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Guia auto-avaliação segundo EFQM

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GUIA PARA A APLICAÇÃO DA METODOLOGIA EFQM NA AUTO-AVALIAÇÃO DE

PROJECTOS EM PARCERIA


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ÍNDICE

1. INTRODUÇÃO ...................................................................... 3

2. A METODOLOGIA EFQM E O QUESTIONÁRIO PARA AUTO-AVALIAÇÃO .................................................................................. 4

3. A METODOLOGIA EM PROJECTOS EM PARCERIA....................... 7

4. PRINCIPAIS DIFICULDADES / ESTRATÉGIAS DE SUPERAÇÃO ............................................................................... 11

5. COMO ACEDER AO QUESTIONÁRIO ...................................... 12

6. BIBLIOGRAFIA ................................................................... 13


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1. INTRODUÇÃO

Este Guia pretende disponibilizar a todas as entidades/parcerias uma

metodologia para auto-avaliação em projectos de parceria, que foi aplicada no

âmbito do projecto 2WORKSAFE, e baseada na metodologia EFQM e no

respectivo questionário de auto-avaliação.

Consiste portanto na narrativa da experiência do projecto 2WORKSAFE, os

passos seguidos, as principais dificuldades e como foram superadas bem,

como algumas sugestões para futuras aplicações.


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2. A METODOLOGIA EFQM E O QUESTIONÁRIO PARA AUTO-AVALIAÇÃO

Para além da avaliação externa prevista, este projecto tem a sua própria auto-

avaliação, baseada na metodologia EFQM (European Foundation for Quality

Management) que inclui um questionário para auto-avaliação (Determining

Excellence, Taking the first steps – a questionnaire approach, EFQM), a ser

aplicada duas vezes durante a execução do projecto. A primeira aplicação

estava prevista a meio da implementação do projecto e a segunda no final.

O questionário foi desenvolvido para ajudar qualquer organização ou empresa

a determinar a sua posição numa escala de excelência do negócio. É baseado

num experimentado e testado método de avaliação de organizações numa

variedade de aspectos, que no seu conjunto definem excelência em termos de

capacidades e resultados da organização.

O questionário considera excelência num sentido alargado e não se limita a

considerar os aspectos dos sistemas de gestão da qualidade (tais como a ISO

9000). São analisadas áreas tais como a eficiência dos procedimentos, a

obtenção de melhorias contínuas nos produtos e serviços, o empenho da

organização no desenvolvimento dos seus recursos humanos para o alcançar

das suas metas e de excelentes resultados.

O questionário consiste em 50 questões, com igual impacto no resultado final

obtido pela organização, e que se distribuem por 9 secções, que são:

1. Qualidade da Liderança

2. Politicas e Estratégias

3. Pessoas

4. Parcerias e Recursos


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5. Processos

6. Resultados para clientes/público alvo

7. Resultados para pessoas envolvidas

8. Resultados para sociedade

9. Resultados de desempenho

Estes nove aspectos constituem o “Modelo de Excelência da EFQM”. Tendo

sido desenvolvido pela EFQM é actualmente utilizado por uma grande parte

dos países europeus, no sentido de identificar as organizações que

demonstram um desempenho superior.

Os principais benefícios para a organização que decide preencher o

questionário são os seguintes:

• ajuda a identificar o posicionamento actual da organização e a

determinar as prioridades e orientações para o futuro;

• permite comparações com outras organizações;

• encoraja a organização a monitorizar o seu progresso a partir duma

base definida;

• avalia as diferentes visões dos membros da organização relativamente

aos sucessos e fraquezas daquela;

• cria um ponto de partida para a implementação das melhorias

prioritárias não deixando ao mesmo tempo que a organização avance

com demasiadas acções de melhoria em simultâneo.

O questionário pode ser preenchido de diferentes maneiras:

• individualmente, para uma melhor identificação com o Modelo de

Excelência EFQM e para uma avaliação individual da organização;


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• por várias pessoas individualmente sendo as respostas depois

agregadas, determinando-se o resultado médio e as áreas de maior

divergência de opiniões;

• como um exercício de grupo, em que os pontos fortes e pontos a

melhorar da organização são analisados previamente, por forma a se

obter um resultado do grupo na avaliação da organização.

A metodologia tem também definida a forma de cálculo dos resultados obtidos

pela organização após o exercício de responder às diferentes questões,

podendo estes resultados ser apresentados de diferentes formas, que são

complementares:

• em gráficos, de barras, radar, etc

• em forma de tabela, apresentando os cálculos parcelares que

conduziram ao resultado por tópico.


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3. A METODOLOGIA EM PROJECTOS EM PARCERIA

Esta metodologia foi originalmente desenvolvida para ser aplicada em

empresas/organizações o que implica naturalmente algumas adaptações

quando queremos aplicá-la a uma parceria de um projecto.

A. Assim a primeira adaptação que foi efectuada foi pensar na parceria do

projecto como uma empresa, uma organização, com as seguintes

correspondências:

• responsáveis séniores – elementos que representam cada parceiro

• responsáveis – responsáveis em cada parceiro pelas diferentes

actividades, participantes nas reuniões

• pessoas – restantes elementos de cada parceiro envolvidos ou não no

projecto

• clientes – públicos-alvo, entidades gestoras projecto, empresas,

empregados, indivíduos

• fornecedores – outros projectos em curso no âmbito da actividade dos

parceiros, outras empresas fornecedoras de algum tipo de serviço para

este projecto.

