Reformatação de documentos arquivísticos: microfilmagem e

digitalização

Palestrante: 2º Ten Paulo

REFORMATAÇÃO

Objetiva:

preservar um acervo;

acesso à informação através de um novo suporte,restringindo o manuseio ao original.

substitui o documento original.

reduzir o desgaste com o uso.

Fatores a serem observados:

Armazenagem, segurança, condição ambiental;

Planejamento em caso de desastres e emergências;

Acesso;

Parcerias e conexões com profissionais ligados a área;

Pesquisa e treinamento em Preservação.

MICROFILMAGEM

A microfilmagem é o resultado do processo dereprodução de documentos em filme por meiosfotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus deredução. (Manual de Gestão de documentos,2013).

Pode ser: de substituição ou preservação.

Preservação: preservar as informações contidas nosdocumentos originais danificados e protegê-los dodesgaste intrínseco ao uso e ao manuseio constantes(instituições arquivística).

Substituição: os originais são eliminados com vistasao aproveitamento de espaço físico, respeitando alegislação vigente e a Tabela de Temporalidade decada órgão.

Pressupostos

Organização arquivística dos documentos;

Programa de avaliação e seleção do acervo;

Estudo de viabilidade econômica;

Questões legais.

Avaliação das características físicas dodocumento/estado de conservação;

Produção de filme de qualidade arquivística.

MICROFORMAS

São os vários formatos que o microfilme podeassumir na sua apresentação final como instrumentode arquivo ou de recuperação da informação.

Rolo (16 mm para documentos administrativos ou35 mm para plantas e mapas);

Cassete ( somente em filmes de 16 mm);

Jaqueta ( 16 mm ou 35 mm);

Microficha ( suporte em sais de prata no formato105x148 mm);

Ultraficha (microficha com redução superior a 90vezes);

Grau de redução: proporção entre a dimensão dodocumento e a imagem correspondente no filme;

Densidade: se refere à absorção de luz (foco);

Resolução: número de linhas por milímetro.

Procedimentos da microfilmagem

Exame do estado de conservação do documento;

Agrupar os documentos na sequência em quedeverão ser microfilmados;

PREPARAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO NO CGDOC

Preparação:

conferência, expurgo, extração de grampos e clips,recuperação, enumeração, identificação, montagemdo filme e ordenação dos documentos na pastafuncional – CGDoc;

Fotograma (fotografia do documento pelasmáquinas planetárias) – Datafilme;

Migração da foto para filmes de rolo – Datafilme

Digitalização em mídia e posteriormente aindexação para facilitar o acesso - Datafilme

LEGISLAÇÃO EM VIGOR

Lei Federal 5.433, de 8 de maio de 1968.

Regulamenta a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

Autoriza a microfilmagem de documentos dosórgãos federais, estaduais e municipais, bem comode documentos particulares (art. 1º);

Reconhece que os microfilmes, certidões, trasladose cópias fotográficas obtidas diretamente dosfilmes produzirão os mesmos efeitos legais dosdocumentos originais, em juízo ou fora deles (§ 1º,art, 1º);

Autoriza a eliminação de documentos microfilmados(§ 2º, art. 1º);

Exceções:

Documentos de valor histórico (art. 2º);

Documentos ainda em trânsito (§ 6º, art. 1º).

Determina que a eliminação ou transferência para outro local dos documentos deve ser precedida de lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente (§ 5º, art. 1º).

Determina que os filmes negativos resultantes damicrofilmagem ficarão arquivados na repartiçãodetentora do arquivo, vedada sua saída sobqualquer pretexto (§ 4º, art. 1º).

Decreto Federal 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

Regulamenta a Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem.

Decreto Federal 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

Estabelece que “a microfilmagem (...) autorizada pelaLei nº 5.433, de 8 de maio de 1968 abrange osdocumentos oficiais ou públicos, de qualquer espéciee em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelosórgãos dos Poderes Executivo, Judiciário eLegislativo, inclusive da administração indireta daUnião, dos Estados, do Distrito Federal e dosMunicípios, e os documentos particulares ouprivados, de pessoas físicas ou jurídicas” (art. 1º).

Define microfilmes como:

Resultado do processo de reprodução emfilme, de documentos, dados e imagens, pormeios fotográficos ou eletrônicos, emdiferentes graus de redução (art. 3º).

