III Congresso Consad de Gestão Pública

LOGÍSTICA DE DISPENSAÇÃO NA REDE DE SAÚDE PÚBLICA

Eugênio Pacceli de Freitas Coêlho

Painel 08/030 Experiências inovadoras em gestão de suprimentos

LOGÍSTICA DE DISPENSAÇÃO NA REDE DE SAÚDE PÚBLICA

Eugênio Pacceli de Freitas Coêlho

RESUMO Configuram-se neste documento as linhas gerais de uma ação governamental que vem de encontro aos princípios afetos às legítimas relações Estado/Sociedade, preconizadas pela substituição do modelo de gestão burocrática pelo modelo de gestão gerencial, que tem o cidadão como seu cliente-fim e consequentemente, como peça fundamental no processo de cumprimento da missão do Estado. Partindo do pressuposto de que um dos grandes dilemas da gestão pública consiste em atender às demandas sociais com recursos nem sempre suficientes, o Projeto aqui exposto busca resolver, da forma mais pragmática e eficiente possível, um problema crucial da gestão pública, neste caso, no âmbito da rede pública de saúde, que é o desperdício de material e de recursos referente aos métodos logísticos de fluxo tradicionalmente praticados em relação à compra, armazenagem e distribuição de medicamentos e materiais hospitalares. Para isso, lança mão do instrumento da terceirização, propondo a contratação de serviços especializados em gerenciamento e logística do fluxo de materiais e medicamentos, tendo em vista as características instituticionais e operacionais do cenário objeto da sua intervenção, cuja exigência pela eficiência e por resultados concretos demanda naturalmente esse tipo de ação, pelas peculiaridades e benefícios inerentes à sua natureza e forma de atuação, em nome de uma gestão comprometida com a transparência, zelo pelos recursos públicos e com a excelência dos serviços prestados ao cliente-cidadão.

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO.......................................................................................................03

OBJETIVO GERAL..................................................................................................... 06

OBJETIVOS ESPECÍFICOS....................................................................................... 07

METODOLOGIA......................................................................................................... 08

CONCLUSÃO............................................................................................................. 23

REFERÊNCIAS...........................................................................................................24

3

APRESENTAÇÃO

Um dos maiores desafios da gestão pública, nas esferas Federal,

Estadual e Municipal, é ofertar à população serviços de saúde com qualidade,

segurança e no tempo certo demandado pelo cidadão. Suprir as unidades de saúde

atendendo aos princípios da legalidade, qualidade, economicidade e rapidez, na

hora certa e na quantidade certa, para efetivamente salvar vidas, é o grande desafio.

Os cenários que envolvem as organizações estão voltados para custos

cada vez mais elevados, demandam cada vez mais por maior qualidade, bons

serviços e pressão por produtividade, ou seja, é preciso prestar o melhor atendimento

possível a um número cada vez maior de usuários com os recursos disponíveis.

Na área da Saúde Pública os processos logísticos, devido às suas

características muito específicas, precisam ser encarados com uma abordagem

orientada não só para a racionalização de custos, mas também como elemento

fundamental de apoio à prestação de cuidados de saúde aos pacientes.

Para tanto, é necessário que haja um eficiente esquema de planejamento

das atividades de compras, armazenagem e gerenciamento de materiais em

estoque, bem como na distribuição desses materiais destinados ao uso em

atividades hospitalares, uma vez que a falta de um mecanismo eficiente de controle

impede a apuração das reais necessidades de abastecimento.

De acordo com Marin (2003), o grande desafio da administração de

materiais é estabelecer níveis de estoque. Para manter um nível de estoque que atenda

às necessidades com regularidade no abastecimento contínuo da rede de serviços, é

necessário um controle eficiente e a utilização de instrumentos para registro das

informações que facilitem o acompanhamento e subsidiem a programação.

Ainda sobre o assunto, Pereira (2002) salienta que a logística hospitalar é

uma atividade que traspassa toda a cadeia de valor das organizações nos aspectos

relacionados com o planejamento, manuseamento, armazenagem e movimentação

de materiais ao longo de todo o ciclo de produção e comercialização de qualquer

bem ou serviço.

4

A falta de gestão dos fluxos de materiais dentro das unidades hospitalares

gera desperdício. Geralmente, a distribuição do material para as unidades é feita por

critérios empíricos e sem controle real do consumo, causando excesso de

disponibilidade de materiais e migração de produtos entre as áreas, o que causa a

perda da rastreabilidade destes, não só dentro das unidades, mas também no

sistema de saúde como um todo.

Segundo Pereira (2002), a necessidade de se adotar inovações no

sistema de logística em qualquer hospital, em última instância, está relacionada com

um fato extremamente sensível: da eficiência e eficácia dessa atividade depende,

muitas vezes, a própria vida do paciente.

