gestão comercial astorges 7 · o programa de demonstração funciona exactamente da mesma maneira...

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AstorGes © 2014 J M Neves / Astormatica

1 Apresentação

Manual de Utilização

Revisão 2014.1

Bem vindo ao programa de Gestão Comercial AstorGes da Astormatica.

Certificação do programa

O AstorGes encontra-se certificado pela DGCI com o numero de registo 370 a partir da versão 7.7.00. Pode consultar o certificado ou verificar a certificação na lista de programas certificados pela DGCI.

Onde encontrar a informação ?

Problemas & Soluções

FAQ - Perguntas frequentes

Como instalar e configurar o programa ?

Ver o tópico sobre a Instalação do programaVer como Instalar 2 programas no mesmo computadorVer quais as Configurações suportadas pelo programaEm Utilidades escolher Configurar programaEm Utilidades escolher Configurar impressoraEm Utilidades escolher Chaves de acesso

Que tópicos ler para ficar com uma ideia geral do programa ?

Na introdução ao programa consultar GeneralidadesEm primeiros passos ver como Entrar no programaVer como é organizado o Menu do programaVer para que servem os botões da Barra de ferramentasVer quais as Características principais do programa

Quais os tópicos relacionados com produtos e stocks ?

Na introdução ao programa consultar GeneralidadesNa introdução ao programa consultar Produtos e StocksEm ficheiros ver o tópico sobre o Ficheiro de produtos

Quais os tópicos relacionados com clientes e vendas ?

Na introdução ao programa consultar GeneralidadesNa introdução ao programa consultar Clientes e VendasEm ficheiros ver o tópico sobre o Ficheiro de clientesEm vendas ver os tópicos Emitir documentos e Pagamentos

http://www.portaldasfinancas.gov.pt

http://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/consultaProgCertificadosM24.action?&pagina=19




2 Gestão Comercial AstorGes 7.9


Quais os tópicos relacionados com fornecedores e compras ?

Na introdução ao programa consultar GeneralidadesNa introdução ao programa consultar Fornecedores e ComprasEm ficheiros ver o tópico sobre o Ficheiro de fornecedoresEm compras ver os tópicos Entrada de documentos e Pagamentos

Que outros tópicos importantes consultar ?

Ver como fazer Cópias de segurançaVer para que serve a Reindexação de ficheiros

Copyright

O programa de Gestão Comercial AstorGes é Copyright da firma ASTORMATICA - Comércio deEquipamentos de Informática, Lda.

O programa de demonstração pode ser copiado e fornecido a terceiros. No entanto, a cópia da versãodefinitiva é uma violação ao Copyright e aos Direitos de Autor.

Veja também a Licença de Utilização.

2 Versão de demonstraçãoO programa de demonstração funciona exactamente da mesma maneira que o programa definitivo.

A única limitação está no facto de o programa de demonstração limitar o numero máximo de clientes,fornecedores e produtos.

A versão de demonstração está também limitada em tempo, ou seja, só funcionará até uma determinadadata. A data limite de funcionamento da versão de demonstração é mostrada no inicio do programa. Apósesta data, se pretender continuar a testar o programa, basta fazer um novo download de uma versãoactualizada e voltar a instalar o programa.

A instalação dos dados da firma (nome e número de contribuinte) será efectuada com o fornecimento doprograma definitivo.

Ver também: Licença de Utilização.

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3 Instalação do programa

Antes de instalar o programa

Antes de instalar o programa poderá consultar alguns tópicos relacionados com a instalação:Saber quais são as Configurações suportadasSaber como Instalar 2 programas no mesmo computadorSobre as Chaves de acesso

Se vai actualizar uma versão 7 já instalada

Assegure-se de que não está nenhum utilizador a usar o programa.

Actualize as cópias de segurança se necessário.

A primeira vez que entrar no programa este irá actualizar automaticamente todos os ficheiros de trabalho.Esta operação poderá demorar mais ou menos tempo, dependendo da quantidade de dados existentes.



Instalação do programa

1. Se o programa de instalação não iniciar automaticamente, seleccione na barra de tarefas Iniciar »

Executar. Na linha onde diz Abrir escreva D:\instalar. Confirme com ok (substitua a letra "D" pelaletra que representa o seu CD-Rom).

2. No programa de instalação seleccione a unidade de disco e o directório onde pretende instalar oprograma (ou o directório antigo se for fazer uma actualização) e confirme a instalação.

3. No programa de instalação seleccione o nome do grupo que irá aparecer no Menu Iniciar.

4. Confirme os dados introduzidos e confirme a instalação.

É aconselhável que use os valores apresentados por defeito, a não ser que deseje instalar umsegundo programa independente do primeiro.

Após a instalação poderá chamar o programa através do Icon criado no Ambiente de trabalho doWindows ou através do atalho no menu Iniciar » Programas » Astormatica.

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4 Os primeiros passosAntes de começar a usar o programa deve familiarizar-se com algumas opções do programa. Deve tambémproceder à configuração mínima básica do programa.

Tópicos neste Capítulo

Conhecer o programa

Entrar no programaO menu principalA barra de ferramentas

Configuração básica do programa

Actualizar os dados da firmaConfigurar a numeração dos documentosConfigurar as tabelas do programaCriar produtosCriar clientes



4.1 Entrar no programa

Quando arranca, o programa pede-lhe o nome do utilizador, a palavra chave de acesso desse utilizador e adata de trabalho.

Nome do utilizador e Chave de acesso

Quando é instalado pela primeira vez, se carregar em ENTER quando lhe for pedido o utilizador e a chavede acesso, entrará automaticamente no programa com o nível imediatamente abaixo do máximo. Estenível dá acesso a todas as opções do programa com excepção à programação de utilizadores erespectivas chaves de acesso.

Para mudar os utilizadores autorizados e as chaves de acesso use a opção Chaves de acesso no menuUtilidades. Só o Supervisor do sistema pode usar essa opção.

Para entrar como Supervisor introduza como utilizador a palavra Supervisor e a chave de acessoAstorges.

Data de trabalho

Quando o programa começa a trabalhar, a data do sistema (computador) é considerada automaticamentecomo sendo a data de trabalho. Se optar por usar outra data, use esta opção para mudar a data detrabalho.

A data de trabalho é usada no rodapé de todas as listagens do programa, identificando assim a data emque essas listagens foram tiradas. É também esta a data considerada para data de emissão dedocumentos.

Se quiser mudar a data de trabalho depois de estar a usar o programa, faça um clique na data que seencontra no canto inferior direito da janela do programa.

Tópicos relacionados: Chaves de acesso

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4.2 O menu principal

O menu principal do programa tem a apresentação mostrada na imagem e está organizado da seguinteforma:

Ficheiros

Tabelas - Manuseamento das tabelas do programa:Tabela de famíliasTabela de subfamíliaTabela de vendedoresTabela de zonasTabela de armazénsTabela de câmbios

Ficheiro de produtos - Manuseamento e movimentos de produtos:Lista - Lista de produtosFicha A - Ficha do produto (parte 1)Ficha B - Ficha do produto (parte 2)Composição - Composição do produto compostoHistórico - Histórico de entradas e sadias do produtoPor data - Histórico de produtos entre datas

Ficheiro de clientes - Manuseamento de clientes:Lista - Lista de clientesFicha - Ficha do cliente (parte 1)Observações - Ficha do cliente (parte 2)Conta corrente - Conta corrente do clientePagamentos - Documentos por liquidar e pagamentos

Ficheiro de Fornecedores - Manuseamento de fornecedores:Lista - Lista de fornecedoresFicha - Ficha do fornecedor (parte 1)Observações - Ficha do fornecedor (parte 2)Conta corrente - Conta corrente do fornecedorPagamentos - Documentos por liquidar e pagamentos

Sair do programa - Encerrar o programa e sair



Vendas

Emitir documentos - Emissão de documentos a clientesPagar documentos - Pagamento de documentosConsultar documentos - Consulta de documentos

Compras

Receber documentos - Recepção de documentos de fornecedoresPagar documentos - Pagamento de documentosConsultar documentos - Consulta de documentos

Mapas

Clientes - Mapas de ClientesFicheiro de clientesContas correntesFacturas a receberPedidos de pagamentoBalancete de clientes

Fornecedores - Mapas de FornecedoresFicheiro de fornecedoresContas correntesFacturas a pagarBalancete de fornecedores

Produtos - Mapas de ProdutosListagens de preçosListagens de referencias

Etiquetagem - Emissão de etiquetasEtiquetas de clientesEtiquetas de fornecedoresEtiquetas de produtosCódigos de barras

Stocks - Mapas de StocksExistências

Existência actualAcima do máximoAbaixo do mínimoEm negativoMonos

HistóricosNormalSó entradasSó saídasTotal de entradasTotal de saídasResumo de entradasResumo de saídas

OutrosExistências por fornecedor

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Vendas - Mapas de VendasResumo de vendasVendas por produtoMapa recapitulativoComissões a vendedores

Compras - Mapas de ComprasResumo de comprasCompras por produtoMapa recapitulativo

Outros MapasListagens varias

Guias de transporteFacturas à consignaçãoFacturas proformaPropostasRequisições internas

Utilidades

Cópias de segurançaReindexar ficheirosManutenção de ficheirosCalculadoraConfigurar impressoraConfigurar programaChaves de acessoComandos directos

Opcionais

*** Módulos opcionais do programa ***

Ajuda

InstruçõesTutorialÍndices de ajudaPágina da InternetActualizações pela InternetSuporte por E-MailAcerca do programa

Tópicos relacionados: A barra de ferramentas



4.3 A barra de ferramentas

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1. Configurar tabelas - Acesso à gestão de tabelas.

2. Produtos & Stocks - Acesso à gestão do ficheiro de produtos.

3. Clientes & Vendas - Acesso à gestão de clientes.

4. Fornecedores & Compras - Acesso à gestão de fornecedores.

5. Calculadora - Acesso à calculadora do Windows.

6. Seleccionar impressora - Permite seleccionar ou configurar a impressora do Windows.

7. Janelas em cascata - Arruma as janelas em cascata (escada) se estiver a usar mais do que umasimultaneamente.

8. Fechar janelas - Fecha todas as janelas que se encontrarem abertas.

9. Janela seguinte - Selecciona a janela seguinte se estiver a usar mais do que umasimultaneamente.

10. Instruções do programa - Selecciona este manual.

11. Sair do programa - Encerra o programa e sai para o Windows.

Tópicos relacionados: O menu principal

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4.4 Configuração básica

Antes de começar a usar o programa definitivamente deverá configurar e preencher algumas opções.

Os pontos seguintes são um guia genérico dos passos que deverá seguir.

Actualizar os dados da firma

Menu: Utilidades » Configurar programa » Dados da firma

Acção: Actualize a morada, telefone, registo comercial, capital social e outros dados da sua firma.

Se trabalhar com mais de um armazém também deve preencher os mesmos dados na tabelade armazéns.

Mais informação: Configurar os dados da firma

Configurar a numeração dos documentos

Menu: Utilidades » Configurar programa » Número dos documentos

Acção: Configure o próximo número de documento a emitir e quantas cópias deseja de cadadocumento.

Mais informação: Configurar o número dos documentos



Configurar as tabelas do programa

Menu: Ficheiros » Tabelas

Acção: Preencha completamente ou parcialmente as seguintes tabelas:

Tabela da famílias e subfamílias - Permitem agrupar os mapas de produtos com sub-totaispor família e subfamília.

Tabela de zonas - Permite separar os clientes e fornecedores por zonas geográficas.

Tabela de vendedores - Permite configurar os vendedores existentes e a respectiva comissãode cada um.

Tabela de armazéns - Se trabalhar com mais de um armazém deve configurar os dados dosarmazéns 2 a 8 nesta opção.

Mais informação: Configurar tabelas

Criar produtos

Menu: Ficheiros » Ficheiro de produtos

Acção: Crie os produtos que vai vender com os respectivos preços de venda.

Mais informação: Ficheiro de produtos

Criar clientes

Menu: Ficheiros » Ficheiro de clientes

Acção: Crie os clientes e preencha os respectivos dados de cada um.

Mais informação: Ficheiro de clientes

Finalmente . . .

Os passos básicos para começar a usar o programa estão efectuados.

Poderá agora começar a emitir documentos de vendas e tirar partido da maior parte das opções que oprograma lhe permite.

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5 Introdução ao programaEste programa funciona por módulos, e na sua versão mais completa inclui Gestão de Stocks, Facturaçãoe Gestão de Clientes, Compras e Gestão de Fornecedores. Tem ainda a hipótese de funcionar em Multi-Utilizador em sistemas de rede, com acesso simultâneo a vários utilizadores.

É nossa intenção oferecer um programa de Gestão Comercial que, embora mantendo as potencialidadesprincipais de outros programas existentes, possa ser operado com muito mais facilidade. Foi pois nossapreocupação criar um programa que conduza facilmente o utilizador pelos seus vários menus, sem queisso se torne num verdadeiro quebra cabeças, ou que seja necessário um curso para a sua operação.

O funcionamento de todo o programa é auto-explicativo, incluindo linhas On-Line de ajuda. Para a sua boautilização basta ter uma ideia de como todas as rotinas são interligadas.

A linha da barra de mensagens funciona como linha de comunicação com o utilizador, e informa aquilo queo computador está a fazer ou que dados está à espera que sejam introduzidos.

Sempre que em qualquer opção lhe forem pedidos limites, como por exemplo, número da primeira e últimafamília, se carregar em ENTER nas duas perguntas, são considerados como limites o Início e o Fim.


Produtos e Stocks

Clientes e Vendas

Fornecedores e Compras

Mapas e Listagens

Utilidades

Características principais

Tópicos relacionados: Características principais

5.1 Produtos e Stocks

As opções relacionadas com o manuseamento de Produtos e Stocks são:

Tabela de famíliasTabela de subfamíliasFicheiro de produtosMapas de produtosMapas de stocks

Todo o manuseamento de Produtos e Stocks é efectuado na opção de Ficheiro de Produtos:

Criar, anular e alterar fichas de produtos.Criar, anular e alterar fichas de produtos compostos.Entradas, saídas e transferências de armazém.Consultar históricos de um produto ou entre datas.



5.2 Clientes e Vendas

As opções relacionadas com o manuseamento de Clientes e Vendas são:

Tabela de zonasTabela de vendedoresTabela de armazénsTabela de moedasFicheiro de clientesMenu de vendasMapas de clientesMapas de vendas

No manuseamento do Ficheiro de Clientes pode não só efectuar todo o manuseamento de clientes,como pode também efectuar praticamente todas as opções de vendas:

Criar, anular e alterar fichas de clientes.Procurar, localizar e filtrar clientes.Imprimir lista de clientes filtrados.Emitir praticamente todos os documentos (duplo clique na lista de clientes).Visualizar documentos e opcionalmente imprimir uma 2ª via (duplo clique na conta corrente).Efectuar pagamentos simples ou múltiplos na opção própria.Consultar a conta corrente dos clientes.

Nas opções de Vendas pode emitir, dar pagamento e visualizar documentos. Com excepção da facturaçãode guias de remessa, todas estas operações podem ser efectuadas directamente no manuseamento doficheiro de clientes.

Documentos que pode emitir:

Facturas com ou sem reciboVendas a DinheiroGuias de RemessaFacturas de Guias de RemessaNotas de DevoluçãoNotas de CréditoNotas de Débito (2 tipos)Avisos de Lançamento devedoresAvisos de Lançamento credoresRecibos (pagamentos)Facturas ProformaGuias de TransportePropostas de Fornecimento

Em todos os documentos que afectam stocks, se começar a referência com o sinal # essa linha é

considerada manual e os dados respectivos são pedidos. Neste caso um produto assim emitido não afectastocks.

Se pretender introduzir uma linha de comentário no documento, simplesmente não introduza nenhumareferencia e preencha directamente a descrição com o comentário que pretender.

Note que por uma questão de princípio, e para facilitar a leitura de mapas, não devem existir doisdocumentos com o mesmo número. Aconselha-se o uso de numerações diferentes, por exemplo, asVendas a Dinheiro a começar em 1000, as Facturas a começar em 2000, etc.

O número dos documentos é introduzido automaticamente, e incrementado de 1 após a emissão dodocumento. Quando da instalação do programa deve usar a opção Utilidades » Configurar programa »

Número dos documentos para introduzir o número do primeiro documento a emitir de cada tipo, e quantascópias de cada documento.

Tópicos relacionados: Ficheiro de clientes

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5.3 Fornecedores e Compras

As opções relacionadas com o manuseamento de Fornecedores e Compras são:

Tabela de zonasFicheiro de fornecedoresMenu de comprasMapas de fornecedoresMapas de compras

No manuseamento do Ficheiro de Fornecedores pode não só efectuar todo o manuseamento defornecedores, como pode também efectuar praticamente todas as opções de compras:

Criar, anular e alterar fichas de fornecedores.Procurar, localizar e filtrar fornecedores.Imprimir lista de fornecedores filtrados.Recepcionar praticamente todos os documentos (duplo clique na lista de fornecedores).Visualizar documentos e opcionalmente imprimir uma 2ª via (duplo clique na conta corrente).Efectuar pagamentos simples ou múltiplos na opção própria.Consultar a conta corrente dos fornecedores.

Nas opções de Compras pode recepcionar, dar pagamento e visualizar documentos. Com excepção dafacturação de guias de remessa, todas estas operações podem ser efectuadas directamente nomanuseamento do ficheiro de fornecedores.

Documentos que pode recepcionar:

FacturasCompras a DinheiroGuias de RemessaFacturas de Guias de RemessaNotas de DevoluçãoNotas de CréditoNotas de DébitoAvisos de Lançamento devedoresAvisos de Lançamento credoresRecibos (pagamentos)

Se for necessário introduzir um produto que não exista no ficheiro, ou que não interesse que actualize

stocks, deve-se começar a referência pelo sinal #. Essa linha é considerada manual e os dados

respectivos são pedidos. Neste caso um produto assim introduzido não afecta stocks.

Se pretender introduzir uma linha de comentário no documento, simplesmente não introduza nenhumareferencia e preencha directamente a descrição com o comentário que pretender.

Se for dada entrada de produtos através de Guia de Remessa (que só actualiza os stocks), eposteriormente se quiser dar entrada da Factura respectiva, introduza-se essa factura através da opçãoprópria (Facturas de Guia de Remessa).

Tópicos relacionados: Ficheiro de fornecedores



5.4 Mapas e Listagens

Todos os mapas principais estão agrupados no menu Mapas.

No entanto, algumas listagens especificas podem ser obtidas noutras opções, como por exemplo:

A impressão das varias tabelas é efectuada no próprio manuseamento de tabelas.

A impressão de clientes e fornecedores após ser activado um filtro, é efectuada na própria opção demanuseamento do ficheiro respectivo.

A composição de um produto composto é impresso no manuseamento de produtos.

Pode também imprimir o histórico de um produto ou entre datas no manuseamento de produtos.

Pode imprimir a conta corrente de um cliente ou fornecedor directamente no manuseamento do ficheirorespectivo.

Mapas e listagens do Menu Mapas:

Clientes - Mapas de ClientesFicheiro de clientesContas correntesFacturas a receberPedidos de pagamentoBalancete de clientes

Fornecedores - Mapas de FornecedoresFicheiro de fornecedoresContas correntesFacturas a pagarBalancete de fornecedores

Produtos - Mapas de ProdutosListagens de preçosListagens de referencias

Etiquetagem - Emissão de etiquetasEtiquetas de clientesEtiquetas de fornecedoresEtiquetas de produtosCódigos de barrasEtiquetagem avançada de produtos

Stocks - Mapas de StocksExistências

Existência actualAcima do máximoAbaixo do mínimoEm negativoMonos

HistóricosNormalSó entradasSó saídasTotal de entradasTotal de saídasResumo de entradasResumo de saídas

OutrosExistências por fornecedor

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Vendas - Mapas de VendasResumo de vendasVendas por produtoMapa recapitulativoComissões a vendedores

Compras - Mapas de ComprasResumo de comprasCompras por produtoMapa recapitulativo

Outros MapasMapa de cargaListagens varias

Guias de transporteFacturas à consignaçãoFacturas proformaPropostasRequisições internas

Mapas programáveis

5.5 Utilidades

No menu Utilidades pode encontrar as opções de manutenção e de configuração do programa, assimcomo as opções especiais:

Cópias de segurançaReindexar ficheirosManutenção de ficheirosCalculadoraConfigurar impressoraConfigurar programaChaves de acessoComandos directos



5.6 Características principais

STOCKS

Controle até 8 armazéns em simultâneo6 preços de venda diferentes, 4 sem IVA e 2 com IVA incluídoPreços de custo automáticos (médio, mínimo, máximo e último)Classificação de produtos em famílias e sub-famíliasReferência de produto alfanumérica com 15 caracteres2ª referência para o produto alfanumérica com 15 caracteresReferência ou código de fornecedor alfanumérico com 15 caracteresEntradas, saídas e transferências de armazémConsulta imediata do histórico de um produto ou de todos os produtos a partir do manuseamento doficheiro de produtos.Os históricos de produtos podem ser consultados em qualquer sentido.Melhoria no tratamento de produtos compostos com informação suplementar em tempo real.Listagem de preços (4 variantes)Listagem de referencias (4 variantes)Listagem por fornecedor habitualListagem da existência actual valorizadas por armazém ou totalListagem de existências por fornecedorListagem da existência acima do máximoListagem da existência abaixo do mínimoListagem de existências em negativoListagem de monosListagem do histórico normal de produtosListagem do histórico só entradas de produtosListagem do histórico só saídas de produtosListagem do total de entradas de produtosListagem do total de saídas de produtosListagem resumo de entradas de produtosListagem resumo de saídas de produtosEmissão de etiquetas de produtosEmissão de códigos de barras

VENDAS

Emissão de documentos (facturas, recibos, vendas a dinheiro, etc.)Vendas ao balcão com folha de caixa diária (resumo de vendas ao balcão)Conta corrente de clientesFacturação por resumo de guias de remessa valorizadasActualização automática de existência de stocks (saídas)Actualização automática de conta corrente clientesVisualização e segunda via dos principais tipos de documentoTransferência de armazém com emissão de guia de transporteControle de comissões a vendedoresLocalização e filtragem de clientes introduzindo parte do nome ou da morada.Localização e filtragem de clientes pelo numero de contribuinte.Filtragem de clientes sem número de contribuinte, que não movimentam à mais de 6 meses, 1 ano ou2 anos ou que nunca movimentaram nada.Impressão da lista filtrada de clientes.Possibilidade de desactivar clientes, podendo alguns mapas incluir ou não os clientes não activos.Emitir documentos directamente a partir do manuseamento do ficheiro.Dar como pagos documentos de vendas directamente a partir do manuseamento do ficheiro (contacorrente só dos documentos não liquidados).Pagamento simples ou múltiplo a partir da visualização da conta corrente só dos documentos nãoliquidados.Consulta imediata de contas correntes de clientes a partir do manuseamento do ficheiro.As contas correntes podem ser consultados em qualquer sentido.Consultar um documento ou imprimir uma segunda via a partir da conta corrente.

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Filtragem da conta corrente (só facturas, só recibos, só débitos, só créditos, etc).Facturação de Guias de Remessa automatizada com possibilidade de selecção automática de Guiasindividuais, todas as Guias de um cliente ou todas as Guias por facturar.Listagem do ficheiro de clientesListagem de contas correntesListagem de facturas vencidas a receberListagem do balancete de clientesListagem do resumo de vendas entre datasListagem do vendas por produto entre datasListagem do mapa recapitulativoListagem do comissões a vendedoresEmissão de cartas de pedidos de pagamentoEmissão de etiquetas de clientesListagem de guias de transporte, facturas à consignação e proforma, propostas e requisições internas

COMPRAS

Recepção de documentos (facturas, recibos, compras a dinheiro, etc.)Conta corrente de fornecedoresActualização automática de stocks (entradas)Actualização automática de conta corrente de fornecedoresLocalização e filtragem de fornecedores introduzindo parte do nome ou da morada.Localização e filtragem de fornecedores pelo numero de contribuinte.Filtragem de fornecedores sem número de contribuinte, que não movimentam à mais de 6 meses, 1ano ou 2 anos ou que nunca movimentaram nada.Impressão da lista filtrada de fornecedores.Possibilidade de desactivar fornecedores, podendo alguns mapas incluir ou não os fornecedores nãoactivos.Recepcionar documentos directamente a partir do manuseamento do ficheiro.Dar como pagos documentos de compras directamente a partir do manuseamento do ficheiro (contacorrente só dos documentos não liquidados).Pagamento simples ou múltiplo a partir da visualização da conta corrente só dos documentos nãoliquidados.Consulta imediata de contas correntes de fornecedores a partir do manuseamento do ficheiro.As contas correntes podem ser consultados em qualquer sentido.Consultar um documento ou imprimir uma cópia a partir da conta corrente.Filtragem da conta corrente (só facturas, só recibos, só débitos, só créditos, etc).Envio de avisos de lançamento a fornecedoresEnvio de nota de devolução a fornecedorListagem do ficheiro de fornecedoresListagem de contas correntesListagem de facturas vencidas a pagarListagem do balancete de fornecedoresListagem do resumo de compras entre datasListagem de compras por produto entre datasListagem do mapa recapitulativoEmissão de etiquetas de fornecedores



VÁRIOS

Actualização automática de preços por percentagemActualização automática da taxa de IVA em caso de alteraçãoCópias de segurança para disquete, disco amovível ou no próprio discoReposição de cópias de segurançaRecuperação automática de ficheiros de indexação corrompidosLimpeza total de um determinado ficheiroLimpeza de históricos até uma determinada dataLimpeza de acumulados de clientes, fornecedores e produtosChaves de acesso ao programa níveis diferentes de utilizaçãoConfiguração de parâmetros de vendasPré visualização de qualquer mapa ou documento antes da impressão.Exportação de qualquer mapa ou documento para um ficheiro PDF ou para um ficheiro gráfico (BMP,JPG, WMF, EMF, etc).Envio de qualquer mapa ou documento directamente para o correio electrónico (E-Mail para o OutlookExpress).Editor de documentos completamente novo com mais funcionalidades (ainda mais rápido de operarapós habituação).Compatibilidade com as impressoras USB.Pode trabalhar simultaneamente com o ficheiro de produtos, clientes, fornecedores e tabelas sem quetenha de fechar uma opção (janela) para abrir a outra.Sistema de cópias de segurança melhorado e inteligente. As cópias são sempre comprimidas e osistema guarda automaticamente no disco as últimas cinco cópias que foram efectuadas em diasdiferentes.Consultas em moeda estrangeira em tempo real.

INTERFACE

As bases de dados do programa são constituídas por ficheiros de três tipos:

Ficheiros DBF São os ficheiros principais que contêm os dados.

Ficheiros FTP São os ficheiros que contêm os comentários.

Ficheiros CDX São os ficheiros de índice que permitem encontrar rapidamente a informaçãodesejada.

Os ficheiros principais (DBF) são compatíveis com a norma referente ao FoxPro 2.6 ou posterior,permitindo assim a possibilidade de partilha de dados, ou a criação de novos repertórios (listagens) nãoprevistos no programa. No entanto a intercepção de ficheiros a partir de outro programa compatível nãodeve alterar a estrutura dos ficheiros, nem criar, alterar ou anular registos. Se tal acontecer, aconselha-seque os ficheiros em causa sejam reindexados na opção própria para que não haja perca de acesso adados.

O conjunto das bases de dados (DBF+FPT+CDX) são compatíveis com o FoxPro 2.6 para Windows (ouversões posteriores), tanto a nível de acessos como a nível de índices e partilhas. É por isso possívelusar em simultâneo o programa de Gestão Comercial AstorGes com um outro feito em FoxPro desde queambos os programas sejam versões Multi-Utilizador.

É ainda possível usar as bases de dados directamente em programas desenvolvidos com motor ADS(Advantage Database Server) da Extended Systems desde que sejam usadas só para consulta ouimportação. Esta característica permite o acesso a programas que tenham sido desenvolvidos emlinguagens, como por exemplo, Visual Basic, Visual C, Delphi, C Builder, Harbour, Clipper, etc.

http://www.extendedsystems.com/ADS/


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6 Menu FicheirosAlém da opção de Sair do programa, este menu dá acesso ao manuseamentos dos vários ficheiros etabelas do programa.

A partir do manuseamento dos ficheiros de produtos, clientes e fornecedores, tem também acesso directoa várias opções relacionadas com o respectivo ficheiro, como por exemplo, o histórico do ficheiroseleccionado.


Tabelas

Tabela de famílias - Permite o agrupamento de produtos (1º nível).

Tabela de subfamilias - Permite o agrupamento de produtos (2º nível).

Tabela de zonas - Zonas geográficas dos Clientes e Fornecedores.

Tabela de vendedores - Vendedores e respectivas comissões.

Tabela de meios de pagamento - Meio de pagamento usado pelo cliente.

Tabela de armazéns - Morada dos vários armazéns.

Tabela de câmbios - Moedas possíveis e respectivos câmbios.

Tabela de grupos - Permite agrupar clientes e fornecedores.

Ficheiros

Ficheiro de produtos - Manuseamento do ficheiro de produtos.

Ficheiro de clientes - Manuseamento do ficheiro de clientes.

Ficheiro de fornecedores - Manuseamento do ficheiro de fornecedores.

6.1 Tabelas

Alguns dados dos ficheiros de Produtos, Clientes e Fornecedores são introduzidos através de um "código"que corresponde a um item de uma tabela. A configuração das tabelas permite a associação desse código.


Tabela de famílias - Permite o agrupamento de produtos (1º nível).

Tabela de subfamílias - Permite o agrupamento de produtos (2º nível).

Tabela de zonas - Zonas geográficas dos Clientes e Fornecedores.

Tabela de vendedores - Vendedores e respectivas comissões.

Tabela de meios de pagamento - Meio de pagamento usado pelo cliente.

Tabela de armazéns - Morada dos vários armazéns.

Tabela de câmbios - Moedas possíveis e respectivos câmbios.

Tabela de grupos - Permite agrupar clientes e fornecedores.

Tópicos relacionados

Ficheiro de produtos - Manuseamento do ficheiro de produtos.

Ficheiro de clientes - Manuseamento do ficheiro de clientes.

Ficheiro de fornecedores - Manuseamento do ficheiro de fornecedores.



6.1.1 Tabela de famílias

Todos os produtos podem ser agrupados em dois níveis (famílias e subfamílias).

