Prof. Josemar Henrique de MeloAula 4

Gestão de Documentos I

Gestão Documental

• Desenvolvimento da História da Arquivologia:– Revolução Francesa:• Princípio de Procedência ou proveniência (1848 – Natalis

de Wailly)• “Agregar documentos por fundos, isto é reunir todos os tí-

tulos provenientes de um corpo de um estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos”• Integridade externa dos acervos no que concerne a separa-

ção de diferentes conjuntos documentais.

Gestão Documental• Desenvolvimento da História da Arquivologia:– Princípio da ordem interna ou da ordem original: (1898

- Manual dos Arquivistas Holandeses)• “O sistema de organização dos documentos deve basear-se

na organização primitiva do fundo de arquivo que corres-ponde em linha gerais a organização da administração donde é proveniente.”

• A ideia de um documento de arquivo apenas quando ingressa nas instituições de arquivo.

• A eliminação, quando ocorria, não era da responsabilidade do arquivista. Guarda de documentos considerados históricos.

Gestão Documental• Até início do século XX

predominava a Arquivís-tica ligada a história.– Desenvolvimento da His-

tória positivista e sua entrada nos arquivos e começando a organizar de acordo com suas neces-sidade de pesquisa.

– Desenvolvimento de algumas técnicas utiliza-das na Arquivística tendo como base também a biblioteconomia .

• As instituições arquivísti-cas desafiadas a alterar seu prfil, rompendo com a função exclusiva de guarda e acesso à docu-mentos históricos.

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• Diferenciava, de país para país os graus de inter-venção dos arquivos nas instituições produtora de documentos.

• Primeiras discussões:– Hillary Jenkinson:• Os documentos de arquivos são apenas os de suporte pa-

pel;• Preocupado com os arquivo históricos e na necessidade de

prestar serviços arquivísticos à produção históriográfica;• Ser arquivista é produzir soluções políticas e técnicas para

preservação da história.• A eliminação é um trabalho da administração e não do ar-

quivista

Gestão documental• No período entre guerras

outra preocupação passa a caracterizar a arquivís-tica: A Avaliação documental

• Complexificação do Esta-do e aumento exponen-cial da produção de do-cumentos.

• Cada país trata de enca-rar o tema:– Inglaterra Public Record

Office Act (1877);– Alemanha estabeleci-

mento de 3 parâmetros: idade conteúdo e posição hierárquica da entidade produ-tora.

– Teorização sobre os valor dos documentos.

Gestão Documental

• A ‘Explosão documental’ amplia os problemas:– Pessoal, equipamentos,

edifícios;– Caráter pragmático: satu-

ração dos depósitos de ar-quivo s‘históricos’;

– Fazer avaliações e elimina-ções dos documentos

Gestão Documental• Desenvolvimento no EUA

da Administração Científica:– Aplicação de métodos cientí-

ficos à administração para garantir a consecução de seus objetivos com a máxima pro-dução e o menor custo;

– Eficiência: capacidade de obter melhores resultados com menores recursos;

– Eficácia: fazer o que é preciso para se atingir os objetivos. (Fazer a coisa certa da forma certa)

– Produtividade

• Criação de comissões para avaliar as formas de produ-ção, tramitação e armaze-namento dos documentos = subsídios para a gestão dcumental.– Comissão Hoover(1950):

situação crítica de docu-mentos (Federal Record Act)

– Comissão Federal sobre o Fluxo de papéis(1970): ex-cesso de formulários e infor-mação dispersa.

(Paperwork Reduction act)

Gestão Documental• Record Management program forma a base para a

gestão de documentos nos EUA1. Conceito de ciclo de vida;2. Programa de ação continuada;3. Controle da gestão;4. Especialização de quem a praticava

• Controle da produção documental, a racionali-zação das eliminações e conservação econômica e concentrada dos documentos de guarda inter-mediária; difusão de manuais de procedimentos. (Indolfo, 2007)

Gestão Documental• Na Arquivística o primeiro profissional a fazer re-

ferência ao ciclo vital dos documentos foi Philip C. Brooks:– “(...) reconhecia a necessidade dos arquivistas desvi-

arem sua atenção dos usos acadêmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida.(Indolfo, 2007)”

– Neste ambiente Theodore Schellenberg (1950) desen-ve uma teorização própria sobre o valor do documen-to: • Valor primário – para entidade produtora • Valor secundário – para a investigação (valor de prova e de

informação)

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• Valores de Prova:– Organização e funcionamento da instituição;– História da instituição (origem, desenvolvimento e

encer-ramento);– Usos históricos;

• Valor de informação:– Unicidade: a informação não pode ser encontrada em

outras fontes;– Forma: concentração de informação nos documentos;– Importância: deve ser julgado depois dos critérios de

uni-cidade e forma.

Gestão Documental

• Record Management e Teoria das 3 Idades– Criação americana traduzida como Gestão Docu-

mental: visa a intervenção da administração Arqui-vística logo na primeira idade dos documentos, na fase de produção e tramitação.

– A gestão documental afirma-se como uma nova área distinta da Arquivística e com estrito vínculo com a administração.

– Record management x Archivist = criação de profissionais separados e atuações separadas

• Base para criação da Teoria das 3 Idades.

Gestão Documental

• Pré-arquivagem:– Designar o tratamento dados aos documentos

durante o período de tempo entre sua retirada dos serviços produtores e sua incorporação aos arqui-vos ‘históricos’.

– O sentido terminológico esta superado na Arquivís-tica nacional, tendo em vista a entrada da teoria das Três Idades.

• Teoria das 3 Idades:– Atividades inerentes ao arquivistas nas 3 fases de

vida do arquivo:Corrente Intermediária Permanente

Gestão Documental• Obs.:– Não se pode falar de gestão documental como con-

ceito único e de aplicação universal, mas de diversida-de que se produziram com as práticas em diferentes países.

– “Nenhum modelo é exportável tal qual fora no seu próprio contexto” (Duchein, 1993)

Gestão DocumentalConceitos:

• Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Dicionário Brasileiro de Arquivologia/Lei 8.159)

• Domínio da gestão adminis-trativa geral com vista a asse-gurar a economia e eficácia das operações desde a cria-ção, manutenção e utilização final dos documentos (RAMP – UNESCO).

• Todas as funções e processos que se aplicam aos documen-tos ao longo de sua vida para garantir sua produção, auten-ticidade, integridade, conser-vação, fiabilidade e sua dispo-nibilidade. (Herrerra, 2011)

• Implementação de um con-junto de medidas que visam a racinalização na constituição, avaliação, aquisição, organiza-ção, conservação e comunica-ção dos arquivos (Dicionário de terminologia Arquivística, Lisboa)

Gestão Documental• Conceitos:– Conjunto de medidas e rotinas visando a racionaliza-

ção e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos. (Dicionário de Termi-nologia Arquivística, 2010)

– Área da administração geral que procura alcançar economia e eficiência na criação, manutenção, uso e eliminação de documentos. (Dictionary of archival Terminology – CIA)

– Controle sistemático e administrativo dos documen-tos durante o ciclo de vida de forma que assegure eficiência e economia na sua criação, uso, manuseio, controle, manutenção e destinação. (Pearces-Moses, 2005)

Gestão Documental

• ISO 15.489– Primeira norma internacional tipo ISO que trata

dos processos que garantem um sistemático con-trole da produção, uso, manutenção e eliminação de documentos.