gestão informatizada de documentos - powerpoint

8/11/2019 Gesto Informatizada de Documentos - PowerPoint

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Formadora: Ana Dourado

Carga horria: 50 horas

Novembro 2013

Gesto Informatizada de Documentos


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Contedo Programtico

Bases de Dados

Excel

Access

PDF

Digitalizao


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ExcelAmbiente de trabalho separadores (frisos);Boto Office diferentes comandos e barras deferramentasOperaes com folhas de clculo criar, abrir, gravar,

fechar e visualizar documentos;Introduo de dados numricos, textos, data/hora,frmulas e formatao de clulas;Clculos operadores bsicos e com funes (soma e soautomtica, mdia, mximo e mnimo, se)Excel como base de dadosGrficos barras e circular

Impresso cuidados


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Access

Ambiente de trabalho separadores (frisos);Boto Office diferentes comandos e barras deferramentasOperaes bsicas abrir existente, criar atravs demodelo, criar base de dados vazia;Criar tabelas propriedades dos camposChaves em tabelas

Relaes entre tabelasConsultasFormulrios

Relatrios


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Avaliao

Assiduidade

Pontualidade

Participao

Fichas de trabalhoFicha de avaliao final (Excel e Access)


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Outros assuntos Horrio da formao 14h s 17h30 com 35 min de intervalo

Sugesto:

Incio 14h (tolerncia 10 min.)Pausa 15h45 at 16h05 (20 min)

Fim 17h15

Emails dos formandos

Meu contacto: [email protected]

Bom trabalho!


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Office Excel 2007


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Office Excel 2007 uma folha de clculo que permite:

Criar, abrir, fechar e guardar ficheiros em disco, pen ou noutro spara posterior utilizao;Copiar, cortar, localizar e substituir dados;

Configurar folhas, inserir cabealhos e rodaps e v-las na globaantes de as imprimir;Inserir clulas, linhas, colunas e folhas; Verificar a ortografia e erros dos dados;Ordenar, filtrar, validar e agrupar dados;Efetuar clculos matemticos e trigonomtricos, lgicos, estatstfinanceiros, com data e horas e sobre bases de dados;Criar grficos, que facilitam a anlise de dados;Etc.


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Ambiente de trabalho


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Barra de Estado

A barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida comoBarrade Estado, uma vez que exibe algumas informaes sobre o estado dodocumento e do programa.


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O cursor do Rato O cursor do rato pode apresentar vrias formas, de acordo com a taexecutar.


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Separadores ou frisos

H sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador,

pode ser ativado a partir das opes de personalizao e que se d

a pessoas que criem macros (conjunto de instrues complexas) c

Excel.

Os frisosBase, Inserir e Esquema de Pgina so os trs primeiros

da esquerda para a direita, e os frisosRever, Ver e Programador so

os trs ltimos. As alteraes, necessrias para as funcionaliespecficas de cada programa, surgem no frisoFrmulas e Dados.

A exibio de cada friso pode ser alternada manualmente, com

clique do rato sobre o separador respetivo.


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Base

Este o separador que surge no friso quando criamos um documnovo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramrelacionados comformatao bsica:

tipo de letra,

alinhamento, estilos, cor, formato de nmeros (data, moeda, ),

etc.


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Inserir

Separador referente aos comandos de insero de: tabelas,

imagens, grficos, hiperligaes, etc.


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Esquema de Pgina

Contm comandos relacionados com a formatao do documento,incluindo margens, dimenses da folha, espaamento, etc.


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Frmulas

Este separador agrupa comandos e funes relativos s funes e s fr

do Excel.


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Dados

H um separador especfico para usar bases de dados no Excel,

funcionalidade muito interessante do programa que frequenteme

descurada.


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Rever

Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um

separador especfico, onde esto tambm agrupados os comandos de corr

ortogrfica e gesto de comentrios e alteraes.


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Ver

O ltimo separador predefinido, chama-seVer e agrupa as funcionalidadesrelativas visualizao do documento.


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Programador

Um separador adicional pode ser ativado a partir do menu de

configurao, e agrupa funcionalidades relacionadas com a criao e gesmacros(conjunto de instrues complexas).


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Funcionalidades do frisoEst dividido em seces que agrupam funcionalidades semelhanforma lgica, para facilitar o seu acesso.Cada uma destas seces tem um nome, inscrito numa barra, nbase. Nalguns casos, do lado direito dessa barra existe uma pequenque podes ser clicada de forma a expandir a funcionalidade.