Este tipo de agrupamento serve exclusivamente para separar os vários mapas do programa em famílias edentro de cada família em subfamílias.

Para qualquer operação com produtos apenas a referencia do produto é necessária.

A Tabela de famílias permite a codificação das famílias de produtos.

Em algumas tabelas, como por exemplo, as tabelas de preços e referências, só aparece uma família porpágina.

Exemplo esquemático:

FAMÍLIA UMSubfamilia CEM

Produto AProduto BProduto C

Subfamilia DUZENTOSProduto DProduto E

FAMÍLIA DOISSubfamilia TREZENTOS

Produto FProduto G

Subfamilia QUATROCENTOSProduto HProduto I

FAMÍLIA TRÊS... etc ...

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6.1.2 Tabela de subfamílias

Todos os produtos podem ser agrupados em dois níveis (famílias e subfamílias).

Este tipo de agrupamento serve exclusivamente para separar os vários mapas do programa em famílias edentro de cada família em subfamílias.

Para qualquer operação com produtos apenas a referencia do produto é necessária.

A Tabela de subfamílias permite a codificação das subfamílias de produtos.

Exemplo esquemático:

FAMÍLIA UMSubfamilia CEM

Produto AProduto BProduto C

Subfamilia DUZENTOSProduto DProduto E

FAMÍLIA DOISSubfamilia TREZENTOS

Produto FProduto G

Subfamilia QUATROCENTOSProduto HProduto I

FAMÍLIA TRÊS... etc ...



6.1.3 Tabela de zonas

A Tabela de zonas permite separar os clientes e fornecedores por zonas geográficas.

As zonas são usadas pelo programa para separação ou filtragem de alguns mapas.

Note que pode usar esta tabela para separar por zonas geográficas, ou para separar por outro tipo deagrupamento que lhe interesse (Exemplo: clientes de revenda, público, estado, etc.).

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6.1.4 Tabela de vendedores

A Tabela de vendedores permite definir quais são os vendedores e a comissão por defeito para cada umdeles.

Posteriormente, deverá indicar na ficha de cliente qual o vendedor que lhe diz respeito.

Se na ficha de cliente indicar uma comissão diferente para o vendedor, essa comissão terá prioridade sobrea comissão indicada na tabela de vendedores.

A codificação de vendedores vai permitir que o programa lhe forneça mapas de vendas por vendedor com aindicação dos documentos e comissões que esse vendedor efectuou entre as datas indicadas.

Nota: Na emissão de documentos pode sempre mudar o vendedor e a comissão para esse documento.



6.1.5 Tabela de meios de pagamento

A Tabela de meios de pagamento permite descriminar a forma como foi efectuado o pagamento de umdeterminado documento. Em alguns tipos de pagamento permite ainda que seja introduzido a referencia(número) do meio de pagamento.

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6.1.6 Tabela de armazéns

A Tabela de armazéns permite inscrever a morada dos vários armazéns da firma.

A morada só muda nos cabeçalhos dos documentos emitidos, conforme o armazém de saída especificado.

O armazém número um deverá ser sempre a morada da sede e é a única que sai em alguns mapas.

Esta tabela é simples e não tem hipótese de impressão.



6.1.7 Tabela de câmbios

A Tabela de Câmbios destina-se a configurar as várias moedas usadas no programa e o seu câmbio emrelação ao Euro.

Os códigos 1 e 2 (Euros e Escudos) não podem ser apagados e só permitem a alteração de alguns dosseus campos.

O vários campos têm o seguinte significado:

Código - Código da moeda (numero sequencial).

Sigla - A sigla da moeda (EUR, PTE, etc).

Símbolo - O símbolo usado pela moeda (exemplo: o símbolo do Euro é €).

Extenso - A palavra usada para o extenso da moeda (exemplo: Euros).

Câmbio - O valor de câmbio da moeda em relação ao Euro (Exemplo: 1 escudo são 0,00498798 Euros).

Posição - A posição do símbolo da moeda em relação ao valor. Pode ser N para nenhum, P para prefixo(o símbolo antes do valor) ou pode ser S para sufixo (o símbolo após o valor).

Descrição - Pequeno descritivo que identifique a moeda (exemplo: Libras - Inglaterra).

Decimais - Casas decimais a usar nos mapas e na recolha de movimentos. Veja também o parágrafo aseguir.

Data - A data a que refere o câmbio introduzido (apenas indicativo).

Se, por exemplo, configurar o número de casas decimais com 0 (zero), poderá imprimir mapas com valoresmuito altos (em que havia sobreposição de valores). Esta hipótese é também imprescindível no caso detrabalhar com moedas com cambio muito baixos, como por exemplo, o Metical.

Se entrar no programa como SUPERVISOR pode alterar os valores definidos para a moeda por defeito(euro). Esta hipótese permite que o programa funcione em alguns mercados em que a moeda base não é oeuro. Note que neste caso, os mapas tirados em escudos (moeda com o código 2) não saem com ocâmbio correcto, no entanto, pode criar um código novo para os escudos e preencher o seu câmbio emrelação à nova moeda base.

Para seleccionar a moeda que deseja utilizar para os mapas use o pequeno rectângulo no rodapé doprograma, onde se encontra escrita a moeda que está em uso.

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6.1.8 Tabela de grupos

A Tabela de grupos permite agrupar ou filtrar clientes e fornecedores por "tipos". Esta tabela estáespecialmente direccionada à utilização do ficheiro de contactos, que é usado pelo programa auxiliarAstorOffice.



6.2 Ficheiro de produtos

Este grupo de rotinas controla todo o manuseamento do ficheiro de produtos.

Inclui a possibilidade de dar entradas e saídas de produtos.

No caso de ter o módulo de Vendas a saída de produtos é feita automaticamente quando emitirdocumentos.

Se tiver o módulo de Compras a entrada é feita automaticamente quando controlar a entrada dedocumentos.

Associado ao ficheiro de produtos está uma tabela de famílias e uma tabela de sub-famílias para melhororganização de mapas. Estas tabelas encontram-se na opção própria para gestão de tabelas.

Produtos e Stocks :: Lista

Este é o ponto principal de acesso ao manuseamento de Produtos e Stocks.

Neste ponto tem acesso directo às seguintes opções:

Efectuar entradas, saídas e transferências de armazém.

Ordenar a lista de produtos por qualquer das referências ou por descrição.

Procurar produtos por qualquer das referências ou por descrição.

Filtrar produtos para só ver os produtos com uma determinada condição.

Transformar um produto simples em produto composto e vice-versa. Pode ainda:

Aceder à Ficha A do produto (dados principais, preços de venda e existências).

Aceder à Ficha B do produto (preços de custo, margem e comentários).

Aceder à Composição dos produtos compostos (só se o produto for composto).

Aceder ao Histórico do produto ou ao histórico geral Por data (entre datas).

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Entradas, Saídas e Transferências de armazém

Pode aceder à movimentação de produtos das seguintes formas:

Escolher Movimentar stocks e a operação a efectuar.

Fazer duplo clique no produto e escolher a operação a efectuar.

Fazer clique direito no produto e escolher a operação a efectuar.

Fazer Ctrl + E no produto para dar entrada desse produto.

Fazer Ctrl + S no produto para dar saída desse produto.

Fazer Ctrl + T no produto para transferir o produto de armazém.

Campos nos movimentos de produtos

Referência (palavra) - Seleccionar o movimento por referência normal, 2ª referência ou referência dofornecedor.

Referência (campo) - Referência do produto a movimentar.

Data do movimento - Por defeito é a data de trabalho.

Nº do movimento - Número do documento ou outra descrição do documento.

Armazém - Armazém origem de onde vai ser movimentado o produto.

Quantidade - Quantidade a movimentar.

Valor unitário - Valor unitário do movimento (de preferência se IVA).

Cliente (só nas saídas) - Número do cliente (opcional).

Fornecedor (só nas entradas) - Número do fornecedor (opcional).

Armazém destino (só nas transferências) - Armazém para onde vai o material (entrada).

Para confirmar um movimento escolha Gravar. Para sair sem gravar escolha Sair.

Ordenar a lista de produtos

Pode ordenar os produtos por referência principal, referência secundária, referência do fornecedor,descrição do produto, ou ver apenas os produtos compostos ordenados por referência principal.

Pode ordenar os produtos das seguintes formas:

Escolher Ordem e a ordenação que deseja.



Fazendo clique no cabeçalho da coluna em que quer a ordenação. O titulo da coluna em que a listaestá ordenada fica em vermelho.

Fazendo clique direito na lista de produtos e escolher a ordenação que deseja.

Procurar produtos

A procura de produtos é efectuada automaticamente pelo campo em que estiver ordenada a lista.

Procura normal:

1. Seleccione a ordem que pretende (ver ponto anterior).2. Escreva a referência (ou descrição) a procurar no campo Referência a procurar.

Procura sequencial avançada:

1. Seleccione a ordem que pretende (ver ponto anterior).2. Com a lista de produtos seleccionada (basta um clique num produto) comece a escrever a

referência que deseja procurar. A lista irá automaticamente seleccionando o produto mais próximodaquele que está a escrever. Quando chegar ao produto pretendido não necessita de escrever oresto da referência.

Filtrar produtos

Se fizer um clique direito na lista de produtos tem acesso à filtragem de produtos.

A filtragem de produtos permite-lhe que só sejam mostrados os produtos que correspondem à condiçãoescolhida.

Note que quando a lista de produtos tem um filtro activo, o fundo do titulo da coluna muda para uma cordiferente para chamar a atenção.

Para limpar o filtro e ver novamente todos os produtos faça um clique direito na lista de produtos eescolha Limpar filtro.

Produto composto

A descrição da composição de um produto composto é efectuada no ponto Composição.

Nesta opção apenas vai indicar se um produto é um produto composto ou não.

Se um produto já for composto, pode transforma-lo novamente em produto simples, mas terá primeiro deapagar toda a composição desse produto.

Se um produto for simples (a situação normal por defeito) pode transforma-lo em produto composto.

Para mudar o tipo de produto faça um clique direito no produto e escolha Produto composto.

NOTAS:

Os produtos compostos aparecem na lista de produtos a vermelho.Só tem acesso à Composição se o produto for um produto composto.

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Produtos e Stocks :: Ficha (a)

Esta é a ficha principal do produto e é neste ponto que se escolhe a criação de novos produtos.

Pode Inserir, Emendar ou Anular fichas de produtos.

Note que não pode apagar produtos que tenham movimentos.

Campos na Ficha A de produtos

Referência - Referência principal do produto. Todos os movimentos de stocks, compras e vendas,usam esta referência por defeito.

Referência 2 - Referência secundária do produto.

Ref. fornecedor - Referência usada pelo fornecedor normal do produto. É usada como uma terceirareferência do produto.

Produto - A descrição do produto.

Família - A família a que pertence o produto. Ver também a tabela de famílias.

Subfamília - A subfamília a que pertence o produto. Ver também a tabela de subfamílias.

IVA - A taxa de IVA para este produto. Este valor pode ser mudado em tempo real durante afacturação.

Unidade - A unidade a que se refere o produto. Normalmente a unidade é 1 e não necessita de serpreenchida. Pode indicar por exemplo, M2 para metros quadrados, M3 para metro cúbicos, L paralitros, etc.

PVP 1 - Preço de venda sem IVA. Primeiro preço de venda.

PVP 2 - Preço de venda sem IVA. Segundo preço de venda.

PVP 3 - Preço de venda sem IVA. Terceiro preço de venda.

PVP 4 - Preço de venda sem IVA. Quarto preço de venda.

PVP 5 - Preço de venda com IVA. Primeiro preço de venda com IVA incluído.

PVP 6 - Preço de venda com IVA. Segundo preço de venda com IVA incluído.

Localização - Localização do produto no armazém. Por exemplo, Corredor 6 Prateleira B Caixa 125. Normalmente não é usado.



Stock mínimo - O stock (quantidade) mínimo que desejamos ter do produto. Usado para calcularquais os produtos a encomendar.

Stock máximo - O stock (quantidade) máximo que desejamos ter do produto. Usado para calcularqual a quantidade a encomendar e quais os produtos com excesso de stock.

Total de entradas - Número total de entradas deste produto. Actualizado automaticamente nasentradas de produtos. Nota: Este valor pode ser posto novamente a zero através da opção delimpeza de acumulados.

Total de saídas - Número total de saídas deste produto. Actualizado automaticamente nas saídasde produtos. Nota: Este valor pode ser posto novamente a zero através da opção de limpeza deacumulados.

Última entrada - Data da última entrada deste produto. Actualizado automaticamente nas entradasde produtos.

Última saída - Data da última saída deste produto. Actualizado automaticamente nas saídas deprodutos.

ARM 1 até ARM 8 - Existência nos vários armazéns (de 1 a 8). Actualizado automaticamente nasentradas e saídas de produtos.

TOTAL - Total de existência em stock. Nota: As existências em negativo são mostradas a vermelhopara chamar a atenção.

Encomendado - Mostra a quantidade encomendada ao fornecedor (pendente).

Equivalências

O botão Equivalências dá acesso a um ecrã que permite a introdução dos produtos equivalentes. Naedição de documentos pode seleccionar automaticamente um produto alternativo equivalente.

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Produtos e Stocks :: Ficha (b)

Esta é a ficha secundária do produto.

Campos na Ficha B de produtos

Produto - A descrição do produto.

Referência - Referência principal do produto.

Custo máximo - Preço de custo máximo que este produto foi adquirido (após descontos).Actualizado automaticamente nas entradas de produtos.

Custo mínimo - Preço de custo mínimo que este produto foi adquirido (após descontos).Actualizado automaticamente nas entradas de produtos.

Ultimo custo - Ultimo preço de custo que este produto foi adquirido (após descontos). Actualizadoautomaticamente nas entradas de produtos.

Custo médio - Preço de custo médio ponderado da existência em stock (após descontos).Actualizado automaticamente nas entradas de produtos. O preço médio é calculado segundo afórmula: Existência actual vezes o preço médio actual, mais a quantidade entrada vezes o valor deentrada, a dividir pelo total da existência actual mais a quantidade entrada.

Últimas condições de compra - Este conjunto de campos mostra quais as condições em que foiadquirido pela última vez o produto. O valor ilíquido do produto, os descontos que teve e aquantidade que entrou.

Informação adicional - Este conjunto de campos serve apenas como observação e pode serusado livremente.

Data de abertura da ficha de produto - Data em que o produto foi criado. Automático.

Fornecedor habitual - Número do fornecedor habitual do produto.

Último fornecedor - Número do último fornecedor do produto. Automático.

Margens de lucro - Mostra a margem de lucro sobre o preço médio de custo e sobre o últimopreço de custo. A margem mostradas é a Margem Forte, ou seja, se sobre o preço de venda fizer odesconto correspondente à margem indicada, obtém o preço de custo.

Produto composto - Indica se o produto é um produto composto. Este campo é só indicativo. Para



mudar o tipo de produto veja o ponto anterior: Ficheiro de produtos - Lista.

Tem observações - Indica se este produto tem o campo de observações preenchido ou não. Estecampo é só indicativo. Veja o ponto seguinte.

Descontos - Percentagens de descontos que serão atribuídos automaticamente aos clientes quetiverem respectivamente 91, 92 ou 93% no campo de desconto da sua ficha. Para mais informaçãoconsulte o tópico como criar descontos diferentes para cada produto.

Eco valor - Valor unitário para produtos sujeitos ao "eco valor".

Opção Observações

Para cada produto pode criar uma "folha" de observações com qualquer informação que julgueimportante ou útil.

Para criar, alterar ou visualizar as observações clique no botão Observações.

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Produtos e Stocks :: Composição

Nesta opção vai indicar quais os produtos que compõem um produto composto.

Antes de ter acesso a esta opção tem primeiro de indicar que o produto é um produto composto. Paramudar o tipo de produto para produto composto, na lista de produtos, faça um clique direito no produto eescolha Produto composto.

Conforme for alterando a composição do produto, é-lhe mostrado em tempo real o valor total de custo doproduto composto.

Para cada linha é mostrado o último preço de custo. Se quiser ver o preço médio de custo do produtodessa linha, basta fazer um clique direito no produto em questão.

A saída de um produto composto funciona exactamente da mesma forma e com as mesmas implicaçõesque a saída de um produto simples.

A entrada de um produto composto pelas compras (através do documento de um fornecedor)funciona exactamente da mesma forma e com as mesmas implicações que a entrada de um produtosimples dada pelas compras.

A entrada de um produto composto pela opção de entradas de produtos (através das entradasdirectas no ficheiro de produtos: Ficheiro de produtos » Lista » Entradas) funciona de um modoespecial. Para cada produto entrado, é dada a saída de todos os subprodutos que compõemesse produto composto.

O funcionamento de uma forma diferente conforme o tipo de entrada que é feita, permite que um mesmoproduto composto possa funcionar tanto como produto composto como produto simples. Por exemplo, naárea da informática, tanto pode "fabricar" o computador modelo X, como pode adquiri-lo já como produtoacabado.



Produtos e Stocks :: Histórico

Nesta opção pode consultar imediatamente o histórico do produto.

Se fizer um clique direito na lista de movimentos pode escolher entre ver só as entradas, só as saídas outodos os movimentos.

Pode ainda imprimir a lista de movimentos que estiver activa.

Seleccionando o botão Custos pode ver um resumo dos vários tipos de custo calculados em tempo real.Estes valores podem não ser correctos no caso de o histórico incluir movimentos que foram efectuadossem que os vários campos de custo na ficha b do produto estivessem actualizados na altura dessemovimento.

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Produtos e Stocks :: Por data

Nesta opção pode consultar imediatamente o histórico de produtos entre as datas indicadas.

Se fizer um clique direito na lista de movimentos pode escolher entre ver só as entradas, só as saídas,excluir os movimentos manuais ou ver todos os movimentos.

Pode ainda imprimir a lista de movimentos que estiver activa.

Para facilitar a selecção de datas tem uma série de botões que permitem rapidamente pré-seleccionardeterminadas datas: Ano completo, Mês completo, Mês seguinte, Mês anterior, Data actual, Dia anterior eDia seguinte.

Pode ainda manualmente seleccionar duas datas completamente aleatórias.



6.3 Ficheiro de clientes

Nas Vendas a inclusão do número de cliente permite a emissão de documentos destinados a esse cliente,com a inserção automática desse documento na conta corrente respectiva.

Este grupo de rotinas controla todo o manuseamento do ficheiro de clientes.

Inclui a possibilidade de emitir, pagar e visualizar documentos. Pode ainda consultar a conta corrente docliente e filtrar ou localizar clientes com determinado critério.

Associado ao ficheiro de clientes estão a tabela de zonas, tabela de vendedores e a tabela de moedas.Estas tabelas encontram-se na opção própria para gestão de tabelas.

Clientes e Vendas :: Lista

Este é o ponto principal de acesso ao manuseamento de Clientes e Vendas.


Emitir documentos de vendas.Ordenar a lista de clientes por número ou nome.Procurar clientes por número ou nome.Localizar clientes por nome, morada ou número de contribuinte.Filtrar clientes para só ver os clientes com uma determinada condição.Activar ou desactivar clientes.Imprimir a lista de clientes filtrados.

Pode ainda:

Aceder à Ficha do cliente (dados principais).Aceder às Observações do cliente (comentários).Aceder à Conta corrente do cliente e opcionalmente visualizar ou imprimir uma 2ª via dosdocumentos da conta corrente.Aceder aos Pagamentos para efectuar a entrada de pagamentos dos clientes.

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Emitir documentos de vendas

Pode aceder à emissão de documentos (vendas) das seguintes formas:

Fazer duplo clique no cliente e escolher o documento a emitir.Fazer clique direito no cliente, escolher Emitir documento e escolher o documento a emitir.

Pode emitir os seguintes documentos:

Facturas com ou sem recibo.Vendas a dinheiro.Guias de remessa.Notas de devolução.Notas de crédito.Notas de débito.Avisos de lançamento devedores ou credores.Guias de transporte.Facturas de consignação.Facturas proforma.Propostas de fornecimento.

Para mais detalhes sobre os documentos de vendas consulte Emitir documentos no Menu Vendas.

Ordenar a lista de clientes

Pode ordenar os clientes por número ou por nome.

Pode ordenar os clientes das seguintes formas:

Escolher Ordem para alternar a ordem por nome ou número.Fazendo clique no cabeçalho da coluna em que quer a ordenação. O titulo da coluna em que alista está ordenada fica em vermelho.Fazendo clique direito na lista de clientes e escolher a ordenação que deseja.

Procurar clientes

A procura de clientes é efectuada automaticamente pelo campo em que estiver ordenada a lista.

Procura normal:

1. Seleccione a ordem que pretende (ver ponto anterior).2. Escreva o nome ou número a procurar no campo Nome ou número a procurar.


1. Seleccione a ordem por nome.2. Com a lista de clientes seleccionada (basta um clique num cliente) comece a escrever o nome

que deseja procurar. A lista irá automaticamente seleccionando o cliente mais próximo daqueleque está a escrever. Quando chegar ao cliente pretendido não necessita de escrever o resto donome.



Localizar clientes

A localização de clientes é uma variante avançada de procurar clientes.

A localização de clientes permite encontrar todos os clientes que tenham uma determinada palavra ounúmero no campo seleccionado.

Por exemplo, se seleccionar a localização de clientes por nome e escrever "Silva", são mostrados todosos clientes que tenham "Silva" em qualquer parte da primeira ou da segunda linha do nome. Podeopcionalmente imprimir essa lista de clientes.

Pode localizar clientes pelo nome, morada ou número de contribuinte.

Para aceder à localização de clientes faça um clique direito na lista de clientes e escolha Localizarclientes.

Note que quando a lista de clientes tem um filtro activo, o fundo do titulo da coluna muda para uma cordiferente para chamar a atenção.

Para limpar o filtro e ver novamente todos os clientes faça um clique direito na lista de clientes e escolhaLimpar filtro.

Pode ainda pedir para Inverter o filtro. Neste caso todos os clientes que estão a ser mostrados sãoescondidos e todos os escondidos são mostrados.

Filtrar clientes

Se fizer um clique direito na lista de clientes tem também acesso à filtragem de clientes.

A filtragem de clientes permite-lhe que só sejam mostrados os clientes que correspondem à condiçãoescolhida.

Note que quando a lista de clientes tem um filtro activo, o fundo do titulo da coluna muda para uma cordiferente para chamar a atenção.

Para limpar o filtro e ver novamente todos os clientes faça um clique direito na lista de clientes e escolhaLimpar filtro.

Pode ainda pedir para Inverter o filtro. Neste caso todos os clientes que estão a ser mostrados sãoescondidos e todos os escondidos são mostrados.

Pode opcionalmente imprimir a lista de clientes filtrados.

Activar ou desactivar clientes

Se fizer um clique direito na lista de clientes tem também acesso a activar ou desactivar clientes.

Esta opção permite desactivar (ou voltar a activar) clientes.

Alguns mapas do programa permitem excluir os clientes desactivados, facilitando assim a consulta deinformação quando existem clientes que não interessa que apareçam nesses mapas.

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Clientes e Vendas :: Ficha

Esta é a ficha principal do cliente e é neste ponto que se escolhe a criação de novos clientes.

Pode Inserir, Emendar ou Anular fichas de clientes.

Note que não pode apagar clientes que tenham movimentos.

Campos especiais na Ficha de clientes

Zona - Zona geográfica do cliente para separar os clientes por zonas (tabela de zonas).

Tipo de preço - Tipo de preço que por defeito será considerado quando forem efectuadas vendas aocliente. O tipo de preço pode ser de 1 a 4 sem IVA, ou de 5 a 6 com IVA incluído.

Condições - Número de dias de crédito que o cliente tem. Se o cliente paga a 30 dias, bastapreencher o campo com 30 e nas datas de vencimento será automaticamente somado esse númerode dias. Existe neste campo uma excepção: se o número de dias for 1 é considerado que o cliente sófunciona a Pronto Pagamento e é recusado o acesso às opções de facturação.

Descontos - Percentagens de descontos que serão atribuídos automaticamente ao cliente quando lheforem efectuadas vendas. Se o desconto for de 91, 92 ou 93% então o desconto a atribuir será oindicado na ficha do produto, respectivamente no 1º, 2º ou 3º campo de descontos. Para maisinformação consulte o tópico como criar descontos diferentes para cada produto.

Vendedor - Vendedor habitualmente responsável pelo cliente (tabela de vendedores).

Comissão - Comissão por defeito que o vendedor recebe nas vendas efectuadas a este cliente.Normalmente a comissão do vendedor é retirada da tabela de vendedores, no entanto, se este campofor preenchido na ficha do cliente, tem prioridade sobre a tabela de vendedores, e é esta a comissãoconsiderada para as vendas a este cliente.

Moeda - Indica o código da moeda usada para os movimentos a este cliente. Se não for preenchido éassumido o equivalente a 1 -> Euros (tabela de câmbios).

Limite de crédito - Indica o limite de crédito do cliente em euros. Se o valor introduzido for igual a 1,só são permitidas vendas em dinheiro para esse cliente.



Clientes e Vendas :: Observações

Esta é a ficha secundária do cliente.

Campos nas Observações de clientes

Cliente - Nome do cliente.

Número - Número do cliente.

Observações - Tem três linhas para observações várias.

Notas - Para cada cliente pode criar uma "folha" de observações com qualquer informação que julgueimportante ou útil. Para alterar ou visualizar as observações clique no botão Ver notas.

Última compra - Este campo é preenchido automaticamente com a data da última venda que foi feitaao cliente.

Total de compras - Este campo é preenchido automaticamente com o valor acumulado de comprasdo cliente.

Cliente desactivado - Indica se o cliente está activo ou não. Este campo é só indicativo. Para activarou desactivar o cliente veja o ponto anterior: Ficheiro de clientes - Lista.

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Clientes e Vendas :: Conta corrente

Nesta opção tem acesso directo à conta corrente do cliente com uma série de informação complementar:Total de débitos e créditos do cliente, total de valores vencidos e saldo actual, e limite de crédito do cliente.

Se fizer um clique direito na lista tem acesso a filtrar o tipo de documentos que pretende ver: Todos osdocumentos, só documentos vencidos, só facturas, só débitos, só créditos ou ocultar da lista as Vendas adinheiro e as Vendas ao balcão. Note que quando a conta corrente tem um filtro activo, o fundo do titulo dacoluna muda para uma cor diferente para chamar a atenção.

Tem acesso ainda à visualização imediata dos documentos na lista. Se fizer um duplo clique numdocumento (ou clique direito e escolher visualizar), esse documento é imediatamente mostrado com ahipótese de imprimir uma segunda via.

Os documentos vencidos e não regularizados são mostrados na lista com o "documento" e o "vencimento"a vermelho. Os créditos são mostrados com o "valor" em verde e em negativo. No caso dos saldosnegativos, estes são mostrados com o fundo a vermelho.



Clientes e Vendas :: Pagamentos

Esta opção permite efectuar o pagamento simples ou múltiplo de documentos.

A lista mostra todos os documentos não regularizados, quer estejam vencidos ou não. Os documentosvencidos são mostrados a vermelho.

Só são aceites pagamentos cujo valor seja positivo. Não pode, por exemplo, pagar uma nota de créditoisolada, ou abater numa factura uma nota de crédito de valor superior.

Pagamento simples

Para efectuar o pagamento de um único documento basta dar um duplo clique nessedocumento ou em alternativa seleccionar o documento e carregar no botão Confirmar pagamento.

Pagamento múltiplo

Em primeiro lugar seleccione o campo Pagamento múltiplo.

Em seguida dê um duplo clique em todos os documentos que deseja dar pagamento. Cada documentoassinalado ficará com um visto no campo "PG". Pode também consultar o total do pagamento no campo"Valor a pagar". Quando tiver todos os documentos seleccionados carregue no botão Confirmar

pagamento.

Pagamento por conta

Em primeiro lugar seleccione o campo Pagamento múltiplo ou pagamento por conta.

Não marque nenhum documento para pagar. Se o valor a pagar for zero, quando fizer Confirmar

pagamento entra automaticamente no modo de pagamento por conta e pode introduzir manualmente ovalor do recibo.

Note que esta opção mantém a conta corrente correcta mas a lista de documentos a receber deixa deestar actualizada. Para acertar a lista de documentos a receber use a opção de retirar da lista.

Procurar

Pode usar o botão Procurar para o ajudar a encontrar um documento ou um cliente.

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6.4 Ficheiro de fornecedores

Nas Compras a inclusão do número de fornecedor permite a emissão de documentos destinados a essefornecedor, com a inserção automática desse documento na conta corrente do fornecedor.

Este grupo de rotinas controla todo o manuseamento do ficheiro de fornecedores.

Inclui a possibilidade de recepcionar, pagar e visualizar documentos. Pode ainda consultar a conta correntedo fornecedor e filtrar ou localizar fornecedores com determinado critério.

Associado ao ficheiro de fornecedores está a tabela de zonas. Esta tabela encontra-se na opção própriapara gestão de tabelas.

Fornecedores e Compras :: Lista

Este é o ponto principal de acesso ao manuseamento de fornecedores e Compras.


Receber documentos de Compras.Ordenar a lista de fornecedores por número ou nome.Procurar fornecedores por número ou nome.Localizar fornecedores por nome, morada ou número de contribuinte.Filtrar fornecedores para só ver os fornecedores com uma determinada condição.Activar ou desactivar fornecedores.Imprimir a lista de fornecedores filtrados.

Pode ainda:

Aceder à Ficha do fornecedor (dados principais).Aceder às Observações do fornecedor (comentários).Aceder à Conta corrente do fornecedor e opcionalmente visualizar ou imprimir uma cópia dosdocumentos da conta corrente.Aceder aos Pagamentos para efectuar a pagamentos a fornecedores.

Receber documentos de Compras

Pode aceder à recepção de documentos (Compras) das seguintes formas:

Fazer duplo clique no fornecedor e escolher o documento a recepcionar.Fazer clique direito no fornecedor, escolher Recepcionar documento e escolher o documento arecepcionar.

Pode recepcionar os seguintes documentos:

Facturas.Compras a dinheiro.Guias de remessa.Notas de devolução.Notas de crédito.Notas de débito.Avisos de lançamento devedores ou credores.

Para mais detalhes sobre os documentos de compras consulte Receber documentos no MenuCompras.



Ordenar a lista de fornecedores

Pode ordenar os fornecedores por número ou por nome.

Pode ordenar os fornecedores das seguintes formas:

Escolher Ordem para alternar a ordem por nome ou número.Fazendo clique no cabeçalho da coluna em que quer a ordenação. O titulo da coluna em que alista está ordenada fica em vermelho.Fazendo clique direito na lista de fornecedores e escolher a ordenação que deseja.

