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II SimpósioInternacional PwCInovação em Gestão PúblicaAbril 2011

www.pwc.com/br

II Simpósio Internacional PwC - Inovação em Gestão Pública

Agenda

Projeto Gestão Estratégica de Suprimentosno Governo de MG

1. Introdução

2. Diagnóstico

3. Desenvolvimento/implantação e novos modelos

4. Benefícios e resultados

2


Projeto Gestão Estratégica deSuprimentos no Governo de MG

Introdução

3


Escopo

Após definição do escopo doProjeto Gestão Estratégica deSuprimentos – GES, junto à altadireção da SEPLAG/MG, foielaborado o edital e realizadalicitação para contratação deconsultoria externa

Início do projeto: MAR/2009

Prazo do contrato de consultoria:15 meses

4

Projeto GES

5 famílias de compras

Equipe SEPLAG: 7

Equipe PwC: aprox 13

Outros colaboradores

Strategic sourcing


Strategic sourcingSobre a metodologia de trabalho

Objetivo: novos modelos deaquisição alinhados com as boaspráticas e conceitos de strategicsourcing

Aplicação de seis ferramentas destrategic sourcing distintas, inter-relacionadas, que auxiliaram nasrealização dos estudos epesquisas, com foco na redução decustos nas aquisições realizadaspelo Governo de Minas

5


Planejamento e cronograma3 grandes fases

Fase 1 – Diagóstico

Duração: 2 meses

• Plano de capacitação

• Análise da situação atual

• Melhores práticas

• Indicação das 4 famílias

• Capacitação Fase 1

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Fase 2 – Desenvolvimento

Duração: 8 meses

• Inteligência interna

• Inteligência externa

• Políticas e estratégias

• Avaliação de fornecedores

• Minutas de editais

• Dossiês e cadernos de aquisição

• Capacitação fase 2

7



Fase 3 – Implantação e assessoramento

Duração: 5 meses

• Implementação das especificações

• Validação dos decretos

• Validação dos editais

• Assessoramento nas licitações e contratações

• Modelos para apuração das economias

• Capacitação fase 3

8



Fase 1 - Diagnóstico

9


Critérios de análise para seleção das famíliasEtapas principais com envolvimento dos gestores

10

Como uma das famílias de compras já havia sido definida previamentepelo Governo de MG (Frota de Veículos e Combustíveis), na fase dediagnóstico foi necessário selecionar as 4 demais famílias


Detalhe da etapa para o diagnósticoPrincipais pontos para as análises

11


Critérios para a matriz de priorizaçãoDefinição das famílias com maior potencial de ganhos

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Matriz de priorização


Matriz de priorizaçãoResultado das análises

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Famílias selecionadas para desenvolvimento denovos modelos de aquisição

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Source: SIAD e SIAF/MG

Despesas empenhadas em 2008 de cada família selecionada:

R$ 349 MM R$ 82MM R$ 101MM R$ 79MM R$ 130MM



Fase 2 – Desenvolvimento / implantação enovos modelos

15


Etapas do desenvolvimento de cada família decompras

16


Família Equipamentos de SaúdeMédico-hospitalares, odontológicos, laboratoriais

17

Aquisições anteriores:

• licitações descentralizadas, reduzindo

o poder de barganha do Governo de

MG;

• problemas com serviços de garantia e

manutenção dos equipamentos;

• especificações redundantes e

desatualizadas em relação ao mercado

fornecedor;

• perdas financeiras com importação

via terceiros.


Família Equipamentos de SaúdeNovo modelo

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• Consolidação dademanda

• Formação delotes orientadospara o mercado

• Processos eferramentas paraavaliação defornecedores

• Opção de importaçãodireta

• Avaliar aterceirização deserviços de imagem

• Manutençãocontratada junto como equipamento

• Entrega, instalação etreinamento por contado fornecedor

• Gestão e

aprimoramento

contínuo das

especificações técnicas

Inovações no processo de compras


Família Materiais de SaúdeMédico-hospitalares, odontológicos, laboratoriais

19


• licitações descentralizadas, reduzindo

o poder de barganha do Governo de

MG;

• baixo percentual de cumprimento das

atas de registros de preços;

