arquivologia - gesto da informao e - gesto da informao e gesto de documentos. prof. antonio victor...

Download ARQUIVOLOGIA - GESTO DA INFORMAO E   - gesto da informao e gesto de documentos. prof. antonio victor boto. gesto de informao

Post on 07-Feb-2018

221 views

Category:

Documents

4 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • ARQUIVOLOGIA -GESTO DA INFORMAO E GESTO

    DE DOCUMENTOS

    Prof. Antonio Victor Boto

  • GESTO DE INFORMAO INFORMAO E DOCUMENTO termos polissmicos = vrios

    significados de acordo com a rea que os utiliza. INFORMAO permeia toda estrutura social. o conjunto de dados

    que so organizados e comunicados. O Valor da Informao: A informao pertence a dois domnios: deve atender s

    necessidades de uma pessoa ou grupo; organizao papel no processo decisrio;

    DOCUMENTO qualquer suporte que registre informaes. So produzidos com finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes. Documentos de arquivo - So criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional.

    Diviso de documentao por natureza: comercial; cientfica; oficial;

  • GESTO DE DOCUMENTOS Gesto de documentos: o conjunto de

    procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Lei n 8.159/91, Art. 3).

  • GESTO DE DOCUMENTOS Fases: Produo;

    Utilizao;

    Avaliao;

    Destinao;

  • QUESTES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008

  • QUESTO DE PROVA ANA 2006

  • GESTO DE DOCUMENTOS ORGANIZAO DE ARQUIVOS

    Levantamento de dados; Anlise dos dados coletados; Planejamento; Implantao e acompanhamento;

  • GESTO DE DOCUMENTOS

    VALORAO DOS DOCUMENTOS Valor Primrio: funcional - administrativo; jurdico ou

    legal; fiscal; Valor Secundrio: histrico probatrio; informativo;

  • QUESTO DE PROVA ANA 2006

  • GESTO DE DOCUMENTOS DIAGNSTICO a anlise dos aspectos relacionados aos

    arquivos da instituio, de forma a identificar, falhas ou lacunas existentes: instalaes fsicas; condies ambientais; condies de armazenamento; estado de conservao do documento; espao fsico ocupado; volume documental; controle de emprstimos; recursos humanos; acesso informao; gnero dos documentos; arranjo e classificao dos documentos; tipo de acondicionamento;

  • QUESTES DE PROVA ANA 2006

  • QUESTES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008

  • GESTO DE DOCUMENTOS

    INDEXAO Acervo;

    Busca de informao;

    Processo pelo qual relacionam-se descritores e palavras-chave que permitam a recuperao da informao;

  • GESTO DE DOCUMENTOS OPERAES DE ARQUIVAMENTO

    Utilizao otimizada dos documentos pelo usurio; Preciso; Inspeo;

    Classificao determinao da entrada e das referncias = interpretao dos documentos OBS: ordenar alfabeticamente, numericamente ou alfanumericamente = arranjo nos arquivos correntes

    Codificao smbolos para representar os documentos = facilita arquivamento e localizao

    Ordenao agiliza o arquivamento e racionaliza o trabalho Guarda de Documentos arquivamento pp dito

  • QUESTES DE PROVA ANA 2006

  • GESTO DE DOCUMENTOS

    PROTOCOLO A DENOMINAO ATRIBUDA AOS

    SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIO E MOVIMENTAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS. TAMBM O NOME ATRIBUDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.