Procurar fornecedores

A procura de fornecedores é efectuada automaticamente pelo campo em que estiver ordenada a lista.

Procura normal:

1. Seleccione a ordem que pretende (ver ponto anterior).2. Escreva o nome ou número a procurar no campo Nome ou número a procurar.


1. Seleccione a ordem por nome.2. Com a lista de fornecedores seleccionada (basta um clique num fornecedor) comece a escrever o

nome que deseja procurar. A lista irá automaticamente seleccionando o fornecedor mais próximodaquele que está a escrever. Quando chegar ao fornecedor pretendido não necessita de escrevero resto do nome.

Localizar fornecedores

A localização de fornecedores é uma variante avançada de procurar fornecedores.

A localização de fornecedores permite encontrar todos os fornecedores que tenham uma determinadapalavra ou número no campo seleccionado.

Por exemplo, se seleccionar a localização de fornecedores por nome e escrever "Silva", são mostradostodos os fornecedores que tenham "Silva" em qualquer parte da primeira ou da segunda linha do nome.Pode opcionalmente imprimir essa lista de fornecedores.

Pode localizar fornecedores pelo nome, morada ou número de contribuinte.

Para aceder à localização de fornecedores faça um clique direito na lista de fornecedores e escolhaLocalizar fornecedores.

Note que quando a lista de fornecedores tem um filtro activo, o fundo do titulo da coluna muda para umacor diferente para chamar a atenção.

Para limpar o filtro e ver novamente todos os fornecedores faça um clique direito na lista de fornecedorese escolha Limpar filtro.

Pode ainda pedir para Inverter o filtro. Neste caso todos os fornecedores que estão a ser mostradossão escondidos e todos os escondidos são mostrados.

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Filtrar fornecedores

Se fizer um clique direito na lista de fornecedores tem também acesso à filtragem de fornecedores.

A filtragem de fornecedores permite-lhe que só sejam mostrados os fornecedores que correspondem àcondição escolhida.

Note que quando a lista de fornecedores tem um filtro activo, o fundo do titulo da coluna muda para umacor diferente para chamar a atenção.

Para limpar o filtro e ver novamente todos os fornecedores faça um clique direito na lista de fornecedorese escolha Limpar filtro.

Pode ainda pedir para Inverter o filtro. Neste caso todos os fornecedores que estão a ser mostradossão escondidos e todos os escondidos são mostrados.

Pode opcionalmente imprimir a lista de fornecedores filtrados.

Activar ou desactivar fornecedores

Se fizer um clique direito na lista de fornecedores tem também acesso a activar ou desactivarfornecedores.

Esta opção permite desactivar (ou voltar a activar) fornecedores.

Alguns mapas do programa permitem excluir os fornecedores desactivados, facilitando assim a consultade informação quando existem fornecedores que não interessa que apareçam nesses mapas.

Fornecedores e Compras :: Ficha

Esta é a ficha principal do fornecedor e é neste ponto que se escolhe a criação de novos fornecedores.

Pode Inserir, Emendar ou Anular fichas de fornecedores.

Note que não pode apagar fornecedores que tenham movimentos.

Campos especiais na Ficha de fornecedores

Zona - Zona geográfica do fornecedor para separar os fornecedores por zonas (tabela de zonas).

Moeda - Indica o código da moeda usada para os movimentos a este fornecedor. Se não forpreenchido é assumido o equivalente a 1 -> Euros (tabela de câmbios).



Fornecedores e Compras :: Observações

Esta é a ficha secundária do fornecedor.

Campos nas Observações de fornecedores

Fornecedor - Nome do fornecedor.

Número - Número do fornecedor.

Observações - Tem três linhas para observações várias.

Notas - Para cada fornecedor pode criar uma "folha" de observações com qualquer informação quejulgue importante ou útil. Para alterar ou visualizar as observações clique no botão Ver notas.

Última compra - Este campo é preenchido automaticamente com a data da última compra que foifeita ao fornecedor.

Total de compras - Este campo é preenchido automaticamente com o valor acumulado de comprasao fornecedor.

Fornecedor desactivado - Indica se o fornecedor está activo ou não. Este campo é só indicativo.Para activar ou desactivar o fornecedor veja o ponto anterior: Ficheiro de fornecedores - Lista.

Fornecedores e Compras :: Conta corrente

Nesta opção tem acesso directo à conta corrente do fornecedor com uma série de informaçãocomplementar: Total de débitos e créditos do fornecedor, total de valores vencidos e saldo actual.

Se fizer um clique direito na lista tem acesso a filtrar o tipo de documentos que pretende ver: Todos osdocumentos, só documentos vencidos, só facturas, só débitos, só créditos ou ocultar da lista as comprasa dinheiro. Note que quando a conta corrente tem um filtro activo, o fundo do titulo da coluna muda parauma cor diferente para chamar a atenção.

Tem acesso ainda à visualização imediata dos documentos na lista. Se fizer um duplo clique numdocumento (ou clique direito e escolher visualizar), esse documento é imediatamente mostrado com ahipótese de imprimir uma cópia.

Os documentos vencidos e não regularizados são mostrados na lista com o "documento" e o "vencimento"a vermelho. Os débitos são mostrados com o "valor" em verde e em negativo. No caso dos saldosnegativos, estes são mostrados com o fundo a vermelho.

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Fornecedores e Compras :: Pagamentos

Esta opção permite efectuar o pagamento simples ou múltiplo de documentos.

A lista mostra todos os documentos não regularizados, quer estejam vencidos ou não. Os documentosvencidos são mostrados a vermelho.

Só são aceites pagamentos cujo valor seja positivo. Não pode, por exemplo, pagar uma nota de créditoisolada, ou abater numa factura uma nota de crédito de valor superior.

Pagamento simples

Para efectuar o pagamento de um único documento basta dar um duplo clique nessedocumento ou em alternativa seleccionar o documento e carregar no botão Confirmar pagamento.

Pagamento múltiplo

Em primeiro lugar seleccione o campo Pagamento múltiplo.

Em seguida dê um duplo clique em todos os documentos que deseja dar pagamento. Cada documentoassinalado ficará com um visto no campo "PG". Pode também consultar o total do pagamento no campo"Valor a pagar". Quando tiver todos os documentos seleccionados carregue no botão Confirmar

pagamento.

Procurar

Pode usar o botão Procurar para o ajudar a encontrar um documento ou um fornecedor.

6.5 Sair do programa

Escolha esta opção quando pretender encerrar o programa.

Ao escolher esta opção as seguintes tarefas são executadas:

Todos os ficheiros ainda abertos são fechados.Todos os dados que se encontrem em memória ainda por gravar são gravados.Os ficheiros de inicialização e configuração são actualizados.



7 Menu VendasEste menu dá acesso à emissão de documentos de vendas, ao pagamento de documentos e à consulta dedocumentos.

A emissão da maior parte dos documentos também pode ser efectuada a partir do ficheiro de clientes,fazendo um duplo clique no cliente e escolhendo o documento que deseja emitir.

Os pagamentos também podem ser efectuados a partir do ficheiro de clientes, seleccionando o clientepretendido e depois escolhendo a janela Pagamentos.


Emitir documentos

Pagar documentos

Consultar documentos

Gestão de encomendas (clientes)

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7.1 Emitir documentos

Com excepção das Facturas de Guias de Remessa, a emissão de documentos é normalmente efectuada apartir da Lista de clientes no Ficheiro de clientes.

Se pretender emitir o documento a partir desta opção, escolha o documento a emitir e introduza o númeroou o nome do cliente.

Facturar Guia de Remessa

Para facturar Guias de Remessa escolha esta opção.

É-lhe dada a hipótese de marcar individualmente, por cliente ou todas as Guias que deseja facturar. Apósmarcar as Guias que deseja facturar escolha a opção Facturar.

Para marcar individualmente Guias para facturar, faça um duplo clique na Guia respectiva.

Lista de Documentos

Factura

Factura simples com incidência imediata sobre stocks e conta corrente.

Factura e Recibo

Os recibos emitidos nesta opção não afectam a conta corrente do cliente. Isso só acontecerá quandose der a factura como paga.

Venda a Dinheiro

Pode ser emitida para um cliente não existente no ficheiro (Veja Vendas).

Guia de Remessa

Normalmente, e quando o computador se encontra junto do local de venda, não há necessidade de seemitir Guias de Remessa podendo ser emitida imediatamente a Factura respectiva. Existem casos emque interessa emitir apenas uma Factura para as compras efectuadas por um cliente por várias vezes.

Factura de Guia de Remessa

Deve-se usar esta opção para emitir uma Factura simples de uma Guia de Remessa. Este tipo defactura só é possível se entretanto não se limpar os históricos de documentos.

Factura Proforma

Emissão de factura espécime (proforma) para aprovação posterior.

Guia de Transporte

A Guia de Transporte deve ser usada para transporte especial de mercadorias (reparações,consignação, demonstração, etc.). Não substitui a Guia de remessa.

Nota de Devolução

Funciona com as mesmas normas de uma factura, só que repõe material em stock. Funciona comoNota de Devolução.

Nota de Crédito

Nota de crédito normal, em que todos os dados são preenchidos manualmente.



Nota de Débito

Funciona com as mesmas normas de uma factura.

Proposta

Proposta de fornecimento de material. É exactamente igual à Factura Proforma, mas com um títulodiferente.

Aviso de Lançamento

Aviso de lançamento normal, devedor ou credor, em que todos os dados são preenchidos manualmente.Quando é pedido o valor devedor, se carregar em ENTER é pedido o valor credor.

Guia de Consignação

Guia de entrega de material em consignação. Funciona como a Guia de Transporte.

Vendas ao balcão

Possibilidade de actualizar os stocks dando saídas como de fossem um documento de Venda aDinheiro. Após o documento acabado é-lhe perguntado se quer emitir um Talão para o cliente.

Se pretender um documento para lançamento (outro além das V.D. aqui emitidas), deve pedir o Resumode Vendas ao Balcão para funcionar como Folha de Caixa (veja opção própria).

As vendas aqui efectuadas são obrigatoriamente com IVA incluído, e a introdução do cliente não éobrigatória.

Transferência de armazém

Transferência de material de um armazém para outro com emissão de uma Guia de Transporte paraesse fim. O efeito é igual à opção com o mesmo nome no módulo de Stocks, isto é, o material étransferido do armazém origem para o armazém destino.

A única diferença deve-se ao facto de ser emitido um documento de transporte.

Este documento é só para efeito de transporte e documentação interna. Não aparece nos documentosde 2ª via.

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7.2 Pagar documentos

O pagamento de documentos é normalmente feito a partir da opção Pagamentos no Ficheiro de clientes.

Pode no entanto fazer o pagamento a partir desta opção introduzindo o número do documento a pagar ou onúmero do cliente.

Se introduzir o número do cliente, são mostrados todos os documentos não regularizados desse cliente epode então escolher quais os documentos a pagar.

7.3 Consultar documentos

A forma mais usual de consultar documentos é partir da conta corrente do cliente. Pode no entanto usaresta opção para a consulta de documentos (e opcionalmente imprimir uma segunda via).

Escolha o tipo de documento que deseja consultar e introduza o número do documento.

Anulação de documentos:

Durante a visualização do documento tem ainda a possibilidade de anular esse documento.

Para poder anular um documento tem de ter privilégios de Supervisor (chaves de acesso).

A anulação pode ser contabilística (o documento continua a existir e a aparecer nos Resumos de Vendase nas Contas Correntes, mas com o seu valor a zero) ou total.

Os stocks são repostos automaticamente quando um documento é anulado.



7.4 Gestão de encomendas

A Gestão de Encomendas de clientes está desenhada de forma a tornar muito simples o seu uso.

A opções principais de acesso encontram-se disponíveis no menu Vendas » Encomendas que apresentaum sub-menu com as seguintes opções:

Nova encomenda

Encomendas pendentes

Produtos pendentes

A seguir encontra uma explicação sobre cada uma das opções.

Nova Encomenda (F9)

Esta opção permite introduzir uma nova encomenda de um cliente.

O seu funcionamento é exactamente igual ao usado quando se emite uma factura ou venda a dinheiro.

A encomenda vai automaticamente para a lista de encomendas pendentes até que seja emitido umdocumento definitivo sobre a própria encomenda (veja o ponto a seguir).

Nem a conta corrente do cliente nem os stocks são afectados por esta operação.

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Encomendas Pendentes

Esta opção mostra todas as encomendas efectuadas que ainda não foram satisfeitas (encomendaspendentes).

A partir desta lista pode efectuar as operações explicadas a seguir.

Ver só o cliente corrente

Se marcar esta caixa apenas são mostradas as encomendas do cliente que está activo (com a linhacorrente assinalada).

Marcar / Desmarcar

Antes de emitir um documento sobre uma Nota de Encomenda deve marcar quais as Notas deEncomenda que irão ser emitidas (satisfeitas).

Pode marcar e desmarcar Notas de Encomenda com um duplo clique sobre a linha respectiva ou usar umdos botões para uma marcação rápida.

Todos os documentos que estiverem marcados ficam assinalados com o fundo a vermelho.

Visualizar Documento

Mostra o documento original respeitante à encomenda assinalada na linha corrente.

Note que a janela corrente é fechada antes de ser mostrado o documento.

Emitir Documento

Emite o documento definitivo sobre as Notas de Encomenda marcadas. Pode escolher entre a emissãode Facturas com ou sem recibo, Vendas a Dinheiro ou Guias de Remessa.

Será emitido automaticamente um documento para cada Nota de Encomenda que estiver marcada. Senão estiver nada marcado, esta opção não tem efeito nenhum.

Todas as Notas de Encomenda respeitantes a documentos emitidos nesta opção são automaticamenteretiradas desta lista. Para consultar posteriormente as Notas de Encomenda já satisfeitas deverá usar aopção Vendas » Consultar documentos.



Produtos Pendentes

Esta opção mostra todos os produtos respeitantes a encomendas que ainda não foram satisfeitas(encomendas pendentes).


Ver só o fornecedor corrente

Se marcar esta caixa apenas são mostrados os produtos referentes ao fornecedor do produto que estáactivo (com a linha corrente assinalada).

Fornecedor

É mostrado automaticamente o fornecedor do produto referente à linha activa. Esta informação (ofornecedor) é obtida da seguinte forma:

1. É mostrado o fornecedor que estiver preenchido o campo Ultimo Fornecedor na ficha do produto.

2. Se o campo Ultimo Fornecedor estiver em branco, é mostrado o fornecedor que estiver preenchidoo campo Fornecedor Habitual na ficha do produto.

Marcar / Desmarcar

Pode fazer uma nota de encomenda ao fornecedor a partir dos produtos pendentes. Deverá assinalar(marcar) primeiro quais os produtos que serão encomendados.

Pode marcar e desmarcar produtos com um duplo clique sobre a linha respectiva ou usar um dos botõespara uma marcação rápida.

Todos os produtos que estiverem marcados ficam assinalados com o fundo a vermelho.

Encomendar ao Fornecedor

Pode fazer uma nota de encomenda ao fornecedor a partir dos produtos pendentes. Deverá assinalar(marcar) primeiro quais os produtos que serão encomendados.

Esta opção emite uma Nota de Encomenda ao fornecedor que estiver assinalado.

Nenhuma operação é efectuada no que diz respeito às Notas de Encomendas de clientes. Estascontinuam exactamente como antes de se emitir a nota de encomenda ao fornecedor.

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8 Menu ComprasEste menu dá acesso à recepção de documentos de compras, ao pagamento de documentos e à consultade documentos.

A recepção da maior parte dos documentos também pode ser efectuada a partir do ficheiro defornecedores, fazendo um duplo clique no fornecedor e escolhendo o documento que deseja pagar.

Os pagamentos também podem ser efectuados a partir do ficheiro de fornecedores, seleccionando ofornecedor pretendido e depois escolhendo a janela Pagamentos.


Receber documentos

Pagar documentos

Consultar documentos

Gestão de encomendas (fornecedores)



8.1 Receber documentos

Com excepção das Facturas de Guias de Remessa, a recepção de documentos é normalmente efectuadaa partir da Lista de fornecedores no Ficheiro de fornecedores.

Se pretender recepcionar o documento a partir desta opção, escolha o documento a receber e introduza onúmero ou o nome do cliente.

Recepcionar Facturas de Guias de Remessa

Para recepcionar Facturas de Guias de Remessa escolha esta opção.

É-lhe dada a hipótese de marcar individualmente ou por fornecedor as Guias que constam na factura. Apósmarcar as Guias que deseja escolha a opção Facturar.

Para marcar Guias individualmente faça um duplo clique na Guia respectiva.

Lista de Documentos

Factura

Não deve usar esta opção para dar entrada de uma factura cuja Guia de remessa já introduziu, pois osstocks seriam afectados duas vezes. No caso de já ter introduzido a Guia de remessa, use a opçãoprópria para dar entrada da factura respectiva (Factura de guia de remessa).

Guia de Remessa

Tenha em atenção que quando receber a factura correspondente deve introduzi-la pela opção própria(Factura de guia de remessa).

Compra a Dinheiro

Nota de Crédito

Nota de Débito

Devolução de Material

Nosso aviso de lançamento

ATENÇÃO: Este é um documento emitido por nós ao fornecedor, para salvaguardar os casos em quequeremos debitar ou creditar valores a um fornecedor, mas não temos documento desse fornecedor. Ofuncionamento é igual à opção com o mesmo nome nas Vendas.

Nossa nota de devolução

ATENÇÃO: Este é um documento emitido por nós ao fornecedor, para salvaguardar os casos em quequeremos devolver mercadoria a um fornecedor, mas não temos documento desse fornecedor. Ofuncionamento é igual à opção com o mesmo nome nas Vendas.

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8.2 Pagar documentos

O pagamento de documentos é normalmente feito a partir da opção Pagamentos no Ficheiro defornecedores.

Pode no entanto fazer o pagamento a partir desta opção introduzindo o número do documento a pagar ou onúmero do fornecedor.

Se introduzir o número do fornecedor, são mostrados todos os documentos não regularizados dessefornecedor e pode então escolher quais os documentos a pagar.

8.3 Consultar documentos

A forma mais usual de consultar documentos é partir da conta corrente do fornecedor. Pode no entantousar esta opção para a consulta de documentos (e opcionalmente imprimir uma cópia do documento).

Escolha o tipo de documento que deseja consultar e introduza o número do documento.

Anulação de documentos:

Durante a visualização do documento tem ainda a possibilidade de anular esse documento.

Para poder anular um documento tem de ter privilégios de Supervisor (chaves de acesso).

Os stocks são repostos automaticamente quando um documento é anulado.



8.4 Gestão de encomendas

A Gestão de Encomendas de fornecedores está desenhada de forma a tornar muito simples o seu uso.

A opções principais de acesso encontram-se disponíveis no menu Compras » Encomendas que apresentaum sub-menu com as seguintes opções:

Nova encomenda

Encomendas pendentes

Produtos pendentes

A seguir encontra uma explicação sobre cada uma das opções.

Nova Encomenda (Shift+F9)

Esta opção permite introduzir uma nova encomenda a um fornecedor.

O seu funcionamento é exactamente igual ao usado quando se emite um documento a um fornecedor.

A encomenda vai automaticamente para a lista de encomendas pendentes até que seja emitido umdocumento de recepção sobre a própria encomenda (veja o ponto a seguir).

Nem a conta corrente do fornecedor nem os stocks são afectados por esta operação.

Na ficha do produto passa a aparecer a quantidade encomendada por baixo do campo da existênciatotal.

Encomendas Pendentes

Esta opção mostra todas as encomendas efectuadas que ainda não foram satisfeitas (encomendaspendentes).



Se marcar esta caixa apenas são mostradas as encomendas do fornecedor que está activo (com a linhacorrente assinalada).

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Marcar / Desmarcar

Antes de recepcionar um documento sobre uma Nota de Encomenda deve marcar quais as Notas deEncomenda que irão ser recepcionadas (satisfeitas).

Pode marcar e desmarcar Notas de Encomenda com um duplo clique sobre a linha respectiva ou usar umdos botões para uma marcação rápida.

Todos os documentos que estiverem marcados ficam assinalados com o fundo a vermelho.

Visualizar Documento

Mostra o documento original respeitante à encomenda assinalada na linha corrente.

Note que a janela corrente é fechada antes de ser mostrado o documento.

Receber Documento

Recepciona o documento definitivo sobre as Notas de Encomenda marcadas. Pode escolher qual odocumento de recepção, entre Facturas, Vendas a Dinheiro ou Guias de Remessa.

Se não estiver nada marcado, esta opção não tem efeito nenhum.

Todas as Notas de Encomenda respeitantes a documentos recebidos por esta opção sãoautomaticamente retiradas desta lista. Para consultar posteriormente as Notas de Encomenda jásatisfeitas deverá usar a opção Compras » Consultar documentos.

Produtos Pendentes

Esta opção mostra todos os produtos respeitantes a encomendas a fornecedores que ainda não foramsatisfeitas (encomendas pendentes).



Se marcar esta caixa apenas são mostrados os produtos referentes ao fornecedor do produto que estáactivo (com a linha corrente assinalada).



9 Menu MapasTodos os mapas principais do programa são emitidos a partir do menu Mapas.

Por defeito os mapas são mostrados no ecrã antes de serem impressos. Durante a visualização pode optarpor abortar a impressão, imprimir o mapa ou exportar o mapa. Entre outras opções, pode exportar o mapaem formato PDF com o envio opcional por E-Mail.


Mapas de clientes

Mapas de fornecedores

Mapas de produtos

Etiquetagem

Etiquetagem avançada

Mapas de stocks

Mapas de vendas

Mapas de compras

Mapas programáveis

Outros mapas

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9.1 Mapas de clientes

Listagem do ficheiro de clientes

Listagem de clientes ordenada por número ou por nome

Listagem de clientes por zona

Lista telefónica de clientes

Contas correntes

Entre clientes e entre datas

Inclusão ou não de V.D. e V.B.

Facturas a receber

Entre clientes e entre vendedores

Até uma determinada data (data de referencia)

Descriminado ou só totais

Possibilidade de excluir os clientes desactivados

Possibilidade de reindexar o histórico antes de tirar o mapa

Pedidos de pagamento

Emissão de cartas a clientes solicitando o pagamento das facturas vencidas e em atraso.

Entre clientes




Balancete de clientes

Entre clientes



Possibilidade de ignorar saldos inferiores a 10 cêntimos

Todas as contas ou só contas com saldos



9.2 Mapas de fornecedores

Listagem do ficheiro de fornecedores

Listagem de fornecedores ordenada por número ou por nome

Listagem de fornecedores por zona

Lista telefónica de fornecedores

Contas correntes

Entre fornecedores e entre datas

Inclusão ou não de V.D.

Facturas a pagar

Entre fornecedores


Descriminado ou só totais

Possibilidade de excluir os fornecedores desactivados


Balancete de fornecedores

Entre fornecedores


Possibilidade de excluir os fornecedores desactivados

Possibilidade de ignorar saldos inferiores a 10 cêntimos

Todas as contas ou só contas com saldos

9.3 Mapas de produtos

Tabelas de preços

Entre famílias e subfamilias

Entre referencias e designações

Escolha do preço a imprimir

Inclusão ou não de produtos sem preço

Ordenação por referencia, designação ou fornecedor

Tabelas de referencias

Entre famílias e subfamilias

Entre referencias e designações

Inclusão ou não de produtos sem preço

Ordenação por referencia, designação ou fornecedor

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9.4 Etiquetagem

Nesta opção pode efectuar a emissão de etiquetas de clientes, fornecedores e produtos. Na etiquetagemde produtos pode optar por imprimir etiquetas normais ou etiquetas com o código de barras do produto.

Etiquetagem de clientes

Emissão de etiquetas do ficheiro de clientes para envio de correspondência ou circulares.

Pode filtrar as etiquetas a emitir por número ou nome do cliente, zona e vendedor.

Estão disponíveis dois tipos diferentes de etiquetas facilmente encontradas no mercado.

Etiquetagem de fornecedores

Emissão de etiquetas do ficheiro de fornecedores para envio de correspondência ou circulares.

Pode filtrar as etiquetas a emitir por número ou nome do fornecedor e por zona.


Etiquetagem de produtos

Emissão de etiquetas do ficheiro de produtos. É emitida uma etiqueta por cada referencia de produto.

Pode filtrar as etiquetas a emitir por família, subfamilia, referencia e designação. Pode ainda escolher opreço que vai sair em cada etiqueta e se quer ou não incluir os produtos que não tenham o preçopreenchido.


Códigos de barras

Emissão de etiquetas do ficheiro de produtos com a impressão do código de barras correspondente àreferencia do produto. É emitida uma etiqueta por cada referencia de produto.

Pode filtrar as etiquetas a emitir por família, subfamilia, referencia e designação. Pode ainda escolher opreço que vai sair em cada etiqueta e se quer ou não incluir os produtos que não tenham o preçopreenchido. O código de barras pode ser sobre a referencia principal ou sobre a referencia secundária.


Etiquetagem de produtos (avançada)

A etiquetagem avançada de produtos permite muito mais opções que a etiquetagem normal e estáexplicada num tópico específico sobre etiquetagem avançada de produtos.



9.5 Etiquetagem avançada

A etiquetagem avançada de produtos permite criar etiquetas de produtos com ou sem código de barraspelos seguintes critérios:

1. Criação de uma lista de etiquetagem completamente manual em que cada produto da lista éacrescentado individualmente.

2. Criação de uma lista de etiquetagem a partir da data de entrada dos produtos, quer a entrada tenhasido efectuada por compras ou directamente no ficheiro de produtos.

3. Criação de uma lista de etiquetagem com uma etiqueta para cada produto existente em armazém.

4. Criação de uma lista de etiquetagem a partir de um documento de fornecedor. Será emitida umaetiqueta para cada um dos produtos mencionados nesse documento.

5. Criação de uma lista de etiquetagem a partir de uma outra lista de etiquetagem pré-definida. A partirdo momento que se crie uma lista de etiquetagem, pode-se gravar essa lista de maneira a queposteriormente podemos seleccionar essa lista sem que tenhamos de voltar a introduzir os mesmosdados. Esta é uma opção muito potente e de muito interesse no caso de haver listas de produtosque tenhamos de imprimir várias vezes.

Principio de funcionamento

A etiquetagem está separada em três partes distintas.

1. Em "Criar lista" são seleccionados os critérios para as etiquetas a imprimir.

2. Em "Editar lista" a lista de etiquetas pode ser visualizada ou modificada.

3. Em "Imprimir" é escolhido o tipo de etiqueta e é feita a impressão.

Deve-se pelo menos "criar a lista" e a seguir "imprimir". A opção "editar lista" é facultativa.

Listas pré-definidas

Uma das funcionalidades avançadas desta opção de etiquetagem é a de poder criar listas de etiquetaspré-definidas que podem ser usadas posteriormente para uma selecção rápida de etiquetas a imprimir.

1. Na opção "criar lista" seleccione a filtragem que pretende e crie uma nova lista de etiquetas.

2. Na opção "editar lista", se necessário, modifique a lista de modo a ficar como pretende.

3. Ainda na opção "editar lista" escolha "Gravar" e dê um nome à sua escolha à nova lista pré-definida.

4. Posteriormente, sempre que pretender imprimir etiquetas dessa lista que criou, basta marcar "Listapré-definida" (no lado direito) e escolher a lista que pretende (no lado esquerdo).

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Criar lista

Preço nas etiquetas - Tipo de preço a imprimir nas etiquetas.

Etiquetas por... - Selecção do critério para obter a lista de etiquetas:Inserção manual através da opção "editar lista"Por data de entrada de produtos. Da data A até à data B.Uma etiqueta por cada produto existente no armazém.Por documento de compra. Factura, Venda a dinheiro ou Guia de remessa do fornecedor.Usar uma das listas pré-definidas.

Filtragem - Filtragem das etiquetas conforme o critério escolhido no ponto anterior:Limite de datas no caso de ter escolhido a selecção por datas.O armazém a considerar no caso de ter escolhido existências em armazém.O tipo e numero de documento no caso de ter escolhido um documento específico.

Botão Criar nova lista - Após escolher as suas opções seleccione este botão para criar uma lista nova.Qualquer lista antes existente é automaticamente apagada.

Botão Acrescentar à lista - Ao escolher este botão a nova lista é acrescentada à lista que já exista. Porexemplo, para imprimir etiquetas de varias facturas, escolha a primeira factura e faça "criar listanova". Para cada uma das facturas seguintes escolha o numero da factura e faça "acrescentar àlista". Ficará com uma lista que contem as etiquetas referentes a todas as facturas.

Editar lista

As opções são auto-explicativas com excepção do botão "gravar" que está foi explicado mais acima notópico "listas pré-definidas".

Apagar todas as etiquetas com valor zero - Se pretender apagar todas as etiquetas com valor zero façaum clique direito sobre a lista de etiquetas e escolha "apagar todos os produtos com valor zero".

Imprimir

Função a executar - Escolha o que pretende fazer:Imprimir etiquetas normais.Imprimir etiquetas com códigos de barras.Exportar a lista de etiquetas para o programa "Labels Unlimited".

Tipo de etiqueta - Escolha o formato da etiqueta que deseja usar.

Tipo de código de barra - (por enquanto só o EAN-13).

Botão Exportar - Para exportar a lista de etiquetas para o programa "Labels Unlimited" e carregarautomaticamente o respectivo programa. A primeira vez que escolher esta opção ser-lhe-á pedidoque informe onde se encontra o programa "Labels Unlimited".

Botão Imprimir - Para iniciar a impressão de etiquetas.



9.6 Mapas de stocks

Listagens de Existências

Existência actual

Acima do máximo

Abaixo do mínimo

Em negativo

Monos

Listagens de Históricos

Normal

Só entradas

Só saídas

Total de entradas

Total de saídas

Resumo de entradas

Resumo de saídas

Outras listagens

Existências por fornecedor

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9.7 Mapas de vendas

Resumo de vendas

Listagem de todos os documentos emitidos entre duas datas. A listagem inclui a discriminação de todosos documentos que dão origem a esses totais.

Pode seleccionar quais os tipos de documentos que serão incluídos na listagem.

Vendas por produto

Listagem de produtos vendidos entre datas.

Os movimentos de saídas directas no ficheiro de produtos não são considerados neste mapa.

Neste mapa pode indicar se as Guias de Remessa são ou não incluídas. Em caso positivo pode indicarse é para incluir todas ou apenas as que não foram facturadas.

