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GESTÃO DO ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO COM

ORGANIZAÇÕES LOCALIZADAS NO SERTÃO DO PAJEÚ

Área temática: Logística

Ana Carolina Henrique da Costa

[email protected]

Pricila Dayane dos Santos Martins

[email protected]

Ana Paula da Silva Farias

[email protected]

Resumo: Muitas instituições têm problemas para identificar exatamente o que possuem em seus estoques e em quais

locais devem armazená-los adequadamente. Essa dificuldade faz com que a gestão de estoque se torne um elemento

importante para disponibilizar o material certo, no local de produção correto, em condições favoráveis e ao menor

custo possível, proporcionando uma maior satisfação para clientes e acionistas. Com base nisso, esse trabalho tem

como objetivo analisar como funciona o gerenciamento do estoque de duas organizações com sede na cidade de Serra

Talhada, interior do Estado de Pernambuco, numa região conhecida como Sertão do Pajeú. Para viabilizar esse

objetivo, utilizou-se como metodologia de trabalho a pesquisa qualitativo-descritiva, não experimental e de múltiplos

casos. E, como principal resultado, constatou-se que as organizações estudadas possuem problemas de gestão de

estoque relacionados, essencialmente, ao controle de entrada e saída de materiais e de formação do pedido de compra.

Palavras-chaves: Gestão, estoque, materiais.

ISSN 1984-9354

XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015

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1. INTRODUÇÃO

A administração de estoques tende a ganhar mais espaço num ambiente organizacional bastante

competitivo. Isso porque as organizações necessitam gerenciar seus materiais de forma eficiente e

buscar a redução de custos e a agregação de valor ao produto e/ou serviço ofertado aos seus

consumidores.

Muitas instituições têm problemas para identificar exatamente o que possuem em seus estoques

e em quais locais devem armazená-los adequadamente. A apuração dos dados de estoque ainda é uma

das principais preocupações para as empresas e dois motivos podem ser incorporados a essa

dificuldade: a previsão de demanda e o custo de manutenção de estoque (GIANESI & BIAZZI, 2011).

Para Pozo (2008), quando os materiais não estão disponíveis no momento exato de atender as

necessidades da empresa para produção de bens ou prestação serviços, pode-se perceber facilmente a

real importância da correta administração de estoque. O principal objetivo do seu gerenciamento é ter

disponível o material certo, no local de produção correto, em condições favoráveis e ao menor custo

possível, proporcionando uma maior satisfação para clientes e acionistas.

Mas, segundo Gianesi e Biazzi (2011), gerenciar um estoque não é uma tarefa fácil, pois, em

geral, trabalha-se com um número elevado de itens, e deve-se procurar a integração dos objetivos do

setor de materiais com os objetivos dos demais setores da organização. A ideia é fazer com que a

administração de estoques seja um processo integrado, que considera a estratégia da organização, o

layout e o seu sistema de informação e de governança.

Com base nisso, esse trabalho tem como objetivo analisar como funciona o gerenciamento do

estoque de duas organizações com sede na cidade de Serra Talhada, interior do Estado de Pernambuco,

numa região conhecida como Sertão do Pajeú.

2. ESTOQUE

O estoque pode ser entendido como um conjunto de itens que a empresa utiliza no

processamento para a transformação em produtos acabados. Todos os itens que a organização compra

para usar direta ou indiretamente no processo de produção fazem parte do estoque de materiais

(MARTINS & CAMPOS, 2009).

A partir dessa definição, os autores afirmam que o estoque pode ser classificado em cinco

grandes categorias:

1) Estoque de materiais

Formado por itens que serão utilizados no processo produtivo da empresa.


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2) Estoque de produtos em processo

Composto por materiais que ainda estão no processo produtivo e ainda não foram acabados.

3) Estoque de produtos acabados

Trata da armazenagem de todos os itens que já estão prontos e aguardam o envio para o

consumidor final.

4) Estoque em trânsito

É formado por produtos que foram encaminhados de uma unidade da organização para outra.

5) Estoque em consignação

Engloba aqueles materiais que ainda são do fornecedor e que serão devolvidos caso não sejam

vendidos.

