gestão de projetos (29/04/2015)
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Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 29/04/2015
1° Semestre de 2015
SIN-NA7
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Se preparando para que tudo dê certo...
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Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
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1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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Agora que você já mapeou todas as partes interessadas, é hora de planejar a comunicação!
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Por que a comunicação é importante? O Gerente do Projeto passa a maior parte do
tempo comunicando-se com... ▪ Equipe
▪ Sponsor
▪ Fornecedores
▪ Demais stakeholders
...então é fundamental definir como e quando nos comunicaremos com os stakeholders do projeto
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Qual é o meu público-alvo?
Observar a lista de stakeholders!
O que é necessário comunicar?
Situação do projeto (prazo, custo, etc.)?
Novas entregas?
Cada público com o seu nível de informação!
Qual é a frequência?
Diário? Semanal? Quinzenal?
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Exemplos de ferramentas de comunicação...
Relatório de Status (apresentação ou detalhado)
Site do Projeto
Diário de Bordo
Apresentação Executiva
Situação Financeira do Projeto
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Vocês já possuem eventos de comunicação definidos dentro do Projeto TCC?
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1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...
Quem fará parte da equipe?
Como a equipe do projeto será estruturada? (organograma)
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Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...
Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?
Treinamentos serão necessários?
É necessário contratar alguém?
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Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...
Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?
Treinamentos serão necessários?
É necessário contratar alguém?
Não deixe para pensar nos Recursos Humanos somente quando o projeto
entrar na execução!
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1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
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1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
![Page 21: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/21.jpg)
Primeiro, vamos entender a definição de risco...
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Definição do PMBOK, 5ª edição:
Um evento ou condição incerta que, se ocorrer,
provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto
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O risco envolve...
Incerteza
Impacto
Probabilidade
Oportunidades
Ameaças
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Fonte da imagem “Risco de Afogamento”:
http://www.flickr.com/photos/kiko_fernandes/4148281427/
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Risco...
de atraso
de não atender o escopo
de não cumprir o orçamento
de não ser homologado
de algum membro da equipe sair da empresa
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Risco...
de entregar antes do prazo
de surpreender o cliente com funcionalidades adicionais
de aproveitar uma nova tecnologia que facilitará a implementação de funcionalidades
de empreender com o Projeto TCC
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Premissa São fatores que, para fins de planejamento, são
considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração
Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo
Restrição Limitação ou imposição de limite
Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido
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Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo... ▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.
▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.
Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido... ▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12
▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000
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Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados... A Roberta, especialista em BI, vai participar do
projeto. ▪ Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?
▪ O que faremos se ela sair?
O projeto precisa ser concluído antes de 31/12 ▪ Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?
▪ O que faremos se o projeto atrasar?
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![Page 32: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/32.jpg)
Benchmarking Entrevistas Check-lists Opinião especializada
Consultoria
Brainstorming Lições aprendidas
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Benchmarking Entrevistas Check-lists Opinião especializada
Consultoria
Brainstorming Lições aprendidas
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Tempestade de idéias ou “toró de parpite” Diferenças de pensamentos e experiências
geram novas ideias Compartilhar as ideias, sem filtros Julgamento pode “bloquear” o processo
A avaliação das ideias é feita no final da sessão de brainstorming
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![Page 36: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/36.jpg)
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Base histórica de riscos em outros projetos Reuniões entre equipes
Aprendizado Inter-projetos (http://finito-log.blogspot.com/2004/08/o-aprendizado-inter-projetos.html)
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# Descrição Fonte
001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento
002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente
003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova
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# Descrição FONTE
001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento
002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente
003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova
Importante: Uma única fonte pode
gerar diversos riscos
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![Page 41: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/41.jpg)
Vários riscos serão identificados A análise permite priorizar o foco no
tratamento dos riscos!
Probabilidade: Qual é a chance do risco ocorrer?
Impacto: Qual é o “tamanho” dos danos ou benefícios, caso o risco ocorra?
Probabilidade x Impacto = Prioridade, Criticidade ou Peso do risco
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# Descrição Prob. Imp. Criticidade
001 Entrega fora do prazo 4 5 20
002 Escopo não atendido 3 4 12
003 Não aceitação do sistema pelos clientes
2 3 6
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Estratégia de Resposta e Plano de Ação
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Quando for um risco negativo...
Eliminar: Remover totalmente a ameaça (pode envolver mudanças radicais)
Transferir: Repassar o risco para um terceiro, mas não o elimina (por exemplo: Seguro)
Mitigar: Reduzir o impacto ou a probabilidade
Aceitar: Conheço o risco, sua probabilidade e seu impacto, mas concluí que é melhor “deixar a vida me levar” e atuar somente se o risco ocorrer
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Quando for um risco positivo...
Explorar: Direciono recursos para garantir que a oportunidade se concretize
Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture)
Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade
Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize
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O plano de ação pode ser simples ou complexo, contemplando desde uma única ação até a participação de diversos stakeholders e fornecedores
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O fundamental é que o Gerente de Projeto avalie, considerando a criticidade do risco, quais ações são necessárias para que a estratégia de resposta seja executada
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# Descrição Criticidade
Estratégia de Resposta ao Risco
Plano de Ação
001 Entrega fora do prazo
20 Mitigar O que fazer? Como fazer? Quem fará? Quanto vai custar? Quem será envolvido?
002 Escopo não atendido 12 Mitigar
003 Não aceitação do sistema pelos clientes
6 Aceitar
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![Page 50: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/50.jpg)
![Page 51: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/51.jpg)
![Page 52: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/52.jpg)
![Page 53: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/53.jpg)
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
![Page 54: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/54.jpg)
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
![Page 55: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/55.jpg)
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholders
do projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
![Page 56: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/56.jpg)
Fez tudo direitinho? Então a validação será tranquila...
Bom... O fato é que não depende somente de você...
▪ Sponsor
▪ Estrutura Organizacional
▪ Mapa do poder
Depois é só divulgar os planos para os stakeholders e começar a Execução
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![Page 58: Gestão de Projetos (29/04/2015)](https://reader033.vdocuments.com.br/reader033/viewer/2022042817/55a68fed1a28abda378b45f3/html5/thumbnails/58.jpg)
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
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Etapa crítica do projeto...
A forma como é realizada tem influência direta no sucesso ou fracasso
Deve ser objetiva...
Foco nos documentos e ferramentas que realmente agregam
O Gerente de Projeto direciona...
Mas não faz tudo sozinho
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Plano de Comunicação, Plano de Recursos Humanos e Plano de Riscos do Projeto TCC
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Criem os planos de Comunicação, Recursos Humanos e Riscos do Projeto TCC
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[email protected] www.slideshare.net/alessandroalmeida