Uma vez que os históricos de stocks indicam todas as entradas e saídas, o mais lógico será não incluiras G.R. neste mapa, e neste caso, irão aparecer apenas os produtos que foram "realmente" vendidos oufacturados.

Existe no entanto uma excepção. Se estiver a facturar as G.R. por meio de Factura Resumo, estasfacturas não incluem referencia aos produtos vendidos, pelo que neste caso se deverá incluir as G.R. nosmapas.

Mapa recapitulativo

Mapa recapitulativo de clientes que movimentaram mais que um determinado valor durante o ano.

Este é um dos mapas que é necessário para a contabilidade.

Comissões a vendedores

Listagem geral das comissões a pagar aos vários vendedores entre duas datas, e totalizadas porvendedor. As comissões são calculadas não considerando o IVA.

A percentagem para cálculo é retirada da tabela de vendedores. No entanto, se a comissão de umvendedor for alterada após uma determinada venda, a comissão dessa venda é a que o vendedor tinhaantes da alteração, ou seja, a comissão é fixada na altura em que é feita a venda.

Há uma excepção ao ponto anterior:

Se na ficha do cliente estiver preenchida uma percentagem no campo comissão, então essapercentagem tem prioridade sobre a tabela de vendedores, e é sempre a comissão que será usada para ocalculo respectivo.

Esta listagem pode ser tirada por limites de vendedores (do vendedor A ao B).

NOTA: Nos documentos com IVA incluído, as comissões são calculadas sobre o valor com IVA.



9.8 Mapas de compras

Resumo de compras

Listagem de todos os documentos recebidos entre duas datas. A listagem inclui a discriminação detodos os documentos que dão origem a esses totais.

Pode seleccionar quais os tipos de documentos que serão incluídos na listagem.

Compras por produto

Listagem de produtos comprados entre datas.

Os movimentos de entradas directas no ficheiro de produtos não são considerados neste mapa.

Neste mapa pode indicar se as Guias de Remessa são ou não incluídas. Em caso positivo pode indicarse é para incluir todas ou apenas as que não foram facturadas.

Uma vez que os históricos de stocks indicam todas as entradas e saídas, o mais lógico será não incluiras G.R. neste mapa, e neste caso, irão aparecer apenas os produtos que foram "realmente" vendidos oufacturados.

Existe no entanto uma excepção. Se estiver a facturar as G.R. por meio de Factura Resumo, estasfacturas não incluem referencia aos produtos vendidos, pelo que neste caso se deverá incluir as G.R. nosmapas.

Mapa recapitulativo

Mapa recapitulativo de fornecedores que movimentaram mais que um determinado valor durante o ano.

Este é um dos mapas que é necessário para a contabilidade.

9.9 Números de Série / Lotes

Estes mapas permitem o controle de rastreabilidade dos produtos que usam Números de Série ou Lotes.

Agrupado por Números de Série / Lotes

Listagem agrupada por Número de Série / Lote de todos os documentos que fazem referencia aosNúmeros de Série / Lotes entre os limites indicados.

Agrupado por Produto

Listagem agrupada por Produto de todos os Números de Série / Lotes que foram movimentados para asreferencias indicadas.

Ver também:

Como trabalhar com Números de Série e LotesManusear Números de Série / LotesConfigurar Números de Série / Lotes

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9.10 Outros mapas

Mapas especiais ou não directamente ligados com as restantes opções:

Listagens varias:

Listagem de Guias de transporte

Listagem de Facturas à consignação

Listagem de Facturas proforma

Listagem de Propostas de fornecimento

Listagem de Requisições internas



9.11 Mapas programáveis

Nota

A forma como o programa "Mapas Programáveis" está desenvolvido exige mais recursos do computadorque o resto da aplicação "AstorGes", pelo que é aconselhado um mínimo de 64 MB de RAM.

A necessidade de recursos varia com o tamanho do mapa a imprimir. Uma vez que nesta opção sepodem tirar mapas muito grandes é possível que as necessidades de memória aumentem. Por exemplo,um mapa com mais de 1000 páginas poderá exigir 128 ou mais MegaBytes de RAM.

Se o computador tiver pouca memória disponível poderá experimentar tirar o mapa por partes. Porexemplo, primeiro os clientes de A a D, depois os clientes de E a H, etc.

Introdução

Os "Mapas Programáveis" permitem criar a partir do ficheiro de Produtos, Clientes ou Fornecedores umalistagem que pode ser completamente personalizada tanto a nível de campos que apresenta como a nívelde filtragem avançada do ficheiro seleccionado.

Permite também a criação de mapas através de um "Wizard" que propõe automaticamente uma série detipos pré-definidos incluindo etiquetagem com mais de 1000 etiquetas já definidas.

Finalmente, pode usar a opção "Etiquetagem Avançada" no programa principal para exportar produtospreparados para serem impressos por uma das rotinas de etiquetagem.

Configuração

Modo preciso (activado por defeito)

Sempre que é efectuada uma operação de filtragem ou mudança de ordem de um ficheiro, o númerototal de registos que ficam disponíveis é recalculado de maneira a que se possa ficar a saber quantosregistos irão ser impressos.

Esta operação pode ser demorada num computador muito lento ou quando existirem mais de 10000 ou20000 registos num dos ficheiros. Neste caso, pode desactivar esta função para que o calculo dosregistos a imprimir seja mais rápido (não afecta os mapas de forma nenhuma).

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Opções - Produtos, Clientes e Fornecedores

Ordenar por

Permite seleccionar a ordem em que os registos são mostrados e imprimidos.

Procurar

Permite localizar um determinado registo.

Valor para o campo - Valor ou texto a procurar.

Maiúsculas/minúsculas - Se deve diferenciar as maiúsculas das minúsculas.

Exactamente igual - O campo a procurar deve ser exactamente igual ao valor introduzido.

Iniciando com - O campo a procurar deve iniciar com o valor introduzido.

Qualquer caracter com - O campo a procurar deve ter o valor introduzido em qualquer parte do campo.

Campos - Selecciona qual o campo que queremos procurar (por exemplo, nome, morada, etc).

Primeiro - Procura desde o inicio do ficheiro a primeira ocorrência do valor introduzido.

Próximo - Procura a próxima ocorrência do valor introduzido a partir do registo corrente.

Filtrar

Permite filtrar os dados do ficheiro de forma a que apenas são mostrados e imprimidos os registos queobedecerem à condição.

A filtragem pode ser acumulativa, por exemplo, seleccionar os clientes "José" que moram em "Lisboa"e que tenham comprado produtos à menos de 60 dias.

Campos - Selecciona qual o campo que queremos procurar (por exemplo, nome, morada, etc).

Todos/Pesquisado - Mostra todos os campos ou apenas aqueles que já têm uma condição criada. Útilpara verificar filtragens acumulativas.

Ordem do campo - Mostra a lista de campos pela sua ordem lógica ou por ordem alfabética.

Campo Valor - Valor ou texto dos registos a incluir (pesquisa por valor).

Limite Inferior - Valor ou texto (inclusive) do primeiro registo a incluir (pesquisa por limites).

Limite Superior - Valor ou texto (inclusive) do último registo a incluir (pesquisa por limites).

Exactamente igual - O campo a procurar deve ser exactamente igual ao valor introduzido (pesquisa porvalor).

Iniciando com - O campo a procurar deve iniciar com o valor introduzido (pesquisa por valor).

Qualquer caracter com - O campo a procurar deve ter o valor introduzido em qualquer parte do campo(pesquisa por valor).

Maiúsculas/minúsculas - Se deve diferenciar as maiúsculas das minúsculas (pesquisa por valor).

Ver Sumário - Ver o resumo das condições de filtragem.

Nova Pesquisa - Limpar as condições de pesquisa para iniciar uma nova filtragem. Serve também paralimpar qualquer filtro activo: Nova pesquisa / OK.

OK - Activar filtro

Colunas

Permite seleccionar as colunas que são visíveis no ficheiro (estas serão as colunas que serãoimpressas).

Imprimir



Imprime o ficheiro. Primeiro é mostrado um diálogo para escolher as colunas a imprimir e depois émostrada uma visualização do mapa antes de imprimir. Na visualização do mapa pode escolher aselecção de impressora, Exportar os dados, Gravar o mapa e Imprimir o mapa.

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Opções - Avançado

Note que a impressão de mapas nesta opção obedece à filtragem que tenha sido efectuada numa dasopções anteriores (veja Filtrar)

Mapas disponíveis - Mostra os mapas que já foram criados e gravados em sessões anteriores.

1ª etiqueta - No caso da impressão de etiquetas, selecciona qual a posição no papel da primeira etiquetaa imprimir. Em outros mapas deve ser obrigatoriamente igual a 1.

Imprimir - Imprime o mapa seleccionado nos Mapas disponíveis.

Novo - Inicia o assistente de criação para um novo mapa (pode modificar pormenorizadamente o mapaapós terminar o assistente).

Emendar - Permite emendar o mapa seleccionado nos Mapas disponíveis.

Apagar - Apaga o mapa seleccionado nos Mapas disponíveis.

Nota: O funcionamento pormenorizado do editor de mapas está fora do âmbito deste manual. Senecessitar pode-nos solicitar o manual específico do editor de mapas.



10 Menu UtilidadesO menu Utilidades dá acesso às opções de segurança, manutenção e configuração do programa. Temtambém acesso a algumas opções especiais, como é o caso dos Comandos directos.


Cópias de segurança

Reindexar ficheiros

Manutenção de ficheiros

Calculadora

Configurar impressora

Configurar programa

Dados da firmaNúmero dos documentosTipos de documentosParâmetros váriosVendas, Compras e ProdutosVendas ao BalcãoChaves de acesso

Comandos directos

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10.1 Cópias de segurança

Introdução às cópias de segurança

As cópias de segurança são uma das opções mais importantes a ter em consideração.

Não se deve esquecer que no caso de ocorrer um erro grave com os ficheiros de trabalho(corrupção de dados ou avaria do disco rígido), as cópias de segurança são a única maneira de serecuperar esse trabalho.

Como ponto de partida pode-se considerar que um disco rígido tem uma duração de três a cinco anos, eprovavelmente terá uma média de uma a duas falhas de gravação por ano. Se realmente vierem a ocorreressas falhas, é bom lembrar que as cópias de segurança podem vir a ser o único meio de serecuperarem horas, meses ou anos de trabalho.

A razão mais frequente que implica danos nos ficheiros de trabalho, é sem dúvida as falhas de correnteeléctrica e o desligar o computador sem ter feito o Fim de sessão. Nestes casos, antes de recorrer àreposição de cópias de segurança, deve-se experimentar primeiro a Reindexação de Ficheiros, e só seapós esta operação se continuarem a verificar erros graves, se deve então recorrer à reposição de cópiasde segurança.

Fazer cópias de segurança

Execução de cópias de segurança para disquete (duplicação dos ficheiros de trabalho).

Permite escolher entre a unidade A:, unidade amovível (Zip, Jaz, LS-120 ou outro) e o disco rígido.



Repor cópias de segurança

Reposição de cópias de segurança previamente efectuadas, para substituir os ficheiros de trabalho.

Permite escolher entre a unidade A: , unidade amovível (Zip, Jaz, LS-120 ou outro) e o disco rígido.

É aconselhável que o Supervisor do programa (ou sistema) negue esta opção à maior parte dos níveisde trabalho, para evitar a sua selecção por engano.

Normas para seguranças

Para minimizar a hipótese de erros quando efectuar cópias de segurança deve ter em atenção asseguintes normas:

1. A primeira vez que usar um determinado conjunto de disquetes para efectuar cópias de segurançadeve ter o cuidado de formatar primeiro essas disquetes. Se alguma das disquetes acusar sectoresdefeituosos não deverá usar essa disquete.

2. Mesmo que adquira disquetes já formatadas, formate-as de novo no próprio computador onde as vaiusar.

3. Não use disquetes que já foram usadas para outro fim a não ser que as formate novamente.

4. Após usar um conjunto de disquetes 6 vezes ou mais, formate-as de novo.

5. Use disquetes de marca. Apesar de algumas disquetes sem marca (bulk) serem de boa qualidade,não há maneira de distinguir umas das outras.

6. FINALMENTE: Pense em usar um sistema alternativo e mais fiável para efectuar as suas cópias desegurança. Os sistemas IOMEGA ZIP e JAZ são dois dos sistemas disponíveis que substituemcom vantagem as cópias para disquete. A versão actual do programa de Gestão ComercialAstorGes já prevê cópias automáticas para unidades ZIP e JAZ.

LEMBRE-SE que no caso de erro, corrupção de dados ouavaria do disco rígido, as cópias de segurança são a sua

única hipótese de recuperar o seu trabalho.

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10.2 Reindexar ficheiros

Reindexação de Ficheiros

Recuperação automática dos ficheiros de indexação que se tenham estragado (Exemplo: por corte decorrente eléctrica).

Compressão de ficheiros

Compressão de ficheiros para reaproveitamento de espaço.

Esta opção retira definitivamente os registos que foram apagados dos vários ficheiros do programa.

Normalmente só é necessário recorrer à compressão de ficheiros após se ter efectuado uma limpeza dehistóricos.

Nota: A compressão de ficheiros efectua automaticamente e em simultâneo uma reindexação deficheiros.



10.3 Exportar vendas / SAF-T

Esta opção exporta os dados necessários para o ficheiro SAF-T PT (Standard Audit File for Tax Purposes Portuguese version).

A informação deverá ser a do ano completo, desde 1 de Janeiro até à data corrente ou até 31 de Dezembro(se não for referente ao ano corrente).

A partir de 1 de Janeiro de 2013 esta opção serve também para exportar a lista de vendas do mês anteriorpara a AT (Finanças).

Exemplo prático

Consulte também o exemplo prático passo a passo no tópico Exportar vendas mensais pelo SAFT.

Pontos a verificar antes de fazer a exportação

Existem alguns erros comuns que invalidam a verificação do ficheiro e que são fáceis de corrigir. Antesde exportar o ficheiro pela primeira vez, verifique o seguinte:

Os dados da firma devem estar bem preenchidos, principalmente o campo LOCAL (código postal elocalidade) que deverão estar no formato

0000-000 LOCALIDADE, por exemplo, 1000-123 LISBOA.

No ficheiro de clientes o número de contribuinte deverá estar correctamente preenchido, estarcompletamente limpo ou conter CF. Nos dois últimos casos o programa preencheautomaticamente com o número 999999990, que é o número atribuído aos consumidores finais nãodescriminados.

No ficheiro de clientes o nome do cliente não pode estar em branco.

No ficheiro de produtos a descrição do produto não pode estar em branco.

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Exportar vendas / Exportar SAFT

1. Pasta ou unidade onde será criado o ficheiro a exportar

Indique a pasta (por exemplo, Ambiente de trabalho) ou a unidade (por exemplo a unidade da PEN,Z:) onde será criado o ficheiro. Pode usar o botão 2 para localizar visualmente a pasta ou unidade.

3. Nome do ficheiro a exportar

Por defeito o ficheiro terá o nome SAFTPT_NumeroDeContribuinte.xml. Pode indicar outro nome parao ficheiro.

4. Período a exportar

Por defeito o programa selecciona o mês completo anterior ao mês corrente, para a exportaçãomensal de vendas para a AT. Deverá indicar o ano completo no caso do ficheiro ser para entregar aum fiscal.

5. Tipo de IVA

Indicar a localização da firma (Continente, Açores ou Madeira).

6. Exportação simplificada

Na exportação mensal de vendas pode opcionalmente omitir o ficheiro de produtos da exportação semarcar esta caixa.

7. Usar compatibilidade com o ficheiro XSD antigo das Finanças

Em Dezembro de 2012 nenhum dos programas de validação ou teste das Finanças se encontravaactualizado para as normas que entram em vigor em Janeiro de 2013.

A única forma de se conseguir validar o ficheiro é a de o enviar com os códigos internos antigos (queestão desactualizados).

Enquanto a AT não actualizar o sistema deles, é necessário marcar esta caixa.

8. Local e Nº da Conservatória

Este campo serve para verificar se os dados da firma estão bem preenchidos. Veja mais acima os "Pontos a verificar antes de fazer a exportação".



Perguntas frequentes

O que é o SAF-T PT ?

O SAFT-PT (Standard Audit File for Tax Purposes Portuguese version) é um ficheiro normalizado (emformato XML) com o objectivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjuntopredefinido de registos contabilísticos, num formato legível e comum, independente do programa utilizado,sem afectar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade. A adopção destemodelo proporciona às empresas uma ferramenta que permite satisfazer os requisitos de obtenção deinformação dos serviços de inspecção e facilita o seu tratamento, evitando a necessidade deespecialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando procedimentos e impulsionando autilização de novas tecnologias.

Quais as vantagens do SAF-T PT e a quem se destina ?

O ficheiro SAFT-PT destina-se a facilitar a recolha em formato electrónico dos dados fiscais relevantespor parte dos inspectores/auditores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais doscontribuintes e/ou para a análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal.

Quem está obrigado a produzir o SAF-T PT ?

A portaria n.º 321-A/2007, de 26 Março estabelece que todos os sujeitos passivos de IRC que exerçam, atítulo principal, uma actividade de natureza comercial, industrial ou agrícola e que organizem a suacontabilidade com recurso a meios informáticos ficam obrigados a produzir um ficheiro, de acordo com aestrutura de dados divulgada em anexo à portaria e sempre que solicitado pelos serviços de inspecção,no âmbito das suas competências.

Que informação deve conter o SAF-T PT ?

O ficheiro deve abranger a informação constante dos sistemas de facturação e de contabilidade.

A partir de quando é obrigatório a exportação SAF-T PT ?

O disposto na portaria n.º 321-A/2007 aplica-se, relativamente aos sistemas de facturação, às operaçõesefectuadas a partir do dia 1 de Janeiro de 2008 e, relativamente aos sistemas de contabilidade, aosregistos correspondentes aos exercícios de 2008 e seguintes.

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10.4 Números de Série / Lotes

Esta opção permite a consulta rápida de Números de Série / Lotes:

Lista de todos os Números de Série / Lotes com a possibilidade de procura por Números de Série /Lote.

Lista de todos os documentos que usaram um determinado Número de Série / Lote.

Lista de todos os Números de Série / Lotes que foram usados por um determinado produto.

Visualização rápida do documento origem.

Ver também:

Como trabalhar com Números de Série e LotesMapas de Números de Série / LotesConfigurar Números de Série / Lotes



10.5 Manutenção de ficheiros

Status de ficheiros

Esta opção mostra a quantidade de registos que existem em cada um dos ficheiros do programa.

Se entretanto fez uma limpeza de históricos ou apagou manualmente muitos registos de um determinadoficheiro, o número de registos apresentado nesta opção pode ser superior ao real. Se efectuar umaCompressão de ficheiros, os valores são recalculados, passando a informar os números correctos.

Esta opção é apenas de consulta e não tem nenhuma função específica no programa.

Limpar Acumulados

Opção reservada ao Supervisor (utilizadores com direitos de supervisor).

Esta opção limpa completamente os valores acumulados escolhidos:

Limpar o total de entradas e saídas do ficheiro de produtos

Apaga o total de entradas e o total de saídas do ficheiro de produtos (ficam ambos com valor zero).

Limpar o total de vendas do ficheiro de clientes

Apaga valor total de compras das fichas dos clientes (ficam com valor zero).

Limpar o total de vendas do ficheiro de fornecedores

Apaga valor total de compras das fichas dos fornecedores (ficam com valor zero).

Limpar Históricos


Esta opção apaga totalmente os movimentos até à data indicada:

Limpar o histórico de movimentos de produtos e stocks

Apaga todos os movimentos de stocks (até à data indicada) quer tenham sido introduzidosmanualmente, pelas vendas ou pelas compras.

Afecta os históricos de stocks e produtos.

Limpar o histórico de movimentos de clientes e vendas

Apaga todos os documentos de vendas (até à data indicada), mantendo apenas uma linha com o saldona data indicada (se existir saldo).

Existe uma excepção ao anterior: as facturas não liquidadas não são apagadas da conta corrente,apenas o conteúdo da factura é apagado. Ou seja, a factura continua a aparecer na conta correntecomo factura não liquidada, mas já não tem acesso à segunda via dessa factura.

Afecta os históricos de vendas tanto de documentos como de produtos. Deixa de ter acesso àvisualização desses documentos.

Limpar o histórico de movimentos de fornecedores e compras

Apaga todos os documentos de compras (até à data indicada), mantendo apenas uma linha com osaldo na data indicada (se existir saldo).

Existe uma excepção ao anterior: as facturas não liquidadas não são apagadas da conta corrente,apenas o conteúdo da factura é apagado. Ou seja, a factura continua a aparecer na conta correntecomo factura não liquidada, mas já não tem acesso à segunda via dessa factura.

Afecta os históricos de compras tanto de documentos como de produtos. Deixa de ter acesso àvisualização desses documentos.

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10.6 Calculadora

Esta opção limita-se a chamar a calculadora do Windows.

10.7 Configurar impressora

O programa usa o Windows para imprimir, não existindo portanto, uma opção interna para configurar aimpressora.

Esta opção limita-se a chamar a configuração de impressoras do próprio Windows, pelo que, asinstruções de configuração da impressora são as instruções do próprio Windows ou do fornecedor daimpressora.

Existe no entanto uma excepção que permite acertar alguns pontos na impressão:

Como a resolução das impressoras varia de impressora para impressora, é possível que algum mapaapareça ligeiramente fora das margens previstas. Para poder usar uma margem de erro o programaprevê uma margem esquerda de cerca de 1,5 cm. É possível na opção de configuração do programa,em Utilidades » Configurar programa » Parâmetros vários » Impressão acertar essa margemesquerda para corrigir o desacerto de impressão.



10.8 Configurar programa

Todos os parâmetros de configuração do programa são guardados no ficheiro AstorGes.ini e podem sermodificados directamente pela edição desse ficheiro.

Normalmente a configuração é efectuada a partir destas opções.


Dados da firma

Número dos documentos

Tipos de documentos

Parâmetros vários

SistemaMapasCasas decimaisTaxas de IVA

Parâmetros de Vendas, Compras e produtos

Configurar Vendas ao Balcão

Configurar Chaves de Acesso


Configurar impressora

10.8.1 Dados da firma

Actualização dos dados da firma (morada, telefone, etc.).

Os dados actualizados nesta opção apenas se referem ao armazém 1 (sede). Os dados referentes aosoutros armazéns devem ser actualizados na tabela de armazéns.

Por defeito o programa tem os dados da Astormatica e é necessário actualizar esses dados para os dafirma.

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10.8.2 Número dos documentos

Introdução do próximo número para os documentos a emitir a clientes e quantas cópias serão feitas decada documento.

A introdução do próximo número é de acesso limitado (Só o supervisor do sistema tem acesso a estaopção).

10.8.3 Tipos de documentos

Tipo de documento

1. Personalização do tipo de documento a ser usado na impressão dos documentos de vendas.2. Configuração da margem esquerda a usar na impressão de documentos e mapas.

Impressão directa

Alguns tipos de documentos podem ser imprimidos usando os caracteres pré-definidos na impressora emvez da impressão gráfica do Windows.

A impressão directa é muito mais rápida mas não funciona em impressoras USB.

Também não é possível a pré-visualização da impressão destes documentos.

Descrição das copias

Personalização dos descritivos dos vários documentos de vendas.

Textos por defeito

Valores por defeito de Local de carga, Local de descarga, Transporte e Nota de encomenda.

Pode escolher até 3 opções diferentes para cada tipo de valor.



10.8.4 Parâmetros vários e Sistema

Sistema

Personalização de algumas opções do sistema respeitantes ao modo como o programa funciona emtermos de interface.

Mapas

1. Configuração da margem esquerda a usar na impressão de mapas.2. Configuração de qual o sistema de impressão a usar por defeito.

Casas decimais

Configuração do número de casas decimais que o programa usa nos vários tipos de números e valores.

Taxas de IVA


Configuração das várias taxas de IVA em vigor.

Esta opção só deve ser usada no caso de alteração das taxas de IVA.

Para um exemplo de como mudar a taxa de IVA consulte o tópico Actualizar a taxa de IVA.

Números de Série / Lotes


O programa permite o controle de rastreabilidade referente a Números de Série, Lotes ou outro tipo deserialização.

Nesta opção pode configurar o descritivo que deseja usar para este tipo de controle. Por defeito oprograma prevê dois tipos de controles já definidos: Números de Série e Lotes.

Veja também o tópico Como trabalhar com Números de Série e Lotes.

10.8.5 Vendas, Compras e Produtos

Editor de documentos

Permite configurar se as varias referencias dos produtos são usadas automaticamente durante a ediçãode documentos.

Em caso afirmativo, quando introduzir uma referencia durante a edição de um documento, essa referenciaé procurada primeiro na referencia principal do produto. No caso de não existir como referencia principal,o programa procura automaticamente essa referencia na referencia 2 e na referencia do fornecedor.

Ficheiro de produtos

Pode indicar se os preços 5 e 6 são calculados automaticamente no caso de durante a abertura oualteração da ficha de produtos estarem com valor 0 (zero).

Tópicos relacionados: Configurações suportadas Instalar 2 programas no mesmo computador

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10.8.6 Vendas ao Balcão

Configuração de Vendas ao Balcão (Postos de Venda - POS)

Pode ver pormenorizadamente como se configura um sistema POS no capitulo FAQ - Instalação avançada,no tópico Configurar Vendas ao Balcão.

Configuração da impressora no Windows

Por uma questão de maximizar a compatibilidade com varias impressoras de talões de 40 colunas, aimpressora deve ser instalada no Windows como impressora genérica só de texto.

Pode ser instalada em qualquer porta existente: LPT1, LPT2, LPT3, COM1 e COM2.

A impressora é instalada normalmente com o nome Genérica / Só texto.

Mude o nome da impressora para um dos nomes pré-definidos no programa: EPSON POS 40 Colunas ouSTAR POS 40 Colunas ou ESC/POS 40 Colunas.

Se necessário, não se esqueça de configurar a parametrização da impressora no Windows: Baud rate,bits, paridade, etc.

Configuração no programa

Seleccionar Utilidades » Configurar programa » Vendas ao Balcão.

Geral

1. Escolha se vai usar uma impressora de talões de 40 colunas ou uma impressora normal. Se usar aimpressora normal a maior parte das opções ficam inacessíveis pois não fazem sentido.

2. Escolha o tipo de emulação da sua impressora. Normalmente será EPSON ou STAR para qualquerimpressora de uma destas marcas.

3. Escolha a porta onde está ligada a impressora: LPT1, LPT2, LPT3, COM1 ou COM2.

4. Se tiver um visor LCD (visor de 2 colunas que normalmente está virado para o cliente) indique emque porta está ligado: COM1, COM2, COM3 ou COM4.

Não se esqueça de configurar no Windows os parâmetros da porta do visor: Baud rate, bits,paridade, etc.

Se tiver o visor ligado pode usar o botão Testar para ver se está tudo bem configurado. Em casopositivo deverá aparecer a frase Teste OK no visor.

5. Escolha o tipo de preço a usar nas Vendas ao Balcão (tipo 5 ou 6) e o armazém que émovimentado.

Detalhes

Pode configurar aqui vários detalhes do funcionamento das Vendas ao Balcão.

O próprio texto é auto-explicativo e não necessita de mais instruções.

O texto na 1ª e 2ª linha do visor refere-se ao texto que aparece no visor quando de entra nas Vendas aoBalcão.

Se notar que a impressora imprime caracteres estranhos experimente desligar (desmarcar) as opções deefeitos especiais nos talões (dupla largura, dupla altura, cor vermelha, etc.).



Avançado

1. Indique se a impressão é manual ou automática (na realidade esta opção está fixa comoautomática).

2. Indique quantas linhas entre talões são necessárias para que o papel avance o suficiente para sercortado.

3. Pode atribuir um vendedor automático às Vendas ao Balcão.

No caso de não usar vendedores, se atribuir um automaticamente, vai possibilitar que isole asVendas ao Balcão em determinados mapas.

4. Se tiver uma gaveta de dinheiro ligada à impressora indique qual o código que é usado para abrirautomaticamente a gaveta quando é feita uma venda.

No ficheiro AstorGes.ini pode parametrizar códigos próprios que não estejam previstos noprograma.

5. Se a sua impressora tiver corte de papel indique qual o código que é usado para fazerautomaticamente o corte de papel após terminar de imprimir o talão.

No ficheiro AstorGes.ini pode parametrizar códigos próprios que não estejam previstos no programa.

Cabeçalhos

Pode escolher até 5 linhas de texto que irão aparecer como um cabeçalho suplementar no talão dasVendas ao Balcão.

Rodapés

Pode escolher até 5 linhas de texto que irão aparecer como um rodapé suplementar no talão das Vendasao Balcão.

Outros documentos

Pode opcionalmente imprimir outros documentos na impressora de talões.

Nesta opção pode seleccionar quais os documentos que serão impressos na impressora das Vendas aoBalcão. Os seguintes documentos podem ser seleccionados:

1. Facturas2. Recibos3. Guias de Remessa4. Notas de Devolução5. Notas de Crédito6. Proformas

Veja também: FAQ - Configurar Vendas ao Balcão.

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10.8.7 Chaves de acesso

O programa permite definir quais os utilizadores que o podem usar e qual o nível de acesso de cadautilizador. Nesta opção pode programar quais são esses dados.

Para cada utilizador é definida uma chave de acesso e um nível de acesso. O utilizador terá acesso a maisou menos opções do programa conforme o nível que lhe for atribuído.

Todos os utilizadores podem ver a lista de utilizadores existentes, mas só o Supervisor pode visualizar aschaves de acesso e alterar a lista de utilizadores.

Quando arranca, o programa pede-lhe o nome do utilizador e a palavra chave de acesso desse utilizador. Onível de acesso depende do que tiver sido atribuído a esse utilizador.

Quando é instalado pela primeira vez, se carregar em ENTER quando lhe for pedido o utilizador e a chavede acesso, entrará automaticamente no programa com o nível imediatamente abaixo do máximo. Estenível dá acesso a todas as opções do programa com excepção à programação de utilizadores erespectivas chaves de acesso.

Para mudar os utilizadores autorizados e as chaves de acesso use a opção Chaves de acesso no menuUtilidades. Só o Supervisor do sistema pode usar esta opção.

Para entrar como Supervisor introduza como utilizador a palavra Supervisor e a chave de acesso Astorges.

