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UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁCampus Pato Branco

OFICINA DE GESTÃO DE PROJETOS COM EQUIPES DE EFICIÊNCIA E BAJA

Gestão de Projetos

Gilson Ditzel Santos

Pato Branco 2014


Atributos de um projeto

PROJETO

OBJETIVO

ATIVIDADE FINITA

CLIENTE

INCERTEZA

ÚNICO

RECURSOS

ADMINISTRAÇÃO ESPECÍFICA


Ciclo de Vida do Projeto


Identificar uma necessidade

O cliente identifica uma necessidade, problema ou oportunidade de fazer melhor alguma coisa e, a partir disso, acha vantajoso executar um projeto que resulte em melhora ou benefício de uma situação existente.

Caso existam várias necessidades, problemas, ou oportunidades é necessário selecionar aquelas que resultarão no maior benefício global.


Desenvolvimento das propostas de soluções

Os possíveis fornecedores (pessoas ou organizações) das soluções desenvolvem propostas que são submetidas à análise do cliente.


Implementação da solução proposta

Envolve o planejamento e sua implementação.


Conclusão

Ocorre após a confirmação de que todos os itens, serviços e produtos foram fornecidos e aceitos pelo cliente, as parcelas recebidas e as faturas pagas.

Inclui a avaliação do desempenho do projeto, para subsidiar projetos futuros.


Processo de gestão de projetos


• Resultado ou produto esperado.

• Definido em termos de escopo, cronograma e custo.

• Escopo: “Todo o processo que deve ser realizado, a fim de garantir ao cliente que os itens, produtos ou serviços a serem fornecidos cumpram os requisitos ou critérios de aceitação acordados no início do projeto.”

Objetivo - definição


• Realizar O WORKSHOP TECNOLÓGICO 2005, na Unidade de Pato Branco da UTFPR, no período de 25 a 27/10/2005, com um custo total de R$40 mil.

• Lançar no mercado, dentro de dez meses e com um orçamento de US$2milões, um novo eletrodoméstico para cozinhar, que atenda a certas especificações de desempenho predefinidas.

Objetivo - exemplo


• Árvore hierárquica de elementos ou itens de trabalho realizados pela equipe durante o projeto.

• Representa graficamente a divisão do escopo do projeto em frações significativas, ou pacotes de trabalho.

Estrutura Analítica - definição


• Feira de Profissões e Secretaria do JICC/SAEPE/Mostra Tecnológica– Vanessa Aparecida Preschlak

• Feira de Estágios/Empregos– Telmo Artur Campestrini

• Empreendedorismo– Fernando José Avancini Schenatto

• JICC/SAEPE/Mostra Tecnológica– Fábio Brignol de Moraes

• Infraestrutura Logística – Elisangela Granzoto Tumelero

• Eventos paralelos e visitas– Márcia Rozane Balbinotti de Lourenço

• Divulgação– Cláudia Bochese de Lima

Estrutura Analítica - exemplo


Estrutura Analítica - exemplo


• Devem ser definidas atividades específicas a serem conduzidas para cada pacote de trabalho a fim de atingir o objetivo do projeto.

Atividades

UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁCampus Pato BrancoAtividades - exemplos

ATIVIDADES INÍCIO TÉRMINOElaboração de proposta a ser enviada a todos os cursos técnicos e superiores 08/08/05 11/08/05

Solicitar a concordância e as sugestões de cada um dos coordenadores de curso 12/08/05 17/08/05Produzir material de divulgação sobre o evento para o público alvo (escolas de ensino médio da região, agências de emprego, associações de classe) 18/08/05 07/09/05Agendamento das visitas com os interessados 07/09/05 14/09/05Ajustar os detalhes do evento com os responsáveis de cada curso 07/09/05 29/09/05Acompanhar os cursos durante os dias do evento 25/10/05 27/10/05Promover reunião de avaliação do evento 31/10/05 02/11/05Elaborar relatório das atividades 02/11/05 07/11/05

Feira de Profissões


• Representação gráfica da sequência e das interdependências das atividades.

