Gestão de Viagens Corporativas Forma de Pagamento: WEX

Manual Técnico Versão Março 2019

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Sumário 1. Integração Argo x Wex. ........................................................................................ 3

2. Sobre a integração ............................................................................................. 3

3. Tipo de faturamento Wex ..................................................................................... 3

4. Assinatura WEX ................................................................................................. 4

5. Política - GERCAR: Gera automaticamente cartão virtual. ............................................. 5

5.2 Parâmetro: Gera cartão virtual nas solicitações Off Line de Hospedagem (status Aguardando Emissão) .................................................................................................................. 8

5.3 Parâmetro: Gera cartão virtual nas solicitações On Line de Hospedagem. ......................... 8

5.4 Parâmetro: Gera cartão virtual nas emissões Off Line de Aéreo. ..................................... 9

5.5 Parâmetro: Gera cartão virtual nas emissões On Line de Aéreo. .................................... 10

6. Cancelamento do Cartão ..................................................................................... 11

7. Relatório/Registros ............................................................................................ 13

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1. Integração Argo x Wex.

Esse manual tem como objetivo apresentar a parceria e modelo de integração entre Argo e

Wex, sendo necessário seguir as orientações descritas para o correto funcionamento do serviço.

Sendo elas:

▪ Configuração do tipo de faturamento.

▪ Cadastro de Assinatura Wex.

▪ Política: Definição dos produtos (Aéreo/Hospedagem) e processos (On Line/Off Line) que o

cartão poderá ser gerado.

Além disso, serão apresentadas detalhadamente as etapas e processos onde os cartões

são gerados, cancelados e registrados.

2. Sobre a integração A Wex disponibiliza soluções para meios de pagamento corporativo, permitindo as

empresas terem mais controle de seus negócios, redução de custo, agilidade operacional e

eficiência. Pensando nestes benefícios, a Argo e Wex passam integrar suas plataformas,

liberando a customização para que nos processos On Line e Off Line dos produtos Hotel e

Aéreo sejam gerados cartões virtuais para cada uma das transações, facilitando o processo de

conciliação e tornando o processamento dos dados mais seguro, pois o cartão poderá ser

transacionado restritamente à finalidade pela qual for gerado.

3. Tipo de faturamento Wex Para configurar a forma de pagamento Wex para os produtos Hospedagem e/ou Aéreo, é

necessário incluir a descrição do Tipo de Faturamento e vinculá-lo às configurações Cartão de

Crédito > Wex > Hospedagem e/ou Aéreo.

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Após essa configuração, a forma de pagamento passará a ser disponibilizada na abertura

das solicitações dos produtos Hospedagem e Aéreo.

4. Assinatura WEX Para habilitar a integração junto a plataforma Wex, é necessário também inserir as

credenciais. Para isso, basta acessar: Menu Configurações > Assinaturas > Wex.

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Observação 1: Os campos “Código do Convênio” e “Senha” são disponibilizados pela Wex,

portanto, entre em contato com o fornecedor para obter mais informações.

Observação 2: Os campos “Percentual +” e “Percentual -” definem o range de valor que o

cartão será gerado, conforme tarifa escolhida. Exemplo: Ao configurar o Percentual (+)

= 10 e Percentual (-) = 10 e escolhida uma tarifa de 100, o cartão poderá ser transacionado dentre

R$ 90,00 à R$ 110,00.

5. Política - GERCAR: Gera automaticamente cartão virtual. A política GERCAR possibilita adequar a geração dos cartões virtuais, conforme operação

da agência de viagens em relação aos produtos Hospedagem e Aéreo. Portanto, os parâmetros

abaixo poderão ser habilitados conforme necessidade:

▪ Gera cartão virtual nas solicitações Off Line de Hospedagem (status Aguardando Cotação). -

WEX

▪ Gera cartão virtual nas solicitações Off Line de Hospedagem (status Aguardando Emissão). -

WEX

▪ Gera cartão virtual nas solicitações On Line de Hospedagem. - WEX

▪ Gera cartão virtual nas emissões Off Line de Aéreo. - WEX

▪ Gera cartão virtual nas emissões On Line de Aéreo. - WEX A seguir teremos as etapas para geração do cartão relacionado a cada um dos parâmetros

disponíveis.

5.1 Gera cartão virtual nas solicitações Off Line de Hospedagem

(status Aguardando Cotação) - WEX

Ao concluir a hospedagem Off Line, será apresentado para o usuário solicitante, a forma

de pagamento vinculada ao serviço Wex. Após selecionado o tipo de faturamento, a solicitação

será encaminhada para que a agência realize a cotação.

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O consultor fará a cotação de hospedagem e antes de gravá-la será possível gerar o Cartão

Virtual.

Ao clicar sobre o botão “Gerar Cartão”, o sistema automaticamente irá gerar o cartão virtual. Logo em seguida, basta clicar em “Adicionar” para que a solicitação seja efetivada.

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Para visualização dos dados do cartão no momento da cotação, será necessário habilitar a

política DETCAR no ambiente da agência.

Feito isso, após gerar o cartão virtual o consultor terá acesso aos dados:

Se por algum motivo não for gerado o cartão, o sistema comunicará através da mensagem

“Não foi possível utilizar a forma de pagamento selecionada, tente novamente”.

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5.1 Parâmetro: Gera cartão virtual nas solicitações Off Line de Hospedagem (status Aguardando Emissão)

O consultor de viagens terá a possibilidade de gerar o virtual no status “Aguardando

Emissão” da solicitação de viagens.

