados. Clique em Gravar. Procedimento para lançar contas automaticamente para clientes O sistema possibilitará cadastramos todas as receitas regulares destinadas ao cliente realizando futuramente apenas o resgate dessas no lançamento das contas. Clique em Arquivos / Configurações do Sistema na guia Receitas. Marque a opção Inserir Outras Receitas Automáticas. Clique em Gravar. Clique em Cadastros / Receitas Regulares. Cadastre todas as receitas a serem geradas por clientes no condomínio. Clique em Editar / Lançamento de Contas a Receber. Na guia Automático (Outras Receitas) clique em Resgatar Receitas Regulares. Procedimento para emissão de cobranças para clientes Após lançar contas em Outras Receitas. Clique no menu Baixas / Cobranças. Clique em Recibos / Boletos. Marque a opção Incluir Outras Receitas. Selecione a conta apresentada e visualize ou imprima o boleto laser. § Imobiliárias

O cadastro da imobiliária será associado a unidade que possibilitará que a geração das contas dessa unidade sejam destinadas a imobiliária associada. Procedimentos para cadastrar Imobiliárias: Clicar em Novo. Preencher os dados cadastrais. Clicar em Gravar. Procedimentos para vincular a imobiliária na unidade desejada: Clicar em Cadastros / Unidades. No registro da unidade selecione a imobiliária responsável. Clicar em Gravar. Procedimentos de geração de cobrança para Imobiliária: Clicar em Editar / Lançamento de Contas a Receber. Antes de gerar cobrança marcar a opção Endereçar Contas à Imobiliária. Gerar contas. § Grupos de Rateio

Grupos de Rateio são grupos seletos que normalmente se nivelam por pagar a mesma taxa ou fazer uso de um mesmo serviço. Essa opção no menu Cadastro será apresentada apenas se o Sistema estiver configurado para trabalhar com Rateio Manual para Grupos. Configurando o Sistema Clique em Arquivos / Configurações do Sistema. Na guia Receitas, marque a opção Inserir Rateio Manual para Grupos. Clique em Gravar. Tela de Grupos de Rateio Campo Nome do Grupo – deve ser preenchido com o nome que está sendo criado para o novo grupo. Campo Itens Gerais – exibe as unidades cadastradas no condomínio. Campo Itens Selecionados – exibirá as unidades que farão parte do novo grupo.


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Procedimentos para a criação de Grupos de Rateio Na tela de Cadastro de Grupos de Rateio, clicar em Novo. Atribuir um nome ao novo grupo que está sendo criado. Selecionar as unidades que farão parte deste novo grupo. Clicar no botão com sinal de >. Clicar em gravar. Procedimento para lançar Contas utilizando Grupos de Rateio Clique em Editar / Lançamento de Contas a Receber. Na guia Grupos, clique em Novo. Selecione a classe de contas e determine as informações solicitadas. Clique no Botão Selecionar Grupos / Unidades. Selecione o Grupo de Rateio criado ou selecione as unidades desejadas. Clique em Atualizar. Ao retornar a tela de geração de contas clique em Gravar. § Plano de Contas

O Plano de Contas é utilizado para descrever os lançamentos de despesas e receitas gerados no Sistema. É composto por dois níveis: o Grupo e a Classe de Conta que serão selecionados nos lançamentos. Tela de Cadastro de Plano de Contas Campo “Código” – Número de identificação do Plano de Contas. Campo “Nome” – Nome de identificação do Plano de Contas. Coluna Código – define o código do Grupo e os códigos do Sub-Grupo. Coluna Item – determina os nomes do Grupo e Classes. Coluna Débito / Crédito – especifica se o grupo criado representará debito ou credito. Coluna Fundo de Reserva – determina que o fundo de reserva irá incidir sobre aquela classe de conta no momento da geração de contas, quando o Sistema estiver configurado para cálculo automático do fundo de reserva. Coluna Travar Lançamentos – possibilita travar os lançamentos a serem realizados para determinadas classes do Sistema. Procedimentos para a criação de um novo Plano de Contas Clicar em Novo. Atribuir um nome ao novo Plano de Contas que está sendo criado. No campo Código, inserir o nº da Classe da Conta. No campo Item, relacionar seu nome. Especificar se a conta é débito ou crédito. Para os grupos de crédito o usuário poderá definir a classe que o fundo de reserva irá incidir. Clicar em gravar. Depois, é preciso especificar o condomínio que estará trabalhando com o novo plano de contas, assim: Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas. Na guia Cobrança, no campo Plano de Contas, associe o Plano de Contas que deseja utilizar no condomínio. Dúvidas Mais Comuns: Como inserir ou excluir linhas do meu Plano de Contas? INSERIR LINHAS - posicione o cursor onde se deseja inserir mais linhas no seu Plano de Contas; - pressione a tecla INSERT do seu teclado. EXCLUIR LINHAS - posicione o cursor onde se deseja excluir a linha do seu Plano de Contas; - pressione a tecla DELETE do seu teclado. Como copiar um Plano de Contas anterior e modificá-lo? - clicar em novo. - clicar em copiar Plano de Contas. - clicar em gravar. Como excluir um Plano de Contas já criado? - clicar no botão binóculos. - localizar o plano a ser excluído. - clicar em selecionar, excluir Plano de Contas.


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§ Bancos O Sistema Condomínio21 possibilitará a realização do cadastro dos bancos a serem utilizados para o cadastro de conta corrente que serão os responsáveis pela movimentação financeira. Procedimento para o cadastro de um novo banco: Clicar no botão Novo. No campo Nome do Banco, informar o nome do novo banco. No campo Código do Banco, informe o código do banco (este poderá ser fornecido pelo setor de cobrança do Banco). Clicar no botão Gravar. Caso o condomínio a ser administrado no momento não trabalhar com uma conta bancária, será necessário criar no Sistema uma Conta Caixa para controlar a movimentação financeira. Para cadastrar uma Conta Caixa: - Cadastre um banco com o nome Caixa e código 0. - Cadastre um tipo de conta como a descrição Caixa. - Cadastre a conta corrente. - Selecione o banco Caixa e o tipo Caixa (informações de agência e conta poderão permanecer zeradas). § Contas Correntes

Permite que o usuário cadastre suas contas bancárias como conta corrente, aplicações, poupança, dentre outras. Nestas contas ocorrerão as movimentações bancárias. Tela do Cadastro de Contas Correntes Campo “Banco” – exibe todos os bancos cadastrados e disponíveis para a criação de uma nova conta. Campo “Agência e Conta” – armazenam o número e agência da conta bancária do condomínio. Opção “Conta Principal” – no condomínio deverá ter uma conta de movimentação financeira definida como Conta Principal. Opção “Conta Virtual” – esta opção será apresentada se o Sistema estiver configurado em Cadastros Condomínios / Configurações do Sistema / Outros / Utilizar Contas Virtuais. Campo “Natureza” – define se a natureza da conta é física ou jurídica. Campo “Tipo” – permite a escolha do tipo da conta que aparecerá. Na possibilidade de não haver o tipo desejado basta ir em Cadastro / Tipo de Conta Corrente e criar um novo tipo. Campo “Carteira” – deverá ser informado o número da carteira a ser utilizada pela conta do condomínio, onde definirá se a cobrança será com ou sem registro. Essa carteira será fornecida pelo setor de cobrança do banco. Campo “Data de Abertura” – apenas informativo para armazenar a data de abertura. Campo “Data de Fechamento” – deverá ser informada a data de fechamento quando a conta for encerrada no banco. Sendo assim, a partir dessa data esta conta não será mais apresentada nos relatórios do Sistema. Campo “Saldo” – informará o saldo inicial a ser trabalhado no Sistema, a partir desse saldo o Sistema realizará a movimentação financeira. Campo “Limite” – preencher o limite da conta como informativo. Campo “Referência” – preencher com o nome do banco onde a conta está sendo criada. Para alterar os registros das contas correntes: Clique em Arquivo / Ferramentas Administração. Guia Manutenção, clique em Alterar Cadastro de conta corrente. Digite a senha que entrou no Sistema e altere os dados desejados. § Tipos de Conta Corrente

O cadastro de Tipo de Conta Corrente se faz necessário quando o Sistema não apresenta o tipo de conta desejada. O Sistema conta apenas com as mais comuns, sendo possível que o usuário insira um tipo novo a partir desta opção.


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Procedimento para o cadastro de um novo Tipo de Conta: Clicar no botão Novo. No campo Descrição, informar o novo tipo de conta. Clicar no botão Gravar. § Local de Pagamento

Para realizarmos a emissão das cobranças com as devidas instruções de local de pagamento deveremos cadastrar o mesmo, na tela de Cadastro de Local de Pagamento. Tela do Cadastro de Local de Pagamento Campo “Local” – define o local global. Ex: Antes do vencimento, pagável em qualquer agência. Campo Local Pref.– define o local preferencial. Ex: Após o vencimento, somente na agência Exemplo. O preenchimento dos campos abaixo é opcional. Campo “Banco” – nome do banco preferencial. Campo “Agência” – nome da agência preferencial. Campo “Endereço” – endereço do banco. Opção “Principal” – marcando esta opção o usuário define o local de pagamento que está cadastrando como sendo o padrão. Assim, ao emitir cobrança, o campo Local de Pagamento estará selecionado. Procedimentos para Cadastrar Locais de Pagamento: Clicar no botão Novo. Especificar os locais principais. Clicar no botão Gravar. § Mensagens de Cobrança

Serão cadastradas as mensagens de cobrança a serem impressas no campo de Instrução do Boleto Laser, que serão utilizadas pelos caixas do banco como orientação no cálculo dos títulos em atraso. Campo – possui algumas opções (ex: juros ao dia). Após selecionar a opção desejada basta clicar no botão Inserir. A opção selecionada será inserida nas observações de correção no recibo. Opção “Dias para o Cálculo” – fica a encargo do usuário determinar quantos dias serão necessários para o cálculo dos juros. § Cartas de Cobrança

O cadastro de Cartas de Cobrança é apenas um cadastro de pequenos documentos relacionados a alertas sobre pagamentos que serão enviados ao sacado da cobrança. Tela do Cadastro de Cartas de Cobrança Campo “Nome da Carta” – definir um nome para a carta. Ex: Inadimplentes. Campo “Título” – título a ser apresentado na carta. Campo “Localidade” – especificar localidade a ser impressa na carta. Campo “Cabeçalho” – todo o texto a ser apresentado antes das contas em aberto que serão exibidas. Campo “Rodapé” – todo o texto a ser apresentado depois das contas em aberto que serão exibidas. Campo “Assinatura” – identificação da assinatura apresentada na carta. Procedimentos para o Cadastro de Cartas de Cobrança: Clicar no botão Novo. Especificar os locais principais. Clicar no botão Gravar.


