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Gestão de InformaçãoGestão de Informação

Gestão e InformaçãoGestão e Informação


Capítulo I - Gestão e InformaçãoCapítulo I - Gestão e Informação

Requisitos de Informação da Organização

Requisitos de Informação dos Gestores

Caracteristicas da informação

Terminologia

Tipos de Sistemas de Informação

Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional

Integração das Funções e Processos de Negócio

Sistemas de Informação Internacionais


Requisitos de Informação da OrganizaçãoRequisitos de Informação da Organização

Planeamento

Monitorização/Avaliação da Performance

Controle

Tomada de decisão

Registo e processamento de transacções

Comunicação

Apoiar a GestãoRecurso Estratégico

=

Vantagem

Competitiva


Requisitos de Informação dos GestoresRequisitos de Informação dos GestoresModelo dos 3 níveis de gestão de Anthony, 1965

EstratégicoEstratégico

TácticoTáctico

OperacionalOperacional

OperaçõesOperações

Actividades deActividades dePlaneamentoPlaneamento

Actividades deActividades deControleControle

GESTÃO ESTRATÉGICA

• Objectivos

• Recursos utilizados

• Políticas

Planeamento LP

GESTÃO TÁCTICA

• Marketing – mix• Níveis de Stock• Capital circulante• Substituição de activosBaseada em análises

financeiras

GESTÃO OPERACIONAL

• Detalhe s/operações• Transacções• Processos• Controle programado

CONCLUSÃO

As decisões tomadas

pelos gestores em

cada nível dependem

do mix de

actividades de

planeamento e

controle envolvidas


Características da informaçãoCaracterísticas da informaçãoConclusãoConclusão

A qualidade da informação depende do nível

de gestão que irá fazer uso dela.


TerminologiaTerminologiaDadosDados

São factos e opiniões reunidas e armazenadas por

uma organização, ou por indivíduos dentro da

organização, potencialmente moldáveis ou

formatáveis, i.e., interpretáveis, de modo a criar

informação.


TerminologiaTerminologiaInformaçãoInformação

“Conjunto de dados que quando fornecidos de forma e em tempo

adequado, melhoram o conhecimento da pessoa que os recebe,

ficando ela mais habilitada a desenvolver determinada actividade ou

a tomar determinada decisão.”

Gailliers, 1987

“Clusters of facts that are meaningful and useful to human beings in

the processes such as making decisions”

Laudon, 2002

Gestão de InformaçãoGestão de InformaçãoDados e Informação

TerminologiaTerminologiaDados versus InformaçãoDados versus Informação


Qu

alid

ades

da

Info

rmaç

ão

Qu

alid

ades

da

Info

rmaç

ão

Atr

ibu

tos

Atr

ibu

tos


Dados, Informação e ConhecimentoDados, Informação e Conhecimento


TerminologiaTerminologiaSistema de Informação (SI)Sistema de Informação (SI)

“É um sistema que reúne, guarda, processa e faculta informação

relevante para a organização (…), de modo que a informação é

acessível e útil para aqueles que a querem utilizar, incluindo

gestores, funcionários, clientes, (…). Um Sistema de Informação é um

sistema de actividade humana (social) que pode envolver ou não a

utilização de computadores.”

Buckingham, 1987

“ É uma combinação de procedimentos, informação, pessoas e TI,

organizadas para o alcance de objectivos de uma organização.”

Alter 1992


TerminologiaTerminologiaTecnologia de Informação (TI)Tecnologia de Informação (TI)

“Conjunto de equipamentos e suportes lógicos (hardware e software)

que permitem executar tarefas como a aquisição, transmissão,

armazenamento, recuperação e apresentação da informação.”

S. Alter


Componentes dos Sistemas de InformaçãoComponentes dos Sistemas de Informação


TerminologiaTerminologiaGestão de Informação (GI)Gestão de Informação (GI)

“Conjunto diversificado de actividades associadas à gestão do recurso informação. Estas

incluem a aquisição, protecção, utilização, disseminação, promoção e gestão da

confiança por forma a alcançar o máximo benefício desse recurso.”

