ruptura de estoque: um estudo de caso na empresa abc...

FACULDADE LUTERANA SÃO MARCOS

RUPTURA DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA

ABC DISTRIBUIDORA DE PAPÉIS

ROCHELLE RUDEL DIAS

Alvorada

2012/02

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FACULDADE LUTERANA SÃO MARCOS

RUPTURA DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA

ABC DISTRIBUIDORA DE PAPÉIS

ROCHELLE RUDEL DIAS

Artigo científico como requisito para obtenção do título de Bacharel em Administração pela Faculdade Luterana São Marcos.

Professor orientador: Silvio Roberto Souza de Souza

Alvorada

2012/2

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RESUMO

O presente artigo foi desenvolvido na “ABC Distribuidora de Papéis”, localizada em Porto Alegre – RS. O estabelecimento apresenta características de empresa familiar, havendo grande potencial para aumentar seus resultados através da evolução de suas vendas. Atualmente, entretanto, vem sofrendo com rupturas constantes em seu estoque, inibindo as vendas. O objetivo desta pesquisa é sugerir a adoção de ações na gestão atual para diminuir as perdas de vendas em função das frequentes rupturas. Analisando os dados coletados através de questionários aplicados aos sujeitos da pesquisa e na base de dados da empresa, foi possível identificar oportunidades de melhoria nesse modelo. De acordo com a bibliografia, embasada em autores consagrados, principalmente de Ballou e Dias, foi possível identificar ações que poderão ajudar a empresa, revertendo a situação atual em que se encontra, viabilizando uma gestão dos materiais mais focada aos objetivos da organização. Com base nas disfunções identificadas, são sugeridas ações de melhoria para serem aplicadas pela administração, a fim de atingir o objetivo geral propósito desta pesquisa. Dentre elas, utilização de sistema para acompanhamento dos estoques, determinação de um estoque mínimo de cada produto, aumento da base dos estoques e da compra com produtos importados, adoção de inventários periódicos e acompanhamento contínuo através de indicadores de gestão e controle. Palavras chaves: Rupturas. Estoque. Suprimento. Lucro. Reorganização

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INTRODUÇÃO

Nas últimas décadas, as empresas adotaram montar seus fluxos de atividades de uma maneira a alcançar o principal objetivo, que é maximização da lucratividade. Para isso, buscam normalmente a melhoria de seus processos. A empresa “ABC Distribuidora de Papéis”, que está no mercado há 21 anos, localizada em Porto Alegre/RS, distribui diferentes tipos de papéis para empresas gráficas. Nos últimos anos, apresenta dificuldades no gerenciamento de seus estoques de papéis, pois, com muita frequência, deixa de atender seus clientes devido à falta de itens em seu armazém. Neste artigo, serão analisados os processos relacionados às políticas de estoque adotadas pela empresa, partindo do princípio que os estoques são fundamentais, oferecendo fôlego para a organização conseguir efetivar suas vendas e obter lucros. Este estudo de caso na empresa evidenciará o mapa do processo, desde a compra de um produto até a venda e sua reposição. O propósito é identificar as causas responsáveis pelas constantes rupturas dos estoques, que provocam a insatisfação dos clientes e a redução dos lucros da empresa. Portanto, a questão problemática é: que ações a empresa poderia adotar em seu processo de gestão dos estoques para obter a redução das frequentes rupturas? A proposta do presente artigo é apresentar uma pesquisa científica sobre o processo da logística de estoque, sugerindo melhorias para obter a redução da ocorrência de rupturas frequentes nos estoque. O objetivo geral da pesquisa é sugerir adoção de ações que permitam a redução das frequentes rupturas dos estoques, tendo como objetivos específicos as etapas que deverão ser percorridas para atender o objetivo geral. Portanto, estas são: - Mapear o atual processo de controle dos estoques; - identificar as variáveis determinantes e causadoras das rupturas; - segregar e analisar as variáveis de maior impacto na ruptura dos estoques; - sugerir a adoção de ações para minimizar os níveis atuais de ruptura; - sugerir a adoção de indicadores de gestão e controle. O foco da pesquisa será dois tipos de famílias de papéis, papel off set para livros e papel couche para revistas, que juntos representam 85% do faturamento da empresa. Cativar o cliente para vender e obter lucros é o objetivo das organizações. Manter estoques em quantidades adequadas às necessidade dos clientes faz parte da estratégia para fidelizá-los. Portanto, a manutenção dos estoques com a adoção de controles que permitam o atendimento da demanda, independente de suas flutuações, proporcionará à empresa ser competitiva e atraente aos seus clientes. Para isso, há necessidade de administrar os estoques organizando o ressuprimento dos materiais de uma forma a evitar rupturas sistemáticas.

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2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Cada empresa coloca em prática as ações que mais a favorecem, dependendo de diversos fatores como tamanho, ramo de atividade e espaço. E para que o processo de construção do artigo científico tenha respostas fundamentadas no conhecimento, serão analisados e adotados conceitos e contextualizações de autores consagrados e especializados no tema do problema da pesquisa. 2.1 Estoque Dias (2010) afirma que os estoques são todos os materiais e bens mantidos por uma organização para suprir as demandas futuras. Os administradores de estoque têm a função de maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produção. Ao mesmo tempo, devem minimizar o capital investido em estoques, pois estes apresentam custos relevantes. No entanto: “Sem estoque é impossível uma empresa trabalhar, pois ele funciona como amortecedor entre os vários estágios da produção até a venda final do produto” (DIAS, 2010, p.7). Destaca Nellemann (apud Ballou, 2012): “Devemos sempre ter o produto de que você necessita, mas nunca podemos ser pegos com algum estoque”. Ballou também afirma que “é importante a correta compreensão do seu papel na logística e de como devem ser gerenciados” (BALLOU, 2012, p. 204). Moura (2004, p.3) argumenta que:

O significado de estoque, assim como seu gerenciamento, é muito mais amplo do que podemos imaginar. Vai além de armazenar e controlar. O estoque é o que impulsiona, de forma correta ou não, a vida de uma empresa, e seu perfeito gerenciamento é o que viabiliza a empresa de se tornar competitiva.

2.2 Objetivos dos Estoques Para Ballou (2006), gerenciar estoques é equilibrar a disponibilidade dos produtos, ou serviços para o consumidor, analisando os custos de abastecimento e também um determinado grau dessa disponibilidade. Um dos objetivos do gerenciamento de estoque é garantir que o produto esteja disponível nas quantidades e no tempo necessário. Ballou (2006, p.277) enfatiza: “É algo que se julga normalmente com base na probabilidade de atendimento do pedido com um produto do estoque atual”. Esse índice ou probabilidade o autor denomina como “nível de serviço”. 2.2.1 Funções dos Estoques Com objetivo de otimizar o investimento, diminuindo as necessidades de capital investido e aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, Dias (2011) contextualiza:

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A função da administração de estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produção. Simultaneamente, deve minimizar o capital investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta. Sem estoque é impossível uma empresa trabalhar, pois ele funciona como amortecedor entre os vários estágios da produção até a venda final do produto (DIAS, 2011, p. 7).

