*GESTO DO TEMPO

*OBJECTIVOS GERAISEsta aco de formao visa colocar disposio dos participantes os princpios chave para um melhor desempenho pessoal e profissional. Ficaro aptos a identificar as principais fontes de desperdcio do tempo e a dominar as tcnicas que introduzem maior eficcia na gesto do tempo e das prioridades

*COMPREENSO DO TEMPO O tempo considerado o recurso mais escasso e valioso face da Terra. Com efeito, na era da economia global das 24 horas, o tempo, mais do que nunca na histria da Humanidade, dinheiro. O vencedor sempre o mais rpido e quem realiza os objectivos no prazo mais curto possvel. A vida cronometrada ao milsimo de segundo!...

*COMPREENSO DO TEMPO Ao analisarmos o uso do tempo podemos compreender as maneiras mais eficazes de o usar, no local de trabalho ou fora dele. As atitudes das pessoas em relao ao tempo so complexas e variveis.Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no trabalho e em casa, tem que ver quais os hbitos comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo.

*COMPREENSO DO TEMPO As nossas atitudes em relao ao tempo esto sempre a mudar. muitas dessas mudanas devem-se ao aparecimento de nova tecnologia, que afecta o nosso trabalho, viagens e comunicaes a Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca de informao quase instantnea viajar a grandes distncias tornou-se mais rpido e acessvel

*COMPREENSO DO TEMPO o aumento das opes disponveis possibilita-nos fazer mais coisas num dia, mas tambm aumenta a presso do nosso tempo Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o tempo de modo eficiente e produtivo. De facto, todos temos bastante conscincia do uso do tempo.

*COMPREENSO DO TEMPO Departamentos e pessoas so responsveis pelo seu uso de tempo; os objectivos so definidos com clareza e a consequncia de atrasos nos prazos so multas. Mas ateno! Muitas horas de trabalho contnuo diminuem a eficincia e a produtividade!

*USO DO TEMPO Poucos admitimos, porm, que grande parte do nosso dia (de trabalho) foi intil... ...a nica maneira de gerir melhor o tempo analisar a forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuir de um modo mais eficaz Pense no seu dia quando vai para o trabalho!

*USO DO TEMPO Avaliao Do Seu Dia H sempre exigncias no seu tempo. fcil gastar muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando tarefas mais produtivas e de maior prioridade. Como divide o seu dia?... D prioridade ao seu trabalho de modo a debruar- -se sobre os assuntos mais urgentes?...

*USO DO TEMPO ... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas mais agradveis?... ... Distrai-se com as chamadas telefnicas ou tem um sistema de as resolver?... ... Desperdia muito tempo?Delegue sempre as tarefas que no tenham para si uma relao tempo-eficincia!

*USO DO TEMPO Custos Do Tempo Calcule exactamente o custo do seu tempo e compreenda depois quanto tempo no est a ser usado eficientemente. Utilize a frmula apresentada de seguida para descobrir quanto custa por hora e por minuto , o seu tempo no trabalho...

*USO DO TEMPO ... e use esses clculos para analisar o custo relativo de algumas actividades tpicas do seu dia-a-dia, tais como preparar uma reunio em vez de pedir secretria que o faa!... 1,5 Salrio anual Horas de trabalho por ano= Custo por hora

*USO DO TEMPO Custos por hora 60 (minutos)= Custo por minuto Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo, multiplique o seu salrio anual por 1,5 para incluir despesas gerais e divida pelo nmero de horas de trabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes as de trabalho por ano); divida por 60.

*USO DO TEMPO Dirio Do Tempo Registar diariamente quanto tempo passa com determinadas actividades fundamental para conseguir gerir o seu tempo eficientemente. Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo que desperdia a conversar, e o pouco tempo que est, realmente, a trabalhar e a planear.

*USO DO TEMPO O seu dirio do tempo d-lhe um ponto de partida para avaliar as reas a melhorar. O tempo que dever mant-lo depender da natureza do trabalho que realizar.Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!

*USO DO TEMPO Elabore um dirio do seu tempo, dividindo o dia em partes de 30 minutos e registando com exactido como passou o seu tempo. Isto ajud-lo- a perceber quanto tempo gasta com as tarefas teis e com as desnecessrias.

*USO DO TEMPO Reviso Do Dirio Do Tempo Para analisar o seu dirio do tempo, distribua todas as partes de 30 minutos que registou, em categorias, de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa, tais como reunies, entrevistas, leitura, resposta a correio, ajuda a colegas, telefonemas.

*USO DO TEMPO Calcule, ento, a percentagem de tempo gasto com cada tarefa. Isto dar-lhe- a perceber como poder distribuir melhor o seu tempo.Com o seu dirio do tempo pode avaliar a eficincia do seu trabalho!

