modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

MODELO DE REQUISITOS PARA

SISTEMAS INFORMATIZADOS DE

GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

e-ARQ

2006

Verso 0

EQUIPE TCNICA DE ELABORAO DO E-ARQ

Equipe de redao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Claudia Lacombe Rocha - Arquivo Nacional Margareth da Silva - Arquivo Nacional Rosely Cury Rondinelli Museu do ndio

Integrantes da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos que participaram deste trabalho

Ana Pavani PUC-RJ at setembro de 2004 Carlos Augusto Silva Ditadi Arquivo Nacional Carmen Tereza Coelho Moreno Biblioteca Nacional at julho de 2005 Ednylton Franzosi Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto Gladys Machado Pereira Santos Lima Marinha do Brasil Humberto Innarelli Universidade Estadual de Campinas Luiz Fernando Sayo Comisso Nacional de Energia Nuclear Marcos de Oliveira Matos - Marinha do Brasil at julho de 2004 Maria Izabel de Oliveira Arquivo Nacional Maria Rosangela da Cunha Marinha do Brasil Neire do Rossio Martins Universidade Estadual de Campinas Paulo Roberto Ferreira Passos Presidncia da Republica Sergio Dagnino Falco Cmara dos Deputados Vanderlei Batista dos Santos - Cmara dos Deputados Colaboradores Ana Celeste Indolfo - Arquivo Nacional Elisabeth Maulo - Arquivo Nacional Eugnio Pacelli - Casa Civil da Presidncia da Repblica Nilmar Sasse Analista de Sistemas Rodolfo Souza Nascimento - Arquivo Nacional Vera Lcia Hess de Mello Lopes - Arquivo Nacional O Centro de Pesquisa e Desenvolvimento em Telecomunicaes CPqD apoiou o Arquivo Nacional na redao dos requisitos de segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas, usabilidade, interoperabilidade, disponibilidade, desempenho e escalabilidade.

Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos - julho/2006

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ

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Sumrio

INTRODUO ..................................................................................................3

1 Objetivos ................................................................................................... 6 2 mbito e utilizao:..................................................................................... 7 3 Limites da especificao; .............................................................................8 4 Normas e outras orientaes de referncia;.................................................... 8

4.1 Normas: ........................................................................................................................................ 8 4.2 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos ............................................................................ 8 4.3 Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos....... 9 4.4 Orientaes para gesto e preservao de documentos digitais .................................................. 9

5 Organizao da especificao: .................................................................... 10

PARTE I - GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS.....................................11

1 Consideraes iniciais ................................................................................ 12 2 O que gesto arquivstica de documentos .................................................. 13 3 Definio da poltica arquivstica ................................................................. 15 4 Designao de responsabilidades ................................................................ 16 5 Planejamento e implantao do programa de gesto arquivstica de

documentos ............................................................................................. 17 5.1 Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto arquivstica de documentos. ..............18 5.2 Metodologia do programa de gesto ...........................................................................................20 5.3 Suspenso ou extino do SIGAD................................................................................................24

6 Procedimentos e operaes tcnicas do sistema de gesto arquivstica de documentos digitais e convencionais ........................................................... 25 6.1 Captura ........................................................................................................................................25 6.1.1 Registro ........................................................................................................................................26 6.1.2 Classificao................................................................................................................................27 6.1.3 Indexao.....................................................................................................................................28 6.1.4 Atribuio de restrio de acesso ................................................................................................28 6.1.5 Arquivamento...............................................................................................................................29 6.2 Avaliao, Temporalidade e Destinao .....................................................................................29 6.3 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos ...............................................................31 6.4 Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de segurana ...............................32 6.5 Armazenamento............................................................................................................................34 6.6 Preservao .................................................................................................................................36

7 Instrumentos utilizados na gesto arquivstica de documentos........................ 37 7.1 Plano de Classificao e Cdigo de Classificao......................................................................38 7.2 Tabela de temporalidade e destinao.........................................................................................38 7.3 Manual de Gesto Arquivstica de Documentos ..........................................................................39 7.4 Esquema de classificao de acesso e segurana........................................................................40 7.5 Glossrio......................................................................................................................................40 7.6 Vocabulrio controlado e Tesauro ..............................................................................................40

PARTE II - ESPECIFICAO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD) ...41

ASPECTOS DE FUNCIONALIDADE...................................................................42

1 Organizao dos documentos arquivsticos: plano de classificao e manuteno dos documentos ..................................................................... 42 1.1 Configurao e Administrao do Plano de Classificao no SIGAD ........................................42 1.2 Classificao e metadados dos processos/dossis .......................................................................44 1.3 Gerenciamento dos processos/dossis .........................................................................................45



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1.4 Processos .....................................................................................................................................46 1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados...........................................................................47 1.6 Manuteno de documentos arquivsticos convencionais e hbridos...........................................48

2 Tramitao e fluxo de trabalho ................................................................... 50 2.1 Controle do fluxo de trabalho ......................................................................................................50 2.2 Controle de verses e do status do documento ............................................................................52

3 Captura ................................................................................................... 54 3.1 Captura: procedimentos gerais....................................................................................................54 3.2 Captura em lote............................................................................................................................57 3.3 Captura de mensagens de correio eletrnico ..............................................................................58 3.4 Captura de documentos convencionais ou hbridos.....................................................................59 3.5 Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados ........................................59 3.6 Estrutura dos procedimentos de gesto / Procedimentos de gesto e autenticidade ...................60

4 Avaliao e Destinao .............................................................................. 62 4.1 Configurao da tabela de temporalidade e destinao..............................................................62 4.2 Aplicao da tabela de temporalidade e destinao....................................................................64 4.3 Exportao...................................................................................................................................65 4.4 Eliminao ...................................................................................................................................67 4.5 Avaliao e destinao de documentos arquivsticos convencionais e hbridos .........................68

5 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos ................................... 69 5.2 Pesquisa e localizao .................................................................................................................69 5.3 Apresentao: visualizao, impresso, emisso de som ............................................................71

6 Segurana................................................................................................ 73 6.1 Cpias de segurana....................................................................................................................73 6.2 Controle de acesso.......................................................................................................................74 6.3 Classificao da informao quanto ao grau de sigilo ...............................................................77 6.4 Trilhas de Auditoria .....................................................................................................................78 6.5 Assinaturas Digitais.....................................................................................................................81 6.6 Criptografia .................................................................................................................................81 6.7 Marcas-d'gua Digitais ...............................................................................................................83 6.8 Acompanhamento de Transferncia.............................................................................................83 6.9 Autoproteo................................................................................................................................84 6.10 Alterar, Apagar e Truncar Documentos Arquivsticos Digitais...................................................85

7 Armazenamento ....................................................................................... 87 7.1 Durabilidade ................................................................................................................................87 7.2 Capacidade ..................................................................................................................................88 7.3 Efetividade de armazenamento ....................................................................................................89

8 Preservao ............................................................................................. 90 8.1 Aspectos fsicos ............................................................................................................................92 8.2 Aspectos lgicos...........................................................................................................................92 8.3 Aspectos gerais ............................................................................................................................93

9 Funes Administrativas ............................................................................ 94 10 Conformidade com a legislao e regulamentaes ....................................... 95 11 Usabilidade .............................................................................................. 96 12 Interoperabilidade................................................................................... 100 13 Disponibilidade ....................................................................................... 101 14 Desempenho e escalabilidade ................................................................... 102

METADADOS ................................................................................................104

ANEXO 1 - GLOSSRIO ................................................................................105

REFERNCIAS ..............................................................................................106



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Introduo

Neste documento apresentado um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos digitais e-ARQ - que foi elaborado no mbito da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos no perodo de 2004 a 2006.