Ainda, conforme Dias (2011), a decisão final funciona como uma balança, em que o objetivo é otimizar o investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as necessidades de capital investido em estoques. Existe uma situação que gera conflitos entre o departamento financeiro e o de vendas, em relação à disponibilidade do produto e o processo para diminuir o capital investido. Segundo Dias (2011) conflitos interdepartamentais:

Depto. de Compras Depto. Financeiro

Matéria-prima

(Alto-estoque)

Desconto sobre as quantidades a serem compradas

Capital investido

Juros perdidos

Depto. de Produção Depto. Financeiro

Matéria-prima

(Alto-estoque)

Nenhum risco de falta de material

Grandes lotes de fabricação

Maior risco de perdas e

obsolescência

Aumento do custo de

armazenagem

Depto. De Vendas Depto. Financeiro

Produto acabado

(Alto-estoque)

Entregas rápidas

Boa imagem, melhores vendas

Capital investido

Maior custo de armazenagem

Quadro 1: Conflitos interdepartamentais quanto a estoque Fonte: Dias (2011, p. 8)

Com determinada experiência, é possível executar-se o planejamento de estoque sazona, assim como “os estoques necessários para atender a vendas marginais em períodos de alta demanda podem ser projetados com relativa precisão (CLOSS E BOWERSOX, 2011, p.228)”. Segundo Dias (2011), a administração de estoques deverá conciliar os objetivos de melhor maneira para os quatro departamentos, sem prejudicar as operações da empresa bem como a política de estoque. 2.2.2 Políticas de estoque Em situações instáveis, é fundamental que o responsável pelos materiais tenha capacitação para atender/responder às exigências do mercado, bem como os preços das matérias-primas e as variações dos preços de venda.

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Dias (2011) argumenta que, diante das incertezas, uma forma de minimizar os erros é utilizar uma das ferramentas seguras e confiáveis de gestão, que é a implantação da política de estoque. De acordo com Dias (2011, p. 9), “o ponto central na política de estoque é o custo de reposição.” Acontecem situações nas quais o lucro sobre as vendas não atinge a reposição do estoque. Caberá aos administradores determinar, ao departamento de materiais, os objetivos a serem atingidos, estabelecendo padrões, controles e critérios para medir o desempenho do departamento. Segundo Dias (2011) essas políticas podem abranger: metas em relação ao tempo de entrega dos produtos ao cliente; definição do número de depósitos e o número de materiais a serem

estocados neles; até que nível deverão variar os estoques para atender uma alteração de

consumo, baixa ou alta de vendas; limites na especulação com estoques, compras antecipadas com preços

menores ou quantidades maiores para obter desconto; definição do giro dos estoques.

Utilizar e definir essas políticas é muito importante para o bom funcionamento da administração de estoque. Para Dias (2011), há duas dessas políticas que influenciam o volume de capital investido: saber até que nível deverá variar o volume dos estoques e a definição da rotatividade. 2.3 Previsão de Demanda Textualiza Ballou (2006, p.242), “os níveis de demanda e os momentos em que ocorrem afetam fundamentalmente os índices de capacidade, as necessidades financeiras e a estrutura geral de qualquer negócio”. Ballou complementa:

Vários são os métodos padronizados de previsão disponíveis. Tais métodos são divididos em três categorias: qualitativos, de projeção histórica e causais. Cada grupo tem diferentes graus em termos de exatidão relativa em previsões de longo prazo e de curto prazo, o nível de sofisticação quantitativa utilizado e a base lógica (dados históricos, opiniões de especialistas, ou estudos) da qual a previsão é derivativa (BALLOU, 2006, p. 244).

Os métodos sugeridos por Ballou (2006) são muito importantes para tomada de decisão: Método Qualitativo: aqueles que recorrem à análise, intuição,

julgamento, pesquisas ou técnicas comparativas para obter estimativas quantitativas sobre o futuro;

Método de Projeção Histórica: quando possui um número razoável de dados históricos, tendências e variações sazonais em determinados períodos estáveis e bem definidos;

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Método Causal: a ideia básica é que métodos causais de previsão sustentam que o nível da variável de previsão é oriundo do nível de outras variáveis relacionadas.

Figura 1: Comportamento Dinâmico do Processo de Previsão Fonte: Dias (2012, p. 17).

Segundo o autor Ballou (2006, p.277) “gerenciar estoques é também equilibrar a disponibilidade dos produtos, ou serviço ao consumidor” e que existem dois lados a serem analisados: os custos de abastecimento e o grau de disponibilidade. Ballou (2006) argumenta que o profissional da logística não precisa preocupar-se diretamente com as técnicas de previsão e planejamento. Com base no grau de sofisticação, previsão de disponibilidade de dados e utilização potencial, um número dos métodos apenas precisa ser estudado detalhadamente. Segundo Ballou, “isso ocorre porque inúmeros estudos demonstraram que modelos simples da variedade de séries de tempo em geral fazem previsões tão boas ou até melhores do que versões mais sofisticadas e complexas (2006, p. 249)”.

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2.4 Estoque Mínimo Conforme Dias (2011), o estoque mínimo também é uma das mais importantes informações para administrar o estoque, estando diretamente ligada ao grau de imobilização financeira da empresa. Chamado também de “estoque de segurança”, o autor complementa que “é a quantidade mínima que deve existir em estoque, que se destina a cobrir eventuais atrasos no ressuprimento, objetivando a garantia do funcionamento ininterrupto e eficiente do processo produtivo, sem riscos de faltas (DIAS, 2011, p. 50)”. Alguns exemplos de causas que ocasionam essas faltas: oscilação no consumo; diferenças de inventário; oscilação nos períodos de aquisição (atraso no tempo de reposição); variação na qualidade, quando é necessário rejeitar um lote por

qualidade; e remessas divergentes do solicitado.

Para saber como os dados se concentram em torno de um valor médio, utilizamos um parâmetro da distribuição normal chamado Desvio Padrão. Ballou (2006) argumenta que o Desvio Padrão mede o grau de heterogeneidade da distribuição. Portanto, informa o grau de concentração ou dispersão em torno da média de uma série histórica. Quanto menor o Desvio Padrão, mais concentrados em torno de um valor médio estarão os dados históricos.

Figura 2: Desvio Padrão Fonte: Ballou (2006, p. 252)

Em que: σD = desvio padrão da demanda x = consumo médio mensal

x1 = consumo máximo previsto n = número de períodos

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Em situações em que a demanda for superior à média, devemos decidir qual será o nível máximo de demanda que estaremos dispostos a atender, o que significa assumir um determinado risco de que a demanda ultrapasse esse limite. Estaremos, assim definindo um nível de serviço que pretendemos oferecer. Definindo o nível de risco, é possível calcular a demanda máxima:

Dmax = Dmédia + k x σD

Es = k x σD

Em que: K = fator de segurança em função do nível de risco a ser assumido

σD = desvio padrão da demanda

Es = estoque de segurança

Para a pesquisa em estudo, como forma de obter maior eficácia na maneira de fazer a solicitação dos pedidos, diminuindo as rupturas de estoque, o processo que se adapta à situação da empresa é fazer a previsão por processo estatístico, conforme mencionado acima. 2.5 Ponto de Ressuprimento Para Ballou (2012), Ponto de Ressuprimento (PR) tem o objetivo de manter ótimo investimento. Com estoque muito alto, os custos para manutenção serão excessivos e, se estiver muito baixo, podem-se perder vendas. “O nível do PR auxilia a controlar a quantidade adicional de estoque, necessária como proteção contra oscilações na demanda e no tempo de ressuprimento (BALLOU, 2012, p. 220)”. Conforme Closs e Bowersox (2011), o Ponto de Ressuprimento pode ser estipulado em dias de suprimento ou em unidades, em que se determinam os pontos de ressuprimento com condições de certeza de demanda e do ciclo de atividades. “As condições de certeza implicam o conhecimento da magnitude da demanda futura e dos períodos dos ciclos de atividades (CLOSS e BOWESOX, 2011, p.235)”. A fórmula básica de ponto de ressuprimento para o Closs e Bowesox (2011) e Ballou (2006) é:

PR = CM X TR + ES

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Em que: PR = ponto de ressuprimento ou ponto de pedido CM = consumo médio

TR = tempo de ressuprimento ES = estoque de segurança

2.6 Curva Dente de Serra A representação de entrada e saída de um item dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um gráfico, em que a abscissa é o tempo decorrido (T) e a ordenada é a quantidade em unidades do produto em estoque no intervalor de tempo T, chamado de “dente de serra” para Dias (2011).