Além da necessidade de sistemas de gerenciamento de estoques mais

avançados nas unidades hospitalares, existe uma crescente preocupação com a

padronização de custos, materiais e medicamentos. Essa preocupação está

relacionada, principalmente, com os custos de materiais e medicamentos nas contas

médicas, com a variedade dos itens, que, segundo estimativas dos profissionais da

área, giram em torno de 50.000 (cinqüenta mil) itens diferentes à disposição do

profissional médico e produtos com curto prazo de validade (cerca de dois anos).

Isso está induzindo a uma crescente interação entre as áreas de gerenciamento de

estoques e o profissional de saúde, visto que este último deve se preocupar em

estabelecer uma cesta personalizada básica, que contenha um percentual

significativo de medicamentos e materiais específicos para sua unidade de saúde.

Bittar (2000) ressalta que os processos de trabalho necessitam ser

repensados para que se possa gerenciar o adequado uso de materiais, sendo esse

fato relevante em um hospital, devido as especificidades das ações de saúde.

Uma boa gestão da logística hospitalar pode contribuir, efetivamente, para

a redução dos custos dessas instituições e na qualidade de atendimento ao usuário

do sistema de saúde.

Para atender a um número maior de cidadãos, adequando maior

produtividade com menor custo, torna-se imprescindível conhecer a composição dos

custos como um processo norteador das decisões gerenciais, no que diz respeito à

saúde financeira das unidades hospitalares.

5

Segundo Bittar (2000), em uma área como a da saúde, em que os

recursos são escassos, a variável custo é extremamente importante, pois somente o

gerenciamento eficaz dos gastos permitirá atender a um número maior de pessoas,

sem perda da qualidade.

Ainda sobre o assunto, Bittar (2001) afirma que para se priorizar a

qualidade com otimização de custos, é fundamental utilizar elementos que orientem

a tomada de decisão gerencial. Para tanto, é razoável a utilização de indicadores, ou

seja, unidades de medida que conduzam a atenção para assuntos específicos de

resultados dentro da instituição de saúde que informem, com especificidades, o

resultado ou os componentes necessários às decisões em relação às questões

econômico-financeiras da instituição e que avaliem os processos de trabalho.

A gestão das instituições hospitalares demanda informação consistente

que auxilie no gerenciamento de recursos, na busca pela eficiência da instituição.

Para o cumprimento dessa tarefa, o conhecimento dos custos é de fundamental

importância, e sem um sistema de informação que facilite o processo é praticamente

impossível gerenciar os custos.

De acordo com Rocchi (1982), a apuração dos custos em estabelecimentos

hospitalares é um trabalho complexo que exige, entre outras condições, a perfeita

delimitação dos centros de custo e um eficiente sistema de informações.

Para Falk (2001), a informação é um elemento de suma importância no

processo de tomada de decisão. No sistema de saúde brasileiro, mais

especificamente nos hospitais, há necessidade de se utilizar instrumentos que

auxiliem na produção de informações de apoio a gestão, pois apenas quinze por

cento dos hospitais brasileiros tem sistemas informatizados de gestão.

Nesse sentido, o Governo do Estado do Tocantins levou a cabo um

audacioso Projeto de Gestão da Logística do Fluxo de Materiais e Medicamentos

Hospitalares, para suprir toda a rede pública de saúde, composta por 19 hospitais,

que atendem a mais de 90% da população do Estado, instituindo um sistema de

recebimento, armazenagem, manuseamento, movimentação e distribuição de

materiais e medicamentos hospitalares que possibilita padronizar o consumo, reduzir

e otimizar estoques, melhorar as formas de armazenagem, garantir dados

quantitativos e qualitativos à central de compras e com total controle e

rastreabilidade, desde o recebimento até o uso pelo paciente, cujas características

principais, objetivos, metodologia e resultados esperados serão expostos ao longo

deste trabalho.

6

OBJETIVO GERAL

O Projeto tem como grande objetivo uma gestão eficiente da logística do

fluxo dos materiais e medicamentos hospitalares, envolvendo compras,

armazenagem, manuseio, movimentação e distribuição no âmbito da rede pública de

saúde, visando o fim do desperdício, a redução de custos e a excelência no

atendimento ao usuário-cidadão.

7

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Na esteira do seu grande objeto, o Projeto contempla ainda os seguintes

objetivos específicos:

� Um fluxo mais dinâmico, racional e eficiente dos materiais e

medicamentos no âmbito das áreas e Unidades da rede pública de

saúde;

� A interface dos Sistemas de Internação e Logística, que permite a

precisão dos investimentos no leito, considerado pelo profissional da

logística como um centro de custos;

� Rastreabilidade dos materiais e medicamentos para um controle real do

consumo;

� Racionalização de recursos;

� Redução de custos;

� Eliminação do desperdício de materiais e medicamentos;

� Níveis satisfatórios de estoque para o abastecimento regular da rede de

serviços;

� Unidades hospitalares melhor assistidas, com estoques bem

gerenciados, melhor controlados, mais eficientes e seguros;

� Padronização de custos, materiais e medicamentos.

