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USJ – CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ
JULIANO CARDOSO DE LIMA
LOGÍSTICA NO SETOR PÚBLICO: ÁNALISE DA ESTRUTURA LOGÍSTICADE MANUSEIO NA DIVISÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
DA SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE DE FLORIANÓPOLIS.
SÃO JOSÉ
2010
JULIANO CARDOSO DE LIMA
LOGÍSTICA NO SETOR PÚBLICO: ÁNALISE DA ESTRUTURA LOGÍSTICADE MANUSEIO NA DIVISÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
DA SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE DE FLORIANÓPOLIS.
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado aoCurso de Administração do Centro UniversitárioMunicipal de São José - USJ, como requisito paraobtenção do Título de Bacharel em Administração.
Professor (a) Orientador (a): Lissandro Wilhelm
SÃO JOSÉ
2010
LOGÍSTICA NO SETOR PÚBLICO: ÁNALISE DA ESTRUTURA LOGÍSTICADE MANUSEIO NA DIVISÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
DA SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE DE FLORIANÓPOLIS.
Por
JULIANO CARDOSO DE LIMA
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado aoCurso de Administração do Centro UniversitárioMunicipal de São José - USJ, como requisito paraobtenção do Título de Bacharel em Administração,aprovado pela banca examinadora formada por:
___________________________________________________Presidente: Prof. , MS: Lissandro Wilhelm - Orientador, USJ
___________________________________________________Membro: Prof., MS: Luciana Costa, USJ
___________________________________________________Membro: Prof. , MS: Fabiana Witt, USJ
São José, 17 de junho de 2010.
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Dedico este trabalho a minha esposa Andreza,
minha amada filha Rafaela, meus pais, professores e amigos.
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AGRADECIMENTOS
A Deus porque sem ele nada nem ninguém somos;
Aos meus familiares pelo amor e apoio incondicional de sempre;
Aos colegas pelo companheirismo a mim dispensado;
Aos professores e mestres pela excelência no ensino.
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RESUMO
Este trabalho teve como principal objetivo analisar a adequação da estocagem emovimentação de materiais na Secretaria Municipal de Saúde de Florianópolis, identificarpossíveis falhas no processo de movimentação e armazenagem dos materiais, descrever osistema de estocagem e movimentação, e propor possíveis melhorias nos processos. Os dadosforam coletados na própria organização, por meio de entrevista realizada com o chefe dosetor. O delineamento deste trabalho foi feito por meio de pesquisa bibliográfica e estudo decaso. Foram identificados problemas e algumas divergências em comparação com a literaturado assunto em relação ao layout de armazenagem, espaço físico, e movimentação demateriais. Foram feitas propostas de melhoria para os itens que apresentaram maioresproblemas.
Palavras-Chave: Adequação de armazenagem de materiais; movimentação de materiais,logística no setor público;
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ABSTRACT
This study aimed to examine the adequacy of storage and materials handling within theMunicipal Health Florianópolis, identify potential gaps in the process of moving and storingmaterials, describe the system of storage and handling, and propose possible improvements inprocesses. Data were collected on the organization itself, through an interview with the head ofthe sector. The outline of this work was done by means of literature and case study. Problemswere identified and some differences in comparison with the literature of the subject in relationto the layout of the storage space, and material handling. Proposals were made for improvementfor the items that had greater problems.
Keywords: Adequacy of storage materials, materials handling, logistics public sector;
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO........................................................................................................................9
1.1 TEMA E PROBLEMA................................................................................................9
1.1 OBJETIVO GERAL E ESPECÍFICO.......................................................................10
1.1.1 Objetivo Geral....................................................................................................................10
1.1.2 Objetivos específicos.........................................................................................................10
1.2 JUSTIFICATIVA......................................................................................................10
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA.......................................................................................11
2.1 LOGÍSTICA.............................................................................................................11
2.2 A LOGÍSTICA NO SETOR PÚBLICO.....................................................................15
2.3 O ALMOXARIFADO E SUA IMPORTÂNCIA NA LOGÍSTICA...............................16
2.4 ARMAZENAGEM DE MATERIAIS.........................................................................17
2.5 PRINCÍPIOS DE ESTOCAGEM DE MATERIAIS...................................................18
2.6 NORMAS DE ESTOCAGEM..................................................................................20
2.7 TÉCNICAS DE ESTOCAGEM (ARMAZENAGEM)................................................20
2.8 ANÁLISE DE ALMOXARIFADO.............................................................................22
2.9 LOCALIZAÇÃO DE MATERIAIS............................................................................23
2.10 O LAYOUT DE ARMAZENAGEM.........................................................................25
2.11 CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS.........................................26
2.12 INVENTÁRIO FÍSICO...........................................................................................27
2.13 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS......................................................................29
2.14 RECEBIMENTO DE MERCADORIAS..................................................................30
2.15 SAÍDA DE MERCADORIAS.................................................................................31
3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS.......................................................................32
4. CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO...................................................................34
4.1 HISTÓRICO DA ORGANIZAÇÃO........................................................................34
5. DESCRIÇÃO DO FUNCIONAMENTO DO DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIAIS DA SMS.............................................................................................................38
6. DESCRIÇÃO DO RECEBIMENTO DE MATERIAIS...................................................39
7. DESCRIÇÃO DA SAÍDA DE MATERIAIS......................................................................40
7.1 DESCRIÇÃO DO SISTEMA DE ARMAZENAGEM ATUAL DA SMS....................40
7.2 DESCRIÇÃO DO ATUAL SISTEMA DE MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS.......41
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8. COMPARAÇÃO ENTRE A ATUAL FORMA DE TRABALHO NO
ALMOXARIFADO DA SMS COM O PROPOSTO PELA LITERATURA E
IDENTIFICAÇÃO DE POSSÍVEIS FALHAS NO PROCESSO........................................42
8.1 ANÁLISE DA COMPARAÇÃO ENTRE O FUNCIONAMENTO DO
ALMOXARIFADO DA SMS COM O QUE ORIENTA A LITERATURA........................46
9. PROPOSTAS PARA POSSÍVEIS MELHORIAS.............................................................48
10. CONSIDERAÇÕES FINAIS.............................................................................................51
REFERÊNCIAS..........................................................................................................................52
APÊNDICE................................................................................................................................53
ANEXOS....................................................................................................................................57
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1. INTRODUÇÃO
Atualmente, a administração de materiais é uma das atividades de gestão mais importante
para as empresas. A manutenção da competitividade depende diretamente da forma que os
materiais são geridos, os quais devem possuir níveis compatíveis com suas demandas como
também as compras necessitam ser cada vez mais ágeis, para que possam atender as
necessidades de renovação dos estoques (COSTA, 2002).
No setor público, assim como na iniciativa privada, trabalha-se com o objetivo de
maximizar a agilidade dos processos com o menor custo possível, afim de que, não extrapole o
orçamento do atual exercício, não admitindo assim perdas ou desperdícios. Podemos comparar a
atividade logística a um grande quebra cabeça, onde todas as peças se encaixam conforme
forem colocadas, porém o resultado obtido dependerá da forma que as mesmas estejam
dispostas, pois se algumas poucas peças forem colocadas em local indevido, todo o resultado
ficará comprometido, por outro lado, se forem colocadas corretamente, os benefícios serão
excelentes.
O fluxo de movimentação de materiais dentro das empresas é uma questão que pode ser
considerada como um fator de diferencial competitivo, quando bem administrado, podendo
reduzir custos de processo e gerar ganhos de produtividade dentro de um processo de
manufatura enxuta, os manuseios desnecessários de produtos geram perda de tempo, qualidade e
produtividade (MENDONÇA, 2002).
1.1 TEMA E PROBLEMA
Como tema deste trabalho será realizado um estudo sobre as operações logísticas com
ênfase na análise da sistemática de estocagem e movimentação de produtos acabados do
departamento de recursos materiais e patrimoniais da Secretaria Municipal de Saúde de
Florianópolis, considerando as inovações tecnológicas disponíveis, de forma a obtermos
redução de custos, aumento na agilidade e qualidade dos serviços realizados pelo departamento.
A presente pesquisa busca responder ao seguinte problema:
A atual forma de armazenagem e movimentação de materiais implantada pela divisão de
recursos materiais está sendo o modo mais eficaz e menos oneroso para os cofres públicos?
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1.1 OBJETIVO GERAL E ESPECÍFICO
1.1.1 Objetivo Geral
O objetivo deste trabalho é analisar a adequação da estocagem e movimentação de
materiais na Secretaria Municipal de Saúde de Florianópolis.
1.1.2 Objetivos específicos
Descrever o sistema de estocagem e movimentação de materiais do Departamento
de Recursos Materiais e patrimoniais da Secretaria Municipal de Saúde de Florianópolis.
Identificar possíveis falhas no processo de movimentação e armazenagem dos
materiais.
Verificar a existência de atrasos ao atendimento de requisições de materiais, e
localizar o agente gerador deste atraso.
Propor possíveis melhorias nos processos de estocagem e movimentação de
materiais.
1.2 JUSTIFICATIVA
Uma das mais importantes funções da administração de materiais é o controle dos níveis
de estoque, portanto, uma gestão adequada é de suma importância, visto que afeta de maneira
bem definida o resultado financeiro da empresa.
Os materiais que compõem o estoque da divisão de recursos materiais e patrimoniais da
secretaria de saúde são: materiais de enfermagem, odontológicos, farmacêuticos, informática,
impressos, de expediente, instrumentais-odontológicos, rouparia e higiene e coparia.
A agilidade nos processos de movimentação de materiais é fator decisivo para um bom
funcionamento de todo sistema de atendimento nas unidades de saúde de Florianópolis, uma vez
que, sem uma estrutura logística bem implantada, possivelmente acarretaria a falta de alguns
materiais de extrema importância para o atendimento a pacientes de toda a rede de saúde e
conseqüentemente, prejuízos a toda população.
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2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Com o objetivo de tornar disponíveis produtos e serviços certos no local onde são
necessários, no momento em que são desejados e na quantidade desejada, é difícil imaginar
qualquer atividade de produção ou de marketing sem o apoio logístico.
A implementação das melhores práticas logísticas tornou-se uma das áreas operacionais
mais desafiadoras e interessantes da administração nos setores privado e público (BOWERSOX
e CLOSS, 2001) A Administração de Materiais tecnicamente bem aparelhada é, sem dúvida,
uma das condições fundamentais para o equilíbrio econômico e financeiro de uma empresa.
(FRANCISSH & GURGEL, 2002).
Pode-se conceituar a Administração de Materiais como a atividade que planeja, executa
e controla, nas condições mais eficientes e econômicas, o fluxo de material, partindo das
especificações dos artigos e compras até a entrega do produto terminado para o cliente
(FRANCISCHINI & GURGEL, 2002).
E ainda, de acordo com Gonçalves (2004, p.2) a administração de materiais tomou
grande impulso a partir do momento em que a logística se estendeu muito além das fronteiras
das empresas, tendo como principal objetivo atender às necessidades e expectativas dos clientes,
No formato tradicional, a administração de materiais tem o objetivo de conciliar os interesses
entre as necessidades de suprimentos e a otimização dos recursos financeiros e operacionais das
empresas.
Essa evolução da Administração de Materiais ao longo dessas fases produtivas baseou-se
principalmente, pela necessidade de produzir mais, com custos mais baixos. Atualmente a
Administração de Materiais tem como função principal o controle de produtos e estoque, como
também a distribuição dos mesmos.
2.1 LOGÍSTICA
A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem
que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria prima até o ponto de
consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento,
com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável
(POZO, 2008).
“Para implantar melhoramentos na estrutura industrial é necessário dinamizar o sistema
logístico, que engloba o suprimento de materiais e componentes, a movimentação e o controle
de produtos finais, até a colocação do produto acabado no consumidor” (DIAS 1990 p.15).