Ward, Griffiths e Whitmore, Strategic Planning for Information Systems, 1990

“ Conjunto de actividades através das quais a Organização maximiza a eficiência com

que recolhe, organiza, dissemina, salvaguarda e elimina a informação para apoio à sua

gestão. A GI disponibiliza a informação certa à pessoa certa, na forma correcta e em

tempo útil, por forma a permitir a formulação e execução atempada de decisões

eficazes.”

NATO C3 Board


"Gerir a informação é (...) decidir o que fazer com base em informação e decidir o que fazer sobre

informação. É ter a capacidade de seleccionar dum repositório de informação disponível aquela que

é relevante para uma determinada decisão e, também, construir a estrutura e o design desse

repositório.“

“ (...) função que conjuga a gestão do sistema de informação e do sistema informático de suporte

com a concepção dinâmica da organização num determinado contexto envolvente".

Zorrinho, 1995

TerminologiaTerminologiaGestão de Informação (GI)Gestão de Informação (GI)


TerminologiaTerminologiaGestão de Sistemas de Informação (GSI)Gestão de Sistemas de Informação (GSI)

“A (...) representa a Gestão do Recurso Informação e de todos os

recursos envolvidos no planeamento, desenvolvimento, exploração e

manutenção do SI.”Luis Amaral e João Varajão,

Planeamento de Sistemas de Informação, pág. 26

“(...) conjunto de actividades que, numa organização, são necessárias

para gerir a informação, os SI e a adopção de TI para as suportar .”Carvalho e Amaral, 1993


Gestão de InformaçãoGestão de InformaçãoObjectivosObjectivos

Apoiar a política global da empresa, na medida em que torna mais eficiente

o conhecimento e a articulação entre os vários subsistemas que a

constituem;

Apoiar os gestores na tomada de decisões;

Tornar mais eficaz o conhecimento do meio envolvente;

Apoiar de forma interactiva a evolução da estrutura organizacional, a qual

se encontra em permanente adequação às exigências concorrenciais;

Ajudar a formar uma imagem da organização, do seu projecto e dos seus

produtos, através da implantação duma estratégia de comunicação interna

e externa.


TerminologiaTerminologiaPlaneamento de Sistemas de Informação (PSI)Planeamento de Sistemas de Informação (PSI)

Conjunto de actividades associadas com a identificação de políticas,

definição de objectivos, concepção de estratégias, planos e

orçamentos, em consonância com a própria organização

O PSI deverá conduzir a uma representação da visão global do SI da

organização e, simultaneamente, incluir elementos necessários para a sua

operacionalização (desenvolvimento).

É o momento na vida das organizações em que se define o futuro desejado

para o seu SI, para o modo como este deverá ser suportado pelas TI e a forma

de concretizar esse suporte.


Fu

nçã

o S

IF

un

ção

SI

Sub-função Actividades

Operação

Operação como descrito na tabela 4 Suporte ao EUC

Suporte de bases de dados Suporte de telecomunicações Manutenção de hardware e software Assegurar a qualidade e a ligação aos utilizadores para produção de sistemas Planeamento da capacidade

Desenvolvimento de Sistemas

Concepção de sistemas e desenvolvimento de software para sistemas de produção, sistemas críticos e sensíveis, sistemas corporativos, e ferramentas de software

Centro de SuporteServiço interno de consultoria para análise da organização, estudos de viabilidade, análise e modelação de sistemas Responsável pela correcção de "pacotes" de software, serviços de dados externos, processamento de texto e micro-computadores Formação de utilizadores finais e pessoal de sistemas

Centro de InformáticaServiço interno de consultoria e suporte de facilidades para desenvolvimento de aplicações por utilizadores finais (via micro-computadores),

sistemas de suporte à decisão, modelação de linguagens, sistemas de interrogação, e geradores de aplicações

Planeamento

Planeamento total da informação Ligação com o planeamento estratégico corporativo Avaliação total do uso dos sistemas de informação pela organização Estabelecimento de políticas para a informação

