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Gerenciamento das Comunicações em Projetos

Parte 09

Gerenciamento de Projetos Espaciais – CSE-301Docente: Petrônio Noronha de Souza

Curso: Engenharia e Tecnologia Espaciais

Concentração: Engenharia e Gerenciamento de Sistemas Espaciais3º Período de 2009

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Tópicos – Parte 09

• Introdução

• Processos de gerenciamento das Comunicações

• Planejamento das Comunicações

• Distribuição das informações

• Relatórios de desempenho

• Gerenciar as partes interessadas

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Introdução

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Definições

• O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.

• Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas.

• Os gerentes de projetos podem gastar um tempo excessivo na comunicação com a equipe do projeto, partes interessadas, cliente e patrocinador.

• Todos os envolvidos no projeto devem entender como as comunicações afetam o projeto como um todo.

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Processos de gerenciamento das Comunicações

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Processos de gerenciamento das Comunicações

• Planejamento das comunicações: determinação das necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto.

• Distribuição das informações: colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado.

• Relatório de desempenho: coleta e distribuição das informações sobre o desempenho. Isso inclui o relatório de andamento, medição do progresso e previsão.

• Gerenciar as partes interessadas: gerenciamento das comunicações para satisfazer aos requisitos das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas.

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Gerenciamento das Comunicações

(Cont.)

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Gerenciamento das Comunicações (cont.)(Cont.)

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Fluxograma de processos de gerenciamento das Comunicações

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Habilidades de comunicação

• As habilidades de comunicação não são as mesmas das comunicações de gerenciamento de projetos, mas estão relacionadas a elas.

• A arte da comunicação é um assunto amplo e envolve um conjunto de conhecimentos significativo incluindo:• Modelos emissor-receptor

• Escolha dos meios de comunicação

• Estilo de redação

• Técnicas de apresentação

• Técnicas de gerenciamento de reuniões

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Habilidades de comunicação (cont.)

• Um modelo básico de comunicação demonstra como as idéias ou informações são enviadas e recebidas entre duas partes, definidas como o emissor e o receptor.

• Os principais componentes do modelo incluem:• Codificar: traduzir pensamentos ou idéias para uma linguagem

que seja entendida pelas outras pessoas.

• Mensagem: saída da codificação.

• Meio físico: o método usado para transmitir a mensagem.

• Ruído: tudo o que interfere na transmissão e no entendimento da mensagem (por exemplo, a distância).

• Decodificar: traduzir a mensagem de volta para pensamentos ou idéias significativos.

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Modelo básico da comunicação

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Aspectos gerais

• Os componentes do modelo de comunicações precisam ser considerados na discussão das comunicações do projeto.

• O uso desses componentes para se comunicar de forma eficaz com as partes interessadas no projeto envolve vários desafios.

• Considere uma equipe multinacional de projetos altamente técnica. A comunicação bem-sucedida de um conceito técnico de um membro da equipe para outro membro da equipe em um país diferente pode envolver a codificação da mensagem na linguagem adequada, o envio da mensagem usando várias tecnologias e a decodificação dessa mensagem pelo receptor.

• Qualquer ruído introduzido no caminho irá comprometer o significado original da mensagem. Uma deterioração das comunicações pode ter impacto negativo no projeto.

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Planejamento das Comunicações

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Planejamento das Comunicações

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Planejamento das Comunicações (cont.)

• O processo Planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas; por exemplo, quem precisa de qual informação, quando precisarão dela, como ela será fornecida e por quem.

• Em quase todos os projetos, a maior parte do planejamento das comunicações é feita como parte das fases iniciais do projeto.

• Listas de documentos requeridos em contratos ou para revisões de engenharia fazem parte do escopo do gerenciamento das comunicações de um projeto.

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Ferramentas e técnicas

• Análise dos requisitos das comunicações• A análise dos requisitos das comunicações resulta na

soma das necessidades de informações das partes interessadas no projeto.