Figura 3: Gráfico Dente de Serra Fonte: Dias (2011, p. 43)

2.6.1 Tempo de reposição Para conseguir efetuar o cálculo do estoque mínimo, uma das informações necessárias é o tempo de reposição, ou seja, o tempo gasto desde a necessidade de repor o estoque até a entrega efetiva do material na empresa. Dias (2011, p. 46) menciona que “em virtude de sua grande importância, este tempo de reposição deve ser determinado de modo mais realista possível, pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoque”.

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2.7 Inventário Físico Para Martins e Campos (2009), inventário consiste na contagem física dos itens de estoque. Existindo diferença entre o inventário físico e os registros de estoques, devem ser feitos ajustes conforme recomendações tributárias e contábeis. Para os autores, “estoque em excesso significa gastar dinheiro à toa, arcar com um custo que não traz benefício algum (MARTINS E CAMPOS, 2009, p. 199)”. Qualquer custo, seja relacionado à produção, à administração de materiais ou ao estoque, pode ser reduzido se for bem gerenciado. Ainda de acordo com Martins e Campos (2009), o inventário físico é geralmente efetuado de dois modos: Periódico: utilizando determinados períodos, geralmente no

encerramento dos exercícios fiscais ou duas vezes ao ano, para fazer a contagem dos itens em estoque; e

Rotativo: quando os itens são contados permanentemente, pelo menos uma vez dentro do período fiscal.

2.8 Acurácia dos Controles Determinado o inventário, pode-se calcular a acurácia dos controles que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor Martins e Campos (2009):

Número de itens com registro corretos

Acuracia = Número total de itens

Valor de itens com registro corretos

Acuracia = Valor total de itens

3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Este capítulo tem como finalidade apresentar os métodos utilizados para a realização do presente artigo, atingindo seus propósitos, Para Lakatos (2009), método é um conjunto de atividades, que permite alcançar os objetivos desejados, revelando os erros e buscando os conhecimentos verdadeiros e válidos. Vergara (2010) conceitua que ciência é uma das formas de se ter acesso ao conhecimento, e que a atividade básica da ciência é a pesquisa, que nada mais é do que um processo.

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Este estudo foi realizado nos departamentos de compra e vendas, analisando o fluxo no período de setembro/2011 a agosto/2012. Conforme Vergara (2010), existem diversos tipos de pesquisas, em que o autor propõe dois critérios básicos: quanto aos fins e quanto aos meios. Quanto aos fins, a pesquisa foi realizada através dos métodos Investigação Exploratória, Pesquisa Descritiva e Investigação Explicativa. Conforme Vergara (2010): Investigação Exploratória: sua natureza já possui a característica de

sondagem, entretanto irá explorar as fases do processo buscando as causas do problema.

Pesquisa Descritiva: porque as características dos processos adotados pela empresa precisarão ser descritas e analisadas, facilitando a resolução do problema.

Investigação Explicativa: no caso, as frequentes rupturas de estoque, porque de acordo com Vergara (2010, p.42), “visa, portanto, esclarecer quais fatores contribuem, de alguma forma, para a ocorrência de determinado fenômeno”.

Quanto aos meios, a pesquisa foi realizada através dos métodos de Investigação Documental, Pesquisa Bibliográfica e Estudo de Caso. Investigação Documental: porque os dados serão coletados de

documentos internos da empresa. Pesquisa Bibliográfica: porque o estudo desenvolvido está embasado

em conceitos de autores consagrados, segundo o autor “[...] material acessível ao público em geral (Vergara, 2010, p.43)”.

Estudo de Caso: Yin (2005, p.19) explica:

Em geral, os estudos de caso representam a estratégia preferida quando se colocam questões do tipo “como” e “por quê”, quando o pesquisador tem pouco controle sobre os acontecimentos e quando o foco se encontra em fenômenos contemporâneos inseridos em algum contexto da vida.

Vergara (2010, p. 46) aponta que “população amostral ou amostra é uma parte do universo (população) escolhida segundo algum critério representativo”. Para o autor, universo e amostra têm como objetivo definir os elementos envolvidos e o que será alvo para evidenciar como funcionam os processos da pesquisa. Existem dois tipos de amostra: probabilística, baseada em procedimentos estatísticos, e não-probabilística. O universo da pesquisa foi o setor de compra e venda da empresa ABC Distribuidora de Papéis, analisando as fases do processo em que aconteçam as rupturas de estoque. O tipo de amostra utilizado será do tipo não-probabilística, selecionando elementos pela facilidade de acesso aos mesmos. Os sujeitos envolvidos para elaboração deste trabalho serão os colaboradores que fazem parte do processo em estudo, ou seja, o diretor comercial, gerente comercial e oito funcionários. De acordo com Roesch (2010), diversas técnicas podem ser utilizadas na coleta de dados, com isso verifica-se o resultado por vários ângulos.

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A coleta de dados foi realizada através de pesquisa em documentos da empresa e com a aplicação de questionário com questões fechadas e abertas. A apresentação dos dados foi de forma estruturada e codificada, através de quadros, tabelas e figuras para obter o entendimento adequado dos processos apresentados. Conforme Vergara (2010, p.59), “todo método tem possibilidades e limitações”. Devido aos sócios da empresa a administrarem e estarem diariamente presentes nos processos e decisões, há a probabilidade de certa dificuldade de os funcionários transmitirem o que realmente pensam. Contudo, o questionário terá de ser respondido fora do ambiente de trabalho e serão coletados outros dados através de documentos da empresa, o que permitirá o entendimento adequado da situação problemática. Portanto, as limitações indiretas não comprometerão o resultado da pesquisa para atingir os objetivos propostos. 4. DESCRIÇÃO E ANALISE DOS DADOS Fundada em 1991, a empresa “ABC Distribuidora de Papéis” foi administrada pelo seu fundador durante 15 anos. Atualmente, a segunda geração - dois filhos - administra a empresa. A administração geral é realizada por um dos proprietários. O outro gerencia as compras e vendas dos “papéis”, em conjunto com o gerente comercial, o qual também coordena uma equipe de vendas, formada por sete vendedores, responsáveis pela efetivação das vendas e metas. 4.1 Processo Atual A empresa “ABC Distribuidora de Papéis” é uma das principais distribuidoras do seguimento de papel para livros, revistas, folders, entre outros, e possui várias concorrentes em Porto Alegre, assim como em todo estado do RS. O processo atual envolve quatro setores: vendas, estoque, compras e almoxarifado. As operações de vendas têm seu inicio quando um cliente solicita determinado produto. Nesse caso, são verificadas as posições de estoque no sistema eletrônico e física no almoxarifado. Há verificações do estoque físico porque não há confiança nas informações do sistema, pois a empresa não adota a sistemática de realizar inventários periódicos. Havendo produto em estoque, são negociados valores e concretiza-se o processo da venda. Caso os itens solicitados pelo cliente estejam em falta na empresa, o setor de compras verifica com seus fornecedores se eles possuem o produto para entrega imediata. Também consulta o cliente sobre a possibilidade de esperar até o produto chegar. Observa-se, conforme os dados da Figura 6, que os prazos de entrega dos fornecedores não atendem necessidades imediatas da empresa, podem variar de um a dois dias em compras nacionais e noventa e dois dias para suprimentos internacionais. Geralmente, os clientes não aguardam prazos longos, como os de suprimento de fornecedores internacionais, em que migram

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suas necessidades de compras para outros distribuidores de papéis. Quando ocorre ruptura de seus estoques, a área de compras realiza uma nova aquisição para repor o item em falta. Percebe-se que a empresa não adota sistemática/política ou ações proativas para evitar a falta de estoque em seu almoxarifado. 4.2 Fluxo do Processo A Figura 4 apresenta o fluxo do processo atual de vendas/compra/almoxarifado e estoque.

