BRENDA COUTO DE BRITO ROCCO

Um estudo sobre gesto de documentos arquivsticos digitais na Administrao Pblica Federal brasileira

Dissertao de mestrado Maro de 2013

BRENDA COUTO DE BRITO ROCCO

UM ESTUDO SOBRE GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS NA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL BRASILEIRA

Dissertao de Mestrado apresentada ao Programa de Ps-graduao em Cincia da Informao, convnio entre o Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia e Universidade Federal do Rio de Janeiro/ Escola de Comunicao, como requisito parcial obteno do ttulo de Mestre em Cincia da Informao.

Orientadoras: Prof. Dr. Ana Maria Barcellos Malin

Prof. Dr. Maria Nlida Gonzlez de Gmez

Rio de Janeiro

2013

R671e Rocco, Brenda Couto de Brito. Um estudo sobre gesto de documentos arquivsticos digitais na Administrao Pblica Federal brasileira. 2013. 130 f. : il. ; 30cm.

Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao) Programa de Ps-graduao em Cincia da Informao, Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Escola de Comunicao, , Rio de Janeiro, 2013. Orientadores: Ana Maria Barcellos Malin Maria Nlida Gonzlez de Gmez 1. Documentos arquivsticos digitais. 2. Administrao Pblica. 3. Gesto de documentos. I. Malin, Ana Maria Barcellos (orient.). II. Gonzlez de Gmez, Maria Nlida (orient.). III. Universidade Federal do Rio de Janeiro. Escola de Comunicao. Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia. IV. Ttulo.

CDD 025.1714

BRENDA COUTO DE BRITO ROCCO

UM ESTUDO SOBRE GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS NA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL BRASILEIRA

Dissertao de Mestrado apresentada ao Programa de Ps-graduao em Cincia da Informao, convnio entre o Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia e Universidade Federal do Rio de Janeiro/ Escola de Comunicao, como requisito parcial obteno do ttulo de Mestre em Cincia da Informao.

Aprovada em: _____________________________

Prof. Dr. Ana Maria Barcellos Malin, Orientadora (PPGCI IBICT/UFRJ)

Prof. Dr. Maria Nlida Gonzlez de Gmez, Coorientadora (PPGCI IBICT/UFRJ)

_______________________________________________________________ Prof. Dr. Jos Maria Jardim, Membro Externo

(PPGARQ/UNIRIO) _______________________________________________________________

Prof. Dr. Rosali Fernandez de Souza, Membro Interno (PPGCI IBICT/UFRJ)

_______________________________________________________________

Prof. Dr. Daniel Flores, Suplente (PPGPPC/UFSM)

Dedico essa dissertao:

A minha me, Celi, e minha irm, Bianca Com todo o amor que h nesta vida

A meu pai, Genival (in memoriam)

Com saudades

Ao Marcio Com todo carinho e cumplicidade

dona Sonia

A quem devo todo o meu lado de pesquisadora

AGRADECIMENTOS

Aps muito esforo e dedicao, mais uma etapa de minha vida acadmica

chega ao final. Graas ao apoio e carinho de muitos, essa trilha percorrida tornou-se

mais suave, pois eu tinha em quem me apoiar. Por isso, deixo aqui meus

agradecimentos.

A Deus, que me forneceu sade e fora para percorrer e ultrapassar os altos

e baixos encontrados durante o curso de ps-graduao.

A minha me, Celi, que tanto amor me dedicou. Graas a ela, fui capaz de

enfrentar grandes desafios e me tornar o ser humano que sou.

A meu pai, Genival (in memoriam), que no pde estar nesse momento, mas

que, em muitos outros, esteve ao meu lado, me confortando e puxando minhas

orelhas quando necessrio. Tanto meu pai quanto minha me jamais desistiram de

me incentivar a estudar e se sacrificaram muito para que eu chegasse aqui. Muito

obrigada, meus amados pais.

A minha irm, Bianca (Bya), a quem devo tudo! Tudo mesmo! Ela minha

parceira, minha cmplice, minha professora, minha revisora, minha tutora, minha

vida! Minha irm minha verdadeira alma gmea, pois ela me completa e quem

eu posso chamar de meu dolo.

A Marcio, meu companheiro, parceiro e calmante. Quanta pacincia ele

demonstrou comigo nos meus momentos de loucuras durante o mestrado.

A toda a minha famlia, que soube compreender meus momentos de

ausncia e estresse total.

A minha prima, Maria Carolina, pela ajuda em pleno Carnaval.

Ao Arquivo Nacional, instituio onde trabalho, em especial Coordenao-

Geral de Gesto de Documentos (COGED). A todos os meus companheiros

cogedianos, pela fora e pelo apoio. Em especial ao meu Grupo de Trabalho de

Documentos Eletrnicos, Cludia, Leonardo, Carlos Ditadi, Carolina e Jos Marcio.

Carol e Z, muito obrigada pelos momentos de desabafo e pelos sorvetes para

relaxar: abenoado Cirandinha!

equipe do MAPA, em especial a Anglica Ricci e Dilma Cabral, pelo apoio

e livros emprestados.

A Margareth da Silva, por todo o ensinamento que me deu e pela forma que

me recebeu como uma filha no Arquivo Nacional.

A minha orientadora, Prof. Dr. Ana Maria Barcellos Malin, por toda a

instruo e a orientao que me deu. Acima de tudo, pela compreenso nos

momentos de turbulncias que vivi nesse perodo, e por, em nenhum momento,

desistir de mim.

A minha coorientadora Prof. Dr. Maria Nlida Gonzlez de Gmez, que,

apesar da agenda corrida, aceitou me auxiliar nessa pesquisa.

Aos professores do curso, que me inspiraram em minha pesquisa e na

vontade de ensinar e transmitir conhecimento.

Aos colegas da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do CONARQ,

que me acolheram bem e acreditaram em mim desde minha primeira participao,

em 2006. Em especial a Rosely Rondinelli, Neire Martins e Daniel Flores, pela troca

de informaes e conhecimento.

A G. Suhett, pelo apoio, carinho e generosidade que me deu nesse perodo

de correria e desafios.

Aos amigos da FEIC, que muito apoio espiritual me deram, em especial ao

Maurcio, que tanto me ajudou em minhas pesquisas.

A Marcelo Siqueira, pelos livros emprestados e incentivo.

A Eloi Yamaoka, pelas longas conversas e trocas de informaes. Voc

uma pessoa de generosidade intelectual absurda. Vejo voc como fonte de

inspirao. Agradeo tambm pelas risadas que permitiram momentos de

descontrao.

Aos colegas do mestrado, pela jornada que tivemos juntos. grande famlia

e agregados, Dayo e Priscila, Ndia e Andressa. A Sandrinha e Regina. Regina,

aprendi tanto com voc nos momentos de tietagem a Morin. Aos papos com Patrick,

pela net, e a nossas reflexes sobre a arquivstica. A Simone Dib, pelas risadas e

pelo estresse compartilhado.

Agradecimentos especiais para as meninas super-poderosas, com quem

criei fortes laos de amizade, Paulinha, Mariana e Tarcila. Paula, nossa mente

criativa deu incio a uma grande amizade!

A Fabiano Cataldo , amigo de boas risadas e confisses.

Aos meus amigos da dana, em especial Marcelinho e Flavia, que me

ajudaram com essa mgica atividade que acalma o corao.

A todos os meus amigos, por sempre estarem prximo e compreenderem o

momento de conquista que configura, para mim, essa dissertao.

E, por fim, a toda a NGF, que tanto amor, carinho e alegria compartilha

comigo. Nossa grande famlia me ajudou muito a enfrentar um dos momentos mais

difceis que passei durante essa caminhada.

Se no buscarmos o impossvel, acabamos por no

realizar o possvel.

(Leonardo Boff)

A pessoa humana no pode ficar refm da

tecnologia, nem submetida a sua lgica, mas a

tecnologia quem deve estar a servio da promoo

da vida humana, em suas pujantes potencialidades.

(Valmor Bolan)

RESUMO

ROCCO, Brenda Couto de Brito. Um estudo sobre gesto de documentos arquivsticos digitais na Administrao Pblica Federal brasileira. Rio de Janeiro, 2013. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao)- Programa de Ps-graduao em Cincia da Informao, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Escola de Comunicao, Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia, Rio de Janeiro, 2013.

Analisa a problemtica dos documentos digitais para a gesto de documentos

arquivsticos na Administrao Pblica Federal brasileira, tendo como ponto de

partida um estudo sobre o uso das Tecnologias de Informao e Comunicao na

produo e disseminao dos documentos digitais na sociedade. Esta pesquisa tem

como objetivo analisar o desenvolvimento da gesto de documentos arquivsticos no

Brasil e como ela tem sido aplicada no meio digital. O aumento do registro das

informaes em documentos digitais e o direito de acesso informao conferem

importncia cada vez maior para o estudo sobre a gesto dos documentos

arquivsticos no Brasil, em especial no meio digital. O referencial terico buscou na

Arquivologia, na Cincia da Informao e na Diplomtica os conceitos a partir dos

quais os questionamentos deste texto foram apresentados. Conclui apresentando o

cenrio atual dos documentos arquivsticos digitais no mbito da Administrao

Pblica Federal e consideraes sobre os rumos que a gesto desses documentos

tem tomado no Brasil.

Palavra-chave: Documento arquivstico digital. Administrao pblica. Gesto de

documentos.