Os administradores estão reconhecendo, a necessidade de se estabelecer um conceito
bem definido de logística, pois começam a entender melhor o fluxo contínuo de materiais, as
relações tempo-estoque na produção e distribuição e os aspectos relativos ao fluxo de caixa no
controle de materiais.
Além disso, os administradores também estão reconhecendo que devem coordenar
suprimentos, produção, embalagem, armazenar, transporte, comercialização e finanças em uma
atividade de controle global, capaz de apoiar firmemente cada fase do sistema com um máximo
de eficiência e um mínimo de capital empatado (DIAS, 1990).
Ainda de acordo com o mesmo autor, a logística compõe-se de dois subsistemas de
atividades: administração de materiais e a distribuição física, cada qual envolvendo o controle
da movimentação e a coordenação demanda-suprimento.
De forma resumida, segundo Dias (1990) podem ser incluídas entre atividades logísticas
as seguintes:
Compras
Programação de entregas
Transportes
Controle de estoque de matérias-primas
Controle de estoque de componentes
Armazenagem de matérias primas
Armazenagem de componentes
Planejamento, programação e controle da produção
Previsão da necessidade de materiais
Controle de estoque nos centros de distribuição
Planejamento dos centros de distribuição
Planejamento de atendimento aos clientes
Existe um crescente interesse pela administração logística no Brasil, e como afirma Dias,
(1996, pag. 17), esse interesse pode ser explicado por seis razões principais:
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1 Rápido crescimento dos custos, particularmente dos relativos aos serviços detransporte e armazenagem;
2 Desenvolvimento de técnicas matemáticas e de equipamento de computação capazesde tratar eficientemente a massa de dados normalmente necessária para a analise deum problema logístico;
3 Complexidade crescente da administração de materiais e da distribuição física,tornando necessários sistemas mais complexos;
4 Disponibilidade de maior gama de serviços logísticos;5 Mudanças de mercado e de canais de distribuição, especialmente para bens de
consumo;6 Tendência de os varejistas e atacadistas transferirem as responsabilidades de
administração dos estoques para os fabricantes.
De acordo com o mesmo autor os custos representam parte importante no processo de
decisão na administração logística. A importância relativa desses custos dependerá das
características físicas do produto e de como as políticas administrativas da empresa consideram
a logística com relação a outras categorias de custo e objetivos, dependerá da localização, dos
recursos da empresa em relação a fontes de suprimento e mercados e do papel que a empresa
pode desempenhar em um sistema logístico.
O aspecto que constitui a base para qualquer sistema de gerenciamento de materiais é a
precisão dos dados ou qualidade das informações processadas (DIAS 1990).
Há uma série de técnicas disponíveis para gerenciar os estoques, cada uma delas
aplicável ao estágio em que a empresa se encontre; mas uma preocupação que deve estar sempre
presente em qualquer situação é, sem duvida, precisão das informações, as quais podem afetar a
operação da companhia em níveis de eficiência adequados. Dias, (1990, pag.26) enumera os
maiores problemas relativos à impressão que podem ser:
1. Má localização dos estoques2. Armazenamento inadequado3. Erros de calculo nos relatórios de entrada e saída de materiais4. Erros gerados no recebimento5. Esquecimento e atraso na emissão de documentos de documentos relativos à entrada
e saída de material.6. Procedimentos de contagem física inadequados.
Para cada um desses fatores e outros, para cada empresa em particular, os critérios para
o gerenciamento e controle que serão desenvolvidos, devem ser levados na devida conta.
As empresas dentro de um moderno enfoque logístico de gerenciamento de materiais
podem estar estruturadas conforme Dias (1990) de acordo com a figura abaixo.
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Figura 1 – sistema logístico de gerenciamento de materiais.
Fonte: Dias (1990, p.25).
Poderíamos considerar que a estrutura do organograma acima é um gerenciamento
integrado. Existem também organizações em que encontraremos uma gerência de materiais
orientada para o suprimento, para distribuição ou para a produção. É bem comum encontrarmos
no setor de controle de estoques, como responsabilidade e atuação, dentro do P.C.P.
(Planejamento e Controle da Produção).
De acordo com Dias (1990) o manuseio ou a movimentação interna de produtos e
materiais significa transportar pequenas quantidades de bens por distâncias relativamente
pequenas, quando comparadas com as distâncias na movimentação de longo curso executadas
pelas companhias transportadoras.
É atividade executada em depósitos, fábricas, e lojas, assim como no transbordo entre
tipos de transporte. Seu interesse concentra-se na movimentação rápida e de baixo custo das
mercadorias (o transporte não agrega valor e é um item importante na redução de custos).
Métodos e equipamentos de movimentação interna ineficientes podem acarretar altos custos
para a empresa, devido ao fato de que a atividade de manuseio deve ser repetida muitas vezes e
envolve a segurança e integridade dos produtos.
Conforme menciona Ballou (2001) a administração de materiais tem uma preocupação
constante em procurar medidas para minimizar os custos da empresa. Sua importância para a
sobrevivência no mercado é notória. Com a crescente globalização, é preciso que as empresas se
preocupem em se modernizar, diminuir custo, e produzir com o máximo de eficiência e eficácia.
A movimentação de materiais adiciona valor de local e tempo aos produtos, por torná-
los disponíveis quando e onde se fizerem necessários e estão associadas as seguintes atividades
Gerentegeral
Materiais Financeiro Produção
Compras
Distribuição
P.C.P.
Controle de estoques
Comercial
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(BALLOU, 2001): recebimento (descarga), identificação e classificação, conferência
(qualitativa e quantitativa), endereçamento para o estoque, estocagem, remoção do estoque
(separação de pedidos), acumulação de itens, embalagem, expedição e registro das operações.
Conseqüentemente, torna-se necessário buscar sempre sistemas de armazenagem que produzam
eficiência no abastecimento da produção ao menor custo.
A função logística compreende um conjunto grande de atividades que são executadas por
diversos agentes ao longo da cadeia completa de conversão da matéria-prima em produtos finais
para os clientes. Essas atividades são executadas em locais diferentes, em tempos diversos, o
que aumenta muito a complexidade de sua gestão.
No tópico seguinte faremos uma abordagem da logística no setor público, seu
funcionamento, os problemas enfrentados pela administração pública do setor e o que está sendo
feito para a melhoria dos processos logísticos.
2.2 A LOGÍSTICA NO SETOR PÚBLICO
A administração pública vivencia momentos de profundas transformações através das
políticas estaduais e federais de modernização da Gestão Pública. Contudo, os problemas
decorrentes do longo período de “atraso” não são tão simples de serem sanados. Para Bresser
(1998) essa evolução ainda é instável e ineficaz, devido à falta de cultura gerencial dentro dos
órgãos públicos.
A Logística, portanto, está inserida nessa realidade. Segundo Ortolani (2003), os
problemas mais tradicionais encontrados na Logística do Setor Público são: falta de nível de
serviço (não conseguem enxergar o funcionário como um cliente), falta de agilidade de picking
(separação e preparação de pedidos), visão segregada entre etapas de compra estocagem,
problemas operacionais de armazenagem, ausência de cultura gerencial para resultados, dentre
outros.
Para os órgãos públicos é comum verificar que muitas operações logísticas possuem
natureza predominantemente empírica, cujas ações rotineiras e estratégicas são realizadas sem
um estudo prévio de trade-off (se refere, geralmente, a perder uma qualidade ou aspecto de algo,
mas ganhando em troca outra qualidade ou aspecto). Isso implica que uma decisão seja feita
com completa compreensão tanto do lado bom, quanto do lado ruim de uma escolha em
particular e conhecimento técnico.
Daí o motivo da existência de inúmeros gargalos na Logística dessas instituições. (World
Bank: 1994), pode-se entender a logística pública, Segundo o Banco Mundial, de forma geral,
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como a composição de setores com características de economias de escala e externalidades
positivas.
O mesmo autor afirma ainda que, na tentativa desta caracterização mais clara, divide-se a
infra-estrutura em três partes: a) energia elétrica, telecomunicações, serviços de água e esgoto e
coleta de lixo; b) rodovias e sistemas de irrigação e drenagem; e c) sistemas de transporte:
portos, serviços de transporte ferroviário urbano e interurbano, transporte rodoviário urbano,
hidrovias e aeroportos.
Pego Filho et al. (1999) destacam que a logística púbica enquadra-se bem nas situações
que justificam a intervenção do Estado. Os setores econômicos que a compõem podem ser mais
racionais em situações de alta escala de produção, às vezes monopólios, como energia, ou com
dificuldade de não-exclusão do consumo, como no caso dos sistemas de transporte.
As atividades econômicas são impactadas pela logística pública aos níveis dos custos e
da qualidade dos serviços. Para Sousa (2002), os gastos públicos em infra-estrutura são um dos
principais fatores explicativos da localização da indústria brasileira nos anos 1970 e 1980, à
frente de outros indicadores convencionais, tais como potencial de mercado, subsídios e níveis
educacionais.
Este poder de atração gera, em nível das regiões, desequilíbrios que podem ser
interpretados também numa perspectiva histórica a partir de uma relação complexa entre as
primeiras atividades econômicas e as interações com as demanda de logística pública nacional.
No próximo tópico, falaremos sobre o almoxarifado e sua importância na logística, e
explicaremos como se procede este processo.
2.3 O ALMOXARIFADO E SUA IMPORTÂNCIA NA LOGÍSTICA
O almoxarifado é, sem dúvida, um “motor” para qualquer organização, pois é nele que
estão armazenados os materiais que sustentam o funcionamento destas.
Segundo Viana (2002), depositar materiais no almoxarifado é o mesmo que depositar
dinheiro em banco. Sendo assim, o almoxarifado deve possuir condições para assegurar que o
material adequado, na quantidade devida, estará no local certo, quando necessário, por meio de
armazenagem de materiais, de acordo com as normas adequadas, objetivando resguardar, além
de preservar a qualidade e as exatas quantidades. Mas, para que o almoxarifado seja eficaz
dentro do Canal de Distribuição, ele necessita primeiro atingir sua eficiência interna.
De acordo com Viana (2002, p.135), isso depende fundamentalmente de:
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− Realização de cargas e descargas de veículos mais rápidas; − Agilidade dos fluxos internos, tanto de materiais quanto de informação; − Melhor utilização de sua capacidade volumétrica; − Acesso fácil a todos os itens (grau de seletividade); − Máxima proteção aos itens estocados; − Maior otimização do layout para reduzir distâncias e perdas de espaço;
O mesmo autor afirma ainda que na busca dessa eficiência interna, é importante que se
analise se o atual arranjo físico do armazém não está operando como um gargalo, bem como
verificar se os recursos disponíveis (mão-de-obra e equipamentos de movimentação) são
suficientes para um atendimento rápido e eficiente das operações logísticas.
No capítulo seguinte, veremos um pouco mais sobre armazenagem de materiais, layout
de armazenagem e sua importância para a eficiência do processo produtivo.
2.4 ARMAZENAGEM DE MATERIAIS
O almoxarifado está diretamente ligado à movimentação ou transporte interno de cargas,
e não se pode separá-lo (DIAS, 1990).
Ainda, Dias (1990) afirma que a influência dos equipamentos e sistemas para a
armazenagem na produtividade industrial pode ser observada em todas suas frentes. Um método
adequado para estocar matéria-prima, peças em processamento e produtos acabados permite
diminuir os custos de operação, melhoram a qualidade dos produtos e aceleram os ritmos dos
trabalhos. Além disso, provoca diminuição nos acidentes de trabalho, redução no desgaste dos
demais equipamentos de movimentação e menor número de problemas de administração.
A eficiência de um sistema para estocagem de cargas e o capital necessário dependem da
escolha adequada do sistema. Não há para isso uma fórmula pré-fabricada: o sistema de
almoxarifado deve ser adaptado às condições específicas de armazenagem e da organização.