B. O passo seguinte foi responder às questões de cada tópico, analisando

sempre a sua pertinência, no conteúdo e no tempo, e adaptando à realidade

da parceria. Aqui optou-se por existir um facilitador, que para cada questão,

fazia uma breve adaptação ao contexto da parceria e do projecto. Cada

parceiro era depois convidado a atribuir a sua pontuação e a adicionar

comentários como suporte à sua avaliação.


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Na primeira aplicação do questionário, foram definidas as questões

consideradas não aplicáveis e que não seriam respondidas no âmbito deste

projecto e que foram, por tópico:

• 4. Parcerias e recursos – as questões 4 e 5

• 7. Resultados para pessoas envolvidas – as questões 1, 2 e 3.

Estas questões estão relacionadas com recursos de uma empresa, tais como

edifícios, equipamentos, materiais, novas tecnologias e por outro lado com

aspectos como absentismo, rotatividade, níveis de formação, taxas de

acidentes, que não têm aplicação no âmbito do funcionamento da parceria.

C. O timing da aplicação do questionário também é importante. Quando foi

aplicado numa fase intermédia do projecto verificou-se que, por não existirem

ainda resultados objectivos ou porque o tempo decorrido ainda não era

suficiente para uma correcta avaliação, algumas questões tiveram de ser

pontuadas com “Não iniciado”. E aqui podemos dar o exemplo das questões

dos tópicos 6, 8 e 9.

Na aplicação no final do projecto já foi possível responder a todas aquelas

questões.

D. A parceria utilizou formas de preenchimento diferentes em cada um dos

momentos de aplicação da metodologia. Assim no primeiro momento (a meio

da implementação do projecto) optou por um preenchimento individual por

cada parceiro (uma resposta por parceiro) e a obtenção de consenso no

âmbito da reunião da parceria em que foi realizado o exercício.

No final do projecto, na aplicação da metodologia, a parceria optou por

responder a alguns dos tópicos duma forma global, por existir dificuldade em

diferenciar as respostas por questão.


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E. A apresentação dos resultados foi efectuada utilizando um gráfico de barras

com o resultado global e o resultado por tópico, a que se adicionou uma

análise por tópico, salientando os principais comentários de cada parceiro, no

decorrer do exercício de avaliação.


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Resultados da aplicação da metodologia EFQM no final da implementação do projecto:

Exemplo da análise por tópico:

1. Liderança

• Resultados para Liderança foram 80%

– “Management Plan” é o nosso documento estratégico e é usado como tal.

– Foi definida uma estrutura organizacional.

– Foi criada uma Plataforma Informática de Gestão e os documento relacionados com o projecto estão lá

organizados.

– Existe comunicação entre reuniões através da plataforma de gestão. Esta última e o e-mail são utilizados

frequentemente:

� A parceria entende ter que intensificar a comunicação com os clientes

5. Processos

• Resultados para procesos foram 100 %

– Foi criado um eficiente sistema de documentação/comunicação: a plataforma de gestão.

- Foi realizado o Diagnóstico de necesidades de formação e o questionário de avaliação de necesidades de

comunicação está on-line em http://www.ctcp.pt/inovacao/2worksafe/

– Foi definido um sistema de auto-avaliação do projecto e parceria: “EFQM Determining Excellence”.

– Foram estabelecidos Planos de trabalho para todas as actividades do projecto.

– Foi criado um sistema de avaliação de todas as reuniões.

– Foram discutidos e são discutidos os resultados/conclusões da avaliação em cada reunião, no seu início.

- Foi criado e está em funcionamento o Painel de avaliadores externos (experts externos)

� Foram atingidos os resultados esperados e agora é possível perceber se os objectivos serão atingidos em termos de disseminação.


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4. PRINCIPAIS DIFICULDADES / ESTRATÉGIAS DE SUPERAÇÃO

As principais dificuldades encontradas prendem-se com a capacidade de ver a

parceria como uma organização e conseguir adaptar as questões à realidade

da parceria.

Assim foi importante existirem na parceria alguns elementos com experiência

anterior de aplicação desta metodologia num contexto semelhante, e que para

cada questão, conseguiam traduzir, numa forma mais clara, o aspecto em

análise para o contexto da parceria.

As vantagens da utilização desta metodologia são, para além do facto de ser

uma ferramenta muito utilizada na Europa e disponível em várias línguas, o

facto de permitir analisar o desempenho da parceria num conjunto de

vertentes chave para o sucesso do projecto, ajudar na reflexão individual e

conjunta sobre o contributo de cada parceiro para os objectivos do projecto e

facilitar a detecção de pontos a melhorar e o desencadear de medidas

correctivas.


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5. COMO ACEDER AO QUESTIONÁRIO

O questionário descrito anteriormente está acessível apenas através da

publicação:

- EFQM – Determining Excellence, Taking the first steps – a questionnaire

approach, EFQM, Brussels.

Em Portugal pode ser adquirida através da APQ – Associação Portuguesa para

a Qualidade (versão em inglês).

Existem as versões em espanhol, italiano, etc.


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6. BIBLIOGRAFIA

- Occupational EFQM – Determining Excellence, Taking the first steps – a

questionnaire approach, EFQM, Brussels

- www.efqm.org

- www.apq.pt

guia para a aplicaÇÃo da metodologia efqm na auto ... · respectivo questionário de...

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