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1

Curso Tratamento de acervos arquivísticos

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InstrutoresIraldo Antonio dos Santos

Lilian Branco Campos

Rejane Soares Canuto

Taiama Mamede Barbosa Solecki

Vanderlei Márcio de Oliveira

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Parte 5Tratamento e destinação de documentos

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Por onde começar o tratamento técnico dos acervos documentais institucionais?

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ArquivoContém registros relativos a:

ações e atos da Administração;

direitos;

deveres;

toda a vida informacional da instituição;

trajetória e memória institucional.

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Resultados esperadosAcervo higienizado, classificado, identificado,

organizado, avaliado e preservado.

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Etapas relativas ao tratamento dos acervos arquivísticos1. Higienização de documentos;

2. Classificação e avaliação documental;

3. Organização e seleção de documentos;

4. Identificação, acondicionamento e armazenamentode documentos;

5. Eliminação de documentos;

6. Recolhimento de documentos.

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Etapa 1: Higienização de documentosAtividade de retirada, por meio de técnicasapropriadas, de poeira e outros resíduos que selocalizam sobre os documentos;

Retirada de sujidades e resíduos depositados nasuperfície dos documentos (clipes e objetos quepossam ocasionar ferrugem e/ou degradação) com ouso de um pincel largo e de cerdas macias.

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Resumindo:

retirar os grampos e os grampos-trilho dosdocumentos;

nos documentos a serem mantidos no arquivointermediário, recomenda-se a utilização de gramposgalvanizados;

substituir também os grampos-trilho de metal pelosde plástico;

com a trincha, retirar a poeira, especialmente dosdocumentos selecionados para recolhimento aoarquivo permanente.

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4

Retirar poeira e sujidades

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Limpeza das caixas-arquivo, mobiliário e ambiente

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Retirada de fitas adesivas, grampos, clips e garras metálicas

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Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago, 2012.

Resíduos retirados no processo de higienização

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Etapa 2: Classificação e avaliação documental

Classificar e avaliar os documentos, anotando:

» o código de classificação; Ex.: 033.21 (aquisição dematerial de consumo);

» a temporalidade e a destinação final;

Ex.: Aprovação das contas – ApC (fase corrente) + 5anos (fase intermediária) e “E” (para destinação finalcomo eliminação).

» o ano da destinação final. Ex.: 2028.

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Observações:

mantenha os dossiês agrupados;

após classificar, avaliar e anotar informaçõesreferenciais, separe cópias, minutas, rascunhos e viascujo original ou outro exemplar encontre-se nomesmo conjunto ou dossiê.

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Otimização de recursos

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Não classificar ou avaliar as minutas e os rascunhos,apenas separe-os dos documentos;

Observe se o documento se refere a dois ou maisassuntos, pois, neste caso, ele deverá ser arquivadono conjunto documental que possuir maior prazo deguarda ou que tenha sido destinado à guardapermanente1.

1 Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos.Classificação (CONARQ).

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Etapa 3: Organização e seleção de documentosSeparação da documentação por conjuntos de documentos

Conjunto no 1: Documentos que devem ser mantidosno arquivo intermediário;Conjunto no 2: Documentos que já podem serrecolhidos ao arquivo permanente;Conjunto no 3: Documentos que já podem sereliminados;Conjunto no 4: cópias, vias; minutas e rascunhos.

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Agrupar e organizar os documentos, dentro de cadaconjunto selecionado, considerando primeiramente ocódigo de classificação, agrupando-os e, posterior-mente, a ordem cronológica.

Observação:

Não é necessário organizar minutas e rascunhos,apenas separá-los.

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Ordenação dos documentos, em cada código de classificação

A forma mais comum de ordenação é a numérico-cronológica:

» agrupe por ano;

» dentro do ano, agrupe por mês;

» dentro do mês, agrupe por dia, se for o caso, eordene por número e espécie.

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Há também:

Ordenação alfabética

» Exemplos de aplicação: dossiês funcionais (assenta-mentos individuais); prontuários médicos.

Ordenação geográfica

» Exemplos de aplicação: administrações regionais;divisões regionais de ensino.

E outros métodos para ordenação: numérica,temática e alfanumérica.

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Etapa 4: Identificação, acondicionamento e armazenamento de documentos

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Acondicionamento

Consiste em um invólucro que protege o documentodos agentes externos de deterioração, tais como luz,poeira, variação de temperatura e umidade, poluentese pragas.

Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago, 2012.

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Acondicionar os documentos nas camisas e anotar:

» o código de classificação e a descrição equivalenteno PCTT;

» a tipologia documental (opcional);

» a data-limite (data/ano inicial e data/ano final dosdocumentos da unidade de arquivamento).

Observação: Em cada camisa ou dossiê, coloquesomente um código de classificação.

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Camisas e caixas-arquivo

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Identificação

Acondicionar as camisas nas caixas-arquivo e identificar os espelhos.

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Observação

No caso de processos, recomenda-se, primeiramente,atualizar a localização destes no SICOP, por meio de uminventário de processos.

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Elaboração de listagens de eliminação de documentos

Portaria Conjunta SC/SGA no 02/2004

Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação dedocumentos no âmbito dos órgãos da AdministraçãoDireta, Indireta e Fundações do Distrito Federal.

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Elaboração de listagens descritivas de acervos a serem recolhidos ao ArPDF

Portaria Conjunta SEC/SGA no 18/2006

Estabelece procedimentos para o recolhimento dedocumentos arquivísticos dos órgãos da AdministraçãoDireta e Indireta do Distrito Federal ao Arquivo Públicodo Distrito Federal.