De acordo com Dias (1990) um layout de armazenagem leva em conta as exigências de
estocagem de curto e longo prazo. Parte-se de um conhecimento bastante aproximado de
tendências do material estocado e das eventuais flutuações de demanda, informações sem as
quais um layout de armazenagem se torna simples previsão sem base.
Segundo o mesmo autor, para que gerentes de materiais tenham uma base que permita
localizar, dimensionar e equipar adequadamente os diversos locais de estocagem, deve-se obter
dentro de um depósito da empresa uma série de informações: lotes de compras, lotes
econômicos, períodos de pedido, razões de utilização dos diversos materiais empregados nas
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atividades fabris, de manutenção, e em alguns casos, até administrativas que são as diretrizes
básicas para um layout de armazenagem perfeito.
Há algum tempo, o conceito de ocupação física se concentrava mais na área do que na
altura. Em geral, o espaço destinado à armazenagem era sempre relegado ao local menos
adequado. Com o passar do tempo, o mau aproveitamento do espaço tornou-se um
comportamento antieconômico. Não era mais suficiente apenas guardar a mercadoria com o
maior cuidado possível (DIAS, 1990).
Racionalizar a altura ocupada foi a solução encontrada para reduzir o espaço e guardar
maior quantidade de material. A armazenagem dos materiais assumiu, então, uma grande
importância na obtenção de maiores lucros. Independente de como foi embalado o material, ou
de como foi movimentado, a etapa posterior é a armazenagem.
O mesmo autor salienta que, os termos "armazenagem" e "estocagem" são
freqüentemente usados para identificar coisas semelhantes. Mas, alguns preferem distinguir os
dois, referindo-se à guarda de produtos acabados como "armazenagem" e à guarda de matérias-
primas como "estocagem". A armazenagem aparece como uma das funções que se agrega ao
sistema logístico, pois na área de suprimento é necessário adotar um sistema de armazenagem
racional de matérias-primas e insumos.
No processo de produção, são gerados estoques de produtos em processo, e, na
distribuição, a necessidade de armazenagem de produto acabado é, talvez, a mais complexa em
termos logísticos, por exigir grande velocidade na operação e flexibilidade para atender às
exigências e flutuações do mercado.
2.5 PRINCÍPIOS DE ESTOCAGEM DE MATERIAIS
Um conceito formal de carga unitária utilizada poderia ser conforme Dias, (1990, p. 143)
“uma carga constituída de embalagens de transporte, arranjadas ou acondicionadas de modo que
possibilite o seu manuseio, transporte e armazenagem por meios mecânicos e como uma
unidade”.
A introdução do conceito de carga utilizada no sistema de manuseio de materiais
permitiu uma maximização dos vários equipamentos de transporte, principalmente da
empilhadeira de garfos, que pode tornar-se o mais importante meio de transporte e
armazenagem de cargas nos diversos tipos de empresas.
Segundo Dias (1990) um dos mais conhecidos dispositivos que permitem a formação de
carga unitária é o pallet, que consiste num estrado de madeira ou plástico resistente, com o
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aumento das trocas de mercadorias entre países de vários continentes, foi tornando-se necessário
estabelecer normas de medidas para os recipientes de manuseio formadores de cargas unitárias.
No Brasil existem normas elaboradas pela ABNT para regular o tamanho e medida dos pallets.
Costa (2002, p.80) corrobora afirmando que Pallet é um estrado de madeira, com uma ou
duas faces, duas ou quatro entradas. Possibilita o uso de empilhadeiras ou paleteiras de garfo,
facilitando o descarregamento, a movimentação e o armazenamento dos materiais durante sua
estocagem.
A arrumação das caixas sobrepostas ao palete, durante as operações de transporte,
compõe cargas unitárias, que diminuem em mais de 50% o tempo de carregamento e
descarregamento dos caminhões nas plataformas, como também facilita o manuseio de grandes
volumes.
A paletização vem sendo utilizada conforme Dias (1990) com freqüência cada vez maior,
em indústrias que exigem manipulação rápida e estocagem racional de grandes quantidades de
cargas. O emprego em empilhadeiras e pallets já proporcionaram a muitas empresas, economia
de até 30% do capital despendido com sistema de transporte interno. Um planejamento rigoroso
deve ser realizado para determinar viabilidade ou não do emprego do sistema.
Dias (1990) destaca ainda que “A manipulação em lotes de caixas, sacos, engradados etc.
permite que as cargas sejam transportadas e estocadas como uma só unidade. As principais
vantagens são: economia de tempo, mão de obra e espaço de armazenagem.”
Um sistema de paletização bem organizado permite a formação de pilhas altas e seguras;
oferece maior proteção às embalagens, que são manipuladas em conjunto, além de economizar
tempo nas operações de cargas e descarga de caminhões (DIAS, 1990)
A paletização consiste na combinação de peças pequenas e isoladas, com o objetivo de
realizar, de uma só vez, a movimentação de um número maior de unidades.
A característica comum aos sistemas de armazenagem é a utilização de paletes para
movimentação e estocagem de quase todos os materiais, motivo pelo qual ao palete é creditado
o aumento da capacidade de estocagem, a redução da largura dos corredores, economia de mão-
de-obra e redução de custos. Os paletes podem economizar grandes áreas e, combinados com
sistemas eficientes de armazenagem, proporcionam facilidades e maior segurança à entrada e
saída de materiais no estoque (COSTA, 2002).
No próximo tópico continuamos a falar sobre estocagem de materiais, mas agora, o foco
será as normas de estocagem de materiais.
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2.6 NORMAS DE ESTOCAGEM
Segundo Costa (2002) cada material tem suas características próprias e,
consequentemente, normas apropriadas; alguns necessitam ambientes especiais para sua
conservação (carnes, explosivos, produtos químicos, gazes etc.), outros podem ser
acondicionados sem a necessidade de cuidados especiais, no entanto, é de fundamental
importância que sejam respeitadas as características individuais de cada um dos materiais.
Algumas recomendações de acordo com Costa, (2002, pág.84) são:
a) Os materiais perecíveis devem ser estocados em locais apropriados e quepropiciem condições ideais para sua conservação;b) Todos os materiais devem ser fiscalizados para garantir conservaçãoadequada;c) Produtos químicos precisam ser estocados em locais especiais e emconformidade com suas normas específicas de guarda e segurança;d) Produtos alimentícios necessitam fiscalização diária, preventiva e corretiva.Devem ser estocados sem contato com o solo e em locais arejados. Érecomendado o uso de estrados de madeira,afastados das paredes e estantes apropriadas. A higiene da área é indispensável,pois evita a proliferação de pragas;e) Todos os materiais devem ser estocados de modo que atenda às normas desegurança do produto e do trabalho;f) No manuseio de materiais perigosos é obrigatório o uso de EPI’s(Equipamento de Proteção Individual) adequados e em bom estado deconservação;g) Óleos, combustíveis, lubrificantes e produtos químicos devem ser estocadosde forma que previna incêndios ou explosões;h) Os prazos de validade dos produtos devem ser observados e nunca estarvencidos;i) Materiais de pequeno ou grande porte devem ser estocados de formaapropriada;j) Explosivos devem ser estocados em local apropriado, em conformidade comas normas de segurança e longe de qualquer agente que possa causar suadetonação;
A princípio devemos armazenar obedecendo a classificação dos grupos de materiais,
depois devemos observar as normas de armazenamento inerentes a cada produto.
No próximo tópico continuaremos a falar sobre armazenagem de materiais, e mais
especificamente, sobre técnicas de estocagem.
2.7 TÉCNICAS DE ESTOCAGEM (ARMAZENAGEM)
A dimensão e as características de materiais e produtos podem exigir desde a instalação
de uma simples prateleira até complexos sistemas de armações, caixas e gavetas. As maneiras
mais comuns de estocagem de materiais conforme Dias (1990, p. 192) podem ser assim
20
generalizadas:
Caixas – são adequadas para itens de pequenas dimensões; Prateleiras – são fabricadas em madeiras ou em perfis metálicos,
destinando-se a peças maiores ou para o apoio de gavetas ou caixaspadronizadas;
Racks – são construídos especialmente para acomodar peças longas eestreitas, como tubos, vergalhões, barras, tiras, etc;
Empilhamento – Constitui uma variante na armazenagem de caixas e certosprodutos, diminuindo a necessidade de divisões nas prateleiras ouformando uma espécie de prateleira por si só. É o arranjo que permite oaproveitamento máximo do espaço vertical; nesses casos os pallets sesobressaem pela variedade de formatos padronizados e características deconstrução que permitem, na maioria dos casos, o empilhamento direto deum sobre os outros com uma distribuição equitativa das cargas.
Existem três classificações básicas de estocagem próprias à transformação da matéria-
prima em produtos acabados em termos de fabricação: estocagem de matéria-prima, estocagem
intermediária e estocagem de produtos acabados.
De acordo com Dias, (1990, p.193) “estocagem de produtos acabados é aquela feita para
atender o usuário, seja o de entrega imediata, seja o de encomenda sobre pedido.”
No primeiro caso, o local deve situar-se próximo ao local de expedição, enquanto para o
atendimento de pedidos especiais, variáveis de cliente a cliente, a localização passa a ter
importância secundária, isto porque esta mobilidade de estocagem quase se funde no processo
de montagem final, estando envolvido um número relativamente baixo de componentes.
A escolha do melhor sistema de estocagem de uma empresa é feita de acordo com o
espaço disponível, do número de itens estocados e seus tipos, do tipo de embalagem e da
velocidade de atendimento necessária. Dias, (1990 p.193) comenta o seguinte:
Quando se fala em estocagem, o meio mais simples e econômico ainda é apaleteira. Esta deve ser utilizada apenas para peças pequenas e leves, quando oseu volume em estoque não for muito grande. Os materiais colocados nosnichos devem ficar visíveis e perfeitamente identificados.Os materiais de peso leve podem ser usados caixas metálicas e para materiais depeso médio é sugerida a utilização de caixas metálicas e de pallets. Esses doistipos têm como vantagem o aproveitamento do espaço vertical do almoxarifado.
Ao decidir-se melhorar um sistema de movimentação e estocagem de materiais de uma
empresa, devem ser consultados os inúmeros fabricantes de embalagens e equipamentos
(empilhadeiras, pallets, porta-pallets, containeres flexíveis, entre outros). Os fabricantes
normalmente se prontificam a executar e apresentar projetos que visam a melhor solução que
será característica e de acordo com uma empresa solicitante.
A estocagem é uma atividade ligada à produção e às vendas, então, não pode ser
considerada isoladamente, devendo ser programada em conjunto com esses setores. Suas
21
principais funções são: receber e fornecer materiais, registrando as entradas e saídas, controlar o
grau de obsolescência dos produtos, determinar os níveis de estoque adequado. Segundo Dias,
(1990 p.200) “Os custos de estocagem são elevados. A única forma de reluzi-los está numa
programação cuidadosa”.
O maior problema que surge durante a programação é determinar o nível correto do
estoque, e, com essa informação calcular a área necessária para armazenamento das
mercadorias. O nível adequado é aquele que permite atender a demanda dentro do tempo
necessário para a reposição, com o menor investimento. Devem ser considerados os estoques de
produtos acabados, em processamento, matérias-primas, materiais para embalagens e para
manutenção da fábrica.
Depois de terem sido calculados o nível de estoque determina-se o espaço necessário
para armazenar a mercadoria. São considerados também o sistema de manuseio, layout,
corredores, colunas, portas, pisos, instalações para embarque, escritório, etc.
2.8 ANÁLISE DE ALMOXARIFADO
Segundo Dias (1990) os itens de maior saída, assim como os de grande volume são
colocados próximo do local de embarque a fim de facilitar o manuseio.