ABSTRACT

ROCCO, Brenda Couto de Brito. Um estudo sobre gesto de documentos arquivsticos digitais na Administrao Pblica Federal brasileira. Rio de Janeiro, 2013. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao)- Programa de Ps-graduao em Cincia da Informao, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Escola de Comunicao, Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia, Rio de Janeiro, 2013. To analyze the problem of digital documents to record management in Brazilian

Federal Public Administration, taking as its starting point a study on the use of

Information Technologies and Communication in the production and dissemination of

digital documents in society. This research aims to analyze the development of the

digital record management in Brazil and how it has been applied in the digital

medium. The increase in the recording of information into digital documents and the

right to access information give increasing importance to study on the digital record

management in Brazil, especially in the digital environment. The theoretical sought in

Archival Science in Information Science and Diplomatic concepts from which the

questions of this paper were presented. To conclude, to present the actual scenario

about the digital archival documents within the Federal Public Administration and

considers the directions that record management of these documents has taken in

Brazil.

Keyword: Digital records. Public Administration. Record management.

SUMRIO

1 INTRODUO .................................................................................... 13

2 INFORMAO, DOCUMENTO E ARQUIVO .................................... 17

2.1 INFORMAO ................................................................................... 18

2.2 DOCUMENTO .................................................................................... 21

2.3 ARQUIVO............................................................................................. 24

3 DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL .......................................... 32

3.1 DOCUMENTO ARQUIVSTICO .......................................................... 32

3.2 O DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL ...................................... 44

3.3 A PROBLEMTICA DO DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL .... 47

4 DIREITO DE ACESSO INFORMAO PBLICAE A GESTO

DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS NO BRASIL .........

53

4.1 ACESSO INFORMAO NO BRASIL ............................................ 53

4.2 A GESTO DE DOCUMENTOS ......................................................... 63

4.2.1 A Administrao Pblica Federal brasileira ........................................ 78

4.2.2 O sistema de gesto de documentos arquivsticos ........................... 83

5 QUADRO NORMATIVO E AVALIAO DA GESTO DE

DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS ....................................

89

5.1 QUADRO NORMATIVO ..................................................................... 89

5.2 AVALIAO ........................................................................................ 94

6 CONSIDERAES FINAIS ............................................................... 107

REFERNCIAS ................................................................................. 110

ANEXOS ............................................................................................ 121

APNDICES 129

LISTA DE SIGLAS

AN Arquivo Nacional

APF Administrao Pblica Federal

CI Cincia da Informao

ICA International Council of Archives / Conselho Internacional de Arquivos

Conarq Conselho Nacional de Arquivos

CPD Centro de Processamento de Dados

CTDE Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

DBTA Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica

GDA Gesto de Documentos Arquivsticos

InterPARES International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems

LAI Lei de Acesso Informao

PC Computador Pessoal

SIGA Sistema de Gesto de Documentos de Arquivos, da Administrao Pblica Federal

SIGAD Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos

TIC Tecnologia da Informao e Comunicao

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 Resumo dos 5 marcos dos arquivos 27

Quadro 2 Sequncia cronolgica 1930-1980 dos principais acontecimentos que influenciaram a teoria e prtica arquivstica

28

Quadro 3 Conceito de documentos arquivsticos 35

Quadro 4 Pesquisa para identificar caractersticas dos documentos

arquivsticos

39

Quadro 5 Elementos constituintes do documento arquivstico 42

Quadro 6 Marcos das TICs de 1900 at 1980 45

Quadro 7 Principais vantagens e desvantagens do documento em meio

digital

48

Quadro 8 Ilustrao de variabilidade limitada 51

Quadro 9 Apontamentos constitucionais sobre acesso informao 1934 a 1967

55

Quadro 10 Histrico da legislao de acesso informao 57

Quadro 11 Sumrio da legislao relativa Gesto de documentos arquivsticos di0gitais no mbito da APF brasileira

89

13

1 INTRODUO

Nessa perspectiva do uso dos arquivos para defesa dos direitos humanos, a abertura da informao que existe nos arquivos deveria ser maior, porquanto um dos temas fundamentais em toda a reivindicao sobre o papel dos arquivos na defesa dos direitos humanos o conhecimento da verdade, o conhecimento do passado, o direito de saber dos cidados, o direito de saber das coletividades (QUINTANA, 2011, p.8).

Uma nova realidade bateu porta da civilizao, em meados do sculo XX:

a difuso das denominadas Tecnologias da Informao e Comunicao (TICs), que

culminou em mudanas significativas na forma de comunicao dos homens, assim

como na forma de registrar as informaes. Os registros que eram feitos de forma

analgica, principalmente, em suporte papel, passaram a ser feitos em meio digital.

O meio digital impulsiona a rapidez na produo e transmisso das

informaes na atualidade.

Tais informaes podem se apresentar registradas em documentos

arquivsticos digitais.

A presente pesquisa surgiu da necessidade de analisar como os rgos da

Administrao Pblica Federal (APF)1 esto se preparando, por meio da Gesto de

Documentos Arquivsticos (GDA)2, para atender a demanda de acesso aos

documentos digitais. O Tema mostra-se relevante frente aprovao da Lei de

Acesso Informao (LAI), lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o

acesso informao pblica previsto na Constituio da Repblica Federativa do

Brasil (1988).

Partiu-se da hiptese de que para a produo e manuteno de documentos

arquivsticos digitais necessria a implementao de procedimentos de gesto

arquivstica por parte da APF. Questionou-se, tambm, se a ausncia destas

condies pode por em risco o direito do acesso informao, pois compromete os

documentos que as registram.

A gesto arquivstica de documentos ameniza tais riscos, por meio de seus

procedimentos e operaes tcnicas que abrange os documentos em fase corrente

e intermediria, at a destinao final, seja a eliminao ou o recolhimento para

1 O termo Administrao Pblica utilizado nesse trabalho como sinnimo de Poder Executivo Federal, salvo referncia contrria explicita. 2 Gesto de documentos do ingls records management.

14

guarda permanente.

Para conceituar documento arquivstico digital, foi feita uma reviso da

literatura em textos e artigos que tratam dos seus diferentes enfoques e, das

relaes e fronteiras com os conceitos de informao, documentos e arquivos

Durante a reviso deparou-se com um problema terminolgico que mereceu

ateno para o desenvolvimento da pesquisa: o conceito de Arquivo. Heredia

Herrera (1991) j apontava a dificuldade em torno desse conceito devido aos

diversos entendimentos do termo. Arquivo, segundo definio do Dicionrio

Brasileiro de Terminologia Arquivstica (DBTA) apresenta quatro acepes, a saber:

1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver tambm fundo. 2 Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamento tcnico, a conservao e o acesso a documentos. 3 Instalaes onde funcionam arquivos. 4 Mvel destinado guarda de documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.27).

Foram utilizadas as concepes 1 e 2 expostas acima, referindo-se

arquivo como conjunto de documentos, e instituies arquivsticas para

denominar os responsveis pela custdia, processamento tcnico, conservao e

acesso aos documentos.

Tendo como base a fundamentao de que arquivo o conjunto de

documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica no decorrer

de suas atividades, a fim de registrar ou apoiar uma ao, e que os mesmos devem

ser autnticos e confiveis, esta pesquisa pretende compreender como A APF

brasileira deve tratar tais documentos produzidos, tramitados e armazenados em

meio digital.

Foram descritas e analisadas as caractersticas e especificidades dos

documentos arquivsticos digitais, objeto dessa pesquisa, com o intuito de identific-

los e levantar as principais questes a serem observadas pela APF orientando-a no

tratamento desses.

Partiu-se do pressuposto da existncia de uma relao entre o direito de

acesso informao, resguardado por lei, e o documento arquivstico digital, que

registra as informaes produzidas pelo Estado.

Averiguou-se os padres/resolues existentes no Brasil voltados gesto

15

de documentao arquivstica digital no mbito da APF. Alm disso, foram

mapeadas e estudadas as iniciativas do Sistema de Gesto de Documentos de

Arquivo SIGA, da Administrao Pblica Federal, no que tange o universo digital.

O primeiro captulo da pesquisa foi direcionado introduo explicitando

seus objetivos, hiptese e metodologias.

O segundo captulo tratou de conceitos diretamente relacionados aos

documentos arquivsticos digitais: informao, documento e arquivo. Fez-se um

levantamento das abordagens histricas de tais conceitos utilizando autores de duas

reas do conhecimento: Arquivologia e Cincia da Informao (CI) visto serem as

reas onde esta pesquisa se situa. Salientou-se a informao como um conceito

mais amplo; os documentos como a forma de registrar tais informaes e, por ltimo

os arquivos como o conjunto desses documentos.

O terceiro captulo dedicou-se a arrolar e analisar o documento arquivstico a

fim de conceituar o documento arquivstico digital. Recorreu-se Diplomtica, para

identificar as caractersticas e especificidades de tais documentos. Faz-se um breve

histrico do desenvolvimento das TICs, a fim de compreender como esta foi

incorporada no ambiente institucional e utilizada na produo de documento. Por

ltimo, nesse captulo, foram elencados os problemas a serem enfrentados em

decorrncia da produo, tramitao e armazenamento documental em ambiente

digital.

No quarto captulo explorada a relao existente entre o acesso

informao e a gesto de documentos arquivsticos. Em um primeiro momento foi

estudado o direito de acesso informao no Brasil, nas constituies do perodo de

1900-1988, e a legislao referente a tal direito promulgada do perodo de 1900 at

os dias atuais. O segundo passo dado nesse captulo foi o estudo da gesto de

documentos arquivsticos, seu surgimento, seu desenvolvimento, sua base e sua

consagrao, especialmente no Brasil.

A fim de refinar os estudos, abordou-se a formao e composio da APF

brasileira, e do sistema de gesto de documentos no mbito da mesma.

No quinto captulo, traou-se um quadro normativo sobre a gesto de

documentos arquivsticos na APF, bem como a avaliao do SIGA em relao a tal

temtica. Realizou-se o levantamento da legislao arquivstica brasileira

relacionada gesto de documentos arquivsticos analisando sua aplicabilidade aos

documentos no meio digital.