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Nada Consta O Sistema possibilita a emissão de uma declaração de Nada Consta, ou seja, o Sistema emite uma carta comunicando que determinada unidade não tem contas em aberto com o condomínio. Campo “Nome da Carta” – definir um nome para a carta. Ex: Inadimplentes. Campo “Título” – título a ser apresentado na carta. Campo “Localidade” – especificar localidade a ser impressa na carta. Campo “Texto” – definir o texto a ser impresso no Sistema para Nada Consta. Campo “Assinatura” – identificação da assinatura a ser realiza na carta. § Situações de Júdice

A opção de Cadastro de Situações de Júdice será apresentada se o Sistema estiver configurado para trabalhar com Júdice em Arquivos / Configurações do Sistema / na guia Outras Opção / Júdice. Assim, em Cadastro de Situações de Júdice serão cadastradas as situações em que o título poderá passar, ao ser enviado para protesto. Exemplo de situações: Advogado, Juiz, Protesto, Cartório, entre outros. Em Consultas / Contas a Receber poderá ser determinada a conta em Júdice e depois, para realizar as alterações para classificar as situações de júdice, siga os passos: - Clique em Consultas / Contas em Júdice. - Filtre as contas e clique no binóculo do campo Alterar. - Selecione a situação de júdice. Esse procedimento deverá ser realizado sempre quando for necessário definir uma nova situação a cobrança existente no Sistema e que esteja determinada como júdice. § Despesas Regulares

Despesas regulares são aquelas que constantemente estão incluídas nos lançamentos de Contas a Pagar, ou seja, que ocorrem regularmente todos os meses ou em um determinado período. Guia Cadastro Campo “Classe da Conta” – exibe a classe da conta relativa à despesa. Campo “Fornecedor” – disponibiliza o fornecedor (pode ocorrer de ser indefinido) para o qual aquela despesa está sendo cadastrada. Para selecionar o fornecedor: Clicar no botão binóculo. Localizar o fornecedor desejado. Clicar em selecionar. Obs: Caso o usuário chegue a esta tela e não tenha cadastrado o fornecedor que deseja, poderá fazê-lo clicando no botão com o desenho de uma Pasta. Campo “Data Inicial” – preencher com data do primeiro lançamento que a despesa deve receber. Campo “Valor” – atribuir o valor da despesa em questão. Campo “Mês de Referência” – determina qual será o mês de referência para lançamentos das contas cadastradas. Opção “Efetuar Lançamento Todos os Meses” – quando marcada esta opção assume que, a partir da uma data inicial (já estipulada), o valor desta conta será lançado sempre. Opção “Lançar Contas Durante x Meses” – o usuário estipula um número fixo de meses, a fim de se estabelecer um período para o lançamento da Conta a Pagar. Botão “Copiar Despesas” – copia as despesas de um outro condomínio para o condomínio que está sendo trabalhado. Obs: para copiar as despesas, primeiramente, o plano de contas do outro condomínio deve ser igual ao que se está sendo trabalhado.


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Guia Visualizar Exibe todas as contas cadastradas naquele condomínio até o momento atual. Procedimento para o cadastro de uma Despesa Regular: - Clicar no botão Novo. - Informar a classe da conta. Caso o usuário não tenha conhecimento dos números destas, basta clicar no botão Pasta e selecioná-la. - Informar o fornecedor. Caso ele já esteja cadastrado clicar no botão binóculos. Caso não, clicar no botão com desenho de Pasta. A tela para Cadastro de Fornecedores se abrirá permitindo que o usuário cadastre seus fornecedores naquele momento. - Informar o valor e a data inicial. Caso o lançamento desta conta seja efetuado em todos os meses, basta marcar esta opção. Caso não, basta informar o nº de meses que esta será lançada. - clicar no botão Gravar. Obs: Caso o usuário trabalhe com um ou dois condomínios, após clicar no botão Gravar, o botão Copiar Despesas será disponibilizado para que o usuário escolha um condomínio para fazer uma cópia de todas as despesas regulares registradas do condomínio onde estava trabalhando para o cadastro de outro. § Fornecedores

O cadastro de fornecedores será utilizado no lançamento de Contas a Pagar e no lançamento de Despesas Regulares. Tela de Cadastro de Fornecedores Nessa tela o usuário irá cadastrar os fornecedores de serviços e materiais. As empresas de energia elétrica, de conservação e limpeza são exemplos de fornecedores. A vinculação de um fornecedor a uma Conta a Pagar é opcional para o usuário, ou seja, o Sistema permite o lançamento de uma conta com ou sem o fornecedor. Procedimentos para se cadastrar um fornecedor: Clicar no botão Novo. Preencher os campos básicos para o cadastro de fornecedor. Clicar no botão Gravar. § Histórico

No momento do lançamento de Contas a Pagar será apresentado o campo Descrição, onde o usuário poderá descrever o lançamento a ser realizado. Sendo assim, o cadastro de Histórico possibilitará cadastrar todas as descrições a serem utilizadas no lançamento de Contas a Pagar. Tela de Cadastro de Histórico Campo “Número” – identificador interno do Sistema. Campo “Código” – código definido pelo usuário para identificação do Histórico a ser cadastrado. Esse código será apresentado na tela de busca no Contas a Pagar no momento de selecionar o histórico. Campo “Descrição” – cadastrar a descrição das despesas. Procedimento para cadastrar um Histórico: Clicar no botão Novo. Preencher os campos solicitados. Clicar no botão Gravar. § Receitas Regulares

As Receitas Regulares, também chamada de Outras Receitas, são aquelas que constantemente estão incluídas nos lançamentos de Contas a Receber. Para que ela fique disponibilizada, o usuário precisa configurar o Sistema conforme abaixo: Arquivo / Configurações do Sistema / guia Receitas / opção Inserir Outras Receitas Automáticas. Guia Cadastro Campo Classe da Conta – Exibe a Classe da Conta relativa à despesa. Campo Cliente – Cliente neste caso é o responsável pela geração de tal receita. Para selecionar o cliente:


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Clicar no botão binóculo. Localizar o cliente desejado. Clicar em selecionar. Obs: Caso o usuário chegue a esta tela e não tenha cadastrado o cliente que deseja, poderá fazê-lo clicando no botão com o desenho de uma Pasta. Para selecionar o fornecedor: Clicar no botão binóculo. Localizar o fornecedor desejado. Clicar em selecionar. Obs: Caso o usuário chegue a esta tela e não tenha cadastrado o fornecedor que deseja, poderá fazê-lo clicando no botão com o desenho de uma Pasta. Campo “Valor” – atribuir o valor da receita em questão. Campo “Data Inicial” – preencher com a data do primeiro lançamento que a despesa deve receber. Opção “Efetuar Lançamento Todos os Meses” – quando marcada esta opção assume que, a partir da uma data inicial (já estipulada), o valor desta receita será lançado sempre. Opção “Lançar Contas Durante x Meses” – o usuário estipula um número fixo de meses, a fim de se estabelecer um período para o lançamento destas receitas automáticas. Guia Visualizar Exibe todas as receitas cadastradas naquele condomínio até o momento atual. Procedimento para o cadastro de receitas regulares: - Clicar no botão Novo. - Informar a classe da conta. Caso o usuário não tenha conhecimento dos números destas, basta clicar no botão Pasta e selecioná-la. - Informar o cliente. Caso ele já esteja cadastrado clicar no botão binóculos. Caso não, clicar no botão com desenho de Pasta. A tela para o Cadastro de Cliente se abrirá permitindo que o usuário cadastre-os naquele momento. - Informar o valor e a data inicial. Caso o lançamento desta conta seja efetuado em todos os meses, basta marcar esta opção. Caso não, basta informar o nº de meses que será lançada. - Clicar no botão Gravar. § Custos (Gás / Água / Energia)

Para trabalhar com Cálculo de Gás, Água e Energia por consumo será necessário cadastrar o custo. O Cadastro do Custo é o segundo passo necessário para a realização desse cálculo automático. Para usufrui desse recurso de cálculo por consumo será necessário: Primeiro passo Clicar em Editar / Configuração de Contas. Na guia Consumos / Exceções marcar a opção Cobrar Contas de Gás. Selecione a classe de Conta Gás e clicar em Gravar. Segundo passo Procedimento para o cadastro de Custo de Gás: Posicionar o mouse no campo Valor m3. Inserir o valor do gás. Clicar em Gravar. Terceiro passo Clicar em Editar / Leituras (Gás, Água e Energia). Selecione o tipo de leitura: Gás. Determine o mês de referência e a data de leitura. Para cada unidade entre com a leitura atual.


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Clique em Gravar. O Sistema não permitirá o preenchimento da leitura anterior. Sendo necessário o cadastro desta leitura, basta colocar no Mês de Referência o mês anterior e entrar com a leitura atual desse mês. Assim, após gravar, ao retornar ao mês posterior as leituras serão apresentadas como mês anterior. Último passo Para gerar as contas calculadas pelo consumo o Sistema, no momento do rateio, automaticamente calculará o gás para a geração das contas. Caso o condomínio não trabalhe com o rateio da taxa de condomínio, o usuário deverá realizar a geração manual do consumo do gás, seguindo os passos: Clique em Editar / Lançamento de Contas a Receber. Na guia Rateio, clique em Novo. Selecione a classe de Conta Gás e coloque a data de vencimento. Clique em Gerar Contas. Assim, o consumo do gás será calculado. Os campos Fração e Valor não deverão ser preenchidos. O Sistema Condomínio21 utilizará o seguinte padrão para cálculo do consumo do gás: Valor Gás = (Leitura Atual – Leitura Anterior) x Custo Obs: As datas de vencimento a serem preenchidas deverão ser únicas para o lançamento de consumo do gás, taxa de condomínios e entre outras, para compor o mesmo boleto laser. § Mensagens (Módulo Opcional – CNAB)

O cadastro de mensagens é utilizado quando a emissão de cobrança for realizada no banco através do arquivo de Remessa. Essa mensagem terá as instruções do boleto a ser impresso no banco. Quando for impressa na empresa, o Campo de Instruções é cadastrado em Cadastros / Mensagens de Cobrança e esta deverá ser selecionada no momento da impressão dos boletos. Procedimento para se cadastrar uma Mensagem: Clicar em Novo. Escolher o banco para o qual a mensagem será criada. Preencher os campos Nome e Mensagem. Obs: Se na seleção do banco, este não se encontrar na lista, isso ocorre porque o banco não possibilita o envio de mensagem, assim o cliente deverá entrar em contato com o setor de Cobrança de sua agência e se informar como realizar o cadastro das mensagens. Procedimento para enviar mensagem ao banco Clicar em Baixas / Cobranças. Clicar em Cobrança CNAB. Clicar em Mensagens. Selecionar as Mensagens e clicar em Atualizar. Assim ao gerar o arquivo de remessa a ser enviado para o banco as instruções de mensagens serão incluídas no mesmo.