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Boto do Office


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Boto do Office

As trs primeiras opes (Novo, Abrir eGuardar) e a ltima (Fechar) so diretas; a

restantes, que tm uma pequena seta

(tringulo) frente, tm subopes.


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Barra de Ferramentas deAcesso Rpido

A predefinio inclui trs cones, mas que pode ser personalizadmais alguns. Os cones predefinidos (assinalados com so trs

( Guardar, Anular e Refazer ).

Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos umde outros comandos que podemos colocar nesse espao. Aqui v

colocar a opoPr-visualizar, que ser visualizada com o cone de

documento com uma lupa.


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Barras de ferramentasflutuantes

Surgem no texto sempre que necessitamos realizar determina

funes, nomeadamente no mbito da formatao. Contudo, pouco teis no Excel, pois esta no uma aplicao vocacion

para texto, mas sim para nmeros.


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Operaes comfolhas de clculo


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Criar um novo documento Ao iniciar o programa, este cria desde logo um documento novo, vazio.

A predefinio quando se cria um documento novo de um Livro cofolhas de clculo Folha1, Folha2 e Folha3.

Se j tem o Excel aberto e pretende criar um novo documento, quer j

aberto um ou no, clique noboto do Officee escolhaNovo. A predefinio um documento em branco, mas pode escolher dedezenas de modelos alguns foram instalados juntamente com o Excel.

Para abrir um documento que j tenha sido criado, clique noboto do Office,clique em Abrir e procure-o atravs da caixa de dilogo standard.

Procure o documento pretendido e faa duplo clique sobre o cone representa.


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Gravar um documento

Para guardar um documento, clique noboto do Officee escolhaGuardar ou

pressione simultaneamente as teclasCtrl+G.

O Comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco,

formato e com o nome que j lhe atribuiu.

Se a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, sur

dilogo de gravao mais completo, igual ao que surgiria caso escolhe

opo Guardar Como e que lhe permite escolher o formato do fichei

gravar, bem como o local no disco onde o pretende colocar.

Escolha a localizao e o formato, (caso no queira guardar no fo

predefinido.xlsx). Para finalizar, clique emOK .


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O Excel como base de dados

O Excel pode ser usado para acriao de bases de dadossimples, que facilitam a listagem e ordenao dos da

introduzidos.

No necessria qualquer preparao especial para cria

listagem deste tipo. Limitmo-nos a usar uma linha

colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1, MoraCdigo Postal e Localidade, neste exemplo mas podem ser

quaisquer outros) e por baixo, os elementos respetivos.


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Funo Soma A funoSOMA, soma todos os nmeros que selecionamos com

argumentos. Cada argumento pode ser um intervalo, uma referde clula, uma frmula ou o resultado de outra funo. Por exemSOMA(A1:A5) soma todos os nmeros contidos nas clulas de A1 A5. Um outro exemplo:SOMA(A1; A3; A5) soma os nmeroscontidos nas clulas A1, A3 e A5.

F S


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Como a funoSOMA a mais usada no Excel, existem atalhos direque permitem automatizar ainda mais o processo de realizasomatrios.

1. Comece por selecionar o frisoFrmulas.2. Depois selecione o grupo de clulas que pretende somar.3. Agora clique emSoma Automtica

4. O valor da soma apresentado na clula imediatamente abaixo do selecionado.

Funo Soma


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Referncias Fixas e Relativas

Como padro, o EXCEL copia as frmulas ajustando-relativamente sua posio de origem. Porm, em muit

casos, necessrio realizar a cpia de frmulas que fa

referncias a clulas especficas e que no podem ter su

referncias ajustadas pois causaro erros nas frmulas.

O Excel permite "travar" as referncias a uma determinada clulde forma que, mesmo sendo copiada para outras localidades,

frmula sempre far meno clula original.


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O endereo de uma clula uma referncia sua localizao dentabela. Como padro, as referncias a clulas que so criadas cformatoletra + nmero so consideradasreferncias relativas.

Alm de uma referncia do tipo relativa, que permite a sua altedurante a cpia, o Excel permite criar referncias absolutas (fixmistas.

Uma referncia absoluta no muda nem a linha nem a coluna dclula especificada.