Determina:

que a microfilmagem deve ser feita emequipamentos que garantam a fielreprodução das informações (art. 4º).

que a microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução (art. 5º)

A obrigatoriedade da extração de filme cópia, dofilme original, para fins de segurança (§ 1º, art.5º);

A vedação quanto a utilização de filmesatualizáveis, tanto para a confecção do original,como para a extração de cópias (§ 2º, art. 5º);

Determina que o armazenamento do filmeoriginal deverá ser feito em local diferente dofilme cópia (§ 3º, art. 5º)

Autoriza qualquer grau de redução, desde queseja garantida a legibilidade e a qualidade dereprodução (art. 6º).

Prevê que cada série será precedida deimagem de abertura e encerramento, bemcomo seus elementos (art. 7º);

Proíbe corte ou inserção no filme original(art. 9º);

Prevê que a eliminação de documentos sódeverá ocorrer se prevista na TTDD,respeitado o disposto na Lei 8.159/91 (art.12, parágrafo único).

Proíbe a eliminação de documentos de guardapermanente (art. 13);

Prevê registro das empresas e cartórios queexercem a atividade de microfilmagem, noMinistério da Justiça (art. Parágrafo único, art.15).

Prevê que os microfilmes originais e cópiasdeverão ser mantidos pelos mesmos prazos deprescrição a que estariam sujeitos seus originais(art. 18).

Cod. 020.5 Assentamentos individuais

Fase corrente: enquanto o servidor permanecer.

Destinação final: eliminação

Obs: o prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos. Serão transferidos ao arquivoIntermediário após a saída do servidor. Permitida a Microfilmagem de substituição, após a transferênciados documentos para a Fase Intermediária e o cumprimento da conclusão do processo de aposentariapelo TCEMG.Processo de Eliminação – pedir autorização ao Arquivo Público Mineiro apresentando termo deinspeção e garantia da qualidade do trabalho de microfilmagem e armazenamento adequado do Másterem sala climatizada.

Cod. 025.31 Criação e revisão de manuais, técnicas e rotinas de trabalho de correição

Fase corrente: 5 anos

Fase intermediária: 10 anos

Destinação final: Guarda permanente

Obs: Recolher exemplar único.

Cod. 001.11 Acordo de Resultados

Fase corrente: 4 anos após a vigência estipulada na data de assinaturado Acordo.

Fase intermediária: (*) 5 anos após a aprovação das contas pelo TCEMG(**)

Destinação final: Guarda permanente

Obs: (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar naFase Intermediária até 2 anos após trânsito em julgado.

(**) Caso O TC aprecie as contas antes do prazo de 10 anos deve-seaguardar este prazo devido a diligências judiciais referentes à relaçãocontratual.

Portaria 12 , de 8 de junho de 2009.Ministério da Justiça. Dispõe sobre o registo efiscalização do exercício da atividade demicrofilmagem de documentos

Torna obrigatória a inscrição no MJ das empresas eserviços notariais e de registro que exerçam amicrofilmagem, bem como de órgãos públicos queexecutam a microfilmagem para terceiros(art. 1°);

Não exige cadastramento de usuários,consumidores ou órgãos públicos que executam amicrofilmagem de documentos internos.

VANTAGENS E DESVANTENS DA MICROFILMAGEM

DESVANTAGENS

Sujeito a arranhões quando manipulado;

Equipamento exige o manuseio do filme;

O controle de qualidade só pode ocorrer no final doprocesso;

Se não estiver bem acondicionado perde aqualidade da informação devido a ação do tempo;

Se o documento está em mau estado, nem sempreé possível recuperar a imagem do documentooriginal;

Uso pode causar cansaço;

Acesso individual

Perda de resolução devido a copiagem sucessiva.

DIGITALIZAÇÃO

É o processo de conversão de imagens e som decódigo analógico para código digital, por meio dedispositivo apropriado (...)”. (CRUZ, 2013).