Quando a solicitação contiver um cartão que tenha sido gerado no status “Aguardando

Cotação” (caso ambos os parâmetros da política estejam habilitados), o consultor poderá optar

em gerar um novo cartão. Neste cenário, será apresentada a mensagem abaixo.

Caso seja selecionado o botão “Ok”, um novo cartão será gerado e o anterior cancelado. Depois disso, basta o consultor clicar em “Adicionar” e “Enviar” para concluir o pedido:

5.2 Parâmetro: Gera cartão virtual nas solicitações On Line de Hospedagem.

Quando este parâmetro estiver habilitado e selecionada a forma de pagamento vinculada a

plataforma Wex, o sistema Argo irá gerar automaticamente os cartões no momento da reserva

On Line.

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5.3 Parâmetro: Gera cartão virtual nas emissões Off Line de Aéreo.

Após habilitar este parâmetro e selecionar na abertura da solicitação a forma de pagamento

Wex, será disponibilizado para o usuário emissor (Status Aguardando Emissão), o botão para

que seja gerado o cartão junto a plataforma Wex.

Após a geração do cartão, o mesmo ficará disponível juntamente a forma de pagamento

selecionada:

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Conforme normas do PCI Compliance, caso seja necessário visualizar os dados do cartão é

necessário que o “ambiente agência” esteja com a política DETCAR habilitada, indicando o

usuário que terá acesso aos dados.

5.5 Parâmetro: Gera cartão virtual nas emissões On Line de Aéreo. Ao habilitar este parâmetro e selecionar no momento da emissão aérea On Line, o tipo de

faturamento Wex, o sistema Argo irá gerar primeiramente o cartão virtual Wex e na sequência,

fará a emissão junto ao provedor/companhia aérea.

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6. Cancelamento do Cartão

Para o cancelamento do cartão serão respeitadas as seguintes regras: Hospedagem

▪ O cancelamento do cartão deverá ocorrer quando o hotel (por qualquer que seja o motivo) não

confirmar a reserva (On Line).

▪ Caso a política CANEXP (Cancela reservas expiradas) esteja habilitada e a solicitação/reserva

seja cancelada, o sistema também realizará o cancelamento do cartão junto a Wex.

▪ Caso a política CANREP (Cancela solicitação quando reprovada) esteja habilitada e a

solicitação/reserva seja cancelada devido a reprovação, o sistema irá realizar o cancelamento do

cartão virtual.

▪ Quando o ambiente tiver estrutura de aprovação de mérito (política APRMER) e a política

CANREP habilitada e houver a reprovação de mérito de uma solicitação que contenha hotel, o

sistema irá cancelar a OS, portanto, haverá o cancelamento do cartão.

▪ Caso a política CANOFF (cancela solicitação em cotação) estiver habilitada e houver o

cancelamento da reserva/cotação de hospedagem, o sistema irá cancelar o cartão.

Observação: Para este cenário, o cancelamento do cartão Wextravel, ocorrerá quando na OS

existir mais de uma reserva, sendo ao menos uma On Line e uma Off Line, fazendo com que a

solicitação seja encaminhada para o status “Aguardando Cotação” e consequentemente ocorra o

cancelamento da reserva/solicitação.

▪ Caso o cancelamento da reserva de hotel seja realizada de forma manual o sistema também

deverá fazer a chamada (Wextravel) para cancelamento do cartão virtual.

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▪ Quando a solicitação é cotada através do finder e posteriormente recusada pelo solicitante, a

OS é encaminhada para “Ag Cotação”, nesse status o consultor também tem a possibilidade de

realizar o cancelamento da reserva/cotação de forma manual.

Quando o consultor clicar na opção “Excluir Cotação e Reserva” ou “Excluir Cotação” e o

cancelamento for executado com sucesso, o sistema também irá cancelar o cartão.

O mesmo irá ocorrer se após inserir a cotação Off Line o consultor optar pelo cancelamento da

mesma.

▪ O cancelamento poderá ser realizado também através da tela de cadastro de cartões. Para isso,

é necessário selecionar o tipo de faturamento Wex e selecionar a opção “Cancelar” ao lado do

cartão que se deseja cancelar.

▪ O cancelamento do cartão vinculado a reserva ocorrerá somente se estiver dentro do prazo de

No-Show, ou seja, dentro do período que o hotel permite o cancelamento sem multa.

Aéreo

▪ O cancelamento do cartão ocorrerá automaticamente quando o provedor (por qualquer que seja

o motivo) não confirmar a emissão (On Line).

▪ Devido ao fato do Argo Gestão de Viagens não permitir o cancelamento de bilhetes aéreos, uma

vez cancelada a reserva, não haverá o cancelamento do cartão virtual.

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▪ O cancelamento poderá ser realizado também através da tela de cadastro de cartões. Para isso,

é necessário selecionar o tipo de faturamento Wex e selecionar a opção “Cancelar” ao lado do

cartão que se deseja cancelar.

7. Relatório/Registros Os cartões gerados para emissão aérea e reserva de hospedagem, poderão ser extraídos através

do relatório Wex. Para isso, basta acessar Relatório > Relatório Padrão > Wex.

Para a extração do relatório poderão ser utilizados os filtros:

▪ Período

▪ Meus Relatórios

▪ Viajantes

Os cartões gerados através do processo On Line e Off Line ficarão registrados no histórico da

solicitação (Alocação de Débito).

Além disso, as ações realizadas no processo de integração junto à plataforma Wex ficarão

registradas no FollowUp da solicitação.

Caso seja gerado um novo cartão virtual os novos dados também serão gravados no histórico

da solicitação incluindo o novo número do cartão virtual.

As ações referentes ao cancelamento também ficarão registradas no histórico.