Umareferncia mistapode fixar apenas a linha ou coluna da clpermitindo o seu ajuste parcial.



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Para fixar uma linha ou coluna de uma referncia de clula, de

especificado o smbolo cifro ( $ ) imediatamenteantes da letra, se o

usurio desejarfixar a referncia coluna, ou antes do nmero, se

quiserfixar a linha. Veja os exemplos possveis de combinaes.

$D$4 - Fixa a Linha e a Coluna

$D4 - Fixa apenas a Coluna, permitindo a variao da LinhaD$4 - Fixa apenas a Linha, permitindo a variao da Coluna

D4 - No fixa Linha nem Coluna



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Exerccio 2Crie na sua na folha de clculo 1 a seguinte tabela:

F Mdi F S


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Funo Mdia Funo Se eFormatao Condicional

F Mdi F S


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Clula F2 -Nota final - funo mdia: =MDIA(C3:E3)

Esta funo faz exatamente o que o nome sugere, ou seja, umdia aritmtica simples dos valores constantes nas clulas indic

como argumento (soma dos valores das clulas dividido pelo nm

de clulas com valores).

F Mdi F S


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Clula G2 -Situao:1 parte - funo SE: =SE(F4>=9,5;"Aprovado";"Reprovado") A funo SE uma funo lgica, quer isto dizer que necessita de condiseu clculo est assim condicionado existncia dessas condies.

A regra de SE :=SE(condio; valor se a condio for verdadeira; valor de a cond

for falsa)Ou

=SE(condio; ento; seno)

Condio : a regra que pretende ser respeitada. Ex:se a clula F4 for maiorou igual a 9,5Valor de verdadeiro : se a condio for verdadeira vai aparecer Aprovado;

Valor se for falso : se a condio for falsa vai aparecer Reprovado.

F no Mdia F no Se e


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A formatao condicional altera a aparncia de uma clula com base numa condio.Asregras de clulas permitem aplicar uma determinada formataa um conjunto de clulas cujo contedo satisfaa uma condio ou

critrio de comparao.

Para definir asregras de clulas devemos:Selecionar as clulas onde se encontram os valores a formatar.

No separadorBase , grupoestilo , escolhemosformataocondicional e selecionamosrealar regras de clulas .Aqui surgem vrios critrios:maior que ; menor que , entre ; iguala;

Neste caso vai ser utilizado o operador de comparaoigual a :


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Funes Mximo e Mnimo


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A funoMXIMO encontra o nmero mais alto num intervalo

nmeros e a funoMNIMO encontra o nmero mais baixo numintervalo.

Para encontrar o valor mais alto num intervalo, clique na clula e

quer que aparea o resultado e, em seguida, no separadorBase, nasecoEdio, clique na seta que aparece no boto ( Soma) e, em

seguida, clique emMximona lista, depois primaENTER .

Para encontrar o valor mais baixo no intervalo, poder clica

Mnimona lista e premirENTER .

A frmula =MNIMO( Num1:Num2 ) aparecer na barra de frmu

Funes Mximo e Mnimo


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E i 4


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E i 4


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Crie na sua na folha de clculo 2 a seguinte tabela:

Exerccio 4

G fi


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Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas prim verses a capacidade de gerar grficos a partir de valores introd

numa folha de clculo.Bastaselecionar as clulas com os valores pretendidose clicar no cone referente ao tipo de grfico pretendido.

Grficos

O grfico surge dimediato, dentro dprpria folha dclculo que contm o valores que lhe deraorigem.

G fi Ci l


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Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valorepretendemos visualizar. Por exemplo, se o que temos apenasumasrie de nmeros que contribuem para um valor total, o grficomais adequado dotipo circular. O resultado, tal como no grfico dbarras, dado na mesma folha de clculo.

Grficos Circulares

Dica: Os grficos (exceto no caso em que sejam exportados como uma immantm a sua ligao aos dados que os geraram. Isso significa que pode alterarna folha de Excel e ver o grfico refletir de imediato essas alteraes.


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Office Access 2007

Office Access 2007


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Office Access 2007O Microsoft Access 2007 um programa poderoso de gesto de

utilizado para classificar e organizar importantes informaes dprecisa todos os dias. Com uma base de dados, podem manipu

grandes quantidades de informao e tratar essa mesma informa

Assim, se o formando/aluno possuir uma grande coleo de vi

selos, porta-chaves, calendrios, pacotes de acarpode, com ajuda do

Access 2007, organizar essas colees e mais facilmente encont

mesmas a informao que deseja de forma rpida e eficaz.

