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SERVIÇO PÚBLICO FEDERALMINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICAINSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO
PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃOAvenida Barão do Rio Branco, 770 – 2º Andar – Sala 112 – São Benedito – CEP: 38020-300 – Uberaba/MG
Telefone: (34) 3326-1123 | Fax: (34) 3326-1101 | E-mail: [email protected]
ORIENTAÇÕES SOBRE PROCEDIMENTOS EM EDITAISPRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO
1 Edital Institucional de Extensão – Pró-reitoria de Extensão
a. Abertura de processo com o protocolo de documento oficial (memorando) encaminhado ao Gabinete contendo minuta de edital para análise jurídica;
b. Apreciação pelo Reitor da minuta apresentada e encaminhamento à procuradoria para parecer jurídico;
c. Encaminhamento à Pró-Reitoria de Extensão, pelo Gabinete, do parecer jurídico emitido pela Procuradoria do IFTM;
d. Correção segundo parecer jurídico, se necessário, e atribuição de numeração ao edital;e. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do edital no sítio da Pró-
Reitoria de Extensão e publicação no espaço de notícias;f. Encaminhamento, mediante documento oficial (despacho), ao Gabinete de solicitação
de emissão de portaria para constituição de Comitê Técnico para avaliação dos projetos submetidos ao edital;
g. Inclusão no processo de todos os projetos submetidos, com os respectivos documentos para avaliação pelo Comitê Técnico;
h. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos projetos submetidos, com os respectivos documentos, ao Comitê Técnico para avaliação;
i. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos submetidos, pelo ao Comitê Técnico, à Pró-reitoria de Extensão;
j. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado parcial do edital no sítio da Pró-Reitoria de Extensão e publicação no espaço de notícias;
k. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial;l. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelo Comitê
Técnico;m. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos recursos ao resultado
parcial, ao Comitê Técnico para avaliação;n. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos dos
recursos ao resultado parcial, pelo ao Comitê Técnico, à Pró-reitoria de Extensão;o. Reclassificação dos projetos, caso seja necessário;p. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado final do edital
no sítio da Pró-Reitoria de Extensão e publicação no espaço de notícias;q. Encaminhamento, mediante documento oficial (memorando) solicitando, à Pró-reitoria
de Administração, a descentralização de recursos para os respectivos projetos selecionados;
r. Encaminhamento, mediante documento oficial (memorando), à Direção de Câmpus, informando os projetos do respectivo câmpus que foram selecionados e solicitando providências para registro dos mesmos, aquisição de bens e contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas acadêmicas para selecionar os bolsistas;
s. Inclusão de 2ª via de memorando solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relatório parcial, conforme modelo do edital;
Orientações sobre procedimentos para abertura de editais – PROEXT – Página 1 de 10
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t. Inclusão dos relatórios parciais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados;
u. Inclusão de 2ª via de memorando solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relato final, conforme modelo do edital;
v. Inclusão dos relatos finais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados.
2 Edital Institucional de Extensão – Câmpus
a. Abertura de processo com o protocolo de documento oficial (memorando) encaminhado à Direção de câmpus contendo minuta de edital e parecer jurídico previamente emitido e encaminhado pela Pró-reitoria de Extensão;
b. Análise pela Direção de câmpus da minuta de edital, podendo resultar em ratificação ou retificação do quantitativo de bolsas e informações pertinentes ao câmpus contidas na minuta de edital;
c. Correção, se for o caso, e atribuição de numeração ao edital;d. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação, no sítio da Extensão do
câmpus, do edital e publicação no espaço de notícias;e. Encaminhamento, mediante documento oficial (despacho), à Direção de câmpus, de
solicitação de emissão de portaria para constituição de Comitê Técnico para avaliação dos projetos submetidos ao edital;
f. Inclusão no processo de todos os projetos submetidos, com os respectivos documentos para avaliação pelo Comitê Técnico;
g. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos projetos submetidos, com os respectivos documentos, ao Comitê Técnico para avaliação;
h. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos submetidos, pelo ao Comitê Técnico, à coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus;
i. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado parcial do edital no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias;
j. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial;k. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelo Comitê
Técnico; l. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos recursos ao resultado
parcial, ao Comitê Técnico para avaliação;m. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos dos
recursos ao resultado parcial, pelo ao Comitê Técnico, à coordenação de extensão;n. Reclassificação dos projetos, caso seja necessário;o. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado final do edital
no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias;p. Convocação dos coordenadores dos projetos selecionados para orientações quanto à
execução dos projetos (registro do projeto junto à coordenação de extensão, aquisição de bens, contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas acadêmicas);
Orientações sobre procedimentos para abertura de editais – PROEXT – Página 2 de 10
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q. Inclusão de 2ª via de solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relatório parcial, conforme modelo do edital;
r. Inclusão dos relatórios parciais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados;
s. Inclusão de 2ª via de memorando solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relato final, conforme modelo do edital;
t. Inclusão dos relatos finais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados.