Diagrama de Redes - definição


Diagrama de Redes -exemplo

Promover reuniäo de avaliaçäo do eventoInício: 31/10/05 Identificação: 13

Término: 2/11/05 Dur: 3 dias

Rec: Vanessa

Elaborar relatório das atividadesInício: 2/11/05 Identificação: 14


Rec: Vanessa

Acompanhar os cursos durante os dias do eventoInício: 25/10/05 Identificação: 12


Rec: Vanessa

Contratar serviço de instalação de estandesInício: 26/7/05 Identificação: 8

Término: 26/7/05 Dur: 1 dia?

Rec:

Elaboração de projeto de financiamento junto à Fundação AraucáriaInício: 31/8/05 Identificação: 5


Rec:

Agendar palestras específicasInício: 5/7/05 Identificação: 6


Rec:

Produzir material de divulgaçäo sobre o evento para o público alvo (escolas de ensino médio da regiäo, agências de emprego, associaçöes de classe)Início: 5/7/05 Identificação: 7


Rec: Folders[1 Unidade]; Cláudia[25%]

Ajustar os detalhes do evento com os responsáveis de cada cursoInício: 25/7/05 Identificação: 11

Término: 16/8/05 Dur: 21,54 dias

Rec: Vanessa; Márcia; Elisangela

Elaborar instrumento de avaliaçãoInício: 27/7/05 Identificação: 9


Rec:

Agendamento das visitas com os interessadosInício: 27/7/05 Identificação: 10

Término: 3/8/05 Dur: 7,13 dias

Rec: Vanessa; Márcia


• É baseada nos tipos e nas quantidades de recursos necessários para cada atividade.

Estimativa de custo


Estimativa de custos-exemplo

ITEM DE DESPESACUSTO

UNITÁRIO(R$)

CUSTO TOTAL

(R$)Espaço para exposição de cada curso 0,00 0,00Estrutura física para exposição (estandes, roteiro de visitas)

25,00/m2 7.000,00

Material de divulgação (folders, banners) 3950,00 3950,00Pessoal para demonstração (alunos e professores)

0,00 0,00

Equipamentos (computador, multimídia, eq. Específicos)

0,00 0,00


INTRODUÇÃO AO MSPROJECT


Exercício no MSPROJECT

Propriedades do Projeto (Arquivo/Propriedades)

•Título: Estudo de Mercado Consumidor

•Assunto: Exemplo

•Autor: seu nome


Informações do Projeto (Projeto/Informações sobre o projeto)

• Data inicial: Segunda 26/05/2014


Ferramentas – Alterar Período Útil•Para calendário: Padrão•Encontre o calendário de junho de 2014, clique no dia 19 e na guia de Exceções, inclua dia 19/06 como feriado.•Todos os demais dias do calendário devem ser configurados como Padrão para horários de trabalho-padrão: de segunda a sexta, das 8 da manhã às 5h30min da tarde, com uma hora e meia de almoço. (Utilizar a guia: Semanas de trabalho/Detalhes)•Clique em opções para configurar os seguintes horários de trabalho-padrão:•Horas por dia: 8•Horas por semana: 40•Dias por mês: 20


Exibir – Gráfico de Gantt

Estrutura Analítica

•Lista de Consumidores

•Elaboração do Questionário

•Coleta das respostas

•Análise dos dados


Inserir tarefas

•Identificar consumidores

•Fazer o rascunho do questionário

•Teste piloto do questionário

•Revisão

•Preparar etiquetas de mala direta

•Imprimir questionário

•Desenvolver software de análise de dados

•Definir dados para teste do software

•Enviar questionários e coletar as respostas

•Testar o software

•Entrar com os dados das respostas

•Analizar os resultados

•Preparar o relatório


Sequência das tarefas

1.Identificar consumidores

2.Fazer o rascunho do questionário1

3.Teste piloto do questionário2

4.Revisão 3

5.Preparar etiquetas de mala direta 4

6.Imprimir questionário 4

7.Desenvolver software de análise de dados 4

8.Definir dados para teste do software 4

9.Enviar questionários e coletar as respostas 5;6

10.Testar o software 7;8

11.Entrar com os dados das respostas 9;10

12.Analizar os resultados11

13.Preparar o relatório12


Recursos (Exibir/Planilha de Recursos)