Difusão de Tecnologia

Desenvolver a infra-estrutura organizacional Investigar potenciais aplicações de nova tecnologia na organização Planear e gerir a implementação de sistemas Planear e gerir estudos piloto

I&DMonitorar desenvolvimentos tecnológicos Desenvolver infra-estrutura técnica Projectar tecnologia

QualidadeAdopção/desenvolvimento de normas Avaliação da adesão às normas

AdministraçãoOrçamento Gestão de pessoal Gestão de documentos

Zmud (1984)Zmud (1984)


Gestão de Sistemas de Informação ou Gestão de Sistemas de Informação ou Gestão do Recurso InformaçãoGestão do Recurso Informação


Tipos de Sistemas de InformaçãoTipos de Sistemas de Informação

Nível EstratégicoNível Estratégico

Nível de GestãoNível de Gestão

Nível ConhecimentoNível Conhecimento

Nível OperacionalNível Operacional

Executive Support Systems

ManagementInformation

Systems

DecisionSupportSystemsKnowledge

WorkSystems

Office Automation

Systems

TransactionProcessingSystems

• Apoio gestores operacionais

• Registo de transacções• ex.: facturas, recibos, etc.

•Apoiar knowledge e data workers”;

•Introdução de novos conhecimentos;

•Organizar e dar acesso ao conhecimento existente;

•KWS (CAD, Virtual Reality, etc.)

•Apoiar a monitorização e controle dos outros SI;•Relatórios por excepção•Apoio da decisão dos gestores seniores;•DSS – sumario informação•MIS – sumario TPS

•Apoiar a orientação estratégica (ex.):

•Novos Investimentos;•Novos Mercados;•Novos Produtos

•ESS : Informação agregada e estruturada


The Organizational PyramidThe Organizational Pyramid

• Many organizations follow pyramid model– CEO at top– Small group of senior managers– Many more lower-level managers

• Clerical and Shop Floor Workers– No management-level decisions required

• Operational Management– Comply with general policies handed down


The Organizational PyramidThe Organizational Pyramid

• Tactical Management– Wide-ranging decisions within general

directions handed down; “how to do it” decisions

• Strategic Management– Decisions affect entire or large parts of

the organization; “what to do” decisions


Caracteristicas da InformaçãoCaracteristicas da Informação


Inter-relações entre Inter-relações entre Tipos de Sistemas de InformaçãoTipos de Sistemas de Informação


Tipos de Sistemas de InformaçãoTipos de Sistemas de InformaçãoTransaction Processing SystemsTransaction Processing Systems

Principal sistema ao nível operacional

Registo de transacções diárias de rotina

Utilizado por pessoal administrativo e operacional (input ,

manutenção)

Nível Estratégico

Nível de Gestão

Nível Conhecimento

Nível Operacional

ESS

MIS

DSSKWS

OOS TPS

Definição

Package computacional

desenhada para registar dados

relativos a transacções internas

de uma qualquer organização


Sistemas de Processamento de TransacçõesSistemas de Processamento de Transacções

Figure 2-4


Sistemas de Processamento de transacçõesSistemas de Processamento de transacções(ex. Processamento de Vencimentos – Payroll)(ex. Processamento de Vencimentos – Payroll)


Tipos de Sistemas de InformaçãoTipos de Sistemas de InformaçãoKnowledge Work SystemsKnowledge Work Systems

KWS = Sistemas de Gestão do Conhecimento

Actividades dos Knowledge workers (trabalhadores do conhecimento):

Actualização de conhecimentos (tecnologia, ciência, humanidades)

Aconselhamento interno na utilização de novos conhecimentos

Agentes de mudança

Requisitos:

User interface: GUI

Software: Comms, EDMS e outros específicos

Hardware: Hi-tec

External links: Internet, BD

Inputs:Inputs: Design specs Design specsProcessing:Processing: Modeling ModelingOutputs:Outputs: Designs, graphics Designs, graphicsUsers:Users: Technical staff Technical staff

Example: Engineering work Example: Engineering work stationstation

MISNível Estratégico

Nível de Gestão

Nível Conhecimento

Nível Operacional

ESS

DSSKWS

OOS TPS

Gestão do Conhecimento

Criar novo conhecimento ou informação através da investigação e experimentação de novas tendências e produtos