A largura do corredor é determinada pelo equipamento utilizado para o manuseio. Os
corredores principais e os utilizados para embarque devem permitir o transito de suas
empilhadeiras ao mesmo tempo.
Ainda de acordo com Dias (1990) a localização é estabelecida em função das portas de
acesso, elevadores, chutes, etc., entre as mercadorias e as paredes são necessárias passagens de
60 cm que dêem acesso as instalações para combate a incêndios.
O topo das pilhas de mercadorias deve ficar um metro aproximadamente abaixo dos
sprinklers (chuveiros automáticos para extinção a incêndio) contra incêndios instalados no teto.
A altura máxima recomendada é de cinco pilhas, devido as limitações dos equipamentos de
elevação e ao custo de armazéns muito altos. As portas devem permitir a passagem de
empilhadeiras carregadas. Tem normalmente 2,4m de altura e igual largura.
Conhecer os sistemas gerais de estocagem não é tudo, de acordo com Dias (1990,
pág.213). “cada carga em suas particularidades exige adaptações menores ou maiores. Por isso é
preciso desenvolver uma solução para cada caso. Produtos que necessitam de algumas
adaptações para estocagem: barras, tubos e feixes; Bobinas; chapas, fardos, parafusos, porcas e
arruelas, pneus, sacos, tambores, tapetes e carpetes, vasilhames plásticos e vidros”.
22
2.9 LOCALIZAÇÃO DE MATERIAIS
O sistema de localização de materiais é imprescindível para estabelecer os meios
necessários à perfeita identificação da localização dos materiais estocados sob responsabilidade
do almoxarifado. Deve ser utilizada uma simbologia (codificação) normalmente alfanumérica,
representativa de cada local de estocagem, abrangendo até o menor espaço de uma unidade de
estocagem.
De acordo com Dias (1990, p.213) cada conjunto de códigos, apresentado sob a forma
de um código alfanumérico, deve indicar, precisamente o posicionamento de cada material
estocado facilitando as operações de movimentação, inventário, etc.
Costa (2002) afirma ainda que para facilitar a localização dos materiais estocados, visto
que é comum a presença de mais de dois mil itens cadastrados e armazenados sem
almoxarifados, foi necessária a criação de métodos para localização. Estes métodos têm como
principal objetivo agilizar o atendimento nos almoxarifados, como também facilitar o trabalho
daqueles que ainda não estão familiarizados com a localização dos itens estocados.
É importante que o método de localização adotado seja funcional e adequado à estrutura
de armazenagem da empresa. Os métodos de localização geralmente são compostos pela
combinação de letras e algarismos, os quais combinados darão a localização exata do material,
conforme a seguinte figura:
telefone
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Figura 2 – O telefone ilustrado está localizado no seguinte endereço: A5BC3Almoxarifado “A”; estante 5; lado “B”; prateleira “C”; escaninho 3.Fonte: Costa (2002, pág. 88)
Segundo Costa (2002, pág.87):
“As estantes e porta-paletes poderão ser identificadas por letras ou números, conforme olayout do almoxarifado/depósito, cuja seqüência de identificação deverá ser da esquerdapara direita, em relação ao acesso principal, se houver mais de uma área de estocagem,as mesmas deverão se identificadas com a indicação do respectivo subalmoxarifado”. Caso ocorra da mesma estante ou porta-paletes possuir dois lados de acesso, o ladoesquerdo receberá a indicação “A” e o lado direito receberá a indicação “B”.As prateleiras deverão ser identificadas por letras, iniciando pela letra “A”, de baixo paracima. As colunas devem ser identificadas por números, iniciando do número “1” daesquerda para direita.
O responsável pela manutenção do sistema de localização deve ser o chefe do
almoxarifado que deve possuir um esquema de depósito, que defina detalhadamente a posição e
situação dos espaços das respectivas áreas de estocagem.
As estantes devem ser identificadas por letras, a sequência deverá ser da esquerda para
direita em relação a entrada principal. No caso de existência de piso superior e inferior, as
estantes devem ser identificadas pelas partes de trás, defrontando corredores de acesso
diferentes, cada uma delas deve ser identificada como unidade isolada.
O símbolo da estante deverá ser colocado no primeiro montante da unidade, com
projeção para o corredor principal Dias (1990 p. 214). As prateleiras devem ser identificadas por
letras, cuja sequência deve ser iniciada em A no sentido de baixo para cima da estante e o
escaninho por números no sentido do corredor principal para a parede lateral.
Segundo Dias (1990) normalmente são usados dois critérios de localização de material:
Sistema de estocagem fixa;
Sistema de estocagem livre.
No sistema de estocagem fixo, como o próprio nome diz, é determinado um número de
áreas de estocagem para cada tipo de material, definindo-se assim que somente material deste
tipo poderá ser estocado nos locais marcados.
O ponto fraco deste sistema é que poderá ocorrer muito desperdício de espaço nos locais
marcados para o estoque.
No sistema de estocagem livre não existem locais fixos de armazenagem, a não ser para
os materiais de estocagem especiais. Os materiais irão ocupar os espaços vazios disponíveis
dentro do almoxarifado. O único problema desse sistema é que será necessário existir um
método de controle sobre o endereçamento dos materiais. Este controle poderá ser feito por duas
24
fichas, uma ficha mestra de controle do saldo total por item e outra de controle do saldo por
local de estoque.
De acordo com Costa (2002) vale salientar que a localização física dos materiais deve
respeitar as características dos mesmos, visto que não é coerente armazenar materiais de gêneros
diferentes próximos uns dos outros, como por exemplo: papeis próximos a latas de tinta.
2.10 O LAYOUT DE ARMAZENAGEM
Segundo Viana (1998), o layout é o arranjo de homens, máquinas e materiais; é a
integração do fluxo típico de materiais, da operação dos equipamentos de movimentação,
combinados com as características que conferem maior produtividade ao elemento humano; isto
para que a armazenagem de determinado produto se processe dentro do padrão máximo de
economia.
O espaço e o layout de uma área de armazenamento devem ser estruturados de forma
que seja possível desfrutar ao máximo de sua área total. Os espaços horizontais e verticais
devem ser aproveitados inteiramente, mediante o uso de prateleiras, estruturas porta-paletes,
empilhamento de materiais ou a combinação destas formas de armazenamento (COSTA, 2002).
Ainda, de acordo com Costa (2002, pág. 77) para aproveitar o espaço vertical é
necessário levar em consideração:
a) A resistência dos materiais e suas embalagens, que podem ser danificadas apartir de certo limite de peso;b) A resistência dos pisos, devido ao movimento de cargas unitárias através deempilhadeiras e paleteiras;c) A possibilidade do uso de paletes e estruturas porta-paletes;d) A disponibilidade e custo dos equipamentos;e) As normas de segurança do trabalho inerentes ao local.
A eficiência das operações de movimentação e armazenagem depende do grau de
planejamento do layout. O layout é uma estrutura que já foi bastante ignorada por seus
administradores, sendo considerado secundário nos seus planejamentos. Hoje, o meio
empresarial concebe que não se pode obter eficiência nas operações logísticas, sem que haja um
arranjo físico bem planejado da área do armazém. Mas para o Setor Público, essa concepção
ainda não é bem evidente, pois em muitos deles, o layout do armazém não possui projeto de
instalação para ser um armazém, e são apenas prédios adaptados para tal função.
É indiscutível a importância de um eficiente desempenho logístico para o sucesso de
qualquer organização, já que ela é uma ferramenta chave para a satisfação de clientes, e como
25
conseqüência, a redução de custos. Todavia, muitas organizações ainda não perceberam tal
importância, a exemplo, cita-se a existência de empresas privadas brasileiras, que mesmo
realizando por conta própria suas operações logísticas, não possuem departamentos de Logística
e não concebem tratamento exclusivo à área. Sendo assim, essas empresas enxergam tal
atividade como um fator secundário dentro dos seus planejamentos. Diante desse fato, imagina-
se como vem sendo efetuada a Logística Pública no país. Apesar de haver nos últimos anos
programas federais e estaduais para a Modernização da Gestão Pública, percebem-se ainda que
o foco da Logística Pública seja o investimento que a máquina pública fez (ou deixou de fazer)
nas áreas de infra-estrutura e transporte. Logo, a Logística dos órgãos é vista como algo
secundário, e na maioria dos casos, esta é realizada sem planejamento e estudo técnico, fora da
ótica de racionalização de recursos e valorização do funcionalismo público.
Ortolani (2003) comenta que o processo de modernização da máquina pública ao âmbito
logístico representa movimento gradual que ainda está tomando forma e logo que despertar a
atenção geral dos governantes, a atividade passará a ganhar expressividade nos programas do
governo. O mesmo autor conclui que é inevitável que as organizações públicas necessitem das
mesmas práticas avançadas de logística aplicadas atualmente às empresas privadas, pois
somente assim será possível reduzir custos, aperfeiçoar sistemas e aumentar a eficiência e
eficácia em operações logísticas da máquina pública. Portanto, são interessantes que sejam
realizados e difundidos trabalhos cujo foco seja a eficiência na Gestão Pública, e principalmente
no que concerne a Logística.
2.11 CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS
A necessidade de um sistema de classificação é primordial para qualquer Departamento
de Materiais, pois sem ela não pode existir um controle eficiente dos estoques, procedimentos
de armazenagem adequados e uma operacionalização do almoxarifado de maneira correta
(DIAS, 1990).
O objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação,
especificação, padronização, normalização e codificação de todos os materiais componentes do
estoque da empresa.
Simplificar material é, por exemplo, reduzir a grande diversidade de um item empregado
para esse fim. E conforme menciona Dias (1990) aliado a uma simplificação é necessário uma
especificação do material que é uma descrição minuciosa e possibilita melhor entendimento
entre o consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado. Quanto à
26
normalização de acordo com o mesmo autor ela se ocupa da maneira pela qual devem ser
utilizados em suas diversas finalidades e da padronização e identificação do material, de modo
que tanto o usuário como o almoxarifado possa requisitar e atender os itens, utilizando a mesma
terminologia. A padronização é também aplicada no caso de peso, medida e formato.
Classificar um material é agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo, uso, etc.
Dias (1990) menciona ainda que a classificação de materiais não deva gerar confusão, ou seja,
um produto não poderá ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo
este semelhante. A classificação deve ainda, ser feita de modo que cada gênero de material
ocupe seu respectivo local.
Os materiais podem ser agrupados de várias formas, conforme a visão de cada empresa,
tais como: estado de conservação, utilização, natureza etc. Cada classificação deve atender aos
objetivos desejados, sendo possível grande variação de classificações. A atividade de
classificação é muito importante no momento do cadastro no sistema de controle do estoque,
onde os materiais devem ser classificados em grupos e subgrupos, criados conforme as
necessidades de classificação e de agrupamento dos materiais de cada empresa (COSTA, 2002).
Em função de uma boa classificação de material, conforme Dias (1990) podemos partir
para a codificação do mesmo, ou seja, representar todas as informações necessárias, suficientes
e desejadas por meio de números e/ou letras, com base em toda a classificação mais comumente
usados são: o alfabético, alfanumérico, também chamado de decimal.
2.12 INVENTÁRIO FÍSICO
Conforme Costa (2002, p.115) o conceito de inventário físico pode ser definido da
seguinte maneira: “O inventário dos estoques é um procedimento de controle que deve ser
executado com periodicidade semestral, trimestral, mensal e até mesmo semanal ou diária,
conforme cada empresa e a confiabilidade atribuída aos controles, ou pelo menos uma vez ao
ano, quando é obrigatório”.
Este procedimento consiste na contagem dos materiais de um determinado grupo ou de
todos os materiais em estoque, avaliando e identificando possíveis erros nas movimentações.
Antes ou após as operações de inventário também devem ser realizadas arrumação e limpeza da
área de armazenamento e manutenção dos itens estocados.