• Esses requisitos são definidos combinando o tipo e o formato das informações necessárias com uma análise do valor dessas informações.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• As informações normalmente necessárias para determinar os requisitos das comunicações do projeto incluem:• Organogramas.

• A organização do projeto e as relações das responsabilidades entre as partes interessadas.

• Disciplinas, departamentos e áreas de especialização envolvidos no projeto.

• Logística de quantas pessoas serão envolvidas no projeto e em que locais.

• Necessidades internas de informações (por exemplo, a comunicação nas organizações).

• Necessidades externas de informações (por exemplo, a comunicação com as contratadas ou com os meios de comunicação).

• Informações sobre as partes interessadas.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Tecnologia das comunicações• Os fatores da tecnologia das comunicações que podem afetar o

projeto incluem:• A urgência da necessidade de informações: o sucesso do projeto depende

da pronta disponibilidade de informações atualizadas frequentemente ou relatórios por escrito emitidos regularmente seriam suficientes?

• A disponibilidade de tecnologia: os sistemas já implantados são adequados ou o projeto precisa de mudanças para poder dar suporte adequado?

• A formação de pessoal esperada do projeto: os sistemas de comunicações propostos são compatíveis com a experiência e especialização dos participantes do projeto ou há necessidade de treinamento e aprendizado extensos?

• A duração do projeto: é provável que a tecnologia disponível mude antes de o projeto terminar?

• O ambiente do projeto: a equipe se reúne e opera com a presença física dos membros ou em um ambiente virtual?

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Saídas

• Plano de gerenciamento das comunicações, que fornece:• Os requisitos de comunicação das partes interessadas.

• As informações que serão comunicadas, inclusive o formato, conteúdo e nível de detalhes.

• A pessoa responsável pela comunicação das informações.

• A pessoa ou os grupos que receberão as informações.

• Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, email e/ou comunicados à imprensa.

• A frequência da comunicação, como, por exemplo, semanal.

• Os prazos para identificar processos para aumentar o nível e a cadeia gerencial para levar para níveis mais altos problemas que não podem ser resolvidos em um nível hierárquico mais baixo.

• O método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações conforme o projeto se desenvolve e avança.

• Glossário da terminologia comum.

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Distribuição das informações

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Distribuição das informações

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Ferramentas e técnicas

• Habilidades de comunicação• As habilidades de comunicação fazem parte das habilidades de

gerenciamento geral e são usadas para trocar informações.

• As habilidades de gerenciamento geral relacionadas às comunicações incluem garantir que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora certa, conforme definido no plano de gerenciamento das comunicações.

• As habilidades de gerenciamento geral também incluem a arte de gerenciar os requisitos das partes interessadas.

• A comunicação possui muitas dimensões:• Escrita e oral, ouvir e falar.

• Interna (dentro do projeto) e externa (o cliente, os meios de comunicação, o público).

• Formal (relatórios, briefings) e informais (memorandos, conversas para fins específicos).

• Vertical (para cima e para baixo na organização) e horizontal (entre os pares).

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Sistema de coleta de informações• As informações podem ser coletadas e recuperadas por diversos

meios, inclusive sistemas manuais de arquivamento, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que possibilitam o acesso à documentação técnica, como desenhos de engenharia, especificações de design e planos de teste.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Métodos de distribuição de informações• As informações sobre o projeto podem ser distribuídas usando

diversos métodos, incluindo:• Reuniões do projeto, distribuição de cópias impressas de documentos,

sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos de acesso compartilhado.

• Ferramentas para conferências e comunicação eletrônica, como email, fax, correio de voz, telefone, videoconferência e conferências, e publicações na Internet.

• Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces Web para software de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, software para dar suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais, e ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Processo de lições aprendidas• Uma sessão de lições aprendidas se concentra na identificação

dos sucessos e fracassos do projeto e inclui recomendações para melhorar o desempenho futuro dos projetos.

• Durante o ciclo de vida do projeto, a equipe do projeto e as principais partes interessadas identificam as lições aprendidas relacionadas aos aspectos técnicos, gerenciais e de processos do projeto.