Conceitos bsicos


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Conceitos bsicos

O Microsoft Office Access 2007 organiza as informa

emTabelas.

UmaTabela apenas um dos vrios tipos de objetos (

designao do Access) que voc pode criar. Existem outipos de objetos que se podem criar na base de da

Access so asConsultas, Formulrios eRelatrios.

Conceitos bsicos


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Conceitos bsicos

TABELA um conjunto de dados dispostos em nmero finito

colunas (oucampos ) e nmero ilimitado de linhas (ouregistos );

1. Registo ou linha2. Campo ou coluna

Conceitos bsicos


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Conceitos bsicos

CONSULTAS so usadas para encontrar e recuperar apenas os daque atendem as condies especificadas pelo utilizador. usada visualizar, modificar e analisar dados de diferentes formas;

FORMULRIO serve para visualizar, introduzir e modificar cfacilidade os dados diretamente numa tabela. o elementocomunicao entre o banco de dados e o utilizador;

RELATRIO uma forma eficiente para mostrar os seus dados nformato impresso.

Ambiente de trabalho Access


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Ambiente de trabalho Access

Ambiente de trabalho


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Ambiente de trabalho1. Barra de Titulo Fornece o nome da aplicao e o nome da bade dados aberta (se aplicvel)2. Categoria de modelo Opes que permitem aceder a modelos estruturados com base em determinadas reas de atividades.3. Nova Base de Dados em Branco Permite criar uma base dedados de raiz, se recurso a qualquer modelo.

4. Modelos Online Apresentados Opes que permitem aceder amodelos j estruturados, baseados em determinadas reas de ativdisponveis no Microsoft Access Online. O acesso a estas oprequer uma ligao ativa Internet.5. Office Online Opes que permitem aceder a vrios recursdisponveis no Microsoft Access Online. O acesso a estas oprequer uma ligao ativa Internet.6. Abrir Base de Dados Recente Esta rea mostra as bases dedados previamente gravadas e permite aceder-lhes diretamenterecurso a menus.

Criar uma nova base de dados


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Clicamos emBase de Dadosem Branco.Depois devemos escolher a pasta onde guardar o documene dar onome ao ficheiroe clicar

emCriar.



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Criar uma nova base de dados A sua base de dados foi criada, mas, por predefinio, o Access desativa

opes. Para poder usar a base de dados em pleno, clique no botoOpes.Selecione a opo Ativar este contedo.Clique no botoOK

Comear a trabalhar


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Comear a trabalhar Os Frisos:

Criar Tabela


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Criar Tabela

Como o nome indica, a vista de estrutura a formade visualizar um objeto para oestruturar (criar,editar, ) e ser uma das vistas privilegiadas pcriador da base de dados.

Em oposio, temos a vista de dados que maisorientada ao utilizador final da base de daddestina-se a introduzir ou visualizar os dados qufazer parte da base de dados.

Vista de estrutura


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Vista de estrutura

Criar Tabela


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Criar Tabela

Vamos dar neste exemplo o nomeCLIENTE .Neste momento voc j se encontra na vista de estrutura de tabela

que s tem de criar (definir) os seus campos e suas propriedades.

Criar Campos


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No Access no basta indicar onome dos campos, necessrio indica

tambmo tipo de dados que cada campo vai conter. Isto porqidentificar os campos com um tipo de dados vai permitir ex

operaes especficas desse tipo de dados.

Est-se a construir uma tabela para registar dados de clientes o

pretende registar vrios tipos de informao: o nome, morada, te

etc.