De acordo com (Costa, 2002, p.115) seus objetivos básicos são:
• Realizar auditoria sobre serviços desenvolvidos pela Área de Estoques;
27
• Levantamento real da situação dos estoques, para compor o balancete daempresa;• Identificar e eliminar itens sem movimentação;• Identificar e eliminar materiais com defeito e/ou danificados;• Sugerir opções de melhoria dos métodos de controle dos estoques;• Identificar e corrigir erros nas movimentações dos materiais;
Tipos de Inventários:• Rotativo ou parcial;• Geral ou total;• Permanente.
A seguir descrevem-se estas etapas de acordo com Costa (2002):
Rotativo/Parcial:
Consiste na contagem parcial dos itens em estoque. Esta contagem pode ser de um ou
mais grupos de materiais ou de alguns itens em estoque. Geralmente os itens classe “A” na
classificação ABC do estoque são alvo deste tipo de inventário, o qual deve ser executado com
maior periodicidade que a do inventário geral, podendo ser realizado a qualquer momento, sem
prévio aviso aos executores da movimentação dos materiais.
Geral/Total:
Consiste na contagem de todos os itens em estoque. Necessita de paralisação das
atividades que envolvem movimentação de materiais como também de planejamento prévio e
bem elaborado. Normalmente emprega vários funcionários nesta tarefa, os quais devem ser
orientados previamente quanto à importância do trabalho a ser executado, pois não há pessoal
disponível no setor de materiais em número suficiente para executar o serviço em pouco tempo.
Neste tipo de inventário a agilidade dos trabalhos é muito importante, visto que a empresa não
pode paralisar a movimentação dos materiais por período prolongado.
Hoje em dia o uso de coletores de dados torna os processos de contagem e apuração do
inventário muito mais rápido. Realizando, em poucos segundos, operações de fechamento que
poderiam levar horas se realizadas manualmente.
Permanente:
Utilizado por empresas que necessitam da exata posição dos seus estoques, sem admitir
margem de erro. O método é bastante simples: a cada movimentação o estoque físico do item
movimentado é checado com o estoque constante no sistema, identificando e eliminando
qualquer divergência encontrada no saldo do estoque como também apurando suas causas. Este
método é utilizado por bancos, joalharias, fechamento de caixa e por qualquer tipo de empresa
que necessite desta modalidade de inventário.
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2.13 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS
As movimentações de materiais devem ser feitas através das notas fiscais ou documentos
internos para movimentação de materiais. Segundo Costa (2002) existem três tipos de
movimentações: Entrada, Saída e Transferência.
Entrada:
Consiste na movimentação de materiais entrando no estoque da empresa, estas entradas
são registradas através do cadastro das notas fiscais emitidas pelos fornecedores ou, em se
tratando de movimentações internas, via documentos de devolução de materiais (DM’s), que são
utilizados para controle das devoluções ao almoxarifado dos materiais requisitados e não
utilizados pelo setor requisitante.
Saídas:
Compreende a baixa do estoque registrada através da emissão de notas fiscais de vendas
ou, em se tratando de movimentações internas, via requisições de materiais (RM’s) que são
documentos emitidos pelos setores requisitantes ao almoxarifado.
Transferências:
São movimentações de materiais efetuadas entre almoxarifado ou filiais da mesma
empresa. Esta operação gera débito e crédito entre as unidades da empresa, mas não afeta o
resultado final do saldo do estoque geral. O registro desta operação é efetuado via emissão de
notas fiscais de transferência ou por documento interno de requisição de materiais (RM’s).
Segundo Costa (2002) os documentos comprobatórios das movimentações dão origem a
lançamentos no cadastro de movimento do sistema de controle do estoque, que deve possuir
opções específicas para digitação de cada uma das modalidades de movimentação de materiais.
Por outro lado, estes documentos fornecem elementos de controle aos órgãos de custo e/ou à
contabilidade da empresa.
Aos setores controladores do estoque não é permitida a permanência e guarda da
primeira via das notas fiscais, estas, após conferência e devido registro da movimentação dos
materiais nelas descritos, deverão ser encaminhadas aos órgãos controladores, que
providenciarão seu devido registro e arquivo contábil.
Nas empresas, para o sistema de controle do estoque, a cópia deste documento é
utilizada meramente para arquivo, não cabe, em hipótese alguma, a retenção das primeiras vias,
originais, das notas fiscais de entrada ou saída.
29
Segundo o mesmo autor, o pedido ou autorização de fornecimento é o documento mais
adequado para conferir entradas (compras), visto que verificar quantidade e qualidade das
mercadorias enviadas pelos fornecedores através da nota fiscal, emitida pelo próprio fornecedor,
permite vulnerabilidade na alteração dos pedidos. O hábito de utilizar cópias dos pedidos, além
da possibilidade do prévio cadastramento pela Área de Compras, facilita e agiliza o processo de
registro das entradas dos materiais adquiridos.
2.14 RECEBIMENTO DE MERCADORIAS
De acordo com Costa (2002) o recebimento é uma rotina de grande importância para
gestão dos estoques, pois verifica o cumprimento do acordo firmado entre a Área de Compras e
o fornecedor, para isso é necessário que seja obedecida à rotina de recebimento de materiais
estabelecida pela empresa.
De acordo com Costa, (2002, p. 72) as rotinas de recebimento podem ser efetuadas da
seguinte forma:
1. Ao chegar na empresa, as mercadorias são descarregadas na área de recepção.O responsável pelo recebimento desarquiva ou emite a via de conferência, (viacega) do pedido (autorização de fornecimento), enviada pelo setor de compras,recebe a nota fiscal que acompanha a mercadoria, enviando-a para o controle demercadorias (CM), que confrontará os valores da nota fiscal com os valores dopedido;
2. Os volumes e os materiais são conferidos na presença do transportador(pesados, contados ou medidos). O conferente anotará os valores na via cega,que deverá conter a identificação do pedido, fornecedor, os códigos e descriçõesdos produtos, depois esta via será confrontada pelo controle de mercadorias coma via completa do pedido e a nota fiscal. Estando o material recebido conformefoi pedido, o CM dará o “recebido” nos documentos e o conferente datará erubricará o canhoto da nota fiscal, que será devolvido ao transportador;
3. Após o recebimento e conferência, o controle de estoque envia, protocolada,a cópia do pedido, juntamente com cópia da nota fiscal, à Área de Compras; a 1ªvia da nota fiscal seguirá para o setor contábil/financeiro que tomaráprovidências relativas ao pagamento do respectivo fornecedor e providenciaráseu arquivo.
Após conhecermos o processo de recebimento de materiais proposto por Costa,
falaremos agora, no próximo tópico sobre o processo de saída de materiais.
2.15 SAÍDA DE MERCADORIAS
Conforme explica Costa (2002) os procedimentos variam conforme cada empresa, no
entanto, há certas ações que devem ser tomadas por todos responsáveis pela expedição de
30
materiais. Ao receber o documento que autoriza a saída de materiais (nota fiscal de venda ou
requisição de materiais), o funcionário expedidor confere os dados contidos no documento,
estando corretos, retira os materiais dos seus locais de armazenamento nas quantidades
solicitadas, confere juntamente com o transportador (produtos, quantidades e o estado de
conservação), estando em conformidade com o documento fiscal, o transportador assina o
recebimento dos materiais e a mercadoria é liberada.
Em se tratando de nota fiscal de venda, o destinatário deverá assinar o canhoto da
primeira via do documento que será anexado a via fixa da empresa emitente.
31
3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Diante do referencial teórico elaborado e do seu confronto com um diagnostico realizado
na organização em estudo, torna-se conveniente a apresentação dos procedimentos referente aos
métodos adotados nos desenvolvimento desta pesquisa.
No presente trabalho, visa-se identificar, prioritariamente, como ocorrem os processos de
armazenagem e movimentação de materiais na divisão de recursos materiais e patrimoniais da
Secretaria Municipal de Saúde de Florianópolis. Propôs-se a realização de uma pesquisa de
natureza exploratória. Nesta linha de pensamento, o primeiro conceito que deve ficar claro é a
definição de pesquisa, onde se observa: “como o procedimento racional e sistemático que tem
como objetivo proporcionar respostas aos problemas que são propostos” (GIL, 2002, p.17).
O estudo desenvolveu-se na Divisão de Recursos Materiais e Patrimoniais da Secretaria
Municipal de Saúde de Florianópolis, localizada na Rua Heitor Blum, 521 – Estreito –
Florianópolis – SC.
Para elucidar os referidos procedimentos, são explanados: a caracterização, os sujeitos,
as técnicas de coletas e de tratamento dos dados, bem como um relato sobre o trâmite deste
trabalho.
Em se tratando da caracterização geral da pesquisa, cabe comentar as formas adotadas
em termos de abordagem, finalidade e delineamento.
Quanto à abordagem, a pesquisa foi predominantemente qualitativa, segundo Roesch
(1999, p. 130) se o objetivo do projeto é avaliar resultados, de algum sistema ou projeto, indica-
se utilizar a pesquisa quantitativa, pois se consegue uma boa interpretação dos dados.
Este trabalho é um estudo de caso que segundo Gil (1999, p, 72 e 73) é estudar com
intensidade os objetivos, permitindo um conhecimento detalhado das atividades que eram
consideradas praticamente impossíveis.
Outro ponto a ser comentado, refere-se aos sujeitos envolvidos na pesquisa, que segundo
Gil (1999, p. 99 e 100), a população é um conjunto de elementos com características
determinadas e a amostra é um subconjunto da população, onde se define uma quantidade de
pessoas a serem analisadas, estabelecendo as características da população. Neste caso, a
população deste trabalho é o gerente do Departamento de Recursos Materiais e Patrimoniais da
Secretaria Municipal de Saúde de Florianópolis, onde este tinha um maior conhecimento para
responder o questionário.
As principais técnicas de coletas de dados, segundo Roesch (1999, p. 140) são as
entrevistas, os questionários, os testes e as observações. As fontes coletas de dados podem ser
divididas em dois grupos que são os dados primários onde as informações são retiradas
diretamente do pesquisador e os dados secundários que podem ser trabalhados através de banco
de dados ou arquivos.
Utilizou-se a coleta de dados em fontes primárias que foram o questionário e a entrevista
aplicada na organização ao responsável da área de recursos materiais e patrimoniais para poder
conhecer melhor a sistemática utilizada, e utilizou-se também de fontes secundarias, pois este
trabalho foi desenvolvido com base em livros e sites.
Os dados foram coletados na primeira quinzena de maio de 2010 na própria organização
e posteriormente foi feita uma entrevista com o chefe do setor de recursos materiais para
identificar opiniões sobre o procedimento mais coerente para a organização.
Conforme comenta Gil (1999, p, 128), o questionário é uma técnica de investigação com
questões já formuladas e que tem como objetivo conhecer características da população em
estudo como: opiniões, crenças, expectativas etc.
No que diz respeito ao tratamento e a análise dos dados, convém expor que após essa
coleta, foi utilizado à categorização que segundo Richardson (1999, p. 239) após a análise e
coleta dos dados é importante classificá-los, pois ajuda para analisar as informações obtidas,
favorecendo a proposta que é objeto deste estudo.
33
4. CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
4.1 HISTÓRICO DA ORGANIZAÇÃO
A sede da Secretaria Municipal de Saúde de Florianópolis está localizada na Avenida
Henrique da Silva Fontes, nº 6100, bairro Trindade em Florianópolis - SC.
O município de Florianópolis tem se organizado de forma a buscar um sistema de saúde
equânime, integral e resolutivo, para assim proporcionar o atendimento efetivo dos problemas
de saúde da população local através da realização de um conjunto de ações articuladas entre os
diferentes níveis de complexidade da atenção à saúde.