VENDAS ESTOQUE COMPRAS ALMOXARIFADO

Figura 4: Fluxograma do processo de vendas Fonte: Administração da empresa “ABC Distribuidora de Papéis“

Cliente solicita material

Cliente Espera?

Possui? não

sim

sim não

sim não

Vendedor efetiva venda

Vendedor repassa prazo

ao cliente

Perde a Venda

Verifica posição no

sistema

Corrige informação no sistema

Verifica prazos e preços

Solicita compra

Repassa prazo de entrega p/

vendedor

Efetiva compra com urgência

Faz pedido na próxima compra

Verifica posição física

Possui?

Chega material na empresa

Confere

Alimenta o sistema com os

dados da NF

Vendedor concretiza a

venda

Separa

materiais para entrega

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Os itens solicitados pelos clientes são consultados no sistema para identificar disponibilidade para a venda. Não encontrando o item em estoque, o cliente é consultado sobre a possibilidade de aguardar a chegada do material através de uma compra em regime de urgência. Se o cliente aguarda, então é realizada uma compra em regime de urgência no mercado nacional. Caso contrário, a empresa perde a venda para um de seus concorrentes. Percebe-se, quando ocorrem divergências entre estoque físico e as informações do sistema, os dados corretos são alimentados imediatamente após a identificação da irregularidade. Essas informações permitem a adoção de ações que regularizem os níveis necessários de estoque. Os pedidos de compra são efetuados geralmente uma vez por mês, chegando eventualmente a duas aquisições. Para fazer a solicitação de materiais, o gerente comercial, em conjunto com um dos proprietários, analisa a quantidade de produtos vendidos em períodos anteriores, chegando a uma quantidade adequada para o próximo mês. Esse processo, realizado mês a mês, ocorre porque os proprietários desejam ter ciência das quantidades negociadas/compradas. O processo adotado é empírico e pontual, sem o apoio de políticas pré-definidas ou subsidiado através de modelos matemáticos. Segundo a empresa, o objetivo é evitar excesso de estoque. Todavia, o modelo adotado provoca rupturas frequentes do estoque. Este método de administrar o suprimento dos materiais está levando a empresa, de forma sistemática, a perder vendas, uma vez que o que cliente solicita o material que não há em estoque, a área de compras tenta realizar uma aquisição do produto solicitado em regime de urgência, entretanto o cliente não tem possibilidade de aguardar. Percebe-se, nesse fluxo que a conferência dos materiais é realizada toda vez que existe uma possibilidade de venda do produto. Há probabilidade de ocorrer de o mesmo produto ser verificado mais de uma vez no mesmo dia. Tal ação provoca desperdício de tempo, é uma etapa a mais no fluxo que poderia ser eliminada, se aplicarmos a teoria de Martins e Campos (2009), a qual afirma que o inventário físico pode ser efetuado normalmente de dois modos, periódico ou rotativo, para garantir a acuracidade adequada das informações. 4.3 Prazos de Entrega dos Fornecedores Os itens escolhidos para análise nesta pesquisa são o “off set e couche”, pois estes representam 85% do faturamento da empresa. O Quadro 2 apresenta os prazos que os fornecedores estabelecem para entrega de seus produtos. As compras são divididas da seguinte forma: 30% são fornecedores do Rio Grande do Sul, 50% do estado de São Paulo e 20% em importação.

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PRAZOS DE ENTREGA “FORNECEDOR ATÉ A EMPRESA ABC DISTRIBUIDORA DE PAPÉIS”

NACIONAL DIAS IMPORTAÇÃO DIAS

FORNECEDOR – SP

FORNECEDOR – RS

2

ATÉ 1

LEAD TIME – tempo de entrega FORNECEDOR NA ÁSIA – PORTO NA ÁSIA

TRANSIT TIME – tempo de trânsito PORTO NA ÁSIA – PORTO RIO GRANDE

PORTO RIO GRANDE – EMPRESA

45

45

2

TEMPO TOTAL PARA UM PEDIDO 92

Quadro 2: Prazo de entrega dos fornecedores Fonte: Administração da empresa “ABC Distribuidora de Papéis“

Apesar de a empresa apresentar mais de cem fornecedores, ultimamente apenas dez deles representam 90% de todas as compras realizadas. O Quadro 3 ilustra estes dados.

PRINCIPAIS FORNECEDORES

NOME LOCAL % DE COMPRA

DO FORNECEDOR

CMPC Celulose Riograndense Ltda Guaiba / RS 25%

Suzano Papel e Celulose Suzano / SP 15%

Avery Dennison do Brasil Ltda Vinhedo / SP 12%

Md Papéis Ltda Limeira / SP 12%

Willians e Cie Sarl Monaco / França 5%

Central National Asia Ltda Hong kong / China 5%

Elof Hansson Ab Gotemburgo / Suécia 5%

Sinai Comercio de Papéis Ltda Ribeirão Preto / SP 5%

Torraspapel SA Barcelona / Espanha 3%

Alliance Ind. e Com de Pape Ltda São Paulo / SP 3%

Quadro 3: Principais fornecedores Fonte: Administração da empresa “ABC Distribuidora de Papéis“

Além da diferença nos prazos de entrega, existe uma diferença na qualidade dos produtos e no valor de compra. A qualidade muda, em geral, na textura do papel e na cor. Para determinados clientes, só do fornecedor “x” o produto é bom, em função disso a empresa precisa diversificar seu estoque. O preço de compra dos fornecedores do RS para os de SP não varia muito, podendo a empresa negociar e conseguir o mesmo preço. Todavia, na

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importação há uma diferença de preço para menos em até 50% em relação aos produtos nacionais, promovendo um lucro superior para empresa. Percebe-se que a política de reposição dos estoques adotada pela empresa não permite a importação de lotes maiores com menor preço e um retorno significativo maior em relação às compras no mercado nacional. A dificuldade que a empresa apresenta nesse momento é a gestão de seus suprimentos, pois a importação deve ser programada com bastante antecedência, e os fornecedores nacionais – embora do RS demore um dia apenas e de SP o prazo seja de dois dias - às vezes não têm o produto pronto para vender, gerando um tempo de espera ainda maior. Como a base em SP é maior, a chance de não ter material para entrega é menor, mas quando este fato ocorre, a empresa ainda precisa fazer uma análise da qualidade dos produtos, pois, conforme foi exposto acima, há clientes que só aceitam o produto de um fabricante específico. 4.4 Avaliação do Estoque Os papéis comercializados pela empresa são unidades de pacotes, que se diferenciam pelo tipo de papel, gramatura, cor e quantidade de folhas. Na Tabela 1, verifica-se a quantidade de papéis em análise, couche e off set, em estoque no último dia de cada mês analisado. Percebe-se que, em alguns meses, a variação entre os estoques existentes é muito significativa, chegando a 57,45% no papel couche e 71,34% no papel off set. Essa variabilidade certamente contribui para frequentes rupturas, visto que a política de manter baixo os níveis de estoque para dois itens que representam 85,00% do faturamento da empresa é desaconselhável. Tabela 1 - Posição de Estoque