Foram levados em considerao os fundamentos da diplomtica, da arquivologia, especialmente da gesto de documentos, e da tecnologia da informao para fornecer um conjunto de requisitos que seja amplo, rigoroso e de qualidade.

O que e-ARQ?

uma especificao de requisitos que estabelece um conjunto de condies a serem cumpridas pela organizao produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso.

Alm disso, os requisitos so necessrios para permitir a identificao de documentos arquivsticos em sistemas informatizados de informao.

O e-ARQ estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD- independente da plataforma tecnolgica em que for desenvolvido e/ou implantado.

Um SIGAD deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais o sistema registra apenas as referncias sobre os documentos e, no caso dos documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso so feitos por meio do SIGAD.

Os requisitos se dirigem a todos que fazem uso de sistemas informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivsticos. Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado dentre outras funes da gesto arquivstica de documentos.

O e-ARQ especifica todas as atividades e operaes tcnicas da gesto arquivstica de documentos desde a produo, tramitao, utilizao e arquivamento at a sua destinao final. Todas essas atividades podero ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferir credibilidade produo e manuteno de documentos arquivsticos.



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O que SIGAD?

um sistema informatizado desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivsticos. Pode compreender um software particular, um determinado nmero de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao desses.

O sucesso do SIGAD depender fundamentalmente da implementao prvia de um programa de gesto arquivstica de documentos.

A produo de documentos digitais levou criao de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos arquivsticos digitais sejam confiveis e autnticos e que possam ser preservados com essas caractersticas, fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivsticos e suas implicaes no gerenciamento dos documentos digitais.

Nesse sentido, importante estabelecer a diferena entre Sistema de Informao, Gesto Arquivstica de Documentos, Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos, Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) e Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD).

Sistema de Informao

Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provem acesso informao proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um rgo ou entidade.

Gesto Arquivstica de Documentos

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou seu recolhimento para a guarda permanente.

Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, cuja interao permite a eficincia e a eficcia da gesto arquivstica de documentos.

Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)

Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao no-estruturada de um rgo ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuio. Entende-se por informao



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no-estruturada aquela que no est armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrnico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc.

O GED engloba tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulrios, indexao, gesto de documentos, repositrios, entre outras.

Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD)

um sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos em ambiente eletrnico. Envolve um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caractersticos do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos digitais e no digitais ao mesmo tempo.

Um SIGAD inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do plano de classificao, controle de verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservao a mdio e longo prazo de documentos arquivsticos digitais e no digitais confiveis e autnticos.

No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivsticos digitais do rgo ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente.

A partir dessas definies podemos tecer as seguintes consideraes:

Um sistema de informao abarca todas as fontes de informao existentes no rgo ou entidade, incluindo o sistema de gesto arquivstica de documentos, biblioteca, centro de documentao, servio de comunicao entre outros;

Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepo orgnica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relao que reflete as atividades da instituio que os criou. Alm disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivstico de ciclo de vida1 dos documentos;

Um SIGAD um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e como tal sua concepo tem que se dar a partir da implementao de uma poltica arquivstica no rgo ou entidade.

1 O ciclo de vida dos documentos se refere s sucessivas etapas pelas quais passam os documentos: produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao (guarda permanente ou eliminao).



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Requisitos arquivsticos que caracterizam um SIGAD:

captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos;

captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes digitais do documento arquivstico como uma unidade complexa2;

gesto dos documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos;

implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurdico-administrativo, de provenincia, de procedimentos, documental e tecnolgico)3;

integrao entre documentos digitais e documentos no digitais;

armazenamento seguro para garantir a autenticidade dos documentos

avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e preservao daqueles considerados de valor permanente;

aplicao de tabela de temporalidade e destinao;

exportao dos documentos para transferncia e recolhimento;

instrumentos para gesto de estratgias de preservao dos documentos.

A especificao dos requisitos e metadados a ser implementada em um SIGAD ser tratada na Parte II deste documento.

1 OBJETIVOS

orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos arquivsticos digitais e no digitais;

2 Um documento arquivstico digital pode ser constitudo por vrios componentes digitais, como por exemplo, um relatrio acompanhado de planilhas, fotografias ou plantas, armazenados em diversos arquivos digitais. Alm disso, h que se considerar a relao orgnica dos documentos arquivsticos. 3 Ver Glossrio.



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fornecer especificaes tcnicas e funcionais, alm de metadados, para orientar a aquisio e/ou a especificao e desenvolvimento de sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos.

2 MBITO E UTILIZAO:

O e-ARQ pode ser utilizado para desenvolver um sistema ou para avaliar um j existente.

Desde que a organizao estabelea um programa de gesto arquivstica de documentos, o e-ARQ aplicvel s organizaes dos setores pblico e privado e em qualquer esfera e mbito de atuao, servindo para diferentes tipos de documentos arquivsticos. Destina-se igualmente aos documentos relativos s atividades-meio e s atividades-fim de um rgo ou entidade e no se restringe a qualquer ramo de atividade especfica. Pode ser adotado como padro ou norma pela administrao pblica federal, estadual, municipal, dos poderes executivo, legislativo e judicirio a fim de uniformizar o desenvolvimento e aquisio de sistemas que visam produzir e manter documentos arquivsticos em formato digital.

O e-ARQ especialmente dirigido a:

fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em conformidade com os requisitos exigidos;

profissionais da gesto arquivstica de documentos: para orientar a execuo desses servios a partir de uma abordagem arquivstica;

usurios de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeo do SIGAD instalado;

potenciais usurios de um SIGAD: como base na elaborao de um edital de licitao para a apresentao de propostas de fornecimento de software;

potenciais compradores de servios externos de gesto de documentos: como material auxiliar para a especificao dos servios a serem comprados;

organizaes de formao: como um documento de referncia formao em gesto arquivstica de documentos;

instituies acadmicas: como recurso de ensino.

Todo o contedo deste documento inicial est em consonncia com a poltica do Conselho Nacional de Arquivos, que verifica a proteo especial dos documentos de arquivo e, particularmente, a preservao do patrimnio arquivstico digital. As orientaes, polticas e especificaes contidas neste documento esto alinhadas com a necessidade de garantir que os documentos arquivsticos digitais sejam produzidos e mantidos de forma confivel, autntica e permaneam acessveis.

O contedo deste documento de domnio pblico, no havendo restries quanto sua reproduo nem quanto utilizao das informaes nele contidas. A reproduo pode ser feita em qualquer suporte, sem necessidade de autorizao especfica, desde que sejam mencionados os crditos ao Conselho Nacional de Arquivos. O uso do material, no todo ou em parte, com fins depreciativos ser objeto de tratamento jurdico por parte do Conselho Nacional de Arquivos, vinculado ao Arquivo Nacional, rgo da Casa Civil da Presidncia da Repblica, detentor dos direitos autorais.



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proibida a utilizao do todo ou de parte do contedo deste documento para fins comerciais.

3 LIMITES DA ESPECIFICAO;

O e-ARQ compreende uma extensa variedade de requisitos para diferentes esferas de atuao, ramos de atividade e tipos de documentos. No entanto, o e-ARQ sozinho no abrange todos os requisitos necessrios para qualquer rgo ou entidade poder criar, manter e dar acesso a documentos digitais. As organizaes possuem exigncias legais e regulamentares distintas que devem ser levadas em conta ao se adotar esse modelo. Cada organizao deve considerar as suas atividades, os documentos que produz, bem como o contexto de produo e manuteno do documento e, dependendo da situao, acrescentar requisitos especficos e/ou assegurar que os requisitos listados aqui como facultativos ou altamente desejveis possam ser classificados como obrigatrios. Alm disso, o sucesso da implementao depende de uma srie de decises, que vo exigir a adoo de uma poltica arquivstica abrangente que no se limita pura e simplesmente a selecionar um software ou adaptar um j existente.