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Capítulo 5 – Menu Editar § Índices Monetários

Os índices monetários são utilizados para o cálculo dos valores de juros, multas, taxas e outros. IGP, IGP-I, DÓLAR são alguns dos exemplos de índices que o Sistema apresenta previamente. Para definir valores para estes índices, basta preencher os campos correspondentes aos mesmos. Para criar algum outro com o qual o Sistema ainda não trabalhe, basta ir até a opção Arquivo / Configuração do Sistema / Índices. Procedimentos para a edição de novos valores para Índice: Clique em Editar / Índices Monetários. Informe o mês de referência. Informe os valores para os índices. Clique em gravar. Os índices deverão ser informados todos os meses para alimentar a variação no Sistema que realiza o cálculo de correção. Apenas para fonte de consulta, no site http://www.cálculos.com poderão ser encontrados os valores percentuais e reais dos índices. § Leitura (Gás / Água / Energia)

Para que o Sistema Condomínio21 realize o cálculo do valor de consumo de Gás, Água e Energia será preciso cadastrar a leitura entre outras informações de extrema importância como o custo. Procedimento para realizar o cálculo de consumo: Primeiro passo: Clicar em Editar / Configuração de Contas. Na guia Consumos / Exceções marcar a opção Cobrar Contas de Gás. Selecione a classe de Conta Gás e clicar em Gravar. Segundo passo: (cadastro de Custo de Gás) Posicionar o mouse no campo Valor m3. Inserir o valor do gás. Clicar em gravar. Terceiro passo: Clicar em Editar / Leituras (Gás, Água e Energia). Selecione o tipo de leitura: Gás. Determine o mês de referência e a data de leitura. Para cada unidade entre com a leitura atual. Clique em Gravar. O Sistema não permitirá o preenchimento da leitura anterior, sendo necessário o cadastro da leitura anterior bastará colocar no mês de referência o mês anterior e entrar com a leitura atual desse mês, assim após gravar ao retornar ao mês posterior as leituras serão apresentadas como mês anterior. Último passo: Para gerar as contas calculadas pelo consumo, o Sistema, no momento do rateio, calculará automaticamente o gás para a geração das contas. Caso o condomínio não trabalhe com o rateio da taxa de condomínio, deve-se realizar a geração manual do consumo do gás, seguindo os passos: Clique em Editar / Lançamento de Contas a Receber. Na guia Rateio, clique em Novo. Selecione a classe de Conta Gás, coloque a data de vencimento. Clique em Gerar Contas. Assim, o consumo do gás será calculado. Os campos Fração e Valor não deverão ser preenchidos. O Sistema Condomínio21 utilizará o seguinte padrão para cálculo do consumo do gás: Valor Gás = (Leitura Atual – Leitura Anterior) x Custo. Obs: As datas de vencimento a serem preenchidas deverão ser únicas para o lançamento de consumo do gás, taxa de condomínios, entre outras, com a finalidade de compor o mesmo boleto laser.

http://www.c


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§ Configurações de Contas As configurações de conta permitem ao usuário preparar o Sistema para a geração de receitas que poderão ser automaticamente calculadas conforme as instruções definidas. Guia Contas a Receber Campo “Taxa Principal de Rateio” - definição da taxa principal de rateio, geralmente Taxa de Condomínio. Campo “Taxa do Fundo de Reserva” - para realizar o cálculo automático do fundo de reserva. Campo “Taxa de Administração do Condomínio” - para realizar o cálculo automático da taxa administração. Campo “Tarifa de Cobrança” - para realizar o lançamento automático da tarifa de cobrança. Procedimento Obrigatório para trabalhar com Rateio: Informar a taxa principal de rateio e a classe da conta relativa a ela. No campo Taxa Principal de Rateio, selecione a classe de conta principal. Procedimentos Opcionais para trabalhar com Cálculo automático do Fundo de Reserva: Marcar a opção Cobrar Taxa para o Fundo de Reserva. Optar entre as alternativas Percentual ou Fixo e estipular valores para as mesmas. Procedimentos Opcionais para trabalhar com Cálculo automático da Taxa de administração do Condomínio: Marcar a opção Cobrar Taxa de administração do Condomínio. Optar entre as alternativas Percentual ou Fixo e estipular valores para as mesmas. Guia Consumos / Exceções Determine quais contas irão controlar por consumo (Água, Gás ou Energia). Procedimentos para trabalhar com a configuração da Conta Gás: Marcar a opção Cobrar Contas de Gás. Clicar no botão tipo Pasta e optar pela conta referente ao gás. Procedimentos para trabalhar com a configuração da conta Água: Marcar a opção Cobrar Contas de Água. Clicar no botão tipo Pasta e optar pela conta referente à água. Procedimentos para trabalhar com a configuração da conta Energia Elétrica: Marcar a opção Cobrar Contas de Energia. Clicar no botão tipo Pasta e optar pela conta referente à energia elétrica. Guia Outros Procedimentos para trabalhar com a configuração de Acordos: Marcar a opção Utilizar Acordos de Dívidas. Clicar no botão tipo Pasta e optar pela conta referente ao acordo. Plano de Contas / Conta Corrente Relacionar Plano de Contas / Conta Corrente – o usuário poderá relacionar as suas classes que compõem seu plano às contas correntes agilizando assim as baixas. Obs: Caso esta opção não esteja aparecendo em seu sistema, clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas, na guia outros marque a opção Associar Plano de Contas a Conta Corrente. § Lançamento de Contas a Receber

O lançamento de Contas a Receber é o momento em que usuário informará ao Sistema os valores das contas que a empresa tem a receber. Poderá ser lançado no mês corrente apresentado no campo “Mês Ref.” Para determinar o número da cobrança selecione o campo Cobrança. Se a opção “Endereçar Contas a Imobiliária” estiver marcada, as cobranças serão destinadas às imobiliárias vinculadas em Cadastros / Unidades.


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Guia Rateio Campo “Classe da Conta” – indica a classe da conta que está sendo rateada. Campo “Fração de Rateio” – para todo rateio deve haver uma fração que caberá a cada unidade. O valor desta, foi definido em Cadastros / Unidades. Campo “Valor” – valor total a ser rateado. Campo “Cedente” – exibe o responsável pela prestação da conta (locatário ou proprietário). Botão “Exceções” – permite que o usuário cadastre os locatários que não farão parte daquele rateio. Botão “Gerar Contas” – calcula o rateio depois do preenchimento dos valores. Botão “Lançamentos” – exibe os lançamentos feitos até então. O Sistema também permite que o usuário filtre estes dados. Guia Manual Campo “Classe da Conta” – indica a classe da conta que será lançado o valor. Campo “Unidade” – determina qual a unidade receberá esta receita. Campo “Valor” – indica o valor a ser lançado para a unidade determinada. Campo “Cedente” – apresenta o cedente que receberá esta cobrança. Campo “Data de Vencimento” – a data que deverá ser paga a cobrança gerada. Botão “Lançamentos” – apresenta todos os lançamentos manuais realizados. Guia Outras Receitas Campo “Classe da Conta” – indica a classe de conta que será lançado o valor. Campo “Cliente” – determina qual o cliente receberá esta receita. Campo “Valor” – indica o valor a ser lançado para o cliente determinado. Campo “Data de Vencimento” – a data que deverá ser paga a cobrança gerada. Botão “Lançamentos” – apresenta todas as outras receitas lançadas. Guia Automático (Outras Receitas) Campo “Cliente” – apresenta o cliente que receberá a receita. Campo “Classe da Conta” – indica a classe de conta que será lançado o valor. Campo “Valor” – indica o valor a ser lançado para o cliente apresentado. Campo “Data de Vencimento” – data que deverá ser paga esta receita. Campo “Criação” – data que foi realizado o resgate da conta. Campo “Situação” – apresenta o estado da conta (emita, baixada...). Botão “Resgatar Despesas Regulares” – resgata todas as despesas regulares. Botão “Selecionar Todas as Contas” – seleciona todas as contas apresentadas. Botão “Excluir” – exclui todos os lançamentos. Guia Grupos Campo “Classe da Conta” – indica a classe de conta que será lançado o valor. Campo “Valor por Unidade” – indica o valor a ser lançado a uma unidade ou a um grupo de unidades. Campo “Data de Vencimento” – data que deverá ser paga a cobrança gerada. Botão “Seleciona Grupos e Unidades” – permite que o usuário selecione várias unidades ou um grupo de unidades. Campo “Cedente” – determina qual o cedente receberá esta cobrança (locatário ou proprietário). Botão “Lançamentos” – indica os lançamentos realizados. Obs: Caso na sua janela de lançamento de Contas a Receber não esteja exibindo a guia Grupos: - clique em Arquivo / Configuração do Sistema. - na guia Contas a Receber, marque a primeira opção “Inserir Rateio Manual para Grupos”. Guia Resumo Botão “Atualizar" – ao clicar neste botão, a Janela de Resumo irá exibir os valores lançados nas classes de conta. Em frente a estas classes será apresentado o tipo do lançamento.


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Ex: R1 Taxa Condomínio G2 Taxa Extra Dessa forma o usuário saberá que a taxa de Condomínio foi lançada através do rateio com a cobrança 1 e a Taxa Extra foi com referência a cobrança 2. § Lançamento de Contas a Pagar

O lançamento de Contas a Pagar é o momento em que usuário informará ao Sistema todas as contas que trazem despesas para a empresa. Guia Manual Campo “Classe da Conta” – selecione a classe de conta na qual irá controlar a despesa que está sendo lançada. Campo “Fornecedor” – selecione o fornecedor referente a este despesa. Campo “Valor” – determine o valor da despesa a ser lançada no Sistema. Campo “Data de Vencimento” –coloque a data do vencimento. Campo “Num Nota Fiscal” – registre o número da nota fiscal. Opção “Ativar Modo de Baixa” – se esta opção estiver marcada o usuário poderá lançar e baixar a conta na mesma tela. Guia Automático Botão “Resgatar Despesas Regulares” – realizará o resgate das despesas regulares. As despesas que estão sendo resgatadas foram cadastradas anteriormente em Cadastros / Despesas Regulares. Caso seja preciso alterar algumas informações, clique sobre a conta e altere o que desejar. Guia Resumo Botão “Atualizar" – ao clicar neste botão, a Janela de Resumo irá exibir os valores lançados nas classes de conta. Em frente a estas classes será apresentado o tipo do lançamento. Ex: M1 Água A2 Luz Sendo assim, o usuário saberá que a água foi lançada manualmente com a cobrança 1 e a luz foi resgatada com referência a cobrança . § Previsão de Orçamento

Contas a Receber (Mensal) A previsão de orçamento auxilia em muito o usuário, pois permite que ele preveja o andamento administrativo de seu condomínio. Isto que dizer que nesta opção ele poderá fazer uma previsão orçamentária de todas as suas receitas. Procedimento para realizar uma previsão de Orçamento: Clicar em Novo. Informar o mês de referência. Clicar no botão tipo Pasta e informar a classe da conta para a qual está sendo feita a previsão de orçamento. Estipular um valor para a conta. Obs1: logo acima há um quadro onde ficam exibidas todas as contas que constituem a Previsão de Orçamento bem como seu mês de referência e valor. Obs2: Botão “Resgatar Dados” retorna com os dados inseridos no mês anterior que não estão cadastrados no mês atual bem como as despesas regulares para este mês. Contas a Pagar (Mensal) A previsão de orçamento auxilia em muito o usuário, pois permite que ele preveja o andamento administrativo de seu Condomínio. Isto que dizer que nesta opção ele poderá fazer uma previsão orçamentária de todas as suas despesas.