POSIÇÃO ESTOQUE – QUANTIDADE EM PACOTES

PERÍODO PAPEL COUCHE PAPEL OFF SET TOTAL % DO TOTAL DE ESTOQUE

AGOSTO – 2011 6.553 4.261 10.814 89,85% SETEMBRO – 2011 4.999 2.541 7.540 86,95% OUTUBRO – 2011 4.824 4.038 8.862 83,33%

NOVEMBRO – 2011 3.899 2.088 5.987 90,08% DEZEMBRO – 2011 9.165 1.942 11.107 93,81%

JANEIRO – 2012 6.266 2.337 8.603 94,51% FEVEREIRO – 2012 4.239 2.404 6.643 78,63%

MARÇO – 2012 4.213 1.221 5.434 85,02% ABRIL – 2012 4.711 2.268 6.979 81,31% MAIO – 2012 6.588 1.944 8.532 83,53%

JUNHO – 2012 8.105 2.311 10.416 92,46% JULHO – 2012 7.535 2.234 9.769 80,92%

ESTOQUE TOTAL 71.097 29.589 100.686 86,87%

ESTOQUE MÉDIO 5.925 2.466 8.390 86,87%

Fonte: Administração da empresa “ABC Distribuidora de Papéis“

A Tabela 2 representa a posição em valores do mesmo período citado no parágrafo anterior. Percebe-se que nesses meses em análise o valor

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mensal do estoque da empresa em materiais oscila de forma significativa, evidenciando que não há políticas adequadas para manter um nível médio mais homogêneo para materiais em estoque e para atender solicitações de seus clientes.

Tabela 2 - Posição de Estoque

POSIÇÃO ESTOQUE – VALORES EM R$

PERÍODO PAPEL COUCHE PAPEL OFF SET TOTAL % DO TOTAL DE ESTOQUE

AGOSTO – 2011 R$ 341.978,53 R$ 208.561,64 R$ 550.540,17 91,75% SETEMBRO– 2011 R$ 248.001,28 R$ 130.183,18 R$ 378.184,46 89,28% OUTUBRO – 2011 R$ 247.830,74 R$ 191.757,99 R$ 439.588,73 83,88%

NOVEMBRO – 2011 R$ 178.485,98 R$ 92.946,63 R$ 271.432,61 71,74% DEZEMB. – 2011 R$ 399.099,40 R$ 95.485,22 R$ 494.584,62 90,93% JANEIRO – 2012 R$ 265.947,49 R$ 107.621,38 R$ 373.568,87 82,55%

FEVEREIRO – 2012 R$ 179.679,75 R$ 117.430,52 R$ 297.110,27 69,61% MARÇO – 2012 R$ 197.125,65 R$ 54.732,86 R$ 251.858,51 71,32%

ABRIL – 2012 R$ 219.352,91 R$ 101.957,69 R$ 321.310,60 70,16% MAIO – 2012 R$ 311.878,92 R$ 99.248,40 R$ 411.127,32 87,28%

JUNHO – 2012 R$ 400.054,12 R$ 98.695,32 R$ 498.749,44 79,11% JULHO – 2012 R$ 394.811,51 R$ 117.380,83 R$ 512.192,34 82,61%

ESTOQUE TOTAL R$ 3.384.246,28 R$ 1.416.001,66 R$ 4.800.247,94 81,61%

ESTOQUE MÉDIO R$ 282.020,52 R$ 118.000,14 R$ 400.020,66 81,61%


4.5 Avaliação de Vendas Os dados da Tabela 3 permitem realizar a análise entre os valores do estoque médio e a demanda média. Tabela 3 - Posição de Vendas

POSIÇÃO VENDAS – QUANTIDADE EM PACOTES

PERÍODO PAPEL COUCHE PAPEL OFF SET TOTAL % DO TOTAL DAS

VENDAS

AGOSTO – 2011 4.407 6.124 10.531 80,40% SETEMBRO – 2011 5.301 5.874 11.175 78,31% OUTUBRO – 2011 6.393 5.884 12.277 87,46%

NOVEMBRO – 2011 6.993 5.161 12.154 90,29% DEZEMBRO – 2011 8.103 4.420 12.523 86,12%

JANEIRO – 2012 5.908 5.557 11.465 82,93% FEVEREIRO – 2012 5.187 4.842 10.029 86,88%

MARÇO – 2012 6.694 5.080 11.774 86,75% ABRIL – 2012 7.096 3.416 10.512 74,83% MAIO – 2012 8.961 2.645 11.606 80,24%

JUNHO – 2012 5.788 2.701 8.489 75,79% JULHO – 2012 10.109 2.998 13.107 72,97%

TOTAL VENDAS 80.940 54.702 135.642 81,70%

MÉDIA DE VENDAS 6.745 4.559 11.304 81,70%

ESTOQUE MÉDIO 5.925 2.466 8.390 ----------

Fonte: Administração da empresa “ABC Distribuidora de Papéis”

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As quantidades identificadas possibilitam perceber que há probabilidade de ocorrer rupturas de estoque, pois observando os valores de demanda e estoque médio, percebe-se que o estoque é geralmente menor que a demanda. A Tabela 4 representa em valores monetários de estoque dos dois tipos de papéis escolhidos para a pesquisa. Tabela 4 - Posição de Vendas

POSIÇÃO VENDAS – VALORES EM R$

PERÍODO PAPEL COUCHE PAPEL OFF SET TOTAL % DO

TOTAL DAS VENDAS

AGOSTO – 2011 R$ 338.274,31 R$ 417.885,48 R$ 756.159,79 69,90% SETEMBRO – 2011 R$ 418.450,35 R$ 406.705,98 R$ 825.156,33 89,69% OUTUBRO – 2011 R$ 503.212,66 R$ 395.152,47 R$ 898.365,13 81,38%

NOVEMBRO – 2011 R$ 529.762,08 R$ 338.571,45 R$ 918.333,53 89,44% DEZEMBRO – 2011 R$ 580.425,12 R$ 290.941,49 R$ 871.366,61 80,37%

JANEIRO – 2012 R$ 453.127,42 R$ 351.610,51 R$ 804.737,93 75,80% FEVEREIRO – 2012 R$ 734.502,12 R$ 332.581,86 R$ 1.067.083,98 77,59%

MARÇO – 2012 R$ 466.170,64 R$ 304.816,50 R$ 770.987,14 77,72% ABRIL – 2012 R$ 677.537,27 R$ 314.926,91 R$ 992.464,18 60,66% MAIO – 2012 R$ 609.798,08 R$ 368.434,50 R$ 978.232,58 64,13%

JUNHO – 2012 R$ 589.788,45 R$ 401.356,31 R$ 991.144,76 75,59% JULHO – 2012 R$ 622.241,11 R$ 543.150,12 R$ 1.165.391,23 78,63%

TOTAL VENDAS R$ 6.523.289,61 R$ 4.466.133,58 R$ 11.039.423,19 75,61%

MÉDIA DE VENDAS R$ 543.607,47 R$ 372.177,80 R$ 919.951,93 75,61%


Tabela 5 – Posições de Estoque e Vendas - Produtos Comercializados

Posições com todos os produto comercializados pela empresa “ABC Distribuidora de Papéis”

Período Estoque Quantidade

Estoque Valores – R$

Vendas Quantidade

Vendas Valores – R$

AGOSTO – 2011 12.036 600.043,78 13.098 1.081.773,66 SETEMBRO – 2011 8.672 423.593,71 14.270 920.009,29 OUTUBRO – 2011 10.635 524.068,59 14.037 1.103.913,90

NOVEMBRO – 2011 6.646 378.356,02 13.461 1.026.759,31 DEZEMBRO – 2011 11.840 543.917,98 14.541 1.084.193,87

JANEIRO – 2012 9.103 452.536,49 13.825 1.061.659,54 FEVEREIRO – 2012 8.448 426.821,25 11.544 1.375.285,45

MARÇO – 2012 6.391 353.138,68 13.572 992.006,10 ABRIL – 2012 8.583 457.968,36 14.048 1.636.109,76 MAIO – 2012 10.214 471.044,13 14.464 1.525.389,96

JUNHO – 2012 11.265 630.450,56 11.201 1.311.211,48 JULHO – 2012 12.072 620.012,52 17.962 1.482.120,35

TOTAL 115.905 5.881.952,07 166.024 14.600.432,66 MÉDIA 9.658 490.162,67 13.835 1.216.702,72


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Para melhor entendimento dos percentuais das Tabelas 1, 2, 3 e 4, a Tabela 5 apresenta dados com quantidades e valores de todos os produtos, posições de estoque e vendas, dos períodos em análise. É importante destacar que somente os produtos “papel couche” e “papel off set” são objeto desta pesquisa.