Criar Campos

Tipo de dados


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Tipo de dadosNo Access 2007, existem vrios tipos de dados que so associados a colunas de

garantir que o contedo inserido de forma consistente e no formato correto. Texto Letras e nmeros com um mximo de 255 caracteresMemo Letras e nmeros com um mximo de 65 536 caracteres

Nmero Valores numricos inteiros ou fracionriosData/ Hora Datas e horas

Moeda Quantias monetriasNumerao Automtica

Nmero sequencial ou aleatrio atribudo automaticamente Access

Sim/ No Valor Sim/ No, Ativar/ Desativar ou Verdadeiro/ Falso

Objeto OLEFicheiro ligado ou incorporado numa tabela (imagens,

documentos, etc.)Hiperligao

Ligao que abre um ficheiro, localizao num ficheirendereo na Web

Anexo Ficheiro ligado a uma tabela (imagens, sons, documentos, et Assistente de

pesquisaLista de valores derivados de uma coluna, tabela ou coexistente ou de uma lista introduzida diretamente

Definir Propriedades


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Definir Propriedades Para cada campo de uma tabela possvel tambm de propriedades. Por exemplo, pode-se definir que valores so permitpara um determinado campo, para que o Access proba todos os oe, desta forma, criar uma base de dados menos propensa introduerros por parte do utilizador. Por exemplo as seguintes propriedadcampo Sexo que foram alteradas:

Algumas Propriedades que


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g p qpodem ser alteradas

Em Tamanho do campo, podemos estipular um tamanho mximo caracteres que podem ser introduzidos num registo. Isto poder spara reduzir o tamanho final da sua base de dados.

Em Valor predefinido voc pode escolher um valor j predefinsempre que um utilizador introduz um novo cliente na tabela. Sexemplo, 90% dos seus clientes fossem do sexoMasculino, entopoder querer poupar trabalho ao funcionrio que vai introduz

registos, colocando, por pr-definio, este valor no campoSexo donovo cliente a inserir. O funcionrio s ter de corrigir este valor p10% dos clientes que no obedecem a esta condio.



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g p qpodem ser alteradas Em Regra de Validao poder impor que o funcionrio esteja limia um conjunto finito de valores para preencher o campo. Neste cquer evitar que o funcionrio escreva palavras comoHomem, ou M ou faa um erro ortogrfico (ex:Fiminino) ento poder indicar a Access quais os valores que so aceites pelo sistema. o que se p

caso do exemplo deSexo, visto anteriormente.



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Em Texto de validao poder definir uma mensagem, a ser dada Access ao funcionrio, quando este comete um erro de preench(isto , quando este no coloca um valorpermitido, como definido npropriedadeRegra de validao )

Em Necessrio poder impor que o campo de preenchimentoobrigatrio (Sim ) ou de preenchimento no obrigatrio (No ). Estaindicaoobriga que o campo seja preenchido. Se isso no acontece

ir surgir uma mensagem de erro.



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A propriedadePermitir comprimento zero aplica-se a tipos de dadosTexto,Memo e Hiperligao. A sua funo diferenciar um campo que npreenchido e um que, intencionalmente, no tem qualquer contedo.Para permitir que um campo seja intencionalmente deixado em branco, a opoSim na propriedadePermitir comprimento zero.

possvel que os dados que pretendemos inserir numa tabela j presentes numa outra. Se quisermos introduzir um campo para Cdignuma tabela de Distribuidores, por exemplo, poder ser til irmos businformao a uma tabela de Cdigos Postais, onde estes dados jassociados s respetivas localidades.Para ter acesso a uma outra tabela num campo de introduo de dadcampo deve ser definido comoCampo de Pesquisa.

Formatao


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O formato define a forma como o contedo de um determinado campoapresentado. O Access tem formatos predefinidos para dados dos Data/Hora , Textos e Sim/No . Independentemente do tipo de campo,possvel utilizar os smbolos abaixo indicados para a sua formatao:

Smbolo Funo

! Alinha o contedo do campo esquerdatexto Mostra o texto do campo entre aspas

(espao) Introduz um espao em branco

\ Mostra o carcter seguinte exatamente como foi inserido

* Substitui todos os espaos em branco pelo carcteindicado a seguir ao *

[cor] Mostra o contedo do campo na cor escolhida

Formatao


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As instrues de formatao limitam-se a alterar a forma como os dad

visualizados e no altera a sua integridade.Em campos de texto, podem usar-se os seguintes smbolos:

Smbolo Funo@ Obriga a inserir um caractere ou um espao< Coloca todas as letras em minsculas> Coloca todas as letras em maisculas& Indica caractere no obrigatrio

Mscara de Introduo


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As mscaras de introduo caracterizam-se por modelos predefinid

a insero de dados. So utilizados quando se pretende aplitamanho e/ou formato.