16

Aps essa etapa foram realizadas entrevistas no mbito das Subcomisses

de Coordenao do SIGA dos Ministrios e rgos Equivalentes visando avaliar a

situao atual do SIGA em relao gesto de documentos arquivsticos digitais.

No sexto captulo encontram-se as consideraes finais. Em seguida,

apresentam-se as referncias utilizadas para a construo do texto e os anexos.

17

2 INFORMAO, DOCUMENTO E ARQUIVO

Desde seus primrdios, o homem tem a necessidade de comunicar o que

acontece de diversas maneiras, seja por meio da comunicao oral, seja por meio

de sinais, signos, desenhos em pedra ou paredes, papis, sons, registros

fotogrficos e, recentemente, por meio de aparatos digitais, via computadores

pessoais e celulares. Para Rondinelli (2011, p.26), em geral, tais registros so

entendidos como documentos, ou, mais recentemente, como informao.

As informaes podem estar registradas em diversos tipos de documentos,

sejam eles biblioteconmicos, museolgicos ou arquivsticos. O objeto desta

pesquisa justamente a informao registrada nesses ltimos, no sendo tratados

aqui os outros tipos.

Documentos so produzidos em diferentes situaes e por diferentes

pessoas; dado esse fato, surge a necessidade de identificao desses documentos,

para que possam ser tratados de maneira correta, viabilizando o acesso eles

sempre que se fizer necessrio.

Neste sentido, torna-se crucial uma reflexo sobre o objeto dos arquivos: o

documento arquivstico. Para tanto, importante o esclarecimento prvio dos

conceitos de informao e documento. No ser tratado, neste estudo, o conceito

de informao arquivstica, pois a presente pesquisa concorda com a viso de

autores da Arquivologia, como Heredia Herrera (1983) e Duranti (1994), ao

considerar o saber arquivstico essencialmente estruturado em torno dos

documentos.

Visando a caracterizar os conceitos citados, optou-se por restringir a reviso

de literatura a textos das reas de Cincia da Informao e Arquivologia, por se

tratarem das reas abarcadas pela presente pesquisa. Dado o fato de muitos

autores j terem apresentado pesquisas exaustivas sobre o tema, destacando-se a

tese de Rondinelli defendida em 2011, no se pretende esgotar, aqui, as vrias

acepes dos conceitos informao e documento, mas to-somente apresentar

como sero utilizados neste estudo.

Para estudar um determinado conceito, h que se compreender que esse

to dinmico quanto tudo o que o rodeia: o contexto, a rea em que ele estudado,

18

o perodo, o pesquisador, e vrios outros agentes intrnsecos ou extrnsecos que

interferem na definio do conceito. Para Tlamo, conceito :

[...] um conjunto de propriedades - traos ou caractersticas - que no s representam os estados de mundo, discriminando-os, mas tambm permitem elaborar redes conceituais segundo o trao considerado. justamente esta possibilidade de estabelecimento de inmeras relaes entre os traos que leva um mesmo conceito a integrar diferentes contextos, expressando variaes de significado (TLAMO, 2004, p.6).

2.1 INFORMAO

O termo informao vastamente utilizado em diversas reas do

conhecimento e, portanto, recebe significados relacionados ao contexto em que

est inserido.

A partir da dcada de 1970, a noo de informao, bem como os termos que a representam, toma vulto, seja na constituio dos discursos, seja na criao de disciplinas especficas. Acredita-se mesmo que a sua expanso represente, na sociedade ocidental, um dos maiores sucessos de uma palavra no sculo XX. A utilizao recorrente da palavra gerou, como natural, uma variao conceitual. Assim, fala-se do conceito de informao em diferentes reas do conhecimento [...] (CINTRA et al, 2002, p.20).

Para Lancaster:

Informao uma palavra usada com frequncia no linguajar quotidiano e a maior parte das pessoas que a usam pensam que sabem o que ela significa. No entanto, extremamente difcil definir informao, e at mesmo obter consenso sobre como deveria ser definida. O fato , naturalmente, que informao significa coisas diferentes para pessoas diferentes. (LANCASTER, 1989, p.1)

E Capurro e Hjorland corroboram com essa viso ao afirmar: Atualmente,

quase toda disciplina cientfica usa o conceito de informao dentro de seu prprio

contexto e com relao a fenmenos especficos. (CAPURRO; HJORLAND,2007,

p.160).

Para Cardoso:

19

O termo cujo uso remonta Antiguidade [...] sofreu, ao longo da histria, tantas modificaes em sua acepo, que na atualidade seu sentido est carregado de ambiguidade: confundido frequentemente com comunicao, outras tantas com dado, em menor intensidade com instruo, mais recentemente com conhecimento. (CARDOSO, 1996, p. 71)

No mbito da CI, a definio mais comumente utilizada a de Belkin e

Robertson (1976, p.198), para quem informao o que capaz de transformar

estruturas. Por se tratar de uma definio ampla e no atender aos propsitos desta

pesquisa no que tange relao com os documentos, buscar-se- refinar um pouco

mais essa definio.

Etimologicamente, a palavra informao tem razes latinas (informatio)

(CAPURRO; HJORLAND, 2007, p.155) e significa dar forma, ou aparncia, pr em

forma, formar (ZEMAN, 1970, p.179). Apesar de sucintas, tais definies so o

mago do que, at hoje, se entende por informao: a ligao direta com o ato de

formar, de fazer conhecer e de comunicar. A informao sempre fluxo e para o

sujeito ela funciona como troca com o mundo exterior, o que lhe confere seu

carter social (TLAMO, 2004, p.2).

Silva amplia a definio de informao ao acrescentar a questo do contexto

e do suporte que a engloba:

[...] entendemos por informao (humana e social) o conjunto estruturado de representaes codificadas (smbolos, significantes) socialmente contextualizadas e passveis de serem registradas num qualquer suporte material (papel, filme, disco magntico, ptico, etc.) e/ou comunicadas em tempos e espaos diferentes. (SILVA, 1999, p. 20)

Observa-se que o entendimento de informao est relacionado a questes

como significado, comunicao e transmisso, ou seja, uma informao objetiva e

materializada que necessita ser registrada, visto que:

[...] a informao deve ser ordenada, estruturada ou contida de alguma forma, seno permanecer amorfa e inutilizvel. [...] A informao deve ser representada para ns de alguma forma, e transmitida por algum tipo de canal. [...] a informao documentria pode estar contida em qualquer coisa que uma pessoa escreva, componha, imprima, desenhe ou transmita por meios similares. (MCGARRY, 1999, p.11)

20

A relao da informao com seu registro em um suporte, seja esse qual for,

visando posterioridade, segue ao encontro do que afirma Zeman:

A Informao [...] a qualidade da realidade material a ser organizada [...] e sua capacidade de organizar, de classificar em sistema, de criar [...] , juntamente com o espao, o tempo e o movimento, uma outra forma fundamental de existncia da matria. (ZEMAN, 1970, p. 167)

No mbito da Arquivologia, muitas das definies de informao possuem

ligao com a ideia de documento, como apresentado no Dicionrio Brasileiro de

Terminologia Arquivstica (DBTA), principal dicionrio terminolgico brasileiro da

rea, em que a informao vista como elemento referencial, noo, ideia ou

mensagem contidos num documento. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.107)

O entendimento da relao entre informao e suporte explicitado por

diversos autores da rea. Dentre esses, Oliveira, em sua dissertao:

Entendemos informao dentro de uma perspectiva arquivstica como uma representao registrada a partir de sua insero em contexto administrativo de uma entidade coletiva ou de vida de uma pessoa ou famlia passvel de organizao, tratamento, preservao, contextualizao e comunicao, e como recurso para gerao de conhecimento ou para o processo de tomada de decises, podendo ser utilizada por multiusurios e produzir vrios sentidos. (OLIVEIRA, 2006, p. 31)

Ainda apontando a relao da informao com seu registro, Camargo (1994,

p.34) apresenta informao como todo e qualquer elemento referencial contido

num documento, indo ao encontro da definio de Silva e Ribeiro, que afirmam ser

a informao um:

Conjunto estruturado de representaes mentais codificadas (smbolos significantes) socialmente contextualizados e passveis de serem registradas em qualquer suporte material (papel, filme, banda magntica, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicados de forma assncrona e multidirecionada. (SILVA; RIVEIRO, 2002, p. 37)

Com as definies apresentadas at o momento, pode-se inferir que a

informao tida como uma representao que necessita estar estruturada,

codificada e registrada, para ser capaz de comunicar. Tal ideia expressa tambm

21

pelo artigo 4 da Lei n. 12.5273, em que se define informao como [...] dados,

processados ou no, que podem ser utilizados para produo e transmisso de

conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato.

As concepes de informao apresentadas anteriormente esto

relacionadas aos documentos que servem como meio para registr-la. Nesse

sentido ela se apresenta como um conceito mais amplo que o de documento.

2.2 DOCUMENTO

Com frequncia, documento4 entendido como toda informao

registrada. Essa definio, no entanto, no suficiente para conceituar tal objeto

que apresenta caractersticas e utilizaes prprias. consensual, entre os

estudiosos, que a origem etimolgica do termo documento remonta ao verbo

docere, com o significado de ensinar ou instruir.

O ato de documentar surge como uma resposta s necessidades do homem

de manter registrados acontecimentos e experincias vivenciadas. Exemplos disso

so as pinturas encontradas em cavernas datadas de longas pocas, nas quais se

retratavam caas, colheitas, rituais, etc. Essas pinturas nas paredes podem ser

consideradas os primrdios dos documentos.

Os registros documentais visavam manter as informaes disponveis para

que servissem de orientao s aes futuras, de testemunhos, alm de

resguardarem direitos. Como a prpria histria da humanidade, o documento sofreu

variaes em seu significado ao longo do tempo: ora esse era ligado ao ensino de

valores morais, cincia, religio, ora ao Estado ou aos direitos dos cidados.