•Susan

•Steve

•Andy

•Jim


Atribuir recursos a cada atividade

•Identificar consumidores Susan

•Fazer o rascunho do questionário Susan

•Teste piloto do questionário Susan

•Revisão Susan

•Preparar etiquetas de mala direta Steve

•Imprimir questionário Steve

•Desenvolver software de análise de dados Andy

•Definir dados para teste do software Susan

•Enviar questionários e coletar as respostas Steve

•Testar o software Andy

•Entrar com os dados das respostas Jim

•Analizar os resultados Jim

•Preparar o relatório Jim


Diagrama de Rede

•Exibir – diagrama de rede

•Exibir – mais modos de exibição – Diagrama de Relações


CRONOGRAMA


Estimativas de duração das atividades

• O tempo total de duração de uma atividade inclui o tempo de trabalho e de espera.

• A estimativa deve ser feita pelo responsável por sua execução.

• A definição do tempo total deve ser agressiva!

• O que fazer quando há um elevado grau de incerteza em relação às estimativas de duração das atividades???

Definir data de início e conclusão do projeto


Cálculo do Cronograma

• Início mais cedo – é a data mais cedo na qual determinada atividade pode começar. É calculada com base na data de início estimada para o projeto e nas estimativas de duração para as atividades anteriores .

• Início mais tarde – é a data mais tarde na qual uma atividade deve ser iniciada a fim de que todo o projeto seja concluído até a data exigida. É calculada pela subtração da estimativa de duração da atividade da data de término mais tarde.

Todas as atividades podem ser realizadas no prazo definido???

Todas as atividades podem ser realizadas no prazo definido???


Cálculo do Cronograma• Término mais cedo – é a data mais cedo na qual

uma atividade pode ser concluída. É calculada a partir da adição da estimativa de duração da atividade à data de início mais cedo da atividade.

• Término mais tarde – é a data mais tarde na qual uma atividade deve ser concluída a fim de que todo o projeto seja finalizado até a data de conclusão exigida. É calculada com base na data de conclusão exigida para o projeto e nas estimativas de duração para as atividades sucessoras.


Cálculo do Cronograma• Folga Total

o É a data de término mais tarde menos a data de término mais cedo para a atividade; ou a data de começo mais tarde menos a data de começo mais cedo para a atividade.

• Folga Livreo É o tempo pelo qual uma atividade pode ser adiada

sem atrasar a data de início mais cedo das atividades imediatamente sucessoras a ela. É calculada pela subtração entre a Folga Total das atividades que caminham em direção a uma atividade específica e o valor mais baixo dessas folgas totais.


Cálculo do Cronograma• Caminho Crítico

– Caminho mais longo de atividades no diagrama de rede.


ExercícioExercício

• Alterar a duração das tarefas do exercício Estudo de Mercado Consumidor, de acordo com a lista abaixo:– Identificar consumidores – 3 dias– Fazer o rascunho do questionário – 10 dias– Teste piloto do questionário – 20 dias– Revisão – 5 dias– Preparar etiquetas de mala direta – 2 dias– Imprimir questionário – 10 dias– Desenvolver software de análise de dados – 12 dias– Definir dados para teste do software – 2 dias– Enviar questionários e coletar as respostas – 65 dias– Testar o software – 5 dias– Entrar com os dados das respostas – 7 dias– Analizar os resultados – 8 dias– Preparar o relatório – 10 dias


Determine

• O caminho crítico:– Formatar – Assistente de Gráfico de Gantt

selecionar caminho crítico

• As datas de início e término mais cedo e mais tarde para cada tarefa, Folga Total:– Exibir – Gráfico de Gantt; Exibir –

Tabela/Cronograma

• Relatório de tarefas críticas:– Relatório – Relatórios – Visão Geral - Tarefas

críticas


CONTROLE DO CRONOGRAMA


Controle do Projeto

Medir o progresso real e compará-lo com o progresso planejado de forma regular e oportuna e tomar uma ação corretiva

imediatamente, se necessário.