*USO DO TEMPO Diviso de Tarefas Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas tarefas e divida-as em grupos: tarefas de rotina projectos em decurso tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho depois, descubra a percentagem de tempo passada com cada grupo.

*USO DO TEMPO Distribuio Ideal Do Tempo Distribuio Real Do Tempo Tarefas de rotina: Projectos em decurso: Planeamento: 15 % 60 % 25 % 25 % 60 % 15 %

*USO DO TEMPO Modelos Depois de ter verificado a distribuio do seu tempo, veja se a diviso vai de encontro s expectativas do seu dia de trabalho. Observe a distribuio destas tarefas pelo seu dia de trabalho e, se necessrio, proceda a uma reorganizao do seu dirio do tempo.

*USO DO TEMPOActualize o seu dirio do tempo a memria pode falhar! Questes a Pr a Si Prprio: Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa? H assuntos que se repetem no dirio? As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que estava planeado / pensado? Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?

*USO DO TEMPO Avaliao da Eficincia Quo perto est o seu modelo de trabalho da distribuio ideal 60:25:15? Ser que rene capacidades de gerir o tempo? Programe um dia de trabalho, partindo de uma situao hipottica. Dispe de 15 minutos!!!

*Planeamento para o Sucesso A gesto do tempo o cerne do planeamento da sua vida e da sua gesto do stress. O seu alcance maior do que o das listas tenho que fazer: ... e diz respeito ao que pretende da vida e a como planeia atingi-lo. Para muitas pessoas, o primeiro desafio O que que eu pretendo da vida?...

*Planeamento para o Sucesso uma profunda mas importante questo, se desejar sentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos a reflectir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si mesmo objectivos especficos. Estabelea Prioridades

* Estabelea PrioridadesPlaneamento para o Sucesso Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgncia, o que significa que, muitas vezes, as coisas fceis e rpidas so atingidas em detrimento das tarefas maiores e mais difceis que realmente alteram as nossas vidas... A prioridade deve, ento, ser determinada tanto pela urgncia como pela importncia, assim como pela durao da execuo de uma tarefa.

* Faa uma ListaPlaneamento para o Sucesso Mantenha sempre uma lista dos afazeres e certifique-se de que atribui uma prioridade a cada uma das tarefas, usando um sistema simples: elevada mdia baixa

* Lista dos Afazeres exemploPlaneamento para o Sucesso Preparar a reunio de sexta-feira tarde Mdia Amanh s 09:00 horas Sexta-feira de manh

* Lista dos Afazeres exemploPlaneamento para o Sucesso Enviar o relatrio para o cliente por correio Elevada Imediatamente Amanh de manh

* Lista dos Afazeres exemploPlaneamento para o Sucesso Verificar o economato Baixa ltima semana do ms Fim do ms

*Planeamento para o Sucesso A sua lista ajud-lo- a concentrar-se nas reas mais importantes do seu trabalho. Se no atribuir prioridades aos seus objectivos e tarefas, ter tendncia, como j vimos, a fazer as coisas de que mais gosta ou as que podem ser feitas mais rapidamente!... As tarefas que levam mais tempo e do mais trabalho ficaro adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!...

* Comprometa-se com um incioPlaneamento para o Sucesso Aps ter atribudo prioridades, fixe a altura em que vai comear. Muitas pessoas concentram-se em prazos; se esse o seu caso, ir deixar as coisas at ao ltimo minuto!...

*Planeamento para o Sucesso Os prazos actuam como mans que o iro arrastar... se o prazo termina na 6. feira, passar toda a semana a pensar: No preciso de me preocupar at 6. feira; vou comear amanh! ... E, de repente, 6. feira e j no tem tempo!!!

* Urgncia e importnciaPlaneamento para o Sucesso Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas prendem-se s actividades que ficam na zona M1 (muita importncia e muita urgncia) e P1 (pouca importncia e muita urgncia)... ... raramente encontrando tempo para as M2 (muita importncia mas pouca urgncia)!...

*Planeamento para o SucessoURGNCIAIMPORTNCIAMuitaPoucaMuitaPouca

*Planeamento para o Sucesso Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como s alteraes na vida. Pergunte a si mesmo: Qual a percentagem de tempo que gasta nas actividades M1 e P1, juntas? Para evoluir e poder desfrutar de uma vida realmente preenchida, qual seria a percentagem do seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?

*Planeamento para o Sucesso Gasta tempo suficiente com as actividades do tipo M2? Estas so as que, raramente, contribuiro para alterar a sua vida... Como conseguir o equilbrio?... Muitas pessoas no planeiam falhar falham no planeamento!!!