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Procedimento para realizar uma previsão de Orçamento: Clicar em Novo. Informar o mês de referência. Clicar no botão tipo Pasta e informar a classe da conta para a qual está sendo feita a previsão de orçamento. Estipular um valor para a conta. Obs1: logo acima há um quadro onde ficam exibidas todas as contas que constituem a Previsão de Orçamento bem como seu mês de referência e valor. Obs2: o Botão Resgatar Dados retorna com os dados inseridos no mês anterior que não estão cadastrados no mês atual bem como as despesas regulares para este mês. Contas a Pagar e a Receber (Anual) A previsão de orçamento auxilia em muito o usuário, pois permite que ele preveja o andamento administrativo de seu condomínio. Isto que dizer que nesta opção ele poderá fazer uma previsão orçamentária de todas as suas despesas e receitas anualmente. Procedimento para realizar uma previsão de Orçamento: Estipular um valor para a conta. Clicar em gravar. Obs: Resgatar Mensal – caso tenha realizado uma previsão mensal poderá então resgatar esse dados para compor sua previsão anual. § Transferências

Esta opção permite a transferência de um valor tido como débito em uma conta, para a mesma ou para outra conta. Tela de Transferência Financeira Guia Transferência Campo “Data” - coloque a data que realizará a transferência. Campo “Valor” - o valor a ser transferido. Campo “Conta Débito” - selecione a conta que deverá sofrer o débito. Campo “Conta Crédito” - selecione a conta que deverá ser creditado o valor estipulado. Campo “Histórico” - cadastre o histórico da transferência. Guia Visualizar Apenas disponibiliza as contas que já sofreram transferência. § Acordos

A opção Acordos será utilizada quando a regularização de inadimplência for realizada através de um acordo com o condômino. Procedimentos para realizar um Acordo: Clique em Editar / Acordos. Selecione a unidade clicando no binóculo. Ao selecionar a unidade, as contas abertas que pertencem a esta unidade serão exibidas no quadro ao lado. Para gerar o acordo o usuário deverá selecionar uma conta clicando sobre ela ou selecionando todas clicando na opção Selecionar Contas. Quando se determina a(s) conta(s) que deverão compor o acordo, a opção Criar Acordo é ativada. Clique nesta opção para iniciar o processo de geração de acordo. Assim, será aberta uma janela de Cadastro de Acordos: Determine o mês base para realização do pagamento do acordo. Determine o número de parcelas que será realizado a divisão do acordo. Caso existam acréscimos, determine o valor ou clique no botão ao lado do campo acréscimo. Será aberta uma Janela de Cálculo de Juros, Multas e Correções. Escolha a forma de Criar Valores e clique em Criar.


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Assim, serão exibidas as receitas que serão geradas pelo acordo. Caso esteja correto, clique em Gerar Acordo. Obs: As opções que constam em Criar Valores: - Valores Iguais: determina que todas as parcelas deverão conter o mesmo valor em Real. - Valores Percentuais: ao clicar em Criar na tabela onde apresenta as receitas que serão geradas, constará uma coluna Percentual. Deverá ser determinado em cada parcela o percentual que ela conterá do valor total do acordo. - Valores Manuais: ao clicar em Criar na tabela onde apresenta as receitas que serão geradas, constará uma coluna Valor. Deverá ser determinado em cada parcela o valor em Real que deverá ser pago. § Modificar Mês de Referência

Permite a mudança do mês de referência enquanto o usuário está utilizando o Sistema. Ao fechá-lo, o Condomínio21 assimilará a data de acordo com o Windows. § Fechamento

O fechamento é necessário para a geração do balancete real e das cobranças. Tela de Editar Fechamento Campo “Condomínio” – apresenta o condomínio que está sendo trabalhado. Para mudá-lo basta: - clicar no Botão binóculo. - localizar o condomínio. - clicar em selecionar. “Mês de Referência” – seleciona o mês a ser fechado. Campo “Data Fechamento” – inclui automaticamente a data em que o mês foi fechado. Botão ”Inclui Fechamento” – fecha o mês e transfere o saldo final para o mês seguinte. Botão “Cancela Fechamento” – cancela o fechamento do mês. Procedimento para efetuar o Fechamento: Escolher o mês de referência. Clicar no botão Inclui Fechamento. Procedimento para cancelar o Fechamento: Escolher o mês de referência. Clicar no botão Cancela Fechamento.


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Capítulo 6 – Menu Consultas § Pesquisa de Contas a Receber

Tela de Pesquisa de Contas a Receber Campo “Condomínio” – apresenta o condomínio que está sendo trabalhado. Para mudá-lo basta: - clicar no botão binóculo. - localizar o condomínio. - clicar em selecionar. Campo “Regras de Seleção” Opção “Mês de Referência” – apresenta o mês de referência corrente. Para modificá-lo basta clicar nas setinhas. Opção “Cobrança” – determina qual cobrança será impressa. Para modificá-la basta clicar nas setinhas. Opção “Tipo” – seleciona o tipo de lançamento que foi realizado para filtrar as informações (ex: Rateio, Manual...). Campo “Destino da Conta” – determina o destino da conta, a Unidade ou o Cedente referente a conta. Opção “Unidade” – seleciona apenas uma unidade. Para fazê-lo: - clicar no botão binóculo. - localizar a unidade desejada. - clicar no botão selecionar. Para a seleção de “Todas as Unidades” marcar a opção referente a ela. Opção “Cliente” – seleciona apenas um cliente. Para fazê-lo: - clicar no botão binóculo. - localizar o cliente desejado. - clicar no botão selecionar. Para a seleção de “Todos os Clientes” marcar a opção referente a ela. Campo “Situação da Conta” Opção “Todas as Situações” – demonstra no Grid todas as situações (emitidas, baixadas, canceladas ou sob júdice) das contas lançadas a receber. Para especificar uma destas situações dê um clique sobre ela para selecioná-la. Campo “Manipular Contas Selecionadas” – para trabalhar com qualquer um dos botões inseridos neste campo é necessário selecionar a(s) conta(s) desejada(s). Botão “Cancelar Contas” – cancela as contas. Botão “Destravar Contas” – destrava as contas. Campo “Filtrar por Nosso Número” – necessita de uma delimitação para um filtro inicial e um final. A opção “Todos” não necessita disto e ainda mostra todos registros cadastrados com o nosso número. Botão “Selecionar Contas” – seleciona as contas do Grid. Procedimento para efetuar uma pesquisa de Contas a Receber: Informar o mês de referência. Informar o nº da cobrança. Informar o tipo da pesquisa (todos, rateio, manual, grupos ou outras receitas automáticas). Informar a classe da conta (na possibilidade de não saber este número, basta clicar no botão com desenho de pasta e selecionar a conta desejada). Existe a alternativa de ter esta pesquisa de acordo com todos os meses, todas as cobranças, todas as classes ou por apenas uma destas. Selecionar o destino da conta e a situação também. Selecionar as contas desejadas e de acordo com isto, efetuar o procedimento desejado (cancelar contas, destravar...). § Pesquisa de Contas a Pagar

A opção Pesquisa de Contas a Pagar disponibiliza ao usuário consultar todos os lançamentos realizados utilizando os filtros disponíveis para agilizar a localização destas contas. Campo “Condomínio” – apresenta o condomínio que está sendo trabalhado. Para mudá-lo basta: - clicar no botão binóculo. - localizar o condomínio. - clicar em selecionar.


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Campo “Regras de Seleção” Campo “Mês de Referência” – apresenta o mês de referência corrente. Para modificá-lo basta clicar nas setinhas. Situação da Conta – filtra as contas através da classe da conta. Para modificá-lo basta clicar na pasta amarela e selecionar a classe de conta. Não será necessário marcar estas opções caso as alternativas “Todos os Meses” e “Todas as Classes” sejam marcadas. Campo “Destino da Conta” Opção “Fornecedor” – para consultar de acordo com todos os fornecedores, basta marcar a opção Todos os Fornecedores. Para especificar somente um fornecedor: - clicar no botão binóculo. - localizar o fornecedor desejado. - clicar em selecionar. Campo “Situação da Conta” Opção “Todas as Situações” – demonstra no Grid todas as situações (emitidas, baixadas, canceladas ou sob júdice) das contas lançadas a receber. Para especificar uma destas situações dê um clique sobre ela para selecioná-la. Campo “Cheque” Opção “Nº do Cheque” – entre com o número do cheque a ser filtrado. Botão “Excluir Contas” – exclui as contas lançadas. Botão “Cancelar Baixas” – cancela as contas lançadas. Botão “Altera Conta” – altera as contas lançadas Botão “Selecionar Contas no Grid” – seleciona todas as contas do Grid. Procedimentos para efetuar uma pesquisa de Contas a Pagar: Informar o mês de referência. Informar a classe da conta (na possibilidade de não saber este número, basta clicar no botão com desenho de pasta e selecionar a conta desejada), o fornecedor e se houver o nº do cheque. Especificar a situação da conta. Efetuar a pesquisa excluindo, alterando ou cancelando as contas desejadas. § Pesquisa de Multas, Juros e Correções

Campo “Condomínio” – apresenta o condomínio que está sendo trabalhado. Para mudá-lo basta: - clicar no botão binóculo. - localizar o condomínio. - clicar em selecionar. Campo “Data de Vencimento” – coloque a data do vencimento para poder realizar o cálculo. Campo “Data Atual” – coloque a data do atual. Campo “Valor Base” – entre com o valor base. Campo “Reajustes” Opção “Correção” – caso utilize a correção marque e selecione o índice para realizar a correção. Opção “Juros” – caso utilize o juros marque e determine a porcentagem para cálculo. Opção “Multa” – caso utilize a multa marque e determine a porcentagem para cálculo. Botão “Calcular” – neste momento o Sistema exibirá o cálculo conforme as informações recebidas. Procedimentos para efetuar a pesquisa de Multas, Juros ou Correção: Informar a data de vencimento. Informar a data atual. Informar o valor base. Marcar as opções relativas aos valores de reajustes. Informar os valores para estes reajustes. Caso faça uso de correção, informar ao Sistema sob qual índice. - Botão “Calcular” – será utilizado para o cálculo dos valores. - Forma de Cálculo de Juros e Multa utilizada pelo Sistema. - Botão “Imprimir” – na possibilidade do usuário desejar imprimir um relatório desta pesquisa.


