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Gestão de Estoques e Prevenção de Perdas. Análise de Desempenho de Pool de Clientes Maio de 2016


CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Este é o primeiro Relatório de Análise de Desempenho de Pool de Clientes, referente ao Serviço de Gestão e Prevenção de Perdas – Realização de Inventários, da Cardinalis Consultoria.

O Trabalho – no modelo atual – iniciou-se em 18 de Maio de 2015. Analisamos, neste Relatório, o primeiro ano de operação, ou seja de 18/05/2015 a 18/05/2016. A proposta desta Análise é avaliar o Progresso do Trabalho, registrando o número de clientes atendidos, a quantidade de eventos de inventários realizados, com quais sistemas de gestão mantemos interface, entre outros.

Além disso, é fundamental comparar o desempenho do pool de clientes atual, colocando alguns números em perspectiva. Esta análise pode fornecer importantes insights sobre o cenário de Gestão de Estoques e Prevenção de Perdas no mercado em que atuamos.

19 de Maio de 2016 Cardinalis Consultoria

Diretoria

12 53 502

Meses de Atuação no Modelo Atual

Eventos de Inventário Realizados

Diferentes Clientes atendidos

493 Postos de Combustíveis

Drogarias 2 Varejos Diversos 7

ANO 1 – Maio/15 – Maio/16

13 Sistemas diferentes com interface

3 Anos de experiência


53 Diferentes Clientes atendidos 502 Eventos de Inventário

Realizados # CLIENTES Contagens Realizadas1 Abastecedora de Combustíveis Porto Alegre LTDA 162 Auto Posto Brazuka Ltda 83 Drogaria Bordini 24 Mule Bule Freeway 75 Nonemacher Brasil 36 Pégasus 27 Penedo Avenida Ipiranga 158 Posto Alicar II 249 Posto Alicar Tinga 210 Posto Buda Primavera 111 Posto Caminho do Gol 312 Posto Caminho Verde 1313 Posto Carboni 614 Posto Carlos Barbosa 915 Posto Cavalhada 216 Posto Center 617 Posto Coronel Massot 1018 Posto da Juca 719 Posto Diário de Notícias 1620 Posto EMC 221 Posto Farinas 622 Posto Garagem Belém 2423 Posto Garagem Lindóia 1424 Posto Glória 225 Posto Hípica 826 Posto Jardim do Sol 1227 Posto Lagos de Ipanema 2228 Posto Lombra Grande 1

29 Posto Nonemacher Canoas 1230 Posto Nonemacher iguatemi 1931 Posto Otten (Alvoradão) 2032 Posto Paris 233 Posto Petrovin 134 Posto Pflug 135 Posto Pflug Promax 136 Posto Pit Stop 1037 Posto Planalto 1438 Posto Plfug 139 Posto Shopping (Penedo Iguatemi) 1040 Posto Shopping de Passo Fundo 241 Posto Tigrão 1242 Posto Treviso Ltda. 343 Posto Vitória 844 Rede Phoenix - Posto Shell João Correa 1445 Rede Phoenix (Cachoeirinha) 2446 Rede Phoenix (Gravataí) 1247 Rede Phoenix (Porto Seco) 1848 Rede Phoenix (Sapucaia) 2249 Rede Phoenix (Sinos) 1850 Rede Podium (Cristovao) 751 Rede Podium (Dakar) 1452 Rede Podium (Dom Pedro) 753 Rede Podium (Farrapos) 7

TOTAL 502


Sistemas diferentes com interface

Este primeiro ciclo marcou uma forte penetração no segmento de Postos de Combustíveis, realizando inventários em Lojas de Conveniência e Unidades de Troca de Óleo (juntamente com os itens assessórios de Pista).

Importante: Vale frisar, evidentemente, que o serviço não mede estoques de combustíveis. Dos 502 Eventos de Inventário realizados, 310 foram em Lojas de Conveniência, 180 em Unidades de Troca de Óleo e 12 deles foi considerando os estoques de Loja e Troca de Óleo como um único, em virtude de limitação dos sistemas de gestão dos clientes.

Os 9 demais eventos foram realizados em outros Varejos, diferentes de Posto de Combustíveis, como forma de piloto em novos segmentos. Com isso, pudemos comprovar que o método, a tecnologia e a estrutura da Operação está perfeitamente capacitada para servir a diferentes segmentos de mercado.