Este o botoCompilar ,ao clicarmos nele surge caixa de dilogo doassistente de mscarade introduo

Assistente de Mscara


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de Introduo Selecione amscara que pretendeaplicar. Introduza algum texto de exemplo

apenas para verificar que o resultad

ser o previsto.

Clique sobre o botoSeguinte.

Escolha se deseja que os dadossejam guardados com ou sem

mscara. Clique sobre o botoConcluir.


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Exerccio 1

Chave Primria


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O Access obriga a que todas as tabelas tenham pelo menos um camp

permite identificarunivocamente um eapenas um registo.O campo que satisfaa este requisito constitui achave primria da tabela. Aocriarmos um campo Cdigo para um Distribuidor e ao definirmos esse como chave primria, estamos a tornar esse distribuidor nico para a b

dados.Para definir uma chave primria:1. Selecione a linha correspondente ao campo que pretende transformchave primria.2. Clique com o boto direito do rato numa das linhas selecionadas e esopoChave Primria.


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Exerccio 2

Relao entre Tabelas


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Para relacionar uma tabela com outra, precisamos apenas quea chave

primria de uma esteja presente como chave externa na outra.

Relacionar tabelas pode ser muito til, no sentido em que tor

possvel, por exemplo:

- saber a Localidade de um Distribuidor, mesmo sendo a Localida

campo da tabela Cdigos Postais;

-saber o Preo Unitrio de um artigo numa tabela de Faturas, m

sendo o Preo Unitrio um campo da tabela Artigos.

Relao entre Tabelas


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Todos os relacionamentos entre tabelas devem ser feitosantes da

insero de dados, no s para evitar erros na consistncia

informao, mas tambm para no haver falhas na articulao dos

Criar relao entre tabelas


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1. Clique no botoRelaes no frisoFerramentas da Base de Dados.

2. Escolha a tabela a relacionar e clique em Adicionar.3. Repita o segundo passo at que todas as tabelas pretendidas eselecionadas.4. Clique sobre o botoFechar.

Nota: Todos os relacionamentos entre tabelasdevem ser feitos antes da insero de dados, nos para evitar erros na consistncia dainformao, mas tambm para no haver falhasna articulao dos dados.

Resultado final


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Relao entre Tabelas


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Repare que a ligao deUm-para-muitos (1 - ), isto significa neste cas

que o mesmo cdigo postal, pode estar presente em vrios distribuidores

Resumindo: Na tabela Cdigos Postais, cada cdigo postal s pode e

uma vez Na tabela Distribuidores, os cdigos postais podem repetir-se

que pode haver mais do que um distribuidor na mesma rea. Chama-se

tipo de relacionamento umarelao de um-para-muitos.

Quando criada umarelao entre duas tabelas, importante garantir a

consistncia dos dados em ambas as tabelas. Desta forma, quando se

seleciona a opoImpor integridade referencial, h duas outras que ficamativas e que tambm podem ser importantes.

Relao entre Tabelas


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Se eliminarmos um cdigo postal da tabela Cdigos Postais, todos os rda tabela Distribuidores em que esse cdigo postal esteja presente

igualmente eliminados.

Sempre que um valor alterado na chave primria duma tabela, o Access atualizos dados da chave externa duma outra tabela relacionadSe, por exemplo, alterarmoum cdigo postal na tabelCdigos Postais, o mesmocdigo postal serautomaticamente alterado n

campo Cdigo Postal databela Distribuidores.

Resultado final


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Consultas


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Uma consulta um processo das bases de dados do Access que pmostrar a informao de uma tabela e relacion-la com os dados conuma outra, mediante determinados critrios.

Criar uma consulta com o assistente:

1. Clique sobre o cone Assistente de Consultas no frisoCriar.2. Selecione Assistente de Consultas Simples e clique no botoOK .3. Clique sobre a lista para selecionar uma tabela ou uma consulta j exi 4. Selecione um campo, e use osbotes.5. Clique sobreSeguinte.6. Escolha a opoDetalhe (mostra todos os campos para cada registo)7. Clique emSeguinte.8. Atribua umnome consulta9. Selecione a opo pretendida.

10. Clique sobre o botoConcluir

Consultas


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A tabela que mostrada abaixo o local onde ser construda a consulta

A primeira linhacorresponde aos campos a incluir;

A segunda linha mostra a tabela de onde est a ser extrado o campo.

Para incluir todos os campos de uma tabela nuconsulta, faa duplo clique sobre oasterisco (*)da caixa que mostra a tabela.