• problemas com entregas;

• especificações redundantes,

desatualizadas em relação ao mercado

fornecedor e necessitando de revisão de

unidade por material


Família Materiais de SaúdeNovo modelo

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Demanda consolidada epadronizada tecnicamente

Preço de referência maisalinhado com mercado

Lotes segmentados pormercado e comquantitativos mínimos paraentrega

Definição e cumprimentode planejamento deentregas

Fortalecimento daavaliação de desempenhodos fornecedores

As entregas dos fornecedoresterão quantitativo mínimo(quantidade e valor),evitando-se o fracionamento

Pedidos com quantidadesabaixo do mínimo terão preços

mais elevados

As entregas serão feitasconforme planejamento(será definido em edital),com datas e locais pré-definidos


Família Frota de VeículosLocação, abastecimento e manutenção de veículos

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• esparsos estudos de viabilidade;

• prevalência de compra de veículos a partir

de licitações descentralizadas;

• gestão individualizada do abastecimento e

da manutenção, por órgão/ entidade, com

input manual no módulo Frota do SIAD

(Sistema de Administração de Materiais e Serviços

do Governo de MG);

• postos próprios, mas não integrados;

• catálogo de peças de veículos desatualizado

e com especificações redundantes


Família Frota de VeículosLocação, abastecimento e manutenção de veículos

22

Centralizaçãodas aquisições /contratações do

Estado

Política derenovação da

frota

Consolidação dademanda

Gestão daterceirização da

manutenção

Implementardispositivo de

controle deabastecimento

ModeloPropostoFrota de

veículos ecombustíveis


Frota de veículos e abastecimentoDimensão: locação

Contratação de locação de veículosleves padronizados -administrativos, de fiscalização e derepresentação – para atendimentoaos órgãos e entidades do PoderExecutivo do Governo de MG, emunidades localizadas na regiãometropolitana de Belo Horizonte eno interior do estado

Prazo dos contratos: 3 anos commanutenção, seguro e guincho

Não inclusos nos contratos:motorista e combustível

23


Frota de veículos e abastecimentoDimensão: locação –análise de viabilidade

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Foi elaborada uma ferramenta em Excel para auxiliar na tomada de decisão quanto à locação ou

aquisição dos veículos administrativos e de representação: a ferramenta calcula a opção mais

econômica através dos dados informados. Deve-se incluir os dados referentes aos veículos que

pretende-se alugar/comprar e as variáveis relacionadas a utilização dos veículos.

Variáveis consideradas para a análise:

•Modelo do veículo•Valor do veículo (aquisição)•Valor de venda do veículo (mercado)•% deságio do governo x mercado•Custo de venda (% sobre valor devenda)

• Indisponibilidade (% frota reserva)•DPVAT (ano)•Custo de gestão (mês)•Taxa de juros p/ oportunidade (anual)•Custo de locação•Custo do táxi (R$/ km)•Distância percorrida (por mês)•Tempo de posse (em meses)

Exemplo do layout do simulador com a melhor alternativapara o tipo de veículo analisado:


Frota de veículos e abastecimentoDimensão: manutenção

Contratação do serviço de gerenciamento damanutenção preventiva e corretiva da frota deveículos do Poder Executivo do Governo de MG,com fornecimento de peças, componentes,acessórios e materiais

Prazo dos contratos: 3 anos

Inclusos na contratação: sistema informatizadoe integrado de gestão; disponibilização de equipeespecializada, bem como de uma redecredenciada de estabelecimentos do setor dareposição automotiva; central de atendimento eserviços de guincho (24/7) e orientação aosusuários sobre procedimentos em situaçõescomuns e adversas

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Cargano SIAD


Frota de veículos e abastecimentoDimensão: abastecimento

Contratação, por meio de taxa de administração,do serviço de gerenciamento do abastecimentoda frota de veículos do Governo de MG comfornecimento de combustível (gasolina comum,álcool comum hidratado e óleo diesel)