Poderá posteriormente mudar a chave de acesso do Supervisor, no entanto não aconselhamos que outilizador Supervisor seja apagado pois se não existir mais nenhum utilizador com o nível máximo, perderáa possibilidade de voltar a programar estas opções.

Permissões

A programação desta opção está disponível para todos os utilizadores que não tenham direitos deSupervisor. Aqui poderá determinar quais os acessos que cada utilizador tem.

Tabelas - Acesso a criar, alterar e apagar itens nas várias tabelas do programa.

Ficheiro de fornecedores - Acesso ao ficheiro de fornecedores.

Preços de custo - Acesso a preços de custo. Se recusar o acesso a preços de custo, todas as opçõesque permitem visualizar ou imprimir preços de custo são automaticamente recusadas. Implicaautomaticamente a recusa ao acesso às opções de compras.

Opções de compras - Acesso à recepção de documentos de compras.

Opções de vendas - Acesso à emissão de documentos de vendas. Recusa o acesso à emissão dedocumentos de vendas com excepção das vendas a dinheiro e vendas ao balcão que são parametrizadasnuma opção em separado.

Vendas a dinheiro - Acesso à emissão de vendas a dinheiro.

Vendas ao balcão - Acesso à emissão de vendas ao balcão.

Configurações várias - Acesso às configurações do programa.

Opcionais do programa - Acesso às rotinas opcionais do programa (folha de obra, módulo de caixa,etc.).

Entradas directas - Acesso a dar entradas directas no ficheiro de produtos. Se recusar as entradasdirectas, as transferências de armazém são também automaticamente recusadas.

Saídas directas - Acesso a dar saídas directas no ficheiro de produtos.

Repor cópias de segurança - Acesso à reposição de cópias de segurança.



Apagar produtos - Acesso a apagar fichas de produtos.

Apagar clientes - Acesso a apagar fichas de clientes.

Apagar fornecedores - Acesso a apagar fichas de fornecedores.

Alterar e inserir produtos - Acesso a alterar ou criar apagar fichas de produtos.

Alterar e inserir clientes - Acesso a alterar ou criar apagar fichas de clientes.

Alterar e inserir fornecedores - Acesso a alterar ou criar apagar fichas de fornecedores.

Mapas de clientes - Acesso aos mapas de clientes.

Mapas de fornecedores - Acesso aos mapas de fornecedores.

Mapas de produtos - Acesso aos mapas de produtos.

Mapas de compras - Acesso aos mapas de compras.

Mapas de vendas - Acesso aos mapas de vendas.

Outros mapas - Acesso aos outros mapas.

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10.9 Comandos directos

Usado exclusivamente para opções especiais de uso muito específico.

Os comandos possíveis são:

INI

Edita o ficheiro de parâmetros AstorGes.ini.

A maior parte dos parâmetros do ficheiro AstorGes.ini são automaticamente actualizados na váriasopções de configuração do programa, pelo que normalmente não é necessário usar esta opção.

ZAP

Apaga ficheiros (DESTRÓI OS FICHEIROS).

Esta opção apaga totalmente os ficheiros que forem assinalados. A única altura em que deve ser usada équando se pretende recomeçar a usar o programa a partir do inicio (sem dados nos ficheiros).

ZAPEXI

Limpa o total de existências do ficheiro de stocks.

Esta opção põe a existência de todos os ármazens do programa com o valor zero. Normalmente só éusada quando se pretende reintroduzir as existências a partir de uma nova contagem de ármazem.

IMPORTAR6

Importa os dados de uma versão antiga 6.05 ou posterior.

Esta opção importa os dados da versão DOS do Astorcom para a versão Windows do AstorGes.

Os dados só são importados convenientemente se a versão anterior for igual ou superior à versão 6.05.

TESTENET

Testa a eficiência do sistema a funcionar em rede com vários utilizadores em simultâneo.



11 Menu ExtrasNeste menu estão disponíveis opções especiais do programa para tratamento específico de determinadassituações, como por exemplo, a exportação e importação de dados para outros sistemas e o tratamento dedados referentes aos dispositivos médicos importados (Infarmed).


Importar / Exportar

Casio IT-3000 - Sistema MSS

Casio DT-900

Exportar Vendas - Exportação de documentos de vendas entre datas para um ficheiro ASCII. Oficheiro criado pode ser importado por outros programas.

Infarmed

Mapa para o Infarmed

Tabela de taxas

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11.1 Exportar vendas

Esta opção exporta para um ficheiro ASCII os movimentos de vendas entre as datas escolhidas.

O ficheiro criado nesta opção pode ser usado para actualizar outros programas com os dados de vendas,como por exemplo, actualizar automaticamente um programa de contabilidade com os dados das vendasde um determinado mês.

Formato do ficheiro

O ficheiro é criado em formato ASCII com os registos de comprimento fixo. Os campos alfanuméricos sãopreenchidos com espaços à direita e os campos numéricos são preenchidos com zeros à esquerda sempontos nem virgulas.

Cada linha do ficheiro tem 216 caracteres e o seu formato é o seguinte:

Tipo de documentoNumérico - 2 dígitos (conforme tabela abaixo)Exemplo: 11

Códigos possíveis:11 - Factura12 - Venda a Dinheiro13 - Venda ao Balcão20 - Nota de Debito (material)21 - Nota de Debito (despesas)29 - Aviso de Lançamento Devedor31 - Recibo (liquidado)32 - Letra40 - Nota de Credito (devolução)41 - Nota de Credito (credito financeiro)49 - Aviso de Lançamento Credor

Número do DocumentoNumérico - 8 dígitosExemplo: 00123456

Data do DocumentoAlfanumérico - 8 caracteres no formato AAAAMMDDExemplo: 20041201

Número do ClienteNumérico - 8 dígitosExemplo: 00123456

Nome do ClienteAlfanumérico - 50 caracteres Exemplo: José Neves

Valor IlíquidoNumérico - 12 dígitos (10 inteiros e 2 decimais sem ponto)Exemplo: 000000010000 ( 100 euros )

Taxa Isenta - Valor isento de IVANumérico - 12 dígitos (10 inteiros e 2 decimais sem ponto)Exemplo: 000000010000 ( 100 euros )

Taxa reduzida - PercentagemNumérico - 2 dígitos (normalmente é 5%)Exemplo: 05



Taxa reduzida - Valor de incidênciaNumérico - 12 dígitos (10 inteiros e 2 decimais sem ponto)Exemplo: 000000010000 ( 100 euros )

Taxa reduzida - Valor de IVANumérico - 12 dígitos (10 inteiros e 2 decimais sem ponto)Exemplo: 000000000500 ( 5 euros )

Taxa intermédia - PercentagemNumérico - 2 dígitos (normalmente é 12%)Exemplo: 12

Taxa intermédia - Valor de incidênciaNumérico - 12 dígitos (10 inteiros e 2 decimais sem ponto)Exemplo: 000000010000 ( 100 euros )

Taxa intermédia - Valor de IVANumérico - 12 dígitos (10 inteiros e 2 decimais sem ponto)Exemplo: 000000001200 ( 12 euros )

Taxa normal - PercentagemNumérico - 2 dígitos (normalmente é 20%)Exemplo: 20

Taxa normal - Valor de incidênciaNumérico - 12 dígitos (10 inteiros e 2 decimais sem ponto)Exemplo: 000000010000 ( 100 euros )

Taxa normal - Valor de IVA Numérico - 12 dígitos (10 inteiros e 2 decimais sem ponto)Exemplo: 000000002000 ( 20 euros )

Taxa agravada - PercentagemNumérico - 2 dígitos (normalmente é 30%)Exemplo: 30

Taxa agravada - Valor de incidênciaNumérico - 12 dígitos (10 inteiros e 2 decimais sem ponto)Exemplo: 000000010000 ( 100 euros )

Taxa agravada - Valor de IVANumérico - 12 dígitos (10 inteiros e 2 decimais sem ponto)Exemplo: 000000003000 ( 30 euros )

Valor Liquido (total)Numérico - 12 dígitos (10 inteiros e 2 decimais sem ponto)Exemplo: 000000012000 ( 120 euros )

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12 Menu OpcionaisAs opções deste menu referem-se a módulos opcionais do programa e a programas externos comintegração automática no AstorGes.

Estes módulos e programas adicionais não estão incluídos na versão normal e requerem uma licençaespecial para o seu acesso.


Folha de Obra

Módulo de Caixa

Módulo de Restauração

Módulo de Leilões



12.1 Folha de Obra

O módulo de Folha de Obras é um opcional do programa e não está incluído na versão normal. A suautilização requer uma licença adicional.

De uma forma geral o módulo de Folha de Obras pode ser comparado a uma Guia de Remessa que estásempre aberta até que seja fechada a obra.

O seu funcionamento de uma forma sucinta é o seguinte:

1. Na Ficha da Obra abre-se a nova obra e preenchem-se os seus dados.

Opcionalmente pode-se imprimir a ficha da obra que servirá como comprovativo da abertura da obrapara entrega ao cliente.

2. Nos Detalhes da Obra vão-se introduzindo os itens que compõem a obra (produtos, mão de obra,etc.).

Estes itens podem ser introduzidos em qualquer altura, inclusive serem alterados, apagados,ordenados e agrupados.

3. Quando os trabalhos estiverem completos pode fechar a obra nos Detalhes da Obra e imprimir umdocumento definitivo da obra (Factura, Venda a Dinheiro, etc).

4. Em qualquer altura durante o decorrer da obra pode imprimir uma Guia de Transporte ou umResumo da Obra em curso sem necessidade de fechar a obra.

5. Se necessário, no Resumo da Obra pode emitir uma factura por conta da obra (sem a fechar) everificar as facturas por conta já emitidas.

6. Nas Utilidades pode configurar vários parâmetros respeitantes ao funcionamento das Folhas deObras.

Lista de Obras

Permite visualizar todas as Obras em curso ou já terminadas e seleccionar a obra corrente.

Pode visualizar as Obras ordenadas por numero, referencia ou cliente.

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Se fizer um clique direito sobre uma obra é apresentado um menu que permite reabrir uma obra já fechadaou apagar definitivamente a obra. Estas opções estão reservadas ao Supervisor.

Ficha da Obra

Mostra a ficha principal da Obra (rosto da Obra).

Esta opção é usada para criar novas obras, alterar a ficha da obra e imprimir a ficha da obra. A impressãoda Ficha da Obra é opcional e serve como um comprovativo da abertura da obra para entrega ao cliente.



Detalhe da Obra

Mostra todos os produtos que estão debitados à obra seleccionada.

Nesta opção pode introduzir os produtos que estão debitados à obra, imprimir uma Guia de Transporte daobra ou Fechar a Obra emitindo um documento respectivo (Factura, Venda a Dinheiro, Guia de Remessa,etc.).

Se fizer um clique direito sobre uma linha de detalhe é apresentado um menu que permite o seguinte:

Limpar ou eliminar a linha corrente.

Inserir uma nova linha acima da linha seleccionada.

Ordenar os itens por referencia ou descrição.

Agrupar os vários itens que tenham a mesma referencia numa única linha com o total desses itens.

103


Resumo da Obra

Mostra o Resumo da Obra incluindo a lista de todos os documentos que já foram emitidos para esta obra.

Nesta opção pode também emitir uma Factura manual por conta da obra. A factura aqui emitida irá abatero seu valor ao valor total em débito dessa obra.



Utilidades

Nesta opção pode configurar os vários parâmetros das obras, reindexar o ficheiro de obras, apagar as obrasjá terminadas até uma data e importar uma Guia de Transporte ou uma Proposta para uma nova obra.

Reindexar Obras

Recuperação automática dos ficheiros de indexação que se tenham estragado (Exemplo: por corte decorrente eléctrica).

Apagar obras já terminadas

Apaga definitivamente todas Obras que tenham terminado antes da data indicada.

Importar Obra

Cria automaticamente uma nova obra a partir de um documento já existente. Permite importar Guias deTransporte, Facturas Proforma e Propostas.

Preferências

Permite configurar as várias preferências de utilização das Folhas de Obras. As opções são auto-explicativas e entre parêntesis pode ver qual a opção por defeito.

Fechar as Obras

Permite escolher qual o tipo de documento por defeito que será utilizado quando fechar a obra. Podeescolher também qual o armazém que será movimentado quando fechar a obra e qual o tipo de preço ausar.

105


12.2 Módulo de Sincronização

O Módulo de Caixa é um opcional do programa e não está incluído na versão normal. A sua utilizaçãorequer uma licença adicional.

De uma forma geral o Módulo de Caixa permite sincronizar alguns dados de vendas entre dois ou maisprogramas de gestão que não se encontrem ligados entre si fisicamente.

Basicamente existirá um posto principal e um ou mais postos remotos.

O posto principal irá ter o registos das vendas não só do próprio posto mas também as vendas efectuadasnos postos remotos. Cada um dos postos remotos irá exportar para o posto principal as vendas queefectuar.

O posto principal é também o responsável pela manutenção do ficheiro de clientes e do ficheiro de produtose respectivos stocks, tanto do próprio posto como também dos postos remotos.

Instalação e configuração

A instalação dos programas é efectuada da forma normal tanto no computador principal (sede) como noscomputadores remotos (lojas).

Configuração

A configuração dos vários parâmetros dos programas é independente mas deve ter em atenção uma

particularidade muito importante:

A numeração dos documentos não pode ser igual na sede e nas lojas. Por exemplo, a numeração dedocumentos da Sede deve começar por 100001, a da Loja A por 200001, a da Loja B por 300001, etc.

Pode configurar a numeração dos documentos em Utilidades » Configurar programa » Número dos

documentos.

Funcionamento no computador principal

O computador principal (sede) é o centro onde toda a informação é centralizada:

1. Todas as operações são possíveis. Normalmente é atribuído o armazém 1 à sede e os armazénsrestantes são destinados aos postos remotos (lojas).

2. Todos os movimentos de vendas são efectuados normalmente e devem ser atribuídos ao armazém1.

3. Os movimentos de compras podem ser atribuídos ao armazém 1 e posteriormente os quepertencerem a um dos postos remotos serem transferidos para o respectivo armazém.

Em alternativa, os movimentos de compras podem ser atribuídos directamente ao armazém final aque dizem respeito (sede ou uma das lojas).

4. Todos os movimentos directos de stocks são possíveis e devem ser atribuídos ao armazémrespectivo (qualquer armazém das lojas ou o próprio armazém da sede).

5. Todo o controle de compras deverá ser efectuado pela sede. Se movimentar compras naslojas, estas nunca serão integradas com a sede.

6. Todo o controle de recebimentos de vendas deverá ser efectuado pela sede. Apesar deser possível controlar os recebimentos nas lojas (recibos) é aconselhável que esta operação sejaefectuada na sede. Por exemplo, se um cliente tiver conta corrente em mais que uma loja, é muitomais simples se tiver todas as suas dívidas centralizadas na sede em vez de ter esse controleespalhado pelas lojas.



Funcionamento no computador remoto

Os computadores remotos (lojas) devem ser usados para a emissão de documentos:

1. Todas as operações são possíveis, no entanto, apenas os documentos emitidos da lista

abaixo serão exportados para a sede. Normalmente é atribuído um armazém diferente de 1para cada um dos computadores remotos.

É possível exportar os seguintes documentos para a sede:

Vendas ao Balcão

Vendas a Dinheiro

Guias de Remessa

Facturas emitidas

Recibos cobrados

Folhas de Obra

2. Uma vez que o ficheiro de clientes e o ficheiro de produtos são importados da sede, deve-se evitara alteração ou criação de registos nestes ficheiros.

Se for absolutamente necessário abrir clientes nas lojas, então deve-se ter o cuidado para que anumeração dos clientes abertos na loja nunca entre em conflito com a numeração usada na sede.Por exemplo, se na sede existir o cliente João com o numero 1001 e a loja abrir o cliente Luíscom o mesmo numero, quando a informação for importada pela sede a conta corrente do João iráter os movimentos do Luís. Para evitar este problema pode-se definir que os clientes na Sedecomeçam em 1, na Loja A em 200001, na Loja B em 300001, etc.

3. Todos os movimentos de compras são usados apenas localmente e nunca serão exportados paraa sede.

4. Todos os movimentos directos de stocks são usados apenas localmente e nunca serãoexportados para a sede.

5. Todo o controle de compras deverá ser efectuado pela sede. Se movimentar compras naslojas, estas nunca serão integradas com a sede.

6. Todo o controle de recebimentos de vendas deverá ser efectuado pela sede. Apesar deser possível controlar os recebimentos nas lojas (recibos) é aconselhável que esta operação sejaefectuada na sede. Por exemplo, se um cliente tiver conta corrente em mais que uma loja, é muitomais simples se tiver todas as suas dívidas centralizadas na sede em vez de ter esse controleespalhado pelas lojas.

Exportação e Importação da dados

Existem dois tipos Exportação e Importação da dados possíveis:

1. A sede exporta o ficheiro de clientes e o ficheiro de produtos com os respectivos stocks paraserem usados pelas lojas.

2. As lojas exportam os movimentos de vendas para serem integrados nas vendas da sede.

Seguem-se dois exemplos de como exportar e importar os dados entre os vários sistemas.

107


Exportar produtos e clientes para serem usados nas lojas

Na sede deve exportar o ficheiro de clientes e o ficheiro de produtos com os respectivosstocks.

A Pasta de destino dos ficheiros poderá ser um disco amovível, como por exemplo, uma "Pen Drive".

Em cada uma das lojas deve importar o ficheiro de clientes e o ficheiro de produtos com osrespectivos stocks.

A Pasta de origem dos ficheiros poderá ser um disco amovível, como por exemplo, uma "Pen Drive".



Importar vendas efectuadas nas lojas

Em cada uma das lojas deve exportar os movimentos de vendas efectuados nessa loja.

A Pasta de destino dos ficheiros poderá ser um disco amovível, como por exemplo, uma "Pen Drive".

Na sede deve importar os movimentos de vendas para o armazém respectivo.

A Pasta de origem dos ficheiros poderá ser um disco amovível, como por exemplo, uma "Pen Drive".

109


13 Menu AjudaEste menu dá acesso às instruções do programa, acesso às páginas da Internet da Astormatica, ao enviode E-Mail para a Astormatica e a consultar os dados sobre a versão e licenciamento do programa.


Instruções do programa

Acesso à Internet

E-Mail

Acerca do AstorGes

13.1 Menu Ajuda

O Menu de Ajuda dá acesso às seguintes opções:

Instruções do programa

Instruções - Acesso ao manual principalTutorial - Menu de acesso às instruções organizado como um tutorÍndice normal - Menu normal de acesso às instruçõesÍndice por assunto - Menu por assunto de acesso às instruçõesÍndice do Windows - Menu clássico do Windows de acesso às instruções

Acesso à Internet

Página principal da Astormatica na InternetPágina da Internet para actualização do programaPágina da Internet sobre suporte ao programaPágina da Internet com hiperligações úteis

E-Mail

Envio de E-Mail para solicitar suporte ou informar um erro no programaEnvio de E-Mail para enviar uma sugestão de melhoria no programaEnvio de E-Mail para passar a receber noticia sobre novidades ou novas versõesEnvio de E-Mail para cancelar o ponto anterior

Acerca do AstorGes

Copyright do AstorGes com informação da versão e data do programa.



14 FAQ - Instalação avançada

// Tópicos neste CapítuloConfigurar Vendas ao Balcão - Configuração passo a passo das Vendas ao Balcão, incluindoconfiguração da impressora e do programa.

Instalação múltipla - Instalação de mais que um programa no mesmo computador.

1. Instalar 2 programas no mesmo computador

Instalação em rede - Alternativas e afinações numa instalação em rede.

1. Requisitos da rede2. Instalação básica3. Afinação da Instalação básica4. Instalação avançada

Configurações suportadas pelo programa.

1. Equipamento mínimo2. Sistemas operativos3. Impressoras suportadas4. Redes suportadas


Instalação normal - Instalação de um único programa no computador.

111


14.1 Configurar Vendas ao Balcão

Neste tópico iremos dar um exemplo passo a passo de como configurar um sistema POS (posto de venda)para funcionamento das Vendas ao Balcão com impressora de talões (impressoras de 40 colunas).

O exemplo usa o Windows XP mas pode facilmente ser aproveitado para outras versões do Windows.

Note que este exemplo é para impressoras de talões de 40 colunas com ligação série ou paralela.

Pode consultar mais informação sobre este assunto no tópico Vendas ao Balcão.

Configuração da impressora no Windows

Comece por ligar fisicamente a sua impressora ao computador

No Windows seleccione Iniciar » Impressoras » faxes, ou em alternativa, Iniciar » Painel de controlo »

Impressoras e faxes.

Na janela que é mostrada escolha Adicionar uma impressora.

No Assistente para adicionar impressoras faça Seguinte.

No ecrã seguinte marque a opção Impressora local ligada a este computador e deixe desmarcada a opçãoDetectar e instalar automaticamente a minha impressora Plug and Play, conforme a imagem seguinte:

Faça Seguinte e no próximo ecrã escolha qual a porta a que está ligada a sua impressora. Normalmenteas portas de ligação mais usadas são por esta ordem LPT1, COM1, LPT2 ou COM2. Veja a figura:



Faça Seguinte e no próximo ecrã escolha o Fabricante » Genérico e a Impressora » Generic/Text Only.Veja a figura:

Faça Seguinte até ao fim do Assistente e finalmente Concluir para finalizar a instalação da impressora.

A sua impressora de talões está agora instalada e pronta a funcionar.

Notas para impressoras série

Normalmente os parâmetros por defeito funcionam bem, mas se tiver problemas veja esta explicação.

Se a sua impressora for de ligação série terá de ter em atenção se os parâmetros da impressorapropriamente dita estão de acordo com os parâmetros da porta série da impressora definida no Windows.

Os parâmetros Bits por segundo, Bits de dados, Paridade, Bits de paragem e Controlo do fluxo devemcoincidir em ambas as configurações.

Para configurar estes parâmetros na impressora deve consultar o manual da impressora.

Para configurar estes parâmetros no Windows seleccione Iniciar » Painel de controlo » Ferramentas

administrativas » Gestão de computadores:

113


Após fazer um Duplo clique na Porta de comunicações aparece o seguinte ecrã:

Seleccione Definições da porta. Assegure-se de que os dados Bits por segundo, Bits de dados, Paridade, Bits de paragem e Controlo do fluxo coincidem com os dados da própria impressora.

Para mais informação consulte o manual da sua impressora.



Configuração da impressora no AstorGes

Entre normalmente no programa e escolha Utilidades » Configurar programa » Vendas ao balcão » Geral

.

Preencha os dados como acima explicado.

Tipo de emulação

O Tipo de emulação pode ser e Esc/Pos, Star, Epson ou Nenhuma. A emulação Esc/Pos funcionanormalmente com todas as impressoras.

Nas impressoras Epson e Samsung pode experimentar Esc/Pos ou Epson. Nas impressoras Star podeexperimentar Star ou Esc/Pos.

A emulação Nenhuma é usada apenas para testes e só deve ser escolhida se pretender imprimir para umficheiro de texto e não para uma impressora.

Porta do visor LCD

Se usa um visor ligado ao computador para mostrar os valores parciais e totais da venda, deverá configurá-lo da seguinte forma:

1. Instale uma impressora para o Visor exactamente da forma que foi explicado em Configuração daimpressora no Windows. As únicas diferenças são:

a) A porta da impressora é normalmente COM1 ou COM2.

b) Quando é pedido um nome para a impressora, dê um nome diferente do sugerido, porexemplo, "Visor LCD".

2. No programa seleccione na Porta do Visor LCD exactamente a porta que configurou na instalaçãoda impressora (normalmente COM1 ou COM2).

Outros dados ...

Os restantes dados na configuração das Vendas ao Balcão têm mais a haver com as suas preferências enão estão directamente ligadas à configuração da impressora propriamente dita.

Pode consultar mais informação sobre este assunto no tópico Vendas ao Balcão.

Ver também: Vendas ao Balcão.

115


14.2 Instalação multipla

Instalar 2 programas no mesmo computador

1. Instale normalmente o primeiro programa.

2. Antes de instalar o segundo programa mude o nome do atalho que foi criado na Área de trabalho parao primeiro programa.

3. Carregue novamente o programa de instalação.

4. No programa de instalação em Seleccione a Pasta de Destino escolha um directório diferente para ainstalação do segundo programa.

5. No programa de instalação em Seleccione o Grupo de Programas escolha um grupo diferente paraa instalação do segundo programa.

6. Continue a instalação normalmente.



14.3 Instalação em rede

Introdução

O AstorGes usa o motor ADS que permite ligações locais, ponto-a-ponto ou cliente/servidor em intranetou extranet (ligações a servidor local ou remoto).

Em modo cliente/servidor é possível usar caminhos UNC ou URL, mas como a maior parte dos nossosclientes usa o programa em modo local ou ponto-a-ponto, este tópico cobre apenas este último modo.

Em modo local ou ponto-a-ponto não é possível usar caminhos UNC ou URL, e numa ligação em rede,esta deverá estar disponível através de uma unidade mapeada (unidade física).

Requisitos da rede

Primeiro deve criar (mapear) a unidade lógica que vai ser usada para aceder e/ou instalar o programa.

Basicamente os passos são os seguintes:

1. No servidor escolha uma unidade de disco ou uma pasta que será partilhada pelos váriosutilizadores. Se necessário ative a partilha de ficheiros e opcionalmente a partilha de impressoras ede seguida partilhe a pasta ou unidade de disco que escolheu. Essencialmente, faça clique direitosobre a pasta (ou disco) que deseja partilhar e escolha Partilhar. De seguida escolha um nome paraa partilha e não se esqueça de dar direitos de leitura e escrita aos utilizadores que vão usar oprograma.

2. Nos terminais necessita de aceder à pasta/disco partilhado através de uma unidade lógica. Em Osmeus locais na rede faça um clique direito e escolha Ligar unidade de rede. Em Unidade escolhauma letra, como por exemplo, a letra F. Em Pasta escolha o servidor e a pasta/disco que estãopartilhados no servidor (pode usar o botão Procurar para localizar visualmente o servidor erespectivas partilhas). Marque a caixa Restabelecer ligação no arranque para não ter de estarsempre a repetir esta operação. Confirme com Concluir.

Para os exemplos seguintes vamos partir do principio que o nome do servidor é SERVER e a unidade Cfoi mapeada nos terminais como sendo o disco F.

Instalação básica

A instalação básica é muito simples e basta para isso fazer o seguinte:

1. No servidor instale normalmente o programa para a unidade C: (é a unidade por defeito). O programaserá instalado na pasta C:\Astor\Ges7.

2. Nos terminais crie um atalho na Área de trabalho e na Localização do item escreva F:\Astor\Ges7(ou use o botão Procurar para localizar visualmente a pasta). Após gravar o atalho, seleccione assuas propriedades e assegure-se de que o destino é F:\Astor\Ges7\Gescom71.exe e o Iniciar em éF:\Astor\Ges7.

Afinação da Instalação básica

O motor ADS usa quatro ficheiros para o seu funcionamento. Estes ficheiros têm cerca de 1,5 MB ecada vez que se carrega o programa estes ficheiros são carregados através da rede, criando um tráfegode rede adicional que pode ser evitado da seguinte maneira:

1. Na pasta do programa \ASTOR\GES7 encontram-se os seguintes ficheiros: ACE32.DLL,ADSLOC32.DLL, AXCWS32.DLL e ADSLOCAL.CFG. Copie estes quatro ficheiros para a pasta C:\WINDOWS\SYSTEM32 de todos os computadores da rede incluindo o server.

2. Na pasta do programa \ASTOR\GES7 apague os seguintes ficheiros: ACE32.DLL, ADSLOC32.DLL e AXCWS32.DLL.

A partir deste momento estes ficheiros serão carregados a partir do disco local e não criam tráfegoadicional na rede.

117


Instalação avançada

A instalação avançada é a que permite uma melhor performance em ligações ponto-a-ponto e pressupõeque os dois tópicos anteriores (instalação básica) não sejam efectuados.

Para efectuar a instalação avançada faça o seguinte:

1. Siga os Requisitos da rede.

2. No servidor instale normalmente o programa para a unidade C: (é a unidade por defeito). O programaserá instalado na pasta C:\Astor\Ges7.

3. Nos terminais instale normalmente o programa para a unidade C: (é a unidade por defeito). Oprograma será instalado na pasta C:\Astor\Ges7.

4. Em cada um dos terminais edite o ficheiro AstorGes.ini e no grupo [Sistema e Interface] modifiqueconforme o exemplo a seguir:

[Sistema e Interface]Pasta de ficheiros.....(User)=F:\Astor\Ges7\User

Pode editar o ficheiro AstorGes.ini directamente no programa em Utilidades » Comandos directos

e escrever a palavra INI.

Notas importantes:

1. As configurações da maior parte dos parâmetros do programa terão de ser efectuadas em cada umdos terminais.

2. Os Mapas Programáveis não serão acessíveis a partir dos terminais. Se quiser usar os MapasProgramáveis nos terminais, crie um atalho para o programa GESCOM73.EXE que se encontra noserver:

Destino: F:\Astor\Ges7\AstorGes.exeIniciar: F:\Astor\Ges7



14.4 Configurações suportadas

Equipamento mínimo

Computador Pentium 500 Mhz - 256 MB de RAM25 MB de disco para a instalação (100 MB livres)

Sistemas operativos

Sistemas suportados:

Windows XP / 2003 Windows VistaWindows 7Windows 2000 SP 5 ou posterior (não testado)

Não testado - O programa deverá funcionar, mas a partir da versão 7.5 deixaram-se de fazer testesnestes sistemas. Algumas opções do programa podem não funcionar uma vez queforam desenvolvidas especificamente para o Windows XP ou posterior. O suporte daMicrosoft para o Windows 2000 também já é limitado.

Impressoras suportadas

Não são conhecidas impressoras não compatíveis com o programa.

O programa pode trabalhar com impressoras laser, jacto de tinta ou matriciais desde que possamoperar em modo gráfico com uma resolução de pelo menos 300 dpi.

Desde que a impressora possa imprimir normalmente com os drivers do Windows então também podeimprimir no programa.

Note-se no entanto que as primeiras versões dos drivers de algumas impressoras trazem problemasde origem. Se surgir algum problema com a impressão, tente primeiro obter drivers mais actualizadospara a impressora. Se o problema persistir entre em contacto com a Astormatica ou com o seufornecedor para que se tente resolver o referido problema.