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Capítulo 7 – Menu Baixa / Cobrança § Baixa de Contas a Receber

Após lançado as contas a receber e gerado as cobranças, o usuário deverá baixar os títulos pagos. Tela de Baixa de Contas a Receber Campo “Condomínio” – apresenta o condomínio que está sendo trabalhado. Para mudá-lo basta: - clicar no botão binóculo. - localizar o condomínio. - clicar em selecionar. Campo “Filtros” – este campo permite filtrar as informações apresentadas de acordo com: “Mês de Referência” – apresenta o mês de referência corrente. Para modificá-lo basta clicar nas setinhas. Opção “Emitas” – apresenta as contas que foram emitas. Opção “Baixadas” – apresenta as contas que foram baixadas. Campo “Unidade” – apresenta a unidade selecionada para facilitar a baixa da receita. Botão “Todas as Unidades” – apresenta todas as unidades que geraram contas. Botão “Selecionar Contas / Desmarcar Seleção” – seleciona ou desmarca todas as contas apresentadas. “Baixa com Juros” – permite realizar a baixa individual atribuída a juros e multas ou realizar a baixa utilizando o Nosso Número. Procedimentos para baixar uma Conta a Receber: Selecione a conta a ser baixada. Clique em Baixar Contas. Selecione qual o banco que deverá creditar essa receita. § Baixa de Contas a Pagar

Tela de Baixa de Contas a Pagar Campo “Condomínio” – apresenta o condomínio que está sendo trabalhado. Para mudá-lo basta: - clicar no botão binóculo. - localizar o condomínio. - clicar em selecionar. Campo “Filtros” – este campo permite filtrar as informações apresentadas de acordo com: “Mês de Referência” – apresenta o mês de referência corrente. Para modificá-lo basta clicar nas setinhas. “Fornecedores” – seleciona o fornecedor a ser filtrado nas contas. Não será necessário fazer os procedimentos abaixo caso a opção “Todos os Fornecedores” esteja marcada. - clicar no botão binóculo. - localizar o fornecedor. - clicar em selecionar. “Classe da Conta” – seleciona a classe de contas a ser filtrada. Não será necessário fazer os procedimentos abaixo caso a opção “Todas as Classes” esteja marcada. - clicar no botão Pasta. - localizar a conta. - clicar em selecionar. Campo “Conta a ser Baixada” – mostra informações sobre a conta a ser baixada. Campo “Data do Pagamento” – inserir a data do pagamento da conta. Campo “Conta Corrente” – disponibiliza a conta corrente que será debitado o valor da conta a pagar. - clicar na caixa “Opções” referente a esta opção e selecionar a conta desejada. Campo “Nº Cheque” – caso o pagamento esteja sendo efetuado com cheque, entrar com o respectivo número. Se a opção cheque não estiver sendo utilizada não inserir nenhum valor. Campo “Descrição” – campo onde normalmente é inserido o histórico da conta a ser paga. Campo “Valor” – apresenta o valor real da conta.


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Campo “Desconto” – na existência de desconto, entrar com o valor a ser descontado. Campo “Multa e Campo Juros” – no caso de manipulação dos valores sob multa ou juros: - entrar com o valor em real a ser acrescido no valor a pagar. Botão “Buscar Novos Dados” – busca novas informações a respeito da conta a ser baixada. Botão “Emitir Cheque” – emite cheques quando o pagamento é efetuado com o mesmo. Botão “Emitir Cópia do Cheque” – emite uma cópia do cheque na possibilidade de ser necessária a cópia de um. Botão “Baixar Conta” – baixa a conta após todos os procedimentos para tanto serem efetuados. Procedimentos para baixar uma Conta a Pagar: Informar o mês, o fornecedor e a classe da conta. Clicar no botão “Buscar Novos Dados”. A conta a ser baixada será apresentada no campo “Conta a ser Baixada”. Caso a conta a ser baixada não seja a exibida, continuar buscando novos dados até que a conta esteja evidenciada no campo “Conta a ser Baixada”. Estipular a data do pagamento, a descrição e todos os outros dados adicionais. Clicar no botão “Baixar Conta”. Se o pagamento for efetuado com cheque clicar no botão “Emitir Cheque”. Se for necessário emitir uma cópia do cheque, clicar no botão “Emitir Cópia do Cheque” antes de emitir o mesmo. § Recibos / Boletos

As opções Recibo / Boleto e CNAB se referem às cobranças. Existem configurações e opções que diferenciam a forma de trabalho de cada uma delas. Tela de Emissão de Cobrança: Campo “Condomínio” – apresenta o condomínio que está sendo trabalhado. Para mudá-lo basta: - clicar no binóculo. - localizar o condomínio. - clicar em selecionar. Campo “Mês de Referência” – apresenta o mês de referência corrente. Para modificá-lo clique nas setinhas. Campo “Cobrança” – determina qual cobrança que será impressa. Para modificá-la clique nas setinhas. Campo “Vencimento” – disponibiliza a data de vencimento para o pagamento estipulado na baixa. Opção “Selecionar Contas Baixadas” – seleciona as contas baixadas a fim de gerar uma cobrança relacionada àquelas contas como Recibo de Pagamento com juros e multas. Opção “Todas as Unidades” – emite cobrança para todas as unidades cadastradas para aquele Condomínio. Opção “Unidades Escolhidas” – seleciona apenas uma unidade para a qual será emitida a cobrança. Opção “Unidades Selecionadas na Lista Abaixo” – seleciona apenas as unidades que deverão receber as cobranças. Campo “Local de Pagamento” – seleciona o local onde será efetuado o pagamento. Para criar um novo ou modificar um já existente basta ir ao Menu Cadastros / Local de Pagamento. Para selecionar um local nesta tela: - clicar no botão binóculos. - localizar o local de pagamento desejado. - clicar em selecionar. Definição “Nosso Número” – o “Nosso Número Manual” é utilizado no trabalho com Boletos Bancários Pré Impressos. Estes boletos já vêm com o “Nosso Número” já vem preenchido pelo banco. Caso o usuário queira fazer o controle de suas cobranças pelo “Nosso Número Manual”, será preciso informar ao Sistema essa numeração. Ou seja, será necessário utilizar, na opção Cadastro / Condomínio / Configurações Avançadas / Cobrança, o filtro que determinará que este controle será feito desta forma. Procedimentos para Inserir o Nosso Número Manual: Clique no botão “Inserir Nosso Número Manual”. Caso seja preciso inserir este número manualmente, basta clicar no campo “Nosso Número” e digitar. Se estes números forem seqüenciais se fazendo desnecessária a digitação dos mesmos, basta inserir o primeiro e clicar no botão “Adicionar Seqüência”. Antes de finalizar esta tarefa, clicar em gravar para que os dados inseridos não sejam perdidos. Opções de “Cobrança” – determinar o número da cobrança a ser impressa. Opção “Boleto Bancário” – imprime boletos bancários. Para gerar um boleto bancário: - cadastre as configurações de impressão deste boleto em Arquivo / Configuração de Boletos.


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Todas os boletos cadastrados serão apresentados no momento que for selecionada a opção de “Cobrança Boleto Bancário”. Para isto: selecione a configuração cadastrada e depois clique em imprimir. Opção “Recibo de Pagamento” – caso seja necessário a impressão dos recibos de pagamentos: - selecionar a opção “Recibo de Pagamento”. - clicar em imprimir. O Sistema trabalha com 4 modelos de boletos padronizados e 1 personalizado. Para configurar qual recibo a ser impresso: - clique em Cadastros / Condomínios / Configuração Avançada/ guia Cobrança. - selecione os tipos de Recibo. Para Recibo personalizado antes deverá configurar: - Arquivo / Configuração de Recibos. Obs: Para emitir um Recibo com juros e multas o usuário deverá primeiro baixar a conta e depois emitir o recibo marcando a opção selecionar contas baixadas. Opção “Boleto Laser” – para emitir cobrança utilizando o Boleto Laser o Sistema deverá ser configurado: Emissão de Boleto a Laser pelo Sistema Todos os bancos cadastrados na Conta Corrente serão exibidos quando selecionar a opção “Boleto Laser”. Selecione o banco no qual será impresso os boletos. Procedimentos para a Emissão de Cobrança: Informar o condomínio a ser trabalhado. Informar o Mês de Referência e o Nº da Cobrança. Determinar a opção coerente às unidades para as quais a cobrança será emitida. Determinar o tipo da cobrança (Recibo de pagamento / Boleto Bancário / Boleto Laser). Selecionar o local de pagamento. § Cobrança CNAB

Tela de Geração e Processamento dos Arquivos CNAB. Campo “Condomínio” – apresenta o condomínio que está sendo trabalhado. Para mudá-lo basta: - clicar no binóculo. - localizar o condomínio. - clicar em selecionar. Campo “Mês de Referência” – apresenta o mês de referência corrente. Para modificá-lo clique nas setinhas. Campo “Cobrança” – determina qual cobrança que será impressa. Para modificá-lo clique nas setinhas. Campo “Vencimento” – disponibiliza a data de vencimento para o pagamento estipulado na baixa. O processo de filtro relativo às unidades para as quais deverá ser emitida a cobrança oscilará de acordo com as informações respectivas a estas unidades. Para tanto, devem ser analisadas as seguintes opções: Opção “Todas as Unidades” – emite cobrança para todas as unidades cadastradas para aquele condomínio. Opção “Unidades Escolhidas” – seleciona apenas uma unidade para a qual será emitida a cobrança. Opção “Unidades Selecionadas na Lista Abaixo” – seleciona apenas as unidades que deverão receber as cobranças. Campo “Banco / Conta Destino”: - clicar no botão binóculo. - localizar o banco para onde esta cobrança está sendo gerada. - clicar em selecionar. Botão “Arquivos Retornados” – este botão irá exibir os arquivos de retorno para o condomínio em questão relativos ao banco para onde a cobrança foi gerada. Botão “Remessa” – gera o arquivo de remessa para o condomínio e banco escolhidos. Botão “Retorno” – baixa o arquivo de retorno para o condomínio e banco escolhidos. Botão “Backup” – cria uma cópia dos arquivos de remessa e retorno. Botão “Mensagens” – gera arquivo de remessa com mensagens para contas correntes do banco escolhido. Campo “Gerar Arquivo Nº” – determina o nº do arquivo que está sendo gerado para o banco. Para modificá-lo basta clicar nas setinhas.