Para algumas organizações é de suma importância manter estoque. É através dele que se tem a

segurança de que o produto desejado pelo cliente estará disponível, independentemente de acabar

aquele que está na prateleira. A manutenção de um nível aceitável de produtos armazenados pode ser

um diferencial competitivo da empresa em relação ao seu concorrente (DIAS, 2009).

Martins e Campos (2009) reforçam essa ideia quando afirmam que a principal finalidade do

estoque é funcionar como regulador das atividades das empresas. Isso porque o tempo com que os

materiais são recebidos na organização é usualmente diferente do tempo com que são utilizados,

criando, desse modo, a necessidade de se ter um estoque funcionando como um amortecedor (buffer).

De acordo com Pozo (2008), trabalhar sem estoque significa ter uma previsão de demanda

conhecida com exatidão e produtos fornecidos no momento em que o cliente faz seu pedido. No

entanto, essa situação seria considerada a ideal, mas não é o que costuma acontecer com frequência, no

dia a dia das organizações, por diversos motivos, dentre eles: demanda variável, atrasos no

fornecimento e o marketing. Em função disso, as empresas utilizam o estoque para melhorar a

coordenação entre oferta e demanda.

Nota-se, portanto, que a manutenção de estoque pelas organizações pode ter um aspecto

positivo: não há falta de material para a produção e nem de produto para o consumidor final, que teria

sua necessidade atendida, independentemente de fatores externos (VIANA, 2002 apud PASCOAL

2008).

Porém, há de se perceber também aspectos não tão positivos para a empresa, esses estão

associados ao custo de manutenção dos materiais e dos produtos acabados. O espaço físico destinado

ao armazenamento possui custos relativos à manutenção, aluguel e demais fatores necessários para

uma boa estocagem (DIAS, 2009).


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Checchinato (2002) lista, além desses aspectos: o capital empatado que poderia estar sendo

investido de outras maneiras; risco de obsolescência do material armazenado; depreciação; perdas por

roubos ou extravios e falta de tempo na resposta ao mercado.

Logo, gerir adequadamente as atividades relacionadas ao estoque deve levar em consideração

tanto o aspecto financeiro (valor dos itens estocados), quanto a associação direta da manutenção de

itens para realização das atividades operacionais da empresa (GONÇALVES. 2007).

2.1 GESTÃO DO ESTOQUE

A gestão de estoque é formada por uma série de ações que possibilitam os administradores

averiguarem se os estoques estão sendo utilizados adequadamente, se possuem boa localização em

relação aos setores que fazem uso do mesmo e se são manuseados e controlados devidamente

(VENDRAME, 2008 apud OLIVEIRA, 2011).

Para GONÇALVES (2007), uma boa administração de estoques permite que a empresa persiga

a redução de custos, de investimentos em estoque, melhorias nas negociações com seus fornecedores e

satisfação de seus clientes.

O autor acredita ainda que o primeiro passo para um gerenciamento eficaz dos estoques é a

utilização de modelos de previsão de demanda. É fundamental se estudar o histórico de consumo de

cada material e saber como se comporta, num dado período de tempo. Além disso, é necessário

observar o tempo de ressuprimento. Esse representa o intervalo entre o tempo decorrido da

manifestação da necessidade de um item até sua disponibilidade para o consumo. É o que se entende

por tempo de reposição ou lead time e tem importância capital nas questões relacionadas ao

dimensionamento dos estoques operacionais e adicionais, também conhecidos como estoques de

segurança.

De acordo com Dias (2010) para organizar um setor de gerenciamento e controle de estoque, a

organização deve traçar seus principais objetivos, que podem ser:

- Definir “o que” deve ficar no estoque, que é o número de itens;

- Definir “quando” o estoque deve ser reabastecido, ou seja, a periodicidade;

- Definir “quanto” de estoque será necessário para uma certa quantidade de tempo

predeterminada, ou a quantidade de compra;

- Acionar o departamento de compras quando necessária aquisição de estoque, que é a

solicitação de compras;


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- Receber, armazenar e guardar os materiais estocados adequadamente e de acordo com sua

necessidade;

- Realizar o controle do estoque de acordo com a quantidade e valor, fornecer informações sobre

a posição do estoque;

- Manter um inventário atualizado sobre as quantidades e situação dos materiais estocados; e,

- Identificar e fazer a retirada dos materiais danificados e obsoletos.