Esse documento, ainda que discorra sobre vrios aspectos da gesto arquivstica de documentos, deixa a critrio de cada organizao ou grupo de organizao a deciso de como adotar o e-ARQ, se de forma modular ou completa. Por ltimo, cabe ressaltar que o presente documento foi elaborado para profissionais das reas de administrao, de arquivo e de tecnologia da informao, requerendo a interao entre esses profissionais para que a implementao seja bem sucedida.

4 NORMAS E OUTRAS ORIENTAES DE REFERNCIA;

4.1 Normas:

a) Sobre especificao de requisitos de segurana funcional:

ISO 15408 - Common Criteria 2.x. b) Sobre gesto de documentos

AS ISO 15489.1 - Australian Standard Records Management. Part 1: general, 2002.

AS ISO 15489-2 - Australian Standard Records Management. Part 2: guidelines, 2002.

c) Sobre preservao

ISO 14721 - Reference model for an open archival information system (OAIS). 2003.

4.2 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos

Resoluo do CONARQ n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do CONARQ n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema



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Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica.

Resoluo do CONARQ n 20, de 16 de julho de 2004. Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

4.3 Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos

THE NATIONAL ARCHIVES OF ENGLAND, WALES AND THE UNITED KINGDOM. Requirements for electronic records management systems: 1: Functional requirements - 2002 revision: final revision. Kew:The Archives, 2002.

UNITED STATES. Department of Defense. Design criteria standard for electronic records management software applications: DOD 5015.2-STD. Washington: The Department, 2002.

INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO, E INSTITUTO DE INFORMTICA (Portugal). Modelo de Requisitos para a Gesto de Arquivos Electrnicos. In: ________. Recomendaes para a gesto de documentos de arquivo eletrnicos. Lisboa:O Instituto, 2002. v. 2

4.4 Orientaes para gesto e preservao de documentos digitais

CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Comit de arquivos correntes em ambiente electrnico. Documentos de arquivo electrnicos: manual para arquivistas. ICA, Estudo n 16. Disponvel em: Acesso em: 08 ago 2006.

INTERNATIONAL RESEARCH ON PERMANENT AUTHENTIC RECORDS IN ELECTRONIC SYSTEMS. INTERPARES project. Disponvel em: . Acesso em: 04 ago 2006.

NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION (United States). Electronic Records Management Initiative. Disponvel em: . Acesso em: 08 ago 2006.

PUBLIC RECORD OFFICE (United Kingdom). Management, appraisal and preservation of electronic records guidelines. Disponvel em:

. Acesso em: 08 ago 2006.

UNESCO. Divisin de la Sociedad de la Informacin. Directrices para la preservacin del patrimonio digital. Preparado por la Biblioteca Nacional de Australia. Canberra: Biblioteca Nacional de Austrlia, 2002. 176p. Disponvel em: http://unesdoc.unesco.org/ulis/cgi-bin/ulis.pl?database=ged&req=2&by=3&sc1=1&look=new&sc2=1&text_p=inc&text=Directrices+para+la+preservaci%F3n+del+patrimonio+digital&submit=GO>. Acesso em: 08 ago 2006.



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5 ORGANIZAO DA ESPECIFICAO:

O e-ARQ est dividido em duas partes. A Parte I Gesto arquivstica de documentos digitais e no digitais - pretende fornecer um arcabouo para que o rgo ou entidade possa desenvolver um programa de gesto arquivstica de documentos e a Parte 2 Especificao de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos descreve os requisitos necessrios para desenvolver o SIGAD.

A Parte I contm cinco captulos e trata da poltica arquivstica, do planejamento e da implantao do programa de gesto arquivstica de documentos, dos procedimentos e controles do SIGAD e dos instrumentos utilizados na gesto de documentos.

A Parte II est organizada em Aspectos de Funcionalidade, Metadados, Aspectos de Tecnologia, Glossrio e Referncias. Aspectos de funcionalidade contm onze captulos, divididos em sees e trata de: organizao dos documentos (incluindo o plano de classificao), produo, tramitao, captura, destinao, recuperao da informao, segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas e requisitos adicionais. Cada seo compreende um prembulo e a relao dos requisitos relativos quela seo. Os requisitos so apresentados em quadros numerados com o enunciado correspondente e a classificao dos nveis de obrigatoriedade.

Nveis dos requisitos:

Neste documento os requisitos foram classificados em obrigatrios, altamente desejveis e facultativos, de acordo com o grau maior ou menor de exigncia para que o SIGAD possa desempenhar suas funes.

No e-ARQ, os requisitos foram considerados da seguinte forma:

so obrigatrios quando indicados pela frase: O SIGAD tem que...;

altamente desejveis quando indicados pela frase: O SIGAD deve...;

facultativos quando indicados pela frase: O SIGAD pode....

Cada requisito numerado classificado como:

(O) = Obrigatrio = O SIGAD tem que ...;

(AD) = Altamente Desejvel = O SIGAD deve ...;

(F) = Facultativo = O SIGAD pode ....

TEM = significa que o requisito imprescindvel.

DEVE = significa que podem existir razes vlidas em circunstncias particulares para ignorar um determinado item, mas a totalidade das implicaes deve ser cuidadosamente examinada antes de escolher uma proposta diferente.

PODE = significa que o requisito opcional.

Tanto para os requisitos considerados altamente desejveis como para os requisitos facultativos, deve ser observado que uma implementao que no inclui um determinado item altamente desejvel ou facultativo deve estar preparada para



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interoperar com uma outra implementao que inclui o item, mesmo tendo funcionalidade reduzida. De forma inversa, uma implementao que inclui um item altamente desejvel ou facultativo deve estar preparada para interoperar com uma outra implementao que no inclui o item.

Parte I

Gesto arquivstica de documentos



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Gesto de documentos

1 CONSIDERAES INICIAIS

Aps a Segunda Guerra Mundial, a tecnologia do computador extrapolou os limites do uso militar, e comeou uma expanso pelas instituies pblicas e privadas dos pases do capitalismo central. At a dcada de 1970 o uso do computador era limitado aos especialistas devido necessidade de domnio de estruturas complexas de hardware e de software. Eram os tempos do CPD (Centro de Processamento de Dados), cujos profissionais atuavam completamente separados do resto da instituio.

Os anos de 1980 trouxeram duas grandes novidades: os computadores pessoais e as redes de trabalho. Os primeiros marcaram o incio da descentralizao das atividades informatizadas. Softwares amigveis e custos baixos da tecnologia levaram disseminao do uso dos microcomputadores. Tal disseminao foi potencializada com o advento da tecnologia de rede, a qual evoluiu rapidamente das redes locais (Local Area Network LAN) para as metropolitanas, nacionais e globais, sendo a Internet a maior delas.

O avano da Tecnologia de Informao e Comunicao (TIC), ocorrido a partir dos anos de 1990, muda radicalmente os mecanismos de registro e de comunicao da informao nas instituies pblicas e privadas. Os documentos gerados no decorrer das atividades dessas instituies, at ento em meio convencional, assumem novas caractersticas, isto , passam a ser gerados em ambientes eletrnicos, armazenados em suportes magnticos e ticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades fsicas para se tornarem entidades lgicas. Alm disso, o gerenciamento dos documentos, tanto digitais como os convencionais, comea a ser feito por meio de sistemas eletrnicos, conhecidos como Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED.