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§ Conciliação Bancária Tela de Conciliação de Conta Corrente Importar arquivo OFC – permite localizar o arquivo OFC em sua máquina local para realizar a importação das informações para o Sistema Condomínio21. Conciliar Arquivo Conta Corrente – apresenta a conciliação bancária entre o arquivo selecionado e o Sistema Condomínio21. Excluir da Lista – permite excluir o arquivo OFC da lista. Procedimento para Conciliação Bancária: Clicar em Importar arquivo OFC. Após importar o arquivo, este será inserido na lista de arquivos na tela de Conciliação Bancária. Selecione o arquivo e clique em Conciliar Arquivo / Conta Corrente. Assim, será aberta uma tela onde o lado esquerdo terá as informações do banco e ao lado direito as informações do Sistema Condomínio21. Caso seja preciso baixar alguma despesa clique na opção “Baixar Cheques”.


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Capítulo 8 – Menu Relatórios Padronização de filtros de informações nos relatórios O usuário deve observar que ao emitir alguns relatórios ele deverá filtrar algumas informações para que o relatório disponibilize os dados de acordo com sua necessidade. Para cada tipo de relatório haverá ênfases diferentes nos filtros, embora, na maioria das vezes, o procedimento seja o mesmo. Campos Comuns nos filtros independente do tipo relatório. “Condomínio” – apresenta o condomínio que está sendo utilizado no momento. Possibilita também selecionar um outro condomínio desejado. Para alterá-lo: - clicar no botão binóculo. - localizar o condomínio desejado. - clicar no botão selecionar. “Mês de referência” – mostra o mês de referência corrente. Para modificá-lo clique nas setinhas. Principais Filtros de Relatórios: - Filtros para relatórios do tipo Contas Para relatórios do tipo Contas a Pagar, Contas a Receber, é importante especificar também a situação da conta a ser evidenciada. - Filtro para relatórios do tipo Inadimplência Para os relatórios de inadimplência é possível filtrar os dados especificando os inadimplentes até determinada data ou mês, trabalhando simultaneamente com classes, unidades e outros. - Filtro para relatórios que exibem dados dos Proprietários e Locatários Basicamente o usuário escolherá a ênfase do relatório de acordo com sua preferência. - Filtro para relatórios que exibem dados Relativos à Unidade Há a possibilidade de ordenar o relatório associando somente as unidades, os proprietários ou os locatários. § Relatório de Fornecedores

O Relatório de Fornecedores traz o nome, o endereço e o telefone dos mesmos. § Relatório de Condomínios

Trás a listagem de condomínios cadastrados no Sistema. § Relatório de Imobiliárias

Apresenta todas as imobiliárias cadastradas e a lista de unidades que pertencem a esta imobiliária. § Relatórios de Contas

Contas a Receber por Unidade O Relatório de Contas a Receber por Unidade disponibiliza o que deverá ser pago a cada unidade distintamente de acordo com o filtro do usuário. Ou seja, é possível definir itens como a situação da conta a ser mostrada, unidades, dentre outros. O Sistema exibirá uma tela para que alguns detalhes possam ser configurados a fim de dar maior coerência nas informações. Consumo (Gás / Água / Energia) Este relatório exibe informações sobre o consumo de gás, água ou energia do condomínio em geral. Inadimplência Detalhada Este relatório lista informações referentes às unidades sub júdice de uma forma mais completa. Inadimplência Consolidada Este relatório apresenta as unidades inadimplentes com parâmetros mais consolidados.


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Acordos Apresenta os acordos criados e baixados, conforme a data de início estipulada. Cartas de Cobrança Esta opção permite que o usuário imprima as cartas de cobrança de seu condomínio. Contudo, para que isto seja possível, é necessário que se cadastre esta carta na opção Cadastro / Carta de Cobrança. Baixa Integral por mês Este relatório emite os valores que serão recebidos mensalmente. Protocolo Disponibiliza informações sobre os proprietários e unidades de forma a esboçar um documento com todos os dados referentes a isto. Contas a Pagar por Período Disponibiliza todas as contas que serão pagas no período estipulado pelo usuário. O Sistema ainda permite que o usuário especifique também a situação da conta a ser pesquisada. Contas Pagas por Grupo e Classe Emite relatórios com relação a grupos e classes, sendo que é possível filtrar as informações por data de vencimento e referência, selecionando todas ou apenas uma classe e especificando a situação da conta. Despesas por Grupo Exibe as despesas anuais de acordo com o grupo da conta. Sintético de Despesas Exibe um resumo das despesas de acordo com a situação da conta. É possível também filtrar este relatório por mês de referência ou por data de pagamento. Contas a Pagar Baixadas por OFC (Módulo Conciliação Bancária) Lista o conteúdo de um arquivo OFC ou trás uma listagem de Contas a Pagar baixada pelo arquivo. Demonstrativo de Receitas e Despesas (Balancete) O balancete é um8 dos demonstrativos mais utilizados no Sistema, pois ele exibe todas as movimentações feitas com as receitas e as despesas do condomínio. O balancete parcial é o balancete que pode ser exibido antes da baixa e conclusão de todo o fluxo das contas no Sistema. O balancete real é exibido exatamente ao final destas operações. Ele somente é exibido com a conclusão do fechamento. Despesas Regulares Exibe as despesas regulares cadastradas. Orçamento Previsto x Realizado (Mensal) Exibe um comparativo entre a previsão feita e realizada efetivamente no período mensal. Orçamento Previsto x Realizado (Trimestral) Exibe um comparativo entre as previsões feitas e as realizadas trimestralmente. Previsão de Orçamento Disponibiliza todas as informações sobre a previsão de orçamento feita pelo usuário no Sistema mensal ou anualmente. Plano de Contas Imprime o plano de contas. Contas Processadas para Cobrança CNAB (Módulo Opcional / CNAB) Exibe todas as contas que fizeram parte do arquivo de remessa processado para a cobrança automática. Contas Baixadas Automaticamente (Módulo Opcional / CNAB) Demonstra todas as contas baixadas de forma automática dentro de um período de tempo. § Relatórios Unidades

Unidades do Condomínio Lista todas as unidades cadastradas no condomínio. Unidades por Proprietário / Locatário Lista todas as unidades e todos os proprietários associados a elas, ordenando o relatório por unidade, proprietários e locatários.


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Dados gerais do Proprietário / Locatário Exibe informações sobre os proprietários e locatários. § Variação de Índices Monetários

Disponibiliza a variação dos índices utilizados no Sistema em um espaço de tempo. § Movimentação em Conta Corrente

Permite que o usuário visualize e retire extratos de contas correntes e o fluxo de caixas, inclusive com o nº da Nota Fiscal. § Gráficos e Estatísticas (Módulo Opcional)

Relatório Geral do Condomínio Exibe todas as unidades do condomínio, quais estão ocupadas, vazias, a unidade predominante e o total de inadimplência. Demonstrativo de Evolução de Receitas Apresenta graficamente a evolução das receitas do condomínio selecionado fazendo um comparativo no período de 12 meses. Perfil de Inadimplência Apresenta estatisticamente a inadimplência do condomínio selecionado no período determinado. Gráfico de Inadimplência Anual Exibe graficamente a inadimplência do condomínio selecionado no período determinado. Perfil de Despesas Mensais Apresenta as despesas mensais do funcionamento do condomínio graficamente. Perfil de Despesas Mensais por Grupo Mostra o perfil da despesa selecionada. Comparativo de Evolução de Despesas Apresenta graficamente a comparação das despesas selecionadas. Comparativo Percentual de Evolução de Despesas Apresenta graficamente a comparação das despesas selecionadas utilizando um percentual. Capítulo 9 – Menu Janelas Organizar Janelas em Cascatas Permite que o usuário organize as janelas em cascata, quando estiver fazendo uso de muitas janelas ao mesmo tempo.


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Capítulo 10 – Menu Ajuda Dicas O usuário poderá ter acesso às dicas de operação do Sistema Condominío21. Documentação on-line Onde o usuário encontra todas as instruções de operação. Esta documentação sendo impressa torna-se o manual de operação. Registro Em todas as ocasiões que o usuário instalar o Sistema novamente, ou seja, em todas às vezes que o setup do condomínio for executado, o Sistema gerará uma nova chave de registro. Para registrar o programa basta que o usuário visualize nesta opção o nº correspondente a seu ID de registro. Ciente deste nº, basta entrar em contato com o Suporte da Group Software através do telefone (31) 3227-0300 ou via e-mail ([email protected]) e solicitar uma outra chave de registro. Fornecida a chave de registro basta clicar em Registrar. Isto fará com que o Sistema feche, para que o registro seja efetuado. Executar o Condomínio novamente. Sobre Informações sobre a Group Software. É nesta opção também que o usuário faz a conferência do nº atual de sua versão do Sistema. § Resolvendo Problemas

Instalação do Sistema 1. Se o disco de instalação apresentar problemas de leitura Caso algum disco de instalação apresente problemas de leitura poderá ser substituído por outro, fazendo o download no site de suporte do Condomínio21. Se a instalação estiver sendo realizada a partir do Cd-Rom, recomendamos que copie a pasta Setup Completo Condomínio para a máquina local e instale o Sistema a partir dela. 2. Se durante a instalação apresentar a mensagem: "The destination file is write protected" Significa que o atributo do arquivo que aparece junto à mensagem foi modificado para Somente Leitura. Procedimento 1. Entre no Iniciar / Localizar / Arquivos ou Pastas. 2. Digite o nome do arquivo que acompanha a mensagem acima. 3. Escolha o drive C: indicando onde localizar do arquivo. 4. Clique em “Localizar Agora”. 5. Uma vez localizado, clique com o botão contrário do mouse no arquivo e escolha na lista, a opção “Propriedades”. 6. Desmarque a opção “Somente Leitura” e clique em OK. 7. Inicie o processo de instalação novamente. 3. A biblioteca de Acesso não foi instalada corretamente ou não concluiu a instalação do Sistema Se existiu alguma falha na instalação do Sistema, verifique o disco em que a mensagem apareceu e efetue o procedimento de download citado anteriormente ou, caso esteja instalando pela rede, copie o setup de instalação do Sistema para a máquina local e instale a partir dela. Se não existiu falha no processo de instalação em sua máquina, instale novamente o Condomínio21 desmarcando as opções Condomínio21 e Help. Assim serão reinstalados apenas as bibliotecas e componentes do Sistema preservando os dados atuais. 4. Não conseguiu acessar o Help do Sistema Neste caso, o arquivo de Help não foi localizado ou está danificado. O arquivo help Cond21.hlp deverá estar no mesmo diretório do banco de dados (geralmente: c: \ Arquivos de Programas \ Condomínio21). Se no diretório não existir este arquivo, o usuário poderá efetuar o download do Help.

mailto:([email protected])