8

METODOLOGIA

Tendo em vista a natureza institucional e operacional do cenário objeto da

intervenção do Projeto, tornou-se fundamental a conscientização, por parte dos

gestores, da importância da adoção de uma postura pragmática e absolutamente

comprometida com a eficiência e resultados concretos, como antecedente

imprescindível à consecução dos objetivos pretendidos.

Nesse contexto, a contratação de serviços especializados em

gerenciamento e logística de fluxo de materiais e medicamentos, pelos motivos e

benefícios inerentes ao processo de terceirização, bem como pelas características

do cenário anteriormente citado, ganhou conotações irrefutáveis.

Na opinião de Ramos (2004), a Terceirização por Níveis de Serviço é

atualmente a forma mais evoluída de contratação de serviços, seja para a iniciativa

privada ou para o setor público, e é indicada para todo aquele grupo de processos

cuja capacitação e relação custo–benefício sejam superiores se operados por

empresa externa. Neste grupo situam-se operações de logística e distribuição,

manutenção, alguns tipos de centrais de atendimento, serviços de retaguarda e

principalmente operações de tecnologia da informação.

A terceirização permite ordenar a rotina de distribuição, aperfeiçoamento

e qualidade dos serviços prestados à população, atenuando as possibilidades de

desabastecimento e consequentemente de descontentamento e insatisfação dos

usuários.

Ainda sobre o assunto, Ramos (2004) discorre tomando como exemplo as

operações de Tecnologia da Informação, que possuem inúmeros casos de sucessos

em terceirização por níveis de serviço no setor governamental no Brasil e ao redor

do mundo, observa diversas razões para a terceirização:

� Pela urgência: o ritmo ditado pela economia digital demanda respostas

muito mais rápidas do que outrora e os órgãos públicos não podem

manter níveis de sobre-capacidade (ineficiência) em suas estruturas

para atender a estas situações;

� Pela complexidade e diversidade tecnológica: embora seja mais

acessível, a tecnologia de informação atual demanda um conjunto

crescente de peças efêmeras e de complexo acoplamento exigindo um

9

contínuo e variado desenvolvimento de capacitações internas, sempre

lento e difícil;

� Pela escassez de recursos humanos qualificados: contamos com um

déficit estrutural de pessoal qualificado;

� Pela cobrança social: os cidadãos estão cada vez mais conscientes da

relação impostos versus ofertas de serviços públicos, tornando-se mais

exigentes pela qualidade dos serviços prestados pelo governo, não

importando se estes serviços são prestados diretamente pelo Estado ou

através de uma empresa legalmente contratada para tal, desde que

estas empresas produzam resultados concretos e facilitem suas vidas.

Dessa forma, para se ter a garantia daquilo a que se propõe, o Prestador

dos Serviços deverá, necessariamente, desenvolver as atividades de recebimento e

distribuição dos materiais e medicamentos, com os devidos controles e dentro das

especificações e quantidades licitadas e contratadas pelo Órgão Gestor Central da

Rede Pública de Saúde, com fornecimento da infra-estrutura de armazenagem e

distribuição, equipamentos de automação e manutenção, sistema operacional de

gerenciamento de estoques e mão-de-obra especializada, bem como o

desenvolvimento do projeto integral de implementação necessário, considerando

todos os layouts, fluxos, adaptações e instalações, visando à obtenção dos níveis de

serviço adequados, garantindo a integridade das informações e seu devido

armazenamento.

Nesse contexto, deverão ser adotados os seguintes procedimentos e

ações pelo Prestador dos Serviços:

1 Apoio ao Órgão Gestor Central no levantamento das necessidades de

compras de materiais e medicamentos dos hospitais da rede pública de saúde.

2 Recebimento

� Recebimento e controle dos materiais comprados e consignados,

conferindo com as Ordens de Compra e Nota de Empenho emitidas e

aprovadas, incluindo controle específico para cada modalidade de

compra;

� Conferência dos produtos recebidos a fim de garantir quantidades

corretas, integridade física e visual das embalagens, especificações

técnicas dos produtos e validade;

10

� Etiquetagem dos produtos para controle de movimentação, incluindo lote

e validade, via código de barras;

� Entrada, no sistema operacional de gerenciamento de estoques, dos

produtos recebidos via leitores de código de barras ou equipamentos

conectados on-line com o sistema, disponibilizando o material de forma

segura para uso imediato ou solicitação imediata das unidades

componentes da rede pública de saúde;

� Devolução ao fornecedor, registrada em sistema, de produtos em não-

conformidade;

� Controle de pendências e prazos de entrega, seguindo os critérios

definidos pelo Órgão Gestor Central no ato da compra;

� Subsidiar a gestão com a avaliação da capacidade dos fornecedores no

que diz respeito ao fornecimento de produtos, de acordo com os

requisitos de segurança, prazos de entrega, acuracidade e integridade

dos produtos, por meio de relatórios ou consultas via sistema;

� Oferecer relatórios de consumo e pesquisas com informações

necessárias aos setores responsáveis pelas aquisições e

abastecimentos das Unidades de Saúde;

� Disponibilizar ordem de transferência de produtos entre unidades on-line

(espelho), para que se possa realizar a perfeita conferência do trânsito

de produtos entre as unidades e apontamento da variação entre o

solicitado às unidades centrais de armazenagem e o envio;

� Outros relatórios requisitados.