• As lições aprendidas são compiladas, formalizadas e armazenadas durante o projeto.

• Os gerentes de projetos têm a obrigação profissional de realizar as sessões de lições aprendidas para todos os projetos em conjunto com as principais partes interessadas, internas e externas, especialmente se os resultados do projeto ficaram abaixo do desejável.

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Ferramentas e técnicas (cont.)

• Processo de lições aprendidas (cont.)

• Alguns resultados específicos das lições aprendidas incluem:• Atualização da base de conhecimento de lições aprendidas.

• Entradas do sistema de gerenciamento do conhecimento.

• Políticas, procedimentos e processos corporativos atualizados.

• Habilidades de negócios aperfeiçoadas.

• Melhorias gerais nos serviços e produtos.

• Atualizações no plano de gerenciamento de riscos.

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Saídas

• Documento de lições aprendidas

• Registros do projeto

• Relatórios do projeto

• Apresentações do projeto

• Feedback das partes interessadas

• Notificação das partes interessadas

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Relatórios de desempenho

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Relatórios de desempenho

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Relatórios de desempenho (cont.)

• O processo de relatório de desempenho envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuição das informações sobre o desempenho às partes interessadas.

• Em geral, essas informações sobre o desempenho incluem o modo como os recursos estão sendo usados para atingir os objetivos do projeto.

• O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade. Muitos projetos também exigem informações sobre risco e aquisições.

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Entradas

• Linha de base da medição de desempenho• Um plano aprovado para o trabalho do projeto em

relação ao qual a execução do projeto é comparada e são medidos os desvios para o controle gerencial.

• A linha de base da medição de desempenho normalmente integra os parâmetros de escopo, cronograma e custo de um projeto, mas pode também incluir parâmetros técnicos e de qualidade.

• Outras

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Ferramentas e técnicas

• Ferramentas de apresentação de informações

• Coleta e compilação das informações sobre o desempenho

• Reuniões de avaliação do andamento

• Sistemas de relatórios de horas

• Sistemas de relatórios de custos

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Saídas

• Relatório de desempenho• Os relatórios de desempenho organizam e sintetizam as

informações coletadas e apresentam os resultados de qualquer análise comparados com a linha de base da medição de desempenho.

• Os relatórios devem fornecer informações sobre o progresso e o andamento, e o nível de detalhes exigido pelas diversas partes interessadas, conforme documentado no plano de gerenciamento das comunicações.

• Formatos comuns de relatórios de desempenho incluem gráficos de barras, curvas S, histogramas e tabelas.

• Previsões

• Outras

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Exemplo de Relatório de Planejamento Tabular

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Gerenciar as partes interessadas

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Gerenciar as partes interessadas

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Gerenciar as partes interessadas (cont.)

• O gerenciamento das partes interessadas se refere a gerenciar as comunicações para satisfazer as necessidades das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas.

• O gerenciamento ativo das partes interessadas aumenta a probabilidade de o projeto não se desviar do curso por causa de problemas não resolvidos das partes interessadas, aumenta a capacidade das pessoas operarem em sinergia e limita as interrupções durante o projeto.

• Em geral, o gerente de projetos é o responsável pelo gerenciamento das partes interessadas.

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Gerenciar as partes interessadas (cont.)

• Ferramentas e técnicas• Métodos de comunicação: as reuniões presenciais dos membros

são os meios mais eficazes de comunicação e resolução de problemas com as partes interessadas.

• Registro de problemas: um registro de problemas ou um registro de itens de ação são ferramentas que podem ser usadas para documentar e monitorar a resolução de problemas.

• Saídas• Problemas resolvidos

• Outras

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Referências

(1) PMBOK, Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Terceira edição, ANSI/PMI 99-001-2004, 2004. (aplicável a todas as seções apresentadas)

(2) Palestra de Hans Rosling, http://www.ted.com/talks/lang/eng/hans_rosling_shows_the_best_stats_you_ve_ever_seen.html , TED talks.