Le Goff expressa o entendimento de documento utilizado nessa pesquisa:

O termo latino documentum, derivado de docere ensinar, evoluiu para o significado de prova e amplamente usado no vocabulrio legislativo. no sculo XVII que se difunde, na linguagem jurdica francesa, a expresso

3 Lei n. 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011. "Regula o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio Federal; altera a Lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n. 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e d outras providncias. 4 No artigo 4, da Lei n. 12.527, documento visto como a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato; tal afirmao explicita a relao direta entre documento e informao, fazendo necessrio, neste momento, tornar claro o que se entende por documento.

22

titres et documents, e o sentido moderno de testemunho histrico data apenas do incio do sculo XIX. (LE GOFF, 1984, p.95)

A ligao do documento aos testemunhos e s provas est relacionada sua

gnese, como a necessidade de registrar informaes para a posterioridade. Briet

(1951, p.7) demonstra tal ligao ao elucidar documento como: [...] todo ndice

concreto ou simblico, conservado ou registrado com a finalidade de representar,

reconstruir ou demonstrar um fenmeno fsico ou intelectual.

O carter testemunhal dos documentos tambm abordado na Diplomtica,

que, por ter se desenvolvido rumo gnese documental, aproxima-se da

Arquivstica como auxiliar no desenvolvimento de alguns de seus princpios e como

mecanismo primordial para o entendimento dos conjuntos orgnicos documentais.

Duranti, uma das pesquisadoras que mais relaciona os princpios da

Diplomtica ao da Arquivstica, estuda o documento, suas caractersticas e seus

objetivos. Em um de seus estudos, a autora indaga sobre tal conceito:

O que um documento? Tradicionalmente o termo se refere a muitas fontes de evidncia. Ento necessitamos especificar que a Diplomtica estuda o documento escrito, ou seja, a evidncia que se produz sobre um suporte (papel, fita magntica, disco, folha, etc.) por meio de um instrumento de escrita: lpis, caneta, mquina de escrever, impressora, etc.) ou de um aparato que grave imagens, dados e/ou vozes. O adjetivo escrito no se usa em Diplomtica em um sentido de ato por si (escrito, riscado, desenhado ou registrado), mas sim de uma forma que se relaciona com o propsito e o resultado intelectual do ato de escrever, esta a expresso de ideia de uma forma que tanto objetivada (documentrio) e sinttica (sujeito a regras de ordenao) (DURANTI, 1996, p.17, traduo nossa)

Observando atentamente o conceito apresentado pela autora, nota-se que

tal definio salienta algumas restries, pois associa o documento apenas ao

formato escrito, ignorando outros gneros documentais como os sonoros,

iconogrficos, audiovisuais, entre outros. Mais adiante, Duranti e Preston (2008,

p.811) ampliam o conceito de documento ao defini-lo como: Uma unidade indivisvel

de informao constituda por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com

uma sinttica estvel. Um documento tem forma fixa e contedo estvel. Esses

conceitos sero analisados no prximo captulo.

Um entendimento mais sucinto de documento pode ser visto na afirmao

23

de Camargo e Belloto (1996, p.28), que o conceituam como unidade constituda

pela informao (1) e seu suporte, e, no mesmo sentido, caminha a definio

disponvel no DBTA (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.73), que aponta documento

como unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte e o formato.

Em ambas as definies, fica explcita uma importante caracterstica dos

documentos: a necessidade de um suporte, seja ele qual for papel, pelcula, fita

magntica, entre outros. Alguns autores avanam um pouco mais na compreenso

de documento, afirmando que, para o seu entendimento, necessrio olhar alm,

analisar outros aspectos, como os apresentados por Buckland, que argumenta a

existncia, no documento, de:

[...] trs pressupostos fundamentais: a materialidade (decorrente do registro), a intencionalidade (que lhe conferir valor evidencial ou probatrio, em diferentes nveis) e o tratamento (como forma de garantir sua inteligibilidade e sua socializao). (BUCKLAND apud GUIMARES, 2008, p.35)

Numa explanao sobre o sentido amplo de documento, Rondinelli (2011,

p.48) cita o proposto por Herrera, que expe a necessidade do suporte, alm de

enfatizar sua caracterstica de transmitir conhecimento.

Documento, em um sentido muito amplo e genrico, todo registro de informao, independentemente de seu suporte fsico. Abarca tudo o que pode transmitir o conhecimento humano: livros, revistas, fotografias, filmes, microfilmes [...], mapas [...], fitas gravadas, discos, partituras [...], selos, medalhas, quadros [...] e, de maneira geral, tudo o que tenha um carter representativo nas trs dimenses e que esteja submetido interveno de uma inteligncia ordenadora. (HEREDIA HERRERA, 1991 apud RONDINELLI, 2011 p. 48)

Diante do exposto pelos autores, tanto da rea de Cincia da Informao

quanto da rea de Arquivologia, nota-se a relao direta entre informao e

documento, na qual esse nada mais seria que o registro daquela em um suporte. A

necessidade crescente da produo documental d-se, sem dvida, pelo aumento

da produo informacional, sua circulao e a necessidade de seu registro. Numa

sociedade em que a informao estratgica, tornam-se tambm estratgicos a

identificao e o tratamento dos documentos nos quais ela se encontra registrada.

24

As diversas concepes de documentos analisadas na presente pesquisa

levam concluso de que o documento toda informao registrada em um

suporte, independentemente de qual seja, devendo possuir forma fixa e

contedo estvel. Ele utilizado, principalmente, para registrar e comunicar

informaes, com o intuito de ensino/aprendizagem e/ou de servir de

testemunho de atos e fatos.

2.3 ARQUIVO

Neste captulo, pretende-se debater sobre o conceito do arquivo como um

conjunto de documentos. Rousso apresenta uma definio instigante ao afirmar que:

Escrito, oral ou filmado, o arquivo sempre produto de uma linguagem prpria, que emana de indivduos singulares ainda que possa exprimir o ponto de vista de um coletivo (administrao, empresa, partido poltico etc.). Ora, claro que essa lngua e essa escrita devem ser decodificadas e analisadas. (ROUSSO, 1996, p. 4)

Pensar o arquivo em sua acepo natural, que se confunde com o prprio

surgimento da escrita, nos leva a perceber que o homem apresentou a necessidade

em deixar registradas as informaes, os acontecimentos, os fatos e sentimentos

que o cercavam. A escrita ocupou um espao de destaque na sociedade com a

inveno da imprensa, visto que, a partir da, as informaes passaram a ser

transmitidas a um maior nmero de pessoas em um curto espao de tempo.

Ao se analisar a literatura arquivstica, observa-se a existncia de um

consenso em relao ao surgimento dos arquivos, uma vez que a maioria dos

autores da rea defende que esses surgiram na Antiguidade, em decorrncia da

necessidade de manter os registros das aes reais, eclesisticas e de toda vida

pblica e privada dos povos antigos.

Segundo alguns estudiosos, o termo arquivo teria surgido na Grcia, entre

os sculos III e II a.C., e seria oriundo da palavra arch, nome conferido ao palcio

dos magistrados e que, mais tarde, evoluiria para o termo de origem latina archeion

ou archivum, significando depsito de documentos, isto , seu local de guarda.

Observando tais definies, pode-se identificar o principal aspecto inerente

aos arquivos daquela poca: a sua relao direta com os governos e as classes

25

dominantes ao manter, nos acervos, informaes que resguardavam seus direitos e

poderes.

[...] a mais antiga transcrio da memria foi constituda por documentos correntes cujo modo de gesto, que, por vezes, se perpetuou durante muito tempo, atingiu uma perfeio requintada nas civilizaes do Oriente Prximo, da Grcia e de Roma. Os documentos eram produzidos e conservados para as necessidades do governo e da administrao; a gesto do poder e a gesto de documentos estavam estreitamente ligadas por toda a parte (LODOLINI apud SOUSA, 2007, p.97).

Na Idade Mdia, a relao do arquivo com o poder explicitada por meio

dos documentos predominantes daquela poca. So eles: os diplomas e as cartas

que registravam informaes ligadas aos privilgios reais, seus direitos, bem como

os da nobreza. Naquele momento os arquivos garantiam os direitos da classe

dominante, no atingindo a maior parte da populao.

Esta forma de arquivo permaneceu at final do sculo XVIII, tendo como

quebra de paradigma a Revoluo Francesa e seus ideais, que procuravam

estabelecer e garantir o direito da sociedade como um todo. Nesse momento, ficou

clara a importncia dos documentos como forma de registro de tais direitos.

Essas inovaes intelectuais culminaram com a Revoluo Francesa, que, sob a lei promulgada no 7 Messidor year II (25 de junho de 1794), proclamou que os documentos dos arquivos nacionais o que significa, de acordo com a terminologia da poca, os arquivos pertencentes Nao, incluindo governamentais, administrativos, judicirios e arquivos eclesisticos deveriam ser livremente acessveis, sem custo, a todos os "cidados" solicitantes desses servios. (DUCHEIN, 1993, p.3, traduo nossa)5.

Diante dessas mudanas de perspectivas em relao aos documentos ps-

Revoluo Francesa, conforme apresentado no trabalho de Duchein, surgiram

caractersticas do arquivo, como a independncia dos arquivos, a responsabilidade

que o Estado passa a ter pela manuteno dos documentos e a Proclamao dos

direito de acesso aos arquivos para todos os cidados. Cabe ressaltar, porm, que

nesse momento histrico conforme alerta Souza, o direito de acesso no era to

5 Original em ingls: These intellectual innovations culminated with the French Revolution, which, under the law enacted on 7 Messidor year II (25 June 1794), proclaimed that documents from the 'national archives'--which means, according to the terminology of the times, the archives belonging to the Nation, including governmental, administrative, judiciary and ecclesiastical archives-- were to be accessible freely and without costto all 'citizens' requesting such services. (DUCHEIN, 1993, p.3)

26

livre assim.