13

Unidades (mix) Contagens RealizadasLoja 310Loja + Oleo 12Oleo 180

TOTAL 502

# SISTEMAS Contagens Realizadas1 Autosystem 362 BitBar 73 Compusys 34 DataBoff 25 Microsffer 316 REZENDE SISTEMAS 87 Sistema webseller - LINX 858 Softplus 19 TKE 5

10 Tries 211 Wesa 10912 Wincash 21213 Wincash/ Status VIP 1

TOTAL 502


OS PRIMEIROS EVENTOS – IMPRESSÕES GERAIS

Quando um Varejo passa muito tempo sem realizar o Inventário Físico completo, seu estoque sistêmico tende a apresentar um saldo bastante distorcido da realidade quando comparado com o estoque físico.

Isto acontece em decorrência dos inúmeros eventos de movimentação de estoque que acontecem no plano físico e não são refletidos no plano sistêmico, seja por má gestão ou mesmo má fé. Alguns exemplos:

§  Venda de Mercadoria sem registro no PDV;

§  Troca de Mercadoria por parte do cliente, sem o cancelamento da venda do item devolvido e o registro da venda do novo item;

§  Transferência de mercadorias para outras filiais sem a baixa na filial de origem e a entrada na filial de destino;

§  Perdas não identificadas, como Consumo Interno; Furtos, Roubos, etc.

§  Troca de mercadorias junto à fornecedores sem dar baixa no sistema de gestão da mercadoria devolvida e sem dar entrada na mercadoria bonificada;

§  A não baixa de produtos perdidos por Desperdício e Quebra (por validade ou física); etc.

Ao longo destes 12 meses, ao realizar os primeiros Eventos de Inventário nos diversos clientes, nos deparamos com os seguintes resultados:

UNIVERSO: Postos de Combustíveis LOJAS DE CONVENIÊNCIA

A partir do 3o evento em todos os Clientes foi possível gerar um resultado numérico para as Perdas, oferecendo um panorama realista de análise e inicio do trabalho de Gestão.

1o Evento de InventárioLoja de

ConveniênciaUniverso de Lojas 46

Foi possível gerar resultado de Perdas 24Não foi possível gerar resultado de Perdas 22

Percentual 47,8%

2o Evento de InventárioLoja de

ConveniênciaUniverso de Lojas 36

Foi possível gerar resultado de Perdas 31Não foi possível gerar resultado de Perdas 5

Percentual 13,9%


OS PRIMEIROS EVENTOS – IMPRESSÕES GERAIS

O Fato de não ser possível gerar resultado de Perdas retrata o tamanho das inconsistências sistêmicas apresentada pelos Varejos retratados na amostra. Em uma parte representativa dos casos, o sistema foi muito mal nutrido com lançamentos de Notas Fiscais erradas, ou mesmo encontrava-se com o Cadastro de Produtos absolutamente desatualizado, não refletindo o mix atual trabalhado pela Unidade. Muitos produtos eram vendidos por códigos rápidos (ou códigos livres), e outros tantos eram comercializados no código de outros produtos semelhantes, por não haver código específico para os mesmos. Em situações como esta, as PERDAS e as SOBRAS apresentaram números altíssimos, da ordem de centenas de milhares de reais, revelando um total descontrole dos estoques. Um fato alarmante foi que, em alguns casos, aquilo que impossibilitou a geração de um relatório com o valor da Perda (seja a preço de venda, seja a preço de custo) foi a simples inexistência desta opção no sistema de Gestão do Varejo. Isso mostra a pouca (ou nenhuma) importância que determinados fornecedores de Sistema de Gestão davam ao assunto Gestão de Estoques e Controle de Perdas. Possivelmente, motivados pelo pouco interesse de seus próprios clientes – Operadores de Postos de Serviços. De todas as situações, aquela que mais inspira preocupação é a gestão dos estoques das Unidades de Troca de Óleo. Em 55,6% dos casos não se foi possível gerar um relatório de Perdas após a 1ª contagem de estoques, revelando o baixíssimo nível de controle dos mesmos.

UNIVERSO: Postos de Combustíveis UNIDADES DE TROCA DE ÓLEO

A partir do 3o evento em todos os Clientes foi possível gerar um resultado numérico para as Perdas, oferecendo um panorama realista de análise e inicio do trabalho de Gestão.