O bom gerenciamento do estoque pode estar associado ao cumprimento desses objetivos. E os

resultados podem ser medidos a partir da observação de fatores como: maior disponibilidade de capital

para outras aplicações; redução dos custos de armazenagem; redução dos custos de paradas de

máquina por falta de material; redução dos custos dos estoques que envolvem diminuição do número

de itens em estoque; redução dos riscos de perdas por deterioração; e, redução dos custos de posse de

estoque. (MESSIAS, 1978 apud PASCOAL, 2008).

3. MATERIAL E MÉTODOS

A presente pesquisa é de natureza qualitativo-descritiva, não experimental e de múltiplos casos.

As pesquisas descritivas são aquelas em que não existe o objetivo de explicar alguma coisa, ou mostrar

relações causais, mas de buscar informação necessária para ação ou predição (ROESCH, 1999).

O estudo multicasos possibilita levantar evidências relevantes e de maior confiabilidade,

quando comparado aos estudos de casos únicos (YIN, 2001). Aliando o estudo de caso a uma

abordagem qualitativa, tem-se uma forma apropriada para se apreender e analisar fenômenos sociais,

identificando os aspectos subjetivos dos fenômenos sociais presentes no ambiente organizacional. A

abordagem qualitativa não emprega instrumental estatístico como base do processo de análise de um

problema (RICHARDSON, 1989).

As organizações que fazem parte dessa pesquisa foram escolhidas por conveniência, pois os

pesquisadores tinham acesso facilitado às informações relacionadas ao problema de pesquisa. O

período de coleta de dados ocorreu de 02 de maio a 15 de julho de 2014, através da observação direta.

A observação direta é uma técnica usada para adquirir informações e faz uso dos sentidos na

obtenção de determinados aspectos da realidade. Não é formada, apenas, por ver e ouvir, mas também

por examinar fatos ou fenômenos que são alvo de estudo (MARCONI & LAKATOS, 2007).

4. CARACTERIZAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES


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A seguir serão apresentadas informações sobre as organizações que fazem parte desse estudo.

4.1 ORGANIZAÇÃO 1: AGÊNCIA BANCÁRIA

A organização em estudo é uma instituição financeira de sociedade de economia mista

denominada Banco do Brasil S/A, que tem como missão ser um banco competitivo e rentável,

promovendo o desenvolvimento sustentável do Brasil e cumprindo sua função pública com eficiência.

Foi o primeiro banco a funcionar no Brasil por alvará determinado pelo príncipe-regente de

Portugal Dom João em 12 de Outubro de 1808. O Banco do Brasil funcionava como uma espécie de

banco central misto, de depósitos, descontos e emissão, dotado ainda do privilégio da venda dos

produtos que a Coroa Portuguesa tinha em seu monopólio (pau brasil, diamantes, marfim e urzela).

Atualmente, o Banco do Brasil é considerado a maior instituição financeira do país. Com mais

de 200 anos de existência, participa ativamente da história e da cultura brasileira. Tem uma das marcas

mais conhecidas e valiosas do Brasil e, acumula, ao longo de sua história, atributos de confiança,

segurança, modernidade e credibilidade. Apresenta sólida função social, responsabilidade e

competência para lidar com os negócios financeiros, e acredita que é possível ser uma empresa

lucrativa sem perder o núcleo de valores. Isso o torna um banco diferente da concorrência.

O banco possui várias unidades espalhadas por todo o território brasileiro, uma delas é a

unidade localizada na cidade de Serra Talhada, interior do Estado de Pernambuco. Uma agência com

mais de 60 anos de funcionamento e que tem um quadro composto por 21 funcionários, 2 estagiários e

9 empregados que prestam serviços terceirizados. Devido ao seu bom volume de negócios, a mesma é

considerada muito importante no cenário local.

A agência de Serra Talhada oferece uma gama de produtos financeiros, que atende às

necessidades diárias de pessoas fisicas e jurídicas. São diversas opções de crédito, cartões,

investimentos, seguros, previdência, capitalização, consórsios e câmbio.