Package computacional desenhada para proporcionar aos “trabalhadores do conhecimento” com os meio que permita criar e integrar novos conhecimentos numa organização


Tipos de Sistemas de InformaçãoTipos de Sistemas de InformaçãoManagement Information SystemsManagement Information Systems

Tipos:

Bases de Dados

Sistemas de Controle: monitorização e “report” de actividades (output, vendas

e créditos);

Sistemas de Pesquisa (“Enquiry Systems”) baseados em BD: informação sobre

performance de departamentos ou funcionários;

Sistemas de suporte: facultam métodos e procedimentos que facultam

análises, previsões e simulações;

Funcionalidades:

Suporte à decisão estruturadadecisão estruturada em todos os níveis de gestão;

Acesso “on-line” aos TPS (info sumariada sobre performance)

Foco interno

Info detalhada nas operações internas numa base de “drill down”

Programas “simples” se comparados com DSS

Exemplos (Sumário)Exemplos (Sumário)• Industria automóvel: volume de vendas para

apoio na análise de tendência e contratação de pessoal;

• Empresa contabilidade : trabalho realizado para cada cliente para efeito de cobrança de serviços prestados;

• Empresa de formação : nº de formandos inscritos por curso -> dimensão das salas e nº de formadores;

• Empresa fabril: análise do tempo em inventário do “stock” existente para fins contabilísticos e financeiros;

ESS

MIS

DSSKWS

OOS TPS

Nível Estratégico

Nível de Gestão

Nível Conhecimento

Nível Operacional

Definição

Sistema integrado, baseado em computadores, orientado para o utilizador que faculta informação de suporte às funções operacionais e de tomada de decisão.

Inputs:Inputs: High volume data High volume dataProcessing:Processing: Simple models Simple modelsOutputs:Outputs: Summary reports Summary reports

Users:Users: Middle managers Middle managers

Example: Annual budgetingExample: Annual budgeting


Tipos de Sistemas de InformaçãoTipos de Sistemas de InformaçãoManagement Information SystemsManagement Information Systems


Tipos de Sistemas de InformaçãoTipos de Sistemas de InformaçãoDecision Support SystemsDecision Support Systems

Modelo de melhores práticas;

Obtenção de apoio especializado;

“Decision modeling”, teoria da decisão e análise da decisão;

Inteligência, intuição e julgamento do “decision maker” fazem parte do sistema

Não vocacionado para a rotina de processamento de transacções, registo de

operações ou “report”;

Estrutura possível:

Modelos explicítos de previsão

Extracção e manipulação de dados através de análise ad hoc

ESS

MIS

DSSKWS

OOS TPS

Nível Estratégico

Nível de Gestão

Nível Conhecimento

Nível Operacional

DefiniçãoSistemas baseados em computadores, que ajudam os decisores a confrontar problemas insuficientemente estruturados através da interacção directa com modelos de dados e de análise.

Inputs:Inputs: Low volume data Low volume dataProcessing: Processing: InteractiveInteractive

Outputs:Outputs: Decision analysis Decision analysisUsers:Users: Professionals, staff Professionals, staff

Example: Contract cost analysisExample: Contract cost analysis

Gestão de InformaçãoGestão de Informação Figure 2-6



Tipos de Sistemas de InformaçãoTipos de Sistemas de InformaçãoExecutive Support SystemsExecutive Support Systems

ESS ou EIS

Fácil acesso a dados internos e externos

Orientado para as necessidades dos executivos senior

Minimiza procedimentos de utilização

Modelação global do negócio

Monitorizar a realidade e facilitar as acções que melhoram

os resultados;

Insuficiência dos MIS

Performance de curto prazo

ExemplosExemplos• Volume de vendas, produção,

rendimento, orçamentos e previsões da empresa;

• Comunicação interna : correspondência pessoal, relatórios e reuniões;

• Informação externa: notícias sobre regulamentação, competidores, economia e finanças públicas e científica;

Nível Estratégico

Nível de Gestão

Nível Conhecimento

Nível Operacional

ESS

MIS

DSSKWS

OOS TPS

Definição Método interactivo (ecrã táctil, gráficos) de permitir a executivos e gestores, o acesso a informação que permita monitorizar as operações internas e pesquisar as condições gerais em que se insere o negócio.