Os documentos digitais trouxeram uma srie de vantagens na produo, transmisso, armazenamento e acesso que, por sua vez, acarretaram alguns problemas. A facilidade de criar e transmitir documentos traz como conseqncia a informalidade na linguagem, nos procedimentos administrativos, bem como o esvaziamento das posies hierrquicas. A facilidade de acesso pode acarretar intervenes no autorizadas que podem resultar na adulterao ou perda dos documentos. A rpida obsolescncia tecnolgica (softwares, hardware e formatos) e a degradao das mdias digitais dificultam a preservao de longo prazo dos documentos e sua acessibilidade contnua. Os problemas em questo tornam necessria a adoo de medidas preventivas para minimiz-los.

Considerando-se que os documentos arquivsticos se constituem, primeiramente, em instrumentos fundamentais para a tomada de decises e para a prestao de contas de um rgo ou entidade e, num segundo momento, em fontes de prova, garantia de direitos aos cidados e testemunhos de ao, faz-se necessria a adoo de procedimentos rigorosos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade desses documentos bem como seu acesso contnuo. Isso s possvel por meio da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos.

A partir dos documentos digitais, a gesto arquivstica de documentos tornou-se o principal foco de estudo da comunidade arquivstica internacional. Nos ltimos anos, projetos desenvolvidos nos Estados Unidos, Canad, Europa e Austrlia resultaram na reviso de conceitos arquivsticos, na definio de diretrizes de gesto e na especificao de requisitos funcionais e metadados para sistemas de



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gesto arquivstica de documentos.

A gesto arquivstica de documentos compreende a responsabilidade dos rgos produtores e das instituies arquivsticas4 em assegurar que a documentao produzida seja o registro fiel das suas atividades e que os documentos permanentes sejam devidamente recolhidos s instituies arquivsticas.

A partir da dcada de 1950, o conceito de gesto arquivstica de documentos foi estabelecido nos Estados Unidos com o objetivo de racionalizar a produo documental, facilitar o seu acesso e regular a sua eliminao ou guarda permanente.

No Brasil, a gesto arquivstica de documentos ganhou amparo legal a partir da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Lei de Arquivos - e do Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a gesto de documentos para a Administrao Pblica Federal.

O Conselho Nacional de Arquivos, criado pela Lei n 8.159, de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e exercer orientao normativa, visando a gesto documental e a proteo especial aos documentos de arquivo5. um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, composto por um Plenrio, Cmaras Tcnicas, Cmaras Setoriais e Comisses Especiais. Do Plenrio participam o diretor-geral do Arquivo Nacional, representantes dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais, do Arquivo Nacional, dos arquivos pblicos estaduais e do Distrito Federal, dos arquivos municipais, das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia, representantes das associaes de arquivistas e das instituies profissionais que atuam nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.

O Sistema Nacional de Arquivos SINAR - tem o CONARQ como rgo central e composto pelo Arquivo Nacional, pelos arquivos dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais e pelos arquivos estaduais, do Distrito Federal e municipais. Podem ainda integrar o SINAR as pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, mediante acordo com o CONARQ. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas pelo CONARQ, promovendo a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na esfera de competncia dos integrantes do SINAR.6

, pois no mbito do CONARQ, que a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE redigiu e elaborou o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ.

2 O QUE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um rgo ou entidade, independente do suporte em que se apresentam, registram suas polticas, funes, procedimentos e decises. Nesse sentido, constituem-se em documentos arquivsticos, os quais conferem aos rgos e entidades a capacidade de:

Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o controle social das informaes;

4 Entende-se por instituio arquivstica aquela que tem como finalidade a guarda, a preservao, o acesso e a divulgao de documentos arquivsticos, ainda que integrando bibliotecas, museus e centros de documentao. 5 Conforme art. 1 do decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. 6 Conforme arts. 10 a 13 do decreto n 4.073/2002.



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Apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso;

Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;

Fornecer evidncia em caso de litgios;

Proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos usurios ou clientes;

Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao, bem como a pesquisa histrica;

Manter a memria corporativa e coletiva.

Para conferir essa capacidade, os documentos arquivsticos precisam ser confiveis, autnticos, acessveis, compreensveis e possam ser preservados, o que s possvel por meio da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos.

A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE define gesto arquivstica de documentos7 como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

No bojo do conceito de gesto arquivstica de documentos est a teoria das trs idades. Segundo essa teoria, os documentos passam por trs idades, a saber:

Corrente: refere-se aos documentos que esto em curso, isto , tramitando ou que foram arquivados, mas que so objeto de consultas freqentes; eles so conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do rgo produtor;

Intermediria: refere-se aos documentos que no so mais de uso corrente mas que, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo intermedirio, o cumprimento do prazo estabelecido na tabela de temporalidade e destinao para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.

Permanente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histrico, probatrio ou informativo.

A passagem dos documentos de uma idade para outra definida por meio do processo de avaliao, que leva em conta a freqncia de uso dos documentos por seus produtores e a identificao de seus valores primrio e secundrio. O valor primrio atribudo aos documentos considerando a sua utilidade administrativa imediata, isto , as razes pelas quais esses documentos foram criados. J o valor secundrio refere-se ao valor atribudo aos documentos em funo da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas e pesquisas acadmicas. A propsito, lembramos que segundo Rousseau e Couture: Enquanto todos os documentos tm um valor primrio que dura mais ou menos tempo conforme os casos, nem todos tm ou adquirem necessariamente um valor secundrio8. No caso dos documentos que cumpriram valor primrio mas no apresentam valor secundrio, estes sero eliminados. J aqueles que no so mais necessrios s

7 A CTDE entende gesto arquivstica de documentos como sinnimo de gesto de documentos, ressaltando a caracterstica arquivstica dessa gesto para diferenci-la de outros tipos de gerenciamento de documentos. 8 Rousseau, Jean-Yves e Couture, Carol, 1994, p.118.



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atividades rotineiras do rgo ou entidade que os criou mas apresentam valor secundrio, sero destinados guarda permanente.

O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica aprovados pelo CONARQ9 so instrumentos fundamentais para a implementao da gesto arquivstica de documentos.

Alm de aprovar e publicar esses instrumentos, regulamentando a classificao e avaliao de documentos, o CONARQ regulamentou tambm, em suas resolues, os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento de documentos10.

Os rgos e entidades devem estabelecer, documentar, instituir e manter polticas, procedimentos e prticas para a gesto arquivstica de documentos, com base nas diretrizes estabelecidas pelo CONARQ.

A gesto arquivstica de documentos compreende:

definio da poltica arquivstica,

designao de responsabilidades,

planejamento do programa de gesto,

implantao do programa de gesto.

No final do sculo XX, a necessidade da implantao de programas de gesto arquivstica de documentos foi reforada pela produo crescente de documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital: textos, mensagens de correio eletrnico, bases de dados, planilhas, imagens, gravaes sonoras, material grfico, pginas da web etc.

O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes, obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos e a intervenes no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio. Somente com procedimentos de gesto arquivstica possvel assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos digitais.

3 DEFINIO DA POLTICA ARQUIVSTICA

Os rgos e entidades devem definir uma poltica de gesto arquivstica de documentos que tenha por objetivo produzir, manter e preservar documentos confiveis, autnticos, acessveis, compreensveis e possam ser preservados de maneira que possam apoiar suas funes e atividades.