3 Armazenagem

� Armazenagem e controle, com uso de tecnologia homologada, segura e

de ponta e em condições de conformidade com as exigências das

autoridades competentes, dos produtos adquiridos ou consignados,

gerando visibilidade de todos os estoques;

� Controle de estoque por lote e validade, com rastreabilidade para caixas,

unidades, doses (drágeas e líquidos), kits, produtos re-esterilizados e

outros;

� Administração e guarda dos estoques próprios ou consignados;

11

� Manutenção dos estoques nas áreas de armazenagem, dispensação e

consumo devidamente organizados e conservados;

� Alocação dinâmica de estoque, baseada nas características físico-

química dos produtos para otimização das áreas e atendimento das

exigências dos órgãos competentes;

� Controle de movimentação das posições de estoque através de código

de barras com ponto de controle duplo;

� Identificação total do volume de estoques distribuídos por toda a rede,

com rastreabilidade total dos mesmos;

� Ressarcimento das diferenças de estoque por inventário físico, seguindo

o seguinte critério: a partir de inventário físico total, executado com

acompanhamento e critérios aprovados pelo Órgão Gestor Central;

� A contagem de inventário poderá ser solicitada a qualquer momento ao

Prestador dos Serviços.

3.1 Separação

A separação dos materiais e medicamentos se dará através da transferência

automática entre as Unidades hospitalares e entre as áreas de armazenagem,

unitarização, produção de kits de procedimentos, cirúrgicos e de internação

baseados em pontos de re-suprimento de cada área;

� Apontamento no “sistema operacional de gerenciamento de estoques” e

etiquetagem com código de barras das unidades de produtos a serem

dispensados;

� Controle de produtos em unitarização com armazenagem parcial nas

unidades hospitalares;

� Padronização e criação de catálogos de produtos por área ou

programas;

� Manutenção constante dos catálogos de produto referentes a mudanças

e valores de produtos;

� Separação dos materiais pelos sistemas de dispensação coletiva, para

abastecimento da área de dispensação nas unidades hospitalares, com

controle de lote, validade e rastreabilidade.

12

4 Distribuição

� Cronograma de distribuição para área de dispensação nas unidades

hospitalares e outras unidades, com transferência de material dentro dos

dias e horários previamente acordados e definidos pelo Órgão Gestor

Central;

� Controle de atendimento de requisição de produtos para respectiva

dispensação e distribuição;

� Transferência de material em emergência para unidades hospitalares,

assim como internamente nos hospitais em prazo acordado;

� Recuperação do material não utilizado na Unidade, computando, através

de rotina do Sistema, materiais de devolução que deverão retornar para

o estoque;

� Processamento de logística reversa de materiais, disponibilizando

produtos para consumo imediato;

� Relatórios assinados de recebimento dos produtos, quando da entrega

nas Unidades.

5 Gerenciamento de Estoque

� Captura da demanda dos produtos na área de dispensação, gerando

requisições automáticas dos produtos que atingiram o estoque mínimo;

� Legenda na requisição de produtos que sinalizem, para o usuário que está

fazendo a requisição, se determinado produto existe no estoque ou não;

� Contagem física semanal dos itens rotativos indicados e randômicos;

� Requisição automática através de estoque máximo, mínimo e ponto de

pedido parametrizado para as áreas;

� Visualização de todo o material, com rastreabilidade de lote e validade,

do recebimento até a dispensação ou utilização do paciente;

� Manutenção dos níveis de serviço acordados e medidos nos indicadores

de performance;

� Geração de informação para o Órgão Gestor Central dos itens que se

encontrarem abaixo do estoque mínimo para compra;

� Controle do giro do estoque;

� Apontamentos de produtos parados no estoque durante um longo prazo;

� Otimização dos estoques máximos e ideais;

13

� Padronização dos materiais, para minimizar estoque e processos de

compra através do sistema operacional de gerenciamento de estoques;

� Desenvolvimento de “kits” para processos cirúrgicos, procedimentos de

emergência e dispensação ao paciente;

� Inventário mensal de todos os itens ou inventários cíclicos, por produto

ou por área, com registros no sistema de todos os controles e

divergências encontradas;

� Elaboração de relatórios gerenciais e de custos de consumo, por

unidade, por área, por tipo de programa, por paciente ou centro de

custos;

� Elaboração de relatórios de valorização de estoque em conjunto com o

setor responsável;