Ao longo destes 12 meses, ao realizar os primeiros Eventos de Inventário nos diversos clientes, nos deparamos com os seguintes resultados:

1o Evento de Inventário Troca de Óleo

Universo de Unidades de Troca de Óleo 27Foi possível gerar resultado de Perdas 12

Não foi possível gerar resultado de Perdas 15Percentual 55,6%

2o Evento de Inventário Troca de Óleo

Universo de Unidades de Troca de Óleo 23Foi possível gerar resultado de Perdas 21

Não foi possível gerar resultado de Perdas 2Percentual 8,7%


PROGRESSÃO DE RESULTADOS

Conforme exposto no início do trabalho, neste período houve um foco intenso nos Postos de Combustíveis, tanto na Loja de Conveniência quanto nas Unidades de Troca de Óleo. Portanto, só há massa crítica de dados para que se analise a progressão de resultados destes Varejos.

Assim sendo, a seguir consta um Evolutivo dos números gerais de resultados do universo de Lojas de Conveniência e Trocas de Óleo.

Algumas considerações se fazem necessárias:

§  Em cada cliente, a periodicidade entre os eventos de contagem de Inventários é aproximadamente de 1 mês. Entretanto, houve casos que que as contagens foram realizadas em um intervalo menor ou maior de dias, por conta de acertos de agenda, finais de semana, etc. Por conta disto, para uniformizar a análise, os números foram trabalhados para que reproduzissem a perda média mensal - ou seja, no intervalo de 30 dias, permitindo, assim, a comparação de resultados de diferentes Clientes.

UNIVERSO: Postos de Combustíveis LOJAS DE CONVENIÊNCIA e UNIDADES DE TROCA DE ÓLEO

§  O Universo de clientes diminui ao longo da evolução dos eventos por que nem todos iniciaram o trabalho ao mesmo tempo. Logo, como comparamos por Evento de Contagem e não por data de execução, existe uma concentração maior de clientes que realizaram os primeiros eventos.

§  Conforme também já exposto anteriormente, nos primeiros eventos de contagem é comum não ser possível gerar resultado de perdas. Por conta disso, nas tabelas há duas linhas:

§  A primeira mostra todo o Universo de clientes; §  A 2ª, traz as Lojas em que se gerou resultado.

§  Foram consideradas na Análise a seguir os resultados que seguem a seguinte metodologia: resultados isolados de Loja e Troca de Óleo* e resultados a preço de Venda. Sistemas que geraram relatórios a preço de custo foram desconsiderados.

* Houve casos em que o sistema apenas fornecia os dados de estoque da Loja e da Troca de Óleo somados, como o sistema Microsffer.


PROGRESSÃO DE RESULTADOS – LOJAS DE CONVENIÊNCIA

* Conforme posto anteriormente, em parte dos inventários realizados a inconsistência era tamanha entre Saldos de Estoques Físicos e Saldos Sistêmicos que foi impossível gerar um relatório fidedigno de Perdas. Em todos os casos, após contatos com as softwares houses responsáveis pelo sistema, ou mesmo após acertos procedimentais do dia a dia do cliente, evoluiu-se a ponto de obter-se números factíveis.

1o 2o 3o 4o 5o 6o 7o 8o 9o 10o 11o 12o

Universo 46 36 33 32 31 30 24 18 15 11 7 4

Lojas com Resultado* 24 31 32 32 31 28 23 18 15 11 7 4

é Maior Perda 285.991,94R$ 30.580,48R$ 24.977,01R$ 24.743,79R$ 22.848,59R$ 39.652,09R$ 20.929,57R$ 19.658,16R$ 16.304,40R$ 15.169,45R$ 16.630,55R$ 25.302,89R$

n Perda Média 36.134,01R$ 8.711,07R$ 7.868,55R$ 8.524,22R$ 8.003,09R$ 9.470,60R$ 6.887,43R$ 7.433,02R$ 6.063,23R$ 6.280,31R$ 8.590,64R$ 12.521,74R$

ê Menor Perda 2.407,36R$ 1.114,00R$ 388,32R$ 821,21R$ 1.501,09R$ 595,50R$ 1.368,28R$ 819,30R$ 1.105,30R$ 782,58R$ 2.645,06R$ 6.866,75R$