Essa poltica iniciada com uma declarao oficial de intenes que especifica, de forma resumida, como ser realizada a gesto no rgo ou entidade. A declarao pode incluir as linhas gerais do programa de gesto, bem como os procedimentos necessrios para que essas intenes sejam alcanadas. Deve tambm ser comunicada e implementada em todos os nveis dos rgos e entidades. No entanto, uma declarao por si s no garante uma boa gesto arquivstica de documentos. Para a poltica ser bem sucedida, so fundamentais o apoio da direo

9 Resoluo do CONARQ n 14, de 24 de outubro de 2001. 10 Resoluo do CONARQ n 1, de 18 de outubro de 1995; Resoluo do CONARQ n 2, de 18 de outubro de 1995; Resoluo do CONARQ n 5, de 30 de setembro de 1996; Resoluo do CONARQ n 7, de 20 de maio de 1997; Resoluo do CONARQ n 20, de 16 de julho de 2004; Resoluo do CONARQ n 21, de 4 de agosto de 2004; Resoluo do CONARQ n 24, de 3 de agosto de 2006.



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superior e a alocao dos recursos necessrios para a sua implementao. Alm disso, necessria a formao de um grupo de trabalho ligado aos nveis mais altos da hierarquia do rgo ou entidade, com a designao de um responsvel pelo cumprimento da poltica e implementao do programa de gesto arquivstica.

A poltica de gesto arquivstica de documentos deve ser formulada com base na anlise do perfil institucional, isto , seu contexto jurdico-administrativo, estrutura organizacional, misso, competncias, funes e atividades, de forma que os documentos produzidos sejam os mais adequados, completos e necessrios. Alm disso, deve estar articulada s demais polticas informacionais existentes no rgo ou entidade, tais como polticas de sistemas de informao e de segurana da informao.

fundamental que todos os funcionrios estejam envolvidos na poltica de gesto arquivstica de documentos a ser implantada na instituio. Para tanto deve ser feito um trabalho de conscientizao sobre a relevncia da gesto arquivstica de documentos, e sobre o papel que cabe a cada um na produo e manuteno de documentos confiveis e autnticos.

A poltica de gesto arquivstica de documentos deve explicitar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas, de forma que, por exemplo, onde for identificada a necessidade de produzir e capturar documentos, esteja claro quem o responsvel por essas aes.

4 DESIGNAO DE RESPONSABILIDADES

A designao de responsabilidades um dos fatores que garantem o xito da gesto arquivstica de documentos. Nesse sentido, as autoridades responsveis tero o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gesto.

As responsabilidades devem ser distribudas a todos os funcionrios de acordo com a funo e a hierarquia de cada um e devem envolver as seguintes categorias:

Direo superior a autoridade mxima responsvel pela real viabilidade da poltica de gesto arquivstica de documentos. Caber a ela apoiar integralmente a implantao dessa poltica, alocando recursos humanos, materiais e financeiros e promovendo o envolvimento de todos no programa de gesto arquivstica de documentos.

Profissionais de arquivo so os responsveis pelo planejamento e a implantao do programa de gesto arquivstica, bem como pela avaliao e pelo controle dos trabalhos executados no mbito do programa. Alm disso, os profissionais de arquivo so responsveis tambm pela disseminao das tcnicas e cultura arquivsticas.

Gerentes de unidades ou grupos de trabalho so os responsveis por garantir que os membros das suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gesto arquivstica de documentos.

Usurios finais so os responsveis, em todos os nveis, pela produo e uso dos documentos arquivsticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gesto.

Gestores dos sistemas de informao e de tecnologia da informao so as equipes responsveis pelo projeto, pelo desenvolvimento e pela manuteno de sistemas de informao nos quais os documentos arquivsticos digitais so gerados e usados e responsveis pela operacionalizao dos sistemas de computao e de comunicao.



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5 PLANEJAMENTO E IMPLANTAO DO PROGRAMA DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

O programa de gesto arquivstica de documentos deve tomar como base a poltica arquivstica e a designao de responsabilidades definidas anteriormente, alm do conhecimento do contexto jurdico-administrativo, de forma que tal programa esteja de acordo com a misso institucional e a legislao vigente.

O planejamento envolve o levantamento e a anlise da realidade institucional, o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo rgo ou entidade, o desenho do sistema de gesto arquivstica de documentos e a elaborao de instrumentos e manuais.

No planejamento do programa de gesto, algumas tarefas fundamentais devem ser cumpridas:

levantamento da estrutura organizacional e das atividades desempenhadas;

levantamento da produo documental, diferenciando os documentos arquivsticos dos no arquivsticos;

levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados internamente para tratamento de documentos e informaes;

definio, a partir do levantamento da produo documental, dos tipos de documentos que devem ser mantidos e produzidos, e que informaes devem conter;

definio e/ou aperfeioamento da forma desses documentos;

anlise e reviso do fluxo dos documentos;

elaborao e/ou reviso do plano de classificao e da tabela de temporalidade e destinao;

definio dos metadados a serem criados no momento da produo do documento e ao longo do seu ciclo de vida;

definio e/ou aperfeioamento dos procedimentos de protocolo e de arquivamento dos documentos;

definio e/ou aperfeioamento dos procedimentos para acesso, uso e transmisso dos documentos;

definio do ambiente tecnolgico que compreende os sistemas (hardware e software), os formatos, os padres e os protocolos que daro sustentao aos procedimentos de gesto e preservao de documentos, integrando, quando possvel, os sistemas legados;

definio da infra-estrutura para armazenamento dos documentos convencionais, a qual compreende rea fsica, mobilirio e acessrios;

definio das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de informao;

definio de programas de capacitao de pessoal;

elaborao e/ou reviso de manuais e instrues normativas.

definio dos meios de divulgao e de capacitao de pessoal;

definio do plano de ao do programa de gesto com seus objetivos, suas metas e estratgias de implantao, divulgao e acompanhamento visando melhoria contnua.



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A implantao do programa de gesto arquivstica de documentos envolve a execuo e o acompanhamento de aes e projetos, efetuados simultaneamente. Deve atender aos objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere a capacitao de pessoal, implantao de sistemas de gesto arquivstica, integrao com os sistemas de informao existentes e processos administrativos do rgo ou entidade. Essa etapa pode incluir a suspenso de atividades e procedimentos vigentes que forem considerados inadequados.

A execuo propriamente dita coloca em prtica os planos de ao e os projetos aprovados.

O acompanhamento da implantao ocorre por meio de relatrios, sumrios, grficos, reunies e entrevistas, entre outros. O acompanhamento percorre todo o processo de implantao e pode implicar em reviso e correes operacionais e estratgicas.

A reviso deve gerar decises, providncias e medidas de aperfeioamento do prximo ciclo do planejamento da gesto arquivstica de documentos.

5.1 Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto arquivstica de documentos.

O programa de gesto arquivstica de documentos ter que atender a uma srie de exigncias, tanto em relao ao documento arquivstico como ao seu prprio funcionamento, a saber:

O documento arquivstico deve:

refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ao implementada;

conter os metadados necessrios para documentar a ao;

ser capaz de apoiar as atividades;

prestar contas das atividades realizadas.

O programa de gesto arquivstica de documentos deve:

contemplar o ciclo de vida dos documentos;

garantir a acessibilidade dos documentos;

manter os documentos em ambiente seguro;

reter os documentos somente pelo perodo estabelecido na tabela de temporalidade e destinao;

implementar estratgias de preservao dos documentos desde sua produo pelo tempo que for necessrio.

garantir as seguintes qualidades de um documento arquivstico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

A cada uma das qualidades do documento arquivstico mencionadas acima, corresponde novo conjunto de exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto, conforme especificado abaixo.