Prazo dos contratos: 5 anos

Inclusos na contratação: sistema informatizadoe integrado; instalação de dispositivo eletrôniconos veículos, nos postos próprios do Governo deMG e em pontos de abastecimento instaladospelo fornecedor, cobrindo 90% da frota (antes acobertura era de 85%); manutenção deequipamentos e tratamento de resíduos dospostos

26

Cargano SIAD


Diárias e hospedagemSituação anterior

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• Gestão individualizada por

órgão/ entidade, com baixo

nível de informatização (muitas

vezes com anotações em

planilhas)

• Processo de solicitação de

viagem respaldado por

formulários

• Prestação de contas morosa e

em grande parte manual


Diárias e hospedagemNovo modelo

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Serviços ProdemgeTratamento distinto das outras 4 famílias do Projeto GES

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Estruturar um modelo de Gestão de Nível de Serviços

e elaborar um Catálogo de Produtos e Serviços Prodemge

Disponibilizar informações detalhadas aos usuários dos produtos e

serviços de TIC da Prodemge, incluindo os níveis e tipos de serviços

NecessidadesNecessidades

Objetivo do ProjetoObjetivo do Projeto

Apoio, participação e disponibilização de informações pela SEPLAG e

Prodemge durante o projeto. As atividades, reuniões e validações

deveriam seguir o cronograma, para garantir a entrega dos produtos no

prazo e de acordo com os objetivos propostos

PremissasPremissas


Serviços ProdemgeEscopo

30


Serviços ProdemgeLinha de produtos e serviços reorganizada

31


Serviços ProdemgeNovo modelo

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Caderno de Serviços Prodemge contendo 34 serviços oferecidos pela Prodemge1

40 minutas de contrato para os serviços constantes no Caderno de ServiçosProdemge e 01 template (modelo) para uso

2

Anexo I - Condições Comerciais contendo os preços dos serviços oferecidos pelaProdemge

3

Anexo II - Códigos dos serviços no Catálogo de Materiais e Serviços – Catmas(SIAD)

4

Co

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toOutrosprodutosgerados

na famíliaIn

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Benefícios e resultados

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Família Equipamentos de SaúdeBenefícios com o novo modelo de aquisição

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• Realização de uma única licitação, aumentando-se ovolume de compras e, conseqüentemente, há potencial deredução no preço do produto.

Concentração dedemanda

• Um processo de padronização de descrição e utilizaçãode itens deve ser realizado pelo Grupo de PadronizaçãoTécnica e Gestão do CATMAS- GPT- antes da abertura deum Registro de Preço e confecção de um edital decompra.

Padronizaçãodas

especificaçõesdos itens(Catmas)


Família Equipamentos de Saúde

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• Atualmente o governo compra equipamentos importados,com a importação realizada por distribuidores. Osfornecedores embutem as taxas e impostos no preço finaldo equipamento.

• O ideal é o Estado comprar os equipamentos direto dofabricante e importá-lo, pois assim se beneficiará com astaxas reduzindo os custos de importação.

Importaçãodireta de

equipamentos

• Mediante as práticas de mercado, sugerimos acontratação de serviços de manutenção após ovencimento da garantia padrão. Com isso reduz o tempodo equipamento parado e os custos de manutenção.

Contratação demanutenção e

assistênciatécnica


Família Materiais de SaúdeBenefícios com o novo modelo de aquisição

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• Facilidade na consolidação de volume e compra pormenor preço

• Aumento da eficiência no processo de compras/contratação

• Otimização do tempo de compra, venda ou contratação• Consolidação dos volumes

Padronizaçãodas


• Cada órgão realizava um processo de licitaçãoindependente. Com a realização de uma única licitação,aumenta-se o volume de compras e conseqüentemente háuma redução no preço do produto.



Família Materiais de Saúde

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• Facilidade na consolidação de volume e compra pormenor preço

• Aumento da eficiência no processo de compras/contratação

• Otimização do tempo de compra, venda ou contratação• Consolidação dos volumes

Padronizaçãodas


• Cada órgão realizava um processo de licitaçãoindependente. Com a realização de uma única licitação,aumenta-se o volume de compras e conseqüentemente háuma redução no preço do produto.



Família Materiais de Saúde

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• Foi desenvolvida uma ferramenta para apuração dodesempenho dos fornecedores.