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Ao efetuar o download do arquivo, será solicitado o caminho onde o arquivo deverá ser salvo. - Selecione o caminho do Condomínio21 (geralmente, c: \ Arquivos de Programas \ Cond21). - Execute o sistema. - Pressione a tecla F1 para abrir o Help. Obs: Caso o problema apresentado no decorrer da instalação não esteja apresentado nas opções acima copie a mensagem apresentada e encaminhe ao setor de suporte técnico. § Situações Cotidianas

Sistema 1. Como faço para configurar a impressora dentro do Sistema do Condomínio21, quando houver a necessidade de trabalhar com duas impressoras simultaneamente (ex: Matricial e Impressora de Cheques)? O Sistema Condomínio21 utiliza a impressora que está como padrão no Windows. Para verificar qual a impressora será utilizada pelo Sistema na hora da impressão, clique em Iniciar / Configurações / Impressoras. Abrirá uma tela com todas as impressoras instaladas no seu micro. A visualização será independente da versão do Windows, estejam elas locais (ligadas fisicamente no micro utilizado) ou em rede (ligadas em outros micros). Mas para verificar a impressora padrão irá depender da sua versão do Windows: Windows 98: Em Windows98, a impressora padrão terá uma bolinha preta com um "v" em cima dela. Windows 95: Em Windows95, para saber qual a sua impressora padrão, você deverá clicar com o botão direito do mouse em cima da impressora. Se esta for a padrão, ao abrir uma lista de opções, aparecerá um "v" na opção 'Definir como Padrão’ e, se não estiver nada marcado, essa impressora não é padrão. Para defini-la como padrão basta clicar sobre a opção “Definir como Padrão”. 2. Como faço para calcular automaticamente os juros sobre o valor atualizado? - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas. - Selecione a opção "Calcular Sobre o Valor Atualizado", em Incidência de Juros e Incidência de Multa. - Clique em Editar / Índices Monetários. - Configure os respectivos índices. 3. De acordo com o novo código civil como faço para calcular a multa por faixa? - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas. - Selecione a opção "Multa por Faixa". - Clique em Gravar. - Clique no botão Faixa apresentado após Gravar. - Cadastre as faixas de multas a serem utilizadas no cálculo de correção. 4. Como faço o cálculo de fundo de reservas automaticamente a partir de um percentual? Para configurar o fundo de reserva: - Clique em Editar / Configurações de Conta. - Em taxa de fundo de reserva, marque a opção "Cobrar Taxa para Fundo de Reserva". Para configurar o percentual: - Escolha a forma de cobrança percentual e determine o "valor da taxa". - Escolha o plano de contas que pertence ao fundo de reserva. A partir dai o Sistema calculará o fundo de reservas automaticamente, baseado na taxa percentual pré-determinada. 5. Como faço para trabalhar com mais de um Plano de Contas? Para trabalhar com mais de um Plano de Contas, siga os passos: - Clique em Cadastros / Plano de Contas. - Clique em Novo. - Crie um novo plano de contas da maneira a ser trabalhada, defina um nome e clique em Gravar. Depois de criado os planos de contas necessitados pelo Sistema. - Clique em Cadastros / Condomínios.


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No condomínio que deverá ser alterado o plano de contas, clique em Configurações Avançadas. Na janela Cobrança, selecione o Tipo de Plano de Contas. Clique em Gravar. 6. Como faço para mencionar a unidade (apartamento) no campo de endereço do sacado quando se trata do mesmo endereço do prédio? Para que apareça a unidade no endereço do sacado, quando for incluído o endereço do condomínio, basta ir em: - Cadastros, Proprietários / Condôminos e inserir o endereço do condomínio, informe o número do apartamento juntamente com o endereço. Assim poderá editar o campo sem problema algum. Caso já tenham sido cadastrados todos os Proprietários / Condôminos, deverá entrar no menu: - Cadastros, Proprietários / Condôminos. Selecionar o condômino desejado e no campo endereço deverá informar o número do apartamento dele. Clique em Gravar para salvar as alterações feitas no cadastro. 7. Como faço para configurar o Sistema para emitir uma cobrança com valores e taxas de duas ou mais unidades? A opção “Vincular a Unidade”, apresentada em Cadastro de Unidades possibilitará associar as unidades que irão compor uma única cobrança. - Cadastros / Unidades. - Determine a unidade que receberá a cobrança. (Exemplo: 101) - Assim localize a unidade que será associada à unidade principal (no exemplo a unidade principal 101) - E nos dados dessa unidade, no campo “Vincular a Unidade”, selecione a unidade principal. Faça esse processo para todas as unidades a serem vinculadas à unidade principal. Cadastros 8. Quais os procedimentos a realizar para alterar os cadastros de uma conta corrente? - Clique em Arquivo \ Ferramentas de Administração. - Clique em Manutenção \ Alterar Cadastros de Contas Correntes. - Informe a senha (a mesma de acesso ao Sistema). - Altere todos os campos desejados e clique em Gravar. Plano de Contas 9. Como faço para Inserir ou Deletar linhas no plano de contas? Para inserir linhas no plano de contas, basta posicionar o cursor onde se deseja inserir e pressionar a tecla Insert do seu teclado. Para deletar linhas no plano de contas, basta posicionar o cursor onde se deseja inserir e pressionar a tecla Delete do seu teclado. Lançamento de Contas 10. Como cadastro uma receita eventual do condomínio que não está relacionada a nenhum condômino ou proprietário? Para uma receita eventual, deverá lançar como Outras Receitas. Para isso, antes deverá cadastrar o cliente em Cadastros / Clientes. Ex: Suponhamos que alguém alugou o salão, um buffet chamado La Festas. Deverá cadastrar este cliente (La Festas) em Cadastros / Clientes. Depois de cadastrar o cliente, é preciso fazer o lançamento de contas: - Clique em Editar / Lançamentos de Contas a Receber. - Clique na pasta "Outras Receitas" e clique em Novo. - Informe a classe da conta, que poderá ser, por exemplo, Receitas Gerais. - Informe o nome do cliente que cadastrou, o valor que deverá receber deste cliente e a data de vencimento. - Clique em Gravar. 11. Como faço para alterar os dados de uma Conta a Pagar após o lançamento? - Clique em Consultas, Pesquisa de Contas a Pagar. - Selecione a conta a ser alterada e clique em Alterar Conta.


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Aparecerá uma janela com os dados da conta no qual poderão ser alterados. - Clique em Gravar. 12. Como faço para exibir a janela de Grupos em Lançamentos de Contas a Receber? - Clique em Arquivo / Configurações do Sistema. - Na Pasta Receitas, marque a opção "Inserir rateio manual para Grupos" e clique em OK. Para conferir a alteração, siga os passos: - Clique em Editar / Lançamento de Contas a Receber. - Verifique se a janela Grupos consta em seu sistema. 13. Como faço para cadastrar despesas extras? Ex: estacionamento e TV a cabo. Antes de lançar estas despesas, é necessário que inclua em seu plano de contas tanto para despesas quanto para receitas, as contas Estacionamento e TV a Cabo. Para isso, siga os seguintes passos: - Clique no menu Cadastros / Plano de Contas; Selecione a linha de referência onde será incluída a nova conta; Pressione a tecla "Insert". - Informe o n. º e o nome da nova conta. Depois de inserir as novas contas no plano de contas, o usuário terá 3 opções de rateio para as unidades específicas: 1ª opção: Mais indicado para as unidades que possuem frações de rateio diferentes umas das outras. No menu Cadastros / Condomínios, clique no botão "Configurações Avançadas" na pasta "Frações", defina o nome de outras duas frações como Estacionamento e TV a Cabo. Por exemplo: Fração 2: Estacionamento Fração 3: TV a Cabo No cadastro de unidades, selecione as unidades que possuem esta(s) despesa(s) e informe a fração de rateio. Em Lançamentos de Contas a Receber, faça um rateio com a fração Estacionamento e um com a fração TV a Cabo. Automaticamente as unidades que possuem esta(s) fração (ões) terão os valores calculados. 2ª opção: Nesta opção deve ser feita uma unidade de cada vez. Faça o lançamento das contas, normalmente, com a fração ideal: - Clique no botão "Exceções". - Selecione a conta "Estacionamento". - Selecione a unidade que não possui esta conta; como valor fixo, digite: 0. Para o campo “Mês Ref. Inicial” e “Mês Ref. Final”, informe meses distantes de modo que não precisa ficar retornando neste item todos os meses ou periodicamente. - Clique em "Gravar". 3ª opção: Esta opção é indicada somente se todas as unidades possuírem frações de rateio iguais para estas contas. Se seu sistema não estiver configurado: - Clique em Arquivo / Configuração do Sistema. - Na pasta Receita marque a opção “Inserir Rateio Manual para Grupos”. No menu Cadastros / Grupos de Rateio, cadastre os grupos Estacionamento e TV a Cabo. - Clique em novo; informe o nome do grupo. (ex: Estacionamento, TV a Cabo ). - Selecione as unidades que farão parte desse(s) grupo(s); clique em gravar. No “Lançamento de Contas a Receber” aparecerá uma nova pasta que é: "Grupos”, selecione esta pasta e clique em novo.


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Selecione a conta, por exemplo, Estacionamento e TV a Cabo. Informe o valor que cada unidade irá pagar por estas receitas, data de vencimento, o grupo para o qual esta receita está sendo lançada. Clique em gravar. Se os passos para estas opções não estiverem claros, leia sobre o assunto específico no decorrer do manual que traz explicações detalhadas sobre cada item. Baixa de Contas 14. Como baixar um lançamento com multa? - Clique em Baixas / Cobranças. - Clique em Baixas de Contas a Receber / Baixa com juros. - Informe a unidade e o cedente. - Insira o valor da multa, juros, correções e descontos ou marque a opção "Inserir juros, multas e correções padrão". - Determine a data do pagamento. - Clique em Baixar Contas. 15. Como faço para emitir cheques pelo Sistema? Para emitir cheques, o Sistema tem que estar configurado para trabalhar com esta ação. Para configurar siga os passos: - Clique em Arquivos / Configurações do Sistema. - Clique em Outros e marque a opção “Emitir Cheques pelo Sistema”. - Clique em Ok. - Clique em Baixas / Cobranças. - Clique em Baixa de Contas a Pagar. Após buscar os dados e preencher os campos, clique em “Emitir Cheque”. 16. Como incluir uma correção por atraso de pagamento que é valor e não percentual, por exemplo, R$ 0,07 ao dia? Quando for realizar a baixa da conta a receber, siga os passos: - Clique em Baixas / Cobrança. - Baixa de Contas a Receber / Baixa com Juros. - Entre com o valor real da multa ou dos juros. - Clique em Baixar Conta. 17. Como faço para baixar uma Conta a Receber através do Nosso Número Automático? Em Cadastro, clique em: - Condomínios / Configurações Avançadas. - Marque a opção "Utilizar o Filtro". - Selecione o Filtro "NossoNum (Automático)". - Clique em Gravar e depois em Sair. Em Baixas / Cobranças, siga os passos: - Clique em Baixa de Contas a Receber. - Clique em Baixa com Juros. - Marque a opção "Ativar NossoNumero Automático”. 18. Como faço para cancelar uma Conta a Receber, sendo que esta já foi baixada? Em Baixas \ Cobrança, clique em: - Baixa de Contas a Receber. - Em Estado das Contas, selecione "Contas Baixadas". - Selecione a conta que deseja ser cancelada. - Clique em Cancelar Baixa. 19. Como faço para excluir contas rateadas no Condomínio21? No formulário de Lançamento de Contas a Receber, clique no botão “Lançamentos”. Filtre a conta pela classe, cobrança e situação desejada. - Selecione a(s) conta(s) a ser excluída. - Clique em Excluir Contas.