1o 2o 3o 4o 5o 6o 7o 8o 9o 10o 11o 12o

Universo 46 36 33 32 31 30 24 18 15 11 7 4

Lojas com Resultado* 24 31 32 32 31 28 23 18 15 11 7 4

é Maior Perda 359,0% 43,5% 30,7% 62,7% 22,7% 45,2% 20,1% 26,4% 14,0% 8,2% 7,3% 11,7%

n Perda Média 44,7% 11,4% 9,0% 9,4% 9,1% 8,8% 5,7% 6,9% 5,5% 4,1% 5,2% 7,1%

ê Menor Perda 4,1% 2,9% 1,2% 0,9% 1,7% 1,9% 1,3% 1,3% 1,1% 0,9% 2,2% 4,2%

LOJA

DE C

ONVE

NIÊN

CIA

LOJA

DE C

ONVE

NIÊN

CIA

Valores Brutos em R$

Valores Percentuais

Evento

Evento


PROGRESSÃO DE RESULTADOS – LOJAS DE CONVENIÊNCIA

359,0%

43,5%

30,7%

62,7%

22,7%

45,2%

20,1% 26,4%

14,0% 8,2% 7,3%

11,7%

44,7%

11,4% 9,0% 9,4% 9,1% 8,8% 5,7% 6,9% 5,5%

4,1% 5,2% 7,1%

4,1% 2,9% 1,2% 0,9% 1,7% 1,9% 1,3% 1,3% 1,1% 0,9% 2,2% 4,2% 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

1o 2o 3o 4o 5o 6o 7o 8o 9o 10o 11o 12o

Evento ⎡ Maior Perda ν Perda Média ⎢ Menor Perda

1o 2o 3o 4o 5o 6o 7o 8o 9o 10o 11o 12o

Universo 27 23 19 19 18 18 13 12 10 7 3 2

Unidades com Resultado* 12 21 19 19 18 17 13 12 10 7 3 2

é Maior Perda 98.930,93R$ 12.098,14R$ 10.216,61R$ 9.089,76R$ 15.105,05R$ 15.669,27R$ 4.428,00R$ 11.736,54R$ 3.083,18R$ 8.224,37R$ 4.126,98R$ 2.097,12R$

n Perda Média 22.895,25R$ 2.596,13R$ 2.463,91R$ 2.685,06R$ 2.430,03R$ 2.946,11R$ 2.211,21R$ 2.977,93R$ 1.099,88R$ 2.405,74R$ 2.257,80R$ 1.322,19R$

ê Menor Perda 956,90R$ 478,00R$ 206,42R$ 77,28R$ 147,58R$ 91,03R$ 193,63R$ 17,06R$ -R$ 261,21R$ 567,52R$ 547,26R$

1o 2o 3o 4o 5o 6o 7o 8o 9o 10o 11o 12o

Universo 27 23 19 19 18 18 13 12 10 7 3 2

Unidades com Resultado* 12 21 19 19 18 17 13 12 10 7 3 2

é Maior Perda 435,6% 234,0% 29,2% 52,2% 38,4% 36,6% 37,9% 46,7% 13,1% 16,4% 14,8% 4,6%

n Perda Média 105,2% 25,7% 10,8% 13,1% 11,6% 11,3% 8,3% 11,0% 4,8% 6,9% 6,8% 3,0%

ê Menor Perda 3,2% 1,9% 3,6% 0,6% 1,5% 0,4% 0,6% 0,1% 0,0% 1,3% 1,6% 1,4%

TROC

A DE

ÓLE

O E

ASSE

SSÓR

IOS

DE P

ISTA

TROC

A DE

ÓLE

O E

ASSE

SSÓR

IOS

DE P

ISTA Valores Percentuais

Valores Brutos em R$Evento

Evento


PROGRESSÃO DE RESULTADOS – UNIDADES DE TROCA DE ÓLEO

* Conforme posto anteriormente, em parte dos inventários realizados a inconsistência era tamanha entre Saldos de Estoques Físicos e Saldos Sistêmicos que foi impossível gerar um relatório fidedigno de Perdas. Em todos os casos, após contatos com as softwares houses responsáveis pelo sistema, ou mesmo após acertos procedimentais do dia a dia do cliente, evoluiu-se a ponto de obter-se números factíveis.