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a) Organicidade:

O documento arquivstico se caracteriza pela organicidade, ou seja, pelas relaes que mantm com os demais documentos do rgo ou entidade e que refletem suas funes e atividades. Os documentos arquivsticos no so coletados artificialmente, mas esto ligados uns aos outros por um elo que se materializa no plano de classificao, o qual os contextualiza no conjunto a que pertencem. Os documentos arquivsticos apresentam um conjunto de relaes que devem ser mantidas.

Exigncia: Os procedimentos de gesto arquivstica devem registrar e manter as relaes entre os documentos e a seqncia das atividades realizadas por meio da aplicao de um plano de classificao.

b) Unicidade:

O documento arquivstico nico no conjunto documental ao qual pertence; podem existir cpias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque o conjunto de suas relaes com os demais documentos do grupo sempre nico.

Exigncia: o programa de gesto arquivstica deve prever a identificao de cada documento individualmente, sem perder de vista o conjunto de relaes que o envolve.

c) Confiabilidade11:

Um documento arquivstico confivel aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade est relacionada ao momento em que o documento produzido e veracidade do seu contedo. Para tanto h que ser dotado de completeza12 e ter seus procedimentos de criao bem controlados. Dificilmente pode-se assegurar a veracidade do contedo de um documento, ela inferida a partir da completeza e dos procedimentos de criao. A confiabilidade uma questo de grau, ou seja, um documento pode ser mais ou menos confivel.

Exigncia: para garantir a confiabilidade, o programa de gesto arquivstica dos rgos e entidades deve assegurar que os documentos arquivsticos sejam produzidos da seguinte forma: no momento em que ocorre a ao, ou imediatamente aps, por pessoas diretamente envolvidas na conduo das atividades e devidamente autorizadas; com o grau de completeza requerido tanto pelo prprio rgo ou entidade como pelo sistema jurdico.

d) Autenticidade:

Um documento arquivstico autntico aquele que o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cpia, e que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Enquanto a confiabilidade est relacionada ao momento da produo, a autenticidade est ligada transmisso do documento e sua preservao e custdia. Um documento autntico aquele que se mantm da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de

11 Confiabilidade sinnimo de fidedignidade, traduo do termo em ingls reliability.Reliability is conferred to records by the controls exercised on the creation and by the completeness of their form. DURANTI, 2000, p. 12, nota 2. 12 Completeza se refere presena, no documento arquivstico, de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ser capaz de gerar conseqncias (ver Glossrio).



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confiabilidade que tinha no momento de sua produo. Assim, um documento no completamente confivel, mas transmitido e preservado sem adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo, autntico.

Exigncia: para assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos, o programa de gesto arquivstica tem que garantir sua identidade13 e integridade. Para tanto deve implementar e documentar polticas e procedimentos que controlem a transmisso, a manuteno, a avaliao, a destinao e a preservao dos documentos, garantindo que os mesmos estejam protegidos contra acrscimos, supresso, alterao, uso e ocultao indevidos.

e) Acessibilidade:

Um documento arquivstico acessvel aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.

Exigncia: para assegurar a acessibilidade, o programa de gesto arquivstica deve garantir a transmisso de documentos para outros sistemas sem perda de informao e de funcionalidade. O sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, em qualquer tempo e de apresent-lo com a mesma forma que tinha no momento da sua criao.

5.2 Metodologia do programa de gesto

A metodologia do planejamento e da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos estabelece oito passos que no so lineares, isto , podem ser desenvolvidos em diferentes estgios, interativamente, parcialmente ou gradualmente, de acordo com as necessidades do rgo ou entidade. A metodologia prev, ainda, ciclos de aplicao, sendo que as tarefas previstas do passo C ao passo H, devem ser realizadas periodicamente.

Os oito passos acima referidos so:

a) Levantamento preliminar

Consiste em identificar e registrar atos normativos, legislao, regimento e regulamento.

O objetivo deste primeiro passo gerar o conhecimento necessrio sobre a misso, a estrutura organizacional e o contexto jurdico-administrativo no qual o rgo ou entidade opera, de forma que possa identificar as exigncias para produzir e manter documentos.

O levantamento preliminar tambm implica numa apreciao geral dos pontos fortes e fracos das prticas de gesto de documentos existentes no rgo ou entidade. Essa apreciao representa a base para a definio do escopo do programa de gesto.

Este passo fundamental para a definio de quais documentos devem ser produzidos e capturados, bem como para a elaborao do plano de classificao e da tabela de temporalidade e destinao, que devem ter como base as funes e atividades desenvolvidas pelo rgo ou entidade.

b) Anlise das funes, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos

13 Ver Glossrio.



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Consiste em identificar, documentar e classificar cada funo e atividade, bem como identificar e documentar os fluxos de trabalho e os documentos produzidos.

O objetivo deste passo desenvolver um modelo conceitual sobre o que o rgo ou entidade faz e como faz, demonstrando como os documentos se relacionam com a misso e as atividades. O modelo subsidiar a definio dos procedimentos de produo, captura, controle, armazenamento, acesso e destinao dos documentos. Essa definio particularmente importante em ambientes eletrnicos, onde os documentos adequados no sero capturados e mantidos caso o sistema no seja projetado para tal.

Os produtos resultantes deste passo podem incluir:

esquema de classificao das funes e atividades;

mapa dos fluxos de trabalho que mostre quando e quais documentos so produzidos ou recebidos como resultado das atividades desenvolvidas.

A anlise das funes e atividades fornece a base para desenvolver ferramentas de gesto arquivstica de documentos, que podem incluir:

tesauro e vocabulrio controlado para identificar e indexar documentos de uma atividade especfica;

cdigo de classificao para contextualizar os documentos produzidos e recebidos;

tabela de temporalidade e destinao que define os prazos de guarda e as aes de destinao dos documentos.

c) Identificao das exigncias a serem cumpridas para a produo de documentos

Consiste em identificar que documentos devem ser produzidos, determinar a forma documental que melhor satisfaa cada funo ou atividade desempenhada, e definir quem est autorizado a produzir cada documento. Essas exigncias devem tomar por base a legislao vigente, as normas internas e os riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivstico.

O objetivo deste passo assegurar que somente os documentos realmente necessrios sejam produzidos, que sua produo seja obrigatria e que sejam feitos de forma completa e correta.


lista das exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos;

relatrio de avaliao dos riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivstico;

documento formal, regulamentando as exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos, ou seja, quais documentos devem ser produzidos, que forma documental devem apresentar e os nveis de permisso de acesso.

d) Avaliao dos sistemas existentes

Consiste em identificar e avaliar o sistema de gesto arquivstica de documentos e outros sistemas de informao e comunicao existentes no rgo ou entidade.

O objetivo deste passo identificar as lacunas entre as exigncias para a produo e manuteno de documentos e o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos e dos sistemas de informao e comunicao existentes. Isso



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fornecer a base para o desenvolvimento de novos sistemas ou alteraes nos sistemas vigentes de forma a atender s exigncias, identificadas e acordadas nos passos anteriores.

Os produtos resultantes deste passo podem ser:

inventrio do sistema de gesto arquivstica de documentos e dos sistemas de informao e comunicao existentes no rgo ou entidade;

relatrio sobre o sistema de gesto arquivstica de documentos e sistemas de informao existentes, avaliando at que ponto atendem s exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de documentos arquivsticos.

e) Identificao das estratgias para satisfazer as exigncias a serem cumpridas para a produo de documentos arquivsticos

Consiste em determinar as estratgias (padres, procedimentos, prticas e ferramentas) que levem ao cumprimento das exigncias para a produo de documentos arquivsticos. O objetivo deste passo avaliar o potencial de cada estratgia em alcanar o resultado desejado e o risco, em caso de falha.