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Etapa 5: Eliminação de documentos

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2. Autuar processo

administrativo de eliminação

de documentos.

3. Submeter a listagem de eliminação de documentos à

CSAD (aprovação em ata de reunião).

5. Efetuarcorreções.

Sim

Não4. Há

alterações?

1. Elaborar a Listagem de Eliminação

de Documentos.

Adaptação do mapeamento de processos de trabalho.Disponível em: <http://portal.cjf.jus.br/sigjus>.

Sim

Não

O fluxograma de eliminação

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6. Submeter a listagem de

eliminação de documentos ao ArPDF e à CCA.

Sim

Não

8. Publicar Edital de Ciência

de Eliminação de Documentos

no DODF.(prazo: 30 dias)

7. Há alterações?

9. Requerimento de interessado?

Sim Não

10 13

Parecer Técnico da CCA e Aprovação

do ArPDF

3

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12

Sim

Não11. Documento retirado pelo interessado?

10. Separar o documento solicitado e registrar

a ação.

12. Realocar o documento

e registrar a ação.

Termo de entregade documento para

guarda particular (inserir no processo)

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Modelos de documentosListagem de eliminação de documentos;

Edital de ciência de eliminação;

Termo de eliminação de documentos.

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Portaria Conjunta SC e SGA no 02/2004.

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Comissão Central de Arquivos (CCA) Checklist para a análise de propostas de eliminação de documentos e processos(Atualizado na 1a Reunião Ordinária da CCA,em 21/5/2014 – alterado o item no 5, em 9/7/2014 –8a Ordinária)

Conformidade da Listagem de Eliminação com omodelo determinado pela Portaria Conjunta SC e SGAno 02/2004;

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Conformidade da Listagem de Eliminação com oPCTT referente:

» códigos e títulos idênticos ao PCTT;

» cumprimento dos prazos de guarda;

» eliminação como real destinação final;

» observações do PCTT cumpridas;

» quando os códigos determinarem a aprovaçãodas contas, comprovar a aprovação dos referidosexercícios pelo órgão competente;

» quando, nos prazos, estiver determinada a condiçãodo cumprimento de uma ação, declarar o ano documprimento referente no campo Observação;

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Comprovação da publicação da constituição oureconstituição da Comissão Setorial de AvaliaçãoDocumental (CSAD);

Atas de reunião da CSAD.

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Decreto no 38.246, de 1o de junho de 2017

Regulamenta a Lei no 4.792, de 24 de fevereiro de2012, e dá outras providências.

Lei no 4.792, de 24 de fevereiro de 2012

Dispõe sobre a separação e a destinação final dosresíduos recicláveis descartados pelos órgãos e pelasentidades da Administração Pública Direta e Indiretado Distrito Federal, na forma que especifica.

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Lei no 4.792/2012Conceitos

Coleta seletiva solidária: coleta dos resíduosrecicláveis descartados, separados na fonte geradora,para destinação às associações e cooperativas decatadores de materiais recicláveis;

Resíduos recicláveis descartados: materiais passíveisde retorno ao seu ciclo produtivo, rejeitados pelosórgãos e pelas entidades da Administração PúblicaDireta e Indireta do Distrito Federal.

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Coleta Seletiva Solidária no GDF, compete:à Secretaria de Estado do Meio Ambiente do DistritoFederal (SEMA) a coordenação geral da mobilização,sensibilização e orientação para a coleta seletiva,o estímulo à implantação da A3P, seu monitoramentoe a avaliação das atividades.

ao Serviço de Limpeza Urbana (SLU) gerenciar aexecução da coleta seletiva solidária no âmbito daAdministração Pública direta e indireta do DistritoFederal.

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à Secretaria de Estado de Trabalho, DesenvolvimentoSocial, Mulheres, Igualdade Racial e Direitos Humanos(SEDESTMIDH) expedir em até 90 dias ato normativoregulamentando os procedimentos para ahabilitação das associações e cooperativasde catadores de materiais recicláveis necessáriosà implementação deste Decreto, de forma a assegurartransparência, igualdade de oportunidade e departicipação.

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Situação real

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Etapa 6: Recolhimento de documentos

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2. Autuar processo

e submeter a listagem

à CSAD.

4. Efetuar as devidas

correções.

Sim

Não3. Há

alterações?

1. Elaborar a Listagem Descritiva

de Acervo a ser Recolhido.

Adaptação do mapeamento de processos de trabalho.Disponível em: http://portal.cjf.jus.br/sigjus. Acesso em: 23 ago. 2012.

O fluxograma do recolhimento

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5. Submeter a listagem de recolhimento

de documentos ao ArPDF e à CCA. Sim

Não

7. Proceder o encaminha-

mento ao ArPDF. (recolhimento)

6. Há alterações?

Parecer Técnico da CCA e Apro-

vação do ArPDF

– Termo de recolhimento– Remessa (SICOP)

2

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Portaria Conjunta SEC/SGA no 18/2006.

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Recolhimento

Acervo da PGDF:de 1960 a 1980.

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Vanderlei M. de OliveiraArquivista – GEINGE/COSIS

Arquivo Público do Distrito Federal

[email protected]@gmail.com

98172-8054

Coordenação do Sistema de Arquivos (COSIS/ArPDF)Telefone: 3361-5916

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