[...] a passagem do princpio do segredo ao princpio da liberdade total foi efmera. Em 1856, na Frana, mesmo o regulamento dos arquivos nacionais determinou que o diretor, considerando a convenincia administrativa, era quem autorizaria ou recusaria o acesso aos documentos (SOUZA, 2008, p.99).

A problemtica do acesso aos arquivos, at hoje, objeto de estudo, uma vez

que, na atualidade, est em voga a questo do direito de acesso informao em

diversos pases, incluindo o Brasil. Esse tema destaca-se em consequncia da

concretizao dos direitos civis, sociais e polticos, alm da governana e

transparncia dos atos do Estado junto populao.

Com base em Rondinelli (2004), foi elaborado o quadro 1, com a finalidade de

apontar os cinco principais marcos que influenciaram diretamente no

desenvolvimento do conceito dos arquivos.

27

1 marco

1789

2 marco

1821

3 marco

1841

4 marco

ps 1945

5 marco

1980

Criao do Arquivo Nacional da Frana

Criao da cole National ds Chartes,

Frana

Organizao dos Documentos Pblicos por fundos - Natalis Du Wailli, Frana

Exploso Documental - Ps II Guerra

Mundial

Produo de Documentos Eletrnicos

Reconhecimento da importncia dos documentos

Transformao da Arquivologia em cincia

auxiliar da Histria

Responsabilidade do Estado na guarda e conservao dos documentos

Desperta o interesse pelo valor "histrico" dos

documentos

"Abertura" do acesso aos arquivos pblicos

1898 - Manual dos Arquivistas Holandeses

Surgimento da Gesto de Documentos

Gerenciamento eletrnico de documentos

Surgimento do Princpio da Provenincia

Reconhecimento do carter administrativo

dos documentos

Produo de documentos em meio

digital

Surgimento do Princpio de Respeito aos Fundos

Aumento da produo documental

Quebra de paradigmas na produo documental

Quadro 1: RESUMO DOS 5 MARCOS DOS ARQUIVOS

Fonte: A autora, baseado em Rondinelli (2004)

28

Para o entendimento do conceito de arquivos, ser feita uma viagem

histrica, j que, como tantos outros conceitos, ele sofreu influncias do tempo e do

espao ao acompanhar o dinamismo da prpria sociedade.

Apresenta-se, no quadro 2, o resumo cronolgico dos principais fatos que

influenciaram no desenvolvimento das teorias e prticas arquivsticas e no

entendimento do conceito de arquivos. Este resumo possibilitar uma viso geral

das mudanas ocorridas na rea, permitindo fazer um paralelo com as diversas

definies de arquivo que viro a seguir.

Cabe esclarecer que tal cronologia foi baseada no estudo de Silva (1999),

que realizou um apanhado dos principais acontecimentos na rea da Arquivologia

europeia e norte-americana, entre as dcadas de 1930 e 19806.

Quadro 2: Sequncia cronolgica 1930-1980 dos principais acontecimentos que influenciaram a teoria e prtica arquivstica.

Dcadas Acontecimentos

1930

Primrdios de uma proposta de unificao da terminologia arquivstica;

Racionalizao das atividades dos Arquivos (Frana e Alemanha) Preocupao com a avaliao de documentos

Predomnio da arquivologia tecnicista

1940

Exploso documental Preocupao com a grande massa documental e o acesso a ela Uso dos conceitos de recordgroup e records management (EUA)

Os Arquivos se vinculam administrao

1950 Criao do Conselho Internacional de Arquivos CIA, no mbito da UNESCO Publicao Arquivos modernos: princpios e tcnicas, de Theodore Schellenberg

1960

Aprofundamento e especializao do conhecimento tcnico arquivstico Debates sobre o objeto dos Arquivos

Estudos sobre as diferenas e semelhanas entre Arquivos, Bibliotecas e Museus. Discusses sobre os mtodos de classificao

Ainda o predomnio da prtica e da tcnica na arquivstica

1970

Criao do Programa Geral de Informao PGI, da Unesco Desenvolvimento do RAMP Records Archives Management Programa do Conselho Internacional de Arquivos Discusses tericas e desenvolvimento cientfico da Arquivologia, especialmente nos EUA e Canad Publicao do texto: Le Respect ds fonds en Archivistique: prncipes thoriques et problmes pratiques, de Michel Duchein Publicao do texto de Michael Cook: Archives, administration: a manual for

6 Optou-se, aqui, pelo recorte feito por Silva (1999), pois acredita-se que o perodo proposto apresenta as principais influncias da Arquivstica brasileira.

29

intermediate and smaller organization and for local government

Inicia-se o estudo dos documentos eletrnicos, tendo como principal estudioso Charles Dollar

1980

Viso sistmica dos arquivos Preocupao com a normalizao arquivstica

Aparecimento de novos suportes, entre eles os digitais. Utilizao de tecnologias emergentes no registro das informaes Estudos do impacto da informtica e dos documentos eletrnicos nos Arquivos

Autores que se destacam no estudo dos Arquivos e os documentos digitais: Terry Cook, Luciana Duranti, Jean-Yves Rousseau, Carol Couture e Terry Eastwood, Antonia Heredia Herrera e Vicenta Corts Alonso.

Fonte: A autora, sintetizando estudo realizado por Silva em 1999. Ainda nos dias atuais, o conceito de arquivo objeto de estudo no meio

arquivstico, em virtude dos diversos entendimentos de sua formao, sua

responsabilidade, sua abrangncia legal e, sobretudo, seu objeto. Embora o

presente trabalho no tenha a inteno de aprofundar tais aspectos, cabe, neste

momento da discusso, apontar as principais definies de arquivo.

Destaca-se, como principal definio de arquivo, aquela relacionada ao

pensamento dos fundadores da teoria arquivstica, apresentada no Manual de

Arquivologia (Frana)7, segundo o qual arquivo o conjunto de documentos, de

qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa fsica ou

jurdica tenha automtica e organicamente reunido, em razo mesmo de suas

funes e atividades (1970, p. 23 apud FONSECA, 1998, p.33).

Nessa definio, alguns aspectos fundamentais do arquivo so

apresentados: sua formao por documentos independente da natureza, sejam

pblicos ou privados; o carter orgnico de seu acervo; e sua constituio por

documentos que apoiam e/ou registram as atividades de seu produtor.

A definio apresentada no Manual dos Arquivistas Holandeses corrobora

com tais caractersticas, alm de acrescentar o suporte dos documentos:

Arquivo o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado rgo administrativo ou por um de seus funcionrios, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custdia desse rgo ou funcionrio. (ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES, 1973, p.13)

7 Manual de Arquivologia publicado pela Direo dos Arquivos de Frana, em conjunto com a Associao dos Arquivistas Franceses.

30

O Dicionrio Internacional de Terminologia Arquivstica (1984, p.25) vai

alm e aponta que o arquivo constitudo de documentos em diversos suportes, ao

afirmar que:

Arquivo o conjunto de documentos quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas de direito pblico ou privado, no desempenho de suas atividades.

O conceito de arquivo que esteve presente na literatura arquivstica

brasileira por muitas dcadas, de acordo com Paes (1991, p.4), foi definida por

Slon Buck8, que apresenta o arquivo como: [...] o conjunto de documentos

oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no

decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores

para efeitos. Uma das definies mais tradicionais a defendida por

Schellenberg, que se tornou um clssico no meio da Arquivstica. Ele definiu arquivo

como sendo:

Documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito num arquivo de custdia permanente. (SCHELLENBERG, 2002, p.41)

Paes apresentou seu prprio entendimento de arquivo, destacando algumas

caractersticas citadas nas definies clssicas, como o suporte e a produo

natural dos documentos no dia-a-dia de seus produtores, registrando suas

atividades e apoiando suas decises.

[...] acumulao ordenada de documentos, em sua maioria, textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro (PAES, 1997, p.16).

A partir das definies expostas por diversos autores em pocas distintas,

observa-se que elas se complementam e refletem muitas caractersticas especficas

dos arquivos, destacando-se: o carter orgnico e a acumulao natural dos

8 Slon Justus Buck (1884-1962), ex-arquivista dos Estados Unidos da Amrica, ocupou cargo equivalente ao de Diretor-Geral do Arquivo Nacional do Brasil.

31

documentos, em decorrncia das atividades do produtor e a existncia de um

suporte, independentemente de qual seja.

Para fins deste trabalho, o conceito de arquivo utilizado est de acordo com

a definio apresentada na Lei de Arquivos, Lei n. 8159, de 08 de janeiro de 1991.

Tal lei dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos, quer seja para arquivos pblicos

ou para arquivos privados:

Art.2 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia de atividades especficas bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos (BRASIL, 1991).

Escolheu-se essa definio por ser a representao legal adotada pelos

rgos da Administrao Pblica Federal, que o universo desta pesquisa.

32

3 DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL

O surgimento das denominadas Tecnologias da Informao e Comunicao

(TICs) trouxe inovaes para a sociedade. Entre essas inovaes, destaca-se o uso

dos recursos computacionais no dia-a-dia do indivduo e de organizaes pblicas e

privadas.

Dollar (1994) denominou essas de imperativos tecnolgicos, que, segundo o

autor, teriam grande impacto nos procedimentos e prticas arquivsticas. Uma das

principais mudanas observadas foi o surgimento dos documentos arquivsticos

digitais. Assim, o documento arquivstico digital uma especificidade do documento

arquivstico, visto que produzido, tramitado e armazenado em ambiente

computacional.

3.1 DOCUMENTO ARQUIVSTICO

Dentre os diversos tipos de documentos, apresentados no captulo 2, para

fins desta pesquisa, o objeto recai sobre os arquivsticos que, segundo o Glossrio

da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional de

Arquivos (Conarq), entende-se como documento arquivstico: [...] os documentos

produzidos (elaborados ou recebidos) no curso de uma atividade, como instrumento

ou resultado da tal atividade e retido para ao ou referncia (ARQUIVO

NACIONAL, 2010, p.12).

