gerenciamento de comunicaçoes
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Gerenciamento de comunicação de uma festa infantil Programação convidados, planejamento de anterior, durante e pós festa.TRANSCRIPT
UNIVERSIDADE DE UBERABA
Aluno: Marcelo Vandemberg Barbosa Borges
Matricula: 6104118
Disciplina: Gerenciamento das Comunicações
Professora: Andressa de Aguiar de Oliveira
PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÃO DE UMA FESTA
INFANTIL
UBERLÂNDIA - MG
MAIO 2015
ÍNDICE
1.INTRODUÇÃO...............................................................................................3
2.DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS
COMUNICAÇÕES.............................................................................................3
3.EVENTOS DE COMUNICAÇÃO....................................................................4
4.PLANILHA DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÕES DO EVENTO....7
5.AMBIENTE DE DISTRIBUIÇÃO DA INFORMAÇÃO....................................8
6.EAP DO EVENTO........................................................................................15
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...............................................................16
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1. INTRODUÇÃO
De acordo com (Rezende, 2010), Gerenciar comunicação em projetos é um
processo tão importante quanto qualquer outro processo nas empresas. Os gerentes
gastam a maior parte do seu tempo com comunicação ou com problemas
decorrentes deste nos projetos. Reconhecer a comunicação como um processo,
conhecendo seus elementos, formas de comunicação e partes envolvidas, é o
primeiro passo para implantação de um sistema de gestão eficiente. Um projeto
pode gerar conhecimento na empresa se as informações e dados gerados forem
tratadas de forma eficiente profissional e o conhecimento gerado pode vir a ser um
diferencial no mercado, quando se torna um ativo que pode ser utilizado pela
empresa na gestão de outros projetos.
2. DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS
COMUNICAÇÕES
O Gerenciamento das Comunicações será realizado através dos
seguintes meios:
o Publicações, documentos e comentários no sitio do Projeto, disponível
em: http://festa-infantil5.webnode.com/
o Correio eletrônico, na impossibilidade de acesso ao Blog, através do
endereço: [email protected]
o Documentos impressos
Todas as publicações e comentários inseridos no sitio serão
automaticamente encaminhados aos membros da equipe através do
endereço http://festa-infantil5.webnode.com/.
Os documentos gerados deverão ser encaminhados à área de
Comunicações para controle, versionamento e publicação no Blog do Projeto,
sob o marcador “Documentos”.
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3. EVENTOS DE COMUNICAÇÃO
O projeto terá os seguintes eventos de comunicação
1. Reunião de “Kick Off”
a. Objetivo – Iniciar formalmente o projeto, apresentando informações
quanto ao seu objetivo, prazos, custos, escopo e primeiros dados
levantados.
b. Responsável –
1. Fulana de Tal (mãe) – Gerente do Projeto
c. Envolvidos –
Fulana de Tal (mãe)
Fulano de Tal (pai)
d. Data e Horário – 12/05/2015 – 00:29.
e. Local – Casa – Avenida da Rua.
2. Reuniões Quinzenais
a. Objetivo – Trazer à equipe as realizações de cada área, resolução de
problemas e planejamento dos próximos passos.
b. Responsáveis –
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- Fulana de Tal (mãe)
- Fulano de Tal (pai)
c. Envolvidos – Toda a equipe
d. Data e Horário – sexta-feira, 22hs.
e. Local – Casa – Avenida da Rua.
f. Outros – O fator “tempo” é importante e haverá a possibilidade dessa
reunião ser pouco conclusiva.
3. Blog do Projeto
a. Objetivo – Centralizar e distribuir as informações do projeto para todos
os membros da equipe e todos convidados para o evento.
b. Responsável –
1. Fulano de Tal– (Pai);
c. Envolvidos – Toda a equipe do projeto.
d. Data e Horário – 24 horas por dia.
e. Duração – até a data do evento.
o Local – http://festa-infantil5.webnode.com/
f. Observações –
1. Todos os convidados receberam convite para utilizar o
Blog/Sitio. Caso algum convidado não tenha recebido o
convite, a área de Comunicações deverá ser notificada
para envio de novo convite. Aqueles que não se
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adicionarem ao Blog/Sitio em até 5 dias após o envio do
convite deverão apresentar justificativa à mãe.
4. E-mail
a. Objetivo – Utilizar o correio eletrônico como aliado na distribuição de
informações do projeto, envio de convites e confimarção de presença
no evento.
b. Responsável –
1. Fulano de Tal– (Pai);
c. Envolvidos – Toda a equipe do projeto.
d. Data e Horário – 24 horas por dia.
e. Duração – até a data do evento.
f. Local – [email protected]
5. Convite
a. Objetivo – Utilizar o INVITEBOX para gerenciar a quantidade de
convidados que confirmarão a presença do evento.
b. Responsável –
1. Fulano de Tal– (Pai);
c. Envolvidos – Toda a equipe do projeto.
d. Data e Horário – 24 horas por dia.
e. Duração – até dois dias antes do evento.