4.2 ORGANIZAÇÃO 2: UNIDADE DO SEBRAE

A organização em estudo é uma unidade do SEBRAE. Uma entidade privada, criada com o

intuito de dar apoio as empresas, através da capacitação e promoção do desenvolvimento.

O SEBRAE surgiu a partir de uma necessidade do Banco Nacional de Desenvolvimento e

Sustentabilidade (BNDES), que criou o Programa de Financiamento à Pequena e Média Empresa


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(FIPEME) e o Fundo de Desenvolvimento Técnico-Científico (FUNTEC), atual Financiadora de

Estudos e Projetos (FINEP).

Através de estudos do BNDES, identificou-se que os altos índices de inadimplência nos

contratos de financiamento com o banco estavam relacionados à má gestão dos negócios. Então, em

1967, foram criados os Núcleos de Assistência Industrial (NAI) que tinham o objetivo de prestar

consultoria às pequenas empresas.

Como consequência disso, em 1972, por iniciativa do BNDES e do Ministério do

Planejamento, foi criado o Centro Brasileiro de Assistência Gerencial à Pequena Empresa (CEBRAE).

E, em 9 de outubro de 1990, o CEBRAE foi transformado em SEBRAE, através do Decreto nº 99.570,

que complementa a Lei nº 8029, de 12 de abril.

A entidade desvinculou-se da administração pública e transformou-se em uma instituição

privada, sem fins lucrativos e de utilidade pública, mantida por repasses das maiores empresas do país,

proporcionais ao valor de suas folhas de pagamento. Desde então, o SEBRAE ampliou sua estrutura de

atendimento para todos os estados brasileiros, capacitou inúmeras pessoas e ajudou na criação e no

desenvolvimento de milhares de micro e pequenos negócios por todo o país.

Cada Estado brasileiro possui uma unidade do SEBRAE, com autonomia para o planejamento e

realização de suas atividades e todas estão ligadas ao SEBRAE Nacional, que possui sede em Brasília.

A Unidade do SEBRAE em estudo, localizada em Serra Talhada, interior do Estado de

Pernambuco, denominada Unidade Sertão Central, Pajeú, Moxotó e Itaparica, está diretamente ligada a

Unidade de Desenvolvimento Territorial Agreste e Sertão (UDTAS) e a DIRTEC (Diretoria Técnica).

A unidade de Serra Talhada possui um quadro de trabalho com catorze colaboradores. São

cinco analistas, quatro estagiários, três terceirizados (dois seguranças e uma auxiliar de serviços

gerais), uma contratada e uma gerente.

A organização tem como estrutura para realização de suas atividades: a departamentalização

por projeto. Atualmente, os projetos desenvolvidos são: Caprino; Comércio e Serviços; Turismo;

Orientação Empresarial; e, Território da Cidadania. O principal objetivo do SEBRAE é apoiar as

pequenas empresas, para isso são ofertados cursos, palestras, consultorias e são realizadas parcerias em

feiras e eventos voltados para esse público-alvo.

A missão do SEBRAE é promover a competitividade e o desenvolvimento sustentável das

MPE (Micro e Pequenas Empresas), e fomentar o empreendedorismo. Além disso, a organização tem

como visão a excelência no desenvolvimento das MPE, contribuindo para a construção de um Estado

mais justo, competitivo e sustentável.


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5. ANÁLISE DOS RESULTADOS

A seguir serão apresentadas situações que caracterizam o problema a ser investigado em cada

organização e as ações de melhoria que podem ser implementadas para solucioná-lo.

5.1 SITUAÇÃO PROBLEMA

A) ORGANIZAÇÃO 1: AGÊNCIA BANCÁRIA

O Banco do Brasil possui um espaço destinado ao armazenamento de materiais, que são

utilizados para auxiliar no desenvolvimento de suas atividades rotineiras. A instituição possui vários

tipos de materiais, em seu estoque, estão entre eles: pastas para arquivamento de contas, envelopes de

depósitos bancários, envelopes de diferentes tamanhos para envios de documentos, sacolas para

moedas, malotes, lacres, material de escritório, material de limpeza etc.

Percebeu-se que não há uma pessoa responsável pelo controle do que entra e sai do estoque.

Existe um registro manual que é feito por pessoas diferentes, no momento em que se formaliza um

pedido de compra, que é semanal, realizado todas as quintas-feiras.