O termo record apresenta-se traduzido como documento arquivstico em

muitos artigos da literatura arquivstica brasileira e , nesse sentido, que ele ser

utilizado nesta pesquisa. No entanto, importante ressaltar que esse termo tambm,

se encontra traduzido para documento como acontece, por exemplo, no clssico

livro Arquivos Modernos: princpios e tcnicas:

Minha definio de documentos (records) a seguinte: Todos os livros, papis, mapas, fotografias ou outras espcies documentrias, independentemente de sua apresentao fsica ou caractersticas, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pblica ou privada no exerccio de seus encargos legais; em funo das suas atividades, preservados ou depositados para preservao por aquela entidade ou por seus legtimos sucessores como prova de suas funes, sua poltica, decises, mtodos, operaes ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos (SCHELLENBERG, 2002, p. 40-41).

33

O documento arquivstico, tambm chamado documento de arquivo,

diferencia-se pela funo para a qual foi criado.

[...] a forma/funo pela qual o documento criado que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. a razo de sua origem e de seu emprego, e no o suporte sobre o qual est constitudo que vai determinar sua condio de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentao ou de museu (BELLOTO, 2004 p.36).

Tal documento no produzido intencionalmente para ser fonte histrica, ele

produzido, [...] tendo em vista no a sua utilizao ulterior, e sim, na maioria das

vezes, um objetivo imediato, espontneo ou no, sem a conscincia da

historicidade, do carter de fonte que poderia vir a assumir mais tarde (ROUSSO,

1996, p. 87).

Martin-Pozuelo Campillo explora a relao do documento arquivstico com as

funes e atividades desenvolvidas por seus produtos, ao afirmar que:

[...] documento de arquivo o documento que resulta de um processo administrativo ou jurdico, assim como todos aqueles que tornam possvel tal processo, recebidos por um arquivo onde, paulatinamente, seus valores originais vo sendo prescritos e substitudos por outros de prova e informao. (MARTIN-POZUELO CAMPILLOS, 1996, p.98)

O documento arquivstico produzido no decorrer das atividades, seja de um

rgo pblico, de uma empresa privada ou, at mesmo, de uma pessoa ou famlia:

Os documentos de arquivo so produzidos por uma entidade pblica ou privada, ou por uma famlia ou pessoa, no transcurso da funo que justifica sua existncia como tal, guardando esses documentos relaes orgnicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais, administrativos e legais. Tratam, sobretudo, de provar ou de testemunhar alguma coisa. (BELLOTO, 2004, p.37).

Ainda no sentido de compreender e conceituar tal documento, indispensvel

levar em considerao a definio apresentada pelo Comit de Documentos

Eletrnicos do Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que o define como:

[...] a informao registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituio ou pessoa e que possui contedo, contexto e estrutura suficiente para servir de evidncia dessa atividade. (COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS apud RONDINELLI, 2005, p.47)

34

Duranti enfatiza a naturalidade da produo do documento arquivstico ao

afirmar que esse :

Produzido ou recebido no curso de uma atividade pessoal ou organizacional, e como instrumento e subproduto dela, o documento arquivstico evidncia primeira de suposies que contriburam para criar, extinguir, manter ou modificar. (DURANTI, 1994, p.12)

A mesma autora apresenta um conceito ainda mais contemporneo [...] todo

documento produzido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade

prtica, como instrumento e subproduto dessa atividade (DURANTI, 2002, p.11).

As definies desse documento se mostram unnimes no cenrio

internacional no que tange sua forma de produo e s suas caractersticas.. A

Norma ISO 15289 (2001, p.3) evoca, em sua definio, uma sntese do conceito:

Documentos arquivstico (records): informao criada, recebida e mantida como

evidncia e informao pela organizao ou pessoa, no cumprimento de suas

obrigaes ou na realizao de seus negcios.

O pilar do documento arquivstico a informao nele registrada e a forma

como ela produzida, portanto independe de seu suporte, da sua forma e de quem

o produziu. Ele contm: [...] uma informao, qualquer que seja sua data, sua forma

e seu suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa fsica ou moral, e

por todo servio ou organismo pblico ou privado, no exerccio de sua atividade

(CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES, 1984, apud ROUSSEAU; COUTURE

et al, 1994, p.123).

Em determinados momentos na literatura, a definio de documento

arquivstico encontra-se embutida na definio de documento ou de arquivo. No

quadro 3, sugerida uma interpretao dessas situaes, a partir de uma

comparao entre os termos nos diferentes conceitos propostos por autores

consagrados.

35

Quadro 3: Conceito de documentos arquivsticos

Autor Termo Definio Interpretao

Schellenberg (2002)

Records-

Documento Todos os livros, papis, mapas, fotografias ou outras espcies de documentrias, independente de sua apresentao fsica ou caractersticas, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pblica ou privada no exerccio de seus encargos legais ou em funo das suas atividades e preservados ou depositados para preservao por aquela entidade ou por seus legtimos sucessores como prova de suas funes, sua poltica, decises, mtodos, operaes ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos

O termo foi traduzido apenas para documento.

Coincide com a definio adotada de documento arquivstico, vide palavras destacadas

Heredia Herrera (1991)

Documentos

archivsticos - Documentos arquivstico

[...] produzidos ou recebidos por uma pessoa ou instituio durante sua gesto ou atividade para o cumprimento de suas finalidades e

conservados como prova e informao

Palavras destacadas definem o documento arquivstico

ISO 15489, 2001

Records -

Documentos arquivstico

[...] informao criada, recebida e mantida como evidncia e informao pela organizao ou pessoa, no cumprimento de suas obrigaes ou na realizao de seus negcios

Palavras destacadas definem o documento arquivstico

ICA (2004)

Record -

Documento arquivstico

[...] criado ou recebido e mantido por um departamento, organizao, ou indivduo no cumprimento das obrigaes legais ou na operao dos negcios

Palavras destacadas definem o documento arquivstico

Vzquez (2006)

documento de

archivo o de

gestin -

Documento de arquivo ou de gesto

[...] um suporte modificado por um texto aposto a ele, que surge como resultado de uma atividade administrativa e tem como finalidade efetivar uma ordem, provar algo ou, meramente,

Palavras destacadas definem o documento arquivstico

36

transmitir uma informao

InterPARES 2 PROJECT, 2010b.

Documento arquivstico (record):

Um documento feito ou recebido no curso de uma atividade prtica como um instrumento ou um subproduto dessa atividade, e mantido para ao ou referncia

Palavras destacadas definem o documento arquivstico

Associao dos

Arquivistas

Holandeses, 1898

Archive - Arquivo

[...] o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado rgo administrativo ou por um de seus funcionrios, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custdia desse rgo ou funcionrio.

Dentro da definio de arquivo encontra-se o conceito de documento arquivstico, vide as palavras em destaque.

Jenkinson, 1922

Archive - Arquivo

Um documento dito como pertencente classe dos arquivos aquele elaborado ou usado no curso de uma transao administrativa ou executiva (pblica ou privada) da qual tomou parte; e subsequentemente preservado sob sua custdia e para sua prpria informao pela pessoa ou pessoas responsveis por aquela transao e seus legtimos sucessores.

Dentro da definio de arquivo encontra-se o conceito de documento arquivstico, vide as palavras em destaque

Cencetti apud

Lodoloni, 1990

Archive - Arquivo

[...] o conjunto dos documentos expedidos e recebidos por um ente ou indivduo para a realizao dos prprios fins e para o exerccio das prprias funes.

Dentro da definio de arquivo encontra-se o conceito de documento arquivstico, vide as palavras em destaque

Carucci, 1983

Archive - Arquivo

[...] o conjunto de documentos produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento da prpria atividade [...] por rgos e departamentos do Estado, por entidades pblicas e instituies privadas, por famlias e por pessoas.

Dentro da definio de arquivo encontra-se o conceito de documento arquivstico, vide as palavras em destaque

Duranti, Eastwood e

MacNeil, 2002

Record - documento arquivstico

[...] todo documento produzido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade prtica como instrumento e subproduto

Palavras destacadas definem o documento

37

dessa atividade. arquivstico

Dicionrio de

Terminologia Arquivstica, 1996

Arcuivo (archive)

[...] Conjunto de documentos que, independentemente da natureza do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.

Palavras destacadas definem o documento arquivstico

Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica ,

2005

Arcuivo (archive)

[...] Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

Palavras destacadas definem o documento arquivstico

Fonte: A autora, baseado em informaes de Rondinelli, 2011.

Diante das definies de documento arquivstico, algumas caractersticas e

especificidades podem ser identificadas: natureza do documento, suporte, motivo de

sua produo, pessoas envolvidas em sua produo, organicidade, etc. Autores,

como Duranti, permitem identificar cinco caractersticas basilares dos documentos

arquivsticos citadas a seguir.

A primeira caracterstica a imparcialidade: ligada veracidade do

documento, visto que esse no intencionalmente pensado para ser produzido, mas

nasce no decorrer de uma atividade e da necessidade de registr-la. Rondinelli, com

base em Duranti, retrata que: [...] dizer que o documento arquivstico imparcial

no significa que quem o produz isento de ideias pr-concebidas, e sim que as

razes e as circunstncias da sua criao garantem que o mesmo no foi produzido

sob o temor do olhar pblico (RONDINELLI, 2011, p.176).

A segunda caracterstica identificada no documento arquivstico a

autenticidade, que est ligada produo, manuteno e preservao desse

documento, que deve seguir normas pr-estabelecidas. De acordo com a CTDE,

autenticidade a credibilidade de um documento enquanto documento, isto , a

qualidade de um documento ser o que diz ser e que est livre de adulterao ou

qualquer outro tipo de corrupo (CTDE, 2010, p.5).