  • GESTO DE DOCUMENTOS

    Rotinas de Recebimento e Classificao

    Recebimento da correspondncia chegada empresa pelo malote ou Correios em mos;

    Separao da correspondncia oficial da particular; Distribuio da correspondncia particular; Separao da correspondncia oficial de carter ostensivo das de

    carter sigiloso; Encaminhamento da correspondncia sigilosa aos seus

    destinatrios; Abertura da correspondncia ostensiva;

  • GESTO DE DOCUMENTOS Leitura da correspondncia para tomada de conhecimento do

    assunto, verificando a existncia de antecedentes; Requisio dos antecedentes ao arquivo; Interpretao da correspondncia e sua classificao de acordo

    com o cdigo adotado pela empresa e definido pelo arquivista; Carimbo do documento no canto superior direito;

    Elaborao do resumo do assunto tratado no documento; Encaminhamento dos papis ao setor responsvel pelo registro e

    movimentao;

  • QUESTOES DE PROVA ANA 2006

  • QUESTES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008

  • GESTO DE DOCUMENTOS

    ANLISE, AVALIAO, SELEO E ELIMINAO DE DOCUMENTO

    ARQUIVOS INTERMEDIRIOS

    Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentao por ser de pouco uso administrao, aguarda sua destinao envio para um arquivo permanente por conta da aquisio de valor secundrio (recolhimento) ou sua eliminao. Tem ocorrncia nessa fase, a etapa de Avaliao, utilizando uma Tabela de Temporalidade e Destinao.

  • QUESTES DE PROVA ANA 2006

  • QUESTES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008

  • DESTINAO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinao Criada pela Comisso Permanente de Avaliao

    (CPA) Determina prazos de permanncia dos documentos

    nas fases correntes e intermediria e aplicada na avaliao (fase intermediria) e definir a posterior destinao dos documentos, estabelece tambm critrios para microfilmagem e eliminao

  • DESTINAO DE DOCUMENTOS Registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos do rgo Permite eliminar documentos ainda na fase corrente Elementos constituintes:

    Tipo e/ou assunto Perodo Quantificao Prazos de reteno (arquivos corrente e intermedirio) Destinao (transferncia, recolhimento, microfilmagem ou

    eliminao) Campo de observaes

  • CDIGO DE CLASSIFICAO 3 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE

    ARQUIVO CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL

    010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 020 PESSOAL 030 MATERIAL 040 PATRIMNIO 050 ORAMENTO E FINANAS 060 DOCUMENTAO E INFORMAO 070 COMUNICAES 080 (vaga) 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES

    ADMINISTRAO GERAL

  • T

    E

    R

  • DESTINAO DE DOCUMENTOS

    Eliminao = destruio ou expurgo Lista de Eliminao = relao dos documentos a serem

    eliminados em uma nica operao. Precisa ser aprovada pela autoridade competente.

    Prazos so estabelecidos em funo do contedo documental e no da espcie ou suporte.

    Documentos que esgotaram o prazo de vigncia no devem ser descartados de imediato

    Formas de eliminao = fragmentao; macerao; alienao por venda ou doao; incinerao (no recomendvel)

  • QUESTES DE PROVA ANA 2006

  • QUESTES DE PROVA ANA 2006

  • QUESTES DE PROVA ANA 2006

  • GABARITOS

    ARQUIVOLOGIA - GESTO DA INFORMAO E GESTO DE DOCUMENTOSGESTO DE INFORMAOGESTO DE DOCUMENTOSGESTO DE DOCUMENTOSQUESTES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008QUESTO DE PROVA ANA 2006GESTO DE DOCUMENTOSGESTO DE DOCUMENTOSQUESTO DE PROVA ANA 2006GESTO DE DOCUMENTOSQUESTES DE PROVA ANA 2006QUESTES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008GESTO DE DOCUMENTOSGESTO DE DOCUMENTOSQUESTES DE PROVA ANA 2006GESTO DE DOCUMENTOSGESTO DE DOCUMENTOSGESTO DE DOCUMENTOSQUESTOES DE PROVA ANA 2006QUESTES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008GESTO DE DOCUMENTOSQUESTES DE PROVA ANA 2006QUESTES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES 2008DESTINAO DE DOCUMENTOSDESTINAO DE DOCUMENTOSCDIGO DE CLASSIFICAOSlide Number 27Slide Number 28Slide Number 29Slide Number 30DESTINAO DE DOCUMENTOSQUESTES DE PROVA ANA 2006QUESTES DE PROVA ANA 2006QUESTES DE PROVA ANA 2006GABARITOS

Recommended

View more >