Para remover um campo de uma consuselecione a coluna onde se encontra e pressioteclaDel.

Para incluir campos de mais do que uma tanuma consulta, essencial que as tabelas estligadas entre si pelo menos por uma relao.

Consultas


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As consultas so uma poderosa ferramenta para filtrar informao de um

de dados. Para complementar as consultas, necessrio usarcritrios deseleo de informao que podem variar consoante o objetivo a atingir n

consulta.

Definir critrios

A especificao de critrios numa consulta permite que s sejam visu

alguns dos registos includos. Por exemplo, podemos, a dados momento

interesse em ver os distribuidores correspondentes a um determinado

postal.

Consultas


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Para definir critrios numa consulta:

1. Clique na clulaCritrio correspondente ao campo que pretende aplic

um critrio.

2. Introduza o critrio pretendido.

3. Clique emExecutar no FrisoEstrutura.

Apenas sero visualizados os registos que correspondem ao critrio inse

Consultas


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Consultas


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possvel incluir numa consulta colunas que retornem o resultado de c

Estas colunas so designadas por campos calculados, pois advm do resde uma expresso e no de dados armazenados numa tabela.

1. Na linhaCampo, posicione o cursor na coluna onde pretende obter u

valor calculado.

2. Clique sobre o coneConstrutor no frisoEstrutura para construir a

expresso ou escreva diretamente no campo.

3. Construa a expresso que ir devolver um valor calculado.

Consultas


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Consultas


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Operadores

< Menor

< = Menor ou igual

< > Diferente

= Igual

> Maior

> = Maior ou igual

Consultas com parmetros


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possvel criar consultas em que o utilizador especifica os valores queutilizados como critrio.

1. Na linha Critrio, escreva, entre parnteses retos [ ], o texto ou valopedido ao utilizador.2. Clique emExecutar no frisoEstrutura.3. Insira o valor a ser utilizado como critrio de consulta.

Ir obter como resultado uma listagem de todos os registos que se enquadentro do seu critrio de pesquisa.


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Exerccio 4

Formulrios


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Os formulrios so os ecrs feitos medida das necessidades debase de dados e que servem, como o nome pretende ind

formas/formulrios onde o utilizador dessa base de dados p

introduzir, alterar e consultar informao.

A forma mais rpida e simples de criar um formulrio atrav Assistente de formulrios, no separadorCriar.

Formulrios


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Para criar formulrios clique no coneMais formulrios, no friso

Criar, seguido de Assistente de formulrios.

Formulrios


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.2. Clique sobre a lista da reaTabelas/Consultas para selecionar a tabela o

consulta em que o formulrio ser aplicado.3. Selecione os campos que pretende tornar visveis no formulrio.

4. Clique sobre o botoSeguinte.

5. Selecione o esquema que pretende usar no seu formulrio.

6. Clique emSeguinte

7. Escolha o aspeto visual que pretende para o formulrio.

8. Clique emSeguinte.

9. Introduza umnome que pretende dar ao formulrio.

10. Clique emConcluir para ver o resultado final.

Formulrios


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De seguida podemos ainda alterar, personalizando, o formulrio, atrav vista de estrutura.

Alterar formulrios


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Para alterar um formulrio, deve usar a Vista Estrutura. Em seguida, podeinserir ou eliminar campos, alterar a cor do fundo ou substituir caixas

outras opes.Mover campos: clique sobre o campo que pretende mover e, quandcursor assumir a forma de quatro setas, arraste-o para a nova localizaNota: Repare que, quando arrasta uma caixa de texto, esta leva con

etiqueta. Se quiser arrastar o campo, posicione o cursor em cima do castanho no canto superior esquerdo da caixa de texto.Eliminar campos: clique sobre o campo e prima a teclaDel. Alterar a cor das letras: selecione o(s) campo(s), carregue no boto dirdo rato e escolha a cor na opoCor do tipo de letra/Primeiro plano. Alterar a cor de fundo dos campos: esta opo permite mudar a cor dfundo do formulrio. Coloque o cursor numa zona do formulrio, semnenhum objeto esteja selecionado, e clique com o boto direito do

Escolha a opoCor de fundo/Preenchimento.

Formulrios - controlos


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Para editar o formulrio medida, tem-se um conjunto de ferram

denominadas controlos.