A escolha das estratgias deve levar em conta:

a natureza do rgo ou entidade, incluindo sua misso e histria;

os tipos de atividades desenvolvidas;

a forma como as atividades so conduzidas;

o ambiente tecnolgico existente;

as tendncias tecnolgicas;

a cultura institucional.


lista das estratgias selecionadas para satisfazer as exigncias para produo dos documentos arquivsticos;

documento a ser encaminhado administrao, recomendando a elaborao de um projeto de gesto arquivstica de documentos e relacionando as estratgias a serem adotadas com as devidas justificativas.

f) Projeto do sistema de gesto arquivstica de documentos

Consiste em projetar um sistema de gesto arquivstica de documentos que incorpore as estratgias selecionadas no passo anterior, que atenda s exigncias identificadas e documentadas no passo c e que corrija quaisquer deficincias identificadas no passo d, redesenhando os procedimentos e os sistemas de informao e comunicao existentes e integrando-os ao sistema de gesto arquivstica de documentos.

O projeto de um sistema de gesto arquivstica de documentos visa:

projetar mudanas ou adaptaes para sistemas informatizados, processos e prticas correntes;

determinar como incorporar essas mudanas ou adaptaes para melhorar a gesto dos documentos arquivsticos no rgo ou entidade;

adaptar ou adotar solues tecnolgicas, considerando, o quanto possvel, um plano estratgico de evoluo que vise minimizar os efeitos da obsolescncia tecnolgica.



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Para alcanar esses objetivos o projeto de um sistema de gesto arquivstica de documentos deve incluir:

definio de tarefas, responsabilidades e cronograma;

diagramas representando as arquiteturas e os componentes do sistema;

modelos representando vises diferentes do sistema, tais como: processos, fluxos de dados e entidades de dados;

especificaes detalhadas para construir ou adquirir componentes tecnolgicos como software e hardware, considerando que o sistema deve ser modular, evolutivo e expansvel;

plano de segurana da informao (fsica e lgica) e de contingncia;

metodologia e procedimentos de auditoria;

planos mostrando como o projeto integrar os sistemas e os processos existentes;

previso de treinamento de pessoal;

planos de teste;

plano de implementao do sistema;

detalhamento das revises peridicas do projeto, em conformidade com o plano estratgico de evoluo e com as mudanas na tecnologia e no mercado.

g) Implementao do sistema de gesto arquivstica de documentos

Consiste na execuo do projeto por meio de:

treinamento de pessoal;

introduo do sistema de gesto arquivstica de documentos ou adaptao do j existente;

integrao do sistema de gesto arquivstica de documentos com os procedimentos e os sistemas de informao e comunicao existentes.

A implementao de um sistema de gesto arquivstica de documentos um empreendimento complexo, que deve ser realizado com um mnimo de interrupo das atividades do rgo ou entidade, e que envolve elevada prestao de contas e risco. Tais riscos podem ser minimizados por um planejamento cuidadoso e pela documentao dos processos de implementao.


regulamentao das polticas, diretrizes e procedimentos, por meio de normas e manuais;

material de treinamento;

documentao dos processos de converso e migrao dos sistemas;

relatrios sobre avaliao de desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos.

h) Monitoramento e ajustes

Consiste em recolher, de forma sistemtica, informao sobre o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos.



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O desempenho medido avaliando se os documentos esto sendo produzidos e organizados de acordo com as necessidades do rgo ou entidade e se esto relacionados apropriadamente aos processos dos quais fazem parte.

O objetivo deste passo avaliar o desempenho do sistema, detectar possveis deficincias e fazer os ajustes necessrios.

Este passo envolve:

entrevistas com a administrao, equipe e outros parceiros;

aplicao de questionrios para medir o desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos;

exame da documentao (manuais de procedimentos, material de treinamento) desenvolvida durante a implementao do sistema de gesto arquivstica de documentos;

observao, anlise e auditoria das informaes e dos procedimentos implementados.

O monitoramento garantir o retorno contnuo dos investimentos no programa de gesto arquivstica de documentos, alm de fornecer informao objetiva sobre a capacidade do rgo ou entidade em produzir e gerenciar documentos arquivsticos apropriados, garantindo o armazenamento dos mesmos de maneira segura.

O monitoramento minimizar o grau de exposio a riscos por falha do sistema de gesto arquivstica de documentos. Alm disso, antecipar a identificao de mudanas significativas nas exigncias para a produo e manuteno de documentos arquivsticos, bem como a necessidade de um novo ciclo de desenvolvimento do programa de gesto.


desenvolvimento e aplicao de uma metodologia para avaliar objetivamente o sistema de gesto arquivstica de documentos;

documentao do desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos;

relatrio para a administrao com concluses e recomendaes.

5.3 Suspenso ou extino do SIGAD

Quando um SIGAD suspenso ou extinto, este deve ficar acessvel para consulta e novos documentos no devem ser includos. Quanto aos documentos j inseridos, podero ser removidos de acordo com as diretrizes de destinao ou transferidos para outros sistemas.

O processo de suspenso ou extino de SIGAD deve ser documentado, incluindo planos de converso ou mapeamento dos dados, pois essas informaes detalhadas sero necessrias verificao de autenticidade e manuteno da acessibilidade dos documentos contidos no sistema suspenso ou extinto.



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6 PROCEDIMENTOS E OPERAES TCNICAS DO SISTEMA DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS E CONVENCIONAIS

6.1 Captura

A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivstico por meio das aes de:

registro;

classificao;

indexao;

atribuio de outros metadados;

arquivamento.

Os objetivos da captura so:

identificar o documento como documento arquivstico;

demonstrar a relao orgnica dos documentos.

A captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, quando passar a seguir as rotinas de tramitao e arquivamento. Uma vez capturado, o documento tanto poder ser includo num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado, como ser imediatamente arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou diretrio, no caso de documentos digitais.

Tradicionalmente, nos sistemas de gesto arquivstica de documentos em papel, a captura feita no momento em que o documento registrado, classificado e/ou identificado.

Em um SIGAD o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do sistema e ento capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.

Alm do cdigo de classificao, descritores, nmero de protocolo e nmero de registro, a captura pode prever a introduo de outros metadados tais como: data e hora da criao, da transmisso e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do digitador e do destinatrio, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vrios nveis de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do rgo ou entidade e do seu contexto jurdico-administrativo.

Os metadados so essenciais para identificar o documento arquivstico de um modo inequvoco e mostrar sua relao com os outros documentos.

A captura tem como pr-requisito a definio de:

quais documentos (produzidos e recebidos) sero capturados pelo sistema de gesto arquivstica de documentos;

quem deve ter acesso a esses documentos e em quais nveis;

por quanto tempo sero retidos.

As decises sobre captura e reteno devem ser consideradas no momento da concepo do sistema de gesto arquivstica de documentos. A deciso sobre quais documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem ser mantidos deve



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levar em conta a anlise dos seguintes fatores: legislao vigente, exigncias quanto transparncia e ao exerccio das atividades do rgo ou entidade, bem como grau de risco que correm caso no capturem documentos arquivsticos.

Documentos que exigem captura so aqueles que:

responsabilizam uma organizao ou indivduo por uma ao;

documentam uma obrigao ou responsabilidade;

esto relacionados prestao de contas do rgo ou entidade.

6.1.1 Registro

O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivstico dentro do sistema de gesto arquivstica por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma descrio informativa. Em um SIGAD, essa descrio informativa a atribuio de metadados.

O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gesto arquivstica de documentos, bem como facilitar sua recuperao.