*EXERCCIO I Formar duas equipas, a Equipa A e a Equipa B O Dilema do Cozinheiro A partir da receita apresentada, estabelecer o caminho ideal a ser seguido para obter um prato de qualidade superior e... muito saboroso!?...

* Equipa A O Dilema do Cozinheiro Esta equipa tem como objectivo estabelecer os limites do tempo mnimo necessrio para execuo das diversas tarefas, de modo a ter a refeio pronta s 12:00h. Tm 20 minutos para preparar a soluo e apresent-la ao formador.

* Equipa B O Dilema do Cozinheiro Esta equipa tem como tarefa classificar os esforos da Equipa A; ter que estabelecer os critrios de avaliao e, obviamente, dever ter a capacidade de oferecer uma soluo perfeita para o problema do tempo. Tm 20 minutos para realizar esta actividade.

*Evite Adiamentos A prorrogao a arte de se convencer que pode deixar para amanh o que deveria fazer hoje. O exemplo clssico de prorrogao estar sentado secretria, a olhar para um trabalho que tem que ser feito... ...e pensar: A ltima coisa que me apetece fazer agora isto!

*Evite AdiamentosIdentifique as reas em que faz adiantamentos e actue de imediato, para reduzir opnico e o stress ... ento, faz outra coisa qualquer, passando o problema a estar no regressar secretria!...

*Evite a Prorrogao Exija a si mesmo e INICIE J o que lhe desagrada Quando se confrontar com um prazo limite, fixe, com base nele, o INCIO do trabalho e mantenha-o

*Evite a Prorrogao Reparta os grandes projectos em sectores menores de modo a ocupar-se deles aos poucos de cada vez Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e comece por fazer as coisas de maior produtividade (tarefas mais agradveis e urgentes / tarefas de maior prioridade)

*Evite a Prorrogao A prorrogao o ladro do tempo. Aproxima-se sorrateiramente de si, especialmente quando se confronta com o seguinte: Pessoas difceis / telefonemas Contactos pblicos Trabalho arriscado / fora do comum Tarefas fastidiosas Grandes projectos

*Planifique o seu tempo Aps ter fixado os seus objectivos e prioridades, um bom planeamento ajud-lo- a atingi-los O planeamento deve ser criativo porque est a planear no futuro e no desconhecido... e deve, tambm, ser flexvel para podermos adaptarmo-nos s possveis alteraes...

*Planifique o seu tempo Quando tiver uma ideia clara dos seus objectivos, ter que resolver dois aspectos: Quanto tempo est ao seu dispor? Com que antecedncia pode planear?

*Planifique o seu tempo Para que possa atingir os seus objectivos dever planear... a longo prazo a mdio prazo a curto prazo

* Curto prazo O curto prazo, para a maioria de ns, formado pelos dias imediatamente a seguir; o aqui e o agora, assim como o culminar de todos os outros planeamentos.Planifique o seu tempo

* Planeamento a Curto Prazo Obtenha o mximo de cada dia Trabalhe segundo os seus prprios nveis de energia. Se tem melhor desempenho de manh, no as desperdice com tarefas de pouca prioridade; Planifique o seu dia tanto quanto possvel, mas deixe espao para os imponderveis; Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no incio de cada dia;

* Planeamento a Curto Prazo Obtenha o mximo de cada dia Faa uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a estas tarefas e fixe um comeo; Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um perodo destinado ao telefone; Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajud-lo- a planear de modo mais eficiente;

* Planeamento a Curto Prazo Obtenha o mximo de cada dia Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo perodos regulares para leituras; Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva; No se torne escravo do seu plano dirio! Ele apenas um guia e pode ter que ser alterado ao longo do dia!

* Mdio prazo O mdio prazo varia de pessoa para pessoa e por isso que importante ter uma ideia do seu tempo efectivo para planeamento.Planifique o seu tempo

* Planeamento a Mdio e Longo Prazo Identifique os seus objectivos a longo prazo, o que lhe dar um sentido de fim em vista, e uma direco (para prosseguir).Planifique o seu tempo Reparta os grandes objectivos por sectores e utilize a sua imaginao para avaliar todas as possibilidades e alternativas

* Use um grfico de planeamento mensal e/ou anual. Planeamento a Mdio e Longo Prazo Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos em conformidade. Mantenha-se flexvel no seu planeamento e no tente responsabilizar-se em demasia.

*A Gesto do Tempo Existem trs perspectivas diferentes relativamente gesto do tempo: Aumentar a quantidade de tempo disponvel Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponvel

*A Gesto do Tempo Aumentar a quantidade de tempo disponvel Esta perspectiva sugere que o chefe alargue as suas horas de trabalho at onde for possvel. Isso poderia trazer como consequncia uma grave depresso, esgotamento e falta de eficincia.