Alguns destes controlos so bastante teis, pois podem acrescent

formulrio certas operaes/comandos que o assistente, por si s, no

Alguns destes controlos tm, eles prprios, um assistente que ajuda o c

da base de dados aprogramar o seu fim no formulrio.



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Um exemplo: suponha que se quer inserir no formulrio um boto

permita o utilizador da BD ir para o registo anterior. Para isso: Comece por ver se o boto indicado em (1) se encontra a

(Assistente deControlo) . Clique ento no controlo Boto (2) edesenhe -o no formulrio.



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Escolha, a categoriaNavegao entre registos e a aoIr para o

registo anterior.Siga os restantes passos do assistente at chegar ao botoConcluir. Tem

agora no formulrio um boto que permite ao utilizador da BD executa

operao.

Formulrios - controlosM i l


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Mais controlos:



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Podemos inserir botes no formulrio para mais facilmente executarmo

diferentes operaes, tais como adicionar novo registo, ir para o primeiregisto, ir para o registo anterior, ir para o registo seguinte, ir para o lt

registo, imprimir, guardar, eliminar, etc

Para tal temos que ter o Assistente de Controlo ativo e clicar na ferramenta

Boto.



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Ir abrir uma caixa de dilogo onde teremos que escolher a opo que

preferirmos.



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Depois pode optar por no boto surgirtexto ou imagem

E clica emConcluir.



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Resultado em vista de formulrio

Formulrios Imagens


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Para inserir umaimagem num registo:Com o boto direito do rato, em cima do espao da fotografia

Escolhe a opoInserir objecto

Formulrios Imagens


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De seguida a opo Criar a partir de ficheiro e procura na pasta a imaque necessita para o seu registo.

Formulrios Imagens


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Quando no surge a imagem, mas apenas o cone da imagem , isso aco

porque o Access no reconhece os ficheiros JPEG e GIF.

Deve converta as imagens GIF ou JPEG em arquivos .bmp. Embora

arquivos BMP em geral sejam maiores do que os arquivos GIF ou J

eles podem ajudar a reduzir o tamanho do banco de dados, pois o Ac

no cria arquivos .dib adicionais para dar suporte a eles.

Relatrios


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Os relatrios permitem visualizar os dados de uma forma eficaz e sug

no formato impresso. A diferena entre os formulrios e os relatrios que estes ltimos

permitem a introduo, modificao ou eliminao de dados na bas

dados. Permitem, no entanto, agregar dados de modo a obter tosubtotais e sumrios dos dados listados.

Estrutura de Relatrios


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1. Cabealho do Relatrio:Seco no obrigatria. Se exisaparece apenas uma vez corresponde a um ttulo para relatrio.

2. Cabealho da pgina: Secono obrigatria. Se existir, aparuma vez em cada pgina.

3.Detalhes: Seco obrigatria. Corresponde ao corpo principal dos dad4. Rodap da pgina: Seco no obrigatria. Se existir aparece no funcada pgina.5.Rodap do relatrio: Seco no obrigatria. Se existir, aparece uma vfinal do relatrio.

Criar Relatrios


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1. Clique no cone Assistente de relatrios, no frisoCriar.

2. Clique na lista presente nreaTabelas /Consultas paraselecionar a(s) tabela(s) a inclno relatrio.

3. Para cada tabela ou consultindique os campos a incluir nrelatrio.4. Clique sobre o botoSeguinte.

Criar Relatrios5 Escolha ocampo pretende usar para agrupar os dados


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5. Escolha ocampo pretende usar para agrupar os dados.6. Clique sobre o botoSeguinte

7. Clique sobre aslistas de ordenao para indicar os campos pelos qupretende ordenar o relatrio.8. Clique sobre o botoSeguinte

9. Selecione oesquema

pretendido e aorientao

da folha.11. Clique sobre o botoSeguinte12. Selecione umestilo13. Clique sobreSeguinte14. Atribua umnome ao relatrio15. SelecionePr-Visualizar o relatrio para executar o relatrio depoisconcludo.

16 Clique sobreConcluir

Visualizar Relatrios


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Imprimir Relatrios


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1. Abra o relatrio que pretende imprimir2. Aceda ao menu doOffice e selecione a opoImprimir, seguida deImprimir.


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Exerccio 5

gestão informatizada de documentos - powerpoint

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