3 Edital do Programa de Bolsas Acadêmicas
a. Abertura de processo com o protocolo de documento oficial (memorando) encaminhado à Direção de câmpus contendo minuta de edital e parecer jurídico previamente emitido e encaminhado pela Pró-reitoria de Extensão;
b. Análise pela Direção de câmpus da minuta de edital, podendo resultar em ratificação ou retificação do quantitativo de bolsas e informações pertinentes ao câmpus contidas na minuta de edital;
c. Encamihamento pela direção à coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus, para correção, se for o caso, e atribuição de numeração ao edital;
d. Encaminhamento, pela coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus, à Comunicação Social para publicação, no sítio da extensão do câmpus, do edital e publicação no espaço de notícias;
e. Inclusão no processo da ficha de inscrição e de toda a documentação apresentada pelos interessados, para avaliação pelos responsáveis pelo edital;
f. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do cronograma de entrevista no sítio da extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias;
g. Realização de entrevista por representante(s) da Coordenação de Extensão e Coordenação de Projeto e finalização da classificação parcial;
h. Encaminhamento, pela coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus, à Comunicação Social para publicação do resultado parcial do edital no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias;
i. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial;j. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelos
responsáveis pelo edital;k. Análise dos recursos ao resultado parcial e, sendo o caso, reclassificação dos
estudantes;l. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado final do edital
no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias;m. Convocação dos classificados e assinatura dos respectivos termos de compromisso;n. Solicitação dos coordenadores de projeto com vagas a preencher, à Coordenação de
Extensão do câmpus, pedindo remanejamento de bolsistas de lista de espera de outros projetos com descrição de perfil de bolsistas similares [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];
Orientações sobre procedimentos para abertura de editais – PROEXT – Página 3 de 10
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o. Encaminhamento à Direção de câmpus dos pedidos remanejamento de bolsistas de lista de espera de outros projetos com descrição de perfil de bolsistas similares aos dos projetos com vagas [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];
p. Parecer da Direção do câmpus sobre os pedidos de remanejamento de bolsistas de lista de espera de outros projetos com descrição de perfil de bolsistas similares aos dos projetos com vagas [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];
q. Contato com os respectivos estudantes sobre interesse em serem remanejados de lista de espera em que se encontram classificados a projetos similares [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];
r. Assinatura de termos de autorização para remanejamento e de termo de desistência da classificação atual dos estudantes interessados [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];
s. Assinatura dos novos termos de compromisso [caso não tenham sido preenchidas todas as vagas];
t. Caso, mesmo assim, não tenham sido preenchidas todas as vagas, abertura de novo processo de seleção do programa de bolsas acadêmicas;
4 Edital do Programa de Assistência Estudantil
a. Abertura de processo com o protocolo de documento oficial (memorando) encaminhado à Direção de câmpus contendo minuta de edital e parecer jurídico previamente emitido e encaminhado pela Pró-reitoria de Extensão;
b. Análise pela Direção de câmpus da minuta de edital, podendo resultar em ratificação ou retificação do quantitativo de vagas e informações pertinentes ao câmpus contidas na minuta de edital;