Um documento arquivstico autntico, quando ele representa aquilo que

diz representar e que, aps a sua produo, no sofreu adulteraes, corrupes ou

intervenes no autorizadas, ou seja, [...] os documentos arquivsticos so

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autnticos porque so criados, mantidos e conservados sob custdia, de acordo

com procedimentos regulares que podem ser comprovados (DURANTI, 1994, p.3).

A terceira caracterstica do documento arquivstico a naturalidade, que se

relaciona com o acmulo do documento. O documento arquivstico difere do

documento biblioteconmico, pois sua acumulao ocorre de forma natural, no curso

das atividades de seu produtor. Nas diversas acepes do conceito de documento

arquivstico vistas anteriormente, a naturalidade mostra-se presente ao se reafirmar

que esses so produzidos no decorrer de uma atividade, apresentando algo natural

e no intencional. Duranti explicita o que se entende por naturalidade ao declarar

que:

O fato de os documentos no serem concebidos fora dos requisitos da atividade prtica, isto , de se acumularem de maneira contnua e progressiva, como sedimentos de estratificaes geolgicas, dota-os de um elemento de coeso espontnea, ainda que estruturada. (DURANTI, 1994, p.3)

Apontada como a quarta caracterstica, a organicidade tambm conhecida

como interrelacionamento (DURANTI, 1994, p.3). Ela corresponde s relaes

presentes entre os documentos arquivsticos de uma mesma ao, o que os torna

ligados, ou seja, interdependentes, j que [...] todo arquivo est potencialmente e

intimamente ligado a outros, tanto dentro como fora do grupo no qual preservado,

e seu significado depende dessas relaes (PUBLIC RECORDS OFFICE, 1949,

p.2, apud RONDINELLI, 2011, p.178).

A CTDE apresenta a organicidade como o atributo de um acervo

documental decorrente da existncia de relao orgnica entre seus documentos.

Essencial para que um determinado conjunto de documentos seja considerado um

arquivo (CTDE, 2011, p.18). Essa definio vai ao encontro daquela proposta por

Duranti.

Como quinta e ltima caracterstica, a unicidade apresenta-se como o papel

nico que o documento arquivstico desenvolve no conjunto ao qual pertence.

Dentro de um mesmo conjunto documental relacionado a uma mesma atividade,

cada documento ser nico, mesmo que este se trate de cpias. Sobre isso, Duranti

afirma: Cpias de um documento arquivstico podem existir em um mesmo grupo ou

em outros grupos, mas cada cpia nica em seu lugar, porque o complexo das

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suas relaes com os outros documentos sempre nico [...] (DURANTI, 1994b

apud RONDINELLI, 2011, p.178).

As cinco caractersticas apresentadas acima foram baseadas principalmente

nas ideias de Duranti e Rondinelli. No quadro 4, buscou-se em oito autores

consagrados da Arquivstica: Associao dos Arquivistas Holandeses, Jenkinson,

Schellenberg, Alonso, Herrera, Martin-Pozuelo Campillos, Duranti, Eastwood, as

caractersticas dos documentos arquivsticos.

Quadro 4: Pesquisa para identificar caractersticas dos documentos arquivsticos

Autor Ano Caractersticas

Associao dos Arquivistas Holandeses

1898 Organicidade

Jenkinson 1922 Organicidade (implcita)

Imparcialidade Autenticidade

Schellenberg 1956 Organicidade

Alonso

1989 Organicidade (implcita) Naturalidade Unicidade Integridade Autenticidade Imparcialidade

Herrera 1991 Naturalidade

Organicidade Ordenao

Martin-Pozuelo Campillos

1996 Organicidade (implcita) Contexto de produo Unicidade Autenticidade Multiplicidade de contedo Interdependncia

Duranti

1994 Imparcialidade Autenticidade Naturalidade Organicidade Unicidade

Eastwood

2009 Imparcialidade Autenticidade Naturalidade Organicidade Unicidade

Fonte: A autora.

Para fins desta pesquisa, compactua-se com o defendido por Duranti, que

considera que as caractersticas citadas tornam a anlise dos documentos

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arquivsticos [...] o mtodo bsico pelo qual se pode alcanar a compreenso do

passado tanto imediato quanto histrico, seja com propsitos administrativos ou

culturais (DURANTI, 1994b apud RONDINELLI, 2011, p.178).

A base terica que norteou os estudos das premissas bsicas sobre a

natureza dos documentos arquivsticos, foram os princpios e conceitos da

Diplomtica e da Arquivstica, sendo que, a primeira, estuda os documentos como

entidades individuais e, a segunda, estuda os documentos enquanto conjunto, suas

relaes e suas agregaes.

Autores como Duranti, Belloto, MacNeil, Lacombe e Rondinelli destacam-se

no cenrio de aproximao dessas duas abordagens para entender os documentos

arquivsticos. Adotou-se, aqui, o ponto de vista de tais autores como arcabouo

intelectual, dada a integrao das linhas de pesquisa deles com a do presente

trabalho, esclarecendo-se, porm, que tal estudo poderia se basear em outros

autores e iniciativas.

Em sua publicao Diplomtica: novos usos para uma antiga cincia, de

1995, Duranti faz uma anlise da Diplomtica e sua relao com os documentos

arquivsticos ao expor que, por meio dela, pode-se identificar e analisar as

caractersticas desses documentos.

Diplomtica, segundo Duranti e MacNeil:

[...] um corpo de conceitos e mtodos, originalmente desenvolvido nos sculos XVII e XVIII, com a finalidade de comprovar a confiabilidade e autenticidade dos documentos. Ao longo dos sculos, tem evoludo para um sistema muito sofisticado de ideias sobre a natureza dos documentos, sua gnese e composio, suas relaes com as aes e pessoas ligadas a eles, e com seus contextos organizacional, social e legal. (DURANTI; MACNEIL, 1996, p.47, traduo nossa)9

As autoras tratam a Arquivstica sob o seguinte ponto de vista:

A cincia arquivstica surgiu a partir da diplomtica no sculo XIX , um corpo de conceitos e mtodos voltados para o estudo dos documentos em termos de seus relacionamentos documentais e funcionais e as formas em que so controlados e comunicados. (DURANTI; MACNEIL, 1996, p.47,

9 Original em ingls: Diplomatics is a body of concepts and methods, originally developed in the seventeenth and eighteenth centuries, "for the purpose of proving the reliability and authenticity of documents." Over the centuries, it has evolved "into a very sophisticated system of ideas about the nature of records, their genesis and composition, their relationships with the actions and persons connected to them, and with their organizational, social, and legal context. (DURANTI; MACNEIL, 1996, p.47)

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traduo nossa)10

Entender que os documentos possuem elementos formais passveis de

serem analisados, avaliados e compreendidos, e que tais elementos esto presentes

em documentos produzidos a qualquer tempo, em qualquer local e por qualquer

pessoa, sugere que o documento arquivstico pode, e deve, ser identificado por tais

constituintes formais e no pela informao que transmitem.

Duranti e MacNeil buscam na Diplomtica o entendimento de que os

documentos arquivsticos apresentam elementos formais e universais, que

possibilitam a anlise, a produo e o tratamento de tais documentos:

No corao da Diplomtica, reside a ideia de que todo documento arquivstico pode ser analisado, compreendido, e avaliado em termos de um sistema de elementos formais que so universais na sua aplicao e descontextualizada por natureza11 (DURANTI; MACNEIL, 1996, p.49, traduo nossa)

As autoras identificam sete elementos bsicos constituintes do documento

arquivstico, que esto representados no quadro 5.

10 Original em ingls: Archival science, which emerged out of diplomatics in the nineteenth century, is a body of concepts and methods directed toward the study of records in terms of their documentary and functional relationships and the ways in which they are controlled and communicated. (DURANTI; MACNEIL, 1996, p.47) 11 Original em ingls: lies the idea that all records can be analyzed, understood, and evaluated in terms of a system of formal elements that are universal in their application and descontextualized in nature. (DURANTI; MACNEIL, 1996, p.49)

Quadro 5: Elementos constituintes do documento arquivstico

Fonte: A autora.

Tais elementos constituintes caracterizam o documento como sendo

arquivstico e, portanto, devem receber especial ateno quanto sua

e manuteno por parte de seus produtores e preservadores.

O documento arquivstico sempre envolver uma

desenvolvido no decorrer das atividades das instituies ou do individuo, a fim de

registrar ou apoiar determinada

documento arquivstico sem a identificao da ao que o resultou. De acordo com o

projeto InterPARES - International Research on Permanent Authentic Records in

Electronic Systems (Pesquisa Internacional sob

Autnticos Permanentes em Sistemas Eletrnicos), a ao definida como o

exerccio consciente de uma vontade praticada por pessoa fsica ou jurdica, com o

objetivo de criar, manter, modificar ou extinguir situaes (INTERPAR

p.10).

Quadro 5: Elementos constituintes do documento arquivstico

Fonte: A autora.

Tais elementos constituintes caracterizam o documento como sendo

arquivstico e, portanto, devem receber especial ateno quanto sua

e manuteno por parte de seus produtores e preservadores.