Redes suportadas

Peer to Peer:

Windows XP Home, Profissional ou ServerWindows 2003Windows VistaWindows 7Windows 2000 Profissional ou Server (não testado - ver nota acima)

Servidores:

Windows XP Profissional ou ServerWindows 2003 ServerWindows 2000 Profissional ou Server (não testado - ver nota acima)Novell Netware com clientes Windows (não testado - ver nota acima)Linux com Samba (não testado - ver nota acima)

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15 FAQ - Perguntas frequentes


Como trabalhar com ...

Talões de Adiantamento e Talões de Reembolso

Números de Série e Lotes (Rastreabilidade)

Produtos Compostos

Retenção na Fonte

Tópicos vários

Actualizar a taxa de IVA

Apagar alguns dados e ficheiros do programa

Mudar a data de trabalho sem sair do programa

Mudar de utilizador sem sair do programa

Tópicos sobre Vendas

Como criar descontos diferentes para cada produto

Como introduzir um logótipo nos documentos de vendas

Exportar vendas mensais pelo SAFT

Documentos de Transporte - Comunicação à AT

Tópicos sobre Redes

O AstorGes permite ligações remotas via Internet ?


Configurar Vendas ao Balcão - Configuração passo a passo das Vendas ao Balcão, incluindoconfiguração da impressora e do programa.





Problemas de impressão

O lado direito dos mapas não é imprimido (sai cortado)

O lado direito das facturas não é imprimido (sai cortado)

No tipo de documento a cores as linhas pontilhadas saem tortas

A impressão de documentos é mais lenta que a impressão de mapas

Em rede a impressão de documentos é lenta

Problemas no programa

Quando se tem várias janelas abertas e se muda rapidamente de umas para outras, de vez emquando o programa dá um erro

Quando se escolhe opções que carregam automaticamente um programa externo (por exemplo:as instruções, o acesso à Internet ou o envio de mail) o programa às vezes dá um erro



15.1 Actualizar a taxa de IVA

= 1º =

Entre no programa como Supervisor.

= 2º =

Faça copias de segurança. Poderá assim voltar facilmente à posição anterior no caso de se enganar nosparâmetros.

= 3º =

Para actualizar a taxa de IVA, por exemplo de 21% para 23%, seleccione Utilidades » Configurar

programa » Parâmetros vários » Taxas de IVA.

Preencha o quadro conforme o exemplo na imagem e a seguir carregue em executar para que todos osprodutos com taxa de 21% passem automaticamente para 23%.

Se a parte direita do quadro não aparecer no seu programa, então necessita de actualizar o programa parauma versão mais recente. Pode actualizar o programa em www.astormatica.pt.

= 4º =

Após fazer a opção anterior o programa passa a aceitar a nova taxa como válida e o ficheiro de produtosfica com a taxa correcta, mas os preços de venda com IVA incluído não são automaticamente actualizados(preços 5 e 6).

Para actualizar automaticamente os preços 5 e 6 (preços com IVA incluído) seleccione Utilidades »

Actualizar Preços » Preços com IVA e faça Executar.

http://www.astormatica.pt/astorges/upges.htm

121


15.2 Apagar alguns dados

Objectivo:

1. Pretende-se apagar todos os movimentos e stocks aproveitando apenas o ficheiro de produtos,clientes, fornecedores e respectivas tabelas.

2. Opcionalmente pretende-se limpar os acumulados de compras dos ficheiros de clientes efornecedores.

3. Pretende-se ainda limpar toda a existência do ficheiro de produtos para que possa ser reintroduzidadirectamente a partir da existência inicial.

Solução:

= 1º =

Entre no programa como Supervisor e faça copias de segurança. Poderá assim voltar facilmente àposição anterior no caso de se enganar.

= 2º =

Seleccione Utilidades » Comandos directos e escreva a palavra "ZAP".

É mostrado o seguinte ecrã:

Marque todos os ficheiros com a palavra "Histórico" e confirme com "Apagar".



= 3º =

Se quiser limpar os acumulados de compras dos ficheiros de clientes e fornecedores, seleccioneUtilidades » Manutenção de ficheiros » Limpar acumulados e marque os acumulados que pretendelimpar.

Confirme em "Executar".

= 4º =

Se quiser limpar toda a existência do ficheiro de produtos, seleccione Utilidades » Comandos directos

e escreva a palavra "ZAPEXI".

Confirme a opção.

123


15.3 Descontos por produto

Normalmente o desconto a atribuir a um determinado cliente é preenchido na ficha do cliente e é válidopara todos os produtos.

No entanto, existe uma forma de cada produto ter um desconto diferente até um máximo de três descontospor produto.

Se na ficha do cliente introduzir 91% no primeiro desconto, o programa ignora esse número e vai buscar apercentagem de desconto ao campo Descontos para o código 91 na Ficha B do Ficheiro de produtos.

Produto A Produto B Produto C

Neste exemplo o programa iria fazer 2% de desconto para o Produto A, 10% para o Produto B e 8% para o Produto C.

Se na ficha do cliente introduzir 92%, neste mesmo exemplo o programa iria fazer 3% de desconto para oProduto A, 20% para o Produto B e nenhum desconto para o Produto C.

Se na ficha do cliente introduzir 93%, neste mesmo exemplo o programa iria fazer 5% de desconto para oProduto A, 30% para o Produto B e nenhum desconto para o Produto C.



15.4 Documentos de Transporte

A partir de 1 de Julho de 2013 os documentos de transporte têm de ser comunicados à AT antes do iniciodo transporte.

A partir da versão 7.9.20 o programa já permite a comunicação dos documentos de transporte à AT.

Que firmas necessitam de comunicar os documento à AT

As firmas que facturem mais de 100.000 euros anualmente.

Quais são os documentos de transporte

Guias de RemessaGuias de ConsignaçãoGuias de TransporteGuias de Devolução

Em que casos é necessário comunicar à AT

Sempre que o cliente não seja um consumidor final e a mercadoria tenha um destino dentro de Portugal

Ou seja, não necessita de comunicar os documentos de transporte se1. O destinatário é um consumidor final2. O local de descarga (destinatário) é fora do país (exportações)

Quando é necessário fazer a comunicação

Antes do inicio do transporte.

Quando terminar um documento de transporte, o programa automaticamente carrega o módulo que faz acomunicação à AT e após receber o código da AT o código é inserido no documento.

Como funciona a comunicação dos documentos no programa

Por favor veja o seguinte vídeo explicativo que se encontra na nossa página na Internet em

http://www.astormatica.pt/video/DT/1/DT/DT.html

Outras perguntas frequentes relacionadas com a comunicação dos documentos à AT

Veja as seguintes hiperligações para tópicos relacionados com a comunicação dos documentos à AT

E-Fatura - Documentos de transporte - Perguntas frequentes

AT - Documentos de transporte - Questões Tecnológicas Gerais

Desenvolvimento futuro da aplicação

A comunicação dos documentos de transporte à AT efectuada pelos programas informáticos certificadospode ser efectuada por dois meios, por envio de um ficheiro SAFT próprio ou por Web Services.

A Astormatica optou pela primeira situação, ou seja, pelo envio de um ficheiro SAFT.

Uma vez que o programa da AT que permite a automatização total do envio do ficheiro não foi actualizadopara a comunicação de documentos de transporte, a nosso programa não pode usar este processo deuma forma 100% automática.

http://www.astormatica.pt/video/DT/1/DT/DT.html

http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/faturas/m_doctransp.html








http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/faturas/QTGerais.html









125


Pelo motivo acima explicado, a Astormatica irá criar uma forma alternativa de envio dos documentos porWeb Services. Assim que este modo alternativo esteja funcional o cliente poderá optar por aquele queseja mais conveniente para o seu caso.



15.5 Exportar vendas mensais pelo SAFT

Este é um exemplo prático, passo a passo, de como submeter o ficheiro de vendas para as Finanças / AT.

Consulte também o tópico Exportar vendas / SAF-T para mais pormenores.

Este exemplo foi criado pelo nosso cliente Inforfita e é baseado no que estava publicado em Dezembro de2012, pelo que, poderá ter alterações posteriores.

COMO SUBMETER O FICHEIRO SAFT-PT

1 GERAR O FICHEIRO SAFT-PT NO PROGRAMA

Utilidades

127


Exportar vendas / SAFT-PT 2013

Seleccionar o mês corrente

Indicar o local para gravar (por exemplo, a m biente de tra ba lho)

E exportar

Exportação concluída com sucesso



2 - VALIDAR O FICHEIRO SAFT-PT

ABRIR O VALIDADOR DO FICHEIRO SAFT-PT DAS FINANÇAS

129


SELECCIONAR O FICHEIRO (NO AMBIENTE DE TRABALHO) E VALIDAR



VERIFICAR OS ERROS

Se der uma mensagem de erro na linha 655, não ligar.

Se der outras mensagens tem-se que se corrigir o ficheiro SAFT-PT. Veja o tópico Exportar vendas/ SAF-T para mais pormenores.

131


3 - ENVIAR O FICHEIRO SAFT-PT

Entrar no Portal das Finanças com NIF e senha, aceder à opção e-fatura e clicarem enviar ficheiro.



Carregar o ficheiro que foi previamente validado deve aparecer o quadro abaixopreenchido com os dados do ficheiro

133


Submeter o ficheiro

Clicar em submeter. Aparece o quadro abaixo. Indicar que autoriza o fornecimento do NIF e onome, indicar o NIF e a senha do portal das finanças e dar OK.



15.6 Ligações remotas via Internet

Introdução

O AstorGes utiliza o motor ADS (Advantage Database Server) da Extended Systems que permite ligaçõeslocais mono-utilizador, locais multi-utilizador ponto-a-ponto e ligações cliente / servidor multi-utilizador emambiente de rede local ou remota (intranet ou extranet).

O programa é fornecido originalmente com o MOTOR LOCAL do Advantage Database Server, que permiteligações mono-utilizador e ligações multi-utilizador em redes locais (ponto-a-ponto).

Notas legais

Para uma ligação CLIENTE / SERVIDOR é necessário adquirir uma licença do SERVIDOR da ExtendedSystems que é vendida separadamente. A aquisição desta licença pode ser efectuada on-line em locaiscomo a QBS em Inglaterra ou a ABOX em Espanha.

Tem de ter em atenção que as licenças de utilização da Extended Systems e da Microsoft não permitemque se efectue legalmente determinados tipos de ligação. Por exemplo:

A licença de utilização do motor LOCAL da Extended Systems não permite ligações remotas. Paraligações remotas deverá usar o motor CLIENTE / SERVIDOR.

A licença de utilização do Windows XP da Microsoft não permite que seja instalado um motorCLIENTE / SERVIDOR. Para esse fim terá de ter instalado uma versão SERVER do Windows, comopor exemplo, o Windows 2000 Server ou o Windows 2003 Server.

Pelo acima exposto, e para manter a legalidade do sistema, qualquer ligação remota só será legal com aversão Cliente / Servidor da ADS instalada num Windows Server.

Ligações remotas possíveis

Existem três formas de ligação remota possíveis.

Note que o PC principal terá de ter obrigatoriamente um IP fixo (opção de custo extra para a maior partedos serviços de Internet portugueses).

Ligação VNC ou Desktop remoto

Ligação relativamente rápida e barata em que o computador remoto controla o computador que tem oprograma instalado. Apenas a informação de ecrã, teclado e impressão circula pela Internet.

Ligação VPN

Ligação barata em que o terminal remoto fica ligado ao PC principal através de uma unidade de rede,por exemplo, a unidade F:

Toda a informação circula pela rede. É o sistema mais lento de todos.

Ligação Cliente / Servidor

Tecnicamente é a melhor ligação. O PC principal fica independente e fornece a informação através doSERVIDOR DE FICHEIROS.

Todas as operações que o terminal faz são executadas no PC principal (SERVIDOR DE FICHEIROS) eapenas o resultado é transmitido pela Internet.

Os contras são:a) Necessita do WINDOWS 2000 Server ou 2003 Server.b) Necessita do servidor de ficheiros ADVANTAGE DATABASE SERVER.





http://www.qbssoftware.com/

http://www.abox.com/



http://www.microsoft.com/portugal/



http://www.microsoft.com/portugal/

135


Notas sobre as ligações

Independentemente da solução, não se esqueça que as ligações "a sério" não usam uma conta de Internetnormal (caseira), senão veja:

1) Uma ligação de rede normal usa 100 megabits (as novas já podem usar 1000). O aproveitamento é de cercade 70%, ou seja, cerca de 70 megabits (que equivale a 7000 Kbits por segundo).

2) Uma ligação de Internet rápida normal usa 2048 ou 4096 Kbits, o que equivale a 2 ou 4 megabits por segundo.Mas no servidor o que conta é a velocidade de UPLOAD e não a de download. As velocidades de upload deuma ligação de Internet normal são de 128 ou 256 Kbits, o que equivale a 0,12 ou 0,25 megabits por segundo.Com as percas na transmissão, as velocidades reais são de cerca de 0,1 ou 0,2 megabits por segundo, ouseja, entre 350 e 700 vezes mais lentas que a rede por cabo.

3) Se um ficheiro ou uma outra operação demorar 1 segundo numa rede (quase que não se nota), a mesmaoperação demorará 350 ou 700 segundos na ligação via Internet, ou seja, entre 6 e 12 minutos (nadaconvidativo).

4) Alguns exemplos comparativos de tempos em segundos após optimização dos parâmetros nos váriossistemas:

Reindexação de ficheiros (total de 40000 registos):Ligação por directa por rede .... 30sLigação VNC ou Desktop remoto ... 60sLigação VPN ..................... > 10000sLigação Cliente/Servidor ........ 40s

Consulta de uma ficha num ficheiro com menos de 500 registos:Ligação por directa por rede .... <1sLigação VNC ou Desktop remoto ... 5 a 10sLigação VPN ..................... 10 a 100sLigação Cliente/Servidor ........ 2 a 5s

Consulta de uma conta corrente com 50 movimentos:Ligação por directa por rede .... 1 a 5sLigação VNC ou Desktop remoto ... 10 a 60sLigação VPN ..................... 30 a 1000sLigação Cliente/Servidor ........ 5 a 20s

Mapa completo com um resultado de 20 páginas:Ligação por directa por rede .... 5 a 15sLigação VNC ou Desktop remoto ... 60 a 600sLigação VPN ..................... 300 a 10000sLigação Cliente/Servidor ........ 15 a 60s

Mapa resumo com um resultado de 1 página:Ligação por directa por rede .... 1 a 10sLigação VNC ou Desktop remoto ... 5 a 60sLigação VPN ..................... 300 a 10000sLigação Cliente/Servidor ........ 2 a 20s

Pelo acima exposto pode confirmar que apesar de ser possível não é muito prático o uso de ligações remotascom velocidades de Internet caseiras. As firmas pequenas com ligações remotas profissionais usamnormalmente acessos especiais mais rápidos com velocidades lineares de upload iguais às de download,como por exemplo, 4096/4096 ou 8182/8182. As firmas com ligações profissionais de alto rendimento usamligações lineares acima dos 10 megabits podendo em alguns casos extremos chegar a velocidades acima de 1TeraBit (1.000.000.000 bits por segundo), ou seja, quase oito milhões de vezes a velocidade que temos em casaou nos nossos escritórios). Escusado será dizer que todas estas firmas usam ligações cliente/servidor.



Resumo

É possível a ligação remota, mas se forem utilizadas as ligações normais de Internet não se conseguemresultados aceitáveis para um uso "normal".

Uma ligação cliente/servidor é a única que poderá apresentar resultados minimamente "aceitáveis".

Alguns dos nossos clientes utilizam uma ligação VNC para aceder ao computador do escritório a partir decasa, e acham aceitável o seu desempenho para uso esporádico.

15.7 Logotipo nos documentos

O programa está preparado para que possa ser introduzido um logotipo no cabeçalho dos documentos emvez do texto normal.

Na realidade o programa aceita dois tipos de logotipos:

Um logotipo que substitui o texto no cabeçalho do documento.

Um logotipo que é impresso no centro do documento como "linha de água".

Nem todos os tipos de documentos aceitam esta opção.

Os exemplos abaixo referem-se aos tipos de documentos #01 e #02 (tipos de documentos standard empapel branco).

Logotipo como cabeçalho do documento

1. Crie uma imagem com o logotipo, nome da firma e todos os dados relacionados, como sejam a morada,telefone, capital social, número de contribuinte, etc.

2. Essa imagem deve ter uma relação de 3:2 (três para dois) como por exemplo 600x400 ou 900x600pixels. Se criar uma imagem demasiado pequena, a qualidade de impressão será má, se criar umaimagem demasiado grande irá ocupar recursos do sistema sem grande melhoria na qualidade deimpressão. Uma imagem entre os tamanhos dados como exemplo, é relativamente pequena mas temqualidade suficiente para uma boa impressão.

3. Grave a imagem em formato .BMP (Windows bmp) com o nome ASTORGES.BMP na pasta principal doprograma, normalmente, C:\ ASTOR\ GES7.

4. No programa, em Utilidades » Configurar programa » Tipos de documentos, desmarque a caixa quediz Imprimir os dados da firma.

Exemplo de uma imagem como logotipo

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Linha de água no corpo do documento

1. Crie uma imagem com o logotipo da firma (ou outra informação).

2. Essa imagem deve ter uma relação de 1:1 (um para um) como por exemplo 600x600 ou 900x900 pixels.Se criar uma imagem demasiado pequena, a qualidade de impressão será má, se criar uma imagemdemasiado grande irá ocupar recursos do sistema sem grande melhoria na qualidade de impressão.Uma imagem entre os tamanhos dados como exemplo, é relativamente pequena mas tem qualidadesuficiente para uma boa impressão.

3. A imagem deve ser em tons muito claros, pois como vai aparecer no corpo do documento, irá ter aslinhas de descrição do documento impressas por cima (e estas têm de ser facilmente visíveis).

4. Grave a imagem em formato .BMP (Windows bmp) com o nome CORPO.BMP na pasta principal doprograma, normalmente, C:\ ASTOR\ GES7.

5. No programa, em Utilidades » Configurar programa » Tipos de documentos, desmarque a caixa quediz Imprimir linhas verticais pontilhadas.

Exemplo de uma imagem como linha de água



Exemplo de um documento com logotipo e linha de água

Documento com logotipo e linha de água

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15.8 Mudar a data de trabalho

Para mudar a data de trabalho sem sair do programa clique na data apresentada no rodapé do ecrã.

15.9 Mudar de utilizador

Para mudar de utilizador sem sair do programa clique no quadro apresentado na imagem.

15.10Números de série e Lotes

O programa está preparado para efectuar um controle de rastreabilidade de produtos vendidos.

Essencialmente, o controle de rastreabilidade permite que seja atribuído um determinado "código" (númerode série, lote, etc.) a cada produto vendido e posteriormente consultar todos os produtos e clientes quetêm um determinado "código" ou todos os "códigos" para um determinado produto.

Na prática, o controle de rastreabilidade é usado principalmente para:

1. Controle de Números de Série de produtos.

2. Controle de Lotes de produtos.

Por uma questão pratica, as explicações a seguir referem sempre o termo "número de série" apesar de ofuncionamento ser o mesmo para "Lotes", etc.

Configuração

Tipo de controle

Na opção Utilidades » Configurar programa » Parâmetros vários e Sistema » Números de série

configure qual o tipo de controle que pretende. Deve escolher os textos que serão apresentados nosmenus do programa, na impressão dos mapas e na impressão dos próprios documentos.

O programa apresenta dois botões que permitem a configuração rápida para Números de Série e Lotes.Poderá escolher outros descritivos à sua escolha introduzindo manualmente o texto necessário.

Pedido automático de introdução

Na Ficha B do ficheiro de produtos, pode opcionalmente marcar a caixa que diz "Usa números de

série" (Ficheiros » Ficheiro de produtos » Ficha B).

Se esta caixa estiver marcada para um determinado produto, durante a emissão do documento serãopedidos automaticamente os números de série para esse produto após introduzir a quantidade. Casocontrário terá de clicar no botão "Nº" para introduzir os respectivos números de série.



Emissão de documentos

A emissão de documentos funciona da forma normal com a particularidade explicada no parágrafoanterior.

Note que o número de série só é pedido automaticamente após a introdução da quantidade e se oproduto em questão tiver a caixa que diz "Usa números de série" marcada.

Consultas e Mapas

Consultas

Pode consultar rapidamente os números de série na opção Utilidades » Números de série.

Para procurar um determinado número de série basta introduzi-lo após entrar na opção. A lista irá"saltando" para o número correcto ou para o mais próximo.

Para procurar um produto clique no cabeçalho da coluna respectiva (na palavra "produto") e introduza areferencia do produto a procurar.

Após seleccionar o número de série ou produto pretendido pode ver os detalhes respectivos:

Todos os produtos e documentos com esse número de série.

Todos os números de série referentes a esse produto.

Mapas

Na opção Mapas » Números de série pode pedir os seguintes mapas:

1. Agrupado por número de série - Lista de todos os produtos e documentos que fazem partedos números de série pedidos entre as datas indicadas.

2. Agrupado por produtos - Lista de todos os números de série e documentos referentes aosprodutos pedidos entre as datas indicadas.

Ver também:

Configurar Números de Série / LotesManusear Números de Série / LotesMapas de Números de Série / Lotes

141


15.11Produtos Compostos

O programa permite trabalhar com Produtos Compostos. Um Produto Composto é um produto que éconstituído por vários subprodutos.

Um Produto Composto permite, por exemplo, trabalhar com fabrico ou produção de forma quedeterminadas operações no Produto Composto afectam automaticamente todos os subprodutos que ocompõem.

Como criar um Produto Composto

Primeiro, crie o produto normalmente.

Em segundo lugar, na lista de produtos faça um clique direito em cima do produto que quer transformarem Produto Composto e escolha Produto Composto » Transformar em produto composto.

Finalmente, seleccione a aba Composição e adicione os subprodutos que compõem esse produto.

Como funcionar com os Produtos Compostos

O funcionamento com Produtos Compostos é bastante simples a partir do momento que perceba o seuprincípio.

Os subprodutos

Os subprodutos (produtos que compõem outro produto) funcionam sempre como um produto simples,aliás, eles são sempre produtos simples.

Qualquer movimento num subproduto afecta apenas esse subproduto, seja esse movimento feito atravésdas vendas, compras ou entradas e saídas directas no ficheiro de produtos.

O Produto Composto

Para todos os efeitos, o Produto Composto funciona como um produto simples em todas as situaçõesmenos nas Entradas Directas no ficheiro de produtos.

Entrada do Produto Composto através de um documento de compraNeste caso o Produto Composto funciona como um produto simples:

É dada a entrada do Produto CompostoOs subprodutos que o compõem não são alterados

Saída do Produto Composto através de um documento de vendaNeste caso o Produto Composto funciona como um produto simples:

É dada a saída do Produto CompostoOs subprodutos que o compõem não são alterados

Saída do Produto Composto através de uma saída directa no ficheiro de produtosNeste caso o Produto Composto funciona como um produto simples:

É dada a saída do Produto CompostoOs subprodutos que o compõem não são alterados

Entrada do Produto Composto através de uma entrada directa no ficheiro de produtosEsta é a situação particular em que o Produto Composto funciona de uma forma diferente.

Toda a movimentação do Produto Composto como "produto composto" é efectuada apenas nestaopção.

Neste caso o Produto Composto funciona da seguinte forma:É dada a entrada do Produto CompostoÉ dada a saída de todos os subprodutos que o compõem na proporção da entrada.

Por exemplo, se tiver o produto AA que é composto por duas unidades do produto BB e umaunidade do produto CC e der uma entrada de 3 unidades do produto AA, automaticamente serãodadas 6 (3x2) saídas do produto BB e 3 (3x1) saídas do produto CC.



Um exemplo explicado

Para efeitos de exemplo vamos funcionar com um Produto Composto com uma composição simplificada,mas que permite perceber melhor o funcionamento de todo o processo.

O nosso Produto Composto

Computador Astor tipo 1 constituído por:1 Bloco principal (caixa, cpu, disco, etc.)1 Monitor1 Teclado2 Horas de mão de obra

Aquisição de material

Ao nosso fornecedor EXEMPLO LDA adquirimos o seguinte material que demos entrada com umafactura de compra:

10 Blocos principais10 Teclados

Ao nosso fornecedor OUTRO LDA adquirimos o seguinte material que demos entrada com umacompra a dinheiro:

8 Monitores

Neste momento ficamos com material para fabricar (montar) até 8 computadores completos. Em stocktemos:

10 Blocos principais 8 Monitores10 TecladosNenhum Computador Astor tipo 1

Uma vez que queremos incluir o preço de duas horas de mão de obra na composição do produto,abrimos um produto simples como Mão de Obra e por uma questão de conveniência damos umaentrada de 100 unidades. Uma vez que o produto Mão de Obra é apenas "interno", a entrada foiefectuada como uma Entrada directa no ficheiro de produtos.

Neste momento temos em stock:10 Blocos principais 8 Monitores10 Teclados100 Horas de mão de obraNenhum Computador Astor tipo 1

Entrada do Produto Composto (fabrico/montagem)

Com o material que temos em stock resolvemos montar 5 Computadores Astor tipo 1.

Para o efeito demos uma Entrada directa do produto Computador Astor tipo 1 de 5 unidades.

Esta é a altura em que a composição do produto entra em acção. Vejamos o que aconteceu aosstocks:

Entraram 5 unidades do produto Computador Astor tipo 1Saíram 5 unidades do produto Blocos principaisSaíram 5 unidades do produto MonitoresSaíram 5 unidades do produto TecladosSaíram 10 unidades do produto Horas de mão de obra

Neste momento temos em stock:5 Blocos principais3 Monitores5 Teclados90 Horas de mão de obra5 Computadores Astor tipo 1

143


Venda de material

A venda do material funciona normalmente tanto para os produtos compostos como para os produtossimples. Vejamos:

Um cliente comprou um Computador Astor tipo 1 que foi vendido através de uma Venda aDinheiro. O nosso stock passou a ser de 4 Computadores Astor tipo 1, mas os restantes produtosnão foram alterados, pois já tinham sido actualizados quando montamos os computadores.

Um segundo cliente compra um Monitor. A saída é normal e ficamos com 2 Monitores em stock.

Após as duas vendas acima explicadas o nosso stock é o seguinte:5 Blocos principais2 Monitores5 Teclados90 Horas de mão de obra4 Computadores Astor tipo 1

Decomposição do produto - Um caso avançado

Esta é uma situação invulgar, mas suponhamos a seguinte situação tendo em atenção a existênciaem stock que vem do exemplo anterior:

Um cliente importante, que não queremos desapontar, encomenda 3 Monitores.

Neste momento só temos 2 Monitores em stock, no entanto, dispomos de mais 4 já atribuídos aoproduto Computador Astor tipo 1. A solução está em decompor (desmontar) o produto ComputadorAstor tipo 1 para ficarmos com Monitores disponíveis para a venda.

Para decompor (desmontar) um produto damos uma Entrada directa desse produto mas coma quantidade em negativo. Para resolver o caso acima exposto damos uma entrada de -1 (menosum) Computador Astor tipo 1. O nosso stock passa a:

6 Blocos principais3 Monitores6 Teclados92 Horas de mão de obra3 Computadores Astor tipo 1

Neste momento já podemos vender os 3 Monitores ao nosso cliente.

Compra de um computador montado - Outro caso avançado

A vantagem de o Produto Composto apenas afectar os subprodutos nas entradas directas, permite porexemplo, a situação seguinte:

Devido a uma encomenda urgente e por falta de tempo disponível para montar os computadores,resolvemos encomendar ao nosso fornecedor habitual 5 Computadores Astor tipo 1 já montados.Neste caso a entrada é efectuada por uma factura de compra e apenas afecta o Produto Composto.

O nosso stock ficaria assim:6 Blocos principais (igual)3 Monitores (igual)6 Teclados (igual)92 Horas de mão de obra (igual)8 Computadores Astor tipo 1



15.12Retenção na Fonte

Para trabalhar com Retenção na Fonte deverá primeiro configurar o programa nesse sentido.

Activar o cálculo da Retenção na Fonte

Seleccione Utilidades » Configurar programa » Vendas, compras e produtos » Retenção na fonte,

Eco, Reee e Iec.

Marque a caixa Activar retenção na fonte e preencha a percentagem a usar.

Preparar os produtos e facturar

No ficheiro de produtos, os produtos que estiverem sujeitos a Retenção devem começar a referência por

* (asterisco).

Desta forma, pode facilmente incluir produtos com e sem retenção num mesmo documento.

Por exemplo, pode abrir um produto de mão de obra com a referência *MO e outro só com MO. Quando

usar a primeira referência, será feita retenção na fonte. Quando usar a segunda referência, não haverálugar a nenhuma retenção.

145


15.13Talões de Adiantamento e Talões de Reembolso

Os Talões de Adiantamento e Talões de Reembolso são dois tipos de documentos directamente ligadosàs Vendas ao Balcão (Talões de Vendas).

Ambos os documentos estão preparados para serem impressões nas impressoras de talões (40 colunas).

Talões de Reembolso

Os Talões de Reembolso funcionam de duas formas diferentes, conforme são emitidos directamente ouemitidos automaticamente quando se abate um Talão de Adiantamento numa Venda ao Balcão.

Quando são emitidos directamente, os Talões de Reembolso funcionam e são para todos os efeitos umaNota de Devolução. A diferença principal está no facto de estar preparado para imprimir nas impressoras detalões. Neste caso os Stocks são repostos e na conta corrente do cliente (se atribuído) aparece como umcrédito.

Quando é emitido automaticamente durante o abate de um Talão de Adiantamento numa Venda ao Balcão,os Stocks não são afectados (a própria Venda ao Balcão já actualiza os Stocks). Veja mais pormenoresno ponto seguinte.

Talões de Adiantamento

Os Talões de Adiantamento funcionam como Recibos de Adiantamento, para, por exemplo, valores desinais dados pelo cliente.

Mesmo que seja atribuído um código de produto, os Stocks nunca são alterados na emissão de Talões deAdiantamento, pois, na realidade, não saiu nenhum produto de Stock.

Notas legais

Chama-se a atenção que normalmente a emissão de Talões de Adiantamento ou Recibos deAdiantamento funcionam como uma Factura ou Venda a Dinheiro no que diz respeito ao IVA, ouseja, o IVA referente as estes documentos deverá ser liquidado tendo como referencia a data deemissão do documento.

Emissão do documento

A emissão do documento funciona normalmente como outro documento, no entanto, deverá serpreenchido o número do cliente ou o seu numero de contribuinte.