c. Correção, caso necessário, e atribuição de numeração ao edital;d. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação, no sítio da Assistência
Estudantil do câmpus, do edital e publicação no espaço de notícias;e. Inclusão no processo de ficha de inscrição e de toda a documentação apresentada pelos
interessados, para avaliação pelos responsáveis pelo edital;f. Caso necessário, convocação de inscritos para entrevista e entrega de documentação
complementar de modo a dirimir eventuais dúvidas ou denúncias;g. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado parcial do edital
no sítio da Assistência Estudantil do câmpus e publicação no espaço de notícias;h. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial;i. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelos
responsáveis pelo edital;j. Análise dos recursos ao resultado parcial e, sendo o caso, reclassificação dos
estudantes pelos responsáveis pelo edital;k. Encaminhamento à Comunicação Social para publicação do resultado final do edital
no sítio da Assistência Estudantil do câmpus e publicação no espaço de notícias;l. Convocação dos classificados para assinatura dos termos de compromisso;
Orientações sobre procedimentos para abertura de editais – PROEXT – Página 4 de 10
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Observações Gerais
1. Todas as comunicações deverão ser feitas no processo, mediante documentos oficiais [memorandos ou despachos].
2. As ações deverão ser desenvolvidas em conjunto com a Pró-Reitoria de Extensão sempre que necessário.
3. Todo final de ano o coordenador de extensão deverá fazer, dentre os projetos cadastrados na Coordenação de Extensão, ou setor equivalente, um levantamento dos equipamentos de informática utilizados de modo a atender o previsto no art. 14, § 2º da resolução 27/2012.
4. O procedimento para pagamento dos selecionados em editais dos programas de bolsas acadêmicas e assistência estudantil deverá ser iniciado no mês anterior ao de início das atividades vinculadas ao programa de bolsas acadêmica ou ao de início da fruição do benefício do programa de assistência estudantil.
5. Todo pagamento será feito mediante processo, sendo aberto inicialmente com a solicitação via documento oficial (memorando) à Direção de câmpus, para autorização e encaminhamento à Diretoria de Administração e Planejamento, ou setor responsável, do câmpus.
6. Os pedidos mensais de pagamento serão encaminhados, mediante memorando à Diretoria de Administração e Planejamento, ou setor responsável, do câmpus contendo tabela com a relação dos beneficiados, dados bancários, valores individuais e total do pedido, cópia da folha de presença, no caso do programa de bolsas acadêmicas, e cópia da relação de frenquência emitida por setor responsável, no caso do programa de assistência estudantil, e demais documentos que venham a ser solicitados.
Orientações sobre procedimentos para abertura de editais – PROEXT – Página 5 de 10
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Fluxograma 1 – Edital Institucional de Extensão – Pró-reitoria de Extensão
Orientações sobre procedimentos para abertura de editais – PROEXT – Página 6 de 10
InícioAbertura de processo
contendo minuta (memorando)
Apreciação pelo reitor e encaminhamento para
parecer jurídico
Numeração e encaminhamento à
Comunicação Social para publicação no site
Adequação do edital ao parecer jurídico
não
sim
Encaminhamento ao Gabinete para emissão de portaria (comitê técnico)
Houve recursos?
sim
nãoInclusão dos projetos (e
respectivos documentos) no processo para avaliação pelo
comitê técnico
Encaminhamento do resultado
parcial à Comunicação
Social para publicação no site
Abertura de prazo de recursos
Solicitação de descentralização
de recursos à PROAD
(memorando)
Informação à Direção de câmpus sobre os projetos selecionados e solicitação de providências para a
execução dos mesmos (registro, aquisição de bens, contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas acadêmicas (memorando)
Fim
Há parecer favorável?