f. Local – www.invitebox.com.br
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4. PLANILHA DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAÇÕES DO EVENTO
Plano de Gerenciamento de Comunicação Festa
Parte interessadaAssunto a
Ser TratadoMétodologia Frequência Ação Esperada Responsável
Aniversariante/ Pais
Escorpo,
Cronograma e
Orçamento do
Evento
Reunião de
Família/
Telefonema/
De Acordo
com a
Necessidade
dos
Envolvidos
Organização do
EventoPais
Familiares Próximos
CONVITE
Correio/
Telefonema/
Confirmaçao de
Presença
2 Semanas
Antes do
Evento
Recebimento do
Convite e
Confirmação da
Presença
Pais/Familia
Familiares de
Outras Localidades
Correio/
Telefonema/
Confirmaçao de
Presença
4 Semanas
Antes do
Evento
Recebimento do
Convite e
Confirmação da
Presença
Pais/Familia
Amigos Convidados
Correio/
Telefonema/
Confirmaçao de
Presença
4 Semanas
Antes do
Evento
Recebimento do
Convite e
Confirmação da
Presença
Pais/Familia
Empresa
Responsável para
Gerenciar as
Responsabilidades
Durante o Evento
Quantitativos
Telefonema/
Email Pessoal
do Gerente do
Projeto
Durante o
Evento
Organização para
não haver falta de
mão de obra e
Alimentos Durante
a Festa
Pais
Fornecedor
Convites
Escorpo do
Contrato 1
Reunião de
Família/
Telefonema/
2 Semanas
Antes do
Evento
Atendimento dos
Requisitos e
Cumprimento do
Contrato
Pais
Fornecedor BebidasEscorpo do
Contrato 2
Reunião de
Família/
Telefonema/
2 Semanas
Antes do
Evento
Atendimento dos
Requisitos e
Cumprimento do
Contrato
Pais
Fornecedor BufferEscorpo do
Contrato 3
Reunião de
Família/
Telefonema/
2 Semanas
Antes do
Evento
Atendimento dos
Requisitos e
Cumprimento do
Pais
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Email Contrato
Fornecedor Salão
de Festas
Escorpo do
Contrato 4
Reunião de
Família/
Telefonema/
2 Semanas
Antes do
Evento
Atendimento dos
Requisitos e
Cumprimento do
Contrato
Pais
5. AMBIENTE DE DISTRIBUIÇÃO DA INFORMAÇÃO
O Ambiente de Distribuição da Informação será o sitio disponível no endereço
http://festa-infantil5.webnode.com/. E o sitio invitebox para a geração dos convites
eletrônicos.
A ferramenta utilizada é o Blogger (http://www.webnode.com). É um editor de
blogs gratuito que pode ser usado das seguintes maneiras:
1. Uso direto no site http://www.webnode.com. Essa é a opção adotada
para projeto da festa infantil.
2. Manutenção de domínio pelo webnode – É possível usar o webnode para
hospedar uma página cujo domínio foi reservado nos órgãos competentes.
Esta opção reúne as características dos itens anteriores, mas é a mais
cara de todas.
As Figuras 1, 2 e 3 que se seguem ilustram o ambiente do sitio para o
evento.
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Figura 1 - Página de Entrada do Evento.
Fonte: Autor
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Figura 2 - Notícias Sobre o Evento.
Fonte: Autor
Figura 3 - Informações Sobre o Local do Evento.
Fonte: Autor.
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Já o invitebox será responsável pela geração dos convites eletrônicos, bem
como o gerenciamento da quantidade de convidados no evento.
As Figuras 4 e 5 a seguir ilustram o de gerenciamento dos convites
eletrônicos do Invitebox.
Figura 4 - Ambiente de Criação dos Convites.
Fonte: Autor
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Figura 5 - Gereciamento dos Convidados.
Fonte: Autor
As Figuras 6 e 7 que se seguem demostram o recebimento do convite pelo
convidado, onde o convidado é levado a confirmar sua presença no evento e se irá
levar outra pessoa.
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Figura 6 - Convite Recebido Pelo Convidado.
Fonte: Autor
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Figura 7 - Abertura do Convite e Confirmação de Presença.
Fonte: Autor
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6. EAP DO EVENTO
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FESTA INFANTIL
GERENCIAME
NTO DO
PROJETO DA FESTA
PREPARAÇÃO DO EVENTO
REUNIÃO PARA
SELEÇÃO DO
TEMA DA
FESTA
LISTA DE
CONVIDADOS
DEFINIÇÃO LIMITE
DE ORÇAMEN
TO
CONTRATAÇÃO DE MATERIAI
S E SERVIÇOS
CONTRATAÇÃO DA EMPRESA
PARA ADMINST
RAR A FESTA
DIVULGAÇÃO DO EVENTO
ENTREGA/ENVIO
DOS CONVITES
DIVULGAÇÃO NO SITIO
FESTA
LOCAL
SALÃO ILUMINAÇÃO
DECORAÇÃO
BUFFET MÚSICA SERVIÇOS DE APOIO
FOTOGRAFIA
FILMAGEM
SEGURANÇA
TRANSPORTE
REPOSIÇÃO DE
MATERI
AL
FINALIZAÇÃO DO EVENTO
PAGAMENTO DE CONTAS
CARTÕES DE
AGRADECIMENT
O
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Rezende, R. M. (Setembro de 2010). Gestão de Projetos. Acesso em 12 de Maio de 2015, disponível em Techoje: http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/647
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