VANTAGENS E DESVANTAGENS DA DIGITALIZAÇÃO

VANTAGENS

Excelente acesso, distribuição e transmissão deregistros;

Acesso a múltiplos usuários;

Possibilita melhoria da qualidade da imagem;

Controle de acesso. Somente usuáriosautorizados podem acessar a informação comdiferentes níveis de acesso;

Copiagem sucessivas não provoca degradação(cada cópia é tão boa quanto a original);

Rapidez no acesso a informação. A rapidez paraconseguir informações é essencial na tomada dedecisões estratégicas nos dias de hoje;

DESVANTAGENS

“Na origem da força da imagem digital está também sua fraqueza”

(Caderno Técnico: Reformatação. 2001)

Ausência de valor legal, pois se equiparam afotocópia não autenticada;

Ausência de normatização;

Sistemas de drive se tornarão obsoletos com otempo;

Passível de fraude durante o processo;

Custos altos em treinamentos e softwarerelacionado;

Custos de implementação e operação aumentamem proporção direta à qualidade da imagem(resolução);

Exige drives de grande capacidade paraarmazenamento;

Restrições legais ainda a superar.

SISTEMA HÍBRIDO

Utilização, na reformatação, de duas técnicas parapreservação do acervo documental.

Via de regra é a melhor solução para um programade preservação nas instituições, além de serrecomendável por vários especialistas.

A preservação em sistema híbrido:

1. Microfilmagem e posterior evolução para adigitalização dos microfilmes (microfilmagem convencional).

2. Digitalização e microfilmagem (eletrônica).

Obs: O Centro de Gestão Documental – CGDoc :utilizasistema híbrido, com microfilmagem convencional.

Valor legal dos documentosdigitalizados:

Lei nº 12.682/2012 .Dispõe sobre a elaboração e oarquivamento de documentos em meioseletromagnéticos.

Art. 6º Os registros públicos originais, ainda quedigitalizados, deverão ser preservados de acordocom o disposto na legislação pertinente.

• Razões dos vetos - Lei 12.682

• “Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantesdo processo de digitalização de forma distinta, os dispositivosensejariam insegurança jurídica. Ademais, as autorizações paradestruição dos documentos originais logo após a digitalização e paraeliminação dos documentos armazenados em meio eletrônico, ópticoou equivalente não observam o procedimento previsto na legislaçãoarquivística. Por fim, não estão estabelecidos os procedimentos para areprodução dos documentos resultantes do processo de digitalização,de forma que a extensão de efeitos jurídicos para todos os fins dedireito não teria contrapartida de garantia tecnológica ou procedimentalque a justificasse.” (...)

REFERÊNCIAS BRASIL. Presidência da República. Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, queregula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. Diário Oficial da União, 31 jan. 1996. Disponível em:<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1799.htm>. Acesso em: 13 nov. 2014.

BRASIL. Presidência da República. Lei n ° 12.682, de 09 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentosem meio eletromagnéticos. Diário Oficial, Brasília, 27 ago. 2001. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm>. Acesso em: 13 de nov. 2014.

BRASIL. Presidência da República. Lei 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outrasprovidências. Diário Oficial da União, 10 de maio 1968. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5433.htm>. Acessoem: 13 nov. 2014.

BRASIL. Ministério da Justiça. Parecer nº 736/2006. Disponível em <http://www.abgi.org.br/parecer_736.htm>. Acesso em 25 abr2016.

CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. 2 ed rev. e ampli. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de MinasGerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. 146 p. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro, v.3)

CADERNO Técnico: Reformatação. In: Projeto de Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,2001. Disponível em <http://www.arqsp.org.br/cpba>.. Acesso em 22 de abr 2016.

CADERNO Técnico: Manual do RLG para microfilmagem de arquivos. In: Projeto de Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos.Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. Disponível em <http://www.arqsp.org.br/cpba>/. Acesso em 22 de abr 2016.

FLORES, Daniel; SCHAFER, Murilo Billig. A digitalização de documentos arquivísticos no contexto brasileiro..Tendências da PesquisaBrasileira em Ciência da Informação. V. 6, n.2, jul/des.2013.

MINAS GERAIS. Lei n. 19.420, de 11 de janeiro de 2011. Estabelece a política estadual de arquivos. Diário Oficial, Belo Horizonte, 12jan. 2011. Disponível em: <http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/acervo/acervo_gestao/lei19420.pdf>. Acesso em: 13 de nov. 2014.

MINAS GERAIS. Arquivo Público Mineiro. Ofício Of/APM/DGD/008/2014.

AGRADECIMENTOS

Centro de Gestão DocumentalSeção de Orientação Técnica

Seção de Gestão de Documentos Digitais

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3307-0415