Inclusão no processo e análise do(s) recurso(s) e
reclassificação (se necessário)
Encaminhamento do resultado final à
Comunicação Social para publicação no site
Classificação parcial seguindo
avaliação do comitê técnico
Classificação final seguindo avaliação do
comitê técnico
Inclusão de relatórios parciais e relatos finais
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Fluxograma 2 – Edital Institucional de Extensão – Câmpus
Orientações sobre procedimentos para abertura de editais – PROEXT – Página 7 de 10
Início
Abertura de processo contendo minuta de
edital e parecer jurídico prévio (memorando)
Encaminhamento à Direção para análise
Numeração e encaminhamento à
Comunicação Social para publicação no site
Pedido de retificação restrito à informações específicas do câmpus
não
sim
Encaminhamento à Direção para emissão de portaria (comitê técnico)
Houve recursos?
sim
nãoInclusão dos projetos (e
respectivos documentos) no processo para avaliação
pelo comitê
Abertura de prazo de recursos
Solicitação de providências para a execução dos mesmos (registro, aquisição de bens, contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas
acadêmicas (memorando)
Fim
Análise favorável?
Encaminhamento do resultado final à
Comunicação Social para publicação no site
Ratificação pela Direção
Adequação
Inclusão no processo e análise do(s) recurso(s) e
reclassificação (se necessário)
Encaminhamento do resultado
parcial à Comunicação
Social para publicação no site
Classificação parcial seguindo
avaliação do comitê técnico
Inclusão de relatórios parciais e relatos finais
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Fluxograma 3 – Edital do Programa de Bolsas Acadêmicas
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Início
Abertura de processo contendo minuta de
edital e parecer jurídico prévio (memorando)
Encaminhamento à Direção para análise
Numeração e encaminhamento à
Comunicação Social para publicação no site
Pedido de retificação restrito à informações específicas do câmpus
não
sim
Houve recursos?
sim
Inclusão dos projetos (e respectivos documentos) no
processo para avaliação
Realização das entrevistas
Abertura de prazo de recursos
1
Análise favorável?
Encaminhamento do resultado final à
Comunicação Social para publicação no site
Ratificação pela Direção
Adequação
Inclusão no processo e análise do(s) recurso(s) e
reclassificação (se necessário)
Encaminhamento à comunicação para a
publicação no site do cronograma de entrevistas
Encaminhamento do resultado parcial à
Comunicação Social para publicação no site
não
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Orientações sobre procedimentos para abertura de editais – PROEXT – Página 9 de 10
1Todas as
vagas foram preenchidas?
não
Pedido de remanejamento
feito pelo coordenador de
projeto
Encaminhamento à Direção para
análise
não
Análise favorável?
sim
Contato com os estudantes
Há interesse?
Assinatura de autorização para remanejamento e de termo de
desistência pelo estudante interessado
sim
Fim
sim
Assinatura de termos de
compromisso
não
Todas as vagas foram preenchidas?
2Assinatura de
termos de compromisso
sim
não
Abertura de novo processo seletivo
2
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Fluxograma 4 – Edital do Programa de Assistência Estudantil
Orientações sobre procedimentos para abertura de editais – PROEXT – Página 10 de 10
Início
Abertura de processo contendo minuta de
edital e parecer jurídico prévio (memorando)
Encaminhamento à Direção para análise
Numeração e encaminhamento à
Comunicação Social para publicação no site
Pedido de retificação restrito à informações específicas do câmpus
não
sim
Houve recursos?
sim
Inclusão no processo de ficha de inscrição e demais documentos, para avaliação
Realização das entrevistas
Abertura de prazo de recursos
Análise favorável?
Encaminhamento do resultado final à
Comunicação Social para publicação no site
Ratificação pela Direção
Adequação
Inclusão no processo e análise do(s) recurso(s) e
reclassificação (se necessário)
Encaminhamento à comunicação para a publicação no site do cronograma
de entrevistas/entrega de documentos
Encaminhamento do resultado parcial à
Comunicação Social para publicação no site
não Há necessidade de entrevistas e entrega
de documentos complementares?
sim
não
Assinatura de termos de
compromissoFim