PROGRESSÃO DE RESULTADOS – UNIDADES DE TROCA DE ÓLEO

435,6%

29,2%

52,2%

38,4% 36,6% 37,9% 46,7%

13,1% 16,4% 14,8% 4,6%

105,2%

25,7%

10,8% 13,1% 11,6% 11,3% 8,3% 11,0% 4,8% 6,9% 6,8% 3,0% 3,2% 1,9%

3,6% 0,6% 1,5% 0,4% 0,6% 0,1% 0,0% 1,3% 1,6% 1,4% 0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

1o 2o 3o 4o 5o 6o 7o 8o 9o 10o 11o 12o

Evento ⎡ Maior Perda ν Perda Média ⎢ Menor Perda


ANÁLISE DE ESTOQUES UNIVERSO: Postos de Combustíveis

No Varejo, normalmente, o Estoque representa cerca de 70% - 80% dos ativos financeiros de uma operação. Isto significa que o estoque é o maior “dreno” do dinheiro do Empresário Varejista.

Esta situação é inerente ao negócio varejista que, no fundo, consiste em comprar bens e revendê-los.

Portanto, faz sentido que a saúde do negócio esteja diretamente ligada à forma como o empresário gerencia o seu Estoque.

A impressão que tiramos deste primeiro ano de atividade é que os empresários Revendedores de Postos de Combustíveis operam em um nível baixíssimo de Gestão de Varejo e, consequentemente, administram seus estoques – e o capital investido nos mesmos – de forma amadora, prejudicando a performance de seus negócios como um todo.

A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE ESTOQUES

De forma bem simples, O Estoque nada mais é do que bens que um varejista comprou mas não vendeu ainda. Estoques crescentes podem ser um mau sinal.

Estoques altos podem sinalizar fraca demanda, levando a queda nas vendas. Por outro lado, mesmo que as vendas estejam crescendo, se os estoques estão aumentando ainda mais rapidamente, existe um problema. Produtos que ficam por vender (ou seja, não giram) ocupam espaço físico – quer seja nas prateleiras ou no depósito. E isto impede que novas mercadorias tenham espaço. Sejam os mesmos SKUs com datas de validade mais longas, ou um novo sortimento de mercadorias no mix, que correspondam melhor ao momento do varejo.

Além, é claro, da enorme possibilidade de ocorrerem as temidas PERDAS. Ou seja, os produtos parados em estoque estão sujeitos a todo tipo de ameaça – desde vencimento por validade, quebra física, furto ou consumo indevido, etc.

O Gerenciamento de Estoque é uma atividade para a qual é necessário muita habilidade. Ter um estoque insuficiente para atender a demanda é um problema. Porém, ter um estoque muito grande é, definitivamente, um grande fardo, que ONERA O FÔLEGO DO NEGÓCIO, ou seja, o CAPITAL DE GIRO.

“Estoque é como um carro zero.

A partir do momento em que você o compra, vale menos a

cada minuto”.


ANÁLISE DE ESTOQUES

Universo de eventos de inventário em que os resultados foram consistentes e factíveis, excluindo-se, portanto, todos os eventos em que houve distorção de informação devido a NFs lançadas erradas e outras variáveis.

UNIVERSO: Postos de Combustíveis

150 Eventos de Inventário realizados em Unidades de Troca de Óleo

ESTOQUE MÉDIO = 5,6 meses de venda.

PIOR RESULTADO = 26 meses de venda.

MELHOR RESULTADO = 1 mês de venda.

250 Eventos de Inventário realizados em Lojas de Conveniência

ESTOQUE MÉDIO = 1 mês de venda.

PIOR RESULTADO = 5 meses de venda.

MELHOR RESULTADO = 10 dias de venda.

TROCAS DE ÓLEO LOJAS DE CONVENIÊNCIA

éê

éê

* *

*

Analisando-se, portanto, os valores de estoques encontrados a cada evento de Inventário, no universo de clientes Postos de Combustíveis (Lojas de Conveniência e Trocas de Óleo), percebe-se o quanto tais empresários investem MAL seu capital, mantendo níveis de estoques absolutamente desproporcionais às vendas.


Obrigado!

Estamos à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas.

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gestão de estoques e prevenção de...

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