*A Gesto do Tempo Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel Esta perspectiva est virada para o trabalho e para os mtodos. Requer uma mente orientada de forma mecnica. No existe absolutamente nenhum limite para este tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter-se o chefe num perito em eficincia e em gestor de mtodos, em vez de melhorar a sua tomada de deciso, relacionamento interpessoal e qualidades de chefia.

*A Gesto do Tempo Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponvel Esta perspectiva sugere que se estabelea uma escala de prioridades na gesto do tempo. Prope um compromisso exclusivo com as questes essenciais e conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes massivos da natureza operativa, os quais devero ser delegados para outras pessoas. Exige uma estratgia orientada para a aco. Requer preparao, treino, e, em geral, um clima organizativo adequado.

*Leis e Princpios da Gesto do Tempo Lei de Pareto ou Lei dos 20/80 O essencial leva pouco tempo; o acessrio leva muito tempo. Devemos concentrar-nos no essencial. 80% dos resultados obtm-se com 20% de esforo.

*Leis e Princpios da Gesto do Tempo Lei das Sequncias Homogneas de Trabalho Todo o trabalho interrompido ser menos eficaz e levar mais tempo do que se for executado de modo contnuo. Evitar interrupes.

*Leis e Princpios da Gesto do Tempo Lei de Parkinson O tempo investido num trabalho varia em funo do tempo disponvel (e no do necessrio). Pensar em funo do tempo necessrio e no em funo do tempo disponvel.

*Leis e Princpios da Gesto do Tempo Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Alm de Certo Limite Para alm de um certo limite horrio, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa. Princpio do equilbrio: saiba parar para fazer outra coisa.

*Leis e Princpios da Gesto do Tempo Lei da Alternncia H um tempo para tudo e um tempo para cada coisa. Princpio da oportunidade: no faa mais do que uma coisa de cada vez, e faa-a bem!

*Leis e Princpios da Gesto do Tempo Lei dos Ritmos Biolgicos Cada ser humano atravessado por mltiplos ritmos biolgicos. Depende do nosso ritmo a distribuio que fazemos do tempo ao longo do dia.

*Leis e Princpios da Gesto do Tempo Lei da Dimenso Subjectiva do Tempo O tempo tem uma dimenso objectiva e outra dimenso subjectiva que funo do interesse pela actividade exercida. Ter em considerao a dimenso subjectiva do tempo.

*Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo Definir claramente os objectivos prioritrios a atingir, a funo a desempenhar na empresa e os resultados a alcanar, de forma a adequar o tempo actividade a realizar. Ter uma boa agenda, onde so escritas todas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memria para assuntos da vida (pessoal).

*Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo Saber gerir os outros, para controlar as interrupes e minimiz-las. Se trabalha num gabinete, feche a porta e isole-se; se desenvolver actividade em open-space, a soluo poder passar, se possvel, por mudar-se para outra sala. Caso contrrio, coloque um sinal na sua secretria a indicar que no quer ser incomodado.

*Os 7 Princpios do Bom Gestor do TempoSe recebe muitos telefonemas, pea para que sejam reencaminhados para um colega; saiba dizer no com amabilidade. Saiba delegar tarefas. Alm de ficar com muito mais tempo e de se preocupar menos com as questes operacionais, aumenta as competncias das pessoas que o rodeiam.

*Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o acessrio, entre o urgente e o importante. As reunies devero ser curtas, eficazes e bem preparadas. imprescindvel muita auto-disciplina.

* ... de Exerccio Fsico O exerccio fsico muito importante para libertar a adrenalina acumulada ao longo do dia. Como actualmente a maior parte do trabalho realizado de natureza sedentria, passamos a maior parte do tempo na mesma posio (sentada). Inscreva-se num ginsio, corra ao final do dia ou pratique um desporto que lhe d prazer.No se Esquea...

* ... de uma Alimentao saudvel Pense naquilo que come, e a que horas o faz. O ideal comear o dia com fruta fresca, cereais ou po, e acab-lo com uma refeio leve. Comida muito pesada noite pode provocar-lhe insnias, fadiga ou irritabilidade.No se Esquea...

* ... de prevenir o Stress Se tiver uma gesto do tempo muito rgida e inflexvel, isso poder transformar-se numa fonte de stress. Adapte-se s mudanas com naturalidade. Reserve tempo para programar as prximas horas de forma produtiva. Planear as actividade bom a nvel psicolgico, pois permite-lhe comandar o tempo. No vire as costas s situaes que parecem no estar sob o seu controlo Planear positivo e ajuda a reduzir o stress!No se Esquea...