Abate do documento

O Talão de Adiantamento funciona apenas como um Meio de Pagamento e deverá ser abatido durantea emissão de uma Venda ao Balcão.

Emita normalmente a Venda ao Balcão e antes de terminar marque a caixa "Abater talão deadiantamento" e introduza o número do talão a abater.

Quando abater um Talão de Adiantamento numa VB, é automaticamente emitido um Talão deReembolso referente ao Talão de Adiantamento abatido. O Talão de Reembolso aqui emitido nãoafecta Stocks, pois destina-se contrabalançar o Talão de Adiantamento que por sua vez também nãoafectou Stocks.



Conta corrente

Quando é emitido um Talão de Adiantamento, este aparece na conta corrente do cliente como umcrédito. O cliente "adiantou" um valor e é credor desse valor.

Após abater um Talão de Adiantamento numa VB, este passa a aparecer na conta corrente do clientecomo um débito, que é contrabalançado pelo Talão de Reembolso emitido automaticamente durante aVenda ao Balcão.

Veja o seguinte exemplo:

Conta corrente após a emissão do Talão de Adiantamento:

Talão de Adiantamento Nº 1 - 20,00€-------------

Saldo - 20,00€

Conta corrente após a emissão da Venda ao Balcão:

Talão de Adiantamento Nº 1 20,00€Venda ao Balcão Nº 20 100,00€Talão de Reembolso Nº 1 - 20,00€

-------------Saldo 0,00€

Contabilidade

Todos os três documentos acima referidos aparecem nos Mapas de Vendas e deverão sercontabilizados.

Os Talões de Adiantamento aparecem só na data da sua emissão e deverão entrar nas contas do IVA.

As Vendas ao Balcão e os Talões de Reembolso aparecem também na data da sua emissão, sendoque, os Talões de Reembolso irão permitir o retorno do IVA adiantado na altura do Talão deAdiantamento.

147


16 FAQ - Resolução de problemas


Problemas de impressão






Problemas no programa


Quando se escolhe opções que carregam automaticamente um programa externo (por exemplo:as instruções, o acesso à Internet ou o envio de mail) o programa às vezes dá um erro


FAQ - Perguntas frequentes

Actualizar a taxa de IVA

Apagar alguns dados e ficheiros do programa

Mudar a data de trabalho sem sair do programa

Mudar de utilizador sem sair do programa

Como criar descontos diferentes para cada produto

Como introduzir um logotipo nos documentos de vendas


Instalação normal - Instalação de um único programa no computador.






16.1 Problemas de impressão

Neste tópico:







Explicação:

O programa, por defeito, está optimizado para a maior parte das impressoras Epson e HP. Em modelosmais antigos ou em modelos de outras marcas a margem esquerda por defeito pode ser excessiva.

Como a resolução das impressoras varia de impressora para impressora, é possível que alguns mapasapareçam ligeiramente fora das margens previstas.

Para poder ter uma latitude de utilização, o programa prevê uma margem esquerda de cerca de 1,5 cm.

Solução:

Na opção de configuração do programa, em Utilidades » Configurar programa » Parâmetros vários »

Impressão, onde diz Margem esquerda nos mapas diminua o valor da margem até a impressão ficarcorrecta.


Explicação:

Veja a explicação dada no ponto anterior.

Solução:


Impressão, onde diz Margem esquerda nas fac turas diminua o valor da margem até a impressão ficarcorrecta.

149


No documento a cores as linhas pontilhadas saem tortas

Explicação:

O tipo de documento a cores (tipo 1) usa um método de impressão muito preciso, necessitando aimpressora de estar configurada para o melhor tipo de qualidade possível.

Solução:

1. Altere a qualidade de impressão para alta qualidade (melhor qualidade que a impressora tiver).

e/ou

2. Se a impressora for de matriz, na configuração da impressora seleccione o modo de funcionamentounidireccional.

ou

3. Na opção de configuração do programa, em Utilidades » Configurar programa » Parâmetros vários »

Impressão, onde diz Imprimir linhas pontilhadas v ertic ais desactive a opção.

A impressão de documentos é mais lenta que a de mapas

Explicação:

A impressão de documentos usa um método de impressão muito preciso e por isso mais lento, no entanto,a velocidade de impressão varia com o tipo de documento escolhido.

Solução:


Impressão, onde diz Tipo de impressão dos doc umentos de v endas escolha um tipo de documento maisrápido.



Em rede a impressão de documentos é muito lenta

Explicação:

Em situação normal a impressão em rede deve ser praticamente tão rápida como a impressão emmonoposto.

Alguns anti-vírus, nomeadamente algumas versões do Norton Anti-vírus, verificam os ficheiros de redesempre que estes são abertos ou acedidos, tornando este tipo de programa (que funciona com grandesbases de dados) mais lento em algumas funções.

Solução:

1. Na opção de configuração do programa, em Utilidades » Configurar programa » Parâmetros vários »

Sistema, onde diz Manter os f ic heiros fec hados quando não estiv erem em uso desactive a opção.Esta solução fará com que o programa mantenha os ficheiros em aberto evitando que o anti-vírusesteja constantemente a verificar se os ficheiros estão ou não infectados.

e/ou

2. Configure o programa para funcionamento local com acesso remoto à rede. Esta solução diminui oacesso à rede, aumentando por isso a rapidez de funcionamento. Para tirar dúvidas sobre este tipo deconfiguração contacte a Astormatica ou o seu Agente.

e/ou

3. No programa de anti-vírus desactive a verificação dos ficheiros específicos do programa (de qualquermaneira não é provável que estes ficheiros possam ser infectados no caso de vírus).

e/ou

4. Actualize o anti-vírus para uma versão que já não apresente este problema.

151


16.2 Problemas no programa

Neste tópico:

Quando se tem várias janelas abertas e se muda rapidamente de umaspara outras, de vez em quando o programa dá um erro

Quando se escolhe opções que carregam automaticamente um programaexterno (por exemplo: as instruções, o acesso à Internet ou o envio demail) o programa às vezes dá um erro


Explicação:

O programa por defeito dispõe as janelas automaticamente em cascata. Esta é uma característica normal estandard de todas as versões do Windows, no entanto, o programa foi optimizado para o Windows XP e oWindows 2000.

É possível que um sistema de Windows não optimizado não aceite a disposição automática (e muito rápida)das janelas em cascata.

Solução:


Sistema, onde diz Dispor as janelas automatic amente em c asc ata desactive a opção.

Quando se escolhe opções que carregam automaticamente um programa externo (porexemplo: as instruções, o acesso à Internet ou o envio de mail) o programa às vezes dá umerro

Explicação:

O programa usa uma chamada standard à API do Windows para executar estas operações. Esta é umacaracterística normal e standard de todas as versões do Windows, no entanto, o programa foi optimizadopara o Windows XP e o Windows 2000.

É possível que um sistema de Windows não optimizado ou com versões antigas do Internet explorer nãoaceite estas operações sem dar erro.

Solução:

1. Actualize ou reinstale a sua versão do Windows. Experimente usar o Windows update para actualizaralguns bugs (erros) que tenham sido detectados na sua versão do Windows.

e/ou

2. Actualize o Internet explorer para uma versão mais recente.

ou

3. Evite usar estas opções no programa. O acesso à Internet ou ao Mail através do programa são apenasopções para facilitar o trabalho, não são opções que afectem o bom funcionamento do programa.



17 Documentação técnica

Tópicos neste capítulo

Estrutura das pastas do programa.

Base de Dados - Tipo de base de dados usado pelo programa.

Tabelas - Resumo - Descrição resumida das várias tabelas do programa.

Tabelas - Índices / Chaves - Descrição dos índices que compõem cada tabela.

Tabelas - Relações - Relacionamento dos movimentos nas várias tabelas.

Tabelas - Estrutura - Estrutura pormenorizada de cada tabela.

Tipos de documentos - Códigos dos tipos de documentos.

Implicações dos movimentos - Como os vários documentos afectam os stocks e a conta corrente.

O ficheiro AstorGes.ini - O ficheiro de configuração do programa.

153


17.1 Estrutura das pastas

Estrutura das pastas

Por defeito o programa é instalado na unidade de arranque do Windows, numa pasta com o nome ASTORna raiz da unidade.

A estrutura completa é a seguinte:

Pasta Descrição

ASTOR Pasta principal criada na raiz da unidade de arranque do Windows.

astor\ACTIVEX Pasta do módulo do programa responsável pelo cálculo e assinaturados documentos.

astor\BACKUPS Pasta opcional onde são guardadas as cópias de segurança queforam efectuadas na opção de "disco amovível" mas escolhendo amesma unidade onde está instalado o programa.

astor\LOCAL Pasta que contém uma cópia dos dados da licença e os ficheiros quesó podem ser acedidos localmente, como por exemplo, o ficheiro deajuda.

astor\TEMP Pasta onde são criados alguns dos ficheiros temporários doprograma.

astor\GES7 Pasta principal do programa. Esta pasta e respectivas sub-pastascontêm todos os módulos principais do programa e ainda todos osdados do utilizador (base de dados)

astor\ges7\BACKUPS Pasta onde são guardadas as cópias de segurança que foramefectuadas na opção de "disco local".

astor\ges7\SYSTEM Pasta que contem várias sub-pastas com vários módulos auxiliaresdo programa, além de documentos, formulários de impressão, etc.

astor\ges7\USER Pasta que contem todos os dados do utilizador, ou seja, a base dedados propriamente dita do programa.

As sub-pastas têm ficheiros auxiliares do utilizador que não são muitoimportantes, como por exemplo, fotos dos produtos e relatórioscriados pelo utilizador.

A instalação do CD original do programa mais uma cópia integraldesta pasta permitem a duplicação total necessária, por exemplo,para transferir tudo para um novo computador.



17.2 Base de Dados

Introdução

O programa usa como base de dados o conhecido motor Advantage Database Server da SyBase e podetrabalhar em modo Local ou Cliente/Servidor. Qualquer dos modos permite o acesso mono-utilizador oumulti-utilizador.

As tabelas do Advantage Database Server usam ficheiros num dos formatos mais conhecidos enormalizados de sempre, os ficheiros DBF.

Cada tabela (ficheiro) é constituída por um grupo de dois ou três ficheiros.

Ficheiros DBF São os ficheiros principais que contêm os dados formatados.

Ficheiros FTP São os ficheiros que contêm dados não formatados (de tamanho variável). Esteficheiro não existe se a tabela não tiver dados deste tipo.

Ficheiros CDX São os ficheiros de índice que permitem encontrar rapidamente a informaçãodesejada.

Inter operacionalidade

Uma vez que os ficheiros usam um motor conhecido com uma estrutura interna 100% compatível com asnormas criadas inicialmente para o FoxPro 2.6., é possível importar facilmente dados para outraaplicação ou usar, por exemplo, um gerador de relatórios para criar novos mapas que não estejamprevistos no programa.

Nota muito importante

Não use uma aplicação externa para alterar dados existentes. A alteração de dados por uma aplicaçãoexterna irá invalidar a consistência dos dados existentes e não poderá mais exportar o ficheiro SAFT-PTsem erros.

Os documentos de vendas são "assinados" e qualquer alteração é detectada e invalida a "assinatura".

http://www.sybase.com/products/databasemanagement/advantagedatabaseserver



http://www.sybase.com/

155


17.3 Tabelas - Resumo

A Base de Dados do programa é constituída pelos ficheiros que se encontram na pasta USER. Por defeitoo caminho completo para esta pasta é ASTOR\GES7\USER.

Cada tabela é constituída por um ficheiro com a extensão .DBF e um ficheiro com a extensão .CDX.Algumas tabelas podem ter também um ficheiro com a extensão .FTP.

Descrição resumida das tabelas

Nome Descrição

CFG_ARM.dbf Tabela de armazénsContem a morada completa, telefone e outros dados de cada um dos armazéns.O armazém 1 é sempre o principal (sede).

CFG_DOC.dbf Tabela de tipos de documentosContem o controle de numeração dos vários documentos e o numero de cópiasque é impresso de cada documento.

CFG_MOE.dbf Tabela de moedas e câmbiosContem a várias moedas e respectivos câmbios que podem ser usados noprograma.

CFG_USR.dbf Tabela de utilizadoresContem a lista de utilizadores do programa com a respectiva chave de acesso e ocontrole de acessos que cada utilizador tem.

CLI_AUX.dbf Tabela auxiliar de clientesContem um ficheiro de clientes resumido que é usado automaticamente nosdocumentos emitidos a Consumidores Finais para poder obter automaticamenteos dados do cliente pelo numero de contribuinte.Quando um Consumidor Final volta a comprar, ao introduzir o numero decontribuinte o programa vai buscar automaticamente os ultimos dadosintroduzidos.Esta tabela é de manutenção completamente automática e o utilizador não temacesso directo à tabela.

CLI_HIS.dbf Tabela de histórico de clientes (documentos de clientes)Contem todos os documentos emitidos a clientes em termos de valores totais edados globais por documento.As linhas de detalhe do documento encontram-se no ficheiro cli_via.dbf

CLI_MES.dbf Tabela principal de clientes (ficheiro de clientes)Contem o ficheiro de clientes com todos os seus dados individuais (nome,morada, telefone, contribuinte, etc.).Para facilidade e rapidez de consulta contem também alguns totalizadores.

CLI_VIA.dbf Tabela de histórico de clientes (linhas de detalhe dos documentos)Contem as linhas individuais de detalhe de cada documento emitido a clientes.Pode ter uma ou mais linhas por documento.

CNT_MES.dbf Tabela de contactosNão usado no AstorGes

ETI_000.dbf Tabela de etiquetas a imprimirContem as etiquetas a imprimir. Este ficheiro é criado, mantido e apagadodinamicamente, pelo que, pode não existir em determinado momento.Podem também existir vários ficheiros com o nome eti_001, eti_002, etc.

ETI_ZEB.dbf Tabela de etiquetas a imprimir (variante)Contem as etiquetas a imprimir. Este ficheiro é criado, mantido e apagadodinamicamente, pelo que, pode não existir em determinado momento.

FOB_MES.dbf Tabela de obras (ficheiro de obras)



Ficheiro principal de obras. O controle de obras é um módulo opcional doprograma, pelo que, este ficheiro poderá esta vazio ou não existir.

FOB_VIA.dbf Tabela auxiliar de obras (Linhas de detalhe das obras)Contem as linhas individuais de detalhe de cada obra. O controle de obras é ummódulo opcional do programa, pelo que, este ficheiro poderá esta vazio ou nãoexistir.

FOR_HIS.dbf Tabela de histórico de fornecedores (documentos de fornecedores)Contem todos os documentos emitidos a fornecedores em termos de valorestotais e dados globais por documento.As linhas de detalhe do documento encontram-se no ficheiro for_via.dbf

FOR_MES.dbf Tabela principal de fornecedores (ficheiro de fornecedores)Contem o ficheiro de fornecedores com todos os seus dados individuais (nome,morada, telefone, contribuinte, etc.).Para facilidade e rapidez de consulta contem também alguns totalizadores.

FOR_VIA.dbf Tabela de histórico de fornecedores (linhas de detalhe dos documentos)Contem as linhas individuais de detalhe de cada documento emitido afornecedores.Pode ter uma ou mais linhas por documento.

LEI_MES.dbf Tabela de leilõesContem o ficheiro de leilões em curso e já terminados. O controle de leilões é ummódulo opcional do programa, pelo que, este ficheiro poderá esta vazio ou nãoexistir.

PRO_EQU.dbf Tabela de equivalências de produtosContem uma lista de produtos equivalentes.

PRO_FAM.dbf Tabela de famílias de produtosContem uma lista de famílias (grupos) de produtos. Serve principalmente paraagrupar mapas com totais ou subtotais por família.

PRO_HIS.dbf Tabela de histórico de produtos (movimentos de stocks)Contem todos os movimentos de entradas e saídas de stocks independentementede terem sido efectuados por vendas, compras ou directamente no ficheiro deprodutos.

PRO_MES.dbf Tabela principal de produtos (ficheiro de produtos)Contem o ficheiro de produtos com todos os seus dados individuais (descrição,preços, existências, etc.).

PRO_PRC.dbf Tabela de produtos compostosNo caso dos produtos configurados como "compostos", esta tabela contem umalista de todos os subprodutos que compõem o produto principal.

PRO_SNO.dbf Tabela de números de sérieNo caso dos produtos configurados como "usar números de série", esta tabelacontem uma lista de todos os números de série associados ao produto.

PRO_SUB.dbf Tabela de subfamílias de produtosContem uma lista de subfamílias (subgrupos) de produtos. Serve principalmentepara agrupar mapas com totais ou subtotais por subfamília.

SAP_ENCH.dbf Sistema Saphety - Totais de documentosNão usado no AstorGes.

SAP_ENCV.dbf Sistema Saphety - Detalhes de documentosNão usado no AstorGes.

SAP_IDE.dbf Sistema Saphety - Controle de documentosNão usado no AstorGes.

TAB_GRP.dbf Tabela de gruposNão usado no AstorGes.

TAB_OBS.dbf Tabela de texto livre

157


Contem os comentários de texto livre (não formatado) que podem ser introduzidosnos ficheiros de clientes, fornecedores e produtos.

TAB_PAG.dbf Tabela de meios de pagamentoContem uma lista dos meios de pagamento que podem servir para liquidação dosdocumentos (dinheiro, cheque, multibanco, etc.).

TAB_VEN.dbf Tabela de vendedoresContem uma lista dos vendedores e respectivas percentagens de comissões pordefeito.

TAB_ZON.dbf Tabela de zonas geográficasContem uma lista das várias zonas geográficas. Permite agrupar alguns mapaspor zona.



17.4 Tabelas - Índices / Chaves

As várias tabelas do programa são organizadas por índices (chaves) para permitirem um acesso rápido.

Nas tabelas com vários índices, o primeiro é considerado o principal (chave primária).

Descrição dos índices / chaves das tabelas

Tabela Índice / Chave (campo) Descrição

CFG_ARM.dbf --- Acesso directo

CFG_DOC.dbf --- Acesso directo

CFG_MOE.dbf codigo Código da moeda

CFG_USR.dbf --- Acesso directo

CLI_AUX.dbf aContrib9aDocTip ; aDocNum

ContribuinteTipo de documento ; Nº Documento

CLI_HIS.dbf sicclisictip ; siccli ; sicdocsictip : sicdoc ; sichorasiccom ; sictip ; sicdocsicnom ; siccli ; sicdatsiccli ; sictip ; sicdatsicdat"0"sictip ; siccli ; sicdocsiccli ; sicobrasicdatpagSicContri9 ; sictipsicdocsicdat ; sictip ; sicdoc

Numero de clienteTipo Doc ; Nº Cliente ; Nº DocumentoTipo Doc ; Nº Documento ; TimeStampNome ; Tipo Doc ; Data DocNome ; Tipo Doc ; Data DocNº Cliente ; Tipo Doc ; Data DocData Documento--- Acesso directo (recuperação de dados)Tipo Doc ; Nº Cliente ; Nº DocNº Cliente ; Nº ObraData de pagamentoContribuinte ; Tipo DocNº DocumentoData Doc ; Tipo Doc ; Nº Doc

CLI_MES.dbf cnumcnomczon ; cnomCContactocven ; cnomccontrib9cean

Número do clienteNome do clienteZona ; NomeNome do contactoVendedor ; NomeContribuinteCódigo EAN do cliente

CLI_VIA.dbf viatip ; viadoc ; viahoraviatip ; viafam ; viasub ; viarefviafam ; viasub ; viarefviacli ; viafam ; viasub ; viarefviadat"0"viaref

Tipo Doc ; Nº Doc ; Data DocTipo Doc ; Família ; Subfamília ; ReferênciaFamília ; Subfamília ; ReferênciaCliente ; Família ; Subfamília ; ReferênciaData Doc--- Acesso directo (recuperação de dados)Referência do produto

FOB_MES.dbf fo_obrafo_clifo_codigofo_obrafo_vend;fo_datapre;fo_cli;obr_vended"0"

Nº ObraNº ClienteCódigo da ObraNº Obra (condicional)Vendedor ; Data ; Nº Cliente ; Vendedor--- Acesso directo (recuperação de dados)

FOB_VIA.dbf obra ; obrref"0"

Nº Obra ; Referência Obra--- Acesso directo (recuperação de dados)

FOR_HIS.dbf cicclicictip ; ciccli ; cicdoc

Nº FornecedorTipo Doc ; Nº Fornecedor ; Nº Doc

159


cictip ; cicdoc ; ciccliciccli ; cictip ; cicdatcicdatcicnom ; ciccli ; cicdatcictip ; ciccli ; cicdoccicdoc

Tipo Doc ; Nº Doc ; Nº FornecedorNº Fornecedor ; Tipo Doc ; Data DocData DocNome ; Nº Fornecedor ; Data DocTipo Doc ; Nº Fornecedor ; Nº DocNº Documento

FOR_MES.dbf fnumfnomfzon ; fnomFContacto

NúmeroNomeZona ; NomeContacto

FOR_VIA.dbf viatip ; viadocviatip ; viafam ; viasub ; viarefviafam ; viasub ; viarefviacli ; viafam ; viasub ; viarefviadatviaref

Tipo Doc ; Nº DocTipo Doc ; Família ; Subfamília ; ReferênciaFamília ; Subfamília ; ReferênciaNº Forn. ; Família ; Subfamília ; ReferênciaData DocumentoReferência do produto

PRO_EQU.dbf EQ_PROREF Referência do produto

PRO_FAM.dbf tabcodtabdes

CódigoDescrição

PRO_HIS.dbf hrefhcod ; hdoc ; hrefhdathfam ; hsub ; hrefhref ; hdat

Referência do produtoTipo Mov ; Nº Doc ; ReferênciaData do movimentoFamília ; Subfamília ; ReferênciaReferência ; Data movimento

PRO_MES.dbf mrefmdesmfam ; msub ; mrefmfor ; mdesmreffor ; mdesmfam ; msub ; mdesmcodbarmref

Referência do produtoDescrição do produtoFamília ; Subfamília ; ReferênciaFornecedor ; DescriçãoRef. Fornecedor ; DescriçãoFamília ; Subfamília ; DescriçãoCódigo de barrasReferência (condicional)

PRO_PRC.dbf pc_mespc_ref"0"

Referência principalReferência equivalente--- Acesso directo (recuperação de dados)

PRO_SNO.dbf SN_ProRefSN_SerNumSN_CliDoc ; SN_ProRefSN_ForDoc ; SN_ProRefSN_CliNum

Referência do produtoNúmero de sérieNº Doc Cliente ; ReferênciaNº Doc Fornecedor ; ReferênciaNº Cliente

PRO_SUB.dbf tabcodtabdes

CódigoDescrição

TAB_OBS.dbf mem_tip ; mem_cod Tipo ; Código

TAB_PAG.dbf MEI_COD Código

TAB_VEN.dbf tabcodtabdes

CódigoDescrição

TAB_ZON.dbf tabcodtabdes

CódigoDescrição



17.5 Tabelas - Relações

161


17.6 Tabelas - Estrutura

A estrutura dos ficheiros que se segue está classificada da seguinte forma:

1ª Coluna - Nome do campo na base de dados2ª Coluna - Tipo de campo. Numérico, Caracter, Lógico, Data ou Memo.3ª Coluna - Comprimento do campo4ª Coluna - Número de casas decimais se o campo for numéricoDescrição resumida do campo

Estrutura da tabela PRO_FAM.dbf - Produtos - Famílias

Campo Tipo Comp. Dec.

TABCOD N 3 0 // Código TABDES C 40 - // Descrição FamEcoReee N 7 3 // Valor de EcoReee para esta família

Estrutura da tabela PRO_SUB.dbf - Produtos - Subfamílias


TABCOD N 4 0 // Código TABDES C 40 - // Descrição SubEcoReee N 7 3 // Valor de EcoReee para esta subfamília

Estrutura da tabela PRO_MES.dbf - Produtos - Mestre


MFAM N 3 0 // Família MSUB N 4 0 // Subfamília MREF C 15 - // Referencia 1 - Principal MCODBAR C 15 - // Referencia 2 - Código de barras MREFFOR C 15 - // Referencia 3 - Referência do fornecedor MDES C 40 - // Descrição do produto MLOC C 20 - // Localização em armazém MENT N 12 3 // Total de entradas MSAI N 12 3 // Total de saídas MMIN N 9 0 // Stock mínimo MENC N 9 0 // Stock máximo MUNI C 5 - // Unidade MEMB N 4 0 // Quantidade por embalagem MIVA N 2 0 // Taxa de IVA MIvaArt N 2 0 // Artigo para IVA isento MPRCULT N 14 4 // Ultimo preço de custo MPRCMAX N 14 4 // Preço máximo de custo MPRCMIN N 14 4 // Preço mínimo de custo MPRCMED N 14 4 // Preço médio de custo MPR1 N 14 4 // PVP 1 MPR2 N 14 4 // PVP 2 MPR3 N 14 4 // PVP 3 MPR4 N 14 4 // PVP 4 MPR5 N 14 4 // PVP 5 - IVA incluído MPR6 N 14 4 // PVP 6 - IVA incluído MPR0 N 14 4 // Ultima compra - Preço Unitário absoluto MPR0D1 N 5 2 // Ultima compra - Desconto 1 MPR0D2 N 5 2 // Ultima compra - Desconto 2 MPR0DUQ N 12 3 // Ultima compra - Desconto em quantidade MPR0DQT N 7 0 // Ultima compra - Ultima quantidade MDUR D 8 - // Data de abertura da ficha



MDUE D 8 - // Data da ultima entrada MDUS D 8 - // Data da ultima saída MFOR N 8 0 // Fornecedor habitual MFORULT N 8 0 // Ultimo fornecedor MEX1 N 12 3 // Existência no armazém 1 MEX2 N 12 3 // Existência no armazém 2 MEX3 N 12 3 // Existência no armazém 3 MEX4 N 10 3 // Existência no armazém 4 MEX5 N 10 3 // Existência no armazém 5 MEX6 N 10 3 // Existência no armazém 6 MEX7 N 10 3 // Existência no armazém 7 MEX8 N 10 3 // Existência no armazém 8 MEX9 N 10 3 // Existência no armazém 9 MEX10 N 10 3 // Existência no armazém 10 MEX11 N 10 3 // Existência no armazém 11 MEX12 N 10 3 // Existência no armazém 12 MEX13 N 10 3 // Existência no armazém 13 MEX14 N 10 3 // Existência no armazém 14 MEX15 N 10 3 // Existência no armazém 15 MDESC1 N 4 1 // Desconto 1 (por produto) MDESC2 N 4 1 // Desconto 2 (por produto) MDESC3 N 4 1 // Desconto 3 (por produto) METIQ N 4 0 // * Não usado MCAMPO1 N 12 3 // Campo de Observações 1 / Comprimento / IEC MCAMPO2 N 12 3 // Campo de Observações 2 / Largura MCAMPO3 N 12 3 // Campo de Observações 3 / Altura MCAMPO4 C 12 - // Campo de Observações 4 MCOMPOSTO C 1 - // É produto composto ? MINACTIVO L 1 - // Produto activo ? MINFORMED N 1 0 // Taxa para a Infarmed MECO N 7 4 // Taxa de ECO valor MEcoReee N 7 3 // Valor de Eco REEE MFoto C 30 - // Foto do Produto (localização) MTipo C 1 - // * Não usado - []=Normal M=MO E=Empreitada P=Portes MProType C 1 - // [] ou P=Produto S=Serviço O=Outro MTemRet L 1 - // O produto é sujeito a retenção na fonte ? MNoStocks L 1 - // O produto não afecta stocks ? MSerNum L 1 - // Usa Números Série ? .F.=Não .T.=Sim MShowObs L 1 - // Mostra as observações na faturação ?