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Emissão de Cobrança 20. Como faço para visualizar o logotipo da administradora ou do condomínio no boleto laser? No diretório do Condomínio21, geralmente (c: \ Arquivos de Programas \ Condomínio21), existe um arquivo chamado (logo.bmp). Para inserir o logotipo no relatório basta editar o arquivo logo.bmp, respeitando suas dimensões. 21. Como emitir um Recibo de Pagamento com juros, multa e correções? Para emitir um recibo de pagamento com os cálculos de correções preenchidos: Primeiramente é necessário realizar a baixa da conta a receber com juros e multa: - Clique em Baixas / Cobranças. - Clique em Baixa de Contas a Receber. - Clique em Baixa com Juros. - Selecione a unidade e preencha os campos de multa, juros e correções. - Baixe a conta. Agora iremos emitir o Recibo de pagamento para contas baixadas: - Clique em Baixas / Cobranças. - Clique em Recibos / Boletos. - Selecione a opção “Recibo de Pagamento”. - Marque a opção “Baixadas”. - Selecione a unidade baixa com juros, multa e correção anteriormente. - Visualize ou imprima o Recibo de Pagamento. 22. Como faço para demonstrar o balancete de dois meses anteriores ao boleto laser, pois o padrão do Sistema é emitir boleto para o mês de referência anterior ao mês do boleto? - Clique em Arquivos / Configurações do Sistema. - Na guia Boleto Laser / CNAB. - Marque a opção Escolher mês do balancete. - Clique em Gravar. Assim, ao visualizar o boleto laser, será solicitado o mês de referência do balancete a ser apresentado no boleto a laser. Relatórios 23. O campo "Descrição" no relatório "Contas a Pagar por Período" não está saindo por completo. Para que o campo "Descrição" no relatório “Contas a Pagar por Período " saia completo é preciso configurar este para múltiplas linhas. Siga os passos: - Clique em Arquivo / Configurações do Sistema. - Na guia Documentos, marque a opção “Inserir Múltiplas Linhas” nos seguintes relatórios: "Contas a Pagar" E “Movimentação em Conta Corrente”. Obs: Quando desmarcado é utilizado para diminuir o número de páginas. 24. Como realizar a impressão de protocolo de entrega da taxa condomínio? - Clique em Relatórios / Contas / Protocolos. - Configure os filtros para que as informações apareceram da forma desejada. - Clique em Imprimir.


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Notas Configurações Bancárias para Boleto Laser Segue abaixo a formatação para os bancos mais utilizados. Através destes dados o usuário poderá, de acordo com os procedimentos descritos no processo de configuração, gerar o boleto laser. Caso não haja o banco desejado, basta que o usuário entre em contato com o setor de cobrança de seu banco e solicite: * o layout do arquivo de remessa e retorno * o layout do boleto laser com o código de barras Depois entre em contato com a Group Software para a solicitação de desenvolvimento da cobrança. Obs: Caso as contas correntes já estejam cadastras basta ir em: - Arquivo / Ferramentas de Administração / Manutenção / Alterar Cadastros de Conta Corrente. Entre com a sua senha de acesso ao sistema e altere os cadastros. FORMATAÇÃO PARA GERAÇÃO DE BOLETO LASER Para configuração siga os passos: Banco Bamerindus - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Bamerindus com o código (399) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 5 DIGÍTOS, o número da conta 7 DIGÍTOS e o número da carteira (Nº1) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente com 7 DIGÏTOS; Banco Bandeirantes - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Bandeirante com o código (230) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS, o número da conta 6 DIGÍTOS + 1DV e o número da carteira (Nº1) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente com 4 DIGÏTOS + 1DV; Banco Banese - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Banese com o código (047). - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS, o número da conta 8 DIGÍTOS + 1DV e o número da carteira (não tem padronização). Banco Banespa - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Banespa com o código (033) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS, o número da conta (não tem padronização) e o número da carteira (Nº1 ou 6) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente com 11 DIGITOS; Banco Banestado - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Banestado com o código (038) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS, o número da conta 6 DIGÍTOS + 1DV e o número da carteira (Nº5) Obs: Informar se a cobrança é registrada ou não na opção Utilizar Cobrança Registrada em Configurações Avançadas. Banco Banestes - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Banestes com o código (021) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS, o número da conta 7 DIGÍTOS e o número da carteira será fornecido pelo banco. Banco Banrisul - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Banrisul com o código (041) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS + 2DV, o número da conta (não tem padronização) e o número da carteira (Nº1) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente com 7 DIGÏTOS + 2DV; Banco Bemge - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Bemge com o código (048)


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- Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS + 1DV, o número da conta 6DIGÍTOD + 1DV e o número da carteira (Nº9) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente (6 DIG); Banco Besc - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Besc com o código (027) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS, o número da conta 6DIGÍTOD + 1DV e o número da carteira (Nº6 ou 25) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente (5 DIG sem DV); Banco Bilbao - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Bilbao com o código (641) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 4 DIGÍTOS + 1DV, o número da conta 9 DIGÍTOS + 1DV e o número da carteira (N.º 6). - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente (7 DIG); Banco Boa Vista - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Boa Vista com o código (231) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS, o número da conta 8 DIGÍTOS e o número da carteira (N.º1 ou 5). Banco Boston - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Boston com o código (479) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência (não tem padronização), o número da conta (não tem padronização) e o número da carteira (N.º 1 ou 2) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas / Cobrança Avançada na guia Cobrança Avançada, e cadastre no campo Código da empresa o código do cedente com 8 DIG; Banco BCN - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco BCN com o código (291) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DÍGITOS, o número da conta 6 DÍGITOS + 1DV e o número da carteira (não tem padronização). Banco Bradesco - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Bradesco com o código (237) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 5 DIGÍTOS + 1DV, o número da conta 7DIGÍTOS + 1DV e o número da carteira (N.º 6) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas / Cobrança Avançada na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente (20 DIG); Banco Brasil - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Brasil com o código (001) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 5 DIGÍTOS, o número da conta 9DIGÍTOS e o número da carteira (Nº 16) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas / Cobrança Avançada na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente (6 DIG); Banco BRB - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco BRB com o código (070) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS, o número da conta 7DIGÍTOS e o número da carteira (Não tem padronização) Banco Caixa Econômica (cob. antiga) - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Caixa Econômica com o código (104) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 4 DIGÍTOS, o número da conta 8 DIGÍTOS + 1DV e o número carteira (N.º 14) Banco Caixa Econômica (nova cobrança) - Clique em Cadastros /Bancos e cadastre o Banco Caixa Econômica com o código (104) - Clique em Cadastros /Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 4 DIGÍTOS, o número da conta 8 DIGÍTOS + 1DV e o número carteira (N.º 14) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas / Cobrança Avançada na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente com 5 DIGÍTOS + 1DV; Obs: Existe uma opção no sistema em que o próprio usuário escolhe qual o modelo de cobrança para a CEF. Esta mudança afeta apenas o boleto laser (código de barras).


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Banco Citibank - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Citibank com o código (745) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: a agência e a conta serão disponibilizados pelo banco juntamente com a carteira de cobrança. - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas / Cobrança Avançada na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente com 10 DIGÍTOS; Obs: o código do cedente é a conta “cosmos” no formato i/bbbbbb/ssd, onde i = índice, bbbbbb = base, ss = sequência e d = dígito. Cadastrar sem a barra: ibbbbbbssd. Banco Finasa - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Finasa com o código (392) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS, o número da conta 7 DIGÍTOS + 1DV e o número da carteira (N.º 27) Banco Itaú - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Itaú com o código (341) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 4DIGÍTOS, o número da conta 5DIGÍTOS + 1DV e o número da carteira (172,173 ou 175) Banco Mercantil - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Mercantil com o código (389) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 4 DIGÍTOS, o número da conta 7DIGÍTOS e o número da carteira (N.º 6) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas / Cobrança Avançada na guia Cobrança Avançada, cadastre o código do cedente (com 9 DIGÍTOS); Banco Meridional - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Meridional com o código (008) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS, o número da conta (não tem padronização) e o número da carteira (não tem) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas / Cobrança Avançada na guia Cobrança, e cadastre o código do cedente (com 7 DIGÍTOS); Banco Nossa Caixa - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Nossa Caixa com o código (151) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 4 DIGÍTOS + 1 DV, o número da conta 9 DIGÍTOS + 1 DV e o número da carteira 9. Obs: formato da conta corrente: “mm ccccccc d”, onde mm = modalidade da conta corrente, ccccccc = número da conta corrente e d = dígito verificador. Obs 2: retorno apenas no padrão 240 bytes. Banco Real - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Real com o código (275) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 4DIGÍTOS, o número da conta 7DIGÍTOS + 1DV e o número da carteira (N.º 1) Banco Santander - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Santander com o código (353) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS + 1DV, o número da conta 6 DIGÍTOS + 2DV e o número da carteira (N.º 4 ou5) Obs: Se a conta de “cobrança” for diferente da conta corrente do “movimento” do condomínio, informar a conta de “cobrança” no campo “Código do Cedente”, com 8 dígitos (6 dig. + 2 dig. verificador). Esta configuração serve apenas para o CNAB. Banco Sudameris - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Sudameris com o código (347) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 3 DIGÍTOS, o número da conta 8 DIGÍTOS e o número da carteira (N.º 1, 5 ou 7) Banco Unibanco - Clique em Cadastros / Bancos e cadastre o Banco Unibanco com o código (409) - Clique em Cadastros / Contas Correntes e cadastre sua conta corrente: o número da agência deverá conter 4 DIGÍTOS, o número da conta 6 DIGÍTOS + 1DV e o número da carteira (N.º 20 ) - Clique em Cadastros / Condomínios / Configurações Avançadas / Cobrança Avançada na guia Cobrança Avançada, e cadastre o código do cedente (com 7 DIGÍTOS );

manual condominio21 2 - download.groupsoftware.com.br · do condomínio. os gráficos (tipo barras,...

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