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índice1. Conceito de Documento2. Documento Diplomático3. Documento de Arquivo

1. Conceito de Documento

• Documento provêm do verbo latim ‘docere’ que significa ensinar instruir.

• Em latim empregaria o vocábulo ‘documentum’ para designar o objeto de ação de ensinar e portanto de aprender.

• Sentido moderno de escrito probatório de

algo: ‘Prova’

• “Documento como memória da humani-dade e o veículo por excelência da con-centração e difusão do pensamento e ins-trumento, portanto da investigção, da cultura, da informação e de recreio” (Paul Otlet)

• Em todo documento aparecem 3 elementos:– O suporte material: duro (pedra, argila,

bronze) brando (papiro, pergaminho, papel, magnético, óptico)

– A linguagem (escrita, alfabética, imagem, digital

– A Informação (conteúdo: carta, lei, textos).

• Conceitos:– Produto da atividade humana– “Qualquer base de conhecimento fixada

ma-terialmente e disposta de modo que se pos-sa utilizar para consulta, estudo, prova.” (Dicionário Aurélio)

– Consideram-se documentos quaisquer escri-tos, instrumentos ou papéis públicos ou par-ticulares. (Código do Processo Penal)

• Classificação do Documento:– A natureza do suporte: maioritariamente

usa-se o papel, materiais magnéticos, suportes ópticos;

• Código empregado: tex-tuais, gráficos, figurati-vos, fotográficos, sono-ros, trididimensionais, in-formáticos, multimídia.

• Rigor científico da men-sagem: científicos, técni-cos e de divulgação.

• Área do conhecimento: históricos, econômicos, jurídicos, sociais.

• Capacidade de difusão: pública, reservada, pessoal.

• Documento Histórico:– Para os historiadores positivistas o docu-

mento era fundamental para o feito histó-rico. “Não se entenderá a história sem docu-mentos”.

– A partir de 1960 amplia-se este conceito de documento histórico, avançando-se para ou-tros elementos.

• Documento Jurídico:– O valor jurídico ocorre quando

declarações de vontade ou expressões do pensamento permitem a realização de negócios jurídicos, dentro dos requisitos formais em sua criação.

2. Documento Diplomático

• “(…) a Diplomática estuda os documen-tos como entidades individuais (consi-derado isoladamente), a Arquivologia o faz enquanto agregações (trata como conjunto de documentos orgânicos).” (Rondinelli, p.46. 2005)

• Por sua parte a Diplomática estuda a tradição, a forma e a elaboração dos documentos resul-tantes de atos jurídicos e atividades administrativas.

• “(…) a noção de documento arquivístico como fonte de prova advém da Diplomática.” (Rondinelli, p.49. 2005)

• CONCEITOS:• “(…) todo testemunho de um aconteci-

mento social de caráter jurídico ou não jurídico escrito em materiais brandos em que concorrem determinadas formalida-des (Tamayo, 1996, 55)”

• “Testemunho escrito de um feito de na-tureza jurídica, redigido com observa-ções de certas fórmulas estabelecidas as quais vão destinadas a dar-lhe fé e força probatória” (Gomez, 2007, 22)

2.1 – Processo Documental

• Chama-se processo documental a série de fases em que sucessiva e ordenada-mente se desenrola a confecção do docu-mento.

• O processo divide-se em: • actio: a ação ou atuação da ou das par-

tes interessadas na criação, modificação ou extinção de uma situação jurídica.

• Conscription: é a colocação por escrito dessa ação jurídica.

2.2 Análise Diplomática do Documentos

• A Análise Diplomática dos documentos faz-se a partir de 3 ele-mentos distintos:– Protocolo (invocações,

intitulação, direção, saudações=

– Corpo do Texto (pream-bulo, notificação, dispo-sição, cláusulas finais)

– Escatocolo ou protocolo final (Data, validação).

3. Documento de Arquivo• “O documento de arquivo nasce como uma

ferramenta da administração ante a necessi-dade da gestão (valor administrativo) para con-servar as contas e os documentos financei-ros (valor contábil) para assinalar como se obti-veram, assinaram, gastaram e justificaram (va-lor fiscal), para ter refenrêcia sobre as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo), para sal-vaguardar di-reitos e obrigações, patrimônios e rendas (valor jurídico), cumprir as exigências da lei (valor legal) e reconstruir e revisar o passado (valor histórico e cultural).

Características de um documentos de Arquivo

• Imparcialidade: os documentos de arqui-vo são inerentemente verdadeiros;

• Autenticidade: são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob cus-tódia de acordo com procedimentos regu-lares;

• Integridade: todos os documentos de arquivo são íntegros nas suas partes internas e externas;

• Naturalidade: os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e ações de uma administração.

• Interrelacionados: cada documento está intimamente relacionado com outros e com a sua unidade produtora, no qual está preservado o seu significado (organicida-de);

• Contexto: todo documento de arquivo é produto de um encadeamento que lhe confe-re um traço diferenciador (porque foi produzido e quais as etapas e seu trâmite?).

Conclusões• A acumulação dos documentos

orgânicos de caráter arquivístico dá origem aos arquivos da organização.

• O documento arquivístico nasce como re-sultado do cumprimento de uma ativida-de e é mantido como prova dele. (Sousa, 2007, 114)