Coleta de Informações• Dados de desempenho real

– Momento em que as atividades SÃO iniciadas e finalizadas.

– Custos reais gastos e comprometidos.

• Mudanças no orçamento, cronograma e escopo– Alterações propostas pelo cliente.– Alterações propostas pela equipe de projeto.– Ocorrências imprevistas.


Atualizando o projeto

• As informações reais são incluídas no projeto e possibilitam uma comparação com o PLANO-BASE.

• Mudanças de escopo, cronograma e orçamento levam à elaboração de um novo PLANO-BASE.

Plano-Base (Projeto-Base)Projeto Original, usado para comparação

Plano-Base (Projeto-Base)Projeto Original, usado para comparação


Controle do Cronograma1. Identificar áreas que precisam de ação

corretiva.– Caminho crítico; Folgas negativas.


Controle do Cronograma2. Decidir quais ações corretivas devem ser

tomadas para reduzir a estimativa de duração.

– Acrescentar Recursos: Designar mais pessoas; Aumentar carga horária; Transferir pessoas de atividades com folga; Designar pessoas com mais experiência;

– Reduzir escopo: reduzir ou eliminar atividades.– Aumento de produtividade usando novas

tecnologias.


Controle do Programa3. Revisar o plano.

4. Recalcular o cronograma– Bonificações– Multas


Exemplo

• Abram o exemplo: – Estudo de Mercado Consumidor (c/ atualizações da

última aula)

• Salvem o Projeto-Base:– Ferramentas/Controle/Definir Linha de Base

• Alterem a Porcentagem Concluída para:– Identificar consumidores; Fazer o rascunho do

questionário; Teste piloto; Revisão; Preparar etiquetas; Desenvolver Software – 100%

– Imprimir Questionário; Definir dados para teste – 50%


Exemplo• Visualizem relatórios:

– Relatório/Atividades atuais

• Visualizar variações em relação ao Projeto-Base:– Exibir/Tabela/Variação

• Outras visualizações de controle:– Exibir/Tabela/Controle

• Progresso real e Progresso Planejado:– Exibir/Mais modos de exibição/Gantt de Controle


PLANILHA DE RECURSOS


Planilha de recursos (Exibir/Planilha de recursos)

Informações sobre os recursos (Projeto/Informações sobre o recurso)

Adicionar os seguintes custos para cada Pessoa (Informações sobre o recurso/custos):

- Susan – taxa padrão: R$50,00; taxa h. extra: R$75,00

- Steve – taxa padrão: R$30,00; taxa h. extra: R$45,00

- Andy – taxa padrão: R$25,00; taxa h. extra: R$37,50

- Jim – taxa padrão: R$20,00; taxa h. extra: R$30,00


Adicionar os seguintes recursos e informações correlatas:•papel – tipo: material; taxa padrão: R$0,05; •impressora – tipo: trabalho; taxa padrão: R$25,00•postagem – tipo: material; taxa padrão: R$2,00


Relatórios•Recursos superalocados (Relatório/Relatórios/Atribuições/Recursos Superalocados)•Utilização de recursos (Relatório/Relatórios/Carga de trabalho/Uso de recursos)•Nivelamento de recursos (Ferramentas/Redistribuir recursos)•Resumo dos recursos (Exibir/Planilha de recursos/Exibir/Tabela/Resumo)


ATIVIDADES PARA OS GRUPOS DE EFICIÊNCIA ENERGÉTICA


1 Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

2 Definir as atividades

3 Definir a sequência das atividades

4 Definir a duração das atividades

5 Definir os recursos necessários para a execução de cada atividade


Referência

• GIDO, J.; CLEMENTS, J. P. Gestão de Projetos. Tradução Vertice Translate, São Paulo: Thomson Learning, 2007.


55

Pato Branco, 30 de maio de 2014

Prof. Gilson Ditzel Santos

Obrigado!!!

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