Inputs:Inputs: Aggregate data Aggregate dataProcessing:Processing: Interactive InteractiveOutputs:Outputs: Projections Projections

Users:Users: Senior managers Senior managers

Example: 5-year operating planExample: 5-year operating plan


Tipos de Sistemas de InformaçãoTipos de Sistemas de InformaçãoExecutive Support SystemsExecutive Support Systems


Major functions of systems:• Sales management, market research,

promotion, pricing, new products

Major application systems:• Sales order info system, market research

system, pricing system

Sales and Marketing Systems

Sistemas de Informação numa Perspectiva FuncionalSistemas de Informação numa Perspectiva Funcional


SYSTEM DESCRIPTION ORGANIZATIONAL LEVEL

ORDER PROCESSING ENTER, PROCESS, TRACK ORDERS OPERATIONAL

MARKET ANALYSIS IDENTIFY CUSTOMERS & MARKETS KNOWLEDGE

PRICING ANALYSIS DETERMINE PRICES MANAGEMENT

SALES TRENDS PREPARE 5-YEAR FORECASTS STRATEGIC

Sales and Marketing Systems



Major functions of systems:• Scheduling, purchasing, shipping, receiving,

engineering, operations

Major application systems:• Materials resource planning systems,

purchase order control systems, engineering systems, quality control systems

Manufacturing and Production Systems




MACHINE CONTROL CONTROL ACTIONS OF EQUIPMENT OPERATIONAL

COMPUTER-AIDED-DESIGN DESIGN NEW PRODUCTS KNOWLEDGE

PRODUCTION PLANNING DECIDE NUMBER, SCHEDULE OF PRODUCTS MANAGEMENT

FACILITIES LOCATION DECIDE WHERE TO LOCATE FACILITIES STRATEGIC

Manufacturing and Production Systems



Overview of Inventory SystemsSistemas de Informação numa Perspectiva FuncionalSistemas de Informação numa Perspectiva Funcional


Major functions of systems:• Budgeting, general ledger, billing, cost

accounting

Major application systems:• General ledger, accounts receivable,

accounts payable, budgeting, funds management systems

Financing and Accounting Systems




ACCOUNTS RECEIVABLE TRACK MONEY OWED TO FIRM OPERATIONAL

PORTFOLIO ANALYSIS DESIGN FIRM'S INVESTMENTS KNOWLEDGE

BUDGETING PREPARE SHORT TERM BUDGETS MANAGEMENT

PROFIT PLANNING PLAN LONG-TERM PROFITS STRATEGIC

Financing and Accounting Systems



Major functions of systems:• Personnel records, benefits, compensation,

labor relations, training

Major application systems:• Payroll, employee records, benefit systems,

career path systems, personnel training systems

Human Resource Systems




TRAINING & DEVELOPMENT TRACK TRAINING, SKILLS, APPRAISALS OPERATIONAL

CAREER PATHING DESIGN EMPLOYEE CAREER PATHS KNOWLEDGE

COMPENSATION ANALYSIS MONITOR WAGES, SALARIES, BENEFITS MANAGEMENT

HUMAN RESOURCES PLANNING PLAN LONG-TERM LABOR FORCE NEEDS STRATEGIC




Business processes

• Manner in which work is organized, coordinated, and focused to produce a

valuable product or service

• Concrete work flows of material, information, and knowledge—sets of activities

• Unique ways to coordinate work,

information, and knowledge

• Ways in which management chooses

to coordinate work

Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio Processos de Negócio e Sistemas de Informação


Information systems help organizations

• Achieve great efficiencies by automating parts of processes

• Rethink and streamline processes



• Manufacturing and production: Assembling product, checking quality, producing bills of materials

• Sales and marketing: Identifying customers, creating customer awareness, selling