Como o perfil de morbi-mortalidade do município de Florianópolis se caracteriza pelo
envelhecimento progressivo da população e pelo predomínio das doenças crônico-degenerativas
como as doenças do aparelho circulatório, neoplasias e os transtornos mentais, ações de saúde
integrais de promoção de saúde, prevenção e rastreamento/diagnóstico precoce voltado a esses
grupos de doenças são fundamentais para o envelhecimento saudável dos florianopolitanos.
Missão da Secretaria Municipal de Saúde:
“Desenvolver ações de promoção, prevenção e recuperação dos danos à saúde em todos
os níveis de atenção e vigilância do SUS, de formas a proporcionar à população condições
adequadas para a qualidade de vida”.
Princípios:
Princípios são as idéias fundamentais em torno das quais se estrutura a instituição. São
valores e convicções a serem seguidos no âmbito do Sistema Municipal de Saúde, para que
sejam traçadas suas diretrizes, objetivos e metas.
O município de Florianópolis adota a Estratégia de Saúde da Família como modelo de
atenção integral à saúde, incorporando e consolidando os princípios básicos do Sistema Único
de Saúde (SUS), sendo então os seguintes princípios da gestão da saúde do município de
Florianópolis: Universalidade, Integralidade, Equidade, Descentralização / Regionalização,
Hierarquização, Humanização, Participação Social, Acessibilidade, Resolutividade, e
Cidadania.
Unidades de Saúde da Secretaria Municipal de Saúde. Florianópolis, 2007.
Tipo de Unidades de Saúde Nº de unidades
Centro de Atenção Psicossocial 3
Centro de Especialidades Odontológicas (CEO) 1
Centro de Saúde 48
Pronto-Atendimento 1
Policlínica Municipal 1
Laboratório Municipal 1
Total de Unidades 55
O município está dividido administrativamente em cinco Regionais de Saúde, com área
de abrangência e geoprocessamento definidos. Cada Regional possui sua sede gerencial e é
responsável pela vigilância e acompanhamento do desempenho da atenção à saúde pelas equipes
de saúde da sua área de abrangência.
A Secretaria Municipal de Saúde, parte integrante do Sistema Único de Saúde (SUS) é
signatária do Pacto pela Saúde desde julho de 2007. Com a adesão ao Pacto, Florianópolis será
capaz de garantir o atendimento em seu território para sua população e outras referenciadas
pelos municípios vizinhos, ofertando, além dos procedimentos assistenciais da atenção básica,
outros da média e alta complexidade.
A Gestão da saúde possui como diretriz a qualificação das ações de planejamento e
programação em saúde, através de uma política de descentralização baseada nas necessidades da
comunidade. Florianópolis já vinha se preparando para assumir suas responsabilidades
sanitárias, construindo sua política de saúde a partir das realidades regionais e conforme a nova
lógica do Ministério da Saúde, que é o Pacto pela Saúde.
Florianópolis, sendo uma das primeiras capitais a aderir ao Pacto pela Saúde, reafirma o
seu compromisso público com base nos princípios constitucionais do SUS. As ações de
planejamento possuem especial importância neste processo de consolidação, nas quais as
necessidades de saúde da população devem ser adotas como critério para o processo de
planejamento, monitoramento e a avaliação, sendo o Plano Municipal de Saúde o instrumento
referencial básico por refletir as diferentes realidades locais.
A atual estrutura organizacional segue a seguinte configuração:
35
Apesar de não aparecer no organograma da SMS, o Departamento de Recursos Materiais
e Patrimoniais da SMS encontra-se inserido na Gerência de Apoio Logístico e Abastecimento.
36
De acordo com o relatório de prestação de contas à câmara municipal referentes ao
primeiro semestre de 2007, a Secretaria conta com a força de trabalho de 2.297 pessoas. A
análise desses dados é de extrema relevância nos processos decisórios que visam a
recomposição do quadro funcional, principalmente ao se observar o elevado número de
estagiários e funcionários com contrato temporário, o que dimensiona bem a necessidade de
criação de novos cargos e concurso público para sua investidura, providência que reflete a
intenção do gestor na desprecarização das relações de trabalho e qualificação da instituição.
A Secretaria tem se empenhado para regularizar a contratação e admissão de seus
Agentes Comunitário de Saúde e Agentes de Combate às Endemias, profissões que só foram
regulamentadas através da Emenda Constitucional no. 91 em 2006. Como providência, a
Secretaria de Saúde fomentou a elaboração de projeto de lei para a criação de 700 vagas de
Agentes Comunitários de Saúde e 150 vagas de Agentes de Combate a Endemias, projeto este
que se encontra na Câmara Municipal de Florianópolis para aprovação. Também foi criada uma
comissão para análise e certificação dos processos de seleção pública anteriores.
37
5. DESCRIÇÃO DO FUNCIONAMENTO DO DEPARTAMENTO DE RECURSOS
MATERIAIS DA SMS
O Departamento de Recursos Materiais da SMS está localizado à Rua Heitor Blum s/n,
bairro Estreito, em Florianópolis/SC (prédio anexo à Policlínica do Estreito). Conta atualmente
com 18 servidores no seu quadro funcional, sendo este, formado por: um chefe de
departamento, um farmacêutico, uma enfermeira, uma dentista, uma assistente administrativa,
um almoxarife, dois auxiliares de almoxarife, dois motoristas, dois ajudantes de motoristas, duas
estagiárias em administração e quatro auxiliares de limpeza.
A estrutura física do prédio possui três andares para armazenamento de materiais. Os
materiais de enfermagem, odontológicos, instrumentais e materiais de expediente ficam
alocados em prateleiras e também em pallets no primeiro e segundo andares. Já os materiais de
farmácia e medicamentos ficam armazenados em prateleiras no terceiro andar.
A armazenagem dos materiais é disposta de forma geral, em prateleiras e em ordem
alfabética. Como o espaço físico para armazenagem é insuficiente em prateleiras, uma parte dos
materiais fica armazenada em pallets distribuídos por toda a extensão dos corredores dos
andares prejudicando assim, a movimentação de materiais.
6. DESCRIÇÃO DO RECEBIMENTO DE MATERIAIS
O recebimento de materiais é feito da seguinte maneira: no momento em que chega a
mercadoria no desembarque do almoxarifado, um servidor confere a nota fiscal e confronta com
o material recebido. Inicialmente é feita uma contagem cega do número de volumes recebidos.
Após esta conferência, as mercadorias são enviadas para uma conferência técnica de acordo
com a natureza das mercadorias.
Na conferência técnica são verificados os lotes das mercadorias, a validade, qualidade,
integridade física, defeitos, entre outros. Tudo deve estar de acordo com as especificações de
compra e com o contrato de licitação. Se tudo estiver de acordo com as especificações técnicas,
as mercadorias são encaminhadas para o registro de entrada no sistema de informática
“infoestoque”.
Assim que o processo de registro de entrada de mercadorias estiver concluído, é feito o
processo de fracionamento dos produtos, codificação, embalagem e por fim o armazenamento
dos materiais em prateleiras e pallets.
7. DESCRIÇÃO DA SAÍDA DE MATERIAIS
O processo de saída de materiais é feito através de requisição de materiais solicitados
pelas unidades de saúde e UPAS, mas isso nem sempre acontece, pois ainda existem algumas
unidades de saúde que não estão informatizadas e estão sem acesso a rede de saúde e ao
programa “infoestoque”, nestes casos pedidos de materiais são feitos através de C.I. (circular
interna) e enviadas via fac-símile.
Existem mais de 60 (sessenta) unidades de saúde em Florianópolis, além de, 03
policlínicas e 02 UPAS (unidade de pronto atendimento). O atendimento a requisições de
materiais de toda a rede de saúde gera um grande esforço e muitos transtornos a toda a equipe
do almoxarifado que se empenha no atendimento da grande demanda de pedido de materiais.
As requisições obedecem a um cronograma para solicitação de materiais. O atendimento
das mesmas é feito de acordo com esse cronograma de atendimento, que é executado da
seguinte maneira: As requisições chegam ao almoxarifado através do sistema Infoestoque. O
chefe do setor verifica o pedido e decide se aceita ou corta alguns produtos do da requisição,
depois encaminha o pedido com ou sem alterações para o almoxarife.
O almoxarife separa os produtos pedidos na requisição e registra a saída no sistema
infoestoque dando baixa dos materiais. Após o registro de saída, os materiais são embalados,
etiquetados, e armazenados em pallets, este segue para a área de transporte e saída de materiais.
7.1 DESCRIÇÃO DO SISTEMA DE ARMAZENAGEM ATUAL DA SMS
A armazenagem dos materiais na divisão de recursos materiais da SMS é feita
basicamente de duas formas: em prateleiras, ou em pallets. Nas prateleiras os materiais são
armazenados em ordem alfabética e de acordo com sua especificação, porém, não existe placas
ou qualquer tipo de identificação que facilite a localização dos mesmos.
Normalmente os materiais já têm seu espaço físico para serem armazenados pré-
definidos, mas em algumas circunstâncias, por exemplo, quando na chegada de uma quantidade
elevada de materiais, ou ainda, em casos de doações de materiais provenientes da Secretaria de
Estado da Saúde, ocorrem problemas de falta de espaço para armazenagem, ocasionando na
armazenagem de alguns materiais fora dos locais onde deveriam ser armazenados, e desta
forma, causando dificuldades na movimentação e localização dos mesmos.
Um dos maiores problemas percebidos no almoxarifado é a alta rotatividade de pessoal.
A rotatividade de pessoal é considerada um problema pelo fato de que para cada novo
40
funcionário é necessário dispor de tempo para treinamento e adaptação ao trabalho realizado no
almoxarifado, e esse período de adaptação e treinamento de novos funcionários provoca muitas
vezes atrasos e prejuízo no funcionamento do almoxarifado.
7.2 DESCRIÇÃO DO ATUAL SISTEMA DE MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS
A movimentação de materiais ocorrida no interior do almoxarifado é feita através da
utilização de três paleteiras (uma em cada andar) e seis carrinhos de transporte (modelo
semelhante aos utilizados em lojas de departamento e supermercados).
As paleteiras são utilizadas para movimentação de materiais mais pesados e mantidos
em pallets, (ex. caixas de soro fisiológico, caixas de álcool e caixas de papel A4), mais usadas
na entrada e saída de materiais para o caminhão. Os carrinhos de transporte são utilizados para o
atendimento de requisições e movimentação de materiais entre os corredores do almoxarifado.
O espaço entre os corredores das prateleiras é pequeno, não permite o fluxo de mais de
uma paleteira ou carrinhos ao mesmo tempo. Também não há empilhadeira para facilitar o
trabalho, tampouco para elevação de materiais para armazenagem em prateleiras.
Com as descrições do funcionamento do departamento de recursos materiais, dos
sistemas de entrada e de saída de materiais, do atual sistema de armazenagem e do sistema de
movimentação empregado pela SMS, concluímos nosso primeiro objetivo específico.
No próximo tópico faremos a comparação de todo o atual sistema de trabalho do
Departamento de Recursos Materiais da SMS, com o que a literatura propõe como ideal para a
maximização dos resultados para o setor em questão.
41
8. COMPARAÇÃO ENTRE A ATUAL FORMA DE TRABALHO NO ALMOXARIFADO
DA SMS COM O PROPOSTO PELA LITERATURA E IDENTIFICAÇÃO DE
POSSÍVEIS FALHAS NO PROCESSO
Neste tópico tentaremos demonstrar de maneira clara e sucinta as possíveis divergências
entre a forma de trabalho utilizada atualmente no interior do almoxarifado da SMS com
propostas pela literatura e para isso utilizaremos o quadro a seguir.