Observou-se que é constante a falta de materiais, isso porque os pedidos realizados, em muitos

momentos, não são completamente atendidos pelo fornecedor. Assim, é constante a agência apresentar

excesso de materiais que são dispensáveis para a realização do trabalho e falta de itens considerados

essenciais. Além do controle de material, existe ainda uma má organização do espaço de

armazenamento. Isso dificulta a rápida localização dos itens e a verificação das quantidades.

B) ORGANIZAÇÃO 2: UNIDADE DO SEBRAE

O estoque da unidade do SEBRAE em estudo possui materiais pertinentes ao seu objetivo fim,

são dezenas de pastas, apostilas, resmas, lápis, canetas, bolsas, flipcharts, cartolinas, dentre outros

itens. Esse material é utilizado para dar suporte aos cursos, palestras e eventos que são ofertados pela

instituição.

Identificou-se que não há uma pessoa responsável pelo estoque, nem o controle efetivo dos

materiais. O que torna difícil uma tarefa simples, que é identificar se existe material para atender os

cursos ou palestras que são ofertados. Não é possível, rapidamente, saber se é possível atender a

demanda do momento ou será necessária a compra de novos itens.


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Além disso, ao final de cada projeto, não há uma preocupação com a devolução e controle do

material que sobrou. Os itens são colocados no espaço destinado a armazenagem dentro de caixas ou

embalados em folha de flipchart, a qualquer modo, o que dificulta a visualização dos mesmos. Devido

a isso, em determinados momentos, compra-se material, mesmo tendo o mesmo no estoque.

5.2 ANÁLISE DA SITUAÇÃO PROBLEMA

Ao analisar a gestão de estoque das duas organizações em estudo, é possível identificar

problemas comuns:

- Não há um funcionário responsável pelo controle do estoque;

- Não existe registro de entrada e saída de materiais;

- Existem materiais no estoque que não são relacionados as operações diárias, fazendo com que

o estoque seja visto como depósito para qualquer tipo de material;

- Não há um planejamento das compras, baseados na demanda de itens e definição da

quantidade mínima e máxima de materiais; e,

- O espaço de armazenagem necessita de uma melhor organização para identificação mais

rápida e facilita dos itens armazenados.

5.3 SUGESTÃO DE MELHORIA

Com base nos problemas identificados, sugere-se um plano de intervenção para implantação de

melhoria nas organizações em estudo, como descrito a seguir.

Etapa 1 – Conscientizar todos os integrantes da equipe e buscar apoio da alta

administração

O primeiro passo para a obtenção do objetivo é apresentar a problemática em questão para

todos que compõem a organização. É necessário que toda a equipe de funcionários esteja ciente que o

mau gerenciamento do estoque dificulta o andamento das atividades rotineiras. Para as organizações

em estudo, o estoque é importante, pois tem interferência direta na prestação de serviços aos clientes.

O apoio da alta administração é essencial para que as próximas etapas do plano possam ser

implantadas de forma eficiente.

Etapa 2 – Escolher um integrante da organização que será responsável pela gestão do

estoque


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Nessa etapa, faz-se necessário escolher uma pessoa que se torne responsável pelo

gerenciamento do estoque que pode, inclusive, ser um estagiário, caso haja dificuldade em se

determinar qual funcionário desempenhará essa função.

Esse profissional terá como função executar as seguintes tarefas:

- Definir o estoque mínimo dos materiais;

- Fazer o cálculo do lote de ressuprimento;

- Definir o estoque máximo de materiais;

- Manter atualizado o sistema de controle de estoque;

- Replanejar os dados quando for necessário;

- Emitir solicitações de compras, ao atingir o ponto de ressuprimento;

- Receber o material do fornecedor;

- Identificar o material e armazená-lo;

- Conservar o material em condições adequadas;

- Entregar o material mediante requisição; e,

- Organizar o estoque e manter essa organização.

Para que o profissional destinado a essa função tenha um bom desempenho, é essencial que o

mesmo seja treinado, mesmo que ele já tenha experiência na função. A ideia é fazer com que ele utilize

as técnicas corretamente.