Examples of Business Processes



• Finance and accounting: Paying creditors, creating financial statements, managing cash accounts

• Human Resources: Hiring employees, evaluating performance, enrolling employees in benefits plans

Examples of Business Processes



Cross-Functional Business Processes

• Transcend boundary between sales, marketing, manufacturing, and research and development

• Group employees from different functional specialties to a complete piece of work

Example: Order Fulfillment Process



The Order Fulfillment Process



• Manages all ways used by firms to deal with existing and potential new customers

• Business and Technology discipline

• Uses information system to coordinate entire business processes of a firm

Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio Customer Relationship Management (CRM)


• Provides end-to-end customer care

• Provides a unified view of customer across the company

• Consolidates customer data from multiple sources and provides analytical tools for answering questions



• Close linkage and coordination of activities involved in buying, making, and moving a product

• Integrates supplier, manufacturer, distributor, and customer logistics time

• Reduces time, redundant effort, and inventory costs

Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio Supply Chain Management (SCM)


Supply Chain

• Network of organizations and business processes

• Helps in procurement of materials, transformation of raw materials into intermediate and finished products



• Helps in distribution of the finished products to customers

• Includes reverse logistics - returned items flow in the reverse direction from the buyer back to the seller


Gestão de InformaçãoGestão de InformaçãoFigure 2-14



• Decide when, what to produce, store, move• Rapidly communicate orders • Communicate orders, track order status• Check inventory availability, monitor levels• Track shipments • Plan production based on actual demand • Rapidly communicate product design change• Provide product specifications• Share information about defect rates, returns

Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio How Information Systems Facilitate Supply Chain Management


Limitations:

• Inefficiencies can waste as much as 25% of company’s operating costs

• Bullwhip Effect: Information about the demand for the product gets distorted as it passes from one entity to next



• Supply chain planning system: Enables firm to generate forecasts for a product and to develop sourcing and a manufacturing plan for the product

• Supply chain execution system: Manages flow of products through distribution centers and warehouses



• Uses digital technologies to enable multiple organizations to collaboratively design, develop, build, move, and manage products

• Increases efficiencies in reducing product design life cycles, minimizing excess inventory, forecasting demand, and keeping partners and customers informed

Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio Collaborative Commerce


Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio Collaborative Commerce


Private Industrial Networks

• Web-enabled networks

• Link systems of multiple firms in an industry

• Coordinate transorganizational business processes

Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio Industrial Networks


• Within the business: There are functions, each having its uses of information systems

• Outside the organization’s boundaries: There are customers and vendors

Functions tend to work in isolation

Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio Traditional View of the Systems


Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio Traditional View of the Systems


Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio Enterprise Systems


• Firm structure and organization: One organization

• Management: Firm-wide knowledge-based management processes

• Technology: Unified platform

• Business: More efficient operations and customer-driven business processes

Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio Benefits of Enterprise Systems


• Difficult to build: Require fundamental changes in the way the business operates

• Technology: Require complex pieces of software and large investments of time, money, and expertise

• Centralized organizational coordination and decision making: Not the best way for the firms to operate

Integração das Funções e Processos de NegócioIntegração das Funções e Processos de Negócio Challenges of Enterprise Systems


Four main ways of organizing businesses internationally:• Domestic Exporter: Heavy centralization of

corporate activities in the home country of origin

• Multinational: Financial management and control out of a central home base, production, sales and marketing operations decentralized

Sistemas de Informação InternacionaisSistemas de Informação Internacionais Forms of Global Business Organization


• Franchiser: Product created, designed, financed, and produced in the home country, relies on foreign personnel for production, marketing and human resources

• Transnational: No national headquarters; value-added activities managed from a global perspective, no reference to national borders, sources of supply and demand and local competitive advantage optimized

Sistemas de Informação InternacionaisSistemas de Informação Internacionais Forms of Global Business Organization


Four types of system configuration:

• Centralized Systems

• Duplicated Systems

• Decentralized Systems

• Networked Systems

Sistemas de Informação InternacionaisSistemas de Informação Internacionais Global System Configuration


Sistemas de Informação InternacionaisSistemas de Informação Internacionais Global System Configuration

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