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segundo o Guia PMBOK 5 ed

Gerenciamento de Stakeholders

Dimitri Campana, consultor, agile coaching,

professor e gerente de projetos snior. Graduado

como Bacharel em Sistemas de Informao, possui

especializao em Gesto de Projetos pela University

of La Verne/CA. Alm da certificao PMP/PMI, possui

a certificao PRINCE2 Foundation e certificaes

especficas emitidas pela Microsoft e Scrum Alliance e

filiado ao Captulo do PMI em Santa Catarina. Em

sua carreira j conquistou prmios concebidos por

projetos de excelncia por empresas Microsoft,

Oracle, McAfee e Dell.

Tpicos 1. Conceitos Fundamentais

2. Processos do Gerenciamento dos Stakeholders

Viso geral dos 4 processos

Processo 1: Identificar

Processo 2: Planejar sua gesto

Processo 3: Gerenciar seus engajamentos

Processo 4: Controlar seus engajamentos

Conceitos Fundamentais

Principais papis ou funes no gerenciamento de projetos

Gerente de Projetos

Patrocinador

Stakeholders

Stakeholders ou Partes Interessadas

Todos os ENVOLVIDOS no projeto

Um indivduo, grupo ou organizao que possa afetar, ser afetado ou

sentir-se afetado por uma deciso, atividade ou

resultado de um projeto Guia PMBOK, 5 ed.

Stakeholders tpicos Socie

-dade

Conco

rrentes

Funci

onri

os

Reflexes Voc envolve adequadamente os stakeholders de seus

projetos?

Voc j foi surpreendido ao receber uma reclamao de um stakeholder chave de seu projeto?

Seu chefe lhe entrega um escopo do projeto e um termo de abertura prontos, voc simplesmente j o inicia?

Expectativas Influncias Requisitos

Processos do Gerenciamento dos Stakeholders

Viso Geral dos Processos O gerenciamento dos stakeholders deve ocorrer

durante todo ciclo de vida do projeto Processos Realizado durante

Identificar as partes interessadas

Grupo Processos de Iniciao

Planejar o gerenciamento das partes interessadas

Grupo Processos de Planejamento

Gerenciar o engajamento das partes interessadas

Grupo Processos de Execuo

Controlar o engajamento das partes interessadas

Grupo Processos de Monitoramento e Controle

Durante o projeto

Identific-los o quanto antes

Mapear suas expectativas

(espero que...)

Mapear seus requisitos

Mapear seus nveis de

interesses

Mapear seus nveis de

influncia (+/-)

Planejar sua comunicao

com elas e faz-la

Gerenciar seus engajamentos

Identificar os Stakeholders

Identificar os Stakeholders Ocorre no Grupo Iniciao do Projeto

Por que isto uma das primeiras coisas a

serem feitas?

Se voc no identific-los, eles aparecero no meio do projeto. Provavelmente solicitaro mudanas.

Exercem maior influncia no incio do projeto. No no meio, durante ou no final.

Identificar os Stakeholders Entradas:

Infos sobre partes internas e externas

Patrocinador, cliente, departamentos, etc

Termo de abertura

Contratantes e contratados do Projeto

Documentos de aquisio

Cultura, padres

Fatores ambientais

Formulrio para registrar stakeholders

Lies aprendidas e stakeholders mapeados anteriormente

Ativos de processos organizacionais

Identificar os Stakeholders Ferramentas e Tcnicas:

Coleta e anlise de informaes, classificao, relacionamentos entre eles

1) Identifique os principais

2) Entreviste-os e escute suas expectativas Por que este Projeto necessrio? Quando voc considerar que o projeto est finalizado a contento?

Classifique-os

Anlise de partes interessadas

Tcnica de Anlise de Stakeholders

Modelos de classificao:

Poder: autoridade ou capacidade de impor sua vontade

Interesse: nvel de preocupao

Influncia: engajamento (quanto pode afetar de forma positiva ou negativa)

Matriz: Poder x Interesse

Poder x influncia

Matriz Poder x Interesse

Muito til em

fornecer idias e

em ajudar com os

detalhes menores

do projeto. Devem

ser mantidos

informados e

consultados

regularmente

Assegurar-se de que

sejam consultados,

mantidos informados

sobre os progressos,

e estejam satisfeitos

com o andamento do

projeto

No deman-

d-los

excessivamen-

te pois podero

reagir e reduzir

ou retirar o seu

apoio

Monitorar para ver

se haver uma

mudana em

relao a poder/

interesse

PODER

INTERESSE

Entrevistas e Reunies

Entrevista e conversa com os principais stakeholders, especialistas de negcio, outros Gerentes de Projetos

Na sua opinio quem mais vai sofrer impacto durante a execuo ou ao final do projeto?