� Manutenção do histórico de informações;

� Auditoria dos processos de trabalho e rotinas;

� Controles de acesso no sistema no nível do usuário;

� Rastreabilidade no nível do usuário de qualquer inclusão, alteração ou

exclusão realizada no sistema;

� Fornecimento de relatório para o Órgão Gestor Central dos produtos a

vencer;

5.1 Pontos de Controle

� Manutenção de Pontos de Controle múltiplos com rastreabilidade em

cada uma das etapas do processo: entrada de nota fiscal, armazenagem

do produto, movimentação do produto na unidade, validação de saída

do produto, validação da entrega do produto e outros;

� Manutenção do registro de usuário para qualquer tipo de interação feita

no sistema, incluindo usuário, local, data e hora das alterações e/ou

inclusões;

� Vínculo de usuário por local;

� Rastreabilidade de logística reversa por paciente, por unidade, centro de

custo ou “Kit”.

14

6 A Prestação dos Serviços Especializados requer a utilização dos

seguintes recursos:

6.1 Operacionalização

� Tecnologia da Informação: Sistema Operacional de Gerenciamento de

Estoque necessário à execução do objeto de ponta a ponta (entrada de

produtos até a utilização pelo paciente) com estrutura centralizada;

� Ambiente de processamento de dados do sistema aplicativo com

seguintes características obrigatórias:

� Compatíveis com ambientes multi-usuários, cliente-servidor;

� Operacionalização na web e permitindo realização de tarefas

concorrentes;

� Equipamentos de automação de leitura de código de barras móveis,

conforme quantidade estabelecida na relação de equipamentos e

tecnologia de automação;

� Rotinas de trabalho on-line, com disponibilidade de 99,9% de

funcionalidade;

� Interfaces para os sistemas de gestão do sistema de saúde legado e

controles de programas federal e estadual;

� Plano de contingência para casos de falta de energia, problemas de

infra-estrutura de rede e suporte aos usuários e hardware.

6.2 Equipes Especializadas em Logística

� Auxiliares de Logística (Almoxarifado e Farmácia): Profissionais técnico-

operacionais para atuarem nas Unidades Hospitalares e Almoxarifados,

além de outras unidades, a fim de executar todos os processos

logísticos de recebimento, armazenagem, separação, movimentação,

expedição, distribuição, produção de kits, exceto dispensação de

produtos a pacientes;

� Instrutor de Treinamento e Implantação Logística: Profissional de

Logística com capacitação para o uso de equipamentos específicos

destinados à movimentação de material, controle de estoque e captura

de demanda das áreas, tecnologia e gestão de materiais, que

corresponderá diretamente pelo treinamento continuado de todas as

pessoas envolvidas nos processos do fluxo de materiais para manter a

qualidade do serviço, visando sempre o aumento da produtividade e

aprendizado constante, além de ser o coordenador técnico de todas as

atividades referentes ao período de implantação dos serviços;

15

� Supervisores / Operadores de Logística e Planejamento: Pessoal

especializado em processos logísticos e operações de planejamento de

sistemas de saúde que estará locado nas unidades centrais de

abastecimento e nas unidades de saúde. Esses profissionais terão a

responsabilidade de supervisionar a execução de todos os processos

logísticos de recebimento, armazenagem, separação, movimentação,

expedição, distribuição, produção de “kits”, incluindo o fornecimento de

informações necessárias à elaboração dos processos de compras,

programação de insumos e suprimentos de almoxarifado;

� Administrador de Rede: Terá a responsabilidade de coordenar as

atividades ligadas à manutenção de toda a rede lógica, do processo de

integração física entre o sistema operacional de gerenciamento de

estoques e os sistemas de gestão do Órgão Gestor Central, além de ser

o responsável por manter alto nível de acessibilidade e disponibilidade

de links e sistema aos usuários. Deverá manter todos os planos

necessários de contingenciamento das operações críticas de wardware

e software;

� Analista de Suporte: Será responsável pelo suporte aos usuários do

Sistema Operacional de Gerenciamento de Estoques, sendo desta

função a obrigação de criar as condições de acessibilidade e

manutenção da mesma, definição de hierarquia de acesso por função e

gerenciamento de chamadas da unidade onde estará locado;

� Gerente de Planejamento e Logística: Será responsável por planejar

toda a atividade necessária para manutenção dos serviços, desde o

recebimento dos produtos até a utilização pelos pacientes, incluindo as

operações de transporte, armazenagem, separação e expedição de

produtos.