4.6 Quantidades de Notas Emitidas Mês x Notas Perdidas Na pesquisa de quantidades de notas fiscais/mês emitidas na empresa, verificou-se que, em média, 1.079/mês de pedidos são concretizados. Ainda que 10,26% dessas notas emitidas representem 110/notas deixadas de serem efetivadas. O principal motivo da perda é resultado da ruptura do estoque de alguns itens. Tabela 6 - Vendas Perdidas

PERÍODO

QUANTIDADE DE NOTAS EMITIDAS

NUMERO DE VENDAS PERDIDAS

% DE VENDAS PERDIDAS DO

TOTAL DE NOTAS

EMITIDAS

TODOS PRODUTOS

TODOS PRODUTOS

P/ MÊS P/ DIA P/ MÊS P/ DIA AGOSTO – 2011 1.175 53 150 7 12,76%

SETEMBRO – 2011 1.055 48 130 6 12,32% OUTUBRO – 2011 1.130 51 100 5 8,84%

NOVEMBRO – 2011 1.133 52 110 5 9,70% DEZEMBRO – 2011 1.113 51 110 5 9,88%

JANEIRO – 2012 1.149 52 140 6 12,18% FEVEREIRO – 2012 949 43 100 5 10,53%

MARÇO – 2012 1.175 53 120 5 10,21% ABRIL – 2012 1.042 47 80 4 7,67% MAIO – 2012 1.127 51 90 4 7,98%

JUNHO – 2012 984 45 100 5 10,16% JULHO – 2012 923 42 100 5 10,83%

TOTAL 12.955 588 1.330 62 10,26%

MÉDIA 1.079,5833 49 110,8333 5 10,26% Fonte: Administração da empresa “ABC Distribuidora de Papéis“

4.7 Vendas Perdidas A fim de que haja uma percepção do quanto a empresa deixou de vender em todos os meses do período da análise, a Tabela 7 apresenta todos dados com base em históricos que vendedores e compradores possuem quando tentaram efetivar o pedido, porém o cliente declinou da compra, pois não poderia esperar pelo tempo de entrega apresentado pela ABC - Distribuidora de Papéis.

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Em valores, verifica-se a perda de R$ 2.680.000,00 que deixaram de ser vendidos, representando aproximadamente 25% dos negócios realizados pela empresa no período da análise. Tabela 7 - Vendas não Efetivadas

POSIÇÃO DE VENDAS NÃO EFETIVADAS – PAPEL COUCHE E PAPEL OFF SET

PERÍODO UNIDADE PAPEL COUCHE PAPEL

OFF SET TOTAL

% DE VENDAS NÃO EFETIVADAS DAS EFETIVADAS

AGOSTO 2011

QUANT. PCT 1.079 895 1.974 18,74%

VALOR R$ 121.200,00 R$ 98.800,00 R$ 220.000,00 29,09%

SETEMB. 2011

QUANT. PCT 1.048 869 1.917 17,15% VALOR R$ 118.880,00 R$ 87.120,00 R$ 206.000,00 24,96%

OUTUB. 2011

QUANT. PCT 940 780 1.720 14,00% VALOR R$ 110.760,00 R$ 91.240,00 R$ 202.000,00 22,49%

NOVEM. 2011

QUANT. PCT 747 620 1.367 11,24%

VALOR R$ 96.760,00 R$ 70.740,00 R$ 167.500,00 18,24%

DEZEM. 2011

QUANT. PCT 1.359 1.129 2.488 19,86%

VALOR R$ 141.870,00 R$ 113.630,00 R$ 255.500,00 29,32%

JANEIRO 2012

QUANT. PCT 894 741 1.635 14,26%

VALOR R$ 127.280,00 R$ 108.720,00 R$ 236.000,00 29,33%

FEVER. 2012

QUANT. PCT 1.009 837 1.846 18,40%

VALOR R$ 110.980,00 R$ 90.020,00 R$ 201.000,00 18,84%

MARÇO 2012

QUANT. PCT 847 703 1.550 13,16% VALOR R$ 113.800,00 R$ 96.200,00 R$ 210.000,00 27,24%

ABRIL 2012

QUANT. PCT 1.310 1.087 2.397 22,80%

VALOR R$ 123.600,00 R$ 96.400,00 R$ 220.000,00 22,17%

MAIO 2012

QUANT. PCT 1.502 1.246 2.748 23,67%

VALOR R$ 138.100,00 R$106.900,00 R$ 245.000,00 25,05%

JUNHO 2012

QUANT. PCT 1.441 1.196 2.637 31,06%

VALOR R$ 153.460,00 R$ 113.540,00 R$ 267.000,00 26,94%

JULHO 2012

QUANT. PCT 1.464 1.214 2.678 20,43%

VALOR R$ 140.200,00 R$ 109.800,00 R$ 250.000,00 21,45%

TOTAL QUANT. PCT 13.640 11.317 24.957 18,39%

VALOR R$ 1.496.890,00 R$ 1.183.110,00 R$ 2.680.000,00 24,27%


4.8 Rotação e Cobertura dos Materiais No cálculo de rotação do papel couche, verifica-se que o estoque gira 1,13/mês, praticamente uma vez por mês. No papel off set, a rotação passa para 1,84/mês, aproximadamente duas vezes no mês. Os valores identificados no cálculo da cobertura desses dois itens, Figura 5, permitem identificar os riscos de ruptura que a empresa corre, caso opte normalmente pela importação destes dois itens. Observa-se que o tempo total para o recebimento de um item importado é de 92 dias, conforme o Quadro 2. É fundamental lembrar que a importação de papéis permite a redução dos custos de aquisição em 50% do valor em relação às compras realizadas no mercado nacional.