Mapeamento de Necessidades e Expectativas

1. Quais os resultados esperados para o projeto em termos de finalidade, custo e prazo?

2. De que forma poderemos avaliar se conseguimos alcanar os objetivos do projeto?

3. Quais as mudanas voc acredita que dever realizar para se adaptar as mudanas provocadas pelo projeto?

4. Como voc enxerga o papel de sua rea no projeto?

5. Que mudanas voc acredita que sua rea ou voc podem implementar para que o projeto seja mais eficiente?

DICA

Siga o DINHEIRO

Siga os RECURSOS

Siga os ENTREGVEIS e

Siga as ASSINATURAS

Identificar os Stakeholders SADA = Registro das partes interessadas

Identificao bsica: nome, posio no organograma, local, email,..

Informaes de avaliao: requisitos essenciais, expectativas, influncia, fase de maior interesse

Tipo de apoio: positivo, neutro ou resistente

Registro das partes interessadas


Entradas:

Plano de Gerenciamento do Projeto

Registro de Stakeholders

Fatores Ambientais e Ativos


Tcnicas:

Opinio Especializada

Reunies

Tcnicas Analticas: classificao quanto ao nvel de engajamento (atual x desejado)

Planejar o Engajamento

Sem conhecimento e impactos do projeto

DESINFORMADO

Resistente a mudana

RESISTENTE

No d apoio ou resiste

NEUTRO

D apoio a mudana

D APOIO

Ativamente engajado em garantir o xito

LIDERA

Matriz de avaliao do nvel de engajamento

Stake-holder Poder Interesse

No Infor-mado

Resis-tente

Neutro D Apoio Lidera

Stake 1 A D

Stake 2 A D

Stake 3 A D

A = Nvel Atual D = Nvel Desejado

Planejar o gerenciamento das partes interessadas SADA

Atualizaes nos documentos de projetos: cronograma e registro de partes interessadas

Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas

Contm estratgias para engajar os stakeholders

Pode ser Formal, informal, estruturado ou mais detalhado

Contm o Registro das Partes Interessadas

Matriz de avaliao do nvel de engajamento

Matriz de Comunicao (quem recebe o que, em qual formato, em que frequncia)

Matriz Poder x Interesse + Matriz Dedicao Tempo


STAKEHOLDER DETALHAMENTO DE INFORMAES

FREQUNCIA FORMA DE COMUNICAO

Matriz de Comunicao

Exemplos de aes de engajamento Aes

1. Convid-los para participarem do processo de gerenciamento dos riscos

2. Assegurar que os requisitos sejam claros. Enviar relatrios.

3. Envolv-los nas reunies da equipe, reportar a essas pessoas e incluir informaes solicitadas

4. Convid-los para ingressarem oficialmente na equipe de gerenciamento de projetos

5. Planejar reunies peridicas durante o projeto para verificar se identificaram mais riscos


STAKE-HOLDER

Classificao Poder x Interesse

Nvel de engaja-mento

Forma dedicao

Valores mais fortes

Frequncia

Joo Gerenciar com Ateno

D Apoio Conversa em almoo, caf

Honestidade Quinzenal

Jos Manter Informado Neutro Email Transparncia Quinzenal

Matriz de Dedicao de Tempo

DICA

Cuidado ao integrar o Plano de Gerenciamento de Stakeholders ao Plano do Projeto! Quem ir ler o Plano??


Aplicar os mtodos planejados para cada stakeholder Mtodos de

Comunicao

Mediao e arbitragem

Tcnicas de Negociao

Resoluo de Conflitos

Habilidades Interpessoais

Organizao

Facilitar o consenso

Coordenar e harmonizar o grupo

Habilidades de Gerenciamento

Tcnica e Ferramentas

DICA Reunies presenciais so a forma mais eficiente de

comunicao e resoluo de problemas com os Stakeholders

DICA .. est me faltando tempo para gerenciar todos os stakeholders! O que eu fao?


Monitorar os relacionamentos

Ajustar as estratgias / plano

Referncias bibliogrficas

Project Management Institute PMI. (2012). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), 5 Edio.

Vargas, Ricardo Viana. (2014). Manual Prtico do Plano de Projeto: utilizando o PMBOK Guide, 5 Edio.

Mulcahy, Rita. (2013). Preparatrio para o exame de PMP, 8 Edio.

Do Valle, Jos Angelo Santos . (2014). Gerenciamento de stakeholders em projetos, 1 Edio.

Contatos

E-mail: [email protected]

Skype: dimitri.campana

Blogs:

http://dimitricampana.blogspot.com

http:// gestaonotriathlon.blogspot.com.br

Twitter: @dimitricampana

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