Etapa 3 – Organizar o almoxarifado

Ao definir o responsável pelo gerenciamento do estoque, faz-se necessário separar os materiais

e definir um local adequado para eles. Além disso, deve-se identificar cada um desses com plaquetas

ou etiquetas, facilitando a sua localização.

As organizações precisam se desfazer de itens que não fazem parte do estoque e manter,

apenas, aqueles que têm influência direta nas suas operações.

Etapa 4 – Realizar um inventário

Após a fase de separação e identificação dos materiais, é importante fazer a contagem de todos

os materiais que estão armazenados, no momento, e registrá-los numa planilha eletrônica ou num

sistema específico de informação, definido pelas instituições.


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Com o inventário a organização terá um controle de seus materiais, identificando os itens que

entram e saem, obsolências ou avarias de algum material e prevendo com maior precisão as

quantidades de itens necessários para atender a demanda.

Etapa 5 – Definir um método de previsão de demanda de materiais

Definir, a partir da análise de consumo de cada material, a quantidade demandada de cada item

para o auxílio no pedido de compra e ressuprimento. Podem ser consultados os pedidos de compras

dos últimos seis ou doze meses, para que se realize um cálculo com base nesse período.

Etapa 6 – Adequar os pedidos de compras com os tempos de ressuprimento indicados

pelos fornecedores

Os pedidos correspondentes a agência do Banco do Brasil devem seguir uma previsão de tempo

de ressuprimento de 10 dias, após a colocação do mesmo. Nos meses de junho e dezembro, o sistema

utilizado para colocação do pedido fica sem funcionamento, durante 15 dias. Então, nesses meses a

quantidade e o período deve ser planejado diferente dos outros meses do ano.

Na unidade do SEBRAE, a programação de atividades que serão desenvolvidas é trimestral. A

ideia é que antes de iniciar o trimestre, todos os materiais que serão utilizados devem ser listados. Com

isso, a cada três meses, novas compras são feitas, o que resultaria em quatro compras por ano. Os

pedidos colocados são atendidos num prazo de 10 dias.

Etapa 7 – Receber e Armazenar os materiais

Nessa etapa, o responsável pelo estoque deve conferir se todo o material recebido corresponde ao

que foi solicitado. Caso tudo esteja correto, receber os materiais e armazenar. Caso haja algum tipo de

inconsistência, verificar com o fornecedor como o problema poderá ser solucionado.

Etapa 8 – Avaliar as ações do sistema de gerenciamento do estoque e corrigir possíveis

falhas

Na etapa de avaliação, deve-se verificar se o sistema de gerenciamento sugerido está atendendo a

necessidade de cada instituição. A avaliação do sistema pode ser realizada três meses após a

implantação, no caso da agência bancária. Durante esse período é possível observar as mudanças na

gestão do estoque e os impactos que as mesmas trouxeram para a organização.


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No caso da unidade do SEBRAE, essa avaliação pode ser feita após os seis primeiros meses, já

que as atividades de compra são trimestrais.

Os itens que podem ser avaliados incluem os gastos financeiros relacionados às compras, a

disponibilidade de material, o atendimento das necessidades de cada setor da organização, controle

visual dos itens armazenados etc.

A avaliação apontará se há espaço para ações de melhoria no processo, caso haja falhas no

processo de utilização do sistema de gerenciamento do estoque, deve-se procurar corrigi-las efetuando

as mudanças necessárias para a sua real finalidade.

6. CONCLUSÃO

A partir do que foi apresentado na pesquisa é possível perceber que as organizações estudadas

possuem problemas semelhantes, no tocante a gestão do estoque. Esses vão desde a falta de um

profissional que se responsabilize com o controle das entradas e saídas de materiais, até a forma como

se forma e coloca o pedido de compra.

Percebeu-se que não há uma preocupação com o gerenciamento adequado do estoque, talvez

porque essa não seja considerada uma atividade essencial para as organizações, mas, de fato, tem

influenciado diretamente na prestação de serviço ao usuário. Em muitos momentos, alguns serviços

foram adiados ou deixaram de ser prestados a contento, pela falta de material.

Então, entender a importância de um bom gerenciamento dos materiais pode fazer com que as

organizações estudadas sejam mais eficientes em seus processos, fazendo com que o serviço ao cliente

seja melhorado e práticas mais econômicas sejam adotadas.

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