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CÁLCULO DA ROTAÇÃO DA COBERTURA

PERÍODO PAPEL COUCHE PAPEL OFF SET

AGOSTO – 2011 à

JULHO – 2012

ROTAÇÃO ROTAÇÃO

DT

EM

13,66 vezes

80.940

5.925

DT EM

22,18 vezes

54.702

2.466

COBERTURA COBERTURA

EM

DM

0,87 x 30 dias = 26 dias

5.925

6.745

EM DM

0,54 X 30 dias = 16 dias

2.466

4.559

Figura 5: Cálculo Rotação e Cobertura Fonte: Administração da empresa “ABC Distribuidora de Papéis“

Em que: DT = Demanda Total

DM = Demanda Média

EM = Estoque Médio

4.10 Análise do Questionário A aplicação do questionário no setor de compra e vendas, no mês de agosto deste ano, destacou dados de extrema importância para a conclusão deste artigo. O questionário foi aplicado a vendedores externos e internos, gerente e gestor, totalizando 10 pessoas. As questões abordadas apresentam o modo com que este grupo analisa a situação real da empresa e o conhecimento que cada um possui do mercado. Antecedendo a aplicação do questionário, foi mencionado o sigilo das informações e das pessoas envolvidas. Em relação ao conhecimento dos funcionários na área em que atuam e as tarefas que executam, de acordo com as respostas analisadas, a maior parte dos entrevistados entende que domina o assunto e que já possui uma grande experiência na comercialização do “papel”. Percebe-se que a opinião e sugestões dos respondentes são de muito valor para reorganizar a empresa nesta área de estoque. O lead time dos produtos até a empresa é de conhecimento da maioria. Percebe-se que as informações são disponíveis, todavia não estão sendo utilizadas na prática. Verifica-se que 70% acreditam que o número de vendas poderia aumentar se o produto estivesse na empresa pronto para ser entregue ao cliente. É evidenciado também pelos colaboradores que o cliente, na maior parte das vezes, não espera o produto chegar para efetivar a compra, buscando a concorrência. 70% responderam que todas as vezes isso ocorre, e

= =

= =

= =

= =

23

30% na maior parte. Tal aspecto confirma a necessidade de a empresa trabalhar com um estoque maior. Sendo mais direcionado à questão problemática deste artigo, foi questionado aos funcionários se deveria haver maior quantidade de papéis em estoque, ao que 20% responderam que todas as vezes e 60% que na maior parte das vezes. Este dado evidencia que um maior número de vendas pode ser efetivado diariamente se o produto for mantido em estoque. Em função de a empresa trabalhar com estoque reduzido, verifica-se que perdas com produtos danificados são quase zero. Além disso, 50% dos colaboradores apontam que o inventário físico poderia ajudar o dia a dia deles, agilizando o processo nas vendas identificando com acuracidade adequada as posições dos estoques que a empresa possui, tanto em valores como em quantidades. Por meio das questões relacionadas ao estoque, verifica-se que 60% dos entrevistados informam que, se houvesse um mínimo de produtos na empresa, este processo iria ajudar a diminuir as rupturas existentes. Também é possível identificar que o tempo de entrega de determinado produto ao cliente está gerando perdas, conforme 90% dos colaboradores. Estes dois fatores, de muito importância para diminuir essas rupturas, devem ser utilizados e gerenciados para um melhor resultado. Como principais causas que provocam a ruptura dos estoques dos itens em análise, 60% dos respondentes informaram que isso ocorre porque o processo de compras é feito manualmente, não existindo nenhum padrão e sem o apoio do sistema. Os outros 40% salientaram, como causa dessas rupturas, o fato de a empresa esperar um lote significativo para fazer as compras. Percebe-se que esses fatores também estão ocasionando a falta de materiais. Para o melhor entendimento, foi questionado sobre outros possíveis motivos que levam a empresa não ter uma quantidade maior em estoque. As respostas ficaram divididas e 50% dos colaboradores responderam que um dos motivos seria o fato de os proprietários não investirem em produtos para venda, mantendo estoques reduzidos. Os outros 50% apontaram como causa a falta de material pronta entrega dos fornecedores, não atendendo aos prazos de que a empresa precisa, com o modelo de gestão que está utilizando. Assim, fica evidente que a administração correta dos suprimentos com antecedência, subsidiados com modelos matemáticos de reposição para atender a demanda, será uma das mudanças necessárias para conseguir diminuir tais problemas. Quanto à redução das frequentes rupturas, 50% dos funcionários apontaram como sugestões, optar por um melhor controle dos estoques, 30% sugerem adotar um sistema para que haja sempre um mínimo dos produtos em estoque, e 20% sugeriram aumentar a quantidade de produtos em estoque. Com essas respostas e a coleta dos dados, verifica-se a necessidade da implantação de um controle eficiente, aumento dos estoques e determinação de um estoque mínimo. Questões referentes aos fornecedores apontam que não é comum possuírem grande quantidade de produtos prontos para entrega, mas que, em função de existirem diversos fornecedores, sempre um deles possui o produto de que a empresa necessita. Contudo, o preço e a qualidade normalmente têm alteração. Também foi questionada a possibilidade de fechar contratos consignados com os fornecedores. Entretanto, 70% informaram que essa

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modalidade não é mais utilizada e 30% que não traria resultados significativos. Nesse caso, a compra de materiais precisa ser feita com determinado prazo de antecedência, para não ocorrerem rupturas e para a empresa não precisar pagar um valor elevado porque precisa do material com urgência. De acordo com os dados coletados e analisados, é de fácil avaliação as respostas do presente questionário. Nota-se, em algumas respostas, que o grupo em geral sabe do problema que ocorre, porém a administração da empresa continua utilizando os mesmos padrões há anos, deixando a desejar para os clientes e perdendo oportunidades de fazer a empresa crescer e obter lucros maiores.

Perguntas % Totais Análise

1 – Possui conhecimento ou tem ideia sobre o que representa o seu trabalho, no conjunto das atividades da empresa?

Através desta pergunta é possível identificar que os funcionários possuem conhecimento do seu trabalho, principalmente pelo tempo de trabalho na área.

Concordo na maior parte 40% 4

Concordo totalmente 60% 6

2 – Na execução do seu trabalho, há compreensão sobre as razões de certos detalhamento do que realiza?

Esta questão complementa a 1°, identificando que os funcionários possuem conhecimento na área.



3 – Ocorrem frequentemente quedas na sua produtividade e na qualidade de seu trabalho?

Com estas respostas percebemos que o grupo está meio disperso. E que o principal motivo dessas quedas que concretiza pela falta de estrutura organizada para se trabalhar.

Discordo totalmente 10% 1

Discordo na maior parte 20% 2

Às vezes concordo, às vezes discordo 40% 4


4 – Ocorrem frequentemente mudanças nas responsabilidades do seu cargo?

Como a empresa é de pequeno porte, não existe muita possibilidade de mudança de cargo. Discordo na maior parte 100% 10

5 – Há necessidade crescente de perguntar para o gestor sobre como deve realizar as atividades?

Em função do tempo de empresa, a maioria já sabe suas atividades.




6 – Possui conhecimento do tempo médio que um produto demora para chegar na empresa se for comprado com antecedência?

É identificado com esta pergunta que maior parte do grupo está ciente do tempo que demora desde de a compra de um produto até o momento que o físico chega na empresa.




7 – Quando ocorre de um produto não ter no estoque, você possui conhecimento do tempo que pode levar para o mesmo chegar na empresa se for adquirido com urgência?

Com antecedência ou urgência os funcionários estão informados referente aos prazos de entrega. Concordo na maior parte 20% 2


8 – Na sua opinião, poderia aumentar as vendas se o produto estivesse

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no estoque? Percebemos que o lucro pode aumentar ainda mais se o suprimento dos materiais for melhor administrado.




9 – O cliente acaba buscando a concorrência se o produto que deseja não está disponível?

É evidenciado nestas respostas que se a empresa continuar com o mesmo fluxo, comprando alguns materiais no momento que o cliente solicita, o concorrente que vai efetivar a venda.



10 – Na sua opinião, deveria ter maior quantidade de papéis no estoque da empresa?

Percebemos que a quantidade de estoque na empresa não está atendendo a uma porção de vendas.





11 – Na sua opinião, o estoque possui a rotatividade necessária para não haver perdas com produtos parados dentro da empresa?

Percebemos com esta questão que a maioria dos colaboradores percebe que a rotatividade não provoca perdas.

Sim na maior parte 30% 3


12 – Ocorre perdas para empresa com produtos danificados, em função de não serem vendidos?

Verifica-se que dificilmente ocorre alguma situação de produtos danificados no almoxarifado.