Itens de comparação Como é feito na SMS O que diz a literaturaComo deveria ser feito
Item – 01
Armazenagem de Materiais
É feita basicamente de duasformas: em prateleiras, ouem pallets. Nas prateleirasos materiais sãoarmazenados em ordemalfabética e de acordo comsua especificação, porém,não existe placas ouqualquer tipo deidentificação que facilite alocalização dos mesmos.Nem sempre é possívelobedecer completamente àsnormas de armazenamento.
A princípio devemosarmazenar obedecendo aclassificação dos grupos demateriais, depois devemosobservar as normas dearmazenamento inerentes acada produto.
Item – 02
Análise de almoxarifado
A grande maioria tem umaenorme saída, não é possívelcolocar todos próximos aolocal de embarque, usamoso bom senso em deixarpróximo ao local deembarque os materiais demaior volume e peso etambém com maior saída,afim de, facilitar o manuseioe movimentação dosmesmos.A largura dos corredoresnão permite amovimentação de mais deuma paleteira ao mesmotempo em um mesmocorredor.
Segundo Dias (1990) os itensde maior saída, assim como osde grande volume sãocolocados próximo do local deembarque a fim de facilitar omanuseio. A largura do corredor édeterminada peloequipamento utilizado para omanuseio. Os corredoresprincipais e os utilizados paraembarque devem permitir otransito de suas empilhadeirasao mesmo tempo.
42
Item - 03
Análise de almoxarifado
(equipamentos de proteção)
Existe um projeto emdiscussão para implementaresses equipamentos desegurança, mas no momentoos únicos equipamentos desegurança que o prédiopossui são os extintores deincêndio, e mangueiracontra incêndio.
Equipamentos de combate aincêndio, portas para saída deemergência e sprinklers noteto, são equipamentosexigidos e necessários para aobtenção de alvará defuncionamento para qualqueredificação comercial.
Item - 04
Localização de materiais
Não há um sistema fixo delocalização, nos baseamosna experiência da equipe detrabalho para identificar aexata localização de cadatipo de material em estoque,porém, alguns materiaiscomo, por exemplo, osmedicamentos possuemlocalização fixa nasprateleiras.
O sistema de localização demateriais é imprescindívelpara estabelecer os meiosnecessários à perfeitaidentificação da localizaçãodos materiais estocados sobresponsabilidade doalmoxarifado. Deve serutilizada uma simbologia(codificação) normalmentealfanumérica, representativade cada local de estocagem,abrangendo até o menorespaço de uma unidade deestocagem.
Item - 05
Movimentação de materiais
A entrada de materiais éefetuada através de AF(Autorização deFornecimento) e nota fiscal.Para saída de materiais éfeita através de requisiçõesde materiais pedidas atravésdo sistema de informáticadas unidades de saúde,policlínicas e UPAS, etambém pode ser efetuadaatravés de CI (comunicaçãointerna) enviadas por emaile malote.
As movimentações demateriais devem ser feitasatravés das notas fiscais oudocumentos internos paramovimentação de materiais.Segundo Costa (2002) existemtrês tipos de movimentações:Entrada, Saída eTransferência.
43
Itens de comparação Como é feito na SMS O que diz a literaturaComo deveria ser feito
Item - 06
O Layout de Armazenagem
O prédio foi construído paraabrigar o antigo posto doINAMPS no estreito, ouseja, não foi projetado paraser um almoxarifado. Foramfeitas algumas adaptaçõescomo, por exemplo: rampade acesso para carga edescarga de materiais trocade piso para suportar o pesodos materiais e amovimentação dos mesmos,foi instalado um montacarga (elevador), e tambémforam feitas outraadaptações para um melhorfuncionamento dos serviços.
A eficiência das operações demovimentação earmazenagem depende dograu de planejamento dolayout. O layout é umaestrutura que já foi bastanteignorada por seusadministradores, sendoconsiderado secundário nosseus planejamentos. Hoje, omeio empresarial concebe quenão se pode obter eficiêncianas operações logísticas, semque haja um arranjo físicobem planejado da área doarmazém.
Item - 07
Classificação e codificaçãode materiais
Na entrada dos materiais nosistema informatizado éfeita a classificação por lote,tipo de material e é emitidauma etiqueta com código debarra.
A necessidade de um sistema declassificação é primordial paraqualquer Departamento deMateriais, pois sem ela não podeexistir um controle eficiente dosestoques, procedimentos dearmazenagem adequados e umaoperacionalização do almoxarifadode maneira correta (DIAS, 1990).O objetivo da classificação demateriais é definir uma catalogação,simplificação, especificação,padronização, normalização ecodificação de todos os materiaiscomponentes do estoque da empresa
Item - 08
Inventário Físico
Os balanços mensais sãofeitos nos medicamentos eitens de maior valorfinanceiro, os balançossemestrais são feitos paramateriais de enfermagem eexpediente, e o balançoanual é feito nos produtosde baixo valor e poucasaída.
Conforme Costa (2002) oconceito de inventário físicopode ser definido da seguintemaneira: “O inventário dosestoques é um procedimentode controle que deve serexecutado com periodicidadesemestral, trimestral, mensal eaté mesmo semanal ou diária,conforme cada empresa e aconfiabilidade atribuída aoscontroles, ou pelo menos umavez ao ano, quando éobrigatório”.
Itens de comparação Como é feito na SMS O que diz a literatura
44
Como deveria ser feitoItem - 09
Entrada de materiais
O recebimento de materiaisé feito da seguinte maneira:no momento em que chega amercadoria no desembarquedo almoxarifado, umservidor confere a notafiscal e confronta com omaterial recebido.Inicialmente é feita umacontagem cega do númerode volumes recebidos. Apósesta conferência, asmercadorias são enviadaspara uma conferênciatécnica de acordo com anatureza das mercadorias.
Consiste na movimentação demateriais entrando no estoqueda empresa, estas entradas sãoregistradas através do cadastrodas notas fiscais emitidaspelos fornecedores ou, em setratando de movimentaçõesinternas, via documentos dedevolução de materiais(DM’s), que são utilizadospara controle das devoluçõesao almoxarifado dos materiaisrequisitados e não utilizadospelo setor requisitante.
Item - 10
Saída de materiais
O processo de saída demateriais é feito através derequisição de materiaissolicitados pelas unidadesde saúde e UPAS, mas issonem sempre acontece, poisainda existem algumasunidades de saúde que nãoestão informatizadas e estãosem acesso a rede de saúdee ao programa“infoestoque”, nestes casospedidos de materiais sãofeitos através de C.I. (circular interna) e enviadasvia fac-símile.
Conforme explica Costa(2002) os procedimentosvariam conforme cadaempresa, no entanto há certasações que devem ser tomadaspor todos responsáveis pelaexpedição de materiais. Aoreceber o documento queautoriza a saída de materiais(nota fiscal de venda ourequisição de materiais), ofuncionário expedidor confereos dados contidos nodocumento, estando corretos,retira os materiais dos seuslocais de armazenamento nasquantidades solicitadas,confere juntamente com otransportador (produtos,quantidades e o estado deconservação), estando emconformidade com odocumento fiscal, otransportador assina orecebimento dos materiais e amercadoria é liberada.
45
Com a execução da comparação entre o trabalho efetuado no almoxarifado da SMS e o
referencial teórico, partimos agora para a análise das divergências encontradas. Para isso
examinaremos item por item, a fim de identificar as maiores diferenças entre métodos de
trabalho.
8.1 ANÁLISE DA COMPARAÇÃO ENTRE O FUNCIONAMENTO DO ALMOXARIFADO
DA SMS COM O QUE ORIENTA A LITERATURA
Item 1 – O sistema de armazenagem do almoxarifado da SMS apresenta alguns problemas
relacionados a maneira mais adequada em armazenar diferentes tipos de materiais, materiais
como álcool, produtos inflamáveis que pertencem à classe de enfermagem são armazenados
juntos aos materiais de expediente, como por exemplo, papel A4 e diversos outros. Não
obedecendo assim, as normas de armazenamento, onde cada tipo de material deve ser
armazenado em local apropriado, diminuindo riscos de acidente, e facilitando sua
movimentação.
Item 2 – Neste item observam-se problemas relacionados com o layout do almoxarifado, os
corredores são muito estreitos e prejudicam a movimentação dos materiais por paleteiras e
carrinhos, também materiais de grande volume e peso são armazenados longe das áreas de
embarque, e pior que isso, esses materiais são armazenados em locais mais altos das prateleiras.
Item 3 – Em um edifício de três andares, é normal que tenha no mínimo uma saída de
emergência, não é o caso do almoxarifado da SMS, além de não ter saídas de emergência, não
possui sprinklers no teto e nem alarme de incêndio. Isso sem dúvida causa uma grande
insegurança entre os funcionários.
Item 4 – O sistema de localização de materiais no almoxarifado é bastante deficiente, só existe
basicamente na memória dos funcionários, e isso é um problema, pois, para cada novo
funcionário é necessário um longo treinamento e um longo período de adaptação, causando
algumas vezes atrasos no atendimento às requisições.
Item 5 – Neste item não parece haver divergências com o que diz a literatura, os procedimentos
são bem definidos e atendem todas as normas.
46
Item 6 – A estrutura da edificação que abriga o almoxarifado da SMS foi projetada e planejada
para outra finalidade, apesar de ter passado por várias adaptações, ainda está longe de ser um
modelo ideal de almoxarifado.
Item 7 – Existe um sistema informatizado de controle de registros de entrada, saída, de
codificação e etiquetação de materiais no qual, facilita os processos de controle de posição de
estoque, estoque de segurança e orienta na tomada de decisão. Este item está de acordo com a
literatura sobre o assunto.
Item 8 – Os inventários físicos executados no almoxarifado são efetuados periodicamente, assim
como orienta a literatura do assunto e de acordo com as normas.
Item 9 – O sistema de entrada de materiais utilizado pelo almoxarifado é praticamente o mesmo
mencionado pela literatura, segue todas as rotinas de recebimento de materiais.
Item 10 – O sistema de saída de materiais obedece a quase todos os requisitos mencionados pela
literatura, uma diferença identificada foi a liberação de mercadorias através de CI, algo que não
deveria acontecer pelo fato de que em uma CI o número de requisição de controle não é
mencionado no pedido, podendo causar problemas de controle no atendimento à requisições.
Com a análise concluída, podemos identificar algumas divergências com a literatura e
problemas encontrados nos itens 1; 2; 3; 4; 6 e 10. Alguns itens com problemas mais relevantes
que outros em relação à movimentação e armazenagem de materiais e ao funcionamento global
de todas as operações internas do almoxarifado da SMS.
Ao final desta análise, concluímos nosso segundo objetivo específico que era identificar
possíveis falhas no processo de movimentação e armazenagem de materiais. No próximo tópico
faremos algumas sugestões de melhoria para o funcionamento do Departamento de Recursos
Materiais e Patrimoniais da SMS.
47
9. PROPOSTAS PARA POSSÍVEIS MELHORIAS
Neste tópico faremos algumas sugestões de melhoria para os itens considerados mais
críticos para uma maximização nos processos de trabalho no almoxarifado da SMS.
Neste quadro se identificaram aspectos que deverão ser modificados.
Aspectos Críticos Proposta de MelhoriaO sistema de armazenagem do almoxarifado
da SMS apresenta alguns problemas
relacionados à maneira mais adequada em
armazenar diferentes tipos de materiais,
materiais como álcool, produtos inflamáveis
que pertencem à classe de enfermagem são
armazenados juntos aos materiais de
expediente, como por exemplo, papel A4 e
diversos outros. Não obedecendo assim, as
normas de armazenamento, onde cada tipo de
material deve ser armazenado em local
apropriado, diminuindo riscos de acidente, e
facilitando sua movimentação.
O almoxarifado da SMS possui três andares,
então poderíamos dividir a armazenagem de
materiais da seguinte maneira:
Produtos farmacêuticos – Utilização somente
do 3º andar (assim como é hoje);
Materiais de enfermagem e odontológicos -
Utilização apenas do 2º andar.