7 A Prestação dos Serviços inclui os seguintes controles de

qualidade:

7.1 Manual do Usuário

� O manual deverá ser preparado durante a implementação dos serviços e

irá explicar aos usuários como tirar maior proveito de como a operação

funcionará, como será a implementação, o que deverá acontecer e

quando, como o serviço será medido e como será o processo de

atendimento ao usuário;

16

� Treinamento do usuário para a utilização do sistema operacional de

gerenciamento de estoques para que este não seja um obstáculo no

desenvolvimento de suas tarefas;

� Os principais pontos do manual são:

� Sumário de serviços;

� Freqüência e tempos de serviço;

� Mapa de recursos das áreas de estoque;

� Procedimentos de requisição de mudanças processuais;

� Procedimento de requisições atípicas;

� Utilização do sistema operacional de gerenciamento de estoques e

Plano de Contingência;

� Como executar o planejamento de compras.

� A capacitação deverá ser ministrada pela equipe de treinamento

permanente do Prestador dos Serviços;

� Os usuários responsáveis deverão ser indicados formalmente pelo

Órgão Gestor Central ao Prestador dos Serviços.

7.2 Indicadores de Performance – KPI’s

� Encaminhamento mensal da mensuração dos KPI’s acordados ao órgão

Gestor Central;

� Percentual de materiais recebidos e disponibilizados para uso no

mesmo dia;

� Percentual de acuracidade de estoque;

� Percentual de perdas de material (avarias, erros, extravio e outros);

� Percentual de requisições entregues no prazo acordado nas áreas de

dispensação;

� Percentual de requisições entregues completas e corretas;

� Percentual de erros em logística reversa.

7.3 Pesquisas de Satisfação

� Realização de pesquisas de satisfação trimestrais nas áreas, iniciando-

se após a implementação completa dos serviços;

� Pesquisas adicionais serão realizadas mediante solicitação ao Órgão

Gestor Central.

17

8 Descrição dos Serviços

8.1 Recebimento e Distribuição

� O Prestador dos Serviços, para a consecução do objeto, proverá a

catalogação completa e integrada dos materiais, a captura de demanda

nas áreas de atendimento, as requisições de reposição eletrônica e o

serviço de abastecimento para todos os materiais adquiridos

pertencentes às unidades do Órgão Gestor Central, abrangendo todas

as áreas de dispensação e distribuição das unidades de assistência ao

paciente hospitalar;

� Os materiais serão comprados pelo Órgão Gestor Central de acordo

com relatórios de demanda ou requisição de compras de novos

materiais;

� O recebimento dos insumos adquiridos pelo Órgão Gestor Central será

nas unidades centrais de armazenamento, em caixas de embarque,

segundo procedimentos contratados e o Prestador dos Serviços deverá

emitir relatórios de aviso de recebimento para os departamentos

determinados pelo Órgão Gestor Central;

� Os materiais serão unitarizados e etiquetados para distribuição com

código de barras;

� Utilizando um sistema de gerenciamento, o Prestador dos Serviços

atenderá às requisições de reposição eletrônicas que serão

consolidadas, processadas em quantidades totais e depois divididas por

área de dispensação, distribuição e programas como determinado pelos

relatórios de reposição eletrônica;

� As requisições serão consolidadas por fluxo de distribuição e enviadas

para as unidades, de acordo com os padrões acordados;

� As requisições de reposição podem ser:

� De reposição de cotas;

� De produto a paciente;

� De dose individualizada e unitária através de prescrição médica;

� De atendimento aos programas de distribuição de produtos

estabelecidos pelos governos estadual e federal.

18

8.2 Gerenciamento de Material

� Prover serviço de gerenciamento que otimize a compra de materiais,

reduzindo níveis de estoque e evitando perdas por vencimento do

produto;

� Catálogos de materiais deverão ser criados para cada área de consumo,

o que irá resultar no catálogo de materiais da unidade, assim formatado:

� Consulta ao banco de dados para estabelecer histórico de compras

dos últimos 2 anos;

� Checagem completa dos itens em estoque versus informação

histórica de compra;

� Adição de detalhes como preço, fabricante e códigos do Órgão

Gestor Central;

� Informação de uso dos últimos 6 meses;

� Determinação dos níveis de estoque mínimo de cada item pela

equipe gestora do Órgão Gestor Central e unidades hospitalares;

� Criação de diretrizes rígidas para a entrada de materiais e a

manutenção dos catálogos;

� Alterações no catálogo somente serão possíveis através do

preenchimento de formulários específicos ou através de completa

revisão dos níveis de estoque, assegurando consistência à ferramenta;

� A edição, confecção e publicação dos catálogos serão feitas pelo

Prestador dos Serviços. O Órgão Gestor Central poderá, quando

necessário, solicitar a atualização dos catálogos tais como inclusão

de novos produtos, produtos descontinuados e mudanças de preço.

� O material deverá ser controlado por lote e validade do recebimento até

a administração ao paciente, possibilitando a rastreabilidade e a

recuperação do material em caso de qualquer ocorrência, como reação

adversa ou problemas de qualidade técnica.