13 – Na sua opinião, a realização de inventários dos produtos em estoque poderia ajudar os funcionários e vendedores?

Esta pergunta evidencia que a correta informação no sistema agiliza o processo para vender o produto, ajudando principalmente os vendedores.




14 – Na sua opinião, deveria ter sempre no estoque um mínimo de produtos?

É identificado que ter um estoque mínimo vai ajudar a diminuir as rupturas que ocorrem.



15 – Na sua opinião, ocorre perda de vendas em função do tempo de entrega para o cliente porque o produto não tem na empresa?

É unanime a resposta quando o quesito é perda de vendas. Ocorrendo as rupturas.



16 – Você sabe identificar as principais causas que provocam a ruptura dos estoques dos itens “off set” e “couche” objeto dessa pesquisa?

É evidenciado nestas respostas que deve haver uma gestão formalizada, conforme 60% dos colaboradores indicam na resposta. Exemplo: Trabalhar com o Ponto de Ressuprimento poderia minimizar as rupturas existentes.

Processo de compras é feito manualmente, sem ajuda do sistema

60% 6

Os lotes de compra são grandes (a empresa aguarda um lote significativo para fazer os pedidos)

40% 4

17 – Que outros motivos você citaria como causas de alguns produtos não estarem disponíveis no estoque para venda?

Aqui conseguimos identificar que os proprietários ficam com receio de perder dinheiro, investindo em materiais para venda. E que as compras devem ser subsidiadas com

Não investe em estoque, mantendo estoques reduzidos

50% 5

26

Fornecedores com falta de materiais, não atendo os prazos

50% 5 modelos matemáticos de reposição para atender a demanda.

18 – Quais suas ideias e sugestões para minimizar a ruptura dos estoques?

Confirmando a análise dos dados coletados, ter um controle e quantidades adequadas irá ajudar para diminuir o problema. Além de estabelecer um mínimo de produtos em estoque através de indicadores de gestão.

Ter um controle eficiente 50% 5

Comprar uma maior quantidade de produtos 20% 2

Ter um mínimo de produtos na empresa 30% 3

19 – Os fornecedores poderiam manter estoques disponíveis para atender demandas imprevistas de sua empresa?

Com esta pergunta verificamos que se as compras forem feitas urgência só quando o cliente solicita, pode trazer pontos negativos para empresa, além do preço maior e a possibilidade de não conseguir vender o produto.

Sempre um dos fornecedores possui, mas o preço e a qualidade deixam a desejar

60% 6

Não é o normal dos fornecedores possuir estoques de grandes quantidades

40% 4

20 – Os fornecedores aceitariam manter estoques consignados em sua empresa?

Verificamos que esta modalidade não vai ajudar a resolver a situação da empresa.

Esta modalidade não é mais usada 70% 7

Não possui grandes resultados este método 30% 3

4.11 CONSIDERAÇÕES FINAIS O presente artigo teve como finalidade analisar o processo de suprimento dos materiais da empresa “ABC Distribuidora de Papéis”, tendo como principal intuito identificar os fatores que geram rupturas no estoque. Para um melhor entendimento sobre o assunto, foi fundamentado com conceitos sobre os principais assuntos abordados que norteiam o problema em análise. Através dos dados e das informações apresentadas na análise, fica evidenciado a falta de controle e tomada de decisão inadequada que a empresa adota. Também fica evidente que a reorganização na administração dos suprimentos de materiais trará uma redução significativa nas rupturas existente. Considerando as informações apresentadas, dados da empresa e análise do questionário, bem como observações feitas pelos colaboradores, sugerem-se alterações para administração, com ações a serem desenvolvidas pela empresa. A problemática apresentada neste artigo se dá ao verificar a posição média do estoque e as vendas do mesmo período. Aparece também na maneira como a empresa administra seus suprimentos, principalmente o fato de comprar materiais com urgência quando ocorre a possibilidade de venda dependendo do lead time. Observam-se, ainda, a cobertura de material baixa, a falta de conferência dos itens, o nível baixo de produtos estocados e a inexistência de um padrão/sistemática para realizar os suprimentos. Considerando os fatores que foram identificados como responsáveis ou relevantes desse cenário foi promovido um questionário tendo como base alguns tópicos como: nível de estoque, gestão dos suprimentos, tempo para entrega dos itens, conferência dos produtos.

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Com a avaliação desse conjunto de informações fica nítida a necessidade da adoção de ações para reorganizar a empresa, em quesitos como alinhamento dos estoques, na qual é sugerido o aumento das quantidades em estoque e a adoção de estoque mínimo, a fim de suprir a demanda existente, conforme mencionado neste artigo pelo autor Dias(2011). Há necessidade de tais informações serem inseridas no sistema para melhor controle, estipulando as quantidades necessárias e ideais para a demanda que a empresa possui. A partir disso, deve-se verificar sistematicamente a quantidade atual e o nível do estoque e identificar a necessidade de reposição de determinado produto. A utilização dos prazos de entrega dos fornecedores é de suma importância para o ciclo de compras. Conforme dados informados no Quadro 2, sugere-se a programação com três meses de antecedência em compras importadas, pois existe um prazo de 92 dias para entrega dos itens. Destaca-se ainda que os papéis couche e off set correspondem a 20% das compras importadas, tendo como sugestão o aumento desse percentual, a fim de que os lucros da empresa possam crescer, pois a diferença no preço dos produtos importados pode chegar a 50% em relação aos nacionais. Para auxiliar o alcance dos objetivos propostos neste artigo, recomenda-se que a empresa adote de forma sistemática inventários físico/cíclico, conforme teoria de Martins e Campos (2009). Medindo o nível de acuracidade dos itens e valores, isso trará mais agilidade na hora de efetivar uma venda, eliminando o processo de verificar no almoxarifado o produto antes de vender o mesmo. Permite-se, assim, que os dados do sistema estejam sempre em conformidade com o físico. Essa reorganização da gestão dos estoques não trará custo para ser adotada. Apenas com dados precisos, administração, planejamento e organização podem-se manter níveis de estoque sempre atualizados conforme a demanda. Todavia, para o aumento da base de estoque, necessita-se de maior valor investido por parte da empresa, sendo que este investimento só irá ajudar para aumentar as vendas e obter maior lucro. Todos os dados coletados e análises desenvolvidas para o entendimento da questão problemática foram destinados à empresa “ABC Distribuidora de Papéis” com o propósito de serem considerados em seus processos de gestão, para que haja a correção dos processos atualmente utilizados.

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REFERÊNCIAS BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimento/Logística Empresarial. (5a Edição) Porto Alegre: Editora Bookman, 2006. BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. Tradução Hugo T. Y. Yoshizaki. (1a Edição) São Paulo: Atlas, 2012. BOWERSOX, Donald J. e CLOSS, David J. Logística Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. (1a Edição) São Paulo: Atlas, 2011. DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: princípios, conceitos e gestão. (6a Edição) São Paulo: Editora Atlas, 2011. LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de Metodologia Científica. São Paulo: Atlas, 2009. MARTINS, Petrônio Garcia e CAMPOS, Paulo Renato Alt. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2009. MOURA, Cassia E. Gestão de Estoques: ação e monitoramento na cadeia de logística integrada. Rio de Janeiro: Editora Ciência Moderna Ltda, 2004. ROESCH, Sylvia Maria Azevedo. Projeto de Estágio e de Pesquisa em Administração. (3a Edição) São Paulo: Atlas, 2010. VERGARA, Sylvia Constant. Projetos e Relatórios de Pesquisa em Administração. (12a Edição) São Paulo: Atlas, 2010. YIN, Robert K. Estudo de Caso: Planejamento e Métodos. (3a Edição) Porto Alegre: Bookman, 2005.

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