Materiais de expediente, de informática e
impressos – Utilização apenas do 1º andar.
Essa alteração facilitaria na localização dos
materiais, pois poderíamos organizar de
forma adequada todo o sistema de
armazenamento, de acordo com cada grupo
de produto.Problemas relacionados com o layout do
almoxarifado, os corredores são muito
estreitos e prejudicam a movimentação dos
materiais por paleteiras e carrinhos, também
materiais de grande volume e peso são
armazenados longe das áreas de embarque, e
pior que isso, esses materiais são
armazenados em locais mais altos das
prateleiras.
Feita a divisão dos grupos de materiais
mencionados acima, agora poderíamos
alterar a largura dos corredores, tornando-os
capazes de suportar a movimentação de mais
de uma paleteira. Para isso ser possível deve-
se diminuir a quantidade de prateleiras e em
seu lugar utilizar estruturas porta pallets, já
que a altura de cada andar suporta até três
pallets verticalmente. Com esta modificação,
poderíamos dobrar a capacidade de
armazenagem do almoxarifado da SMS.
Aspectos Críticos Proposta de Melhoria
48
Em um edifício de três andares, é normal que
tenha no mínimo uma saída de emergência,
não é o caso do almoxarifado da SMS, além
de não ter saídas de emergência, não possui
sprinklers no teto e nem alarme de incêndio.
Isso sem dúvida causa uma grande
insegurança entre os funcionários.
O edifício possui espaço lateral suficiente
para saídas de emergência com escadas em
cada lado do prédio. Uma já seria suficiente.
É necessária a instalação urgente de um
alarme de incêndio e também de sprinklers
no teto. Estas alterações seriam possíveis,
pois, a SMS já possui contratos com
empresas responsáveis por esse tipo serviço.O sistema de localização de materiais no
almoxarifado é bastante deficiente, só existe
basicamente na memória dos funcionários, e
isso é um problema, pois, para cada novo
funcionário é necessário um longo
treinamento e um longo período de
adaptação, causando algumas vezes atrasos
no atendimento às requisições.
É necessário utilizar um sistema de
endereçamento fixo para localização de
materiais. Para isso deve-se utilizar o auxilio
do sistema de informática infoestoque, por já
possuir um banco de dados sobre os
materiais, além de já existir uma empresa de
TI contratada pela SMS e responsável por
todo o sistema de informação da SMS.
A estrutura da edificação que abriga o
almoxarifado da SMS foi projetada e
planejada para outra finalidade, apesar de ter
passado por várias adaptações, ainda está
longe de ser um modelo ideal de
almoxarifado.
O ideal seria a construção de um novo centro
de distribuição de materiais, mas sabemos
que por motivos orçamentários, no momento
isso não é possível, então podemos sugerir a
alteração do layout de armazenagem dos
materiais, afim de que facilite a
movimentação e a armazenagem de
materiais, e também tornem os processos de
entrada e saída de materiais mais práticos e o
ágil possível.O sistema de saída de materiais obedece a
quase todos os requisitos mencionados pela
literatura, uma diferença identificada foi a
liberação de mercadorias através de CI, algo
que não deveria acontecer pelo fato de que
em uma CI o número de requisição de
controle não é mencionado no pedido,
podendo causar problemas de controle no
Como a saída de materiais ocorre somente
para abastecimento de toda a rede de saúde
os pedidos de mercadorias devem ser
efetuados somente através de documento
requisição de materiais, pelo fato do mesmo
possuir número de registro para controle.
49
atendimento à requisições.
Sabemos que é possível implementar muitas melhorias das quais foram sugeridas para
esse trabalho, porém, sabemos que existem muitos entraves na gestão do serviço público, e
entre elas, políticas de gestão, vontade política, e outros fatores ainda.
Para os órgãos públicos é comum verificar que muitas operações logísticas possuem
natureza predominantemente empírica, cujas ações rotineiras e estratégicas são realizadas sem
um estudo prévio de trade-off. Isso implica que uma decisão seja feita com completa
compreensão tanto do lado bom, quanto do lado ruim de uma escolha em particular e
conhecimento técnico.
50
10. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho pontuou de forma especial a conjuntura atual de constantes
transformações enfrentadas pelas organizações, sejam elas públicas ou privadas.
No setor público, assim como na iniciativa privada, trabalha-se com o objetivo de
maximizar a agilidade dos processos com o menor custo possível, afim de que, não extrapole
o orçamento do atual exercício, não admitindo assim perdas ou desperdícios. Podemos
comparar a atividade logística a um grande quebra cabeça, onde todas as peças se encaixam
conforme forem colocadas, porém o resultado obtido dependerá da forma que as mesmas
estejam dispostas, pois se algumas poucas peças forem colocadas em local indevido, todo o
resultado ficará comprometido, por outro lado, se forem colocadas corretamente, os
benefícios serão excelentes.
Falando mais especificamente sobre os dados apurados na pesquisa, estes foram
conclusivos em relação à carência de um maior investimento no setor de administração de
materiais e logística dentro do setor público, e em especial na SMS.
A agilidade nos processos de movimentação de materiais é fator decisivo para um bom
funcionamento de todo sistema de atendimento nas unidades de saúde de Florianópolis, uma
vez que, sem uma estrutura logística bem implantada, possivelmente acarretaria a falta de
alguns materiais de extrema importância para o atendimento a pacientes de toda a rede de
saúde e conseqüentemente, prejuízos a toda população.
Ao longo deste trabalho fomos percebendo que na SMS, não existe uma preocupação
em investimentos em infra-estrutura e obras nas quais não apareçam explicitamente aos olhos
da população. Parece ser muito mais conveniente investir naquilo que a população realmente
possa ver, que seja tangível, e essa visão dos gestores públicos é um tanto quanto equivocada,
pois cedo ou tarde, os problemas relativos a falta de investimentos no setor tema deste
trabalho, surgirão em grandes proporções, podendo com certeza causar muitos prejuízos para
a população que depende de toda a rede de saúde pública.
51
REFERÊNCIAS
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Paulo: Editora Atlas, 1993.
BALLOU, R.H. (2001) – Gerenciamento da Cadeia de Suprimento: Planejamento,Organização e Logística Empresarial. Bookman. Cleveland 4ª Edição
COSTA, Fábio J.C. Leal. Introdução à Administração de Materiais em SistemasInformatizados. Ieditora. São Paulo, 2002.
DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: Uma Abordagem Logística. Edit.Atlas, 3ª edição. 1990.
Edenilso Stela ET al.: Análise da estrutura logística de estocagem e manuseio: estudo decaso na Indústria de Fios da Cocamar. Disponível em: < http://www. hermes.ucs.br > acessoem 23 de maio de 2009.
Felipe Fonseca ET AL Otimização das operações de Movimentação e Armazenagem de materiais através de rearranjo físico: uma proposta de melhoria para um almoxarifado da esfera pública. Disponível em: http://www.abepro.org.br/biblioteca/ENEGEP2006_TR450303_8218.pdf > acesso em 15 de maio 2009.
GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. Ed. São Paulo: Atlas, 2002.
Impactos da carência de investimentos na logística pública de transportes para o agronegócio: discussão teórica e evidências para o caso brasileiro. Disponível em: http://www.sober.org.br/palestra/2/716.pdf >acesso em 10 de maio de 2009.
MENDONÇA, J.C.V. (2002) – Movimentação de Materiais. Disponível em<http://www.guiadelogistica.com.br> Acesso em: 30 de maio de 2009.
RICHARDSON, Roberto Jarry. Pesquisa social: métodos e técnicas. São Paulo: Atlas, 1999.
ROESCH, Silvia Mara Azevedo. Projetos de estágio e de pesquisa em administração:guias para estágios, trabalhos de conclusão, dissertações e estudos de casos. 2.ed. São Paulo:Atlas, 1999.
VIANA, João José. Administração de materiais: uma abordagem logística. São Paulo:Atlas, 1998.
SITE: http://www.pmf.sc.gov.br/saude
52
APÊNDICE
53
ENTREVISTA DE PESQUISA
Esta entrevista de pesquisa foi realizada no Almoxarifado Central da SecretariaMunicipal de Saúde de Florianópolis-SC no dia 17 de maio de 2010. A pessoa entrevistadapara a pesquisa foi o Chefe da Central de Abastecimento, que exerce a função de chefia nosetor a mais de cinco anos e possui grande experiência na administração pública Municipal.
PERGUNTAS DE PESQUISA
1. O almoxarifado é, sem duvida, um “motor” para qualquer organização. Mas, para que o
almoxarifado seja eficaz dentro do canal de distribuição, ele precisa primeiro atingir sua
eficiência interna. Sendo assim, que tipo de ações são adotadas pela direção do
almoxarifado central da SMS para que atinja essa eficácia desejada?
2. O atual arranjo físico do almoxarifado da SMS está funcionando de forma eficiente? Não
está operando como um gargalo?
3. Os recursos disponíveis (mão de obra, equipamentos de movimentação) são suficientes
para o atendimento rápido e eficiente das operações logísticas?
4. O atual sistema de almoxarifado da SMS está adequado e respeita as condições específicas
de cada tipo de material ali armazenado?
4.1 Há cuidado na preservação de materiais estocados?
5. A forma de armazenamento de materiais adotada pelo almoxarifado obedece às normas
técnicas de armazenamento de cada produto?
54
6. Os atuais níveis de estoque atendem completamente a demanda? Ou existem fatores
como, por exemplo, sazonalidade onde a demanda é maior que o estoque disponível?
6.1 As mercadorias recebidas no almoxarifado são conferidas?
6.2 A atualização do sistema (SI) é feito já na chegada das mercadorias?
7. A edificação que abriga o almoxarifado da SMS foi construída e planejada para esse fim?
Foram feitas adaptações para seu funcionamento?
8. Segundo Dias (1990) os itens de maior saída, assim como os de maior consumo são
colocados próximos ao local de embarque, a fim de facilitar o manuseio. Esses itens no
almoxarifado da SMS são alocados desta forma?
9. A largura do corredor é determinada pelo equipamento utilizado para manuseio. Os
corredores principais e os utilizados para embarque permitem trânsito de mais de um
equipamento de movimentação ao mesmo tempo?
10. Que tipos de equipamentos de movimentação de materiais são utilizados no almoxarifado
da SMS?
11. Sobre a segurança no almoxarifado, existem equipamentos de combate a incêndio, portas
para saída de emergência e sprinklers no teto?
12. O sistema de localização de materiais é imprescindível para estabelecer os meios
55
necessários à perfeita identificação da localização dos materiais estocados sob
responsabilidade do almoxarifado. Que tipo de sistema de localização de materiais é usado
pelo almoxarifado da SMS?
12.1 O sistema de endereçamento dos materiais é informatizado?
13. Existe algum tipo de identificação nas estantes e corredores do almoxarifado facilitando
assim, a localização dos materiais ali armazenados?
14. O objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação,
padronização e codificação de todos os materiais componentes do estoque. Existe uma
classificação de materiais adotada pelo almoxarifado? De que maneira é feita essa
classificação?
15. O almoxarifado da SMS utiliza inventários físicos para procedimentos de controle de
estoque?
16. Quais os tipos de inventários físicos são usados no almoxarifado?
17. Quais os materiais necessitam de um melhor controle na SMS? Justifique sua resposta.
18. Explique que procedimentos são adotados após ser feito o inventário físico do
almoxarifado?
19. Toda movimentação de materiais, seja ela, de entrada, saída, ou transferência, são
efetuadas através de notas fiscais ou notas de transferência?
56
ANEXOS
57
FOTOS DO ALMOXARIFADO DA SMS
58
59
Almox. Foto 04
Almox. Foto 05
60
Almox. Foto 06
Almox. Foto 07
61