Os documentos podem ser registrados em nveis diferentes dentro de um sistema de gesto arquivstica de documentos, ou seja, alm do nmero identificador atribudo pelo sistema, um documento pode receber tambm um nmero nico de processo/dossi ao qual pertence.

As atividades de protocolo so constitudas pelo conjunto de operaes que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no rgo ou entidade, assegurando sua localizao, recuperao e acesso. Aps o recebimento dos documentos, o servio de protocolo faz o registro, atribuindo nmero e data de entrada, anotando o cdigo de classificao e o assunto e procedendo distribuio do documento nas unidades destinatrias.

Na Administrao Pblica, em determinados casos, documentos formaro processos, os quais devero ser autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres tcnicos, anexos ou ainda instrues para pagamento de despesas. No procedimento de autuao, a unidade protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um nmero nico. Esse nmero formado a partir de parmetros estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e integridade.

Existe legislao especfica para utilizao dos servios de protocolo nas diversas esferas e mbitos da Administrao Pblica, que regulamenta o registro, a autuao e outros procedimentos relativos aos processos e outros documentos oficiais. A legislao pertinente ao rgo ou entidade deve ser seguida pelo programa de gesto arquivstica de documentos.

O registro inclui os seguintes metadados obrigatrios:

nmero identificador atribudo pelo sistema;

data e hora do registro;

ttulo ou descrio abreviada;



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autor 14;

escritor15;

originador16 (endereo eletrnico).

O registro pode incluir informaes descritivas mais detalhadas sobre o documento e sobre outros documentos a ele relacionados, tais como:

data de produo;

data e hora da transmisso e recebimento;

destinatrio (com identificao do cargo);

espcie documental;

classificao de acordo com o cdigo de classificao;

associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem mesma pessoa ou situao;

software e verso sob a qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado;

mscaras de formatao (template) necessrias para apresentar o documento;

restrio de acesso;

descritor;

prazos de guarda.

6.1.2 Classificao

Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos arquivsticos e de selecionar a classe sob a qual sero recuperados. Essa classificao feita a partir de um plano de classificao elaborado pelo rgo ou entidade que poder incluir, ou no, a atribuio de um cdigo aos documentos.

A classificao determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossis) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do rgo ou entidade. Para tanto, deve tomar por base o contedo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao tambm define a organizao fsica dos documentos, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.

Os objetivos da classificao so:

Estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos;

assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo;

14 Nome da pessoa fsica ou jurdica (rgo ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento emitido. 15 Nome da pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e capacidade para elaborar o contedo do documento. 16 Nome da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico no qual o documento gerado ou enviado.



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auxiliar a recuperao de todos os documentos arquivsticos relacionados a uma determinada funo ou atividade;

possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.

A classificao deve se basear no plano de classificao e envolve os seguintes passos:

identificar a ao que o documento registra;

localizar a ao ou atividade no plano de classificao;

comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se apropriada unidade que gerou o documento;

aplicar a classificao ao documento.

6.1.3 Indexao

A indexao a atribuio de termos descrio do documento, utilizando vocabulrio controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o prprio plano de classificao.

A seleo dos termos para indexao normalmente feita com base em:

tipologia documental;

ttulo ou cabealho do documento;

assunto do documento;

datas associadas com as transaes registradas no documento;

nome de clientes, rgos ou entidades envolvidas;

documentao anexada.

O objetivo da indexao ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperao dos documentos, podendo ser feita de forma manual ou automtica.

6.1.4 Atribuio de restrio de acesso

Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislao estabelece diferentes graus a serem atribudos a cada documento.

Os documentos que dizem respeito segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estaro sujeitos s restries de acesso, conforme legislao em vigor.

A atribuio de restries deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de classificao de segurana e sigilo elaborado pelo rgo ou entidade e envolve os seguintes passos:

identificar a ao ou atividade que o documento registra;

identificar a unidade administrativa qual o documento pertence;

verificar a precauo de segurana e o grau de sigilo;



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atribuir o grau de sigilo e as restries de acesso ao documento;

registrar o grau de sigilo e as restries de acesso no sistema de gesto arquivstica de documentos.

6.1.5 Arquivamento

Arquivar a tcnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com o plano de classificao, todos os documentos de um rgo ou entidade, utilizando mtodos adequados de tal forma que fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados.

No sistema de gesto arquivstica de documentos em papel, o documento arquivado quando colocado, juntamente com outros a ele relacionados, dentro de uma pasta ou arquivo que contm um ttulo, ordenados conforme critrios previamente estipulados. Esse agrupamento conecta o documento aos demais documentos sobre o mesmo assunto.

Um sistema de gesto arquivstica de documentos em papel dever controlar os ttulos das pastas. Colocar um documento em uma pasta um processo consciente de determinar a classificao daquele documento e arquiv-lo em uma seqncia pr-definida. Os documentos arquivados na pasta podem ser datados e numerados seqencialmente como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao podem ser controladas por mecanismos pr-definidos.

6.2 Avaliao, Temporalidade e Destinao

A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto arquivstica de documentos, pois permite racionalizar o acmulo dos documentos nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio dos arquivos permanentes.

A avaliao o processo de anlise dos documentos arquivsticos, visando estabelecer prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores primrio e secundrio17 que lhes so atribudos. Os prazos de guarda e as aes de destinao devero estar formalizados na tabela de temporalidade e destinao do rgo ou entidade.

Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento dever ser conservado por tempo maior que o necessrio.

A aplicao dos critrios de avaliao feita com base na teoria das trs idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor probatrio e/ou informativo.

Deve-se evitar a transferncia para os arquivos intermedirios de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliao e seleo nesses arquivos so extremamente onerosas do ponto de vista tcnico e gerencial.

A destinao dos documentos efetivada aps a atividade de seleo, que consiste na separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de

17 Ver item 3 na Introduo.



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eliminao, mediante critrios e tcnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao.

A complexidade e a abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao, que implica no estabelecimento de critrios de valor, requerem a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais do rgo ou entidade, conforme legislao vigente.

O sistema de gesto arquivstica de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve identificar a temporalidade e a destinao prevista para o documento no momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e as aes previstas na tabela de temporalidade e destinao do rgo ou entidade. Essa informao deve ser registrada em um metadado associado ao documento.

O sistema de gesto arquivstica de documentos deve tambm ter capacidade de identificar os documentos que j cumpriram sua temporalidade para implementar a destinao prevista. No caso de um SIGAD, esse sistema dever ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e destinao.

As determinaes sobre a destinao devem ser aplicadas aos documentos de forma sistemtica no curso rotineiro das atividades do rgo ou entidade. Essas mesmas determinaes no podero ser implementadas em documentos que estejam com pendncias, sob litgio ou investigao.

O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever as seguintes aes:

reteno dos documentos, por um determinado perodo, no arquivo corrente do rgo ou entidade que os gerou.

eliminao fsica;

transferncia;

recolhimento para instituio arquivstica pblica.

Eliminao

Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente.

A eliminao deve ser precedida da elaborao de listagem, do edital de cincia de eliminao e do termo de eliminao, segundo a legislao vigente e deve obedecer aos seguintes princpios:

a eliminao dever sempre ser autorizada pela autoridade arquivstica na sua esfera de competncia;

os documentos arquivsticos que estiverem pendentes, sob litgio ou investigao, no podero ser destrudos;

a eliminao dever ser realizada de forma a impossibilitar a recuperao posterior de qualquer informao confidencial contida nos documentos eliminados, como por exemplo dados de identificao pessoal ou assinatura.

todas as cpias dos documentos eliminados, incluindo cpias de segurana e cpias de preservao, independente do s

modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão

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