• A cada entrega uma avaliação do fornecedor será feita,para o monitoramento de seu desempenho. Ofornecedor será avaliado nas categorias: qualidade,prazo de entrega e documentação.

• A avaliação de fornecedores trará uma melhoriacontínua no processo e na qualidade de seleção dosfornecedores.

Avaliação dedesempenho do

fornecedor

• Otimizar o tempo com para obtenção de preços dereferência, possibilitando cotações mais confiáveis.

• Fornecer relatórios consistentes de preços, com todasas informações relevantes para a utilização destespreços como referência.

• Divulgar as licitações do segmento Médico-Hospitalares, Odontológicos Laboratoriais do Estado deMinas Gerais.

Portal deCompras


Família Frota de VeículosGanhos esperados com os novos modelos de aquisição

39

Gasto em 2008: R$ 349 MM


Família Diárias e HospedagemBenefícios e ganhos esperados com o novo modelo

40


Família Serviços ProdemgeBenefícios e ganhos esperados com o novo modelo

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• da Superintendência Central de Governança Eletrônica – SCGE e deCoordenadores de Sistemas;

• dos Gestores dos Serviços da Prodemge na definição dos conceitosdos serviços oferecidos;

• da área de marketing e da área comercial da Prodemge paraalinhamento dos conceitos dos serviços oferecidos;

• da Auditoria Setorial da SEPLAG para elaboração das minutas decontrato.

Alinhamento do entendimento dos serviços Prodemge medianteparticipação ativa:

Controle nas informações descritas no caderno de serviços e nas minutasde contrato mediante:

• Centralização das manutenções no “Caderno de Serviços” e nas“Minutas de Contrato”;

• Criação do Comitê Executivo – CEGESPE;• Centralização das manutenções dos itens de Serviços de TIC no

CATMAS;• Reestruturação interna na Prodemge com a criação de uma área

específica para apoiar na definição e acompanhamento dos níveis deserviços acordados com os clientes.


Família Serviços Prodemge

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Eficiência e gestão nas contratações de serviços Prodemge mediante:

• Agilidade no entendimento da demanda e na especificação da solução;• Transparência e melhoria nas relações entre Prodemge e os Órgãos;• Detalhamento dos serviços da Prodemge no caderno de serviços;• Padronização das minutas de contrato;• Detalhamento dos preços dos serviços no Anexo I;• Vinculação do pagamento a entrega de produtos parciais, quando o

serviço for um projeto;• Padronização das especificações dos itens (CATMAS);• Alinhamento de papéis e responsabilidades;• Melhor entendimento pelos usuários dos serviços de TIC da Prodemge;• Definição de indicadores de demanda e volumetria de serviços;• Estabelecimento de indicadores para controle dos níveis de serviços

acordados;• Facilidade na Auditoria dos Contratos.

Alinhamento com boas práticas devido a:

• Padronização na contratação e formalização de serviços;• Definição de indicadores de nível de serviço;• Estrutura do Catálogo alinhada a Organização da Prodemge e ao

padrão ITIL.

Próximos passos...

Continuidade do Projeto GES, com o desenvolvimento denovas famílias de compras pela equipe interna do Governo

de MG, a partir da capacitação e das lições aprendidas

e monitoramento dos novos modelos GES implantados.

Obrigada!

[email protected]

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Família Frota de VeículosCustos totais locação x aquisição de veículo novo (*)

44

R$ 24.829

R$ 35.317

Locação Veículo próprio

10%(R$10.488)

Considerando uma economia semelhante para uma frota de

1.806 veículos administrativos obtemos uma economia de

escala de R$ 18.941.560 em 3 anos.

Custo de Veículo Administrativo(três anos)

Custo de Veículo de Representação(três anos)

Da mesma maneira para uma frota de 109 veículos

de representação obtemos uma economia de escala

de R$ 3.063.529 para os 3 anos.

Ganho esperado com locação de veículos = R$ 7,3 milhões por ano

23%(R$28.106)

R$ 45.703

R$ 73.809

Locação Veículo próprio

(*) A partir do preço total locação obtido no pregão para registro de preços realizado pela SEPLAG/MG conf. Modelo GES

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