O documento arquivstico sempre envolver uma ao

desenvolvido no decorrer das atividades das instituies ou do individuo, a fim de

registrar ou apoiar determinada ao. Nesse sentido impossvel identificar um

documento arquivstico sem a identificao da ao que o resultou. De acordo com o

International Research on Permanent Authentic Records in

(Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivsticos

Autnticos Permanentes em Sistemas Eletrnicos), a ao definida como o

exerccio consciente de uma vontade praticada por pessoa fsica ou jurdica, com o

objetivo de criar, manter, modificar ou extinguir situaes (INTERPAR

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Quadro 5: Elementos constituintes do documento arquivstico

Tais elementos constituintes caracterizam o documento como sendo

arquivstico e, portanto, devem receber especial ateno quanto sua identificao

ao, visto que ele

desenvolvido no decorrer das atividades das instituies ou do individuo, a fim de

ao. Nesse sentido impossvel identificar um

documento arquivstico sem a identificao da ao que o resultou. De acordo com o

International Research on Permanent Authentic Records in

re Documentos Arquivsticos

Autnticos Permanentes em Sistemas Eletrnicos), a ao definida como o

exerccio consciente de uma vontade praticada por pessoa fsica ou jurdica, com o

objetivo de criar, manter, modificar ou extinguir situaes (INTERPARES 2, 2007,

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Segundo Duranti e o InterPARES, o documento arquivstico envolve, no

mnimo, trs pessoas em sua produo, mesmo que elas no estejam explicitadas:

o autor, o destinatrio e o redator.

O autor do documento a pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento foi emitido. [...] O redator a pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e capacidade para articular o contedo do documento. [...] O destinatrio a pessoa fsica ou jurdica para quem o documento dirigido ou para quem foi intencionado. (INTERPARES 2, 2007, p.10)

O vinculo arquivstico12, tambm denominado relao orgnica, outra

caracterstica inerente ao documento arquivstico, uma vez que ele possui um elo

que o liga ao documento anterior e subsequente da mesma ao, alm de uma

ligao incremental a todos os documentos que participam da mesma ao.

Segundo a CTDE, relaes orgnicas so os: Vnculos que os documentos

arquivsticos guardam entre si e que expressam as funes e atividades da pessoa

ou organizao que os produziu (CTDE, 2010, p.21).

O documento arquivstico produzido num ambiente onde o mesmo participa

da ao envolvida. Esse ambiente apresenta contextos que devem ser

identificados. No projeto InterPARES, so apontados os seguintes contextos:

jurdico-administrativo: relaciona-se com a instituio produtora do

documento; apresenta o sistema legal e organizacional da mesma.

de provenincia: como o prprio nome indica, relaciona-se com a

entidade produtora do documento arquivstico; descreve seu mandato,

estrutura e funes.

de procedimentos: relacionado s atividades no curso das quais o

documento produzido.

documental: a identificao do fundo arquivstico ao qual o

documento pertence, bem como a estrutura interna do fundo.

tecnolgico (esse ltimo direcionado aos documentos arquivsticos

digitais): identifica os componentes tecnolgicos, bem como suas

caractersticas, do sistema informatizado no qual os documentos so

produzidos. 12 Do ingls archival bond

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Outras duas caractersticas inerentes ao documento arquivstico so o

contedo, que nada mais do que a informao que se deseja transmitir e registrar,

e a forma do documento escolhida para essa finalidade. Tal forma no feita ao

acaso, ela atende a regras pr-estabelecidas, incluindo seus elementos intrnsecos e

extrnsecos.

Em relao a essas duas caractersticas, contedo e forma, deve-se

ressaltar que o primeiro deve ser estvel e a segunda deve ser fixa, uma vez que

esses elementos surgem no momento da produo dos documentos e sua

identidade legal, ou seja, se relacionam com as caractersticas que o documento

deve ter para registrar a ao que apoia ou de que participa. Se um deles sofrer

algum tipo de alterao no prevista e autorizada, estaro colocando em xeque a

autenticidade do documento arquivstico.

A ltima caracterstica apontada por Duranti o suporte. A autora afirma que

todo documento arquivstico deve ter um suporte, independentemente de qual seja.

ele que conferir a fisicalidade do documento e a materialidade da informao

registrada.

As sete caractersticas, elencadas acima, so apontadas com base na

Diplomtica integrada Arquivologia, e se aplicam tanto aos documentos no

digitais, quanto aos digitais.

3.2 O DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL

O advento das TICs impactou a produo dos documentos arquivsticos, que

passaram a existir tambm em formato digital. So caracterizadas por um conjunto

de recursos tecnolgicos que revolucionaram as formas de comunicao e

informao dos indivduos e/ou organizaes.

Poucas pessoas negariam que a tecnologia da informao est provocando uma revoluo da informao to profunda e difusa quanto a revoluo industrial, a descoberta da impresso e dos tipos mveis ou o desenvolvimento da escrita. (DOLLAR, 1994, p.4)

Para esta pesquisa, ser considerado o desenvolvimento das TICs a partir

de 1981, quando surgiram os computadores pessoais. Foi nesse perodo que os no

especialistas em computadores passaram a utilizar tal ferramenta em seu cotidiano,

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fosse por questes pessoais ou profissionais. Porm para compreender esse

contexto, elencou-se marcos das TICs, entre o perodo de 1900 at 1980, expostos

no quadro 6, que influenciaram o referido desenvolvimento a partir da dcada de 80.

Quadro 6: Marcos das TICs de 1900 at 1980

Dcada Principal tecnologia desenvolvida

1900-1910 Surgimento da memria magntica; Criao das primeiras teleimpressoras

1920-1930 Utilizao de matrizes de tubos reflectores ou transparent rods para transmitir imagens

1930-1940 Desenvolvimento da Lgica elctrica; Criao do primeiro computador elctrico de Atanasoff;

1940-1950 George Stibitz interliga dois computadores via telefone, o que gerou idias para o primeiro Modem; O ENIAC(Eletronic Numeric Integrator And Calculator) torna-se operacional, inaugurando a primeira gerao de computadores,

1950-1960 Primeiro Modem digital; O circuito integrado estabelece a sua marca de inovao tecnolgica.

1960-1970 Surgimento do sistema Unix baseado no Mutics; O primeiro modem comercial com uma velocidade de 300 Baud; Surge o primeiro mouse; ARPANET d incio Internet.

1970-1980 Criado o primeiro microprocessador o Intel 4004; Redes LAN sem fios (Wireless); A Primeira chamada de celular realizada em NY; A Microsoft fundada por Bill Gates e Paul Allen; A Apple lana o Apple 1;

Fonte: A autora, baseado em http://www.slideshare.net/SrgioRivero/histria-da-tic.

As TICs, at a dcada de 1970, mantiveram-se quase exclusivamente nas

mos de especialistas, devido complexidade dos computadores e seu alto custo.

Naquela poca, surgiram os Centros de Processamento de Dados (CPDs), que

geralmente se encontravam fora das instituies.

Na dcada posterior 1980 , dois grandes acontecimentos marcaram

mudanas significativas: a disseminao dos computadores pessoais (PCs) e a

implementao das tecnologias de rede local e mundial, principalmente a Internet.

Nas dcadas mais recentes de 1990 aos dias atuais , continuaram a surgir

avanos tecnolgicos, como a implementao de sistemas de gerenciamento de

documentos, aparatos tecnolgicos mais potentes e cada vez menores, entre outros.

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Dollar destaca trs dessas mudanas tecnolgicas, s quais denominou

imperativos tecnolgicos:

[...] trs generalizaes sobre as mudanas que nos cercam e que eu denomino de imperativos tecnolgicos. Esses imperativos so: a natureza mutvel da documentao; a natureza mutvel do trabalho e a mudana da prpria tecnologia (DOLLAR, 1994, p.4).

O aspecto mutvel dos documentos apresentado pelo autor, liga-se ao

aspecto tecnolgico, j que os documentos passaram a ser produzidos em meio

digital, e a maior parte desses mostra-se anloga aos documentos em papel.

O segundo imperativo relaciona-se s mudanas que a tecnologia trouxe

para o ambiente de trabalho dos indivduos. Destacando-se a noo de tempo e

espao, visto que as informaes e as comunicaes, facilitadas pelas redes de

computadores, passaram a ser em tempo real, rompendo as fronteiras do espao.

O terceiro imperativo tecnolgico o mais latente e facilmente observado. A

mudana das tecnologias ocorre frequentemente e com muita rapidez. Observam-se

mudanas em software13, hardware14, suporte15, entre outros.

Os trs imperativos tecnolgicos, destacados anteriormente, proporcionaram

significativas mudanas na sociedade, entre elas, a forma de produo, de

tramitao e de preservao das informaes. Os documentos arquivsticos, que

antes eram prioritariamente em papel, passaram a ser desenvolvidos em sistemas

computacionais, denominando-se documentos arquivsticos digitais

Alguns problemas oriundos da definio de documentos como sua relao

apenas com a escrita, no enxergando outras formas de registros de informao,

como imagem, som e imagem em movimento entre outros, so refletidos tambm

nos documentos arquivsticos digitais.

No sculo XX, foram iniciadas pesquisas em prol do entendimento do que

poderia ser o documento, diante de tantas formas de registro da informao.

Diversos autores apresentaram pesquisas sobre a identificao de documentos.

Essas pesquisas tornaram latente a confuso, em determinados momentos, do

13

Software so os programas de computador: Sequncia lgica de instrues que o computador capaz de executar (CTDE, 2010, p.20). 14 Hardware so as mquinas propriamente ditas, ou seja, o conjunto de componentes fsicos necessrios operao de um sistema computacional (CTDE, 2010, p.15). 15 Suporte a parte fsica onde a informao registrada (CTDE, 2010, p.21). So exemplos de suporte o papel, as fitas magnticas, o pergaminho, etc.

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conceito de documento: ora entendido como a prpria mensagem, ora como meio

para a transmisso da mensagem, ora o significado da mesma. O desenvolvimento

das TICS ressaltou essa dbia compreenso de documento e tornou um grande

desafio a identificao deste, em ambiente digital.

Os documentos arquivsticos digitais so documentos que possuem a

especificidade de serem produzidos em dgitos binrios, tramitados e armazenados

em meio digital. A CTDE (2010, p.13) define documento digital como Informao

registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de

sistema computacional, e define documento arquivstico digital como o [...]

documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivstico (CTDE,

2012, p.12, grifo nosso).

Na literatu