Estrutura da tabela PRO_HIS.dbf - Produtos - Histórico


HARM N 2 0 // Armazém HFAM N 3 0 // Família HSUB N 4 0 // Subfamília HREF C 15 - // Referência HDOC C 10 - // Nº Documento HDAT D 8 - // Data do movimento HQUA N 11 3 // Quantidade HSAI L 1 - // É uma saída ? sim/não HTIP N 1 0 // 3=Entrada 4=Saída 7=Transferência HCOD N 2 0 // Tipo de documento ou 0 para movimentos directos HVAL N 14 4 // Valor de entrada/saída HCUSMED N 14 4 // Custo médio na data HCUSULT N 14 4 // Ultimo custo na data HCLIFOR N 8 0 // Nº do cliente ou fornecedor

163


Estrutura da tabela PRO_EQU.dbf - Produtos - Equivalências


EQ_PROREF C 15 - // Referencia do produto EQ_PROEQU C 15 - // Referencia equivalente EQ_PRODES C 40 - // Descrição equivalente

Estrutura da tabela PRO_SNO.dbf - Produtos - Números de Série


SN_ProRef C 15 - // Referencia do produto SN_SerNum C 25 - // Numero de série SN_CliNum N 8 0 // Numero do cliente SN_CliDoc C 10 - // Numero do documento de vendas - SICTIP+SICDOC SN_CliDat D 8 - // Data da saída (documento de vendas) SN_ForNum N 8 0 // Numero do fornecedor SN_ForDoc C 10 - // Numero do documento de compras - CICTIP+CICDOC SN_ForDat D 8 - // Data da entrada (documento de compras) SN_Dummy1 C 1 - // * Para forçar a criação do novo índice

Estrutura da tabela PRO_PRC.dbf - Produtos - Composição


PC_MES C 15 - // Referência do produto principal PC_REF C 15 - // Referência do subproduto PC_DES C 40 - // Descrição PC_QUA N 12 3 // Quantidade PC_MED N 12 2 // Preço de custo médio PC_ULT N 12 2 // Ultimo preço de custo DUMMY1 C 1 - // * Para forçar a criação do novo índice

Estrutura da tabela PRO_BAR.dbf - Produtos - Código de Barras


MCODBAR C 15 - // Referência - Código de barras MCOPIAS N 4 0 // Nº de cópias a imprimir MMARK C 1 - // Usado dinamicamente

Estrutura da tabela CLI_AUX.dbf - Clientes - Ficheiro auxiliar


aContrib9 C 9 - // Contribuinte - Só números aPais C 2 - // Código do País aDocTip N 2 0 // Tipo de documento aDocSer C 2 - // Série do documento aDocNum N 8 0 // Número do documento aNome1 C 50 - // Nome - Linha 1 aNome2 C 50 - // Nome - Linha 2 aMorada1 C 50 - // Morada - Linha 1 aMorada2 C 50 - // Morada - Linha 2 aCPostal C 8 - // Código Postal aLocal C 40 - // Localidade



Estrutura da tabela CLI_MES.dbf - Clientes - Mestre


CNUM N 8 0 // Nº do cliente CEAN C 13 - // SAFT -> <Buyer><EANCode> CNOM C 50 - // Nome - Linha 1 CNOM2 C 50 - // Nome - Linha 2 CContacto C 40 - // Contacto CMOR C 50 - // Morada - Linha 1 CMOR2 C 50 - // Morada - Linha 2 CCPOSTAL C 8 - // Código Postal CLOC C 40 - // Localidade CZON N 3 0 // Zona COBS C 50 - // Observações - Linha 1 COBS2 C 50 - // Observações - Linha 2 COBS3 C 50 - // Observações - Linha 3 CPais C 2 - // Código do País CCONTRIB C 15 - // Contribuinte - Não formatado CCONTRIB9 C 9 - // Contribuinte - Só números CTEL C 20 - // Telefone 1 CTEL2 C 20 - // Telefone 2 CMOVEL C 20 - // Telemóvel 1 CMOVEL2 C 20 - // Telemóvel 1 CFAX C 20 - // Fax CMAIL C 50 - // E-Mail CWEB C 50 - // WEB - Página na Internet CPRE N 1 0 // Tipo de preço por defeito CDES N 5 2 // Desconto 1 CDES2 N 5 2 // Desconto 2 CPAG N 3 0 // Condições de pagamento CVEN N 3 0 // Vendedor CCOM N 5 2 // Comissão por defeito CDUC D 8 - // Data da última compra CVAL N 13 2 // Total de compras (valor) CCRE N 13 2 // Limite de credito (valor) CSAL N 13 2 // * Não usado CMARK C 10 - // * Não usado CPOC C 12 - // * Não usado CINACTIVO L 1 - // Cliente desactivado ? CAVEDATA D 8 - // Data da avença CAVEVAL N 13 2 // Valor da avença CAVEPER C 1 - // Periodicidade da avença CAVECOD C 1 - // Código da avença CGrupo N 3 0 // * Não usado CCCusto N 3 0 // * Não usado CTipo C 1 - // * Não usado CTemRet L 1 - // O cliente é sujeito a retenção na fonte CShowObs L 1 - // Mostra as observações na Faturação ? CGLN C 13 - // * Não usado - Saphety -> <SupplierGLN>

165


Estrutura da tabela CLI_HIS.dbf - Clientes - Documentos


SICTIP N 2 0 // Tipo de documento SicSerie C 2 - // Série do documento SICDOC N 8 0 // Número do documento SICDAT D 8 - // Data do documento SICORI N 8 0 // Numero do recibo ou da Fatura SICVEN D 8 - // Data de vencimento SICCLI N 8 0 // Nº do cliente SicContri9 C 9 - // Contribuinte do cliente SICNOM C 50 - // Nome do cliente SicVer7910 L 1 - // Campo SicNom actualizado? SICVAL N 12 2 // Valor final sempre COM IVA incluído SICVALI N 12 2 // Valor final COM ou SEM IVA incluído SICVLIQ1 N 12 2 // Total SEMPRE SEM IVA antes dos descontos SICVLIQ2 N 12 2 // Total SEMPRE SEM IVA após descontos L.L. SICVLIQ3 N 12 2 // Total SEMPRE SEM IVA após descontos todos SICTAX1 N 4 1 // Taxa de IVA reduzido 6% SICTAX2 N 4 1 // Taxa de IVA intermédio 13% SICTAX3 N 4 1 // Taxa de IVA normal 23% SICTAX4 N 4 1 // Taxa de IVA agravado 30% SICINC0 N 12 2 // Incidência - Valor isento SICINC1 N 12 2 // Incidência - Valor à taxa reduzida SICINC2 N 12 2 // Incidência - Valor à taxa intermédia SICINC3 N 12 2 // Incidência - Valor à taxa normal SICINC4 N 12 2 // * Não usado SICIVA1 N 11 2 // Valor de IVA à taxa reduzida SICIVA2 N 11 2 // Valor de IVA à taxa intermédia SICIVA3 N 11 2 // Valor de IVA à taxa normal SICIVA4 N 11 2 // * Não usado SICLL N 12 2 // Valor total do descontos L.L. SICPP N 12 2 // Valor total do descontos P.P. SICVCUSU N 12 2 // Valor de custo (ultimo) SICVCUSM N 12 2 // Valor de custo (médio) SICFAT L 1 - // .F.=Por liquidar .T.=Liquidado SICCOM N 3 0 // Vendedor SICPERCOM N 5 2 // Percentagem de comissão SICPRECO N 2 0 // Tipo de preço usado na venda SICARM N 2 0 // Armazém SICARM2 N 2 0 // Armazém destino (Transferências de armazém) SICPAGO N 12 2 // Nos recibos tem o desconto feito no pagamento SicValPago N 12 2 // Valor já pago (Pagamentos por conta) SICPAGODOC C 30 - // Lista de documentos (Pagamentos por conta) SICPOSTO N 2 0 // Posto que emitiu o documento SICDATPAG D 8 - // Data de pagamento do documento SICPAGMEIO N 2 0 // Meio de pagamento SICPAGCHEQ C 40 - // Numero do cheque ou outro ou registo dos CTT SicPagAdiL L 1 - // * Não usado - Abatido adiantamento SicPagAdiN N 8 0 // * Não usado - Nº do talão de adiantamento SicPagAdiV N 12 2 // * Não usado - Valor com IVA do TA SicPagDevL L 1 - // * Não usado - Abatida devolução SicPagDevN N 8 0 // * Não usado - Nº do talão de reembolso SicPagDevV N 12 2 // * Não usado - Valor do talão de reembolso CTT_Tipo N 1 0 // 0=Não CTT 1=Arquivado 2=Recebido 3=Enviado CTT_DatEnv D 8 - // Data de envio pelos CTT CTT_DatRec D 8 - // Data de recebimento dos CTT SICIRS N 12 2 // Valor de retenção na fonte SICMARK L 1 - // G.R. -> Marcar para Faturar SICMARK2 L 1 - // Marcar para emitir recibo SicObra N 8 0 // Associar uma obra ao documento SicObraTip N 8 0 // Obras: 0=Normal; 1=Extras SICHORA C 15 - // DATE() + SECONDS()



SicECO N 9 2 // Ecovalor SicEcoReee N 9 2 // EcoReee SicEcoLube N 9 2 // * Não usado SicIEC N 9 2 // IEC SicIsento C 60 - // SAFT -> TaxExemptionReason SicEncom C 20 - // Nota de encomenda SicCondic C 20 - // Condições de pagamento SicMRecibo L 1 - // Quando emitido um recibo para varias Faturas = .T. SicSync N 1 0 // Sincronizado ? SicImport L 1 - // Documento importado ? SicAnulado L 1 - // DOCUMENTO ANULADO ? SicAnuValO N 12 2 // Valor total antes da anulação SicAnuData D 8 - // Data da anulação SicUserNum N 3 0 // Número do utilizador SicUserNam C 20 - // Nome do utilizador SicHash C 200 - // SAFT -> Assinatura RSA SicHashV N 2 0 // SAFT -> Versão da Chave Privada (Assinatura RSA) SicHashY L 1 - // SAFT -> O documento necessita de assinatura? SicPrivK L 1 - // SAFT -> O documento foi assinado com Chave Privada? SicFGR L 1 - // Fatura de G.R. ? SicGRM L 1 - // Fatura RESUMO de G.R. ? SicGrN C 30 - // Números das G.R. Originais SicGrD C 10 - // Data da G.R. Original SicCarga C 50 - // Local de Carga SicDescarg C 50 - // Local de Descarga SicTransp C 50 - // Transporte SicViatura C 8 - // Viatura de transporte SicCargHor C 8 - // Hora de carga SicCargMor C 50 - // Morada de carga SicCargPos C 8 - // Código Postal de carga SicCargLoc C 40 - // Localidade de carga SicDescMor C 50 - // Morada de descarga SicDescPos C 8 - // Código Postal de descarga SicDescLoc C 40 - // Localidade de descarga

167


Estrutura da tabela CLI_VIA.dbf - Clientes - Linhas de detalhe


VIATIP N 2 0 // Tipo de documento VIADOC N 8 0 // Nº documento VIACLI N 8 0 // Nº cliente VIADAT D 8 - // Data do documento VIAFAM N 3 0 // Família VIASUB N 4 0 // Subfamília VIAREF C 15 - // Referência do produto VIADES C 40 - // Descrição VIALINHA N 3 0 // Nº da linha no documento VIAUNI C 5 - // Unidade VIAQUA N 11 3 // Quantidade VIACOM N 11 3 // Comprimento VIALAR N 11 3 // Largura VIAALT N 11 3 // Altura VIAVAL N 14 4 // Valor antes de IVA VIAIVA N 4 1 // Taxa de IVA VIAVALL N 14 4 // Valor com IVA VIAPC1 N 5 2 // Percentagem de desconto 1 VIAPC2 N 5 2 // Percentagem de desconto 2 VIAPC3 N 5 2 // Percentagem de desconto PP ViaIEC N 8 3 // Valor de IEC VIAVENDEDO N 3 0 // Vendedor VIAARM N 2 0 // Armazém VIAPRECO N 2 0 // Tipo de preço VIAHORA C 15 - // TimeStamp -> DATE() + SECONDS() viaLote C 12 - // Lote (só documento tipo 19) viaFat L 1 - // Pendente ? -> Notas de encomenda ViaCarro C 8 - // Transportes -> Matricula ViaDatGR C 10 - // Transportes -> Data da G.R. ViaNumGR C 18 - // Transportes -> Nº GR + NRM (Nº registo movimento) ViaECO N 9 2 // Ecovalor -> Não usado por enquanto ViaEcoReee N 9 2 // EcoReee -> Não usado por enquanto ViaEcoLube N 9 2 // EcoLube -> Não usado por enquanto ViaAnulado L 1 - // DOCUMENTO ANULADO ? ViaAnuValO N 14 4 // Valor total antes da anulação ViaAnuData D 8 - // Data da anulação



Estrutura da tabela FOR_MES.dbf - Fornecedores - Mestre


FNUM N 8 0 // Nº fornecedor FNOM C 50 - // Nome 1 FNOM2 C 50 - // Nome 2 FContacto C 40 - // Contacto FMOR C 50 - // Morada 1 FMOR2 C 50 - // Morada 2 FCPOSTAL C 8 - // Código Postal FLOC C 40 - // Localidade FZON N 3 0 // Zona FOBS C 50 - // Observações - Linha 1 FOBS2 C 50 - // Observações - Linha 2 FOBS3 C 50 - // Observações - Linha 3 FPais C 2 - // Código do País FCONTRIB C 15 - // Contribuinte FTEL C 20 - // Telefone 1 FTEL2 C 20 - // Telefone 2 FMOVEL C 20 - // Telemóvel 1 FMOVEL2 C 20 - // Telem´vel 2 FFAX C 20 - // Fax FMAIL C 50 - // E-Mail FWEB C 50 - // WEB - Página na Internet FPAG N 3 0 // Condições de pagamento FDUF D 8 - // Data Ultimo Fornecimento FVAL N 13 2 // Total de Compras FSAL N 13 2 // * Não usado FMARK C 10 - // * Não usado FPOC C 12 - // * Não usado FINACTIVO L 1 - // Fornecedor desactivado ? FGrupo N 3 0 // * Não usado - Grupo FCCusto N 3 0 // * Não usado - Centro de Custo FTipo C 1 - // * Não usado

Estrutura da tabela FOR_HIS.dbf - Fornecedores - Histórico


CICCLI N 8 0 // Nº do fornecedor CICNOM C 10 - // Nome (abreviado) CICDOC C 8 - // Nº do documento CICORI C 8 - // Nº do documento relacionado (Fatura<->Recibo) CICDAT D 8 - // Data do documento CICVEN D 8 - // Data de vencimento CICVAL N 12 2 // Valor final sempre COM IVA incluído CICTIP N 2 0 // Tipo de documento CICVALI N 12 2 // Valor final COM ou SEM IVA incluído CICTAX1 N 4 1 // Taxa de IVA reduzido 6% CICTAX2 N 4 1 // Taxa de IVA intermédio 13% CICTAX3 N 4 1 // Taxa de IVA normal 23% CICTAX4 N 4 1 // * Não usado CICINC0 N 12 2 // Incidência - Valor isento CICINC1 N 12 2 // Incidência - Valor à taxa reduzida CICINC2 N 12 2 // Incidência - Valor à taxa intermédia CICINC3 N 12 2 // Incidência - Valor à taxa normal CICINC4 N 12 2 // * Não usado CICIVA1 N 11 2 // Valor de IVA à taxa reduzida CICIVA2 N 11 2 // Valor de IVA à taxa intermédia CICIVA3 N 11 2 // Valor de IVA à taxa normal CICIVA4 N 11 2 // * Não usado CICIVA5 N 12 2 // * Não usado CICPP N 10 2 // PP

169


CICFAT L 1 - // Faturado ? CicFGR L 1 - // Fatura de G.R. ? CicGRM L 1 - // Fatura RESUMO de G.R. ? CicGRO C 8 - // Nº da G.R. Original CICPOC N 1 0 // * Não usado CICPRECO N 2 0 // Tipo de preço CICARM N 2 0 // Armazém CICPAGO N 12 2 // Valor já pago SicValPago N 12 2 // Valor já pago (Pagamentos por conta) CICPAGODOC C 30 - // Lista de documentos (Pagamentos por conta) CICPOSTO N 2 0 // Posto de trabalho CICDATPAG D 8 - // * Não usado CICIRS N 12 2 // * Não usado // Valor de retenção na fonte CICMARK L 1 - // * Não usado // G.R. -> Marcar para Faturar CICMARK2 L 1 - // * Não usado CicSync N 1 0 // * Não usado // Sincronizado ? CicCarta C 10 - // Referencia da carta de pagamento CicBanco C 10 - // Banco do cheque de pagamento CicCheque C 20 - // Número do cheque de pagamento

Estrutura da tabela FOR_VIA.dbf - Fornecedores - Movimentos


VIATIP N 2 0 // Tipo de documento VIADOC C 8 - // Nº do documento VIACLI N 8 0 // Nº do fornecedor VIADAT D 8 - // Data do documento VIAFAM N 3 0 // Família VIASUB N 4 0 // Subfamília VIAREF C 15 - // Referência do produto VIADES C 40 - // Descrição VIALINHA N 3 0 // Nº da linha no documento VIAUNI C 5 - // Unidade VIAQUA N 11 3 // Quantidade VIAVAL N 14 4 // Valor unitário antes de IVA VIAIVA N 11 2 // Taxa de IVA VIAVALL N 14 4 // Valor unitário com IVA VIAPC1 N 5 2 // Percentagem de desconto 1 VIAPC2 N 5 2 // Percentagem de desconto 2 VIAPC3 N 5 2 // Percentagem de desconto PP VIADQT N 7 0 // Desconto em quantidade VIAARM N 2 0 // Armazém viaFat L 1 - // Pendente ? (Notas de encomenda)

Estrutura da tabela CFG_ARM.dbf - Tabela de Armazéns


ARMLINHA1 C 55 - // Morada - Linha 1 ARMLINHA2 C 55 - // Morada - Linha 2 ARMLINHA3 C 55 - // Código Postal + Localidade ARMLINHA4 C 55 - // Texto opcional - Telefone ARMLINHA5 C 55 - // Texto opcional - Telemóvel ARMLINHA6 C 55 - // Texto opcional - Fax ARMLINHA7 C 55 - // Texto opcional - E-Mail ARMLINHA8 C 55 - // Texto opcional - Outros



Estrutura da tabela CFG_DOC.dbf - Números dos Documentos


CFG_NDOC N 10 0 // Vendas - Nº do próximo documento CFG_COPIAS N 2 0 // Vendas - Nº de cópias a imprimir CFG_NDOC2 N 10 0 // Compras - Nº do próximo documento CFG_COPIA2 N 2 0 // Compras - Nº de cópias a imprimir CFG_TIPO N 2 0 // Tipo de documento

Estrutura da tabela CFG_MOE.dbf - Tabela de Moedas


CODIGO N 2 0 // Código SIGLA C 3 - // Sigla SIMBOLO C 2 - // Símbolo EXTENSO C 10 - // Descrição da moeda / País CAMBIO N 14 8 // Câmbio POSICAO C 1 - // Posição do símbolo DESCRICAO C 20 - // Nome da moeda DATA D 8 - // Data do câmbio DECIMAIS N 1 0 // Nº de casas décimais VIRGULA C 1 - // Símbolo usado como vírgula

Estrutura da tabela CFG_USR.dbf - Utilizadores


UNOME C 20 - // Nome do utilizador UCHAVE C 20 - // Chave de acesso (encriptada) UNIVEL N 1 0 // Nível de acesso (supervisor?) UPOSTO C 8 - // Postos de acesso UACESSOS C 90 - // Acessos - Lista de permissões

Estrutura da tabela TAB_OBS.dbf - Tabela de Observações


MEM_TIP C 1 - // Clientes / Fornecedores / Produtos MEM_COD C 15 - // Nº Cliente / fornecedor / referência produto MEM_ADS C 1 - // * Não usado MEM_DES M 10 - // Descrição / Observação (não formatado)

Estrutura da tabela TAB_PAG.dbf - Meios de Pagamento


MEI_COD N 2 0 // Código MEI_DES C 30 - // Descrição MEI_TIP L 1 - // Pede dados suplementares ? MEI_CTT L 1 - // Entra no controle de cobranças dos CTT ?

Estrutura da tabela TAB_VEN.dbf - Tabela de Vendedores


TABCOD N 3 0 // Código TABDES C 30 - // Nome do vendedor TABPER N 5 2 // Comissão por defeito

171


Estrutura da tabela TAB_ZON.dbf - Tabela de Zonas


TABCOD N 3 0 // Código TABDES C 30 - // Zona geográfica



17.7 Tipos de documentos

A maior parte das tabelas usa um código para identificar o tipo de documento (Fatura, Recibo, Nota decrédito, etc).

Segue-se uma lista dos códigos possíveis incluindo os que já só existem por uma questão decompatibilidade com históricos antigos.

Códigos dos tipos de documentos

Código Documento

11 -> Fatura 15 -> Fatura Simplificada 20 -> Nota de Debito 28 -> Nosso Aviso de Lançamento devedor (Só Fornecedores) 29 -> Aviso de Lançamento devedor 31 -> Recibo pago 40 -> Nota de Crédito / Devolução 42 -> Nota de Crédito / Devolução (Só Fornecedores) 43 -> Nota de Crédito / Devolução (Só Fornecedores) - Só emite papel 48 -> Nosso Aviso de Lançamento credor (Só Fornecedores) 49 -> Aviso de Lançamento credor 51 -> Guia de Remessa 52 -> Guia de Transporte 53 -> Guia de Transporte (Folha de Obra) 54 -> Resumo da Obra = 53 com um nome diferente 55 -> Notas de Encomenda (clientes e fornecedores) 56 -> Consumo Interno 60 -> Guia de Consignação 61 -> Fatura Proforma 62 -> Proposta 63 -> Requisição 71 -> Recibo não pago 81 -> Folha de Obra

Códigos descontinuados (só para manter compatibilidade) Código Documento

12 -> Venda a Dinheiro 13 -> Venda ao Balcão 14 -> Recibo de Adiantamento (TA) 21 -> Nota de Debito sem IVA 27 -> Documento interno devedor 32 -> Letra 41 -> Nota de Crédito sem IVA 44 -> Nota de Credito (TR) 47 -> Documento interno credor

173


17.8 Implicações dos movimentos

Tabela informativa do modo como são afectados os Stocks e as Contas Correntes de Clientes eFornecedores, conforme a opção de Vendas ou Compras seleccionada.

VENDASTipo de documento

AfectaStocks

Afecta ContaCorrente

Fatura Simplificada Sim Não

Fatura (directa) Sim Sim

Guia de Remessa Sim Não

Fatura de Guia de Remessa Não Sim

Fatura Proforma Não Não

Guia de Transporte Não Não

Nota de Crédito / Devolução Sim Sim

Nota de Débito Sim Sim

Proposta Não Não

Aviso de Lançamento Não Sim

Guia de Consignação Não Não

Pagamento de Factura Não Sim

Pagamento por conta Não Sim

Emissão de um Recibo Não Não

Emissão de todos os Recibos Não Não

Transferência de armazém Sim Não

COMPRASTipo de documento

AfectaStocks

Afecta ContaCorrente

Compra a Dinheiro Sim Não

Fatura (directa) Sim Sim

Guia de Remessa Sim Não

Fatura de Guia de Remessa Não Sim

Nota de Crédito / Devolução Sim Sim

Nota de Débito Sim Sim

Aviso de Lançamento Não Sim

Pagamento de Factura Não Sim

Pagamento por conta Não Sim



17.9 O ficheiro AstorGes.ini

O Ficheiro AstorGes.ini contém parâmetros referentes tanto à configuração normal como à configuraçãoavançada do programa.

A maior parte destes parâmetros podem ser modificados de uma forma mais fácil através da opçãoUtilidades » Configurar programa.

Se pretender editar o ficheiro directamente, escolha Utilidades » Comandos Directos e escreva INI.

Identifique a linha que pretende e altere conforme necessário:

1. Só deverá alterar o texto após o sinal igual.2. A palavra NÃO é substituída pelo número 0 (zero).3. A palavra SIM é substituída pelo número 1 (um).

175


18 Certificação do AstorGes



19 Licença de UtilizaçãoA presente licença é um contrato legal entre o utilizador final e J M Neves / Astormatica, Lda.

O termo "programa" refere-se a todo o conjunto fornecido com o produto, nomeadamente o conjunto deprogramas informáticos que o compõem, a documentação, a embalagem e o meio de gravação (CD).

Através do acto de instalação ou uso do programa, está automaticamente a concordar e a aceitar semrestrições todos os termos e condições estabelecidos neste contrato.

Este contrato é válido a partir da data de instalação ou inicio de uso do programa.

O programa é propriedade de J M Neves / Astormatica, e encontra-se protegido pela lei em vigor referente aprogramas informáticos e direitos de autor. O utilizador não adquire quaisquer direitos sobre o programa,apenas adquire a licença para o seu uso, conforme explicado a seguir.

1 - O programa não pode ser copiado ou duplicado excepto no caso explicado no ponto 2.

2 - O utilizador é autorizado a criar um único duplicado do programa apenas para efeitos de salvaguarda dooriginal por motivos de segurança. O duplicado não pode ser utilizado ou cedido a terceiros. O nãocumprimento desta norma implica o cancelamento automático do presente contrato.

3 - O programa pode ser instalado e utilizado num único sistema informático. Entenda-se por sistemainformático um sistema composto por um único computador ou vários computadores ligados em redeentre si. É autorizada uma segunda instalação do programa num outro sistema do mesmo utilizador(portátil, casa, etc) desde que não sejam nunca utilizados os dois sistemas em simultâneo.

4 - A garantia do suporte físico (CD) é de um ano e apenas se refere a desgaste natural ou defeito defabrico. Nenhuma outra garantia será dada para além da indicada (vírus, má utilização, falta de cuidadode armazenamento, etc.).

5 - É garantido que o programa desempenhará as suas funções em conformidade com a documentaçãoque o acompanha. No caso de serem detectadas anomalias, essas anomalias serão corrigidas numespaço razoável de tempo. O utilizador tem um período de 90 dias a partir da data da compra parainformar qualquer anomalia que detecte.

6 - Em nenhuma circunstância J M Neves / Astormatica ou os seus revendedores serão responsáveis porquaisquer danos decorrentes do uso ou da impossibilidade de uso do programa. Em qualquer caso aresponsabilidade de J M Neves / Astormatica e dos seus revendedores estará limitada à substituiçãodo programa ou à devolução do valor efectivamente pago.

7 - O programa é licenciado a um único utilizador (nome pessoal, contabilista, gabinete de contabilidadeou firma) e esta licença é intransmissível. Em caso de alteração do nome legal do utilizador (porexemplo, a firma passa de nome pessoal a limitada), será alterada a licença desde que esta alteraçãoesteja dentro do prazo de validade da própria licença (menos de um ano ocorrido entre a aquisição doprograma ou última actualização).

8 - Este contrato constitui o acordo total entre o utilizador e J M Neves / Astormatica.

Índice 177


Indíce Remissivo

- A -Actualizações do programa 109

Actualizar os dados da firma 11

Ajuda Actualizações do programa 109

E-Mail 109

Instruções 109

Internet 109

Mail 109

Manual 109

Apresentação 1

Armazéns 27

- B -Barra de ferramentas 10

- C -Calculadora 87

Câmbios 28

Características principais 18

Certificação do AstorGes 175

Chaves de acesso 93

Clientes Ficha de clientes 40

Ficheiro de clientes 40

Gestão de clientes 40

Comandos directos 95

Compras 15Ficha de fornecedores 47

Ficheiro de fornecedores 47

Gestão de fornecedores 47

Comprimir ficheiros 81

Configuração básica 11

Configuração programa 88

Configurações suportadas 118

Configurar AstorGes.ini 174

Casas decimais 90

Chaves de acesso 93

Compras 90

Configurações suportadas 118

Configurar programa 88

Dados da firma 88

Impressão 90

Número dos documentos 89

Produtos 90

Sistema 90

Taxas de IVA 90

Textos por defeito 89

Tipo de documento 89

Vendas 90

Vendas ao Balcão 91

Consultar documentos de Compras 61

Consultar documentos de Vendas 55

Copias de Segurança 79

Copyright 2

- D -Dados da firma 88

Documentação técnica 152Base de Dados 154

Estrutura das pastas 153

Implicações dos movimentos 173

O ficheiro AstorGes.ini 174

Tabelas - Estrutura 161

Tabelas - Índices / Chaves 158

Tabelas - Relações 160

Tabelas - Resumo 155

Tipos de documentos 172

Documentos de Compras 60

Documentos de Vendas 53

- E -E-Mail 109

Emitir documentos 53

Encomendas de clientes 56

Encomendas de fornecedores 62

Entrar no programa 6

Etiquetagem Etiquetagem avançada de produtos 68

Etiquetagem de Clientes 67

Etiquetagem de Fornecedores 67

Etiquetagem de Produtos 67

Etiquetagem avançada 68

Exportar Vendas 97

Extras 96Exportar Vendas 97

- F -Famílias 22



Ficheiro de produtos 30

Ficheiros Ficheiro de clientes 40



Fim de sessão 51

Gestão Comercial AstorGes 7.9178


Folhas de Obras 100

Fornecedores Ficha de fornecedores 47


Gestão de fornecedores 47

- G -Generalidades 13

Gestão de Encomendas 56, 62

Gestão de Encomendas, Clientes 56

Gestão de Encomendas, Fornecedores 62

- I -Impressora 87

Instalação do programa 3

Instalar 2 programas no mesmo PC 115

Instruções 109

Instruções do programa 109

Internet 109

Introdução 14, 16Características 18

Clientes 14

Clientes e Vendas 14

Compras 15

Fornecedores 15

Fornecedores e Compras 15

Generalidades 13

Listagens 16

Mapas 16

Produtos 13

Produtos e Stocks 13

Stocks 13

Utilidades 17

Vendas 14

- L -Licença de utilização 176

Limpar de acumulados 86

Limpar de históricos 86

Listagens 70Mapas de clientes 65

Mapas de compras 72

Mapas de fornecedores 66

Mapas de Lotes 72

Mapas de Números de Série 72

Mapas de produtos 66

Mapas de stocks 70

Mapas de vendas 71

Mapas programaveis 74

Outros mapas 73

Listagens e Mapas 16

Lotes 139

- M -Mail 109

Manual 109

Manuseamento de Lotes 85

Manuseamento de Números de Série 85

Manutenção de ficheiros 86

Mapas de clientes 65

Mapas de compras 72

Mapas de fornecedores 66

Mapas de Lotes 72

Mapas de Números de Série 72

Mapas de produtos 66

Mapas de stocks 70

Mapas de vendas 71

Mapas programaveis 74

Menu principal 7

Módulo de Caixa 105

- N -Número dos documentos 89

Números de Série 139

- O -Opcionais 99

Folha de Obra 100

Módulo de Caixa 105

Outros mapas 73

- P -Pagar documentos de Compras 61

Pagar documentos de Vendas 55

Parâmetros varios 90

Perguntas Frequentes Actualizar a taxa de IVA 120

Apagar alguns dados 121

Descontos diferentes por produto 123

Ligações remotas 134

Lista de Perguntas Frequentes 119

Logotipo nos documentos de Vendas 136

Mudar a data de trabalho 139

Mudar de utilizador 139

Números de Série e Lotes 139

Produtos Compostos 141

POS 91

Postos de venda - POS 91

Problemas de impressão 148

Problemas no programa 151

Produtos

Índice 179


Produtos Ficha de produtos 30


Gestão de produtos 30

Produtos compostos 30

- R -Rastreabilidade

Lotes 139


Receber documentos 60

Reindexar ficheiros 81

- S -SAF T 82

Sair do programa 51

Seguranças Configurar cópias de segurança 79

Efectuar cópias de segurança 79

Repor cópias de segurança 79

Status de ficheiros 86

Stocks e Produtos 13

Subfamílias 23

Suporte 147

- T -Tabela 24

Tabela de armazéns 27

Tabela de câmbios 28

Tabela de famílias 22

Tabela de grupos 29

Tabela de meios de pagamento 26

Tabela de subfamílias 23

Tabela de vendedores 25

Tabela de zonas 24

Tabelas 21Tabela de armazéns 27

Tabela de câmbios 28

Tabela de famílias 22

Tabela de grupos 29

Tabela de meios de pagamento 26

Tabela de subfamílias 23

Tabela de vendedores 25

Tabela de zonas 24

Taxas de IVA 120

Tipos de documento 89

- U -Utilidades 17

Calculadora 87

Comandos directos 95

Comprimir ficheiros 81

Configurar impressora 87

Configurar programa 88

Cópias de segurança 79

Lotes 85


Reindexar ficheiros 81

SAF-T 82

- V -Vendas 14

Compras e Produtos - Configuração 90

Ficha de clientes 40


Gestão de clientes 40

Vendas ao Balcão - Configuração 91

Vendedores 25

Versão de demonstração 2

Visualizar documentos de Compras 61

Visualizar documentos de Vendas 55

- Z -Zonas 24

gestão comercial astorges 7 · o programa de demonstração funciona exactamente da mesma maneira...

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