8.3 Sistema de Informação e Gerenciamento de Informações

� A metodologia de implementação deve assumir a gestão do fluxo de

materiais e iniciar a operação na situação atual, a fim de assegurar que

as atividades e processos foram completamente compreendidos antes

de migrar para novos sistemas e processos;

19

� Essa metodologia é apropriada para que questões importantes, como

visibilidade de estoques, estratégia de compras e redução de

desperdício, entre outros, sejam levadas em consideração nos novos

processos e sistemas;

� Um estudo do banco de dados e dos processos de informação será

realizado no primeiro mês de operação e as interfaces irão assegurar o

fluxo de informações entre o Órgão Gestor Central e o sistema de

gerenciamento do centro de distribuição, assim como das unidades de

serviço;

� Os requisitos do sistema são:

� Realizar correta captura da demanda de materiais nas áreas ou

unidades, utilizando equipamentos apropriados para não retardar o

processo;

� Receber materiais de fornecedores e permitir disponibilização

imediata para visualização e utilização, através de controle de lote,

validade e rastreabilidade dos produtos, com indicações do endereço

em que o mesmo está locado e indicações de qual lote deverá ser

consumido primeiro;

� Disponibilizar auditoria total dos fluxos de material, do recebimento à

administração ao paciente;

� Possibilitar a rastreabilidade e visibilidade dos produtos por lote e

validade em cada estágio dos processos de logística;

� Validar as etapas do processo de movimentação dos produtos via

leitores de código de barras;

� Viabilizar informações via web imediatamente após a entrega;

� Assistir na criação e manutenção dos catálogos nas áreas;

� Permitir a interface com o sistema de gerenciamento utilizado pelo

Órgão Gestor Central legado;

� Emitir informações gerenciais em relatórios;

� Controle de estoque;

� Gerenciamento dos catálogos;

� Consumo;

� Custos por área, unidade e programa;

20

� Custos totais;

� Sazonalidade de consumo;

� Quaisquer outros requisitados pelo Órgão Gestor Central.

9 Obrigações e Responsabilidades do Prestador dos Serviços

9.1 Capacitação da Equipe

� O Prestador dos Serviços deverá assegurar, através de treinamento de

pessoal interno e externo, que os objetivos do serviço sejam alcançados;

� O treinamento deverá habilitar os profissionais do Órgão Gestor Central

e terceirizados a realizarem seu trabalho de maneira efetiva,

assegurando a integração dos objetivos do serviço. Métodos de

treinamento customizados, como técnica de melhoria contínua,

desenvolvimento gerencial, desenvolvimento pessoal, qualidade e

outros devem ser utilizados para garantir o desenvolvimento contínuo da

prestação de serviço;

� O treinamento deverá ser ministrado por técnicos competentes das

áreas de tecnologia, logística e serviços de saúde.

9.2 Da Execução dos Serviços

� Prestar os serviços dentro dos parâmetros e rotinas estabelecidos,

fornecendo todos os recursos e em quantidades necessárias à boa

execução dos serviços;

� Dar ciência imediata e por escrito ao Órgão Gestor Central, referente a

qualquer anormalidade que verificar na execução dos serviços;

� Prestar esclarecimentos que lhe forem solicitados e atender

prontamente às reclamações de seus serviços, sanando-as no menor

tempo possível;

� Executar os serviços em horários que não interfiram no bom andamento

da rotina de funcionamento da unidade;

� Responsabilizar-se por eventuais paralisações dos serviços, por parte

dos seus profissionais, sem repasse de qualquer ônus ao Órgão Gestor

Central, para que não haja interrupção dos serviços prestados;

� Distribuir para todas as áreas de dispensação e consumo o material

necessário, de forma a garantir a manutenção de seu abastecimento.

21

9.3 Dos Equipamentos e Recursos Utilizados

� Identificar com etiquetas de patrimônio todos os equipamentos,

ferramentas e utensílios de sua propriedade, tais como prateleiras, bins,

carros de movimentação, servidores, leitores de código de barras,

computadores, impressões e outros, de forma a não serem confundidos

com similares de propriedade do Órgão Gestor Central;

� Manter todos os equipamentos e recursos necessários à execução dos

serviços em perfeitas condições de uso, devendo os danificados ser

substituídos no menor tempo possível. Os equipamentos elétricos

devem ser dotados de sistema de proteção, de modo a evitar danos na

rede elétrica.

9.4 Do Sistema de Gestão de Materiais

� Fornecer o sistema operacional de gerenciamento de estoques,

preferencialmente software de sua propriedade, incluindo gestão de sub-

estoques nas áreas de consumo e estoque total nas áreas de

armazenagem, que possibilite o atendimento de todos os requisitos

operacionais descritos no projeto básico;

� Integrar, no período de implementação do serviço, o sistema operacional

de gerenciamento de estoques com o aplicativo utilizado na atualidade

pelo Órgão Gestor Central, desenvolvendo interfaces apropriadas para a

transmissão dos dados entre os sistemas, a fim de possibilitar o uso de

informações para a gestão de materiais;

� Disponibilizar imediatamente ao encerramento do contrato a base de

dados em arquivo TXT, com todas as informações geradas durante a

execução do contrato.

9.5 Da Infra-Estrutura

� Fornecer toda a estrutura de hardware, como servidor, computadores,

impressoras, leitores de código de barras, pockets e outros que forem

relevantes à prestação dos serviços;

� Fornecer infra-estrutura de armazenagem e movimentação de material

como porta-paletes, bins, caixas de movimentação, prateleiras,

equipamentos de movimentação de material como paleteira, além de

projeto técnico de atendimento e fluxo operacional da unidade.

22

10 Fiscalização e Controle da Execução dos Serviços

� Não obstante o Prestador dos Serviços seja o único e exclusivo

responsável pela execução de todos os serviços, ao Órgão Gestor

Central é reservado o direito de, sem que, de qualquer forma, restrinja a

plenitude dessa responsabilidade, exercer a mais ampla e completa

fiscalização dos serviços, diretamente ou por prepostos designados.

10.1 Horários e Execução dos Serviços

� Para a execução dos serviços do sistema operacional de gerenciamento

de estoques das unidades, deverão ser observadas a localização,

classificação, freqüência e horários de movimentação de material;

� Os horários de execução dos serviços na unidade devem ser definidos

de forma a atender às necessidades em função das especificidades

requeridas por cada área ou unidade, lembrando sempre que o horário

de funcionamento do setor é determinante para a fixação do horário de

execução dos serviços de gestão de fluxo de materiais;

� O Prestador dos Serviços deverá manter equipe para a realização dos

serviços durante todo o horário de funcionamento.

23

CONCLUSÃO

Considerando que a boa gestão dos recursos públicos é fator

determinante para a consecução dos objetivos sociais pretendidos, a essência deste

projeto trata do problema referente ao desperdício de materiais e recursos

provocado pelos métodos tradicionais de gestão do fluxo de medicamentos e

materiais hospitalares, propondo como alternativa de solução a sua terceirização,

através da contratação de serviços especializados no assunto, tendo em vista suas

características naturais de celeridade, eficácia e resultados consistentes,

proporcionando assim um saldo altamente positivo na relação custo-benefício desse

processo, principalmente por ocorrer numa área tão sensível, como é o caso da

saúde pública, onde procedimentos arcaicos e inócuos podem, inclusive, ter

conseqüências desastrosas em relação à própria vida dos pacientes.

Com essa ação transformadora no âmbito dos serviços públicos de

saúde, pretende-se uma gestão que tenha como objetivo fim o cidadão, razão de

ser e de existir da administração pública. Uma gestão com seu foco voltado para

resultados, primando sempre pela excelência e qualidade dos serviços prestados,

pautada no equilíbrio orçamentário-financeiro e, acima de tudo, regida pelos

princípios da eficiência, da transparência e da economicidade da ação da

máquina pública.

24

REFERÊNCIAS

BITTAR, O. J. N. V. Gestão de processos e certificação para a qualidade em saúde. Revista da Associação Médica Brasileira, São Paulo, v.46, p. 70-76, jan./mar.2000. ______. Indicadores de qualidade e quantidade em saúde. RAS, v. 3, n.12, p. 21-28, jul./set. 2001. Disponível em: <http://www.ellusaude.com.br/adm_hosp/artigos/05.pdf>. Acesso em: jan. 2010. FALK, J. A. Gestão de custos para hospitais: conceitos, metodologias e aplicações. São Paulo: Atlas 2001. MARIN, N. (org.) et. al – Assistência farmacêutica para gerentes municipais. Rio de Janeiro: OPAS/OMS 2003. PEREIRA, J. M. A Importância da Logística no Âmbito Hospitalar. Notícias Hospitalares Gestão de Saúde em Debate, São Paulo, n 37, jun./jul. 2002. Disponível em: <http://www.prosaude.org.br/noticias/jun2002/pgs/gestao.htm>. Acesso em: jan. 2010. RAMOS, A. C. Terceirização no governo: a hora da mudança. Revista Tema. n. 173 p. 61-63, mai./jun. 2004. Disponível em: <http://www1.serpro.gov.br/publicacoes/ tema/173/tema173.pdf>. Acesso em: jan. 2010. ROCCHI, R. A integração sanitária: doutrina e prática. Tese para Livre Docência. Faculdade de Saúde pública/USP. P. 19-20, São Paulo, 1982.

25

___________________________________________________________________

AUTORIA

Eugênio Pacceli de Freitas Coêlho – Graduado em Administração de Empresas e Administração Pública pela Universidade Católica de Goiás, com Especialização em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas, Especialização em Marketing pela FAAP de São Paulo e Especialização em Docência do Ensino Superior, pela Universidade Federal de Goiás e, ainda, com formação na área de Análise de Sistemas. É Conselheiro do Conselho Regional de Administração – TO e Secretário de Estado da Secretaria da Administração do Tocantins.

Endereço eletrônico: pacceli@secad.to.gov.br